FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 92: Rigsrevisionens notat om beretning om Forsvarsministeriets styring af bemanding

Forsvarsudvalget 2022-23 (2. samling)
FOU Alm.del Bilag 92
Offentligt

Maj 2023

Rigsrevisionens notat om

beretning om

Forsvarsministeriets

styring af bemanding

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 92: Rigsrevisionens notat om beretning om Forsvarsministeriets styring af bemanding

2.. 1.

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om Forsvarsministeriets styring af

bemanding (beretning nr. 17/2019)

15. maj 2023

RN 407/23

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om Forsvarsministeriets styring af

bemanding, som blev indledt med en beretning i 2020. Beretningen handlede om,

hvorvidt ministeriet havde sikret en tilfredsstillende styring af bemanding i Søværnet

og Flyvevåbnet, og om ministeriet havde sikret uddannelse og træning af et tilstræk-

keligt antal medarbejdere til de 2 værn. Vi har tidligere behandlet sagen i notat til

Statsrevisorerne af 23. september 2020.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Konklusion

Rigsrevisionen finder, at fremdriften i Forsvarsministeriets arbejde med at færdigud-

vikle og implementere de initiativer, som var igangsat for at imødekomme udfordrin-

gerne med bemandingen, ikke er tilfredsstillende.

For det første er Forsvarsministeriet fortsat i gang med at implementere en ny styrings-

model, som skal skabe bedre sammenhæng mellem Forsvarets struktur, medarbejdere,

lønsum og opgaveportefølje. For det andet har ministeriet fortsat ikke taget et værktøj

i brug, som er udviklet til at overvåge forretningskritiske faggrupper og give overblik

over uddannelsesbehovet. For det tredje har ministeriet indstillet udviklingen af et

værktøj, der ville kunne vurdere konsekvenserne ved ikke at have fuld bemanding.

Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklingen og orientere Statsrevisorerne om:

•

Forsvarsministeriets implementering af den nye styringsmodel, der kan synliggøre

sammenhængen mellem struktur, medarbejdere, lønsum og opgaveportefølje.

Forsvarsministeriets tiltag i forhold til at sikre en tilstrækkelig bemanding, herunder

arbejdet med at implementere det værktøj, der skal sikre overvågning af forretnings-

kritiske faggrupper (a), forbedret ledelsesinformation, der forventes at indeholde

overordnede problemstillinger vedrørende bemandingen (b), og ministeriets arbej-

de med at sikre en bedre prognosticering af enhedernes indsættelsesevne (c).

HR-prognose- og planlægningsværktøjet, der skal skabe overblik over uddannelses-

behovet ved Forsvarets skoler.

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

•

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 92: Rigsrevisionens notat om beretning om Forsvarsministeriets styring af bemanding

I. Baggrund

Myndighedsbusinesscase

Hvert værn og kommando ud-

arbejder en myndighedsbusi-

nesscase, der sandsynliggør,

at resurserne i en forsvarsfor-

ligsperiode vil være tilstræk-

kelige til, at de overordnede

opgaver kan løses. Casen be-

skriver den organisering og

struktur, som man ved forli-

gets start vurderer kan skabe

balance mellem opgaveporte-

følje og resursetildeling.

2. Rigsrevisionen afgav i juni 2020 en beretning om Forsvarsministeriets styring af be-

manding.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, fandt de det utilfredsstillende, at For-

svarsministeriet ikke havde sikret en tilstrækkeligt dokumenteret styring af opgaver

og bemanding i Søværnet og Flyvevåbnet. Værnene udarbejder myndighedsbusiness-

cases og tilhørende stillingsnormeringsoversigter, hvor der er en kobling mellem op-

gaver og bemanding. Når disse blev lagt til grund, fremgik det, at der i en årrække hav-

de været uoverensstemmelser mellem opgaver og bemanding i Søværnet og Flyve-

våbnet.

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. ”Projekt Styring af Bemanding”, der skal synlig-

gøre sammenhængen mellem struktur, bemanding,

lønsum og opgaveportefølje.

