BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Beskæftigelsesudvalget 2022-23 (2. samling)
BEU Alm.del Bilag 109
Offentligt

INSPIRATION TIL

SYGEFRAVÆRS-

INDSATSEN

Opsamling på erfaringer fra

sygefraværsindsats i 45 kommuner

UDARBEJDET AF BDO FOR STYRELSEN FOR ARBEJDSMARKED OG REKRUTTERING

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Indhold

Indledning ........................................................................................................................... 3

Indsatsområder ................................................................................................................... 5

På tværs af kerneelementer: Sygefraværsstrategi og koordination .................................... 7

Analyse af sygefraværsudfordringen .................................................................................................................................9

Fælles billede af sygefraværsudfordringen - data om sygefravær ..............................................................................12

Støtte trio samarbejdet omkring sygefraværsindsatsen ..............................................................................................16

Lokale afdelingsplaner ...................................................................................................................................................... 20

Kerneelement 1: Forebyggende indsatser ......................................................................... 22

Trivselsindsatser til forebyggelse af sygefravær - træning og motion på arbejdspladsen ...................................... 24

Fokus på kerneopgaven - veje til håndtering af arbejdspres ........................................................................................27

Onboarding af nye medarbejdere ....................................................................................................................................31

Styrke medarbejdernes kompetencer ift. at sænke konfliktniveau på arbejdspladsen........................................... 34

Viden om sygefravær og muligheder for forebyggelse af sygefravær ........................................................................37

Fokus på ændringer i holdninger og mindset ift. fravær.............................................................................................. 40

Kerneelement 2: Systematisksygefraværshåndtering og samarbejde .............................. 42

Styrke procedurerne omkring sygefraværshåndtering................................................................................................. 44

Styrke samtalerne med medarbejderne via inddragelse af HR i tidlig og forebyggende indsats .......................... 48

Styrke viden om jobcentrets muligheder for at støtte arbejdsgiver i fastholdelsesarbejdet ..................................51

Kerneelement 3: Fremrykket indsats for sygemeldte ....................................................... 53

Synliggørelse og viden om fast track ordning i jobcentret .......................................................................................... 55

Fastholdelseskonsulenter på arbejdsstedet ................................................................................................................... 59

Kerneelement 4: Brug af gradvis tilbagevenden med iboende progression ...................... 61

Virksomhedspraktik som første skridt til tilbagevenden ............................................................................................. 63

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Indledning

45 kommuner har fra 2018 til 2022 arbejdet med at

afprøve forskellige veje til at nedbringe sygefraværet i

Ældreplejen. Indsatsen er iværksat med støtte fra puljen

”Nedbringelse af sygefravær i ældreplejen”, som Styrel-

sen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) udmeldte i

2018. De 45 deltagende kommuner er markeret nedenfor

i listeform og visualiseret på danmarkskortet.

Dette inspirationskatalog er skrevet til andre offentlige

arbejdspladser, som arbejder med sygefraværsudfor-

dringer, hvor målet er i kort form at præsentere mulige

veje til at arbejde med forskellige udfordringer. Det er en

opsamling på nogle af de gode erfaringer, der er gjort i

projekterne.

Erfaringerne er gjort indenfor ældreplejen, som på nogle

områder har andre vilkår på arbejdspladsen, end det der

ses på andre arbejdspladser. Alligevel er de erfaringer, der

er gjort formentlig også bredt anvendelige på arbejds-

pladser.

Grundlaget for inspirationskataloget er først og fremmest

dialog med kommunerne om forståelsen af deres strategi

og indsatser samt opfølgende dialog og selvevalueringer

fra kommunerne om status og vurdering af virkningsfulde

indsatser.

Opsamlingen af erfaringer fra projekterne har afsæt i de

indsatser, som kommunerne har iværksat under 4 ker-

neelementer. Kommunerne projekter har haft forskelligt

indhold og toning af initiativer indenfor hvert kerneele-

ment og har valgt forskellige indsatser og implemente-

ringsfokus alt efter behovet i egen organisation. I dette

inspirationskatalog samles der op på nogle af de forskel-

lige konkrete veje der er valgt med særligt fokus på de

initiativer og indsatser, som kommunerne har fremhævet

som virkningsfulde.

Kommunerne har alle arbejdet med nedbringelse

af sygefraværet indenfor en ramme af 4 kerne-

elementer, der omfatter:

Tiltag vedrørende forebyggelse af sygefravær,

herunder tiltag til forebyggelse af eventuelle

arbejdsmiljøproblemer, hvis analysen har iden-

tificeret arbejdsmiljøområder, som vurderes at

medvirke til sygefraværet.

Et systematiseret samarbejde mellem kom-

munens HR-ansvarlige for ældreplejen og

jobcentrets sygedagpengeafsnit,

som også

indeholder retningslinjer for den situation, hvor

en sygemeldt er bosat uden for kommunen.

Fremrykket indsats for sygemeldte

i ældreple-

jen, så kommunen udnytter det systematiserede

samarbejde til at sikre, at der tidligt i et sygefra-

værsforløb iværksættes kontaktforløb og indsats.

Brug af gradvis tilbagevenden med iboende

progression.

En fælles ramme for projekterne har været, at der skulle

indgå en analyse af sygefraværet og en proces med etab-

lering af en strategi for den enkelte kommunes tilgang

til nedbringelse af sygefravær indenfor de 4 kerneele-

menter. Mange kommuner fremhæver at analysen og de

strategiske drøftelser har været meget værdifulde. Det

har tilført en klarere forståelse af kommunens udfordrin-

ger ift. sygefravær og skabt et fælles afsæt for organisati-

onen og grundlaget for en målrettet plan. Inspirationska-

taloget samler derfor også på erfaringerne fra analyse og

strategiprocessen.

INDLEDNING

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Deltagerkommuner 2018

København

Albertslund

Herlev

Hvidovre

Vallensbæk

Egedal

Fredensborg

Helsingør

Vordingborg

Assens

Nordfyn

Nyborg

Svendborg

Billund

Favrskov

Odder

Aarhus

Lemvig

Viborg

Hjørring

Morsø

Rebild

Thisted

Deltagerkommuner 2019

Ballerup

Glostrup

Lyngby-Taarbæk

Rødovre

Frederikssund

Bornhold

Greve

Solrød

Lolland

Slagelse

Faaborg-Midtfyn

Fredericia

Varde

Horsens

Herning

Holstebro

Ikast-Brande

Brønderslev

Frederikshavn

Jammerbugt

Vesthimmerlands

Aalborg

INDLEDNING

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Indsatsområder

Puljeprojekterne har bidraget med mange forskelligartede erfaringer med konkret redskaber og implementeringsgreb i

projekterne.

De initiativer, der samles i dette inspirationskatalog, er de indsatser, som flere kommuner oplever som indsatser, der har

løftet organisationens arbejde med trivsel og sygefravær gennem hele eller dele af projektperioden. Inspirationskataloget

skal læses som inspiration til mulige veje at gå, når organisationen oplever specifikke udfordringer. Der kan ikke foretages

nogen rangering af, noget der virker bedre end andet. Virkningen er kontekstafhængig og i høj grad afhængig af vedvaren-

de ledelsesmæssigt fokus.

Samlet er der i inspirationskataloget samlet op på erfaringer med 16 indsatsområder, som vurderes at rumme inspirati-

onselementer, der også kan anvendes på andre offentlige arbejdspladser.

Følg farverne i nedenstående bokse, for at finde ind til rette tema i det efterfølgende katalog.

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

For at kunne sætte effektivt ind overfor sygefraværsudfordringen kan der være behov for at komme tættere på,

hvad der udfordrer i forskellige enheder. Det muliggør at der kan sættes målrettet ind med både fælles og lokale

initiativer. I projekterne har alle arbejdet med en indledende analyse af sygefraværsudfordringer og udarbejdelse

af en strategi. Derudover har kommunerne ofte bragt initiativer i spil til at sikre, at alle afdelinger - eller de mest

udfordrede afdelinger - får arbejdet systematisk og struktureret med at sætte handling på både forebyggelses- og

fastholdelsesinitiativer. Læs med om erfaringerne under følgende temaer:

Analyse af sygefraværsudfordringen

Fælles billede af sygefraværsudfordringen – gennem styrket fokus på data om sygefravær

Støtte til samarbejde om sygefravær og trivsel i TRIO

Lokale handleplaner

INDSATSOMRÅDER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 1

FOREBYGGENDE INDSATSER

Når sygefravær opleves at være sammenkædet med potentialer for at styrke trivslen, arbejdsmiljø eller arbejds-

pladskulturen, så kan der være god grund til at sætte fokus på forebyggelse af sygefravær. Kommunerne har

opbygget mange erfaringer om indsatser til forebyggelse. Her kan I læse om erfaringer om:

10.

Træning og motion på arbejdspladsen

Fokus på kerneopgaven -veje til håndtering af arbejdspres

Onboarding af nye medarbejdere

Styrke medarbejdernes kompetencer ift. at sænke konfliktniveau på arbejdspladsen

Viden om sygefravær og forebyggelse af sygefravær

Fokus på arbejdspladskultur ift. fravær

KERNEELEMENT 2

SYSTEMATISK SYGEFRAVÆRSHÅNDTERING OG SAMARBEJDE

Det kan være en udfordring i nogle organisationer at fastholde et vedvarende fokus på, at overholde organisatio-

nens ambitioner og politikker omkring sygefraværshåndteringen. Derudover har mange kommuner med processen

fået sat lys på, at det er svært at få det rette udviklingsfokus i sygefraværssamtalerne, så der opleves en god ef-

fektivitet i samtaleforløbet. Det handler både om manglende viden og manglende redskaber til at skabe det rette

fokus. Hvis der er brug for inspiration til arbejdet med at styrke sygefraværssamtalerne, bl.a. gennem inddragelse

af jobcenter og HR, så læs med under følgende temaer:

11. Styrke procedurerne omkring sygefraværshåndtering

12. Styrke samtalerne med medarbejderne. Inddragelse af HR i tidlig og forebyggende indsats.

13. Viden om redskaber og Jobcentrets muligheder for at støtte arbejdsgiver i fastholdelsesarbejdet

KERNEELEMENT 3

FREMRYKKET INDSATS FOR SYGEMELDTE

En styrket sygefraværsindsats kan kræve en tidligere indsats. Jobcentret kan bringe tilbud og indsatser på banen,

som kan styrke muligheden for at fremrykke indsatsen for medarbejdere som led i planen for tilbagevenden. Har I

brug for at sætte fokus på de muligheder, der åbner sig, ved at inddrage jobcentret, så læs med her:

14. Synliggørelse og viden om fast track ordningen i jobcentret (herunder samarbejde med andre kommuner)

15. Fastholdelseskonsulenter på arbejdsstedet

KERNEELEMENT 4

BRUG AF GRADVIS TILBAGEVENDEN MED IBOENDE PROGRESSION

Virksomhedspraktik og delvise raskmeldinger er nogle af de tiltag der kan tages i anvendelse ved en gradvis tilba-

gevenden til arbejdspladsen. Ofte er der ikke et særligt udbredt kendskab til muligheder i at tage skridt til tilbage-

vende gennem brug virksomhedspraktik. Derfor har mange kommuner fået sat ekstra fokus på mulighederne her.

Kunne I have et lignende behov, så læs med her:

16. Virksomhedspraktik som første skridt til tilbagevenden

INDSATSOMRÅDER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

PÅ TVÆRS AF

KERNEELEMENTER:

SYGEFRAVÆRS-

STRATEGI OG

KOORDINATION

Der er gode erfaringer med at understøtte

sygefraværsindsatsen med initiativer der

styrker organisationen med faglig indsigt

og viden om sygefravær. Det kalder vi også

sygefraværskoordination. Det omfatter

analyser af sygefraværsudfordringen og

dedikerede faglige kompetencer til at sikre

fokus, gennemførelse og målretning af

sygefraværsindsatsen. I denne del af

inspirationskataloget kommer vi rundt om

følgende temaer:

1. Analyse af sygefraværsudfordringen

2. Fælles billede af sygefraværsudfor-

dringen – gennem styrket fokus på

data om sygefravær

3. Støtte til samarbejde om sygefravær

og trivsel i ledergrupper/TRIO i afde-

lingerne

4. Lokale handleplaner

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

PÅ TVÆRS AF

KERNEELEMENTER:

SYGEFRAVÆRS-

STRATEGI OG

KOORDINATION

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

1. Analyse af sygefraværsudfordringen

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

ANALYSE AF SYGEFRAVÆRSUDFORDRINGEN

Kommunerne har som udgangspunkt for deres projekter udarbejdet en analyse af

sygefraværet i egen organisation samt udarbejdet en strategi for at forebygge og

afkorte sygefraværet. Analyse- og strategiprocessen har tilført stor værdi til projektet

hos mange kommuner.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Kommunerne har i forbindelse med tilsagn fra puljen

alle skulle udarbejde en analyse af sygefraværet i egen

organisation som en del af puljebetingelserne.

Derudover har kommunerne skulle foretage en kortlæg-

ning af i hvilken udstrækning, der systematisk arbejdes

med forebyggelse af sygefravær inden for ældreplejen i

kommunen.

Med afsæt i analysen af sygefraværsudfordringen har

kommunerne udviklet og implementeret en strategi med

indsats inden for de 4 kernelementer i projektet. Strate-

giarbejdet er behandlet og godkendt på politisk niveau

forud for igangsættelsen af indsatserne.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Et højt sygefravær kan have mange årsager. Der kan være

en del af sygefraværet, som altid vil være der, og så kan

der være en del af sygefraværet, som der kan arbejdes

med at nedbringe.

Den bærende idé bag analysen af sygefraværsudfor-

dringen er at tilvejebringe lokal viden om hvilke årsager

og faktorer, der er i spil i på arbejdspladsen. Herunder i

hvilken grad sygefraværet er præget af hyppigt kortvarigt

sygefravær, langvarige sygemeldinger, sygemeldinger af

psykiske eller fysiske årsager mv. På den baggrund skal

der findes ind til, hvad der særligt karakteriserer syge-

fraværet, og hvad der kan arbejdes med. Formålet er at

kvalificere valget af indsatser, som skal implementeres

lokalt.

Kommunerne har ved hjælp af deres analyse udarbej-

det en strategi for nedbringelse af sygefraværet samt

hvordan der sikres varig forankring af arbejdet med at

nedbringe sygefraværet.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Kommunerne oplever, at analyse- og strategiarbejdet

har været værdifuldt ind i deres udvikling af projekterne,

herunder især ift. valg og prioritering af indsatser.

Kommunerne peger især på, at indsigterne fra analyse-

arbejdet har tilført organisationen viden om, hvad der

reelt er årsager til sygefravær, og at indsigterne også har

aflivet myter om årsager til fravær.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Når der skal ledes efter årsager til sygefraværet, og

hvordan arbejdet med nedbringelse af sygefravær kan

styrkes, så handler det også om at blive klogere på øvrige

punkter, som f.eks. dem nævnt i boksen herunder.

