BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 133: Orientering om fokusrevision af 225-timersreglen og analyse af ydelsesnedsættelser hos gifte personer som følge af 225-timers reglen, fra beskæftigelsesministeren

Beskæftigelsesudvalget 2022-23 (2. samling)
BEU Alm.del Bilag 133
Offentligt

Adkdjk

INDHOLDSFORTEGNELSE

LEDELSESRESUME .............................................................................................3

1.1 DEN SAMLEDE VURDERING AF ADMINISTRATIONEN AF 225-TIMERSREGLEN ................... 4

1.2 OM VEJLEDNINGSINDSATSEN OMKRING 225-TIMERSREGLEN. ................................... 6

1.3 OM DE LØBENDE VURDERINGER AF PERSONERNES MULIGHEDER FOR AT VARETAGE 225

TIMERS ORDINÆRT ARBEJDE INDENFOR 12 MÅNEDER. ............................................... 7

1.4 VARSLING, PARTSHØRINGER OG AFGØRELSER IFT. 225-TIMERSREGLEN ...................... 9

1.5 ANBEFALINGER ..................................................................................... 11

INDLEDNING .................................................................................................. 14

2.1 BAGGRUNDEN FOR REVISIONEN .................................................................. 14

2.2 225-TIMERSREGLEN KORT FORTALT ............................................................. 14

2.3 UNDERSØGELSESOMRÅDER I REVISIONEN ........................................................ 15

2.4 FOKUSREVISIONENS METODE OG TILGANG ...................................................... 16

2.5 LÆSEVEJLEDNING .................................................................................. 17

2.6 CENTRALE BEGREBER OMKRING 225 TIMERSREGLEN .......................................... 17

VEJLEDNINGEN OMKRING 225-TIMERSREGLEN ......................................................... 18

3.1 INDLEDNING ......................................................................................... 18

3.2 VEJLEDNING IFM. FØRSTE HENVENDELSE ....................................................... 19

3.3 VEJLEDNING I KONTAKTFORLØBET .............................................................. 21

3.4 VEJLEDNING IFM. VARSLING ...................................................................... 23

LØBENDE VURDERINGER AF PERSONERS MULIGHEDER FOR AT VARETAGE 225 TIMERS

ORDINÆRT ARBEJDE ........................................................................................ 26

4.1 INDLEDNING ......................................................................................... 26

4.2 UNDTAGELSE FRA 225-TIMERSREGLEN........................................................... 28

4.3 FORLÆNGELSE AF 12-MÅNEDERSPERIODEN ..................................................... 33

AFGØRELSESPROCESSEN FRA VARSLING TIL NEDSÆTTELSE ......................................... 36

5.1 INDLEDNING ......................................................................................... 36

5.2 VARSLING AF BORTFALD ........................................................................... 38

5.1 PARTSHØRING ...................................................................................... 41

5.2 AFGØRELSER ........................................................................................ 43

KOMMUNERNES TILSYN MED ADMINISTRATIONEN AF 225-TIMERSREGLEN ........................ 46

1.1 INDLEDNING ......................................................................................... 46

1.2 HVAD HAR LEDELSESTILSYNET FOKUS PÅ? ...................................................... 47

1.1 HVAD HAR LEDELSESINFORMATION FOKUS PÅ .................................................. 48

1.2 HVORDAN KAN RISIKOEN FOR FEJL MINIMERES? ................................................ 50

BILAG 1. DET GENERELLE BILLEDE AF PERSONER I SAGSGENNEMGANGEN ....................... 54

Side 2

LEDELSESRESUME

225-timersreglen i Lov om Aktiv Socialpolitik blev implementeret med virkning fra oktober 2016, som

et skærpet rådighedskrav med det mål at skabe et styrket incitament for alle ydelsesmodtagere i

kontanthjælpssystemet til at tage ordinære timer og småjob. Reglerne betyder, at en

ydelsesmodtager skal opnå minimum 225 timers ordinært og ustøttet arbejde inden for de seneste 12

kalendermåneder for at være berettiget til fuld hjælp. Det omfatter modtagere af kontanthjælp,

uddannelseshjælp, overgangsydelse og selvforsørgelses- og hjemrejseydelse.

Reglerne rummer en betydelig kompleksitet. Personer omfattet af reglerne kan f.eks. undtages i

perioder og få forlænget 12-månedersperioden, som de 225-timer beregnes inden for. Der er også

regler for, hvor meget ydelsen reguleres, der varierer efter hvor meget personen får udbetalt i ydelse

og om personen er gift med en anden ydelsesmodtager osv.

Der er dog nogle generelle krav til processen for alle personer, der kan få nedsat ydelse, som følge af

225-timersreglen. Alle personer i målgruppen for 225-timersreglen skal af kommunen vejledes om det

skærpede rådighedskrav, i den almindelige vejledning og information af ægtefæller eller ugifte

personer, der ansøger om eller modtager kontanthjælp mv., og varsles i god tid, inden ydelsen

nedsættes. Derudover er der krav om, at kommunen løbende foretager vurderinger af, om der er

grund til at undtage fra reglerne eller forlænge den periode, som de 225 timer beregnes indenfor.

Det skal også sikres, at der hele tiden er et opdateret og korrekt grundlag for at foretage en evt.

afgørelse om nedsættelse af hjælpen, herunder arbejdsgivernes indberetning af ordinære timer.

Procestrinnene og kravene fra kontanthjælpsstart til evt. nedsættelse af hjælpen er søgt illustreret

i figur 1.1.

Figur 1.1. Procestrin og krav til forløbet med administration af 225-timersreglen

Samlet er der tale om procestrin og krav, som kræver et godt samarbejde mellem jobcenter og

ydelsesadministration. Jobcentret skal løbende vejlede de omfattede personer og vurdere, om der er

grund til at forlænge 12-månedersperioden eller helt at undtage fra reglerne.

Ydelsesadministrationen skal sikre det rette grundlag og den rette proces ift. afgørelser om evt.

nedsættelse af ydelsen.

Ultimo 2020 afdækkede Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) gennem registerdata en

problemstilling omkring 225-timersreglen, hvor flere ugifte ydelsesmodtagere uretmæssigt var

Side 3

reduceret i ydelse. Der var således reduceret i ydelsen, samtidig med at kommunernes fagsystemer

rummede oplysninger om, at kommunerne havde undtaget personerne for 225-timersreglen.

I oktober 2022 er der på den baggrund på foranledning af den tidligere beskæftigelsesminister

igangsat en fokusrevision af kommunernes administration af 225-timersreglen for ovenstående

ydelsesmodtagere.

Formålet med revisionen er at bidrage med viden om kommunernes administrationspraksis omkring

reglen, og hvor der er risiko for fejl i administrationen af reglerne. Fokusrevisionen har fokus på hele

processen omkring administrationen af reglerne, jf. figur 1.1.

Den ønskede viden er indhentet gennem sagsgennemgang, hvor der er kigget ind i udvalgte

borgersager, og dialog med kommunerne om praksis ift. administration og kvalitetssikring. Der er

udvalgt 20 kommuner til at indgå i revisionen. Kommunerne er udvalgt for at sikre en bred

repræsentation ift. størrelse, fagsystemer og geografi. Sagerne, der ses på, er udvalgt med henblik

på at få en god repræsentation af personer, som både er undtaget og omfattet af reglerne. Samtidig

er der udvalgt sager, hvor der også er grundlag for at vurdere den afgørelsesproces, som personerne

har været gennem. Dvs. typisk personer, som har været på ydelse i minimum 1 år. BDO har at STAR

fået oplysninger stillet til rådighed om, hvor mange der er omfattet, undtaget og berørt af reglerne

med henblik på at kunne udsøge relevante sager.

1.1

DEN SAMLEDE VURDERING AF ADMINISTRATIONEN AF 225-TIMERSREGLEN

Overordnet viser resultatet af fokusrevisionen, at kommunerne har vanskeligt ved at administrere

225-timersreglen i overensstemmelse med lovgivningen. Der er fundet en række udfordringer, som

også indebærer fejl, der har både ydelsesmæssige og retssikkerhedsmæssige konsekvenser for de

personer, der er omfattet af reglerne.

Der er fundet fejl, der bunder i manglende registreringer eller manglende håndtering af manuelle

procedurer, men der er også fundet fejl, som bunder i uhensigtsmæssigheder i systemunderstøttelsen

af reglerne.

Kommunerne har fra 2020 og frem implementeret et nyt ydelsessystem (KY), hvor der efter

intentionen er en høj grad af automatisering i den ydelsesmæssige håndtering af reglerne. Det står

tydeligt efter sagsgennemgangen i de 20 kommuner, at systemet endnu ikke kan forventes at

gennemføre de automatiserede processer omkring 225-timersreglen, uden en betydelig manuel

kvalitetssikring. Kommunerne har løbende indmeldt fejl på systemet, og de har også etableret

kontroller på håndteringen af sager i systemet i

forskelligt omfang. Det er BDO’s vurdering, at der er

behov for at styrke kontrollerne og kvalitetssikringen af systemoplysninger ift. fremadrettet at sikre

administration, der er i tråd med lovgivningen.

BDO har med baggrund i fokusrevisionen vurderet det samlede risikobillede omkring kommunernes

administration af 225-timersreglen. Risikobilledet er vurderet på to dimensioner, som består af:

En kvalitativ vurdering af risikoen for fejl med afsæt i omfanget af fundne fejl, hyppigheden

af handlingen der kan føre til en fejl, en bred vurdering af modenhed af nuværende IT-

systemer til understøttelse og automatisering af de enkelte processer samt graden af

menneskelig involvering.

En kvalitativ vurdering af konsekvenserne af fejl for ydelsesudbetalinger eller personers

retssikkerhed, hvis fejlen optræder.

BDO har fundet 11 væsentlige fejltyper i kommunernes arbejde med administrationen af 225-

timersreglen.

Der er fundet 5 fejltyper, som har stor betydning for ydelsesudbetalinger og de omfattede personers

retssikkerhed. For 4 af disse vurderes der, med baggrund i sagsgennemgangen og dialogen med

kommunerne, også at være en høj eller mellem sandsynlighed for, at fejlen sker. Der er typisk tale

om fejl, som rummer problemstillinger ift. både uretmæssige ydelsesnedsættelser og manglende

information til de omfattede personer, som er en udfordring ift. retssikkerheden.

Side 4

Der er fundet yderligere 6 fejltyper, som vurderes at have betydning for ydelsesudbetalinger og

personens retssikkerhed. Sandsynligheden kan her også være høj, men vurderes at have mindre

konsekvenser for ydelsesudbetaling og personens retssikkerhed.

Den samlede risikovurdering er illustreret i figur 1.2 nedenfor.

Figur 1.2 Den samlede risikovurdering omkring 225-timersreglen

Der er fem helt centrale risici for ikke-lovmedholdelig administration af 225-timersreglen som kan

fremhæves:

•

Kommunerne lever generelt ikke op til den særlige vejledningsforpligtigelse, der ligger

omkring varslingssituationen.

Der ses kun i 40 pct. af sagerne, at der i forbindelse med

varsling er fokus på målrettet vejledning om 225-timersreglen eller et særligt fokus på

vejledning op til bortfald. Det skyldes overvejende, at sagsbehandler ikke har information om

personens varsling og dermed ikke har den viden, det forudsættes, at der ageres ud fra.

(Punkt 3 i figur 1.2.)

Personer der nedsættes i hjælp får i for mange tilfælde nedsat hjælpen uden en afgørelse

eller en afgørelse, der kommer for sent.

KY håndterer en række processer automatisk ift.

225-timersreglen, herunder varsling og partshøring. KY nedsætter også omfattede personers

hjælp, hvis systemets oplysninger tilsiger dette. Kommunen skal dog selv danne og udsende

afgørelsesbrev. Det har betydet, at der er fundet flere tilfælde, hvor borger er nedsat uden

afgørelse eller afgørelsen kommer for sent ift. nedsættelsestidspunktet. (Punkt 11 i figur 1.2.)

Omfattede personer varsles ikke eller varsles ikke rettidigt.

Varslingen om muligheden for

at blive nedsat i ydelse skal ske senest 6 måneder før ydelsen nedsættes. Hvis dette ikke sker

rettidigt skal datoen for nedsættelse af ydelse skubbes til et senere tidspunkt. Der er set flere

eksempler på manglende varsling eller for sen varsling. Kommuner skubber kun i sjældne

tilfælde bortfaldsdatoen når det sker. (Punkt 7 i figur 1.2.)

Manglende registrering af undtagelser, og manglende stillingtagen til undtagelser, er

hyppig årsag til fejl med ydelsesmæssige konsekvenser.

Personer omfattet af 225-

timersreglen kan undtages fra reglen. Det er væsentligt for omfattede personer, at disse

Side 5

•

undtagelser registreres. Det er samtidig væsentligt, at der løbende er en stillingtagen til, om

der sker ændringer i personens arbejdsevne, som gør, at personen igen kan omfattes.

Fokusrevisionen har afdækket, at der sker en række fejl ift. arbejdet med undtagelser. Det

handler om manglende registrering af undtagelser, og at der ikke konsekvent tages stilling til,

om undtagelser skal fortsættes. Det udgør en stor fejlkilde i de sager, hvor der er uretmæssige

ydelsesnedsættelser. (Punkt 4 i figur 1.2.) Kommunerne har i 2022 i vid udstrækning omlagt

praksis over imod at sætte en ubegrænset slutdato, hvilket minimerer risikoen for fejl. Det

rejser dog en ny risiko for, at undtagelserne bliver for lange, og at reglerne ikke bliver anvendt

i så høj grad, som de kunne. (Punkt 5 i figur 1.2).

Manglende registrering af forlængelsesgrunde medfører også fejl.

Personer omfattet af

225-timersreglen kan også få forlænget den periode, som de 225 timer opgøres indenfor.

Perioder hvor personen ikke kan stå til rådighed i det nødvendige omfang, f.eks. som følge af

sygdom, begrænset arbejdsevne, barsel, værnepligt, uddannelse mv. udgør sådan en

forlængelsesgrund. Jobcentret skal ved situationer, der kan forlænge optjeningsperioden,

sikre, at det registreres. Det sker ikke konsekvent, og der opleves også usikkerhed om,

hvordan det sker på en korrekt måde, så det får gennemslag på 225-timersreglen. (Punkt 6 i

figur 1.2).

I de efterfølgende afsnit uddybes resultaterne af fokusrevisionen, som udgør grundlaget for at pege

på de ovennævnte risici og udfordringer. Det følges op af anbefalinger om, hvordan praksis kan styrkes

fremadrettet. Anbefalingerne er inspireret af nogle af de initiativer, der er set i de enkelte kommuner

for at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen.

1.2

OM VEJLEDNINGSINDSATSEN OMKRING 225-TIMERSREGLEN.

Kommunernes opmærksomhed på vejledning om 225-timersreglen kan styrkes, og særligt i

situationen hvor personer varsles om nedsættelse af hjælpen, er der behov for et styrket fokus. I

varslingssituationen vurderes der ikke at være den forudsatte opmærksomhed på vejledning og støtte

til jobsøgning op til en evt. nedsættelse af hjælpen, som lovgivningen tilsiger.

Jobcentret skal løbende vejlede personer, der kan være omfattet af 225-timersreglen med henblik

på, at de skærpede rådighedsregler forstås, og at de er opmærksom på løbende at indmelde optjente

timer og eventuelle grunde til at, at 12-månedersperioden skal forlænges. Det er forhold, der er

væsentlige for at administrere reglerne korrekt.

I henhold til § 42 i bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats og §§ 4 og 5 i

varslingsbekendtgørelsen skal der gives vejledning om 225-timersreglen henholdsvis i varslingsbrevet

og ved jobsamtalerne i det individuelle i kontaktforløb, jf. figur 1.3.

Figur 1.3.

Eksempel på særligt ”kritiske” handlinger i forløbet ift. vejledning

Side 6

I mange kommuner er der en stor opmærksomhed på vejledning om 225-timersreglen, især ved

indgangen til ydelse. Her er der vejledt i 66 pct. af sagerne. Også efterfølgende i kontaktforløbet er

der vejledning i et tilsvarende niveau på 58 pct. Kommunerne anvender primært en mundtlig

vejledning ifm. samtalerne, men nogle kommuner anvender også det skriftlige og digitale

vejledningsmateriale, der er udviklet af STAR, som forklarer de økonomiske konsekvenser af 225-

timersreglen. Der er stor spredning i vejledningsniveauet mellem kommuner, og der er også

kommuner, som har et meget beskedent fokus på vejledning.

De fleste kommuner, der har deltaget i fokusrevisionen, er udfordret ift. at sikre et særligt fokus på

vejledning efter varsling om nedsættelse af hjælpen, som følge af 225-timersreglen. Personer, der

nærmer sig en bortfaldsdato, skal varsles 6 måneder før bortfald, og skal vejledes ved hver samtale

derefter. Kun i knap 40 pct. af sagerne er der særligt fokus på rådgivning og vejledning om småjob og

mulighed for støtte til jobsøgning.

Det skyldes især, at der ikke i jobcentret er opmærksomhed på/viden om personens status ift. 225-

timersreglen

–

herunder hvor mange timer der er optjent, og hvornår ydelsen evt. nedsættes, hvis

der ikke er optjent tilstrækkeligt med timer. Der er ikke på nuværende tidspunkt en udveksling af

oplysninger fra KY til fagsystemet om personens status, herunder ydelseshistorik, arbejdede timer,

undtagelser mv.

Kommunerne har således behov for at finde alternative løsninger, hvis vejledningen i højere grad skal

leve op til lovgivningen. Der findes pt. kun eksempler på meget håndholdte processer til at sikre, at

jobcentrets sagsbehandlere er opmærksomme på personens status. Det er f.eks. gennem oversendelse

af søgelister fra KY til jobcentret over varslede og partshørte personer, som kan gennemgås i de

relevante afdelinger i jobcentret. Da indsatsen for personer, der er omfattet af 225-timersreglen,

ofte er spredt på mange afdelinger, så kræver det en ganske stram styring, at få informationerne til

at få gennemslagskraft i indsatsen, og den vejledning der ydes til de relevante personer.

Varsling i varslingsbekendtgørelsen § 4, stk. 2, er en forudsætning for afgørelse, og bortfaldsdatoen

skal skubbes indtil, at det nødvendige varsel er givet. Vejledning ved hver samtale ifm. og efter

varsling er også et krav i varslingsbekendtgørelsen, herunder vejledning om mulighederne for

jobsøgning samt yde praktisk bistand til jobsøgningsaktiviteter. Med baggrund i resultaterne bør der

være en skærpet opmærksomhed på vejledningspligten fremover, og at sikre procedurer for, at

jobcentret har den rette viden ift. at sikre denne vejledning.

Det har været et generelt billede, at personerne ikke klager over afgørelserne

–

også selvom der kan

konstateres fejl med ydelsesmæssige konsekvenser for personerne. Der opleves også kun sjældent

spørgsmål til afgørelserne. Varslings-, partshørings-, og afgørelsesbreve vurderes at formidle

væsentlig information på en hensigtsmæssig måde, men rummer samtidig meget information. Det kan

være et særligt opmærksomhedspunkt ift. vejledningspligten at guide de omfattede personer i, hvad

der er vigtigt at forholde sig til.

1.3 OM DE LØBENDE VURDERINGER AF PERSONERNES MULIGHEDER FOR AT

VARETAGE 225 TIMERS ORDINÆRT ARBEJDE INDENFOR 12 MÅNEDER.

Mange fejl med ydelsesmæssige konsekvenser har rod i, at der ikke konsekvent er registrering af og

stillingtagen til undtagelser og forlængelsesgrunde ift. 225-timersreglen. Kommunerne har tilrettet

praksis, så risikoen for manglende registrering af undtagelser er mindsket, men det rejser en ny

udfordring med at sikre, at undtagelserne ikke bliver for lange.

Jobcentret skal i henhold til § 13 f i Lov om aktiv socialpolitik løbende vurdere, om målgruppen for

225-timersreglen evt. skal undtages for 225-timersreglen som følge af begrænset arbejdsevne, eller

er omfattet af situationer, der kan forlænge den 12 måneders periode, som de 225 timer beregnes

indenfor. Undtagelser og forlængelsesårsager skal registreres med fritagelsesgrunde for personen i

jobcentrets fagsystem med henblik på, at ydelsessystemet medtager dette i grundlaget for

ydelsesudbetalinger.

Manglende stillingtagen til undtagelse samt manglende registrering af undtagelser og

forlængelsesgrunde er en kilde til mange af de fejl, der har ydelsesmæssige konsekvenser i

sagsgennemgangen. Der er set på 87 sager med undtagelser, hvor slutdatoen er udløbet, og kun i 40

Side 7

pct. af sagerne er der taget stilling til undtagelsen i forbindelse med undtagelsens slutdato. De

undtagelser, der ikke tages stilling til, vil f.eks. betyde, at undtagelsen udløber, hvorefter personen

igen er omfattet af 225-timersreglen, selvom der ikke er taget stilling til, om det bør være sådan, jf.

figur 1.4.

