SOU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 304: MFU spm. om, hvor stor en del af de kontrol- og afrapporteringsregler, der i dag gælder for kommunalt ansatte i ældreplejen, der følger af love, til social- og ældreministeren

Social- og Ældreudvalget 2021-22
SOU Alm.del
Offentligt

Til

Digitaliseringsstyrelsen

Dokumenttype

Rapport

Dato

September, 2018

RAPPORT

KULEGRAVNINGER AF ÆLDREPLE-

JE- OG DAGTILBUDSOMRÅDET

SOU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 304: MFU spm. om, hvor stor en del af de kontrol- og afrapporteringsregler, der i dag gælder for kommunalt ansatte i ældreplejen, der følger af love, til social- og ældreministeren

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Kontakt hos Rambøll Management Consulting

Henrik Stener Pedersen

Director

Social and Economic Impacts

Rambøll Management Consulting

Kontakt hos QVARTZ

Flemming Pedersen

Partner

Public Operations Practice

QVARTZ

[email protected]

+ 45 5161 8124

[email protected]

+45 2547 2928

[email protected]

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Indhold

1.1

1.2

1.3

2.1

2.2

2.3

2.4

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

3.8

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

4.7

4.8

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

5.7

5.8

5.9

5.10

5.11

5.12

5.13

INDLEDNING OG HOVEDKONKLUSIONER

Formålet med analysen

Læsevejledning

Kulegravningsanalysernes hovedkonklusioner

ANALYSEDESIGN OG METODISK TILGANG

Overordnet metodetilgang

Udvælgelse af kommuner, tilbud og interviewpersoner

Udvælgelse af forbedringsforslag

Afgræsninger af kulegravningsanalysen og inkluderede medarbejdergrupper

ÆLDREPLEJEOMRÅDET

Ældreplejeområdet i Danmark

Arbejdstidsanvendelse og forklaringsfaktorer bag

Regulering af ældreplejeområdet og betydning for opgavevaretagelsen

Krav til dokumentation og betydning for medarbejdernes tidsforbrug

Sammenhængende og effektiv styring på ældreplejeområdet

Lokal arbejdstilrettelæggelse og betydning for medarbejdernes tidsforbrug

Kulegravningsanalysens samlede forbedringsforslag og potentialer på

ældreplejeområdet

Fremadrettede overvejelser om implementering

DAGTILBUDSOMRÅDET

Dagtilbudsområdet i Danmark

Arbejdstidsanvendelse og forklaringsfaktorer bag

Regulering af dagtilbudsområdet og betydning for opgavevaretagelsen

Krav til dokumentation og betydning for medarbejdernes tidsanvendelse

Sammenhængende og effektiv styring på dagtilbudsområdet

Kulegravningsanalysens samlede forbedringsforslag og potentialer på

dagtilbudsområdet

Fremadrettede overvejelser om implementering

APPENDIKS

Opgavekataloger per medarbejdertyper, inkl. reguleringskoblinger

Reguleringsoversigt

Metodenotater over reguleringskoblinger

Eksempler på lokal implementering af national lovgivning

Uddybende metodetilgang for kommunebesøg

Beskrivelse af beregningsforudsætninger for tidstrapper, potentialer, mv.

Tidsopgørelser

Beregningsmodeller for tidstrapper, potentialer, mv.

Uddybende oversigt over dokumentationskrav

Detaljerede beskrivelser og vurderinger af styringsværktøjer

Detaljerede resultater af styringssurvey samt metodetilgang

Forbedringsforslag

Lovende praksisser

102

110

118

132

Lokal arbejdstilrettelæggelse og betydning for medarbejdernes tidsanvendelse 151

161

162

165

166

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

INDLEDNING OG HOVEDKONKLUSIONER

Rambøll/QVARTZ har i perioden september-december 2017 gennemført to kulegravningsanalyser af

henholdsvis ældrepleje- og dagtilbudsområdet. Baggrunden for kulegravningerne er regeringens ar-

bejdsprogram for en sammenhængsreform fra foråret 2017. Arbejdet er gennemført i tæt samarbejde

med en projektgruppe bestående af repræsentanter fra Digitaliseringsstyrelsen (DIGST), Finansmini-

steriet (FM), Moderniseringsstyrelsen (MODST), Sundheds- og Ældreministeriet (SUM) samt Børne- og

Socialministeriet (BSM).

1.1

Formålet med analysen

Der er løbende både lokal og national debat om bureaukratiet – dvs. mængden af regler og andre sty-

ringsmekanismer – på de store velfærdsområder. Derfor er der grund til løbende at danne et fælles

overblik over, hvilken regulering og styring der understøtter arbejdet i hverdagen for velfærdsmedar-

bejderne, og samtidig at få syn for, om der er regulering eller styring, der er uhensigtsmæssig og der-

for bør justeres eller helt fjernes. På den baggrund indgår det som et led i regeringens sammenhængs-

reform og i den seneste økonomiaftale mellem regeringen og kommunerne, at der gennemføres kule-

gravninger af regulering og styring på de store velfærdsområder. Det er besluttet, at de første kule-

gravninger gennemføres på ældreplejeområdet og på dagtilbudsområdet.

Kulegravningsanalyserne skal skabe et vidensgrundlag for at understøtte, at den enkelte medarbejder

får mest mulig tid til kerneopgaven og ikke bruger tid på unødvendige krav og registrering eller unød-

vendig styring. Formålet med kulegravningsanalysen er i samarbejde med udvalgte kommuner og

institutioner at afdække, hvad der optager medarbejdernes tid, at undersøge, om der er unødigt bu-

reaukrati som følge af tværgående lovgivning, sektorlovgivning, kommunale regler og/eller arbejdstil-

rettelæggelsen lokalt, herunder it-understøttelse, samt at udarbejde et bruttoforbedringskatalog over

løftestænger, der vil kunne frigøre medarbejdernes tid til kerneopgaver eller andre prioriteter.

Formålet med kulegravningsanalysen er

ikke

at vurdere kvaliteten af pleje og omsorg eller den pæda-

gogiske praksis, samt ej heller at vurdere produktiviteten af medarbejdernes tidsanvendelse.

1.2

Læsevejledning

Rapporten indeholder de væsentligste observationer, vurderinger, konklusioner og anbefalinger fra

kulegravningsanalyserne og indeholder følgende afsnit for hvert af de to velfærdsområder:

Analysens hovedkonklusioner

Metodedesign

Situationen på området i dag (aktører, tilbud mv.)

Regulering og betydning for opgavevaretagelsen

Arbejdstidsanvendelsen blandt medarbejdere og forklaringsfaktorer

Dokumentations betydning for medarbejdernes tidsanvendelse

Styringskæden og vurdering af værktøjer

Forbedringsforslag til at frigøre mere tid til kerneopgaven

Fremadrettede overvejelser om implementering af forbedringsforslagene

Ud over nærværende indledningskapitel (kapitel 1) med baggrund og hovedkonklusioner indeholder

rapporten følgende kapitler:

Kapitel 2

beskriver kulegravningsanalysens metodedesign. Således gives en overordnet beskrivelse af

den valgte metodetilgang, herunder bl.a. kommuneudvælgelse, kommunebesøg samt identifikation af

forbedringsforslag og potentialeberegninger. Endvidere præciseres genstandsfeltet, dvs. hvad analysen

omfatter, og hvad der falder uden for analysen.

Kapitlerne 3 og 4

indeholder de egentlige kulegravningsanalyser relateret til hhv. ældreplejeområdet

og dagtilbudsområdet. Hvert kapitel er bygget op om følgende afsnit: Kort overblik over området, ar-

bejdstidsanvendelse blandt medarbejdere, regulering og betydning for opgavevaretagelsen, betydning

af dokumentation for medarbejdernes tidsanvendelse, styringskæden og vurdering af de væsentligste

værktøjer, forbedringsforslag til at frigøre tid til kerneopgaven og fremadrettede implementeringsfor-

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

udsætninger. Hvert afsnit introduceres med en opsamling af hovedobservationer og vurderinger, som

efterfølgende foldes ud i en mere dybdegående analyse. Dermed vil det være muligt at læse opsamlin-

gerne for et hurtigere overblik over afsnittets konklusioner, inden der dykkes ned i detaljer.

Kapitel 5

indeholder en oversigt over de appendikser, der er udarbejdet som delleverancer til kule-

gravningsanalysen. For hvert kapitel og underafsnit henvises til de relevante appendikser, hvor det er

muligt at dykke dybere ned i de bagvedliggende analyser og kortlægninger. Nærværende rapport skal i

høj grad ses som en opsummerende analyse, der bygger på de udarbejdede analyseappendiks.

1.3

Kulegravningsanalysernes hovedkonklusioner

I de følgende afsnit beskrives kulegravningsanalysernes hovedkonklusioner på først ældreplejeområdet

og dernæst dagtilbudsområdet. Konklusionerne er baseret på dataindsamling og interviews fra 12

kommuner, hvoraf 8 har deltaget på ældreplejeområdet og 7 på dagtilbudsområdet. Omkring 340 per-

soner er interviewet på tværs af kommunerne og hhv. 55 tilbud i ældreplejen og 60 dagtilbud har væ-

ret involveret.

De to velfærdsområder analyseres parallelt. Analyserne viser, at områderne på mange måder er yderst

forskellige, men samtidig også har en række ligheder, jf. nedenstående tekstboks, som tydeliggør for-

skelle og ligheder i karakteristika på de to sektorområder.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Overordnede observationer og vurderinger på tværs af ældre- og dagtilbudsområdet

Generelt om de to velfærdsområder

Dagtilbud er kendetegnet ved udviklingsorienterede forløb med en kendt varighed. Hovedparten af borgerforløb sker

inden for normalområdet, mens få borgerforløb kræver en særlig indsats/er komplekse. Derfor er der også på dag-

tilbudsområdet relativt få typer af fagprofessionelle, og deres indbyrdes funktionelle opdeling er relativt utydelig.

Ældreområdet er derimod kendetegnet ved varierende formål (rehabiliterende, helbredende, stabiliserende og lin-

drende), varierende varighed og en stigende andel af komplekse borgerforløb (som kræver koordinering mellem

flere typer af indsatser og fagligheder). Derfor er der på ældreområdet også samlet set flere typer af fagprofessio-

nelle til stede med relativt tydelig funktionel opdeling.

Der er på begge områder mulighed for at etablere tilbud med forskellige ejerforhold (kommunale, selvejende og

private), og borgerne har en udpræget grad af frit valg.

Om tidsanvendelsen

Medarbejdere på dagtilbudsområdet har generelt en højere

ATA-tid

end medarbejdere på ældreområdet i kraft af

mindre behov for transport, færre krav til dokumentation, mindre behov for forberedelse og opfølgning på borger-

forløb/aktiviteter samt færre praktiske opgaver.

For både ældreområdet og dagtilbudsområdet er der ligheder i tiden brugt på opgaver som uddannelse og kompe-

tenceudvikling, tilsyn og underretning. Tilsvarende er sygefraværet tilnærmelsesvis identisk.

Om reguleringen

For begge områder regulerer statslig lovgivning estimeret ca. 40-50 pct. af tidsanvendelsen, men lovgrundlag og

reguleringsformen varierer. Dagtilbudsområdet er primært styret af én lov (dagtilbudsloven) og karakteren af den

lovgivningsmæssige regulering er primært rammestyring i forhold til den faglige indsats – undtagelserne er krav til

pædagogisk læreplan og sprogvurdering. Omvendt er ældreområdet primært styret af tre lovgivninger (Servicelo-

ven, Sundhedsloven og Autorisationsloven), hvor sundhedsloven indeholder mere detailregulering af den faglige

indsats, mens serviceloven fastlægger en ramme for den hjælp, pleje og omsorg, som skal leveres, mens kommu-

nerne fastsætter serviceniveauet. Reglerne om journalføring (og dermed dokumentationskravene) i forhold til sund-

hedsydelser følger af autorisationsloven

og regler udstedt i medfør heraf.

For begge områder er det et væsentligt rum for kommunal regulering indenfor lovgivningens rammer, men mens

ældreområdet i høj grad er karakteriseret ved en kommunal regulering, som går på tværs af lignende tilbud i kom-

munen (f.eks. plejecentre eller hjemmeplejeområder), så er dagilbudsområdet karakteriseret ved en højere grad af

autonomi til det enkelte tilbud ift. at udmønte såvel den statslige regulering, som den tidsanvendelse, som ikke er

reguleret af lovgivningen.

Om dokumentationsindsatsen

På dagtilbudsområdet finder dokumentation sted i forhold til det enkelte barn, børnegruppen samt dagtilbud som

organisatorisk enhed – retningslinjer for dokumentation er i relativt lav grad formaliseret via kommunale eller lov-

givningsmæssige krav. På ældreområdet finder dokumentation i alt overvejende grad sted i forhold til den enkelte

borger samt den enkelte funktionsenhed som organisatorisk enhed – retningslinjer for dokumentation ift. den enkel-

te borger er i høj grad formaliseret via lovgivningsmæssige krav og kommunal regulering.

På begge områder er et fokus på nyttiggørelse af dokumentation ift. læring samt tilrettelæggelse af enkle arbejds-

gange, herunder brug af digitale og mobile muligheder, medvirkende faktorer til at optimere og reducere tiden brugt

på dokumentation.

Om styring

Økonomistyringsopgaven er relativt enkel på dagtilbudsområdet i kraft af en høj grad af sikkerhed om enhedspriser

og aktivitetsniveau (antal børn), mens økonomistyringsopgaven er mere kompleks på ældreområdet i kraft af en

højere grad af usikkerhed om såvel enhedspriser som aktivitetsniveau, da varighed af forløb varierer ligesom f.eks.

effekten af rehabiliteringstiltag ikke er fuldt belyst/usikker.

For begge områder gælder, at

styring i høj grad er afhængig af tilbudslederne. Et fokus på, at de decentrale ledere

skal sikre (og understøttes i at sikre) en tydelig strategisk retning, effektiv styring af personaleressourcer (herunder

nedbringelse af sygefravær) samt en solid faglig styring af den faglige indsats, er afgørende for effektiviteten af

styringen på området og det tidsforbrug, som er relateret til styringsopgaven.

Om lokal arbejdstilrettelæggelse

For både dagtilbuds- og ældreområdet gælder det, at der et potentiale for at frigøre tid til

ATA-tid

ved at sikre et

øget fokus på den lokale arbejdstilrettelæggelse, herunder strukturering af medarbejdernes arbejdsdag og rollefor-

deling.

På følgende sider gennemgås kulegravningsanalysens samlede konklusioner på først ældreområdet og

dernæst dagtilbudsområdet. På hvert af områderne beskrives først tidsanvendelsen blandt de største

medarbejdergrupper, hvorefter fire fokusområder, der alle har indflydelse på medarbejdernes tidsan-

vendelse gennemgås. Fokusområderne er: Regelforenkling, Mindre dokumentation, Effektiv ledelse og

styring samt Bedre arbejdstilrettelæggelse.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

1.3.1

Overordnede hovedkonklusioner på ældreplejeområdet

ÆLDREPLEJE || Medarbejderne har en

ATA-tid

på ~50 pct., men der er fortsat et potenti-

ale for at øge

ATA-tiden

med ~5-7 pct. svarende til 2-4 procentpoint, så den samlet set

kommer til at udgøre ~52-54 pct. af arbejdstiden.



Medarbejderne og lederne på ældreplejeområdet har en gennemsnitlig ansigt-til-ansigt-tid

(ATA) på i gennemsnit ca. 50 pct. af arbejdstiden.

Rambøll/QVARTZ vurderer dog, at der fortsat er et forbedringspotentiale, hvilket bl.a. skal ses i

lyset af, at

ATA-tiden

på tværs af besøgskommunerne varierer med 5 procentpoint (48-53

pct.).

Variationerne på tværs af kommunerne skyldes primært 1) forskelle i kommunale og lokalt

fastsatte krav til opgaveløsningen, 2) forskellig dokumentationspraksis, 3) forskellige valg af

styringsredskaber og ledelsespraksis samt 4) forskellig lokal arbejdstilrettelæggelse:

1. Ældreplejeområdet er karakteriseret ved relativ høj grad af frirum til den kommunale ud-

møntning af krav efter serviceloven, mens ydelser efter sundhedsloven samt krav efter au-

torisationsloven er mere detailreguleret af staten. Omkring halvdelen af tidsanvendelsen

kan således estimeret henføres til statslig lovgivning, en tredjedel til kommunal regulering,

mens resten er nogenlunde ligeligt fordelt på overenskomster, tilbudsfastsatte krav og ik-

ke-regulerede opgaver. Omfanget af kommunernes regulering har stor betydning for med-

arbejdernes opgavetilrettelæggelse og tidsanvendelse, og det varierer i høj grad på tværs

af kommuner. Rambøll/QVARTZ vurderer, at der er konkrete eksempler på, at sikring af

overholdelse af den nationale lovgivning medfører unødig dokumentation, eller at der på-

lægges unødige krav til frontmedarbejderen for at sikre, at reglerne overholdes. Det vurde-

res desuden, at statslige krav i nogle konkrete tilfælde fører til unødigt bureaukrati og dob-

beltdokumentation. f.eks. i forbindelse med puljeadministration, herunder eksempelvis

Klippekortet og Værdighedsmilliarden.

Rambøll/QVARTZ vurderer overordnet set, at kravene til dokumentation på ældreplejeom-

rådet er meningsfulde og understøttende for varetagelse af kerneopgaven. Det vurderes

dog at være en udfordring for medarbejderne at sondre mellem opgavevaretagelsen efter

hhv. serviceloven og sundhedsloven/autorisationsloven, hvilket kan medføre dobbeltdoku-

mentation, ligesom skriftlig kommunikation gennem dokumentationspraksis ikke altid er ef-

fektiv for opgavevaretagelsen. Rambøll/QVARTZ vurderer derfor, at der er et potentiale

forbundet med at ændre kravene på enkelte områder og gøre processerne mere tidseffekti-

ve ved bl.a. at anvende mobile devices.

Kommunernes anvendelse af forskellige styringsredskaber er præget af stor variation. På

tværs af alle driftsmæssige styringsredskaber afhænger deres effekt og anvendelighed i høj

grad af tilbudslederens kompetencer og det ledelsesrum, de har. Rambøll/QVARTZ vurde-

rer, at der er et tids- og styringsmæssigt potentiale knyttet til bedre ledelsesinformation

med et stringent fokus på sygefravær, mere fokuserede og målbare lokale politikker samt

større fokus på sammenhængen mellem god ledelse, tidsanvendelsen og faglig udvikling

lokalt.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at medarbejderne i forskellige situationer bruger unødig tid på

praktiske opgaver og transport, mødeaktiviteter samt daglige afbrydelser, som kan reduce-

res gennem ændringer i den lokale arbejdstilrettelæggelse og øget brug af velfærdstekno-

logi.



Rambøll/QVARTZ anbefaler på baggrund af kulegravningsanalysen, at der implementeres 16

konkrete forbedringsforslag på ældreplejeområdet, der tilsammen vil kunne øge

ATA-tiden

med

ca. 5-7 pct., så den samlet set bliver ca. 52-54 pct. Dette svarer til at frigøre ca. 1.700-2.650

årsværk eller ca. 850-1.300 mio. kr. årligt i lønomkostningerne til

ATA-tiden.

De væsentligste

forbedringsforslag knytter sig til dokumentationspraksis, velfærdsteknologi og reduktion af sy-

gefravær.

Da de fleste forbedringsforslag ligger inden for kommunernes og tilbuddenes eget ledelses- og

styringsmæssige råderum, vurderes det, at en tredjedel af forbedringspotentialet vil kunne rea-

liseres inden for ca. to år, mens hovedparten af potentialet vil kunne realiseres inden for en

mellemlang tidshorisont på i alt tre år.



1.3.2

Resumerende hovedkonklusioner på ældreplejeområdet

Formålet med ældrepleje i Danmark er grundlæggende at støtte og afhjælpe borgeres funktionstab, så

de kan leve et værdigt liv. Blandt befolkningen over 65 år modtager ~10 pct. hjemmepleje- og/eller

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

hjemmesygeplejeydelser. Desuden bor ~9 pct. på plejehjem, ~89 pct. bor i plejeboliger og 2 pct. i

friplejeboliger, se også kapitel 3.

Som en del af ældreområdet forstås både sundhedslovsopgaver og servicelovsopgaver, der vedrører

ældre borgere og varetages i hjemmeplejen, sygeplejen eller på plejecenter af både SOSU-hjælpere,

SOSU-assistenter, sygeplejersker, ergo- og fysioterapeuter og evt. andet fagligt personale.

Kulegravningsanalysen tager udgangspunkt i en kortlægning af tidsanvendelse for de største medar-

bejdergrupper på ældreplejeområdet med henblik på at identificere mulige forbedringsforslag, der kan

frigøre mere tid til kerneopgaverne. De samlede lønomkostninger på ældreplejeområdet, inden for

kulegravningsanalysens scope, er beregnet til ~36,2 mia. kr. i 2016, hvoraf SOSU-hjælpere og andet

fagligt personale udgør 49 pct., SOSU-assistenter 34 pct., sygeplejersker 11 pct., fysio- og ergotera-

peuter 1 pct. og ledere 5 pct

TIDSANVENDELSE || Medarbejderne i ældreplejen bruger ca. halvdelen af tiden med borger-

ne. Dette kan øges ved at fjerne uhensigtsmæssige krav om dokumentation og forbedre

arbejdstilrettelæggelsen.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



På tværs af medarbejdergrupperne (inkl. ledere) ligger ansigt-til-ansigt-tiden (ATA-tiden) i forhold

til borgerne på gennemsnitligt ~50 pct. af arbejdstiden. SSH'ere har den højeste

ATA-tid

på 57

pct. efterfulgt af fysio- og ergoterapeuter, SSA'ere og sygeplejersker med hhv. 51 pct., 46 pct. og

44 pct.



SSH'ere tager sig primært af ydelser relateret til serviceloven (SEL) og i et mindre omfang af ydel-

ser relateret til sundhedsloven (SUL), sygeplejersker varetager hovedsageligt opgaver relateret til

SUL, mens SSA'ernes og fysio- og ergoterapeuternes opgaver er nogenlunde ligeligt fordelt mellem

SEL og SUL. Lederne har forventeligt den laveste

ATA-tid,

og de bruger, qua deres funktion, mest

tid på administrations- og ledelsesopgaver.



Opgaver relateret til dokumentation og borgeropfølgninger samt praktiske forhold og transport

udgør for medarbejderne den største andel af

ikke-ATA-tid,

svarende til henholdsvis 13 pct. og 12

pct. af den totale arbejdstid.

Vurdering af tidsanvendelsen på ældreplejeområdet:



I en analyse og vurdering af arbejdstidsanvendelsen for forskellige medarbejdergrupper på ældre-

plejeområdet er det vigtigt at se arbejdstidsanvendelsen i lyset af strukturelle rammevilkår, herun-

der de ældre borgeres døgnrytme, hvilket sætter rammerne for den mulige

ATA-tid.

Derudover har

de ældre borgere på plejecenter faste spisetider flere gange om dagen, hvilket er rammesættende

for planlægningen og indholdet af

ATA-tiden.



Generel set påvirkes hele sektoren af den demografiske udvikling, hvor andelen af ældre i befolk-

ningen er stigende, og de ældre har stadigt mere komplekse behov. Som en del af udviklingen i

sundhedsvæsenet siden kommunalreformen varetager kommunerne i dag flere komplekse opgaver

på sundhedsområdet inden for blandt andet forebyggelse og rehabilitering. Dette har blandt andet

øget behovet for dokumentation. Herudover er tidsanvendelsen påvirket af borgernes døgnrytmer i

forhold til, hvornår der skal leveres

ATA-tid,

ligesom geografi, særligt i landdistriktskommunerne,

er bestemmende for transporttiden for de udkørende medarbejdere.



Den øvrige tidsanvendelse, som ikke går til

ATA

med borgeren, er primært drevet af:

Den statslige regulering og udmøntningen af reguleringen på kommunalt plan, herunder

yderligere kommunale og lokalt fastsatte krav til opgaveløsningen,

Data- og dokumentationsopgaver i de enkelte tilbud,

Lønomkostninger er beregnet på baggrund af estimerede årsværk og gennemsnitsløn pr. relevant medarbejdergruppe fra KRL, ud fra

kulegravningens scope. Gennemsnitslønnen er baseret på et vægtet gennemsnit af lønomkostninger til offentlige og private ansatte.

Se Kapitel 3 for en nærmere beskrivelse af data og de anvendte forudsætninger.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Den kommunale styring og ledelse af området, som kan påvirke behovet for og omfanget

af blandt andet dokumentation og guide tidsanvendelsen på visse opgaver,

D. Den lokale arbejdstilrettelæggelse i tilbuddene.

Det vurderes, at især dokumentationsopgaver samt arbejdstilrettelæggelsen vedrørende praktiske

forhold og transport kan forenkles og optimeres.

På baggrund af kulegravningsanalysen fremsættes – inden for de fire fokusområder – i alt 16 anbefa-

linger til forbedringer på ældreplejeområdet, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~2-4 procentpo-

int, hvis de realiseres. Dette svarer til at flytte ~1.700-2.650 årsværk fra andre opgaver til

ATA-tiden,

svarende til ~850-~1.300 mio. kr. årligt i samlede lønomkostninger.

REGULERING || Statslig og kommunal regulering giver retning og definerer fokus, men stil-

ler også til tider unødige krav til tidsanvendelse på eksempelvis dokumentation.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Ældreplejeområdet er karakteriseret ved høj grad af frirum til den kommunale udmøntning af krav

efter serviceloven, mens ydelser efter sundhedsloven og krav efter autorisationsloven er mere de-

tailregulerede af staten. Dette medfører, at kommunerne og tilbuddene i noget omfang har indfly-

delse på tidsanvendelsen.



Det estimeres, at ca. 50 pct. af arbejdstiden på tværs af opgaver og medarbejderkategorier kan

henføres til statslig lovgivning (primært SUL og SEL samt autorisationsloven), 31 pct. til kommunal

regulering (både kommunal udmøntning af statslig regulering og særskilte kommunale indsatser,

herunder strategier og vejledninger mv.), 5 pct. til overenskomster, 3 pct. til tilbudsfastsatte krav

og endelig er 11 pct. ikke reguleret (bl.a. sygefravær).



Det er kommunalbestyrelsen, som inden for rammerne af serviceloven fastsætter serviceniveauet i

ældreplejen. Serviceniveauet beskrives i en række kvalitetsstandarder. Serviceniveauet og kvali-

tetstandarderne varierer på tværs af kommuner.



Omfanget af kommunernes regulering af medarbejdernes opgaver, f.eks. i forbindelse med doku-

mentation og forberedelse, har stor betydning for medarbejdernes opgavetilrettelæggelse og tids-

anvendelse, og det varierer i høj grad på tværs af besøgskommunerne.



Overenskomstfastsatte regler regulerer primært tidsanvendelsen på opgaver relateret til persona-

leforhold og arbejdsmiljø.

Vurdering af reguleringspraksis og udfordringer på området:



Reguleringen er i høj grad determinerende for kravene til dokumentation og data samt styrings-

modellen på området. Der er eksempler på, at overholdelse af lovgivningen medfører dokumenta-

tion, som ikke vurderes værdifuld for kerneopgaven eller af særlig betydning for patientsikkerhe-

den, eksempelvis i forhold til sygeplejefaglig udredning ved ikke komplekse sygeplejeydelser.



Statsligt fokus gennem specifik regulering og målrettede puljer, f.eks. vedrørende rehabilitering

eller værdighed, har betydning for, hvordan kommunerne organiserer plejen, dokumenterer opga-

ver og tilrettelægger arbejdstiden. Statslige krav kan føre til unødigt bureaukrati og dobbeltdoku-

mentation, f.eks. i forbindelse med puljeadministration, herunder for eksempel Klippekortet og

Værdighedsmilliarden.



Kommunernes udmøntning af den statslige lovgivning kan forårsage, at der pålægges unødige

krav for at sikre, at reglerne overholdes, eksempelvis ved arbejdstilrettelæggelse af sygeplejeydel-

ser og den sygeplejefaglige udredning, så der i nogen grad må konstateres overimplementering.

Opsummering og forbedringsforlag:

Inden for området

regelforenklinger

er der identificeret fire forbedringsforslag, som samlet vil kunne

øge

ATA-tiden

med ~0,2-0,3 procentpoint, hvis de realiseres. Dette svarer til at flytte ~120-200 års-

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

værk til medarbejdernes kerneopgave. I lønkroner er det ~60-100 mio. kr. årligt, svarende til ~2-3

pct. af omkostningsbasen

på ~3,1 mia. kr.

Figur A Forbedringsforslag || Regulering

Forslag

Hovedobservationer

•

En del af ældreområdet er statslig

•

finansieret gennem puljer med

særlige fokus som f.eks. Klippekort

og Værdighedsmilliarden.

Puljerne er karakteriseret ved at

være øremærket bestemte

•

indsatser og formål fra statslig

side.

For at kommunerne kan få penge

fra puljer kræves derfor særskilte

registreringer på tilbudsniveau eller

borgerniveau. Den ekstra

registrering opleves af de

kommunale medarbejdere som

unødig og meget omfattende.

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der

er uhensigtsmæssigt meget

administration i forbindelse med

puljer, hvilket ikke anses som

meningsfuldt.

Der vurderes at være andre

kontrolmetoder til at sikre at

puljeudmøntningen sker efter

politikerens ønsker, som ikke på

samme vis er tidsbelastende for

medarbejder.

Forslag (løftestænger)

•

Gør det mere tydeligt, hvad

ansøgninger til puljemidler

skal

indeholde og sæt fokus på

kommunikation af deadlines for

ansøgninger.

Puljer i form af

direkte

tid/indsats til borgere

bør kræve

mindre dokumentation fra

kommunerne til staten. Alternativt

kan der overvejes løsninger som

eksempelvis stikprøver og audits af

ydelser.

Stil krav til

omsorgssystemerne

om nemt at kunne registrere

brugen af puljemidler.

Potentiale

•

1.1 -

Let

administration

en af

puljemidler

•

6-12

Årsværk

•

3-7

Mio. kr.

•

1.2 -

Præcisér

den sygepleje-

faglige

udredning ved

ændring af

vejledning nr.

9019 af

15/01/2013

om sygepleje-

faglige

optegnelser

•

Alle borgere, der skal have

igangsat sygeplejefaglig pleje og

behandling, skal ved start have

foretaget en sygeplejefaglig

udredning ift. de 12

sygeplejefaglige problemområder.

Det sygeplejefaglige personale

oplever, at der ofte skal spørges

om meget personlige og ofte

irrelevante forhold, f.eks.

seksualitet og forstoppelse hos

borgere, der skal have hjælp til

sårpleje.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at det

kan være uhensigtsmæssigt at

gennemgå alle 12 problemområder

for hver eneste borger.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

dokumentationstiden kunne

nedbringes ved at begrænse

omfanget af den sygeplejefaglige

udredning tydeligt i vejledningen

for borgere uden komplekse

sundhedsfaglige problemstillinger

•

Ændre vejledningen,

så det

gøres klart, hvornår der kan

undlades systematisk vurdering af

alle 12 sygeplejefaglige områder,

og at (re-)vurdering af områderne

ikke skal ske ved hver

patientkontakt.

Stil krav til leverandører af it-

systemer om, at

omsorgs-

systemerne

kan understøtte en

smidig dokumentation ved f.eks. at

kunne klikke på billede eller tekst.

66-106

Årsværk

34-54

Mio. kr.

•

1.3*

–

Tillad

bevilling af

hjælpemidler i

midlertidige

forløb ved at

ændre

serviceloven

•

Der i de senere år kommet et

større fokus på rehabilitering, men

kommunerne oplever, at det ikke

fuldt ud blev understøttet af

lovgivningen om hjælpemidler.

Medarbejderne oplever en

begrænsning i forhold til at kunne

støtte borgernes rehabilitering, da

det ikke er muligt at søge om

hjælpemidler til midlertidige forløb

I praksis omgår medarbejderne

kravet om varig

funktionsnedsættelse ved alligevel

at søge om hjælpemidler til

borgere, hvilket er ekstra

tidskrævende.

Der er i sundhedsloven frirum for

de enkelte kommuner og tilbud til

selv at udarbejde retningslinjer for,

hvordan opgaver overdrages,

delegeres og fordeles mellem

medarbejdergrupper.

Der er på tværs af kommunerne

stor forskel på fordelingen af

arbejdsopgaver og hvilke opgaver

der delegeres mellem

medarbejdergrupper (f.eks.

forskelle i hvem der drypper

bestemte typer af øjendråber,

påsmører hormoncreme, vasker

respirationsmasker).

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

staten med fordel kan tænke

konsekvenserne af ny lovgivning

ind på andre områder, så der ikke

opstår lignende

uhensigtsmæssigheder.

•

Ændre servicelovens § 112, så

der bliver mulighed for at søge

hjælpemidler til midlertidige forløb.

3-5

Årsværk

1-3

Mio. kr.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

det ikke er hensigtsmæssigt med

de store forskelle på tværs af

kommune.

Det vil kunne ensarte fagligheden

og nedbringe tiden brugt på

delegering/overdragelse, hvis der

er nogle nationale retningslinjer

for delegation og overdragelse af

simple opgaver.

•

Lav fælles retningslinjer for

hvilke fagligheder, der kan udføre

hvilke arbejdsopgaver, herunder

delegerede opgaver. Således at

simple og ikke-komplekse

sygeplejefaglige opgaver kan

varetages af SSA, som er grundig

oplært for at sikre dne samme

faglige standard på tværs af

kommuner.

Lav generelle kompetenceprofiler

i kommunens EOJ, som sikrer de

rette kompetencer for

opgaveoverdragelse.

•

1.4

–

Lav

fælles

retningslinjer

for hvilke

fagligheder,

der kan udføre

ikke

komplekse

sygeplejefaglig

e opgaver

•

41-71

Årsværk

•

20-35

Mio. kr.

* Forslag implementeret pr. 1. januar 2018

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

DOKUMENTATION

Dokumentation

meningsfuld

tidseffektiv,

når

den

handlingsorienteret, anvendes til at understøtte kerneopgaven og i relevante tilfælde

foregår hos borgeren.

Omkostningsbasen er baseret på tidsmålinger i besøgskommunerne vedrørende tid anvendt på opgavekategorierne "løbende doku-

mentation og orientering i journalen" og "udfyldelse af lovpligtige skemaer og ansøgninger om hjælpemidler" for alle medarbejder-

grupper inkl. lederne.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Kulegravningens hovedobservationer:



Medarbejderne på ældreplejeområdet bruger i gennemsnit 8 pct. af deres arbejdstid på dokumen-

tation og orientering i journalen, hvilket svarer til i alt ~7.000 årsværk eller ~2,9 mia. kr. årligt.

Tidsanvendelsen varierer mellem 6 og 10 pct. af arbejdstiden på tværs af besøgskommunerne.



Der er generelt mere omfattende dokumentationskrav forbundet med ydelser leveret efter SUL end

SEL. Sygeplejersker dokumenterer derfor mest (13 pct.), mens SSH’ere dokumenterer mindst (5

pct.). Midt imellem ligger SSA’erne og fysio- og ergoterapeuter (begge 11 pct.), der udfører opga-

ver forbundet med både SEL og SUL.



De konkrete dokumentationskrav, der fylder mest tidsmæssigt, er udarbejdelse og opdatering af

den sygeplejefaglige udredning (i praksis udført af sygeplejersker og SSA'er), døgnrytmeplanen

(udført af SSH'er og SSA'er), dokumentation i indsatsplaner (alle medarbejdergrupper), opdaterin-

ger i borgerens medicinliste (efter ændringer i FMK), samt løbende dokumentation og orientering i

borgerjournaler (alle medarbejdergrupper).



Tidsanvendelsen på dokumentation afhænger i høj grad af måden, hvorpå den gennemføres. Der

er en stor andel medarbejdere, som kun anvender mobile devices i begrænset omfang – specielt

på boligtilbuddene – ligesom andelen af dokumentation, der foregår sammen med borgerne, er

meget lav.



Kravene til dokumentation opleves generelt at være meningsfulde, men der er potentiale for at

gøre praksis mere tidseffektiv.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Kommuner, som har stort strategisk fokus på, at dokumentation bør foregå via mobile devices –

og sammen med borgeren – har tendens mod lavere dokumentationstid.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at hyppige opdateringer i FMK som følge af ændringer i medicinens

handelsnavn er unødigt tidskrævende og af begrænset værdi for medarbejderne. Det er samtidigt

yderst vigtigt at sikre integration mellem FMK og overblik over udleveret medicin fra apoteket, så

eventuelle fejl på medicin fortsat kan spores.



Rambøll/QVARTZ vurderer, at medarbejderne kan spare tid på kontakt til læger, hvis snitfladerne

til praktiserende læge og andre sundhedsfaglige samarbejdspartnere som sygehusene bliver opti-

meret.



Et ledelsesmæssigt fokus på dokumentation, f.eks. gennem faglige audits, er med til at forbedre

medarbejdernes kompetencer til at dokumentere handlingsorienteret, hvilket medvirker til at ned-

bringe tiden anvendt på dokumentation.



Kommuner, der er langt i implementeringen af Fælles Sprog III (FSIII), bruger generelt mindre tid

på dokumentation, hvilket indikerer, at FSIII er lykkedes med at sikre mere tidseffektiv dokumen-

tation.

Indberetninger af utilsigtede hændelser (UTH'er) er meget tidskrævende og kan optimeres ved hjælp

af samlerapportering af mindre alvorlige hændelser. Hertil kommer, at lokal indsamling af UTH’er kan

give bedre mulighed for læring og faglig udvikling, da resultater vil skulle deles med tilbudsledere og

medarbejdere til at styrke fagligheden.

Opsummering og forbedringsforlag:

Inden for området

dokumentation

er der identificeret seks forbedringsforslag, som samlet vil kunne

øge

ATA-tiden

med ~0,7-1,2 procentpoint, hvis de realiseres. Dette svarer til at flytte ~560-920 års-

værk til medarbejdernes kerneopgaver. I lønkroner er det ~270-450 mio. kr. svarende til ~7-12 pct. af

omkostningsbasen

på ~3,7 mia. kr.

Omkostningsbasen er baseret på tidsmålinger i besøgskommunerne af tid anvendt på opgavekategorierne "løbende dokumentation

og orientering i journalen", "udfyldelse af lovpligtige skemaer og ansøgninger om hjælpemidler" og "kontakt til praktiserende læge,

sygehus, andre sundhedsfaglige samarbejdspartnere" for alle medarbejdergrupper inkl. lederne.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur B1 Forbedringsforslag || Dokumentation (1/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

I forbindelse med medicinering skal

•

borgerens personlige medicinliste

opdateres, så den stemmer

overens med handelsnavnet på den

medicin borgeren modtager.

Medarbejderne oplever det som

unødigt tidskrævende at skulle

bruge dokumentationstid på at

ændre navnet, frem for at angive

indholds/aktive stof i medicinen.

Der har tidligere været

•

undersøgelser omkring generisk

ordination, dog er fokus her

primært på patientsikkerhed og

tryghed for personalet og i mindre

omfang betydningen for

frontpersonalets tidsanvendelse.

Indrapportering af UTH'er (eks. fald

•

eller medicinfejl) opfattes af

medarbejderne som en

administrativ opgave, der tager tid

væk fra kerneopgaven

Den primære udfordring er, at

platformen til at registrere er for

besværlig at bruge, da det kræver

•

for mange ”klik”.

Desuden kræver det meget tid for

medarbejderne at reflektere over,

hvorfor hændelsen er sket, samt

hvilke tiltag, der skal tages for at

udbedre problemet.

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

hyppige opdateringer i FMK som

følge af ændringer i handelsnavn er

unødig tidskrævende og

meningsløst for frontmedarbejderne

og at der under hensyntagen til

patientsikkerheden burde kunne

udvikles en praksis som tog hensyn

til patientsikkerhed og bedst mulig

brug af frontmedarbejderens tid.

Desuden vurderes det yderst vigtigt

at sikre integration mellem FMK og

overblik over udleveret medicin fra

apoteket, så eventuelle fejl på

medicin fortsat kan spores.

Forslag (løftestænger)

•

Ændre kravet om at angive

indholdsstoffet/det aktive stof

medicinen, frem for handelsnavn

på produktet, da det kan reducere

både hyppighed og omfang af

dokumentation.

Som alternativ kan kravet laves

om, så indholdsstoffet/det aktive

stof skrives med tilføjelse af flere

handelsnavne i parentes,

derved mindske risikofor at

vanskelige generiske navne

forveksles med andre generiske

navne, så frontpersonalet ikke skal

ændre i dokumentationen hver

gang handelsnavn skiftes ud.

Ændre praksis for indberetning af

UTH'er, så medarbejderne ikke

behøver at indrapportere UTH'er af

mindre alvorlig karakter

omgående. I stedet kan der laves

samlerrapportering,

eventuelt

via omsorgssystemet eller på en

tavle, hvor medarbejderne kan

sætte en streg eller kryds og så

indrapportere samtlige UTH'er en

gang om måneden.

Potentiale

2.1 -

Reducer

antal

opdateringer i

medicinliste

ved at fjerne

krav om at

opdatere

handelsnavn

på FMK

81-115

•

Årsværk

•

40-57

Mio. kr.

•

2.2 -

Bedre

administration

af utilsigtede

hændelser

•

Indberetninger af utilsigtede

hændelser vurderes generelt at

være unødig tidskrævende og

medfører ikke tilstrækkelig lokal

læring, da resultaterne ikke deles

med tilbudslederne og

medarbejderne.

Indsamling af UTH’er lokalt

vurderes at kunne give bedre

muligheder for udvikling af den

faglige praksis, idet den nuværende

model ikke i tilstrækkelig grad

vurderes at være meningsfuld og

handlingsorienteret.

•

47-81

Årsværk

22-38

Mio. kr.

•

2.3

–

Optimér

snitflader til

praktiserende

læger

•

Medarbejderne bruger i dag i

•

gennemsnit 1 pct. af deres tid på at

kontakte den praktiserende læge

ifm. medicinering og behandling.

Der er pt. mulighed for at kontakte •

lægen elektronisk gennem Medkom

eller Edifact. Udfordringen er, at

lægen typisk har 3-5 dages svartid. •

Når lægen ordinerer et nyt

præparat, oplever medarbejderne

hyppigt, at lægen ikke udfylder alle

oplysninger og de skal derfor have

fat i lægen for at kunne dosere

medicinen.

Det vurderes. at medarbejderne

kan spare tid på kontakt til læger,

hvis snitfladerne til praktiserende

læge bliver optimeret.

Der bruges i dag unødig ventetid i

telefonen eller på opkald, der kunne

have været undgået.

Der er for øjeblikket flere steder der

har plejehjemlæger, dog dækkes

dette ikke af behovet for kontakt

med lægen ved akutte situationer,

på tidspunkter hvor lægen ikke er

til stedet på plejehjemmet.

•

Indfør mulighed for at registrere

henvendelser i de elektroniske

kommunikationsflader, som

akutte, hvilket muliggør

elektronisk svar på flere akutte

henvendelser*.

Sikre at lægen registrerer

korrekt i FMK ved at stille krav til,

at lægen registrerer doser, varighed

og tidspunkter for medicinering via

en digital løsning, der kræver, at

felterne bliver udfyldt før lægen kan

afslutte recepten. Hvis hensyn til

patientsikkerheden i enkelte

tilfælde kræver at der skal være

fleksibilitet skal dette også være en

mulighed.

Opret fælles platform, hvor en

række baggrundsoplysninger om

borgerne er tilgængelig på tværs af

sektorer, så borgerne oplever en

bedre sammenhæng, og

medarbejderne skal dokumentere

mindre.

Opstil krav om, at lægen

gennemgår, accepterer og frigiver

patientens FMK, inden det er

muligt at udskrive patienten, dog

med mulighed for undtagelse hvis

det vurderes relevant ifht

patientsikkerheden.

77-121

Årsværk

39-60

Mio. kr.

•

2.4

–

Optimér

snitflader til

læger og andet

sundheds-

fagligt

personale på

hospitaler

•

I forbindelse med pleje og

behandling i forskellige sektorer

oplever medarbejderne ofte, at de

ikke har adgang til de nødvendige

oplysninger om borgerne (f.eks.

kontaktoplysninger på pårørende-

samt boligforhold).

Det medfører, at medarbejderne

skal fremskaffe og dokumenterer

oplysningerne om borgerne, som

borgerne allerede har oplyst til en

anden instans.

Medarbejderne oplever desuden, at

de ofte skal kontakte sygehusene,

da de glemmer at genåbne

borgernes FMK ved udskrivning.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der

er potentiale for at forbedre

dialog til sundhedsfaglige

samarbejdspartnere og skabe

mere sammenhængende forløb

for borgerne.

•

Kvanti-

ficeres

ikke

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur B2 Forbedringsforslag || Dokumentation (2/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

Medarbejderne bruger i

gennemsnit 8 pct. af deres tid på

dokumentation og orientering i

journalen, hvilket variere fra 6-10

pct. på tværs af

besøgskommunerne.

De fleste kommuner anvender

mobile devices, men der er stor

forskel på omfanget samt

mængden af opgaver, som foregår

sammen med borgerne.

•

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

kommuner som har stort strategisk

fokus på at anvende mobile devices

i dokumentationen – og sammen

med borgeren, generelt har lavere

dokumentationstid.

Det vurderes, at dokumentation

sammen med borgerene gør det

nemmere at dokumentere

handlingsorienteret, da borgeren er

med til at fastsætte målsætninger

ud fra egne plejebehov.

Forslag (løftestænger)

•

Invester i flere

mobile devices,

så

alle medarbejdere (især på

plejecentre, hvor kun få har

adgang til dem) har adgang til et

device.

Stil krav om mere

dokumentation

sammen med borgerne

ved at

lave målsætninger for hvor stor en

andel af dokumentationen, der bør

foregå sammen med (evt. af)

borgeren.

Undervis

i brugen af mobile

devices, så medarbejderne har de

rette kompetencer til at benytte

dem.

Potentiale

290-488

2.5 –

Øg brug

af mobile

devices ifm.

dokumentation

– og inddrag

borgeren

•

Årsværk

•

139-235

Mio. kr.

•

2.6 –

Digitaliser

printede

skemaer hos

borgerne

(f. eks.

medicinliste,

afføringsskema

væskeskema)

•

Til trods for at de fleste

borgerjournaler er blevet

elektroniske, ligger der i mange

hjem manuelle skemaer, som

medarbejderne benytter.

De manuelle skemaer skal

opdateres med dato og initialer og

eventuelle noter, herefter skal det

skrives ind i omsorgssystemet,

hvilket er dobbeltdokumentation.

I tillæg til de mange skemaer,

printer mange plejetilbud fortsat

borgernes medicinlister og

opbevarer dem på et kontor på

plejecenteret eller et sikkert sted

hjemme ved borgeren.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

print af diverse skemaer og

medicinliste tager unødig tid og

det øger risikoen for fejl, da

skemaerne enten kan blive væk

eller måske ikke er de senest

opdaterede.

Herudover har

pårørende/uvedkommende

adgang til personfølsomme

oplysninger via skemaerne,

hvilket vurderes ikke altid at

være i borgerens interesse.

•

Stil krav om

digitalisering af

skemaer

og opdatere systemer, så

alle skemaer indgår i

omsorgssystemet og kan tilgås fra

medarbejdernes mobile devices.

Man kan overveje at give

pårørende adgang til journal under

forudsætning af borgerens

samtykke, hvis de er interesserede

i at følge med.

62-120

Årsværk

30-57

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

STYRING || Styringens påvirkning af tidsanvendelsen afhænger i høj grad af ledelsens evner

til at skabe veldrevne tilbud samt brugen af driftsmæssige og faglige redskaber til læring og

udvikling.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Reguleringen på ældreplejeområdet giver plads til variation i kommunernes valg og anvendelse af

styringsredskaber. Inden for de rammer viser kulegravningsanalysen, at kommunerne også ud-

mønter såvel driftsmæssige styringsredskaber og faglige styringsredskaber med en væsentlig vari-

ation inden for tilbuddene. Med undtagelse af budgetmodellen, kan variationen i styringsredska-

berne kun i mindre grad tilskrives forskelle i demografi, socioøkonomiske forhold, organisering

mv., og i højere grad skyldes den de kommunale styringsmæssige valg, prioriteringer og traditio-

ner.



Kommunerne har generelt tilvejebragt styringstilgange, som sikrer en tæt sammenhæng mellem

aktivitetsniveau og ressourceforbrug. Tilsvarende er det gældende, at det primære budgetansvar

oftest ligger hos de decentrale ledere i ældretilbuddene.



Kulegravningsanalysen viser, at der i høj grad sker en kommunal udvikling på området, hvor de

enkelte kommuner forsøger at balancere hensynet mellem mest mulig tid til kerneopgaven i det

enkelte tilbud, samtidig med at potentialerne ved at anvende mere systematiserede styringsred-

skaber (som pr. definition vil kræve tidsressourcer) forfølges. Den store variation på tværs af

kommuner i tilgange til disse styringsredskaber viser, at der ikke er etableret styringsmæssig kon-

sensus, men i høj grad stadigvæk finder udvikling og afprøvning sted. Dette tydeliggør et behov

for understøttelse af kommunerne i dette arbejde gennem kortlægning og adgang til "best-

practice" viden og lignende.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Rambøll/QVARTZ vurderer, at kulegravningsanalysen tydeliggør behovet for opmærksomhed på at

sikre tilbudsledere på ældreplejeområdet de rigtige incitamenter og kompetencer/redskaber til at

anvende ledelsesrummet til at sikre en effektiv tidsanvendelse og tilrettelæggelse af arbejdet ift.

kerneopgaven. Kulegravningsanalysen viser således, at den decentrale tilbudsledelses evne til at

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

prioritere og anvende ledelses- og styringsredskaber er afgørende for, at styringsredskaberne op-

fattes meningsfuldt for frontpersonalet. Der bør derfor fokuseres på redskaber, der kan understøtte

både forvaltningsledere og tilbudsledere i at anvende og prioritere de styringsredskaber, der kan

understøtte forbedret ressourceudnyttelse (f.eks. i form af lavere sygefravær) og styrke den fagli-

ge praksis (f.eks. gennem en tydelig kobling af evt. kommunal politik med indsatskataloget og ved

brugen af faglige audits).



Rambøll/QVARTZ vurderer på baggrund af kulegravningsanalysens resultater, at der samlet set vil

være et ikke ubetydeligt tids- og styringsmæssigt potentiale knyttet til en tættere integration af

styringsredskaber med særlig fokus på kobling mellem rammesættende og retningsangivende sty-

ringsredskaber som (i) politikker og strategier (ii) kvalitetsstandarder og indsatskatalog (iii) faglige

audits og (iv) dertil faglig og driftsmæssig ledelsesinformation.

Opsummering og forbedringsforlag:

Inden for området

effektiv styring og ledelse

er der identificeret to forbedringsforslag, som samlet vil

kunne øge

ATA-tiden

med ~0,5-0,6 procentpoint, hvis de realiseres. Dette svarer til at flytte ~340-430

årsværk til medarbejdernes kerneopgave. I lønkroner er det ~170-210 mio. kr. årligt svarende til ~7-9

pct. af omkostningsbasen

på ~2,4 mia. kr.

Figur C Forbedringsforslag || Styring

Forslag

Hovedobservationer

•

Sygefraværet er mellem 5-7 pct.

på landsplan for alle medarbejder-

grupper og ~2 pct. for lederne.

Fraværet varierer på tværs af

landets kommuner fra ~2-16 pct.

Der eksisterer ikke en tværgående

og formaliseret måde i dag, hvorpå

man håndterer sygefravær hverken

på nationalt, regionalt eller lokalt

plan.

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at en

højere grad af systematik og

ledelsesfokus på sygefravær og i den

forbindelse medarbejdertrivsel vil

kunne at nedbringe sygefraværet i

kommuner, hvor sygefravær er særligt

udtalt.

Forslag (løftestænger)

•

Udbred

nationalt koncept for

sygefravær

med lokal forankring.

Flere kommuner har nedbragt

deres fravær betydeligt ved at

implementere sygefraværstiltag i

deres personalepolitikker. Her kan

bl.a. henvises til ”En kur mod

sygefravær” udarbejdet af KL og

Forhandlingsfællesskabet, som kan

anvendes som koncept.

Fastsæt

kommunale eller lokale

mål

for reduktion af sygefravær

(f.eks. 1-3%) i samarbejde med KL

og de faglige organisationer.

Potentiale

336-429

3.1 -

Reducer

sygefravær

ved øget

ledelsesfokus

og fokus på

medarbejder-

trivsel

•

Årsværk

•

116-205

Mio. kr.

•

Der er stor variation i graden af

struktureret faglig ledelse på

tilbudsniveau i besøgskommunerne

Det er i høj grad op til den enkelte

leder at sikre, at medarbejderne

arbejder på en måde, der

tilgodeser alle relevante faktorer i

og omkring ældreplejen.

Der er variation hvordan

tilbudslederne anvender sit

ledelsesrum og agerer i forhold til

aspekter som f.eks. faglig ledelse,

personaleledelse, datadreven

ledelse, tværgående/tværfaglig

ledelse mv.

•

Rambøll/Qvartz vurderer, at der er

potentiale for en mere effektiv

tidsanvendelse samt struktureret

faglig praksis for hvordan den

enkelte tilbudsleder kan være med

til at skabe tydelige sammenhæng

mellem tidsanvendelse,

arbejdsgange og faglig kvalitet.

•

Øg brug af

ledelsesinformation

til erfaringsudveksling og

motivation gennem systematisk

indsamling af data på tværs af

tilbud.

Brug systematisk metode til at

gennemfører

faglige audits

for at

understøtte praksis på relevante

områder og evt. iværksætte

handlingsplaner.

Operationaliser kommunens

målsætninger

til få og klare,

ambitiøse men realiserbare mål på

medarbejderniveau.

Invester i

It-redskaber

til under-

støttelse af ledelsesinformation.

•

3.2 -

Stærkere

ledelse og

ledelsesrum

•

Kvanti-

ficeres

ikke

•

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

ARBEJDSTILRETTELÆGGELSE || Medarbejderne bruger relativt meget tid på praktiske opga-

ver, transport og daglige forstyrrelser, som kan reduceres gennem ændringer i den lokale

arbejdstilrettelæggelse og øget brug af velfærdsteknologi.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Medarbejderne bruger i gennemsnit 13 pct. varierende mellem 8-15 pct. på tværs af besøgskom-

munerne – af deres arbejdstid på transport og praktiske opgaver væk fra borgerne, svarende til

~7.900 årsværk eller ~3,6 mia. kr. årligt.

Omkostningsbasen er baseret gennemsnitlige sygefraværstal på tværs af landet for alle medarbejdere. Kilde: KRL

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet



Mødeaktiviteter udgør i gennemsnit 5 pct. af medarbejdernes tid svarende til ~3.400 årsværk eller

~1,6 mia. kr. årligt, hvilket varierer mellem 2-9 pct. på tværs af besøgskommunerne. Medarbej-

derne oplever, at ikke alle mødeaktiviteter er understøttende for kerneopgaven.



Flere kommuner har gode erfaringer med brug af velfærdsteknologi, der bl.a. har været med til at

nedbringe transporttiden, øge fleksibiliteten og mindske tiden brugt på praktiske opgaver, som ik-

ke umiddelbart giver værdi for medarbejderne.



Der er variation imellem de forskellige tilbuds måder at tilrettelægge opgaverne i løbet af en dag,

eksempelvis i forhold til form og antal af daglige statusmøder, samt hvornår på arbejdsdagen, der

dokumenteres i borgerjournalen.



I hovedparten af tilbuddene er arbejdstilrettelæggelsen kendetegnet ved, at enkelte medarbejdere

bliver afbrudt af telefonopkald mange gange i løbet af dagen.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Rambøll/QVARTZ vurderer generelt, at der er et betydeligt forbedringspotentiale knyttet til den

lokale arbejdstilrettelæggelse, hvilket stiller betydelige krav til den lokale ledelse.

Variationen i tidsforbruget anvendt på møder, transport mv. mellem tilbud og kommuner kan bl.a.

forklares med geografiske forhold, der bl.a. naturligt kan drive transporttiden op. Men nogle tilbud

har f.eks. målrettet arbejdet med optimering af møder, transport, praktiske forhold og reduktion i

antallet af afbrydelser, og det synliggør, at der også i mange andre kommuner er et potentiale.



Investering i mere velfærdsteknologi og højere grad af implementering af den eksisterende giver

et optimeringspotentiale. Dog skal kommunerne sikre god implementering af teknologien i forhold

til sammenhæng med medarbejdernes øvrige arbejdstilrettelæggelse af praktiske opgaver.



En bedre planlægning af arbejdstiden og mere faste rammer for dialog og ad hoc henvendelser vil

mindske afbrydelser i løbet af dagen, som er uhensigtsmæssigt for, at medarbejderne kan udføre

deres kerneopgaver effektivt.



Omfanget af møder kan med fordel nedbringes i nogle tilbud – dog bør tilbudslederne være op-

mærksomme på fortsat at skabe rum for faglig sparring, særligt når eksempelvis kollegaer ikke fy-

sisk møder hinanden i dagligdagen.

Opsummering og forbedringsforlag:

Inden for området

bedre arbejdstilrettelæggelse

er der identificeret fire forbedringsforslag, som samlet

vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,9-1,4 procentpoint, hvis de realiseres. Dette svarer til at flytte ~720-

1.120 årsværk til medarbejdernes kerneopgave. I lønkroner er det ~340-520 mio. kr. årligt svarende

til ~8-12 pct. af omkostningsbasen

på ~4,4 mia. kr.

Omkostningsbasen er baseret på tidsmålinger i besøgskommunerne vedrørende tid anvendt på opgavekategorierne "transport i

forbindelse med besøgs- og mødeaktiviteter", "opgaver i forbindelse med tilberedning og klargøring af mad og drikke", "praktiske

opgaver væk fra borgeren" og "personlig kontakt med pårørende" for alle medarbejdergrupper inkl. lederne.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur D Forbedringsforslag || Arbejdstilrettelæggelse

Forslag

Hovedobservationer

•

Medarbejderne bruger i dag 12 pct.

af deres tid på

transport og

praktiske opgaver

væk fra

borgerne, hvilket variere fra 8-15

pct. på tværs af

besøgskommunerne.

Der bruges tid på tøjvask,

rengøring af fællesarealer, tømning

af opvaskemaskiner, rengøring af

hjælpemidler osv.

Medarbejderne i hjemmeplejen har

dagligt nogle korte besøg, hvilket

forvirrer borgerne.

Flere kommuner rapporterer om

gode erfaringer med brug af

velfærdsteknologi.

•

Vurdering

Kommunerne og de enkelte tilbud

kan med fordel investere i mere

velfærdsteknologi, som f.eks.

skærme til skærmbesøg eller

sensorer til

bevægelsesmonitorering.

Det er imidlertid vigtigt, at

medarbejderne uddannes grundigt i

implementering og anvendelsen af

teknologierne, hvilket vurderes som

afgørende for borgertilfredsheden

og succesoplevelsen hos

medarbejderne.

Forslag (løftestænger)

•

Invester i

praktiske

hjælpemidler

som f.eks.

vaskerobotter, robotstøvsugere og

automatisk rengøring af toiletter,

så medarbejderne kan bruge mere

tid sammen med borgerne.

Erstat korte og simple besøg med

skærmbesøg,

hvor en borger får

hjælp til at indtage medicin eller

hjælpes til at spise morgenmad i

tryghed.

Installer

sensorer

i borgernes

hjem, så tryghedsbesøg og

transport kan reduceres for

udkørende medarbejdere.

Potentiale

251-396

4.1 -

Øg

brugen af

velfærdstek-

nologi

•

Årsværk

•

116-183

Mio. kr.

•

4.2 -

Optimer

transporttiden

i hjemme-

plejen og

hjemme-

sygeplejen

•

Udkørende medarbejdere bruger i

•

gennemsnit 9 pct. tid på transport,

mens landdistriktskommunerne

bruger op til 17 pct.

Der tages typisk en fagperson ud af

•

driften for at varetage funktionen

som planlægger.Hovedparten af

planlæggerne har ingen

uddannelse inden for transport

eller planlægning.

Planlæggerne oplever ofte, at de

skal bruge meget tid på at ringe til

flere medarbejdere for at få fat i en

ledig, der befinder sig tæt på, hvor

akutte situationer er opstået.

Transporttiden er i høj grad

betinget af geografi samt faglige

hensyn, da der er længere mellem

borgere i landdistriktskommunerne.

Rambøll/QVARTZ vurderer dog, at

der er mulighed for at forbedre en

række forhold, særligt ift.

opkvalificering af planlæggerne,

idet de varetager en opgave med

meget stor indflydelse på

medarbejdernes tidsanvendelse.

•

Foretag

bedre efteruddannelse

af ruteplanlæggere, da de ofte har

en sundhedsfaglig uddannelse

uden uddannelse inden for

transport/planlægning.

Planlæggerne bør dog fortsat være

sundhedsfagligt uddannede, da det

har stor betydning at opgaverne.

Installer

GPS-sendere

i bilerne, så

planlæggerne kan se, hvor

medarbejderne befinder sig. Dette

hjælper planlæggerne til at

optimere kørselstiden ved akut

opståede situationer, mens det

mindsker unødig tid på opkald.

228-358

Årsværk

105-166

Mio. kr.

•

4.3

–

Indfør

faste

telefontider til

borgere og

pårørende

•

Der bruges meget tid på

•

kommunikation med pårørende (og

i nogen grad borgere) i afsat ATA-

tid, som både skaber forsinkelser i

programmet og afbrydelser.

Medarbejderne i hjemmeplejen

med ansvar for nødkaldstelefonen,

bliver afbrudt i løbet af deres

borgerbesøg og skal have overblik

over kollegaers kørelister for at

guide dem til nødkald.

Nogle steder har man løst

funktionen ved, at én medarbejder

varetager telefonfunktionen og

midt på dagen bruger tid på

planlægning af kørelister og vagter.

Mødeaktiviteter og sparring udgør i

gennemsnit 5 pct. af

medarbejdernes tid, hvilket

varierer fra 2-9 pct. på tværs af

besøgskommunerne.

Praksissen for hvordan tilbuddene

afholder faglige og planlæggende

møder (om morgenen/over

frokost/sidst på arbejdsdagen),

samt hvor ofte (hver morgen eller

kun to gange om ugen) varierer,

hvilket også viser sig i markante

udsving i tiden brugt på dette for

hver kommune.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at en

bedre planlægning af arbejdstiden

og mere faste rammer for dialog og

ad hoc henvendelser vil mindske

forstyrrelser i løbet af dagen, der er

uhensigtsmæssige for at

medarbejderne kan udføre deres

kerneopgave.

•

Indfør

faste telefontider,

hvor de

pårørende eller borgere kan ringe,

såfremt det ikke er akut. Dette kan

løses ved en fastlagt ringetid til en

sygeplejekoordinator eller en

planlægger, hvilket minimerer

mængden af forstyrrelser i den

primære ATA-tid og aflaster resten

af medarbejderne.

Akutte henvendelser

fra borgere

bør foretages til kontoret, hvor en

fast koordinator eller leder kan

tage imod opkaldene og sikre at

medarbejdere ikke afbrydes i

kerneopgaven.

58-117

Årsværk

29-58

Mio. kr.

•

4.4

–

Juster

praksis for

mødested og

møde-

afholdelse

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

tilbuddene med fordel kan

italesætte en klarere struktur for

mere målrettet sparring, så alle

medarbejdere oplever sparringen

som et tidsforbrug, der er

meningsfuldt og fagligt

fremmende

Tværfaglige samarbejdsmøder,

f.eks. triage-møder, kan være

med til at sikre bedre

planlægning og prioritering af

sammenhængende borgerforløb.

Det vurderes, at der er rum for at

forbedre praksis for personale-

møder og indhold for møderne.

•

Indfør praksis, hvor medarbejderne

på skift er

koordinator

for det

faste morgenmøde. Koordinator

har på forhånd gennemgået jour-

naler og orienterer om ændringer

og lignende, hvilket sparer de

andre medarbejdere for tid.

Medarbejderne kan nå en-to besøg

mere, hvis de

kører ud

hjemmefra

frem for at mødes til

et fast morgenmøde. I stedet kan

de mødes til en-to møder om ugen.

Da de fleste plejeopgaver foregår

om formiddagen, vil det frigive tid

til flere besøg, hvis de faste

møder

flyttes til efter middag.

180-249

Årsværk

82-114

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

1.3.3

Overordnede hovedkonklusioner på dagtilbudsområdet

DAGTILBUD || Medarbejderne har en

ATA-tid

på ~65 pct., men der er fortsat et potentia-

le for at øge

ATA-tiden

med ~2-4 pct. svarende til en stigning på ~1-2 procentpoint, så

den samlet set kommer til at udgøre ~66-67 pct. af arbejdstiden.



Medarbejderne og lederne på dagtilbudsområdet har en ansigt-til-ansigt-tid (ATA) på i gen-

nemsnit ca. 65 pct. af arbejdstiden.

Rambøll/QVARTZ vurderer dog, at der er fortsat et forbedringspotentiale, da

ATA-tiden

på

tværs af besøgskommunerne varierer med 15 procentpoint (54-69 pct.).

Variationer på tværs af kommunerne skyldes primært 1) forskelle i kommunale og lokalt fast-

satte krav til opgaveløsningen, 2) forskellig lokal arbejdstilrettelæggelse, 3) forskellige valg af

styringsredskaber og ledelsespraksis samt 4) forskellig dokumentationspraksis:

Dagtilbudsområdet er karakteriseret ved at have et relativt stort ledelses- og sty-

ringsmæssigt råderum kommunalt og lokalt i tilbuddene, og området er i mindre

omfang direkte reguleret af statslig lovgivning i form af dagtilbudsloven. De kom-

munale og lokalt fastsatte krav varierer kommunerne og tilbuddene imellem, hvor

nogle kommuner opstiller handlingsanvisende politikker og strategier, som tilbud-

dene skal leve op til, mens andre overlader det til tilbudslederne.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at det primært er forskelle i den lokale arbejdstilrette-

læggelse, der driver variationer i tidsanvendelsen uden for

ATA-tiden,

herunder

især praktiske opgaver (1-6 pct.), mødeaktiviteter (2-9 pct.) og forældrekontakt

(6-13 pct.). Rambøll/QVARTZ vurderer, at der i relation til disse opgaveområder

kan identificeres forbedringsforslag baseret på gode praksiseksempler, som kan

frigøre tid til øget

ATA-tid.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der er et tids- og styringsmæssigt potentiale knyttet

til en styrket styring og ledelsespraksis i forhold til ”god arbejdsgiveradfærd”, da

der er væsentlige forskelle i tilgange til forhold som strategisk retning/målstyring,

effektiv styring af personaleressourcer, faglig styring af kerneopgaven samt tilve-

jebringelse af relevant ledelsesinformation. Rambøll/QVARTZ vurderer, at der i re-

lation til disse opgaveområder kan identificeres forbedringsforslag baseret på gode

praksiseksempler, som kan frigøre tid til øget

ATA-tid.

Rambøll/QVARTZ vurderer overordnet set, at dokumentationsopgaver er menings-

fulde og underbyggende for varetagelse af kerneopgaven – dog er der potentiale

for en større systematik omkring nyttiggørelse af dokumentation. Det begrænsede

potentiale for

mindre dokumentation

findes primært i små justeringer og optime-

ring af processer.



Rambøll/QVARTZ anbefaler på baggrund af kulegravningsanalysen at implementere 19 konkre-

te forbedringsforslag på dagtilbudsområdet, der tilsammen vil kunne øge

ATA-tiden

med ca. 1-

2 procentpoint, så den samlet set bliver ca. 66-67 pct. Dette svarer til at frigøre ca. 900-1.450

årsværk eller ca. 350-550 mio. kr. årligt i lønomkostningerne til

ATA-tiden.

De væsentligste

forbedringsforslag knytter sig til organisering af personaleressourcer, forældresamarbejde og

sygefravær.

Da de fleste forbedringsforslag ligger inden for kommunernes og tilbuddenes eget ledelses- og

styringsmæssige råderum, vurderes omkring to tredjedele af potentialet at kunne realiseres in-

den for en relativ kort tidshorisont på to år.



Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

1.3.4

Resumerende hovedkonklusioner på dagtilbudsområdet

Formålet med dagtilbud er at fremme børns udvikling i alderen 0-6 år samt at give familier fleksibilitet

i tilrettelæggelsen af deres familie- og arbejdsliv. Der estimeres at være omkring 4.000 daginstitutio-

ner i Danmark i 2017, hvoraf 60 pct. er aldersintegrerede institutioner

. Desuden er der registreret

9.900 dagplejere

Kulegravningsanalysen tager udgangspunkt i en kortlægning af tidsanvendelse for de største medar-

bejdergrupper på dagtilbudsområdet for at identificere mulige forbedringsforslag. De samlede lønom-

kostninger på dagtilbudsområdet er på ~25 mia. kr., hvoraf pædagoger udgør 49 pct., medhjælpere og

assistenter 27 pct., dagplejere 14 pct., og lederne udgør 10 pct.

TIDSANVENDELSE || Det pædagogiske personale har i dag en Ansigt-til-Ansigt-tid (ATA-tid),

som dels er drevet af rammevilkårene for hverdagen og dels af den lokale arbejdstilrette-

læggelse.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



På tværs af medarbejdergrupperne (inkl. tilbudsledere) er

ATA-tiden

på ~65 pct. af arbejdstiden.

