FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 156: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse

Forsvarsudvalget 2022-23 (2. samling)
FOU Alm.del Bilag 156
Offentligt

Oktober 2023

Rigsrevisionens notat om

beretning om

indkøb hos

Forsvarsministeriets

Ejendomsstyrelse

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 156: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse

2.. 1.

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om indkøb hos Forsvarsministeriets

Ejendomsstyrelse (beretning nr. 8/2019)

26. september 2023

RN 411/23

I. Baggrund og konklusion

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om indkøb hos Forsvarsministeriets

Ejendomsstyrelse (FES), som blev indledt med en beretning i 2019. Opfølgningen sker

med henblik på at vurdere, om Forsvarsministeriets initiativer adresserer den kritik,

der fremgår af Statsrevisorernes bemærkninger og Rigsrevisionens beretning. Vi har

tidligere behandlet sagen i notater til Statsrevisorerne af 10. marts 2020 og 1. oktober

2021.

2. Beretningen handlede om, hvorvidt Forsvarsministeriets

indsats for at sikre, at FES’

indkøb på vedligeholdelsesområdet, der i 2018 udgjorde ca. 590 mio. kr. årligt, var for-

valtet tilfredsstillende.

Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, kritiserede de skarpt, at FES’ indkøb

på vedligeholdelsesområdet var forvaltet i strid med gældende regnskabsregler og

ikke levede op til helt basale krav om registrering, dokumentation og kontrol af indkøb.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

Konklusion

Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at FES har udarbejdet skriftlige forretnings-

gange på indkøbsområdet, som lever op til regnskabsbekendtgørelsens krav til kontrol

og dokumentation.

Rigsrevisionen finder det ligeledes tilfredsstillende, at FES har systemunderstøttet for-

retningsgange på indkøbsområdet. FES har sikret basal funktionsadskillelse i økonomi-

systemet på indkøbsområdet og har løbende overblik over alle brugere med rollekon-

flikter og medarbejdere med flere brugerkonti. FES fører løbende kontrol med, at bru-

gerne ikke omgår funktionsadskillelsen. Rigsrevisionen vurderer på den baggrund, at

sagen kan afsluttes.

Rigsrevisionen vil dog fortsat følge Forsvarsministeriets arbejde med at sikre, at kun

bemyndigede medarbejdere godkender indkøb. Det vil ske som led i opfølgningen på

beretningen om revisionen af statsregnskabet.

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 156: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse

II. Status på sagen

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

Opfølgningspunkt

1. Resultatet af de 3 eksterne undersøgelser.

2. Arbejdet med at få udarbejdet nye skriftlige for-

retningsgange på indkøbsområdet, som lever op til

regnskabsbekendtgørelsens krav til kontrol og do-

kumentation.

3. Arbejdet med kompenserende kontroller ved

godkendelse af spærrede fakturaer – og dokumen-

tationen heraf.

4. Systemunderstøttelsen af forretningsgangene

på indkøbsområdet i Forsvarsministeriets Ejen-

domsstyrelse.

Status

Afsluttet i forbindelse med notat til

Statsrevisorerne af 1. oktober 2021.

Behandles og afsluttes i dette notat.

Behandlet i beretningerne om revisionen

af statsregnskabet for 2020, 2021 og

2022.

Behandles og afsluttes i dette notat.

III. Forsvarsministeriets initiativer

5. Vi gennemgår i det følgende Forsvarsministeriets initiativer i forhold til de udestå-

ende opfølgningspunkter.

6. Opfølgningen er baseret på dokumentation for arbejdet med tiltagene, suppleren-

de redegørelser og møder med Forsvarsministeriet. Herudover er opfølgningen base-

ret på den udførte årsrevision, som bl.a. er afrapporteret i beretningerne om revisio-

nen af statsregnskabet for 2021 og 2022.

Skriftlige forretningsgange på indkøbsområdet

FES har udarbejdet skriftlige forretningsgange på indkøbsområdet, som lever op til

regnskabsbekendtgørelsens krav til kontrol og dokumentation. Dette finder Rigsrevisio-

nen tilfredsstillende og vurderer derfor, at denne del af sagen kan afsluttes.

