Beskæftigelsesudvalget 2022-23 (2. samling)
BEU Alm.del Bilag 170
Offentligt
2714265_0001.png
Aktstykke nr.
111
Folketinget 2022-23 (2. samling)
111
Beskæftigelsesministeriet.
København, den 24. maj 2023.
a.
Beskæftigelsesministeriet orienterer med dette aktstykke Finansudvalget om status på den nu afslut-
tede udbuds- og transitionsproces med valg af ny it-leverandør for Arbejdstilsynet og konsekvenser
heraf for it-projektet ”Modernisering af Arbejdstilsynets it-systemlandskab”.
Finansudvalget gav med akt. 354 af 22. september 2022 sin tilslutning til, at Arbejdstilsynet kunne
igangsætte it-projektet ”Modernisering af Arbejdstilsynets it-systemlandskab” inden for en totaløko-
nomisk ramme på 97,7 mio. kr. ekskl. renter og en planlagt projektperiode fra oktober 2022 til
udgangen af første kvartal 2025.
Aktstykket følger af
budgetvejledningens pkt. 2.2.18.1.2. Forelæggelse for Finansudvalget,
hvor
det fremgår, at der skal ske en ”orientering
om resultatet af det gennemførte udbud mv. samt
projektstatus i øvrigt”
efter den tidsplan, som Finansudvalget er blevet forelagt, jf. akt. 354 af
22. september 2022. Finansudvalget forventedes orienteret om resultatet af det gennemførte udbud,
herunder projektstatus i øvrigt for it-projektet i februar 2023. Orientering er dog udskudt til 1. halvår,
jf. tidligere brev herom.
i) Projektets formål samt overgang til ny leverandør
Moderniseringsprojektets primære formål er at lukke Arbejdstilsynets gamle it-platform (ATIS Clas-
sic) og sikre den fremtidige it-understøttelse af Arbejdstilsynet.
Det er nødvendigt at lukke ATIS Classic, da den teknologi, ATIS Classic er baseret på, forventeligt
ikke kan understøttes efter 2025. Derfor skal sagsbehandlingen af en omfattende del af Arbejdstilsy-
nets virksomhed flyttes til nye systemer.
Af akt. 354 af 22. september 2022 fremgik, at der knyttede sig fire specifikke risici til projektet,
jf. nedenstående punkt iv) Risici og risikoprofil, herunder overgangen til ny leverandør, hvorfor
Arbejdstilsynet havde tilrettelagt en særlig proces for og afsat risikomidler til transitionen.
Arbejdstilsynets it-leverandøraftale var – uafhængigt af moderniseringsprojektet – udbudssat i som-
meren 2022 med henblik på valg af leverandør i oktober 2022, og Arbejdstilsynet indgik den 10.
oktober 2022 rammekontrakt med en ny it-leverandør, twoday. Det vindende tilbud fra twoday havde
en ca. to måneder længere transitionsperiode, end det var forventet og fremgik af aktstykket.
b.
BE009554
Beskæftigelsesmin., j.nr. 2023-3305
 BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 170: Orientering om it-modernisering i Arbejdstilsynet
2714265_0002.png
2
Transitionsprocessen blev afsluttet primo marts 2023, og twoday påbegyndte udviklingsarbejdet i
it-moderniseringsprojektet herefter. Transitionsprocessen blev tilrettelagt sammen med twoday og
blev gennemført som planlagt uden større uforudsete udfordringer. Den længere transitionsperiode
har ikke forsinket forventningen til den samlede gennemførelse af it-moderniseringsprojektet, da den
ekstra tid er blevet anvendt til at skærpe forretningskoncepterne yderligere. Det har vist at være
gavnligt for forenklingen af arbejdsprocesser og dermed for omfanget af den it-udvikling, der vil
være nødvendig for at gennemføre projektet og realisere gevinsterne. Der forventes således et mere
intensivt udviklingsforløb i 2023.
ii) Udgifter ved projektet
I akt. 354 af 22. september 2022 blev de samlede forventede udgifter til projektet opgjort til 97,7
mio. kr. ekskl. renter (2022-pl) og 109,4 mio. kr. inkl. renter. Dette skøn omfattede en risikopulje på
3,7 mio. kr., og renteudgifter på 11,7 mio. kr.,
jf. tabel 1.
Tabel 1: Omkostningsbaserede projektudgifter
Mio. kr., 2022-pl
Aktiverbare projektudgifter, afskrivninger
Ikke-aktiverbare projektudgifter
Heraf risikopulje
Total ekskl. renter
Renter
Total inkl. renter
Total
50,6
47,0
3,7
97,7
11,7
109,4
2022
-
10,7
-
10,7
0,1
10,7
2023
0,4
21,7
3,7
22,0
0,9
23,0
2024
2,8
14,4
-
17,2
2,1
19,3
2025
6,9
0,3
-
7,2
2,2
9,4
2026
6,9
-
-
6,9
1,9
8,8
2027-2032
33,6
-
-
33,6
4,6
38,2
Anm. : Tabellen stammer fra den business case model, som projektet har etableret som baseline ved forelæggelsen for It-rådet. Totalen kan
afvige fra summes af de enkelte elementer pga. afrunding.