Medhjælpere og assistenter har den højeste

ATA-tid

på 71 pct., efterfulgt af dagplejere og pæda-

goger på hhv. 66 pct. og 64 pct.



Lederne har som forventet den laveste

ATA-tid

og bruger qua deres funktion mest tid på admini-

stration og ledelsesopgaver samt intern sparring og kommunikation med medarbejderne.

Af den samlede

ATA-tid

for pædagoger udgør planlagte pædagogiske aktiviteter med børn ~22

pct., børnestyrede og/eller voksenunderstøttede aktiviteter omkring 30 pct. og spisning og per-

sonlig pleje henholdsvis 27 og 17 pct.



Forældresamarbejdet udgør også en relativt stor andel af den samlede arbejdstid med 7 pct.,

mens opgaver vedrørende forberedelse og opfølgning (herunder dokumentation) fylder blot 2-5

pct. af arbejdstiden for medarbejderne, men derimod 13 pct. for lederne.

Vurderinger af tidsanvendelsen på dagtilbudsområdet:



I en analyse og vurdering af arbejdstidsanvendelsen på dagtilbudsområdet er det vigtigt at have

in mente, at arbejdstidsanvendelsen i et vist omfang påvirkes af nogle mere strukturelle ramme-

vilkår, som det ikke er fokus for denne analyse at ændre på. For det første er tilbuddene naturligt

underlagt en fast åbningstid samt børnenes faste døgnrytme (f.eks. sovetid), hvilket sætter ram-

merne for den mulige

ATA-tid.

Derudover er en række faktorer også rammesættende for indholdet

ATA-tiden

såsom faste spisetider flere gange om dagen samt afleverings- og afhentningssitua-

tionen både om morgenen og eftermiddagen.



Den øvrige tidsanvendelse, som ikke går til

ATA-tid

med børnene, er primært drevet af:

Den statslige regulering, kommunal udmøntning heraf og yderligere kommunale og lokalt

fastsatte krav,

Data- og dokumentationsopgaver i de enkelte tilbud,

Den kommunale styring og ledelse af området som kan påvirke behovet for og omfanget

af blandt andet dokumentation og sætte rammer for tidsanvendelsen på visse opgaver,

D. Den lokale arbejdstilrettelæggelse i tilbuddene.

Baseret på triangulering mellem Danmarks Statistik BOERN4 og institutioner.dk

Antal dagplejere registreret hos KRL i 2016

Lønomkostninger er beregnet på baggrund af estimerede årsværk og gennemsnitsløn pr. medarbejdergrupper fra KRL. Gennemsnits-

lønnen er baseret på et vægtet gennemsnit af lønomkostninger til offentlige og private ansatte.

Bemærk at dagplejere har en arbejdsuge på 48 timer og dermed har flere absolutte timer sammen med børnene end en pæda-

gog/medhjælper ansat til 33-35 timer. Når dagplejere har en lavere procentvis ATA tid skyldes det, at dagplejernes arbejdstid omfatter

eksempelvis indkøb og oprydning, hvor børnene ikke er til stede.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Det vurderes, at især den lokale arbejdstilrettelæggelse, som påvirker nogle af de største opgaver

uden for

ATA-tiden

(f.eks. forældresamarbejde, møder og praktiske opgaver), kan optimeres. Potentia-

let for mindre dokumentation ligger primært i mindre justeringer og optimering af processer.

På baggrund af kulegravningsanalysen – inden for de fire fokusområder – fremsættes i alt 19 anbefa-

linger til forbedringer på dagtilbudsområdet, der samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~1,5-2,2 pro-

centpoint svarende til en samlet

ATA-tid

på ~66,5-67,2 pct. hvis de realiseres. Dette svarer til at flytte

~900-1.450 årsværk fra andre opgaver til

ATA-tiden.

I lønkroner kan dette omregnes til, at vi flytter

~350-550 mio. kr., svarende til ~1,5-2 pct. af lønbasen til direkte

ATA-tid

sammen med børnene.

REGULERING || Den statslige lovgivning er rammesættende og efterlader et stort spillerum

for kommunale og tilbudsfastsatte regler.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Dagtilbudsloven sætter rammerne for dagtilbudsområdet. Loven er detaljeret i regulering af typer

af dagtilbud, tilskudsregler mv., men rammesættende i dens definition af dagtilbuddenes opgaver,

hvilket sikrer et stort kommunalt og lokalt ledelsesmæssigt råderum.



44 pct. af arbejdstiden på tværs af opgaver og medarbejderkategorier estimeres til at kunne hen-

føres til statslig lovgivning (primært rammelovgivning i Dagtilbudsloven), mens 22 pct. kan knyttes

til kommunal regulering, som både indebærer kommunal udmøntning af statslig lovgivning og lo-

kale initiativer og indsatser. Det estimeres, at 22 pct. kan henføres til variationen i dagtilbuddenes

lokalt fastsatte krav mens 6 pct. af tiden er reguleret af overenskomster, og endelig er 6 pct. ikke

reguleret.



Selvom den statslige regulering estimeret driver ~44 pct. af tidsanvendelsen, detailregulerer den

ikke indholdet af dagtilbuddenes aktiviteter. I stedet udføres og defineres den pædagogiske praksis

og de konkrete aktiviteter inden for formålsparagraffen med stort råderum kommunalt og i tilbud-

dene.



Der er stor variation i hvilke konkrete reguleringer, der benyttes kommunalt og på tilbudsniveau til

at udmønte den statslige regulering af dagtilbuddenes opgaver. Det betyder, at der er forskel på,

hvordan decentrale lederes og frontmedarbejderes hverdag er tilrettelagt, og dermed hvordan tids-

fordelingen er på forskellige opgaver.

Vurdering af reguleringspraksis og udfordringer på området:



Kommunernes udmøntning af den statslige lovgivning og det kommunale råderum betyder, at der

på tværs af kommuner kan være og i en række tilfælde er væsentlig variation i de rammer, der

sættes for medarbejdernes udførelse af den pædagogiske praksis og den decentrale ledelsesmæs-

sige opgave.



Det betyder samtidig, at der vil være væsentligt forskel i, hvor høj grad tidsanvendelsen påvirkes

af kommunale og lokale krav til planlægning, udførelse, opfølgning og evaluering af den pædagogi-

ske praksis samt den ledelsesmæssige opgave.



Der er stor variation i, hvorvidt den kommunale regulering opfattes som meningsfuld og understøt-

tende. En afgørende faktor er, at de forskellige kommunalt fastsatte politikker, strategier, mål og

retningslinjer peger i ’samme retning’ og har en klar rød tråd, så dagtilbudsledere- og medarbejde-

re ikke oplever, at de skal leve op til mål og krav i forskellige processer, som ikke har sammen-

hæng men er afkoblede.



Derudover er en afgørende faktor, at den kommunale regulering hænger sammen med den faglige

praksis og hverdag og forankres hos de decentrale ledere og frontmedarbejdere, så der skabes

ejerskab og forståelse decentralt.

Opsummering og forbedringsforlag:

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Inden for området

regelforenklinger

fremsættes, på baggrund af ovenstående vurderinger, én anbefa-

ling til forbedringer, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,1-0,2 procentpoint. Dette svarer til at

flytte ~60-80 årsværk til den pædagogiske kerneopgave. I lønkroner er det ~30-40 mio. kr. årligt

svarende til ~10-14 pct. af omkostningsbasen

på ~0,3 mia. kr.

Figur E Forbedringsforslag || Regulering

Forslag

Hovedobservationer

•

Medarbejderne og lederne oplever,

•

at kommunen jævnligt tilfører nye

politikker og strategier, der driver

mødetid og dokumentation.

Ift. nye politikker er der en tendens

til at kommunen udstikker

•

retningslinjer for pædagogerne på

områder, der er overflødige.

Ift. kommunale strategier og

handleplaner er der mange steder

en opfattelse af, at kommunerne

for ofte skifter strategi eller

kommer med nye initiativer.

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer det som

afgørende, at de forskellige

kommunalt fastsatte politikker,

strategier, mål og retningslinjer

peger i ’samme retning’.

I forlængelse heraf er det også

afgørende, at de kommunalt

fastsatte mål og indsatser hænger

sammen med den pædagogiske

læreplan.

Forslag (løftestænger)

•

Saml kommunale strategier,

handleplaner og politikker til én

sammenhængende strategi.

Ryd op i gamle politikker

ved at

gennemgå eksisterende politikker

for relevans.

Sikre at kommunale mål og

prioriteter

på området har en

tydelig sammenhæng til arbejdet

med den pædagogiske læreplan.

Sikre bevidst

prioritering af

indsatser og projekter

gennem

porteføljestyring, så projekter

understøtter den overordnede

strategi, og der ikke er for meget i

gang på samme tid.

Potentiale

1.1 -

Skab en

sammen-

hængende

dagtilbuds-

strategi og

projekt-

portefølje

•

59-83

Årsværk

•

32-44

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

DOKUMENTATION || Kommunerne og/eller tilbuddene definerer i høj grad selv indhold, om-

fang og anvendelse af dokumentation, hvilket medfører stor variation i dokumentations-

praksis. Anvendelsen af dokumentation er fortrinsvis fokuseret på enkeltformål, men et fo-

kus på at genbruge og anvende dokumentation til flere formål vurderes at kunne øge nyttig-

gørelsen og meningsfuldheden i dokumentationsindsatsen.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Medarbejdere og ledere i dagtilbud bruger i gennemsnit 5 pct. af deres arbejdstid på forberedelse

og opfølgning (herunder dokumentation), svarende til i alt ~3.400 årsværk og en samlet lønom-

kostning på ~1,2 mia. kr. årligt.

Dokumentationen i dagtilbud kan opdeles i tre former: 1) dokumentation vedrørende det enkelte

barns trivsel og udvikling, 2) dokumentation vedrørende aktiviteter for hele børnegruppen og 3)

dokumentation vedrørende administrative forhold og personaleforhold.

Statslig lovgivning stiller kun specifikke krav til, at der foretages en form for dokumentation ifm.

den pædagogiske læreplan og sprogvurderinger. Den store variation i dokumentationsmængden på

tværs af kommuner vidner imidlertid om, at kommuner og tilbud fastsætter egne dokumentations-

krav. Der observeres i den forbindelse en risiko for dobbeltdokumentation ifm. kommunale/lokale

projekter.

Nogle kommuner beslutter centralt, at der skal anvendes et bestemt fagligt redskab til at følge

børnenes kompetencer, og enkelte kommuner arbejder ud fra en meget veldefineret dokumentati-

onsindsats ift. omfang, anvendelse og indhold af dokumentationen, f.eks. ift. den pædagogiske læ-

replan.

Det varierer, hvor meget dagtilbud dokumenterer over for forældrene, f.eks. på intranettet eller på

opslagstavle. I gennemsnit modtager 57 pct. af forældrene information dagligt, mens 20 pct. mod-

tager ugentligt. Der er generelt stor efterspørgsel efter dokumentation fra forældre.

Det er begrænset hvor meget dokumentation, der udføres sammen med børnene, og der er stor

variation i brugen af mobile devices på tværs af dagtilbud. Potentialet for digitaliseringen af doku-

mentationstiden sammen med børn er dog størst for børn i alderen 3-6 år, da vuggestuebørn ikke i

samme grad kan indgå i en dialog omkring en computer eller en tablet.

En del af dokumentationen på de enkelte børn er indstillinger til børn med særlige behov samt

underretninger. Dagtilbuddene oplever, at der kan være dobbelt dokumentation i forbindelse med



Omkostningsbasen er baseret på tidsmålinger i besøgskommunerne vedrørende tid anvendt på opgavekategorierne " Kommunalt

prioriterede projekter" (100 pct.) og "dokumentation på børnegruppeniveau" (25 pct.) og "dokumentation på enkelt barn" (25 pct.) for

ledere og pædagoger.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

indstillinger, og at manglende datadeling i forbindelse med underretninger kan føre til, at de bru-

ger unødig tid på at skrive nye underretninger, fordi kommunikationen opleves uklar.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Dokumentation på kommunalt eller lokalt prioriterede projekter vurderes uhensigtsmæssig, når

dokumentationen heraf ikke er en integreret del af den generelle dokumentationsindsats ifm. de

pædagogiske læreplansaktiviteter.

Flere kommuner arbejder målrettet med at begrænse omfanget af dokumentation eller med at få

meningen med dokumentationen formidlet til dagtilbudsniveau. Begge dele vurderes hensigtsmæs-

sigt både ift. at sanere i dokumentationsmængden og få den nuværende dokumentation til at

fremstå meningsfuld. Som led heri kan det være hensigtsmæssigt at sikre tydelighed om forvent-

ning og krav til f.eks. forberedelse, dokumentation og evaluering af de pædagogiske læreplanste-

maer. Øget klarhed kan skabe retning og fokus for det pædagogiske personale i dagtilbuddene.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at dokumentationsindsatsen i høj grad er fokuseret på at dokumentere

til enkeltformål. Et fokus på, at dokumentation kan genbruges og understøtte flere formål vurderes

at kunne øge nyttiggørelsen og meningsfuldheden i dokumentationsindsatsen. Nyttiggørelsen af

dokumentation vurderes størst, når den er en integreret del af den pædagogiske praksis, samt når

den anvendes aktivt i dialog med relevante aktører. Når dokumentation ikke anvendes og nyttiggø-

res lokalt i de tilbud, hvor den produceres, så opfattes dokumentationsopgaven ikke understøtten-

de for den pædagogiske praksis, men opfattes i stedet som et unødvendigt ressourceforbrug.

Der er potentiale for en øget brug af mobile devices og mulighed for at udføre mere af dokumenta-

tionen sammen med børnene i de sammenhænge, hvor det kan indgå naturligt som en del af den

pædagogiske praksis. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med udformning af daglige dags-

fortællinger, udvælgelse og upload af billeddokumentation, eller ifm. udarbejdelse af faglige måle-

og vurderingsredskaber for det enkelte barn, hvor barnet kan være med til at indtaste eller se med

på en tablet.

Processen i forbindelse med indstillinger og ansøgninger til børn med særlige behov kan forenkles,

så der undgås unødig og dobbelt dokumentation. Processen omkring underretninger kan forbedres

gennem bedre muligheder for tværfaglig informationsdeling.



Opsummering og forbedringsforlag:

Inden for området

mindre dokumentation

fremsættes på baggrund af ovenstående vurderinger seks

anbefalinger til forbedringer, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,2-0,4 procentpoint. Dette

svarer til at flytte ~120-220 årsværk til den pædagogiske kerneopgave. I lønkroner er det ~60-100

mio. kr. årligt svarende til ~6-10 pct. af omkostningsbasen

på ~1,0 mia. kr.

Figur F1 Forbedringsforslag || Dokumentation (1/2)

Omkostningsbasen er baseret på tidsmålinger i besøgskommunerne vedrørende tid anvendt på andel af relevante opgavekategorier

for de omfattede medarbejdergrupper inkl. lederne

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Forslag

Hovedobservationer

•

De fleste kommuner indfører egne

kommunale mål, indsatsområder

og/eller pejlemærker, som

dagtilbud skal opfylde i tillæg til de

nationale læreplanstemaer.

En række institutioner

tilrettelægger og gennemfører

alligevel forløb med børnene, der

dækker både nationale og

kommunale prioriteter, men skal

efterfølgende afrapportere på dem

særskilt.

•

Vurdering

Dokumentation på kommunalt eller

lokalt prioriterede projekter

vurderes uhensigtsmæssig, da der

er en risiko for

dobbeltdokumentation.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

uhensigtsmæssig

dokumentationstid kan frigøres ved

at genbruge den dokumentation,

der udarbejdes ifm.

læreplansaktiviteter, til

dokumentation af aktiviteter ifm.

kommunalt og lokalt prioriterede

projekter.

Forslag (løftestænger)

•

Tag aktivt stilling til behovet

for dokumentation

ved

igangsættelse af nye projekter og

muligheden for at genbruge

eksisterende dokumentation.

Ensret dokumentationskrav

for

kommunale projekter ved f.eks. at

anvende eksisterende

dokumentation på læreplanstemaer

og handleplaner.

Harmoniser

evalueringsparametre

ved at

kommunale pejlemærker og mål

sammentænkes og afrapporteres

sammen med læreplanen.

Potentiale

2.1 -

Optimer

og fokuser

skriftligt

arbejde ifm.

kommunale

mål og

indsatser

gennem

bevidst og

systematisk

brug af data

dokumentation

59-83

•

Årsværk

•

32-44

Mio. kr.

•

2.2 -

Systematiser

lokal

evaluerings-

metode for

læreplans-

temaer

gennem

idékatalog

med

inspirations-

praksisser

•

Der findes i dag en række

forskellige praksisser for dagtilbud

til at evaluere læreplanstemaerne

på, og omfanget varierer meget på

tværs af dagtilbud og kommuner.

Der er desuden store forskelle i,

hvordan dagtilbuddene formår at

nyttiggøre evalueringerne til

kvalitetsudvikling af den

pædagogiske praksis, og nogle

steder er der tvivl blandt

personalet om, hvad

evalueringerne anvendes til.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at en

fælles tydeliggørelse, eksempelvis

vedrørende forberedelse,

dokumentation og evaluering af de

pædagogiske læreplanstemaer, kan

skabe retning og fokus for det

pædagogiske personale i

dagtilbuddene. Det kan spare

ressourcer gennem mere effektiv

dokumentationstid, hvor

dokumentationsopgaver i højere

grad tænkes sammen i en fælles

struktur og flerstrenget anvendelse.

•

Opkvalificér forvaltning

til at

være sparringspartner for

dagtilbuddene om processen med

at vælge, implementere og benytte

en evalueringsmetode i praksis, der

er værdiskabende og lokalt

forankret i tilbuddet.

Udbred inspirationskatalog

over

praksisser og gode redskaber,

således at dagtilbud af forskellig

størrelse kan søge inspiration i

forskellige måder at tilrettelægge

deres egen praksis på.

Kvanti-

ficeres

ikke

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Figur F2 Forbedringsforslag || Dokumentation (2/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

Pædagogisk personale oplever

dobbelt og unødigt arbejde i

forbindelse med udarbejdelse af

indstillinger til talepædagog,

motorikpædagog mv. samt ved

efterfølgende kontakt til

visitationen.

Der udfyldes forskellige skemaer

med nogle af de samme

informationer, mens flere

informationer gives både mundlig

og skriftligt.

En stor del af det pædagogiske

personale oplever desuden, at det

er tidskrævende at udtrykke sig

klart nok skriftligt

Tilbuddene oplever på flere

områder at være begrænset af

manglende datadeling og bruge

unødig tid på at indhente

informationer, bekymre sig og

skrive nye underretninger, fordi de

ikke har hørt noget tilbage på det

første.

Det kan medføre frustrationer og

bekymringer blandt personalet i

dagtilbud, som har behov for at

vide, hvilke indsatser der sættes i

gang vedrørende det pågældende

barn.

•

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

processen for indstillinger til børn

med særlige behov kan forenkles,

så der undgås unødig og dobbelt

dokumentation.

Forslag (løftestænger)

•

Optimér og ensret skemaer

til

PPR og socialforvaltningen ifm.

visitation og ansøgninger.

Tillad at der indsendes

videodokumentation

eller

udtalelse fra pædagoger i stedet

for skriftlig beskrivelse af barnets

adfærd eller problem.

Målret skema

mod børn 0-6 år og

inkluder kun spørgsmål relevante

for denne aldersgruppe, så der ikke

bruges unødig tid på irrelevante

spørgsmål.

Reducér omfang af påkrævet

dokumentation

ved fornyelse af

ansøgning

Giv

klar kommunikation

fra

forvaltning til de forskellige

dagtilbud, socialrådgivere mv., om

hvilke informationer der må deles

på tværs vedr. underretninger.

Blandt andet at dagtilbud har krav

på at modtage ikke blot en

kvittering for modtagelse, men

også en orientering om hvorvidt

kommunen har iværksat en

undersøgelse eller foranstaltninger.

Potentiale

2.3

–

Forenkle

processen ifm.

ressource-

ansøgninger til

børn med

særlige behov

14-26

Årsværk

•

7-14

Mio. kr.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

processen for underretninger

med fordel kan forbedres gennem

bedre muligheder for tværfaglig

informationsdeling.

•

2.4

–

Optimér

proces for

underretninger

gennem bedre

informations-

deling

Årsværk

•

Mio. kr.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

•

2.5 –

Øg brug

af mobile

devices ifm.

dokumentation

•

Det er forskelligt fra tilbud til

tilbud, hvor udbredt brugen af

tablets er. I mange tilbud har man

tablet tilgængelig, men det

varierer, hvor meget de anvendes,

og hvor mange ansatte der er pr.

tablet.

Nogle steder bliver der givet udtryk

for, at det kan være svært at bruge

tablets til dokumentation, fordi der

ikke er én pr. ansat. Andre steder

bliver der givet udtryk for, at man

som personale godt kunne være

bedre til at bruge dem.

•

En øget brug af mobile devices til

dokumentation vurderes at kunne

øge ATA-tiden gennem større

inddragelse af børnene i

dokumentationsopgaverne.

Potentialet for digitalisering af

dokumentationstiden sammen med

børn er dog størst for børn i alderen

3-6 år, da vuggestue- og

dagplejebørn i mindre grad er

gearet til at samles omkring et

mobile device.

•

Udbred

mobile devices

gennem

investering, hvor nødvendigt.

Understøt brugen med den

rette

software

ved at sørge for

tilgængelighed af de rette apps

eller den rette software, som er

understøttende for den ønskede

dokumentation (f.eks. brug af

Word) og gør det muligt at

afrapportere i tablet-format.

Undervis

i brugen af mobile

devices, så medarbejderne har de

rette kompetencer til at benytte

mobile devices og forstår

potentialet gennem undervisning i

brugen af dem.

Gør skemaer og blanketter som

dagplejerne bruger til at indberette

gæstebørn, ferie mv.

digitale.

For at sikre at dagplejerne kan

benytte et nyt digitalt system

kræves

kompetenceudvikling

forklaring af potentialet ved digital

registrering.

42-105

Årsværk

17-43

Mio. kr.

•

2.6 –

Digitaliser

dagplejens

koordinationen

af gæstebørn,

ferie, kurser,

mv.

•

Dagplejere benytter i stor grad

papirskemaer til at koordinere

gæstebørn, ferier, mv. med

dagplejepædagog.

Der er desuden stor variation i

dagplejernes digitale kompetencer,

som i nogle tilfælde afholder

dagplejerne fra at benytte digitale

løsninger.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at dette

resulterer i dobbeltregistrering,

fordi skemaerne skal indtastes på

computer efterfølgende. Det er

forvaltningen

(dagplejepædagog/sekretær), som

står for dette.

•

Kvanti-

ficeres

ikke

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

STYRING || Sammenhængende og effektiv styring afhænger af sammenhængen mellem

styringsredskaber og kerneopgaven, incitamentsstrukturer samt den lokale ledelsesmæssi-

ge prioritering.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Den statslige regulering på området giver kommunerne et stort prioriteringsrum, når det kommer

til valg af styringsredskaber.

Kommunernes valg af styringsredskaber er generelt præget af stor variation. Den største ensret-

ning findes i forhold til, hvordan kommunerne vælger at styre økonomi. Den driftsmæssige og fag-

lige styring er derimod præget af væsentlig variation.



Kommunernes tilgang til styring af økonomien er generelt karakteriseret ved et fokus på budget-

overholdelse og produktivitet. Kommunernes styringsmodeller har således fokus på en tæt sam-

menhæng mellem aktivitetsniveau og ressourcetildeling samt decentralt budgetansvar med fri-

hedsgrader og incitamenter for de budgetansvarlige dagtilbudsledere til at optimere produktivitet i

forhold til at sikre budgetoverholdelse. I forhold til effekt og effektivitet, så er der omvendt en lav

grad af sammenhæng mellem ressourcetildeling og leveret kvalitet og effekt. Det indebærer, at

ansvaret for at sikre effekt og effektivitet i relativt høj grad forventes løftet af de lokale tilbudsle-

dere (de budgetansvarlige) indenfor de økonomiske rammer frem for at være styret gennem direk-

te koblinger og økonomiske incitamentsstrukturer.



I forhold til den øvrige driftsmæssige styring viser analysen, at der er væsentlige forskelle i tilgan-

ge til forhold som målstyring og anvendelse af tilsyn, ligesom der i den faglige styring af kerneop-

gaven/den pædagogiske praksis ses en stor variation i de kommunale tilgange. Samtidig kan der i

forhold til alle områder identificeres best-practice-eksempler, som tydeliggør tilgange til at frigøre

tid til kerneopgaven.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Kommunerne sikrer et relevant fokus på budgetoverholdelse og produktivitet i økonomistyringen af

området ved at kombinere en aktivitetsbaseret økonomistyring med en høj grad af decentralt bud-

getansvar. Dette forener et hensyn til budgetoverholdelse og sammenhæng mellem aktivitet og

ressourcer med det lokale råderum for tilrettelæggelsen af den pædagogiske praksis.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet



Der vil for en del kommuner være et tids- og styringsmæssigt potentiale knyttet til en tættere

integration af styringsredskaber med særlig fokus på kobling mellem rammesættende og retnings-

angivende styringsredskaber samt de konkrete faglige styringsredskaber.



Arbejdet med overgange fra dagtilbud til skole kan generelt systematiseres yderligere med et fo-

kus på at sikre et fælles sprog og fælles tilgang, således der sikres en nyttiggørelse af den indsats,

som dagtilbud leverer i forhold til overgangen til skole.



Den faglige dokumentationsindsats er stigende, og bør følges af et tilsvarende fokus på anvendelse

og nyttiggørelse af data og dokumentation på individ, dagtilbuds- og kommuneniveau.

De lokale tilbudslederes prioriteringsrum og evne til at anvende de tilgængelige styringsredskaber

på en hensigtsmæssig måde spiller en væsentlig rolle for den oplevede nytte hos frontpersonalet.

En god forståelse for anvendelsesmuligheder og en anvendelse afstemt til de lokale behov fra den

lokale ledelses side skaber således alt andet end lige en øget oplevelse af hensigtsmæssig styring

fra frontpersonalet. Derfor bør der fokuseres på at understøtte ledelsen i at anvende og prioritere

styringsredskaber, særligt i forhold til forbedret ressourceudnyttelse (f.eks. i form af lavere syge-

fravær og mere personalekontinuitet) og styrket pædagogisk praksis (f.eks. gennem en tydelig

kobling af evt. kommunal målstyring, politik og strategi med den lokale pædagogiske læreplan og

anvendelse af vurderingsredskaber).

Opsummering og forbedringsforlag:

Inden for området

effektiv styring og ledelse

fremsættes, på baggrund af ovenstående vurderinger, fire

anbefalinger til forbedringer, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,6-0,8 procentpoint. Dette

svarer til at flytte ~380-520 årsværk til den pædagogiske kerneopgave. I lønkroner er det ~140-200

mio. kr. årligt svarende til ~6-8 pct. af omkostningsbasen

på ~2,3 mia. kr.

Omkostningsbasen er baseret gennemsnitlige sygefraværstal på tværs af landet for alle medarbejdere. Kilde: KRL

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur G Forbedringsforslag || Styring og ledelse

Forslag

Hovedobservationer

•

Sygefraværet er på landsplan ~6

•

pct. for medarbejderne og ~4 pct.

for lederne, og det varierer mellem

alle kommuner fra 1-14 pct. for alle

medarbejdergrupperne.

Det pædagogiske personale

nævner desuden ofte sygdom som

årsag til manglende gennemførsel

af planlagte voksenstyrede

aktiviteter, hvilket påvirker

gennemførslen af læringsplaner i

praksis.

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at den

decentrale ledelses kapacitet og

prioritering af arbejdet med

sygefravær har en afgørende

betydning for mulighederne for at

nedbringe udgifter til vikarer og

nedbringe sygefravær. Der bør

derfor fokuseres på redskaber, der

kan understøtte den decentrale

ledelse i forbedre res-

sourceudnyttelse gennem en

fokuseret indsats ift. sygefravær

Forslag (løftestænger)

•

Etablér et

mål for reduktion af

sygefraværet

blandt det

pædagogiske personale ved

fastsættelse af kommunale eller

lokale mål for reduktion

Etablér et

inspirationskatalog

over gode praksisfortællinger og

relevant forskning til et

inspirationskatalog, der kan give

ledere ideer til gode praksisser,

som har reduceret sygefraværet

andre steder.

Arbejd bevidst henimod at

reducere brugen af

korttidsvikarer

lokalt til gengæld

for en mulighed for at allokere flere

ressourcer til fastansat personale.

Lav et

inspirationskatalog

på

nationalt plan over udbytterige

måder at føre tilsyn på. Kataloget

skal indeholde flere forskellige

modeller, der kan bruges i

forskellige typer og størrelser af

kommuner.

Integrér og

sammentænk tilsyn

med øvrige datastrømme,

så

tilsynet ikke tilfører nye behov for

dokumentation eller eksisterende

dokumentation i nyt format.

Potentiale

384-519

3.1 -

Reducer

sygefravær

gennem

fokuseret

indsats

•

Årsværk

146-198

•

Mio. kr.

•

3.2 -

Indsaml

lovende

praksisser til

et tilsyns-

inspirations-

katalog

•

Der er stor variation i udførslen og

det oplevede udbytte af faglige

tilsyn i dag.

Der bruges ligeledes en del

ressourcer på forvaltningsniveau

på at udvikle det bedste

tilsynskoncept, og der er i flere

kommuner oplevet skiftende

tilsynspraksisser, hvilket indikerer,

at et solidt og optimalt koncept

ikke er fundet i alle kommunerne

endnu.

Der har vist sig et behov for mere

konkrete beskrivelser af

tilsynskoncepter end EVA's

evalueringsredskab ("Stil skarpt på

tilsyn" fra 2015)

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

myndighedstilsyn generelt sikrer et

fokus på kontrol med

udmøntningen og efterlevelsen af

den centrale statslige regulering, og

at behovet for denne kontrol

generelt anerkendes fra det

decentrale niveau, som et relevant

styringsfokus.

Endvidere vurderes tilsyn som et

godt redskab til at understøtte

dagtilbuddenes læring og udvikling.

•

Kvanti-

ficeres

ikke

•

3.3

–

Skab

gode overgang

mellem skole

og dagtilbud

gennem

målrettet og

systematisk

brug af data

Omfanget af skoleovergangs-

•

skemaer og brugen af dem varierer

mellem kommuner og tilbud. Det er

således forskelligt, hvor

omfattende de er, og hvorvidt der

laves specifikke

overgangsskemaer, eller om andet

materiale anvendes ifm.

overgange.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der

flere steder er muligheder for at

øge prioritering og systematik ift.

samarbejde om overgangsarbejdet,

herunder også et ikke uvæsentligt

behov for at få belyst hvordan og

hvornår data må deles

–

f.eks.

uden indhentelse af samtykke.

Uden en fælles tilgang er der en

risiko for, at den dokumentation,

som produceres af dagtilbuddet

ikke nyttiggøres på skoleområdet,

samt at overgangsarbejdet varierer

inden for den enkelte kommune.

•

Styrk og understøt

dagtilbudsledere og skoleledere i

prioritering af overgangs-

arbejdet

ved at stille krav til

fælles sprog om formål, fokus og

tilgang til overgangsarbejdet.

Skab klarhed over, hvilke

data der

må deles

mellem dagtilbud og

skole, og etabler egnet IT-

understøttelse til at dele

information.

Indret faste procedure for

fælles

brug af data

om det enkelte barn

ved overgange, og igangsæt

arbejde med at kortlægge hvilke

præcise informationer, der er

værdifulde for skolerne.

Skab tydelighed om det

faglige

ledelsesrum

og forventninger på

dagtilbudsområdet.

Styrk den

daglige pædagogiske

ledelse

gennem relevante

kompetencer og redskaber.

Skab

fælles vidensbase

om den

faglige ledelse af dagtilbud gennem

etablering af national viden om

best practice

i forhold til den

daglige pædagogiske ledelse.

Kvanti-

ficeres

ikke

•

3.4

–

Stærkere

ledelse og

ledelsesrum

•

Der er på tværs af besøgs-

kommuner variation i, hvordan den

daglige pædagogiske ledelse er

organiseret og prioriteret.

Ligeledes er der variation i,

hvordan dagtilbudsledelsen

anvender sit ledelsesrum, og

agerer ift. faglig ledelse,

personaleledelse, datadreven

ledelse, tværgående/tværfaglig

ledelse mv.

Endeligt, at der er væsentlige

variationer i, hvordan den

decentrale ledelse organiseres,

herunder brugen af hhv. klynge-

og/eller områdeledelse

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at det

er helt centralt at sikre den

decentrale ledelse af

dagtilbudsområdet de rigtige

incitamenter og redskaber til at

anvende deres ledelsesrum til at

sikre en effektiv tidsanvendelse

og tilrettelæggelse af den

pædagogiske praksis.

•

Kvanti-

ficeres

ikke

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ARBEJDSTILRETTELÆGGELSE || Personalet kan få mere tid til børnene ved at optimere

rammerne for forældresamarbejde, den interne organisering og det tværfaglige samarbej-

de.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Personalet dedikerer meget tid til forældrekontakt og samarbejde og bruger i gennemsnit 7 pct. af

arbejdsugen på dette. Dette svarer til ~4400 årsværk eller ~1.6 mia. kr. På tværs af kommuner

varierer tidsforbruget på opgaven fra 6-13 pct. Forældresamarbejdet omfatter alle former for dag-

lig dialog – både mundtlig og skriftlig, de årlige og eventuelle ad hoc forældresamtaler, fælles ar-

rangementer samt opgaver relateret til dagtilbudsbestyrelse og evt. lokale forældreråd.



Mødeaktiviteter såsom interne personalemøder, stuemøder og afdelingsmøder samt eksterne mø-

der f.eks. med andre ledere udgør i gennemsnit 2,5 pct. af medarbejdernes og ledernes tid sva-

rende til ~1700 årsværk eller ~0,6 mia. kr., hvilket varierer fra 1-4 pct. på tværs af kommunerne.

Faglig efteruddannelse udgør 2 pct. af arbejdstiden svarende til ~1400 årsværk eller ~0,5 mia. kr.

med en variation på ~1-6 pct. mellem besøgskommunerne.



Praktiske opgaver, f.eks. oprydning mv., som ikke udføres sammen med børnene, fylder i gen-

nemsnit ca. 3 pct. af medarbejdernes og ledernes tid svarende til ~1900 årsværk eller ~0,7 mia.

kr. årligt og varetages typisk af både pædagoger og medhjælpere/assistenter.



Der er relativt stor forskel på tværs af dagtilbud i hvor systematisk og struktureret, der ledelses-

mæssigt sker en allokering af det pædagogiske personales tid. Det vedrører både pædagogiske ak-

tiviteter, kommunikation med forældre, faglig forberedelse og praktiske opgaver.



I forbindelse med indsatser over for børn med særlige behov gør dagtilbuddene ofte brug af spar-

ringsmuligheder med andre faggrupper, men der er variation på tværs af kommuner i, hvordan det

tværfaglige samarbejde tilrettelægges og struktureres, og hvor høj grad af nytte der opleves i til-

buddene.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Når dagtilbud i samarbejde med forældre italesætter og etablerer klarhed om værdier, roller og

ansvar for hhv. dagtilbud og forældre, opnås der bedre muligheder for at sikre forældreopbakning

til en effektiv tilrettelæggelse af hverdagen og dermed mere fokuseret tid sammen med børnene.



Visse administrative processer (f.eks. indhentning af forældreunderskrifter, og arkivering af doku-

menter) tager unødigt tid for særligt ledere grundet manglende digitalisering.

Møder målrettet trivsel og indsatser for de enkelte børn og evaluering af det pædagogiske arbejde

opleves som meget værdifuldt, hvorimod koordinerende og planlæggende møder i visse tilbud kan

tage mere tid end nødvendigt.



Øget fleksibilitet i det tværfaglige samarbejde sikrer, at det pædagogiske personale får de nødven-

dige faglige input og bruger tid på tværfaglig sparring, når der er behov for det.

Systematisering af arbejdsopgaver og -tid f.eks. ifm. praktiske opgaver og dokumentationsopgaver

giver personalet klare rammer for den daglige pædagogiske praksis og dermed anvendelsen af

ATA-tiden,

så fokus kan sættes på at sikre størst muligt kvalitet i indsatsen.

Opsummering og forbedringsforlag:

Inden for området

bedre arbejdstilrettelæggelse

fremsættes på baggrund af ovenstående vurderinger

otte anbefalinger til forbedringer, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,5-0,9 procentpoint.

Dette svarer til at flytte ~360-620 årsværk til den pædagogiske kerneopgave. I lønkroner er det ~140-

220 mio. kr. årligt svarende til ~11-18 pct. af omkostningsbasen

på ~1,2 mia. kr.

Omkostningsbasen er baseret på tidsmålinger i besøgskommunerne vedrørende tid anvendt på andel af relevante opgavekategorier

for de omfattede medarbejdergrupper inkl. lederne

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur H1 Forbedringsforslag || Arbejdstilrettelæggelse (1/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

Medarbejderne og lederne

dedikerer meget tid til

forældrekontakt og -samarbejde og

bruger i gennemsnit 7 pct. af deres

tid på dette.

Visse kommuner bruger væsentligt

mere tid på forældrekontakt og

tidsanvendelsen for pædagoger

varierer fra 6-13 pct. på tværs af

kommunerne.

En del tiden går med beskeder fra

forældre og koordinering af

forældresamarbejde, men også

information til forældre om de

daglige aktiviteter.

•

Vurdering

Klarhed om roller og ansvar

vurderes at give bedre mulighed for

fokuseret tid med børnene.

Kadence og mængde af information

til forældre kan med fordel

optimeres.

Brug af digitale platforme til

forældrekommunikation vurderes at

kunne reducere tid brugt på generel

information.

Det vurderes, at mindre

administrative processer med fordel

kan optimeres.

Forslag (løftestænger)

•

Fastsæt tydelige

rammer for

forældresamarbejdet,

så der er

fælles klarhed om hinandens roller

og ansvar.

Digitalisér daglig

billeddokumentation

og brug

intranet samt evt. en fysisk skærm

i dagtilbud til fremvisning af

billeder.

Sæt klare rammer for

løbende

kommunikation.

Indfør

online booking

af årlige

forældresamtaler.

"Uddan"

forældre til at anvende

intranet ved at understøtte dem

med digitale udfordringer.

Implementér

brug af digitale

underskrifter

(NemID) ved f.eks.

at implementere NemID-løsning i

intranettet eller at udsende

dokumenter via borger.dk. Brug af

borger.dk vil betyde, at forvaltning

skal udsende

indstilling/ansøgning/vurdering til

forældrene og en NemID-løsning i

via intranettet vurderes derfor at

være mest hensigtsmæssig af de to

løsningsmuligheder

Potentiale

4.1 -

Styrk

forældre-

samarbejde

gennem tydelig

kommunikation

og rammer for

samarbejde

•

83-105

•

Årsværk

•

37-47

Mio. kr.

•

4.2 -

Let

forældre-

underskrifter

ved at tillade

NemID

Der bruges unødvendig tid i

dagtilbuddene på at printe, sende

og scanne dokumenter samt vente

og følge op på underskrifter hver

gang forældre skal skrive under på

en indstilling, vurdering eller

beskrivelse af barnet.

•

Nogle administrative

opfølgningsopgaver i relation til

forældrene kan effektiviseres og

dermed kræve mindre tid i

hverdagen

•

Kvanti-

ficeres

ikke

•

4.3 –

Forbedre

strategisk

planlægning af

kompetenceud

vikling

•

Faglig efteruddannelse udgør 2 pct.

•

af arbejdstiden for medarbejdere og

ledere med en relativt stor variation

på ~1-6 pct. ml. kommuner

Kursusforløb der understøtter den

samlede strategi og de fælles

fokusområder i kommunen har vist

•

sig at give høj værdi for

medarbejderne, da det sikrer en

fælles forståelse på tværs af

dagtilbud

Der ses dog lokal variation i

udbyttet af kurser for den enkelte

medarbejder eksempelvis hvis man

allerede har opkvalificeret

personalet og det nye kursus giver

begrænset yderligere værdi

Der på tværs af dagtilbud er

relativt stor forskel på, hvor

systematisk og struktureret,

allokeringen af det pædagogiske

personales tid ledelsesmæssigt

sker.

Flere tilbud har gode erfaringer

med at uddelegere ansvarsområder

i hente/bringe-situationen samt at

planlægge, hvornår pædagoger kan

gå til og fra opgaver.

Pædagogerne udfører i dag mange

steder en række praktiske opgaver

såsom rengøring, vaskeri og

køkkentjans, som ikke er optimal

brug af pædagogernes tid.

•

Det vurderes, at kursusudbud og

kompetenceudvikling med fordel

kan fokusere mere på den

kommunale strategi for at skabe en

fælles forståelse blandt alle

dagtilbud

En øget valgfrihed ift. mere

generelle kurser blandt både ledere

og medarbejdere vil desuden sikre,

at personalet anvender deres tid

optimalt og kun deltager i kurser,

der er meningsfulde for det

pågældende tilbud

•

Prioritér kursusudbud

så det

matcher strategi og mål gennem

en transparent vurdering af

omkostninger versus behov.

Øg valgfriheden hos lederne

ift.

om de vurderer det relevant

og/eller meningsfyldt ift. deres

faglige målsætninger, at deres

personale deltager i udbudte kurser

fra kommunens side af, og

synliggør i den forbindelse hvilke

kurser, der er obligatoriske og

hvilke, der ikke er.

Kvanti-

ficeres

ikke

•

4.4 –

Systematik og

optimering i

organisering af

personaleresso

urcer

•

Det vurderes, at systematisering

af tid til skriftligt arbejde skaber

bedre rammer for hverdagen.

Tilbuddene kan med fordel

allokere ressourcer til praktisk

hjælp, da det bringer mere

faglighed ind i arbejdet med

børnene.

•

Kommunen bør understøtte

dagtilbuddene i at sikre effektive

rammer for planlægning og

styring af arbejdstiden

ved at

afdække og udbrede gode

ledelsespraksisser til at skabe

overblik over arbejdet og styre

personaleressourcer.

Planlæg og uddeleger

ansvarsområder og opgaver

mellem medarbejderne.

Omprioritér lønbudget

til at

inkludere assistance til at varetage

praktiske opgaver på f.eks. 10-15

timer om ugen (per institution).

182-324

Årsværk

43-77

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur H2 Forbedringsforslag || Arbejdstilrettelæggelse (2/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

I dag bruges i gennemsnit 2,5 pct.

•

af medarbejdernes tid på

mødeafholdelse, hvilket varierer fra

1-4 pct. mellem kommunerne.

Det pædagogiske personale

deltager løbende i en række

interne møder, der forgår i

forskellige grupper i dagtilbuddene.

Nogle dagtilbud har både

•

stuemøde, afdelingsmøde,

pædagogmøde og fælles

personalemøde afhængigt af

institutionens størrelse.

Vurdering

Det vurderes, at der er stor forskel

på det opnåede udbytte af møder

(herunder personalemøder,

stuemøder, afdelingsmøder etc.),

som for nogle opleves at tage mere

tid end nødvendigt, når møderne er

af mere planlæggende og

koordinerende karakter.

Rambøll QVARTZ vurderer, at

møder, som omhandler trivsel og

indsatser for de enkelte børn samt

evaluering af det pædagogiske

arbejde, er meget værdifulde for

udviklingen af børnene og den

pædagogiske praksis (fx stuemøder

og pædagogmøder).

•

Det vurderes, at en fælles digital

løsning til deling af dokumenter

og informationer såsom

vurderingsredskaber, referater

fra møder med forældre eller

andre faggrupper samt eventuelle

PPR indstillinger kan gøre det

hurtigere og nemmere for

dagtilbuddene både at finde

barnets historik og sikre, at de

relevante faggrupper har

modtaget de informationer, de

skal.

Forslag (løftestænger)

•

Sæt

klare dagsordener

for hvert

møde, genovervej optimal

facilitering for at reducere tiden,

fastsæt max tid for møderne, og

sørg for at kun de relevante parter

deltager.

Fastsæt en bevidst

praksis for

frekvens

af møder og afprøv, om

en lavere kadence for lokale møder

er tilstrækkeligt.

Benyt

elektronisk

kommunikation

til generel

information og evt. udfordringer i

vagt- og ferieplanlægning.

Potentiale

51-143

•

4.5 –

Målret

den lokale

møde-

afholdelse

•

Årsværk

•

23-64

Mio. kr.

•

4.6 –

Optimér

datadelingen

mellem

tværfaglige

instanser og

tilbud gennem

fælles

dokument-

systemer

•

Deltagelse i tværfagligt samarbejde

udgør i gennemsnit 0,2 pct. af

medarbejdernes og ledernes tid

hvilket varierer fra 0,1-0,4 pct.

Tilbud oplever at bruge unødig tid

på at indhente informationer og

sende dokumentation vedr. børn

rundt til relevante faggrupper pga.

manglende digitalisering.

Lederne og i nogle tilfælde

pædagogerne bruger i dag tid på at

sende dokumenter rundt mellem

forskellige instanser og sikre sig, at

de er kommet videre til rette

vedkommende.

•

Implementér

fælles elektronisk

mappe,

der både indeholder

skabeloner til handleplaner og

ansøgninger samt fungerer som

dokumentmappe for det enkelte

barn. Mappen skal deles på tværs

af kommune, daginstitution og

forældre og gøre brug af specifikt

og informeret samtykke til at dele

dokumenterne på tværs. Systemet

skal sikre, at faggrupper kan til- og

fravælges ved deling så data kun

deles med de relevante parter i

henhold til persondatalovgivning.

Kvanti-

ficeres

ikke

•

4.7

–

Sikre

enkel adgang til

rådgivning for

børn med

særlige behov

ved at skabe

direkte

kommunikations

-linje og øget

fleksibilitet

•

Deltagelse i tværfagligt samarbejde

udgør i gennemsnit 0,2 pct. af

medarbejdernes og ledernes tid

hvilket varierer fra 0,1-0,4 pct.

Det pædagogiske personale

oplever, at det er svært at få hurtig

kontakt til PPR, når der er behov

for det.

•

Det vurderes, at en højere grad af

fleksibilitet bidrager til et effektivt

tværfagligt samarbejde og sikrer, at

det pædagogiske personale får de

nødvendige faglige input og bruger

tid på tværfaglig sparring, når der

er behov for det.

•

Opret direkte linje

til PPR og gør

det muligt for pædagogisk

personale at tage direkte kontakt

til PPR og booke tværfaglige møder

efter behov ved at tilbyde mere

fleksible løsninger end ét

skemalagt møde med en fast

kadence.

Gør det muligt at

afholde

videomøder

med tværfagligt team

for at imødekomme akutte

opstående behov for rådgivning.

Fastlæg

én afdeling

som tager

imod henvendelser fra dagtilbud

ved behov for rådgivning omkring

børn med særlige behov.

Styrk forståelsen hos lederne for at

øge den nuværende

personaletid

(optimalt 37 timer),

da det er med til at sikre

kontinuitet.

Øg medarbejdernes mulighed for at

gå op i tid

ved at udbyde ekstra

timer til den eksisterende

personalegruppe.

Tillad vippenormering

overførselsadgang af overskud og

underskud, så styringsredskaber

understøtter kontinuitet i

personalegruppen.

Kvanti-

ficeres

ikke

•

4.8

–

Bedre

kapacitets-

planlægning

ved øget

personaletid

•

I dag er den gennemsnitlige

arbejdstid for det pædagogiske

personale varierende, og

størstedelen af personalet på

landsplan arbejder ikke 37 timer

om ugen. Dette skyldes dels

medarbejdernes ønsker, men også

dels en kultur for

deltidsansættelser på det

pædagogiske område.

Nogle tilbud arbejder kun med

fuldtidsansættelser, fordi de har

oplevet, at det letter det

administrative og koordinerende

arbejdet ift. vagtplanlægningen og

desuden sparer lederen tid.

•

Det vurderes, at udfordringer i

forbindelse med vagtplanlægning

kan afhjælpes ved et øget

ledelsesfokus på at tilbyde

fuldtidsstillinger fremfor

deltidsstillinger.

•

46-49

Årsværk

•

27-29

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ANALYSEDESIGN OG METODISK TILGANG

Den overordnede metodetilgang har været at kombinere tre analysemetoder, bestående af desktop

research, kommunebesøg i et betydeligt antal kommuner (herunder interviews og workshops), surveys

til ældre, pårørende til ældre og forældre samt et valideringssurvey med kommunerne. I de følgende

afsnit beskrives metodetilgangen for de enkelte dele af kulegravningsanalysen, udvælgelsen af de del-

tagende kommuner, samt tilgangen til kommunebesøgene. En uddybende beskrivelse af tilgangen til

kommunebesøg kan findes i appendiks 5.5.

2.1

Overordnet metodetilgang

Kulegravningsanalysen har overordnet set til formål at:

Kortlægge medarbejdernes tidsforbrug på typiske arbejdsopgaver,

Skabe et overblik over hvilken regulering – statslig, kommunal eller lokal -, der er styrende

for de enkelte opgaver og dermed arbejdstiden,

Kortlægge dokumentationspraksis og krav til dokumentation, der påvirker medarbejdernes

tidsforbrug,

Kortlægge styringskæden på de to områder med fokus på udvalgte styringsvalg og –

redskaber.

Kortlægningen af opgaver og regulering baserer sig primært på desktop research og en analyse af

dokumenter indsamlet fra hver besøgskommune, suppleret med viden fra interviews med forvaltning

og tilbudsledere. Den væsentligste kilde til kortlægning af tidsanvendelse og vurdering dokumentati-

onspraksis samt styringsredskaber er kommunebesøgene.

Opgave- og reguleringskortlægning

Opgavekataloget er udarbejdet med afsæt i eksisterende viden om opgaver, bl.a. de tidligere AKVA-

målinger

på velfærdsområderne for henholdsvis hjemmepleje og udsatte børn, og Rambølls analyse af

kvalitetsindikatorer set fra et borgerperspektiv for Sundheds- og Ældreministeriet på ældreplejeområ-

det. Katalogerne er efterfølgende justeret og endeligt valideret af fagministerierne samt gennem de

første besøg i pilotkommunerne.

Opgavekatalogerne indeholder otte overordnede opgavekategorier; 1)

ATA-tid,

kontakt og kommu-

nikation,

forberedelse og opfølgning på

hhv.

borgeraktiviteter

(ældreplejeområdet) eller

faglige mål

og aktiviteter

(dagtilbudsområdet), 4)

intern mundtlig sparring og kommunikation,

uddannelse og

kompetenceudvikling,

tilsyn og underretning,

administration og ledelse,

samt 8)

praktiske forhold

og transport.

Der henvises til appendiks 5.1.1 og 5.1.2 for de komplette opgavekataloger.

AKVA står for afdækning og kvantificering af administrative opgaver.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Rambøll/Qvartz’ definition af kerneopgaven på ældreplejeområdet

Kerneopgaven på ældreplejeområdet er at fremme den enkelte ældre borgers livskvalitet ved at

styrke borgerens mulighed for at kunne klare sig selv i dagligdagen og at tilgodese borgerens

behov, der følger af sygdom, sociale problemer eller nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne.

Både opgavekategorierne

ATA-tid,

opgaverne vedrørende forberedelse og opfølgning på borgerak-

tiviteter samt sparring og kommunikation vurderes derfor enten at udgøre eller direkte at under-

støtte kerneopgaven. I tæt relation hertil og som yderligere understøttende aktiviteter for kerne-

opgaven hører opgaverne uddannelse og kompetenceudvikling, administration og ledelse, samt

tilsyn.

Rambøll/Qvartz’ definition af kerneopgaven på dagtilbudsområdet

Kerneopgaven på dagtilbudsområdet er at sætte og udfylde rammerne for det enkelte barns trivsel

og udvikling, i samspil med forældrene.

Opgavekategorierne

ATA-tid,

forældresamarbejde og opgaverne vedr. forberedelse og opfølgning

på faglige mål og aktiviteter hører direkte under kerneopgaven. Understøttende aktiviteter for

kerneopgaven er ligeledes uddannelse og kompetenceudvikling, administration og ledelse samt

tilsyn.

Udgangspunkter for kortlægningen af reguleringen på statsligt niveau inden for hvert område er eksi-

sterende viden om relevant statslig lovgivning, hvortil de relevante ressortministerier har indsendt

notater med fagspecifik regulering. Kortlægningen af reguleringen på de øvrige niveauer (kommunalt,

overenskomst og tilbudsspecifik) er primært afdækket ved hjælp af dokumenter og viden indsamlet fra

interviews med forvaltning og tilbudsledere i kommunebesøgene. I denne kortlægning er identificeret

en høj grad af variation i hhv. den kommunale udmøntning af den statslige regulering, øvrige kommu-

nale regler samt tilbudsspecifikke krav. Dette kan forklares ved, at den enkelte kommune generelt har

stor indflydelse på, hvordan den udmønter og implementerer den statslige regulering, mens der også

er et væsentligt ledelsesrum i de enkelte tilbud. Derfor suppleres viden fra kommunebesøgene med

desk research af eksisterende rapporter og kilder (herunder f.eks. AKVA-målinger, KORA rapporter,

brugertidsmålinger samt fagrapporter udarbejdet af bl.a. KL). Resultatet af dataindsamlingen er en

samlet bruttoliste over regulering på statsligt, kommunalt, overenskomst- og tilbudsniveau.

Definition af regulering i kulegravningsanalysen

”Regulering” forstås og omtales i rapporten i bred forstand. Det omfatter lovgivning fra staten,

men også instrukser, retningslinjer, krav og politiske mål kommunalt og i de enkelte tilbud. Ende-

lig omfatter regulering i denne brede forstand også overenskomster og lokalaftaler.

Opgave- og reguleringskatalogerne er efterfølgende blevet koblet, hvor reguleringer, som vurderes

bindende og definerende for opgavens udførelse, kobles til relevante opgaver. Metoden for kobling af

opgaver og regulering er beskrevet nærmere i appendiks 5.3. De endelige opgavekataloger, regule-

ringsoversigter og koblinger mellem opgaver og regulering kan findes i appendiks 5.1 og 5.2.

Tidskortlægning

Tidskortlægningen er gennemført i de enkelte tilbud under kommunebesøgene med opgavekatalogerne

som grundlag. Tidsanvendelsen på de forskellige opgaver er indsamlet via workshops og interviews

med ledere samt med et bredt udsnit af medarbejdere fra de forskellige medarbejdergrupper.

Der er valgt en workshopbaseret tilgang til at afdække tidsanvendelsen med udvalgte ledere og med-

arbejdere. Her er de interviewede blevet bedt om at vurdere deres tidsforbrug i en gennemsnitlig uge

for de prædefinerede opgaver. Workshopmetodikken er fordelagtig af tre årsager. For det første giver

den mulighed for at diskutere forståelsen af opgaverne med medarbejderne, hvilket øger præcisionen

af tidsmålingen. For det andet sikres en retvisende tidsangivelse gennem kalibrering og diskussion af

tidsforbrug mellem medarbejderne, og for det tredje sikres en bred dækning af medarbejdergrupperne,

så resultaterne så vidt muligt kan generaliseres på landsplan. For en uddybende beskrivelse af meto-

dikken bag og efterbehandlingen af tidsmålinger, se appendiks 5.6.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Tidsopgørelserne er efterfølgende trianguleret med andre lignende tidsundersøgelser for at validere

resultaterne. En sammenligning med tidligere rapporter for begge velfærdsområder viser, at kulegrav-

ningsanalysens resultater stemmer godt overens med andre analyser, jf. figur 1.

Figur 1 Triangulering af Ansigt-til-Ansigt-tid med tidligere undersøgelser

50%

59%

62%

64%

76%

80%

100%

Dagtilbud

Pædagoger



QVARTZ/

RMC

(2017)



FOA/Bureau KL

2000

(2017)

(2015)

Deloitte AKF

(2009) (2003)

Ældrepleje

(Hjemme-

plejen)

Alle medarbejdere

(ekskl. ledere)

51%

52%

60%

63%

100%



QVARTZ/

BDO1

RMC

(2015)

(2017)



Rambøll BDO2

(2009)* (2015)

Ældrepleje

(Plejecentre)

Alle medarbejdere

(ekskl. ledere)

51%

55%

62%

72%

100%



Deloitte

(2009)*



BDO2

(2015)

QVARTZ/

BDO1

RMC

(2015)

(2017)

* Angivet som vægtet gennemsnit baseret på fordeling af medarbejdergrupper på landsplan for at sikre sammenlignelighed

Note: BDO's undersøgelser fra 2015 for ældreplejen er hver især baseret på observationer fra én kommune

Kilde: Deloitte, AKF, FOA, KL, BDO og Rambøll/QVARTZ analyse

På dagtilbudsområdet ses, at

ATA-tiden

varierer mellem ~60-75 pct. pga. forskelle i metodiske anta-

gelser mellem analyserne (f.eks. inklusion af sygefravær og forældrekontakt), herunder Deloitte

(2009), AKF (2003), FOA (2015) og KL (2017). Ligeledes er der et relativt stor spænd i

ATA-tiden

på

ældreplejeområdet på tværs af analyser, men kulegravningsanalysens resultater ligger i tråd med stør-

stedelen af de tidligere analyser. Det store spænd kan forklares ved, at de sammenlignelige undersø-

gelser udført af BDO (2015) begge baserer sig på en enkelt kommune og dermed ikke tager højde for

forskellig praksis på tværs af kommuner, samt at både Rambølls og Deloittes analyser fra 2009 be-

handler sygefravær og kontakt og kommunikation anderledes end kulegravningsanalysen

. Dette er

medvirkende til at give større udsving i resultaterne.

Kortlægning af styringsredskaber samt dokumentation

Styringskæden og de kortlagte styringsredskaber for hvert velfærdsområde – udvalgt i dialog med

arbejdsgruppen – er kortlagt gennem indsamling af eksisterende viden om de formelle styringskrav fra

reguleringskortlægningen samt viden om praksisser og implementering fra interviews på alle niveauer.

Kortlægning af dokumentation tager udgangspunkt i en omfattende dokumentanalyse af i gennemsnit

30-50 indsamlede kommunale dokumenter fra hver af besøgskommunerne, herunder eksempelvis

kommunale strategier og politikker, funktionsbeskrivelser, instrukser, kvalitetsstandarder og vejlednin-

ger. Dette er suppleret med viden fra interviews med tilbudsledere og forvaltning.

I modsætning til kulegravningsanalysen inkluderer Rambøll (2009) og Deloitte (2009) kontakt og kommunikation i

ATA-tiden

ekskluderer sygefravær

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Sammenhæng mellem kulegravningsanalysens dele

Figur 2 Samspil mellem kulegravningsanalysens dele (eksempel fra ældreplejeområdet)

REGULERING

Statslig, primært:

•

SEL 83 og 83a

•

SUL LBK 1188

•

SUL BEK 1090

•

VEJ 9019

TID & OPGAVER

Arbejdsår

Fraværende tid

Potentiel arbejdstid

Sygefravær

Pause

Gennemsnitlig arbejdstid

92%

100%

303

1.621

90 (6%)

36 (2%)

1.494

50 (3%)

1 (~0%)

194 (12%)

60 (4%)

1.924

•

6 ugers ferie

Søgne-helligdage

Omsorgsdage**

Gns. sygefravær i ældreplejen

STYRINGSVÆRKTØJ

Ydelsesmodel

•

Med til at determinere

hvor meget der skal

skrives i borgerjournal

Personalet oplever, at

tidsforbrug er mindst,

når ydelser visiteres i

pakker

Kommunal, f.eks.:

•

Instrukser omkring

faglig kvalitets-

dokumentation/

journalføring

•

Retningslinjer/

instrukser for

medicinhåndtering og

andre sygepleje-

opgaver

•

Sygeplejefaglig

indsatskatalog og

instrukser for

sygeplejen

•

Retningslinjer for

ernæringsindsats til

ældre

•

Sundhedspolitik

•

Tilsynspolitik

•

Digitaliseringsstrategi /

Strategi for brug af

velfærdsteknologi

•

Efteruddannelse og kurser

Generelt kommunalt tilsyn

Transport ifm besøg og møder

Bestilling af varer og kontakt med lev.

Vagtplanlægning og koordination

DOKUMENTATION

Dokumentation og

orientering i borger-

journal

Udd. og kompetence-

udvikling

Tilsyn og underretning

Praktisk forhold

og transport

Administration

og ledelse

Intern mundtlig

komm. og sparring

Forberedelse og opfølg.

på borgeraktiviteter

Kontakt og

kommunikation

Ansigt-til-ansigt

•

Samarb. om sikkerhed/sundhed

Sparring mellem medarbejdere i tilbud

Møder inden for tilbud

Dokumentation og orientering i borger-

journal

Kontakt til læge, sygehus etc.

Personlig kontakt med borgere (ikke AtA)

Personlig kontakt med pårørende

Personlig pleje

Praktisk hjælp

FORBEDRINGSFORSLAG

Effektivisering af

brugen af

borgerjournalen:

•

2.1.

Reducer antal

opdateringer i

medicinliste

2.6.

Digitaliser

printede skemaer hos

borgerne

130 (8%)

•

218 (13%)

30 (2%)

811 (50%)

•

Note: Eksempel fra ældreplejeområdet

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Figur 2 ovenfor illustrerer, hvordan kulegravningsanalysens delelementer hænger sammen, hvor kort-

lægningen af arbejdstiden udgør grundlaget. Figuren viser, hvordan kortlægningen af reguleringen på

området, dokumentationspraksis samt styringsværktøjer kan kobles til medarbejdernes tidsanvendel-

se. Denne sammenhæng danner grundlag for at afgøre, om opgavernes rammer og tidsforbrug kan

adresseres via ændringer i statslige, kommunale, overenskomstmæssige eller tilbudsfastsatte regler og

krav eller derimod justeringer i praksis og styringsmodel. Dette har stor betydning for de heraf resulte-

rende forbedringsforslag og den foreslåede tilgang til implementering af disse.

I eksemplet ovenfor er opgaven forberedelse

og opfølgning på borgeraktiviteter

reguleret af statslig

regulering og kommunal udmøntning af den statslige regulering, mens tidsanvendelsen ligeledes påvir-

kes af den lokale dokumentationspraksis og styringsværktøjer som eksempelvis den kommunale ydel-

sesmodel. For at frigøre medarbejdernes tid fra opgaver vedrørende dokumentation under

forberedelse

og opfølgning på borgeraktiviteter

til mere

ATA-tid,

anbefales det bl.a. at

reducere antal opdateringer i

medicinliste

digitalisere printede skemaer hos borgerne,

jf. forbedringsforslag 2.1 og 2.6.

2.2

Udvælgelse af kommuner, tilbud og interviewpersoner

Analysen består af dataindsamling fra 12 danske kommuner. Kommuneudvælgelsen beror på tre kvan-

titative samt tre kvalitative udvælgelseskriterier, der beskrives i nærværende afsnit. Desuden beskri-

ves udvælgelsen og repræsentativiteten af medarbejdergrupper og tilbudstyper samt den tilgang, der

er brugt til at inkludere kommunerne i kulegravningsanalysen.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Udvælgelse af kommuner

I udvælgelsen af kommuner er landets 98

Figur 3 Udvælgelseskriterier af kommuner

kommuner blevet inddelt i homogene segmen-

ter ud fra tre udvælgelseskriterier. På begge

velfærdsområder er kommunerne inddelt ef-

terkommunens størrelse samt befolkningstæt-

hed. På dagtilbudsområdet er kommunerne

Udvælgelses-

kriterier

Kriterier for udvælgelse

Kommunens

størrelse

Befolknings-

tæthed

Socioøkonomisk

indeks

Andel ældre

over 65 år

Andel børn

under 5 år

Sprednings-

kriterier

Udvalgte kommuner

• Kommune 9

• Kommune 10

• Kommune 11

• Kommune 12

yderligere segmenteret efter kommunens so-

cioøkonomiske indeks, mens kommunerne på

ældreplejeområdet yderligere er segmenteret

ud fra andelen af ældre i befolkningen. Kom-

munestørrelse kan have betydning for antallet

af ledelseslag og dermed afstanden fra forvalt-

ning til tilbud. Ved større kommuner kan der

være et øget behov for skriftlighed for at over-

sætte kommunens ambitioner, der dermed kan

afføde et øget krav til dokumentation på til-

budsniveau. Befolkningstætheden har særligt

en betydning for transporttider og koordinati-

onsindsatser i denne forbindelse, særligt på

ældreplejeområdet. Derudover kan geografiske

• Kommune 1

• Kommune 7

• Kommune 8

• Kommune 2

• Kommune 3

Region

• Kommune 4

• Kommune 5

Landdistrikt/By

• Kommune 6

forhold påvirke andelen af private tilbud og

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

mulighed for rekruttering af nødvendige fag-

grupper, der kan påvirke opgavetilrettelæggelse.

På ældreplejeområdet har andelen af ældre borgere betydning, da det påvirker omfanget af samt di-

versiteten i plejebehovet i tilbuddene. På dagtilbudsområdet er der ligeledes forskel på kommunernes

socioøkonomiske sammensætning, som vil kunne påvirke den tid, de ansatte bruger på forskellige

aktiviteter, f.eks. i forhold til sprogvurderinger eller specialpædagogisk bistand.

I tillæg til disse udvælgelseskriterier indgår desuden en række spredningskriterier, herunder andel børn

under 5 år, region samt hvorvidt kommunen er en landdistrikts- eller en bykommune. Spredningskrite-

rierne er med til at sikre spredning af de valgte kommuner på tværs af regioner, samt landdistrikts- og

bykommuner. Ydermere er det væsentligt, at de udvalgte kommuner på dagtilbudsområdet besidder

diversitet på andelen af børn under 5 år, da dette har betydning for behovet for og udbuddet af dagtil-

bud til børn.

I ovenstående proces er alle landets kommuner inddelt i 12 segmenter på hvert af de to områder. På

ældreområdet omfatter et segment eksempelvis store kommuner

, med høj befolkningstæthed

med en høj andel ældre

. I udvælgelsen af kommuner til deltagelse i kulegravningsanalysen er der

søgt variation på tværs disse segmenter. Det er således tilstræbt, at de udvalgte kommuner er repræ-

sentative på tværs af parametre (udvælgelseskriterier), der antages at have betydning for organiserin-

gen af kommunernes dagtilbuds- og ældreplejeområde. På baggrund af disse kriterier har 12 kommu-

ner deltaget (se figur 3), hvoraf tre kommuner har fungeret som pilotkommuner og dermed deltaget i

kulegravningsanalysen på både ældre- og dagtilbudsområdet. På ældreplejeområdet har yderligere 5

kommuner deltaget, mens yderligere 4 kommuner har deltaget på dagtilbudsområdet. Udvælgelsen af

kommuner til kulegravningsanalysen medvirker til, at opgørelserne af medarbejdernes tidsanvendelse

kan generaliseres til nationalt niveau.

Kommunerne er inddelt efter befolkningsstørrelse. Små kommuner er defineret ved at have mindre end 29.500 indbyggere (svaren-

de til 25. procentil), mellem kommuner er defineret ved at have et indbyggertal i intervallet 29.500-59.000, mens store kommuner er

defineret ved at have et flere end 59.000 indbyggere (svarende til 75. procentil).

Medianen for befolkningstæthed på tværs af landets 98 kommuner er 115 indbyggere pr. km

. Kommunerne inddeles i kommuner

med hhv. høj og lav befolkningstæthed, efter om de har hhv. flere eller færre indbyggere pr. km

end medianen.

Medianen for andelen af ældre over 65 år i befolkningen er 20,7 pct. Kommunerne inddeles i kommuner med hhv. høj og lav andel

ældre, efter om de har hhv. flere eller færre ældre indbyggere end medianen.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

De udvalgte kommuner fik forud for besøgene tilsendt et brev fra projektgruppen, underskrevet af

Digitaliseringsstyrelsen, der kort beskrev kulegravningsanalysens formål og omfang. I forlængelse

heraf blev kommunerne kontaktet af en repræsentant fra projektgruppen, der i samarbejde med en

udvalgt koordinator fra hver kommune tilrettelagde et program, som sikrede, at der i alle kommuner

blev inkluderet det nødvendige antal medarbejdere fra forvaltnings- og tilbudsniveau efter opstillede

spredningskriterier, med henblik på at sikre størst mulig spredning på medarbejdergrupper og tilbuds-

typer. I appendiks 5.5 findes en uddybende forklaring af besøgstilgangen.

Derudover har yderligere 19 kommuner på ældreplejeområdet og 15 kommuner på dagtilbudsområdet

bidraget med input til validering af antagelserne bag potentialeberegninger gennem telefoninterviews

med forvaltningschefer eller andre centralt placerede medarbejdere, udført i den sidste fase af kule-

gravningsanalysen.

Repræsentativitet og generaliserbarhed

Datagrundlaget er sammensat, så der så vidt muligt er sikret et dækkende udsnit af tilbudstyper og

medarbejdergrupper på tværs af de udvalgte kommuner, se også ovenfor. Samlet set, er det derfor

vurderingen, at analysens resultater kan generaliseres til nationalt niveau. Alle typer tilbud og medar-

bejdere er ikke inddraget i hver kommune, men kortlægningen er samlet set baseret på et dækkende

udvalg af tilbud og medarbejdergrupper på både ældre- og dagtilbudsområdet. Tilbuddene blev udvalgt

af de deltagende kommuner i dialog med projektgruppen. Der blev i udvælgelsen lagt vægt på at ud-

vælge tilbud, som er gennemsnitlige eller repræsentative (dog ikke i snæver statistisk forstand) for

tilbuddene i de enkelte kommuner, således at disse repræsenterer en for kommunen dækkende eller

typisk sammensat brugergruppe, opgaveløsning og organisering.