Viden om sygefraværet er indhentet via en kombina-

tion af forskellige typer af kilder, som kan bidrage til

afdækningen. Der er arbejdet med registerbaserede data,

survey blandt ledere og medarbejdere, trivselsmålinger

og APV, interviews og workshops mv.

EKSEMPLER TIL ANALYSEPUNKTER

•

Hvad er sygefraværets struktur og årsager?

Hvilke holdninger er der til sygefravær blandt

ledere og medarbejdere?

Hvad er praksis omkring sygefraværshåndtering i

organisationen?

Hvordan arbejdes der med forebyggelse og fast-

holdelse af medarbejdere?

Hvilke forskelle er der i sygefraværet og behand-

lingen af sygefravær inden for organisationen?

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Udover, at analysen kan tilføre viden, så har flere kom-

muner også, som en del af analysen, fået drøftet mulige

veje til at nedbringe sygefraværet. På den baggrund har

processen også ledt til idékataloger og indsatskataloger

som produkt.

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

Der mange forskellige eksempler på, hvordan der er

arbejdet med analyseprocessen i kommunerne. I nogle

kommuner har analysen været meget åben og søgende

ift. hvilke særlige udfordringer, der er gældende. I andre

kommuner har det været styret af nogle hypoteser om,

hvad der driver sygefraværet. Flere kommuner har taget

udgangspunkt i modellen ”Huset” illustreret ovenfor.

Huset er en helhedsorienteret model til at se på sy-

gefraværsindsatsen. Den kan give inspiration til hvilke

perspektiver, der er vigtigt at inddrage i analysen af

sygefravær og hvordan det kan gøres.

Modellen er udviklet af KL og forhandlingsforbundet.

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

De fleste kommuner har haft eksterne konsulenter på

analyseopgaven til at bidrage med samlet analysedesign,

indsamling og bearbejdning af data samt at få eksterne

øjne på mønstre og udfordringer. Enkelte kommuner har

haft kapacitet til at udføre analysearbejdet internt.

Analyserne er typisk sat til drøftelse i ledergrupper,

MED-organisation eller bredere i hele organisationen

med henblik på at komme ind til kernen af udfordringer-

ne og der, hvor der kan være behov for indsatser.

Kommunerne peger på, at den tidlige involvering i ana-

lysefasen samt præsentation af resultaterne for medar-

bejderne har skabt stort ejerskab og engagement ind i

projektet.

Trivsel, arbejdsmiljø

og social kapital

Ordentlig

statistik

IT-understøttelse

og monitorering

Systematiske

samtaler

Opfølgning,

afklaring og

fastholdelse

Tidlige

indsatser

Tilbud og råd-

givning

Fælles ejerskab

Tydelig ledelse

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Inddragelse af medarbejdere og ledere i analy-

sefasen for at kvalificere sygefraværsdata med

nuancerede kvalitative billeder af sygefraværs-

udfordringerne.

Bred inddragelse af medarbejdere og ledere i

drøftelser af analysens resultater og mulige

veje til nedbringelse af sygefraværet har en

positiv indflydelse på ejerskab og engagement i

indsatsen.

•

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

PÅ TVÆRS AF

KERNEELEMENTER:

SYGEFRAVÆRS-

STRATEGI OG

KOORDINATION

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

2. Fælles billede af sygefraværsudfor-

dringen – gennem styrket fokus på

data om sygefravær

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

FÆLLES BILLEDE AF SYGEFRAVÆRSUDFORDRINGEN

- DATA OM SYGEFRAVÆR

Data om sygefravær og strategier for anvendelse og præsentation af data er et

aktivt redskab til at målrette arbejdet med nedbringelse af sygefraværet. Mere end

60 pct. af kommunerne har arbejdet med at sætte ekstra fokus på forståelsen af

sygefraværsudfordringen og igangsætte handling gennem brug af ledelsesinformation

og data – både i ledergrupper og i den daglige drift.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Adgang til data og analyser af strukturerne i fraværet har

i mange kommuner været et centralt fokus.

Det hviler på en erkendelse af, at det ikke er ligetil at for-

stå og bruge data. Særligt kan det være svært at afkode

hvilken viden, der kan trækkes ud af data og anvendes

som redskab. En hyppig oplevelse blandt kommunerne

er, at data kan være på et så højt generaliseringsniveau,

at det bruges som konstateringer af tingenes tilstand og

ikke redskab til at finde de relevante styringsknapper.

Med andre ord har der været et stort potentiale for at få

data mere i spil til at målrette indsatsen.

Flere kommuner har derfor prioriteret behovet for, at

lederne får bedre værktøjer og/eller en bedre forståelse af

data for at kunne gå tættere på sygefraværsudfordringen.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Overordnet har fokus på ledelsesinformation været

drevet af et ønske om, at data skal kunne forstås og

anvendes, så det bidrager til at målrette og tilpasse syge-

fraværsindsatsen løbende og styrke opmærksomheden

på udviklingen.

Det handler om at give ledelsen et samlet billede af

fraværet i ældreplejen og i den enkelte enhed, så at der

kan sættes det rette fokus og iværksættes de relevante

initiativer.

Underliggende kan der dog være flere tanker om, hvad

arbejdet med ledelsesinformation skal gøre for organisa-

tionen.Det kan f.eks være ønsker om:

•

At understøtte den kvalificerede snak med afdelinger/

TRIO/MED/teams/medarbejdere om, hvad der er år-

sagerne til sygefraværet, og hvordan det påvirker den

samlede indsats ift. levering af kerneydelsen.

At styrke ledernes håndtering af sygefravær, så der

bliver taget handling på sygefravær, når det er rele-

vant. Ved at understøtte den enkelte leders adgang til

og forståelse af data kan det styrke muligheden for at

gå målrettet til sygefraværssamtaler.

At styrke samtalerne med sygemeldte ved at kunne

vise og konkretisere anledningen til sygefraværssam-

taler osv.

•

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Kommunerne oplever, at arbejdet med skabelse af fælles

datadrevet overbliksbillede af fraværet bidrager positivt

til et mere fokuseret arbejde med sygefravær.

Lederne, der via projektet har opnået kompetencer til

bedre at kunne forstå og bruge data, peger på, at det

hjælper dem i de konkrete samtaler med medarbejdere

med for meget fravær til at målrette samtalen.

De peger desuden på, at viden om fraværet er et godt

redskab i den forebyggende indsats og giver dem mulig-

heden for proaktivt at tage dialogen om sygefravær. Det

kan også bidrage til den fælles forståelse af sygefraværet

i TRIO eller MED drøftelser, så det bliver lettere at drøfte

behovet for initiativer.

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Prioriter tidlig inddragelse af ledelsesniveau

med udpegning af konkrete behov og ønsker til

indhold i rapport.

Rapporter med data der kan vises på flere

niveauer – kommune, afdeling, team og medar-

bejder med et format der er tænkt den kontekst

det skal bruges i.

Afsæt tid og ressourcer til at støtte ledere i

forståelse af opgørelsesmetoder og hvordan data

kan tolkes. Genbesøg det ofte.

Prioriter kompetenceudvikling af nye ledere, så

de forstår og bruger redskaber mv. på linje med

øvrige ledere i ældreplejen.

Løbende præsentation og drøftelse af data på

personalemøder, til sikring af, at medarbejdere

forstår, hvad der er på spil ift. eks. mange korte

fraværsperioder.

kompetenceudvikle lederne, så de kender og forstår

ledelsesinformationen. Det kan have form af løbende

1:1 sparring med personaleleder om indhold, tolkning af

data og støtte til analysen af den/de centrale udfordrin-

ger. Det kan også være fælles forløb med ledergrupper,

TRIO’er eller MED organisation, som har fokus på at

forstå og analysere data.

Fælles er også en oplevelse i mange projekter af, at der

ofte er et større behov for at få dataforståelsen med, end

man lige regner med.

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

I flere kommuner arbejdes der med både overordnet

ledelsesinformation og mulighed for at gå ned på medar-

bejderniveau.

Der er bl.a. arbejdet med udarbejdelse en lille og konkret

datapakke til de enkelte ledere i afdelingerne. Der er

f.eks. fokus på at få data på et konkret og omsætteligt

niveau for de enkelte ledere.

Det opleves ofte også som vigtigt, at data kan understøt-

te leder i, hvornår der skal indkaldes til samtaler, og hvad

der er baggrunden for det. Det kan f.eks. ske ved at der

er særlige markeringer af medarbejder med mange små

sygefraværsperioden eller langtidssygefravær evt. fulgt

af adviser for, hvornår medarbejderen skal indkaldes til

samtale, og hvor langt lederen er nået i samtaleforløbet.

Der er også set eksempler på kommuner, der arbejder

med et kalenderværktøj, hvor data registreres i en ka-

lender visning, som særligt er brugbar i formidlingen på

teammøder eller i den enkelte 1:1 samtaler om sygefra-

vær.

På teamniveau kan det være med til at synliggøre dage,

hvor afdelingen er påvirket af mindre/større fravær.

Det kan f.eks. give anledning til at få talt om, hvordan

opgaverne løses med nedsat bemanding. Lederne kan gå

helt ned på medarbejderniveau og via forskellige farve-

markeringer se hvornår og hvilket fravær, der er tale om.

Her er der i oversigterne konkret fokus på fravær, som

ikke er koblet med øvrige informationer. Se eksempler på

rapportering til at understøtte drøftelsen af sygefravær i

forskellige sammenhænge på næste side

•

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Indsatserne ser meget forskellige ud fra kommune til

kommune. Nogle kommuner har udviklet ny ledelsesin-

formation og værktøjer til brug for personalelederne.

Flere projekter har startet arbejdet med data op fra

bunden og har f.eks. iværksat processer, hvor de involve-

rede ledere er budt ind til workshops og seminardage for

i fællesskab at udarbejde bud på, hvilket data og hvilket

niveau de havde behov for data på. Projekterne har med

udgangspunkt i dette enten justeret eksisterende LIS

rapporter til eller indkøbt nye it-redskaber til understøt-

telsen.

I andre kommuner har det handlet om at få de eksiste-

rende data bedre i spil både på tværs i ledelsen og i de

enkelte afdelinger.

Et fælles træk er, at har det været et centralt greb at

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Eksempel på hvordan sygefraværsrapport kan bevæge sig på forskellige niveauer

Nedenfor ses et eksempel på hvordan sygefraværsrapport kan bevæge sig på forskellige niveauer – både det overordnede

overbliksbillede for ældreplejen og de enkelte enheder, der kan bruges til dialoger om udvikling og årsager til udviklingen.

Herunder data der kan understøtte opfølgningen hos den enkelte personaleleder, og som giver mulighed for at gå helt tæt

på og se dem, der er i målgruppen for opfølgning, og hvordan de enkelte medarbejderes sygefravær fordeler sig på dage.

Organisation:

Udvikling i sygefraværsdage over tid

Benchmark mellem afdelinger

Sygefraværsdage mellem afdelinger

august

november

marts

maj

april

juni

juli

september

december

oktober

januar

februar

16,5

17,4

13,9

10,2

6,3

5,9

11,5

9,1

4,8

Sygefraværsdage - total

Sygefraværsdage - kort

Sygefraværsdage - lang

Afdeling 1

Afdeling 2

Afdeling 3

Afdeling 1

Sygefraværsdage i afdelingen - medarbejderfordelt

Medarbejder

Medarbejder 1

Medarbejder 2

Medarbejder 3

Medarbejder 4

Medarbejder 5

Medarbejder 6

Medarbejder 7

Medarbejder 8

Medarbejder 9

Medarbejder 10

Medarbejder 11

Medarbejder 12

Jan

Feb

...

Status

Rød

Grøn

Rød

Grøn

Gul

Rød

Grøn

Medarbejder 1

Sygefraværsdage på medarbejderniveau

Dato

...

Jan

Mandag

Tirsdag

Onsdag

Torsdag

Fredag

Lørdag

Søndag

Mandag

Tirsdag

Onsdag

Torsdag

Fredag

Lørdag

...

Feb

Onsdag

Torsdag

Fredag

Lørdag

Søndag

Mandag

Tirsdag

Onsdag

Torsdag

Fredag

Lørdag

Søndag

Mandag

...

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

PÅ TVÆRS AF

KERNEELEMENTER:

SYGEFRAVÆRS-

STRATEGI OG

KOORDINATION

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

3. Støtte til samarbejde om sygefravær

og trivsel i ledergrupper/TRIO i afde-

lingerne

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

STØTTE TRIO SAMARBEJDET OMKRING

SYGEFRAVÆRSINDSATSEN

Ca. 75 pct. af kommunerne har med projektet haft et særligt fokus på at styrke TRIO-

samarbejdet på de enkelte arbejdssteder. Formålet er at skabe et stærkt fundament for

at få gennemslagskraft af de initiativer, der tages på arbejdspladsen.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Sygefravær påvirker hele arbejdspladsen – ikke bare de

sygemeldte og når der skal rykkes ved sygefraværet, så

kræver det ofte noget af hele organisationen. Det kan

være en ny praksis omkring sygefraværshåndtering og

åben dialog om trivsel, arbejdsmiljø og sygefravær på

arbejdspladsen osv.

Det kan være svære initiativer at stå alene med som

leder og få det rigtige gennemslag af uden en involvering

af nøgleaktører på arbejdspladsen.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanters

netværk, fornemmelse af arbejdssted, kultur og kolleger-

nes trivsel kan være en centralt bidrag til både at finde de

helt rigtige initiativer og til at bakke op om nye initiativer.

Derfor har mange kommuner arbejdet med en stærk

forankring af sygefraværsindsatsen i det lokale TRIO

samarbejde. En TRIO består i udgangspunktet af samar-

bejdet mellem tre funktioner: Leder, tillidsrepræsentant

og arbejdsmiljørepræsentant.

Det har i særlig grad betydning, fordi lederne i ældre-

plejen ofte har et stort ledelsesspænd. TRIO og MED

samarbejdet kan bidrage med flere kræfter og kanaler til

at implementere og fastholde fokus på trivselsinitiativer

og forebyggelse af sygefravær.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Inddragelsen af TRIO’er virker særligt godt, når det lykkes

af aktivere TRIO i sygefraværsinitiativerne og sikre, at der

er fællesskab om de initiativer, der tages. Dermed er der

flere, der kan være ambassadører for og kan kommunike-

re mening ind i de forskellige initiativer.

Kommunerne oplever, at det kontinuerlige fokus på

sygefraværet i MED og TRIO samarbejdet har haft stor

betydning.

Samtidig opleves det, at det kræver et kontinuerligt

fokus at vedligeholde samarbejdet, så fokus og det fælles

ejerskab fastholdes.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Inddrag TRIO i analysen af udfordringer, så der

kommer forskellige perspektiver på sygefraværet

i analysen.