Figur 1.4

Eksempel på særligt ”kritiske”

handlinger i forløbet, når en borger er undtaget

Anm: Figuren viser eksempel på hvordan et forløb ser ud. Problemet med undtagelser, der ikke forlænges, kan være en

problemstilling når som helst i borgers forløb

–

både før og efter bortfaldsdato. Undtagelserne kan også have forskellig varighed.

Det er efterhånden en udbredt praksis, at undtagelse får en udløbsdato efter 1 år eller har en åben

slutdato. Ca. 2/3 af kommunerne har implementeret den praksis. Der blev af STAR i 2022 åbnet op

for at registrere en undtagelse for 225-timersreglen pga. begrænset arbejdsevne uden obligatorisk

slutdato. Fjernelsen af kravet om slutdato kom på baggrund af, at kommunerne ikke fik fulgt op på

undtagelsesregistreringen inden den udløb. Den manglende opfølgning medvirkede til, at

kommunerne skulle tilbagebetale omkring 19. mio. kr. til ca. 5.700 borgere, der uretmæssigt var

blevet sat ned i hjælp. Kommunerne har i 2022 tilpasset praksis efter anbefaling fra KOMBIT

(kommunernes systemleverandør). Den ændrede praksis bidrager til at mindske eventuelle

udfordringer med, at der ikke tages stilling til en undtagelse, som kan lede til, at personer

uretmæssigt partshøres og nedsættes i ydelse, direkte efter udløb af undtagelser.

Den nye praksis giver dog en ny risiko ift. administrationen af reglerne, da det giver en risiko for at

undtagelserne bliver for lange. Kommunerne har typisk i deres arbejdsgange lagt vægt på, at der

fortsat skal tages stilling til undtagelsen i alle samtaler med personen, så personen igen omfattes,

når det er muligt.

Der er dog BDO’s

vurdering at grundlaget for at vurdere, om der er ændringer i en persons

arbejdsevne, ofte er begrænset. Det skyldes, at der ligger meget overordnede og standardiserede

begrundelser til grund for mange undtagelser. I 52 pct. af sagerne er begrundelsen for undtagelsen

uddybet. I resten af sagerne med undtagelser, er der ingen begrundelse eller en standard begrundelse.

Det vil sige, at der mangler information om, hvad det er, der begrænser arbejdsevnen. Det vurderes

at gøre det vanskeligt at gennemføre en målrettet opfølgning. Derfor er der et behov for, at

kommunerne generelt udvikler deres ledelsestilsyn med undtagelserne, og systemmæssigt følger op

på, om omfanget af undtagelser stiger efter implementering af den nye praksis.

Flere kommuner har i dag en kontrol, der bygger på et tilsyn med, at personer ikke er nedsat samtidig

med, at de er undtaget. Det kan forebygge enkelte fejl ift. ydelsesreguleringer. De hyppigste fejl

ligger dog i undtagelser, der ikke bliver registreret eller udløber uden, at der bliver taget stilling. Det

er derfor

BDO’s vurdering,

at der er behov for langt større opmærksomhed omkring at kontrollere for

disse forhold i sagsbehandlingen.

Der er i fokusrevisionen også set enkelte eksempler på personer, der har ordinære timer eller

virksomhedspraktik i et omfang, der ikke harmonerer med en undtagelse. Det kan f.eks. ske, fordi

jobcentret ikke i alle tilfælde får oplysninger om evt. ordinære timer. Personen kan indberette

lønsedler løbende til ydelsesmedarbejdere, uden at sagsbehandler i jobcentret er orienteret om

Side 8

omfang og varighed. Løbende udsøgning og kontrol af personer, der har undtagelser og samtidig har

ordinære timer/virksomhedsplacering, kan være en vej til at sætte fokus på dette element.

Efter reglerne er det også muligt at forlænge optjeningsperioden for arbejdskravet på de 225 timer.

Hovedreglen er, at de 225 timer skal optjenes indenfor 12 kalendermåneder. Hvis personen f.eks. er

på barsel, er syg eller er i uddannelse kan perioden forlænges med den periode, hvor personen ikke

står til rådighed for arbejdsmarkedet. Der er 6 forlængelsesgrunde.

Der er i flere kommuner konstateret fejl med manglende registrering af forlængelsesgrunde. I knap

10 pct. at de gennemgåede sager, hvor forlængelse kan være relevant, er der fundet

forlængelsesgrunde, der ikke er registreret. Jobcentermedarbejderne har tilkendegivet, at det kan

bunde i en usikkerhed ift. registrering af forlængelsesgrundene, og hvad der præcist kræves, for at

forlængelsesgrunden registreres rigtigt.

I gennemgangen af arbejdsgange findes der også et begrænset fokus, eller manglende

opmærksomhed, på registrering og korrekt registrering af fravær/fritagelse, der forlænger 12-

månedersperioden. Kun 7 ud af 20 kommuner har arbejdsgange, der beskriver, hvordan der skal

arbejdes med forlængelsesgrunde. Forkert eller manglende registrering af barsel, sygdom,

uddannelse ol. betyder i nogle tilfælde, at personens ydelse med urette bortfalder eller reguleres,

selvom der er forlængelsesgrunde. Det betyder også, at personen har kortere tid til at optjene de 225

timer, end det egentlig er hensigten i reglerne.

Der kan også være situationer, hvor det er vanskeligt at administrere reglerne efter hensigten. Det

handler f.eks. om håndtering af sygdom ift. fraværsregistrering. Ydelsesmodtageres egen

indberetning af sygefravær via jobnet.dk får direkte gennemslag på 225-timersreglen, selvom

jobcentret ikke har taget stilling til, hvilken karakter sygefraværet har. Derfor ses der f.eks. i nogle

kommuner mønstre med mange korte almindelige sygemeldinger på 1 dag eller lignende, som

registreres som dokumenteret sygdom og som forlænger 12-månedersperioden. På den anden side,

er der forlængelsesgrunde, som skal håndbæres over til en ydelsesmedarbejder for at få gennemslag

på 225-timersreglen. Det gælder f.eks. fritagelse for rådighed ifm. uddannelse.

Det er sagsbehandler i jobcentret, der i udgangspunktet skal foretage registrering af

forlængelsesgrunde. Der er imidlertid sjældent en involvering af sagsbehandler i kvalitetssikringen af

de oplysninger, der ligger til grund for partshøring eller afgørelse, hvilket også betyder, at muligheden

for at opdage de manglende forlængelsesgrunde er begrænset.

1.4 VARSLING, PARTSHØRINGER OG AFGØRELSER IFT. 225-TIMERSREGLEN

Op til afgørelse om evt. nedsættelse af hjælpen som følge af 225-timersreglen, er der en række

skridt, der skal tages, for at sikre et oplyst og korrekt afgørelsesgrundlag. Fokusrevisionen viser, at

der sker mange fejl i processen. Manglende rettidighed i varslingen af nedsættelse, og nedsættelse

uden afgørelse, er de mest alvorlige fejl. Det nye ydelsessystem (KY) styrer en stor del af processen,

og en del af processerne er automatiserede. Der er en betydelig variation i de fejl der opstår, hvilket

peger på, at der er behov for en betydelig manuel kontrol ift. håndtering af sagerne.

Kommunerne har over en periode i 2020/2021 implementeret et nyt ydelsessystem kaldet KY, som

kommunerne fortsat er i proces med at blive fortrolige med. Mange processer kører uden fejl, især

når de omfattede personer har regelmæssige forløb uden undtagelser og forlængelser.

Sagsgennemgangen peger dog også på, at der sker mange fejl, som der bør være forøget

opmærksomhed på, af hensyn til personens retssikkerhed og kommunens/personens økonomi.

Der er set på tre hovedprocesser i forløbet. Det er:

•

Varsling af nedsættelse af ydelse.

Her er der krav om, at der senest 6 måneder før en eventuel

nedsættelse sker en varsling af den omfattede person.

Partshøring ved forventet nedsættelse af ydelsen. Senest 1 måned

før den beregnede dato

for eventuel nedsættelse skal den omfattede person partshøres. Personen orienteres om de

oplysninger, som kommunen har om ordinære timer, forlængelser og undtagelser og opfordres

til at oplyse om yderligere forhold, der kan have indflydelse på afgørelsen.

Afgørelsen ved nedsættelse af ydelsen.

Forud for nedsættelse skal den omfattede person

have en afgørelse, som indeholder grundlaget for afgørelsen og klagevejledning.

Side 9

•

Processen omkring varsling og partshøring er i KY sat op til at køre automatisk ud fra sagens

oplysninger. Systemet genererer selv varslingsbreve og partshøringer med baggrund i de

sagsoplysninger, der er om ydelsesperioder, undtagelser, forlængelser og ordinære timer.

I sager med undtagelsesperioder eller forlængelser af 12-månedersperioden ses der en række

tilfælde, hvor varslingsbreve ligger meget langt tilbage (3

–

4 år), når der sendes en partshøring. Hvis

der er grundlag for at udskyde nedsættelsestidspunktet, skal kommunen skriftligt orientere personen

om det og oplyse om det nye tidspunkt for eventuel nedsættelse. Det kan være med til at holde

varslingen aktuel. Ved ophør af forlængelse/undtagelse går der dog ikke altid nyt varslingsbrev afsted,

selvom der ofte går et år, inden personen kan blive nedsat fra undtagelsens udløb. Det kan betyde,

at personen ikke er opmærksom på, hvor de står ift. 225-timersreglen, før de partshøres en måned

før nedsættelse af hjælpen. Det er vurderingen, at der er et behov for et styrket fokus på at overvåge

den gruppe, der træder ud af en undtagelse eller forlængelse, med henblik på at sikre en fornyet

varsling, når det er relevant.

I 34 pct. af sagerne, hvor det er relevant, er der enten ikke sendt en varsling eller også er den sendt

for sent. Tilsvarende er der sager, hvor partshøringen ikke sendes. Det kan, som BDO forstår det, ske,

når der er enkelte oplysninger i systemet, der mangler, så systemet ikke kan udfylde alle felter i

varslingen. I de tilfælde skal kommunen sørge for manuelt at sikre, at brevene bliver sendt. Det kan

også ske, når en person har en kortvarig pause i ydelsesforløbet netop på det tidspunkt, hvor brevene

skal sendes.

Den automatiske udsendelse af partshøringer betyder ofte, at der ikke foretages en kvalitetssikring

af oplysningerne inden afsendelse. Gennem en kvalitetssikring af oplysningerne i parthøringen hos

både jobcenter- og ydelsesmedarbejder kunne mange fejl formentlig forebygges.

Varslinger og partshøring afsendes som nævnt automatisk i KY, men kommunerne skal selv sende

afgørelsesbreve. På den måde skal kommunerne forholde sig til afgørelsesgrundlaget og sikre, at der

bliver taget højde for eventuelle supplerende oplysninger fra personen. Systemet genererer

automatisk en opgave til ydelsesmedarbejderne om afgørelsesbrevet, men systemet nedsætter

automatisk personens ydelse uafhængigt af, om der er sendt en afgørelse.

Der ses i for mange sager (I 11 kommuner og i knap 16 pct. af sagerne med nedsættelse), at personens

ydelse uretmæssigt nedsættes, uden at der er taget stilling til afgørelsen. Personerne er således

blevet automatisk nedsat i ydelse, uden at kommunen har vurderet, om der foreligger oplysninger i

den konkrete sag, der medfører, at borgeren alligevel ikke skal nedsættes. Det er vurderingen, at det

bedst forebygges ved at stoppe den automatiske nedsættelse i KY.

Der er ligeledes set eksempler på, at afgørelsesbreve ligger efter månedsskiftet i den måned, hvor

ydelsen nedsættes. BDO har fået oplyst, at kommunerne siden implementeringen af KY først har fået

en opgave om at udarbejde afgørelsesbrev ved månedsskiftet, hvor nedsættelsen sker, og derfor er

brevene afsendt efter nedsættelsen er effektueret. Det skyldes formentlig, at de systemmæssige

processer er sat op til at få alle lønindtægter med op til bortfald. Dette er ikke i tråd med lovgivningen

og kommunerne bør - indtil KY kan justeres - have særlig opmærksomhed på, at få truffet en afgørelse

før ydelsen nedsættes.

Systemleverandøren har tilpasset KY i efteråret 2022 med forskellige work-arounds for at give

kommunerne bedre mulighed for styring af afgørelsesbrevene. Derudover er der i januar 2023, efter

de første resultater af sagsgennemgangen, taget skridt fra STAR og Beskæftigelsesministeriet til at

kontakte alle kommuner med henblik på gennemgang af alle sager med nedsættelser eller bortfald

af hjælpen, uden at der forinden er truffet en afgørelse.

Sagsgennemgangen har også vist, at der er en risiko for, at ordinære timer ikke bliver talt med. Der

er i 20 sager fundet eksempler på ordinære timer, der ikke tælles med. Kommunerne skal tage aktivt

stilling til alle indtægter, og især for tilflyttere eller nye kontanthjælpsmodtager, som har

kontanthjælpshistorik bag sig og træder ind i kontanthjælp midt i optjeningsperioden, er der risiko

for, at deres ordinære timer ikke bliver medtaget i beregning af de 225 timer. Det er også et

opmærksomhedspunkt at sikre, at KY regner rigtigt ift. ordinære timer. Der er set eksempler på

opgørelser i partshøringsbreve, som rummer nok timer, men hvor der alligevel i opgørelsen

konkluderes, at der ikke er nok timer.

Side 10

1.5 ANBEFALINGER

Med baggrund i resultaterne af fokusrevisionen kan der peges på 5 hovedanbefalinger til kommunerne

om den fremadrettede administration af området.

Anbefaling 1. Et skærpet fokus på vejledningspligten ift. personerne omfattet af 225-timersreglen

Kommunerne vejleder i ca. 2/3 af sagerne ved første henvendelse og i næsten samme omfang

efterfølgende i det løbende kontaktforløb. Fokusrevisionens resultater viser, at der ikke i alle

sammenhænge sker den vejledning af omfattede personer, som kommunerne skal udføre. Det gælder

særligt i forbindelse med varsling af personer, der er omfattet af reglerne. Her skal kommunerne

vejlede ved hver samtale og ifm. varslingen også overveje, om der er behov for særlig støtte til

jobsøgning. Der ses dog kun et særligt fokus på vejledning i ca. 40 pct. af sagerne.

Det er et generelt træk i alle kommuner, at der er en meget begrænset opmærksomhed i jobcentret

på personens status ift. 225-timersreglen. Der er således ingen ændring i jobcentrets vejledning, når

personen bliver varslet og partshørt, og der kan ikke ses dokumenteret en ændring i fokus i

vejledningen f.eks. mhp. at understøtte personen i at finde småjob eller ordinære timer.

En del af baggrunden for resultaterne ligger i, at der mangler viden om personens status ift. 225-

timersreglen i jobcentret. Før implementeringen af KY har nogle kommuner haft en snitflade mellem

ydelsessystem og fagsystem, der understøttede viden om, hvor mange timer den enkelte havde

optjent, og om personen var varslet, partshørt og reduceret i ydelse. Det gav sagsbehandler et

overblik over personens situation ift. 225-timersreglen. Denne funktionalitet er ikke til stede efter

implementering af KY. Der har også tidligere været mulighed for, at borger kunne følge egen status

ift. optjening af timer på jobnet.dk.

Det vurderes, at jobcentrets viden om personens status er en nøgle til at yde en mere målrettet

vejledning, og også leve op til reglerne om vejledning, i forbindelse med varsling.

Derfor anbefales det:

•

At der etableres procedurer mellem ydelsesafdeling og jobcenter for, hvordan der kan

udveksles oplysninger om varslede personer, således at jobcentret får viden om, hvornår der

er varslet, og hvornår ydelsen nedsættes. Der er eksempler på kommuner, der allerede har

etableret håndholdte procedurer, hvor der udveksles lister om varslede personer. Der er også

eksempler på procedurer, hvor ydelsesmedarbejdere i hver enkelt sag sørger for at

viderebringe oplysning om varsling til rette sagsbehandler.

At der etableres arbejdsgange for at sikre tilsyn med, at vejledningspligten efter varsling

gennemføres efter hensigten og ved hver samtale.

At kommunerne overvejer en tværgående vidensdeling af gode procedurer og arbejdsgange

ift. vejledningsindsatsen, så ressourcerne til udvikling af disse minimeres.

At der reetableres en snitflade mellem KY og kommunernes fagsystem, der mere

automatiseret og direkte kan give sagsbehandler viden om personens status ift. 225-

timersreglen

–

herunder optjente timer, varslings-, partshørings- og bortfaldsdato.

At der reetableres en mulighed for, at borger kan se egen status ift. timeberegning på

jobnet.dk.

•

Anbefaling 2. Styrke den ledelsesmæssige overvågning af brugen af undtagelser

Det er efterhånden en udbredt praksis, at undtagelser fra 225-timerreglen får en udløbsdato efter 1

år eller har en åben slutdato. I sagsgennemgangen har 50 pct. af de personer, der undtages fra 225-

timersreglen, en åben slutdato eller en slutdato efter 12 måneder. Det løser en række problemer,

som tidligere er konstateret, omkring samspillet mellem fagsystem og KY, hvor undtagelser er udløbet

uden stillingtagen, og som bidrog til sager om uretmæssige ydelsesnedsættelser. Det minimerer med

andre ord risikoen for, at omfattede personer nedsættes uretmæssigt.

Kommunerne fører i stigende grad tilsyn med undtagelserne, men der er fortsat i 45 pct. af sagerne

undtagelser, som har meget overordnede standardbegrundelser eller ingen begrundelse. Det kan

vanskeliggøre den løbende vurdering af undtagelsen og at gennemføre en målrettet opfølgning. Derfor

vurderes der behov for, at kommunerne generelt udvikler deres ledelsestilsyn med undtagelserne og

systemmæssigt følger op på, om omfanget af undtagelser stiger efter implementering af den nye

Side 11

praksis. Derudover kan der med fordel også sikres løbende tilsyn med, både kvalitet og omfang af,

undtagelserne. Der er kommuner, som allerede har opbygget et bredere tilsyn med undtagelser, jf.

kap. 6, som kan være en kilde til inspiration.

Med den baggrund anbefales det:

•

At der i en periode sikres et løbende udvidet ledelsestilsyn med undtagelser, som vurderer

både kvalitet i begrundelser, og om undtagelserne er registreret korrekt, og træder igennem

ift. registreringer i KY. Der er eksempler fra flere kommuner med tilsyn med kvaliteten i

arbejdet med undtagelser både ift. korrekt registrering af undtagelser, og hvordan

undtagelserne begrundes. Der er også gode eksempler på, hvordan det inddrages i dialog

iblandt medarbejdere i jobcentret, med henblik på at sikre en mere ensartet praksis, og få

flere perspektiver på vurderingen af undtagelser.

At kommunerne løbende følger udviklingen i brugen af undtagelser, så risikoen for at

omfanget af undtagelser stiger, monitoreres.

•

Anbefaling 3. Styrke arbejdsgange og kvalitetssikring omkring brugen af forlængelser af 12-

måneders perioden

Fokusrevisionen har vist, at der i 13 ud af 20 kommuner er fritagelsesgrunde, som bør forlænge 12-

månedersperioden, der ikke bliver registreret. Det kan få ydelsesmæssige konsekvenser, idet

personen ikke får de rette muligheder for at optjene 225 timer, og dermed uretmæssigt sættes ned i

ydelse. Det er f.eks. manglende registrering af barsel, sygdom, uddannelse ol., som kan komme til at

betyde, at personen bliver reguleret i ydelsen, selvom der er forlængelsesgrunde.

Derudover er der set mange forskellige praksisser ift. håndtering af sygdom i fraværsregistreringer. I

nogle kommuner er der mange korte almindelige sygemeldinger, på 1 dag, indberettet via Jobnet.dk,

hvor der i andre kommuner gøres meget for at indberetning af sygdom går udenom Jobnet.dk, så der

kan ske en vurdering af, om sygefraværet skal fritage personen for rådighed ift. job eller aktivering.

Dialogen med kommuner peger på, at der i nogle kommuner er et behov for styrket fokus på brug af

fritagelsesgrundene, og hvad der skal til, for at registreringer slår igennem ift. 225-timersreglen. Det

er knap halvdelen af kommunerne, der har arbejdsgange ift. brugen af forlængelsesgrunde. Det er

ikke alle forlængelsesgrunde, som systemmæssigt har en tilknyttet fritagelsesgrund, der automatisk

slår igennem i beregninger ift. 225-timersreglen. Det kræver f.eks. en særlig håndtering af

ydelsesmedarbejder for at få uddannelse til at tælle som en forlængelsesgrund. Disse relativt tekniske

rammer omkring korrekt brug af forlængelsesgrunde giver, efter BDO’s vurdering, et større behov for

at understøtte sagsbehandlingen med arbejdsgange.

Derfor anbefales det:

•

At der etableres detaljerede arbejdsgange for brugen af fritagelsesgrunde, og hvordan

forlængelser af 12-månedersperioden håndteres, ift. brugen af fritagelsesgrunde. Der findes

f.eks. i nogle kommuner arbejdsgange, som gennemgår, hvilke situationer der begrunder

brugen af forskellige forlængelsesgrunde, og hvordan det registreres.

At der tilrettelægges fælles procedurer på tværs af ydelsesafdeling og jobcentre, som kan

sikre at der i partshøringsprocessen, og gerne forud for partshøringsprocessen, sker en intern

kvalitetssikring af afgørelsesgrundlaget.