Figur 4 Overblik over personer inddraget i kulegravningsanalysen

Medarbejderkategori

Forvaltningschef

Områdeleder

Tilbudsleder

Administrativ medarbejder

Økonomisk medarbejder

It/data konsulent

Total

Ældre Dagtilbud

N/A

39 Workshops fordelt på 55 ældreplejetilbud

Sygeplejerske

SOSU-Assistent

SOSU-hjælper og andet fagligt personale

Ergoterapeut

Fysioterapeut

Total

36 workshops fordelt på 60 dagtilbud

Pædagog

106

Kommunalpolitisk rep.

Visitator

Pæd. konsulent

Dagplejeleder

Total

144

N/A

Pædagogmedhjælper

Dagplejer

Total

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Som det fremgår af figur 4 ovenfor, inddrager kulegravningsanalysen ~340 personer på tværs af æld-

replejeområdet og dagtilbudsområdet. På ældreplejeområdet har kulegravningsanalysen involveret 34

personer på forvaltningsniveau, 42 tilbudsledere og 106 medarbejdere fordelt på 55 tilbud. Kulegrav-

ningsanalysen af dagtilbudsområdet involverer 38 personer på forvaltningsniveau, 30 tilbudsledere og

89 medarbejdere fordelt på 60 tilbud

Med antal

tilbud

på dagtilbudsområdet menes antallet af tilbudsmuligheder udbudt til hhv. 0-2 årige og 3-5/6 årige. I denne opgø-

relse anses aldersintegrerede institutioner som tællende for to tilbud, da daginstitutionen indeholder et tilbud både til 0-2 årige og et

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Fordelingen af medarbejdergrupper lægger sig relativt tæt op ad fordelingen på landsplan, dog med en

klar overvægt af tilbudsledere, eftersom lederne er interviewet i samtlige tilbud

. For medarbejder-

grupperne er der imidlertid opnået en fordeling, der er retvisende for den nationale fordeling, hvilket

sikrer, at de samlede tidsopgørelser kan generaliseres til de øvrige kommuner i kommunesegmenter-

ne. Inddragelse af repræsentanter fra forvaltningen, herunder forvaltningschefer, områdeledere, øko-

nomiske og administrative medarbejdere, visitatorer, pædagogiske konsulenter mm., bidrager til at

kvalificere analysen af styringskæden på de to områder samt eventuelle kommunale krav og regler.

Forvaltningsinterviews har dermed bidraget med at give en forståelse af hele styringskæden fra det

politiske niveau til medarbejderne i de enkelte tilbud.

Private og selvejende tilbud har været inddraget i mindre omfang som sammenlignende perspektive-

ring på både ældreplejeområdet og dagtilbudsområdet (jf. kulegravningsanalysens afgrænsninger,

afsnit 2.4). Den mindre stikprøve på private og selvejende institutioner har også betydet, at ikke alle

medarbejdergrupper er nået i disse tilbudstyper

. Dette betyder, at der ikke kan drages entydige kon-

klusioner på forskellen i tidsanvendelsen mellem kommunale, private og selvejende tilbud, men der-

imod udelukkende kommenteres på tendenser i forhold til ejerskabsformens påvirkning på tidsanven-

delse. Resultaterne fra de private og selvejende tilbud vil derfor heller ikke blive generaliseret på

landsplan.

2.3

Udvælgelse af forbedringsforslag

For at sikre en reel frigørelse af tid for medarbejderne på tilbuddene, har det været afgørende at:

Identificere realiserbare forslag, som kan frigøre

ATA-tid,

Vurdere generaliserbarheden i forhold til, om forslaget vil være egnet til udbredelse blandt til-

buddene og kommunerne, samt

Sikre, at forslaget ikke medfører forringelser i kvaliteten eller den samlede økonomi på områ-

det.

Under kommunebesøgene er der blevet identificeret over 60 forbedringsforslag på hvert område gen-

nem medarbejderworkshops, lederinterviews og interviews med udvalgte medarbejdere i forvaltnin-

gerne. Herefter har forslagene gennemgået konsolideringsfase og en finsortering, hvor de er blevet

vurderet og kvalitetssikret af eksperter fra konsulentteamet og projektgruppen, hvilket har ført til de

endelige forslag på hvert område, se figur 5 nedenfor.

Figur 5 Overblik over personer inddraget i kulegravningsanalysen

Kommunebesøg

+ 60

forslag

per område

Konsolidering

25-35

forslag

per område

Finsortering

20-25

forslag

per område

Endelig liste

forslag ældrepleje

forlag dagtilbud

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Forslagenes udbredelsesgrad og potentialer er i de fleste tilfælde vurderet på baggrund viden fra

kommunebesøgene, intern ekspertviden samt input fra projektgruppen. Potentialerne er beregnet med

udgangspunkt i fire faktorer: 1) sparet tid per medarbejder, 2) andel af medarbejdere, 3) andel af

tilbud og 4) andel af kommuner, som forslaget er gældende for. For enkelte forbedringsforslag har

opfølgende stikprøver i kommunerne været nødvendige for at sikre et tilstrækkeligt datagrundlag til

tilbud til 3-5/6 årige. Denne definition adskiller sig fra antal

daginstitutioner,

som typisk refererer til antallet af fysiske enheder, hvor

aldersintegrerede institutioner ses som en samlet enhed.

Se landsplansfordeling i afsnit 3.1 og 4.1

Ingen sygeplejersker eller fysio- og ergoterapeuter interviewet i private og selvejende ældretilbud og ingen medhjælpere/assistenter

er interviewet i private og selvejende dagtilbud

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

beregningerne. Det har dog for to forslag på ældreplejeområdet og ni forslag på dagtilbudsområdet

ikke været muligt at kvantificere potentialet, selvom forslagene vurderes at kunne frigøre tid.

I fortolkningen af potentialer er det vigtigt at have in mente, at formålet med kulegravningsanalysen er

at frigøre eller flytte tid fra andre opgaver til

ATA-tid.

Dette betyder, at nogle potentialer baserer sig

på, at opgaver i højere grad kan varetages i selskab med borgeren eller børnene, og dermed er der

ikke tale om tid, som fuldt ud kan frigøres og bruges på en helt anden måde, men derimod at opga-

vens fokus flyttes og fortsat skal varetages inden for samme tidsramme. Et eksempel herpå kunne

være dokumentation inden for ældreplejen, hvor det vurderes mere værdifuldt at dokumentere, mens

medarbejderen er hos borgeren, således at borgeren kan inddrages og informationen dokumenteres

tidsmæssigt tæt på faktisk observation.

Forbedringsforslagene dækker over alle medarbejdergrupper og tilbudsformer, men hovedparten af

forslagene henvender sig mod de store medarbejdergrupper på hvert område (hhv. sygeplejersker,

SOSU-assistenter og SOSU-hjælpere samt pædagoger, pædagogmedhjælpere og andet pædagogisk

personale), hvor også de største potentialer findes.

Analysen har taget afsæt i tilbuddenes nuværende situation, hvilket betyder, at der ikke er taget højde

for ændringer, der kommer som følge af implementeringen af f.eks. FSIII eller den nye dagtilbudslov,

som forventes at træde i kraft i 2018. Der er dog eksplicit blevet taget højde for konsekvenserne af de

tiltænkte ændringer i f.eks. dagtilbudsloven i udarbejdelsen og beskrivelsen af forbedringsforslagene.

I tillæg til forbedringsforslagene er der i forbindelse med dataindsamlingen løbende blevet noteret og

beskrevet lovende praksisser, hvor kommuner eller enkelte tilbud har indført en tilgang eller metode til

håndtering af statslige, kommunale eller lokale reguleringer, som har resulteret i en reduceret tidsfor-

brug. Lovende praksisser adskiller sig fra forbedringsforslagene ved at have et lavere modenhedsni-

veau, hvilket betyder, at praksisserne ikke nødvendigvis kan kvantificeres og kan rette sig mod færre

aktører. En lovende praksis er ikke nødvendigvis en bedste praksis, men et eksempel på et allerede

indført initiativ, hvor der potentielt kan frigøres tid. De lovende praksisser kan anvendes som inspirati-

on for andre tilbud og kommuner og vil blive fremhævet løbende i rapporten som gode eksempler,

hvor det er relevant.

2.4

Afgræsninger af kulegravningsanalysen og inkluderede medarbejdergrupper

Kulegravningsanalysen af ældreplejeområdet og dagtilbudsområdet fokuserer i tidsopgørelsen på de

største medarbejdergrupper inden for hvert område. Herudover inddrages yderligere medarbejdere på

forvaltningsniveau, som bidrager til kortlægningen og forståelsen af betydningen af regulering, styring

og dokumentationspraksis for medarbejdernes tidsanvendelse.

2.4.1

Afgrænsning på ældreplejeområdet

Kulegravningsanalysen af ældreplejeområdet har omfattet de medarbejdergrupper, der varetager ple-

je, hjemmesygepleje og genoptræning målrettet ældre borgere i eget hjem samt pleje, sygepleje og

genoptræning målrettet ældre borgere på plejecentre. Kulegravningsanalysen omfatter primært kom-

munale plejeenheder og plejeboliger, mens private (herunder også friplejeboliger) tilbud er inkluderet i

mindre omfang.

Kulegravningsanalysen omfatter de største medarbejdergrupper på ældreplejeområdet, dvs.:



Social- og sundhedsassistenter og social- og sundhedshjælpere, der varetager plejeopgaver el-

ler sygeplejefaglige opgaver i borgerens eget hjem eller på plejecentre,

Sygeplejersker, der varetager sygeplejefaglige opgaver i borgerens eget hjem eller på pleje-

centre,

Fysio- og ergoterapeuter, der forestår genoptræning af ældre enten i den ældres eget hjem,

eller som er ansat på plejecentre og forestår genoptræning af ældre beboere,

Centerledere, gruppeledere og afdelingsledere af hhv. plejecentre, hjemmepleje, hjemmesy-

gepleje eller genoptræningstilbud.

Desuden er yderligere relevante personalegrupper blevet inddraget i forståelse af regulering og sty-

ringskæden samt for valideringen af tids-, regulerings- og opgaveroversigt. Disse grupper er bl.a. for-

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

valtningschefer på ældreplejeområdet, visitatorer, der sidder med visitering af relevante ydelser under

SEL og SUL, kommunalpolitiske repræsentanter og administrative medarbejdere fra forvaltningen.

Med tilbud på ældreplejeområdet forstås hjemmepleje, hjemmesygepleje og genoptræning (SEL) mål-

rettet ældre borgere (+65 år), der bor i eget hjem eller på plejecenter, samt genoptræning målrettet

ældre borgere (+65 år), der bor på plejecentre, og som på grund af midlertidigt eller varigt nedsat

fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer har behov for støtte eller behandling,

se også afsnit 3.3 om regulering for afgrænsning. Private leverandører og selvejende plejecentre samt

friplejeboliger inddrages i mindre omfang som grundlag for en sammenlignende perspektivering. Med-

arbejdere på særskilte genoptræningstilbud indgår ikke som en del af kulegravningsanalysen.

2.4.2

Afgrænsning på dagtilbudsområdet

De relevante medarbejdere for kulegravningsanalysen har været de, der har opgaver direkte eller indi-

rekte relateret til kerneopgaven; at styrke børns trivsel, læring og udvikling i dagtilbud inden for nor-

malområdet (dvs. ikke specialområdet).

Kulegravningsanalysen omfatter de store medarbejdergrupper på dagtilbudsområdet (daginstitutioner

og dagpleje), dvs.:



Pædagoger, pædagogmedhjælpere og andet pædagogisk personale i dagtilbud,

Dagplejere,

Daglige ledere, pædagogiske ledere og souschefer.

Desuden er yderligere grupper blevet inddraget i forståelse af regulering og styringskæden samt udar-

bejdelse af bruttokatalog over forbedringsforslag. Disse grupper er bl.a. forvaltningschefer på dagtil-

bud, pædagogiske konsulenter, leder af dagplejen, dagplejepædagog, områdeledere (hvor relevant),

kommunalpolitiske repræsentanter og AC-medarbejdere fra forvaltningen.

Som udgangspunkt omfatter kulegravningsanalysen kommunale dagtilbud, der drives og finansieres af

det offentlige. Privatinstitutioner og selvejende dagtilbud er inddraget i mindre omfang, fortrinsvis som

sammenlignende perspektivering. Private børnepassere er ikke inddraget i kulegravningsanalysen.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ÆLDREPLEJEOMRÅDET

Ældreplejeområdet oplever disse år en række forandringer, som stiller nye krav til de kommunale til-

bud og måden, hvorpå medarbejderne i ældresektoren bruger deres tid. Der kommer flere borgere

over 65 år, levealderen stiger, samtidig med at flere får multisygdom og komplekse plejebehov. Udgif-

terne på området er stigende samlet set, men faldende pr. borger over 65 år. Som en del af udviklin-

gen i sundhedsvæsenet siden kommunalreformen varetager kommunerne i dag samtidigt flere kom-

plekse opgaver på sundhedsområdet inden for bl.a. forebyggelse og rehabilitering. Derudover er områ-

det karakteriseret ved i de senere år at have haft stadigt større politisk bevågenhed og samtidig ople-

vet et stadigt stigende fokus på professionalisering og levering af kvalitet i plejen og omsorgen for

ældre borgere.

Kapitlet indleder med at skabe et overblik over, hvordan ældreplejeområdet ser ud i Danmark. Der-

næst præsenteres og analyseres resultaterne af kulegravningsanalysens tidsmåling blandt de forskelli-

ge medarbejdergrupper i ældreplejen. I forlængelse heraf følger særskilte afsnit, der analyserer de

overordnede rammefaktorer, som påvirker arbejdstidsanvendelsen i tilbuddene, herunder regulering af

området, krav til dokumentation, lokal styring og arbejdstilrettelæggelse. Hvert afsnit afsluttes med et

eller flere forbedringsforslag, som er identificeret i kulegravningsanalysen. Kapitlet afsluttes med et

afsnit om mulighederne for implementering af de forskellige forbedringsforslag.

3.1

Ældreplejeområdet i Danmark



~10 pct. af befolkningen over 65 år modtager hjemmepleje og/eller hjemmesygepleje. Desu-

den bor ~9 pct. på plejehjem, ~89 pct. bor i plejeboliger og 2 pct. i friplejeboliger.

De samlede lønomkostninger på ældreplejeområdet, inden for kulegravningsanalysens scope,

er beregnet til ~36,2 mia. kr. i 2016, hvoraf SOSU-hjælpere og andet fagligt personale udgør

49 pct., SOSU-assistenter 34 pct., sygeplejersker 11 pct., fysio- og ergoterapeuter 1 pct. og

ledere 5 pct. (se note nedenfor).

Borgere, der modtager praktisk hjælp, personlig pleje og/eller madservice i eget hjem, har frit valg af

leverandør, hvorfor der både er kommunale og private leverandører på hjemmeplejeområdet. På pleje-

boligområdet findes både kommunale, private og selvejende plejecentre. Der findes ingen komplet

opgørelse over antallet af kommunale, selvejende og private tilbud på ældreplejeområdet, da begrebet

tilbud

er mere flydende på ældreplejeområdet end for f.eks. dagtilbudsområdet.

I figur 6 nedenfor ses hvor mange borgere i Danmark over 65 år, der modtager plejeydelser, og som

bor i boligtilbud. Omkring ~10 pct. af befolkningen over 65 år modtager hjemmepleje, og det samme

gør sig gældende for hjemmesygepleje.

Som det fremgår af figur 7 på næste side, er omkring to tredjedele af pleje- og omsorgspersonalet

ansat i det kommunale og resten i det private. SSH'er udgør over 50 pct. af medarbejderstyrken på

ældreplejeområdet med omkring 48.000 årsværk, og den næststørste gruppe er SSA'er med omkring

29.000. Sygeplejersker udgør 10 pct., mens ledere samt fysio- og ergoterapeuter blot udgør hhv. 4

pct. og 1 pct.

De samlede lønomkostninger på ældreplejeområdet er på ~36,2 mia. kr. i 2016, hvoraf SOSU-

hjælpere og andet fagligt personale udgør 49 pct., SOSU-assistenter 34 pct., sygeplejersker 11 pct.,

fysio- og ergoterapeuter 1 pct. og ledere 5 pct

Lønomkostninger er beregnet på baggrund af estimerede årsværk (vist i figur 7) og gennemsnitsløn pr. medarbejdergrupper fra KRL

i de deltagende kommuner, pr. juli 2017. Gennemsnitslønnen er baseret på et vægtet gennemsnit af lønomkostninger til offentlige og

private ansatte. Konti 5.32.35 (Hjælpemidler, forbrugsgoder, boligindretning og befordring) og 5.32.37 (Plejevederlag og hjælp til

sygeartikler o. lign. ved pasning af døende i eget hjem) medtages ikke, ligesom der kun inkluderes stillingskategorier, der er i kule-

gravningsanalysens scope. Der er anvendt en fordelingsnøgle, som blev udarbejdet i 2007 af det daværende SM, FM og KL, efter

hvilken 82,5 pct. henføres til ældreområdet, og 17,5 pct. henføres til handicapområdet (http://budregn.oim.dk/media/18513/endelig-

afrapportering-vedr-udgifter-til-aeldre-og-personer-med-handicap-mv.pdf ),

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 6 Modtagere af ældreplejeydelser i Danmark

Kilde: DST AED023, HJSP01, RESI01, AED08, Rambøll/QVARTZ analyse. (DST gør opmærksom på varierende registering på HJSP01).

Figur 7 Antal medarbejdere på ældreplejeområdet

Årsværk pr. ejerform på landsplan, 2016

Estimeret årsværk

Årsværk pr. medarbejdergruppe på landsplan, 2016

Estimeret årsværk

9.072

(10%)

29.794

(33%)

1.045

(1%)

48.402

(53%)

90.536

(100%)

60.742

(67%)

28.669

(32%)

3.347

(4%)

Kommunal

Privat*

I alt

Tilbudsleder** SOSU-

SOSU- Sygeplejerske Fysio-

assistent hjælper***

/Ergoterapeut

I alt

90.536

(100%)

***

Kilde:

Inkluderer privat hjemmepleje, private/selvejende plejecentre og friplejeboliger

Inkluderer centerledere, afdelingsledere, ledere af hjemmeplejen og ledere af sygeplejen

Inkluderer andet fagligt personale

KRL (2016), Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.2

Arbejdstidsanvendelse og forklaringsfaktorer bag

Medarbejderne i ældreplejen bruger ca. halvdelen af tiden med borgerne. Dette kan øges

ved at fjerne uhensigtsmæssige krav om dokumentation og forbedre arbejdstilrettelæg-

gelsen.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



På tværs af medarbejdergrupperne (inkl. ledere) ligger ansigt-til-ansigt-tiden (ATA-tiden) i

forhold til borgerne på gennemsnitligt ~50 pct. af arbejdstiden. SSH'ere har den højeste

ATA-

tid

på 57 pct. efterfulgt af fysio- og ergoterapeuter, SSA'ere og sygeplejersker med hhv. 51

pct., 46 pct. og 44 pct.



SSH'ere tager sig primært af ydelser relateret til serviceloven (SEL) og i et mindre omfang af

ydelser relateret til sundhedsloven (SUL), sygeplejersker varetager hovedsageligt opgaver re-

lateret til SUL mens SSA'ernes og fysio- og ergoterapeuternes opgaver er nogenlunde ligeligt

fordelt mellem SEL og SUL. Lederne har forventeligt den laveste

ATA-tid,

og de bruger, qua

deres funktion, mest tid på administrations- og ledelsesopgaver.



Opgaver relateret til dokumentation og borgeropfølgninger samt praktiske forhold og transport

udgør for medarbejderne den største andel af

ikke-ATA-tid,

svarende til henholdsvis 13 pct. og

12 pct. af den totale arbejdstid.

Vurdering af tidsanvendelsen på ældreplejeområdet:



I en analyse og vurdering af arbejdstidsanvendelsen for forskellige medarbejdergrupper på

ældreplejeområdet er det vigtigt at se arbejdstidsanvendelsen i lyset af strukturelle rammevil-

kår, herunder de ældre borgeres døgnrytme (f.eks. hviletid), hvilket sætter rammerne for den

mulige

ATA-tid.

Derudover har de ældre borgere på plejecenter faste spisetider flere gange

om dagen, hvilket er rammesættende for planlægningen og indholdet af

ATA-tiden.



Generelt set påvirkes hele sektoren af den demografiske udvikling, hvor andelen af ældre i

befolkningen er stigende, og de ældre har stadigt mere komplekse behov. Som en del af ud-

viklingen i sundhedsvæsenet siden kommunalreformen varetager kommunerne i dag flere

komplekse opgaver på sundhedsområdet inden for blandt andet forebyggelse og genoptræ-

ning. Dette har blandt andet øget behovet for dokumentation. Herudover er tidsanvendelsen

påvirket af borgernes døgnrytmer i forhold til, hvornår der skal leveres

ATA-tid,

og hvornår

der ikke kan, ligesom geografi, særligt i landdistriktskommunerne, er bestemmende for trans-

porttiden for de udkørende medarbejdere.



Den øvrige tidsanvendelse, som ikke går til

ATA

med borgeren, er primært drevet af:

Den statslige regulering og udmøntningen af reguleringen på kommunalt plan, herun-

der yderligere kommunale og lokalt fastsatte krav til opgaveløsningen,

Data- og dokumentationsopgaver i de enkelte tilbud,

Den kommunale styring og ledelse af området som kan påvirke behovet for og om-

fanget af blandt andet dokumentation og guide tidsanvendelsen på visse opgaver,

D. Den lokale arbejdstilrettelæggelse i tilbuddene.

Det vurderes, at især dokumentationsopgaver samt arbejdstilrettelæggelsen vedrørende praktiske

forhold og transport kan forenkles og optimeres.

Indeværende afsnit vil præsentere kulegravningsanalysens resultater på tidsanvendelsen for de største

medarbejdergrupper på ældreplejeområdet og forklare eventuel variation mellem medarbejdergrupper.

3.2.1

Kortlægning af tidsanvendelsen for største medarbejdergrupper, inkl. ledere

En stor del af personalet på ældreplejeområdet er ansat på deltid, og kulegravningsanalysen viser, at

en gennemsnitlig arbejdsuge på tværs af medarbejdergrupperne (ekskl. ledere) er på 33-34 timer pr.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

uge (se appendiks 5.6.1.A). I det følgende er den procentvise fordeling på forskellige opgaver beskre-

vet

Analysen af medarbejdergruppernes tidsforbrug har til hensigt at afdække potentielle forbedringer og

dermed frigørelse af tid inden for ni primære opgavekategorier:

ATA-tid

omfatter al tid brugt direkte sammen med borgeren herunder personlig pleje, praktisk

hjælp, undersøgelse og genoptræning,

Kontakt og kommunikation

omfatter kontakt med borgere, der ikke gives i forbindelse med

egentlige visitationsbesøg, samt al kontakt med pårørende,

Forberedelse og opfølgning på borgeraktiviteter

indeholder blandt andet dokumentationsopga-

ver og medicinhåndtering, som ikke udføres sammen med borgeren, samt kommunikation

med læger, sygehuse og andre sundhedsfaglige samarbejdspartnere,

Intern mundtlig sparring og kommunikation

inkluderer interne møder og daglig sparring mel-

lem medarbejdere og ledere,

Administration og ledelse

omfatter blandt andet vagtplanlægning, budgetopfølgning og andre

økonomiske opgaver, håndtering af personaleflow og arbejdsmiljø,

Praktiske forhold og transport

indebærer alle praktiske gøremål væk fra borgeren såsom ren-

gøring, varebestilling og klargøring af mad og naturligvis transport i forbindelse med besøg el-

ler møder,

Tilsyn og underretning

dækker over det generelle kommunale tilsyn af kerneopgaven samt an-

dre kommunale og statslige tilsyn (f.eks. brandtilsyn, fødevaretilsyn, embedslægetilsyn mm.),

Uddannelse og kompetenceudvikling

inkluderer ud over efteruddannelse og kurser også med-

arbejdere og lederes MUS/LUS samtaler samt vejledning af elever og praktikanter,

Sygefravær

er baseret på det gennemsnitlige sygefravær for hver medarbejdergruppe i be-

søgskommunerne.

De ni opgavekategorier danner rammen for nedenstående tidstrapper opgjort for et årsværk og en

gennemsnitlig uge på tværs af medarbejdergrupper (se figur 8) samt en gennemsnitlig uge for hver

medarbejdergruppe (se figur 9).

Forskellige ugelængder er standardiseret ved at sætte registrerede tidsangivelser til samme niveau (37 timer) og dermed bevare det

procentvise forhold mellem opgaver. Derfor vises de ugentlige tidsopgørelser udelukkende i procent, hvor forholdet mellem opgaver

kan benyttes på hvilket som helst timetal i en given uge.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 8 Opgørelse af tidsanvendelsen for medarbejdergrupper på ældreplejeområdet inkl. ledere

Tidsanvendelsen for et årsværk på tværs af alle medarbejdergrupper

Timer på årsbasis og i procent, vægtet gns.*, N = 140

Spredning

(timer)

Total timer for et årsværk

Fraværende tid**

Potentiel arbejdstid

Sygefravær

Pause

Gennemsnitlig arbejdstid

Uddannelse og kompetence-

udvikling

Tilsyn og underretning

Praktisk forhold og transport

Administration og ledelse

Intern mundtlig kommunikation

og sparring (inkl. møder)

Forberedelse og opfølgning på

borgeraktiviteter

(dokumentation mv.)

Kontakt og kommunikation

Ansigt-til-ansigt

1.494 (92%)

50 (3%)

1 (~0%)

194 (12%)

60 (4%)

130 (8%)

218 (13%)

30 (2%)

811 (50%)

1.621 (100%)

90 (6%)

36 (2%)

1451

0,3

122

176

723

1.924

303

Tidsanvendelsen i en gns. uge på tværs af alle medarbejdergrupper

Gennemsnitlig tidsforbrug per uge i procent, vægtet gns*, N = 140

Spredning

(%)

Total arbejdstid

303

Sygefravær

~0%

12%

13%

50%

4,8

0,5

1,2

<0,1

7,5

1,3

5,8

6,8

5,3

0,1

7,5

100%

1621

110

1532

Praktisk forhold og transport

2,1

248

121

175

291

858

Ansigt-til-ansigt

Administration og ledelse

Intern mundtlig kommunikation

og sparring (inkl. møder)

Forberedelse og opfølgning på

borgeraktiviteter

(dokumentation mv.)

Kontakt og kommunikation

Pauser

Uddannelse og kompetence-

udvikling

Tilsyn og underretning

1,0

3,5

Note:

Kilde:

Vægtet med den procentvise fordeling af medarbejdergrupper i besøgte kommuner

6 ugers ferie, sogne-helligdage for 2017 (inkl. 0,5 dag for hhv. Grundlovsdag og 1. maj) og omsorgsdage (2 pr. medarbejder)

Den årlige tidsopgørelse (venstre) tager udgangspunkt i en standardiseret 37-timers uge

Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

Halvdelen af arbejdsugen er

ATA-tid:

Som det fremgår af figur 8, bruger medarbejdergrupperne,

inkl. ledere, 50 pct. af deres ugentlige tid sammen med borgeren, dvs. til at hjælpe og støtte borgerne

i forhold til de behov, de måtte have. Den øvrige arbejdstid går primært til understøttende opgaver i

forhold til borgeraktiviteterne såsom dokumentation og opfølgning (13 pct.), praktiske opgaver og

transport (12 pct.) samt intern sparring og kommunikation (8 pct.).

Særligt dokumentationstid varierer mellem medarbejdergrupper:

I forskellene mellem medar-

bejdergrupper (se figur 9 nedenfor) ses, at SSH'er har mest

ATA-tid

svarende til 57 pct., efterfulgt af

fysio- og ergoterapeuter, SSA'er og sygeplejersker med hhv. 51 pct., 46 pct. og 44 pct. Sygeplejer-

sker, SSA'ere og fysio- og ergoterapeuter bruger mest tid på dokumentation og borgeropfølgning sva-

rende til hhv. 22 pct., 20 pct. og 18 pct., mens SSH'ere bruger 8 pct. Alle medarbejdergrupperne bru-

ger relativt meget tid på den mundtlige sparring og møder internt i tilbuddene fra 7-11 pct. for medar-

bejderne og 20 pct. for lederne.

Ledelse indebærer mindre

ATA-tid:

Lederne bruger forventeligt mindst tid sammen med borgeren

(ATA) og anvender, qua deres funktion, i stedet tiden på ledelsesmæssige opgaver, såsom den interne

sparring og mødeaktiviteter, administration samt dokumentation og opfølgningsopgaver. Lederne bru-

ger også mest tid på

uddannelse og kompetenceudvikling,

heri ligger blandt andet afholdelse af med-

arbejderudviklingssamtaler (MUS), som udgør 11 pct. i en gennemsnitlig uge mod medarbejdernes 2-4

pct.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 9 Opgørelse af tidsanvendelsen pr. medarbejdergruppe

Tidsanvendelsen i en gennemsnitlig arbejdsuge fordelt på medarbejdergrupper i både udkørende og ikke-udkørende tilbud

Gennemsnitlig tidsforbrug per uge i procent, (N)

Tilbudsleder*

(39)

Total arbejdstid

Sygefravær

Pauser

Uddannelse og kompetence-

udvikling

Tilsyn og underretning

Praktisk forhold og transport

Administration og ledelse

Intern mundtlig kommunikation

og sparring (inkl. møder)

Forberedelse og opfølgning på

borgeraktiviteter

(dokumentation mv.)

Kontakt og kommunikation

Ansigt-til-ansigt

20%

14%

46%

35%

100%

11%

SSA'er

(42)

100%

20%

57%

SSH'er

(35)

100%

14%

44%

Sygeplejerske

(14)

100%

10%

22%

51%

Fysio/Ergoterapeut

(10)

100%

11%

18%

* Inkluderer centerledere, gruppeledere, afdelingsledere, ledere af hjemmeplejen og ledere af sygeplejen

Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

Opgavesnit mellem SSH'ere, SSA'ere og sygeplejersker påvirker

ATA-tid:

Kulegravningsanaly-

sen viser, at SSH'ere primært tager sig af ydelser relateret til SEL, herunder personlig pleje og praktisk

hjælp (jf. appendiks 5.7.1.V) og har derudover i mindre omfang arbejdsopgaver relateret til SUL. Sy-

geplejersker tager sig omvendt primært af opgaver relateret til SUL såsom undersøgelse, vejledning og

behandling (jf. appendiks 5.7.1.AC), mens SSA'ernes og fysio- og ergoterapeuternes opgaver er no-

genlunde ligeligt fordelt mellem SEL og SUL-ydelser (jf. appendiks 5.7.1.P og 5.7.1.AI). Dette bidrager

til at forklare, at sygeplejersker, SSA'er og fysio- og ergoterapeuter bruger mere tid på dokumentation

og borgeropfølgning, da mange skriftlige dokumentationsopgaver er bundet op på opgaver efter sund-

hedslovgivningen, hvilket uddybes i afsnit 3.4.1 vedrørende dokumentation. De største potentialer for

mindre dokumentation er derfor også at finde blandt disse medarbejdergrupper.

Omfanget af sundhedslovsydelser, der udføres af SSA'erne/SSH’erne, afhænger dog af den enkelte

kommunes fokus og tilgang til arbejdstilrettelæggelse. Opgaver fra SUL varetages i praksis ofte af

sygeplejersker i kommunen. Der er ikke noget krav i lovgivningen om, at det som udgangspunkt er en

sygeplejerske, der skal løse en opgave fra SUL til en ældre borger. I praksis i besøgskommunerne er

det dog sådan, at de i udgangspunktet har tilrettelagt opgaverne i relation til SUL som en sygeplejer-

skeopgave. Det er derfor beskrevet i den relevante arbejdsgangsbeskrivelse, hvis man mener, at andre

faggrupper skal varetage opgaven, og hvordan dette i så fald skal foregå. Her spiller blandt andet fak-

torer som kompetenceprofiler, medarbejdersammensætning og organisering af sygeplejen en rolle.

Den største dokumentationsopgave ligger i den løbende dokumentation og orientering i journalen, som

er omdrejningspunktet for det daglige arbejde. Derudover ses en forskel i, hvilke andre underopgaver

hver medarbejdergruppe især bruger tid på. SSH'ere bruger primært tid på at orientere sig i og evt.

skrive om ændringer hos borgeren i journalen, hvorimod SSA'ere i højere grad handler på ændringerne

og derfor også tager sig meget af kontakt til praktiserende læge eller sygehus samt af håndtering af

medicin (jf. appendiks 5.7.1.R). Ligeledes bruger sygeplejersken en stor del af den resterende forbere-

delsestid på kontakt til praktiserende læge eller sygehus (jf. appendiks 5.7.1.AE). Det er dog ikke op-

gaver, der anses som værende understøttende for det faglige arbejde (f.eks. ventetid i telefonen og

uhensigtsmæssige lange udredninger).

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Fysio- og ergoterapeuter har fokus på genoptræning:

Fysio- og ergoterapeuternes tidsanvendel-

inden for opgavekategorierne afviger i forhold til de andre medarbejdergrupper, da deres kerne-

ydelse er anderledes end det øvrige pleje- og sundhedspersonale.

ATA-tiden

for fysio- og ergoterapeu-

ter anvendes ikke overraskende primært på træning af basale færdigheder og genoptræning (jf. ap-

pendiks 5.7.1.AI), mens dokumentationsopgaver, i højere grad end for andre medarbejdergrupper,

omfatter udfyldelse af lovpligtige skemaer og ansøgninger om hjælpemidler (jf. appendiks 5.7.1.AJ).

Ledere varetager primært administrative opgaver og sparring med medarbejdere:

Lederens

ATA-tid

består primært af socialpædagogiske aktiviteter (jf. appendiks 5.7.1.M) – herunder de daglige

samtaler med borgeren, som plejecenterlederen eksempelvis ofte har under sin runde på stuerne eller i

forbindelse med måltider. Omkring halvdelen af den tid, lederen bruger på forberedelse og borgerop-

følgning, kan tillægges kommunalt prioriterede projekter og indsatser, såsom særlige indsatser i for-

hold til et sundhedsområde f.eks. demens (jf. appendiks 5.7.1.N).

De administrative opgaver, der tager mest tid for lederne, er generelle økonomiske og administrative

opgaver relateret til budgetopfølgning og ledelsesinformation, håndtering af personaleflow samt vagt-

planlægning (jf. appendiks 5.7.1.O).



Det største potentiale for mindre dokumentation er at finde hos sygeplejersker, SSA'ere

og fysio- og ergoterapeuter,

som alle beskæftiger sig med SUL-ydelser i større eller mindre

omfang, og bruger mest tid på dokumentations- og opfølgningsopgaver.



Ledere bruger meget tid på administrative opgaver

særligt ifm. budgetopfølgning, ledelses-

information og vagtplanlægning

Optimering af praktiske forhold og transport samt den mundtlige interne sparring (inkl.

møder)

er relevant for alle medarbejderne, eftersom dette er de to næststørste opgavekategorier

uden for

ATA-tid

efter forberedelse og opfølgning, hvor der samtidig er betydelig variation i tids-

anvendelsen mellem kommuner og tilbud.

3.2.2

Tidanvendelse på tværs af ejerskabsform og tilbudstype

Kulegravningsanalysen har til sammenligning inddraget enkelte

selvejende og private tilbud

for at vur-

dere, om tidsanvendelsen kan være drevet af ejerskabsforhold. Sammenligningen på tværs af ejerfor-

hold baseres udelukkende på SSH'eres, SSA'eres og lederes tidsanvendelse for at gøre resultaterne

sammenlignelige, idet ingen sygeplejersker eller fysio- og ergoterapeuter er interviewet i private og

selvejende tilbud.

Kulegravningsanalysen kan ikke entydigt vurdere, om ejerskabsform driver tid:

I appendiks

5.7.1.G ses, at den gennemsnitlige

ATA-tid

er højest i de kommunale tilbud på 51 pct. I priva-

te/selvejende ligger den på 46 pct. med en spredning på hhv. 45-55 og 41-48 pct. mellem besøgs-

kommuner. Denne forskel bunder formentlig delvist i, at flere af de interviewede private og selvejende

tilbud havde udvalgt interviewpersoner med særlige ansvarsområder, som skævvrider billedet af tids-

anvendelsen. Interviewene afslørede således, at man, især i det private, typisk budgetterer med en

ATA-tid

på min. 50-60 pct., hvormed

ATA-tiden

må antages at være relativt ens i kommunale og priva-

te/selvejende tilbud. På baggrund af det foreliggende datagrundlag må det konkluderes, at det ikke er

muligt at vurdere entydigt, om tidsanvendelsen er drevet af ejerskabsform.

Udkørende tilbud bruger mindre tid på forberedelse og dokumentation:

Ud over ejerforhold har

kulegravningsanalysen søgt at afdække, om tidsanvendelsen varierer afhængig af

tilbudstypen

– sær-

ligt udkørende (hjemmeplejen og hjemmesygeplejen) og ikke-udkørende tilbud (plejecentre og dags-

centre, herunder rehabiliterings- og aflastningspladser samt plejeboliger). Den største forskel mellem

udkørende og ikke-udkørende tilbud ligger i tiden brugt på forberedelse og dokumentation på hhv. 11

pct. og 16 pct. (se appendiks 5.7.1.H). Denne forskel bunder primært i, at man i ikke-udkørende tilbud

Fysio- og ergoterapeuter behandles som en samlet kategori, da der ikke er væsentlig forskel i deres tidsanvendelse på de definerede

opgavetyper.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

bruger mere tid på dokumentation i journal samt håndtering af medicin (jf. appendiks 5.7.1.J), da

borgerne naturligt har flere komplekse funktionsnedsættelser og har behov for flere indsatser, når de

bor på plejecentre frem for eget hjem. Medarbejderne i de udkørende tilbud dokumenterer mindre, da

de oplever færre afvigelser i den enkelte borgers indsats (jf. afsnit 3.3 dokumenteres der alene ved

afvigelser). Herudover dokumenterer de mere på farten og anvender i højere grad mobile devices. Det

betyder også, at potentialet for at reducere dokumentationstiden ved at øge brugen af mobile devices

og større borgerinddragelse, jf. forbedringsforslag 2.6, er størst for medarbejderne i ikke-udkørende

tilbud.

Tidsanvendelsen for praktiske opgaver og transport er ens for udkørende og ikke-udkørende, men

fordelingen af praktiske opgaver versus transport er forskellig. De udkørende tilbud bruger som forven-

tet primært tid på transport, hvorimod de ikke-udkørende bruger tiden på praktiske opgaver (eksem-

pelvis rengøring/opvask i fællesarealer) og klargøring af mad (jf. appendiks 5.7.1.K). Begge dele kan

dog med fordel reduceres ved bl.a. at anvende velfærdsteknologi i højere grad, som det fremgår af

forbedringsforslag 4.1. Som forventet bruger de udkørende medarbejdere også mere tid på vagtplan-

lægning end de ikke udkørende medarbejdere – hhv. 3 pct. og 1 pct. af arbejdstiden (jf. appendiks

5.7.1.L), eftersom der i deres dagsprogram er en større volumen og derfor også mulighed for større

udsving og koordination.

De ikke-udkørende medarbejdere bruger mere af

ATA-tiden

på socialpædagogiske aktiviteter end de

udkørende, eftersom medarbejderne deltager i flere måltider og borgeraktiviteter i pleje- og dagscen-

tre, mens de udkørende bruger mere tid på rehabiliteringsforløb for at sikre, at borgerne kan klare sig i

eget hjem (jf. appendiks 5.7.1.I).

3.2.3

Væsentlige rammevilkår og forklaringsfaktorer for tidsanvendelsen

Det er vigtigt at have in mente, at arbejdstidsanvendelsen i et vist omfang påvirkes af nogle mere

strukturelle rammevilkår, som ikke er fokus for denne analyse at ændre på.

Først og fremmest påvirkes området af den demografiske udvikling, hvor andelen af ældre i befolknin-

gen er stigende. Som en del af udviklingen i sundhedsvæsenet siden kommunalreformen varetager

kommunerne i dag flere komplekse opgaver på sundhedsområdet inden for blandt andet forebyggelse

og rehabilitering. Dette øger blandt andet behovet for dokumentation, da mængden af sundhedsfaglige

opgaver og SUL-ydelser øges. Derfor har det været en naturlig udvikling, at dokumentationsopgaver

bliver mere omfattende, i takt med at borgernes kompleksitet stiger. Herudover er tidsanvendelsen

påvirket af borgernes tilnærmelsesvist faste døgnrytmer, hvilket betyder, at der vil være en række

opgaver, som typisk foregår på et bestemt tidspunkt af dagen. Endelig er geografi, særligt i landdi-

striktskommunerne, bestemmende for transporttiden for de udkørende medarbejdere. Der kan natur-

ligvis optimeres på kørselsplanlægningen og ruter, men der vil altid være et minimum af transport,

som ikke kan reduceres yderligere, og som tager tid fra borgeren.

Som det fremgår af figur 8 i starten af afsnittet, ses en vis variation i arbejdstidsanvendelsen på tværs

af de besøgte kommuner især inden for:

administrati-

on og ledelse, intern mundtlig kommunikation og spar-

ring, praktiske opgaver

samt

uddannelse og kompe-

tenceudvikling.

Denne variation indikerer, at kommu-

ner og tilbud håndterer opgaverne forskelligt og der-

med kan optimere den øvrige tidsanvendelse med

henblik på at øge

ATA-tiden.

Tidsanvendelsen er drevet af opgaver, som stammer

fra:

A) den statslige lovgivning, kommunale udmønt-

ning og regulering,

samt overenskomster eller til-

buds lokalt fastsatte krav. Reguleringernes indflydelse

på tidsanvendelsen beskrives og vurderes i afsnit 3.3.

Tilbuds primære påvirkning af tidsanvendelsen

Arbejdstilrette-

læggelse

Dokumentation

Statslig/kommunal primære påvirkning af tidsanvendelsen

Regler og

regulering

Styring og ledelse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

B) dokumentationsopgaver

i de enkelte tilbud, som primært drives af tid brugt på løbende doku-

mentation og orientering i journalen. Variationen mellem kommuner viser en relativt stor spredning i

tidsanvendelsen for især SSA'ere og sygeplejersker (jf. appendiks 5.7.1.R og 5.7.1.AE), hvilket indike-

rer, at nogle kommuner har identificeret mere effektive metoder at dokumentere på. De forskellige

typer af dokumentation, som pålægges fra statsligt og kommunalt hold, og deres påvirkning på tidsan-

vendelsen vil blive yderligere uddybet og vurderet i afsnit 3.4 vedrørende dokumentation.

C) den kommunale styring og ledelse af området,

som kan påvirke behovet for og omfanget af

blandt andet dokumentation og guide tidsanvendelsen på visse opgaver. Kulegravningsanalysen viser

enkelte sammenhænge mellem den kommunale styring og tidsanvendelsen, eksempelvis i tid brugt på

journalføring, som uddybes i afsnit 3.5 vedrørende styring. Da en opgave kan blive påvirket af flere

modsatrettede effekter, kan der dog ikke i alle tilfælde ses et en-til-en relation

. Effekten af hhv. lav

og høj grad af styring på udvalgte opgavekategorier analyseres og vurderes i afsnit 3.5.

D) den lokale arbejdstilrettelæggelse

i tilbuddene såsom møder, intern sparring, transport og

kommunikation med pårørende såvel som læger og sygehuse. En beskrivelse og vurdering af arbejds-

tilrettelæggelses betydning for tidsanvendelsen beskrives og vurderes i afsnit 3.6.

I de efterfølgende afsnit vil disse forklaringsfaktorer, og de identificerede forbedringspotentialer i for-

hold til at frigøre tid til kerneopgaven blive gennemgået og uddybet enkeltvis.

Et eksempel herpå kan være en kommunes retningslinjer, som forventes at resultere i højere tidsforbrug på dokumentation, som

kombineres med mere effektiv brug af digitale redskaber end normalen, hvilket samlet reducerer tiden brugt på dokumentation.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.3

Regulering af ældreplejeområdet og betydning for opgavevaretagelsen

Statslig og kommunal regulering giver retning og definerer fokus, men stiller også til

tider unødige krav til tidsanvendelse på eksempelvis dokumentation.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Ældreplejeområdet er karakteriseret ved høj grad af frirum til den kommunale udmøntning af

krav efter serviceloven, mens ydelser efter sundhedsloven samt regulering efter autorisations-

loven er mere detailregulerede af staten. Dette medfører, at kommunerne og tilbuddene i væ-

sentligt omfang har indflydelse på tidsanvendelsen.



Det estimeres, at ca. 50 pct. af arbejdstiden på tværs af opgaver og medarbejderkategorier

kan henføres til statslig lovgivning (primært SUL og SEL samt autorisationsloven), 31 pct. til

kommunal regulering (både kommunal udmøntning af statslig regulering og kommunale ind-

satser, herunder strategier og vejledninger mv.), 5 pct. til overenskomster, 3 pct. til tilbuds-

fastsatte krav og endelig er 11 pct. ikke reguleret (bl.a. sygefravær).



Det er kommunalbestyrelsen, som inden for rammerne af serviceloven fastsætter serviceni-

veauet i ældreplejen. Serviceniveauet beskrives i en række kvalitetsstandarder. Serviceni-

veauet og kvalitetstandarderne varierer på tværs af kommuner.



Omfanget af kommunernes regulering af medarbejdernes opgaver, f.eks. i forbindelse med

dokumentation og forberedelse, har stor betydning for medarbejdernes opgavetilrettelæggelse

og tidsanvendelse, og det varierer i høj grad på tværs af besøgskommunerne.



Overenskomstfastsatte regler regulerer primært dele af tidsanvendelsen på opgaver relateret

til personaleforhold og arbejdsmiljø.

Vurdering af reguleringspraksis og udfordringer på området:



Reguleringen er i høj grad determinerende for kravene til dokumentation og data samt sty-

ringsmodellen på området. Der er eksempler på, at overholdelse af lovgivningen medfører do-

kumentation, som ikke vurderes værdifuld for kerneopgaven eller af særlig betydning for pati-

entsikkerheden, eksempelvis i forhold til sygeplejefaglig udredning ved ikke komplekse syge-

plejeydelser.



Statsligt fokus gennem specifik regulering og målrettede puljer, f.eks. vedrørende rehabilite-

ring eller værdighed, har betydning for, hvordan kommunerne organiserer plejen, dokumente-

rer opgaver og tilrettelægger arbejdstiden. Statslige krav kan føre til unødigt bureaukrati og

dobbeltdokumentation, f.eks. i forbindelse med puljeadministration, herunder for eksempel

Klippekortet og Værdighedsmilliarden.



Kommunernes udmøntning af den statslige lovgivning kan forårsage, at der pålægges unødige

krav for at sikre, at reglerne overholdes, eksempelvis ved arbejdstilrettelæggelse af sygeple-

jeydelser og den sygeplejefaglige udredning, så der i nogen grad må konstateres overimple-

mentering.

Reguleringen på ældreplejeområdet vil i dette afsnit indledningsvist blive præsenteret i forhold til de ni

overordnede opgavekategorier ud fra principperne om forskellige reguleringskilders binding til opga-

verne. Selve koblingen mellem reguleringer og opgaver, og hvilke metodiske principper, der ligger til

grund, er beskrevet i appendiks 5.3. I afsnittet vil de statslige reguleringer derefter blive behandlet og

vurderet i forhold til betydningen for medarbejderne på ældreplejeområdet og deres tidsanvendelse.

Dernæst vil den kommunale og tilbudsfastsatte samt overenskomstens regulering blive beskrevet,

analyseret og vurderet. Til slut vil der med udgangspunkt i empiri og analyse blive fremlagt anbefalin-

ger til forbedringer i forhold til reguleringer, som vil kunne frigøre tid til ATA opgaver.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.3.1

Den daglige opgavevaretagelse og tilknyttet regulering

I det daglige er det primært de statslige og de kommunalt fastsatte reguleringer, der driver medarbej-

dernes tid, hvorimod overenskomst og evt. tilbudsspecifikke regler regulerer enkelte specifikke opga-

ver.

Det er estimeret, at statslige regler regulerer ca. 50 pct. af tiden på de forskellige opgaver over en

gennemsnitlig arbejdsuge på tværs af medarbejdergrupper. Det estimeres desuden, at kommunale

regler eller kommunal udmøntning af statslige regler regulerer 31 pct. af tiden, tilbudsfastsatte krav

regulerer 3 pct., mens 5 pct. af arbejdstiden kan henføres til overenskomsterne, og endelig er 11 pct.

ikke reguleret/residual. I alle kommuner er der for nogle af opgaverne en residual i forhold til opgaver,

der ikke er styret af skriftlige reguleringer, men nærmere af nogle praktiske forhold samt sygefravær.

Figur 10 nedenfor viser de ni opgavekategorier (inkl. sygefravær), og hvordan de er reguleret.

Figur 10 Reguleringens betydning for opgavevaretagelsen og tidsanvendelsen

Tidsanvendelse koblet til reguleringsniveauer i en gns. arbejdsuge for alle medarbejdergrupper,

N = 140

Statslig

Kommunal

Tilbudsspecifik

Overenskomst

Ej reguleret

Tidsanvendelsen på tværs af alle medarbejdergrupper

Gennemsnitlig tidsforbrug per uge i pct., vægtet gns.**

TOTAL arbejdstid*

Pauser og

sygefravær

Uddannelse og

kompetenceudvikling

Tilsyn og

Underretning

Praktiske forhold og

transport

Administration og

ledelse

Intern mundtlig

kommunikation og

sparring

Forberedelse og

opfølgning på

borgeraktiviteter

Kontakt og

Kommunikation

Ansigt-til-ansigt

17%

50%

31%

11%

100%

28%

72%

58%

35%

50%

~0%

45%

61%

39%

~12%

10%

29%

13%

45%

18%

36%

61%

39%

49%

51%

69%

31%

50%

* Total (ekskl. Sygefravær): Statslig (53 pct.), Kommunal (33 pct.), Tilbud (3 pct.) Overenskomst (6 pct.), Ej reguleret (5 pct.)

** Vægtet med den procentvise fordeling af medarbejdergrupper i besøgte kommuner

Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

I figur 10 ses det, hvordan den totale arbejdstid med alle relevante opgaver er koblet til de forskellige

reguleringstyper: statslig, kommunal, tilbudsspecifik, overenskomst og ej reguleret. Dernæst er hver

opgavekategori vist med de dertilhørende reguleringskilder og fordelingen mellem dem. Principperne

og metoden, der er anvendt i forhold til at definere hvordan de typer af reguleringer, er blevet koblet,

er, som nævnt, beskrevet i appendiks 5.3. Hvis man ser på de enkelte kategorier, varierer det hvilken

regulering, der binder hvilke typer af opgaver. De opgaver, der er mest direkte relateret til kerneopga-

ven, dvs.

ATA-tiden, forberedelse og opfølgning på borgeraktiviteter, kontakt og kommunikation

samt

tilsyn,

er først og fremmest drevet af statslig regulering og dernæst kommunal udmøntning/regulering.

Især er opgaverne under

forberedelse og opfølgning på borgeraktiviteter

i høj grad regulereret af

kommunernes udmøntning af statslige regler samt egne initierede regler.

Forskellen i reguleringen vedrørende opgaver i

ATA-tiden

er udtryk for det kommunalt fastlagt service-

niveau udmøntet gennem kommunens kvalitetsstandard og øvrige reguleringer, som vil blive omtalt i

det følgende. Derudover er det interessant, at kommunerne i høj grad lægger et ledelsesrum ud til

tilbudslederne i forhold til at tilrettelægge mødeafholdelse og den interne sparring mellem kollegaer.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Disse opgaver er således i høj grad reguleret af tilbuddene, hvilket vil blive særligt adresseret i afsnit

3.6 vedrørende den lokale arbejdstilrettelæggelse.

Praktiske forhold og transport

samt

pauser og syge-

fravær

indeholder begge elementer, der ikke er reguleret på samme vis som de øvrige opgaver. Tiden

anvendt på transport er ikke reguleret af konkrete instrukser/reguleringer.

Dette skyldes, at den geografiske forskel, som øger transporttiden i hjemmeplejen i landkommuner, er

en ikke-regulerbar faktor, hvorfor transport ikke er koblet til en regulering i analysen. Det samme gæl-

der for sygefravær, hvor tidsanvendelsen under sygefravær ikke påvirkes af regulering. Samtaler om

sygefravær, trivsel og fastholdelse indgår i kategorien

uddannelse og kompetenceudvikling.

Det skal endelig noteres, at en væsentlig grund til, at overenskomst regulerer så stor en del af katego-

rien

administration og ledelse,

er, at overenskomster, som nævnt, har stor betydning for planlægning

af vagter. De følgende afsnit vil beskrive den regulering, der er gældende på ældreplejeområdet, her-

under den statslige lovgivning, kommunale udmøntning, kommunale krav samt overenskomst- og

tilbudsfastsatte regler og deres tilknytning til opgavevaretagelsen.

3.3.2

De lovgivningsmæssige rammer og formål med regulering af området

De lovgivningsmæssige statslige rammer for ældreplejeområdet, der estimeret regulerer ~50 pct. af

medarbejdernes og tilbudslederenes tid, er primært SEL og SUL samt autorisationsloven. Derudover er

der en række afgrænsede statslige lovgivninger f.eks. i forhold til håndtering af fødevarer og arbejds-

forhold, der også rammesætter ældreplejeområdet. I alt er der identificeret 388 statslige lovgivende

paragraffer

, som kan relateres til arbejdet inden for ældreplejeområdet, og de enkelte opgaver har

ofte flere statslige lovgivninger knyttet til sig. I alt har de 273 af paragrafferne mere eller mindre ind-

flydelse på tidsanvendelsen ved en opgave. Det skal bemærkes, at der især er mange statslige opga-

vespecifikke paragraffer relateret til opgaver kategoriseret under opgavekategorien

administration og

ledelse

– i alt 184. Det drejer sig om en lang række paragrafer fra arbejdsmiljølovgivningen relateret til

arbejdspladsvurdering samt paragrafer vedrørende sikring af medarbejdernes sundhed og sikkerhed.

Denne opgavekategori er dog ikke tidsmæssigt en opgave, der tager meget tid i det samlede tidsfor-

brug.

Serviceloven:

SEL handler for ældreplejeområdet om at fremme den enkelte ældre borgers mulighed

for at kunne klare sig selv i dagligdagen og at tilgodese borgeres behov, der følger af nedsat fysisk

eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer, så borgerens livskvalitet styrkes. Der er en

række konkrete reguleringer, som er særligt relevante for ældreplejeområdet; det gælder primært §§

83, 83a, 86, 91 samt 104, der vedrører personlig pleje, praktisk hjælp, rehabiliteringsforløb og genop-

træning, frit valg af leverandør samt aktivitets- og samværstilbud. I SEL er der i de senere år kommet

et større fokus på rehabilitering eksemplificeret ved, at der i 2015 blev indført midlertidige rehabilite-

ringsforløb efter § 83a til alle relevante borgere. I besøgskommunerne opleves det dog, at denne lov-

givning ikke fuldt ud er understøttet af lovgivningen om hjælpemidler. Fagligt finder man, at et hjæl-

pemiddel kan være en god støtte og hjælp i et rehabiliteringsforløb af kortere varighed. Dog muliggør

lovgivningen på området kun hjælpemidler, hvis borgeren har et varigt behov herfor. Kommunalfor-

valtningerne oplever en begrænsning i forhold til at kunne støtte borgernes rehabilitering på bedst

mulig vis, da det dermed under SEL's § 112 ikke er muligt for personalet at søge midler til ikke-varige

forløb

I SEL er der i flere reguleringer vedrørende ældreplejeområdet lagt op til, at kommunalbestyrelsen

fastlægger nærmere regler og udmønter den statslige lovgivning forskelligt på lokalt plan. Et konkret

eksempel herpå er, at kommunalbestyrelsen skal udarbejde og offentliggøre en tilsynspolitik hvert år

efter § 83

. Dette er illustreret i figur 11, der viser et eksempel på lokal implementering af national

lovgivning.

Herunder love, lovbekendtgørelser, bekendtgørelser, vejledninger/cirkulærer.

Det skal her bemærkes, at dette er ændret pr. 1. jan. 2018, dvs. efter dataindsamlingen har fundet sted.

Tilsyn med sundhedslovsydelser varetages ved et risikobaseret tilsyn af Styrelsen for Patientsikkerhed.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Kulegravningsanalysen viser, at der er stor variation i, hvordan kommunerne tilvejebringer tilsynet,

ligesom medarbejderne i nogle tilbud finder tilsynet nyttigt, mens andre oplever det som unødig kon-

trol. Det skal bemærkes, at tilsyn i sig selv ikke fylder meget i den samlede tidsanvendelse, da det blot

drejer sig om 0,1 pct. af medarbejderes tid. Tilsynet er dog en vigtig faktor for kvalitetssikringen af de

ydelser, der bliver leveret, og det er derfor centralt, ift. hvorvidt kommunens intentioner og politik

afspejler sig i den kvalitet, borgerne modtager. Det vil være forskelligt fra kommune til kommune, hvor

ofte tilsynet finder sted, hvor mange ledere samt medarbejdere der er involveret i tilsynet, og i hvilket

omfang der anvendes tid på notater/opfølgning på tilsynet. Som nævnt er den gennemsnitlige tidsan-

vendelse lav, men eksemplet er valgt som case, fordi det illustrerer en stor spændvidde i den måde

kommunerne vælger at udmønte kravet om tilsyn.

Figur 11 Eksempel på lokal implementering af national lovgivning: Tilsynspolitik for det faglige arbejde

efter serviceloven

Kommunalbestyrelsen skal udarbejde og offentliggøre en tilsynspolitik for tilbud efter § 83, som er omfattet af reglerne om frit valg af

leverandør efter § 91. Tilsynspolitikken skal indeholde kommunens procedurer for udførelse af tilsyn med disse tilbud og for

opfølgning på tilsynet. Der er variation i, hvordan kommunerne har tilrettelagt og dermed udmønter dette tilsyn.

Statsligt niveau

Sundhedslovens § 151, hvor det bl.a. hedder:

Kommunen har pligt til at føre tilsyn med, at de

kommunale opgaver efter §§ 83, 83 a og 86

løses i overensstemmelse med

kommunalbestyrelsen bestemmelser og

kvalitetsstandarder, jf. § 139.

Typer af kommunale reguleringskilder

Handlingsanvisende

–

direkte tidsdriver.

Tilsynspolitik varierer ift.:

• Hvem der udfører det (forvaltning, eksterne assessorer)

• Hvilke parametre der vurderes på

• Metode – patientaudit, stikprøve, dialog med borgere eller pårørende

• Inddragelse af ledere/medarbejdere/borgere/pårørende

• Om tilsynet er uanmeldt eller varslet

• Hvordan borgernes holdning/oplevelser inddrages i det samlede billede ved

tilsynet

• Om der tages udgangspunkt i registrerede klager

• Hvem der skal lave rapport og evt. tage handling efter tilsyn

• Hvordan tilsynet bruges aktivt til læring i tilbuddet samt på tværs.

Kommunalt- /tilbudsniveau

Kommuner udarbejder alle lokale beskrivelser

af, hvordan kommunen har valgt at udmønte

tilsynet efter serviceloven.

Årsager til variationer og konsekvens

Empiri fra besøgskommunerne

•

Stor variation i formen og indholdet af tilsynet i mellem kommunerne, eksempelvis

ift. om forvaltning varetager tilsynsopgaven eller ekstern assessor varetager

dette.

Variation i tilbudslederes opfattelse af nytten med tilsynet ift. om det opfattes som

en kontrolinstans eller en sparring for leder.

•

Forskellig forståelse af behov og fortolkning af lovgivningen.

Forskel om på om tilsyn skal være for kontrol/bedømmelse eller for læring.

Variation bevirker, at der er forskel ift. tilsyn med Servicelovsydelser, mens der for

sundhedslovsydelser er et landsdækkende stringent fokus på få udvalgte

elementer, som tilsynet fra Styrelsen for Patientsikkerhed varetager.

•

Kilde: Kommunebesøg, dokumentstudie, Rambøll/QVARTZ analyse

Sundhedsloven og autorisationsloven:

SUL sætter rammerne i forhold til opgaver, der vedrører borger-

nes sundhed, forebyggelse og behandling af sygdom, lidelse og funktionsbegrænsning. SUL har således

stor betydning for opgaveudførelsen på ældreplejeområdet. Opgaver fra SUL kan både varetages af

sygeplejersker og SSA'er/SSH'er i kommunerne, alt efter hvordan kommunerne har valgt at tilrette-

lægge opgaverne. Opgaverne omfatter typisk fokuseret pleje med forebyggende sigte og/eller i be-

handlingsøjemed, såsom sår- og hudpleje, insulininjektion, skift af kateter, medicindispensering og -

givning, m.v. Der er stillet en række krav hertil, som er specificeret i SUL samt i autorisationsloven,

både ift. oplæring, ansvar, dokumentation samt i forhold til videredelegation.

Autorisationsloven har til formål at sikre, at det er kvalificerede personer, der varetager opgaverne i

sundhedsvæsenet - også i kommunerne. Sygeplejersker og SSA’er er autoriserede sundhedspersoner,

der besidder kompetencerne til at udøve sundhedsfaglig virksomhed, dvs. varetage behandling. Autori-

serede sundhedspersoner er ved varetagelsen af sundhedsfaglig virksomhed (dvs. det arbejde de udfø-

rer i regi af SUL og autorisationsloven) forpligtede til bl.a. at udvise omhu og samvittighedsfuldhed.

Andre centrale statslige reguleringer er SUL's § 138 om hjemmesygepleje, §§ 3 og 4 i BEK nr. 1219 af

11/12/2009 om autoriserede sundhedspersoners benyttelse af medhjælp, som vedrører delegation og

videredelegation samt BEK nr. 1090 af 28/07/2016 om autoriserede sundhedspersoners patientjourna-

ler, som vedrører journalføring.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

I kommunerne varetager sygeplejersker, SSA’ere og SSH’ere foruden opgaver i regi af SUL § 138 også

opgaver for læger i form af overdragede opgaver. I de tilfælde hvor en læge overdrager en opgave til

det sundhedsfaglige personale i kommunerne – enten til bestemte sundhedspersoner eller til en gruppe

– finder reglerne om medhjælp anvendelse, såfremt der er tale om en opgave, der er omfattet af det

lægeforbeholdte virksomhedsområde. Ved et lægeforbeholdt virksomhedsområde forstås eksempelvis

at anvende og administrere receptpligtig medicin samt at gennembryde hud. Lægen har i sådanne

tilfælde pligt til at sikre sig, at den person opgaven delegeres til er kvalificeret til og har modtaget

instruktion i at udføre opgaven. Det er dog ikke al lægeforbeholdt virksomhed, der kan delegeres til en

medhjælp. Fx kan udfærdigelse af recepter ikke delegeres.

I kommunerne er det ledelsen, dvs. kommunalbestyrelsen, der har ansvaret for, at det tydeligt frem-

går, hvem der kan udføre hvilke arbejdsopgaver, herunder delegerede opgaver, hvor læge har delege-

ret opgaven til en personalegruppe. Ledelsen i kommunen kan derfor fastlægge, om det er alle syge-

plejersker, SSA’ere og SSH’ere, der kan varetage delegerede opgaver, eller om opgaverne alene kan

varetages af en udvalgt gruppe af disse. Kommunens ledelse skal angive, hvem der kan varetage dele-

gerede opgaver. Der er mulighed for, at en delegeret opgave kan overdrages til en anden person, så-

kaldt videredelegation. Medhjælpen har ansvar for at sikre, at den person, som medhjælpen viderede-

legerer opgaven til, er kvalificeret til at udføre opgaven og er instrueret tilstrækkeligt i at udføre opga-

ven. Medhjælpen skal tillige i fornødent omfang føre tilsyn med den person, som får opgaven viderede-

legeret.

Det skal hertil bemærkes, at en læge kan tilkendegive, at en opgave, som lægen har delegeret til en

enkelt person eller en persongruppe at udføre, ikke må videredelegeres til andre end disse. Opgaverne

omkring arbejdstilrettelæggelse, videredelegation og dokumentationen heraf er en af delopgaverne

vedrørende

forberedelse og opfølgning på borgeraktiviteter,

som i alt udgør ~14 pct. af medarbejder-

nes tid.

Som udgangspunkt tilrettelægger kommunerne selv arbejdet med opgaverne i regi af § 138 om hjem-

mesygepleje og hvor opgaver er delegeret til en personalegruppe. I figur 12 nedenfor er det beskrevet,

hvordan lovgivningen angående krav til delegation og og kommunernes praksis med

opgaveoverdragelse af kommunal sygepleje i kommunerne generelt medfører egne kommunale

retningslinjer for videredelegation og opgaveoverdragelse. Nærmere bestemt beskriver kommunerne i

deres lokale retningslinjer hvor mange opgaver, de finder, der kan videredelegeleres eller generelt

overdrages, hvilke faktorer der skal gøre sig gældende, når en opgave overdrages eller

videredelegeres, hvordan dette skal dokumenteres, og hvorledes der skal følges op på opgaven med

henblik på at sikre kvaliteten. Der er, som nævnt, ikke noget krav i lovgivningen om, at det som ud-

gangspunkt er en sygeplejerske, der skal løse en opgave fra SUL til en ældre borger. I praksis i be-

søgskommunerne er det dog sådan, at de i udgangspunktet har tilrettelagt opgaverne, både opgaverne

i regi af § 138 om hjemmesygepleje og de delegerede opgaver i relation til SUL, som sygeplejeopgave.

De har derfor beskrevet opgavevaretagelsen i relevante arbejdsgangsbeskrivelser, hvis de mener, at

andre faggrupper skal varetage opgaven.

Kulegravningsanalysen viser, at kommunerne har forskellige praksisser for hvordan og hvilke opgaver ,

der overdrages (dvs. tilrettelægger opgaverne), og hvordan videredelegation dokumenteres og følges

op, som afspejler sig i variationer i medarbejdernes tidsforbrug.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 12 Eksempel på lokal implementering af national lovgivning: Videredelegation og arbejdstilrette-

læggelse

Kilde: Kommunebesøg, dokumentstudie, Rambøll/QVARTZ analyse

Øvrig statslig lovgivning og puljer:

De statslige lovgivninger, der vedrører fødevaresikkerhed og ar-

bejdsmiljø bliver vurderet hensigtsmæssige af kommunerne. Dog peger erfaringer fra kommunebesø-

gene på, at der kan være en modsætning mellem arbejdsmiljøloven og SUL, idet der i den ene lovgiv-

ning tages hensyn til medarbejderen og i den anden tages hensyn til borgeren. F.eks. kan en borger

nægte at anvende hjælpemidler, der kan hjælpe medarbejderen til at udføre plejeydelser i en sund

arbejdsstilling, som kræves ifølge Arbejdsmiljøloven. Kommunen/hjemmeplejen kan således være

nødsaget til at udføre arbejdet i en uhensigtsmæssig arbejdsstilling, idet kommunen ikke kan afslå

behandling af en borger efter dennes ønsker, jf. SUL. Med andre ord finder man i ældresektoren ek-

sempler på, at hensynet i to lovgivninger er modsatrettede. Dog finder kommunerne i de fleste tilfælde

sammen med borgerne fornuftige løsninger, så arbejdet kan udføres arbejdsmiljømæssigt forsvarligt.

Endelig er en del af ældreplejeområdet statsligt finansieret gennem puljer med særlige fokusområder,

hvorfor området også er statsligt reguleret af puljer f.eks. Klippekort-ordningen og Værdighedsmilliar-

den. Ved Klippekortet til beboere på plejecentre er de statslige midler

fordelt mellem kommunerne

med bloktilskudsnøglen, og kommunerne skal søge om de midler, der er reserveret til dem. Puljerne er

karakteriseret ved at være øremærket bestemte indsatser og formål fra statslig side, således at kom-

munerne skal sikre og dokumentere, at de præcise formål bliver opfyldt for at få andel i midlerne.

For

at kommunerne kan få penge fra puljer kræves derfor særskilte registreringer på tilbudsniveau eller

borgerniveau. Den ekstra registrering opleves af de kommunale medarbejdere som omfattende og i

mindre grad meningsfuld for kerneopgaven.

Vurdering af lovgivningens betydning

Kommunalt

frirum

forhold

til

SEL

mere

detaillovgivning

forhold

til

SUL/autorisationsloven:

Ældreplejeområdet er karakteriseret ved høj grad af frirum til den kommu-

nale udmøntning af bestemmelser efter serviceloven, mens ydelser efter sundhedsloven og regulering

efter autorisationsloven er mere detailregulerede af staten. Besøgskommunerne oplever, at størstede-

len af deres arbejde er drevet af SEL og SUL. Kommunerne anser det for relevant og nødvendigt med

både den statslige og den kommunale regulering, og generelt udtrykker medarbejderne og lederne i

besøgskommunerne, at lovgivningen er en forudsætning for deres arbejde. Den statslige lovgivning er

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ikke noget, frontmedarbejderne forholder sig til i deres hverdag. De er snarere orienteret mod de

kommunalt fastsatte og tilbudsfastsatte regler i deres arbejde. I besøgskommunerne har det vist sig,

at det i højere grad er myndighedspersoner/visitationen, der i hverdagen forholder sig til den statslige

lovgivning.