Lad det være en del af den indledende overve-

jelse, hvor godt TRIO’erne er klædt på til at tage

drøftelserne om sygefravær – det kan kræve

kompetenceudvikling at få sat TRIO samarbej-

det rigtigt i spil og få etableret et tillidsbaseret

samarbejde.

TRIO’en kan have brug for håndholdt støtte

til både at analysere sygefraværet og til at få

skabt en god rolle og ansvarsfordeling omkring

indsatsen.

Få skabt en systematik omkring arbejdet i

TRIO’en som understøtter et kontinuerligt fokus

på at følge op på sygefravær og sygefraværs-ini-

tiativer – ”hvad der virker, og hvad der knirker”.

•

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Indsatsen i kommunerne ser forskellige ud afhængigt af

hvor aktivt TRIO samarbejdet er i forvejen, den lokale

sygefraværsudfordring og arbejdspladskultur osv.

Når det virker godt, så får TRIO’en en fælles forståelse og

ejerskab til indsatsen, der gør TRIO’en i stand til at bakke

op om hinanden i processen. Det handler f.eks. om at

kunne:

•

At støtte op om og motivere kolleger til at tage

del i trivselsinitiativer, f.eks. motion, kompetence-

udvikling mv.

Arbejde på forskellige baner med at påvirke og

arbejde med arbejdspladskulturen eller nye initia-

tiver til at styrke arbejdsplanlægning.

At kunne kommunikere mening til kolleger med

den måde sygefravær håndteres på og bidrage til

forståelsen af, hvad samtaler bruges til og ind-

holdsmæssigt kommer omkring.

Gå ind til sygefraværssamtaler, hvor tillidsrepræ-

sentant eller arbejdsmiljørepræsentant deltager,

med samme forståelse af, hvad samtalen skal

bruges til.

Støtte op om tilbagevendte medarbejdere fra

sygemelding, så de får den rette modtagelse på

arbejdspladsen.

At have antennerne ude ift. nye behov for fore-

byggende initiativer.

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

Typisk har kommunerne arbejdet med at understøtte et

udviklingsforløb for TRIO. Se inspiration til trin i boksen

nedenfor.

Udviklingsforløbet handler typisk om at understøtte

TRIO i trin på vejen til at få sat fælles handling og ansvar

på sygefraværs-initiativer. Det har i nogle kommuner væ-

ret ved konsulentstøtte ude på arbejdsstedet – f.eks. de

arbejdssteder med den største sygefraværs-udfordring.

I andre kommuner er der gennemført et fælles forløb for

TRIO’erne, hvor de guides igennem en proces for at få

etableret grundlaget for lokale handlinger og det fælles

samarbejde.

•

I PROCESSER MED AT UNDERSTØTTE

TRIO’S FÆLLES PLAN FOR NEDBRINGELSE

AF SYGEFRAVÆR KAN DER F.EKS. SÆTTES

FOKUS PÅ:

1. At analysere det lokale sygefravær og få et fælles

billede af, hvad den lokale udfordring er.

2. At aftale det strategiske fokus i både udmøntning

af fælles initiativer for hele ældreplejen og hvilke

udfordringer, der især skal have plads i lokale

initiativer.

3. At aftale en fælles handleplan. Jf. indsatsen loka-

le afdelingshandleplaner.

4. At aftale rolle- og ansvarsfordeling i TRIO’en for

at implementere med størst virkning.

5. At aftale hvordan der samarbejdes i implemen-

teringen af handleplaner el. – både formelt og

uformelt. Det kan være aftaler om fast årshjul,

jf. eksempel herunder. Det kan også være fælles

forventningsafstemning om, hvordan man agerer,

når der opleves udfordringer – f.eks. ift. arbejds-

pladskultur osv.

•

I nogle kommuner er der også arbejdet med en løbende

inddragelse af fastholdelseskonsulenter fra jobcentret og

HR med henblik på at rådgive TRIO om deres muligheder

ift. indsatser.

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Eksempel fra Horsens Kommune med årshjul for TRIO samarbejde

DECEMBER

Fælles sociale aktiviteter

• Erfaringer fra det seneste år og

planer for det kommende år

NOVEMBER

Årshjul for næstå års TRIO

arbejde + Feedback til

LMU/OMU om TRIO arbej-

det i det seneste år

• Behov for nye områdetil-

tag i det kommende år

JANUAR

Sygefravær i forgående år

• Feedback fra OMU/LMU på input fra det foregående år

• Konkretisering af fokus og planer for TRIO arbejdet i

det kommende år

FEBRUAR

Møderi

MARTS

Håndtering af sygefravær

og tilbagevenden efter

sygefravær

• Erfaringer fra det foregå-

ende år og vurdering af

behov for forbedringer,

mere viden og muligheder

for gradvis tilbagevenden

APRIL

Kultur og trivsel

• Erfaringer fra det seneste år

• Evaluering af tavlemøder.

videndeling, omgangstone,

samarbejde, håndtering af

travlhed m.v.

• Vurdering af behov for nye

tiltag

MAJ

Voldspolitik

• Erfaringer fra det seneste år herunder forebyggende

indsatser og indrapportering af episoder

• Vurdering af behov for yderligere forebyggende

tiltag

OKTOBER

Evaluering af TRIO samar-

bejdet det seneste år

• Opfølgning på respons fra

kolleger

• Vurdering af behov for

mere viden/sparring

• Fokus og mål for det kom-

mende år

TRIO ÅRSHJUL

2021

8 møder / år

SEPTEMBER

Deltagelse/samarbejde i TRIO

netværk

• Erfaringer fra i år samt vurdering

af udbytte fra netværk og fremad-

rettede ønsker til netværk

JUNI - JULI - AUGUST

Mødefri

PUNKTER TIL HVERT TRIO-MØDE

1. Opfølgning fra sidst

2. Sygefraværsstatistik inkl. andel uden sygefravær

3. Trivsel og arbejdsmiljø

4. Måneds-emner årshjul

5. Feedback fra TR, AMR og leder-netværk

6. Behov for sparring med HR eller Jobcenter?

7. Formidlling fra mødet: Hvad er det vigtigt at give videre til kol-

leger? Hvordan? Hvem gør det?

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

PÅ TVÆRS AF

KERNEELEMENTER:

SYGEFRAVÆRS-

STRATEGI OG

KOORDINATION

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

4. Lokale handleplaner

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

LOKALE AFDELINGSPLANER

Godt 2/3 af kommunerne har arbejdet med lokale handlingsplaner som et væsentligt

implementeringsgreb. De indledende analyser har for mange kommuner vist, at

sygefraværsudfordringen ikke er den samme i alle enheder. Arbejdet med lokale

afdelingsplaner er en vej til at sætte lokale løsninger på lokale udfordringer.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

På baggrund af gennemførte trivselsmålinger og arbejds-

pladsvurderinger (APV) har flere kommuner konstateret,

at det er nødvendigt at arbejde struktureret og systema-

tisk med nedbringelse af fraværet. Samtidig er det dog

også konstateret, at der kræves fleksibilitet ift. hvilke

indsatser, der iværksættes lokalt i afdelingerne. Det

skyldes, at afdelinger på tværs af samme forvaltning kan

have meget forskellige udfordringer med sygefraværet.

Det har motiveret en lang række kommuner til at iværk-

sætte en højere grad af systematik for, hvordan der lokalt

i afdelinger arbejdes med sygefraværet og de bagvedlig-

gende udfordringer.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Grundtanken er, at ”one size fits all” tilgang til håndtering

af sygefravær ikke virker. Den bærende ide bag indsatsen

er at få de separate enheder til – på ensartet struktureret

vis – at arbejde med netop de konkrete lokale udfordrin-

ger.

Ideen er at hjælpe lederne til en systematik, som kan

styrke dem i deres arbejde. Ved at udarbejde skabeloner

for lokale handleplaner er det muligt at synliggøre ar-

bejdet og fremdrift i arbejdet samt at kunne kursjustere

der, hvor arbejdsmiljø, trivsel og sygefravær måske ikke

ændrer sig.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Kommunerne, der har arbejdet med anvendelse af lokale

handleplaner, peger på, at de med planerne i hånden

nemt kan iværksætte et struktureret arbejde ift. de ud-

fordringer, som afdelingernes respektive trivselsmålinger

og APV’er har sat spot på.

Det fremhæves, at de lokale handleplaner giver afdelin-

gerne mulighed for at iværksætte de lokale nålestikned-

slag, der er nødvendige.

Helt konkret giver handleplanerne et praktisk værktøj til

ledere og andre, der er involverede i sygefraværsarbejdet

lokalt i afdelingerne og centralt i HR/personale i kommu-

nen.

Det er således et håndgribeligt redskab til at sætte hand-

ling på arbejdet lokalt.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Central styret udvikling og implementering af

handleplan til brug for alle afdelinger i ældreple-

jen – gerne til alle afdelinger i kommunen.

Indledningsvis eller kontinuerlig procesunder-

støttelse ifm. implementeringen af planerne, så

anvendelse af og proces omkring planer bliver så

ensartet og struktureret som muligt.

Involvering af medarbejdere/TRIO/lokal-MED i

arbejdet med temaer og tempo i handleplanerne.

Udarbejdelse af årshjul for brugen af handle-

planer – hvornår skal de udarbejdes, hvornår

revideres de etc.

Handleplaner er godt redskab til at oversætte

strategi til dagligt arbejde i afdelinger.

•

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

De centrale HR-afdelinger og/eller projektledere har

været motiveret for at udarbejde tværkommunale hand-

leplansskabeloner til understøttelse af de lokale indsatser

for nedbringelse af sygefravær.

De fastlagte skabeloner for handlingsplaner giver de loka-

le afdelinger mulighed for at opstille egne mål, delmål og

indsatser for den konkrete fraværshåndtering. Der er tale

om et let anvendeligt redskab til lederne og deres daglige

arbejde, som desuden er et håndgribeligt dokument. Med

det i hånden kan lokale HR-kolleger eller projektansvarli-

ge understøtte og bistå lederne.

Modsat har de lokale ledere været motiverede af at

kunne hente hjælp og støtte fra centralt hold ift. synlig-

gørelse af, at der sker et faciliteret arbejde med netop de

konkrete udfordringer, de måtte have lokalt.

I relation hertil har projektlederne afviklet workshops

med lederne om, hvordan de arbejder med sygefravær-

sindsatsen, og man har herudfra udarbejdet en ensartet

struktur for opbygningen af handleplanerne, men med

mulighed for at indholdsudfylde med lokale indsatsbe-

hov.

Der er udarbejdet en ensartet struktur og systematik for

forskellige lokale behov. Nogle, hvor alle parametre er

ens for alle afdelinger, og som styres og følges op på fra

centralt hold. Andre steder er der udarbejdet en standard

skabelon, hvor det indholdsmæssige tilpasses ift. de

konkrete udfordringer i den enkelte afdeling.

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

Mange steder har udarbejdelsen af planerne betydet

involvering af de centrale projektledere eller koordina-

torer. De har fungeret som procesunderstøttere ift. at

få udarbejdet dokumenter og har også ydet bistand ift.

implementeringen af de fastlagte tiltag.

De lokale handleplaner er i udgangspunktet tænkt sådan,

at det er den konkrete leder i afdelingen eller TRIO i

afdelingerne, der har ansvaret for arbejdet og implemen-

teringen.

I en del kommuner har enheder dog været understøt-

tende i arbejdet med at etablere handleplanen. Det kan

være i en proces, hvor ledelsen eller TRIO understøttes

i en proces bestående af analyse af sygefraværsårsager,

drøftelse og valg af handlemuligheder, kompetenceud-

vikling og konkret redskabsudarbejdelse.

HANDLEPLAN

•

Data og allerede igangsatte indsatser - Beskrivel-

se data og allerede igangsatte indsatser.

Hvad skal vi løfte og hvad er målet – beskrivelse

af, hvilken forandring der skal ske og målet for

handleplanen

Handlinger - Beskrivelse de handlinger/indsatser,

som sættes i gang.

Hvordan kobles indsatserne eventuelt sammen

med øvrige tiltag på arbejdspladsen – beskrivelse

af sammenhæng til øvrige indsatser

Hvordan og hvor ofte følges der op på handlepla-

nen – beskrivelse af opfølgningsaktiviteter

Hvad skal ledelsen være særligt opmærksom på

at gøre for at lykkes – beskrivelse af særlige obs

punkter hvis nogen

Aktivitets- og tidsplan – løbende udfyldelse af

aktiviteter og tidsperspektivet

•

SYGEFRAVÆRSSTRATEGI OG KOORDINATION

PÅ TVÆRS AF KERNEELEMENTER

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

KERNEELEMENT 1:

FOREBYGGENDE

INDSATSER

Hvis sygefraværet er sammenhængende

med potentialer for at styrke trivslen,

arbejdsmiljø eller arbejdspladskulturen,

så kan der være god grund til at sætte

fokus på forebyggelse af sygefravær.

Indsatser til forebyggelse vurderes at

være helt centrale for nedbringelse af

sygefravær. I denne del af inspirations-

kataloget kommer vi rundt om følgende

temaer:

5. Træning og motion på arbejdspladsen

6. Fokus på kerneopgaven -veje til hånd-

tering af arbejdspres

Onboarding af nye medarbejdere

8. Styrke medarbejdernes kompetencer

ift. sænke konfliktniveau på arbejds-

pladsen

9. Viden om sygefravær og forebyggelse

af sygefravær

10. Fokus på ændringer i holdninger og

mindset ift. fravær

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 1:

FOREBYGGENDE

INDSATSER

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

5. Træning og motion på arbejdspladsen

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

TRIVSELSINDSATSER TIL FOREBYGGELSE AF

SYGEFRAVÆR - TRÆNING OG MOTION PÅ

ARBEJDSPLADSEN

Godt 1/3 af projekterne har angivet, at de har arbejdet med sygefraværsforebyggende

trivselsindsatser. Projekterne har arbejdet med træning, motion og sundhedssamtaler

med medarbejderne. Det forebyggende arbejde handler bl.a. om at motivere medarbej-

derne til at ændre vaner og bryde usunde livsstilsmønstre.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

En del sygefravær i ældreplejen er relateret til fysisk

nedslidning eller smerter grundet uhensigtsmæssige og

forkerte løft. I flere kommuner har der derfor også igen-

nem en årrække været tilbud, der tilbyder medarbejderne

mulighed for at benytte forskellige kommunale forebyg-

gende sundhedstiltag.