At kommunerne overvejer en tværgående vidensdeling af gode procedurer og arbejdsgange

ift. forlængelsesgrunde, så ressourcerne til udvikling af disse minimeres. Odense, Esbjerg og

Næstved kommune er nogle af de kommuner, som har udfoldet arbejdsgangene mest.

•

Anbefaling 4. Styrke styringen af processer omkring partshøringer

Mange af de fejl, der er fundet i fokusrevisionen, kunne være opdaget i partshøringsprocessen med

en kvalitetssikring af partshøringens oplysninger, på tværs af ydelsesafdeling og jobcenter.

Partshøring er, efter BDO’s vurdering, en central proces for at mindske omfanget af fejl omkring

nedsættelser. Ved en kvalitetssikring af begge parter forud for partshøring kan fejl ift. manglende

registreringer af undtagelser, og forlængelsesgrunde, formentlig undgås.

Side 12

I enkelte kommuner er der opbygget arbejdsgange, på tværs af ydelsesafdelingen og jobcentret, med

henblik på at sikre, at oplysninger om den omfattede persons forløb kvalificeres inden partshøring.

Desuden kan det også lede til, at manglende ordinære timer opdages. Det vurderes med fordel at

kunne udbredes til flere kommuner.

Det anbefales således:

•

At der tilrettelægges fælles procedurer på tværs af ydelsesafdeling og jobcentre, som kan

sikre at der i partshøringsprocessen, og gerne forud for partshøringsprocessen, sker en intern

kvalitetssikring af afgørelsesgrundlaget.

Anbefaling 5. Styrke styringen af processer omkring afgørelsesbreve

Fokusrevisionen har ligeledes afdækket, at der efter implementeringen af KY ses tilfælde, hvor

personer nedsættes i hjælpen, men ikke får et afgørelsesbrev. Denne praksis er ikke i tråd med

lovgivningen. Det ses i 16 pct. af sagerne med nedsættelse og er fundet i over halvdelen af

kommunerne. Nedsættelsen sker automatisk i KY, men afgørelsesbreve skal dannes af en

ydelsesmedarbejder. STAR har, med baggrund i disse resultater, allerede været i kontakt med alle

landets kommuner om at gennemgå sager, hvor der er en nedsættelse for at sikre, at sagen tages op

igen, såfremt der ikke er et afgørelsesbrev.

Fremadrettet har Kombit udviklet på KY’s funktionalitet ift. muligheden for en bedre styring af

processen omkring afgørelsesbreve. Det giver formentlig et bedre grundlag for fremadrettet at sikre,

at der bliver sendt afgørelsesbreve afsted. Det ændrer dog ikke på behovet for en manuel proces

omkring afgørelsesbrevene og sikring af, at det sker.

Med den baggrund anbefales det:

•

At alle kommuner etablerer arbejdsgange og procedurer, der kan sikre, at nedsættelse af en

persons ydelse altid følges af et afgørelsesbrev, og at afgørelsesbrevet sendes inden

nedsættelsestidspunktet.

At kommunerne sætter et særligt fokus på ledelsestilsyn med afgørelsesprocessen, således at

der er en totalkontrol af processen, i en periode.

At KY’s funktionalitet udvikles, således at der ikke sker nedsættelse af personer uden en

afgørelse.

Side 13

INDLEDNING

2.1 BAGGRUNDEN FOR REVISIONEN

Ultimo 2020 afdækkede Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) at en række ugifte

personer, der var undtaget fra 225-timersreglen på grund af begrænset arbejdsevne, jf. § 13 f, stk.

9, samtidig havde fået en nedsættelse af hjælpen. Derfor blev der i kommunerne iværksat en

gennemgribende gennemgang af problemstillingen med henblik på at afdække fejlen og rette op på

evt. uretmæssige nedsættelser af hjælpen til personerne. Processen har henover 2021 og 2022 haft

stor bevågenhed.

På foranledning af den tidligere beskæftigelsesministeren har STAR igangsat en fokusrevision af

kommunernes administration og forvaltning af 225-timersreglen. Fokusrevisionen har bl.a. til hensigt

at give indblik i, om kommunerne fremadrettet har etableret en betryggende administration af 225-

timersreglen. Fokusrevisionen har som mål at se bredt på kommunernes administration af 225-

timersreglen og skal således bidrage til at afdække, om der andre risici eller udfordringer omkring

administrationen af 225-timersreglen i kommunerne.

2.2 225-TIMERSREGLEN KORT FORTALT

Den 18. november 2015 indgik den daværende regering (Venstre), Dansk Folkeparti, Liberal Alliance

og Det Konservative Folkeparti en aftale om et kontanthjælpssystem, hvor det bedre kan betale sig

at arbejde

–

Jobreform fase I.

Hovedelementerne i aftalen var et nyt kontanthjælpsloft, der sikrer en mærkbar økonomisk gevinst

ved at gå fra kontanthjælp til arbejde, og et skærpet krav om rådighed ved at indføre en 225-

timersregel. Reglerne trådte i kraft 1. oktober 2016 og skulle medvirke til, at kontanthjælps-,

uddannelseshjælps- og integrationsydelsesmodtagere

altid opnår en økonomisk gevinst ved at tage

arbejde, også når det er job med mindre timetal eller job i den lave ende af lønskalaen. Målet var

således at ydelsesmodtagerne skulle have:

•

en større økonomisk gevinst ved at tage et job.

en større tilskyndelse til at opnå en tilknytning til arbejdsmarkedet ved at opfylde et

arbejdskrav på 225 timers ordinært og ustøttet beskæftigelse inden for de seneste 12

kalendermåneder.

Efter indførelsen af 225-timersreglen skal en person, der har modtaget kontanthjælp mv. i

sammenlagt 1 år eller mere i løbet af 3 år, og have haft mindst 225 timers ordinært og ustøttet

arbejde, indenfor de seneste 12 kalendermåneder, for at bevare retten til fuld hjælp. Hvis personen

ikke opfylder arbejdskravet, vil kontanthjælpen mv. blive sat ned. I 2023 nedsættes ugifte personer

på den højeste takst med 1.090 kr. om måneden og personer på lavere takster med 544 kr. om

måneden, hvis der ikke er optjent de 225 timer inden for 12 måneder.

Ægtepar på kontanthjælp mv. risikerer, at hjælpen for den ene ægtefælle helt bortfalder.

Ægteparret vil tilsammen dog som minimum fortsat kunne modtage, hvad der svarer til en fuld

voksensats (forsørger-/ikke-forsørger) .

Ugifte modtagere af selvforsørgelses- og hjemrejseydelse eller overgangsydelse er ikke omfattet af

225-timersreglen, jf. § 13 f, stk. 6, i Lov om aktiv socialpolitik.

Ugifte, der modtager uddannelseshjælp på SU-niveau får ikke nedsat hjælpen som følge af manglende

opfyldelse af 225-timersreglen. Så snart ydelsen stiger

–

f.eks. ved overgang til kontanthjælp - vil den

pågældendes ydelse kunne nedsættes som følge af 225-timersreglen.

Personen skal løbende opfylde kravet om 225 timers ordinært og ustøttet arbejde inden for de seneste

12 kalendermåneder, men der stilles ikke krav til, hvordan disse timer fordeles hen over de 12

kalendermåneder. Arbejdskravet kan opfyldes ved ca. 5-6 timers arbejde ugentligt eller ca. 1,5

måneders fuldtidsbeskæftigelse, jf. Ankestyrelsens principmeddelelse 6-17.

Opgørelsen af arbejdskravet på 225 timers ordinært og ustøttet arbejde inden for de seneste 12

kalendermåneder skal ske individuelt ud fra den enkeltes situation. Der er situationer, der kan føre

Integrationsydelse er siden implementering af 225-timersreglen ændret til selvforsørgelses- og hjemrejseydelse samt

overgangsydelse.

Side 14

til forlængelse af perioden på 12 kalendermåneder, jf. § 13 f, stk. 12 og 13. Der er 6

forlængelsesgrunde, som betyder, at 12-månedersperioden forlænges. Det er perioder, hvor

personen:

1. Ikke har kunnet arbejde på grund af dokumenteret sygdom

2. Har haft ret til fravær ved graviditet, barsel, adoption eller sorgorlov

3. Har modtaget støtte efter lov om social service til pasning af handicappet barn, handicappet

voksen eller døende nærtstående eller efter lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel til

pasning af alvorligt sygt barn

4. Har aftjent værnepligt

5. Er fritaget for arbejdskravet som følge af at den pågældendes arbejdsevne har været vurderet

så begrænset, at vedkommende ikke har kunnet opnå beskæftigelse på det ordinære

arbejdsmarked, jf. § 13 f, stk. 9.

6. Har deltaget i ordinær uddannelse eller anden uddannelse eller opkvalificering til uddannelse,

hvor der ikke stilles krav om udnyttelse af arbejdsmulighederne, eller har modtaget en anden

offentlig forsørgelsesydelse, der ikke er stillet krav om udnyttelse af arbejdsmulighederne til.

Hvis hjælpen er nedsat som følge af 225-timersreglen, får vedkommende ret til en fuld ydelse, når

arbejdskravet igen er opfyldt inden for de seneste 12 kalendermåneder. Alle timer skal ligge efter

tidspunktet, hvor hjælpen er bortfaldet eller blev nedsat. Det er kun ordinært og ustøttet arbejde,

som tæller med.

Personer med begrænset arbejdsevne kan undtages for 225-timersreglen, hvis kommunen ud fra en

konkret vurdering skønner, at pågældende ikke aktuelt vil kunne arbejde på det ordinære

arbejdsmarked. Undtagelsen beror på en konkret individuel vurdering.

Personer, der er omfattet af følgende indsatser, er altid undtaget for timekravet:

•

Personer, hvor kommunen er gået i gang med at lave rehabiliteringsplanens forberedende del,

fordi sagen skal forelægges for rehabiliteringsteamet med henblik på tilkendelse af

ressourceforløb, fleksjob eller førtidspension.

Personer, der modtager selvforsørgelses- og hjemrejseydelse, overgangsydelse,

uddannelseshjælp eller kontanthjælp under forrevalidering.

Personer, der modtager selvforsørgelses- og hjemrejseydelse, overgangsydelse, under

revalidering.

Reglerne rummer en høj grad af kompleksitet og skal administreres i et tæt samarbejde mellem

ydelsesmedarbejdere og jobcentrets sagsbehandlere. Jobcentret skal vejlede og rådgive personer om

regler og muligheder ift. job, samt sikre at forlængelsesmuligheder og undtagelser løbende vurderes

og registreres på rette måde, så der er det korrekte grundlag for ydelsesberegningerne.

Ydelsesmedarbejdere skal sikre, at der indberettes ordinære timer, at forlængelsesmuligheder og

undtagelser slår igennem på ydelsen osv.

2.3 UNDERSØGELSESOMRÅDER I REVISIONEN

Der er tre hovedfokusområder omkring administrationen af 225-timersreglen. De er centreret om tre

centrale processer, der knytter sig til administrationen af reglerne. Det er:

1. Vejledning af personer der kan være omfattet af reglerne om 225 timers ordinært og ustøttet

arbejde inden for de seneste 12 kalendermåneder

Temaet omkring vejledning knytter sig til de krav, der er til kommunernes indsats, for at

sikre, at alle personer omfattet af 225-timersreglen forstår reglerne og deres muligheder ift.

at leve op til reglerne.

Kommunen skal f.eks. oplyse en ansøger om hjælp om 225-timersreglen i den almindelige

vejledning og information ved første henvendelse. Kommunen skal ligeledes i henhold til

bekendtgørelse om aktiv beskæftigelsesindsats løbende vejlede om 225 timers arbejde ifm.

jobsamtaler.

Det fremgår endvidere af § 4 i varslingsbekendtgørelsen, at kommunen til personer omfattet

af reglerne, senest 6 måneder før den beregnede bortfaldsdato, skal sende et varslingsbrev

om de konsekvenser, det vil få for den pågældendes hjælp, hvis vedkommende ikke opfylder

arbejdskravet på 225 timer.

Side 15

2. Stillingtagen og administration af undtagelser fra 225-timersreglen og forlængelser af 12-

månedersperioden.

Under temaet omkring undtagelser og forlængelser af 12-månedersperioden, er der fokus på

kommunernes praksis og administration af kravet om løbende vurdering af evt. behov for at

undtage eller fritage personer fra 225-timersreglen.

Der er set på hvilken dokumentation, der ses i sagerne for baggrunden for vurderinger af

undtagelser og forlængelser, hvordan kommunerne registrerer vurderingerne, og hvordan det

påvirker afgørelserne omkring 225-timersreglen.

3. Afgørelsesprocessen fra varsling af bortfald til afgørelse om eventuel nedsættelse af hjælpen.

Under temaet undersøges kommunernes praksis ift. den tekniske proces, der afvikles med

henblik på, at ydelsen kan nedsættes. Der er i lovgivningen faste skridt, der skal gennemføres,

med henblik på at sikre, at den omfattede person får de rette forudsætninger for at agere i

reglerne.

Der er altså fokus på, hvordan varslings-, partshørings- og afgørelsesprocesser afvikles, og om

der i processen sikres, at alle relevante oplysninger inddrages, så der sikres korrekte

afgørelser.

2.4 FOKUSREVISIONENS METODE OG TILGANG

Fokusrevisionen bygger på tre metodiske hovedelementer:

•

Sagsgennemgang af 300 personsager

Interview med kommunale medarbejdere i jobcenter og ydelsesadministration med henblik

på at drøfte og forstå resultaterne af sagsgennemgangen

Interview og dialog med kommunernes ledelse om praksis og indsatser for at sikre god kvalitet

i sagsbehandlingen

Fokusrevisionen undersøger kommunernes administration af 225-timersreglen. Herunder undersøges

det, om der tegner sig et billede på tværs af ydelsesgrupper og visitationskategorier, når man ser på

kommunernes tilgang til beslutninger om undtagelser, varslinger og forlængelsesgrunde, afgørelser i

henhold til ydelsesregulering, og slutteligt en grundig undersøgelse af deres arbejdsgange med henblik

på mangler i afgørelsesbreve. Formålet med fokusrevisionen er at efterprøve om kommunerne

forvalter 225-timersreglen i overensstemmelse med lovgivningen og Folketingets intentioner.

STAR har til gennemførslen af revisionen udvalgt 20

kommuner, hvor der ses nærmere på praksis på

området. I udvælgelsen af kommunerne er der lagt

vægt på, at kommunerne er fordelt geografisk ud over

landet, samt at der er sikret en spredning ift. store og

små kommuner.

De 20 kommuner dækker 37 pct. af landets

kontanthjælpsmodtagere.

Samlet

set

fordeler

kommunerne sig med 4 kommuner i Region

Hovedstaden, 5 kommuner i Region Sjælland, 6

kommuner i Region Syddanmark, 3 kommuner i Region

Midtjylland, og 2 kommuner i Region Nordjylland, jf.

tabel 1.

Tabel 1. Deltagerkommuner fordelt på regioner

Region

Nordjylland

Midtjylland

Syddanmark

Hovedstaden

Sjælland

Kommuner der har indgået i

revisionen

Aalborg, Hjørring

Aarhus, Herning, Hedensted

Odense, Svendborg, Esbjerg,

Fredericia, Middelfart, Tønder

Frederiksberg, Gladsaxe,

Hvidovre, Tårnby

Lolland, Næstved, Ringsted,

Slagelse, Vordingborg

Der er som nævnt i alt gennemgået 300 sager, som fordeler sig på personer, der i oktober 2022 har

modtaget enten kontanthjælp, uddannelseshjælp, overgangsydelse eller selvforsørgelses- og

hjemrejseydelse. De 300 sager er fordelt mellem 159 sager, hvor personen er job- eller

uddannelsesparat og 141 sager, hvor personen er aktivitetsparat.

Ydermere, er 133 af personerne i sagsgennemgangen gifte og 167 er ugifte eller fraskilte, jf. tabel

7.1 i bilag 1.

Side 16

BDO har i stikprøveudsøgningen målrettet udsøgt personer, der er eller har været undtaget. Ca.

halvdelen af sagerne i sagsgennemgangen falder under den gruppe. Den anden halvdel er udsøgt med

henblik på at finde personer, der er berørte eller kunne være berørt af en nedsættelse.

Herudover er der lagt vægt på at finde sager, hvor der via registerdata kan indikere, at der er

modsætningsforhold i sagerne, som kan undre. Det er f.eks. personer med høj beskæftigelsesgrad,

som er nedsat.

2.5 LÆSEVEJLEDNING

I de følgende kapitler udfoldes revisionens resultater inden for de tre hovedfokusområder. Strukturen

i kapitlerne følger disse fokusområder og tager endvidere afsæt i, at beskrive fokusrevisionens

resultater ud fra de centrale skridt der skal tages i borgerforløbet omkring reglerne.

I rapporten er der nogle opmærksomhedspunkter, som kan være nyttige at holde sig for øje ved

læsningen. Det er:

•

I fokusrevisionen er der udvalgt 15 sager i hver kommune. Disse sager er udvalgt med henblik

på at finde interessante sager, hvor der har været hændelser, der er interessante for

fokusrevisionen.

Det er væsentligt at huske i læsningen af resultaterne, at der i stikprøveudsøgning har været

en strategi om at finde interessante sager ift. undtagelser og afgørelsesproces. Resultaterne

kan således ikke forventes at være et spejl på den gruppe, der kan være omfattet af reglerne.

Mange vil være i berøring med kontanthjælpssystemet uden at blive berørt af reglerne.

Resultaterne i denne rapport omfatter kun de 20 kommuner, som er udpeget til revisionen.

Resultaterne bygger primært på sagsgennemgangsdata og interview med kommunerne. I

enkelte tilfælde inddrages der registerdata for hele populationen med henblik på at have et

grundlag for at perspektivere resultaterne osv. Det vil tydeligt fremgå, når data bygger på

andet grundlag end sagsgennemgang og interview.

I sagerne er der set på personens sag som helhed. I udgangspunktet ses der på det seneste

sagsforløb på en række punkter, men i visse sammenhænge er det nødvendigt at orientere

sig i hele forløbet f.eks. for at se, hvordan personen er blevet nedsat i ydelse.

Hvert kapitel i rapporten indledes med en opsamling på de væsentligste resultater og

vurdering af risikobilledet for området, som derefter følges op af en mere dybdegående

gennemgang af resultaterne.

Resultaterne er dokumenteret i figurer og tabeller. I tabellerne arbejdes der med en

markering (med lyserød farve) til at pege ind på de centrale resultater/opgørelser i tabellen.

•

2.6 CENTRALE BEGREBER OMKRING 225 TIMERSREGLEN

Inden læsningen af rapporten er der nogle centrale begreber, som kan være hensigtsmæssige at have

med i læsningen. Der er således en række tekniske begreber i relation til reglerne, som der refereres

til løbende i rapporten.

Bortfaldsdato

Varslingsdato

Ydelsesstart

Personens status

Er den dato, hvor en person omfattet af 225-timersreglen kan falde for

timereglen, og ydelsen enten nedsættes eller bortfalder.

Er den dato, hvor en person omfattet af 225-timersreglen varsles om muligt

bortfald eller nedsættelse af ydelse.

Det er den 1. dag, hvor en person modtager en ydelse, der er omfattet af

225-timersreglen.

Med dette menes den enkelte persons situation, ift. om personen er varslet,

nedsat i ydelse eller har tilstrækkeligt niveau ift. ordinære timer til at

oppebære fuld hjælp.

Er kommunernes ydelsessystem, der beregner og styrer udbetaling af ydelser

Side 17

VEJLEDNINGEN OMKRING 225-

TIMERSREGLEN

I fokusrevisionen er det undersøgt, hvordan kommunerne forvalter de krav, der er til vejledning om

225-timersreglen. Vejledningen skal sikre, at alle personer omfattet af 225-timersreglen forstår

reglerne og deres muligheder ift. at leve op til reglerne.

Resultaterne viser, at mange kommuner har et godt løbende fokus på vejledning om reglerne. Der

er dog en generel udfordring med at løfte den særlige vejledningsforpligtigelse, når personer

varsles om nedsættelse af hjælpen. I varslingssituationen vurderes der ikke at være den forudsatte

opmærksomhed på vejledning og støtte til jobsøgning op til evt. nedsættelse af hjælpen, som

lovgivningen tilsiger. Det skyldes især, at der mangler viden i jobcentret om, hvilke personer der

er varslet.

3.1 INDLEDNING

Kommunerne skal oplyse om 225-timersreglen som en del af den almindelige vejledning og information

til alle, der ansøger om eller modtager kontanthjælp, uddannelseshjælp, overgangsydelse eller

selvforsørgelses- og hjemrejseydelse.

Derudover er der en særlig forpligtigelse til at sikre, at den enkelte ydelsesmodtager forstår reglerne,

og den enkeltes muligheder, løbende i kontaktforløbet og særligt ifm. eventuel varsling. I

varslingsbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 474 af 22. april 2020) fremgår at både i varslingsbrevet

og i de efterfølgende samtaler, skal der være en vejledning om reglerne og mulighederne for

jobsøgning. Det kan også efter behov indeholde praktisk bistand til jobsøgningsaktiviteter.