Der er imidlertid også eksempler på, at frontmedarbejdere forholder sig til den statslige lovgivning. I

flere besøgskommuner har det vist sig, at medarbejderne bruger tid på dokumentation i forhold til

afdækning af mulige problemområder hos borgere, der får en sygeplejefaglig udredning, for at være

fuldstændigt sikre på, at de opfylder den statslige lovgivning, jf. vejledning nr. 9019 af 15/01/2003 om

sygeplejefaglige optegnelser. I forbindelse med den sygeplejefaglige udredning oplever personalet at

skulle spørge borgeren om irrelevante ting, når de udreder det aktuelle kliniske problem for at kunne

dokumentere, at der absolut ikke eksisterer en komorbiditet, selvom det ikke vurderes klinisk relevant.

Eksempelvis skal der undersøges 12 punkter i udredningen, og det skal være tydeligt i journalen, at

alle potentielle tilstødende komplikationer er afdækket i relevant omfang og derfor ikke er relevante for

videre udredning og behandling

. Vejledningen foreskriver, at ”hvis

en eller flere problemområder ikke

er aktuelle for den enkelte patient, skal det også tydeligt fremgå af journalen. Det kan ske med en

meget kort angivelse i patientjournalen, så længe det blot altid tydeligt fremgår, at der er sket en vur-

dering af problemområdet”.

I praksis bliver alle borgere derfor ofte vurderet grundigt på alle punkter,

da det sygeplejefaglige personale ikke med sikkerhed ved, om området

ikke

er aktuelt for borgeren.

Dette fremhæves i flere besøgskommuner som værende en alt for stor udredning i de tilfælde, hvor

borgere har et midlertidig hjemmesygeplejebehov i forhold til en ikke-kompleks problemstilling. Ram-

bøll/QVARTZ vurderer på denne baggrund, at dokumentationstiden kunne nedbringes ved at præcisere

omfanget af den sygeplejefaglige udredning tydeligt i vejledningen for borgere uden komplekse sund-

hedsfaglige problemstillinger, se Forbedringsforslag 1.2.

De sundhedsfaglige praksisser smitter af på servicelovsydelser:

Besøgskommunerne oplever, at

den statslige lovgivning påvirker medarbejdernes tid ved, at de sundhedsfaglige praksisser smitter af

på servicelovsydelserne, f.eks. i forhold til fremgang ved varetagelse af ydelserne, kompetencer hos

medarbejderne og dokumentation. Med andre ord opleves det, at SUL's krav om nøje journalisering,

antagelsen om evidensgrundlag, opfølgning osv. strømmer mere og mere ind i dokumentationen i rela-

tion til SEL og den måde, man i kommunerne tolker SEL. For kommunerne betyder det, at de alle har

selvstændige regler for dokumentation af de forskellige typer ydelser, både detaljerede vejledninger til

servicelovsydelser og til sundhedslovsydelser, hvilket analyseres og vurderes i afsnit 3.4.

To lovgivninger til et borgerforløb giver ikke altid mening:

Ydelser i relation til hhv. SEL og SUL

skal økonomisk opdeles i kommunerne, hvilket kræver særskilt dokumentation/økonomistyring. I prak-

sis er det svært for besøgskommunerne at skille ydelserne ad, da mange justeringer af ydelser og

indsatser ofte sker samtidigt i løbet af et borgerforløb.

For kommunerne giver det ikke altid mening, at der er en opdeling i de to lovgivninger i forhold til at

skabe sammenhængende borgerforløb i forhold til hvem, der udfører ydelserne. Kommunerne sikrer

derfor sammenhængende forløb, trods de to lovgivninger, ved at have tæt sparring mellem udfører

(eks. hjemmeplejen og sygeplejen) af de to former for ydelser eller ved at samme person varetager og

dokumenterer ydelse. Hvis en (ikke-kompleks) sundhedslovsydelse varetages af en SSA eller SSH i

hjemmeplejen, vil der i højere grad være sammenhæng for borgeren i forhold til helhedsplejen, mens

det vil være et mere opdelt borgerforløb for borgeren, hvis både SSA/SSH fra hjemmeplejen og syge-

plejerske fra hjemmesygeplejen skal være involveret i borgerens ikke-komplekse forløb.

Unødigt bureaukrati ved puljeadministration:

Besøgskommunerne udtrykker generelt, at der op-

leves uhensigtsmæssigt meget administration i forbindelse med puljer. For tilbudsledere og medarbej-

dere giver dette statslige krav unødigt bureaukrati. Eksempelvis kan det være udfordrende for tilbuds-

ledere på et plejecenter, hvor der typisk er rammebudgetter, idet puljemidler skal trækkes separat ud

Se også ”Forenkling af regler og dokumentationskrav i ældreplejen”, SUM, Jaunuar 2018

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

af den økonomiske ramme, og der derfor dokumenteres på en særlig måde i forhold til puljerne, som

er markant forskellig fra den øvrige dokumentation. Rambøll/QVARTZ vurderer, at der kan findes andre

kontrolmetoder til at sikre, at puljeudmøntningen sker efter politikerens ønsker, som ikke på samme

vis er tidsbelastende for medarbejderne.

Når lovgivning laves på et område, skal konsekvenser tænkes ind på andre områder:

Når

man fra statslig side indfører krav om kortere rehabiliteringsforløb i form af SEL § 83 a, skal der være

kommunalt frirum til at understøtte indsatsen i form af hjælpemidler også til et kortere forløb, f.eks.

ved en ændring af SEL § 112.

3.3.3

Kommunal og tilbudsfastsat regulering

Den typiske kommunalt fastsatte regulering udgøres af rammesættende politikker i form af f.eks.

sundheds- og ældrepolitik. Derudover har kommunerne udmøntet SEL's samt SUL's rammer i form af

lokale kvalitetsstandarder, indsats-/ydelseskataloger og arbejdsgangsbeskrivelser. I og med en del af

de kommunale regler er retningsgivende, er der også i mange tilfælde lagt op til et ledelsesrum for

tilbudsledere til at planlægge f.eks. antallet af møder og hvordan sparring skal foregå.

Figur 13 Eksempel på lokal implementering af national lovgivning: Kvalitetsstandarder og kommunalt

indsatskatalog

Note: Der er dog ikke krav om at udarbejde kvalitetsstandarder for SUL ydelser

Kilde: Kommunebesøg, dokumentstudie, Rambøll/QVARTZ analyse

Kvalitetsstandarder

er rammesættende for den kommunale udmøntning af de statslige krav om ydel-

ser, indsatser og tilbud på ældreplejeområdet. Kvalitetsstandarderne er et fagligt styringsredskab, som

vil blive uddybet i afsnit 3.5 vedrørende styring. Omfanget og detaljeringsgraden i kvalitetsstandarden

er varierende fra kommune til kommune. Nogle kommuner har derfor i tillæg til kvalitetsstandarden

udarbejdet et

indsatskatalog,

som udmønter retningslinjerne for de borgerrettede kvalitetsstandarder.

Kataloget er retningsgivende for indsatser inden for personlig og praktisk hjælp m.v., rehabiliterings-

forløb og kommunal genoptræning og vedligeholdelsestræning efter servicelovens §§ 83, 83 a og 86. I

figur 13 ovenfor fremgår et eksempel på, hvordan reguleringen i form af kvalitetsstandarder er forskel-

lig blandt besøgskommunerne. I nogle af besøgskommuner fungerer kvalitetsstandarderne som en

form for løftestang til at vise, at man yder et højt serviceniveau og har særligt fokus på eksempelvis

rehabilitering. Derimod anvender andre af besøgskommunerne kvalitetsstandarden som en rettesnor

for tilrettelæggelsen af ydelser, eksempelvis ift. den praktiske hjælp som rengøring. Det skal bemær-

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

kes, at kvalitetsstandarderne overordnet kun er vejledende og omfanget af den hjælp, en borger kan

modtage, skal altid bero på en konkret og individuel vurdering. I flere kommuner har man valgt at

kvalitetsstandarderne er indarbejdet sammen med kommunens indsatskatalog for de ydelser, der bli-

ver leveret.

Derudover viser workshops med medarbejderne, at ikke alle medarbejdere havde kendskab til kvalitet-

standarderne, og at der er variation i forhold til, hvor aktivt kommunerne anvender dem som et sty-

ringsredskab, se i øvrigt afsnit 3.5 om styring.

For at sætte retning for indsatserne og gøre det konkret for medarbejderne, har kommunerne i bredt

omfang udarbejdet

arbejdsgangsbeskrivelser

eller instrukser for specifikke områder, f.eks. medicin-

håndtering, journalisering eller visitation af særlige ydelser. Arbejdsgangsbeskrivelserne er meget

handlingsanvisende og forklarer typisk de forskellige faser i en opgave, hvem der er ansvarlig for hvil-

ke dele af en opgave, hvordan opgaven dokumenteres, og hvem der skal kontaktes i tilknytning til

opgaven. Arbejdsgangsbeskrivelserne er tænkt som frontmedarbejdernes værktøj og bliver løbende

justeret ift. ny lovgivning, nye it-systemer, samt ny organisering. I kulegravningsanalysen viste der sig

imidlertid en variation i forhold til hvor kendt og anvendt, arbejdsgangsbeskrivelserne er blandt front-

medarbejderne i de forskellige besøgskommuner i mellem. Årsagen til variationen i anvendelsen af

arbejdsgangsbeskrivelserne bunder formentlig i forskelle i tradition i de forskellige kommuner, mang-

lende overblik over gældende dokumenter, hvor medarbejderne kan finde dokumenterne i de enkelte

tilbud, samt et ledelsesmæssigt fokus på andre ting af driften af tilbuddet.

I figur 14 nedenfor fremgår et eksempel på, hvordan reguleringen i form af lokale retningslinjer for

dokumentation er forskellig blandt besøgskommunerne. Nogle kommuner har en gennemgående ret-

ningslinje for, hvordan medarbejderne skal dokumentere indsatser, mens andre kommuner har forskel-

lige retningslinjer for de forskellige faggrupper. I det følgende afsnit vedrørende dokumentation er

dette nærmere udfoldet. Overordnet viser kulegravningsanalysen, at det for nogle få opgaver kan være

en udfordring for kommunerne at sondre mellem opgavevaretagelsen efter hhv. SEL og SUL. Dette er

blandt andet en af grundene til, at kommunerne hver især har brug for lokale retningslinjer til at tyde-

liggøre deres sondring, når medarbejderne skal føre borgerjournal.

Figur 14 Eksempel på lokal implementering af national lovgivning: Fagligt dokumentation/journalføring

Kommunerne har udarbejdet retningslinjer, der skal bruges som redskaber til at sikre, at gældende regler for den sundhedsfaglige

dokumentation efterleves af relevante medarbejdere i den daglige praksis.

Statsligt niveau

Autorisationslovens BEK nr. 1090 af

28/07/2016 indeholder krav vedrørende

autoriserede sundhedspersoners

patientjournaler (journalføring, opbevaring,

videregivelse og overdragelse).

Typer af kommunale reguleringskilder fra kommunerne

Handlingsanvisende

–

direkte tidsdriver

•

Instrukser og arbejdsgangsbeskrivelser omkring faglig

kvalitetsdokumentation/journalføring

Retningslinjer/Instrukser for medicinhåndtering og andre sygeplejeopgaver

Sygeplejefaglig indsatskatalog og instrukser for sygeplejen

Retningslinjer for ernæringsindsats til ældre

3år

Kommunalt niveau

Kommuner udarbejder alle lokale retningslinjer

for, hvordan den sundhedsfaglige

dokumentation skal varetages. Her beskrives

hensigten med dokumentationen samt hvilke

personalegrupper, der har tilladelse til at

dokumentere på de forskellige fagområder.

Rammesættende

–

indirekte tidsdriver

• Sundhedspolitik

• Tilsynspolitik

• Digitaliseringsstrategi / Strategi for brug af velfærdsteknologi

Årsager til variationer og konsekvens

•

Forskellige IT-systemer i hver kommune,

således at hver kommune behøver at

beskrive, hvordan lovgivningen opfyldes ift. IT-systemet.

Forskellige faggrupper varetager opgaven med dokumentation i alle

kommuner,

og derfor er der brug for instrukser, der beskriver hver faggruppes

ansvar og forpligtelser.

Forskellig kultur ift. skriftlighed:

de enkelte medarbejdere skriver forskelligt ved

dokumentation ift. vægtning mellem prosa og kategoriske data.

Empiri fra besøgskommunerne

•

Tilgange og tænkning fra Sundhedsloven omkring journalisering,

evidensgrundlag, opfølgning osv. strømmer mere og mere ind i Serviceloven.

Forskel i hvordan og hvor meget der bliver dokumenteret fx, hvad man forstår ved

afvigelser, og hvornår dokumentation er nødvendig og skal være foretaget.

Forskelle på om lederen følger op på medarbejdernes praksis ift. retningslinjerne

inden for dokumentation.

•

Sikring af transparens:

hvem har gjort hvilke observationer.

Kilde: Kommunebesøg, dokumentstudie, Rambøll/QVARTZ analyse

Tilbudsfastsatte reguleringer

relaterer sig oftest til, hvordan tilbudslederne fastsætter omfanget af

møder samt retningslinjer for sparring mellem medarbejderne. Sådanne retningslinjer er ikke altid

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

nedskrevne; dog er det fortsat tilbudsfastsat og har betydning for medarbejdernes tidsanvendelse.

Egentlige instrukser for det faglige arbejde ses hyppigere i større kommuner, hvor der er flere ledelse-

slag mellem forvaltning og frontmedarbejdere. Der kan derfor i disse kommuner i højere grad opleves

et behov for at ”oversætte” de dokumenter, der kommer fra kommunen, på tilbudsniveau. Der er spo-

radiske eksempler herpå, som ikke generelt er tidsdrivere, men er rammesættende, f.eks. værdierne

for et selvejende plejehjem, en lokal mobbepolitik, instruks til håndtering af låst dør hos borger i

hjemmeplejen eller et lokalt udviklet skema til MUS-samtalen.

Vurdering af kommunal og tilbudsfastsatte regulerings betydning

Kvalitetsstandarder definerer kommunens serviceniveau og varierer efter styringsmodel:

Det

kommunale serviceniveau, der er politisk vedtaget, beskrives i kvalitetsstandarderne. Det er derfor et

væsentligt kommunalt styringsredskab og kan betragtes som kommunens eget lovgivningsredskab. I

besøgskommunerne er der stor variation blandt medarbejdernes viden om kvalitetsstandarderne, hvil-

ket bevirker, at nogle medarbejdere er mere eksplicitte i forhold til at kende fokusområder i kommu-

nen og retningen for ældreplejeområdet, mens andre ikke har blik for dette i deres daglige opgaveva-

retagelse. Nogle medarbejdere har aldrig hørt om dem, og de anvender i stedet indsatskata-

log/instrukser, mens andre medarbejdere forholder sig til dem og anvender dem aktivt i det daglige

arbejde. Det vurderes mest hensigtsmæssigt, at kommunerne indarbejder kvalitetsstandarderne i et

ydelseskatalog og sørger for at begge dele danner grundlag for medarbejdernes arbejde.

Kommunerne lægger ekstra retningslinjer på opgavevaretagelsen, som direkte influerer på,

hvordan tiden bliver brugt af medarbejderne:

Kulegravningsanalysen viser, at kommunerne har

mange ekstra lokale retningslinjer for varetagelsen af opgaverne for området, eksempelvis i forhold til

faglig dokumentation/journalføring og arbejdstilrettelæggelse, som betyder noget for tidsanvendelsen,

jf. ovenfor. Den statslige regulering lægger i flere tilfælde op til, at kommunerne selv skal foretage en

lokal kommunal udmøntning (eks. kvalitetsstandarder og tilsyn) for at opfylde lovgivningen. Det ekstra

sæt af regler, som kommunerne selv har initieret, f.eks. i forhold til retningslinjer for dokumentation,

skyldes formentlig, at kommunerne ønsker at sikre ensartet kvalitet i leveringen af ydelser i forskellige

tilbud og med forskellige leverandører (BUM-modellen bevirker, at leverandører skal stilles lige). De

ekstra regler/retningslinjer er formentlig også skabt, fordi styringen af ældreplejeområdet er kom-

plekst, både i forhold til statslig lovgivning og de mange led i styringsleden, der skal koordineres i leve-

ringen af en ydelse. Kulegravningsanalysen viser, at omfanget af kommunernes regulering af medar-

bejdernes opgaver, f.eks. dokumentation og mødeafholdelse, har stor betydning for medarbejdernes

opgavetilrettelæggelse og tidsforbrug, og det varierer i høj grad på tværs af kommuner. Hvis konse-

kvensen af de kommunale retningslinjer for dokumentation er bedre dokumentation fra frontmedarbej-

dernes side, giver denne regulering mere værdi i løsningen af kerneopgaven. Dette er imidlertid ikke

undersøgt i kulegravningsanalysen, hvorfor det alene kan konstateres, at der anvendes meget tid på

opgaver, der indeholder meget kommunal regulering.

3.3.4

Overenskomstfastsatte reguleringer

Overenskomster fokuserer primært på overordnede bestemmelser, herunder løn, pension, ret til efter-

uddannelse, arbejdstid, pauser, opsigelse, mv. Nogle overenskomster kan påvirke tilrettelæggelsen af

tidsforbruget. Overenskomster er udformet på et overordnet niveau med mulighed for indgåelse af

lokale aftaler. Overenskomster har ikke en stor direkte påvirkning på hvilke opgaver, der udføres af

medarbejderne i de forskellige medarbejderkategorier. Der er dog identificeret en række undtagelser,

f.eks.:

•

Kompetenceudvikling:

Udarbejdelse af kompetenceudvikling/udviklingsplan (for ansatte med mere

end ét års ansættelse på ansættelsesstedet), som sker mellem den individuelle medarbejder og le-

delsen og årligt opfølgning (for de fleste overenskomstaftaler)

•

Vagtplanlægning:

For social- og sundhedspersonale er der specificeret regler om fridøgn/hviletid

(hvornår det skal afholdes) samt tidspunkt for varsling, hvis der sker ændringer i arbejdstid (eks.

antal weekendvagter). Der er dog flere hensyn, der skal varetages ved vagtplanlægning. Foruden

medarbejdernes overenskomstfastsatte rettigheder, er der et hensyn i forhold til medarbejder-

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

gruppen (pga. sygdom, kursus og planlagte fridage), borgertyngden (borgerens generelle behov

for hjælp og behov for besøg) samt borgernes aktuelle tilstand (akutte besøg eller indlæggelser).

Udmøntning af landsdækkende overenskomster foregår igennem lokalaftaler mellem de lokale afdelin-

ger af medarbejderforeninger og kommunen. Lokalaftaler har ofte til formål at beskrive lokale forhold

vedrørende løn- og ansættelsesvilkår, så de generelle overenskomster og rammeaftaler kan fungere på

den enkelte arbejdsplads.

Vurdering af overenskomstfastsatte reguleringer

En beskyttende faktor, der kan mindske fleksibilitet:

For besøgskommunerne opfattes overens-

komsterne i nogen grad som en begrænsning for en fleksibel planlægning, selvom man er klar over, at

overenskomsten er med til at beskytte medarbejderne. Overenskomsterne betyder for tilbudsledere, at

de i nogle tilfælde oplever en mindre grad af fleksibilitet i medarbejderstaben pga. hviletidsregler. Der-

udover nævnes det, at det planlægningsmæssigt kan være vanskeligt at få en 37-timers arbejdsplan til

at hænge sammen, da kommunen typisk har brug for flere medarbejdere fra morgenstunden og indtil

middag og færre om eftermiddagen.

Se i appendiks 5.2 for den komplette reguleringsoversigt for ældreplejeområdet.

3.3.5

Forbedringsforslag

Tidsanvendelsen i tilbuddene påvirkes i væsentlig grad af de lovgivningsmæssige rammer, som i stort

omfang er fælles for alle tilbuddene. Som beskrevet i ovenstående afsnit, er det primært statslig og

kommunal regulering, som er rammesættende for tidsanvendelsen. Inden for området

regelforenklin-

ger

(se figur 15) er der identificeret fire forbedringsforslag, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med

~0,2-0,3 procentpoint, hvis de realiseres. Dette svarer til at flytte ~120-200 årsværk til medarbejder-

nes kerneopgave. I lønkroner er det ~60-100 mio. kr. årligt, svarende til ~2-3 pct. af omkostningsba-

sen på ~3,1 mia. kr.

Figur 15A Forbedringsforslag || Regulering (1/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

En del af ældreområdet er statslig

•

finansieret gennem puljer med

særlige fokus som f.eks. Klippekort

og Værdighedsmilliarden.

Puljerne er karakteriseret ved at

være øremærket bestemte

•

indsatser og formål fra statslig

side.

For at kommunerne kan få penge

fra puljer kræves derfor særskilte

registreringer på tilbudsniveau eller

borgerniveau. Den ekstra

registrering opleves af de

kommunale medarbejdere som

unødig og meget omfattende.

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der

er uhensigtsmæssigt meget

administration i forbindelse med

puljer, hvilket ikke anses som

meningsfuldt.

Der vurderes at være andre

kontrolmetoder til at sikre at

puljeudmøntningen sker efter

politikerens ønsker, som ikke på

samme vis er tidsbelastende for

medarbejder.

Forslag (løftestænger)

•

Gør det mere tydeligt, hvad

ansøgninger til puljemidler

skal

indeholde og sæt fokus på

kommunikation af deadlines for

ansøgninger.

Puljer i form af

direkte

tid/indsats til borgere

bør kræve

mindre dokumentation fra

kommunerne til staten. Alternativt

kan der overvejes løsninger som

eksempelvis stikprøver og audits af

ydelser.

Stil krav til

omsorgssystemerne

om nemt at kunne registrere

brugen af puljemidler.

Potentiale

•

1.1 -

Let

administration

en af

puljemidler

•

6-12

Årsværk

•

3-7

Mio. kr.

•

1.2 -

Præcisér

den sygepleje-

faglige

udredning ved

ændring af

vejledning nr.

9019 af

15/01/2013

om sygepleje-

faglige

optegnelser

•

Alle borgere, der skal have

igangsat sygeplejefaglig pleje og

behandling, skal ved start have

foretaget en sygeplejefaglig

udredning ift. de 12

sygeplejefaglige problemområder.

Det sygeplejefaglige personale

oplever, at der ofte skal spørges

om meget personlige og ofte

irrelevante forhold, f.eks.

seksualitet og forstoppelse hos

borgere, der skal have hjælp til

sårpleje.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at det

kan være uhensigtsmæssigt at

gennemgå alle 12 problemområder

for hver eneste borger.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

dokumentationstiden kunne

nedbringes ved at begrænse

omfanget af den sygeplejefaglige

udredning tydeligt i vejledningen

for borgere uden komplekse

sundhedsfaglige problemstillinger

•

Ændre vejledningen,

så det

gøres klart, hvornår der kan

undlades systematisk vurdering af

alle 12 sygeplejefaglige områder,

og at (re-)vurdering af områderne

ikke skal ske ved hver

patientkontakt.

Stil krav til leverandører af it-

systemer om, at

omsorgs-

systemerne

kan understøtte en

smidig dokumentation ved f.eks. at

kunne klikke på billede eller tekst.

66-106

Årsværk

34-54

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 15B Forbedringsforslag || Regulering (2/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

Der i de senere år kommet et

større fokus på rehabilitering, men

kommunerne oplever, at det ikke

fuldt ud blev understøttet af

lovgivningen om hjælpemidler.

Medarbejderne oplever en

begrænsning i forhold til at kunne

støtte borgernes rehabilitering, da

det ikke er muligt at søge om

hjælpemidler til midlertidige forløb

I praksis omgår medarbejderne

kravet om varig

funktionsnedsættelse ved alligevel

at søge om hjælpemidler til

borgere, hvilket er ekstra

tidskrævende.

Der er i sundhedsloven frirum for

de enkelte kommuner og tilbud til

selv at udarbejde retningslinjer for,

hvordan opgaver overdrages,

delegeres og fordeles mellem

medarbejdergrupper.

Der er på tværs af kommunerne

stor forskel på fordelingen af

arbejdsopgaver og hvilke opgaver

der delegeres mellem

medarbejdergrupper (f.eks.

forskelle i hvem der drypper

bestemte typer af øjendråber,

påsmører hormoncreme, vasker

respirationsmasker).

•

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

staten med fordel kan tænke

konsekvenserne af ny lovgivning

ind på andre områder, så der ikke

opstår lignende

uhensigtsmæssigheder.

Forslag (løftestænger)

•

Ændre servicelovens § 112,

så

der bliver mulighed for at søge

hjælpemidler til midlertidige forløb.

3-5

Årsværk

Potentiale

1.3* –

Tillad

bevilling af

hjælpemidler i

midlertidige

forløb ved at

ændre

serviceloven

•

1-3

Mio. kr.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

det ikke er hensigtsmæssigt med

de store forskelle på tværs af

kommune.

Det vil kunne ensarte fagligheden

og nedbringe tiden brugt på

delegering/overdragelse, hvis der

er nogle nationale retningslinjer

for delegation og overdragelse af

simple opgaver.

•

Lav

fælles retningslinjer

for

hvilke fagligheder, der kan udføre

hvilke arbejdsopgaver, herunder

delegerede opgaver. Således at

simple og ikke-komplekse

sygeplejefaglige opgaver kan

varetages af SSA, som er grundig

oplært for at sikre dne samme

faglige standard på tværs af

kommuner.

Lav generelle

kompetenceprofiler

i kommunens EOJ, som sikrer de

rette kompetencer for

opgaveoverdragelse.

•

1.4 –

Lav

fælles

retningslinjer

for hvilke

fagligheder,

der kan udføre

ikke

komplekse

sygeplejefaglig

e opgaver

•

41-71

Årsværk

•

20-35

Mio. kr.

* Forslag implementeret pr. 1. januar 2018

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.4

Krav til dokumentation og betydning for medarbejdernes tidsforbrug

Dokumentation er meningsfuld og tidseffektiv, når den er handlingsorienteret, anvendes

til at understøtte kerneopgaven og i relevante tilfælde foregår hos borgeren.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Medarbejderne på ældreplejeområdet bruger i gennemsnit 8 pct. af deres tid på dokumentati-

on og orientering i journalen, hvilket svarer til i alt ~7.000 årsværk eller ~2,9 mia. kr. årligt.

Andelen varierer mellem 6 og 10 pct. på tværs af besøgskommunerne.



Der er generelt mere omfattende dokumentationskrav forbundet med ydelser leveret efter

SUL end SEL. Sygeplejersker dokumenterer derfor mest (13 pct.), mens SSH’ere dokumente-

rer mindst (5 pct.). Midt imellem ligger SSA’erne og fysio- og ergoterapeuter (begge 11 pct.),

der udfører opgaver forbundet med både SEL og SUL.



De konkrete dokumentationskrav, der fylder mest tidsmæssigt, er udarbejdelse og opdatering

af den sygeplejefaglige udredning (udført af sygeplejersker og SSA'er), døgnrytmeplanen (ud-

ført af SSH'er og SSA'er), dokumentation i indsatsplaner (alle medarbejdergrupper), samt lø-

bende dokumentation og orientering i borgerjournaler (alle medarbejdergrupper).



Tidsanvendelsen på dokumentation afhænger i høj grad af måden, hvorpå den gennemføres.

Der er en stor andel medarbejdere, som kun anvender mobile devices i begrænset omfang –

specielt på boligtilbuddene – ligesom andelen af dokumentation, der foregår sammen med

borgerne, er meget lav.



Kravene til dokumentation opleves generelt at være meningsfulde, men der er potentiale for

at gøre praksis mere tidseffektiv.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Kommuner, som har stort strategisk fokus på, at dokumentation bør foregå via mobile devices

– og sammen med borgeren – har generelt lavere dokumentationstid.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at hyppige opdateringer i FMK som følge af ændringer i handels-

navn er unødigt tidskrævende og meningsløst for medarbejderne. Det er samtidig yderst vig-

tigt at sikre integration mellem FMK og overblik over udleveret medicin fra apoteket, så even-

tuelle fejl på medicin fortsat kan spores.



Rambøll/QVARTZ vurderer, at medarbejderne kan spare tid på kontakt til læger, hvis snitfla-

derne til praktiserende læge og andre sundhedsfaglige samarbejdspartnere som sygehusene

bliver optimeret, f.eks. ved bedre og hurtigere digital kommunikation.



Et ledelsesmæssigt fokus på dokumentation, f.eks. gennem faglige audits, er med til at for-

bedre medarbejdernes kompetencer til at dokumentere handlingsorienteret, hvilket medvirker

til at nedbringe tiden anvendt på dokumentation.



Kommuner, der er langt i implementeringen af Fælles Sprog III (FSIII), bruger generelt min-

dre tid på dokumentation, hvilket indikerer, at FSIII er lykkedes med at sikre mere tidseffektiv

dokumentation.



Indberetninger af utilsigtede hændelser (UTH'er) er meget tidskrævende og medfører ikke

tilstrækkelig lokal læring, da resultaterne ikke deles med tilbudslederne og medarbejderne.

Indsamling af UTH’er lokalt vurderes af Rambøll/QVARTZ i langt højere grad som værende

meningsfuldt og handlingsorienteret end den nuværende model.

I de følgende underafsnit beskrives kulegravningsanalysens hovedobservationer i forbindelse med krav

til dokumentation på ældreplejeområdet samt Rambøll/QVARTZ's vurderinger og forbedringsforslag

ifm. betydningen af dokumentationskrav for medarbejdernes tidsanvendelse.

3.4.1

Definition af dokumentationskrav på ældreplejeområdet

Alle autoriserede sundhedspersoner på ældreplejeområdet, f.eks. sygeplejersker og SOSU-assistenter,

har journalføringspligt som følge af journalføringsbekendtgørelsen (BEK nr. 1090 af 28/07/2016), som

er fastsat i medfør af autorisationsloven, hvori kravene til dokumentation ligeledes følger.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Formålet

med

dokumentation

på

ældreplejeområdet

har

både

fagligt

økono-

misk/styringsmæssigt perspektiv, jf. definitionen nedenfor.

Definition af krav til dokumentation i kulegravningen af ældreplejeområdet

Dokumentation i ældreplejen forstås som det skriftlige eller visuelle materiale, der udarbejdes af

lederen og/eller sundheds- og plejepersonalet for at beskrive, reflektere, handle og følge op på

borgernes behov for pleje og behandling. Formålet med dokumentation og registrering kan deles i

et fagligt og et ledelsesmæssigt/politisk styringsmæssigt perspektiv:

Fra det

faglige

perspektiv er formålet at sikre,

at borgerne modtager de indsatser, som de har ret til (retssikkerhed),

at borgerne modtager rettidig og korrekt behandling, der tager hensyn til deres helbred og

generelle sundhedstilstand (behandlingssikkerhed),

ensartethed i det leverede serviceniveau til borgerne (kvalitet).

Fra det

styringsmæssige

perspektiv er formålet:

at kunne prisfastsætte ydelser, så der skabes mulighed for konkurrence om levering af ple-

jeydelser (frit valg),

at skabe et grundlag for politisk/ledelsesmæssig økonomisk og faglig styring ud fra infor-

mation om leverede ydelser og ressourceforbrug, der sikrer mulighed for at planlægge, sty-

re og skabe overblik (planlægning og kvalitetssikring).

Note: Definition er inspireret af FOA (2008).

Der er imidlertid stor forskel på kravene til dokumentation og registrering, afhængigt af, om der leve-

res ydelser efter serviceloven eller sundhedsloven, jf. kapitel 3.3. I BUM-modellen (se afsnit 3.5.2.3)

spiller faglig dokumentation produceret i det udførende led en central rolle i visitationens vurdering af

borgerens behov for modtagelse af ydelser efter serviceloven, idet visiteringen af ekstra ydelser af-

hænger af borgerens vurderede funktionsniveau og helbredstilstand. Desuden er dokumentationen

også vigtig som økonomisk og fagligt styringsredskab til at sikre, at borgerne modtager hjælp og pleje

efter det serviceniveau, som er fastsat i kvalitetsstandarderne. Dokumentationskravene i forbindelse

med levering af ydelser efter sundhedsloven er generelt langt mere omfattende end for servicelovs-

ydelser, særligt fordi der er skærpede krav i forbindelse med borgeres retssikkerhed samt i forbindelse

med håndtering af medicin, jf. kapitel 3.3.

3.4.2

Den sygeplejefaglige udredning, døgnrytmeplanen, indsatsplaner og løbende dokumentation

i borgerjournalen har størst betydning for tidsanvendelsen

Figur 16 nedenfor giver et overblik over kulegravningsanalysens hovedobservationer ift. de dokumen-

tationstyper, som har størst betydning for medarbejdernes arbejdsopgaver og tidsforbrug. Vi henviser

til appendiks 5.9.1 for en fuld oversigt over dokumentationstyper på ældreplejeområdet.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 16 Overblik over dokumentationstyper med størst betydning for medarbejdernes tidsforbrug

Type

Indholdet af dokumentationen

Faglig udredning af borgerens potentielle og/eller aktuelle

problemer ud fra de

12 sygeplejefaglige problemområ-

der.

Det skal bl.a. dokumenteres, hvem der varetager

sygeplejeopgaven for borgeren, samt hvilke aftaler (sam-

tykke)

der er indgået mellem personalet og borgeren. En

indsatsplan

skal oprettes for de områder, hvor borgeren

har et problem.

Det skal som minimum fremgå af journalføringen om den

sygeplejefaglige pleje og behandling, at der er taget stilling

til, om patienten har potentielle og/eller aktuelle problemer

indenfor 12 definerede sygeplejefaglige problemområder.

Hvis et eller flere problemområder ikke er aktuelle for den

enkelte patient, skal det også fremgå af journalen evt. ved

en kort angivelse i patientjournalen.

Aktuelle problemer skal nærmere beskrives i relevant

omfang mht. de identificerede og bedømte behov og

problemer, planlægning, udført pleje og behandling og

opnåede resultater.

En overordnet beskrivelse af borgerens plejebehov gennem

hele døgnet inden for personlig pleje, måltider, medicin-

håndtering, mobilitet, praktisk hjælp, mental tilstand og

samarbejdsevne, samt sociale forhold som aktiviteter og

personlige interesser.

Døgnrytmeplanen er det primære dokumentationsredskab

for SSA og SSH personalet. Hvis borgeren har en kon-

taktperson, er det denne, der har ansvaret for udfyldelse

af døgnrytmen. Kommunen har bestemt, at det skal

ajourføres mindst én gang årligt, samt ved væsentlige

ændringer i borgerens tilstand.

Det er primært sygeplejersker, fysio- og ergoterapeuter,

og SSA'er, der opretter handle-/indsatsplaner, mens det

er den person, der har ansvaret for udførelsen af indsat-

sen, der har ansvaret for at følge op og evaluere på

målene i handle-/indsatsplanen. Lederen kvalitetssikrer

løbende indholdet i handle-/indsatsplanerne.

Medarbejdernes ansvarsfordeling (i praksis)

Udredning udfyldes typisk af sygeplejersker og i mindre

omfang af SSA’er på de borgere, der modtager indsatser

efter SUL.

1. Sygepleje-

faglig

udredning

(Statsligt

krav)

2. Døgnryt-

meplan

(Kommunalt

krav)

3. Handle-

/Indsats-

planer og

Rehabilite-

ringsplaner

(Stats-

ligt/Kommuna

lt krav)

Handle-/indsatsplaner oprettes når der foreligger et pro-

blem ifm. borgerens funktionsniveau på et eller flere af de

12 sygeplejefaglige optegnelser. Krav til indhold i handle-

/indsatsplanen er en beskrivelse af problemet, mål i form af

den helbredstilstand der arbejdes hen i mod, beskrivelse af

den eller de indsatser, som iværksættes for at nå målet, og

en evaluering som er en opfølgning på de iværksatte

indsatser og opsatte mål.

Oplysninger indeholdt i det Fælles Medicin Kort (FMK) er

defineret i BEK 460 om adgang til og registrering mv. af

lægemiddel- og vaccinationsoplysninger. Når FMK er

opdateret, giver det alle relevante sundhedspersoner og

den enkelte patient et hurtigt overblik over aktuel medici-

nering.

Her dokumenteres de daglige observationer og konkrete

afvigelser fra det normale for borgeren. Ved en hver afvi-

gelse, som nødvendiggør lægekontakt/ordination og en

fremadrettet indsats med flere besøg, oprettes en indsats-

plan. I journalen dokumenteres også ændringer/aflysning

(hel/delvis) af de planlagte ydelser. (F.eks. borger ønsker

ikke bad eller datter kommer hjem og derfor ønskes ikke

eftermiddagsbesøg).

4. Medicin

/FMK (Stats-

ligt krav)

Lægen foretager ændringer i borgerens medicinordination

i FMK, og det skal så ændres i det lokale medicinkort

(LMK). Sygeplejersker og SSA’er har i mange kommuner

ansvaret for kontakten med lægen ifm. dosering, dispen-

sering og opdatering af medicinordination.

5. Notater i

borgerens

journal

(Statsligt

krav)

Sygeplejersker, SSA'er og SSH'er har ansvar for dagligt at

læse journal på de borgere, hvor de har ansvar for da-

gens pleje og behandling. Det skal noteres i journalen, 1)

når et beskrevet problem medfører oprettelse af indsats-

plan, 2) når en indsatsplan afsluttes, 3) for de notater,

hvor der kræves handlinger og/eller observation - der

sendes til den/de funktion(er), der skal tage handling.

Advis vedr. anmodning om ændringer i visiterede ydelser

og hjælpemidler (SEL) skal gå gennem driftsplanlægger/

gruppeleder.

TOBS gennemføres typisk af både sygeplejersker, SSA'er

og SSH'er.

6. Tidlig

Opsporing af

Begyndende

Sygdom

(TOBS)

(Kommunalt

krav)

7. Utilsigtede

hændelser

(UTH) (Stats-

ligt krav)

TOBS er et redskab til at opspore tidlig begyndende syg-

dom hos borgere i eget hjem/på plejecentre. TOBS bygger

på en samlet vurdering ud fra værdierne; puls, bevidsthed,

temperatur, systolisk blodtryk og respirationsfrekvens. Hver

målt værdi giver en bestemt score. Den samlede score

angiver hvilken retningslinje der skal følges.

Der skal indberettes utilsigtede hændelser på Dansk Pati-

entsikkerhedsdatabase (DPSD). Der er rapporteringspligt

på alle UTH'er, som opstår i forbindelse med fejlmedicine-

ring, sektorovergange, faldepisoder, infektioner mv.

Alle medarbejdere i den kommunale sundhedssektor har

ansvaret for at indberette utilsigtede hændelser, når

sådanne opstår. Det er forskelligt, hvordan kommunerne i

praksis gør dette.

Note: For flere detaljer se appendiks 5.9.1

Kilde: Reguleringsoversigt, workshops, interviews, dokumentstudie, Rambøll/QVARTZ analyse

Som det fremgår, varierer dokumentationsopgaverne og ansvarsfordelingen i dokumentationsindsatsen

på tværs af medarbejdergrupper. Figur 17 nedenfor opgør den gennemsnitlige tidsanvendelse for med-

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

arbejdergrupper på

løbende dokumentation og orientering i journalen

samt

udfyldelse af lovpligtige

skemaer

(primært utilsigtede hændelser (UTH)) og ansøgninger til hjælpemidler.

Løbende dokumenta-

tion og orientering i journalen

fylder mest for alle medarbejdergrupperne, dog fordeler fysio- og ergo-

terapeuters tidsanvendelse sig nogenlunde ligeligt mellem de to opgaver. Dette er ikke overraskende,

eftersom

ansøgninger om hjælpemidler

til borgere er et centralt element i deres trænings- og rehabili-

teringsopgaver.

Figur 17 Opgørelse af tidsanvendelsen på dokumentationsopgaver væk fra borgeren

* Inkluderer centerledere, gruppeledere, afdelingsledere, ledere af hjemmeplejen og ledere af sygeplejen

Note: N: Tilbudsleder (39), SSA (42), SSH (35), Sygeplejerske (14), Fysio-/Ergoterapeut (10)

Kilde: Workshops, interviews, Rambøll/QVARTZ analyse

Vurdering af dokumentationstyper med størst betydning for medarbejderes tidsanvendelse

Sygeplejersker bruger mest tid på at dokumentere i den sygeplejefaglige udredning:

Kule-

gravningen viser, at sygeplejerskerne i besøgskommunerne bruger mest tid på udfyldelse af den syge-

plejefaglige udredning. Herudover bruger sygeplejerskerne også tid på oprettelse og opdatering af

indsatsplaner for borgere samt løbende orientering i borgerjournalen. Dette skyldes, at sygeplejersker

ofte er forløbsansvarlige ift. oprettelse af indsatsplaner på borgere ud fra de 12 sygeplejefaglige ind-

satsområder, jf. afsnit 3.3 om regulering. Dette medfører, at de bruger meget tid på kommunikation

via adviser om dokumentationen i indsatsplanerne, herunder at sikre, at de assistenter og hjælpere,

som varetager sundhedsindsatsen, dokumenterer korrekt og fyldestgørende.

Sygeplejersker bruger meget unødvendig tid på kommunikation med praktiserende læge og

sygehuse, primært ifm. med borgeres medicinering:

Kulegravningen viser, at sygeplejepersonalet

i dag i gennemsnit bruger 1 pct. af deres tid på at kontakte den praktiserende læge ifm. medicinering

og behandling. Der er pt. mulighed for at kontakte lægen elektronisk gennem MedCom eller Edifact,

men udfordringen ligger i, at lægen typisk har 3-5 dages svartid. Når lægen ordinerer et nyt præparat,

oplever sygeplejerskerne hyppigt, at lægen ikke udfylder alle oplysninger, og de skal derfor have fat i

lægen for at kunne dosere medicinen. Rambøll/QVARTZ vurderer derfor, at sygeplejerskerne i kommu-

nen kan spare tid på kontakt til læger, hvis snitfladerne til praktiserende læge bliver optimeret. Der

bruges i dag unødig ventetid i telefonen eller på opkald, der kunne have været undgået.

Rambøll/QVARTZ foreslår derfor at gøre det muligt at registrere henvendelser i de elektroniske kom-

munikationsflader som akutte, hvilket muliggør elektronisk svar på flere akutte henvendelser. På

samme måde foreslår vi at sikre, at lægen registrerer korrekt i FMK og dermed sikrer patientsikkerhe-

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

den. Dette mindsker samtidig unødigt tid brugt på at afklare dette med frontmedarbejderen ved at

stille krav til, at lægen registrerer doser, varighed og tidspunkter for medicinering. Dette kan være via

den digitale løsning, der kræver, at felterne bliver udfyldt, før lægen kan afslutte recepten.

I forbindelse med pleje og behandling i forskellige sektorer oplever sygeplejepersonalet ofte, at de ikke

har adgang til de nødvendige oplysninger om borgerne (f.eks. kontaktoplysninger på pårørende- samt

boligforhold). Det medfører, at sygeplejerskerne skal fremskaffe og dokumentere oplysningerne om

borgerne, som borgerne allerede har oplyst til en anden instans. Medarbejderne oplever desuden, at de

ofte skal kontakte sygehusene, da de glemmer at genåbne borgernes FMK ved udskrivning. Ram-

bøll/QVARTZ vurderer derfor, at sygeplejersker kan spare tid i dokumentationsindsatsen, hvis snitfla-

derne til sygehus bliver optimeret. Det vurderes, at der er potentiale for at forbedre dialogen til sund-

hedsfaglige samarbejdspartnere og skabe mere sammenhængende forløb for borgerne. Det foreslås i

den forbindelse, at der oprettes en fælles platform, hvor en række baggrundsoplysninger om borgerne

er tilgængelige på tværs af sektorer, så borgerne oplever en bedre sammenhæng, og sundhedsperso-

nalet skal dokumentere mindre.

I samme instans foreslås, at der opstilles krav om, at lægen gen-

nemgår, accepterer og frigiver patientens FMK, inden det er muligt at udskrive patienten.

Sygeplejersker bruger unødvendig tid på at ajourføre journalen ved ændringer i medicin:

forbindelse med medicinering skal borgerens personlige medicinliste opdateres, så den stemmer

overens med handelsnavnet på den medicin borgeren modtager. Sygeplejersker oplever det som unø-

digt tidskrævende at skulle bruge dokumentationstid på at ændre navnet frem for at angive ind-

holds/aktive stof i medicinen. I kommuner, hvor medicinlisten ikke er digital skal den opdaterede me-

dicinliste desuden printes og arkiveres, hvilket tager yderligere tid. Rambøll/QVARTZ vurderer, at hyp-

pige opdateringer af borgerens medicin i FMK, f.eks. som følge af skiftende leverandører af medicin

eller ved ændringer ifm. udskrivelser fra sygehus, er relativt tidskrævende for sygeplejersker (og SSA),

da de skal ajourføre journalen på baggrund af handelsnavn frem for indholdsstoffet/det aktive stof i

medicinen. Det vurderes imidlertid yderst vigtigt at sikre integration mellem FMK og overblik over ud-

leveret medicin fra apoteket, så eventuelle fejl på medicin fortsat kan spores.

Rambøll/QVARTZ foreslår i den forbindelse at ændre kravet om at angive indholdsstoffet/det aktive

stof i medicinen frem for handelsnavn på produktet, da det kan reducere både hyppighed og omfang af

dokumentation. Som alternativ kan kravet laves om, så indholdsstoffet/det aktive stof skrives med

tilføjelse af flere handelsnavne i parentes, som ikke skal ændres hver gang en leverandør skiftes ud.

Der er store forskelle på omfanget af dokumentationsopgaver for hhv. assistenter og hjæl-

pere, idet førstnævnte i højere grad varetager opgaver efter både service- og sundhedslo-

ven:

Kulegravningsanalysen viser, at der er stor forskel på omfanget af dokumentationsopgaver for

hhv. SSA'er og SSH'er. Dette skyldes primært, at SSA'erne i højere grad varetager flere sygeplejefagli-

ge opgaver, som er mere dokumentationskrævende end indsatser efter SEL. Dette ses ved, at SSA'er-

ne i gennemsnit bruger 9 pct. af deres arbejdstid på sygeplejeopgaver, mens hjælpere bruger i omeg-

nen af 2 pct. af deres samlede tid, jf. appendiks 5.7.1.V. SSA'er og SSH'ers primære dokumentations-

opgaver ligger i løbende at opdatere borgernes døgnrytmeplaner og indsatsplaner samt anføre notater

vedrørende relevante observationer, jf. figur 17 ovenfor. Oveni disse opgaver har SSA'erne desuden

ansvaret for at dokumentere i den sygeplejefaglige udredning for de borgere, herunder dokumentation

for medicingivning og -vejledning.

Ansvarsfordelingen af dokumentationsopgaver mellem hhv. SSA'er og SSH'er er defineret i de kommu-

nale

kompetenceprofiler,

der for hver faggruppe fastsætter de indsatser og kompetenceområder, som

Forslagene er i spænd med arbejdet i regi af Program for Digital Almen Praksis, hvor netop kommunikationen mellem almen praksis

Dette er allerede under udvikling i det fællesoffentlige program for digitalt samarbejde om komplekse patientforløb i projektet Fælles

og den kommunale pleje er et væsentligt tema. Kilde: https://www.medcom.dk/projekter/digital-almen-praksis.

Stamkort i regi af Sundhedsdatastyrelsen. Den første version afprøves primo 2018 i en pilot i Region Nordjylland og Frederikshavns

Kommune, samt i Region Midtjylland og Aarhus Kommune. Ved udgangen af 2019 evalueres pilotprojektet ift., om løsningen skal

udbredes nationalt. Sundhedsdatastyrelsen: https://sundhedsdatastyrelsen.dk/da/rammer-og-retningslinjer/program-for-digitalt-

samarbejde-om-komplekse-patientforloeb/faelles-stamkort.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

faggruppen må varetage opgaver indenfor. Desuden fastsætter profilerne retningslinjer for hvilke op-

gaver, der må videredelegeres mellem faggrupper, f.eks. fra sygeplejerske til assistenter og hjælpere.

Rambøll/QVARTZ vurderer i den forbindelse, at der kun i mindre grad er variation på tværs af kommu-

ner, ift. fordelingen af dokumentationsopgaver mellem assistenter og hjælpere. Dette skal ses i lyset af

KL's Partnerskabsprojekt om Delegation og anvendelse af Kompetenceprofiler, hvor der blev udarbej-

det overordnede kompetenceprofiler til understøttelse af en systematisk praksis for delegation i kom-

munerne.

Variationer i tidsanvendelse på dokumentation vurderes derfor i højere grad at skyldes

andre forhold, herunder særligt dokumentationspraksis, jf. følgende underafsnit.

Anvendelsen af manuelle skemaer er udbredt i mange tilbud, hvilket vurderes at resultere i

dobbeltdokumentation:

Kulegravningsanalysen viser, at til trods for at de fleste borgerjournaler er

blevet elektroniske, så ligger der i mange hjem manuelle skemaer, som social- og sundhedspersonalet

benytter. De manuelle skemaer skal opdateres med dato og initialer og eventuelle noter, og herefter

skal det skrives ind i omsorgssystemet, hvilket resulterer i dobbeltdokumentation. I tillæg til de mange

skemaer, printer mange plejetilbud fortsat borgernes medicinlister og opbevarer dem på et kontor på

plejecenteret eller et sikkert sted hjemme ved borgeren. Rambøll/QVARTZ vurderer, at print af diverse

skemaer og medicinlister tager unødig tid samt øger risikoen for fejl, da skemaerne enten kan blive

væk eller måske ikke er de senest opdaterede. Herudover har pårørende/uvedkommende adgang til

personfølsomme oplysninger via skemaerne, hvilket vurderes ikke altid at være i borgerens interesse.

Rambøll/QVARTZ foreslår derfor, at der stilles krav om digitalisering af skemaer samt opdatering af

systemer, så alle skemaer indgår i omsorgssystemet og kan tilgås fra medarbejdernes mobile devices.

Det foreslås desuden, at man kan overveje at give pårørende adgang til journal under forudsætning af

borgerens samtykke, hvis de er interesserede i at følge med.

Ledere bruger primært tid på at orientere sig i borgerjournalen samt øvrig sundhedsfaglig

dokumentation, såsom indsatsplaner og den sygeplejefaglige udredning, mens indberetning

af utilsigtede hændelser ikke vurderes understøttende ift. kerneopgaven:

Kulegravningsanaly-

sen viser, at ledernes primære dokumentationsopgaver består i at læse og holde sig orienteret i bor-

gerjournalen og i indsatsplaner, hvor lederne modtager adviser, når medarbejderne laver ændringer

heri. Ledere har desuden i nogle kommuner til opgave at kvalitetssikre dokumentationsarbejdet på

månedlig basis. På nogle plejecentre bruger lederne også tid på dokumentation af utilsigtede hændel-

ser, idet denne opgave er tilrettelagt på en måde, så medarbejderne først indberetter UTH'erne til

lederen, som derefter indberetter dem via Dansk Patientsikkerhedsdatabasen (DPSD).

Rambøll/QVARTZ vurderer, at indberetninger af utilsigtede hændelser generelt er meget tidskrævende

og ikke medfører tilstrækkelig lokal læring, da resultaterne ikke deles med tilbudslederne og medar-

bejderne. Eksempelvis har personalet den samme arbejdsgang ved registrering af hver UTH uaf-

hængigt af hvor alvorlig, den vurderes at være. Rambøll/QVARTZ vurderer ydermere, at indsamling af

UTH’er lokalt kunne give bedre muligheder for udvikling af den faglige praksis. Den primære udfordring

er, at platformen til at registrere er for besværlig at bruge, da det kræver for mange ”klik”. Desuden

kræver det meget tid for medarbejderne at reflektere over, hvorfor hændelsen er sket, og hvilke tiltag,

der skal tages for at udbedre problemet. Der er dog i alle kommuner et ønske om øget fokus på dette.

Rambøll/QVARTZ foreslår derfor at ændre praksis for indberetning af UTH'er, så medarbejderne ikke

behøver at indrapportere hændelser af mindre alvorlig karakter omgående. I stedet kan der laves sam-

lerapportering, eventuelt via omsorgssystemet eller på en tavle, hvor medarbejderne kan sætte en

streg eller kryds og så indrapportere samtlige UTH'er en gang om måneden.

http://www.kl.dk/ImageVaultFiles/id_79020/cf_202/KL-s_delegationsnotat_-2014-.PDF

Forslaget er i spænd med Regionernes Økonomiaftale 2018, hvor Regeringen, Danske Regioner og KL er enige om, at styrke arbej-

det med data- og informationssikkerhed med henblik på at sikre fortrolighed og tryghed om personfølsomme oplysninger. I aftalen er

parterne nået til enighed om, at det skal nærmere analyseres, hvordan en fælles offentlig borgervenlig løsning kan stilles til rådighed

for borgere (og pårørende via fuldmagt) på sundhed.dk. Kilde: https://www.regeringen.dk/media/3496/aftale-om-regionernes-

oekonomi-for-2018.pdf.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Rehabiliteringsplanen er fysio- og ergoterapeuters primære dokumentationsredskab:

Som

nævnt i kapitel 3.2, varetager fysio- og ergoterapeuter primært opgaver i forbindelse med træning og

genoptræning (SEL). I denne forbindelse er der store krav til dokumentationen i rehabiliteringsplaner,

hvor flere kommuner har tilrettelagt det således, at fysio- og ergoterapeuterne skal opdatere rehabili-

teringsplanen for hver borger i rehabiliteringsforløb på ugentlig basis. Dette tydeliggøres ved terapeu-

ternes relativt høje tidsanvendelse på løbende dokumentation. Herudover har de også ansvaret for

løbende at sikre, at SSA'er og SSH'er dokumenterer korrekt for de borgere, som de varetager indsat-

sen for. Udover den løbende dokumentation i rehabiliteringsplanen, optager udfyldelse af lovpligtige

skemaer og ansøgninger om hjælpemidler til borgere, hvilket optager 13 pct. af terapeuternes samlede

tidsanvendelse.

3.4.3

Forskelle på anvendelsen af mobile devices i kommunernes dokumentationspraksis

Figur 18 i næste underafsnit opgør variationen i tidsanvendelsen på dokumentation på tværs af de otte

besøgskommuner. Der observeres overordnet set store variationer på tværs af besøgskommunerne.

Alle de besøgte kommuner dokumenterer i et elektronisk omsorgssystem (EOJ)

. I syv ud af otte

kommuner har medarbejdere i hjemme- og sygeplejen tablets eller telefon, så de kan dokumentere

hos borgeren

. Det varierer imidlertid meget på tværs af disse kommuner, i hvor høj en grad medar-

bejderne rent faktisk dokumenterer hos borgeren, selvom de har mobile devices til rådighed. Udover at

dokumentation hos borgeren øger borgernes kvalitetsopfattelse af den leverede pleje, så resulterer

denne dokumentationspraksis således også i øget

ATA-tid.

Flere medarbejdere fremhæver, at de tilret-

telægger dagen, så de kan dokumentere for flere borgere i sammenhæng på kontoret f.eks. sidst på

arbejdsdagen, mens der også er medarbejdere, der primært dokumenterer i borgerens hjem.

Kulegravningsanalysen viser desuden, at medarbejderne mange steder fortsat printer og udfylder ma-

nuelle skemaer angående medicin, afføring væske mv., som ligger hos borgerne. Denne udfordring i

digitaliseringen af dokumentationspraksis er udbredt i flere kommuner i både hjemmeplejen og på

plejecentre til trods for, at medarbejderne har adgang til at dokumentere og udfylde i et elektronisk

omsorgssystem.

Vurdering af betydningen af at anvende mobile devices i dokumentationspraksis

Kommuner, som har stort strategisk fokus på at anvende mobile devices i dokumentationen

–

og sammen med borgeren, har generelt lavere dokumentationstid:

Kulegravningsanalysen

viser, at kommuner, som har et stort strategisk fokus på borgerinddragelse og anvendelse af mobiles

devices i deres dokumentationspraksis, har lavere dokumentationstid uden borgeren. Dette skyldes

forskelle i den strategiske ledelsesmæssige indsats fra både forvaltning og tilbudsledere i at inddrage

borgeren i dokumentationsarbejdet, samt forskelle i medarbejderkultur og vaner, for hvornår medar-

bejderne dokumenterer. Rambøll/QVARTZ vurderer i den forbindelse, at øget fokus på inddragelse af

borgeren i dokumentationsarbejdet kan flytte tid fra dokumentation uden borgeren over til

ATA-tiden.

Det vurderes desuden, at dette gør det nemmere at dokumentere handlingsorienteret, da borgeren er

med til at fastsætte målsætninger ud fra egne plejebehov. Rambøll/QVARTZ foreslår derfor, at kom-

munerne bør investere i flere mobile devices, så alle medarbejdere (især på plejecentre, hvor kun få

har adgang til dem) har adgang til et device. Herudover foreslår vi, at der stilles krav om mere doku-

mentation sammen med borgerne ved at lave målsætninger for hvor stor en andel af dokumentatio-

nen, der bør foregå sammen med (evt. af) borgeren. Endeligt foreslår vi, at der skal undervises i bru-

gen af mobile devices, så medarbejderne har de rette kompetencer til at benytte dem. Disse forslag

skal ses i sammenhæng med kommunernes implementering af Fælles Sprog III over de kommende år.

Centrale elementer i implementeringsarbejdet er netop væsentlige investeringer i nye mobile devices,

Care, Nexus, eller Cura, mens en kommune har valgt at implementere deres eget system.

I Kommune 4 dokumenterer medarbejdere i hånden først, hvorefter de skriver ind i omsorgssystemet på pc.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

samt omfattende kompetenceudviklingsindsatser og undervisning, som skal sikre en effektiv overgang

til FSIII.

3.4.4

De rette kompetencer hos medarbejderne er vigtige for at sikre tidseffektiv dokumentation

En af de primære udfordringer på tværs af besøgskommunerne er medarbejdernes kompetencer i do-

kumentationsarbejdet. Det er i denne forbindelse nødvendigt at sikre, at medarbejderne har de rette

kompetencer til kun at dokumentere på observationer, som kræver handling. Denne udfordring skal

også ses i lyset af, at der er sket en overgang fra at dokumentere i journalnotater til at dokumentere i

indsatsplaner, hvilket stiller større krav til medarbejdernes dokumentationskompetencer.

Flere tilbudsledere fortæller, at de oplever at nogle medarbejdere (uafhængig af faggruppe) overdo-

kumenterer. I kulegravningsanalysen observeres eksempelvis en tendens til, at nogle medarbejdere

skriver for meget prosa om egne observationer af borgeren, som ikke er handlingsorienterede. Kule-

gravningsanalysen viser desuden, at tilbudslederne har en høj del af ansvaret for at kvalitetssikre do-

kumentationen, hvilket kræver stor faglighed og direkte ledelse af de forskellige faggrupper. Som det

fremgår af figur 18, observeres det ligeledes, at kommuner, som er langt i implementeringen af Fælles

Sprog III, bruger markant mindre tid på dokumentation. Dette indikerer, at FSIII har en positiv betyd-

ning for at sikre en mere effektiv dokumentationsindsats.

Figur 18 Opgørelse af tidsanvendelsen på dokumentationsopgaver uden borgeren pr. kommune på tværs

af medarbejderkategorier

* Inkluderer centerledere, gruppeledere, afdelingsledere, ledere af hjemmeplejen og ledere af sygeplejen

Note: N: Tilbudsleder (39), SSA (42), SSH (35), Sygeplejerske (14), Fysio/Ergoterapeut (10)

Kilde: Workshops, interviews, Rambøll/QVARTZ analyse

Vurdering af medarbejdernes kompetencers betydning for tidsanvendelsen

Et ledelsesmæssigt fokus på dokumentation, f.eks. gennem faglige audits, er med til at for-

bedre medarbejdernes kompetencer til at dokumentere handlingsorienteret, hvilket medvir-

Se f.eks. FSIII Implementeringsguide:

http://www.fs3.nu/filer/Dokumenter/Implementering/Implementeringsguide.pdf?t=1520331806.

Fælles Sprog III implementeres i kommunerne i 3 bølger. Bølge 1: 1. jan 2017 – 30. sept. 2017. Bølge 2: 1. april 2017 – 31. jan

2018. Bølge 3: 1. juli 2017 – 30. juni 2018.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ker til at nedbringe dokumentationstiden:

Kulegravningsanalysen viser, at et ledelsesmæssigt

fokus på dokumentation, f.eks. gennem brugen af faglige audits til at kvalitetssikre dokumentationen,

kan være et brugbart fagligt styringsredskab til at forbedre medarbejdernes kompetencer i dokumen-

tationsarbejdet. Dette benyttes i nogle kommuner, jf. appendiks 5.10.1 om faglige styringsværktøjer. I

disse kommuner har et stringent fokus på korrekt dokumentation forbedret medarbejdernes kompe-

tencer og forståelse for, hvornår og hvad der skal dokumenteres, samt hvor det skal dokumenteres.

Dette medfører, at kun det mest relevante dokumenteres, hvilket nedsætter medarbejdernes tidsan-

vendelse på unødvendig dokumentation.

Kommuner, der er langt i implementeringen af Fælles Sprog III (FSIII) bruger generelt

mindre tid på dokumentation:

Kulegravningsanalysen viser, at kommuner, der er langt i implemen-

teringen af Fælles Sprog III (FSIII), generelt bruger mindre tid på dokumentation, hvilket indikerer, at

FSIII er lykkedes med at sikre mere tidseffektiv dokumentation. FSIII har til formål at sikre genbrug,

opdatering og bedre it-understøttelse af data til brug på tværs af faggrupper og funktioner for at skabe

en bedre sammenhæng, kvalitet og effektivisering i dokumentationsindsatsen. Denne nye dokumenta-

tionsmetode gør det nemmere for medarbejderne at dokumentere handlingsorienteret, idet mulighe-

den for lange prosatekster er minimeret. Dette vurderes at have en positiv effekt på medarbejdernes

kompetencer ift. at dokumentere.

3.4.5

Forskelle i kommunernes anvendelse af dokumentation til understøttelse af kerneopgaven

Alle medarbejdere i de otte besøgskommuner har udtrykt, at de synes faglig dokumentation er en

godt, så længe den er meningsfuld og understøtter kerneopgaven. Anvendelsen af faglige data og do-

kumentation til understøttelse af kerneopgaven varierer imidlertid meget på tværs af kommunerne.

Meningsfuld dokumentation er informativt til at prioritere, hvilke indsatser borgerne skal modtage,

mens det også giver anledning til faglig sparring, om hvordan medarbejderne skal dokumentere for

bedst at understøtte plejeopgaven. De besøgskommuner, der kombinerer TOBS og triage-møder peger

eksempelvis på, at denne dokumentation anvendes til at planlægge de borgerrettede indsatser og

dermed opleves som meningsfuld af medarbejderne. I en anden kommune mødes medarbejderne i

hjemme- og sygeplejen med visitationen på tværfaglige konferencer en gang om ugen for at diskutere

plejebehovet hos konkrete borgere. Her anvendes dokumentation på borgerne til at prioritere, hvilke

indsatser borgerne skal modtage, mens det også giver anledning til faglig sparring om, hvordan med-

arbejderne skal dokumentere for bedst at understøtte plejeopgaven. Nedenstående lovende praksis

giver et eksempel på, hvordan en kommune har valgt at organisere dokumentationsindsatsen, så den

giver størst mulig mening for medarbejderne, sikrer bedre mulighed for tværfaglig vidensdeling og

bedre anvendelsesmuligheder ift. at koordinere indsatser, der har den bedste effekt for borgeren.

Lovende praksis (A) || Én plan for borgeren

I en af besøgskommunerne ønsker de at sætte borgernes mål og drømme i centrum. Derfor har de

organiseret sig i forløbsenheder efter borgernes behov og udviklet en it-løsning, der kan under-

støtte denne indsats. Løsningen er en it-platform, hvor forskellige faggrupperne i kommunen kan

dele relevante oplysninger om borgerne. Det betyder, at noter fra f.eks. sygeplejersker, plejeper-

sonale og fysioterapeuter bliver skrevet i systemet, så de kan bygge oven på hinandens viden, og

tingene kun skal skrives én gang. På basis af de informationer kan kommunen bedre koordinere

indsatserne i borgerens forløb og give den indsats, der har den bedste effekt. Borgerne har også

adgang til oplysningerne via NemID, så de kan følge med i kommunens planer (dette er dog ikke

fuldt implementeret endnu).

Vurdering af anvendelse af dokumentation

Rambøll/QVARTZ vurderer, at kommunerne/tilbudslederne bør skabe rum for, at dokumen-

tationen italesættes og er understøttende for det daglige arbejde:

Kulegravningsanalysen viser,

at kommuner, der skaber rum for, at dokumentationen italesættes og anvendes til at understøtte den

faglige praksis, skaber meningsfuldhed i dokumentationsarbejdet. Det forbedrer medarbejdernes kom-

petencer og forståelse for, hvornår, hvad og hvor der skal dokumenteres. Det giver desuden bedre

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

mulighed for en tværfaglig indsats, så borgeren modtager et mere sammenhængende plejeforløb. Det-

te vurderes at højne den faglige kvalitet, mens det vurderes at skabe mere effektiv, omend ikke nød-

vendigvis lavere dokumentationstid, idet medarbejderne har større forståelse for at dokumentere rele-

vant og handlingsorienteret.

3.4.6

Forbedringsforslag

De identificerede udfordringer i dokumentations betydning for tidsanvendelsen giver anledning til en

række forbedringsforslag. Formålet med disse er at estimere mulighederne og potentialet for at frigøre

tid, der bruges på uhensigtsmæssig dokumentation uden borgeren, som i stedet kan bruges på kerne-

opgaven,

ATA-tiden.

Inden for området

mindre dokumentation

(se figur 19A og 19B) er der identifice-

ret seks forbedringsforslag, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,7-1,2 procentpoint, hvis de

realiseres. Dette svarer til at flytte ~560-920 årsværk til medarbejdernes kerneopgaver. I lønkroner er

det ~270-450 mio. kr. svarende til ~7-12 pct. af omkostningsbasen på ~3,7 mia. kr.

Figur 19A Forbedringsforslag || Dokumentation (1/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

I forbindelse med medicinering skal

•

borgerens personlige medicinliste

opdateres, så den stemmer

overens med handelsnavnet på den

medicin borgeren modtager.

Medarbejderne oplever det som

unødigt tidskrævende at skulle

bruge dokumentationstid på at

ændre navnet, frem for at angive

indholds/aktive stof i medicinen.

Der har tidligere været

•

undersøgelser omkring generisk

ordination, dog er fokus her

primært på patientsikkerhed og

tryghed for personalet og i mindre

omfang betydningen for

frontpersonalets tidsanvendelse.

Indrapportering af UTH'er (eks. fald

•

eller medicinfejl) opfattes af

medarbejderne som en

administrativ opgave, der tager tid

væk fra kerneopgaven

Den primære udfordring er, at

platformen til at registrere er for

besværlig at bruge, da det kræver

•

for mange ”klik”.

Desuden kræver det meget tid for

medarbejderne at reflektere over,

hvorfor hændelsen er sket, samt

hvilke tiltag, der skal tages for at

udbedre problemet.

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

hyppige opdateringer i FMK som

følge af ændringer i handelsnavn er

unødig tidskrævende og

meningsløst for frontmedarbejderne

og at der under hensyntagen til

patientsikkerheden burde kunne

udvikles en praksis som tog hensyn

til patientsikkerhed og bedst mulig

brug af frontmedarbejderens tid.

Desuden vurderes det yderst vigtigt

at sikre integration mellem FMK og

overblik over udleveret medicin fra

apoteket, så eventuelle fejl på

medicin fortsat kan spores.

Forslag (løftestænger)

•

Ændre kravet om at angive

indholdsstoffet/det aktive stof

medicinen, frem for handelsnavn

på produktet, da det kan reducere

både hyppighed og omfang af

dokumentation.

Som alternativ kan kravet laves

om, så indholdsstoffet/det aktive

stof skrives med tilføjelse af flere

handelsnavne i parentes,

derved mindske risikofor at

vanskelige generiske navne

forveksles med andre generiske

navne, så frontpersonalet ikke skal

ændre i dokumentationen hver

gang handelsnavn skiftes ud.

Ændre praksis for indberetning af

UTH'er, så medarbejderne ikke

behøver at indrapportere UTH'er af

mindre alvorlig karakter

omgående. I stedet kan der laves

samlerrapportering,

eventuelt

via omsorgssystemet eller på en

tavle, hvor medarbejderne kan

sætte en streg eller kryds og så

indrapportere samtlige UTH'er en

gang om måneden.

Potentiale

2.1 -

Reducer

antal

opdateringer i

medicinliste

ved at fjerne

krav om at

opdatere

handelsnavn

på FMK

81-115

•

Årsværk

•

40-57

Mio. kr.

•

2.2 -

Bedre

administration

af utilsigtede

hændelser

•

Indberetninger af utilsigtede

hændelser vurderes generelt at

være unødig tidskrævende og

medfører ikke tilstrækkelig lokal

læring, da resultaterne ikke deles

med tilbudslederne og

medarbejderne.