2. Tiltag i forhold til at sikre tilstrækkelig beman-

ding, herunder a) en model, der skal sikre overvåg-

ning af forretningskritiske faggrupper, b) forbedret

ledelsesinformation, der forventes at indeholde

overordnede problemstillinger vedrørende beman-

dingen, samt c) et værktøj, der kan medvirke til bed-

re at prognosticere enhedernes indsættelsesevne.

3. HR-prognose- og planlægningsværktøjet, der

skal skabe et bedre grundlag for at fastlægge pro-

duktionsmål ved Forsvarets skoler.

Status

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på ovenstående punkter.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II. Forsvarsministeriets initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende Forsvarsministeriets initiativer i forhold til opfølgnings-

punkterne. Dette sker med henblik på at vurdere, om ministeriets initiativer adresse-

rer den kritik, der fremgår af Statsrevisorernes bemærkninger og Rigsrevisionens be-

retning. Gennemgangen er baseret på møder med og materiale fra ministeriet.

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 92: Rigsrevisionens notat om beretning om Forsvarsministeriets styring af bemanding

Synliggørelse af sammenhængen mellem struktur, bemanding, lønsum

og opgaveportefølje

7. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at Forsvarsministeriet ikke havde sik-

ret en tilstrækkeligt dokumenteret styring af opgaver og bemanding i Søværnet og

Flyvevåbnet.

8. Det fremgik af beretningen, at koblingen mellem opgaver og bemanding kun indgik

i myndighedsbusinesscasen, som Forsvarsministeriet oplyste ikke blev anvendt i sty-

ringen, ligesom de tilhørende stillingsnormeringsoversigter ifølge ministeriet ikke an-

gav, hvor mange medarbejdere der skulle være for at løse opgaverne.

9. Forsvarsministeren oplyste i sin redegørelse til beretningen, at Forsvarskomman-

doen havde iværksat ”Projekt Styring af Bemanding”, som skulle synliggøre sammen-

hængen mellem Forsvarets struktur, medarbejdere, lønsum og opgaveportefølje, så

eventuelle ubalancer kunne identificeres, dataunderstøttes og håndteres.

10.

Forsvarsministeriet oplyser i forbindelse med denne opfølgning, at ”Projekt Styring

af Bemanding” i december 2021 blev afløst af udviklingen af en ny styringsmodel for

Forsvaret. Den nye styringsmodel skal ifølge ministeriet skabe balance mellem de op-

gaver, der skal løses, og de resurser, opgaven kræver. Styringsmodellen skal give et

bedre grundlag for at træffe beslutninger om styring af resurser. Derudover er det

hensigten, at styringsmodellen skal understøtte Forsvarets myndigheder med en bed-

re planlægning og styring.

Styringsmodellen består af 4 dele, hvor hver del danner grundlag for den efterfølgen-

de del. De 4 dele er:

Dimensioneringsgrundlag: Beskrivelse af målsætningen og det deraf afledte be-

mandingsbehov.

•

Planlægningsgrundlag: Flerårigt planlægningsgrundlag for realiseringen af dimen-

sioneringsgrundlagets målsætning med afsæt i de konkrete opgaver og aktiviteter.

•

Styringsgrundlag: De styringsaktiviteter, der skal sikre implementeringen af plan-

lægningsgrundlaget og opnåelse af dimensioneringsgrundlaget.

•

Tilsyns- og kontrolvirksomhed: De aktiviteter, der skal sikre, at planlægnings-

grundlaget kommer i mål.

•

Forsvarsministeriet oplyser, at styringsmodellen forventes at være færdigudviklet in-

den udgangen af 2023. Styringsmodellen forventes at blive taget i brug inden udgan-

gen af 1. kvartal 2024.

11. Rigsrevisionen kan konstatere, at Forsvarsministeriet fortsat arbejder med at ud-

vikle en ny styringsmodel. Ministeriet kan således fortsat ikke synliggøre sammenhæn-

gen mellem struktur, bemanding, lønsum og opgaveportefølje. Rigsrevisionen vil fort-

sat følge Forsvarsministeriets arbejde med at implementere den nye styringsmodel.