Kommunernes indledende analysearbejde har i flere

kommuner vist et manglende fokus på trivselsindsatser

som forebyggelse af f.eks. smerter gennem bevægelse.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

For flere af projekterne har det derfor været et mål at

finde ud af, om der kan tilbydes flere initiativer eller mere

målrettede initiativer, som kan være med til at øge med-

arbejdernes deltagelse i motions- og sundhedstilbud, og

på den måde forebygge fysiske gener og øge sundheden.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Den umiddelbare centrale virkning af indsatsen er et fæl-

les fokus på motion og bedre kostvaner, der øger trivslen

blandt medarbejderne.

Kommunerne oplever, at konkrete motionsaktiviteter

- som fælles aktiviteter eller hjemme hos den enkel-

te – bidrager til, at medarbejderne oplever, at der ydes

en målrettet indsats for deres trivsel, idet træningen er

prioriteret og sat på dagsordenen.

Tilbuddene opleves som værende styrkende for fælles-

skabet, og kommunerne peger på, at der blandt med-

arbejderne opleves en glæde ved at komme på arbejde.

Desuden er der oplevelser af, at det øger samarbejdet på

tværs af enheder og vagthold, efter medarbejderne har

mødt hinanden i andre sammenhænge f.eks. til træning

eller i andre trivselstilbud.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Sundhedstilbuddene i ældreplejen er ofte initieret via

HR. I nogle af kommunerne er der i samarbejde med

MED-udvalget udviklet sundhedssamtaler til alle medar-

bejdere med personlig opfølgning på arbejdspladsen.

I nogle kommuner, der har arbejdet med motion og

sundhedsfremmende initiativer, ses der eksempler på

brugen af apps, som medarbejderne kan anvende til

fysisk træning uden for arbejdstiden, eftersom flere med-

arbejdere i analysen har peget på, at de ikke har tid samt

overskud til at komme i et motionscenter efter arbejds-

tid. Det er oplevet som et godt redskab i implementerin-

gen af initiativet.

Desuden er der i flere af kommunerne arbejdet med at

tilbud om forflytningskurser. I forbindelse med imple-

mentering af kurserne har kommunerne oplevet en god

anledning til at tale om nødvendigheden af at få trænet

og opnå viden om, hvordan kroppen fungerer, således

medarbejderne mindsker risikoen for slitage.

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

I en kommune, hvor der er arbejdet med adgang til kon-

sultationer hos en fysioterapeut, er der indgået aftaler

med de respektive ledere af indsatsen og af den centrale

HR/personale afdeling. I de situationer, hvor der er givet

adgang til træningslokaler, er det ligeledes sket i regi af

afdelingsledelse og HR/personale.

Informationer om mulighederne for tilbuddene er typisk

formidlet via personalemøder og/eller via nyhedsbreve til

medarbejderne.

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

App med træningsprogrammer

• Medarbejderne får stillet en app til rådighed,

hvor indhold er betalt for i en periode og åbner

op for mulighed for træningsprogrammer – både

skræddersyet og generelle.

Konsultation ved fysioterapeut

• Mulighed for konsultation ved fysioterapeut

straks i forbindelse med smerter i led og muskler.

•

Mulighed for 30-minutters tilbud i arbejdstiden.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Det kræver ledelsesfokus at bevare de gode ruti-

ner, og der skal kommunikeres mening med den

fysiske træning for at få og fastholde opbaknin-

gen til de sundhedsfremmende initiativer.

At gøre brug af sundhedssamtaler med medar-

bejdere i tæt forbindelse med omsorgssamtaler.

Øget fokus på motion og træning i forflytnings-

kurser.

Sundhedssamtaler

• Mulighed for sundhedssamtaler ved fysiotera-

peut eller ergoterapeut med henblik på f.eks.

kostomlægning, træning, mv.

Pause-gymnastik

• Små øvelser i arbejdstiden.

Adgang til træningsfaciliteter

• Mulighed for en særlig adgang til kommunens

træningsfaciliteter.

Cykle – og gå-grupper

• Der kan med fordel udpeges ambassadører på

arbejdspladsen, som skal bidrage til at fastholde

gode vaner.

•

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 1:

FOREBYGGENDE

INDSATSER

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

6. Fokus på kerneopgaven -veje til

håndtering af arbejdspres

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

FOKUS PÅ KERNEOPGAVEN - VEJE TIL HÅNDTERING

AF ARBEJDSPRES

I ældreplejen er en del af sygefraværet stressbetinget eller drevet af, at medarbejderne

oplever et stort arbejdspres, og at der ikke kan leveres den service, der er forventning

om. I flere projekter er der derfor arbejdet med, hvordan der prioriteres i dagligdagen

mellem opgaver, når der er færre hænder til at løse opgaverne.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

En del af kommunerne har løbende gennem APV og triv-

selsmålinger sat fokus på, at der opleves et stort arbejds-

pres blandt medarbejderne i ældreplejen.

Det kan være pres, der opstår som følge af, at der ikke

kan leveres på det, som de ældre eller pårørende efter-

spørger, eller at man ikke synes, at opgaveløsningen

lever op til arbejdspladsens eller egne forventninger. Det

kan også handle om, at man pga. kollegers fravær bliver

kastet ud i opgaver, som medarbejderen ikke oplever sig

kompetent eller effektiv til.

Der peges på, at dette problem ofte er årsagen til syge-

meldinger og kan lede til ofte lange sygemeldinger som

følge af stress.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Den bærende idé er at ved at styrke viden om kerneopga-

verne, får medarbejderne bedre mulighed for at håndtere

arbejdspres i dagligdagen og prioritere mellem opgaver.

Viden om kerneopgaven og prioritering af kerneopgaven

bidrager til begrænsning for risiko for f.eks. stress og

dermed potentielt risiko for sygemelding.

Manglende viden om eller kompetencer til at strukturere

egne opgaver påvirker trivsel og arbejdsglæde.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Når indsatsen virker, har medarbejderne i ældreplejen

et tydeligt billede af, hvilke opgaver, der skal priorite-

res hvornår. Det giver mulighed for, at medarbejderne

overfor borgere og pårørende bedre kan kommunikere,

hvorfor de prioriterer de opgaver, de gør, i den konkrete

situation.

Kommunerne peger på, at medarbejdere, der er stærke i

viden om og forståelse af kerneopgaverne, står bedre ru-

stet til at håndtere den stigende kompleksitet i borgernes

krav, ønsker og behov.

Medarbejderne fungerer bedre i krydspresset mellem

koordinering og ensartetheden i ydelser og et tiltagende

komplekst behov for pleje blandt borgerne.

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

I et projekt er der udarbejdet et skema til brug i de

enkelte afdelinger. Her har hver afdeling indskrevet deres

kerneopgaver og prioriteret dem ift. antal sygemeldte

medarbejdere.

Som eksempel på et redskab har kommunerne blandt an-

det arbejdet med afvikling af faste tavlemøder, hvor den

kommende uges ”to-do” er blevet vendt. Tavlemøderne

er brugt til at tage højde for medarbejdersituationen i

enheden/afdelingen.

Et andet redskab, der er taget i anvendelse, er overleve-

ringsmøder mellem vagtskifte. Overleveringsmøderne

har til formål at sikre videreformidling af eventuelle

udfordringer hos borgerne.

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

I mange kommuner har et væsentligt implementerings-

greb været afholdelse af temadage, seminarer, personale

arrangementer med procesunderstøttelse af enten en

ekstern konsulent eller fra centralt hold i udviklings-

konsulent fra HR/Personale. Her er der arbejdet med at

nedbryde politiske mål til konkrete opgaver i de enkelte

afdelinger.

Arbejdet i afdelingerne har krævet høj grad af medarbej-

derinvolvering for at få at opnå ejerskab til resultaterne.

Sammen med medarbejderne, er der udarbejdet proce-

durer for, hvordan man samarbejder på tværs af vagtskif-

te, så der sker en god overlevering af opgaver på tværs,

og således kerneopgaverne løses.

I flere projekter er arbejdet blevet fulgt op af udarbejdel-

se af informationsmateriale med plakater mv.

Væsentligt for implementeringen er et kontinuerligt

lederfokus. Derfor er der eksempler på kommuner, der

har indarbejdet fokus på kerneopgaverne i et årshjulet

for personalemøder, som skal bidrage til at sikre, at der

er åbenhed og dialog om, om der er behov for løbende

justeringer.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Fælles værktøjer til tavlemøder f.eks. værktøj til

at synliggøre hvor stort arbejdspres, der er på

arbejdsugen og med aktiv stillingtagen til, hvad

der prioriteres, når der er få hænder til at løfte

opgaven.

Sikring af god overlevering af opgaver mellem

vagtskifte.

Øget kendskab til kerneopgaven kan give grund-

lag for udarbejdelse af prioriteringstrappe for

dagens opgaver.

Viden om og indsigt i kerne-opgaver giver større

grad af stolthed og bredere mulighed for bedre

relationer. Gode i historier at fortælle om daglig-

dags succeshistorier og gode resultater.

Fokus på faglighed og prioriteringer – adgang til

sparring, hjælp til prioriteringer af dagens opga-

ver og god introduktion til nye medarbejdere.

•

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Eksempel fra Brønderslev Kommune på klar prioritering af arbejdsopgaver, når der er færre ”hænder”

Redskabet har til formål at skabe et overblik over prioritering af arbejdsopgaver ved sygefravær. Dette skal bidrage til at

imødekomme det krydspres, som medarbejdere kan opleve mellem egne, leders og borgeres forventninger, når der er

færre medarbejdere til at håndtere arbejdsopgaverne.

ALLE MEDARBEJDERE ER PÅ

ARBEJDE

Alle opgaver udføres:

• Dokumentation

•

Lave aktiviteter med bebo-

erne

Personlig pleje

Praktiske opgaver

Pårørendekontakt

Oprydning i journaler

Besvare mails

ADL-træning

...

1 TIL 2 MEDARBEJDERE ER

SYGE

Vi prioriterer:

• Personlig pleje

•

Praktiske opgaver

Pårørendekontakt

ADL-træning

...

3 ELLER FLERE

MEDARBEJDERE ER SYGE

Vi prioriterer:

• Personlig pleje

•

Medicingivning

...

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 1:

FOREBYGGENDE

INDSATSER

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

Onboarding af nye medarbejdere

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

ONBOARDING AF NYE MEDARBEJDERE

Ideen bag onboarding er, at nye medarbejdere i højere grad vil kunne fastholdes i job,

hvis de får en tidlig introduktion til procedurer, arbejdsgange, systemer, opgaver mv.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Kommunernes analyser om årsager til sygefravær peger

på, at der opleves stor udskiftning blandt medarbejder-

gruppen i ældreplejen og generelt, at det er svært at

rekruttere medarbejdere til området. Denne tendens er

svarende til udfordringsbilledet, som i øvrigt ses på tværs

af landet.

Kombinationen af højt sygefravær og udfordringen med

rekruttering af kvalificeret arbejdskraft, har for flere af

kommunerne medvirket til at sætte onboarding/intro-

duktion på dagsordenen. For mange af kommunerne

har det allerede været et opmærksomhedspunkt, men

via projektet har der været mulighed for at sætte flere

kræfter ind på, hvordan indsatsen kan udvikles. Nogle

kommuner peger på, at f.eks. onboarding/introduktion til

nye medarbejdere ofte nedprioriteres ift. driftsopgaver.

I nogle kommuner har en del af motivationen også hand-

let om, at det forudgående analysearbejde har peget ind

på nogle konkrete udfordringer ift. medarbejdernes hold-

ning og mindset ift. fravær. Interviews med medarbejde-

re indikerer, at holdninger og mindset ift. fravær allerede

viser sig fra starten af ansættelsen, og medarbejdere med

et højt sygefravær i starten også har et højt sygefravær i

løbet af ansættelsen.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Den bærende idé er at nye medarbejdere i højere grad vil

kunne fastholdes i job, hvis de får en tidlig introduktion til

procedurer, arbejdsgange, systemer, opgaver mv.

Det bygger på en forståelse på, at introduktion af nye

medarbejdere sikrer en bedre integration på arbejdsplad-

sen samt bidrager til forståelse for, hvilke kerneopgaver

og ydelser, de er ansat til.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

I opfølgningen af kommunernes implementering af

initiativet omkring onboarding, er det imidlertid de

færreste kommuner, der har konkrete bud på virkningen

af indsatsen. Dog forventes der at være en mindre andel

af medarbejdere, som har skiftet job, efter at have været

indført i onboarding initiativerne. Ligesom kommunerne

forventer, at medarbejderne har et lavere sygefravær,

idet en grundlæggende indføring i arbejdsopgaver, ar-

bejdsgange, strukturer mv. danner afsæt for en tryggere

opstart og færre frustrationer.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Arbejdet med onboarding ses i de fleste projekter at være

centralt udarbejdede koncepter for, hvordan medar-

bejderne skal introduceres i jobbet. F.eks. ses der i en

kommune udarbejdet undervisningsmoduler til allerede

ansatte medarbejdere ift. hvordan og hvad, de skal un-

dervise nye medarbejdere i.

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

Nogle kommuner har udarbejdet programmer for nyan-

satte medarbejdere.

I en kommune er der f.eks. udarbejdet et 14-dages

program, for hvordan nye medarbejdere følges med en

ansat, som har modtaget undervisning i, hvad der er vur-

deret særligt vigtigt at introducere en ny medarbejder i.

I Thisted Kommune er der arbejdet med en særlig

mentor/mentee-relation i de første 6-12 måneder af

den nyansattes ansættelse med det formål at yde svar

på praktiske og faglige spørgsmål, herunder f.eks. vedr.

retningslinjer og teknikker ved forflytninger.

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

Indsatsen i de fleste projekter bygger videre på erfarin-

gerne med introduktionsprogrammer for nye medarbej-

dere, men med et endnu højere fokus på at sætte form

og struktur på opgaven, således at de udviklede proce-

durer følges, og kan iværksættes når nye medarbejdere

ansættes.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Fokus på, at onboarding gennemføres inden for

de første uger af ansættelsen.

Det kræver at de ansvarlige medarbejdere for

onboarding sikrer, at driftshensyn ikke prioriteres

over de obligatoriske onboarding/introduktions-

aktiviteter.

•

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 1:

FOREBYGGENDE

INDSATSER

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

8. Styrke medarbejdernes kompetencer

ift. sænke konfliktniveau på arbejds-

pladsen

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

STYRKE MEDARBEJDERNES KOMPETENCER IFT. AT

SÆNKE KONFLIKTNIVEAU PÅ ARBEJDSPLADSEN

Konflikter opstår let i kontakten mellem borgere og pårørende, som ikke oplever at

deres forventninger bliver opfyldt, og medarbejderne der oplever at skulle stå på mål for

forventninger, de ikke kan imødekomme. Dette kan lægge et psykisk og følelsesmæssigt

pres på medarbejderne, hvor trivsel og den generelle arbejdglæde bliver presset.