Indsamling af UTH’er lokalt

vurderes at kunne give bedre

muligheder for udvikling af den

faglige praksis, idet den nuværende

model ikke i tilstrækkelig grad

vurderes at være meningsfuld og

handlingsorienteret.

•

47-81

Årsværk

22-38

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 19B Forbedringsforslag || Dokumentation (2/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

Medarbejderne bruger i dag i

•

gennemsnit 1 pct. af deres tid på at

kontakte den praktiserende læge

ifm. medicinering og behandling.

Der er pt. mulighed for at kontakte

•

lægen elektronisk gennem Medkom

eller Edifact. Udfordringen er, at

lægen typisk har 3-5 dages svartid.

•

Når lægen ordinerer et nyt

præparat, oplever medarbejderne

hyppigt, at lægen ikke udfylder alle

oplysninger og de skal derfor have

fat i lægen for at kunne dosere

medicinen.

Vurdering

Det vurderes. at medarbejderne

kan spare tid på kontakt til læger,

hvis snitfladerne til praktiserende

læge bliver optimeret.

Der bruges i dag unødig ventetid i

telefonen eller på opkald, der kunne

have været undgået.

Der er for øjeblikket flere steder der

har plejehjemlæger, dog dækkes

dette ikke af behovet for kontakt

med lægen ved akutte situationer,

på tidspunkter hvor lægen ikke er

til stedet på plejehjemmet.

•

Forslag (løftestænger)

Indfør mulighed for at

registrere

henvendelser i de elektroniske

kommunikationsflader, som

akutte,

hvilket muliggør

elektronisk svar på flere akutte

henvendelser*.

Sikre at

lægen registrerer

korrekt i FMK

ved at stille krav til,

at lægen registrerer doser, varighed

og tidspunkter for medicinering via

en digital løsning, der kræver, at

felterne bliver udfyldt før lægen kan

afslutte recepten. Hvis hensyn til

patientsikkerheden i enkelte

tilfælde kræver at der skal være

fleksibilitet skal dette også være en

mulighed.

Opret

fælles platform,

hvor en

række baggrundsoplysninger om

borgerne er tilgængelig på tværs af

sektorer, så borgerne oplever en

bedre sammenhæng, og

medarbejderne skal dokumentere

mindre.

Opstil krav om, at lægen

gennemgår, accepterer og

frigiver

patientens FMK,

inden det er

muligt at udskrive patienten, dog

med mulighed for undtagelse hvis

det vurderes relevant ift.

patientsikkerheden.

Potentiale

•

2.3 –

Optimér

snitflader til

praktiserende

læger

77-121

•

Årsværk

•

39-60

Mio. kr.

•

2.4 –

Optimér

snitflader til

læger og andet

sundheds-

fagligt

personale på

hospitaler

•

I forbindelse med pleje og

behandling i forskellige sektorer

oplever medarbejderne ofte, at de

ikke har adgang til de nødvendige

oplysninger om borgerne (f.eks.

kontaktoplysninger på pårørende-

samt boligforhold).

Det medfører, at medarbejderne

skal fremskaffe og dokumenterer

oplysningerne om borgerne, som

borgerne allerede har oplyst til en

anden instans.

Medarbejderne oplever desuden, at

de ofte skal kontakte sygehusene,

da de glemmer at genåbne

borgernes FMK ved udskrivning.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der

er potentiale for at forbedre

dialog til sundhedsfaglige

samarbejdspartnere og skabe

mere sammenhængende forløb

for borgerne.

•

Kvanti-

ficeres

ikke

•

2.5

–

Øg brug

af mobile

devices ifm.

dokumentation

–

og inddrag

borgeren

•

Medarbejderne bruger i

gennemsnit 8 pct. af deres tid på

dokumentation og orientering i

journalen, hvilket variere fra 6-10

pct. på tværs af

besøgskommunerne.

De fleste kommuner anvender

mobile devices, men der er stor

forskel på omfanget samt

mængden af opgaver, som foregår

sammen med borgerne.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

kommuner som har stort strategisk

fokus på at anvende mobile devices

i dokumentationen

–

og sammen

med borgeren, generelt har lavere

dokumentationstid.

Det vurderes, at dokumentation

sammen med borgerene gør det

nemmere at dokumentere

handlingsorienteret, da borgeren er

med til at fastsætte målsætninger

ud fra egne plejebehov.

•

Invester i flere

mobile devices,

så

alle medarbejdere (især på

plejecentre, hvor kun få har

adgang til dem) har adgang til et

device.

Stil krav om mere

dokumentation

sammen med borgerne

ved at

lave målsætninger for hvor stor en

andel af dokumentationen, der bør

foregå sammen med (evt. af)

borgeren.

Undervis

i brugen af mobile

devices, så medarbejderne har de

rette kompetencer til at benytte

dem.

290-488

Årsværk

139-235

Mio. kr.

•

Til trods for at de fleste

borgerjournaler er blevet

elektroniske, ligger der i mange

hjem manuelle skemaer, som

medarbejderne benytter.

De manuelle skemaer skal

opdateres med dato og initialer og

eventuelle noter, herefter skal det

skrives ind i omsorgssystemet,

hvilket er dobbeltdokumentation.

I tillæg til de mange skemaer,

printer mange plejetilbud fortsat

borgernes medicinlister og

opbevarer dem på et kontor på

plejecenteret eller et sikkert sted

hjemme ved borgeren.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

print af diverse skemaer og

medicinliste tager unødig tid og

det øger risikoen for fejl, da

skemaerne enten kan blive væk

eller måske ikke er de senest

opdaterede.

Herudover har

pårørende/uvedkommende

adgang til personfølsomme

oplysninger via skemaerne,

hvilket vurderes ikke altid at

være i borgerens interesse.

•

Stil krav om

digitalisering af

skemaer

og opdatere systemer, så

alle skemaer indgår i

omsorgssystemet og kan tilgås fra

medarbejdernes mobile devices.

Man kan overveje at give

pårørende adgang til journal under

forudsætning af borgerens

samtykke, hvis de er interesserede

i at følge med.

2.6

–

Digitaliser

printede

skemaer hos

borgerne

(f. eks.

medicinliste,

afføringsskema

væskeskema)

62-120

•

Årsværk

•

30-57

Mio. kr.

* Sundhedsstyrelsen arbejder i øvrigt pt. med af Program for digital almen praksis, hvor forskellige løsninger undersøges

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.5

Sammenhængende og effektiv styring på ældreplejeområdet

Styringens påvirkning af tidsanvendelsen afhænger i høj grad af ledelsens evner til at

skabe veldrevne tilbud samt brugen af driftsmæssige og faglige redskaber til læring og

udvikling

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Reguleringen på ældreplejeområdet giver plads til variation i kommunernes valg og anvendel-

se af styringsredskaber. Inden for de rammer viser kulegravningen, at kommunerne også ud-

mønter såvel driftsmæssige styringsredskaber og faglige styringsredskaber med en væsentlig

variation. Der er dog en form for konsensus om, hvordan budgetmodellen for hhv. sygepleje,

plejecentre og hjemmepleje bedst tager sig ud. Kommunerne anvender i praksis forskellige

driftsmæssige og faglige styringsredskaber, der hver især er præget af stor variation. Med

undtagelse af budgetmodellen, kan variationen i styringsredskaberne kun i mindre grad tilskri-

ves forskelle i demografi, socioøkonomiske forhold, organisering mv., og i højere grad skyldes

kommunale styringsmæssige valg, lokale prioriteringer og traditioner.



Kommunerne har generelt tilvejebragt styringstilgange, som sikrer en tæt sammenhæng mel-

lem aktivitetsniveau og ressourceforbrug. Tilsvarende er det gældende, at budgetansvaret of-

test ligger hos de decentrale ledere i ældretilbuddene.



Kulegravningsanalysen viser, at der i høj grad sker en kommunal udvikling på området, hvor

de enkelte kommuner forsøger at balancere hensynet mellem mest mulig tid til kerneopgaven

i det enkelte tilbud, samtidigt med at potentialerne ved at anvende mere systematiserede sty-

ringsredskaber (som pr. definition vil kræve tidsressourcer) forfølges. Den store variation på

tværs af kommuner i tilgange til disse styringsredskaber viser, at der ikke er etableret sty-

ringsmæssig konsensus, men i høj grad stadigvæk finder individuel udvikling og afprøvning

sted. Dette tydeliggør et behov for understøttelse af kommunerne i dette arbejde gennem

kortlægning og adgang til "best-practice" viden og lignende.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Rambøll/QVARTZ vurderer, at der er behov for opmærksomhed på at sikre, at tilbudsledere på

ældreplejeområdet har de rigtige incitamenter og kompetencer/redskaber til at kunne anven-

de deres ledelsesrum til at sikre en effektiv tidsanvendelse og tilrettelæggelse af arbejdet ift.

kerneopgaven. Kulegravningsanalysen viser således, at den decentrale ledelses evne til at pri-

oritere og anvende ledelses- og styringsredskaber er afgørende for nyttiggørelsen for frontper-

sonalet. Der bør derfor fokuseres på udformning af og kompetencer til styringsredskaber, der

understøtter både forvaltningsledere og tilbudsledere i at anvende redskaberne, og at under-

støtte forbedret ressourceudnyttelse (f.eks. i form af lavere sygefravær) og samtidig styrke

den faglige praksis (f.eks. gennem en tydelig kobling af kommunal politik med indsatskatalo-

get, ved brugen af f.eks. faglige audits).



Rambøll/QVARTZ vurderer på baggrund af kulegravningsanalysens resultater, at der samlet

set vil være et tids- og styringsmæssigt potentiale knyttet til en tættere integration af sty-

ringsredskaber med særlig fokus på kobling mellem rammesættende og retningsangivende

styringsredskaber som (i) politikker og strategier (ii) kvalitetsstandarder og indsatskatalog (iii)

faglige audits og (iv) dertil faglig og driftsmæssig ledelsesinformation.

I dette afsnit beskrives kulegravningsanalysens hovedobservationer, vurderinger og forbedringsforslag

relateret til styring på ældreområdet.

3.5.1

Baggrund og rammer for styring på ældreområdet

Den statslige rammeregulering på ældreplejeområdet giver et råderum til, at kommunalbestyrelserne

nærmere fastlægger konkrete regler eller rammer for ressourceanvendelse, organisering, aktiviteter og

kvalitet. Der er således tale om et råderum i forhold til den kommunale tilrettelæggelse og valg af

styringsredskaber.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Styringen af ældreområdet i den enkelte kommune er sammensat og påvirket af en række forhold.

Styringen er for det første i høj grad præget af de styringsmæssige valg, prioriteringer og traditioner i

den enkelte kommune. Samtidig er styringen

præget af de rammer, som den statslige regule-

ring sætter, når det kommer til forhold som krav

til ydelsestyper (pleje, sygepleje, genoptræning

mv.) på ældreområdet, mulige tilbudsformer

(kommunale eller private), dokumentationskrav,

regler om autorisation mv. Dertil kommer be-

tydningen af demografiske, geografiske og øko-

nomiske forhold, som kan skabe særlige sty-

ringsmæssige behov og prioriteringer, ligesom

den ledelsesmæssige kapacitet til at anvende og

nyttiggøre forskellige styringstilgange og red-

skaber – hvor der er stor variation i modenhe-

den – er centrale forhold, der har betydning for,

hvordan styringen indrettes samt fungerer vær-

diskabende.

Alle disse forhold påvirker, hvordan de enkelte

styringsredskaber fungerer i en samlet styrings-

kæde og i sammenhæng med hinanden, samt

hvordan de påvirker medarbejdernes tidsfor-

brug.

For at afgrænse analysen af styringen på ældre-

plejeområdet har Rambøll/QVARTZ valgt at fo-

kusere på de mest centrale styringsredskaber i

forhold til den driftsmæssige og faglige styring. Disse fremgår af figur 20.

De driftsmæssige styringsredskaber udgøres af kommunens valg af

budgetmodel, budgetstyring, ydel-

sesmodel

samt

valg af ledelsesinformation.

De faglige styringsredskaber udgøres

politikker og strategi-

er, kvalitetsstandarder og indsatskataloger,

samt

faglige audits.

De enkelte styringsredskaber beskri-

ves i det følgende enkeltvis, mens der er igennem analysen også er fokus på mulige gensidige af-

hængigheder, påvirkning af og sammenhænge mellem de enkelte styringsredskaber.

Af figur 20 fremgår det ligeledes, hvor de enkelte styringsredskaber udspringer (fra stat, kommunalt

eller lokalt niveau) samt hvordan de enkelte styringsredskaber påvirker de forskellige led i styringskæ-

den.

I de følgende afsnit analyseres og vurderes de enkelte styringsredskaber i forhold til bl.a. variation i

styringsmæssige valg, nyttiggørelse og påvirkning af medarbejdernes tidsanvendelse. I appendiks

5.10.1 er de enkelte styringsredskaber beskrevet i detaljer i forhold til formål samt de variationer, der

er observeret i besøgskommunerne.

3.5.2

Driftsmæssig styring på ældreområdet

På ældreområdet anvendes en række driftsmæssige styringsredskaber til at sikre, at der leveres de

ydelser og leves op til de forpligtelser, som er fastsat lovgivningsmæssigt eller kommunalt prioriteret.

De mest centrale af disse driftsmæssige styringsredskaber er:



Budgetmodel:

Budgetmodellen udgør fordelingen af den samlede økonomi for ældreplejeområdet

i kommunen til tilbuddene baseret på en række konkrete ressourcetildelingsprincipper. Budgetmo-

dellen fastlægger dermed de driftsøkonomiske rammer for serviceniveau og produktivitet. Det vil

sige fordelingen af midler til henholdsvis hjemmepleje, plejehjem og sygepleje ud fra den økono-

miske ramme, kommunalbestyrelsen har fastsat, og hvordan midlerne udmøntes til de respektive

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Ældre

(pårørende)

Tilbudsleder

Områdechef

Forvaltning

Politikker, strategier

Kvalitetsstandarder (inkl. ydelseskataloger)

Figur 20 Styringskæden for ældreplejeområdet

STYRINGSKÆDEN OG VÆSENTLIGSTE VÆRKTØJER

Driftsmæssig

Faglig

Stat

Kommunalt

politisk niveau

Budgetmodel

Budgetstyring

Ydelsesmodel

Ledelsesinformation

Faglige audits

Medarbejdere

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ydelser. Der er ofte forskellige budgetmodeller til forskellige typer tilbud og derved flere mulige

kombinationer af budgetmodeller inden for kommunen.



Budgetstyring:

Budgetstyring er tilrettelæggelsen af, hvordan de tildelte ressourcer kan anven-

des samt grundlaget for de budgetansvarliges løbende styring og opfølgning på ressourceforbruget

i tilbuddet. Budgetstyringen handler dermed om, hvordan kommunen har organiseret sin styring og

varetagelse af budgetansvaret i forhold til f.eks. hyppighed af budgetopfølgninger, hvordan mer-

eller mindre-forbrug ved slutningen af regnskabsåret håndteres samt hvordan budgetstyringen un-

derstøttes.



Ydelsesmodel:

Ydelsesmodellen er udtryk for måden hvorpå ydelser visiteres til borgerne. Ek-

sempelvis om kommunen visiterer ydelser efter fast tid pr. specifik ydelse (f.eks. tandbørstning,

vask, påklædning) eller bredere tidsramme med mere fleksibilitet (f.eks. morgenpleje, indeholden-

de flere ydelser). Der er en sammenhæng mellem budgetmodel og ydelsesmodel, idet aktivitets-

vs. rammetilgangen er parallel. Dog omfatter budgetmodellen tilbudsniveauet, mens ydelsesmodel-

len omhandler ydelser på enkeltborgerniveau.



Ledelsesinformation:

Ledelsesinformation vedrører den løbende information, som stilles til rå-

dighed for ledere på ældreområdet i forhold til at sikre overblik, styring og beslutningsunderstøtte

den grundlæggende drift af det enkelte tilbud. Ledelsesinformationen indeholder således oplysnin-

ger, baseret på såvel centrale som lokale data, som kan benyttes til at foretage beslutninger og

prioriteringer på et informeret grundlag. Dette kan f.eks. være omkring økonomi, tidsforbrug, sy-

gefravær, brugertilfredshed eller borgerforløb. Ledelsesinformation kan komme i mange formater,

eksempelvis i form af rapporter, der leveres med fast interval eller tilgang via online-platform.

De overordnede resultater af kulegravningens analyse af de driftsmæssige styringsredskaber fremgår

af figur 21. Her beskrives en række overordnede karakteri-

stika, der er identificeret som fremmende for en hensigts-

mæssig styring i besøgskommunerne. Hensigtsmæssighe-

den beror primært på, hvilke forudsætninger, der skaber

gode muligheder for at overholde budgetter og derved

skaber gode forhold for at sikre, udvikle og forbedre faglige

og kvalitetsmæssige parametre.

Det drejer sig for det første om at sikre en budgetmodel,

som sikrer et samtidigt fokus på høj produktivitet, håndte-

ring af krav om større effektivitet og demografisk udgifts-

pres. Der kan eksempelvis være tale om en budgetmodel,

der tager udgangspunkt i borgernes kompleksitet og pleje-

behov, frem for udelukkende at være baseret på antal bor-

gere. Rambøll/QVARTZ vurderer, at den bedste budgetmo-

del er, når (i) plejecentre og sygeplejen er rammestyrede

på baggrund af på solide budgetforudsætninger om antal

borgere, socioøkonomiske faktorer og kompleksitet i pleje-

behov mv., mens der for (ii) hjemmeplejen ofte er behov

for at foretage løbende tilpasninger over året. Derfor har

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Figur 21 Eksempler på hensigtsmæssig

driftsmæssige styring

Budgetmodel som som sikrer et samtidigt

fokus på høj produktivitet og

budgetoverholdelse og er tilpasset tilbuddet

Budgetstyringsmodel med incitamenter for at

fokusere på personalestyring ved at

økonomisk mer- eller mindre forbrug

overføres til det følgende års budget

Ydelsesmodeller der kan imødekomme

borgernes skiftende behov uden af dette

kræver unødigt bureaukrati og

dokumentation

Ledelsesinformation som relevant og

understøttende redskab til opfølgning på

driftsstyringen

aktivitetsniveauet baseret på enhedspriser (pr. ydelse, pakke eller forløb) og en effektiv visitation mere

at sige for den samlede ramme, således at ændringerne i aktivitetsniveau kan modsvares af ændret

ressourcetildeling. Dette drejer sig også om at sikre en budgetstyringspraksis, som skaber incitamenter

til at sikre budgetoverholdelse ved blandt andet at fokusere på personaleforhold som sygefravær, be-

manding, medarbejdersammensætning og øvrig drift, men også gennemsigtighed og tæt opfølgning i

økonomistyringen. Budgetniveau kan således med fordel bero på socioøkonomisk funderede budgetter,

der tager højde for faktorer som borgersammensætning og sundhedsprofil. Samtidigt handler det om

at sikre en ydelsesmodel, der kan imødekomme borgernes skiftende behov, uden at dette kræver sær-

lige tilladelser, dokumentation og gentagen visitation. Derfor vurderer Rambøll/QVARTZ, at det vil

være hensigtsmæssigt at anvende pakker eller forløb som ydelsesmodel, dog tilstrækkeligt understøt-

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

tet af stor tværfaglighed blandt frontmedarbejderne og faglig ledelse tæt på de udførende medarbejde-

re. Den tværfaglige sammensætning, såvel som en tæt ledelsesmæssig understøttelse sikrer, at borge-

re får de ydelser der modsvarer deres behov, både i forhold til plejende og rehabiliterende forhold.

Endeligt drejer det sig om sikre adgang til relevant og understøttende ledelsesinformation, som mulig-

gør, at de forskellige ledelsesniveauer i styringskæden understøttes bedst muligt at varetage deres

ledelsesrum i forhold til driftsmæssige og faglige forhold. Konkret bør information omkring sygefravær

indgå i ledelsesinformationen, således at tilbudslederen/kommunen har en struktureret tilgang til den

driftsmæssige styring af tilbuddet og kan træffe nødvendige beslutninger for at sikre en sund drift.

Ligeledes bør der i højere grad anvendes data, der kan understøtte de faglige beslutninger i tilbuddene

og på tværs af ældreområderne.

De enkelte driftsmæssige styringsredskaber er nærmere gennemgået og beskrevet nedenfor i forhold

til kommunal variation, afledte konsekvenser og incitamenter samt påvirkning af medarbejdernes tids-

forbrug.

3.5.2.1

Budgetmodel – rammesætning for fordelingen af den samlede økonomi

Når kommunerne fordeler og styrer økonomien for ældreområdet sker det typisk i flere trin. Først fast-

lægges den samlede bevilling til enten hele ældreområdet og opdelt på de forskellige tilbudsformer

(hjemmepleje, plejecentre, sygeplejen osv.). Den demografiske udvikling og forhold som forventninger

til sund aldring, effekt af rehabiliterende indsatser og udvikling af velfærdsteknologi anvendes desuden

ofte som grundlag. Derudover vil den samlede kommunaløkonomiske situation også påvirke den over-

ordnede fastlæggelse af den samlede bevilling og dermed kommunens serviceniveau. Dernæst sker der

en fordeling af den samlede økonomi for ældreområdet ud til de forskellige tilbud baseret på konkrete

ressourcetildelingsprincipper, såsom tidligere budgetter, antal borgere, borgersundhed eller borgernes

konkrete behov.

Figur 22 Budgetmodeller

Typiske modeller

Rammebudget:

Tilbuddene tildeles et fast budget pr. år. Budgettet er typisk tilrettelagt ud fra en række

faktorer såsom sidste års budget, befolkningstal samt demografiske faktorer (f.eks. socioøkonomi og

sundhedsprofil).

Aktivitetsstyring:

Der er aktivitetsstyring med en fastlagt budgetramme. Nogle kommuner afregner i

visiteret tid, hvor andre afregner i leveret tid.

Rammebudget med ressourcetillæg:

Tilbuddene tildeles et fast budget pr. år. Dertil kan der søges ekstra

midler ved faktorer såsom plejetyngde eller diagnose.

Kilde: Workshops, interviews, Rambøll/QVARTZ analyse

Budgetmodeller for ældreområdet i besøgskommunerne karakteriseret ved følgende hovedtræk:

Forskellige typer af budgetmodeller fungerer for forskellige typer tilbud, f.eks. for hjemmeplejen, pleje-

centre eller sygeplejen. Dette skyldes, at hvert område har særlige styringsbehov, der ikke kan hånd-

teres i samme budgetmodel på tværs af ældreområdet. Plejecentre er karakteriseret ved borgere, der

har enten konstante eller stigende behov for ydelser. Hjemmeplejens borgere består dels af borgere

der får kompenserende hjælp efter § 83 og dels af borgere, der er i rehabiliteringsforløb efter § 83a,

hvor der arbejdes mod at borgere bliver selvhjulpne, og deres forløb således kan afsluttes. Sygeplejens

borgere er dels borgere med behov for midlertidig hjælp og dels borgere med mere kroniske behov.

Nedenfor er budgetmodellerne for de forskellige tilbud beskrevet.



Hjemmeplejen er typisk aktivitetsstyret:

I hjemmeplejen er det typisk den leverede eller visiterede

tid, som styrer budgettildelingen. Ofte anvendes der dog stadig en øvre budgetramme, som der lø-

bende prognosticeres i forhold til. Det varierer, om ydelser afregnes i leveret eller visiteret tid, når

kommunen gør op, hvad forbruget har været kontra det budgetterede. Der er i hjemmeplejen et

stort kontinuert fokus på løbende budgetoverholdelse, og der kan opleves en tydelig incitament-

struktur til at sikre, at f.eks. nedgang i antal borgere forholdsvis hurtigt skal medføre en nedgang i

personalegruppen for at budgettet er afstemt. Således er der stor vægt på i hjemmeplejen, at

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

budgettet blandt andet afhænger af visitationens evne til kun at visitere de nødvendige ydelser, et

forhold, der forklares nærmere i senere afsnit.



Plejecentres budgetter er oftest rammestyrede

ud fra antallet af borgere på tilbuddet. Der bevilges

dog i nogle tilfælde ekstra midler til særligt ressourcekrævende borgere. Rammebudgettet fast-

lægges typisk på baggrund af antal stuer eller antal borgere pr. plejecenter ud fra en forudsat be-

lægningsprocent. Rammen er dermed fastlagt uanset, om der kommer borgere med meget varie-

rende plejebehov på plejecenteret.



Sygeplejen er ofte rammestyret,

hvor rammebudgettet årligt fastsættes på baggrund af ydelser

det foregående år samt en vurdering af behovet ud fra sundhedsaftaler og særlige indsatser. I

praksis viser det sig, at denne budgetmodel i nogen grad bevirker, at sygeplejen, som ofte også er

selvvisiterende, i mindre grad fokuserer på budgetoverholdelse og ikke oplever det samme øko-

nomiske pres som eksempelvis hjemmeplejen. Dette skyldes, at rammebudgettet i sygeplejen

primært tager udgangspunkt i antallet af sygeplejersker der ansættes. Når antallet af sygeplejer-

sker passer med budgettet, er det således sygeplejerskernes eget ansvar at tilpasse de ydelser de

visiterer og leverer, til det antal timer, der er til rådighed.

Besøgskommunerne har i flere tilfælde forsøgt sig med variationer af budgetmodellerne i deres tilbud.

For eksempel har én besøgskommune ændret deres budgetmodel fra at være aktivitetsstyret på kom-

munens plejecentre, til at være rammestyret. Besøgskommunen beskriver selv, at denne overgang,

har givet dem mulighed for at tilrettelægge et rammebudget ud fra de senere års gennemsnitlige akti-

viteter. En anden kommune anvendte en aktivitetsbudgetteret model for sygeplejen, hvor der derved

var tættere opfølgning på visiterede ydelser. Kommunen opnående således en visitationslignende funk-

tion for sygeplejen (som BUM-modellen), der normalt er selvvisiterende (og rammestyret). Dermed

skabes et ekstra vurderende led i tildelingen af ydelser, således tildelingen ikke alene afhænger af den

enkelte sygeplejerskes vurdering.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Med afsæt i analysens resultater vurderer Rambøll/QVARTZ, at en driftsmæssig styring karakteriseret

ved et samtidigt fokus på høj produktivitet og budgetoverholdelse inden for det fastlagte serviceniveau

bedst realiseres når:

Plejecentre er rammestyrede baseret på solide budgetforudsætninger om udgifterne og be-

lægningsprocent:

Et rammebudget på et plejecenter giver god mening, da der oftere er mere stabili-

tet i plejebehovet over tid. Derudover vurderer Rambøll/QVARTZ, at et rammebudget giver tilbudslede-

ren gode incitamenter til efter eget initiativ at skabe en stabil drift og inden for rammen regulere, hvis

der er øget eller mindsket behov for pleje. Rammebudgettet bliver dermed et udtryk for tillid og an-

svarliggørelse af tilbudslederne. Dette er muligt grundet de relativt enkle og stabile styringsbehov på

plejecentrene. Der er gode eksempler på at rammebudgettet ikke alene baseres på antal stuer eller

borgere pr. stue, men også tager udgangspunkt i borgerens behov for pleje, såfremt et tilbud har sær-

ligt komplekse og ressourcekrævende borgere (eks. respirationspatienter). Hvis dette ikke er tilfældet,

risikerer modellen at skabe en adfærd, hvor der bruges relativt mere tid på særligt ressourcekrævende

borgere på bekostning af hjælp til borgere, der har mindre komplekse behov. Dermed risikerer kom-

munerne, at nogle borgere får ydelser, der potentielt ligger under det serviceniveau, som borgerne er

visiteret til.

Sygeplejen er rammestyret baseret på god forståelse for omkostningsdrivere og gode bud-

getforudsætninger:

Sygeplejen bør være rammestyret baseret på viden og indsigt i borgergruppen

og dennes behov for ydelser samt politisk prioritering. Desuden skaber rammebudgettet hos sygeple-

jen med selvvisiterende ydelser mulighed for forsat at sikre høj faglighed og beredskab til at varetage

akutte sygeplejefaglige opgaver. Dog bør der i sygeplejen være opmærksomhed på selvvisiteringens

mulige incitamenter for højere ydelsesniveau end det hensigtsmæssige. Dette skyldes, at der ikke er

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

en visitation som mellemled, som ved hjemmeplejeydelser. Selvvisiteringen betyder altså, at sygeple-

jen ofte både vil være bestiller og udfører af ydelsen. Derfor er tæt faglig styring og en sikring af, at

den rette indsats gives til det rette behov, en nødvendighed for en god driftsmæssig styring af sygeple-

jen.

Hjemmeplejen er aktivitetsstyret og understøttes af tilbudsledere, der er kompetente ift.

ressourcestyring og planlægning:

Hjemmeplejen er typisk aktivitetsstyret, hvor enhedspriser base-

res på den egentlige tid, det tager at løse ydelsen, pakke eller forløb, (jf. ydelsesmodellen beskrevet

nedenfor) og en effektiv og gennemsigtig visitation, der muliggør, at ændringer i ydelser kan modsva-

res af ændret ressourcetildeling. Aktivitetsstyring kræver generelt højere kompetencer hos tilbudsle-

delsen ift. at planlægge og styre ressourcer på baggrund af de daglige justeringer i aktivitetsniveauet,

end f.eks. for et rammebudget. Der vil for tilbud med aktivitetsstyring være behov for tæt dialog mel-

lem bestiller (visitationen) og udfører (hjemmeplejen) i forhold til at sikre, at der er en korrekt visitati-

on af ydelser efter borgerens behov. Denne dialog kan være bidragende til behov for dokumentation og

faglig opfølgning.

3.5.2.2

Budgetstyringsmodel – effektiv styring af ressourcer

Budgetstyring omhandler styringsprincipper i forhold til organisering og varetagelse af budgetansvar

for de centrale og decentrale ledere. Analysen har i særlig grad fokuseret på at undersøge de decentra-

le lederes rolle som budgetansvarlige, hyppigheden af budgetopfølgninger samt konsekvenser ved

regnskabslukning med mer- eller mindre-forbrug. Overordnet set er budgetstyring i de otte besøgs-

kommuner karakteriseret ved følgende hovedtræk:



Der kan ikke observeres en sammenhæng mellem en bestemt budgetmodel og en derefter nærme-

re anlagt budgetstyring. Der er dog et mønster mod at hjemmeplejen, som har et aktivitetsbaseret

budget, har en hyppigere og mere detaljeret budgetopfølgning end plejecentre og sygepleje, der

har rammestyret. Dette er hensigtsmæssigt, da opgaverne hjemmeplejen generelt er mere omskif-

telige er derfor fordrer en mere detaljeret styringspraksis. Der er dog variationer i mellem kommu-

nerne, og flere tilbud har på tværs af både aktivitetsbaserede og rammebaserede budgetmodeller

lige hyppig lokal opfølgning, f.eks. ved månedsvise budgetopfølgninger, hvor tilbudslederen i sam-

arbejde med økonomimedarbejdere gennemgår tilbuddets økonomi, samt kvartalsvise budgetmø-

der med forvaltningen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at den selvvisiterende natur i syge-

plejen kan kræve en tæt budgetopfølgning, da der kan være en risiko for, at budgetrisikoen un-

dervurderes.



Der ses forskellige variationer af inddragelse af forvaltningen i forbindelse med budgetstyring.

Nogle tilbud i besøgskommunerne har en høj grad af dialog og involvering fra forskellige parter i

forvaltningen, mens andre i højere grad selv har ansvar for budgetstyring.



Mange kommuner har en budgetstyringspraksis, hvor tilbud ved løbende overskridelser af budget-

tet pålægges at udarbejde handleplaner for at genetablere balance i økonomien, samt at der fra

centralt hold sker en tæt opfølgning med disse handleplaner.



Der ses to varianter ift. at behandle tilbuddenes økonomiske overskud og underskud ved afslutnin-

gen af regnskabsåret. Halvdelen af de involverede kommuner anvender et

solidaritetsprincip,

hvor

både underskud og overskud føres tilbage til det fælles budget for ældreområdet i kommunen. Det

vil sige, at tilbuddene dækker hinandens underskud med andres overskud ved regnskabsårets ud-

gang. Denne model kan give incitament til, at tilbuddene holder budgettet og ikke genererer over-

skud. Der er eksempler på tilbud, der køber nyt inventar eller kursus til medarbejdere, hvis det ser

ud til, at de vil få overskud. Omvendt vil tilbud med underskud, få dette dækket af de øvrige til-

bud. Den anden halvdel af besøgskommunerne giver mulighed for, at tilbuddene overfører hele el-

ler dele af henholdsvis overskud og underskud til næste års budget. I denne variation er det sær-

ligt attraktivt at skabe overskud for tilbuddene, fordi dette betyder øgede muligheder det næstføl-

gende år. Der er dermed et incitament for at holde budgettet, fordi et underskud vil have negative

konsekvenser for det næste budgetår. Dog kan denne model også betyde, at tilbuddene opsparer

midler, som ellers kunne anvendes til politisk prioritering i bredere forstand.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Analysen viser samlet set, at kommunerne generelt tilvejebragt styringstilgange, som på den ene side

delegerer et tydeligt budgetansvar til de decentrale ledere med en høj grad af frihed, men på den an-

den side også sikrer en tæt kontrol af varetagelsen af dette budgetansvar gennem krav om hyppige

budgetopfølgninger. Dette sikrer et stort fokus på budgetoverholdelse, mens indskrænkningen af de

budgetansvarliges overførselsadgang mv. i nogle kommuner samtidigt også fordrer, at tiltag ift. øget

produktivitet, effektivitet og ressourceoptimering skal drives frem fra centralt hold frem for decentralt

hold. Dette skyldes, at de decentrale budgetansvarlige kan mangle kompetencen til at træffe budget-

beslutninger på tværs af budgetår.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Solidaritetsprincippet skaber frustrationer for de tilbud, der har budgetmæssigt mindre for-

brug:

Tilbud, der leverer et budgetmæssigt overskud, oplever i højere grad frustrationer ved solidari-

tetsprincippet. Dette kan være forårsaget af, at overskud ofte skyldes ledelsens kompetencer ift. en

god økonomistyring samt gode løsninger ift. at imødekomme udgiftsposter såsom sygefravær. Samti-

dig vurderer Rambøll/QVARTZ, at en sådan model kan skabe uhensigtsmæssige incitamenter, hvor

tilbudsleder bruger flere midler end nødvendigt for at undgå at skulle aflevere midler til andre tilbud.

Ydermere vurderes det, at budgetoverholdelse i høj grad er afhængig af den enkelte leders kompeten-

ce på området Det kan derfor være meningsfuldt at tilbyde udvikling og øget støtte til ledere, der har

udfordringer i forhold til budgetoverholdelse. Omvendt kan der være grundlag for, at de tilbud, der

fungerer godt økonomisk, kan blive mere selvstændige, så der er færre budgetopfølgninger i løbet af et

år, f.eks. kvartalsvist i stedet for månedsvist.

Medtagelse af økonomisk mer- eller mindre forbrug skaber særlige incitamenter

for at fokuse-

re på budgetoverholdelse. Denne model vurderes af Rambøll/QVARTZ at give stærkere incitamenter til

at overholde budgettet og styre økonomien stramt. Herunder hænger budgetstyring tæt sammen med

en ledelse, der fokuserer og styrer faktorer som sygefravær og vagtplanlægning.

Medtagelse af økonomisk mer- eller mindre forbrug bør understøttes af et socioøkonomisk

funderet budget,

der tager højde for faktorer som borgersammensætning og sundhedsprofil. Dette

gør sig især gældende for de tilbud, der har et rammebudget, hvor det kan være en udfordring at

overholde budgettet, hvis der ikke tages højde for særlige faktorer, der påvirker borgernes plejebehov.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at kommuner, der giver tilbud mulighed for at medtage mer- eller mindre

forbrug, bør have omhyggeligt fokus på at tilrettelægge de enkelte tilbuds budgetter med udgangs-

punkt i de faktorer, der findes relevante, og som påvirker de borgere, der typisk anvender tilbuddet.

Dette kan være socioøkonomiske forhold, der gør at borgere i et tilbud har mere komplekse forløb eller

tilbud, der er særlig tilpasset til borgere med specifikke psykiske eller fysiske diagnoser. Såfremt dette

ikke sikres, vurderes det, at man risikerer at skabe et skel mellem de økonomisk stærke og mindre

stærke tilbud, der i sidste ende med stor sandsynlighed vil påvirke kvaliteten af den pleje, der ydes.

Når det kommer til den rammestyrede sygepleje, har det betydning, at der i budgettet tages højde for

borgernes behov (ud fra tidligere år) samt eksempelvis muligheden for akutte sygeplejeopgaver der

kalder på at sygeplejen i budgettet har ressourcer til beredskab. Hvis der ikke tages højde for sådanne

faktorer, og der fastsat skal ydes sygepleje til alle borgere, vil der fordi akutte opgaver kan opstå være

stor risiko for, at tilbuddet ender med at medtage et underskud, til efterfølgende regnskabsår.

En organisering, hvor kommunen har valgt en høj grad af decentralt budgetansvar, skaber

gode forudsætninger for gennemsigtig økonomistyring.

Dette skyldes, at det decentrale budget-

ansvar skaber bedre sammenhæng mellem faglig og økonomiske udfordringer, og således bedre mu-

lighed for håndtering af disse. Derfor hænger god budgetstyring også nært sammen med den enkelte

leders kompetencer på området. Det anbefales derfor, at kommunerne, når de vælger decentralt bud-

getansvar, også understøtter dette med den nødvendige kompetenceudvikling og styringsredskaber,

herunder f.eks. systemunderstøttelse af budgetteringen. Til at skabe grundlag for god økonomistyring

kan overbliksskabende ledelsesinformation anvendes, som nævnes i næste afsnit. Forvaltningens un-

derstøttelse af budgetstyringen varierer i kommunerne fra budgetter, der følges af centrale økonomi-

medarbejdere, til decentralt ansatte økonomimedarbejdere.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.5.2.3

Ydelsesmodeller - kommunernes måde at organisere indsatser og støtte i hjemmeplejen

Overordnet tages der inden for hjemmeplejen udgangspunkt i BUM-modellen, hvor der er en

bestiller,

udfører

modtager

med frit valg af leverandør. Bestiller er kommunen i form af visitationen som

myndighedsfunktion, som står for at beslutte hvilke ydelser borgerne er berettiget til ud fra lovgivnin-

gen og kommunens kvalitetsstandarder og er dermed bestiller af opgaven. Udfører af opgaven er en-

ten den kommunale ældrepleje eller privat leverandør, hvor borgeren selv vælger (frit valg), om de vil

modtage hjælp fra den kommunale hjemmepleje eller privat leverandør af hjemmepleje. Modtager er

den ældre borger, der er visiteret til at få hjælp.

Således omhandler ydelsesmodeller ydelser, visiteret af myndigheden til borgerne på individuelt ni-

veau. Forskellige måder at tildele og visitere ydelser på varierer primært indenfor hjemmeplejen, der

er aktivitetsstyret. Hvilke ydelser, der er relevante for den enkelte borger, besluttes af visitationen på

baggrund af et oplyst grundlag, der stammer fra den visitator modtager om borgeren ved at visitati-

onsmøde.

Ydelser har i mindre grad betydning for tidsanvendelse og styring i plejecentre, hvor der løbende sker

tilpasning af ydelser, uden tæt dialog med visitationen. Ligeledes i sygeplejen gælder det, at ydelser,

der bevilliges her, ej heller involverer myndighedsfunktion, men visiteres typisk af sygeplejen selv

(selvvisitering).

I de otte besøgskommuner visiteres borgere til hjemmehjælp i myndighedsfunktionen (visitationen) på

baggrund af de kvalitetsstandarder, der er udarbejdet og godkendt af kommunalpolitikerne. Ydelser i

hjemmeplejen udmøntes i kommunerne enten i enkeltydelser, plejepakker eller plejeforløb, og borgere

kan frit vælge mellem offentlig eller privat leverandør. Disse forskellige måder at visitere servicelovs-

ydelser på skaber forskellige arbejdsgange for medarbejderne i det udførende led af styringskæden, se

figur 23.

Figur 23 De tre typer af ydelsesmodeller i relation til hjemmeplejen

Typiske modeller

Enkeltydelser:

Indeholder de enkelte ydelser borgeren er visiteret til med fast tid pr. ydelse

(eks. tandbørstning, tilberedning af mad).

Pakker:

Indeholder fast ugentlig/månedlig maksimal tidsramme til opgaveløsning fastsat ud fra

borgerens funktionsniveau

Forløb:

Indeholder forløb enten som afgrænsede eller vedvarende forløb, der er tilrettelagt

individuelt efter borgerens funktionsniveau

Kilde: Workshops, interviews, Rambøll/QVARTZ analyse

Overordnet set er ydelsesmodellerne i hjemmeplejen i de otte besøgskommuner karakteriseret ved

følgende hovedtræk:



Selvom alle 8 besøgskommuner har en central myndighed, der foretager visitationerne, er der stor

variation i, hvordan kommunerne tilrettelægger ydelserne til borgerne, og dermed hvor meget fri-

hed, de enkelte tilbud har til at tilrettelægge indhold og varighed af de ydelser, der leveres.



Flere besøgskommuner har ændret ydelsesmodel i løbet af de sidste fem år og flere besøgskom-

muner har valgt at ændre ydelsesmodel fra enkeltydelser til pakke/forløb. Kontinuummet af ydel-

sesmodeller afspejler styringstilgange, hvor enkeltydelser i højere grad beror på vurderinger fra vi-

sitationen, der fastsætter indsatser og dermed ydelser kontra ydelsesmodellen med plejeforløb,

hvor det er frontmedarbejderen, der fastsætter indsatserne (ydelserne).



Analysen viser samlet set, at kommunerne generelt har tilvejebragt styringstilgange, som sikrer at

borgerne får ydelser, der modsvarer deres behov, og der er samtidig stor transparens i forhold til

private leverandører.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Visitation i enkeltydelser kræver tæt dialog mellem visitation og frontmedarbejdere:

Visitati-

on i enkeltydelser indebærer, at der ved justering i borgernes behov for pleje med baggrund i ændrin-

ger i borgernes funktionsniveau, straks skal rettes henvendelse til visitationen. Ligeledes vurderes det,

at det øgede behov for kommunikation mellem visitation og frontmedarbejdere afstedkommer behov

for mere detaljeret dokumentation for at retfærdiggøre øget antal ydelser. Frontmedarbejderne oplever

generelt, at dette er meget bureaukratisk. Rambøll/QVARTZ vurderer, at denne proces i højere grad

fungerer hensigtsmæssigt for visitationen end for frontmedarbejderen og er tilrettelagt efter deres

arbejdsgange. Kommuner der anvender visitation i enkeltydelser bør i højere grad understøtte, at

frontmedarbejderne nemmere kan kommunikere med visitationen om ændringer i borgerens behov.

Der kan f.eks. udvikles et konkret redskab, der sikrer, at visitationen modtager de nødvendige oplys-

ninger om borgeren for at ændre i ydelser.

Jo større grad af frihed i plejepakker, desto større muligheder og råderum

har de enkelte

hjemmeplejetilbud til at planlægge borgernes ydelser efter borgerens aktuelle behov. Rambøll/QVARTZ

vurderer, at muligheden for at variere ydelser skaber fleksibilitet i forhold til at ned- og opjustere ydel-

ser i perioder, afhængig af borgerens behov. Desuden kan denne justering foregå uden en hyppig

kommunikation med visitationen, der er tidskrævende og opleves bureaukratisk for frontmedarbejder-

ne.

Økonomisk kan plejepakker skabe i

ncitament til at borgere, der egentlig oplever et nedadgående

plejebehov, ved eksempelvis rehabiliteringsforløb, bliver i ”pakken” længere end nødvendigt. Dermed

kan ydelser i pakker risikere at være udgiftsdrivende, fordi det giver tid i frontmedarbejdernes program

til eks. uforudsete hændelser, som derfor ikke behøver blive visiteret ekstra tid til. Plejepakker som

ydelsesmodel skal derfor kobles til budgetstyringen, hvilket kan sikre gennemsigtighed i visiteret ser-

viceniveau og den i praksis leverede service.

Visitation i plejeforløb skaber frihed, men stiller krav til faglig styring:

I plejepakker er det det

enkelte hjemmeplejetilbud, der på baggrund af visitationens vurdering af borgens ønsker og behov,

kan tilrettelægge hvilke indsatser, der skal iværksættes. Rambøll/QVARTZ vurderer, at denne model

kræver stor faglighed i det udførende led (som ofte kan være monofaglig i regi af SSH/SSA). Det udfø-

rende led bør i disse tilfælde understøttes ved en tværfaglig indsats, god faglig ledelse, samt ved brug

af faglige audits, der ser på overensstemmelsen mellem retskrav, indsatser og leverede ydelser.

Ydelsesmodellers påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse

Visitation i enkeltydelser



driver tid hos medarbejderne, idet selv små ændringer skal afstemmes med visitationen, der

har behov for at ting dokumenteres på en særlig måde.

Kommuner, der visiterer i enkeltydelser, kan imødekomme denne udfordring ved at sikre at

medarbejderne har kendskab til dokumentationskravene, der stammer fra visitationen, og ar-

bejde konkret med værktøjer, der kan nedbringe dokumentationsbehovet.

Visitation i plejepakker



giver fleksibilitet i planlægningen af ydelser, der gør at medarbejdere i højere grad kan plan-

lægge borgertid ud fra individuelle besøg.

Visitation i plejeforløb



påvirker tidsforbrug hos medarbejderne, da plejeforløb tilrettelagt ud fra indsatser baseret på

borgernes ønsker kræver tværfaglige møder og løbende samarbejde.

Forløb kan dog samtidig understøtte et ønske om øget fokus på rehabilitering og dermed af-

slutning af borgerforløb, idet alle indsatser evalueres løbende.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.5.2.4

Ledelsesinformation som relevant og understøttende redskab til opfølgning på driftsstyringen

Kommunernes evne til at styre driften er forbundet med en række faktorer, herunder indhold, kvalitet

og hyppighed af den ledelsesinformation, de enkelte tilbud har adgang til. Der er stor variation i for-

hold til særligt indhold og kvalitet af den information, besøgskommunerne har tilgængelig til at under-

støtte styringen, se eksempler på ledelsesinformation i figur 24.

Figur 24 Typer af ledelsesinformation

Typiske former for ledelsesinformation

Tid:

særligt fokus på leveret vs. Visiteret tid

Lønninger:

sygefravær, bemanding og afløsere/vikarer

Økonomi:

budgetoverholdelse, oversigt over særlig udgiftsposter

Suppleringer:

genindlæggelser, antal borgere, utilsigtede hændelser, afsluttede forløb

Kilde: Workshops, interviews, Rambøll/QVARTZ analyse

Analysen viser, at få kommuner har udarbejdet retningslinjer for de informationer, de enkelte ledelse-

slag forventes at anvende og forholde sig til. Denne form for retningslinjer understreger, hvordan

kommunen aktivt har taget stilling til de data man har tilgængelig, samt hvilke data de enkelte ledel-

seslag forventes at anvende og forholde sig til. Overordnet set er ledelsesinformation i de otte besøgs-

kommuner karakteriseret ved:



Stor variation i brugen af ledelsesinformation, fra tilbud, der udelukkende anvender aktivitetsindi-

katorer som f.eks. visiterede ydelser ift. leverede ydelser, til tilbud der styrer efter resultatoriente-

rede faglige indikatorer (såsom forbyggelige genindlæggelser, utilsigtede hændelser, effektmål af

træningsforløb). Derudover er indikatorer som nye og kendte borgere, belægningsgrader, sygefra-

vær og sagsbehandlingstider observeret.



Der er variation i, hvordan ledelsesinformationen bliver brugt beslutningsunderstøttende, dog ses

det ofte, at den budgetopfølgning, som ofte indgår i ledelsesinformationen, hyppigere anvendes

end den øvrige ledelsesinformation. Nogle kommuner har dertil en systematisk tilgang til anven-

delse af øvrig ledelsesinformation (eks. sygefravær og faglige mål), hvor indikatorer drøftes i for-

bindelse med opfølgning mellem tilbudsledere og forvaltningsledere. Andre kommuner anvender

ikke ledelsesinformationen systematisk i denne styringsdialog, men tager udgangspunkt i en mere

ad hoc baseret tilgang.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Udvælgelse af de rigtige indikatorer, der muliggør effektiv styring og høj kvalitet:

Ram-

bøll/QVARTZ vurderer, at det er vigtigt, at kommunerne nøje udvælger de indikatorer, der indgår i

deres ledelsesinformation samt, hvilke incitamenter disse medfører. Dette handler både om gode sty-

ringsmæssige indikatorer og gode samt anvendelige faglige kvalitetsindikatorer eks. i forhold til rehabi-

literingsforløb eller genindlæggelser. I tillæg hertil vurderer Rambøll/QVARTZ, at der på ledelsesniveau

og forvaltningsniveau, primært er fokus på den ledelsesinformation, der vedrører økonomisk og drifts-

mæssig styring, og i mindre grad kvalitetsmæssige parametre. Der kan således være grundlag for i

højere grad at undersøge, hvordan kvalitetsparametre kan indgå i ledelsesinformation, for at skabe

incitamenter for ligeledes at udvikle og fokusere på kvalitetsforbedring. Det er centralt, at de faglige

kvalitetsindikatorer udvælges for at understøtte den faglige praksis, og fx ikke alene af rapporterings-

behov. Rambøll/QVARTZ vurderer endvidere, at en højere grad af systematik og ledelsesfokus på syge-

fravær og medarbejdertrivsel vil kunne nedbringe sygefraværet i tilbud, hvor sygefravær er særligt

udtalt. Der eksisterer ikke en tværgående og formaliseret måde i dag, hvorpå man håndterer sygefra-

vær hverken på nationalt, regionalt eller lokalt plan. Flere af kommunerne har dog arbejdet stringent

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

og fokuseret med sygefravær i deres ledelsesinformation og skabt resultater, hvorfor Rambøll/QVARTZ

vurderer at der er et forbedringspotentiale for endnu flere kommuner.

Ledelsesinformation bruges af tilbudsledere til at forbedre egen praksis:

En måde at bruge

ledelsesinformation systematisk, er som input til faglig udvikling og læring, hvor indsatser på særlige

områder holdes op imod de tilgængelige data. Det er vigtigt, at øget anvendelse af data understøttes

af de rette kompetencer hos tilbudslederne. Systematisk ledelsesinformation kan samtidig anvendes til

at understøtte udmøntningen af kommunernes politisk fastsatte ældrepolitik og strategier. Dette kan

ske ved at skabe sammenhæng mellem mål i ældrepolitikken og hvilke indikatorer, der indeholdes i

ledelsesinformationen. Ydermere vurderes det, at tilbud kan gøre stor gavn af benchmarkingdata, hvil-

ket flere besøgskommuner praktiserer. Et sådant sammenligningsgrundlag kan skabe intern konkur-

rence og betyde, at tilbuddene i højere grad bruger hinanden til erfaringsudveksling og sparring med

henblik på at forbedre kvaliteten. Tendensen ses dog primært mellem kommunale leverandører, og det

kan overvejes, hvorvidt sammenligning med de private leverandører ligeledes kan understøtte læring

og kvalitetsudvikling.

Ledelsesinformation kan målrettes og i højere grad formidles til frontmedarbejderne:

Endelig

viser analysen, at kun en begrænset del af ledelsesinformation formidles til frontmedarbejderne. Det

vurderes, at nogle af de positive effekter der kan genereres ud fra ledelsesinformation i ledelsesgrup-

pen, ligeledes kan fungere som en fremmende faktor for at sikre, at medarbejdernes tid anvendes

bedst muligt. Relevant medarbejderspecifik ledelsesinformation inkluderer faktorer som borgertilfreds-

hed, genindlæggelser, effekter af rehabiliteringsforløb eller varighed af ophold på aflastningstilbud.

Ledelsesinformations påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Inddragelse af medarbejdere i ledelsesinformation

kan påvirke tidsanvendelsen ved i højere

grad at gøre medarbejderne opmærksomme på faktorer, der påvirker tilbuddets drift.

Brug af information om sygefravær

kan desuden være med til at nedbringe sygefravær og

dermed sikre flere varme hænder til borgerne.

3.5.3

Faglig styring på ældreplejeområdet

Den faglige styring på ældreplejeområdet kan betragtes som en samlebetegnelse for de indsatser og

rammer, som udstikkes med henblik på at implementere den faglige praksis som politisk eller admini-

strativt er fastlagt. På ældreplejeområdet betyder det, at faglig styring handler om at sikre, at de mål,

politikker, faglige tiltag og styringsmodeller som er besluttet af folketinget eller kommunalbestyrelsen,

føres ud i livet.

De mest centrale faglige styringsredskaber, som er analyseret i kulegravningsanalysen er:



Politikker og strategier:

Omhandler, hvordan der sættes mål og retning for den kommunale

indsats på ældreplejeområdet og hvordan dette udmøntes til politikker af overordnet karakter eller

af mere praksisnær karakter.



Kvalitetsstandarder og indsatskataloger:

Beskriver serviceniveauet og de konkrete ydelser,

som kommunen tilbyder med henblik på at sikre efterlevelsen af den statslige regulering og kom-

munale prioriteringer af ældreområdet.



Faglige audits:

Omhandler systematiseret kvalitetsgennemgang for at sikre høj faglighed. Her

gennemgås typisk borgerforløb, for at afdække uhensigtsmæssige arbejdsgange, såsom om visita-

tion af ydelser er korrekt, sammenhæng i borgerforløb eller hvorvidt, der er iværksat nødvendige

handlingsplaner for alle borgerens behov. Brugen af faglige audits, kan være med til at sætte fokus

på særlige problemstillinger og synliggøre uhensigtsmæssige faktorer i styringskæden, eksempel-

vis at der mangler operationalisering af en overordnet politik.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

På baggrund af kulegravningsanalysens resultater viser figur 25 de overordnede træk og karakteristi-

ka, som der er identificeret i forhold til god faglig styring på tværs af besøgskommunerne, og som

altså kan fremhæves som en hensigtsmæssig anvendelse af de faglige styringsredskaber.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Det drejer sig for det første om at sikre en hensigtsmæssig

styringskæde på ældreområdet, hvor styringskæden starter

med en statslig/kommunal klar og handlingsanvisende

ældrepolitik, der meget konkret beskriver forventninger til

medarbejdernes opgaver og rolle samt klare mål for indsat-

sen på ældreplejeområdet. Dernæst handler det om at

sikre, at den overordnede politik udmøntes i de kommunale

kvalitetsstandarder, der som lovgivningen kræver, beskri-

ver kommunernes serviceniveau på ældreområdet. I den

sammenhæng er det væsentligt, at der sikres en operatio-

nel og anvendelig oversættelse af kvalitetsstandarderne,

f.eks. i et ydelseskatalog, instrukser o.l., men også igen-

nem en ledelse, der tydeligt kommunikerer til frontperso-

nalet, hvordan kvalitetsstandarderne i praksis udmøntes.

Endelig er det afgørende at sikre solide og velfungerende

processer for løbende kvalitetssikring og kvalitetsudvikling,

som sætter fokus på opfyldelse af de faglige mål og opret-

holdelse og styrkelse af den faglige kvalitet, hvor et redskab som faglige audits kan være et styrings-

redskab, der netop sikrer dette.

De enkelte faglige styringsredskaber er nærmere gennemgået og beskrevet nedenfor i forhold til kom-

munal variation, afledte konsekvenser og incitamenter samt påvirkning på medarbejdernes tidsforbrug.

3.5.3.1

Handlingsanvisende ældrepolitik, der konkret beskriver medarbejdernes opgave og rolle

Kommunernes anvendelse af politikker og strategier er både reguleret via statslig og kommunal regu-

lering. Nogle politikker er lovbestemte, såsom værdighedspolitikken (SEL § 81a), mens andre udarbej-

des i forbindelse med ansøgninger om statslige puljemidler (f.eks. demenspuljemidler), eller besluttes

og udarbejdes af kommunen på eget initiativ.

Formålet med denne type styringsredskaber er først og fremmest at sikre kommunalpolitisk indflydelse

og tydeliggørelse af prioriteringer og forventninger til værdimæssig retning, mål for effekt og kvalitet

samt evt. forventninger til de konkrete aktiviteter på området.

Kulegravningsanalysen viser i den forbindelse, at der er en relativt stor variation i tilgange til anven-

delse af politikker og strategier:



Uanset formålet med politikkerne, er der stor forskel på detaljegraden, og dermed stor forskel på

hvor langt de rækker i styringskæden. I nogle kommuner har de valgt at udforme konkrete politik-

ker, der indeholder handlingsanvisninger for såvel ledere som medarbejdere i kommunen, såsom

fokus på pårørendesamarbejde eller initiativer, der kan fremme oplevelse af sammenhængende

borgerforløb. Dette kunne også inkludere personalerettede politikker som sygefraværspolitikker.

Denne type af politikker er umiddelbart mere implementerbare for tilbudsledere end de mere over-

ordnede politikker, og er derfor også noget der italesættes i dagligdagen i tilbuddene.



Andre kommuner fastlægger derimod en mere overordnet politik, der i højere grad skal afspejle

den retning og vision, som kommunen på politisk niveau har besluttet for det pågældende område,

f.eks. med fokus på de overordnede linjer i forhold til værdighed og et godt ældreliv eller en digita-

liseringsstrategi uden at gøre det handlingsanvisende i politikken. Denne type af politikker får ikke

rodfæste på samme måde, som de mere handlingsorienterede politikker og det viser sig ved at

frontmedarbejderne ikke kender til dem.



Kulegravningsanalysen viser, at der er nogle kommuner, der har en rød tråd centreret om få cen-

trale politiske dokumenter og en operationel strategi for området med tilknyttede operationalisere-

de arbejdsgangsbeskrivelser mv. Andre kommuner har en mere fragmenteret palette af politik-

ker/politiske pejlemærker og strategi og dette afspejles ligeledes i indholdet og forskelligheden af

arbejdsgangsbeskrivelser.

Kulegravningsanalysen viser, at der er en stor variation imellem kommuner i forhold til hvor tæt koble-

de de forskellige faglige styringsredskaber er. Det vil sige i hvor høj grad, der er en rød tråd og tydelig

Figur 25 Eksempler på gode faglige sty-

ringsredskaber

Handlingsanvisende ældrepolitik, der konkret

beskriver medarbejdernes opgave og rolle

heri

Indsatskatalog, der skaber sammenhæng

mellem ydelser, kvalitetsstandarder og

politiske målsætninger

Gennemførsel af faglige audits, der

illustrerer, hvordan indsatser, kvalitets-

standarder og polititik påvirker kerneopgaven

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

kobling mellem politikker, strategier, kvalitetsstandarder og indsatskataloger samt øvrige driftsmæssi-

ge og faglige styringsredskaber, som ydelsesmodel, budgetstyring og faglige audits mv.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Lokale politikker bør gøres relevante for kommunens frontmedarbejdere:

Rambøll/QVARTZ

vurderer, at uanset hvilke hensigter eller ambitioner kommunerne har haft i forbindelse med udarbej-

delse af politikker, bør kommuner overveje såvel omfanget som antallet af kommunale politikker på

ældreplejeområdet. Frem for løbende at udvikle nye overordnede politikker, kan der fokuseres på i

højere grad at gøre de eksisterende politikker handlingsanvisende, og sikre, at de er værdiskabende og

implementeret blandt frontmedarbejdere. Den handlingsorienterede tilgang kan fremmes ved at til-

budslederen sikrer frontmedarbejdernes kendskab til politikkerne og at de er implementeret i det dag-

lige arbejde.

Politikker kan fungere som redskaber for at fremme en særlig medarbejder- eller ledelses-

praksis:

Ud over politikker, der skal påvirke frontmedarbejderne, findes der en række forskellige poli-

tikker, der skal fungere som redskab for ledelsen, herunder sygefraværspolitikker, ledelsesgrundlag

eller strategiske aftaler. Disse er ofte mere handlingsorienterede og tættere på hverdagen i tilbuddet,

idet de ikke blot er udarbejdet som en strategisk retningsangivelse, men også som et arbejdsredskab

og målsætning for tilbudsledelsen. På baggrund af analysen vurderer Rambøll/QVARTZ, at det er sær-

ligt vigtigt, at kommunerne sikrer tilstedeværelsen af handlingsanvisende og målsættende dokumen-

ter, der kan understøtte styringen af de enkelte tilbud effektivt i den ønskede retning, kommunen har

valgt. Dette sker ved at illustrere sammenhæng mellem dokumenter og handlinger eller ved at under-

støtte kommunens ønskede retning ved tilstedeværelse af relevant ledelsesinformation. Sidstnævnte

betyder især, at kommunerne bør have større fokus på, at strategier og indsatser understøttes af rele-

vant data om resultater og effekter.

3.5.3.2

Kvalitetsstandarder og indsatskatalog, der beskriver sammenhæng mellem ydelser og politiske

målsætninger

Alle kommuner har beskrevet deres kvalitetsstandarder for de kommunale områder indenfor hjemme-

hjælp, rehabiliteringsforløb og træning. Kvalitetsstandarder udmøntes typisk i et kommunalt doku-

ment, hvori kommunen beskriver formål, indsatser, bevillingsgrundlag, leverandørmuligheder og kom-

petencer til at udføre opgaver. Der er fra besøgskommunerne nogle overordnede observationer om-

kring kvalitetsstandarder og indsatskataloger:



I de fleste besøgskommuner er der udarbejdet et indsatskatalog eller lignende tværgående doku-

ment, hvor der skabes sammenhæng mellem kvalitetsstandarder (den overordnede ramme) og

ydelsesmodel (den mere konkrete borgernære ramme) samt kompetencer og faggrupper (eksem-

pelvis beskrivelse af hvilke faggrupper der varetager hvilke typer af opgaver). Der er en meget stor

variation i kommunernes kvalitetsstandarder, hvilket illustreres bedst ved forskelligheden i omfang

af sider. I en kommune er kvalitetsstandarden et 14-siders dokument og en anden kommune et

283-siders dokument, se i øvrigt reguleringsafsnit 3.3.3.



Derfor er mulighederne for, at tilbudsledere og ledere på ældreplejeområdet kan arbejde med sty-

ring efter kvalitetstanderne også relateret til, hvor konkrete kvalitetsstandarderne er, og dermed

hvor tætte de er på dagligdagen og kerneopgaven i tilbuddene. Der er flere gode eksempler på be-

søgskommuner, der har skabt tydelig sammenhæng og hvor alle medarbejdere kender målene i

kataloget over kvalitetsstandarderne.



Kulegravningsanalysen har vist, at det primært er visitationen, der anvender kvalitetsstandarder i

det daglige arbejde. Derfor er det også her tidsanvendelsen er størst. Tilbudsledere og frontmedar-

bejdere kender i højere grad til kommunens indsatskatalog, da det er det grundlag, som de i dag-

ligdagen arbejder ud fra. I flere kommuner er der eksempler på frontmedarbejdere, der ikke ken-

der til kvalitetsstandarderne for deres egen kommune.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Kvalitetsstandarder fungerer som rammebetingelser, men bliver mere anvendelsesoriente-

rede,

når de inkluderes i et indsats- eller ydelseskatalog. Rambøll/QVARTZ vurderer således, at kvali-

tetsstandarderne har begrænset oplevet betydning for frontpersonalet, når de ikke er sat i forbindelse

med de ydelser, der leveres til borgerne. Kommunerne bør sikre sig, at kvalitetsstandarderne bliver

mere konkret eller tager form af et indsatskatalog. Desuden kan kvalitetsstandarderne fungere som et

godt borgerinddragelsesredskab, der giver borgerne en oplevelse og forståelse for, hvordan kvalitet-

standarderne sætter rammerne for de ydelser, man visiterer borgerne til. Rambøll/QVARTZ vurderer

desuden, at behovet for at gøre frontmedarbejderne bekendt med kvalitetsstandarderne især stiger i

takt med fleksibiliteten i ydelsesmodellen på den pågældende kommune. Såfremt der visiteres i pleje-

pakker eller -forløb som præsenteret tidligere, lægges en del af visitationens arbejde ud i det enkelte

tilbud, når frontmedarbejderne er med til at definere indsatser for borgerne. Her er det således særligt

vigtigt at være bevidst om kommunens kvalitetsstandarder og det fastlagte serviceniveau, da det er på

dette niveau i kæden, at kommunens serviceniveau skal udmøntes.

Kvalitetsstandarders påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Serviceniveauet fastsættes af kommunalbestyrelsen og beskrives i kvalitetsstandarderne,

som dermed kan påvirke medarbejdernes tidsanvendelse.

3.5.3.3

Faglige audits, der viser om kvalitetsstandarder og politik afspejles i de ydelser borgerne får

Kommunernes brug af faglige audits skal ses i sammenhæng mellem det styringsmæssige behov for at

sikre solide og velfungerende processer for løbende kvalitetssikring og kvalitetsudvikling, som sætter

fokus på opfyldelse af de faglige mål og opretholdelse og styrkelse af den faglige kvalitet og sammen-

hæng i borgerforløb. I alle besøgskommuner er der tilsyn – både i form af tilsyn efter SEL og risikoba-

seret tilsyn fra Styrelsen for Patientsikkerhed, derudover er der stor forskel på den måde hvorpå kom-

munerne/tilbudslederne sikre sig kvaliteten i tilbuddet. Et konkret fagligt styringsredskab er i den for-

bindelse faglige audits, dvs. en struktureret kvalitetsgennemgang, der kan vise om kommunens kvali-

tetsstandarder og politikker afspejles i de ydelser, som borgerne får.

Det er ikke i alle besøgskommunerne, der anvender faglige audits og heller ikke i alle tilbud i de kom-

muner der har faglige audits, at de anvendes. Beslutningen om anvendelsen af faglige audit er i nogle

besøgskommuner taget på forvaltningsniveau, mens det andre steder er tilbudslederen, der har indført

faglige audits. Der er identificeret mange forskellige former for faglige audits i besøgskommunerne,

ligesom der er forskellig praksis for, i hvor høj grad disse er formaliseret og systematiseret i kommu-

nen, se eksempler på audits i figur 26 nedenfor.

Figur 26 Typer af faglige audits

Typiske former for faglige audits

Ledelsesfaglig audits:

Ledere foretager stikprøver af journaler, og gennemgår

dokumentation samt iværksættelse af nødvendige handlings- og indsatsplaner

Kvalitetscirkler:

Gennemgang af indsatsområder i borgerjournaler, f.eks. Ernæring,

med fokus på kvalitetsudvikling og forbedring

Borgerforløb:

Gennemgang af borgerforløb med fokus på rød tråd og sammenhæng

mellem indsatser og snitflader.

Medicinaudits:

Gennemgang af medicinkort, dosering og dispensering

Tværfaglige konferencer:

Gennemgang af borgere på tværs af faggrupper

Kilde: Workshops, interviews, Rambøll/QVARTZ analyse

I besøgskommunerne er det typisk den enkelte områdeleder, der sammen med tilbudsledere vurderer,

hvilke behov der er for at gennemføre faglige audits og dermed også bestemmer hvilken type af audit

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

der skal implementeres. Overordnet set er brugen af faglige audits i de otte besøgskommuner karakte-

riseret ved følgende hovedtræk:



Stor variation i brugen og systematikken af faglige audits, fra kommunal fastsatte audits, til til-

budsfastsatte eller meget begrænset ad hoc brug af faglige audits.

Enkelte eksempler på kommuner, der foretager tilsyn af ledelsesfaglig praksis ift. at sikre, at bor-

gere får ydelser i tråd med kvalitetsstandarder, indsatskatalog mv. på området.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Faglige audits kan bidrage til læring, udvikling og forbedring af arbejdsgange for alle typer

af tilbud:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at faglige audits kan medvirke til at sikre en høj faglighed i både

i sygeplejen, hjemmeplejen og plejecentre. Frontmedarbejderne og tilbudsledere sparrer jævnligt med

hinanden og derved skabes en daglig kvalitetssikring. Tilsvarende kan faglige audits bidrage til syste-

matisk at skabe en dybere kvalitetssikring af konkrete komplekse områder, f.eks. patientsikkerheden

ved medicinhåndtering eller implementering af rehabiliteringstilgang. Faglige audits giver dermed et

større indblik i fagligheden og kan støtte lederen i at identificere, hvor der fagligt er brug for løft af

frontmedarbejdernes kompetencer i forhold til konkret opgavevaretagelse, forståelse af instruk-

ser/arbejdsgange eller viden om kommunens retning og ambitioner.

Succesfuld brug af faglige audits forudsætter introduktion og forståelse for formål:

Såfremt

kommunerne har til hensigt at øge anvendelsen af faglige audits, vurderer Rambøll/QVARTZ det som

en særlig vigtig forudsætning for succes, at kommunen formidler formålet med faglige audits til front-

medarbejderne. Det skal formidles som læring og kvalitetsløft snarere end kontrol og fejlsøgning af

medarbejdere, er erfaringen fra besøgskommunerne. Såfremt formålet formuleres med udgangspunkt i

at forbedre og sikre kvalitet og læring for medarbejdere, kan man i højere grad forebygge, at medar-

bejderne udelukkende anser faglige audits som et kontrolelement. Ydermere vil regelmæssig brug af

faglige audits bidrage til en øget forståelse for formålet idet de kan bidrage til at såvel medarbejdere

og ledere jævnligt reflekterer over egen praksis, og dermed løbende er opmærksomme på, at sikre

sammenhængende borgerforløb.

Faglige audits påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Det er en forudsætning for at gennemføre faglige audits, at medarbejderne har mulighed for

at afsætte tid til det. Dermed vil systematisk brug af faglige audits påvirke medarbejdernes

tidsanvendelse på møder.



