FIU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 122: Orientering om gevinstrealisering i projektet om fælles statsligt budgetsystem, fra finansministeren

Finansudvalget 2022-23 (2. samling)
FIU Alm.del Bilag 122
Offentligt

Folketingets Finansudvalg

Christiansborg

Den 24. april 2023

Orientering til Finansudvalget om gevinstrealisering i projektet om fælles statsligt

budgetsystem.

Finansudvalget tiltrådte, med tidl. fortroligt aktstykke G af 11. februar 2016 og senere ved

tidl. fortroligt aktstykke J af 18. maj 2017, igangsættelse af projektet om etableringen af et

fællesstatsligt budgetsystem.

Det fælles statslige budgetsystems formål er at løfte kvaliteten af budgetarbejdet i de en-

kelte statslige institutioner. Projektets fokus er derfor primært kvalitative ikke-økonomi-

ske gevinster, defineret i ovennævnte aktstykke G som:

1) forbedret økonomistyring, 2) bedre

overblik og gennemsigtighed

3) klarere budgetforudsætninger.

Ud over de tre kvalitative gevinster indeholdt projektet to effektiviseringsgevinster pri-

mært baseret på den procestid der forventedes sparet ved, at det nye budgetsystem under-

støtter automatisering samt bortfald af udgifter til eksisterende budgetsystemer. Samlet

var målet, at der på tværs af hele staten kunne realiseres en årlig processuel besparelse på

30,2 mio. kr. Hvad angår de forventede besparelser af udgifter til eksisterende budgetsy-

stemer i de få institutioner der havde sådanne i 2014, har de vist sig ikke at kunne realise-

res, idet systemerne fortsat benyttes til opgaver, der ikke understøttes af det fælles stats-

lige system.

For effektiviseringsgevinsterne var udgangspunktet ved projektets start, at de ikke kunne

måles direkte, idet den sparede tid (produktivitetsgevinsten) blev forventet anvendt til et

kvalitetsløft. ”Afstanden” mellem sparet tid og merforbrug på kvalitet er således ikke stor

nok til, at fx tidsregisteringen vil opfange denne. Det fremgår derfor, af omtalte aktstykke

G af 11. februar 2016, at disse besparelser ikke har en direkte bevillingsmæssig konse-

kvens, men fører til, at ressourcer kan omprioriteres til andre opgaver. Ser man isoleret på

den tid der bruges på budgetarbejdet kan det dog konstateres, at institutionerne i deres

besvarelse af en nedenfor beskrevet spørgeskemaundersøgelse, angiver, at der er sket en

stigning i tidsforbruget på 6 timer pr. årsværk.

Til brug for afrapporteringen på de tre kvalitative gevinster blev der i 2016 foretaget en

såkaldt 0-punktsmåling i form af en spørgeskemaundersøgelse blandt de statslige instituti-

oner. Denne undersøgelse er gentaget i november 2021 og afrapporteret til Statens-it råd.

Svarprocenten på undersøgelsen fra 2021 var kun 37 pct. Derfor er vurderingsgrundlaget

på en række centrale spørgsmål af betydning for begrænset. For at forbedre grundlaget for

afrapporteringen, er der derfor i efteråret 2022 gennemført kvalitative interviews i ud-

valgte ministerier og statslige styrelser.

FIU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 122: Orientering om gevinstrealisering i projektet om fælles statsligt budgetsystem, fra finansministeren

Side 2 af 4

Budgetsystemets indfrielse af de enkelte kvalitative gevinster

1. Forbedret økonomistyring

Den første gevinst

”forbedret økonomistyring”

omhandler, at budgetsystemet skulle give en

bedre understøttelse af institutionernes budgettering af løn, drift, anlæg, indtægter mv. og

dermed give et mere samlet billede af budget og forbrug.

Ud fra svarene i den foretagne spørgeskemaundersøgelse kan denne gevinst siges i nogen

grad at være realiseret. Eksempelvis angiver et flertal i deres svar, at der er en sammen-

hæng mellem strategiske målsætninger, faglige aktiviteter og ressourcer i deres budgetpro-

cesser, og at der foretages omplaceringer mellem faglige aktiviteter i budgetprocessen på

baggrund af data.

De senere foretagne kvalitative interviews giver et billede af, at overgangen til budgetsy-

stemet har givet et løft i den måde budgetarbejdet tilrettelægges og gennemføres. Særligt

nævner de adspurgte, det som en fordel, at alle processer nu er samlet i ét system og ikke

kører i separate mailvekslinger, og at der er opnået en reduceret personafhængighed som

effekt, idet budgettal nu findes i én fælles database, hvilket også giver bedre validitet i

data, og dermed reducerer behov for kontrol af data.

2. Bedre overblik og gennemsigtighed

I forhold til den anden gevinst,

”bedre overblik

og gennemsigtighed”,

var målsætningen, at bud-

getsystemet skulle give en tættere kobling mellem opgavernes økonomi og strategien i den

enkelte institution. Dette skal bidrage til at få skabt mest mulig gennemsigtighed omkring

de udgifter, der er forbundet med de forskellige aktiviteter som grundlag for, at der even-

tuelt kan foretages prioritering mellem de enkelte opgaver.