Vejledningsforpligtigelsen under forskellige dele af kontaktforløbet er illustreret i nedenstående

figur. Vejledningsforpligtigelsen er hele tiden aktuel, når personen er omfattet af reglerne

–

også

efter der er truffet afgørelse.

I fokusrevisionen er der set på kommunernes praksis ift. vejledning i arbejdsgange og i

dokumentationen på konkrete sager. Resultaterne af gennemgangen viser overordnet, at:

►

Der er i knap 60 pct. af sagerne set en dokumenteret vejledning af personerne ved første

henvendelse. Vejledning består af mundtlig vejledning i samtaler og/eller en pakke med

skriftligt materiale, der udsendes ifm. ansøgningen om hjælp. Nogle kommuner har

procedurer eller arbejdsgange omkring den første vejledning, som sikrer at vejledningen sker

Side 18

stort set konsekvent, mens det i andre kommuner virker tilfældigt og personafhængigt, om

der gives en vejledning.

►

Der er i stort set samme omfang

–

knap 60 pct. af sagerne

–

dokumenteret en vejledning

løbende i kontaktforløbet.

►

Kommunerne lever generelt ikke op til den særlige vejledningsforpligtigelse, der ligger

omkring varslingssituationen. Der ses kun i 20 pct. af sagerne, at der i forbindelse med varsling

er fokus på målrettet vejledning om 225-timersreglen eller et særligt fokus på vejledning op

til nedsættelse/bortfald af ydelse. Det skyldes overvejende, at sagsbehandler ikke har

information om personens varsling, og dermed ikke har den viden, der forudsættes, at der

ageres ud fra.

De største risici ift. manglende lovmedholdelighed i praksis omkring 225-timersreglen vurderes at

knytte sig til varslingssituationen, og den manglende vedledning i disse situationer. Her ligger der

særligt udfordringer i:

Der mangler viden i jobcentret om personens situation ift. 225-timersreglen som udfordrer den

lovpligtige vejledning.

Jobcentrets grundlag for en målrettet vejledning om 225-timersreglen er

begrænset. Før implementeringen af KY har en række kommuner haft en snitflade mellem

ydelsessystem og fagsystemer, der understøttede, at sagsbehandler får et overblik over personens

situation ift. 225-timersreglen. Der er ikke en mulighed for en aktiv snitflade i dag, og det betyder,

at jobcentret skal have informationer om personens situation overbragt på anden vis eller skal

orientere sig i ydelsessystemet. Det betyder konkret, at der sjældent ses opmærksomhed på, når

personen varsles, og dermed er den særlige vejledningsforpligtigelse efter varsling udfordret.

Manglende vejledning ifm. varsling kan efter konkret vurdering medføre, at nedsættelsen af personen

skal udskydes.

Der mangler viden hos personen om egen situation ift. 225-timersreglen.

Omfattede personer får

information af status ift. optjente timer ifm. varsling og partshøring. Der er ikke på anden måde

adgang til løbende optællinger af timer, medmindre personen kontakter kommunens ydelsesafdeling.

Tidligere har der været en tæller, synliggjort for den enkelte person på Jobnet.dk, som viste status

ift. optjening af timer. Denne funktionalitet er ikke til stede længere, og gør det formentlig svært at

gennemskue, hvor tæt på, eller langt fra, den enkelte er ift. at opfylde kravet. Personerne klager

ikke over afgørelserne, heller ikke når der sker åbenlyse fejl. Det kan være et tegn på, at grundlaget

for afgørelserne er svært at gennemskue.

3.2 VEJLEDNING IFM. FØRSTE HENVENDELSE

Det fremgår af vejledning om 225-timersreglen for ægtepar og ugifte der modtager hjælp efter lov

om aktiv socialpolitik § 11 (VEJ nr. 9514 af 30/6/2021) at kommunen oplyser om 225-timersreglen i

den almindelige vejledning og information af ægtefæller og ugifte personer, der ansøger om eller

modtager hjælp. I sagsgennemgangen er der ved opstarten af seneste ydelsesforløb set på, om

kommunerne har dokumenteret en vejledning af personen ved første henvendelse.

Sagsgennemgangen viser, at der er vejledning ved første henvendelse i knap 66 pct. af sagerne. Det

ses oftest i sager med selvforsørgelses- og hjemrejseydelse eller overgangsydelse og i mindre grad i

sager med uddannelseshjælp. I kontanthjælpssager, som er den største gruppe, se der vejledning i

65,3 pct. af sagerne jf. figur 3.1.

15 ud af de 20 kommuner har beskrevne arbejdsgange omkring vejledningen og dokumentation af

vejledning. Det er færre kommuner, der udbygger arbejdsgangene med, hvordan vejledningen skal

foregå (skriftlig/mundtlig), eller hvad den skal indeholde, men der er ofte aftalt en praksis med

medarbejderne f.eks. brug af bestemt skriftligt materiale. Udleveringen af materialet til omfattede

personer dokumenteres ikke nødvendigvis i sagerne, og derfor viser nedenstående formentlig ikke det

fulde billede af vejledningsindsatsen.

Side 19

Figur 3.1. Andel af personer der vejledes ved første henvendelse om hjælp - fordelt på

ydelsesmodtagergrupper.

Pct.

75,0

65,3

65,0

65,8

Selvforsørgelses- og

hjemrejseydelse eller

overgangsydelse

Kontanthjælp

Uddannelseshjælp

I alt

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Anm: Integrationsydelse omfatter selvforsørgelses- og hjemrejseydelse samt overgangsydelse

Der er stor forskel på vejledningen mellem kommuner. Der er kommuner, som synes at have etableret

en sikker praksis omkring vejledningen, hvor der i mere end 80 pct. af sagerne (i alt 6 kommuner) har

været vejledning ifm. første henvendelse. I 4 kommuner er der imidlertid under 50 pct. af sagerne,

hvor der ses vejledning.

Resultaterne skal ses i lyset af, at det for en række af de personer, der er omfattet af

sagsgennemgangen, er tale om langvarige ydelsesforløb, hvor første henvendelse kan ligge flere år

tilbage.

Den store spredning i vejledningen blandt kommuner giver dog en stærk indikation af, at der er god

grund til at sætte fokus på vejledningen ved første henvendelse, så det sikres, at de omfattede

personer får de bedst mulige forudsætninger for at forstå og efterleve reglerne, hvilket også

understøtter det jobrettede sigte med indsatsen.

Figur 3.2. Andel af sager hvor der har været vejledning ifm. første henvendelse om hjælp -

fordelt på kommuner

Pct.

120

100

100 100 100

Gns. 66 pct.

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Side 20

Vejledningen om 225-timersreglen kan komme

fra

både

ydelsesadministrationen

jobcentret.

Der

anvendes

typisk

kombination af skriftligt og mundtligt

materiale.

STAR har i 2018 udarbejdet digitalt og

skriftligt vejledningsmateriale. Materialet

rummer:

•

en film, der fortæller om kravet om

225 timer, muligheden for at blive

reduceret i hjælp, hvordan man lever

op til de 225 timers arbejde samt,

hvordan man kan få hjælp til

jobsøgning.

skriftligt materiale - bla. cases - der

beskriver, hvordan reglen virker ift.

nedsættelse af ydelse for forskellige

målgrupper gifte/ugifte mv.

BOKS 1. Eksempler på hvordan der vejledes ved

ansøgning om hjælp.

Vejledningen ved 1. henvendelse ser forskellig ud i

kommunerne og kan være en kombination af flere

forhold, f.eks.:

•

Gennemgang af regler ifm. første jobsamtale.

Her anvendes

ofte STAR’s

vejledningsmateriale og cases til at

eksemplificerer, hvad der sker med ydelsen.

Pakke med vejledningsmateriale om f.eks.

225-timersreglen der udsendes ifm. bevilling

af ydelse eller ved indkaldelse til 1. samtale.

Det kan f.eks. indeholde vejledningsmateriale

fra STAR samt en henvisning til den digitale

vejledning på Borger.dk eller STAR

hjemmeside.

Informationsmøde ifm. opstart af

kontaktforløb i jobcentret, hvor der

informeres om rettigheder og pligter ifm.

kontaktforløbet, herunder også kravet om 225

timer.

•

De skriftlige vejledninger ligger ikke længere

tilgængeligt på STAR’s hjemmeside, men

anvendes fortsat i flere kommuner.

Materialet anvendes som nævnt i nogle

kommuner, men der er også kommuner, der undlader at anvende materialet, da materialet ikke er

opdateret med nye takster. I stedet vejledes der mundtligt.

3.3 VEJLEDNING I KONTAKTFORLØBET

I kontaktforløbet skal der løbende, ved hver jobsamtale, vejledes om 225-timersreglen, så personens

opmærksomhed på den stående skærpede rådighedsforpligtigelse omkring optjening af 225 timer

vedligeholdes. Det fremgår af § 42 i Bekendtgørelsen om en Aktiv Beskæftigelsesindsats. I vejledning

om lov om en aktiv beskæftigelsesindsats står f.eks. beskrevet:

”Indholdet i jobsamtaler skal leve op til formålet med kontaktforløbet for den enkelte som f.eks.

fokus på konkrete job og jobsøgning eller for personer med et uddannelsespålæg opfølgning på det

aktuelle trin i uddannelsespålægget. Derudover er der nogle få indholdskrav i særlige situationer. Det

er vejledning om 225-timers-kravet for personer, som

kan

blive omfattet af kravet om 225 timers

ordinært og ustøttet arbejde inden for 12 måneder…”

Figur 3.3. Andel af personer

ydelsesmodtagergrupper.

Pct.

Selvforsørgelses- og

hjemrejseydelse eller

overgangsydelse

Kontanthjælp

Uddannelseshjælp

I alt

der

vejledes

løbende i

kontaktforløbet

fordelt

på

66,7

60,1

39,5

65,8

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM. Vejledninger er vurderet i alle 300 sager.

Anm: N=185

Side 21

Alle jobsamtaler skal således omfatte en vejledning om 225-timerskravet, men også om hvordan der

kan opnås ordinære timer og, hvordan jobcentret kan hjælpe personen.

Der er ikke anlagt en meget stram tilgang til at vurdere vejledning, men alene set efter, om der med

jævne mellemrum optræder vejledning i jobsamtalerne. Der er set på samtalereferater i jobcentret

over de seneste to år og undersøgt om der ses dokumenteret en vejledning igennem denne periode i

flere jobsamtaler. I godt 65,8 pct. af sagerne er der en vejledning løbende i kontaktforløbet. Det er

primært personer på kontanthjælp, selvforsørgelses- og hjemrejseydelse og overgangsydelse der

vejledes. Unge på uddannelseshjælp vejledes kun løbende i knap 40 pct. af sagerne jf. figur 3.3.

Der ses også forskelle på vejledningen, for de personer, der aktuelt er undtaget, og aktuelt er

omfattet af reglerne jf. figur 3.4. For de personer, som er undtaget, vejledes der ikke i så høj grad,

som de grupper, der er vurderet til at være omfattet af reglerne. Kommunerne peger selv på, at det

kan være svært meningsfuldt at fastholde vejledningen, i de grupper af aktivitetsparate

kontanthjælpsmodtagere, som er undtaget gennem længere perioder, når de vurderes ikke at kunne

indfri kravet om ordinært arbejde. Risikoen ved manglende vejledning for den gruppe, der har

langvarige undtagelser, vurderes at være begrænset. Det væsentlige for personens økonomi og

retssikkerhed er, at reglerne ikke tabes af sigte, når der er tales om forventede kortvarige

undtagelser.

Figur 3.4. Andel personer der vejledes løbende i kontaktforløbet fordelt på om personen er

undtaget eller omfattet af 225-timersreglen

Pct.

Omfattet

Undtaget

I alt

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Anm: N=185

68,2

47,7

65,8

På kommuneniveau ses der også i den løbende vejledning en stor forskel på kommunernes

dokumentation af vejledningen jf. figur 3.5. Der er kommuner, der har et konsekvent fokus på

vejledning og andre kommuner, hvor det er få sager, der ses dokumenteret en vejledning.

Når der ikke er vejledning, så er det ikke nødvendigvis et udtryk for, at der ikke er opmærksomhed

på reglerne. Der dokumenteres ofte, og hyppigere end vejledning, en løbende stillingtagen til, om

personen er omfattet eller undtaget fra reglerne.

De fleste kommuner peger også på, at den helt grundlæggende ramme omkring indsatsen fra start til

slut er et fokus på vejen til job og muligheden for ordinære timer. Derfor ligger det som en helt fast

del af dialogen med personen at tale om muligheder for job, jobsøgningsstøtte, ordinære timer,

småjob mv. Mange kommuner peger også på, at virksomhedskonsulenter, personlige jobformidlere

mv. også er med til at understøtte fokus på de 225 timer løbende i deres arbejde med at formidle til

job. Dette ses ofte ikke dokumenteret i sagerne, da der ikke er samme journalføringskrav for disse

funktioner i kommunerne.

De vil typisk registrere deres kontakt som ”anden samtale,” hvor der ikke

er de samme krav til indholdet som i andre samtaler.

Side 22

Figur 3.5. Andel af sager med dokumenteret vejledning løbende i kontaktforløbet - fordelt på

kommuner

Pct.

120

100

93 92

87 87

78 73

67 64 62

60 60

47 47

40 40

Gns. 58 pct.

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

3.4 VEJLEDNING IFM. VARSLING

I forbindelse med varsling skal der i henhold til § 5 i Varslingsbekendtgørelsen være en særlig

vejledning af personer, der varsles og nedsættes efter 225-timersreglen. Vejledning skal sikre

forståelsen af reglerne og gøre opmærksom på muligheder ift. jobsøgning. Det er forudsat, at der i

varslingsbrevet henvises til mulig kilde til hjælp til jobsøgning og at finde jobmuligheder. Derudover

skal der frem mod bortfaldsdato (dato for mulig nedsættelse af ydelsen) være en konsekvent

vejledning ved hver jobsamtale, og evt. støtte til jobsøgningsaktiviteter efter behov.

Det følger af reglerne om det skærpede rådighedskrav, at såfremt der ikke er dette særlige

vejledningsfokus, kan det medføre at hjælpen ikke kan nedsættes eller bortfalde. Det er op til

kommunerne at påse en kontrol af dette, da systemerne ikke selv kan kontrollere dette forhold. I

drøftelserne med kommunerne har BDO set en enkelt kommune administrere disse regler konsekvent,

med en vurdering inden afgørelse på, om personen er blevet vejledt ved hver samtale.

Der er i sagsgennemgangen set på, om der ifm. varsling er et særligt fokus på vejledning i form af

rådgivning om økonomi, jobsøgning eller lignende, eller at vejledning intensiveres.

Sagsgennemgangen viser, at der sjældent sker særlig vejledning ifm. med varsling eller tages særlige

initiativer for at støtte op om personens jobsøgning.

I 171 ud af de 300 sager er personen varslet om mulig nedsættelse af ydelsen. I 60,4 pct. af sagerne

med varsling er der ikke set vejledning ifm. varsling, som ellers er forudsat i lovgivningen, jf. figur

3.6. Det sker i mindre omfang for personer på uddannelseshjælp. Mange kommuner peger på, at de

ikke har så stort fokus på at sikre vejledningen for disse grupper, da en afgørelse kun i mindre omfang

leder til en nedsættelse, da personens ydelsesniveau er for lavt. Vejledningen er dog væsentlig efter

BDO’s vurdering. Det skyldes, at der træffes en afgørelse, selvom ydelsen er for lav til at personen

får en nedsættelse. Det betyder, at så snart personen får en højere ydelse vil nedsættelsen træde

ind uden varsling, partshøring og afgørelse.

Når der er vejledt, er det typisk i kontanthjælpssager og typisk en rådgivning ift. økonomi (4 pct. af

sagerne med varsling) og rådgivning om jobsøgning (17 pct. af sagerne med varsling).

Side 23

Figur 3.6. Andel af de gennemgåede sager, hvor personen er varslet og hvor der

ikke

ifm.

varsling er et særligt fokus på vejledning og evt. initiativer for at understøtte jobsøgning.

100

Pct.

57,9

63,3

45,0

60,4

Selvforsørgelses- og

hjemrejseydelse eller

overgangsydelse

Kontanthjælp

Uddannelseshjælp

I alt

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Anm: Sager uden vejledning ifm. varsling er holdt op imod det samlede antal sager med en varsling

Der er således sjældent i samtalereferater eller journalnotater set dokumenteret en opmærksomhed

på varslingsbrevet. Det har været et

BOKS 2. Eksempler på håndholdte processer til at

tilbagevendende tema i dialogen med

understøtte opmærksomheden på varslede

kommunerne, om det giver et rigtigt billede.

personer

Der er en bred erkendelse af, at det tegner et

rigtigt billede af indsatsen. Den manglende

opmærksomhed skyldes ifølge kommunerne

bl.a., at ydelsessystemet ikke leverer

oplysninger til fagsystemet om personers status

ift. reglerne. Det gælder både om optjente

timer, varsling, partshøring, bortfaldsdato

(beregnet dato for beregning af 225 timer og

evt.

nedsættelse

hjælpen).

Den

funktionalitet har tidligere været muligt at

tilkøbe i det tidligere ydelsessystem (KMD-

Aktiv).

Kommunerne skal således have mere håndholdte

processer ift. sikre viden i jobcentret f.eks. om

udsendte varslinger. Eksempler på håndholdte

processer er beskrevet i boks 2 ved siden af.

Der er set eksempler på enkelte kommuner, som

har igangsat særlige initiativer for at styrke

vejledningen. Det kan f.eks. gøres ved:

•

At ydelsesafdelingen på månedsbasis sender

lister over varslede personer. Der skulle nu

være etableret en mulighed for at udsøge

disse sager i KY, som gør det muligt. Det

kræver, at der etableres arbejdsgange i

jobcentret for, hvordan oplysningerne

håndteres.

At ydelsesmedarbejdere ud fra lister om

varslede personer indsætter en advis i

fagsystemet om, at personen er varslet.

•

Derudover sendes varslingsbrevet automatisk fra systemet, hvilket betyder, at ydelsesafdelingen ikke

automatisk har så stort fokus på den proces. Der skal indlægges procedurer for at sikre, at der er en

overvågning af varslinger.

Der er også kommuner, der har peget på, at de tidligere har brugt en mulighed for at følge optællingen

af timer på personens

”min

side” på Jobnet.dk. Det er anvendt som en mulighed i løbet af samtalen

at gå ind på

”min

side” sammen med personen, for at se ind i personens status ift. optjening af timer.

Det er relevant gennem hele forløbet, også efter nedsættelse, hvor personen igen skal optjene 225

timer.

Når det er problematisk, at der ikke sker en vejledning, så er det særligt i de tilfælde, hvor der er

personer, som har ordinære timer, og hvor det i høj grad er realistisk, at de kan optjene 225 timer.

Der er set flere eksempler på personer, som kommer ganske tæt på de 225 timers arbejde, men

nedsættes, da de mangler nogle få timer. I disse tilfælde kunne et skarpere fokus på de ordinære

timer måske have bidraget til, at personen eller jobcenteret kunne sætte ekstra tryk på at få skabt

mulighed for de ekstra timer.

Side 24

Figur 3.7. Andel varslede, hvor der ifm. varsling

ikke

er et særligt fokus på vejledning og evt.

initiativer for at understøtte jobsøgning

–

fordelt på kommuner.

Pct.

100 100 100

100

Gns. 72pct.

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Anm: Sager uden vejledning ifm. varsling er holdt op imod det samlede antal sager med en varsling. Der er i alt 164 varslede.

Kommunerne har dog peget på, at hele præmissen for jobcentrets arbejde er løbende støtte til

jobsøgning og det at opnå ordinært arbejde og ordinære timer. Derfor er der ikke et særskilt behov

for at vejlede om jobsøgningsmuligheder i varslingssituationen. Der er et kontinuerligt fokus på

jobformidling

–

også til småjobs

–

gennem hele forløbet fra første henvendelse til personen er i job.

På kommuneniveau er der også i målingen af denne vejledning ganske stor forskel mellem kommuner,

hvor andelen der får et særligt vejledningsfokus variere fra 20 pct. til 100 pct jf. figur 3.7. I

forståelsen af disse resultater er det vigtigt, at målingen ikke bygger på alle sager, og i nogle

kommuner har der kun været en mindre del af sager, hvor der har været en varsling.

Side 25

LØBENDE VURDERINGER AF PERSONERS

MULIGHEDER FOR AT VARETAGE 225

TIMERS ORDINÆRT ARBEJDE

I fokusrevisionen er det undersøgt, hvordan der arbejdes med vurderingerne af, om personer skal

undtages fra 225-timersreglen, eller om der er grunde til at forlænge (give mere tid) til at optjene

de 225 timer. Der skal løbende ske vurderinger heraf. Resultaterne viser, at det ikke altid sker, og

at der i en række tilfælde sker fejl ved, at undtagelser og forlængelser ikke registreres. Det giver

anledning til fejl, hvor personer nedsættes uretmæssigt i hjælp.