Ca ¾ dele af kommunerne har arbejdet med at styrke medarbejdernes kompetencer til

at håndtere konfliker og følelsesmæssige krav.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Arbejdet med borgere, der er afhængige af pleje og med

tæt kontakt med borgere og pårørende kan give an-

ledning til, at medarbejdere står i et krydspres mellem

det ”der føles rigtigt”, og det der er retningslinjerne på

arbejdspladsen.

I flere kommuner har trivselsmålinger, APV og medarbej-

derinterview peget på netop disse problemstillinger som

en væsentlig grund til dårligt arbejdsmiljø og sygemel-

dinger.

For at hjælpe medarbejderne med redskaber til at kunne

håndtere dette krydspres i hverdagen har flere kommu-

ner valgt at arbejde med denne indsats.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Ved at øge medarbejdernes personlige kompetencer ift.

håndtering af konflikter og følelsesmæssige påvirkninger,

lettes presset på medarbejderen. Og medarbejderne

betrygges i deres arbejde og eventuel nervøsitet for at

komme ud til en borger, som er kognitivt udfordret eller

har et udadreagerende handlingsmønster, reduceres.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Den centrale virkning af kommunernes fokus på at styrke

medarbejdernes kompetencer ift. håndtering af konflik-

ter og trusler er en bedring af trivslen blandt medarbej-

derne.

Arbejdet med indsatsen forventes på sigt at give en bedre

arbejdspladskultur, hvor konflikter kan håndteres i kolle-

gial sparring om opgaveløsningen for borgeren. Og hvor

medarbejdere hjælper hinanden med de borgere, der

opleves udfordrende, og der i åben dialog blandt ledere

og medarbejdere kan drøftes de sværes situationer med

borgere og pårørende.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Kommunerne har arbejdet med at gennemføre kompe-

tenceudviklingsdage – temadage eller workshops.

Der er eksempler på, at der er givet undervisning/inspi-

ration fra en underviser, og hvor medarbejderne efterføl-

gende i workshops med forskellige typer af samarbejds-

øvelser, har arbejdet med at finde deres egne bud på,

hvordan udfordringerne kan løses.

Det er ofte medarbejdernes egne løsningsforslag, der

tages i anvendelse.

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

Kompetenceudvikling har været et af de centrale redska-

ber i arbejdet med håndtering af konflikter og håndtering

af trusler om vold.

Kompetenceudviklingen har dels være rettet mod med-

arbejdere som har modtaget undervisning fra eksterne

oplægsholder i konflikthåndering og mentalparathed.

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Redskaberne har f.eks. været konkrete øvelser med de-

eskalering i samtalen med borger og pårørende. Oparbej-

delse af kompetencer til at kunne håndtere omskiftelige

krav og pres fra omgivelserne.

I et projekt er der arbejdet med begrebet defusing ifm.

håndtering af borgere med truende adfærd. Her har det

været kompetenceudvikling af ledere ift. at kunne tage

samtalen med medarbejderen efter en oplevelse med

trusler og højt konfliktniveau.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Brug af mentor/supervision har skabt god læring.

Erfaringerne har vist, at fokus på håndtering af

konflikter og følelsesmæssige problematikker har

givet bedre rum til at turde tale med kollegerne

om udfordringerne samt at søge sparring og

rådgivning hos kolleger.

Involvering af nøglemedarbejdere ifm. uddannel-

sesforløb med erhvervspsykologer ift. håndtering

af høje følelsesmæssige krav sikrer fortsat ud-

bredelse efter endt uddannelsesforløb. Løbende

involvering af nøglemedarbejdere sikrer kontinu-

erlig forankring i organisationen.

Mentoring og supervision giver mulighed for at

få støtte og sparring til særligt svære borger-

sager.

•

Der er i ledergruppen arbejdet med retningslinjer for,

hvad man gør i situationer hvor medarbejdere oplever

trusler fra borgere.

AMR og ledere har modtaget undervisning i metoder til

håndtering af vold og trusler og der er etableret netværk

på tværs af afdelingsledere ift. erfaringsudveksling til at

forebygge problemer.

Som redskaber er der i nogle projekter sat øget fokus

på den kollegiale støtte og sparring i situationerne eks. i

form af ”borger bytte” hvor borger/medarbejder samar-

bejdet er på vej til hårdknude.

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

Et væsentligt implementeringsgreb har i mange kommu-

ner været afholdelse af idéworkshops og seminarer, hvor

der er arbejdet med, at medarbejderne selv har givet

gode råd til, hvordan man kan tale til og med borgere i

konfliktfyldte situationer. Via seminarer har medarbejder

arbejdet med forskellige situationer, hvor der kan være

konflikt ift. en borger og derud fra udarbejdet /udviklet et

inspirationskatalog til, hvordan og hvad man kan sige.

Parallelt er der flere steder ledelsesmæssigt udarbejdet

konkrete politikker og retningslinjer for håndtering af

trusler om vold.

Et andet greb har været tilkøb af eksternundervisere i

form at erhvervspsykologer til undervisning i konflikt-

håndtering i relation til borgerkontakt.

•

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 1:

FOREBYGGENDE

INDSATSER

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

9. Viden om sygefravær og forebyggel-

se af sygefravær

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

VIDEN OM SYGEFRAVÆR OG MULIGHEDER FOR

FOREBYGGELSE AF SYGEFRAVÆR

En udfordring for ledere med personale ansvar er ofte, at de ikke føler de har tilstræk-

keligt kendskab til hvordan man hjælper medarbejdere og skaber rum og mulighed for

tilbagevenden for medarbejder, der f.eks. er sygemeldt med psykiske lidelser.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Flere kommuner har oplevet, at der er situationer, hvor

dialogen om sygefravær er svær, idet der mangler viden

om, hvad det er acceptabelt at tale om f.eks. ift. emner

om kræftramte elle stressramte medarbejdere.

Et eksempel er en kommune, hvor den indledende

analyse viste, at 9 ud af 10 TRIO medlemmer oplever

usikkerhed på, hvad der virker ift. hvilke typer af syge-

meldinger. I samme analyse ytrer personaleledere, TR og

AMR ønsker om, at blive klædt bedre på af HR/personale

og jobcenter til at håndtere denne indsats.

Indsatsen er motiveret af ønsket om at blive bedre til at

gå tættere på medarbejdere i syge- og omsorgssamta-

ler samt generelt set, at vide mere om, hvad der virker i

indsatsen overfor medarbejderen.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Viden om, hvilke typer af indsatser, som virker godt ift.

sygefraværsårsagen, giver de bedste muligheder for at

bestå samt understøtte medarbejderen før, under og

efter en sygemelding.

Ved at klæde ledere, tillids- og arbejdsmiljørepræsentan-

ter på ift. viden om, hvad der virker og i hvilken sammen-

hæng, bidrager til at åbne dialogen med medarbejderen

får styrket det indholdsmæssige output på samtalerne.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Gevinsterne hentes både forebyggende og fastholdelses-

mæssigt.

Større viden om, hvilke indsatser, der virker i hvilken

sammenhæng, styrker indholdet i omsorgs- og sygefra-

værssamtalerne med medarbejderen. Herved får leder

og medarbejder bl.a. mulighed for at få aftalt en plan for,

hvilke indsatser, der skal igangsættes og hvornår. Derud-

over kan der i samtaler om tilbagevenden i højere grad

tages højde for eventuelle skånehensyn.

En bredere generel viden, om hvad der skal til for at

forebygge sygefraværsforløb for forskellige typer af syg-

domme kan derudover også bidrage til der kan foretages

generelle justeringer i eks. arbejdsgange og arbejdstilret-

telæggelse til gavn for fraværet i en afdeling generelt set.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Når indsatsen virker, er leder, tillidsrepræsentant og

arbejdsmiljørepræsentant fælles om at sikre åben dialog i

afdelingen om, hvad de som ledelsesrepræsentanter kan

gøre for understøtte forebyggelse af sygemeldinger.

Lederne sørger for i de fastsatte omsorgs- og sygefra-

værssamtaler at tage en åben og ærlig dialog med med-

arbejderen om, hvad der evt. skal eller kan sættes i værk

for den enkelte, og hvordan arbejdet kan tilrettelægges,

så det belaster mindst muligt. Og sørger for, at der bliver

fuldt rettidigt op på igangsatte initiativer.

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

Et brugt redskab i denne indsats er etablering af netværk

for ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræ-

sentanter med faste møder med fokus på forebyggelsesi-

nitiativer for specifikke sygefraværstyper.

Afvikling af gå-hjem-møder for ledere med inspirations-

oplæg fra eksterne eksperter. Samt afvikling af works-

hops, hvor der erfaringsudveksles på tværs af afdelinger i

forvaltningen.

Som et redskab under denne indsats, er der set f.eks. på

at alle omsorgs- og sygefraværssamtaler afvikles i ledel-

ses-makkerpar.

Desuden er der i flere projekter gjort brug af fasthol-

delseskonsulenterne fra jobcentrene i forbindelse med

denne indsats. Her har den direkte adgang til konsulen-

terne – når de var til stede i afdelingerne – givet ledere

mulighed for hurtig sparring og viden.

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

Viden om sygefravær og muligheder for forebyggelse

handler typisk om, at understøtte ledere i have et bredt

indblik i, hvad der skal til for at hjælpe hhv. sygemeldte

med psykiske sygdomme (stress og depression etc.),

kræftramte eller belastningsskadede i forebyggelsen af

en sygemelding.

Der er projekter, der har implementeret netværk med

fastlagte mødestruktur og fastlagt dagsordner.

Typisk har kommunerne arbejdet med at understøtte

et udviklingsforløb for TRIO, hvor der er arbejdet med

ledere i de forskellige afdelinger, ikke alene er ansvarlige

for et godt arbejdsmiljø og en god kultur, men at det er

et fælles ansvar på tværs.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Dagsordensætning af viden om og erfaringer

med indsatser for forskellige typer fraværsindsat-

ser på møder i TRIO.

Etablering af netværk for ledere til erfaringsud-

veksling om praktisk viden fra dagligdag.

Oplæg fra eksperter ift. afgrænsede temaer med

fokus på hvordan man understøtter professio-

nelt.

•

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 1:

FOREBYGGENDE

INDSATSER

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

10. Fokus på ændringer i holdninger og

mindset ift. fravær

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

FOKUS PÅ ÆNDRINGER I HOLDNINGER OG

MINDSET IFT. FRAVÆR

Godt 70 pct af alle kommunerne har arbejdet med udfordringer ift. forståelse for og hold-

ninger til sygefravær. Kulturen på arbejdspladsen og holdningerne til, hvornår medarbej-

dere vælger at blive hjemme og melde sig syg, påvirker det kollektive arbejdsmiljø og har

indflydelse på generel trivsel, arbejdspres og behov for prioriteringer af kerneopgaven.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Motivationen for at gå ind i indsatser for at bevæge ar-

bejdskulturen kan være mange. Inspirationen kan stam-

me fra, at der i APV’er og trivselsmålinger, er potentialer

for at styrke trivsel og f.eks. at der er meget højt niveau

af korttidssygefravær.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Den bærende idé er at sætte fokus på åbenhed og dialog

om, hvad der definerer god arbejdspladskultur, et godt

samarbejde, motivationen på arbejdspladsen mv.

Et fælles sprog og en fælles forståelse for løsning af op-

gaver kan sætte retning for, hvordan man på en arbejds-

plads omgås på en god og konstruktiv måde.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

En af det hyppigst anvendte ord om virkningen af at

arbejde med holdninger og mindset på arbejdspladsen er,

at der opnås en mere åben kultur ift. til at tale om det der

er svært, det der fungerer, og det der ikke fungerer – både

for den enkelte og for fællesskabet.

Kommunerne har ikke sat ord på gevinsterne i det brede

perspektiv ift. borgere og kommunen, men den oplevede

virkning er, at der med indsatserne er mobiliseret flere

kræfter omkring det at sikre en god trivsel og mere rum

og opmærksomhed på at fællesskabet og den enkelte

trives.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Indsatserne har set meget forskellige ud, men grundlæg-

gende handler arbejdet med holdning og mindset om at

komme derhen, hvor der er formuleret fælles værdier,

normer og handlinger, som kendetegner arbejdsstedet og

kulturen.

Indsatsen rummer også typisk aftaler om, hvordan man

rejser udfordringer med opgaveløsningen og trivsel, så

der er rum til at komme frem med det der udfordrer

arbejdsglæden.

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

Der findes værktøjer åbent tilgængelige på internettet,

som kan understøtte dialogen om god arbejdspladskul-

tur. F.eks. hvad der motiverer til at gå på arbejde, og hvad

der modsat skubber i den anden retning, og gør at man

melder sig syg. Det kan være gode eksempler på spørgs-

mål, der er gode at drøfte, spil mv, som kan understøtte

processen.

Nogle kommuner har arbejdet med at udpege ambas-

sadører eller agenter for at sikre et løbende fokus på

arbejdspladskulturen og fastholde gode initiativer.

Kommunerne har f.eks. også arbejdet med at sætte triv-

sel på dagsordenen på tavlemøder og f.eks. givet rum til

at markere, hvor den enkelte medarbejder er i dag.

Mange kommuner har også brugt kræfter på at dreje

fokus i hele organisationen over mod kommunikativt at

tale nærvær frem for fravær i f.eks. i nyhedsbreve, perso-

nalemøder, planlægningsmøder osv.

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

Arbejdet med at starte dialogen sker typisk på persona-

lemøder/personaledage, hvor der f.eks. drøftes temaer

som:

•

Hvad er vigtigt for min arbejdsglæde?

Hvad er afgørende for mit fravær/nærvær?

Hvordan rummer vi forskellige behov?

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Fokus på dialog på arbejdspladserne om, hvad

fravær og nærvær er og hvad det gør ved en

arbejdssituation.

Tal om de positive situationer med meget nær-

vær.

Vær åben for at alle ikke er i samme situation og

der skal være plads til forskellighed i medarbej-

derkulturen i afdelingerne.

Få skabt ambassadører/agenter i organisationen

for at fastholde gode initiativer.

•

Trivselsmålinger, APV og interview med medarbejdere

og drøftelser i TRIO og MED kan bidrage til at sætte det

rette fokus, der kan rykke og udvikle organisationen.

•

Eksempel fra en Horsens Kommune på handleplan for, hvordan de forskellige niveauer i organisationen bidrager til

omkring kulturforandring

CENTRALT

Understøtter med:

• Videndeling, læring og for-

ankring i hverdagen, der kan

påvirke kulturen på arbejds-

pladserne positivt fx via

MED-systemet

•

Udvælgelse af medarbej-

der-ambassadører til vidensde-

ling og formidling af indsatser

Området i Sundhed og Ældre

Ledere og TRIO’er i brug af

tavlemøder

ARBEJDSPLADSEN

Skaber rammer for lokale tiltag:

• Tavlemøder, hvor travlhed,

fordeling og løsning af kerne-

opgaven, læringspunkter mv.

bliver synlige for alle

•

Rum og tid til fælles refleksion

om opgaver, faglighed, trivsel,

tværfagligt samarbejde mv.