7. Det fremgik af beretningen, at Forsvarsministeriet ikke havde udarbejdet tilfreds-

stillende skriftlige forretningsgange for indkøb på vedligeholdelsesområdet

–

hverken

i den overordnede regnskabsinstruks eller i de interne forretningsgange og procesbe-

skrivelser for indkøb i FES. Forretningsgangene levede således ikke op til regnskabs-

bekendtgørelsens krav om funktionsadskillelse

–

dvs. de 4 øjnes-princip, hvor mindst

2 personer skal ind over ethvert indkøb

–

eller til bekendtgørelsens krav til kontrol og

godkendelse af udgifter.

Beretningen angav, at regnskabsinstruksen burde justeres for at sikre klare regler for

funktionsadskillelse og godkendelse af indkøb.

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 156: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse

Forsvarsministeren oplyste i sin redegørelse til beretningen, at der ultimo 2019 var

igangsat et større arbejde i FES med at udarbejde skriftlige forretningsgange for ind-

køb, så forretningsgangene fremadrettet kunne opfylde regnskabsbekendtgørelsens

krav til kontrol og dokumentation.

8. Vores opfølgning viser, at FES har udarbejdet retningslinjer for funktionsadskillelse

vedrørende indkøb i FES. Det fremgår bl.a. af retningslinjerne, hvordan roller og ansvar

skal fordeles, herunder hvilke rollekombinationer der er kritiske og derfor ikke må fo-

rekomme i forhold til indkøb. Retningslinjerne er trådt i kraft i oktober 2022.

FES her herudover udarbejdet en manual for gennemførelse af vedligeholdelsespro-

jekter, der omfatter selve indkøbsprocessen. Manualen er trådt i kraft i februar 2021.

Formålet med manualen er at sikre, at et vedligeholdelsesprojekt følger og overholder

de gældende retningslinjer.

Forsvarets Interne Revision (FIR) har i november 2021 vurderet, at manualen er med

til at sikre, at gennemførte indkøb på vedligeholdelsesområdet overholder love og be-

stemmelser og er dækkende i forhold til at imødegå kendte risici på vedligeholdelses-

området.

Systemunderstøttelsen af forretningsgangene på indkøbsområdet

FES har sikret basal funktionsadskillelse i økonomisystemet på indkøbsområdet og har

løbende overblik over alle brugere med rollekonflikter og medarbejdere med flere bru-

gerkonti. FES fører løbende kontrol med, at brugerne ikke omgår funktionsadskillelsen.

Dette finder Rigsrevisionen tilfredsstillende og vurderer derfor, at denne del af sagen

kan afsluttes.

Rigsrevisionen vil dog fortsat følge Forsvarsministeriets arbejde med at sikre, at kun

bemyndigede medarbejdere godkender indkøb. Det vil ske som led i opfølgningen på

beretningen om revisionen af statsregnskabet.

Basal systemunderstøttet

funktionsadskillelse

Basal systemunderstøttet

funktionsadskillelse betyder,

at Forsvarsministeriet har sik-

ret, at der er adskillelse mel-

lem specifikke funktioner på

indkøbsområdet i DeMars. Fx

kan samme person ikke både

bestille varer og efterfølgende

modtage varerne.

9. Det fremgik af beretningen, at den eksisterende systemunderstøttelse af forret-

ningsgange på indkøbsområdet ikke kunne sikre en effektiv kontrol. Dette skyldtes

navnlig 3 forhold. For det første var der ikke tilstrækkelig funktionsadskillelse, idet øko-

nomisystemet DeMars (Dansk Forsvars Management- og Ressourcestyringssystem)

ikke forhindrede, at samme person kunne bestille varer og efterfølgende godkende,

at varerne var leveret som aftalt. For det andet var der ikke tilknyttet beløbsgrænser

for rollerne i DeMars. Det vil sige, at der ikke var nogen kontrol af, om medarbejdere

foretog indkøb inden for den grænse, de var bemyndigede til. For det tredje kunne

spærrede fakturaer, dvs. fakturaer, der ikke stemte overens med indkøbsordren, fri-

gives til betaling af indkøber uden kontrol fra den medarbejder, der havde modtaget

og kvalitetssikret leverancen.

10. Rigsrevisionen har i beretningerne om revisionen af statsregnskabet for 2021 og

2022 kritiseret, at Forsvarsministeriet fortsat har problemer med at systemunder-

støtte funktionsadskillelsen i DeMars. Revisionen for 2021 viste bl.a., at ministeriets

medarbejdere var tildelt for mange brugerrettigheder i DeMars, så der reelt ikke var

sikret systemunderstøttet funktionsadskillelse.