Kommunerne har justeret praksis omkring undtagelser for at imødegå disse fejl. Uanset om der

findes færre fejl fremadrettet ift. undtagelser og forlængelser, så vurderes der at være behov for

at styrke kvaliteten i den løbende dokumentation af vurderinger om undtagelser.

4.1 INDLEDNING

Kommunerne skal løbende vurdere, om målgruppen for 225-timersreglen evt. skal undtages for 225-

timersreglen, eller er omfattet af situationer, der kan forlænge 12-månedersperioden, som de 225

timer beregnes indenfor.

Undtagelser og forlængelsesgrunde registreres for personen i fagsystemet med henblik på, at

ydelsessystemet medtager dette i grundlaget for ydelsesudbetalinger. Det er afgørende for at

ydelsesudbetalingen er korrekt, at undtagelser og forlængelsesgrunde også indberettes korrekt.

Processen er præsenteret i nedenstående illustration.

I fokusrevisionen er der blandt andet set på undtagelser af personer for 225-timersreglen og

forlængelse af arbejdskravet, hvilket blandt andet handler om kommunernes arbejdsgange og

procedurer, begrundelser for undtagelser, udløbsdato for undtagelser, den løbende stillingtagen til

undtagelser, registrering af fravær, der kan få betydning for, at 12-månedersperioden kan forlænges,

og andel hændelser, hvor kommunen forlænger 12-månedersperioden.

Side 26

Resultaterne af gennemgangen viser overordnet, at:

►

Kommunerne har generelt en stor opmærksomhed på løbende stillingtagen til, om personer

skal undtages fra 225-timersreglen eller er omfattet af reglerne. Stillingtagen sker i mange

kommuner systematisk ifm. gennemførelse af jobsamtaler. Der er set på 87 sager med

undtagelser, hvor slutdatoen er udløbet, og i 40 pct. at sagerne er der taget stilling til

undtagelsen.

►

Manglende stillingtagen til undtagelse samt manglende registrering af undtagelser og

forlængelsesgrunde er dog alligevel en kilde til mange af de fejl, der har ydelsesmæssige

konsekvenser i sagsgennemgangen. De undtagelser, der ikke tages stilling til, vil f.eks.

betyde, at undtagelsen udløber, hvorefter personen igen er omfattet af 225-timersreglen,

selvom der ikke er taget stilling til, om det bør være sådan.

►

Det er efterhånden en udbredt praksis, at undtagelse får en udløbsdato efter 1 år eller har

en åben slutdato. Der blev i 2022 åbnet op for den mulighed af STAR, og kommunerne har

tilpasset praksis efter anbefaling fra Kombit (kommunernes systemleverandør). Den ændrede

praksis bidrager til at mindske eventuelle udfordringer med, at der ikke tages stilling til en

undtagelse, som kan lede til, at personer uretmæssigt partshøres og nedsættes i ydelse

direkte efter udløb af undtagelser.

►

Begrundelser for undtagelser har ofte karakter af standardformuleringer i samtalereferater,

hvor der ikke dokumenteres en substantiel stillingtagen til undtagelsen. I ca. 37 pct. af

tilfældene er undtagelser begrundet ud fra en standard beskrivelse. Det vurderes, at det giver

et svagt grundlag for at foretage den løbende vurdering og også at arbejde målrettet med at

udvikle arbejdsevnen.

►

Der ses enkelte eksempler på personer, der har ordinære timer eller virksomhedspraktik i et

omfang, der ikke harmoner med en undtagelse. Det kan ske fordi jobcentret ikke nødvendigvis

får oplysninger om evt. ordinære timer fra KY. Personen kan indberette lønsedler løbende til

ydelsesmedarbejdere uden at sagsbehandler i jobcentret er orienteret om omfang og

varighed. Løbende udsøgning og kontrol af personer, der har undtagelser og samtidig har

ordinære timer/virksomhedsplacering kan være en vej til at sætte fokus på dette element.

►

Der er i flere kommuner konstateret et manglende fokus på korrekt registrering af

fravær/fritagelse, der forlænger 12-månedersperioden. Forkert registrering af barsel,

sygdom ol. kan komme til at betyde, at personen bliver reguleret i ydelsen, selvom der

forlængelsesgrunde. Der er sjældent en involvering af sagsbehandler i kvalitetssikring af de

oplysninger der ligger til grund for partshøring eller afgørelse, hvilket også betyder at

muligheden for at opdage de manglende forlængelsesgrunde bliver begrænset.

De største risici for en ikke-lovmedholdelig administration af 225-timersreglen vurderes at ligge i:

Manglende stillingtagen til undtagelse samt manglende registrering af undtagelser:

Manglende

stillingtagen til undtagelse samt manglende registrering af undtagelser er kilde til mange af de fejl,

der har ydelsesmæssige konsekvenser i sagsgennemgangen. De undtagelser, der ikke tages stilling til,

vil f.eks. betyde, at undtagelsen udløber, hvorefter personen igen er omfattet af 225-timersreglen,

selvom der ikke er taget stilling til, om det bør være sådan.

Undtagelser med slutdato på 1 år eller uden slutdato:

Det er efterhånden en udbredt praksis, at

undtagelse får en udløbsdato efter 1 år eller har en åben slutdato. 13 ud af de 20 kommuner har

fastsat en fælles praksis for brug af slutdatoer, hvor den fastsættes til 1 år eller uden slutdato. Den

ændrede praksis bidrager til at mindske eventuelle udfordringer med, at der ikke tages stilling til en

undtagelse, som kan lede til, at personer uretmæssigt partshøres og nedsættes i ydelse direkte efter

udløb af undtagelser. Den nye praksis giver en forskydning i kommunes risikobillede ift.

administrationen af reglerne. Det rejser et behov for opmærksomhed på, om undtagelserne bliver for

lange. Lange undtagelsesperioder, hvor personen reelt kunne være omfattet af reglerne, kan have

betydning for kommunens og samfundets økonomi, hvis ydelsen reelt skulle være nedsat. Derfor er

det vigtigt, at kommunerne, sammen med den nye praksis for slutdato, har en arbejdsgang og praksis

for systematisk opfølgning og genvurdering af slutdato, løbende i ydelsesforløbet.

Side 27

Manglende opmærksomhed på registrering og korrekt registrering af fravær/fritagelse, der

forlænger 12-månedersperioden:

Der er i flere kommuner konstateret et manglende fokus på

registrering og korrekt registrering af fravær/fritagelse, der forlænger 12-månedersperioden. Forkert

registrering af barsel, sygdom, uddannelse ol. kan komme til at betyde, at personer med urette bliver

reguleret i ydelsen, selvom der er en forlængelsesgrund. Manglende registrering af

forlængelsesgrunde, kan have betydning for personen omfattet af reglerne, lang tid efter der har

været grund til at forlænge.

Korrekt brug af forlængelsesgrunde:

Sagsgennemgangen finder et betydeligt antal sager med

hændelser i sagsforløbet, der kunne give ret til forlængelse, som der ikke tages højde for. Det er

særligt 5. forlængelsesgrund ”Perioder, hvor den pågældendes arbejdsevne har været så begrænset,

at kommunen har vurderet, at vedkommende ikke har kunnet opnå beskæftigelse på det ordinære

arbejdsmarked, jf. § 13 f, stk. 9.”, der ikke bliver taget højde for. Samtidig er det kun omtrent

halvdelen af kommunerne, hvor forlængelsesgrundene indgår i arbejdsgangsbeskrivelser.

Sagsgennemgangen peger således på, at der kan være et behov for at øge fokus på

forlængelsesgrundene i administrationen generelt, og løfte medarbejdernes viden om hvilke

hændelser, der kan give forlængelse af arbejdskravet.

4.2 UNDTAGELSE FRA 225-TIMERSREGLEN

Kommunen skal tage stilling til, om en person med ret til kontanthjælp, uddannelseshjælp,

selvforsørgelses- og hjemrejseydelse eller overgangsydelse er undtaget fra arbejdskravet om de 225

timer efter undtagelsesbestemmelsen i lovens § 13 f, stk. 9. Det vil sige, om personen har en så

begrænset arbejdsevne, at der ikke kan opnås beskæftigelse på det ordinære arbejdsmarked i det

nødvendige omfang for at optjene 225 timer årligt.

Ved kommunens vurdering af, om en person på nuværende tidspunkt vil kunne arbejde på det

ordinære arbejdsmarked, indgår, om personen vil være i stand til at udføre ordinært og ustøttet

arbejde

–

dvs. en vurdering af personens aktuelle arbejdsevne. Der indgår derimod ikke en vurdering

af, om det er realistisk, at pågældende kan finde et arbejde.

Vurderingen af, om en person er undtaget fra 225-timersreglen, sker som led i det individuelle

kontaktforløb i jobcentret, hvor personen orienteres om resultatet af vurderingen og vejledes om

konsekvenserne heraf. Hvis kommunen vurderer, at en ægtefælle eller en ugift persons arbejdsevne

er så begrænset, at vedkommende ikke vil kunne opnå beskæftigelse på det ordinære arbejdsmarked,

omfattes personen ikke af kravet om 225 timers ordinært og ustøttet arbejde inden for de seneste 12

kalendermåneder. Personer, som jobcentret vurderer, skal være undtaget fra 225-timersreglen,

registreres med en fritagelsesmarkering, jf. bekendtgørelse om det fælles datagrundlag og det

statistiske datavarehus på beskæftigelsesområdet.

Undtagede personer i sagsgennemgangen

I sagsgennemgangen er der i alt gennemgået 300 sager. 160 personer eller 53,3 pct. var eller har

været undtaget for 225-timersreglen i en periode. 96 personer er aktuelt undtaget, mens 64 personer

har været undtaget på et tidligere tidspunkt.

Aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere er oftere undtaget for 225-timersreglen end jobparate

kontanthjælpsmodtagere og uddannelsesparate uddannelseshjælpsmodtagere jf. figur 4.1. Der er dog

også mange job- og uddannelsesparate, der er undtaget, selv om disse målgrupper bør være tættere

på arbejdsmarkedet. I 6 kommuner er der arbejdsgange for, at det ikke er muligt at undtage job- og

uddannelsesparate. Kun i enkelte kommuner er der eksplicit taget stilling til, at jobparate eller

uddannelsesparate ikke kan undtages.

Side 28

Figur 4.1. Personer som er eller har været undtaget, fordelt på visitationskategori

Pct.

60,3

53,3

47,2

39,4

27,0

32,9

21,4

21,3

Job- eller uddannelsesparate

Aktuelt undtaget

Aktivitetsparate

Tidligere undtaget

Begge grupper

I alt

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Anm: N=300

Kommunernes arbejdsgange og procedure for administration af undtagelser

BDO har gennemgået de 20 kommuners arbejdsgange ift. praksis for undtagelser for 225-timersreglen,

se tabel 4.2 nedenfor.

I 2021 blev der sat fokus på, at personer der var undtaget samtidigt fejlagtigt kunne være nedsat i

ydelsessystemet. Alle landets kommuner har i den sammenhæng foretaget en gennemgang af alle

sager på foranledning af STAR. På den baggrund har kommunerne igennem 2022 haft et massivt fokus

på at sikre en god praksis omkring registrering af undtagelser, så det sikres, at de slår korrekt igennem

i ydelsessystemet.

Mange kommuner har indført en ny praksis, hvor der ikke sættes udløbsdato på undtagelser.

Gennemgangen af de 20 kommuners arbejdsgange viser, at 13 af de 20 kommuner har en fastsat en

fælles praksis, hvor der enten sættes slutdato på 1 år eller ingen slutdato.

Kommunerne har generelt en stor opmærksomhed på løbende stillingtagen til, om personer skal

undtages fra 225-timersreglen eller er omfattet af reglerne. Stillingtagen sker i mange kommuner

systematisk ifm. gennemførelse af jobsamtaler, og kommunerne har generelt nedskrevne

arbejdsgange for arbejdet med undtagelser.

12 ud af de 20 kommuner har således en arbejdsgang for at undtage aktivitetsparate

kontanthjælpsmodtagere, jf. § 13 f, stk. 9. Og i en stor del af kommunerne (13 kommuner) er det

suppleret med en arbejdsgang for undtagelse specifikt for personer, der har så omfattende

begrænsninger i arbejdsevnen, at de ikke længere skal være i kontanthjælpssystemet.

Sagsgennemgangen viser derudover, at 6 ud af 20 kommuner har en arbejdsgang for at undtage

jobparate kontanthjælpsmodtagere og åbenlyst uddannelsesparate uddannelseshjælpsmodtagere.

En del af de udfordringer der ses ift. arbejdet med undtagelse er, at der ikke bliver taget stilling til

undtagelserne inden de udløber. Det kan lede til, at en person nedsættes uretmæssigt. Det er de

færreste kommuner der har beskrevet, hvordan praksis skal værre for at undgå den situation.

Gennemgangen af arbejdsgang og sagsgennemgangen peger på, at det kun er 3 kommuner, der har

en arbejdsgang, hvor sagsbehandleren modtager en påmindelse eller lignende i fagsystemet med en

genvurderingsopgave, når en slutdato for en undtagelse er ved at indtræffe, jf. tabel 4.2.

Side 29

Tabel 4.2 Kommuner med arbejdsgange vedrørende undtagelser

Kommuner

Arbejdsgang for at undtage

Har kommunen fastsat en fælles

borgere, der har så omfattende

aktivitetsparate fra 225-

praksis for brug af slutdatoer.

begrænsninger i arbejdsevnen, jf.

timersreglen som følge af

§ 13 f, stk. 9, at den pågældende begrænset arbejdsevne, jf. § 13 f,

ikke længere skal være i

stk. 9?

kontanthjælpssystemet som følge

af begrænset arbejdsevne?

Arbejdsgang for opfølgning på

undtagelser

Kilde: Gennemgang af arbejdsgange i 20 kommuner

Anm: Der er tale om BDO’s tolkning og vurdering af kommunernes tilsendte arbejdsgange, i samarbejde med ansvarlige fra

den pågældende kommune.

Undtagelsesperioder

Når en person er undtaget fra 225-timersreglen, skal kommunen med afsæt i den enkelte persons

situation, løbende i kontaktforløbet, vurderer hvor lang tid undtagelsen skal fortsætte.

Når der sættes en slutdato for undtagelsen, kan der opstå en situation, hvor der sendes en partshøring

tæt op til undtagelsens udløb, hvis personen står til at blive nedsat i ydelse umiddelbart efter

undtagelsens ophør. Flere kommuner har tilrettelagt en procedure, hvor der skal være en stillingtagen

til undtagelsen allerede 6 uger før udtagelsens udløb, for at sikre, at dette ikke sker, hvis der er

behov for at undtagelsen fortsættes. Mange korte undtagelser efter hinanden kan medføre, at der

løbende sendes partshøringsbreve til den undtagede om, at dagen for nedsættelse (bortfaldsdatoen)

er udskudt.

Når der sættes en slutdato for undtagelsen, kan der opstå en situation, hvor der sendes en partshøring

tæt op til undtagelsens udløb, hvis personen står til at blive nedsat i ydelse umiddelbart efter

undtagelsens ophør. Derfor skal der være en stillingtagen til undtagelsen allerede 6 uger før

udtagelsens udløb for at sikre, at dette ikke sker, hvis der er behov for at undtagelsen fortsættes.

Mange korte undtagelser efter hinanden kan også medføre, at der løbende sendes breve til den

undtagede person om, at dagen for nedsættelse (bortfaldsdatoen) er udskudt.

Der har tidligere været et krav fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) om

indberetning af en obligatorisk slutdato til DFDG (Det fælles it-baserede datagrundlag). Det følger

nu af STAR’s

Brugervejledning til registrering af fravær og fritagelser med start- og slutdatoregler,

at undtagelse for 225-timersreglen kan registreres uden obligatorisk slutdato. STAR fjernede kravet

om angivelse af en obligatorisk slutdato i juni 2022, efter at det blev konstateret, at slutdatoen i

kommunernes fagsystem blev oversendt automatisk til ydelsessystemet, til borgerens risiko. Der er i

37 sager set eksempler på, at undtagelsen udløber uden, at der er taget stilling til undtagelsen, hvilket

kan lede til, at personen uretmæssigt nedsættes i ydelse.

En stor del af kommunerne har derfor ændret i deres arbejdsgange og omlagt praksis, således at

undtagelser altid fastsættes til en åben slutdato eller en slutdato på 12 måneder eller mere. Disse

kommuner har anlagt en tilgang om, at der i kontaktforløbet ved hver samtale skal tages stilling til,

om personen fortsat skal være undtaget.

Den nye praksis med ingen slutdato eller slutdato med mere end 12 måneder ses også af figur 4.3a og

4.3b. Når man sammenholder personer, der har været undtaget, med personer der aktuelt er undtaget

ses det, at andelen af personer med undtagelsesperioder med mere end 12 måneder er højere i de

aktuelle undtagelser. Andelen er vokset fra ca. 11 pct. til 50 pct. af sagerne. En stor del af

Side 30

undtagelser, med en varighed på 6-12 måneder, er undtagelser på 12 måneder. Det betyder, at det

er omkring 2 ud af 3 undtagelser der i dag sættes til 12 måneder eller mere.

Figur 4.3a. Undtagelsesperioden betinget på

om personen har været undtaget.

Figur 4.3b. Undtagelsesperioden betinget på

om personen aktuelt er undtaget.

11,3

20,8

10,2

17,0

50,0

34,0

22,7

1-3 måneder

3-6 måneder

6-12 måneder

Mere end 12 måneder

1-3 måneder

3-6 måneder

6-12 måneder

Mere end 12 måneder

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med

data fra DREAM

Anm: Opgørelsen omfatter personer, som har en

undtagelsesperiode, der er afsluttet og ikke er undtaget på

tidspunktet for sagsgennemgang.

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data

fra DREAM

Anm: Opgørelsen omfatter personer, som er undtaget på

tidspunktet for sagsgennemgang.

Den nye praksis med undtagelser uden udløbsdato er med til at minimere risikoen betydeligt for, at

personer der er undtaget nedsættes i hjælp. Den nye praksis giver dog en forskydning i kommunes

risikobillede ift. administrationen af reglerne. Det rejser et behov for opmærksomhed på, at

undtagelserne ikke bliver for lange.

Kommunerne har typisk i arbejdsgange lagt vægt på, at der fortsat skal tages stilling i alle samtaler

med personer, så personer igen omfattes, når det er muligt. Det kan evt. være en mulighed at

kommunerne inddrager dette perspektiv i ledelsestilsyn og systemmæssigt følger op på, om omfanget

af undtagelser er steget efter implementering af KY, jf. eksempel på tilsyn i kapitel 6.

Begrundelser for undtagelser

For de personer, der har været undtaget fra 225-timersreglen, er det i sagsgennemgangen undersøgt,

om der - enten i samtalereferat, journal eller registrering af fritagelsesgrund - er en begrundelse.

Herunder også om begrundelsen for undtagelsen er uddybet.

Sagsgennemgangen viser, at begrundelserne for undtagelser i 37 pct. af sagerne, har karakter af en

standardformulering i samtalereferater jf. figur 4.4. Der er således en meget overordnet stillingtagen

og ikke dokumenteret en substantiel stillingtagen til undtagelsen. Et eksempel på en

standardformulering af en begrundelse for undtagelse er

”Borger

har barrierer i form af helbred og

sprog”. Det vurderes, at denne type standardformuleringer giver et svagt grundlag for at foretage den

løbende vurdering af undtagelsen, og også at arbejde målrettet med at udvikle personens

arbejdsevne.

I ca. 43 pct. af sagerne fremgår en mere udfoldet begrundelse for undtagelse, der ikke blot beskriver,

at personens arbejdsevne er begrænset, men også beskriver hvilke forhold omkring personens

situation, der medfører den begrænsede arbejdsevne. Et eksempel er at beskrive konkret, hvilke

helbredsmæssige problemer hos personen der er lagt vægt, og hvordan det begrænser personens

arbejdsevne.

Side 31

Figur 4.4. Anvendte begrundelsestyper i seneste undtagelse

Pct.

100

37,0

43,6

11,5

7,9

4. Der er ingen begrundelse

1. Der fremgår en standard

begrundelse, som forholder

sig til det generelle.

2. Der fremgår en

begrundelse, der beskriver

hvori borgers begrænset

arbejdsevne ligger.

3. Der er en begrundelse,

der bygger på lægelig

vurdering af arbejdsevnen

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Anm: Begrundelser kan leve op til flere begrundelsestyper. Derfor kan en begrundelse være kategoriseret under flere

begrundelsestyper.

Der er stor variation mellem kommunerne ift. om undtagelserne er uddybet og individuelt begrundet

jf. figur 4.5. Det spænder fra en enkelt kommune, hvor 100 pct. af sagerne har en uddybet

begrundelse til en kommune, hvor kun 11 pct. af sagerne har en uddybet begrundelse. I 7 ud af de 20

kommuner er det i færre end 40 pct. af sagerne der er en uddybet begrundelse.

Figur 4.5. Andel sager med en uddybet begrundelse

–

fordelt på kommuner.

Pct.

100

Gns. 53 pct

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Anm: Uddybet begrundelse dækker over: 1. begrundelse, der beskriver hvori personens begrænset arbejdsevne ligger.