Her viser resultatet fra spørgeskemaundersøgelsen en stigning fra 37 pct. i andelen af in-

stitutioner i 0-punktmålingen til 51 pct. af institutionerne i slutmålingen der angiver, at de

foretager budgettering ud fra en rammeudmelding baseret på en aktivitetsbaseret model.

Svaret giver imidlertid ikke dækning for, at stigningen entydigt kan relateres til brugen af

budgetsystemet.

For at afdække forholdet yderligere er der i de kvalitative interviews spurgt til i hvilken

grad budgetsystemet og data herfra benyttes i den ledelsesmæssige prioritering. Det over-

ordnede billede i de foretagne kvalitative interviews er, at den samling af budgetterne, der

sker i budgetsystemet medvirker til, at det er lettere at få overblik på tværs af de budgetan-

svarlige enheder i den enkelte institution. Budgetdata indgår som en del af den ledelsesin-

formation, der danner grundlag for beslutninger om prioritering mellem de aktiviteter, der

afsættes budget til. Særligt i forhold til lønudgifter nævnes det, at budgetsystemets funkti-

oner til lønstyring benyttes til prioritering i de rammer, der gives til de enkelte budgeten-

heder.

3. Klare budgetforudsætninger

Den sidste af de tre gevinster fokuserer på en øget brug af

”klare budgetforudsætninger”

dermed et kvalitetsløft i udarbejdelsen af det grundlag, der er bag de enkelte budgettal.

FIU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 122: Orientering om gevinstrealisering i projektet om fælles statsligt budgetsystem, fra finansministeren

Side 3 af 4

I spørgeskemaundersøgelsen er der stillet to spørgsmål, som afdækker denne gevinst,

nemlig i hvilket omfang, der arbejdes med budgetforudsætninger og i hvilken grad man

oplever en sammenhæng mellem budgetforudsætning og senere afvigelsesforklaring. Fra

nulpunktsmålingen til slutmålingen i 2021 ses for begge spørgsmål en lille stigning som

indikation på øget grad af fokus på arbejdet med budgetforudsætninger.

I aktstykke G af 11. februar 2016 lægges op til, at denne gevinst opgøres på baggrund af

Økonomistyrelsens vurdering af, om koblingen mellem budgetforudsætninger og afvigel-

sesforklaringer styrkes, og om denne giver en øget præcision i budgetteringen.

Når man ser på indholdet i de kvartalsvise udgiftsopfølgninger, viser de en stigning i an-

tallet af enkelte forklaringer på lidt over 25 pct. og en øget frekvens i brugen af aktivitets-

baserede afvigelsesforklaringer (fra 41 pct. i 2016 til 60 pct. i 2022) som udtryk for en

budgetstyring med mere direkte afsæt i budgetforudsætningen og institutionernes kon-

krete opgaver.

I forhold til opnåelsen af mere klare budgetforudsætninger indikerer dette, at de statslige

institutioner er blevet mere detaljerede og systematiske i den måde, der arbejdes med bud-

getforudsætninger og afvigelsesforklaringer på, og at man benytter sig af den mulighed

budgetsystemet giver for let at kunne koble forudsætning og budgettal samt angive kon-

kret begrundede forklaringer for afvigelser direkte i budgetopfølgningen, hvilket også har

været omtalt i de kvalitative interviews som en effekt af den øgede fokus på budgetarbe-

det og særligt prognosepræcision.

Opsamling

Samlet set er det Økonomistyrelsens vurdering, at budgetsystemet har bidraget positivt til

arbejdet med budgetter i staten. Omvendt giver tilbagemeldingerne i både spørgeskema-

målingen og de foretagne interviews ikke belæg for at kunne konkludere, at de forventede

gevinster er opnået fuldt ud. Økonomistyrelsen arbejder derfor løbende med at under-

støtte anvendelsen af budgetsystemet og integrere det i måden, der arbejdes med budget-

ter på blandt de myndigheder, der anvender budgetsystemet, jf. nedenfor.

Det fremadrettede perspektiv

Fortsat fokus på brugervenlighed

I alle de afholdte interviews har systemets brugervenlighed været omtalt som en barriere

og en ting, der bør løftes. Særligt peger flere brugere på, at systemet er for komplekst og

burde kunne tilpasses den enkelte institutions behov noget mere.

Økonomistyrelsen er opmærksom på dette forhold og ser det som afgørende for, at bud-

getsystemet kan blive udbredt yderligere og for at det fulde potentiale kan opnås.

Der vil derfor fra Økonomistyrelsens side fremadrettet blive fokuseret på at optimere sy-

stemets brugervenlighed gennem tilpasninger af nuværende funktionalitet, hvilket vil ske

med systematisk inddragelse af brugerne i videreudviklingen af løsningen.

Fokus på forretningsmæssig implementering og forankring

FIU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 122: Orientering om gevinstrealisering i projektet om fælles statsligt budgetsystem, fra finansministeren

Side 4 af 4

Økonomistyrelsen vil samtidig fokusere på stadig at bistå de statslige institutioner med at

få systemet fuldt indlejret i budgetprocessen og i at tage alle funktioner i løsningen i an-

vendelse, således at mest muligt af budgetarbejdet sker i budgetsystemet.

Med venlig hilsen

Nicolai Wammen

Finansminister