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 156: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse

11. Vi har fulgt op på, om Forsvarsministeriet har afsluttet oprydningen i de tildelte rol-

ler og rettigheder i DeMars for medarbejdere i FES. Herudover har vi fulgt op på, om

der er medarbejdere i FES, der har mere end én brugerkonto i DeMars.

Vores opfølgning viser, at Forsvarsministeriet pr. december 2022 har færdiggjort im-

plementeringen af basal systemunderstøttelse af den funktionsadskilte kontrol. Der-

udover har ministeriet implementeret et brugeradministrationsmodul, der løbende

anvendes til at skabe overblik over rollekonflikter i DeMars. Ministeriet oplyser, at mo-

dulet også anvendes til fortsat oprydning i roller og rettigheder og til minimering af an-

tallet af brugere med kritiske rollekombinationer.

Forsvarsministeriet oplyser, at der fortsat er medarbejdere i FES, som er tildelt udvi-

dede rettigheder i DeMars, og at der fortsat er brugere med rollekonflikter. I juni 2023

var der 52 medarbejdere med udvidede brugerrettigheder og 93 brugere med rolle-

konflikter. Ministeriets løbende kontrol viser dog, at det ikke vedrører medarbejderne

i den afdeling, der står for gennemførelsen af vedligeholdelsesprojekter, og at de der-

med ikke kan omgå funktionsadskillelse i forbindelse med indkøb på vedligeholdelses-

området.

Forsvarsministeriet oplyser, at der pr. juni 2023 ikke var medarbejdere i FES med fle-

re brugerkonti, men at der i regnskabsåret 2022 var 16 medarbejdere med roller, der

kan udgøre en risiko i forhold til funktionsadskillelse. Ministeriets kontrol viser, at de

16 medarbejdere på ingen af deres brugerkonti har brugt deres roller til at omgå funk-

tionsadskillelse.

Opfølgningen viser desuden, at Forsvarsministeriet fører løbende kontrol med alle

brugerkonti med rollekonflikter og medarbejdere med flere brugerkonti på tværs af

hele ministerområdet. Kontrollen skal sikre, at den systemunderstøttede funktions-

adskillelse ikke kan omgås, uden at det bliver opfanget i kontrollen.

Forsvarsministeriet oplyser derudover, at der er iværksat et projekt, som skal sikre,

at der er en entydig relation mellem medarbejderens CPR-nummer og medarbejder-

nummer, og dermed forhindre, at en medarbejder kan have flere brugerkonti på sam-

me tid. Ministeriet oplyser, at projektet forventes afsluttet om 1-1 �½ år.

12. Forsvarsministeriet har oplyst, at ministeriet i 2021 har gennemført en analyse af

mulighederne for at implementere systemunderstøttet prokura, så det ikke er muligt

at overskride de beløbsgrænser, som medarbejdere er bemyndiget til at godkende

indkøb for. Prokura og prokurakontrol skal sikre, at den person, der godkender et ind-

køb, også har tilladelse til at give godkendelsen. Ministeriet har efterfølgende beslut-

tet at igangsætte et projekt, der skal designe, udvikle og implementere en konkret løs-

ning for systemunderstøttet prokura til indkøb i koncernen. Projektet forventes afslut-

tet i 2024.

Rigsrevisionen har i beretningen om revisionen af statsregnskabet for 2022 behand-

let Forsvarsministeriets arbejde med sikre, at kun bemyndigede medarbejdere god-

kender indkøb. Opfølgningen på Forsvarsministeriets arbejde med dette foregår der-

for fremadrettet i forbindelse med opfølgningen på denne beretning.

FOU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 156: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse

13. Forsvarsministeriet oplyser derudover, at håndteringen af spærrede fakturaer i

2022 er blevet systemunderstøttet med implementeringen af den basale systemun-

derstøttelse af den funktionsadskilte kontrol. Det betyder, at indkøberen ikke kan fri-

give fakturaer til betaling, som ikke kan matches med indkøbsordren.

14. Hele sagen kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på www.ft.dk/Statsrevisorerne.

Birgitte Hansen