2. Der er en begrundelse, der bygger på lægelig vurdering af arbejdsevnen.

Opfølgning på undtagelser

Kommunerne skal foretage opfølgning på en undtagelse, inden denne udløber, for at vurdere om den

skal forlænges, eller personen skal omfattes af 225-timersreglen. Samtidig er det god praksis at følge

op på undtagelser, da det kan have betydning for kommunens og samfundets økonomi, hvis

undtagelser løber længere, end hvad personen er berettiget til.

Sagsgennemgangen viser, at langt de fleste, af de i fokusrevisionen deltagende kommuner, har en

fast praksis for at foretage opfølgninger på undtagelser jf. figur 4.6. Alligevel findes der kun en

opfølgning på de sager, der har en udløbet slutdato i 40 pct. af sagerne. I 2 kommuner finder BDO, at

der er foretaget opfølgning i alle sager, hvor der er en undtagelse, der ophører i

sagsgennemgangsperioden. I de resterende kommuner er der foretaget opfølgning imellem 0 til 67

pct. af sagerne.

Side 32

Figur 4.6. Andel af sager hvor der er taget stilling til undtagelse, ved undtagelsens udløb.

Pct.

100 100

100

Gns. 41 pct.

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Anm: Tårnby har kun 1 sag omfattet af målingen.

I og med kommunerne generelt har en god praksis for at foretage opfølgning på undtagelser er der

fundet få sager i kommuner, hvor der sker en nedsættelse af personens ydelse under en undtagelse

eller pga. en fejl i undtagelse.

Der er fundet enkelte eksempler på personer, der har ordinære timer eller virksomhedspraktik i et

omfang, der ikke harmonerer med en undtagelse. Det kan ske fordi jobcentret ikke nødvendigvis får

oplysninger om evt. ordinære timer fra KY. Personen kan indberette lønsedler løbende til

ydelsesmedarbejdere uden at sagsbehandler i jobcentret er orienteret om omfang og varighed.

Løbende udsøgning og kontrol af personer, der har undtagelser og samtidig har ordinære

timer/virksomhedsplacering kan være en vej til at sætte fokus på dette element.

4.3 FORLÆNGELSE AF 12-MÅNEDERSPERIODEN

Opgørelsen af arbejdskravet på 225 timers ordinært og ustøttet arbejde inden for de seneste 12

kalendermåneder skal ske individuelt ud fra den enkelte persons situation. Der er situationer, der kan

føre til forlængelse af perioden på 12 kalendermåneder, jf. lovens § 13 f, stk. 12 og 13. Der er 6

forlængelsesgrunde, som betyder at 12-månedersperioden udvides. Det er når personen:

1. Ikke har kunnet arbejde på grund af dokumenteret sygdom

2. Har haft ret til fravær ved graviditet, barsel, adoption eller sorgorlov

3. Har modtaget støtte efter lov om social service til pasning af handicappet barn, handicappet

voksen eller døende nærtstående eller efter lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel til

pasning af alvorligt sygt barn

4. Har aftjent værnepligt

5. Er fritaget for arbejdskravet som følge af, at den pågældendes arbejdsevne har været

vurderet så begrænset, at vedkommende ikke har kunnet opnå beskæftigelse på det ordinære

arbejdsmarked, jf. § 13 f, stk. 9.

6. Har deltaget i ordinær uddannelse eller anden uddannelse eller opkvalificering til uddannelse,

hvor der ikke stilles krav om udnyttelse af arbejdsmulighederne, eller har modtaget en anden

offentlig forsørgelsesydelse, der ikke er stiller krav om udnyttelse af arbejdsmulighederne

Hvis hjælpen er nedsat som følges af 225-timersreglen, får vedkommende ret til en fuld ydelse, når

arbejdskravet igen er opfyldt inden de seneste 12 kalendermåneder. Alle timer skal ligge efter

tidspunktet, hvor hjælpen er bortfaldet eller blev nedsat. Det er kun ordinært og ustøttet arbejde,

som tæller med.

Side 33

Arbejdsgange ift. forlængelse af 12-månedersperioden

Med afsæt i interviewene med nøglemedarbejdere og ledere på de relevante områder,

er det BDO’s

indtryk, at det i visse situationer kan være vanskeligt for medarbejderne at sondre mellem undtagelse

og forlængelsesgrunde. Det kan særligt være udfordrende at finde grænsen mellem sygdom og nedsat

arbejdsevne.

Sagsgennemgangen og interviewene viser også, at det ikke altid står klart for sagsbehandlere, hvordan

forlængelsesgrunde skal registreres for at slå igennem i 225-timersreglen. Grundlæggende skal

forlængelsesgrundene registreres med en fritagelseskode, der fritager for rådighed for, at det

systemmæssigt slår igennem i timeberegningsmodulet.

Gennemgang af arbejdsgange underbygger dette, da der i kommunerne i mindre grad er fokus på

forlængelsesbestemmelserne særskilt, og hvordan de adskiller sig fra undtagelsesbestemmelserne.

Optællingen viser, at det kun er 7 ud af 20 kommuner, som har en arbejdsgang, der eksplicit nævner

forlængelsesgrundene jf. figur 4.7.

Figur 4.7. Arbejdsgange ift. forlængelse af 12-månedersperioden

Kommuner

Skelner kommunen i arbedsgange

Har kommunen en arbejdsgang for

mellem at undtage borgeren fra 225- forlængelse af 12-månedersperioden

timersreglen, jf. § 13 f, stk. 9, og en med de grunde, der fremgår af § 13 f,

forlængelse af 12- månedersperioden

stk. 12? [1/0]

på grund af begrænset arbejdsevne, jf.

§ 13 f, stk. 12, nr. 5, i lov om aktiv

socialpolitik (LAS)?

Er der arbejdsgange for anvendelsen af

de 6 grunde i loven, jf. § 13 f, stk. 12,

der kan medføre en forlængelse af 12-

månedersperioden, hvori arbejdskravet

på 225 timer skal være opfyldt?

Kilde: Gennemgang af arbejdsgange i 20 kommuner

Anm: Der er tale om BDO tolkning og vurdering af kommunernes tilsendte arbejdsgange, i samarbejde med ansvarlige fra den

pågældende kommune.

Enkelte kommuner har udfoldet arbejdsgangene, så det også fremgår, hvordan forlængelsesgrundene

skal registeres for at slå igennem til KY 225-timersmodul. Dialogen med kommuner peger på, at

kommunernes jobcentre skal være meget opmærksomme på at bruge den rette fritagelsesgrund og

at der kan være behov for at jobcentret kontakter ydelsesmedarbejder med henblik på manuelle

procedurer for at sikre gennemslag af forlængelsesgrunden i ydelsessystem. Det gælder bl.a. når der

forlænges med baggrund i uddannelse.

Forlængelsesårsager

I sagsgennemgangen har der været fokus på, hvilke af de 6 forlængelsesgrunde kommunerne hyppigst

anvender. Den mest anvendte forlængelsesgrund er: 1:

”Perioder,

hvor den pågældende ikke har

kunnet arbejde på grund af dokumenteret sygdom”. Denne forlængelsesgrund er anvendt i 77 pct. af

de sager, hvor personen er blevet forlænget. Den næstmest anvendte årsag er: 5

”Fritaget for

timekravet på grund af nedsat arbejdsevne (43 pct.), og dernæst forlængelsesgrund: 2

”Graviditet,

barsel, adoption eller sorgorlov” (10

pct.). De øvrige tre grunde er anvendt i meget begrænset omgang

eller slet ikke jf. figur 4.8.

Side 34

Figur 4.8. Hvor ofte er forlængelsesgrundene anvendt i sagerne?

Pct.

77,4

100

43,1

10,2

0,0

1. Dokumenteret

sygdom

2. Graviditet,

barsel, adoption

eller sorgorlov

3. Pasning af

handicappet eller

døende

0,0

4. Aftjent

værnepligt

5. Begrænset

arbejdsevne

3,6

6 Ordinær

uddannelse eller

opkvalificering der

fritager for

rådighed.

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Anm: Figuren skal læses således at der i 77,4 pct. af sager, hvor 12-månedersperioden er forlænget er anvendt en

fritagelsesgrund om dokumenteret sygdom.

I sagsgennemgangen er der kontrolleret for om alle hændelser, der kunne give ret til en forlængelse,

også har en medført en forlængelse i sagen.

Sagsgennemgangen viser, jf. figur 4.9., at der er relativ mange sager, hvor personen ikke er blevet

givetforlængelse på trods af, at personen er registreret med forlængelsesgrund 5:

”Perioder, hvor

den pågældendes arbejdsevne har været så begrænset, at kommunen har vurderet, at vedkommende

ikke har kunnet opnå beskæftigelse på det ordinære arbejdsmarked, jf. § 13 f, stk. 9.”.

Figur 4.9. Fordeling af begrundelsestyper, hvor personen ikke blev tilkendt forlængelse.

Pct.

45,2

14 sager

25,8

8 sager

16,1

5 sager

3,2

1 sag

0,0

0 sager

4. Aftjent

værnepligt

5. Begrænset

arbejdsevne

16,1

5 sager

1. Dokumenteret

sygdom

2. Graviditet,

barsel, adoption

eller sorgorlov

3. Pasning af

handicappet eller

døende

6 Ordinær

uddannelse eller

opkvalificering der

fritager for

rådighed.

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner kombineret med data fra DREAM

Side 35

AFGØRELSESPROCESSEN FRA VARSLING TIL

NEDSÆTTELSE

I fokusrevisionen er det undersøgt, om der i sagerne tages de rette skridt for at træffe afgørelser

om 225 timers reglen, og om afgørelserne er rigtige set ud fra sagens samlede oplysninger.

Sagsgennemgangen viser, at der sker mange fejl i processerne, og at der sker mange forskellige

typer af fejl. Fejlene har i nogle tilfælde baggrund i fejl der beror på manglende registreringer af

væsentlige oplysninger for afgørelsen. I andre sammenhænge beror fejlene på, at

afgørelsesprocessen ikke håndholdes i tilstrækkeligt omfang til at sikre de rette skridt.

5.1 INDLEDNING

Når en person nærmer sig tidspunktet for afgørelse om, hvorvidt personen skal nedsættes i ydelse

eller kan fastholde kontanthjælpen på det nuværende niveau, skal der sendes et varslingsbrev senest

6 måneder før og senere en partshøring og afgørelsesbrev. Processen er illustreret i figuren nedenfor.

Processerne omkring en stor del af disse skridt i afgørelsesprocessen er sat op til at køre automatisk.

Sådan har det været i en årrække. Kommunerne har over en periode i 2020/2021 implementeret et

nyt ydelsessystem KY, som kommunerne fortsat er i proces med at blive fortrolige med.

I KY er der videreført en høj grad af automatisering i processerne, som også var i KMD-Aktiv. Der er

etableret et systemmæssigt overblik over personers status ift. ydelseshistorik, optælling af timer,

undtagelser og forlængelser samt centrale datoer ift. 225-timersreglen. Der er dog også processer,

som skal løses ved aktive handlinger fra en ydelsesmedarbejder.

Meget fungerer godt i det nye system, men sagsgennemgangen peger også på en række fejl og

uhensigtsmæssigheder og en stor bredde i fejl, som tydeliggør, at systemet ikke kan forventes at

håndtere processerne korrekt, uden at der er en manuel overvågning, jf. risikovurderingen nedenfor.

Der er behov for omfattende kontrolprocedurer for at undgå fejl.

I fokusrevisionen er der set på kommunernes praksis ift. hele processen. Resultaterne af

gennemgangen viser overordnet, at:

Side 36

►

66 pct. af de personer, der er nedsat i ydelse, er varslet minimum 6 måneder før bortfald.

Når en varsling kommer for sent eller ikke sendes, så kan det f.eks. skyldes, at der er perioder,

hvor personen ikke optræder som ydelsesmodtager, f.eks. på grund af selvforsørgelse-

/familieforsørgelse, ordinært arbejde, uddannelse eller løntilskudsplaceringer. I de

gennemgåede sager skubbes bortfaldsdatoen typisk ikke som konsekvens af den manglende

rettidighed i varslingen, hvilket ellers er et krav, jf. varslingsbekendtgørelsens § 7.

►

Der ses sager med 3-4 år gamle varslingsbreve, som ligger til grund for den endelige

partshøring og afgørelse. Der er ikke forældelsesregler omkring varslingsbrevene, men det

synes alligevel uhensigtsmæssigt, at personer, 3 år efter varsling, partshøres og herefter har

ca. 1 måned til at agere på brevet ift. optjening af timer.

►

I hovedparten af de sager, hvor der er nedsættelse, er der gennemført en partshøring forud

for nedsættelse. Partshøringen er udsendt i 83 pct. at sager med nedsættelse. Partshøringer

udsendes automatisk, og det er få kommuner, der har en egentlig kvalitetskontrol af

partshøringen med henblik på at fange evt. mangler.

►

Sagsgennemgangen har også vist, at personer, der nedsættes, ikke altid får et afgørelsesbrev

og dermed ikke får den endelige meddelelse om kommunens stillingtagen til sagen og

klagevejledning. 84 pct. har modtaget et afgørelsesbrev.

►

Afgørelsesbreve fra KY afsendes, typisk også efter nedsættelsen er sket, og dermed foreligger

der ikke en afgørelse inden nedsættelsen effektueres. Det skyldes, at systemet først

genererer en opgave i forbindelse nedsættelsen. Der er eksempler på, at afgørelsesbrevet

bliver afsendt meget sent, og der kan med fordel sættes fokus på at tidspunktet for afsendelse

fremrykkes.

►

Processen omkring varsling og partshøring er i KY sat op til at køre automatisk ud fra sagens

oplysninger. Systemet generer selv varslingsbreve og partshøringer med de oplysninger der er

om bortfaldsdato, undtagelser, forlængelsesgrunde og ordinære timer som grundlag. Disse

processer kører med en stor sikkerhed for de personer, som har en stabil tilknytning til

kontanthjælpssystemet og ikke har perioder ude i selvforsørgelse eller perioder med

undtagelser og forlængelser.

►

Der er set klager til sagsbehandler i 2 sager med nedsættelse. Det ses sjælden særligt set i

lyset af, at der er set flere fejl, hvor de personer, der får en nedsættelse, må have en klar

oplevelse af være undtaget fra reglerne. Det kan være en indikation af, at det er svært at

gennemskue, hvad der udgør grundlaget for afgørelser.

De største risici for afgørelsesprocessen vurderes at omfatte:

Automatiserede nedsættelser der ikke overvåges

Varslinger og partshøring afsendes som nævnt automatisk i KY. Kommunerne skal selv sikre manuelle

processer omkring afsendelse af afgørelsesbreve. På den måde skal kommunerne forholde sig til

afgørelsesgrundlaget og sikre, at der bliver taget højde for eventuelle supplerende oplysninger fra

personen.

Systemet genererer automatisk en opgave til ydelsesmedarbejderne om afgørelsesbrevet, men

systemet nedsætter automatisk personens ydelse uafhængigt af, om der er taget stilling til sagen og

sendt en afgørelse. I ca. 20 pct. af sagerne er der set nedsættelser uden afgørelsesbrev. Der er således

ikke det rette grundlag for nedsættelsen og systemunderstøttelsen lever ikke op til de generelle krav

til offentlige IT-systemer.

Det fremgår af Ombudsmandens myndighedsguide ”Generelle

forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer”,

at ”det er et grundlæggende krav, at offentlige it-

systemer kan understøtte en korrekt anvendelse af den relevante lovgivning

–

herunder

forvaltningsretlige regler og principper.”

Det er

BDO’s

vurdering, at udfordringen bedst håndteres ved at stoppe den automatiske nedsættelse

i KY. Kombit har ifølge oplysninger fra kommuner og STAR på nuværende tidspunkt introduceret en

ny procedure ift. at sikre en bedre styring af processerne omkring afgørelserne.

Det er BDO’s

Side 37

vurdering, at der som minimum bør være en tæt opfølgning og tilsyn med processerne, indtil

proceduren viser sig at sikre en rettidig og konsekvent afsendelse af afgørelsesbreve.

Proceskrav der ikke overholdes

Lovgivningen stiller klare krav om, at varslingsbreve skal sendes senest 6 måneder før den beregnede

bortfaldsdato. Det sker ikke i alle tilfælde, og der er set eksempler på manglende varsling eller for

sent udsendte varslinger. Det skal lede til en udsættelse af bortfaldsdatoen for de pågældende

personer, hvilket kun ses administreret på den måde i enkelte kommuner.

Kommunerne har i dag ringe mulighed for at opdage for sen varsling, før en partshøring sættes i gang,

eller afgørelsen træffes. Der er beskeden kontrol med dette proceskrav, og det giver en risiko for at

personer uretmæssigt nedsættes.

Manglende kvalitetssikring af KY processer

Efter gennemgang af 142 afgørelsesprocesser og processer omkring udsendelse af breve fra

ydelsessystemet er det BDO’s vurdering, at der er meget,

der går godt i administrationen, men der

ses imidlertid også mange fejl fra meningsløse breve til for sen varsling, manglende eller forkerte

oplysninger i partshøringer og afgørelser. Det er

BDO’s

vurdering, at de mange fejl bør lede til et

stærkere tilsyn med registrering i fagsystem og KY og en stærkere kvalitetssikring af breve og

grundlaget for afgørelser. Særligt omkring partshøringsprocessen kan der med fordel være en

stærkere kvalitetskontrol

Manglende medregning af ordinære timer

Sagsgennemgang har også vist, at der er en risiko for, at ordinære timer ikke bliver medtalt.

Kommunerne skal tage aktivt stilling til alle indtægter, og især for tilflyttere eller nye

kontanthjælpsmodtager, som har kontanthjælpshistorik bag sig og træder ind i kontanthjælp midt i

optjeningsperiode, er der risiko for, at deres ordinære timer ikke bliver medtaget i beregning af de

225 timer. Det er også et opmærksomhedspunkt, at sikre, at KY regner rigtigt ift. ordinære timer.

Der er set eksempler på opgørelser i partshøringsbreve, som rummer nok timer, men hvor der alligevel

i opgørelsen konkluderes, at der ikke er nok timer.

5.2 VARSLING AF BORTFALD

Personer der er omfattet af 225-timersreglen skal senest 6 måneder inden bortfaldsdatoen (dato

hvorfra personen kan få nedsat sin ydelse) varsles om bortfaldsdatoen. Efter varslingen skal personen

vejledes ved hver jobsamtale. Det fremgår af varslingsbekendtgørelsens §

7 af ”…hjælpen

tidligst kan

falde væk eller blive nedsat fra det tidspunkt, hvor der er forløbet 6 måneder fra varslingsbrevet er

sendt…”.

Varslingen sendes automatisk i KY, og der er ikke behov for manuelle arbejdsgange i den

sammenhæng. Sagsgennemgangen viser, at varslingen sendes rettidigt i 66 pct. af de sager, hvor der

ses en afgørelse jf. figur 5,1.

Det er overvejende indtrykket, at processen kører uproblematisk i hovedparten af sagerne. Der er

dog set fire helt overordnede problemstillinger ved varslingen. Det er:

der er sager, hvor systemet henholder sig til en meget gammel varsling.

der er sager, hvor varslingen kommer for sent.

der er sager, hvor varslingen ikke sendes.

der er mange sager, hvor der ikke er vejledt

Der findes formentlig mange forklaringer på, hvorfor processerne ikke kører som forudsat i alle

tilfælde, men det skyldes blandt andet, at de omfattede personer ikke har stabile forløb på

kontanthjælp. Der er perioder med undtagelse, forlængelser, ordinært arbejde og uddannelse, som

kan være med til at påvirke brevudsendelsen eller flytte bortfaldsdatoen.

Side 38

Figur 5.1. Andel af personer (med nedsat ydelse), der er varslet 6 måneder før bortfald

100

Pct.

100 100 100 100 100

Gns. 66 pct.

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner

Anm: N=142, Taarnby, Fredericia, Slagelse og Frederiksberg har få nedsatte personer

BOKS 3. Eksempler på udfordringer ift. rettidigt afsendt varsling

Figurerne nedenfor illustrerer, hvordan perioder med selvforsørgelse eller en løntilskudsplacering, der

ligger oveni de dage, hvor der normalt vil være en varsling, kan lede til for sen udsendelse af

varslingsskrivelser. Det første eksempel viser 12-månedersperioden afbrudt at en periode med

selvforsørgelse i den periode, hvor der normalt udsendes varsling. Der kan ved gentilmelding være en

straksudsendt varsling, men den vil komme for sent.

Forløb på 12 måneder

Ydelses

startdato

Ydelses

slutdato

Ydelses

startdato

Evt.

nedsættelse

af hjælp

Planlagt varsling

sendes ikke, pga.

selvforsørgelse

Evt. straks

udsendt varsling

Partshøring

Bortfaldsdato

Det andet eksempel viser perioden afbrudt af en periode med løntilskud. Selvom personen ikke er i

ustøttet beskæftigelse, så er personen teknisk ud af ydelsessystemet, og der sendes derfor ikke breve i

denne periode. Enkelte kommuner har beskrevet at det er vanskeligt at finde en god metode i KY til at

udskyde bortfald, når varslingen ikke kan sendes rettidigt

Ydelses

startdato

Ydelses

slutdato

Ydelses

startdato

Evt.

nedsættelse

af hjælp

Borgeren er i løntilskud, og ikke registreret i

ydelsessystemet i

perioden

Partshøring

Bortfaldsdato

Side 39

Når varslingen ikke bliver sendt eller bliver sendt for sent, så kan det handle om hændelser, hvor

personen kortvarigt træder ud af kontanthjælpssystemet, f.eks. som følge af job, uddannelse eller

familieforsørgelse i en periode, jf. eksempler i boks 3.

