KUU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 74: Henvendelse af 21/4-2023 fra Sammenslutningen af Lokalarkiver om kopi af deres brev af 16/1-2023 til kulturministeren om Ansøgning om flere midler til styrkelse af danske lokalarkiver

Kulturudvalget 2022-23 (2. samling)
KUU Alm.del Bilag 74
Offentligt

Sammenslutningen af Lokalarkiver

Andkærvej 19

7100 Vejle

Til Kulturministeriet

16. januar 2023

Ansøgning om flere midler til styrkelse af danske lokalarkiver

De seneste års øgede fokus på databeskyttelsesbestemmelser og persondataforordning (GDPR) har

været en alvorlig udfordring for de danske lokalarkiver. I 2022 råbte Sammenslutningen af Lokalar-

kiver (SLA) vagt i gevær, og det lykkedes at få politisk bevågenhed omkring lokalarkivernes udfor-

dringer. Kulturministeren var i august 2022 i samråd i Folketingets Kulturudvalg om lokalarkiverne

og GDPR, og i november 2022 udgav Datatilsynet efter drøftelser med SLA de første retningslinjer

for lokalarkivernes arbejde med personhenførbare oplysninger.

Lokalarkiverne opbevarer flere hundrede års dansk kulturarv i form af billeder og dokumenter, som

fortrinsvis frivillige gennem årtier har indsamlet og registreret. Men selv med Datatilsynets ret-

ningslinjer er der stadig udfordringer for indsamlingsarbejdet. Vi risikerer, at materiale fra vores

egen tid kun i meget begrænset omfang vil blive indsamlet og bevaret lokalt, hvis vi ikke får fulgt

op på Datatilsynets retningslinjer med en massiv undervisningsindsats, og vi ved, at nødvendige op-

dateringer af lokalarkivernes IT-systemer er en bekostelig affære. I værste fald risikerer mange af

de ca. 600 lokalarkiver at måtte dreje nøglen om inden for en kort årrække, hvis området ikke får

tilført flere midler.

Derfor søger Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) om en årlig bevilling af udlodningsmidlerne

på i alt 2,866 mio. kr. (mod nu knap ¾ mio. kr) til

SLA’s

arbejde for og med vore medlemsarkiver.

Baggrund for ansøgningen

SLA’s registrerings-

og digitaliseringsplatform, Arkibas, er landets mest brugte arkivregi-

streringssystem. Og

Arkibas’

præsentationsplatform

arkiv.dk

er landets største og mest

brugte fotoalbum.

2. SLA skal udarbejde og opdatere individuelle databehandleraftaler med ca. 600 lokal- og

stadsarkiver og gennemgå en årlig IT-revision for at dokumentere, at vi overholder GDPR-

reglerne.

KUU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 74: Henvendelse af 21/4-2023 fra Sammenslutningen af Lokalarkiver om kopi af deres brev af 16/1-2023 til kulturministeren om Ansøgning om flere midler til styrkelse af danske lokalarkiver

3. Der er ikke mindst på baggrund af Datatilsynets retningslinjer et stort behov for gennem un-

dervisning at styrke lokalarkivernes næsten 5.000 frivillige ledere og medarbejdere.

Ad 1: Arkibas og

arkiv.dk

SLA har siden 1987 udviklet og drevet Arkibas, som er det langt mest udbredte arkivregistrerings-

system i den danske arkivverden. I 2014 lanceredes en ny version af Arkibas, og i 2015 gik Arkibas

i luften med

arkiv.dk.

Begge systemer bruges nu af over 600 lokalarkiver, stadsarkiver og andre

kulturinstitutioner.

arkiv.dk

er Danmarks største og mest brugte fotoalbum med gratis adgang til over 3,3 millioner

billeder i januar 2023. Alene fra april 2020 til april 2021 havde

arkiv.dk

5,4 millioner besøgende og

36,7 millioner sidevisninger.

De seneste 10 års udvikling af Arkibas og

arkiv.dk

har kun kunnet lade sig gøre takket være

A.P. Møller-fondene, som har givet flere milliontilskud. Det er dog ikke muligt fortsat at skaffe

fondsmidler til lokalarkivernes udgifter til drift og nødvendige (sikkerheds)opdateringer af platfor-

mene, og lokalarkiverne selv har en stærkt begrænset økonomi, som sætter snævre grænser for

SLA’s mulige indtægter fra medlemmerne.

Ad 2: Individuelle databehandleraftaler og årlig IT-revision

Reglerne om GDPR har gjort det nødvendigt at styrke arbejdet med at sikre, at arkivernes behand-

ling af personfølsomme oplysninger understøttes af Arkibas og

arkiv.dk.