At sætte trivsel, arbejdsmiljø

og sygefravær som fast punkt

på team- og personalemøder

og drøfter eks.: Hvordan skaber

vi en åben og tillidsfuld kultur

hos os? Hvordan spørger vi

ind til hinanden? Hvad er

vores individuelle holdning til

sygefravær?

Fælles aktiviteter, hvor man

kan kære hinanden at kende

”uden arbejdstøj”

MEDARBEJDEREN

Bidrager med:

• Input og løsningsforslag til,

hvad der virker - god adfærd

starter med os selv

•

Står selv frem med udfordrin-

ger - faglige udfordringer og

udfordringer omkring trivsel og

arbejdsmiljø

Er medskaber af en kultur med

åbenhed, hvor det er ok at

spørge ind til hinandens trivsel

og spørge ved tvivl omkring

opgaver

Giver plads til kollegers for-

skellige oplevelser og opfattel-

ser af tingene

Bakker op om fælles tiltag

•

FOREBYGGENDE INDSATSER

KERNEELEMENT 1

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

KERNEELEMENT 2:

SYSTEMATISK

SYGEFRAVÆRS-

HÅNDTERING

OG SAMARBEJDE

En ensartet og systematisk tilgang til syge-

fravær kræver vedvarende ledelsesfokus.

Samarbejde med HR funktion og jobcentret

kan understøtte systematikken og også at

samtaleforløbet gennemføres med fokus på

udvikling og hurtig tilbagevenden. I denne

del af inspirationskataloget kommer vi rundt

om følgende temaer:

11. Styrke procedurerne omkring syge-

fraværshåndtering

12. Styrke samtalerne med medarbej-

derne. Inddragelse af HR i tidlig og

forebyggende indsats.

13. Viden om redskaber og Jobcentrets

muligheder for at støtte arbejdsgiver

i fastholdelsesarbejdet

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 2:

SYSTEMATISK

SYGEFRAVÆRS-

HÅNDTERING

OG SAMARBEJDE

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

11. Styrke procedurerne omkring syge-

fraværshåndtering

SAMARBEJDE MED HR-ANSVARLIGE OG JOBCENTRETS SYGEDAGPENGEAFSNIT

KERNEELEMENT 2

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

STYRKE PROCEDURERNE OMKRING

SYGEFRAVÆRSHÅNDTERING

Sygefravær kan håndteres meget forskelligt. Op mod 85% af alle projekter har arbejdet

aktivt med styrkelse af arbejdsgange og procedurer i deres indsats med nedbringelse af

sygefraværet.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

I mange kommuner er det gennem processen blevet

tydeligt, at der er stor forskel på håndteringen og tilret-

telæggelsen af omsorgs- og sygefraværssamtaler i de

forskellige afdelinger.

Der kan være eksempler på, at samtalerne ikke afholdes

eller afholdes for sent. Det ses også i kommuner, der har

en politik og fastlagte procedurer for, hvordan der tages

kontakt til sygemeldte medarbejdere.

Det kan være drevet af, at lederne ikke får prioriteret

opgaven, men kan også skyldes usikkerhed om proce-

durer og krav, eller hvordan man får skabt mening med

sygefraværssamtaler.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Derfor har flere kommuner sat fokus på at styrke viden

om og klarhed omkring retningslinjer og procedurer. Det

skal styrke ledernes muligheder for at sikre en ensartet

behandling af sygefravær, som følger intentionerne i

kommunens sygefraværspolitik.

Målet er typisk at skabe en tydelig forventning hos både

ledere og medarbejdere ift. hvordan sygefravær hånd-

teres, så der opleves en ensartet håndtering uafhængigt

af, hvilken afdeling medarbejdere er ansat i. Det handler

også om at skabe en større gennemsigtighed i, hvad

arbejdspladsen gør for at fastholde egne medarbejdere.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Kommunerne har oplevet, at lederne får styrket deres

ledelsesmæssige kompetencer og føler sig mere sikre i

denne del af ledelsesopgaven. Det kan understøtte hand-

lekraft og tidlig indsats, når der er behov for det.

På medarbejdersiden oplever kommunerne, at medar-

bejderne føler sig mere trygge i hvornår og hvorfor der

indkaldes til samtale. Det kan samtidig styrke oplevelsen

af ”retfærdighed” og ”lige muligheder” i indsatsen, at

alle mærker, at de får en ens behandling, uanset hvor de

møder ind, og hvilke opgaver de løser.

Synliggørelse af procedurer og retningslinjer har flere

steder været udpeget som en understøttende faktor for

højere grad af åbenhed og dialog om sygefravær blandt

medarbejdere.

Når indsatsen virker, har både medarbejdere og ledere et

helt klart overblik over, hvilke samtaler der skal indkaldes

til hvornår, og hvad der skal være fokus på.

Som afledt effekt af arbejdet med indsatsen om at sikre

og forankre tydelige procedurer og regningsliner peger

kommunerne på, at de også i højere grad møder compli-

ance ift. gældende lovgivningsmæssige retningslinjer.

SAMARBEJDE MED HR-ANSVARLIGE OG JOBCENTRETS SYGEDAGPENGEAFSNIT

KERNEELEMENT 2

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Visualiser arbejdsgange for sygemelding, så den

enkelte medarbejder, kollega og leder kan følge

arbejdsgangen trin for trin – og alle kender hvilke

tiltag, der kan iværksættes.

Ens information ud til alle – det styrker oplevel-

sen af gennemsigtighed og åbenhed omkring

arbejdspladsens sygefraværshåndtering.

Brug flere kanaler i formidlingen, så information

er nemt tilgængeligt – også for de medarbejder-

grupper, der ikke er meget digitale.

Skab en åben dialog om fravær og indsats for

både ledere og medarbejdere. Det styrker både

ledere og medarbejdere i samarbejdet og kan

give oplevelsen af, at arbejdspladsen prioriterer

fastholdelse.

Hjælp til ledere til indkaldelse til samtaler med

medarbejdere, f.eks. når der er behov for mere

håndholdte tællinger på hvem der skal til samta-

le (f.eks. ved flere fraværsperioder)

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

Det typiske greb til at få styrket procedurerne er få ud-

viklet eller revitaliseret arbejdsgangene omkring syge-

fraværssamtaler og den rolle- og ansvarsfordeling, der er

knyttet hertil. Der kan dog også være flere veje til at sikre

relevans og konkret understøttelse, som kan bidrage til

at fastholde fokus, se boksen herunder.

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

Implementeringen af nye strukturer omkring håndtering

af sygefravær er i de fleste projekter en centralt styret

proces, hvor den projekttilknyttede projektleder eller en

centralt placeret medarbejder fra HR/personale under-

støtter iværksættelsen.

Oftest har projekterne indledningsvist været igennem en

runde med dataindsamling, desk research og interview

med en eller flere af de involverede enheder i projektet

ift. at danne grundlag for at udarbejde reviderede proce-

durer. I flere projekter har der både været afdækning af

lederes og medarbejderes oplevelser af de eksisterende

strukturere for at sikre så bredt et billede af behovet for

at understøtte procedurerne.

I de fleste projekter har der været tale om justering af

eksisterende strukturer.

Inden udbredelse og forankring i organisationen har der

flere steder været afviklet seminarer eller workshops

med TRIO’er og centrale MED-udvalg med henblik på at

tale forløben igennem – evt. med afsæt i cases.

•

FORSKELLIGE REDSKABER TIL AT FASTHOLDE FOKUS PÅ SYGEFRAVÆRSPROCEDURER

•

Forskellige redskaber til at fastholde fokus på sygefraværsprocedurer

Procedurer og retningslinjer for, hvornår der skal indkaldes til samtaler, hvem der skal indkalde, og hvad samtaler-

ne skal handle om – se eksempel ved nedenfor.

Understøtning af arbejdsgange med skabeloner for dagsorden, referat af sygefraværssamtaler, plan for tilbageven-

den osv.

Flyers eller plakater til afdelinger ift. hvad der gælder, når det handler om sygefraværssamtaler.

Støtte til ledere til at bruge sygefraværsdata til løbende af overvåge opfølgningsbehov.

Hjælp til at få booket og indkaldt samtalerne på de rette tidspunkter.

Sparring og støtte fra HR på procedurer og brug af redskaber, herunder inddragelse af læger, jobcenter mv.

SAMARBEJDE MED HR-ANSVARLIGE OG JOBCENTRETS SYGEDAGPENGEAFSNIT

KERNEELEMENT 2

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Eksempel på forløbsprogram ved sygdom

1. sygefraværsdag

Telefonisk opfølgning med fokus på akutte tiltag

3. sygefraværsdag

Telefonisk opfølgning (vurdering af behov for fast track)

10. sygefraværsdag

Information og inkaldelse til 1. sygefraværssamtale med deltagelse af fastholdelseskonsulent

Udarbejd en

mulighedserklæring

NEJ

15. sygefraværsdag

afholdes nærværssamtale.

Kan der udarbejdes en fastholdelsesplan?

Delvis raskmelding

Er der basis for en delvis raskmelding?

NEJ

Fasthold plan for

hurtig og sikker

tilbagevenden på

skrift. Brug egen og

fastholdelseskonsu-

lents værktøjskasse

Fasthold kontakt til medarbejder hver 14. dag.

Nærværsamtaler planlægges på baggrund af

denne kontakt.

Overvej fastholdelseskonsulents værktøjskasse

HR deltager i nærværsamtaler efter 30

sygefraværsdage

Følg op hver 14.

dag sammen med

medarbejderen.

Er der behov for

tilpasninger?

På baggrund af manglende muligheder kan det

blive nødvendigt at afslutte samarbejdet på en

værdig måde for begge parter

SAMARBEJDE MED HR-ANSVARLIGE OG JOBCENTRETS SYGEDAGPENGEAFSNIT

KERNEELEMENT 2

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 2:

SYSTEMATISK

SYGEFRAVÆRS-

HÅNDTERING

OG SAMARBEJDE

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

12. Styrke samtalerne med medarbej-

derne. Inddragelse af HR i tidlig og

forebyggende indsats.

SAMARBEJDE MED HR-ANSVARLIGE OG JOBCENTRETS SYGEDAGPENGEAFSNIT

KERNEELEMENT 2

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

STYRKE SAMTALERNE MED MEDARBEJDERNE VIA

INDDRAGELSE AF HR I TIDLIG OG FOREBYGGENDE

INDSATS

HR som sparringspartner og rådgiver i sygefraværs- eller omsorgssamtalen kan være

nyttigt ift. at tilbyde konkrete forebyggende tilbud samt ift. at sikre, at indholdet for

typen af samtale lever op til kravene.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Analyserne i kommunerne har sat spot på, at mange

ledere med personaleansvar oplever, at sygefraværssam-

taler er en vanskelig disciplin. Det kan være vanskeligt

at få taget det rette skridt og samtidig skabe udvikling i

samtaleforløbet og få adresseret de svære spørgsmål i

samtalerne.

Der kan være usikkerhed om de formelle procedurer og

krav, men det kan også være almindelig usikkerhed om

”hvad kan og bør vi tale om for at få det bedste udbytte

af samtalen”.

•

Kommunernes analyser har flere gange vist, at lederne

oplever et begrænset kendskab til, hvilke tilbud der ligger

i henholdsvis HR og jobcenter.

•

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Indsatsen er således motiveret af et ønske om at få større

effekt af sygefraværsopfølgning og at optimere viden om

kommunens sygefraværspolitik, og de tilbud, som kom-

munen kan sætte i spil for at fastholde medarbejdere.

Den bærende idé med at iværksætte initiativer for en

styrket inddragelse af HR er at få styrket fokus på at få

taget det rette skridt i sygefraværsopfølgning og styrke

kompetencerne hos personaleansvarlige ledere til at få

iværksat den rette indsats.

Ved at give lederne bedre forudsætninger for at tage

samtalerne og inddrage HR som sparring, er det målet,

at sygefraværshåndteringen bliver mere ensartet og

systematisk, og at der opbygges kapacitet hos lederne til

at spotte de rette skridt og behov for tidlig indsats.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Støt organisationen i forståelsen af hvordan

samtaleforløbet kan udvikle sig – f.eks. gennem

pjece eller lign.

Fokus på sparring fra HR på sygefraværs- og

omsorgssamtalen kan være nyttigt ift. at tilbyde

konkrete forebyggende tilbud samt ift. at sikre,

at indholdet for samtalerne lever op til kravene.

Sparring fra HR og Jobcenter kan birage til at

ledernes viden om tilbud og indsatsen på vejen

til tilbagevenden styrkes.

Prioriter tid til kollegial sparring (lederne i mel-

lem) på sygefraværs- og omsorgssamtaler.

Fremryk evt. samtalerne med medarbejderne, for

at understøtte den tidlige indsats – fx fra 1-5-10

samtaler til 1-3-7 samtaler.

•

SAMARBEJDE MED HR-ANSVARLIGE OG JOBCENTRETS SYGEDAGPENGEAFSNIT

KERNEELEMENT 2

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Den centrale virkning af indsatsen er, at ledere og med-

arbejderne får styrket deres viden om samtalernes forløb

og indhold.

En anden virkning er også, at lederne bliver dygtigere til

at tilbyde medarbejderne relevante tilbud, som evt. kan

forkorte eller forebygge en sygemelding.

Det opleves af lederne værdifuldt at få sparring og input

fra HR og jobcenter. Det medvirker til, at de får lettere

ved at afholde konkrete og værdifulde samtaler med

medarbejderne.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Når indsatsen virker, er personalelederne i ældreplejen

klædt på til sygefraværssamtalen og omsorgssamtalen

med et klart billede af, hvad der er målet med den enkel-

te samtaler.

Derudover har personalelederne en sikkerhed i brugen

af redskaber, som gør, at der skabes overskud til, at

samtalerne kan fokuseres på de centrale perspektiver om

mulighederne ift. tilbagevenden på arbejdspladsen.

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

Kommunerne har udviklet meget på forskellige veje

til at støtte lederne i at styrke indholdet i samtalerne.

Skabeloner og guides til det udviklende samtaleforløb er

blandt nogle af de anvendte værktøjer. Andre eksempler

på værktøjer kan ses i boksen nedenfor.

Ud over værktøjerne har kommunerne også arbejdet

med at afprøve forskellige konstellationer ift. hvilken del-

tagerkreds, der inddrages undervejs. Det har bl.a. handlet

om at afprøve forskellige modeller for samtaleafvikling,

som kan bidrage til at styrke fokus på muligheder for

tilbagevenden – f.eks. deltagelse af to ledelsesrepræsen-

tanter sammen med HR i samtalen. Det kan også være

inddragelse af TR og AMR, fællessamtaler med jobcentret

osv.