Uanset baggrunden for manglede varsling, så skal bortfaldsdatoen udskydes, hvis varslingen sendes

for sent.

Reglerne ses kun sjældent administreret efter hensigten på dette område. Der er kun set enkelte

eksempler på kommuner, som aktivt forsøger at skyde bortfaldsdatoen, når varslingen sendes for sent.

Når sagen kommer til at henholde sig til en meget gammel varsling, så kan det f.eks. være, når

bortfaldsdatoen er flyttet flere gange pga. undtagelser og forlængelse. Disse forlængelser af 12-

månedersperioden vil kunne følges af udskydelsesbreve, som sikring af at personen er opmærksom på

en ny bortfaldsdato. Dette sker ikke automatisk og foreligger ikke i alle sager. Når personen nærmer

sig en afgørelse, vil systemet fortsat henholde sig til den gamle varsling og personen kan 3-4 år efter

varsling pludselig mødes af partshøring og afgørelse. Som BDO forstår KY’s funktionalitet, skal gamle

varslingsdatoer og partshøringsdatoer være slettet, for at systemet sender disse igen.

Figur 5.2 Varsling og styring af bortfald

Kommuner

Er der arbejdsgange for varsling af modtagere

af hjælp senest 6 måneder før forventet

bortfaldsdato?

Er der arbejdsgange/strategier, der beskriver

hvilke aktiviteter der iværksættes op til

bortfaldsdato?

Kilde: Gennemgang af arbejdsgangen i de 20 kommuner

Anm: Der er tale om BDO’s tolkning og vurdering af kommunernes tilsendte arbejdsgange.

Kommunerne peger på, at der ikke er fastsatte regler om forældelse af varslingsbrevene. Ikke desto

mindre vurderer BDO, at det vil være god skik at sikre, at der sendes ny varsling, når tidligere

varslingsbreve ikke har været fulgt af udskydelsesbreve.

I 5 kommuner er der fundet arbejdsgange eller strategier for, hvad der iværksættes mellem varsling

og op til bortfaldsdato jf. figur 5.2. Arbejdsgange omfatter typisk, hvad der sættes i værk for at

undersøge, om grundlaget for afgørelsen er korrekt. Det er typisk arbejdsgange, der knytter sig til

ydelsesfunktionen. I boks 4 er der dog indsat et eksempel på en del af en arbejdsgang, som er

udarbejdet i et samarbejde mellem jobcenter og ydelsesafdeling i en kommune, som har en grundig

undersøgelsesproces inden partshøring, og har sat konsekvens bag manglende vejledning i

varslingsperiode.

Det er BDO’s vurdering,

at kommunerne med fordel kan etablere arbejdsgange for, hvad der gøres for

at sikre, at der er det rette grundlag for afgørelsen og bortfaldsdatoen skydes, når der er behov for

det.

Side 40

BOKS 4. Eksempel på undersøgelsespunkter efter varsling

Tjekliste for ydelsesformidlers gennemgang af sagen senest 10 uger før bortfald

•

Er ydelseshistorikken i KY korrekt (tjek evt. KMD Aktiv sagen)?

Er fravær fra jobcentret indberettet (forlængelses-/undtagelsesperioder)?

Hvis der er indberettet ”Anden forlængelse” er årsagen så journalført?

Er der hele måneder, hvor der er lavet krav om tilbagebetaling? Hvis ja, er der så en tilsvarende

forlængelse under forlængelses-

/undtagelsesperioder?

Er der ordinære ustøttede arbejdstimer, som ikke er indberettet?

Er handlingen ”Massemedtagelse af timer gennemført? – Sammenhold oplysningerne i KY med KMD

Indkomst

Er oplysningerne i KY’s timemodul korrekte?

På baggrund af en manuel beregning, er du så enig i borgers beregnede bortfaldsdato?

Er de centrale datoer korrekte (tjek evt. KMD Aktiv sagen)?

Er borger varslet i overensstemmelse med Varslingsbekendtgørelsens § 4, stk. 2 (senest 6 måneder før

forventet bortfaldsdato)?

Er der øvrige oplysninger i sagen (målgruppe, indgåelse af ægteskab, ret til børne- og ungeydelse, nedsat

ydelse jf. LAS § 26, stk. 2

eller lign.) der giver anledning til, at borgers ydelse IKKE skal nedsættes/bortfalde?

Tjekliste for kontrol i jobcenter, hvis ovenstående ikke giver anledning til udskydelse af sag

Der oprettes der en opgave i Momentum til Jobformidler med følgende indhold;

”Borgeren står til at blive ramt af 225-timers reglen den dato.

For at sikre, at der ikke træffes afgørelse på forkert grundlag, bedes du gennemgå borgerens sag, og undersøge;

•

om der er (yderligere) fravær eller evt. undtagelsesårsag (BGA) i forhold til 225-timers reglen,

•

om 225-timers reglen er drøftet med borgeren ved samtlige jobsamtaler siden varsling den dato (det skal

fremgå af samtlige journalnotater i perioden siden varsling, at 225-timers reglen er drøftet med borgeren).

I henhold til intern aftale er der brug for en tilbagemelding inden 3 dage”.

Besvarelse sker via opgaven i Momentum.

Såfremt der ikke er vejledt konsekvent, skubbes bortfaldsdatoen.

5.3 PARTSHØRING

6 uger inden bortfaldsdato sendes der en partshøring til personen. Denne proces afvikles automatisk

i systemet, og partshøringsbrevene udsendes med baggrund i den viden, der ligger i systemet om

undtagelse, forlængelser, ordinære timer mv. I forbindelse med partshøring opfordres personen til at

indberette eventuelle supplerende oplysninger.

Det er overvejende indtrykket, at processen kører uproblematisk i hovedparten af sagerne. I 83 pct.

af sagerne er der en partshøring hos de personer, der siden har fået truffet en afgørelse jf. figur 5.3.

Der er dog set enkelte problemstillinger i forbindelse med partshøringen, som er

opmærksomhedspunkter. Det er:

1. At det vurderes, at der kunne være mulighed for at skærpe kvalitetskontrollen ifm.

partshøring, med henblik på at fange flere fejl i sagerne.

2. At der er sager, hvor partshøringen ikke sendes.

6 kommuner har egentlige arbejdsgange for, hvad der skal ske i partshøringsprocessen for at sikre, at

partshøringsprocessen bliver gennemført på rette grundlag. Det handler f.eks. om at anmode

jobcentret om kvalitetssikring af oplysninger, jf. eksemplet i boks 4 ovenfor.

Side 41

Figur 5.3. Andel af nedsatte, hvor der har været en partshøring.

Pct.

120

100

100 100 100 100 100 100

90 89

86 83

67 67

Gns. 83 pct.

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner

Anm: N=142, Taarnby, Fredericia, Slagelse og Frederiksberg har få nedsatte personer

De fleste kommuner læner sig imidlertid op ad de systemmæssige oplysninger. Som gennemgangen i

kapitel 4 har vist, så er der i sagsgennemgangen set en række tilfælde, hvor der mangler registrering

af undtagelser og forlængelser, hvor en del formentlig kunne være fanget via en mere tæt

kvalitetssikring af oplysninger i samarbejde med jobcentret. Det ses i 51 sager ud af 123, hvor der har

været en partshøring, at kommunerne dokumenterer undersøgelser af personens oplysninger i

forbindelse med partshøringen.

I enkelte sager er der ikke fundet en partshøring på sagen. Ifølge oplysninger fra kommunerne kan

det ske, når personer, som fortalt i forrige afsnit, er kortvarigt ud af hjælp, på det tidspunkt hvor

partshøringen er sat til systemmæssigt at udsende partshøringen. Det kan f.eks. betyde, at jobcentret

i forbindelse med opstart af sagen skal skubbe bortfaldsdatoen med henblik på at kunne sende

partshøring forud for afgørelse. I boks 5 illustreres et eksempel på udfordringer ift. udsendelse af

partshøring.

BOKS 5. Eksempel på udfordringer ift. udsendelse af partshøring.

Figurerne nedenfor illustrerer, hvordan perioder med selvforsørgelse eller en løntilskudsplacering, der

ligger oveni de dage, hvor der normalt vil være en partshøring. Systemmæssigt laves afsendelsen på

bestemte tidspunkter

–

6 uger før bortfaldsdato. Hvis personen kortvarigt er ude af hjælp i den periode,

ændrer det ikke nødvendigvis på bortfaldsdatoen, men det kan medføre, at partshøringen ikke bliver

sendt.

Forløb på 12 måneder

Evt.

nedsættelse

af hjælp

Ydelses

startdato

Ydelses

slutdato

Ydelses

startdato

Planlagt partshøring

sendes ikke, pga.

selvforsørgelse

Varslingsbrev

udsendt

Bortfaldsdato

Side 42

5.4 AFGØRELSER

Personer der er omfattet af 225-timersreglen og nedsættes skal modtage et afgørelsesbrev med

kommunens stillingtagen, hvad ydelsen konkret nedsættes med, grundlaget for afgørelsen og

klagevejledning. Registerdata peger på, at der i oktober 2022 var godt 2.000 personer, der var

berørt/nedsat som følge af 225-timersreglen.

I sagsgennemgangen er det knap halvdelen af de sager, som er gennemgået, der er omfattet af en

nedsættelse

–

i alt 142 sager, jf. figur 5.4. Der er set sager med afgørelser truffet i 2016 ifm.

implementering af reglerne, men i høj grad også afgørelser, der ligger efter implementering af

kommunernes nye ydelsessystem KY.

Figur 5.4. Antal nedsatte personer fordelt på kommuner

Pct.

Gns. 7 sager

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner

Anm: N=142

Omfanget af personer, der er nedsat i ydelse fordeler sig ikke jævnt over kommunerne, hvilket

skyldes, at udsøgningen har vist sig i sagsgennemgang at falde ud forskelligt. I enkelte kommuner har

stikprøven således vist sig ikke at rumme så mange nedsatte som forudsat. Sammenligning af

resultater på tværs af kommuner skal således tolkes med varsomhed.

I gennemgangen af afgørelser er der på tværs af kommuner fundet flere problemstillinger, som

vurderes at kræve en særlig opmærksomhed.

1. Der er fundet 28 sager med uretmæssige nedsættelser i sagsforløbet. Det er sager, hvor

undtagelser eller forlængelsesgrunde ikke er registreret med fritagelsesårsager eller hvor

fritagelsesmarkeringen på den enkelte person ikke slår igennem i KY. Det er også i enkelte

tilfælde personer, der har tilstrækkelige ordinære timer, men hvor timerne ikke er medtaget

i beregningen af de 225 timer.

2. Dertil kommer at der i godt halvdelen af kommunerne er fundet eksempler på, at der

foretages nedsættelser af personens ydelse uden et afgørelsesbrev.

Efter implementering af KY ses der også eksempler på, at afgørelsesbreve først sendes efter

nedsættelsen er effektueret.

6 kommuner har fremsendt arbejdsgange eller en tjekliste for hvordan afgørelsesprocessen afvikles.

Det er således godt en fjerdedel af kommunerne der har beskrevet processerne i arbejdsgange

Uretmæssige nedsættelser

I forhold til de uretmæssige nedsættelser, så fordeler de sig på de fleste kommuner og det er typisk

forbundet med manglende registreringer eller udløbne registreringer af fritagelsesgrunde, som også

er beskrevet i det foregående kapitel.

I enkelte sager er der også set manglende medregning af ordinære timer. Problemstillingen har

handler om, at der er en manuel proces forbundet med indberetningen af ordinære til. KY får

oplysninger om de ordinære timer fra eindkomst, men der skal tages stilling til hvordan indkomsten

skal behandles. Der kan være situationer, hvor det ikke bliver gjort.

Side 43

Der er set en særlig problemstilling omkring personer der er tilflyttere eller har haft et afbræk i

kontanthjælpssystemet og gentilmeldes

–

dvs. personer der har tidligere ydelseshistorik. I de

situationer skal kommunen sikre indhentning af oplysninger via en særlig procedurer. Hvis der er tale

om tilflyttere skal oplysningerne indhentes fra anden kommune. For gentilmeldte

kontanthjælpsmodtagere, der har været i selvforsørgelse, skal timer forud for kontanthjælpsforløbet

indberettes via en særlig masseindberetningsprocedure i KY. Disse procestrin skal udføres af en

ydelsesmedarbejder og sker ikke automatisk og derfor kan der være god grund til at lave tjeklister

eller lignende for oprettelse af sager, der omfatter disse procedurer.

Manglende afgørelsesbreve og sene afgørelsesbreve.

Sagsgennemgangen har også vist, at personer, der nedsættes, ikke altid får et afgørelsesbrev og

dermed ikke får den endelige meddelelse om kommunens stillingtagen til sagen og klagevejledning.

Det kan ske, fordi KY kræver en manuel proces med at danne afgørelsesbrevet i modsætning til

processerne omkring partshøring og varsling, som er automatiserede.

Figur 5.5 Andel afgørelser om nedsættelse af ydelse uden afgørelsesbrev

Pct.

Gns. 16 pct.

Kilde: Sagsgennemgang i 20 kommuner

Anm: N=142

Når sagen er klar til afgørelse dannes en opgave i KY om at udarbejde et afgørelsesbrev.

Systemmæssig nedsættes borgeren i ydelse, hvis grundlaget er der for den afgørelse. Det sker

automatisk og uafhængigt af om der er truffet en afgørelse.

Der er set manglende afgørelsesbreve i 16 pct. af sagerne fordelt på 11 kommuner jf. figur 5.5

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) har skrevet ud til alle kommuner med baggrund i

resultaterne for at indskærpe, at der i en række kommuner er sket automatiske nedsættelser af

personernes ydelser, uden at kommunen har truffet afgørelse.

STAR skriver, at det er en gyldighedsbetingelse for nedsættelsen i ydelsen, at kommunen har truffet

en afgørelse herom over for personen. Kommunerne har derfor pligt til af egen drift at efterbetale

de berettigede beløb til personerne i alle de sager, hvor der er sket ydelsesnedsættelse uden afgørelse

STAR har endvidere opfordret kommunerne til

–

indtil der er klarhed omkring den nærmere opsætning

af KY og evt. ændringer heraf til sikring af en lovlig administration

–

at have særlig opmærksomhed

på at der træffes rettidig afgørelse om, hvorvidt en persons ydelse skal reduceres i situationer, hvor

KY genererer en opgave til ydelsescentret i kommunen herom.

STAR har anmodet KL om en redegørelse for systemunderstøttelsen i KY.

Gennemgangen har endvidere sat lys på at afgørelsesbreve i KY afsendes senere end nedsættelsen

effektueres. Dermed foreligger der ikke en afgørelse inden nedsættelsen træder i kraft.

Dialogen med kommuner peger på, at KY har været sat op til at opgaver om at udarbejde et

afgørelsesbrev først dannes i systemet ved indgangen til den måned, hvor personen nedsættes. Der

er eksempler på, at afgørelsesbrevet bliver afsendt ultimo måneden, og der kan med fordel sættes

fokus på at tidspunktet for afsendelse fremrykkes.

Side 44

BDO har fået oplyst, at Kombit har foretaget ændringer i KY som gør at der fremadretet vil være

bedre mulighed for at styre processerne omkring afgørelser. Der er i KY dels lavet en ændring med

etablering af opgavepakker, som samler af opgaver vedr. afgørelser og hvor opgaverne har sigende

titler, og dels er sket en fremrykning af tidspunktet for, hvornår kommunen får oplysning om

opgavepakken (ca. 14 dage før bortfald). Det bør styrke muligheden for at kunne afvikle opgaven

inden nedsættelse af personen.

Tidligere har systemet genereret en række genberegningsopgaver, hvor afgørelser kunne være en del

af dem.

I 6 kommuner er der fundet arbejdsgange eller procedurer for afgørelsesprocessen jf. figur 5.6.

Figur 5.6.

Har kommunerne arbejdsgange der omfatter….

Sager

1. hvordan der sikres

dokumentation for udførte

timer.

2. hvordan tvivl og

mangler i e-indkomst

håndteres

3. tjekliste eller

procedurer for

afgørelsesprocessen

4. hvor sagsbehandler

kvalitetssikrer oplysninger

i KY.

Kilde: Gennemgang af arbejdsgange i de 20 kommuner

Anm: Der er tale om BDO’s tolkning og vurdering af kommunernes tilsendte arbejdsgange.

Side 45

KOMMUNERNES TILSYN MED ADMINISTRA-

TIONEN AF 225-TIMERSREGLEN

I dette kapitel er der fokus på kommunernes praksis ift. at kvalitetssikre arbejdet med 225-

timersreglen. Gennemgangen af arbejdsgange, ledelsesinformation og ledelsestilsyn har vist, at

mange kommuner er i gang med at styrke overvågningen af området og samarbejdet mellem

jobcenter og ydelsesadministration. Der er dog BDO’s vurdering, at der generelt i kommunerne er

behov for at styrke forebyggelsen af de mange administrative fejl, der kan forekomme, og at det

er helt nødvendigt at fastholde et særligt fokus på at minimere antallet af fejl relateret til 225-

timersreglen indtil systemunderstøttelsen af reglen har vist sig mere sikker.

6.1 INDLEDNING

De fejl der er fundet ifm. fokusrevisionen og den systemunderstøttelse der er af kommunernes

arbejde (i KY og jobcentrets fagsystemer), giver anledning til at vurdere, at der er en høj risiko for

fejl i administrationen af 225 timers reglen.

Det er BDO’s vurdering, at den nuværende systemunderstøttelse ikke kan sikre en tilstrækkelig

sikkerhed i administrationen af reglerne

–

det gælder automatiserede processer såvel som de manuelle

processer i KY. Der er behov for en betydelig opmærksomhed på at tilrettelægge

kvalitetssikringsprocesser på tværs af ydelsesadministration og jobcenter, som sandsynliggør at

antallet af fejl minimeres.

Sagsgennemgangen i revisionen vil dog i sin natur tegne et bagudrettet billede af indsatsen.

Sagsgennemgangen har haft fokus på aktuelle sager i september 2022, men der er set tilbage på hele

sagsforløbet. Interviewene med kommunerne har vist at de fleste kommuner har været i et

udviklingsforløb efter implementeringen af KY. Mange kommuner, har på baggrund af de fejl der er

blevet opmærksomhed omkring i 2021 og 2022, sat et øget fokus på at styrke kvaliteten af

sagsbehandlingen, og er i gang med initiativer omkring dette. Det betyder også, at kommuner er

opmærksomme på og arbejder med løsninger på nogle af de udfordringer, som revisionen peger ind

på.

Set i lyset af dette er det ikke mindst interessant, hvad der i dag gøres for at kvalitetssikre arbejdet

med 225-timersreglen, og hvilke gode metoder der er fundet til at styrke opmærksomheden på de

områder, hvor der risiko for fejl.

Viden om kvalitetssikringsprocedurer er indhentet ved dialog med kommunerne om resultaterne og

hvad de konkret gør for at opdage fejl og for at sikre kvaliteten i administrationen. BDO har modtaget

en række dokumenter om kommunernes nuværende arbejdsgange, ledelsesopfølgning, mv.

Dokumenterne har sammen med drøftelsen med kommunerne bidraget med viden om hvordan

administrationen af reglerne tilrettelægges og kvalitetssikres.

Revisionen viser overordnet:

►

Der er meget få kommuner, der har rettet opmærksomhed på rettidighed af varsling og

vejledning ifm. 225-timersreglen. Det gælder i arbejdsgange, procedurer og kontroller. Set i

lyset af omfanget af fejl bør det fremadrettet have et større fokus.

►

Kommunerne har fokus på at udvikle og sikre kvaliteten i sagsbehandlingen. Når der er tilsyn

eller ledelsesinformation, så anvendes det aktivt ift. læring i organisationen.

►

Ledelsesinformation og ledelsestilsyn har haft fokus på områder med kendte fejl. Niveauet af

fejl og forskelligartede fejl, som er konstateret under fokusrevisionen, peger på, at der kan

være grund til at udbrede fokus i ledelsestilsynet.

►

Der er kommuner som praktiserer en mere omfattende kontrol med administrationen af 225-

timersreglen. Det har typisk været en konsekvens af en stigende bevidsthed om, hvad KY

understøtter godt og hvor der er udfordringer. BDO har i revisionen fundet færre fejl i de

kommuner, som har en omfattende kontrol end i de øvrige kommuner. BDO har afdækket både

store og små kommuner med en omfattende kontrol.

Side 46

6.2 HVAD HAR LEDELSESTILSYNET FOKUS PÅ?

Kommunernes samlede ledelsestilsyn skal understøtte en løbende egenkontrol og tilsyn med, at

kommunens praksis følger lovgivningen og lovgivningens intentioner. Ledelsestilsynet kan bestå af

flere typer overvågning af indsatsen

–

herunder dataudtræk fra systemer, digital overvågning af

sagsflow eller gennemgang af sager.