Samtidig kan faglige audits dog

sætte fokus på uhensigtsmæssig praksis og arbejds-

gange,

der driver unødvendig tid væk fra borgerne.

Potentielt kan en sådan tilgang være med til at

øge tidsanvendelsen hos borgerne,

lige-

som det kan

forårsage et kvalitetsløft

i borgertiden.

3.5.4

Vurdering af styringsredskaber og deres indbyrdes sammenhængen

På tværs af de analyserede styringsredskaber viser kulegravningsanalysen, at den statslige lovgivning

på ældreplejeområdet giver kommunerne et stort prioriteringsrum, når det kommer til valg af såvel

driftsmæssige som faglige styringsredskaber, samt at der generelt er en høj grad af decentralt ledel-

sesmæssigt råderum for tilbudsledere inden for de rammer, som styringsredskaberne giver.

De forskellige eksempler på god driftsmæssig og faglig styringsmæssig praksis, som er gennemgået i

kulegravningsanalysen er samlet i oversigten nedenfor.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 27 Samlet oversigt over eksempler på god driftsmæssig og faglig styringsmæssig praksis

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Inden for rammerne af den statslige regulering viser kulegravningsanalysen, at kommunerne også

udmønter såvel driftsmæssige styringsredskaber og faglige styringsredskaber med en væsentlig varia-

tion. Der er dog en form for konsensus omkring, hvordan budgetmodellen for hhv. sygepleje, plejecen-

tre og hjemmepleje bedst tager sig ud. Rambøll/QVARTZ vurderer, at den variation der er i de øvrige

styringsredskaber kun i mindre grad kan tilskrives forskelle i demografi, socioøkonomiske forhold, or-

ganisering mv., og i højere grad skyldes netop de kommunale styringsmæssige valg, prioriteringer og

traditioner.

Rambøll/QVARTZ vurderer på baggrund af kulegravningens resultater, at der samlet set vil være et

tids- og styringsmæssigt potentiale knyttet til en tættere integration af styringsredskaber med særlig

fokus på kobling mellem rammesættende og retningsangivende styringsredskaber som (i) politikker og

strategier (ii) kvalitetsstandarder og indsatskatalog (iii) faglige audits og (iv) dertil ledelsesinformation.

Rambøll/QVARTZ vurderer videre, at kulegravningsanalysen tydeliggør behovet for opmærksomhed på

at sikre tilbudsledere på ældreplejeområdet de rigtige incitamenter og kompetencer/redskaber til at

anvende dette ledelsesrum til at sikre en effektiv tidsanvendelse og tilrettelæggelse af arbejdet ift.

kerneopgaven. Kulegravningsanalysen viser således, at den decentrale tilbudsleders evne til at priorite-

re og anvende ledelses- og styringsredskaber er afgørende for deres nyttiggørelse for frontpersonalet.

Der bør derfor fokuseres på redskaber, der kan understøtte både forvaltningsledere og tilbudsledere i

at anvende og prioritere de styringsredskaber, der kan understøtte forbedret ressourceudnyttelse

(f.eks. i form af lavere sygefravær) og styrke den faglige praksis (f.eks. gennem en tydelig kobling af

evt. kommunal politik med indsatskataloget og ved brugen af faglige audits).

Rambøll/QVARTZ vurderer afsluttende, at kulegravningsanalysen tydeliggør en række konkrete op-

mærksomhedspunkter og forbedringspotentialer knyttet til styringsredskaber, herunder specifikt (i)

øget fokus og systematisering på nyttiggørelse af data i form af ledelsesinformation, (ii) styrkelse af

brugen af relevante faglige audits, som begge er centrale elementer til faglig og organisatorisk udvik-

ling. Kulegravningsanalysen viser, at der i høj grad sker en kommunal udvikling på området, hvor de

enkelte kommuner forsøger at balancere hensynet mellem mest mulig tid til kerneopgaven i det enkel-

te tilbud, samtidigt med at potentialerne ved at anvende mere systematiserede styringsredskaber (som

pr. definition vil kræve tidsressourcer) forfølges. Den store variation på tværs af kommuner i tilgange

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

til disse styringsredskaber viser, at der ikke er etableret styringsmæssigt konsensus, men i høj grad

stadigvæk finder udvikling og afprøvning sted, hvilket tydeliggør et behov for understøttelse af kom-

munerne i dette arbejde gennem kortlægning og adgang til "best-practice" viden og lignende.

3.5.5

Forbedringsforslag

God ledelse er afgørende for høj arbejdsglæde og faglighed, hvilket kan være med til at nedbringe

sygefraværet og sikre høj faglighed over for borgerne. Der er i dag stor variation mellem tilbud i for-

hold til kvaliteten og graden af struktureret ledelse og derunder struktureret information omkring syge-

fravær gennem ledelsesinformation, da det i høj grad op til den enkelte leder at styre og lede sund-

heds- og omsorgspersonalet på en hensigtsmæssig måde.

Inden for området

effektiv styring og ledelse

(se figur 28) er der identificeret to forbedringsforslag,

som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,5-0,6 procentpoint, hvis de realiseres. Dette svarer til at

flytte ~340-430 årsværk til medarbejdernes kerneopgave. I lønkroner er det ~170-210 mio. kr. årligt

svarende til ~7-9 pct. af omkostningsbasen

på ~2,4 mia. kr.

Figur 28 Forbedringsforslag || Styring

Forslag

Hovedobservationer

•

Sygefraværet er mellem 5-7 pct.

på landsplan for alle medarbejder-

grupper og ~2 pct. for lederne.

Fraværet varierer på tværs af

landets kommuner fra ~2-16 pct.

Der eksisterer ikke en tværgående

og formaliseret måde i dag, hvorpå

man håndterer sygefravær hverken

på nationalt, regionalt eller lokalt

plan.

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at en

højere grad af systematik og

ledelsesfokus på sygefravær og i den

forbindelse medarbejdertrivsel vil

kunne at nedbringe sygefraværet i

kommuner, hvor sygefravær er særligt

udtalt.

Forslag (løftestænger)

•

Udbred

nationalt koncept for

sygefravær

med lokal forankring.

Flere kommuner har nedbragt

deres fravær betydeligt ved at

implementere sygefraværstiltag i

deres personalepolitikker. Her kan

bl.a. henvises til ”En kur mod

sygefravær” udarbejdet af KL og

Forhandlingsfællesskabet, som kan

anvendes som koncept.

Fastsæt

kommunale eller lokale

mål

for reduktion af sygefravær

(f.eks. 1-3%) i samarbejde med KL

og de faglige organisationer.

Potentiale

336-429

3.1 -

Reducer

sygefravær

ved øget

ledelsesfokus

og fokus på

medarbejder-

trivsel

•

Årsværk

•

116-205

Mio. kr.

•

Der er stor variation i graden af

struktureret faglig ledelse på

tilbudsniveau i besøgskommunerne

Det er i høj grad op til den enkelte

leder at sikre, at medarbejderne

arbejder på en måde, der

tilgodeser alle relevante faktorer i

og omkring ældreplejen.

Der er variation hvordan

tilbudslederne anvender sit

ledelsesrum og agerer i forhold til

aspekter som f.eks. faglig ledelse,

personaleledelse, datadreven

ledelse, tværgående/tværfaglig

ledelse mv.

•

Rambøll/Qvartz vurderer, at der er

potentiale for en mere effektiv

tidsanvendelse samt struktureret

faglig praksis for hvordan den

enkelte tilbudsleder kan være med

til at skabe tydelige sammenhæng

mellem tidsanvendelse,

arbejdsgange og faglig kvalitet.

•

Øg brug af

ledelsesinformation

til erfaringsudveksling og

motivation gennem systematisk

indsamling af data på tværs af

tilbud.

Brug systematisk metode til at

gennemfører

faglige audits

for at

understøtte praksis på relevante

områder og evt. iværksætte

handlingsplaner.

Operationaliser kommunens

målsætninger

til få og klare,

ambitiøse men realiserbare mål på

medarbejderniveau.

Invester i

It-redskaber

til under-

støttelse af ledelsesinformation.

•

3.2 -

Stærkere

ledelse og

ledelsesrum

•

Kvanti-

ficeres

ikke

•

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Omkostningsbasen er baseret gennemsnitlige sygefraværstal på tværs af landet for alle medarbejdere. Kilde: KRL

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.6

Lokal arbejdstilrettelæggelse og betydning for medarbejdernes tidsforbrug

Medarbejderne bruger relativt meget tid på praktiske opgaver, transport og daglige for-

styrrelser, som kan reduceres gennem ændringer i den lokale arbejdstilrettelæggelse og

øget brug af velfærdsteknologi.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Medarbejderne bruger i gennemsnit 13 pct. af deres arbejdstid på transport og praktiske op-

gaver væk fra borgerne, svarende til ~7.900 årsværk eller ~3,6 mia. kr. årligt, hvilket varie-

rer mellem 8-15 pct. på tværs af besøgskommunerne.



Mødeaktiviteter udgør i gennemsnit 5 pct. af medarbejdernes tid svarende til ~3.400 årsværk

eller ~1,6 mia. kr. årligt, hvilket varierer mellem 2-9 pct. på tværs af besøgskommunerne.

Medarbejderne oplever, at ikke alle mødeaktiviteter er understøttende for kerneopgaven.



Flere kommuner har gode erfaringer med brug af velfærdsteknologi, der bl.a. har været med

til at nedbringe transporttiden, øge fleksibiliteten og mindske tiden brugt på praktiske opga-

ver, som ikke giver mening for medarbejderne.



Der er variation i mellem de forskellige tilbuds måder at tilrettelægge opgaverne i løbet af en

dag, eksempelvis i forhold til form og antal af daglige statusmøder, samt hvornår på arbejds-

dagen, der dokumenteres i borgerjournalen.



I hovedparten af tilbuddene er arbejdstilrettelæggelsen kendetegnet ved, at enkelte medar-

bejdere bliver afbrudt af telefonopkald mange gange i løbet af dagen.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Rambøll/QVARTZ vurderer generelt, at der er et betydeligt forenklingspotentiale knyttet til den

lokale arbejdstilrettelæggelse, og at indfrielsen heraf stiller betydelige krav til den lokale ledel-

se.



Variationen mellem tidsforbrug mellem tilbud og kommuner kan bl.a. forklares med geografi-

ske forhold, der naturligt kan drive transporttiden op. Men nogle tilbud har f.eks. målrettet ar-

bejdet med møder, transport, praktiske forhold og afbrydelser, og det synliggør, at der også i

mange andre kommuner er et potentiale.



Investering i mere velfærdsteknologi og højere grad af implementering af den nuværende

giver et optimeringspotentiale. Dog skal kommunerne sikre god implementering af teknologien

i forhold til sammenhæng med medarbejdernes øvrige arbejdstilrettelæggelse af praktiske op-

gaver.



En bedre planlægning af arbejdstiden og mere faste rammer for dialog og ad hoc henvendel-

ser vil mindske afbrydelser i løbet af dagen, som er uhensigtsmæssigt for, at medarbejderne

kan udføre deres kerneopgaver effektivt.



Omfanget af møder kan med fordel nedbringes i nogle tilbud – dog bør tilbudslederne være

opmærksomme på fortsat at skabe rum for faglig sparring, når eksempelvis kollegaer ikke fy-

sisk møder hinanden i dagligdagen.

De følgende underafsnit vil beskrive den arbejdstilrettelæggelse, der er at finde på ældreplejeområdet,

herunder praksis for transport og praktiske opgaver, mødeaktiviteter samt generelle forstyrrelser.

3.6.1

Arbejdsdagen er styret af en række rammevilkår, men der er muligheder for variation

Figur 29 nedenfor eksemplificerer en arbejdsdag for en assistent på hhv. et plejecenter og i hjemme-

plejen. Det fremgår her, at en række opgaver typisk foregår på bestemte tidspunkter af døgnet med

lille mulighed for variation i arbejdstilrettelæggelsen. Opgaver knyttet til den praktiske hjælp foregår

således primært om morgenen, da borgerne skal have hjælp til at komme ud af sengen og indtage

morgenmad, mens der også er faste tidspunkter for medicingivning. For andre opgaver knyttet til den

personlige pleje og/eller praktiske hjælp, som f.eks. tidspunkt for bad eller rengøring, afhænger tilret-

telæggelsen af opgaven mere af borgernes vaner og servicen i det enkelte tilbud, f.eks. at bad som

udgangspunkt foregår i forbindelse med morgenpleje. Tilbuddene har således mulighed for selv at til-

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

rettelægge denne type opgaver ud fra den enkelte borgers behov og ønsker. Det samme gælder opga-

ver som transport og mødeaktiviteter, der ikke er relateret til

ATA-tiden.

Figur 29 Eksempel på arbejdsdag - dagvagt

Note: Eksempler.

Kilde: Workshops, interviews, Rambøll/QVARTZ analyse.

Kulegravningsanalysen viser en stor variation i arbejdstilrettelæggelsen af opgaver i løbet af en ar-

bejdsdag på tværs af tilbud. Variationen findes primært for opgaver, som tilbuddene kan regulere selv,

såsom afholdelse af daglige statusmøder (jf. afsnit 3.3.1) samt tid brugt på transport og daglige afbry-

delser. Sidstnævnte omhandler særligt telefonopkald fra kollegaer, borgere eller pårørende. De følgen-

de afsnit ser nærmere på disse opgaver.

Eksemplerne i figur 29 ovenfor viser desuden, at de afgørende forskelle mellem arbejdsdagen på et

plejecenter og i hjemmeplejen går på, hvordan arbejdsdagen begynder, samt praksis for og hyppighed

af sparring og dokumentation i løbet af de forskellige vagtlag. Det er i denne forbindelse vigtigt at no-

tere, at disse blot fungerer som illustrative eksempler, hvis forskelle ikke (nødvendigvis) kan generali-

seres på tværs af alle plejecentre og hjemmeplejetilbud. De skal derfor nærmere ses som et udtryk for

forskelle i opgavernes placering i løbet af dagen og variationen i tidsanvendelsen på disse opgaver.

3.6.2

Mødeaktiviteter og sparring

Mødeaktiviteter og sparring udgør i gennemsnit 5 pct. af medarbejdernes tid svarende til ~3.300 års-

værk eller ~1,6 mia. kr. årligt, hvilket varierer fra 2-9 pct. på tværs af besøgskommunerne (se figur

30 nedenfor). Overordnet set kan medarbejdernes møder og sparring inddeles i

fast sparring mellem

kollegaer, tværfaglige møder samt personalemøder.

Fast sparring

foregår typisk om morgenen, mellem vagtlag eller mens der dokumenteres ved compu-

ter, hvor medarbejderne gennemgår kørelister (primært i hjemmeplejen, men anvendes også på pleje-

centre) og danner sig et overblik over arbejdsdagens opgaver hos borgerne, samt orienterer sig og

noterer i borgerjournalerne. Der observeres i den forbindelse store forskelle i antallet af afholdte møder

på tværs af tilbud, herunder også ift., hvordan tiden anvendes på disse møder. I nogle kommuner har

man besluttet kun at afholde ét ugentligt møde, hvilket bl.a. muliggøres ved, at medarbejderne i

hjemmeplejen kører ud til borgerne direkte fra eget hjem og selv orienterer sig i borgerjournalerne

inden. Det varierer desuden mellem tilbuddene, hvorvidt den enkelte medarbejder selv orienterer sig i

borgerjournalerne, eller om man har valgt én eller flere faste koordinatorer til at gennemgå de vigtig-

ste ændringer og observationer i journalerne. Til sidst observeres der også forskelle i tilrettelæggelsen

af overgangen mellem vagtlag. Nogle kommuner gør brug af forskudte vagter til at facilitere overleve-

ringen af informationer og observationer mellem vagter, mens andre kommuner ikke afsætter tid til

mundtlig overlevering.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Tværfaglige møder,

hvor fokus er rettet mod hele borgerens livsbillede, samt borgere med komplekse

helbredsmæssige, psykiske eller sociale problemstillinger. To kommuner har indført faste triage-

møder

, hvor samtlige borgere registreres og inddeles efter habituel eller ændret almentilstand med

henblik på tidlig opsporing og forebyggelse af tilstande, som på længere sigt kan medføre indlæggelse

eller funktionstab. Medarbejderne i disse kommuner udtrykker stor tilfredshed med triagering, idet

triageringen vurderes at understøtte den faglige praksis, samt planlægning og prioritering af borgerret-

tede indsatser, jf. dokumentationsafsnit 3.4.5.

Figur 30 Tidsanvendelse for mødeaktiviteter

Tidsanvendelsen i en gennemsnitlig uge på tværs af alle medarbejdergrupper

Gennemsnitlig tidsforbrug per uge i procent, vægtet gns*, N = 150

Opgave: Møder indenfor tilbud (fast koordinering, morgenmøder, triage)

8,9%

5,8%

4,6%

4,5%

Gns.

6,0%

3,4%

2,5%

1,6%

Kommune 8

Kommune 6

Kommune 5

Kommune 4

Kommune 2

Kommune 7*

Kommune 3

Kommune 1

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse.

Personalemøder

anvendes til at diskutere nye tiltag på arbejdspladsen, samt en række personalefor-

hold, såsom sygefravær, trivsel, arbejdsmiljø og rekruttering. Herudover bruges møderne til koordine-

ring på tværs af tilbud, herunder mellem hjemmeplejen og hjemmesygeplejen eller dag- og aftenvag-

ter. Endeligt bliver personalemøderne i nogle kommuner anvendt til at inddrage medarbejderne i til-

buddets økonomi, i høringssvar angående kommunale politikker og strategier, samt i ledelsesinforma-

tion angående eksempelvis sygefravær, faglige aspekter mv., jf. afsnit 3.5.2 om styring ved ledelsesin-

formation.

Vurdering af tilrettelæggelsen af mødeaktiviteter

En klarere struktur og mere målrettet faglig sparring om borgerne kan nedbringe tidsanven-

delsen på unødvendig informationsdeling i nogle tilbud:

Medarbejderne i nogle kommuner/tilbud

oplever at bruge uhensigtsmæssigt meget tid på fast sparring, da noget af den information, der bliver

givet, ikke altid opleves som relevant for alle medarbejdere. Det omhandler f.eks. de komplekse borge-

re, hvor meget tid bruges til at diskutere forhold, der ikke nødvendigvis vedrører alle medarbejdere

eller faggrupper. Rambøll/QVARTZ vurderer, at tilbuddene med fordel kan implementere en klarere

struktur for mere målrettet sparring, så alle medarbejdere oplever sparringen som et tidsforbrug, der

er meningsfuldt og fagligt fremmende. Således kan noget af sparringen med fordel struktureres, så det

gennemføres som faglige audits, se i øvrigt appendiks 5.10.1. hvor der tages udgangspunkt i specifikke

borgere, men hvor temaet nærmere er en faglig udfordring, der kan være relevant for alle medarbej-

dere. Denne tilgang vil skabe læring på tværs og sikre, at medarbejdere, der beskæftiger sig med sær-

ligt komplekse borgere, ligeledes opnår et udbytte. I dette henseende er det dog vigtigt at have for

Jf. Sundhedsstyrelsens anbefaling.

Tidlig opsporing af sygdomstegn hos ældre medicinske patienter: Værktøjer til Hverdagsobserva-

tioner.

Sundhedsstyrelsen 2013.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

øje, at faglig sparring af de fleste medarbejdere vurderes som værende centralt ift. sikring af kvalitet

af de leverede ydelser til borgerne.

Tværfaglige samarbejdsmøder, f.eks. triage-møder, kan være med til at sikre bedre plan-

lægning og prioritering af sammenhængende borgerforløb:

Tværfaglige møder på tværs af til-

bud og faggrupper vurderes at fremme det tværfaglige samarbejde samt at sikre mere sammenhæn-

gende forløb for borgeren. Der er særligt gode muligheder for faste tværfaglige møder i kommuner,

hvor hjemmeplejen og hjemmesygeplejen er organisatorisk integreret, men der er også gode eksem-

pler på en fast kadence for det tværfaglige samarbejde i kommuner, hvor dette ikke er tilfældet. Ek-

sempelvis vurderes triage-møder at øge medarbejderens forståelse af og kendskab til borgernes for-

skellige problemstillinger gennem visualisering af deres pleje- og helbredsbehov, samt skabe større

fokus på planlægningen og prioriteringen af indsatserne til borgerne. Nye teknologiske redskaber mu-

liggør desuden at digitalisere det tværfaglige samarbejde gennem metoder som triagering, hvilket kan

være med til at skabe bedre sammenhæng mellem det tværfaglige samarbejde og dokumentation

omkring den enkelte borger, f.eks. i indsatsplaner eller borgerjournaler. Det opnåede udbytte vurderes

dog at variere mellem hhv. hjemmeplejetilbud og plejecentre. For mindre plejecentre oplever medar-

bejderne, at metoden er mindre meningsfuld, da medarbejderne er ansvarlige for meget få borgere,

som de har den daglige kontakt med, mens det relativt lave antal ansatte også gør uformel, tværfaglig

vidensdeling nemmere.

Udbyttet af personalemøder varierer i høj grad mellem tilbud:

Der er stor forskel på det opnåe-

de udbytte af personalemøder. Rambøll/QVARTZ vurderer således, at der er rum for at forbedre prak-

sis og indhold for møderne på mere strukturerede og målrettede møder, så mødedeltagerne så vidt

muligt oplever at deltage i møder, der er relevante for udførelsen af deres opgaver. Det vurderes, at en

klarere struktur kan skabes ved at gøre brug af nogle af de redskaber, som er nævnt i afsnit 3.5.2.

Eksempelvis kan ledelsesinformation og data om økonomi, budget mv. forbedre medarbejdernes for-

ståelse for ældreplejetilbuddets driftsvilkår, mens data om sygefravær kan anvendes til at drøfte med-

arbejdernes trivsel, samt inddrage faglige styringsredskaber til at skabe fokus på kvalitet, viden om

serviceniveau eller politiske målsætninger. Det vurderes således, at det i høj grad afhænger af tilbuds-

ledernes evner til at skabe forståelse for sammenhæng mellem det daglige arbejde og faglige samt

driftsmæssige redskaber.

3.6.3

Transport og praktiske opgaver

Medarbejderne bruger i gennemsnit 13 pct. af deres arbejdstid på

transport og praktiske opgaver væk

fra borgerne,

svarende til ~7.900 årsværk eller ~3,6 mia. kr. årligt, hvilket varierer mellem 8-15 pct.

på tværs af besøgskommunerne (se figur 31). For de udkørende tilbud udgøres tiden primært af

trans-

port,

mens de ikke-udkørende tilbud anvender tiden på

praktiske opgaver

som f.eks. rengøring og

oprydning af fællesarealer, tøjvask for beboerne eller klargøring af mad til beboerne.

Figur 31 Tidsanvendelse for transport og praktiske forhold

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Tidsanvendelsen i en gennemsnitlig uge på tværs af alle medarbejdergrupper

Gennemsnitlig tidsforbrug per uge i procent, vægtet gns*, N = 150

Opgaver: Transport i forbindelse med besøgs- og mødeaktiviteter; Praktiske forhold*

15,3%

14,8%

13,9%

13,1%

3,6%

2,3%

1,4%

10,7%

9,7%

9,4%

Transport

Praktiske forhold

12,8%

Gns.

4,1%

7,5%

5,0%

6,2%

11,6%

11,7%

8,7%

3,3%

4,4%

5,1%

4,3%

4,2%

Kommune 1

Kommune 8

Kommune 6

Kommune 5

Kommune 4

Kommune 2

Kommune 7*

Kommune 3

*Praktiske forhold dækker bl.a. over rengøring, klargøring af mad, bestilling af varer og tidsregistrering.

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse.

Transport:

Hjemmeplejen og hjemmesygeplejen har typisk ansat en eller flere medarbejdere, der vare-

tager en planlægningsfunktion på enten heltid eller deltid. Planlæggerne har ofte en uddannelse inden

for plejen men sjældent uddannelse eller kurser inden for transport eller planlægning. Det er sund-

hedsfagligt uddannede medarbejdere, med stor erfaring fra ansættelse i den kommunale sundheds- og

ældrepleje, samt kompetencer og overblik, der styrker deres evner ift. planlægning. Planlæggerne

varetager opgaver vedrørende ruteplanlægning og udarbejdelse af kørelister, der udgør en central del

af arbejdstilrettelæggelsen, samt tilpasning af disse ved ændringer i borgersammensætning og syge-

fravær. Kommunebesøgene har vist, at demografiske forhold og tilrettelæggelse af borgerforløb gør, at

medarbejderne i nogle kommuner og tilbud kører særligt langt hver dag. Denne udfordring bliver yder-

ligere forstærket, når borgere modtager såvel sundheds- som plejeydelser. I disse tilfælde opleves det,

at både SSA'er og sygeplejersker kommer på besøg hos den samme borger enten samtidigt eller på

forskellige tidspunkter.

Herudover observeres det, at medarbejdere i hjemmeplejen dagligt har korte besøg, hvor der udføres

små specifikke opgaver såsom at give piller eller hjælpe med støttestrømper. De korte besøg opleves

som forvirrende for borgerne, og medarbejderne bruger meget transporttid i denne forbindelse. For at

sikre kontinuitet i hvem og hvor mange, der kommer i borgerens hjem, kan det overvejes at skelne

mellem komplekse og ikke-komplekse sygeplejeopgaver, som beskrevet i reguleringsafsnit 3.3.2. Dette

vil kunne minimere antal af medarbejdere i borgerens hjem, idet SSA/SSH vil kunne varetage flere

sygeplejefaglige opgaver. Se i øvrigt Forbedringsforslag 1.4.

I nogle kommuner er der desuden indført skærmbesøg til at guide borgeren til at tage medicin, vaske

sig eller smøre mad. Kommunerne oplever, at borgere har taget godt i mod teknologien, og at mange

borgere kan få glæde af tilbuddet, såfremt der afsæt-

tes tid til at introducere skærmbesøgene på en måde,

der skaber tryghed hos borgeren. Den opfølgende

validerings-survey til kommunerne viser, at det fort-

sat er under halvdelen af kommunerne, som anven-

der teknologier som skærmbesøg.

Tidsanvendelsen for

praktiske opgaver,

såsom tøj-

vask, rengøring af fællesarealer, tømning af opva-

skemaskiner, rengøring af hjælpemidler, opleves ikke

som understøttende for kerneopgaven af medarbej-

derne, da de oplever, at det forgår på bekostning af

tid sammen med borgerne. På mange plejecentre har

Lovende praksis (C) || Anvendelse af

transportrobotten "Trille" til transport af

vasketøj på plejecenter

Transportrobotten ‘Trille’ har siden foråret

været på prøve på et plejecenter, hvor den

har kørt med vasketøj fra vaskeriet ud til

beboerne i plejecenterets forskellige bygnin-

ger. Trilles fornemmeste opgave er at trans-

portere vasketøj via plejecenterets underjor-

diske gange mellem beboere og vaskeri.

Afstandene på plejecenteret er store, og

Trille, som kan bære op til 100 kg, sparer

derfor personalet for et stort slæbearbejde

og giver dermed medarbejderne mere tid til

opgaver tættere på beboerne.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

lederne bevidst valgt at undlade at ansætte folk til f.eks. rengøring af fællesarealer, hvilket medfører,

at både SSA'er og SSH'er varetager disse opgaver, som dermed tager tid væk fra kerneopgaven. I en

besøgskommune har de valgt at gøre brug af teknologi til at nedbringe tiden brugt på praktiske

opgaver.

Praksis C

kan f.eks. bruges som anvendelse til plejecentre med stort m2-areal, mens den

herudover kan bruges som inspiration for andre udfordringer, der kan løses gennem teknologi.

Vurdering af tilrettelæggelsen af transport og praktiske opgaver

Transporttiden afhænger i høj grad af geografiske rammevilkår, men der er mulighed for

optimering:

Transporttiden er i høj grad betinget af geografi og faglige hensyn, da der er længere

mellem borgere i landdistriktskommunerne. Rambøll/QVARTZ vurderer dog, at der er mulighed for at

forbedre en række forhold, særligt ift. opkvalificering af planlæggerne, idet de varetager en opgave

med meget stor indflydelse på medarbejdernes tidsanvendelse.

Velfærdsteknologi kan nedbringe tid anvendt på bl.a. transport og praktiske opgaver:

Kule-

gravningsanalysen viser, at flere kommuner har gode erfaringer med brug af velfærdsteknologi, der

bl.a. har nedbragt tiden brugt på praktiske opgaver og transport, som ikke vurderes som meningsfuld

for medarbejderne. Kommunerne og de enkelte tilbud kan med fordel investere i mere velfærdstekno-

logi, som f.eks. skærme til skærmbesøg eller sensorer til bevægelsesmonitorering. Det er imidlertid

vigtigt, at medarbejderne uddannes grundigt i implementering og anvendelsen af teknologierne, så det

sikres, at de kan udnytte potentialet af velfærdteknologien. Samtidig skal medarbejderne trænes i at

screene borgere for potentiale, ligesom det kræver en struktureret tilgang, når borgerne introduceres

for teknologien. Tilgangen skal sikre, at der skabes tryghed og sikkerhed hos borgere, således at de

oplever brugen som en forbedring af ydelsen, frem for en erstatning af besøg. Denne faktor vurderes

som værende afgørende for borgertilfredsheden og succesoplevelsen hos medarbejderne. Anvendelsen

af velfærdsteknologi vurderes særligt relevant ved korte besøg i forbindelse med levering af en ikke-

kompleks indsats, der er forbundet med uhensigtsmæssig høj transporttid og kan virke forvirrende for

borgeren, der oplever, at medarbejderen knap når at komme ind i hjemmet, før de er gået igen. Ved

skærmbesøg kan kontakten forgå i rolige omgivelser og medarbejderne har mulighed for at erstatte

transporttiden med mere kontakt til borgeren via skærmen.

3.6.4

Afbrydelser i opgaveudførelsen

I mange tilbud er arbejdet tilrettelagt, så enkelte medarbejdere oplever at blive afbrudt i sit arbejde og

dermed forstyrret af arbejdsrelaterede telefonopkald mange gange i løbet af arbejdsdagen og særligt i

løbet af borgerbesøg. I de ikke-udkørende tilbud bliver medarbejderne ringet op af pårørende, hvilket

resulterer i, at medarbejderne i gennemsnit bruger 1 pct. af deres tid på kontakt til pårørende. Opkald

kan skyldes ønske om oplysninger om praktiske forhold eller helbredsmæssige forhold hos nærtståen-

de. Af hensyn til fortrolighed er medarbejderne ofte nødsagede til at forlade opgaver og gå hen på

kontoret for at tale eller indhente relevant viden, der kan videregives. For at imødekomme pårørendes

henvendelser og reducere eventuelle spørgsmål eller bekymringer fra pårørende løbende kan de med

fordel involveres mere i aktiviteter på plejecentret og trivslen blandt borgerne. Et tilbud i en af besøgs-

kommunerne har f.eks. gode erfaringer med at inddrage pårørende i dagligdagen og har oplevet en

reduktion i telefonisk kontakt fra pårørende (se eksempel "lovende

praksis D").

Lovende praksis (D) || Høj grad af pårørendeinddragelse bl.a. vha. digital platform

På et selvejende pleje- og daghjem har de gode erfaringer med inddragelse af pårørende, hvilket

har bidraget til større tilfredshed og arbejdsglæde samt nedbragt antallet af klager og telefonisk

kontakt fra pårørende. Pleje- og daghjemmet har bl.a. en åben facebookgruppe, hvor medarbej-

derne (efter tilladelse fra beboere/pårørende) lægger billeder op af aktiviteter. Herudover har de

fællesspisning en gang om måneden for lokalsamfundet samt gratis kaffe og kage i dagligdagen.

I de udkørende tilbud bliver medarbejdere, som har ansvaret for nødkaldstelefonen, afbrudt mange

gange dagligt i løbet af deres borgerbesøg. Det betyder, at medarbejderen skal have overblik over

kollegaers kørelister for evt. at guide dem til et nødkald, hvilket ofte kræver flere forgæves opkald til

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

kollegaerne. I nogle tilbud har man imødekommet denne udfordring ved, at en social- og sundhedsfag-

lig medarbejder varetager telefonen, og midt på dagen bruger tid på tilpasning af kørelister og vagter.

Vurdering af tilrettelæggelsen af afbrydelser i opgaveudførslen

Kontakt og kommunikation med borgere og pårørende kan med fordel struktureres bedre:

Samlet set bruges der meget tid på kommunikation med pårørende i den tid, der er forbeholdt pleje og

borgerkontakt, som både skaber forsinkelser, afbrydelser og udgør en sikkerhedsrisiko, når det foregår

under medicin-givning, -dosering eller andre sygeplejefaglige opgaver. Rambøll/QVARTZ vurderer så-

ledes, at fastsættelsen af mere faste rammer for dialog og ad hoc henvendelser vil mindske forstyrrel-

ser og afbrydelser i løbet af dagen, der er uhensigtsmæssige for at medarbejderne kan udføre deres

kerneopgave sikkert og effektivt.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.6.5

Forbedringsforslag

Arbejdstilrettelæggelsen er afgørende for, hvorvidt medarbejderne anvender deres tid på den mest

hensigtsmæssige måde. I nogle kommuner har en række tilbud valgt at indrette hverdagen på en må-

de, der er med til at frigive mere tid til borgerne, hvilket indikerer, at der også er et potentiale for an-

dre kommuner og tilbud. Det gælder eksempelvis i forbindelse med tilrettelæggelsen af mødeaktivite-

ter, transport, praktiske opgaver, samt håndteringen af afbrydelser, jf. afsnittene ovenfor. Herudover

udvikles der løbende nye og brugbare former for velfærdsteknologi på ældreplejeområdet, der kan

frigive mere tid til borgerne eller bidrage til at løse opgaver sikkert og hurtigt. Disse teknologier kan

være med til at nedbringe transporttiden i hjemmeplejen og understøtte plejepersonalet i en række

praktiske opgaver.

Inden for området

bedre arbejdstilrettelæggelse

(se figur 32) er der identificeret fire forbedringsfor-

slag, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,9-1,4 procentpoint, hvis de realiseres. Dette svarer

til at flytte ~720-1.120 årsværk til medarbejdernes kerneopgave. I lønkroner er det ~340-520 mio. kr.

årligt svarende til ~8-12 pct. af omkostningsbasen

på ~4,4 mia. kr.

Figur 32A Forbedringsforslag || Arbejdstilrettelæggelse (1/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

Medarbejderne bruger i dag 12 pct.

af deres tid på

transport og

praktiske opgaver

væk fra

borgerne, hvilket variere fra 8-15

pct. på tværs af

besøgskommunerne.

Der bruges tid på tøjvask,

rengøring af fællesarealer, tømning

af opvaskemaskiner, rengøring af

hjælpemidler osv.

Medarbejderne i hjemmeplejen har

dagligt nogle korte besøg, hvilket

forvirrer borgerne.

Flere kommuner rapporterer om

gode erfaringer med brug af

velfærdsteknologi.

•

Vurdering

Kommunerne og de enkelte tilbud

kan med fordel investere i mere

velfærdsteknologi, som f.eks.

skærme til skærmbesøg eller

sensorer til

bevægelsesmonitorering.

Det er imidlertid vigtigt, at

medarbejderne uddannes grundigt i

implementering og anvendelsen af

teknologierne, hvilket vurderes som

afgørende for borgertilfredsheden

og succesoplevelsen hos

medarbejderne.

Forslag (løftestænger)

•

Invester i

praktiske

hjælpemidler

som f.eks.

vaskerobotter, robotstøvsugere og

automatisk rengøring af toiletter,

så medarbejderne kan bruge mere

tid sammen med borgerne.

Erstat korte og simple besøg med

skærmbesøg,

hvor en borger får

hjælp til at indtage medicin eller

hjælpes til at spise morgenmad i

tryghed.

Installer

sensorer

i borgernes

hjem, så tryghedsbesøg og

transport kan reduceres for

udkørende medarbejdere.

Potentiale

251-396

4.1 -

Øg

brugen af

velfærdstek-

nologi

•

Årsværk

•

116-183

Mio. kr.

•

4.2 -

Optimer

transporttiden

i hjemme-

plejen og

hjemme-

sygeplejen

•

Udkørende medarbejdere bruger i

•

gennemsnit 9 pct. tid på transport,

mens landdistriktskommunerne

bruger op til 17 pct.

Der tages typisk en fagperson ud af

•

driften for at varetage funktionen

som planlægger.Hovedparten af

planlæggerne har ingen

uddannelse inden for transport

eller planlægning.

Planlæggerne oplever ofte, at de

skal bruge meget tid på at ringe til

flere medarbejdere for at få fat i en

ledig, der befinder sig tæt på, hvor

akutte situationer er opstået.

Transporttiden er i høj grad

betinget af geografi samt faglige

hensyn, da der er længere mellem

borgere i landdistriktskommunerne.

Rambøll/QVARTZ vurderer dog, at

der er mulighed for at forbedre en

række forhold, særligt ift.

opkvalificering af planlæggerne,

idet de varetager en opgave med

meget stor indflydelse på

medarbejdernes tidsanvendelse.

•

Foretag

bedre efteruddannelse

af ruteplanlæggere, da de ofte har

en sundhedsfaglig uddannelse

uden uddannelse inden for

transport/planlægning.

Planlæggerne bør dog fortsat være

sundhedsfagligt uddannede, da det

har stor betydning at opgaverne.

Installer

GPS-sendere

i bilerne, så

planlæggerne kan se, hvor

medarbejderne befinder sig. Dette

hjælper planlæggerne til at

optimere kørselstiden ved akut

opståede situationer, mens det

mindsker unødig tid på opkald.

228-358

Årsværk

105-166

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Omkostningsbasen er baseret på tidsmålinger for opgavekategorierne "transport ifm. besøgs-/mødeaktiviteter", "opgaver ifm. tilbe-

redning/klargøring af mad/drikke", "praktiske opgaver væk fra borgeren" og "personlig kontakt med pårørende" for alle medarbejder-

grupper inkl. lederne.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 32B Forbedringsforslag || Arbejdstilrettelæggelse (2/2)

•

Der bruges meget tid på

•

kommunikation med pårørende (og

i nogen grad borgere) i afsat ATA-

tid, som både skaber forsinkelser i

programmet og afbrydelser.

Medarbejderne i hjemmeplejen

med ansvar for nødkaldstelefonen,

bliver afbrudt i løbet af deres

borgerbesøg og skal have overblik

over kollegaers kørelister for at

guide dem til nødkald.

Nogle steder har man løst

funktionen ved, at én medarbejder

varetager telefonfunktionen og

midt på dagen bruger tid på

planlægning af kørelister og vagter.

Mødeaktiviteter og sparring udgør i

gennemsnit 5 pct. af

medarbejdernes tid, hvilket

varierer fra 2-9 pct. på tværs af

besøgskommunerne.

Praksissen for hvordan tilbuddene

afholder faglige og planlæggende

møder (om morgenen/over

frokost/sidst på arbejdsdagen),

samt hvor ofte (hver morgen eller

kun to gange om ugen) varierer,

hvilket også viser sig i markante

udsving i tiden brugt på dette for

hver kommune.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at en

bedre planlægning af arbejdstiden

og mere faste rammer for dialog og

ad hoc henvendelser vil mindske

forstyrrelser i løbet af dagen, der er

uhensigtsmæssige for at

medarbejderne kan udføre deres

kerneopgave.

•

Indfør

faste telefontider,

hvor de

pårørende eller borgere kan ringe,

såfremt det ikke er akut. Dette kan

løses ved en fastlagt ringetid til en

sygeplejekoordinator eller en

planlægger, hvilket minimerer

mængden af forstyrrelser i den

primære ATA-tid og aflaster resten

af medarbejderne.

Akutte henvendelser

fra borgere

bør foretages til kontoret, hvor en

fast koordinator eller leder kan

tage imod opkaldene og sikre at

medarbejdere ikke afbrydes i

kerneopgaven.

58-117

4.3 –

Indfør

faste

telefontider til

borgere og

pårørende

•

Årsværk

•

29-58

Mio. kr.

•

4.4 –

Juster

praksis for

mødested og

møde-

afholdelse

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

tilbuddene med fordel kan

italesætte en klarere struktur for

mere målrettet sparring, så alle

medarbejdere oplever sparringen

som et tidsforbrug, der er

meningsfuldt og fagligt

fremmende

Tværfaglige samarbejdsmøder,

f.eks. triage-møder, kan være

med til at sikre bedre

planlægning og prioritering af

sammenhængende borgerforløb.

Det vurderes, at der er rum for at

forbedre praksis for personale-

møder og indhold for møderne.

•

Indfør praksis, hvor medarbejderne

på skift er

koordinator

for det

faste morgenmøde. Koordinator

har på forhånd gennemgået jour-

naler og orienterer om ændringer

og lignende, hvilket sparer de

andre medarbejdere for tid.

Medarbejderne kan nå en-to besøg

mere, hvis de

kører ud

hjemmefra

frem for at mødes til

et fast morgenmøde. I stedet kan

de mødes til en-to møder om ugen.

Da de fleste plejeopgaver foregår

om formiddagen, vil det frigive tid

til flere besøg, hvis de faste

møder

flyttes til efter middag.

180-249

Årsværk

82-114

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.7

Kulegravningsanalysens samlede forbedringsforslag og potentialer på ældreplejeområ-

det

Kulegravningsanalysen har haft et skarpt fokus på tidsanvendelsen og det at frigøre tid til flere ATA-

opgaver, hvilket har guidet udformningen af forbedringsforslagene. Det har dog været en forudsætning

ikke at forringe kvaliteten, så forslag med denne karakter er frasorteret tidligt i processen.

På baggrund af kulegravningsanalysen fremsættes – inden for de fire fokusområder – i alt 16 anbefa-

linger til forbedringer på ældreplejeområdet, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~2,3-3,5 pro-

centpoint, så den kommer til at udgøre ~52,3-53,5 pct. af arbejdstiden, hvis de realiseres. Dette sva-

rer til at flytte ~1.700-2.650 årsværk fra andre opgaver til

ATA-tiden,

svarende til ~850-~1.300 mio.

kr. årligt i samlede lønomkostninger.

De samlede estimerede potentialer er opsummeret i figur 33 nedenfor og samtlige forbedringsforslag

er udførligt beskrevet i appendiks 5.12.1, mens model til beregning af potentialer kan findes i appen-

diks 5.8.2.

Figur 33 Forbedringsforslag og potentialer angivet i årsværk

Kategori

# Beskrivelse

Potentiale i årsværk (andel af base)*

1.1 Let administrationen af puljemidler

Lavt potentiale

Præcisér den sygeplejefaglige udredning ved ændring af vejledning

1.2

Højt potentiale

106

nr. 9019 af 15/01/2013 om sygeplejefaglige optegnelser

REGELFOR-

Tillad bevilling af hjælpemidler i midlertidige forløb ved at ændre

ENKLING

1.3

Servicelovens §112

Indfør fælles retningslinjer for opgavedelegering, hvor SSA'ere

1.4

udfører flere ikke-komplekse sygeplejefaglige opgaver

115

Reducer antal opdateringer i medicinliste ved at fjerne krav om at

2.1

opdaterehandelsnavn på FMK

2.2 Bedre administration af utilsigtede hændelser

2.3 Optimér snitflader til praktiserende læger

121

MINDRE

DOKUMEN-

2.4 Optimér snitflader til læger og andet sundhedsfagligt personale på

N/A

hospitaler

TATION

Øg brug af mobile devices ifm. dokumentation – og inddrag

2.5

488 (5-9%)

borgeren

Digitaliser printede skemaer hos borgerne (fx medicinliste,

2.6

120

afføringsskema og væskeskema)

EFFEKTIV

3.1 Reducer sygefravær ved øget ledelsesfokus og fokus på

429 (7-9%)

medarbejdertrivsel

LEDELSE &

N/A

STYRING

3.2 Stærkere ledelse og ledelsesrum

Øg brugen af velfærdsteknologi (robotter, skærmbesøg og

396 (4-6%)

4.1

sensorer)

BEDRE

358 (4-6%)

ARBEJDSTIL

4.2 Optimer transporttiden i hjemmeplejen og hjemmesygeplejen

RETTE-

4.3 Indfør faste telefontider til borgere og pårørende

117

LÆGGELSE

4.4 Juster praksis for mødested og mødeafholdelse

249 (11-15%)

Total

1.724

942

2.666

* Omkostningsbase er baseret på tidsmålinger i besøgskommunerne i tilfælde hvor forbedringsforslaget har været direkte relateret til en opga-

vekategori.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Kommunebesøg, kommunesurvey og Rambøll/QVARTZ analyse

Det bemærkes, at forbedringsforslagene skal ses som isolerede bud på, hvordan der i de forskellige

medarbejdergrupper vil kunne frigøres tid. Frigørelse af tid kan også ske gennem andre tiltag end de

her beskrevne. Der er i beregningerne ikke medregnet evt. omkostninger i forhold til investeringer i

eksempelvis IT-udstyr/understøttelse eller opkvalificering af medarbejderne. Fremadrettede overvejel-

ser om implementering behandles i efterfølgende afsnit, hvor der bl.a. tages højde for konsekvenserne

af nødvendige investeringer.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

3.8

Fremadrettede overvejelser om implementering

Indeværende afsnit beskriver overvejelser for implementeringsprocessen, herunder tre forskellige bin-

dingstyper og betragtninger om tidshorisonten for gevinstrealiseringerne.

I udformningen af en implementeringsplan er det afgørende at tage højde for den kompleksitet og

bindingstype, som de enkelte forbedringsforslag har, herunder hvorvidt implementeringen kræver lov-

ændringer, it-investeringer, opkvalificering af medarbejdere eller andet, eller om forbedringsforslaget

umiddelbart kan iværksættes inden for ledelsesrummet. Implementeringskompleksiteten vil påvirke

tidshorisonten for fuld gevinstrealisering, og overvejelser om rækkefølge kan derfor med fordel bygges

op omkring forslagenes potentialer og bindingstyper. Det skal dog understreges, at dette er et første

bud på en plan og en egentlig implementering af forslagene vil kræve nærmere analyse og vurdering i

forhold til formål, organisatorisk kontekst og strategi. Samtidig kan der også være potentielle risici

eller afledte effekter, som det er afgørende at adressere og imødegå i den konkrete implementering. I

appendiks 5.12.1 er der vurderet risici ved hvert forbedringsforslag. I figur 34 nedenfor illustreres de

foreslåede forbedringsforslag i forhold til deres potentialer og bindingstyper.

Figur 34 Proces for succesfuld implementering af forbedringsforslagene

Illustration af implementeringspotentialer og bindingstyper

Høj (+200

årsværk)

Område

1. Regel-

forenklinger

4.2

2.5

Forbedringsforslag

1.1 Let administrationen af puljemidler

1.2 Præcisér den sygeplejefaglige udredning ved ændring

af vejledning nr. 9019 af 15/01/2013 om sygeplejefaglige

optegnelser

**1.3 Tillad bevilling af hjælpemidler i midlertidige forløb

ved at ændre Servicelovens § 112

1.4 Indfør fælles retningslinjer for opgavedelegering, hvor

SSA'ere udfører flere ikke-komplekse sygeplejefaglige

opgaver

2.1 Reducer antal opdateringer i medicinliste ved at

fjerne krav om at opdatere handelsnavn på FMK

2.2 Bedre administration af utilsigtede hændelser

2.3 Optimér snitflader til praktiserende læger

*2.4 Optimér snitflader til læger og andet sundhedsfagligt

personale på hospitaler (potentiale er ikke skønnet)

2.5 Øg brug af mobile devices ifm. dokumentation – og

inddrag borgeren

2.6 Digitaliser printede skemaer hos borgerne (fx

medicinliste, afføringsskema og væskeskema)

3.1 Reducer sygefravær ved øget ledelsesfokus og fokus

på medarbejdertrivsel

*3.2 Stærkere ledelse og ledelsesrum

4.1

3.1

4.4

2.6

2. Mindre

dokumenta-

tion

Potentiale

Mellem

(1-200

årsværk)

4.3

2.3

2.1

2.2

1.2

1.1

1.4

3. Effektiv

styring og

ledelse

1.3

Lav

(<100

årsværk)

Bindingstype

Kutyme/

ledelsesrum

Investering/

Opkvalificering

Regulering

4. Bedre

arbejds-

tilrette-

læggelse

4.1 Øg brugen af velfærdsteknologi (robotter, sensorer,

mv.)

4.2 Optimer transporttiden i hjemmeplejen og

hjemmesygeplejen

4.3 Indfør faste telefontider til borgere og pårørende

4.4 Juster praksis for mødested og mødeafholdelse

* Forslag kvantificeres ikke

** Forslag implementeret pr. 1. januar 2018

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Som det fremgår af figur 34 ovenfor, er der anført tre overordnede bindingstyper, som hver især er

forskellige i forhold til implementeringskompleksitet mv.



Kutyme/ledelsesrum:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at tre forslag i nærværende analyse ligger inden

for tilbuddenes eget ledelsesrum og derfor er umiddelbart implementerbare. Dette drejer sig om

tilbuddenes praksis for møder, pårørendekontakt og nedbringelse af sygefravær. Der kan være be-

hov for implementeringsressourcer samt en indfasningsperiode og lokale tilpasningsbehov.



Investering og opkvalificering:

Fire forbedringsforslag vil kræve investeringer og opkvalificering af

medarbejderne for at realisere potentialerne, og derfor skal det angivne potentiale holdes op imod

eventuelle investeringsomkostninger, der ikke er estimeret her. Det drejer sig om forslag vedrø-

rende investering i velfærdsteknologi, mobile devices samt øget digitalisering af printede skemaer.

Derudover må der for de fleste af forbedringsforslagene påregnes en implementeringsperiode samt

ressourcer til opkvalificering af medarbejderne.



Regulering:

Cirka halvdelen af forbedringsforslagene vil i et eller andet omfang kræve ændringer af

den nuværende regulering på området, f.eks. bekendtgørelser eller vejledninger, hvilket er en for-

udsætning for at de kan realiseres. Fordelingen af forslag afspejler i høj grad, jf. afsnit 3.3.1, at

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ældreplejeområdet er karakteriseret ved høj grad af frirum til den kommunale udmøntning af krav

efter serviceloven, mens ydelser efter sundhedsloven og autorisationsloven er mere detailregule-

rede af staten. Dette medfører, at kommunerne og tilbuddene i noget omfang har indflydelse på

tidsanvendelsen. Tidshorisonten her vil typisk være længere end for de to førstnævnte bindingsty-

per.

Bindingsgraden har en stor betydning for vurderingen af en realistisk tidshorisont for de enkelte tiltag,

jf. figur 34, men det er ikke altid direkte relateret til tidshorisonten, da enkelte forslag f.eks. allerede

er i gang eller er afprøvet i enkelte kommuner. Overvejelser og tidshorisonten fremgår af nedenståen-

de afsnit, mens den skønnede gevinstrealisering fremgår af figur 35:



Kort sigt (0-2 år):

Det skønnes, at omkring 32 pct. af det samlede potentiale kan realiseres på kort

sigt. Dette beror på en opgørelse af, at forbedringsforslag 3.1, 4.3 og 4.4 vedr. hhv. sygefravær,

telefontider og mødepraksis vil kunne implementeres inden for en periode på to år, eftersom de i

høj grad ligger inden for tilbuddenes eget ledelsesrum. Da forslag 1.3 vedr. hjælpemidler allerede

er implementeret fra januar 2018, vurderes gevinstrealisering at kunne ske inden for to år til trods

for, at forslaget er bundet af SEL. Potentialet for forslag 3.2 vedr. stærkere ledelse er ikke kvantifi-

ceret, men det vurderes at kunne bidrage positivt til frigørelse af tid.



Mellemlangt sigt (2-3 år):

Den største andel af potentialet (57 pct.) skønnes at kunne realiseres på

mellemlangt sigt. Forslag 2.5 og 2.6 vedr. mobile devices og digitalisering af skemaer kræver beg-

ge investering i mobile devices til at understøtte forslaget samt oplæringen i brugen af dem, mens

forslag 4.1 vedr. velfærdsteknologi og 4.2 vedr. kørsel kræver investering i teknologi og opkvalifi-

cering af medarbejderne. Det bemærkes, at investering i teknologisk understøttelse kan imple-

menteres hurtigere, hvis der er politisk tilslutning til det. For to af forslagenes vedkommende (1.2

vedr. sygeplejefaglig udredning og 2.2 vedr. UTH'er) vil det kræve ændringer i bekendtgørelse og

vejledning, men da der allerede er en proces i gang, hvor man i Sundhedsstyrelsens/Styrelsen for

Patientsikkerheds regi arbejder med udvikling af de her områder, vurderes de at kunne realiseres

på mellemlang sigt. Forslag 1.1 er relateret til retningslinjer for puljemidler, der lettere kan ændres

en egentlig lovgivning.



Langt sigt (+3 år):

Det vurderes alene at være 11 pct. af det samlede potentiale, som først vil

kunne realiseres efter tre år. For forslag 1.4, 2.1 og 2.3 vedr. hhv. vedr. opkvalificering af SSA'er,

handelsnavn på medicin i FMK og optimering af snitflader til praktiserende læger vil det kræve

ændringer af statslig regulering for at kunne implementere dem. Forslag 2.4 vedr. snitflader til læ-

ger på hospitaler er ikke kvantificeret, da det også i høj grad vedrører samarbejdet med regioner-

ne/hospitalssektoren, som ikke har indgået i kulegravningsanalysen.

Figur 35 Potentialer opgjort i årsværk (andel af total)

Kort (0-2 år)

Mellem (2-3 år)

Lang (+3 år)

Total

576-799 (~32%)

950-1.561 (~57%)

198-307 (~11%)

1.724-2.666 (100%)

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

DAGTILBUDSOMRÅDET

Næsten alle børn i Danmark går i dagtilbud, og der har gennem de senere år været et stadigt stigende

fokus på dagtilbudsområdet både nationalt og i de enkelte kommuner. Det kommer blandt andet til

udtryk i aftalen,

Stærke dagtilbud – alle børn skal med i fællesskabet,

som regeringen indgik med

Dansk Folkeparti, Radikale Venstre og Socialdemokratiet i juni 2017. Aftalen sætter fokus på dagtil-

buddenes rolle i at sikre et sammenhængende børneliv og i at udvikle centrale kompetencer i børnenes

første leveår. Udspillet lægger vægt på, at der er brug for en tydelig og fælles retning for det pædago-

giske arbejde i dagtilbud og på at styrke praksisnær viden og kompetencer på området. Samtidig er

der fokus på, at der ikke skabes unødige dokumentationskrav, og at den dokumentation, der er, un-

derstøtter kerneopgaven. Der er bl.a. nedsat en arbejdsgruppe, der skal skabe mindre og mere me-

ningsfuld dokumentation. I forlængelse heraf fremsættes forslag om ændring af dagtilbudsloven, som

skal bakke visionerne i udspillet op. Det forventes, at forslaget fremsættes primo 2018.

Samme udvikling ses i kommunerne, hvor man mange steder arbejder på at sikre en fælles retning på

området, og ofte tænker dagtilbudsområdet sammen med hele børne- og ungeområdet, således at der

sættes en fælles retning for 0-18-års-området i kommunen. Udviklingen ses også i, at der i dagtilbud-

dene er fokus på de enkelte børns udvikling og trivsel og på at sikre gode overgange mellem hjem og

dagtilbud samt dagtilbud og skole.

Kapitlet indleder med at skabe et overblik over, hvordan dagtilbudsområdet ser ud i Danmark. Dernæst

præsenteres og analyseres resultaterne af kulegravningsanalysens tidsmåling blandt de forskellige

medarbejdergrupper i dagtilbud. I forlængelse heraf følger særskilte afsnit, der analyserer de overord-

nede rammefaktorer, som påvirker arbejdstidsanvendelsen i dagtilbuddene, herunder regulering af

området, krav til dokumentation, lokal styring og arbejdstilrettelæggelse. Hvert afsnit afsluttes med et

eller flere forbedringsforslag, som er identificeret i kulegravningsanalysen. Kapitlet afsluttes med et

afsnit om mulighederne for implementering af de forskellige forbedringsforslag.

4.1

Dagtilbudsområdet i Danmark



Der estimeres at være omkring 4.000 daginstitutioner i Danmark i 2017, hvoraf 60 pct. er

aldersintegrerede institutioner. Derudover er der registreret 9.900 dagplejere.

De samlede lønomkostninger på dagtilbudsområdet er på ~25 mia. kr., hvoraf pædagoger

udgør 49 pct., medhjælpere og assistenter 27 pct., dagplejere 14 pct., og lederne udgør 10

pct.

Betegnelsen dagtilbud dækker over tilbud til børn i alderen fra 0-6 år. Dagtilbud kan etableres som

kommunale daginstitutioner, selvejende daginstitutioner, udliciterede daginstitutioner eller privat dag-

institution (jf. dagtilbudsloven). Herudover kan dagtilbud etableres i private hjem som kommunal eller

privat dagpleje. Som nævnt, omfatter kulegravningsanalysen ikke den private dagpleje, men derimod

kommunale daginstitutioner, selvejende daginstitutioner, udliciteret daginstitutioner og privatinstitutio-

ner samt den kommunale dagpleje.

Der findes ingen nyere komplet opgørelse over alle kommunale, selvejende og privatinstitutioner, men

en triangulering af kilder

viser, at der i 2017 er omkring 4.000 daginstitutioner

i Danmark.

I figur 36 nedenfor ses en fordeling af daginstitutioner på ejerform og type. 73 pct. er kommunale

daginstitutioner, mens selvejende daginstitutioner og privatinstitutioner udgør en lige stor andel på

hhv. 13 pct. og 14 pct. I dag er over 60 pct. af institutionerne aldersintegrerede med børn i alderen 0-

6 år, og kun 6 pct. er selvstændige institutioner for alderen 0-2 år. Antallet af dagplejere er faldet i

takt med, at flere børn indskrives i integrerede institutioner, og er i 2017 på omkring 9.900.

Danmarks Statistik BOERN4 og institutioner.dk

Der anvendes forskellige termer og optællingsmetoder for antal dagtilbud kommunerne imellem afhængig af, hvordan man har

organiseret sig, og hvilket niveau man har valgt at klassificere som dagtilbud. Med termen

daginstitutioner

skal forstås antal fysiske

enheder af børnehaver, vuggestuer og aldersintegrerede institutioner, som anvendt i Danmarks Statistiks opgørelse.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 36 Antal dagtilbud i Danmark og forskellige ejerformer

Daginstitutioner fordelt på ejerform*, 2017

Antal enheder, %

Daginstitutioner fordelt på type, 2017

Antal enheder, %

~3.800-3.950

daginstitutioner i alt

~3.950

14%

13%

9.868**

~3.800

62%

100%

73%

33%

Kommunale

Selvejende

Privat-

institutioner

I alt

Dagpleje

0-2 år

3-5/6 år

0-5/6 år

(Integreret)

I alt

100%

* Ekskl. den kommunale og private dagpleje. Inkluderer udelukkende daginstitutioner

** Baseret på KRL data fra 2016

Kilde: Danmarks Statistik BOERN4 (2017); Institutioner.dk (2017); KRL (2016)

Størstedelen af det pædagogiske personale er naturligt også tilknyttet kommunale daginstitutioner,

som vist i figur 37 på næste side. Det estimeres, at der er omkring 30.000 pædagoger ansat i dagtil-

bud i Danmark, og gruppen udgør 44 pct. af de samlede årsværk for pædagogisk personale i dagtil-

bud

. Den næststørste medarbejdergruppe er pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter, som

udgør 34 pct., dernæst 15 pct. dagplejere og 7 pct. ledere og souschefer.

De samlede lønomkostninger på dagtilbudsområdet er på ~25 mia. kr., hvoraf pædagoger udgør 49

pct., medhjælpere og assistenter 27 pct., dagplejere 14 pct., og lederne udgør 10 pct.

Omfatter personer registreret som pædagog eller pædagogstuderende i KRL løndata fra 2016. Uddybende forklaring af estimering af

årsværk kan findes i appendiks 5.6.2.

Lønomkostninger er beregnet på baggrund af estimerede årsværk (vist i figur 33) og gennemsnitsløn pr. medarbejdergrupper fra

KRL. Gennemsnitslønnen er baseret på et vægtet gennemsnit af lønomkostninger til offentlige og private ansatte.

100

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 37 Antal medarbejdere på dagtilbudsområdet (0-6 år)

Årsværk pr. ejerform på landsplan, 2016

Estimeret årsværk

Årsværk pr. medarbejdergruppe på landsplan, 2016

Estimeret årsværk

7.040

(10%)

9.307

(14%)

23.213

(34%)

67.756

(100%)

51.409

(76%)

9.868

(15%)

29.891

(44%)

67.756

(100%)

4.784

(7%)

Kommunal*

Selvejende

Privat

I alt

Dagplejer

Dagtilbuds-

leder**

Pædagog Pædagogmedhj.

/assistent

I alt

Note:

Kilde:

Inkluderer kommunal dagpleje

Inkluderer daglige ledere, souschefer og pædagogiske ledere

Uddybende forklaring af estimering af årsværk på baggrund af KRL data fra 2016 kan findes i appendiks 5.6.2

KRL (2016), Rambøll/QVARTZ analyse

101

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.2

Arbejdstidsanvendelse og forklaringsfaktorer bag

Det pædagogiske personale har i dag en høj Ansigt-til-Ansigt-tid (ATA-tid), som dels er

drevet af rammevilkårene for hverdagen og dels af den lokale arbejdstilrettelæggelse.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



På tværs af medarbejdergrupperne (inkl. tilbudsledere) er

ATA-tiden

på ~65 pct. af arbejdsti-

den. Medhjælpere og assistenter har den højeste

ATA-tid

på 71 pct., efterfulgt af dagplejere

og pædagoger på hhv. 66 pct. og 64 pct.



Lederne har som forventet den laveste

ATA-tid

og bruger qua deres funktion mest tid på ad-

ministration og ledelsesopgaver samt intern sparring og kommunikation med medarbejderne.

Af den samlede

ATA-tid

for pædagoger udgør planlagte pædagogiske aktiviteter med børn

~22 pct., børnestyrede og/eller voksenunderstøttede aktiviteter omkring 30 pct. og spisning

og personlig pleje henholdsvis 27 og 17 pct.



Forældresamarbejdet udgør også en relativt stor andel med 7 pct. af arbejdstiden, mens op-

gaver vedrørende forberedelse og opfølgning (herunder dokumentation) fylder blot 2-5 pct.

for medarbejderne, men derimod 13 pct. for lederne.

Vurderinger af tidsanvendelsen på dagtilbudsområdet:



I en analyse og vurdering af arbejdstidsanvendelsen på dagtilbudsområdet er det vigtigt at

have in mente, at arbejdstidsanvendelsen i et vist omfang påvirkes af nogle mere strukturelle

rammevilkår, som ikke er fokus for denne analyse at ændre på. For det første er tilbuddene

naturligt underlagt en fast åbningstid samt børnenes faste døgnrytme (f.eks. sovetid), hvilket

sætter rammerne for den mulige

ATA-tid.

Derudover er en række faktorer også rammesæt-

tende for indholdet af

ATA-tiden

såsom faste spisetider flere gange om dagen samt afleve-

rings- og afhentningssituationen både om morgenen og eftermiddagen.



Den øvrige tidsanvendelse, som ikke går til

ATA-tid

med børnene, er primært drevet af:

Den statslige regulering, kommunal udmøntning heraf og yderligere kommunale og

lokalt fastsatte krav,

Data- og dokumentationsopgaver i de enkelte tilbud,

Den kommunale styring og ledelse af området som kan påvirke behovet for og om-

fanget af blandt andet dokumentation og guide tidsanvendelsen på visse opgaver,

D. Den lokale arbejdstilrettelæggelse i tilbuddene.

Det vurderes, at især den lokale arbejdstilrettelæggelse, som påvirker nogle af de største opgaver

uden for

ATA-tiden

(f.eks. forældresamarbejde, møder og praktiske opgaver), kan optimeres.

Potentialet for mindre dokumentation ligger primært i mindre justeringer og optimering af proces-

ser.

Indeværende afsnit vil præsentere kulegravningsanalysens resultater på tidsanvendelsen for de største

medarbejdergrupper på dagtilbudsområdet og forklare eventuel variation mellem medarbejdergrupper.

4.2.1

Kortlægning af tidsanvendelsen for største medarbejdergrupper, inkl. ledere

Den følgende analyse af arbejdstidsanvendelsen baserer sig på 114 interviews på tværs af syv kom-

muner, som repræsenterer ~67.800 årsværk på landsplan. Yderligere information om metodik og om-

fanget af kulegravningsanalysen kan findes i metodeappendiks 5.5 og 5.6 samt afsnit 2.1.

En stor del af det pædagogiske personale er ansat på deltid, og kulegravningsanalysens tidsregistrering

viser, at den gennemsnitlige arbejdsuge for både pædagoger og pædagogmedhjælpere/assistenter er

102

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

35 timer pr. uge (se appendiks 5.7.2.A). I det følgende er den procentvise fordeling på forskellige op-

gaver beskrevet

Analysen af medarbejdergruppernes tidsforbrug har til hensigt at afdække potentielle forbedringer og

dermed frigørelse af tid inden for ni primære opgavekategorier:

ATA-tid

omfatter al tid brugt direkte sammen med børnene herunder voksen- og børnestyrede

aktiviteter, spisning, personlig pleje og dokumentation eller vurderinger udført med børnene,

Forældrekontakt og kommunikation

omfatter al mundtlig og skriftlig kontakt med forældre bå-

de planlagte forældremøder og ad hoc samtale på daglig basis,

Forberedelse og opfølgning på faglige mål og aktiviteter

indeholder blandt andet dokumentati-

onsopgaver og forberedelse af aktiviteter for både børnegruppen og det enkelt barn, som ikke

udføres sammen med børnene, samt dokumentation og koordinering i forbindelse med skole-

samarbejde, børn med særlige behov og tværfagligt samarbejde,

Intern mundtlig sparring og kommunikation

inkluderer interne møder og daglig sparring mel-

lem medarbejdere og leder,

Administration og ledelse

omfatter blandt andet vagtplanlægning, budgetopfølgning, håndte-

ring af personaleflow og arbejdsmiljø,

Praktiske forhold og transport

indebærer alle praktiske gøremål, hvor personalet er væk fra

børnene såsom visse rengøringsopgaver, depotopfyldning og klargøring af mad,

Tilsyn og underretning

dækker over det generelle kommunale tilsyn af kerneopgaven samt an-

dre kommunale og statslige tilsyn (f.eks. brandtilsyn, fødevaretilsyn, legepladstilsyn mm.,

Uddannelse og kompetenceudvikling

inkluderer udover efteruddannelse og kurser også med-

arbejdere og lederes MUS/LUS samtaler samt vejledning af elever og praktikanter,

Sygefravær

er baseret på det gennemsnitlige sygefravær for hver medarbejdergruppe i be-

søgskommunerne.

De ni opgavekategorier danner rammen for nedenstående tidstrapper opgjort for et årsværk og en

gennemsnitlig uge på tværs af medarbejdergrupper (se figur 38) samt en gennemsnitlig uge for hver

medarbejdergruppe (se figur 39).

Figur 38 Opgørelse af tidsanvendelsen for pædagogisk personale inkl. ledere

Forskellige ugelængder er standardiseret ved at sætte registrerede tidsangivelser til samme niveau (37 timer) og dermed bevare det

procentvise forhold mellem opgaver. Derfor vises de ugentlige tidsopgørelser udelukkende i procent, hvor forholdet mellem opgaver

kan benyttes på hvilket som helst timetal i en given uge.

103

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Tidsanvendelsen for et årsværk på tværs af alle medarbejdergrupper

Timer på årsbasis og i procent, vægtet gns.*, N = 114

Spredning

(timer)

Total timer for et årsværk

Fraværende tid**

Potentiel arbejdstid

Sygefravær

Pause

Gennemsnitlig arbejdstid

Uddannelse og kompetence-

udvikling

Tilsyn og underretning

Praktiske opgaver og transport

Administration og ledelse

Intern mundtlig kommunikation

og sparring (inkl. møder)

Forberedelse og opfølgning på

faglige mål og aktiviteter

Forældrekontakt og

-kommunikation

Ansigt-til-ansigt

1.458 (90%)

43 (3%)

3 (~0%)

62 (4%)

27 (2%)

85 (5%)

67 (4%)

121 (7%)

1.049 (65%)

1.621 (100%)

87 (5%)

75 (5%)

1431

0,4

874

1.924

303

Tidsanvendelsen i en gns. uge på tværs af alle medarbejdergrupper

Gennemsnitlig tidsforbrug per uge i procent, vægtet gns*, N = 114

Spredning

(%)

Total arbejdstid

303

Sygefravær

~0%

65%

4,1

2,8

1,1

<0,1

0,6

1,2

2,4

7,3

5,8

7,8

0,6

6,2

4,5

8,6

100%

1621

118

1510

126

Praktiske opgaver og transport

100

139

107

204

1125

Administration og ledelse

Intern mundtlig kommunikation

og sparring (inkl. møder)

Forberedelse og opfølgning på

faglige mål og aktiviteter

(dokumentation mv.)