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 92: Rigsrevisionens notat om beretning om Forsvarsministeriets styring af bemanding

Sikring af tilstrækkelig bemanding

12. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at Forsvarsministeriet ikke havde sik-

ret, at der i beretningens undersøgelsesperiode blev uddannet og trænet et tilstræk-

keligt antal medarbejdere til Søværnet og Flyvevåbnet.

Statsrevisorerne fandt det relevant, at Forsvaret ville udvikle et værktøj, der ville øge

mulighederne for at vurdere konsekvenserne for opgaveløsningen, når en kapacitet

(fx et skib) ikke er fuldt bemandet.

13. Forsvarsministeren oplyste i sin redegørelse til beretningen, at Forsvarsministeriet

ville iværksætte 3 initiativer, der tilsammen skulle sikre tilstrækkelig bemanding. Det

drejede sig om:

en model, der skulle sikre overvågning af forretningskritiske faggrupper

forbedret ledelsesinformation, der forventedes at indeholde overordnede pro-

blemstillinger vedrørende bemandingen

•

et værktøj, der kunne medvirke til bedre at prognosticere enhedernes indsættel-

sesevne.

•

Forretningskritisk

faggruppe

Forsvaret definerer en forret-

ningskritisk faggruppe som

”en

medarbejdergruppe med

særligt efterspurgte kvalifika-

tioner og/eller kompetencer,

som det vil være vanskeligt at

løse værnets eller myndighe-

dens kerneopgaver uden”.

Overvågning af forretningskritiske faggrupper

14. Forsvarsministeriet oplyser i forbindelse med opfølgningen, at Forsvarsministeriets

Personalestyrelse i 2023 har udviklet et værktøj, der skal overvåge forretningskritiske

faggrupper i Forsvaret. Værktøjet skal bidrage til, at Forsvaret kan iværksætte tiltag

til at imødegå udfordringer i opgaveløsningen, hvis der mangler særlige medarbejder-

kompetencer.

Forsvarsministeriet oplyser videre, at udviklingen af værktøjet har været forsinket.

Værktøjet skulle ifølge forsvarsministerens redegørelse fra 2020 have været taget i

brug i 2020. Ministeriet oplyser, at overvågningen af forretningskritiske grupper ind-

går i den nye styringsmodel, som ministeriet forventer at iværksætte i 1. kvartal 2024.

Forsvarsministeriets Personalestyrelse har i en periode kompenseret for forsinkelser-

ne ved at udarbejde faste, kvartalsvise rapporter for udvalgte forretningskritiske fag-

grupper, som efter aftale kunne suppleres med rapporter for udvalgte forretningskri-

tiske faggrupper. Dette arbejde viste sig at være tidskrævende. Derfor udarbejder

Forsvarsministeriets Personalestyrelse kun rapporterne efter aftale.

15. Rigsrevisionen kan konstatere, at værktøjet til overvågning af forretningskritiske

faggrupper p.t. er 3 år forsinket.

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 92: Rigsrevisionens notat om beretning om Forsvarsministeriets styring af bemanding

Forbedret ledelsesinformation

16. Forsvarsministeriet oplyser i forbindelse med opfølgningen, at bemandingssitua-

tionen siden 2021 har indgået som et fast punkt i Forsvarskommandoens ledelsesin-

formation til departementet. Ledelsesinformationen udarbejdes 3 gange årligt. Rap-

porteringen om bemandingssituationen handler om bemandingsgraden, korttidssy-

gefraværet, lønudviklingen og andelen af udviklingskontrakter, som er aktive. Derud-

over beskriver Forsvarskommandoen nu udfordringer med bemandingen i en selv-

stændig delrapport, som er en del af ledelsesinformationen. Dette sker for de opga-

ver, hvor manglen på medarbejdere får betydning for, om og hvordan Forsvaret kan

løse en opgave.

Forsvarskommandoen angiver i ledelsesinformationen status for hvert punkt. Vurde-

res et punkt til at være i ”status rød”, optages

punktet på Forsvarskommandoens in-

terne liste, som beskriver de udfordringer, som Forsvarskommandoen skal handle på.