Ledelsestilsyn i jobcentret udføres typisk ved sagsgennemgange, hvor kommunerne gennemgår en

række faste kontrolpunkter, som går igen over tid. Resultatet af tilsynet drøftes i både ledelse og

med medarbejdere. I ydelsesadministrationen suppleres sagsgennemgange af procedurer for

totalkontrol af, at forskellige opgavetyper bliver håndteret og løst. Det kan f.eks. være inspireret af

de kontrolpunkter, som revisor også har fokus på, lokalpolitiske fokusområder, eller lignende.

Behov for fokus fastlægges i nogle kommuner gennem systematiske risikovurderinger f.eks. med

baggrund observerede revisors anbefalinger eller bemærkninger, implementering af ny lovgivning,

lokalpolitiske eller administrative fokusområder, implementering af ny IT eller ny organisering,

klager, principafgørelser fra Ankestyrelsen osv. Der er i de fleste kommuner et dynamisk

ledelsestilsyn, som løbende tilpasses oplevede eller observerede risici.

BOKS 6. Niveauer for anvendelse ledelsestilsyn

–

anvendt i vurderingen af kommunernes ledelsestilsyn.

I forbindelse med revisionen er kommunerne blevet bedt om at indsende dokumentation for, hvilke

kontroller der indgår i kommunens ledelsestilsyn omkring 225-timersreglen. Herudfra har BDO drøftet

ledelsestilsynet med kommunerne, og har vurderet hvilket niveau anvendelsen af ledelsestilsynet

bedst kendetegnes ved.

Dialogen med kommunerne har peget på, at alle kommuner har gjort sig overvejelser om tilgangen til

ledelsestilsynet og der gives udtryk for, at det har en central plads i udviklingen af kvaliteten i

sagsbehandlingen - sammen med almindelig ledelsesopfølgning og faglig sparring. Mange kommuner

arbejder med at tilpasse ledelsestilsynet løbende ift. de risici der observeres.

Når der ses på kommunernes ledelsestilsyn, så har kommunerne generelt et godt metodeapparat til

at justere deres ledelsestilsyn til nye fokusområder, og hvis der er kontroller på området, så anvendes

det systematisk ift. læring, såfremt ledelsestilsynet peger på grund til det.

Fokus på 225-timersreglen er blevet opjusteret efter de fejl, der blev konstateret i 2021 og 2022,

med ugifte borgere der har været nedsat samtidig med, at de har været undtaget pga. begrænset

arbejdsevne. Det har øget opmærksomheden på at kontrollere især registreringerne af undtagelser

på tværs af jobcentret og ydelsesadministration. Det har også styrket opmærksomheden på

vigtigheden af samarbejdet mellem ydelsesadministration og jobcenter for at sikre korrekt

administration.

Side 47

BDO har fundet et meget begrænset antal fejl med sager hvor en borger er nedsat samtidig med at

der ligger en registrering af undtagelsen i fagsystemet. Der synes således at være det nødvendige

opmærksomhedsniveau på dette punkt.

Der vurderes dog at være behov for at anlægge en bredere tilgang til at afdække fejl i

administrationen end den eksisterende tilgang understøtter.

Der er f.eks. i forbindelse med undtagelserne fundet en række sager, hvor undtagelsen ikke er

registreret i fagsystemet, men kun ligger dokumenteret i samtalereferater i jobcentrets fagsystem.

Den type fejl fanges typisk ikke af et ledelsestilsyn. Der er også fejl, der konstateres ved, at der

ikke,

ved udløb af undtagelsen, bliver taget stilling til undtagelsen. Derfor løber registreringen af

undtagelsen ud, og borgeren kan opleve en nedsættelse af hjælpen. Denne type fejl fanges typisk

heller ikke af det eksisterende ledelsestilsyn.

Langt de fleste kommuner har dog nu implementeret en praksis med åbne slutdatoer på undtagelser.

Det minimerer risikoen for sidstnævnte fejl. BDO har ikke konstateret fejl i forbindelse denne nye

praksis. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at praksis er meget ny. Derfor vurderes det, at

der kan være god grund til at lave kontroller af, om processerne omkring varsling, partshøring og

afgørelse afvikles korrekt, når undtagelse ophøre efter konkret vurdering og når en undtagelse

Når kommunerne har ledelsestilsyn med, om borger er korrekt nedsat i ydelse, så er det ofte et tilsyn,

der er afgrænset til ydelsesafdelingen. Det er her et opmærksomhedspunkt, at mange fejl sker fordi

der er manglende registreringer i jobcentret. Det kan derfor give mening og større sikkerhed i tilsynet,

at kontrollere sagerne i på tværs af både ydelses- og fagsystem.

Figur 6.1: Ledelsestilsyn

–

fokusområder

Føres der ledelsestilsyn med:

Om vejledningspligten over for borger i

tilstrækkelig grad overholdes?

2,95

Om borgere er korrekt undtaget fra 225

timers reglen?

Vurdering af, hvorvidt sagsbehandleren

foretager veldokumenterede skøn af de

borgere, der undtages fra 225 timers?

Om gifte og ugifte borgere er korrekt

nedsat i ydelse som følge af 225 timers

reglen?

3,70

3,50

3,00

Skala

Kilde: Gennemgang af ledelsesinformation indsendt af kommuner samt dialog med kommuner

om tilgang, metoder og anvendelse

Anm.: N=20 kommuner

Gennemgangen af kommunernes ledelsestilsyn peger på, at flere kommuner har et løbende tilsyn med

vejledningen af personer, der kan omfattes af reglerne jf. figur 6.1. Der er dog meget få kommuner,

der har rettet opmærksomhed på rettidighed af varsling og vejledning ifm. 225-timersreglen. Det

gælder i arbejdsgange, procedurer og kontroller. Set i lyset af omfanget af fejl, der findes på dette

område, bør det fremadrettet have et større fokus.

6.3 HVAD HAR LEDELSESINFORMATION FOKUS PÅ

En del af overvågningen af indsatsen sker også gennem ledelsesinformation. Det skal dels forstås som

løbende information til ledelsen om niveauer og udvikling på udvalgte nøgletal. Dels som

rapporteringer, der kan understøtte den løbende drift. Det rummer også datadrevet overblik over

indsatsen og målgruppen gennem dashboards i fagsystemerne, der understøtter styringen af, at der

Side 48

tages de rette skridt i sagen, særligt ift. afholdelse af samtaler og iværksættelse af

beskæftigelsestilbud.

BOKS 7. Niveauer for anvendelse ledelsesinformation

–

anvendt i vurderingen af kommunernes

ledelsestilsyn.

225-timersreglen er typisk ikke så velbelyst i ledelsesinformation. Når der er ledelsesinformation, så

er det typisk fordi nogle kommuner har gode overbliksskabende opsamlinger til ledelsen af det

løbende ledelsestilsyn. Tilgangen til brugen af ledelsesinformation er meget varieret. I nogle

kommuner er det faglige koordinatorer der er gennemfører tilsynet og rapporterer til den samlede

ledelse og også ud til de enkelte afdelinger. Derudover er der også kommuner der opererer med

registreringer af ledelsestilsyn i faste skabeloner, som giver gode muligheder for opsamling på tværs.

Figur 6.2: Ledelsesinformation

–

fokusområder

Overholdelse af vejledningspligten over

for borger?

1,95

Hvorvidt der foretages

veldokumenterede skøn af de borgere,

der undtages fra 225 timers?

2,35

Om gifte og ugifte borgere, der

nedsættes i ydelse som følge af 225

timers reglen?

1,95

Skala

Kilde: Gennemgang af ledelsesinformation indsendt af kommuner samt dialog med

kommuner om tilgang, metoder og anvendelse

Anm.: N=20 kommuner

Der er enkelte kommuner som også overvåger administrationen omkring undtagelser og

forlængelsesgrunde via ledelsesinformationssystem eller dashboards, jf. nedenstående eksempel.

Generelt er brugen af ledelsesinformation dog mere ad hoc baseret og usystematisk.

Side 49

Der kan være et potentiale for at sætte mere fokus på at generere ledelsesinformation, som kan

afdække potentielle fejl på området. Niveauet for brugen af ledelsesinformation er størst i jobcentret

og har fokus på anvendelse af undtagelser, jf. figur 6.2.

BOKS 8. Eksempel fra Næstved kommune på ledelsesinformation om anvendelsen af undtagelser og

fraværsregistreringer

Side 50

6.4 HVORDAN KAN RISIKOEN FOR FEJL MINIMERES?

Under gennemførelse af fokusrevisionen har der været dialog med både sagsbehandlere, faglige

koordinatorer og ledelse om metoder til at sikre kvaliteten i sagsbehandlingen. Der er i den dialog

også kommet mange forskelligartede metoder og tiltag frem til, hvordan sagsbehandlingen kan

kvalitetssikres. I de nedenstående bokse vil der som afrunding gives nogle konkrete eksempler på,

hvordan der kan etableres procedurer for at følge op på administrationen af 225-timers reglen.

BOKS 9. Metoder til at understøtte kvaliteten i sagsbehandlingen ift. vejledning ifm. varsling

Problem:

Revisionen har vist et manglende fokus på borgers status ift. 225 timers reglen i jobcentret og

deraf mangler også den konsekvente vejledning som lovgivningen ligger op til. I lovgivningen ligger et krav

om varsling senest 6 måneder før bortfald eller nedsættelse af hjælpen og derefter vejledning ved hver

samtale og evt. støtte til jobsøgning. Hvis varslingen ikke er sket i tide, skal bortfaldsdatoen skydes indtil

betingelserne er opfyldt. Der er kun i enkelte jobcentre set fokus kvalitetskontrol ift. dette område.

Understøttelse af viden om varsling i jobcentre:

Der er set praktiseret 2 metoder ift. at sikre viden i

jobcentret om varsling:

Der er i KY - fra efteråret 2022 - nye muligheder for at udsøge varslinger. Det giver mulighed for

effektivt at overdrage oplysninger f.eks. 1 gang månedligt om de varslede borgere. Enkelte

kommuner har etableret eller er i gang med at etablere procedurer for at overdrage lister til

jobcentret. For at opnå en virkning kræver det dog også procedurer i jobcentret for hvordan den

viden behandles og viderebringes til sagsbehandler.

Der er også i enkelte kommuner set eksempel på, at ydelsesmedarbejder sætter en advis i

fagsystemet eller ringer til sagsbehandler i jobcentret med henblik på at gøre opmærksom på

varsling.

Fælles for de to løsninger er at der også er behov for en tydeliggørelse af, hvad sagsbehandler gør efter at

have modtaget informationen.

Kvalitetssikring af rettidig varsling:

Der er enkelte jobcentre, der har relativt tæt styring på hele processen

fra varsling til afgørelse og det giver en mulighed for at fange fejlene gennem tjek af alle breve der går ud.

Det vil også give mulighed for at flytte bortfaldsdatoen med en administrativ forlængelse, hvis varsling ikke

sker i tide.

Et alternativ er, at listerne over varslinger også anvendes til at gennemføre kontrol af, om varsling er sket i

tide. Det kan følges op med kontrol i forbindelse med partshøringen af vejledning og rettidighed.

Kvalitetssikring af vejledning:

Vejledning om 225 timers reglen ses ofte i jobcentrene, men det er typisk ud

fra en bred tilgang til om vejledning Rettidig varsling er set kontrolleret i et enkelt jobcenter.

Fokusrevisionen peger på, at det bør være et fokuspunkt.

Side 51

BOKS 10. Metoder til at sikre afgørelsesbreve i alle sager, hvor der sker nedsættelse af

hjælpen

Problem:

Fokusrevisionen har vist, at flere personer nedsættes uden der er sendt et afgørelsesbrev. Der

er heller ikke er gjort eksplicit opmærksom på at nedsættelsen foretages og givet en klagevejledning.

Derudover er der konstateret en udfordring med at afgørelsesbreve først sendes efter at nedsættelsen er

iværksat. STAR har bedt kommunerne gennemgå sager bagudrettet for at sikre, at der sker en

genopretning af de sager, hvor der ikke er afgørelsesbrev.

KY har været sat op til de automatiske nedsættelser, og hvor der sendes en opgave til kommunen om, at

der skal sendes en afgørelse. Opgaven kan først genereres sent ift. afgørelsestidspunktet, og har også

hidtil været svære at adskille fra andre opgaver i KY. Kombit har med baggrund i udfordringen udmeldt

nye procedurer, som kræver en meget håndholdt håndtering. Herunder ligger også håndholdte procedurer

for at alle relevante ordinære timer frem til bortfaldsdatoen medtages.

Kvalitetssikring af, at der er afgørelsesbreve og de sendes rettidigt:

Det er BDO’s vurdering, at der er

så store omlægninger af procedurerne i KY for afsendelse af afgørelsesbreve til en meget håndholdt

proces, at der er betydelig risiko for fejl, indtil procedurerne er implementeret eller understøttet bedre

af ydelsessystemet. Derfor vurderes det, at der i en periode fremadrettet med fordel kan foretages en

gennemgang af alle afgørelser med henblik på at sikre, at:

•

afgørelsen er sendt

afgørelsen er sendt rettidigt eller at bortfaldsdatoen er skubbet, så afgørelse foreligger

rettidigt.

at alle ordinære timer er medtaget i grundlaget for afgørelsen.

at alle undtagelser - og forlængelsesgrunde forlænger 12-månedersperioden som forudsat.

at der er vejledt fra varsling til bortfald.

BOKS 11. Metoder til at sikre kvalitet i arbejde med undtagelser

Problem:

I kommunerne er det en udbredt praksis, at undtagelser fra 225-timerreglen får en udløbsdato

efter 1 år eller har en åben slutdato. Det løser en række problemer, som tidligere er konstateret,

omkring samspillet mellem fagsystem og KY, hvor undtagelser er udløbet uden stillingtagen. Det

minimerer med andre ord risikoen for, at omfattede personer nedsættes uretmæssigt.

Det medfører et behov for et styrket fokus på, at der tages løbende stilling til undtagelserne, således at

de undtagede omfattes af reglerne, så snart der er grundlag for dette. Der er tale om løbende faglige

vurderinger som rummer en stor kompleksitet.

Kvalitetssikring af at undtagelser registreres og der foretages løbende vurderinger:

Kommunerne fører i stigende grad tilsyn med undtagelserne, men der er fortsat i 45 pct. af sagerne

undtagelser, som har meget overordnede standardbegrundelser eller ingen begrundelse. Det kan

vanskeliggøre den løbende vurdering af undtagelsen og at gennemføre en målrettet opfølgning.

Derfor vurderes der behov for, at kommunerne generelt udvikler deres ledelsestilsyn med undtagelserne.

Det handler bl.a. om at styrke spændvidden i hvad der følges op på, så der ikke blot er en

opmærksomhed på, om der løbende tages stilling, men også om der er en dybde i den faglige vurdering.

Det kan også omfatte en kvantitativ opfølgning på, hvor mange der er undtaget som en risikoindikator på,

om der er tilstrækkeligt fokus på de løbende vurderinger.

Der er i enkelte kommuner anlagt en bredere kvalitetsvurdering af arbejdet med undtagelser. De har

afsæt i at vurdere:

•

Er undtagelser indberettet?

Er undtagelser indberettet korrekt, så det slår igennem i KY’s timemodul?

Er undtagelser indberettet rettidigt, så de tæller i KY fra det rigtige tidspunkt?

Er der er sket konkret vurdering der bygger på de aktuelle oplysninger i sagerne?

Er der taget fornyet stilling til undtagelsen f.eks. ved seneste jobsamtale ud fra de aktuelle

oplysninger i sagen

Er der forhold i borgerens sag der ikke harmonerer med undtagelsen

–

f.eks. ordinære timer eller

virksomhedspraktik som indikerer en større arbejdsevne en 225 timer årligt.

Side 52

BOKS 12. Metoder til at sikre kvalitet i arbejde med forlængelsesgrunde

Problem:

I fokusrevisionen er det fundet, at der i nogle kommuner er usikkerhed omkring brugen af

forlængelsesgrunde og hvordan der registreres med de korrekte fritagelsesgrunde, så det slår igennem i

KY. Der er ikke arbejdsgange, der understøtter brugen af forlængelsesgrunde, i alle kommuner og der

opleves meget svingende opmærksomhed på brugen af fraværsgrunde i kommunerne.

I fokusrevisionen er der set flere eksempler på situationer, hvor en manglende registrering får stor

betydning for den omfattede person med en nedsættelse af hjælpen. Der er andre sager hvor det

vurderes at kunne få betydning på et tidspunkt. Resultaterne af sagsgennemgangen har vist, at der er god

grund til også at kvalitetssikre arbejdet med registrering af forlængelsesgrundene.

Kvalitetssikring af arbejdet med forlængelsesgrunde:

Der er ikke fundet kommuner, der i ledelsestilsyn direkte kontrollerer for korrekt brug af

forlængelsesgrunde. Ud fra de fundne forhold vurderes det at kunne være hensigtsmæssigt med en

opfølgning i jobcentrets fagsystem på:

•

Er der forlængelsesgrunde i sagen, der burde være registreret?

Er forlængelsesgrundene indberettet korrekt, så det slår igennem i KY’s timemodul?

Er forlængelsesgrunden indberettet rettidigt, så de tæller i KY fra det rigtige tidspunkt?

Side 53

BILAG 1. DET GENERELLE BILLEDE AF

PERSONER I SAGSGENNEMGANGEN

Der er i alt gennemgået 300 sager i fokusrevisionen, som fordeler sig på personer, der i oktober

2022 har modtaget enten kontanthjælp, uddannelseshjælp, overgangsydelse eller selvforsørgelses-

og hjemrejseydelse.

I hver af de 20 kommuner, der er udvalgt til fokusrevisionen, er der udsøgt 20 sager. Der er

tilstræbt en ligelig fordeling mellem ugifte og gifte personer og en repræsentation af forskellige

ydelsesgrupper

–

kontanthjælp, uddannelseshjælp og selvforsørgelses- og hjemrejseydelse samt

overgangsydelse.

BDO har i stikprøveudsøgningen målrettet udsøgt personer der er eller har været undtaget. Ca.

halvdelen af sagerne i sagsgennemgangen falder under den gruppe. Den anden halvdel er udsøgt

med henblik på at finde personer der er berørte eller kunne være berørt af en nedsættelse. På den

måde, er der udsøgt sager, som er relevante for fokusrevisionens temaer.

De 300 sager er fordelt mellem 159 sager, hvor personen er job- eller uddannelsesparat og 141

sager, hvor personen er aktivitetsparat. Ydermere, er 133 af personerne i sagsgennemgangen gifte

og 167 er ugifte eller fraskilte, jf. tabel 7.1.

Herudover er der lagt vægt på at finde sager, hvor der via registerdata kan indikere, at der er

modsætningsforhold i sagerne, som kan undre. Det er f.eks. personer med høj beskæftigelsesgrad

der er nedsat eller personer med lav beskæftigelsesgrad som ikke er nedsat.

Tabel 7.1. Fordeling af personer i sagsgennemgangen på ydelse og karakteristika.

Selvforsørgelses- og

hjemrejse-

7,7 pct.

(23 sager)

eller

Kontanthjælp

79,7 pct.

(234 sager)

Uddannelseshjælp

12,7 pct.

(38 sager)

Alder snit

43,1

(300 sager)

overgangsydelse

I alt

Civilstand

Gift

16,5 pct.

(22 sager)

0,6 pct.

(1 sager)

78,9 pct.

(105 sager)

80,2 pct.

(134 sager)

4,5 pct.

(6 sager)

19,2 pct.

(32 sager)

48,0

(133 sager)

38,9

(167 sager)

Ugift

Målgruppe/Visitationsgruppe

Job- eller uddannelsesparate

7,5 pct.

(12 sager)

7,8 pct.

(11 sager)

84,9 pct.

(135 sager)

73,8 pct.

(104 sager)

7,5 pct.

(12 sager)

18,4 pct.

(26 sager)

44,2

(159 sager)

41,9

(141 sager)

Aktivitetsparate

Omfattet af 225-timersreglen

9,7 pct.

(7 sager)

7,1 pct.

(8 sager)

7,0 pct.

(8 sager)

46,8

(23 sager)

70,8 pct.

(51 sager)

77,0 pct.

(87 sager)

87,8 pct.

(101 sager)

45,7

(235 sager)

19,4 pct.

(14 sager)

15,9 pct.

(18 sager)

5,2 pct.

(6 sager)

25,7

(42 sager)

40,8

(72 sager)

43,8

(113 sager)

43,9

(115 sager)

Undtaget fra 225-timerreglen

Berørte/nedsat som følge af 225-

timersreglen

Alderssnit

Side 54

Side 55

KONTAKT

METTE EGELUND FOG

Director

m: + 4527523706

e: [email protected]

BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, danskejet rådgivnings- og

revisionsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-

baseret selskab med begrænset hæftelse - og del af det internationale

BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er

varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne.

BDO i Danmark beskæftiger mere end 1.200 medarbejdere, mens det

verdensomspændende BDO netværk har ca. 80.000 medarbejdere i mere

end 160 lande.

BDO

cvr.nr. 20 22 26 70.

Statsautoriseret

revisionsaktieselskab,