Arbejdstilsynet har på baggrund af de forretningsmæssige valg, der på nuværende tidspunkt er truffet
i moderniseringsprojektet, genbesøgt de oprindelige estimater på hovedleverancerne. Dette har alene
resulteret i mindre justeringer i fordelingen af budgettet imellem hovedleverancerne, og der er ikke
frem til nu erfaringer eller viden, der giver anledning til at forvente ændringer i projektets samlede
økonomiske eller tidsmæssige ramme.
Det bemærkes, at estimaterne er udtryk for bedste bud på baggrund af den aktuelle viden, og at
de kan blive påvirket af de forretningsmæssige beslutninger og teknologiske afklaringer, der – som
følge af den agile metode – sker løbende, efterhånden som delleverancerne færdiggøres.
Den opdaterede projektøkonomi fremgår af
tabel 2
nedenfor. Den samlede forventede økonomi
udgør fortsat 97,7 mio. kr. ekskl. renter.
Tabel 2: Omkostningsbaserede projektudgifter
Mio. kr., 2022-pl
Aktiverbare projektudgifter, afskrivninger
Ikke-aktiverbare projektudgifter
Heraf risikopulje
Total ekskl. renter
Renter
Total inkl. renter
Total
51,3
46,4
3,6
97,7
11,4
109,1
2022
-
8,9
-
8,9
0,0
8,9
2023
0,4
22,7
3,6
23,1
0,9
23,9
2024
3,7
14,4
-
18,1
2,1
20,2
2025
7,0
0,5
-
7,5
2,2
9,7
2026
7,0
-
-
7,0
1,8
8,8
2027-2032
33,2
-
-
33,2
4,4
37,7
Anm. : Totalen kan afvige fra summes af de enkelte elementer pga. afrunding.
I 2022 havde moderniseringsprojektet et omkostningsbaseret budget på 10,7 mio. kr., og der var
omkostninger på 8,9 mio. kr., primært vedrørende interne ressourcer.
 BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 170: Orientering om it-modernisering i Arbejdstilsynet
2714265_0003.png
3
De øvrige ændringer i den overordnede økonomi afspejler, at der er rykket timer fra 2022 til
2023, som anvendes til skærpelse af forretningskoncepterne, der er desuden foretaget en mindre
justering af risikopuljen. Dertil kommer en mindre opjustering på ca. 0,7 mio. kr. på de aktiverbare
projektudgifter til interne medarbejdere, der modsvares af en tilsvarende nedjustering af de ikke-akti-
verbare udgifter til interne medarbejdere. Således forventes det nu, at flere interne timer anvendes af
medarbejdere på it-udvikling, så som kodning og opsætning af databaser mv. end på medarbejdere,
der forestår analytiske forretningsafklaringer. Endelig er der foretaget et par mindre tilpasninger
ift. forventede idriftsættelsestidspunkter for it-anlæggene, hvilket afspejles i de årlige afskrivninger.
iii) Gevinster ved projektet
Af akt. 354 af 22. september 2022 fremgår det, at der var forventede økonomiske og ikke-økonomi-
ske gevinster forbundet med gennemførelsen af it-moderniseringsprojektet.
For så vidt angår de økonomiske gevinster, var det forudsat, at der ville være en besparelse på
udgifter til it-drift på 2,6 mio. kr. årligt. Arbejdstilsynet forventer en justering i denne gevinst, idet
der nu forventes tilkøb til ESDH-systemet, F2. Omfanget af nødvendige tilkøb til F2 er endnu ikke
fastlagt, og det er på nuværende tidspunkt derfor ikke muligt at genberegne den samlede økonomiske
gevinst. Det forventes dog, at den vil være mindre end tidligere estimeret.
Det forventes ikke på nuværende tidspunkt ændringer i projektets tidsplan som følge af dette, og
projektet forventes således afsluttet 31. marts 2025.
Fsva. de ikke-økonomiske gevinster
Etablering af en mindre sårbar it-løsning baseret på tidssvaren-
de teknologi, Tilpasningsdygtige systemer, som understøtter fremtidige forretningsbehov
og
Forenkle-
de arbejdsprocesser
forventes disse fortsat realiseret.
iv) Risici og risikoprofil
Af akt. 354 af 22. september 2022 fremgår det, at de fire største risici ved projektet er
Overgang
til ny leverandør, Utilsigtet vækst i moderniseringsprojektets omfang (scope creep), Fastholdelse og
rekruttering af de rette kompetencer
samt
Manglende opretholdelse af stabil drift.