FORSKELLIGE REDSKABER TIL AT UDVIKLE

INDHOLDET I SAMTALER

•

Pjece eller lettilgængeligt materiale, der sætter

fokus på, hvordan samtaleforløbet udvikler sig.

Pjecen kan bidrage til at forklare fokus og indhold

i forskellige samtaler, og hvornår læge/jobcenter/

HR inddrages og hvorfor.

Udsende dagsordenen med tydeligt mål og

indhold for samtalen i god tid til den berørte

medarbejder. På den måde kan medarbejderen

forberede sig til mødet.

Synliggøre indsatsmulighederne fra HR og

jobcenter via udarbejdelse af redskabskataloger

over, hvilke muligheder medarbejderne har ift. at

få iværksat en tidlig og forebyggende indsats.

Visualiserede procedurer om brug af redskaber/

tilbud, herunder inddragelse af læger, jobcenter

der kan inddrages i samtalerne mv.

Data på medarbejderniveau, der er præsenteret,

så det let kan inddrages i samtaler – f.eks. når der

skal tales om gentagne korte fraværsperioder.

•

SAMARBEJDE MED HR-ANSVARLIGE OG JOBCENTRETS SYGEDAGPENGEAFSNIT

KERNEELEMENT 2

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 2:

SYSTEMATISK

SYGEFRAVÆRS-

HÅNDTERING

OG SAMARBEJDE

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

13. Viden om redskaber og Jobcentrets

muligheder for at støtte arbejdsgiver

i fastholdelsesarbejdet

SAMARBEJDE MED HR-ANSVARLIGE OG JOBCENTRETS SYGEDAGPENGEAFSNIT

KERNEELEMENT 2

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

STYRKE VIDEN OM JOBCENTRETS

MULIGHEDER FOR AT STØTTE ARBEJDSGIVER I

FASTHOLDELSESARBEJDET

Det er ikke givet, at arbejdspladsens forebyggelses- og fastholdelsesindsats inddrager

alle muligheder. I godt 70% af projekterne er der arbejdet med at styrke viden om de

muligheder om indsatser og redskaber, som jobcentret kan stille til rådighed for at un-

derstøtte forebyggelse af fravær og fastholdelse af medarbejdere.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Ældreplejen har i disse år svært ved at få nok kvalificeret

arbejdskraft. Derfor er det en nøgleudfordring at sikre, at

de medarbejdere trives og fastholdes i jobbet – også de

sygemeldte.

Der er i kommunerne ofte mange muligheder for sund-

heds- og træningstilbud, hjælpemidler og hensyn til

skånebehov på arbejdspladsen. Der kan også være mulig-

heder for tilbagevenden via virksomhedspraktik og delvis

raskmelding. Det er muligheder, der ofte kan anvendes i

indsatsen for både at forebygge sygefraværet og fasthol-

de medarbejdere, der er sygemeldte.

Analyserne i projekterne har peget på, at der, i en række

kommuner, er manglende erfaring og viden blandt leder-

ne ift. hvilke muligheder der for at understøtte tilbage-

venden til arbejdspladsen.

Erkendelsen har været, at der er et potentiale i at få

styrket viden om mulighederne, så de bedre kan komme

i spil.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Jobcentret har adgang til og viden om forskellige ind-

satser og muligheder for at understøtte forebyggelse og

fastholdelse af medarbejdere. Jobcentret er vant til at

rådgive om mulighederne og kan tilføre viden om, hvad

der er af særlige tilbud i kommunen, og hvad alle kom-

muner skal kunne levere service på.

Ved at sætte fokus på at styrke viden om mulighederne

hos lederne, er det tanken, at det vil styrke muligheden

for at agere proaktivt og tidligt ift. både at forebygge

fraværet og fastholde medarbejdere, så flest muligt kan

bidrage på arbejdspladsen.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Den helt centrale virkning af indsatsen er, at ledere og

medarbejdere får åbnet op for en række muligheder, som

der ikke var kendskab til. Samtidig har arbejdspladserne

fået øje på, hvor der kan hentes hjælp, når der er brug for

at bringe mulighederne i spil.

Der er også kommuner, der peger på, at det at kende til

de mange muligheder, kan styrke troen på, at arbejds-

pladsen vil gøre en indsats og prioritere forebyggelse og

fastholdelse.

Kommunerne peger også på, at det bidrager til, at det

ikke igangsættes initiativer og indkøbes dyre individuelle

løsninger i hver enkelt afdeling, men at man på tværs

af afdelinger gør brug af de indsatser, som kommunen

allerede har iværksat eller har adgang til via jobcentret.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Indsatsen handler i høj grad om vidensopbygning og fast-

holdelse af viden. Der er således typisk tale om indsatsen

kalder på tilbagevendende fokus.

Flere kommuner har også lagt vægt på at få bragt viden

ud til hele organisationen for herigennem at understøtte

at medarbejdere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmil-

jø-repræsentanter kan være medspillere i at få sat indsat-

serne i spil.

SAMARBEJDE MED HR-ANSVARLIGE OG JOBCENTRETS SYGEDAGPENGEAFSNIT

KERNEELEMENT 2

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Den typiske indsats for at udbrede viden består i afvikling

af informationsmøder for ledere eller TRIO’er eller hele

afdelinger, hvor fokus er på udbredelse af viden om hvilke

muligheder, der findes ift. sygefravær og fastholdelse i

jobcenteret.

Der er også set eksempler med indsatser for at fastholde

viden ved at arbejde med løbende ledelsessparring og

inddragelse af fastholdelseskonsulent fra jobcentret som

rådgiver for ledelsen eller TRIO’er.

Derudover er der eksempler på kommuner, der har skabt

et katalog over de muligheder, der er ift. fastholdelse og

forebyggelse af sygefravær – herunder hvad jobcentret

kan bidrage med.

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES

Flere kommuner har arbejdet med at opdyrke og fasthol-

de viden om mulighederne i samarbejdet med jobcen-

trene gennem arbejdsgangsbeskrivelser og retningslinjer

for, hvem der gør hvad i samarbejdet mellem den enkelte

afdeling og jobcentret. Et typisk forløb er skitseret i

boksen nedenfor.

Et typisk forløb med fokus på udbredelse af

viden om redskaber i jobcentret og udbredelse

af viden om fastholdelsesmuligheder

gennemgår ofte følgende trin:

1. Invitation af fastholdelseskonsulent til at holde

oplæg om muligheder.

2. Etablering af fælles arbejdsgruppe mellem

jobcenter og ældrepleje med fokus på indsamling

af viden om muligheder, og hvordan der opnås

adgang.

3. Udarbejdelse af oversigt over mulige redskaber.

F.eks. via udarbejdelse af konkret redskabskata-

log.

4. Udarbejdelse af lettilgængelig arbejdsgang i

kontakten og dialogen mellem afdelinger og

jobcenteret.

5. Præsentation af katalog og arbejdsgange på

tværgående ledermøde med inddragelse af eks

MED og TRIO’er.

6. Præsentation af katalog og arbejdsgange i lokale

afdelinger i ældreplejen.

7. Evt. udarbejdelse af fysisk materiale som flyere

eller plakater, der informerer om mulighederne

– f.eks. når der er behov for at synliggøre sund-

heds- og træningstilbud.

8. Sikring af løbende opfølgning på indholdet i

kataloget samt efterfølgende præsentation i de

respektive ledelses- og medarbejdergrupper.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Interne arbejdsgange og procedurer kan forebyg-

ge, at indsatsen ikke bliver personafhængig.

Prioritér tid i ledergruppen til at udveksle gode

erfaringer eller hjælpe med sparring på særlige

udfordringer.

Løbende skift i ledelse og medarbejdere giver

behov for vedvarende fokus. Sæt derfor gerne

blivende initiativer i gang. F.eks. inddragelse af

temaet om fastholdelsesmuligheder og samar-

bejde med jobcenter en eller to gange årligt på

tværgående afdelingsmøder eller netværks-

møder.

•

SAMARBEJDE MED HR-ANSVARLIGE OG JOBCENTRETS SYGEDAGPENGEAFSNIT

KERNEELEMENT 2

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

KERNEELEMENT 3:

FREMRYKKET

INDSATS FOR

SYGEMELDTE

Der er god viden om at tidlig indsats og

sygefraværsopfølgning virker. Tidligt

samarbejde med jobcentret kan bidrage

til at indsatser og tilbud kommer tidligere

på banen. I denne del af inspirations-

kataloget kommer vi rundt om følgende

temaer:

14. Synliggørelse og viden om fast track

ordningen i jobcentret (herunder

samarbejde med andre kommuner)

15. Fastholdelseskonsulenter på ar-

bejdsstedet

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 3:

FREMRYKKET

INDSATS FOR

SYGEMELDTE

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

14. Synliggørelse og viden om fast track

ordningen i jobcentret (herunder

samarbejde med andre kommuner)

FREMRYKKET INDSATS FOR SYGEMELDTE

KERNEELEMENT 3

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

SYNLIGGØRELSE OG VIDEN OM FAST TRACK

ORDNING I JOBCENTRET

Jobcentrene har mulighed for at iværksætte Fast track til tidlig indsats, hvis arbejdsgi-

ver vurderer, at det er hensigtsmæssigt. Ordningen har eksisteret siden 2014, men an-

vendelse af ordningen er ikke så ubredt. Flere kommuner har brugt puljeprojektet til at

sætte ekstra fokus på ordningen og mulighederne for en tidlig indsats.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Manglende viden om, hvad jobcentret kan bidrage med

i indsatsen for sygemeldte, kan være en barriere for at

iværksætte en tidlig indsats. Det kan f.eks. handle om

ledernes fordomme om jobcentret, manglende viden om

hvad jobcentret kan byde ind med og oplevelsen af, at

det er besværligt, da det er jobcentret i medarbejderens

hjemkommune, der skal inddrages. Det er med til at give

en utryghed og stille en barriere op for, at jobcentret

inddrages.

Mange deltagerkommuner har fået sat spot på den

udfordring gennem projektet og har ”opdaget” det

potentiale, der ligger i et samarbejde med jobcenteret. Et

potentiale, der handler om, at jobcentret har adgang til

indsatser og viden om kompensationsordninger og hjæl-

pemidler, som kan bidrage til den tidlige tilbagevenden.

Derudover er jobcentret vant til at afdække skånebehov

og se muligheder for tilbagevenden til arbejdspladsen.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Mere viden om, hvad jobcentret kan bidrage med og

større tydelighed om procedurer og proces skal være

drivkraften bag at nedbryde barriererne for tidlig indsats.

Derudover har det også være en bærende ide at få skabt

en større systematik omkring vurderingen af behov for

inddragelse af jobcentret og Fast track, så lederne især

understøttes i beslutningen.

Herigennem er det målet at styrke kvaliteten af samtaler

og opnå adgang til en bredere vifte af tilbud for medar-

bejderen, der er gået ind i en sygemeldings-periode.

”Det viser også medarbejderne, at

de er vigtige for arbejdspladsen,

og at vi gerne vil hjælpe dem til at

komme tilbage på job”

(Svendborg)

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Synlighed omkring jobcentrenes arbejde og muligheder

for at bidrage til fastholdelse giver såvel ledere som

medarbejdere større grad af ro ift. at inddrage jobcentret

i samtaler.

Det er f.eks. ro til at stole på, at jobcentret er rådgiver ift.

tilbagevenden, men ikke er hverken arbejdsgivers eller

medarbejders ”mand”. Det kan også være ro for medar-

bejderne ift., at inddragelse af jobcentret ikke betyder, at

man er ved at blive fyret.

Mange kommuner har oplevet, at det kan være ud-

fordrende af få nabokommunernes jobcentre med i

indsatsen, og de fleste kommuner har ikke formået at

få etableret et bredere samarbejde. Det besværliggør

muligheden for at arbejde ensartet med medarbejderne

ift. fastholdelse. Viden om jobcentrets muligheder for at

understøtte fastholdelse kan dog uanset bopælskom-

mune bidrage til, at arbejdsgiver og medarbejdere kan

målrette deres efterspørgsel efter tilbud.

FREMRYKKET INDSATS FOR SYGEMELDTE

KERNEELEMENT 3

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Spred viden om hvad jobcentret kan bidrage

med til både medarbejdere og ledere, f.eks. ved

gå-hjem-møde eller personalemøder.

Sæt tid af til at tegne arbejdsproces op sammen

med jobcentret, så det er tydeligt hvad der sker,

når jobcentret inddrages.

Det er fremmende, hvis der kan etableres en fast

kontaktperson i jobcentret – et ”kendt” ansigt og

samarbejdspartner for arbejdsgiver.

Brug ressourcer på at ”sparke døren ind” hos

andre kommuners jobcentre. Prioriter evt. de

største bopælskommuner for medarbejderne

mhp. at motivere jobcentrene til at prioritere en

fast kontaktperson.

Etabler systematisk samarbejde mellem perso-

nalekonsulenter og jobcenter for at følge op på

anvendelse af tidlig indsats.

Indgå evt. aftaler med jobcentre om at Fast track

også kan bruges ved bekymring for sygemelding.

2. Fællessamtale mellem leder, medarbejder og fast-

holdelseskonsulent, hvor der kan aftales en plan for

tilbagevenden. Der kan f.eks. sættes fokus på:

•

Om der kan ændres på fysiske forhold i jobbet?

Om ændring i arbejdsopgaverne kan hjælpe med

tilbagevenden?

Om der er andre jobfunktioner i virksomheden,

som passer bedre til situationen?

Om der er kolleger, som kan støtte igennem

forløbet?

•

3. Afvikling af løbende statusmøder mellem jobcen-

terledelse og ledergruppe med samarbejdet som det

centrale omdrejningspunkt. På møderne sættes der

fokus på, hvad der opleves succesfuldt, men også

hvor der opleves at være indsatser, som er svære at

sætte i værk.

•

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

En nøgle til at få indsatsen i spil er typisk at få udbredt

viden om ordningen, få prøvet det af og få konkrete erfa-

ringer. Der er dog også udviklet redskaber og værktøjer

på flere områder, jf. boksen nedenfor.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

Der er tre nøgleaktiviteter, som folder sig ud, når indsat-

sen er implementeret:

1. Lederne vurderer ved sygemelding, om der er risiko

for langvarigt sygefravær og kontakter i så fald

jobcentret/fastholdelseskonsulent for at igangsætte

Fast track eller tidlig indsats. Initiativet kan dog også

komme fra medarbejderen selv.

DE KONKRETE REDSKABER TIL AT

UNDERSTØTTE MULIGHEDERNE FOR TIDLIG

INDSATS RÆKKER F.EKS. OVER:

•

Screeningsværktøj til lederne med indikatorer,

der ledes efter ift. risiko for langvarigt sygefravær

og målgruppen for tidlig indsats.