Forældrekontakt og

-kommunikation

Ansigt-til-ansigt

Pauser

Uddannelse og kompetence-

udvikling

Tilsyn og underretning

3,0

5,8

6,6

* Vægtet med den procentvise fordeling af medarbejdergrupper i besøgte kommuner

** 6 ugers ferie, søgne-helligdage for 2017 (inkl. 0,5 dag for hhv. Grundlovsdag og 1. maj) og omsorgsdage (2 pr. medarbejder)

Note: Den årlige tidsopgørelse (venstre) tager udgangspunkt i en standardiseret 37-timers uge. Spredningen i timer og pct. angiver variationen

mellem kommuner fra minimums- til maksimumobservation

Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

Høj

ATA-tid:

Tidsopgørelserne viser, at medarbejdergrupper inkl. de daglige ledere allerede bruger en

stor andel af deres ugentlige tid enten direkte sammen med børnene (65 pct.) eller på andre opgaver

af tæt relateret til kerneopgaven såsom

forældrekontakt

(7 pct.) samt

forberedelse og opfølgning på

pædagogisk faglige aktiviteter og mål

(4 pct.).

ATA-tid

varierer på tværs af medarbejdergrupper:

Tidsopgørelsen viser som forventet, at med-

hjælpere og assistenter samt dagplejere har mest

ATA-tid

med hhv. 71 pct. og 66 pct. mod pædago-

gernes 64 pct.

(se figur 39 nedenfor). Pædagogerne bruger derimod mere tid på forældredialog og

pædagogisk faglige mål og aktiviteter, hvilket illustrerer, at det faglige ansvar for at sikre en høj kvali-

tet i kerneopgaven ligger hos pædagogerne.

Ledelse indebærer mindre

ATA-tid:

Lederne bruger forventeligt mindst tid sammen med børnene

og anvender qua deres funktion i stedet tiden på ledelsesmæssige opgaver såsom den interne sparring

og mødeaktiviteter, administration og ledelse samt pædagogiske opgaver i form af læreplansarbejde

og strategi.

Figur 39 Opgørelse af tidsanvendelsen pr. medarbejdergruppe

Bemærk at dagplejere har en arbejdsuge på 48 timer og dermed har flere absolutte timer sammen med børnene end en pæda-

gog/medhjælper ansat til 33-35 timer.

104

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Tidsanvendelsen i en gennemsnitlig arbejdsuge fordelt på medarbejdergrupper

Gennemsnitlig tidsforbrug per uge i procent, (N)

Dagtilbudsleder*

(28)

Total arbejdstid

Sygefravær

Pauser

Uddannelse og kompetence-

udvikling

Tilsyn og underretning

Praktiske opgaver og transport

Administration og ledelse

Intern mundtlig kommunikation

og sparring (inkl. møder)

Forberedelse og opfølgning på

faglige mål og aktiviteter

Forældrekontakt og

-kommunikation

Ansigt-til-ansigt

25%

20%

13%

10%

64%

100%

16%

Pædagog

(57)

100%

~0%

71%

Medhjælper/assistent

(19)

100%

~0%

66%

Dagplejer

(10)

100%

~0%

11%

~0%

* Inkluderer daglige ledere, souschefer og pædagogiske ledere

Note: Medhjælpere/assistenters tidsanvendelse på møder ligger en anelse højere end gennemsnittet for pædagoger, da de interviewede

medhjælpere og assistenter tilhører tilbud, der generelt ligger højere på mødetid end gennemsnittet. Konklusionen fra kommunebesøge-

ne er at medhjælpere/assistenter og pædagoger deltager i samme mængde møder.

Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

Opgavesnit mellem pædagoger og medhjælpere/assistenter påvirker

ATA-tid:

Hvordan man

lægger opgavesnittet mellem pædagoger og medhjælpere/assistenter, er bestemmende for hvor meget

tid, pædagogerne har sammen med børnene.

Forskellen mellem medarbejdergrupperne ligger primært i forældrekontakten og opfølgning på de pæ-

dagogisk faglige opgaver, som det fremgår af figur 39. Medhjælpere/assistenter bruger 7 procentpoint

mere tid ATA med børnene end pædagoger, hvilket modsvares af pædagogernes højere tidsforbrug på

forældrekontakt samt forberedelse og opfølgning på faglige mål. Arbejdsfordelingen i de besøgte dag-

tilbud er typisk, at pædagogerne i højere grad end medhjælpere og pædagogiske assistenter laver de

faglige dokumentationsopgaver for børnegruppen og de enkelte børn og i større omfang deltager i

forældresamtaler. Denne opgavefordeling er ikke overraskende og hænger sammen med pædagoger-

nes faglighed. Der er dog variation mellem tilbuddene – typisk varetager medhjælpere f.eks. slet ikke

forældresamtaler og dokumentationsopgaver, mens de i enkelte dagtilbud laver dem i mindre omfang

– typisk for medhjælpere med høj anciennitet.

Fordelingen af, hvordan pædagoger og medhjælpere/assistenter bruger deres tid inden for kategorien

forældrekontakt- og kommunikation,

er ens. Omkring 80 pct. af tidsanvendelsen i opgavekategorien

forældrekontakt- og kommunikation

udgøres af

samtaler, rådgivning og aktiviteter med forældre,

som

indeholder den daglige mundtlige kommunikation samt mere formelle forældresamtaler (jf. appendiks

5.7.2.L). Den resterende tid af forældrekontakten går primært med skriftlig information via intranet

eller fysiske opslag/tavler/dagbøger.

Der er ingen væsentlig forskel på hvilke underopgaver i

ATA-tiden,

der fylder mest for pædagoger og

medhjælpere/assistenter. I appendiks 5.7.2.K og 5.7.2Q fremgår det, at de tre ATA-opgaver, der dri-

ver mest tid, er

voksenunderstøttede/børnestyrede aktiviteter, spisning

planlagte aktiviteter.

Den

resterende tid bruges primært på personlig pleje. Pædagoger bruger en smule tid på børn med særlige

behov og gennemførelse af sprogvurderinger i selskab med børn modsat medhjælpere/assistenter,

men opgaverne er ikke drivende for tidsanvendelsen.

Tidsopgørelserne viser, at der overordnet ikke er forskel på, hvor meget tid henholdsvis pædagoger og

medhjælpere/assistenter hver især bruger på

praktiske opgaver.

Dette stemmer overens med observa-

105

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

tioner og udtalelser fra kulegravningsanalysens kommunebesøg, hvor en stor del af de kulegravede

tilbud tager afsæt i, at pædagoger og medhjælpere/assistenter kan varetage de samme opgaver, og

derfor deler dette ansvar imellem sig. I nogle tilbud er praksis dog, at medhjælpere/assistenter tager

sig af en større andel af de praktiske opgaver for at give pædagogerne bedre tid til andre faglige opga-

ver såsom forældresamtaler og dokumentation.

Tidsanvendelse for dagplejere påvirkes af særlige strukturelle forhold:

ATA-tiden

for dagple-

jere fylder den voksenunderstøttede/børnestyrede leg mere, end den gør for pædagoger og medhjæl-

pere/assistenter, idet rammerne for dagen er anderledes (jf. appendiks 5.7.2.T). Dagplejerne bruger

mindre tid på

forældrekontakt

end pædagoger jf. figur 39, men bruger til gengæld næsten kun tid på

daglig

mundtlig kommunikation

frem for

skriftlig kommunikation

(jf. appendiks 5.7.2.U). Derudover

bruger dagplejere meget mere tid på

praktiske opgaver

– 11 pct. mod pædagogernes 3 pct. – idet

dagplejere har mere rengøring og oprydning i eget hjem og indkøb (jf. appendiks 5.7.2.X og 5.7.2.O)

samt kan have perioder, hvor den samlede børnegruppe sover en væsentlig del af deres tid i dagplejen

afhængigt af børnegruppens alder.

Store forskelle i de daglige tilbudsledere tidsanvendelse indikerer forskelle i ledelsestilgan-

ge:

Der er store forskelle i ledernes

tidsanvendelse kommunerne imellem, jf. appendiks 5.7.2.C.

ATA-

tiden

varierer fra 9-49 pct.,

faglige opgaver og dokumentation

fra 1-28 pct.,

intern kommunikation og

sparring

fra 10-31 pct., og

administration

fra 11-22 pct. Der kan ikke konkluderes entydigt på, om

variationen er drevet af kommunestørrelse, centraliseringsgrad eller antallet af ledelsesniveauer (f.eks.

områdeledelse eller klyngeledelse). Kommunebesøgene indikerer i stedet, at variationen i høj grad

hænger sammen med 1) kommunens eller det lokale tilbuds beslutning om, hvorvidt lederen indgår

som daglig pædagog med et fast antal ledelsestimer om ugen eller primært varetager ledelsesopgaver,

samt 2) hvordan man har valgt at dele opgaverne mellem leder og pædagoger i de enkelte tilbud.

Disse faktorer er bestemmende for, hvor meget tid lederen bruger på hhv. ledelse og "på gulvet" som

pædagog. Nogle ledere uddelegerer flere administrative opgaver end andre, og nogle ledere tager sig

mere af det primære arbejde i forbindelse med underretninger og børn med særlige behov.

Den tid, lederen bruger ATA med børnene, består primært af voksenunderstøttede/børnestyrede aktivi-

teter (jf. appendiks 5.7.2.I), eftersom lederen går mere til og fra de daglige aktiviteter med børnene.

De fleste ledere bruger mere tid på

dokumentationsopgaver

end medarbejderne, som vist i figur 39 i

starten af afsnittet med ledernes 13 pct. mod pædagogernes 5 pct. Lederne laver mindre dokumenta-

tion på børnegruppen og det enkelte barn end pædagogerne, men har i stedet dokumentationsopgaver

i forbindelse med deltagelse i tværfagligt samarbejde, dokumentation på børn med særlige behov,

koordinering af overgange og kommunalt prioriterede projekter (jf. appendiks 5.7.2.J og 5.7.2.M).

Variationen mellem kommunerne for

kommunalt prioriterede projekter

ligger desuden højt mellem 0,1-

12 pct.



Pædagogers potentiale for mindre dokumentation er begrænset,

da dokumentationsop-

gaver udgør en relativt lille del af tidsanvendelsen. I stedet kan der være et

potentiale i op-

timering af den lokale arbejdstilrettelæggelse

såsom forældresamarbejde og praktiske

opgaver



Dokumentationsopgaver fylder mest hos lederne

– dog primært situationsbestemte opga-

ver ifm. kommunale projekter, tværfagligt samarbejde og børn med særlige behov

Der ses ikke store forbedringspotentialer hos dagplejerne,

hvis hverdag er meget ram-

mesat – eventuelle optimeringer ligger i forældresamarbejde og praktiske opgaver såsom ren-

gøring

Lederne inkluderer daglige ledere, pædagogiske ledere og souschefer jf. kulegravningsanalysens afgrænsning i afsnit 2.4.2

106

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.2.2

Opgørelse af tidanvendelse på tværs af ejerskabsform eller tilbudstype

Kulegravningsanalysen har inddraget enkelte

selvejende daginstitutioner og privatinstitutioner

for at

foretage en indikativ sammenligning af tidsanvendelsen. Tidsanvendelsen på tværs af ejerforhold base-

res udelukkende på pædagogers og dagtilbudslederes tidsanvendelse for at gøre resultaterne sammen-

lignelige, idet ingen medhjælpere/assistenter er interviewet i selvejende daginstitutioner, jf. appendiks

5.7.2.E ses forskellene på de ni opgavekategorier på tværs af ejerskabsform.

Indikation på højere

ATA-tid

i privatinstitutioner:

Sammenligningen tyder på, at privatinstitutio-

ner har en højere

ATA-tid

med 70 pct. mod de selvejende og kommunale daginstitutioner på ~60 pct.

Variationen på tværs af kommuner og tilbud peger også på, at medarbejderne i privatinstitutioner

generelt har højere

ATA-tid.

Tidsanvendelsen i kommunale og selvejende daginstitutioner ligner meget

hinanden på tværs af opgaver, hvorimod privatinstitutioner med 10 procentpoint højere

ATA-tid

mod-

svarende har et lavere tidsforbrug på

pædagogisk faglige aktiviteter og mål, administration, praktiske

opgaver, kurser og pauser.

Forskellen i tidsanvendelse på

forberedelse og opfølgning på faglige aktiviteter og mål

er primært dre-

vet af tiden brugt på

kommunalt prioriterede projekter

samt

dokumentation på det enkelte barn.

Beg-

ge opgaver har en væsentlig lavere tidsanvendelse i privatinstitutioner. Årsagen er, at privatinstitutio-

ner ikke er underlagt samme kommunale krav til vurderinger af det enkelte barn, som de kommunale

og selvejende daginstitutioner, og f.eks. ikke deltager i arbejdsgrupper, møder eller kompetenceudvik-

lingsforløb i forbindelse med

kommunalt prioriterede projekter.

Tidsanvendelse varierer ikke efter tilbudstype:

Ud over ejerforhold har kulegravningsanalysen

afdækket, om tidsanvendelsen varierer alt efter børnegruppens alder og dermed hvilken

tilbudstype,

der undersøges. Kulegravningsanalysen viser, at der ikke er væsentlig forskel i tidsanvendelsen for

pædagoger og medhjælpere/assistenter, som er tilknyttet henholdsvis 0-2 årige eller 3-5/6 årige børn,

jf. appendiks 5.7.2.F. Personalets samlede

ATA-tid

er således relativt ens, men inden for

ATA-tiden

ses

ikke overraskende, at personalet for de 0-2 årige bruger mere tid på

personlig pleje,

mens personalet

for de 3-5/6 årige bruger mere tid på

planlagte og voksenunderstøttede/børnestyrede aktiviteter

(jf.

appendiks 5.7.2.G og 5.7.2.H).

4.2.3

Strukturelle rammevilkår og forklaringsfaktorer for tidsanvendelsen

Arbejdstidsanvendelsen påvirkes i et vist omfang af nogle mere strukturelle rammevilkår, som ikke er

fokus for denne analyse at ændre på. I nedenstående figur 40 ses et eksempel på, hvordan arbejdsda-

gen typisk ser ud i en børnehave.

Åbningstider, døgnrytme og måltider:

For det første er tilbuddene naturligt underlagt en fast åb-

ningstid, som er rammesættende for, hvornår børnene er til stede og dermed, hvordan personaleres-

sourcer skal fordeles i løbet af ugen for at dække hele åbningstiden. Derudover har børn, særligt i 0-2-

års alderen, en fast døgnrytme, hvilket

sætter rammerne for den mulige

ATA-tid.

For at bevare de faste rammer i hverda-

gen arbejder alle dagtilbud eksempelvis

med faste tidspunkter for spisning to

gange om dagen og mange steder tre.

Det kan variere en smule fra dagtilbud til

dagtilbud, præcis hvornår frokost starter

og frugten tages frem samt om der tilby-

des morgenmad eller ej, men alle 60

besøgte dagtilbud i kulegravningsanaly-

sen har tilbudt tre måltider inden for

omtrent samme tidsrum. Disse skema-

lagte pauser er rammesættende for plan-

lægningen og indholdet af

ATA-tiden.

På

Kilde: Baseret på observationer i besøgskommuner

samme måde har det betydning for plan-

107

6.15-7.15

7.45

9.15-11.00

11.00

11.45-14.00

14.00

15.15

~16.30

/ 17.30

Fælles morgenmad for de børn, der ikke kan nå at spise inden, de kommer i børnehave

Børn og pædagoger fordeler sig på børnehavens stuer || fortsat løbende aflevering

Figur 40 Eksempel på arbejdsdag

Eksempel på en typisk pædagog-dag i en børnehave

Forskellige planlagte aktiviteter på stuerne, på tværs af stuerne eller ude af huset

Frokost

Børnestyrede aktiviteter (typisk på legepladsen) understøttet af personalet

Frugt

Alle samles på en stue til børnestyrede eller voksenunderstøttede aktiviteter || Afhentning

Børnehaven lukker

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

lægningen, at mange børn sover til middag, særligt for dagtilbud for de yngste aldersgrupper.

Timing af planlagte voksenstyrede aktiviteter:

De planlagte voksenstyrede aktiviteter, der tager

afsæt i læreplanstemaerne og enten foregår i eller ude af huset, udføres næsten altid om formiddagen,

hvor bemandingen på personale er størst, og hvor alle børnene er til stede. I en gennemsnitlig uge

bruger pædagoger 14 pct. af arbejdstiden på

planlagte voksenstyrede aktiviteter,

og der ses ikke en

væsentlig variation på tværs af kommuner (jf. appendiks 5.7.2.K). Dette viser, at hverdagens rammer

er rimelig stabile på tværs af dagtilbud og i høj grad afgørende for, hvordan

ATA-tiden

kan udnyttes. I

enkelte af de besøgte kommuner er man begyndt at arbejde med faste aktiviteter (såsom bevægelse

eller hviletid) efter frokost for at få plads til flere planlagte aktiviteter, men denne praksis har ikke vist

sig udslagsgivende på andelen af tid på planlagte aktiviteter.

Afholdelse af pauser:

I de fleste dagtilbud afholder personalet pauser i løbet af eftermiddagen og

over middag, hvilket gør denne tid på dagen mere oplagt til børnestyrede aktiviteter enten understøt-

tet eller under tilsyn af personalet, hvor de bedre kan gå til og fra. Det er ofte også efter frokost, at

pædagogerne har mulighed for at bruge tid på andre pædagogiske opgaver såsom skriftligt arbejde

eller møder.

Aflevering- og afhentning:

Sidst, men ikke mindst, sætter afleverings- og afhentningssituationen

både om morgenen og eftermiddagen ofte begrænsninger på, hvad dette tidsrum kan bruges til. Derfor

anvendes denne tid primært til børnestyrede aktiviteter understøttet af det pædagogiske personale.

4.2.4

Forklaringsfaktorer og forbedringspotentialer i forhold til tidsanvendelse

Kulegravningsanalysens gennemgang af tidsanvendelse viser, at der en vis variation i arbejdstidsan-

vendelsen på tværs af de besøgte kommuner for alle opgavekategorier. Denne variation indikerer, at

kommuner og tilbud håndterer opgaverne forskelligt og dermed kan optimere den øvrige tidsanvendel-

se med henblik på at øge

ATA-tiden.

Den øvrige tidsanvendelse er i høj grad drevet af:

A) den statslige lovgivning, kommunal udmøntning heraf og yderligere kommunale og lokalt

fastsatte krav

sætter de overordnede ram-

mer for dagtilbuddenes opgaver og stiller i

varierende grad specifikke krav til opgave-

løsningen. Dette uddybes i afsnit 4.3 vedrø-

rende regulering af dagtilbudsområdet.

B) dokumentationsopgaver

i de enkelte

tilbud, som primært er drevet af tid brugt på

forberedelse og opfølgning på børnegruppen,

dokumentation for det enkelte barn

delta-

gelse i kommunalt prioriterede projekter

(jf.

appendiks 5.7.2.M). De forskellige typer af

dokumentation, som pålægges fra statsligt

og kommunalt hold, og deres påvirkning på

tidsanvendelsen vil blive yderligere uddybet i

afsnit 4.4 vedrørende betydning af dokumen-

tation.

Arbejdstilrette-

læggelse

Dokumentation

Statslig/kommunal primære påvirkning af tidsanvendelsen

Regler og

regulering

Styring og ledelse

Tilbuds primære påvirkning af tidsanvendelsen

C) den kommunale styring og ledelse af området,

som kan påvirke behovet for og omfanget af

blandt andet dokumentation og guide tidsanvendelsen på visse opgaver. På de overordnede opgaveka-

tegorier viser kulegravningsanalysen ingen entydige sammenhænge mellem graden af styring og tids-

anvendelsen, eftersom en opgave kan blive påvirket af flere modsatrettede effekter, og det dermed

kan det være vanskeligt at isolere effekten af kommunale styringsredskaber. Den forventede effekt af

hhv. lav og høj grad af styring og betydningen for tidsanvendelsen uddybes i styringsafsnit 4.5.

108

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

D) den lokale arbejdstilrettelæggelse

i tilbuddene, som har en stor betydning for opgavevaretagel-

sen og tidsanvendelsen. Der ses en variation i tiden brugt på både

forældrekontakt (6-13 pct.), intern

sparring og møder (2-9 pct.), praktiske opgaver og transport (1-6 pct.)

og det tværfaglige samarbejde

i kommunen, som uddybes og vurderes i afsnit 4.6.

I de efterfølgende afsnit vil disse forklaringsfaktorer, og de identificerede forbedringspotentialer i for-

hold til at frigøre tid til kerneopgaven blive gennemgået og uddybet enkeltvis.

109

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.3

Regulering af dagtilbudsområdet og betydning for opgavevaretagelsen

Den statslige lovgivning er rammesættende og efterlader et stort spillerum for kommu-

nale og tilbudsfastsatte regler

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Dagtilbudsloven sætter rammerne for dagtilbudsområdet. Loven er detaljeret i regulering af

typer af dagtilbud, tilskudsregler mv., men rammesættende i dens definition af dagtilbuddenes

opgaver, hvilket sikrer et stort kommunalt og lokalt ledelsesmæssigt råderum.



44 pct. af arbejdstiden på tværs af opgaver og medarbejderkategorier estimeres til at kunne

henføres til statslig lovgivning (primært rammelovgivning i Dagtilbudsloven), mens 22 pct. kan

knyttes til kommunal regulering, som både indebærer kommunal udmøntning af statslig lov-

givning og lokale initiativer og indsatser. Det estimeres, at 22 pct. kan henføres til variationen

i dagtilbuddenes lokalt fastsatte krav, mens 6 pct. af tiden er reguleret af overenskomster, og

endelig er 6 pct. ikke reguleret.



Selvom den statslige regulering driver estimeret ~44 pct. af tidsanvendelsen, detailregulerer

den ikke indholdet af dagtilbuddenes aktiviteter. I stedet udføres og defineres den pædagogi-

ske praksis og de konkrete aktiviteter inden for formålsparagraffen med stort råderum kom-

munalt og i tilbuddene.



Der er stor variation i hvilke konkrete reguleringer, der benyttes kommunalt og på tilbudsni-

veau til at udmønte den statslige regulering af dagtilbuddenes opgaver. Det betyder, at der er

forskel på, hvordan decentrale ledere og frontmedarbejderes hverdag er tilrettelagt, og der-

med hvordan tidsfordelingen er på forskellige opgaver.

Vurdering af reguleringspraksis og udfordringer på området:



Kommunernes udmøntning af den statslige lovgivning og det kommunale råderum betyder, at

der på tværs af kommuner kan være og i en række tilfælde er væsentlig variation i de ram-

mer, der sættes for medarbejdernes udførelse af den pædagogiske praksis og den decentrale

ledelsesmæssige opgave.



Det betyder samtidig, at der vil være væsentligt forskel i, hvor høj grad tidsanvendelsen på-

virkes af kommunale og lokale krav til planlægning, udførelse, opfølgning og evaluering af den

pædagogiske praksis samt den ledelsesmæssige opgave.



Der er stor variation i, hvorvidt den kommunale regulering opfattes som meningsfuld og un-

derstøttende. En afgørende faktor er, at de forskellige kommunalt fastsatte politikker, strate-

gier, mål og retningslinjer peger i ’samme retning’ og har en klar rød tråd, så dagtilbudslede-

re- og medarbejdere ikke oplever, at de skal leve op til mål og krav i forskellige processer,

som ikke har sammenhæng men er afkoblede.



Derudover er en afgørende faktor, at den kommunale regulering hænger sammen med den

faglige praksis og hverdag og forankres hos de decentrale ledere og frontmedarbejdere, så der

skabes ejerskab og forståelse decentralt.

I dette afsnit beskrives det, hvordan dagtilbudsområdet er reguleret af statslig, kommunal og tilbuds-

specifik regulering. Der sættes fokus på de reguleringer (defineret i afsnit 2.1), der især har betydning

for dagtilbuddenes hverdag, og det vurderes, hvordan reguleringen påvirker og opfattes af dagtilbuds-

ledere og medarbejdere.

Først præsenteres reguleringens betydning i forhold til de ni overordnede opgavekategorier. Opgørel-

sen er sket på baggrund af koblinger mellem kulegravningsanalysens kortlægning af opgaver og regu-

leringer, se appendiks 5.3. Derefter beskrives og vurderes de statslige reguleringer i forhold til betyd-

ningen for medarbejderne på dagtilbudsområdet og deres tidsanvendelse. I forlængelse heraf beskri-

ves kommunal og tilbudsfastsat samt overenskomstfastsat regulering og vurderes ligeledes i forhold til

medarbejdernes tidsanvendelse. Til slut præsenteres et forbedringsforslag på baggrund af afsnittets

konklusioner.

110

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.3.1

Den daglige opgavevaretagelse og tilknyttet regulering

På dagtilbudsområdet sætter staten i høj grad rammerne for dagtilbuddenes samlede opgavevaretagel-

se, mens kommunerne har ansvaret for at give dagtilbudsområdet den nødvendige prioritering og ret-

ning, og tilbuddene implementerer reguleringen i praksis.

En central del af kulegravningsanalysen har været koblingen mellem opgaver, tidsanvendelse og regu-

lering. I koblingsanalysen er 44 pct. af arbejdstiden på tværs af opgaver og medarbejderkategorier

estimeret til at kunne henføres til statslig lovgivning (primært rammelovgivning i dagtilbudsloven),

mens 22 pct. kan knyttes til kommunal regulering, og 22 pct. kan henføres til variationen i dagtilbud-

denes lokalt fastsatte krav. Det er estimeret, at 6 pct. af tiden er reguleret af overenskomster, og en-

delig er 6 pct. ikke reguleret. Figur 41 viser, hvilke reguleringstyper der driver dagtilbuddenes forskel-

lige opgaver. I de følgende afsnit vil det blive udfoldet, hvordan og hvor meget de forskellige regule-

ringstyper regulerer dagtilbuddenes opgaver og dermed medarbejdernes tid. Der dykkes således ned i

de enkelte reguleringers kobling og betydning for opgaver og tidsforbrug under hhv. statslig regulering,

kommunal regulering, tilbudsspecifik regulering og overenskomstfastsat regulering, og de forskellige

fordelinger analyseres og vurderes.

Figur 41 Reguleringens betydning for opgavevaretagelsen og tidsanvendelsen

Tidsanvendelse koblet til reguleringsniveauer i en gns. arbejdsuge for alle medarbejdergrupper,

N = 114

Statslig

Kommunal

Tilbudsspecifik

Overenskomst

Ej reguleret

TOTAL arbejdstid*

Pauser og

sygefravær

Uddannelse og

kompetenceudvikling

Tilsyn og

Underretning

Praktiske forhold og

transport

Administration og

ledelse

Intern mundtlig

kommunikation og

sparring

Forberedelse og

opfølgning på faglige

mål og aktiviteter

Forældrekontakt og

Kommunikation

Ansigt-til-ansigt

12%

33%

44%

22%

100%

45%

55%

10%

56%

39%

20%

67%

~0%

84%

27%

18%

35%

44%

56%

29%

32%

39%

15%

60%

10%

31%

59%

26%

65%

* Total (ekskl. Sygefravær): Statslig (46 pct.), Kommunal (24 pct.), Tilbud (24 pct.) Overenskomst (6 pct.), Ej reguleret (0,2 pct.)

** Vægtet med den procentvise fordeling af medarbejdergrupper i besøgte kommuner

Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

4.3.2

De overordnede statslige lovgivningsmæssige rammer og formål med regulering af området

Staten regulerer primært dagtilbudsområdet gennem dagtilbudsloven. Loven er meget detaljeret i

regulering af typer af dagtilbud, tilskudsregler mv., men rammesættende i dens definition af dagtilbud-

denes opgaver, som primært er formuleret i formålsparagraffen, §7: ”Dagtilbuddene skal skabe et

fysisk, psykisk og æstetisk børnemiljø, som fremmer børns trivsel, sundhed, udvikling og læring”.

Derudover uddyber formålsparagraffen, at dagtilbud i samarbejde med forældre skal 1) give børn om-

sorg og understøtte det enkelte barns udvikling, 2) fremme børns læring og udvikling af kompetencer

gennem oplevelser, leg og pædagogisk tilrettelagte aktiviteter samt 3) give børn medbestemmelse,

medansvar og forståelse for demokrati. Dagtilbud skal i samarbejde med forældrene sikre en god

overgang til skole ved at udvikle og understøtte grundlæggende kompetencer og lysten til at lære.

111

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Endelig skal dagtilbud i samarbejde med skolerne skabe en sammenhængende overgang til skole og

fritidstilbud.

Formålsparagraffen fastsætter dermed de overordnede rammer. Det viser sig især i reguleringen af

ATA-tiden

og forældrekontakten, hvor staten estimeres at være rammesættende for knap 60 pct. af

opgavevaretagelsen. I og med at de estimeret 60 pct. i høj grad kan henføres til formålsparagraffen, er

de i høj grad udtryk for rammelovgivning frem for detailstyring.

Dagtilbudsloven regulerer dog to væsentlige opgaver i dagtilbuddene. For det første at der skal udar-

bejdes en pædagogisk læreplan, og for det andet at der skal gennemføres sprogvurderinger. Alle dag-

tilbudsledere skal udarbejde en skriftlig pædagogisk læreplan for børn i 0-2-års alderen og en for børn i

3-5/6-års alderen. Læreplanen skal indeholde målsætninger under seks temaer og beskrive de pæda-

gogiske metoder og aktiviteter, der igangsættes for at nå disse mål. Lederen er ansvarlig for, at lære-

planen evalueres hvert andet år, og den skal drøftes med forældrebestyrelsen og godkendes af kom-

munalbestyrelsen. Sprogvurderinger skal foretages af børn i 3-års-alderen, der er optaget i et dagtil-

bud, hvis det vurderes, at der er sproglige, adfærdsmæssige eller andre forhold, der indikerer, at bar-

net kan have behov for sprogstimulering.

Figur 42 Eksempler på lokal implementering af national lovgivning: Pædagogisk læreplan og sprogvurde-

ringer

Statsligt niveau

•

Dagtilbudslovens § 8 præciserer, at alle dagtilbudsledere skal udarbejde en skriftlig

pædagogisk læreplan for børn i 0-2-årsalderen og børn i alderen 3 år til skolestart.

Læreplanen skal give rum til leg, læring og udvikling af børn ud fra målsætninger

under 6 temaer, og læreplanen skal beskrive de pædagogiske metoder og aktiviteter,

der igangsættes for at nå disse mål. Efter §9 stk. 2 er lederen ansvarlig for, at

læreplanen evalueres hvert andet år. § 10 præciserer, at læreplanen skal godkendes

af kommunalbestyrelsen.

Statsligt niveau

•

Dagtilbudslovens § 11 stk. 1 fastsætter, at der skal foretages sprogvurderinger af

børn i 3-årsalderen, der er optaget i et dagtilbud, hvis det vurderes, at der er

sproglige, adfærdsmæssige eller andre forhold, der indikerer, at barnet kan have

behov for sprogstimulering.

Den statslige reguleringsramme lader det således være op til den kommunale

udmøntning at definere behovet for og omfanget af sprogvurderinger i kommunens

dagtilbud.

•

Kommunalt niveau

•

Der er generelt en stor forskel på, hvordan kommunerne tilrettelægger og

understøtter arbejdet med og den løbende evaluering af den pædagogiske læreplan.

Typisk laver tilbuddene en overordnet læreplan, som de bagefter implementerer vha.

et årshjul og forskellige redskaber til at planlægge og evaluere de enkelte

læreplanstemaer, fx vha. en ”SMTTE-model” (skema til planlægning og evaluering)

eller lignende.

I nogle kommuner fastsættes det i større eller mindre grad, hvordan kommunerne

skal arbejde med læreplanen. Kommunen udstikker således rammer for, hvordan

læreplanstemaerne skal planlægges og evalueres. Opfølgning vha. bestemte

skemaer eller metoder og tidspunkt herfor fastlægges fx ved at lave en overordnet

ramme for alle dagtilbud. I andre kommuner er det dog op til det enkelte dagtilbud,

hvordan de vil planlægge og evaluere læreplanstemaerne.

•

Kommunalt niveau

•

Der er stor kommunal variation i, hvordan kommunerne udmønter dette krav.

Variationen ligger både i omfanget af sprogvurderinger, hvor nogle kommuner fx

fastsætter ekstra krav om sprogvurdering af alle 3-årige børn, samt i målgruppen for

sprogvurderinger, hvor nogle kommuner laver sprogvurdering af yngre børn og også

følger op med en sprogvurdering af 5-årige.

•

Der er også forskel på, om kommunen bestemmer, om der skal anvendes et

bestemt redskab til at foretage sprogvurderinger, og om der skal være en bestemt

proces ift. årshjul, samt hvem der udfører opgaven i tilbuddene. I nogle kommuner

besluttes det centralt, mens det i andre kommuner er op til de enkelte tilbud at

beslutte redskab og proces.

•

Endelig er der variation på tværs af kommuner ift., om der samles systematisk op på

resultaterne af sprogvurderingerne. Nogle kommuner følger udvikling i resultaterne,

mens resultaterne i andre kommuner ikke anvendes centralt, men udelukkende

decentralt.

Tilbudsniveau

•

Der er ligeledes variation på institutions- eller områdeniveau ift., hvordan opgaven

implementeres. Der er bl.a. forskel i, om tilbuddet tager udgangspunkt i statens eller

kommunens minimumskrav, og om de beslutter at udvide sprogvurderinger til at

gælde alle 3-årige og/eller også yngre børn eller alle 5-årige.

Alt afhængig af, hvor meget opgaven er reguleret centralt, er der også variation

mellem tilbuddene ift. valg af sprogvurderingsredskab, og hvordan opgaven udføres.

Fx om det er udvalgte pædagoger, som har særlige kompetencer indenfor

sprogvurdering, der udfører dem, eller om det er alle pædagoger, der udfører

sprogvurderinger på skift.

Tilbudsniveau

•

I de kommuner hvor det i større eller mindre omfang er centralt fastlagt, hvordan

der skal arbejdes med læreplaner, er det op til tilbuddene at udarbejde en læreplan,

der passer i den lokale kontekst og evaluere efter de principper, kommunen har.

I de kommuner, hvor der ikke er rammer for arbejdet med læreplanerne, er det op

til de enkelte dagtilbud at beslutte processen omkring læreplanstemaer. Her er der

forskellige måder at planlægge og følge op på. Der er bl.a. variation ift., om

tilbuddene har en forløbsorienterende eller en helhedsorienterende tilgang til at

komme omkring de seks temaer. Der er også variation i, hvilke redskaber der

anvendes, omfanget, herunder tidsforbruget, og processen for planlægning og

opfølgning.

•

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Selvom staten her definerer konkrete opgaver, efterlader lovgivningen et stort rum for kommunal og

tilbudsspecifik udmøntning. Den lokale implementering af læreplanerne har således betydning for,

hvordan de anvendes, og hvor meget de fylder tidsmæssigt for dagtilbudslederen og medarbejderne.

Det varierer blandt andet mellem kommunerne, hvorvidt processen for den løbende planlægning og

evaluering af læreplanstemaerne i udgangspunktet er centralt fastlagt fra forvaltningen, eller er lagt ud

decentralt til dagtilbuddene. Samtidig varierer implementeringen fra dagtilbud til dagtilbud, herunder

hvor meget tid, der dedikeres til medarbejdernes planlægning og evaluering af læreplanstemaerne.

På samme måde er anvendelsen og tiden brugt på sprogvurderinger afhængig af den lokale implemen-

tering. Der er f.eks. forskel på, hvorvidt kommuner og tilbud udvider sprogvurderinger til alle 3-årige

og nogle steder også 5-årige, eller om de kun sprogvurderer, hvor det vurderes, at barnet kan have

behov for sprogstimulering. Der er også valgfrihed i forhold til metode og dermed tidsomfang brugt på

sprogvurdering af det enkelte barn.

Hvordan opgaverne ift. læreplaner og sprogvurdering fastsættes på statsligt niveau, men implemente-

res forskelligt lokalt, er beskrevet i figur 42 ovenfor og yderligere illustreret i appendiks 5.4.2.

112

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Dagtilbudsloven fastsætter også, at kommunalbestyrelsen skal føre tilsyn med indholdet af tilbuddene.

Dette er ofte udmøntet som anmeldte og uanmeldte besøg fra forvaltningen årligt eller hvert andet år.

Arbejdet med at sikre og udvikle kvaliteten af dagtilbud sker bl.a. via kommunernes pædagogiske til-

syn. Tilsynet skal sikre, at dagtilbuddene lever op til dagtilbudslovens formålsbestemmelser og til de

mål og rammer for den pædagogiske kvalitet, som kommunalbestyrelsen har fastlagt. Lovgrundlaget

for kommunernes pædagogiske tilsyn giver dog kommunerne et stort fortolkningsrum, og tilsynet kan

derfor tilrettelægges meget forskelligt inden for lovens rammer

Der er også andre tilsyn i dagtilbuddene end det pædagogiske tilsyn, f.eks. brandtilsyn. Generelt fylder

tilsyn ikke meget for dagtilbuddene, hvilket viser sig i, at opgaverne vedrørende blandt andet tilsyn

kun fylder 0,2 pct. af personalets tid. Men der er forskel på, hvor meget forberedelse og opfølgning,

der er for tilbuddene i forbindelse med tilsynsbesøg. Kommunerne har således forskellige modeller for

deres tilsyn, hvilket også viser sig i, at kommunerne estimeret driver 67 pct. af tidsforbruget i opgave-

kategorien

tilsyn og underretning.

I samme opgavekategori estimeres statslig regulering tilsammen at

drive 30 pct.

Ud over dagtilbudsloven er der således en række andre love og bekendtgørelser, som regulerer dagtil-

buddene. Bl.a. SEL ift. underretningspligt, bekendtgørelse om folkeskolens specialpædagogiske bistand

til børn, der endnu ikke har påbegyndt skolegangen, samt arbejdsmiljøloven ift. samarbejde om sik-

kerhed og sundhed på arbejdspladsen og udarbejdelse af arbejdspladsvurdering.

Underretninger

kræver mange ressourcer i de enkelte dagtilbud, når de skal udarbejdes, men det er

omvendt en opgave, som udføres relativt sjældent. Der er enighed i tilbuddene om, at det er en omfat-

tende, men nødvendig opgave. Dog er der mange steder utilfredshed med, at der ikke gives en tilba-

gemelding på, hvorvidt der iværksættes en undersøgelse eller foranstaltning vedrørende det barn, som

underretningen vedrører. Det kan føre til, at der bruges ressourcer på at lave endnu en underretning.

Indstillinger til PPR

om specialpædagogisk bistand beskrives mange steder som en opgave, hvor der er

mulighed for forbedringer. Blandt andet fordi der er mange generelle spørgsmål, som ikke nødvendig-

vis er relevante for aldersgruppen, og fordi det er uklart, hvad der skal dokumenteres i forbindelse

med indstillinger. Det nævnes også flere steder, at det er tidskrævende, fordi der skal laves indstillin-

ger ad flere omgange for det samme barn, hvis der er tvivl om, hvilken indsats der er relevant.

Arbejdsmiljø, herunder APV,

fylder generelt meget lidt målt i tidsanvendelse i dagtilbuddene. Blandt

andet fordi APV typisk kun udarbejdes hvert andet år vha. et spørgeskema, og fordi det øvrige arbejde

med arbejdsmiljø typisk er centreret hos dagtilbudsleder og en arbejdsmiljørepræsentant. Ligesom på

ældreplejeområdet er der antalsmæssigt meget regulering på arbejdsmiljøområdet (se beskrivelse i

afsnit 3.3.2), men tidsmæssigt fylder det ikke meget for dagtilbuddenes opgavevaretagelse.

Der er også andre love og bekendtgørelser, som regulerer dagtilbudsområdet, f.eks. SUL og færdsels-

loven. For en udtømmende liste over statslige reguleringer se appendiks 5.2.2.

Vurdering af statslig regulering

Høj grad af rammelovgivning:

Formålsparagraffen fastsætter de overordnede rammer for dagtil-

buddenes hverdag. Den regulerer især

ATA-tiden

og forældrekontakt. Rambøll/QVARTZ vurderer, at

det forhold, at knap 60 pct. af hver af de to kategorier estimeres at være statsligt reguleret, afspejler,

ATA-tiden

udfolder sig inden for rammerne af formålsparagraffen, uden at der er detailregulering af

omfanget og indholdet af

ATA-tiden,

hvilket efterlader et stort ledelsesmæssigt råderum kommu-

nalt/lokalt.

Den statslige lovgivning giver i høj grad mening, men afhænger af den lokale implemente-

ring:

Kulegravningsanalysen viser, at der både centralt og decentralt i kommunerne gives udtryk for,

”Pædagogisk tilsyn, Evaluering af kommunernes tilsyn med daginstitutioner”, 2015, Danmarks Evalueringsinstitut (EVA).

https://www.eva.dk/sites/eva/files/2017-07/Paedagogisk%20tilsyn_www_1.pdf

113

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

at de krav, der stilles til opgavevaretagelsen i dagtilbudsloven, er meningsfulde og understøttende for

den faglige praksis. Blandt andet fordi dagtilbudsloven ikke detailregulerer, men lader det være op til

kommuner og tilbud at tilpasse opgaverne lokalt. F.eks. beskrives den pædagogiske læreplan i mange

dagtilbud som grundlaget for dagtilbuddenes planlægning og evaluering af faglige aktiviteter samt

refleksion over det pædagogiske arbejde.

4.3.3

Typisk kommunal og tilbudsfastsat regulering

Den statslige lovgivning efterlader, som forklaret ovenfor, et stort rum for decentral regulering af dag-

tilbudsområdet. Kommunal regulering kan være en udmøntning af statslige krav, f.eks. kommunalt

fastsatte retningslinjer for arbejdet med sprogvurderinger eller for, hvordan læreplanstemaer planlæg-

ges og evalueres. Den kan også være mere kommunespecifik, f.eks. en kommunal strategi for, hvor

meget børn skal bevæge sig, når de er i dagtilbud, retningslinjer for forældresamarbejde eller for,

hvordan der skal arbejdes med tidlig opsporing af udsatte børn i dagtilbud. En stor del af den kommu-

nale regulering fastsætter dermed rammer for det pædagogiske arbejde og estimeres således at drive

26 pct. af

ATA-tiden

og 30 pct. af

forberedelse og opfølgning på faglige mål og aktiviteter.

I forlængelse heraf er der også kommunerne politikker og retningslinjer fra andre forvaltninger, som

sætter rammer for dagtilbudsområdet, f.eks. digitaliseringsstrategi, indkøbspolitik, rygepolitik, ret-

ningslinjer for håndtering af sygefravær, etc. De driver dog opgaver, som især ligger under

administra-

tion og ledelse,

og som generelt fylder en lille del af dagtilbuddenes tidsanvendelse.

Ud over den centrale regulering fra kommunen er der også krav og retningslinjer, som fastsættes de-

centralt. Det kan enten være områdespecifik regulering i de kommuner, hvor der er områdeledelse,

og/eller tilbudsspecifik regulering i de enkelte institutioner/enheder. Hvor meget, der fastsættes decen-

tralt, er bl.a. afhængigt af, hvor stort et rum for område- eller tilbudsspecifikke tiltag, den kommunale

regulering efterlader. Typisk vil en kommune, der er organiseret med områdeledelse, lægge en del af

reguleringen ud decentralt, men omvendt kan der også være et stort ledelsesrum på tilbudsniveau,

selvom der ikke er områdeledelse. Det afhænger i højere grad af politikere og direktionens beslutnin-

ger om decentralt råderum i kommunen end af organisering.

Tilbuddene definerer i høj grad opgaverne ift.

forberedelse og opfølgning på faglige aktiviteter,

hvor

tilbudsspecifik regulering estimeret driver 39 pct. af personalets tidsforbrug. I forlængelse heraf er

intern kommunikation og sparring

udelukkende reguleret af kommuner og tilbud. Det skyldes både, at

kommunens pædagogiske grundlag og strategier danner ramme for faglig sparring, men også at tilret-

telæggelse af interne møder samt ikke-nedskrevne normer for faglig sparring i høj grad er tilbudsfast-

sat.

Tilbudsspecifik regulering kan stå alene, hvis der ikke er kommunal regulering af en opgave, og der-

med være direkte udmøntning af den statslige regulering. F.eks. retningslinjer for arbejdet med sprog-

vurderinger og pædagogiske læreplaner. Det kan også være udmøntning af kommunespecifik regule-

ring. Det ses især, at hvis den kommunale regulering består af mere overordnede mål og strategier, er

det op til tilbuddene at udmønte det i konkrete retningslinjer. F.eks. ift. forældresamarbejde, brug af

digitale platforme eller overgang til skole. Endelig kan tilbudsspecifik regulering komme fra tilbuddet

selv, f.eks. ift. at bruge en bestemt metode til at vurdere børnenes kompetencer, hvis dette ikke er

fastlagt fra kommunen. Dette er beskrevet ved hjælp af to eksempler i figur 43 på næste side og yder-

ligere illustreret i appendiks 5.4.2. For en udtømmende liste over kommunal- og tilbudsfastsat regule-

ring se appendiks 5.2.2.

Derudover regulerer kommuner og tilbud også opgaver, der ikke knytter sig til det faglige, pædagogi-

ske arbejde. F.eks. ift. tilsynsopgaven som nævnt i ovenstående, administrative opgaver som økono-

mistyring samt

praktiske forhold og transport.

Ift. sidstnævnte er der et stort beslutningsrum for lede-

ren i tilbuddet, eftersom prioriteringer ift. medarbejdernes tidsanvendelse på praktiske opgaver i høj

grad afhænger af, hvordan lederen prioriterer sit budget, samt hvilke medarbejderkategorier lederen

ønsker at ansætte. Dette ledelsesrum skal således primært findes i kraft af, at tilbudslederne har bud-

getansvar.

114

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 43 Eksempel på lokal implementering af national lovgivning: Redskaber til vurdering af børns kom-

petencer og overgang til skole

Statsligt niveau

•

Der står ikke konkret i Dagtilbudsloven, at børns individuelle kompetencer skal

vurderes og dokumenteres – bortset fra sprogvurdering. Dog står der i

formålsparagraffen § 7, stk. 3, at ”Dagtilbud skal fremme børns læring og udvikling

af kompetencer gennem oplevelser, leg og pædagogisk tilrettelagte aktiviteter, der

giver børn mulighed for fordybelse, udforskning og erfaring.”

Dertil kommer, at læreplanstemaerne indeholder temaer, som handler om at udvikle

børnenes personlige, sproglige, motoriske og sociale kompetencer.

Statsligt niveau

•

I Dagtilbudsloven § 7, stk. 5 står, at ”Dagtilbud skal i samarbejde med forældrene

sikre en god overgang til skole ved at udvikle og understøtte grundlæggende

kompetencer og lysten til at lære.

Dagtilbud skal i samarbejde med skolerne skabe en sammenhængende overgang til

skole og fritidstilbud.”

•

Kommunalt niveau

•

Nogle steder besluttes det centralt i kommunerne, at der skal anvendes et fagligt

redskab til at følge op på børnenes udvikling af grundlæggende kompetencer.

Der anvendes forskellige redskaber, som vurderer børnenes kompetencer og

understøtter det pædagogiske arbejde generelt, herunder arbejdet med tidlige

indsatser, sprog, læreplaner, overgange samt tværfagligt arbejde.

Nogle steder beslutter kommunerne, at der skal anvendes et specifikt redskab, fx

kompetencehjul, TOPI, dialoghul, etc. og sætter regler for, hvordan tilbuddene skal

anvende vurderingsredskaberne – fx at det skal laves for alle fireårige i november

måned. Andre steder stiller kommunen de faglige redskaber til vurdering af børns

kompetencer til rådighed til tilbuddene, men det er op til tilbuddene selv, i hvilket

omfang de vil anvende dem.

I enkelte kommuner følges der op på resultaterne af vurderingerne centralt , men de

fleste steder anvendes de til at understøtte det pædagogiske arbejde generelt, både i

det daglige arbejde men også ifm. overgang til skole, tværfagligt samarbejde og

dialog med forældrene.

Kommunalt niveau

•

Kommunerne har forskellige retningslinjer for, hvordan viden om børn udveksles

ifm. børns overgange.

Der er i alle kommuner et samarbejde mellem dagtilbuds- og skoleområdet med

henblik på at sikre gode overgange mellem kommunens forskellige tilbud.

De mere formaliserede modeller indebærer, at kommunen fastlægger et forløb ifm.

overgang, herunder bestemte overgangsskemaer eller skoleparathedstests samt

kadencen for møder.

Nogle kommuner har defineret et fælles årshjul for, hvornår vidensoverdragelse skal

gennemføres, og hvilke opgaver der er i forbindelse hermed samt konkrete

guidelines til arbejdet med og samarbejdet om gode overgange. Andre kommuner

afholder ifm. tidlig og forebyggende indsats særlige overgangsmøder vedrørende

børn, der af den ene eller anden grund er i en udsat position.

De mindre formaliserede modeller indebærer, at der er et overordnet fokus på

overgange fx i politiske mål, men at det er op til tilbuddene at fastlægge de konkrete

forløb. I de kommuner er det i høj grad op til dagtilbuddene at etablere samarbejdet

med skolerne og beslutte, hvilke data og dokumenter der skal overdrages til skolen.

•

Tilbudsniveau

•

I kommuner, hvor der ikke er valgt en bestemt tilgang til opfølgning på børns

kompetencer, er det op til tilbuddene at vælge redskab og metode.

I kommuner, hvor der er valgt en bestemt tilgang, følger tilbuddene denne, men kan

vælge fx at udvide målgruppen, kadencen for kompetencevurderinger eller have

andre redskaber herudover.

Tilbudsniveau

•

På tilbudsniveau er der forskellige samarbejder mellem de enkelte tilbud og de

enkelte skoler, og det varierer, hvor tæt samarbejdet er. Det er forskelligt, hvor tæt

et samarbejde, der er, og hvor mange rammer, kommunen har lagt ned over

arbejdet med overgange fra centralt hold.

Det er også forskelligt fra tilbud til tilbud, hvilke dokumenter der videregives til

skolerne, og hvilke tests og vurderinger, der laves ifm. overgang til skole. Igen kan

dette være mere eller mindre op til de enkelte tilbud at bestemme.

•

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Vurdering af kommune- og tilbudsspecifik regulerings betydning

Der er variation i den kommunale regulering af tilbuddene:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der på

tværs af kommuner og på tværs af dagtilbud inden for samme kommune kan være væsentlig variation

i de rammer, der sættes for frontpersonalets udførelse af den pædagogiske praksis og den decentrale

ledelsesmæssige opgave. Det skyldes at kommunerne regulering af dagtilbudsområdet varierer fra en

forholdsvis tæt og stram regulering til en udpræget frihed til de enkelte dagtilbud i forhold til at ud-

mønte den statslige lovgivning. Det betyder samtidig, at der er forskel i, hvor høj grad tidsanvendelsen

påvirkes af kommunale og lokale krav til planlægning, udførelse, opfølgning og evaluering af den pæ-

dagogiske praksis samt den ledelsesmæssige opgave.

Lokal regulering giver mening, hvis den er sammenhængende, understøttende og opleves

som meningsfuld for den faglige praksis:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der er stor variation i,

hvorvidt den kommunale regulering opfattes som meningsfuld af frontpersonalet. En afgørende faktor i

forhold til, om reguleringen virker meningsfuld og understøttende, er, om de forskellige kommunalt

fastsatte politikker, strategier, mål og retningslinjer peger i ’samme retning’, eller om dagtilbudsledere-

og medarbejdere oplever, at de skal leve op til forskellige mål og krav, som ikke hænger sammen på

tværs. I forlængelse heraf er det også afgørende, om de kommunalt fastsatte mål og indsatser hænger

sammen med den pædagogiske læreplan, eller om det er op til dagtilbuddene selv at navigere i kryds-

presset mellem kommunens mål og den pædagogiske læreplan.

Rambøll/QVARTZ vurderer videre, at det også er afgørende, om tilbuddene oplever, at der kommer nye

politikker og strategier så ofte, at de ikke kan nå at blive implementeret, og at gamle politikker og

strategier ikke afsluttes, når der kommer nye til. Det kan betyde, at der bruges meget tid på mødeak-

tivitet og dokumentation, uden at der kommer de ønskede gevinster ud af de forskellige kommunale

initiativer.

115

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Rambøll/QVARTZ vurderer endeligt, at ejerskab og forståelse for reguleringen hos de decentrale ledere

og frontpersonale ligeledes er afgørende for, om den kommunale regulering findes relevant og me-

ningsfuld. Hvis det pædagogiske personale oplever, at kommunal regulering så at sige ’presses ned

over hovedet på dem’, og ikke ellers har en sammenhæng til den faglige praksis og hverdag, kan

manglende ejerskab føre til mangelfuld implementering decentralt. En inddragende proces i forbindelse

med at udforme kommunens strategier og målsætninger kan være med til at skabe dette ejerskab, jf.

lovende praksis A.

4.3.4

Overenskomstfastsat regulering

På dagtilbudsområdet regulerer overenskomsterne – ligesom på ældreplejeområdet - primært løn,

pension, ret til efteruddannelse, arbejdstid, opsigelse, mv.

Udmøntning af landsdækkende overenskomster sker gennem lokalaftaler mellem lokale medarbejder-

foreninger og kommunen. Lokalaftaler har ofte til formål at beskrive lokale forhold vedrørende løn- og

ansættelsesvilkår, så de generelle overenskomster og rammeaftaler implementeres på den enkelte

arbejdsplads.

Overenskomster er estimeret til at drive 20 pct. af tiden til

administration og ledelse,

hvor der ligger

opgaver vedrørende vagtplanlægning og arbejdsmiljø. Derudover er pauserne overenskomstregulere-

de, hvilket afspejler sig i, at overenskomster estimeret driver 45 pct. af opgavekategorien pauser og

sygefravær.

Endelig driver overenskomsten cirka 39 pct. af uddannelse og kompetenceudvikling, fordi den sætter

krav til kompetenceudvikling for det pædagogiske personale. Her er dog også et stort ledelsesrum i

tilbuddene til at træffe beslutninger om, hvilke medarbejdere der skal på efteruddannelse og kursus, i

kraft af at de sidder med budgetansvaret.

Vurdering af overenskomsters betydning

Overenskomster er rammesættende, men fylder ikke meget i forhold til arbejdstidsanven-

delsen i hverdagen:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at for det pædagogiske personale i dagtilbud fylder

overenskomster og lokalaftaler ikke meget i varetagelsen af de daglige opgaver. Det nævnes enkelte

steder, at det er en udfordring for de pædagogiske ledere at være delt mellem ledelsesopgaver og

deltagelse i vagtplanen. Det varierer, hvordan dette håndteres lokalt, bl.a. afhængigt af ledelsesstruk-

turen i kommunen, og dermed også hvordan dagtilbudslederne fordeler deres tid (jf. afsnit 4.2).

4.3.5

Forbedringsforslag

Ovenstående analyse af reguleringen på dagtilbudsområdet viser, at selvom den statslige regulering

driver en stor del af tiden i tilbuddene,

er reguleringen i høj grad rammesæt-

tende og efterlader et stort rum for

lokal variation. Den viser også, at der

er forskel på, i hvor høj grad kommu-

nerne lykkes med at udmønte statslig

lovgivning og egne politikker, så de

giver mening og understøtter det fagli-

ge arbejde i tilbuddene, samt i hvor

høj grad der er sammenhæng mellem

politikker og strategier og til den pæ-

dagogiske læreplan. På baggrund af

disse konklusioner er der identificeret

et forbedringsforslag, der handler om

at skabe en sammenhængende dagtil-

budsstrategi og projektportefølje med

henblik på at øge kvaliteten af kom-

munal regulering og skabe tid til implementering.

116

Lovende praksis (A) || Inklusion af institutioner i

fastlæggelse af kommunens politiske mål en gang

årligt

En kommune er begyndt at holde fælles møder mellem

det politiske udvalg på dagtilbuds-/unge-/skoleområdet

og de daglige ledere i dagtilbuddene én gang om året,

hvor de sammen fastlægger målene for dagtilbudsområ-

det fremadrettet. På denne måde får det politiske udvalg

kvalificerede input til at sætte retning for området og de

pædagogisk faglige mål, samtidig med at den strategiske

retning forankres helt ned på institutionsniveau.

Dagtilbuddene oplever det som meget givende at være

med i processen og følte langt større ejerskab over de

fastsatte politiske mål.

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Inden for området

regelforenklinger

(se figur 44) fremsættes, på baggrund af ovenstående vurderin-

ger, én anbefaling til forbedringer, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,1-0,2 procentpoint.

Dette svarer til at flytte ~60-80 årsværk til den pædagogiske kerneopgave. I lønkroner er det ~30-40

mio. kr. årligt svarende til ~10-14 pct. af omkostningsbasen på ~0,3 mia. kr.

Figur 44 Forbedringsforslag || Regulering

Forslag

Hovedobservationer

•

Medarbejderne og lederne oplever,

•

at kommunen jævnligt tilfører nye

politikker og strategier, der driver

mødetid og dokumentation.

Ift. nye politikker er der en tendens

til at kommunen udstikker

•

retningslinjer for pædagogerne på

områder, der er overflødige.

Ift. kommunale strategier og

handleplaner er der mange steder

en opfattelse af, at kommunerne

for ofte skifter strategi eller

kommer med nye initiativer.

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer det som

afgørende, at de forskellige

kommunalt fastsatte politikker,

strategier, mål og retningslinjer

peger i ’samme retning’.

I forlængelse heraf er det også

afgørende, at de kommunalt

fastsatte mål og indsatser hænger

sammen med den pædagogiske

læreplan.

Forslag (løftestænger)

•

Saml kommunale strategier,

handleplaner og politikker til én

sammenhængende strategi.

Ryd op i gamle politikker

ved at

gennemgå eksisterende politikker

for relevans.

Sikre at kommunale mål og

prioriteter

på området har en

tydelig sammenhæng til arbejdet

med den pædagogiske læreplan.

Sikre bevidst

prioritering af

indsatser og projekter

gennem

porteføljestyring, så projekter

understøtter den overordnede

strategi, og der ikke er for meget i

gang på samme tid.

Potentiale

1.1 -

Skab en

sammen-

hængende

dagtilbuds-

strategi og

projekt-

portefølje

•

59-83

Årsværk

•

32-44

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

117

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.4

Krav til dokumentation og betydning for medarbejdernes tidsanvendelse

Kommunerne og/eller tilbuddene definerer i høj grad selv indhold, omfang og anvendel-

se af dokumentation, hvilket medfører stor variation i dokumentationspraksis. Anven-

delsen af dokumentation er fortrinsvis fokuseret på enkeltformål, men et fokus på at

genbruge og anvende dokumentation til flere formål vurderes at kunne øge nyttiggørel-

sen og meningsfuldheden i dokumentationsindsatsen.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Medarbejdere og ledere i dagtilbud bruger i gennemsnit 5 pct. af deres tid på forberedelse og

opfølgning (herunder dokumentation), svarende til i alt ~3.400 årsværk og en samlet lønom-

kostning på ~1,2 mia. kr. årligt.

Dokumentationen i dagtilbud kan opdeles i tre former: 1) dokumentation vedrørende det en-

kelte barns trivsel og udvikling, 2) dokumentation vedrørende aktiviteter for hele børnegrup-

pen og 3) dokumentation vedrørende administrative forhold og personaleforhold.

Statslig lovgivning stiller kun specifikke krav til, at der foretages en form for dokumentation

ifm. den pædagogiske læreplan og sprogvurderinger. Den store variation i dokumentations-

mængden på tværs af kommuner vidner imidlertid om, at kommuner og tilbud fastsætter eg-

ne dokumentationskrav. Der observeres i den forbindelse en risiko for dobbeltdokumentation

ifm. kommunale/lokale projekter.

Nogle kommuner beslutter centralt, at der skal anvendes et bestemt fagligt redskab til at følge

børnenes kompetencer, og enkelte kommuner arbejder ud fra en meget veldefineret doku-

mentationsindsats ift. omfang, anvendelse og indhold af dokumentationen, f.eks. ift. den pæ-

dagogiske læreplan.

Det varierer, hvor meget dagtilbud dokumenterer over for forældrene, f.eks. på intranettet

eller på opslagstavle. I gennemsnit modtager 57 pct. af forældrene information dagligt, mens

20 pct. modtager ugentligt. Der er generelt stor efterspørgsel efter dokumentation fra foræl-

dre.

Det er begrænset hvor meget dokumentation, der udføres sammen med børnene, og der er

stor variation i brugen af mobile devices på tværs af dagtilbud. Potentialet for digitaliseringen

af dokumentationstiden sammen med børn er dog størst for børn i alderen 3-6 år, da vugge-

stuebørn ikke i samme grad kan indgå i en dialog omkring en computer eller en tablet.

En del af dokumentationen på de enkelte børn er indstillinger til børn med særlige behov samt

underretninger. Dagtilbuddene oplever, at der kan være dobbelt dokumentation i forbindelse

med indstillinger, og at manglende datadeling i forbindelse med underretninger kan føre til, at

de bruger unødig tid på at skrive nye underretninger, fordi kommunikationen opleves uklar.



Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Dokumentation på kommunalt eller lokalt prioriterede projekter vurderes uhensigtsmæssig,

når dokumentationen heraf ikke er en integreret del af den generelle dokumentationsindsats

ifm. de pædagogiske læreplansaktiviteter.

Flere kommuner arbejder målrettet med at begrænse omfanget af dokumentation eller med at

få meningen med dokumentationen formidlet til dagtilbudsniveau. Begge dele vurderes hen-

sigtsmæssigt både ift. at sanere i dokumentationsmængden og få den nuværende dokumenta-

tion til at fremstå meningsfuld. Som led heri kan det være hensigtsmæssigt at sikre tydelighed

om forventning og krav til f.eks. forberedelse, dokumentation og evaluering af de pædagogi-

ske læreplanstemaer. Øget klarhed kan skabe retning og fokus for det pædagogiske personale

i dagtilbuddene.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at dokumentationsindsatsen i høj grad er fokuseret på at doku-

mentere til enkeltformål. Et fokus på, at dokumentation kan genbruges og understøtte flere

formål vurderes at kunne øge nyttiggørelsen og meningsfuldheden i dokumentationsindsatsen.

Nyttiggørelsen af dokumentation vurderes størst, når den er en integreret del af den pædago-

giske praksis, samt når den anvendes aktivt i dialog med relevante aktører. Når dokumentati-

on ikke anvendes og nyttiggøres lokalt i de tilbud, hvor den produceres, så opfattes dokumen-

tationsopgaven ikke understøttende for den pædagogiske praksis, men opfattes i stedet som

et unødvendigt ressourceforbrug

(fortsættes næste side)

118



Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet



Der er potentiale for en øget brug af mobile devices og mulighed for at udføre mere af doku-

mentationen sammen med børnene i de sammenhænge, hvor det kan indgå naturligt som en

del af den pædagogiske praksis. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med udformning af

daglige dagsfortællinger, udvælgelse og upload af billeddokumentation, eller ifm. udarbejdelse

af faglige måle- og vurderingsredskaber for det enkelte barn, hvor barnet kan være med til at

indtaste eller se med på en tablet.

Processen i forbindelse med indstillinger og ansøgninger til børn med særlige behov kan for-

enkles, så der undgås unødig og dobbelt dokumentation. Processen omkring underretninger

kan forbedres gennem bedre muligheder for tværfaglig informationsdeling.

I de følgende underafsnit beskrives kulegravningsanalysens hovedobservationer angående krav om

dokumentation på dagtilbudsområdet og Rambøll/QVARTZ's vurderinger ift. betydningen af dokumen-

tationsopgaver for medarbejdernes tidsanvendelse. Først præsenteres baggrunden og rammerne for

dokumentationskravene, som er tæt forbundet med den identificerede regulering i afsnit 4.3. Heri præ-

senteres også de tre identificerede typer af dokumentation.

Herefter diskuteres først betydningen af dokumentationspraksis for kommunernes generelle tidsanven-

delse på dokumentation. Endeligt uddybes kulegravningsanalysens hovedobservationer, vurderinger og

forbedringsforslag ifm. medarbejdernes tidsanvendelse på at opfylde dokumentationskrav under hver

af de tre identificerede dokumentationstyper.

4.4.1

Baggrund og rammer for dokumentationskrav på dagtilbudsområdet

De seneste års fokus på sammenhæng og forenkling af den offentlige sektor har gjort dokumentati-

onskrav til genstand for stigende interesse.

Dagtilbudsområdet er i denne forbindelse ingen undtagel-

se. Som nævnt i afsnit 4.3.1, er den statslige lovgivning på dagtilbudsområdet overvejende rammere-

gulerende, mens der er stort råderum for kommunale og tilbudsfastsatte regler. Dagtilbudsloven sæt-

ter således kun specifikke dokumentationskrav i forbindelse med dokumentation af forløb og evaluering

af den pædagogiske læreplan, samt ifm. sprogvurderinger. Øvrige statslige dokumentationskrav, der

har betydning for medarbejdernes arbejdstid, er kravet om underretningspligt (SEL), kravet om ind-

hentning af børneattest ifm. ansættelse af personale (Bekendtgørelse om dagtilbud), kravet om udar-

bejdelse af arbejdspladsvurdering (Arbejdsmiljøloven), samt kravet om samtykkeerklæringer fra foræl-

dre ifm. videreformidling af information (Persondataloven). De kommunale og tilbudsfastsatte krav

handler typisk om at beskrive dagligdagen og de gennemførte aktiviteter, om at dokumentere og vur-

dere børns trivsel og udvikling, samt refleksion over og udvikling af pædagogisk praksis.

Kora (2017) konkluderede i en rapport til Børne- og Socialministeriet, at ledere og personale i dagtilbud har en opfattelse af, at

antallet af dokumentationskrav er uændret eller steget inden for de seneste tre år. Undersøgelsen finder, at der er sket en stigning i

antallet af kommunale dokumentationskrav, som blandt andet kan tilskrives det øgede fokus på kvaliteten i dagtilbud. Undersøgelsen

viser imidlertid også, at personale og ledere overvejende er enige i, at de gældende dokumentationskrav højner kvaliteten på dagtil-

budsområdet.

119

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Definition af krav til dokumentation i kulegravningen af dagtilbudsområdet

Dokumentationskrav i dagtilbud forstås som krav til skriftligt eller visuelt materiale, der udarbej-

des af lederen og/eller det pædagogiske personale for at beskrive, vurdere og måle børns trivsel,

udvikling og læring, den pædagogiske praksis, samt administrative forhold og personaleforhold.

Målgrupperne

for dokumentation defineres i kulegravningen som,

1. Det pædagogiske personale

2. Tilbudslederen

3. Forældre

4. Børnene selv

5. Forvaltning/politikere

Formålet med dokumentation kan være at fastholde viden og reflektere over den pædagogiske

praksis til internt brug i dagtilbuddet, eller at formidle viden om børnene og pædagogiske aktivite-

ter til forældre, forvaltning, politikere eller andre samarbejdspartnere.

Kulegravningsanalysen fokuserer på dokumentationskrav, der stilles lederen og/eller det pædagogiske

personale i dagtilbuddene, som har størst betydning for deres tidsanvendelse, jf. definitionen ovenfor.

På baggrund af kommunebesøgene, har vi identificeret følgende tre typer af dokumentation på dagtil-

budsområdet med udgangspunkt i dokumentationens formål, samt hvilke målgrupper den retter sig

imod (jf. appendiks 5.9.2 for flere detaljer):

Dokumentation ifm. med pædagogisk arbejde for det enkelte barn,

2. Dokumentation ifm. pædagogisk arbejde på børnegruppeniveau,

3. Dokumentation ifm. med forhold vedr. administration, personale samt information til forældre.

I de følgende afsnit diskuteres først betydningen af dokumentationspraksis for kommunernes generelle

tidsanvendelse på dokumentation. Herefter uddybes kulegravningsanalysens hovedobservationer, vur-

deringer og forbedringsforslag ifm. medarbejdernes tidsanvendelse på at opfylde dokumentationskrav

under hver af de tre identificerede dokumentationstyper.

4.4.2

Stor kommunal variation i dokumentationspraksis og tidsanvendelsen på dokumentation

Dokumentation optager mellem 3,5 pct. og 6,6 pct. af medarbejdernes samlede tidsanvendelse på

tværs af de syv besøgskommuner. Dokumentationsopgaver udgør 11,2 pct. af dagtilbudsledernes sam-

lede tidsanvendelse, mens pædagogerne og pædagogmedhjælpere- og assistenter dokumenterer hhv.

6,5 pct. og 3,7 pct. af tiden. Størstedelen af dokumentationstiden på tværs af de tre medarbejder-

grupper omhandler dokumentation på børnegruppeniveau, hvor pædagogerne dog dokumenterer mere

på det enkelte barn end lederne, mens lederne til gengæld har flere dokumentationsopgaver ifm. ad-

ministrative forhold. Det er i høj grad kommunerne og tilbuddene selv, der fastsætter dokumentations-

krav ift. dokumentation for det enkelte barn og på børnegruppeniveau, hvilket forklarer den store vari-

ation i tidsanvendelse, f.eks. i forhold til omfanget af løbende dokumentation af aktiviteter på børne-

gruppeniveau samt tilgange til dokumentation af forhold vedrørende de enkelte børns trivsel og udvik-

ling mv.

Figur 45 Opgørelse af tidsanvendelsen på dokumentation pr. kommune, pct. 37-timers uge

120

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Note: Forberedelse og dokumentation ifm. pædagogisk arbejde for det enkelte barn omfatter 1) Forberedelse og dokumentation for det enkelte

barn udenfor

ATA-tiden,

2) Underretninger, og 3) Dokumentation for det enkelte barn i

ATA-tiden

(sammen med barnet), herunder gen-

nemførelse af sprogvurdering og gennemførelse af andre tests.

