Aktstk. 63 - 2022-23 (2. samling) - Bilag 2: Tidligere fortroligt bilag 1 til tidligere fortroligt aktstykke X af 8. juni 2021. Fortroligheden er ophævet ved ministerens skrivelse af 8. februar 2023.

Finansudvalget 2022-23 (2. samling)
Aktstk. 63 § 28 Bilag 2
Offentligt

Banedanmark

Att.: Økonomidirektør Anne Hougaard Olesen

20. januar 2021

Tidligere fortroligt bilag til tidligere fortroligt aktstykke X af 8. juni 2021.

Fortroligheden er ophævet ved ministerens skrivelse af 8. februar 2023.

Anbefalinger til Implementering af SAP S/4HANA, inkl. nye asset

management processer

Kære Anne Hougaard Olesen,

Projektet Implementering af SAP S/4HANA, inkl. nye asset management processer

vurderes at have

normal risiko

. Projektet anbefales ikke et eksternt review.

Projektet har til formål at sikre implementeringen af et fremtidssikret ERP-system,

samt at sikre sammenhængende digital asset management. Banedanmark skal fra

den nuværende SAP-løsning til SAP S/4HANA, da det nuværende system ikke sup-

porteres efter 2027, ligesom nuværende asset management løsninger ikke kan un-

derstøtte Banedanmarks outsourcing strategi. ERP-systemet anvendes til styring af

organisationens kerneprocesser vedrørende nyanlæg, fornyelse og vedligehold af

den danske jernbane, samt til understøttelse af de administrative processer for HR,

økonomi og indkøb. Med udgangspunkt i en foranalyse lavet forud for projektet,

er det besluttet, at systemets administrative støtteområder HR, indkøb og økonomi

skal konverteres til den nye løsning som én-til-én konverteringer, mens assetsty-

ringsområdet først konverteres én-til-én og dernæst vil gennemgå en væsentlig for-

andring med henblik på at skabe en sammenhængende styring indenfor assetområ-

det.

På dialogmødet blev projektets formål klart beskrevet, ligesom at projektet har lavet

et stort gevinstarbejde, der var afspejlet i det fremsendte materiale. It-rådet opfor-

drer til, at projektet følger den fortælling i kommunikationen fremadrettet internt

og eksternt.

It-rådet værdsætter den åbne og konstruktive dialog med projektet på dialogmødet,

hvilket afspejlede et godt og forberedt projektteam, samt at projektet er godt for-

ankret i topledelsen. It-rådet bemærker positivt, at projektet har valgt en risikomi-

nimerende tilgang i planlægningen af projektet, også selvom det i nogle tilfælde er

omkostningsdrivende. Projektet er opdelt i selve konverteringen og en efterføl-

gende forretningsdrevet re-implementering, og projektets scope er nedbrudt i en

Aktstk. 63 - 2022-23 (2. samling) - Bilag 2: Tidligere fortroligt bilag 1 til tidligere fortroligt aktstykke X af 8. juni 2021. Fortroligheden er ophævet ved ministerens skrivelse af 8. februar 2023.

Side 2 af 3

række deludrulninger med test undervejs. Desuden er der indlagt stop-go-beslut-

ningspunkter undervejs. Dermed sikrer projektet værdi løbende, også selvom man

vælger at stoppe projektet, før det er realiseret fuldt.

It-rådet har følgende anbefalinger til Banedanmark i forbindelse med projektet Im-

plementering af SAP S/4HANA:

1. It-rådet anbefaler, at projektet reviderer sin tidsplan og synliggør kritisk

vej for at skabe overblik over projektets interne og eksterne afhængigheder.

Projektet består af en række udviklingsspor, der løber henholdsvis parallelt og se-

kventielt. Man skal i sporene trække på de samme it- såvel som forretningsressour-

cer. Desuden er projektet ét ud af flere projekter i Banedanmarks overordnede stra-

tegi

”En attraktiv, grøn jernbane”.

Samtidig skal Banedanmark i projektets gennemfø-

relsesfase sende driftsaftalen for SAP i udbud og skal dermed potentielt skifte drifts-

leverandør. Der er derfor en lang række interne såvel som eksterne afhængigheder

for dette projekt.

For at imødese it-tekniske afhængigheder på tværs samt afhængigheder til nøgleres-

sourcer i organisationen, har projektet gjort sig en række forholdsregler. Bl.a. er

projektchefen i sin funktion af sektionschef for SAP/ERP-projekter, inde over alle

SAP-projekter i organisationen. Der styres på kritiske ressourcer på tværs af den

samlede portefølje og man har opkvalificeret en række medarbejdere forud for pro-

jektets opstart.

Afhængighederne, både internt og eksternt, har potentielt stor indvirkning på pro-

jektet, og It-rådet anbefaler derfor, at projektet opdaterer tidsplanen med den kriti-

ske vej, hvor alle kritiske afhængigheder, interne såvel som eksterne, er tydeliggjort.

Desuden anbefales det, at projektet sikrer sig et overblik over behovet for kritiske

nøgleressourcer samt for fremtidige S/4 ressourcer.

2. It-rådet anbefaler, at projektet inddrager brugere i udviklingsfasen.

Projektet har inddraget brugerne af ERP-systemet, henholdsvis forretningen og Ba-

nedanmarks eksterne leverandører, i foranalysen. Desuden er kernemedarbejdere

fra både forretningen og fra systemområderne blevet inddraget i analysefasen og vil

i gennemførelsesfasen være en del af det udførende niveau. It-rådet anbefaler i den

forbindelse, at projektet fortsat inddrager alle eksisterende og kommende brugere i

den del af projektet, hvor der skal ske reel it-udvikling på den nye platform, og

derigennem klarlægger gappet mellem brugernes behov og hvad SAP-systemet til-

byder som standard. It-rådet anbefaler, at projektet afsøger, hvordan man kan ud-

nytte mulighederne i SAP, så der opnås mest mulig samstemning af organisationen

med systemet.

Senest d. 17. februar 2021 skal Banedanmark indsende et notat til Ministeriernes

kontor for it-styring om, hvordan projektet vil inddrage It-rådets anbefalinger i det

videre arbejde og oplyse hvornår projektet forventes at overgå til gennemførelses-

fasen. Efter modtagelse af notatet vil It-rådet tage stilling til eventuel yderligere op-

følgning på projektet. It-rådet kan til enhver tid omgøre denne beslutning, hvis pro-

jektet væsentligt ændrer karakter.

Aktstk. 63 - 2022-23 (2. samling) - Bilag 2: Tidligere fortroligt bilag 1 til tidligere fortroligt aktstykke X af 8. juni 2021. Fortroligheden er ophævet ved ministerens skrivelse af 8. februar 2023.

Side 3 af 3

Ved projektets faseskift til gennemførelsesfase skal projektet indsende et business

case grundlag og den tilhørende business case model. Desuden vedlægges et notat

fra styregruppeformanden, der redegør for eventuelle væsentlige ændringer i pro-

jektet siden risikovurderingen. Grundlaget vil danne baseline for Implementering

af SAP S/4HANA og være udgangspunkt for projektets statusrapportering til It-

rådet.

Projektet sluttes formelt ved statusrapportering til It-trådet og ved fremsendelse af

et opdateret projektgrundlag, som indeholder projektevaluering. Efter projektaf-

slutning skal Banedanmark statusrapportere yderligere to gange i forhold til frem-

drift i realisering af projektets gevinster.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Cecilie Winterø,

[email protected]

eller telefon 4178 2433. Dette brev er også sendt til afdelingschef

Thomas R. Jørgensen i Transport- og Boligministeriet.