At optegne arbejdsgange for hvordan der samar-

bejdes med jobcentret.

Informationsmateriale til medarbejdere og lede-

re, der lettilgængeligt synliggør, hvad Fast track

er, og hvilke tilbud der er adgang til, se eksempel

nedenfor.

•

FREMRYKKET INDSATS FOR SYGEMELDTE

KERNEELEMENT 3

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

I mange kommuner har et væsentligt implementerings-

greb været inddragelse af fastholdelseskonsulent fra

jobcentret, der har været ude i ældreplejens centre og

enheder for at informere bredt om hvilke muligheder, der

findes (herunder mulighederne ifm. Fast track).

I flere projekter er der afsat ressourcer til fastholdelses-

konsulenternes opsøgende arbejde. Fastholdelseskon-

sulenterne har været dialogskabende og har deltaget

på ledelsesmøder og seminarer samt i afdelingernes

personalemøder.

Andre steder har indsatsen taget afsæt i dialog med

tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og

ledere om, hvad Fast track indeholder.

Der er også eksempler på, at temamøder, personale

arrangementer mv. blevet fulgt op af udarbejdelse af

informationsmateriale med flyer, plakater mv.

Samlet set har arbejdet langt hen ad vejen bestået i

formidling og kommunikation af allerede eksisterende

indsatsmuligheder.

Der har dog også været fokus på hvordan samarbejdet

skal etableres på det operationelle plan. Det er f.eks. sket

ved, at en nedsat arbejdsgruppe afdækker og optimerer

de eksisterende arbejdsgange.

Væsentligt for implementeringen er et kontinuerligt

lederfokus. Derfor er der eksempler på kommuner, der lø-

bende har fulgt op på anvendelsen af Fast track, herunder

de gode erfaringer og hvad der udgør barrierer for at få

ordningen i spil. Det kan f.eks. være ved dialog og opfølg-

ningsmøder med afdelingsledere på tværs af enheder og

på tværs af involverede plejecentre, hjemmepleje.

FREMRYKKET INDSATS FOR SYGEMELDTE

KERNEELEMENT 3

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 3:

FREMRYKKET

INDSATS FOR

SYGEMELDTE

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

15. Fastholdelseskonsulenter på ar-

bejdsstedet

FREMRYKKET INDSATS FOR SYGEMELDTE

KERNEELEMENT 3

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

FASTHOLDELSESKONSULENTER

PÅ ARBEJDSSTEDET

Flere kommuner har igennem projektet forsøgt sig med at øge tilgængeligheden af fast-

holdelseskonsulenter fra jobcentret på arbejdspladserne. Fastholdelseskonsulenterne

har været til stede med henblik på at styrke relationen til arbejdsstedet og forståelsen af

arbejdsstedets kultur og funktioner samt yde konkret rådgivning om fastholdelsesmu-

ligheder.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

De gennemførte analyser har ofte kastet lys på, at der

mangler kontinuerligt fokus på struktureret håndte-

ring af sygefravær. For mange kommuner handler det

bl.a. om manglende viden om, hvilke forebyggelses- og

fastholdelsesmuligheder, der kan bringes ind i indsatsen.

Herunder hvad fastholdelseskonsulenter fra jobcentret

kan bidrage med.

De indledende analyser har ligeledes vist, at der i mange

kommuner er et behov for at skabe en mere åben dialog

om sygefravær, og hvordan arbejdspladsen som hel-

hed kan bidrage til at fastholde gode kolleger i en travl

hverdag.

Et særligt tydeligt element har været, at medarbejderne

har efterspurgt en synlig indsats. Behovet for at vise, at

sygefraværsindsatsen tages alvorligt fra ledelsens side,

har således motiveret flere projekter til at sætte fasthol-

delse på dagsordenen.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Den bærende idé er, at jobcentrets fastholdelseskonsu-

lent får en fast tilstedeværelse i ældreplejens arbejds-

steder. Det kan give mulighed for, at der opbygges en

tættere relation mellem arbejdssted og fastholdelses-

konsulent, så det er naturligt at inddrage fastholdelses-

konsulenten i konkrete sager og i generel rådgivning om

fastholdelse og forebyggelse.

Fastholdelseskonsulenten fra jobcentret yder f.eks. kon-

kret sparring til både medarbejdere ansat i ældreplejen

og ledelsen på arbejdsstedet. Der ydes f.eks. sparring og

rådgivning ift. udarbejdelse af en fastholdelsesplan for til-

bagevenden med hensyntagen for f.eks. medarbejderens

skånehensyn, handicapkompenserende ordninger under

sygdomsforløbet, hvilke tilbud jobcentret kan tilbyde mv.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Den centrale virkning af fastholdelseskonsulentens

tilstedeværelse og rådgivning ude på arbejdsstedet, er

at ledere og medarbejdere får blik for, hvilke initiativer

jobcentret kan hjælpe med, samt hvordan de kan bruges,

for at forebygge sygefraværet hos medarbejderne.

En anden central virkning er, at både medarbejdere og

ledere kan opsøge konkret rådgivning og sparring ift. en

konkret situation hos fastholdelseskonsulenten og på den

baggrund få svar på nogle ubesvarede spørgsmål eller

bekymringer.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

I de kommuner, hvor en fastholdelseskonsulent fra

jobcentret har deltaget på f.eks. personalemøder, er der

en klar overbevisning om, at deltagelsen har haft en

positiv indflydelse på dialogen om, hvad der skal til for

at forebygge sygefravær, og hvad der kan gøres for at

fastholde medarbejdere.

Der er også eksempler på, at der er oparbejdet gode erfa-

ringer med en fast turnusordning for fastholdelseskonsu-

lenten, hvor vedkommende har fast kontortid i ældreple-

jen nogle timer om ugen. Det giver gode muligheder for,

at lederne og medarbejderne har let adgang til sparring

og støtte ift. at fastholdelse.

FREMRYKKET INDSATS FOR SYGEMELDTE

KERNEELEMENT 3

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

Det er et opmærksomhedspunkt, at det ikke er givet, at

jobcentret har ressourcer til at deltage i en sådan ordning

på arbejdspladsen.

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

I de kommuner, hvor fastholdelseskonsulenten har været

til stede ude i afdelingerne, har indsatsen primært været

fokuseret omkring at yde sparring og rådgivning til med-

arbejdere og ledere.

I andre kommuner er fastholdelseskonsulenten anvendt

som sparringspartner på at udarbejde faste procedurer/

årshjul for, hvad der skal ske på medarbejder- eller perso-

nalemøder. Herunder hvordan fastholdelseskonsulentens

rådgivning og sparring kan bidrage til møderne.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Fast tid for tilstedeværelse på arbejdspladsen

øger sandsynligheden for at fastholdelseskonsu-

lenter bliver et aktiv for arbejdspladsen.

Skab rum til at fastholdelseskonsulenten kan

informere om jobcentrets muligheder for at

bidrage til tidlig indsats til både medarbejdere og

ledere.

Inddrag evt. fastholdelseskonsulenten som råd-

giver for TRIO.

•

FREMRYKKET INDSATS FOR SYGEMELDTE

KERNEELEMENT 3

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

KERNEELEMENT 4:

BRUG AF

GRADVIS

TILBAGEVENDEN

MED IBOENDE

PROGRESSION

Der er flere veje til gradvis tilbagevenden

og kommunerne har med projekterne

fået øje på flere muligheder for at un-

derstøtte tilbagevenden. I denne del af

inspirationskataloget kommer vi rundt

om følgende temaer:

16. Virksomhedspraktik som første

skridt til tilbagevenden

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

KERNEELEMENT 4:

BRUG AF

GRADVIS

TILBAGEVENDEN

MED IBOENDE

PROGRESSION

Dette tema om erfaringer i forhold til

sygefraværsindsatsen er en del af et

større inspirationskatalog til forskellige

veje til nedbringelse af sygefraværet.

16. Virksomhedspraktik som første

skridt til tilbagevenden

BRUG AF GRADVIS TILBAGEVENDEN MED IBOENDE PROGRESSION

KERNEELEMENT 4

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

VIRKSOMHEDSPRAKTIK SOM FØRSTE SKRIDT TIL

TILBAGEVENDEN

Medarbejdere, der har været sygemeldte fra deres arbejdsplads i længere tid, har ofte be-

hov for at kunne vende gradvist tilbage til arbejdet. Et virksomt redskab kan være brugen

af virksomhedspraktik som en vej til at udvikle arbejdsevnen og fastholde medarbejderen.

HVAD ER INDSATSEN MOTIVERET AF?

Analyser viser, at gradvis tilbagevenden til arbejdet fore-

bygger langvarigt fuldtidsfravær og fastholder medarbej-

derens tilknytning til arbejdspladsen.

I flere kommuner har de indledende analyser vist, at

ledergruppen i ældreplejen kender mulighederne for

gradvis tilbagevenden gennem nedsat tid.

Der har imidlertid været en begrænset viden om det

fulde spektrum af, hvad der kan aftales, og at der f.eks. er

mulighed for, at en sygemeldt kan vende tilbage på egen

arbejdsplads via en virksomheds-praktik.

Det kan være et middel til at fastholde den sygemeldte

på arbejdspladsen i tilfælde, hvor der ikke er arbejdsevne

nok til at kunne vende gradvist tilbage på nedsat tid. Den

syge kan godt være på arbejdet og medvirke til at løse

mindre opgaver og deltage i det kollegiale fællesskab.

Virksomhedspraktik kan også være en vej til at afprøve

den enkelte i nye funktioner på egen arbejdsplads.

HVAD ER DEN BÆRENDE IDE?

Lederne skal kende den fulde vifte af muligheder for

gradvis tilbagevenden med henblik på at få styrket bru-

gen af gradvis tilbagevenden.

Med indsatsen er der derfor sat spot på at øge adgangen

til viden i jobcentret om mulighederne ift. gradvis tilba-

gevenden og herunder muligheder for at starte tilbage-

venden i en virksomhedspraktik.

HVAD ER DEN CENTRALE VIRKNING AF

INDSATSEN?

Virksomhedspraktikken opleves af lederne i ældreplejen

som et sikkert værktøj til fastholdelse af medarbejdere,

der har været påvirket af længerevarende sygdom.

Med indsatsen får de flere redskaber, der kan tilpasses

den enkelte medarbejder individuelt, og hvor der aftales

delmål og mål samt sættes en fast struktur for afvikling

af opfølgningsmøder, progression mv.

HVORDAN SER INDSATSEN UD?

En indsats, der involverer virksomhedspraktik, kan det

typisk se sådan ud, at leder ved sygemelding vurderer

risikoen for langvarig sygemelding.

I en rekrutteringssituation,

som er svær, hvor der er man-

gel på arbejdskraft, ønsker vi

at få medarbejdere tilbage

i job fremfor at skulle ud og

rekruttere nye medarbejdere.”

Ved risiko for langvarigt sygefravær kontaktes jobcentret,

og der aftales f.eks. en fælles samtale med medarbej-

deren med henblik på at udarbejde en plan for gradvis

tilbagevenden og evt. via en virksomhedspraktik.

Jobcentret er rådgiver for leder og medarbejder i situati-

onen og kan også rådgive om, hvordan der kan tages de

rette hensyn på arbejdspladsen til den enkeltes skånebe-

hov f.eks. med hjælpemidler.

BRUG AF GRADVIS TILBAGEVENDEN MED IBOENDE PROGRESSION

KERNEELEMENT 4

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen

Inspirationskatalog

- Opsamling på erfaringer fra sygefraværsindsats i ældreplejen i 45 kommuner

EKSEMPLER PÅ REDSKABER OG VÆRKTØJER I

INDSATSEN

Der er bl.a. arbejdet med at formidle mulighederne i et

redskabskatalog til lederne.

I en kommune er der sat fokus på formidling af mulighe-

derne og aftaler om samarbejde via en trappemodel, jf.

billedet. Trappemodellen kan indgå som illustration af

mulighederne i samtaler med medarbejderne.

HVORDAN KAN INDSATSEN IMPLEMENTERES?

De fleste kommuner har tilført viden om virksomheds-

praktik via jobcentrets fastholdelseskonsulent, som har

deltaget i ledermøder, TRIO møder eller personalemøder

for at informere om muligheder for bl.a. gradvis tilbage-

venden.

Det er oplevelsen, at det giver mening, at hele arbejds-

pladsen forstår mulighederne, så der f.eks. også kan tages

gode drøftelser af, hvordan man tager godt imod kolle-

ger, der vender tilbage til arbejdspladsen under særlige

vilkår.

Derudover kan det også være en vej til at sikre en god

forståelsen på arbejdspladsen af, hvorfor jobcentret kan

være en god samarbejdspartner tidligt i sygdomsfor-

løbet. Her er inddragelse af MED-organisation også en

relevant faktor.

Det kan derudover være vigtigt at få skabt tydelige

arbejdsgange omkring iværksættelse af en plan og

etablering af virksomhedspraktik. Her kan en arbejds-

gruppe på tværs af organisationen f.eks. præcisere: hvem

der gør hvad på hvilket trin i samarbejdet med jobcen-

tret. Herunder også hvordan det håndteres, såfremt en

medarbejder skal i virksomhedspraktik i andre dele af

organisationen, eller der skal tages kontakt til jobcentret

i den ansattes hjemkommune.

ANBEFALINGER FRA KOMMUNERNE

•

Inddrag jobcentret tidligt i sygefraværssamta-

lerne med henblik på at drøfte muligheder for

gradvis tilbagevende, f.eks. gennem virksom-

hedspraktik.

Beskriv muligheder for gradvis tilbagevenden og

inddragelse af jobcenter i arbejdsgange, så det

er tydeligt hvad der er aftalt. Beskriv mulighe-

der for gradvis tilbagevenden og inddragelse af

jobcenter i arbejdsgange, så det er tydeligt, hvad

der er aftalt.

Inviter jobcentrene ind på arbejdsstedet og

til f.eks. gå-hjem-møde, hvor jobcentret kan

fortælle om muligheder for at få tilbud og støtte

til tilbagevenden. Det kan skabe en tryghed om-

kring jobcentrets eventuelle deltagelse i sygefra-

værssamtaler

•

TRIN 1

Aftale om at et af de øvrige

trin iværksættes med

mentorstøtte, hjælpemidler

eller anden for støtte

TRIN 2

Aftale om virksomheds-

praktik på egen arbejdsplads

TRIN 3

Aftale om jobstart-indsats

- hvor en tilbagevenden

proces startes med en

virksomhedspraktik på egen

arbejdsplads

TRIN 4

Aftale om gradvis

tilbagevenden

BRUG AF GRADVIS TILBAGEVENDEN MED IBOENDE PROGRESSION

KERNEELEMENT 4

BEU, Alm.del - 2022-23 (2. samling) - Bilag 109: Orientering af om evaluering af puljen for nedbringelse af sygefravær i ældreplejen