Arbejdstilsynet har
taget en række forholdsregler for at imødegå disse risici,
jf. nedenfor.
a) Overgang til ny leverandør:
En af projektets største risici var overgang til ny leverandør. Der er
nu ikke længere risici forbundet med selve leverandørvalg og vilkår, idet transitionsfasen er afsluttet
uden uforudsete udfordringer. Arbejdstilsynet vil i forbindelse med afslutningen af de kommende
udviklingsperioder vurdere it-udviklernes effektivitet, og på den baggrund i sommeren 2023 vurdere,
hvorvidt der er behov for at bringe risikomidlerne i spil.
AT har i samarbejde med twoday igangsat en analyse af Arbejdstilsynets it-systemer med henblik på
at afdække evt. uhensigtsmæssigheder og sårbarheder bl.a. i forhold til at leve op til sikkerhedskrav
fra Center for Cybersikkerhed. Resultaterne af analysearbejdet kan afstedkomme behov for opgrade-
ringer og investeringer, der i givet fald vil kunne påvirke moderniseringsprojektets tidsplan og/eller
økonomi. Dette forhold behandles som en ny risiko i projektets risikolog.
b) Utilsigtet vækst i projektets omfang (scope creep):
I forhold til at mitigere risikoen læner projektet
sig op ad projektets styrende principper og gevinster og dermed på forenkling og minimumsløsnin-
ger. De metoder, som anvendes i projektgrupperne ifm. arbejdet med at udforme de ønskede fremti-
dige forretningsarbejdsgange, sikrer, at der løbende afstemmes og tilpasses i forhold til økonomi og
tidsplan. Hertil kommer beslutningsoplægs- og konceptskabeloner, hvor alle ønsker skal godtgøres
og beskrives indholdsmæssigt og økonomisk.
 BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 170: Orientering om it-modernisering i Arbejdstilsynet
2714265_0004.png
4
Arbejdstilsynet vurderer, at projektet indledningsvist er lykkedes med at skabe en fælles forståelse
af projektets rammer og begrænsninger. Dette fokus skal fastholdes, når de konkrete it-løsninger
færdiggøres. Det er styregrupperne, der skal udfordre forslagene til fremtidige løsninger for at sikre,
at minimumsløsninger er tydeligt beskrevet, og at der ikke godkendes koncepter, som går ud over det
aftalte scope og økonomi. Projektets overordnede ledelse sikrer den tværgående koordination.
c) Fastholdelse og rekruttering af de rette kompetencer:
At gennemføre projektet kræver specialise-
rede kompetencer. Arbejdstilsynet har derfor et løbende fokus på at sikre, at projektet råder over
de nødvendige ressourcer, der kan drive it-udviklingen og sikre de rette forretningsafklaringer og
understøtte en god implementering. Arbejdstilsynet har indtil videre haft succes med at rekruttere
de nødvendige kompetencer, senest med ansættelsen af en implementeringskoordinator, men grundet
projektets tidsplan vil fastholdelsen også fremadrettet have stort fokus.
d) Manglende opretholdelse af stabil drift:
Risikoen skyldes, at den gamle og den nye it-understøttel-
se skal tale sammen i en overgangsperiode. Det indebærer risiko for fejl og lavere systemtilgængelig-
hed. Arbejdstilsynet har opsat overvågning og afsat dedikerede ressourcer til at vedligeholde og rette
fejl. Samtidig har Arbejdstilsynet udarbejdet en plan for, hvordan udviklingen skal idriftsættes, som
bl.a. har til formål at minimere risikoen for ustabil drift.
Risiciene
Utilsigtet vækst i projektets omfang (scope creep), Fastholdelse og rekruttering af de rette
kompetencer
og
Manglende opretholdelse af stabil drift
er derfor fortsat aktuelle og bliver løbende
forsøgt mitigeret, men der har indtil videre ikke været udfordringer, der har påvirket projektet
væsentligt.
v) Behandling i Statens It-råd
Arbejdstilsynet er ved at tilrettelægge et opfølgningsmøde med It-rådet, hvilket forventes at finde
sted i august 2023. Arbejdstilsynet har løbende sparring med Økonomistyrelsens kontor for It-sty-
ring, herunder om business casen og gevinster. Arbejdstilsynet har fulgt op på de risici, som Statens
It-råd identificerede i forbindelse med risikovurderingen, som også er beskrevet i bl.a. akt. 354 af 22.
september 2022.
vi) Tidsplan for fremtidige orienteringer
Finansudvalget vil som omtalt i akt. 354 af 22. september 2022 blive orienteret igen på følgende
tidspunkter:
– April 2025: Orientering i forbindelse med nedlukning af projektorganisationen og endelig idrift-
sættelse.
– April 2026: Orientering om projektets drift og effekter ca. 1 år efter nedlukning af projektorgani-
sationen.
d.
Projektet har afleveret den ordinære halvårlige afrapportering til Statens It-råd første gang i januar
2023. Næste rapportering sker i august 2023.
 BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 170: Orientering om it-modernisering i Arbejdstilsynet
2714265_0005.png
5
f.
Finansministeriets tilslutning foreligger.
København, den 24. maj 2023
Ane Halsboe-Jørgensen
/ Christian Solgaard
Til Finansudvalget.