17. Vores gennemgang af Forsvarskommandoens ledelsesinformation for perioden

januar-september 2022 viser, at Forsvarskommandoen i denne periode ikke har rap-

porteret om bemandingsgraden, dvs. at der ikke er rapporteret om, hvor mange af de

normerede stillinger der faktisk er besat. Det skyldes ifølge Forsvarskommandoen, at

data ikke kan give et retvisende billede af den faktiske bemanding.

18. Forsvarskommandoen har oplyst, at de vil evaluere indholdet af ledelsesinforma-

tionen, når den samlede nye styringsmodel er implementeret, jf. pkt. 10. Evalueringen

forventes gennemført inden udgangen af 2024.

Værktøj til bedre at prognosticere enhedernes indsættelsesevne

19. Forsvarsministeriet oplyser i forbindelse med opfølgningen, at udviklingen af et

værktøj, der skulle øge mulighederne for at vurdere konsekvenser for opgaveløsnin-

gen, når en kapacitet (fx et skib) ikke var fuldt bemandet, blev indstillet i 2021 som led

i en gentænkning af Forsvarets styring.

Forsvarsministeriet oplyser, at prognosticering indgår i den nye styringsmodel, og at

ministeriet forventer, at prognosticeringen vil blive taget i brug ved udgangen af 1. kvar-

tal 2024.

20. Rigsrevisionen vil fortsat følge Forsvarsministeriets tiltag i forhold til at sikre en til-

strækkelig bemanding, herunder arbejdet med at implementere det værktøj, der skal

sikre overvågning af forretningskritiske faggrupper (a), forbedret ledelsesinformation,

der forventes at indeholde overordnede problemstillinger vedrørende bemandingen

(b), og ministeriets arbejde med at sikre en bedre prognosticering af enhedernes ind-

sættelsesevne (c).

Bemandingsgrad

Bemandingsgraden er den

faktiske bemanding opgjort

som en andel af bemandings-

normeringen. Både den fakti-

ske bemanding og beman-

dingsnormeringen er opgjort i

årsværk.

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 92: Rigsrevisionens notat om beretning om Forsvarsministeriets styring af bemanding

HR-prognose- og planlægningsværktøj til sikring af uddannelse og

træning

21. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at Forsvarsministeriet ikke havde sik-

ret, at der i beretningens undersøgelsesperiode blev uddannet og trænet et tilstræk-

keligt antal medarbejdere til Søværnet og Flyvevåbnet.

22. Forsvarsministeren oplyste i sin redegørelse til beretningen, at Forsvarskomman-

doen og Forsvarsministeriets Personalestyrelse på baggrund af Rigsrevisionens be-

retning havde igangsat udviklingen af et HR-prognose- og planlægningsværktøj med

henblik på at skabe bedre grundlag for at fastlægge produktionsmål ved Forsvarets

skoler. Det var forventningen, at værktøjet kunne tages i brug ultimo 2020.

23. Forsvarsministeriet oplyser i forbindelse med opfølgningen, at det værktøj, der

skal sikre bedre overvågning af forretningskritiske faggrupper, jf. pkt. 14, også skal kun-

ne skabe et bedre grundlag for at fastlægge produktionsmål for uddannelsesbehovet

ved Forsvarets skoler. Værktøjet er endnu ikke taget i brug.

Forsvarsministeriet oplyser, at det er fast praksis, at Forsvarskommandoen halvårligt

opdaterer de flerårige produktionsmål for Forsvarets skoler. Produktionsmålene bliver

opstillet efter indledende drøftelser med de respektive værn. Værktøjet skal under-

støtte opstillingen af produktionsmålene fremover og indgår herudover som en del af

den nye styringsmodel. Ministeriet forventer, at værktøjet vil blive taget delvist i brug

fra 2. kvartal 2023 og anvendt inden udgangen af 2. kvartal 2024.

24. Rigsrevisionen vil fortsat følge resultatet af Forsvarsministeriets arbejde med at

udvikle og implementere et HR-prognose- og planlægningsværktøj, der skal skabe

overblik over uddannelsesbehovet ved Forsvarets skoler.

Birgitte Hansen