I 2017 begyndte SLA ar-

bejdet med at udarbejde individuelle databehandleraftaler for alle godt 600 tilsluttede lokalarkiver

m.fl. Her i 2023 arbejder vi allerede med tredje udgave af aftalerne, som hver er på 26 sider og ud-

arbejdet efter en skabelon fra Datatilsynet. Samtidig skal vi tilgodese et krav om, at SLA gennem en

årlig IT-revision kan dokumentere, at vi løbende overholder alle relevante bestemmelser som data-

behandlere.

Disse nye tiltag med ekstraopgaver (samt den naturlige aldring for de bagvedliggende kompo-

nenter i Arkibas og

arkiv.dk)

har betydet stærkt øgede udgifter til udviklingsarbejdet, og det truer

med at underminere den fortsatte drift og udvikling af Arkibas og

arkiv.dk.

Ad 3: Styrke lokalarkivernes frivillige medarbejdere gennem undervisning

Sammenslutningen af Lokalarkiver har indtil nu brugt det årlige tilskud fra udlodningsmidlerne til:

−

Informationsvirksomhed over for medlemmerne

−

Drift af et sekretariat i Vejle

−

Tilskud til en moduluddannelse for arkivledere og arkivmedarbejdere samt andre for-

mer for faglige kurser og seminarer mv.

Udlodningsmidlerne har desværre ikke rakt til at styrke lokalarkiverne med faglige konsulenter,

som omkring halvdelen af de danske amter havde ansat før strukturreformen i 2007. Men behovet

for en sådan arkivfaglig indsats er ikke blevet mindre siden 2007, snarere tværtimod på grund af

GDPR. Datatilsynets retningslinjer fra november 2022 har yderligere nødvendiggjort en styrket un-

dervisningsindsats, som samtidig skal sikre motivationen hos de mange frivillige. Både dem, der

allerede arbejder på arkiverne, og dem, vi gerne skulle rekruttere til næste generations indsats.

Desuden er det åbenbart, at udviklingen inden for IT og IT-arkivering gør det stadig mere påkrævet

også at efteruddanne SLA-sekretariatets medarbejdere. Og endelig rammes lokalarkiverne af en

række af de samme udfordringer som andre foreninger, drevet af frivillige kræfter. Også her stiger

behovet for hjælp fra arkivernes organisation.

Derfor ønsker SLA at styrke indsatsen for arkivernes frivillige ved at ansætte to arkivkonsulenter,

der skal styrke lokalarkivernes arbejde med:

−

Uddannelse (SLA’s arkivuddannelse for frivillige ledere og medarbejdere)

−

Motor og tovholder på tværgående landsdækkende initiativer og aktiviteter, herunder

arbejdet med at udbrede kendskabet til Datatilsynets retningslinjer

−

Drift, arkivindretning og materialepleje ved opbevaring

−

Digitalisering, tilgængelighed og kassation

−

Tilskudsansøgninger og forholdet til lovgivning og offentlige myndigheder

−

Koordinering mellem arkiver, museer, lokalhistoriske foreninger og biblioteker.

Samlet set har vi opgjort

SLA’s

årlige behov således:

1. Drift og løbende udvikling af Arkibas og

arkiv.dk

2. Ekstraudgifter til GDPR (databehandleraftaler, IT-revision m.m.)

3. Ansættelse af to arkivkonsulenter til opkvalificering af lokalarkivernes le-

dere og medarbejdere, kurser, seminarer mv.

Hidtidigt tilskud

I alt

850.000 kr.

210.000 kr.

1.070.000 kr.

736.000 kr.

2.866.000 kr.

Det er vores håb, at de danske lokalarkiver ad åre kommer på Finansloven og desuden bliver omfat-

tet af Arkivloven

–

ligesom Rigsarkivet og stadsarkiverne

–

så vi inden for lovens rammer kan ind-

samle og behandle materiale, der også omfatter personoplysninger, på samme måde som de offent-

lige arkiver. Men under alle omstændigheder har vi nu brug for en årlig saltvandsindsprøjtning via

udlodningsmidlerne til arbejdet for og med arkiverne for at sikre det store og stærkt samfundsnyt-

tige arbejde, arkivernes frivillige udfører. Vi håber endelig, at en forøget bevilling til ovenstående

formål på det årlige aktstykke kan reserveres direkte til SLA.

Med venlig hilsen

på vegne af

SLA’s styrelse

Jørgen Thomsen

formand