Forberedelse og dokumentation ifm. pædagogisk arbejde på børnegruppeniveau omfatter 1) Dokumentation ifm. læreplansaktiviteter

samt dagligdagsbeskrivelser og børnemiljøvurderinger, og 2) Dokumentation af kommunalt/lokalt prioriterede indsatser og projekter.

Forberedelse og dokumentation ifm. forhold vedr. administration og personale, samt information til forældre omfatter 1) APV, og 2) Gene-

rel skriftlig information til forældre (f.eks. på intranet).

Der tages forbehold for, at nogle dokumentationsopgaver i nogle tilbud er koncentreret på få medarbejdere, og disse medarbejdere ikke i

alle tilfælde indgår i analysen, samt usikkerhed i medarbejdernes svar på tidsforbrug ved opgaver, som varetages sjældent, f.eks. under-

retninger.

Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

Dagplejeres tidsanvendelse på dokumentationsopgaver udgør i gennemsnit 7,2 pct. af deres samlede

tid. Deres dokumentationsopgaver drejer sig primært om læreplansaktiviteter på børnegruppeniveau,

eftersom der er relativt færre dokumentationskrav på det enkelte barn for børn i aldersgruppen 0-2 år

(dagpleje eller vuggestue). Dette skyldes både, at der ikke er krav om sprogvurdering i denne alders-

gruppe, og at kommunerne og tilbuddene ofte har flere dokumentationskrav for de ældre børn, f.eks. i

forbindelse med overgang til skole. Endelig laves der flere indstillinger og underretninger på de 3-5-

årige sammenlignet med de 0-2-årige.

Figur 46 Opgørelse af tidsanvendelsen på dokumentation pr. medarbejdergruppe, pct. 37-timers uge

121

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Note: Forberedelse og dokumentation ifm. pædagogisk arbejde for det enkelte barn omfatter 1) Forberedelse og dokumentation for det enkelte

barn udenfor

ATA-tiden,

2) Underretninger, og 3) Dokumentation for det enkelte barn i

ATA-tiden

(sammen med barnet), herunder gen-

nemførelse af sprogvurdering og gennemførelse af andre tests.

Forberedelse og dokumentation ifm. pædagogisk arbejde på børnegruppeniveau omfatter 1) Dokumentation ifm. læreplansaktiviteter

samt dagligdagsbeskrivelser og børnemiljøvurderinger, og 2) Dokumentation af kommunalt/lokalt prioriterede indsatser og projekter.

Forberedelse og dokumentation ifm. forhold vedr. administration og personale, samt information til forældre omfatter 1) APV, og 2) Gene-

rel skriftlig information til forældre (f.eks. på intranet).

Dagplejer dækker kun over observationer i fire besøgskommuner. Leder inkluderer daglige ledere, souschefer og pædagogiske ledere.

N: Leder (28), Pædagog (57), Pædagogmedhjælpere & -assistenter (19), Dagplejer (10)

Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravningsanalysen viser, at dokumentationsopgaver på dagtilbudsområdet sammenlignet med

andre velfærdsområder generelt fylder relativt lidt i hverdagen, og at dokumentationspraksis overve-

jende er præget af manglende struktur omkring indsamling og nyttiggørelse af data. Det pædagogiske

personale udtrykker typisk i den forbindelse, at dokumentation i højere grad kan og bør anvendes til at

planlægge den pædagogiske praksis, men at de ikke har tid nok til det i hverdagen. Kulegravningsana-

lysen viser endvidere, at inddragelsen af børnene i dokumentationspraksis typisk er meget begrænset.

Det pædagogiske personale bruger blot mellem 0,2 pct. og 1 pct. af deres arbejdsuge på

dokumentati-

onsopgaver for det enkelte barn,

hvilket omfatter gennemførelse af sprogvurderinger og andre tests

sammen med barnet, som f.eks. trivselsmålinger eller udfyldelse af udviklings- og vurderingsværktø-

jer.

Dokumentationspraksis i de fleste kommuner og tilbud er generelt tilrettelagt således, at det pædago-

giske personale ”går fra børnegruppen” for at dokumentere, idet dokumentationsarbejdet som oftest

foregår på PC på kontoret og kun i mindre grad på stuerne på tablet eller anden form for mobile de-

vice. Der er imidlertid flere eksempler i besøgskommunerne på, at nogle dokumentationsopgaver fore-

går på stuerne sammen med børnene ved hjælp af mobile devices. Billedet stemmer overens med KL’s

undersøgelse fra 2017, som viser, at 50-65 pct. af alle dagtilbud anvender pædagogiske digitale red-

skaber mindst én gang om ugen

Vurdering af dokumentationspraksissens betydning for tidsanvendelsen

”Anvendelse af digitale redskaber i dagtilbud”, KL og IMPLEMENT (2017):

http://www.kl.dk/ImageVaultFiles/id_84450/cf_202/Afrapportering_om_unders-gelse_af_digitale_redskab.PDF

122

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Dokumentation vurderes generelt at fylde lidt i dagligdagen, mens en mere struktureret

dokumentationspraksis vurderes at kunne sikre mere tidseffektiv dokumentation:

Tilrette-

læggelsen af dokumentationspraksis varierer meget på tværs af besøgskommuner og tilbud. Få dagtil-

bud har eksempelvis fastsat prioriteret forberedelses-/dokumentationstid for det pædagogiske perso-

nale (f.eks. Kommune 1, som har den højeste dokumentationstid), mens det pædagogiske personale i

de fleste andre tilbud dokumenterer løbende mellem aktiviteter. Dette resulterer som oftest i, at do-

kumentationen ikke fylder meget i dagligdagen. Denne lave kadence kan medføre, at dokumentations-

tiden i de fleste tilbud ikke er indrettet effektivt, da den er præget af ”forstyrrelser” og manglende

struktur. Rambøll/QVARTZ vurderer, at mere struktur i dokumentationsopgaven, f.eks. gennem fast

dokumentationstid, potentielt kan sikre mere systematik og klarere rammer, så der udarbejdes bedre

dokumentation, jf. lovende praksis nedenfor.

Lovende praksis (B) || Planlagt forberedelsestid for pædagoger

Nogle institutioner har indført fast tid til forberedelse og evaluering af faglige aktiviteter samt do-

kumentationsopgaver ift. børnegruppen og enkelte børn. Det er dermed planlagt, hvornår hver

pædagog eller hvert team kan gå fra øvrige aktiviteter til fordel for forberedelses- og opfølgnings-

opgaver. Den dedikerede forberedelsestid har givet plads til mere fordybelse og mulighed for at

lave planlægnings- og dokumentationsarbejde uden afbrydelser, hvilket sikrer højere kvalitet og

tidseffektivitet i dokumentationsopgaverne. Både leder og personale sætter stor pris på den plan-

lagte forberedelsestid, idet de kan gå fra, uden at det går ud over kollegaerne og børnene.

En øget brug af mobile devices til dokumentation vurderes at kunne øge ATA-tiden gennem

større inddragelse af børnene i dokumentationsopgaverne:

Kulegravningsanalysen viser, at det

er meget forskelligt fra tilbud til tilbud, hvor udbredt brugen af tablets og mobile devices er. I mange

tilbud har man en tablet tilgængelig, men det varierer, hvor meget de anvendes, og hvor mange an-

satte, der deles om at bruge den enkelte tablet. Rambøll/QVARTZ vurderer, at der er potentiale for en

øget brug af mobile devices og mulighed for at udføre mere af dokumentationen sammen med børnene

i de sammenhænge, hvor det kan indgå naturligt som en del af den pædagogiske praksis, eksempelvis

i forbindelse med udformning af dagligdagsfortællinger, udvælgelse og upload af billeddokumentation,

mv. Mobile devices kan også benyttes ifm. udarbejdelse af faglige måle- og vurderingsredskaber for

det enkelte barn, hvor barnet kan være med til at indtaste eller se med på en tablet. Potentialet for

digitalisering af dokumentationstiden sammen med børn er dog størst for børn i alderen 3-6 år, da

vuggestue- og dagplejebørn i mindre grad er gearet tid at samles omkring et mobile device. Samtidig

er omfanget af dokumentationskrav for denne aldersgruppe også relativt mindre.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at kommuner og dagtilbud kan øge udbredelsen og brugen af mobile de-

vices ifm. med dokumentationsopgaver med det formål at reducere tiden ved en computer og øge

muligheden for at inddrage børnene, når dette er meningsfuldt. Brugen af mobile devices forudsætter

understøttelse med den rette software og undervisning af det pædagogiske personale i brugen af mobi-

le devices.

4.4.3

Dokumentation ifm. pædagogisk arbejde for det enkelte barn

Kulegravningsanalysen viser, at kommunerne bruger mellem 0,6 pct. og 3,2 pct. af den samlede tids-

anvendelse på

dokumentation ifm. pædagogisk arbejde for det enkelte barn,

jf. figur 47 nedenfor.

Medarbejderne bruger i gennemsnit 1,3 pct. af deres tid på disse dokumentationsopgaver. Kravene til

dokumentation varierer imidlertid meget på tværs af kommunerne, hvilket tydeliggøres ved den store

variation i medarbejdernes tidsanvendelse på dokumentationsopgaver ifm. det enkelte barn. Forvalt-

ningen i Kommune 1 (hvor dokumentationstiden er højest) har eksempelvis indført krav om udarbej-

delse af et sprogscreeningsværktøj for alle børn i dagpleje. Herudover skal pædagogiske personale i

Forbedringsforslag 4.4, som udfoldes i afsnit 5.6 om arbejdstilrettelæggelse, omhandler dels potentialet i et større ledelsesmæssigt

fokus på at skabe bedre struktur i tilrettelæggelsen af medarbejdernes opgaver og tidsforbrug, herunder tiden brugt på dokumentati-

on.

123

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

dagtilbud også udarbejde et fuldt kompetencemålingsværktøj for alle børn i småbørnsgrupperne i

kommunens integrerede institutioner, samt når 3-årige starter i børnehave som en del af kommunens

sprogindsats. Disse krav forklarer (sammen med den faste dokumentationstid, jf. ovenfor) det markant

højere tidsforbrug på dokumentation ifm. det enkelte barn.

Dokumentationen for det enkelte barn har til formål at vurdere barnets kompetencer, udvikling eller

trivsel, eksempelvis gennem TRAS og Rambøll Hjernen&Hjertet til sprogvurdering, vurderingsværktøjer

som Kompetencehjulet, Børnelinealen, TOPI, og ALLE-MED skemaer, samt overgangsskemaer og hand-

le- eller indsatsplaner for børn med særlige behov.

Disse dokumentationsformer anvendes typisk som dokumentation i forbindelse med børns overgange,

forældresamtaler, planlægning af forløb eller indsatser over for børn med særlige behov, eller til plan-

lægning af målrettede læringsaktiviteter for hele eller dele af børnegruppen. Ved et barns overgang

mellem dagtilbud eller mellem dagtilbud og skole bruger det pædagogiske personale desuden også tid

på at indhente samtykkeerklæringer fra forældre og udfyldelse af overgangsskemaer for det enkelte

barn. I denne kategori indgår endvidere dokumentation, som er målrettet børnene selv, f.eks. børne-

nes egne produktioner, Barnets Bog, eller målværktøjer som Nærmeste Udviklings Zone (NUZO).

Figur 47 Opgørelse af tidsanvendelsen på dokumentation for det enkelte barn pr. kommune, pct. 37-

timers uge

Note: Forberedelse og dokumentation ifm. pædagogisk arbejde for det enkelte barn (ej i

ATA-tiden).

Dokumentation for det enkelte barn i

ATA-

tiden

(sammen med barnet), herunder gennemførelse af sprogvurdering og gennemførelse af andre tests.

Der tages forbehold for, at nogle dokumentationsopgaver i nogle tilbud er koncentreret på få medarbejdere, og disse medarbejdere ikke i

alle tilfælde indgår i analysen, samt usikkerhed i medarbejdernes svar på tidsforbrug ved opgaver, som varetages sjældent, f.eks. under-

retninger.

Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravningsanalysen viser, at dokumentation primært er fokuseret på den konkrete anledning, som

den udarbejdes i forbindelse med (f.eks. udarbejdelse af et fagligt vurderingsredskab som Rambøll

Dialog som grundlag for en forældresamtale, eller udformning af en kvalitetsrapport til det politiske

niveau). Det observeres således, at mulighederne for en flerstrenget anvendelse af data og dokumen-

tation sjældent nyttiggøres. Eksempelvis findes der faglige dokumentationskrav om det enkelte barn i

alle besøgskommunerne, men viden om det enkelte barns kompetencer og udvikling nyttiggøres sjæl-

dent til viden om børnegrupper, som kan fungere som input til planlægningen af pædagogiske lærings-

aktiviteter. Generelt anvendes dokumentationen primært enstrenget til det formål, den produceres i

forbindelse med, f.eks. til måling eller vurdering af det enkelte barn eller børnegruppe, mens doku-

mentationen sjældent nyttiggøres ved en flerstrenget anvendelse på tilbudsniveau eller kommunalt

niveau, jf. appendiks 5.10.2 om styring.

124

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Endeligt omfatter dokumentation på det enkelte barn også dokumentation, som er særligt målrettet

forvaltningen og/eller politikere. Dette drejer sig f.eks. om indstillinger til PPR, ressourcepædagog,

referater fra tværfaglige samarbejdsmøder, samt dokumentation ifm. underretninger på børn.

Sidstnævnte forhold vedrørende underretninger udgør mellem 0,02 pct. og 0,3 pct. af den samlede

tidsanvendelse på tværs af de syv besøgskommuner. I den forbindelse oplever pædagogerne i flere

kommuner dobbelt og unødigt arbejde i forbindelse med udarbejdelse af underretninger samt ved ef-

terfølgende kontakt til forvaltningen. Herudover oplever dagtilbudslederne og det pædagogiske perso-

nale at være begrænset af manglende datadeling i forbindelse med underretninger på børn, hvilket kan

resultere i unødig tidsanvendelse på at indhente oplysninger, bekymre sig, samt skrive nye underret-

ninger, fordi de ikke får tilbagemeldinger.

Vurdering af dokumentation ifm. det enkelte barns betydning for tidsanvendelsen

Dokumentationsindsatsen, særligt ift. det enkelte barn, vurderes i høj grad enstrenget i sin

anvendelse, og nyttiggørelsen af dokumentation vurderes størst, når den er en integreret

del af den pædagogiske praksis, og den anvendes aktivt i dialog med relevante aktører:

Ku-

legravningsanalysen viser, at kommuner, der formår at skabe sammenhæng i dokumentationsindsat-

sen, så dokumentation produceres med udgangspunkt i en flerstrenget anvendelse, i højere grad for-

mår at nyttiggøre dokumentationen lokalt, hvor den produceres, samt lykkes med at anvende den

aktivt i samarbejdet med relevante aktører, f.eks. forvaltningen eller forældre. Personalet kan eksem-

pelvis anvende faglige trivsels- og vurderingsværktøjer som Kompetencehjulpet, Børnelinealen eller

Tidlig Opsporing (TOPI) til at målrette de pædagogiske aktiviteter med udgangspunkt i de enkelte

børns behov, mens disse værktøjer samtidig kan anvendes som dokumentation ifm. det pædagogiske

tilsyn, samt til dokumentation over for forældre ved forældresamtaler. Dette medfører øget lokal nyt-

tiggørelse, hvilket resulterer i større meningsfuldhed blandt det pædagogiske personale, da dokumen-

tationen opfattes understøttende for den pædagogiske praksis og ikke som et unødvendigt ressource-

forbrug. I nogle kommuner er dokumentationspraksis eksempelvis integreret i dialogen med PPR om

planlægningen af pædagogiske aktiviteter for børn med særlige behov, i dialogen med skolen ifm.

samarbejdet om overgange, eller i dialogen med forvaltningen ifm. tilsyn. Rambøll/QVARTZ vurderer,

at en mere sammenhængende dokumentationsindsats, der fokuserer på flerstrenget anvendelse af

dokumentationen, kan resultere i mere tidseffektiv dokumentation, som kan frigøre tid for medarbej-

derne.

Kommunikation med forvaltningen ift. underretninger og indstillinger opfattes nogle steder

som uklar og kan føre til mere dokumentation:

Det er oftest lederen eller pædagogerne i dagtil-

buddet, der har ansvaret for at lave indstillinger vedrørende børn med særlige behov, f.eks. til PPR,

ressourcepædagog, eller talepædagog. I flere kommuner er der en oplevelse af, at kommunikationen

fra forvaltningen ifm. indstillinger er uklar og uigennemsigtig. Dagtilbuddene oplever også, at der kan

være dobbelt dokumentation i forbindelse med indstillinger, hvis et barn skal indstilles til flere forskel-

lige tilbud. Rambøll/QVARTZ vurderer, at processen for indstillinger til børn med særlige behov kan

forenkles, så der undgås unødig og dobbelt dokumentation.

Muligheder for datadeling kan forbedres:

Der observeres desuden en risiko for dobbeltdokumenta-

tion ifm. underretninger på børn, jf. afsnit 4.3 om regulering. Problemstillingen skal ses i lyset af, at

der i udredningsfasen er tavshedspligt, hvilket besværliggør informationsdelingen mellem dagtilbud og

forvaltning. Det kan medføre frustrationer og bekymringer blandt personalet i dagtilbud, som har be-

hov for at vide, hvilke indsatser der sættes i gang vedrørende det pågældende barn. Det observeres

dog også, at det kan medføre, at dagtilbuddet laver en underretning på det samme barn mere end én

gang. Rambøll/QVARTZ vurderer i den forbindelse, at processen for underretninger kan forbedres gen-

nem bedre muligheder for tværfaglig informationsdeling.

4.4.4

Dokumentationsopgaver ifm. pædagogisk arbejde på børnegruppeniveau

Medarbejderne i dagtilbuddene bruger mellem 2,1 pct. og 3,9 pct. af deres arbejdstid på

dokumentati-

on ifm. pædagogisk arbejde på børnegruppeniveau

på tværs af de syv besøgskommuner. Heraf driver

dokumentation og evaluering af pædagogiske læreplansaktiviteter størstedelen af tiden, svarende til

125

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

mellem 1 pct. og 2,9 pct. af arbejdstiden. I denne tidsanvendelse indgår imidlertid også i mindre grad

dokumentation i form af dagligdagsbeskrivelser samt beskrivelser og vurderinger af børnemiljø, f.eks.

gennem DCUM Dagtilbudstermometer.

Dokumentationen af pædagogiske aktiviteter på børnegruppeniveau er primært målrettet det pædago-

giske personale ift. planlægning og prioritering i den pædagogiske praksis, til forældre som skriftlig

dokumentation på gennemførte aktiviteter og dagligdagssituationer samt til forvaltningen f.eks. som

dokumentation ifm. det pædagogiske tilsyn eller som input i den faglige styring.

Det er pædagogerne, der har det overordnede pædagogiske ansvar for forberedelsen og dokumentati-

on af pædagogiske læreplansaktiviteter, hvilket tydeliggøres ved, at størstedelen af pædagogers do-

kumentationstid sker ifm. pædagogiske aktiviteter på børnegruppeniveau. Forberedelse og dokumenta-

tion af læreplansaktiviteter foregår typisk i form af SMITTE-modeller samt forløbs- og temaplaner. Heri

beskriver det pædagogiske personale baggrunden for og målsætningerne med det enkelte forløb, hvil-

ke indikatorer børnenes udvikling skal måles efter, hvilke tiltag eller aktiviteter der skal igangsættes

for at opnå målsætningerne, samt hvilke kriterier forløbet skal evalueres på. Det pædagogiske perso-

nale dokumenterer således typisk både inden igangsættelsen af et nyt læreplansforløb (forberedelse),

under forløbet (løbende dokumentation), samt ved forløbets afslutning (evaluering).

Figur 48 Opgørelse af tidsanvendelsen på dokumentation på børnegruppeniveau pr. kommune, pct. 37-

timers uge

Note: Forberedelse og dokumentation ifm. pædagogisk arbejde på børnegruppeniveau omfatter 1) Dokumentation ifm. læreplansaktiviteter

samt dagligdagsbeskrivelser og børnemiljøvurderinger, og 2) Dokumentation af kommunalt/lokalt prioriterede indsatser og projekter.

Der tages forbehold for, at nogle dokumentationsopgaver i nogle tilbud er koncentreret på få medarbejdere, og disse medarbejdere ikke i

alle tilfælde indgår i analysen, samt usikkerhed i medarbejdernes svar på tidsforbrug ved opgaver, som varetages sjældent, f.eks. under-

retninger.

Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

Kulegravningsanalysen viser, at der er stor variation på tværs af besøgskommunerne, ift. hvor tydeligt

dokumentationsindsatsen defineres centralt i forvaltningen. Dette medfører, at der er forskelle på, hvor

veldefineret omfanget, indholdet og anvendelsen af dokumentation er ift. at understøtte kerneopgaven.

Nogle kommunale forvaltninger har eksempelvis besluttet centralt, at et bestemt fagligt redskab skal

bruges til at følge op på børns kompetencer (f.eks. Kompetencehjulet eller Rambøll Dialog), mens en

anden kommune har lavet fællespædagogiske retningslinjer for arbejdet med den pædagogiske lære-

plan. I andre kommuner besluttes omfanget og anvendelsen af dokumentation i højere grad decentralt

i de enkelte dagtilbud.

Den manglende tydelighed eller villighed til at fastsætte centrale retningslinjer for omfanget og anven-

delsen af dokumentation er dog et bevidst valg i disse kommuner ud fra den præmis, at det skal be-

sluttes og give mening lokalt. Kulegravningsanalysen viser i den forbindelse, at der kan være fordele

126

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ved en kommunal tydeliggørelse af dokumentationsindsatsen i form af veldefinerede rammer og fokus,

hvilket kan skabe fokus og sætte retning for dagtilbuddenes tidsanvendelse på dokumentation. En

forudsætning herfor er imidlertid, at det forankres lokalt, så dokumentationen opfattes meningsfuld i

det enkelte dagtilbud.

Det store kommunale og/eller lokale råderum til at fastsætte krav til data og dokumentation medfører

desuden, at dagtilbuddene i nogle kommuner bruger lang tid på dokumentation ifm. kommunalt

og/eller lokalt prioriterede projekter og indsatser. Således optager dokumentationskrav i relation til

kommunale/lokale projekter mellem 0,5 pct. og 1,7 pct. af den samlede arbejdstid (jf. figur 48 oven-

for). Nogle kommuner har eksempelvis prioriteret, at alle dagtilbud skal certificeres som naturbørneha-

ver, der har særligt fokus på at inddrage naturen i den pædagogiske praksis, mens nogle børnehaver i

enkelte kommuner har valgt at certificere sig som idrætsbørnehaver med særligt fokus på motorik og

bevægelse. Med disse certificeringer følger nogle særlige dokumentationskrav, primært ift. gennemfør-

te læringsaktiviteter på børnegruppeniveau. Observationer i flere af besøgskommunerne viser imidler-

tid, at denne dokumentation ikke altid vurderes hensigtsmæssig af lederen eller det pædagogiske per-

sonale, da der er en opfattelse af, at dagtilbuddet dobbeltdokumenterer. Dette skyldes, at lederne og

pædagogerne ikke kan genbruge de samme skemaer til dokumentation af de kommunalt eller lokalt

prioriterede projekt, som i forvejen anvendes til dokumentation på læreplansaktiviteter.

Vurdering af dokumentation ifm. pædagogisk arbejde på børnegruppeniveaus betydning for

tidsanvendelsen

En kommunal tydeliggørelse af dokumentationsindsatsens omfang, indhold og anvendelse

kan skabe retning og fokus, samt spare ressourcer:

Kulegravningsanalysen viser, at der i flere

dagtilbud savnes klarere rammer for indhold og omfang af dokumentationsopgaverne samt bedre mu-

ligheder for faglig sparring og refleksion om anvendelsen heraf. Der findes i dag en række forskellige

praksisser for, hvordan institutioner evaluerer læreplanstemaerne, mens omfanget varierer meget

mellem institutioner og kommuner. Rambøll/QVARTZ vurderer i denne forbindelse, at en fælles tyde-

liggørelse, eksempelvis vedrørende forberedelse og dokumentation på de pædagogiske læreplanste-

maer, kan skabe retning og fokus for det pædagogiske personale i dagtilbuddene. Det kan spare res-

sourcer gennem mere effektiv dokumentationstid, hvor dokumentationsopgaver i højere grad tænkes

sammen i en fælles struktur og flerstrenget anvendelse.

Dokumentation på kommunalt eller lokalt prioriterede projekter vurderes uhensigtsmæssig,

når dokumentationen heraf ikke er en integreret del af den generelle dokumentationsindsats

ifm. de pædagogiske læreplansaktiviteter:

Kulegravningsanalysen viser, at dokumentationen af

forløb og aktiviteter ifm. kommunalt eller lokalt prioriterede projekter, f.eks. i dagtilbud med særligt

fokus på naturen, eller på motorik og bevægelse, kan resultere i ny dokumentation. Dette skyldes, at

dagtilbuddene ofte ikke kan genbruge den dokumentation, de i forvejen udarbejder i forbindelse med

planlægningen og dokumentationen på den pædagogiske læreplan, da der er særlige dokumentations-

skemaer og -krav forbundet med denne type projekter. Rambøll/QVARTZ vurderer derfor, at uhen-

sigtsmæssig dokumentationstid kan frigøres ved at genbruge den dokumentation, der udarbejdes ifm.

læreplansaktiviteter, til dokumentation af aktiviteter ifm. kommunalt og lokalt prioriterede projekter.

4.4.5

Dokumentation ifm. forhold vedr. administration og personale samt information til forældre

Kulegravningsanalysen viser, at medarbejderne i dagtilbud i gennemsnit bruger mellem 0,2 pct. og 1,5

pct. af deres arbejdsuge på

dokumentation vedrørende administrative forhold, personaleforhold samt

information til forældre.

Denne type dokumentation omfatter bl.a. økonomi- og budgetopfølgninger,

APV, indberetning af sygefravær og løn, som er målrettet ledelsen eller personalet i dagtilbud, samt

forvaltningen som input i den driftsmæssige styring. Det er primært lederen, der varetager disse do-

kumentationsopgaver. Langt størstedelen af denne tidsanvendelse (mellem 0,2 pct. og 1,4 pct.) om-

handler imidlertid information til forældre, f.eks. i form af nyhedsbreve til forældre, forældretilfreds-

hedsundersøgelser, upload af billeder og fortællinger på intranet, mv. Disse opgaver varetages primært

af lederen og pædagogerne, mens pædagogmedhjælpere- og assistenter kun i mindre grad bruger tid

127

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

på dette. For dagplejere omfatter denne type dokumentation primært dokumentation ifm. koordinering

af gæstebørn, ferier, mv. med dagplejepædagogen på forvaltningen.

Tidsforbruget relateret til at informere og dokumentere over for forældre kom også til udtryk i kommu-

nebesøgene. Her har det pædagogiske personale i dagtilbuddene generelt en opfattelse af en høj efter-

spørgsel efter dokumentation fra forældre, primært ift. de gennemførte aktiviteter i dagligdagen. For at

afdække eventuelle variationer i omfanget af dokumentation til forældre på tværs af kommuner, har vi

adspurgt forældrene i fire af de otte besøgskommuner, bl.a. omkring hvilke dokumentationstyper,

deres barns dagtilbud benytter sig af, samt hvor tit de modtager information og dokumentation, jf.

hhv. figur 49 og 50 nedenfor.

Figur 49

Hvilke former for dokumentation benytter dit barns dagtilbud?

Note: Vi har spurgt ind til de dokumentationstyper, som dagtilbud benytter sig af/kan benytte sig af i forbindelse med samarbejdet med forældre.

De forældre, der har svaret ”ved ikke”, har således enten svaret dette, fordi dagtilbuddet ikke benytter sig af denne dokumentationstype,

eller fordi dokumentationstypen ikke er blevet anvendt af dagtilbuddet i samarbejdet med den pågældende forælder. N: 548 forældre

Kilde: Rambøll/QVARTZ survey til forældre i fire kommuner.

Resultaterne viser, at de mest benyttede dokumentationstyper (ifølge forældrene) er fotos og daglig-

dagsfortællinger (enten via intranet eller på opslagstavle) samt de statslige dokumentationskrav om

den pædagogiske læreplan og sprogvurderinger. Førstnævnte er i tråd med en generel hovedobserva-

tion fra kommunebesøgene om, at der er en stor efterspørgsel på dokumentation fra forældrene. Dette

ses også ved, at gennemsnitligt 62 pct. af forældrene foretrækker at få information/dokumentation om

deres barns dagligdag over intranettet eller på opslagstavle. Dette matches af, at gennemsnitligt 57

pct. af forældrene rent faktisk modtager information/dokumentation på intranet eller opslagstavle dag-

ligt eller flere dage om ugen, mens 20 pct. modtager ugentligt, jf. appendiks 5.11. Kulegravningsana-

lysen viser imidlertid store forskelle i dagtilbuddenes skriftlige dokumentation over for forældre, både

ift. hvor tit dagtilbuddene dokumenterer, samt hvorvidt dokumentationen foregår digitalt eller ej, jf.

figur 50 nedenfor.

Figur 50

Hvor ofte bliver du informeret om dit barns dagligdag enten via intranet eller opslagstavle?

128

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Vi har spurgt forældrene, hvor tit de modtager information eller dokumentation om deres barns dagligdag gennem hhv. dialog med perso-

nale, planlagte statussamtaler, opdateringer på intranettet eller opslagstavle, nyhedsbreve, dialog med andre forældre, anden form for

kommunikation (f.eks. e-mail eller tlf.).

Note: N: Kommune 8 (130), Kommune 10 (228), Kommune 7 (139), Kommune 9 (72).

Kilde: Survey til forældre i fire kommuner

Her ses det, at 50 pct. af forældrene i Kommune 8 modtager dokumentation om deres barns dagligdag

på intranet eller opslagstavle dagligt eller flere gange om ugen, mens dette gælder for næsten 75 pct.

af forældrene i Kommune 9. Samtidig er der ikke stor forskel på tværs af kommuner, ift. forældres

tilfredshed med hyppigheden af dokumentation. Dette indikerer, at de kommuner, som i mindre grad

dokumenterer til forældre dagligt, stadig lever op til forældrenes efterspørgsel efter dokumentation.

Vurdering af betydningen af dokumentation vedr. administration, personale og information

til forældre for tidsanvendelsen

Dokumentation til forældre om de daglige aktiviteter foretages generelt både på intranettet

og på opslagstavle, hvilket vurderes at resultere i unødig tidsanvendelse for personalet:

Kulegravningsanalysen viser, mange dagtilbud dobbeltdokumenterer til forældre, både i form af bille-

der og dagligdagsfortællinger på intranettet, og fysisk på opslagstavlen. Ifølge det pædagogiske perso-

nale bunder denne dobbeltdokumentation i, at mange forældre ikke benytter sig af intranettet. Nogle

kommuner har imidlertid besluttet kun at dokumentere på intranet, hvilket samtidig har haft en positiv

effekt på tidsanvendelsen for videregivelse af information mundtligt til forældre, jf. afsnit 4.6.1 om

forældresamarbejde. Rambøll/QVARTZ vurderer derfor, at et større fokus på at samle informationen og

dokumentationen til forældre på én platform (f.eks. intranettet) og at fokusere dokumentationsindsat-

sen ved en lavere kadence kan medvirke til at nedbringe tidsanvendelsen på dokumentation uden at

medføre forringelser i forældretilfredsheden. Denne vurdering er udfoldet i nedenstående loven praksis.

Lovende praksis (C) || Lavere kadence på dokumentation til forældre på læreplanstema-

Nogle tilbud formår at genbruge den information, de udarbejder til forældrene, i den generelle

dokumentation på læreplanstemaer f.eks. ifm. tilsyn og har reduceret kadencen for hvor ofte for-

ældre modtager information om, hvordan de daglige aktiviteter knytter sig til den pædagogiske

læreplan. Eksempelvis udarbejder et dagtilbud nyhedsbreve til forældre, som er udformet på en

sådan måde, at de kan sættes direkte ind i årshjulet og dermed bruges som dokumentation for,

hvordan tilbuddet lever op til de pædagogiske læreplanstemaer. Et andet tilbud udarbejder ét

halvårligt nyhedsbrev, der går i dybden med det seneste halve års aktiviteter og deres relation til

læreplanstemaerne, og kan dermed fokusere på billedopdateringer med stort set ingen tekst i dag-

ligdagen, som er mindre tidskrævende.

Anvendelsen af papirskemaer i dagplejen til at koordinere gæstebørn, ferier, mv. kan resul-

tere i dobbeltregistrering:

Kulegravningsanalysen viser, at dagplejere i høj benytter papirskemaer til

at koordinere gæstebørn, ferier, mv. med dagplejepædagogen i forvaltningen. Rambøll/QVARTZ vurde-

rer, at dette resulterer i dobbeltregistrering, fordi skemaerne skal indtastes på computer efterfølgende.

129

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Det er forvaltningen (dagplejepædagog/sekretær), som står for denne efterfølgende registrering. Der

er desuden stor variation i dagplejernes digitale kompetencer, hvilket i nogle tilfælde vurderes at af-

holde dagplejerne fra at benytte digitale løsninger. Rambøll/QVARTZ vurderer, at der med fordel kan

ske en digitalisering af dagplejens koordinationen af gæstebørn, ferie, kurser, mv.

4.4.6

Forbedringsforslag

På baggrund af kulegravningsanalysen kan det konkluderes, at der er et potentiale for et større fokus

på at strukturere og integrere dokumentationen i den pædagogiske praksis samt i højere grad at an-

vende dokumentationen til flere formål frem for til enkelte formål. Herudover anbefales det at styrke

arbejdet med den pædagogiske læreplan gennem en større grad af tydelighed ift. omfanget, anvendel-

se og indholdet af dokumentationen af forløb og temaer. Rambøll/QVARTZ vurderer desuden, at der er

et stort potentiale i at øge brugen af mobile devices og at forbedre processen for underretninger gen-

nem bedre informationsdeling mellem dagtilbud, forvaltning og øvrige relevante aktører.

Inden for området

mindre dokumentation

(se figur 51A og 51B) fremsættes, på baggrund af

ovenstående vurderinger, seks anbefalinger til forbedringer, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med

~0,2-0,4 procentpoint. Dette svarer til at flytte ~120-220 årsværk til den pædagogiske kerneopgave. I

lønkroner er det ~60-100 mio. kr. årligt svarende til ~6-10 pct. af omkostningsbasen på ~1,0 mia. kr.

Figur 51A Forbedringsforslag || Dokumentation (1/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

2.1 -

Optimer

og fokuser

skriftligt

arbejde ifm.

kommunale

mål og

indsatser

gennem

bevidst og

systematisk

brug af data

dokumentation

De fleste kommuner indfører egne

kommunale mål, indsatsområder

og/eller pejlemærker, som

dagtilbud skal opfylde i tillæg til de

nationale læreplanstemaer.

En række institutioner

tilrettelægger og gennemfører

alligevel forløb med børnene, der

dækker både nationale og

kommunale prioriteter, men skal

efterfølgende afrapportere på dem

særskilt.

•

Vurdering

Dokumentation på kommunalt eller

lokalt prioriterede projekter

vurderes uhensigtsmæssig, da der

er en risiko for

dobbeltdokumentation.

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

uhensigtsmæssig

dokumentationstid kan frigøres ved

at genbruge den dokumentation,

der udarbejdes ifm.

læreplansaktiviteter, til

dokumentation af aktiviteter ifm.

kommunalt og lokalt prioriterede

projekter.

Forslag (løftestænger)

•

Tag aktivt stilling til behovet

for dokumentation

ved

igangsættelse af nye projekter og

muligheden for at genbruge

eksisterende dokumentation.

Ensret dokumentationskrav

for

kommunale projekter ved f.eks. at

anvende eksisterende

dokumentation på læreplanstemaer

og handleplaner.

Harmoniser

evalueringsparametre

ved at

kommunale pejlemærker og mål

sammentænkes og afrapporteres

sammen med læreplanen.

Potentiale

59-83

•

Årsværk

•

32-44

Mio. kr.

•

2.2 -

Systematiser

lokal

evaluerings-

metode for

læreplans-

temaer

gennem

idékatalog

med

inspirations-

praksisser

•

Der findes i dag en række

forskellige praksisser for dagtilbud

til at evaluere læreplanstemaerne

på, og omfanget varierer meget på

tværs af dagtilbud og kommuner.

Der er desuden store forskelle i,

hvordan dagtilbuddene formår at

nyttiggøre evalueringerne til

kvalitetsudvikling af den

pædagogiske praksis, og nogle

steder er der tvivl blandt

personalet om, hvad

evalueringerne anvendes til.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at en

fælles tydeliggørelse, eksempelvis

vedrørende forberedelse,

dokumentation og evaluering af de

pædagogiske læreplanstemaer, kan

skabe retning og fokus for det

pædagogiske personale i

dagtilbuddene. Det kan spare

ressourcer gennem mere effektiv

dokumentationstid, hvor

dokumentationsopgaver i højere

grad tænkes sammen i en fælles

struktur og flerstrenget anvendelse.

•

Opkvalificér forvaltning

til at

være sparringspartner for

dagtilbuddene om processen med

at vælge, implementere og benytte

en evalueringsmetode i praksis, der

er værdiskabende og lokalt

forankret i tilbuddet.

Udbred inspirationskatalog

over

praksisser og gode redskaber,

således at dagtilbud af forskellig

størrelse kan søge inspiration i

forskellige måder at tilrettelægge

deres egen praksis på.

Kvanti-

ficeres

ikke

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

130

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 51B Forbedringsforslag || Dokumentation (2/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

Pædagogisk personale oplever

dobbelt og unødigt arbejde i

forbindelse med udarbejdelse af

indstillinger til talepædagog,

motorikpædagog mv. samt ved

efterfølgende kontakt til

visitationen.

Der udfyldes forskellige skemaer

med nogle af de samme

informationer, mens flere

informationer gives både mundlig

og skriftligt.

En stor del af det pædagogiske

personale oplever desuden, at det

er tidskrævende at udtrykke sig

klart nok skriftligt

Tilbuddene oplever på flere

områder at være begrænset af

manglende datadeling og bruge

unødig tid på at indhente

informationer, bekymre sig og

skrive nye underretninger, fordi de

ikke har hørt noget tilbage på det

første.

Det kan medføre frustrationer og

bekymringer blandt personalet i

dagtilbud, som har behov for at

vide, hvilke indsatser der sættes i

gang vedrørende det pågældende

barn.

•

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

processen for indstillinger til børn

med særlige behov kan forenkles,

så der undgås unødig og dobbelt

dokumentation.

Forslag (løftestænger)

•

Optimér og ensret skemaer

til

PPR og socialforvaltningen ifm.

visitation og ansøgninger.

Tillad at der indsendes

videodokumentation

eller

udtalelse fra pædagoger i stedet

for skriftlig beskrivelse af barnets

adfærd eller problem.

Målret skema

mod børn 0-6 år og

inkluder kun spørgsmål relevante

for denne aldersgruppe, så der ikke

bruges unødig tid på irrelevante

spørgsmål.

Reducér omfang af påkrævet

dokumentation

ved fornyelse af

ansøgning

Giv

klar kommunikation

fra

forvaltning til de forskellige

dagtilbud, socialrådgivere mv., om

hvilke informationer der må deles

på tværs vedr. underretninger.

Blandt andet at dagtilbud har krav

på at modtage ikke blot en

kvittering for modtagelse, men

også en orientering om hvorvidt

kommunen har iværksat en

undersøgelse eller foranstaltninger.

Potentiale

2.3 –

Forenkle

processen ifm.

ressource-

ansøgninger til

børn med

særlige behov

14-26

Årsværk

•

7-14

Mio. kr.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

processen for underretninger

med fordel kan forbedres gennem

bedre muligheder for tværfaglig

informationsdeling.

•

2.4 –

Optimér

proces for

underretninger

gennem bedre

informations-

deling

Årsværk

•

Mio. kr.

•

2.5 –

Øg brug

af mobile

devices ifm.

dokumentation

•

Det er forskelligt fra tilbud til

tilbud, hvor udbredt brugen af

tablets er. I mange tilbud har man

tablet tilgængelig, men det

varierer, hvor meget de anvendes,

og hvor mange ansatte der er pr.

tablet.

Nogle steder bliver der givet udtryk

for, at det kan være svært at bruge

tablets til dokumentation, fordi der

ikke er én pr. ansat. Andre steder

bliver der givet udtryk for, at man

som personale godt kunne være

bedre til at bruge dem.

•

En øget brug af mobile devices til

dokumentation vurderes at kunne

øge ATA-tiden gennem større

inddragelse af børnene i

dokumentationsopgaverne.

Potentialet for digitalisering af

dokumentationstiden sammen med

børn er dog størst for børn i alderen

3-6 år, da vuggestue- og

dagplejebørn i mindre grad er

gearet til at samles omkring et

mobile device.

•

Udbred mobile devices gennem

investering, hvor nødvendigt.

Understøt brugen med den rette

software ved at sørge for

tilgængelighed af de rette apps

eller den rette software, som er

understøttende for den ønskede

dokumentation (f.eks. brug af

Word) og gør det muligt at

afrapportere i tablet-format.

Undervis i brugen af mobile

devices, så medarbejderne har de

rette kompetencer til at benytte

mobile devices og forstår

potentialet gennem undervisning i

brugen af dem.

Gør skemaer og blanketter som

dagplejerne bruger til at indberette

gæstebørn, ferie mv. digitale.

For at sikre at dagplejerne kan

benytte et nyt digitalt system

kræves kompetenceudvikling og

forklaring af potentialet ved digital

registrering.

42-105

Årsværk

17-43

Mio. kr.

•

2.6 –

Digitaliser

dagplejens

koordinationen

af gæstebørn,

ferie, kurser,

mv.

•

Dagplejere benytter i stor grad

papirskemaer til at koordinere

gæstebørn, ferier, mv. med

dagplejepædagog.

Der er desuden stor variation i

dagplejernes digitale kompetencer,

som i nogle tilfælde afholder

dagplejerne fra at benytte digitale

løsninger.

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at dette

resulterer i dobbeltregistrering,

fordi skemaerne skal indtastes på

computer efterfølgende. Det er

forvaltningen

(dagplejepædagog/sekretær), som

står for dette.

•

Kvanti-

ficeres

ikke

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

131

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.5

Sammenhængende og effektiv styring på dagtilbudsområdet

STYRING || Sammenhængende og effektiv styring afhænger af sammenhængen mellem

styringsredskaber og kerneopgaven, incitamentsstrukturer samt den lokale ledelses-

mæssige prioritering.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Den statslige regulering på området giver kommunerne et stort prioriteringsrum, når det kom-

mer til valg af styringsredskaber.

Kommunernes valg af styringsredskaber er generelt præget af stor variation. Den største ens-

retning findes i forhold til, hvordan kommunerne vælger at styre økonomi. Den driftsmæssige

og faglige styring er derimod præget af væsentlig variation.



Kommunernes tilgang til styring af økonomien er generelt karakteriseret ved et fokus på bud-

getoverholdelse og produktivitet. Kommunernes styringsmodeller har således fokus på en tæt

sammenhæng mellem aktivitetsniveau og ressourcetildeling samt decentralt budgetansvar med

frihedsgrader og incitamenter for de budgetansvarlige dagtilbudsledere til at optimere produk-

tivitet i forhold til at sikre budgetoverholdelse. I forhold til effekt og effektivitet, så er der om-

vendt en lav grad af sammenhæng mellem ressourcetildeling og leveret kvalitet og effekt. Det

indebærer, at ansvaret for at sikre effekt og effektivitet i relativt høj grad forventes løftet af de

lokale tilbudsledere (de budgetansvarlige) indenfor de økonomiske rammer frem for at være

styret gennem direkte koblinger og økonomiske incitamentsstrukturer.



I forhold til den øvrige driftsmæssige styring viser analysen, at der er væsentlige forskelle i

tilgange til forhold som målstyring og anvendelse af tilsyn, ligesom der i den faglige styring af

kerneopgaven/den pædagogiske praksis ses en stor variation i de kommunale tilgange. Samti-

dig kan der i forhold til alle områder identificeres best-practice-eksempler, som tydeliggør til-

gange til at frigøre tid til kerneopgaven.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Kommunerne sikrer et relevant fokus på budgetoverholdelse og produktivitet i økonomistyrin-

gen af området ved at kombinere en aktivitetsbaseret økonomistyring med en høj grad af de-

centralt budgetansvar. Dette forener et hensyn til budgetoverholdelse og sammenhæng mellem

aktivitet og ressourcer med det lokale råderum for tilrettelæggelsen af den pædagogiske prak-

sis.



Der vil for en del kommuner være et tids- og styringsmæssigt potentiale knyttet til en tættere

integration af styringsredskaber med særlig fokus på kobling mellem rammesættende og ret-

ningsangivende styringsredskaber samt de konkrete faglige styringsredskaber.



Arbejdet med overgange fra dagtilbud til skole kan generelt systematiseres yderligere med et

fokus på at sikre et fælles sprog og fælles tilgang, således der sikres en nyttiggørelse af den

indsats, som dagtilbud leverer i forhold til overgangen til skole.



Den faglige dokumentationsindsats er stigende, og bør følges af et tilsvarende fokus på anven-

delse og nyttiggørelse af data og dokumentation på individ, dagtilbuds og kommuneniveau.

De lokale tilbudslederes prioritering og kapacitet til at anvende styringsredskaber er afgørende

for styringsredskabernes nyttiggørelse for frontpersonalet. Derfor bør der fokuseres på at un-

derstøtte ledelsen i at anvende og prioritere styringsredskaber, særligt i forhold til forbedret

ressourceudnyttelse (f.eks. i form af lavere sygefravær og mere personalekontinuitet) og styr-

ket pædagogisk praksis (f.eks. gennem en tydelig kobling af evt. kommunal målstyring, politik

og strategi med den lokale pædagogiske læreplan og anvendelse af vurderingsredskaber).

I dette afsnit beskrives kulegravningsanalysens hovedobservationer, vurderinger og forbedringsforslag

relateret til styring på dagtilbudsområdet.

132

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.5.1

Baggrund og rammer for styring på dagtilbudsområdet

På dagtilbudsområdet giver den statslige regulering et væsentligt råderum for kommunal styring ved-

rørende forhold som ressourceanvendelse, organisering, aktiviteter og kvalitet. Der er dermed også et

stort råderum i forhold til den kommunale tilrettelæggelse og valg af styringsredskaber.

Styringen af dagtilbudsområdet i den enkelte kommune er sammensat og påvirket af en lang række

forhold. Styringen af dagtilbudsområdet er for det første i høj grad præget af de styringsmæssige valg,

prioriteringer og tradition i den enkelte kommune. Men det sker samtidig inden for de rammer, som

den statslige regulering sætter i forhold til (i) mulige dagtilbudstyper (dagpleje og daginstitutioner,

samt kommunale, selvejende eller private ejerforhold) samt (ii) deres driftsmæssige og faglige opgaver

(f.eks. budgetlov, tilsyn, pædagogiske læreplaner og sprogvurdering). Dertil kommer betydningen af

demografiske, geografiske og økonomiske forhold, som kan skabe særlige styringsmæssige behov og

prioriteter, ligesom den ledelsesmæssige kapacitet til at anvende og nyttiggøre styringstilgang og red-

skaber er en central faktor.

Alle disse forhold påvirker, hvordan de enkelte styringsredskaber fungerer i en samlet styringskæde og

i sammenhæng med hinanden, samt hvordan de påvirker medarbejdernes tidsforbrug.

Det gør den kommunale styring af området særligt interessant, da netop de kommunale valg og nyt-

tiggørelse af styringsredskaber samtidig kan formodes at have en væsentlig betydning for frontperso-

nalets tidsanvendelse, og den indsats, kvalitet og resultater, som dagtilbudsområdet skaber i den en-

kelte kommune.

De styringsredskaber, som indgår i analysen fremgår af figur 52.

Driftsmæssige

styringsredskaber

omhandler

Figur 52 Styringskæden for dagtilbudsområdet

STYRINGSKÆDEN OG VÆSENTLIGSTE VÆRKTØJER

Driftsmæssig

Faglig

kommunens valg af budgetmodel og budgetsty-

ring, aftalestyring, tilsyn samt driftsmæssig

ledelsesinformation. Faglige styringsredskaber

omhandler politikker, strategier, pædagogiske

læreplaner, styring af overgange, redskaber til

vurdering af trivsel og udvikling modeller for

tværfagligt samarbejde samt faglig ledelsesin-

formation. Selvom de enkelte styringsredskaber

i det følgende beskrives og gennemgås enkelt-

vis, skal det bemærkes, at analysen også har

fokus på mulige gensidige afhængigheder, på-

virkning og sammenhænge mellem de enkelte

styringsredskaber.

Af figuren fremgår ligeledes, hvor de enkelte

styringsredskaber

udspringer

(fra

stat

eller

kommunalt niveau), og hvordan de enkelte

styringsredskaber potentielt påvirker de forskel-

lige led i styringskæden fra lovgivningen for

ultimativt at regulere adfærd blandt velfærds-

medarbejderne. For at afgrænse analysen af

styringen på dagtilbudsområdet er det valgt at

fokusere analysen på udvalgte, centrale sty-

ringsredskaber i forhold til driftsmæssig og fag-

lig styring.

Styring af overgange

Politikker, strategier og pædagogisk læreplan

Redskaber til vurdering af trivsel og udvikling

Stat

Kommunalt

politisk niveau

Ledelsesinformation

Budgetmodel og styring

Målstyring

Tilsyn

Tværfagligt samarbejde

Forvaltning

Områdechef

Tilbudsleder

Medarbejdere

Børn (forældre)

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

I de følgende afsnit vil de enkelte styringsredskaber blive analyseret og vurderet i forhold til variation i

styringsmæssige valg og nyttiggørelse af medarbejdernes tidsanvendelse. I appendiks 5.10.2 er de

enkelte styringsredskaber beskrevet i detaljer i forhold til de formål, de har, og de mulige variationer,

der er med udgangspunkt i eksemplerne fra besøgskommunerne.

133

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.5.2

God driftsmæssig styring på dagtilbudsområdet

På dagtilbudsområdet anvendes en række driftsmæssige styringsredskaber for at sikre, at tilbuddene

leverer de ydelser og lever op til de forpligtelser, som både lovgivningsmæssigt er pålagt dem og

kommunalpolitisk prioriteret indenfor dagtilbudsområdet.

De mest centrale af disse driftsmæssige styringsredskaber er:



budgetmodeller og budgetstyring, der omhandler fastlæggelse af ressourcetildelingsprincipper

og principper for ressourceanvendelse samt økonomistyring og opfølgning,

målstyring, der omhandler fastlæggelse af principper for opstilling og implementering af aftaler

om mål for dagtilbudsområdet,

tilsyn, der omhandler fastlæggelse af måder for hvordan myndighedstilsyn tilrettelægges og

gennemføres,

samt driftsmæssig ledelsesinformation, der vedrører den løbende information, som stilles til

rådighed for aktører på dagtilbudsområdet i forhold til at sikre overblik og styring af den

grundlæggende drift.

På baggrund af kulegravningsanalysens resultater, viser figur 53, de overordnede træk og karakteristi-

ka, som der er identificeret i forhold til god drifts-

mæssig styring på tværs af besøgskommunerne,

og som altså kan fremhæves som en hensigtsmæs-

sig anvendelse af disse driftsmæssige styringsred-

skaber.

Det drejer sig for det første om, budgetmodel og

budgetstyring sikrer gode rammer for budgetover-

holdelse, høj produktivitet og sammenhæng mel-

lem aktivitetsbehov og ressourcetildeling. Dernæst

drejer det sig om at sikre et mål- og aftalesystem,

som skaber en fælles strategisk retning i den en-

kelte kommunens indsatser og løbende udvikling af

dagtilbudsområdet. Samtidigt handler det om sikre

et effektivt tilsyn, som dels sikrer en kontrol af

efterlevelsen af den statslige regulering og som

dels understøtter den løbende organisatoriske ud-

vikling og læring. Endeligt drejer det sig om at

sikre adgang til relevant og understøttende ledel-

sesinformation, som muliggør at de forskellige

ledelsesmæssige niveauer i styringskæden under-

støttes i at varetage deres ledelsesrum i forhold til

driftsmæssige forhold bedst muligt.

De enkelte driftsmæssige styringsredskaber er nærmere gennemgået og beskrevet nedenfor i forhold

til kommunal variation, afledte konsekvenser og incitamenter samt påvirkning af medarbejdernes tids-

forbrug.

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Figur 53 Eksempler på god driftsmæssig styring

Eksempler på god driftsmæssig styring

Budgetmodel og styring der sikrer

budgetoverholdelse, produktivitet samt

decentrale frihedsgrader ift optimering

Målstyring, der sikrer strategisk retning for

forhold vedr. effekt, serviceniveau, aktiviteter

og ressourceanvendelse

Tilsyn der kontrollerer for lovmedholdenhed

samt understøtter organisatorisk læring

Ledelsesinformation der understøtter aktører

i styringskæden ift den driftsmæssige styring

4.5.2.1

Budgetmodel og styring – med fokus på budgetoverholdelse, produktivitet samt decentral optimering

Når kommunerne fordeler og styrer økonomien for dagtilbudsområdet sker det typisk i flere trin. Først

fastlægges den samlede bevilling til det samlede dagtilbudsområde. Typisk med en eller anden form for

regulering i forhold til den demografiske udvikling. Dernæst sker der en fordeling af den samlede øko-

nomi for dagtilbudsområdet til de enkelte dagtilbud, hvor de konkrete principper for, hvordan ressour-

cer fordeles fra det samlede budget til det enkelte dagtilbud fastlægges. Endelig sker der en fastlæg-

gelse af styringsprincipper i forhold til organisering og varetagelse af budgetansvar for de centrale og

decentrale ledere, herunder principper i forhold til ansvar for budgetoverholdelse og budgetopfølgning

samt tilbuddenes rammer og frihedsgrader ift. at træffe beslutninger vedrørende disponeringen af de

134

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

tildelte ressourcer. Overordnet er dagtilbudsområdet i de syv besøgskommuner karakteriseret ved

følgende hovedtræk:



En solid aktivitets- og ressourcestyring med tydelige forudsætninger om enhedspriser pr. barn,

gennemsigtighed om tildelingskriterier.

Forhold, der understøtter gennemsigtighed om ressource-

anvendelse og produktivitet,



En generelt høj grad af decentralt budgetansvar og frihedsgrader i forhold til udmøntning af øko-

nomiske ressourcer.

Et forhold, der understøtter et tydeligt og decentralt incitament for at optime-

re produktivitet i opgaveløsningen,



Tydelige og generelt velfungerende redskaber i forhold til at tilpasse det løbende ressourceforbrug

til det faktiske aktivitetsniveau.

Forhold der understøtter budgetoverholdelse og effektiv fordeling

af ressourcer,



Generelt en lav grad af kobling mellem ressourcetildeling og mål relateret til kvalitet og effekt. Dog

har hovedparten af kommuner i relation til mål vedrørende til tidlig indsats og inklusionsarbejdet

en kobling til den ressourcemæssige tildeling.

Forhold der indebærer, at ansvaret for at sikre effekt

og effektivitet i relativt høj grad er decentraliseret til de lokale tilbudsledere (budgetansvarlige)

frem for at være styret gennem direkte koblinger og incitamentsstrukturer, der skaber sammen-

hæng mellem målrealisering ift. kvalitet og effekt og ressourcetildeling,



I forhold til optimering af personaleressourcen gennem arbejdstilrettelæggelse der f.eks. mindsker

sygefravær og vikarforbrug, så viser kulegravningsanalysen, at de decentrale frihedsgrader gene-

relt er høje, men at variationen decentralt i både tilgange og evne til at optimere personaleres-

sourcen samtidigt er varierende. Således viser analysen, at sygefraværet på landsplan er ~6 pct.

for pædagoger, medhjælpere/assistenter og dagplejere samt ~4 pct. for dagtilbudsledere, men at

det samtidigt varierer mellem kommuner og medarbejdergrupper fra 1 pct. til 14 pct., og at der er

en sammenhæng mellem de decentrale budgetansvarliges styrings- og ledelsesmæssigt fokus på

området, og et lavt sygefravær.

Kulegravningsanalysen viser med andre ord, at kommunerne generelt har tilvejebragt styringstilgange,

som sikrer en tæt sammenhæng mellem aktivitetsniveau og ressourceforbrug, samtidig med at dagtil-

budslederne har det primære budgetansvar, har relevante muligheder for at varetage ansvar og bud-

getopfølgning, og generelt har høje frihedsgrader til at udmønte budgettet, fastlægge typen af ressour-

ceforbrug og optimere ressourceforbruget. Koblingen mellem ressourcestyringen og mål- og resultat-

styring er dog for den primære del af budgettet typisk ikke eksplicit fra centralt hold, men derimod i

høj grad delegeret til de decentrale budgetansvarlige, som så at sige bærer ”hovedansvaret” for at

sikre den direkte kobling mellem ressourcer, aktiviteter og effekt.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Tæt og relevant kobling mellem ressourcer og aktiviteter sikrer fokus på produktivitet:

Ram-

bøll/QVARTZ vurderer, at kommunerne sikrer et relevant fokus på produktivitet i økonomistyringen af

området. Det sker ved at kombinere en aktivitetsbaseret økonomistyring med en høj grad decentralt

budgetansvar, som forener et hensyn til budgetoverholdelse og sammenhæng mellem aktivitet og

ressource med det lokale råderum for tilrettelæggelsen af den pædagogiske praksis. Rambøll/QVARTZ

vurderer i forlængelse heraf, at det i den forbindelse er centralt med en løbende opmærksomhed på, at

budgetmodeller og budgetstyring indrettes med ressourcetildelingsprincipper således, at det enkelte

dagtilbud har relevante muligheder for at håndtere særligt ressourcekrævende børnegruppesammen-

sætning, børn med særlige behov, pludselige udsving i børnetal, langtidssygefravær mv, samt at der

sker en kobling til mål og resultatstyringen, således at ansvaret for effekt og effektivitet også fremgår

af de fælles kommunale rammer og incitamentsstrukturer og ikke udelukkende et lokalt anliggende.

Stigende grad af økonomisk incitament til at styrke det lokale arbejde med tidlig indsats og

forebyggelse:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at tendensen til en vis decentralisering af budgetansvaret

for inklusion og børn med særlige behov skaber et økonomisk incitament til at arbejde med tidlig ind-

sats og forebyggelse lokalt, og kulegravningsanalysen har identificeret en række eksempler på, hvor-

dan der med afsæt i disse midler igangsættes konkrete tiltag i de enkelte dagtilbud. Decentralisering af

ansvaret for inklusionsmidler kan medvirke til øget nyttiggørelsen af midler, som eksemplificeret i en af

135

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

besøgskommunerne, hvor tilbuddenes større frihed giver en øget fleksibilitet, således at sparring med

og fokuserede indsatser håndteret af inklusionspædagoger i højere grad bliver en del af hverdagen.

Behov for redskaber til afbødning af økonomiske og driftsmæssige risici for det enkelte dag-

tilbud:

De tydelige incitamenter skaber særlige økonomiske risici og sårbarhed for det enkelte dagtil-

bud – og specielt mindre dagtilbud, som i en række kommuner håndteres igennem løbende regule-

ring/tildeling af ekstra midler fra centralt hold såfremt, der er objektive særlige behov til stede (f.eks.

sociodemografisk regulering, støtte til børn med særlige behov, barselspuljer, sygefraværspuljer mv.).

Rambøll/QVARTZ vurderer i den forbindelse, at det netop er vigtigt at sikre, at en tydelig decentral

incitamentsstruktur suppleres med relevante muligheder og redskaber for det enkelte dagtilbud ift. at

håndtere særligt ressourcekrævende børnegruppesammensætninger, børn med særlige behov, pludse-

lige udsving i børnetal, og langtidssygefravær mv.

Behov for fokus på muligheder for at optimere personaleressourcer:

I forhold til optimering og

effektiv styring af personaleressourcen viser kulegravningsanalysen, at der specielt i forhold til ned-

bringelse af det sygdomsrelateret fravær kan identificeres variation kommunerne imellem. Ram-

bøll/QVARTZ vurderer i den forbindelse, at mens budgetmodeller og budgetstyringsmodeller generelt

sikrer gennemsigtighed omkring ressourcetildeling, så er de budgetansvarliges fokus og evne til at

nedbringe det sygdomsrelaterede fravær varierende, hvilket skaber et øget behov for fokus på dette

område. Der er således i forbindelse med kulegravningsanalysen identificeret flere konkrete eksempler

på best-practice der illustrerer forbedringsmuligheder, hvor dagtilbudsledelsen ved at sætte tydelige

rammer for sammenhæng mellem det pædagogiske grundlag og den enkelte medarbejders opgaver og

bidrag til den pædagogiske praksis, og gennem en fokuseret ledelsesmæssig indsats har formået at

nedbringe sygefravær væsentligt, afskaffe særskilte vikarbudgetter og de facto øge den realiserede

normering i kraft af det lavere sygefravær.

Budgetmodeller og budgetstyrings påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Budgetmodel- og styring sætter rammer for de normerings- og ressourcemæssige mulighe-

der, og påvirker dermed indirekte frontpersonalets tidsanvendelse.

Der er generelt set er tale om en relativ simpel økonomistyringsopgave, da både indtægter og

udgifter er relativt forudsigelige.

Den høje grad af aktivitetsbaseret tildeling stiller dog øgede krav til de budgetansvarliges

økonomistyringskompetencer og tidsforbrug forbundet med økonomistyring i forhold til f.eks.

normerings- eller rammestyring, og specielt hyppige budgetopfølgning og budgetreguleringer

driver en øget tidsanvendelse.

4.5.2.2

Mål- og aftalestyring med fokus på strategisk retning og sammenhængende værdikæde

Et fokus på målstyring relaterer sig typisk til enten et kommunalpolitisk ønske om en løbende priorite-

ring af den konkrete retning på udviklingen af dagtilbudsområdet og/eller et forvaltningsmæssigt ønske

om at fokusere og optimere indsatsen inden for konkrete områder på et dagtilbudsområde, hvor kvali-

tet og service ellers i høj grad beror på lokal prioritering og tilgang.

Kulegravningsanalysen viser, at dagtilbudsområdet generelt er kendetegnet ved en relativ høj grad af

kommunal prioritering af målstyring som et styringsværktøj med henblik på at sikre klar strategisk

retning. Overordnet set er målstyringen i de syv besøgskommuner i den forbindelse karakteriseret ved

følgende hovedtræk:



Stor variation i tilgange

til målstyring på tværs af de syv kommuner. Variationen går dels på om

målstyringen primært er forankret hos den politiske eller den administrative ledelse samt om fokus

for målstyringen er en koncerntilgang med fælles mål for hele organisationen eller en forvaltnings-

drevet tilgang med driftsmæssige og/eller faglige mål for dagtilbudsområde og/eller det samlede

0-18 års-område,

136

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet



Fokus for målstyring varierer mellem

hhv. udviklingsfokus og driftsfokus

– dvs. om mål er tæt

knyttet op til konkrete driftsforhold ift. f.eks. budgetanvendelse, konkrete aktiviteter eller kvali-

tetskrav eller knyttet op til mere afgrænsede udviklingsområder, som dagtilbuddet skal fokusere

sine udviklingsindsats omkring i en fastsat periode,



Forskelle på typer af mål

– dvs. variation i hvorvidt mål relaterer sig hhv. til et spørgsmål om an-

vendelse af ressourcer, gennemførsel af aktiviteter, levering af kvalitet og/eller realisering af ef-

fekt,



Væsentlige forskelle i den oplevede værdi

af målstyring decentralt, hvor målstyring i nogle kom-

muner har en tæt og direkte påvirkning af tidsanvendelsen og det indholdsmæssige fokus i dagtil-

bud, mens det i andre kommuner opleves, som relativt afkoblet og med en begrænset indholds-

mæssig indflydelse på dagtilbuddenes praksis.

Kulegravningsanalysen viser videre, at den oplevede effekt af de anvendte målstyringsværktøjer varie-

rer væsentligt på tværs af kommuner. Det decentralt oplevede udbytte af målstyring er således tyde-

ligst i de kommuner, hvor tilgange til målstyringen er karakteriseret ved:



mål med

relevans for kerneopgaven,

høj grad af

ledelsesmæssig prioritering,

få

mål med flerårigt sigte,

mål orienteret mod hele værdikæden og specielt i forhold til

kvalitet og effekt,

kobling og rød tråd til andre kommunale styringsredskaber

som budget, tilsyn, politikker, strategi-

er mv.

Udviklingsorienterede mål

frem for driftsmål,

Inddragelse og ejerskab

af daglig pædagogisk ledelse og frontpersonale i forhold til målfastsættel-

se og målopfølgning.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Kommunens størrelse og organisering påvirker rammerne for at anvende målstyring:

Kule-

gravningsanalysen viser, at vilkår og rammer for at anvende målstyring varierer både med områdets

organisering og kommunens størrelse. I kommuner af en begrænset størrelse er det i højere grad mu-

ligt at skabe en direkte aftalekobling mellem det centrale og decentrale niveau, mens større kommuner

vil have et behov for at indskyde flere niveauer, således at aftaler f.eks. indgås mellem et centralt

niveau (politisk eller administrativt) og et område/klyngeniveau, som så igen herefter skal omsættes til

de enkelte lokale tilbud. Dette øger alt andet end lige kompleksitet i målstyringen og den ledelsesmæs-

sige tidsanvendelse forbundet med målstyring.

Målstyring anvendes til at imødekomme forskellige hensyn i styringskæden:

Rambøll/QVARTZ

vurderer, at selvom der er relativt store forskelle i tilgang og oplevet nyttiggørelse decentralt, så kan

der ikke på baggrund af kulegravningsanalysen peges på én bestemt model for målstyring som mere

velegnet end andre. Det skyldes, at målstyring kan tjene forskellige formål på tværs af den vertikale

styringskæde, hvor f.eks. ønsker om (i) politisk styring og indflydelse, (ii) koordination via koncernlo-

gik eller (iii) øget sammenhæng i indsatser på 0-18 års området kan sætte nogle andre rammer for

målstyring på dagtilbudsområdet end det, der direkte kan udledes af f.eks. dagtilbudsloven. Ram-

bøll/QVARTZ vurderer dog, at der et potentiale, uanset formål med målstyring, at sigte mod: mål med

tydelig relevans for kerneopgaven, en tæt kobling til andre strategiske styringsdokumenter (politikker,

strategi, pædagogisk læreplan mv), høj ledelsesmæssig prioritering, inddragelse og ejerskab af daglig

pædagogisk ledelse og frontpersonale i forhold til målfastsættelse og målopfølgning, og få mål med et

flerårigt sigte samt balancerede mål orienteret mod hele værdikæden og specielt i forhold til kvalitet og

effekt.

137

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Målstyrings påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Målstyring har en direkte påvirkning af frontpersonalets tidsanvendelse, hvor omfanget af

påvirkning vil afhænge af, hvor tæt mål kobler sig til de pædagogiske hovedaktiviteter (ATA-

tid)

samt hvor stor ledelsesmæssig prioritering målstyringen har i den enkelte kommune.



Kulegravningsanalysen viser, at såfremt udmøntning og opfølgning er tænkt ind i eksisteren-

de møde- og planlægningskadencer kan målstyring anvendes uden væsentligt tidsforbrug for

frontpersonale.



Omvendt viser kulegravningsanalysen også, at en utilstrækkeligt forankret og ledelsesmæs-

sigt prioriteret målstyring kan medføre et væsentligt spild af tid i det enkelte dagtilbud i for-

bindelse med møder og dokumentation – upåagtet at målstyringen evt. tjener andre hensyn

på højere niveauer i styringskæden.

4.5.2.3

Tilsyn – fokus på lovmedholdenhed og organisatorisk læring

Den kommunale tilsynsforpligtelse er lovgivningsmæssig reguleret primært i forhold til form og ikke

indhold, hvilket skaber brede rammer for den konkrete kommunale udmøntning. Kulegravningsanaly-

sen viser i den forbindelse, at kommunernes anvendelse af tilsyn, som et styringsredskab varierer, og

at denne variation primært sker inden for følgende områder:



Fra lav grad af ledelsesmæssigt fokus til høj ledelsesmæssig prioritering,

hvor der i sidstnævnte

tilfælde sker en direkte kobling til andre styringsredskaber som målstyring og strategiimplemente-

ring.



Fra et mere traditionelt kontrollerende tilsyn (lovoverholdelse) til tilsyn med øget fokus på læring

(organisationsudvikling),

hvor sidstnævnte i højere grad fokuserer på dialog, forberedelse, anven-

delse af tilgængelige data, beslutning om fokuspunkter for udvikling samt systematisk opfølgning i

forbindelse med tilsynet.



Stor variation i kadence

- fra årlige tilsynsbesøg (typisk i daginstitutioner) til hyppige besøg (dag-

plejen).

Kulegravningsanalysen viser videre, at den oplevede nytte af tilsyn fra de enkelte dagtilbud varierer

væsentligt på tværs af kommunerne i forhold til, hvorvidt tilsynet, udover at sikre kontrol med ud-

møntning af den statslige regulering, også bidrager til den lokale organisatoriske læring og udvikling.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Tilsyn sikrer kontrol med udmøntning af statslig regulering:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at det

kommunale myndighedstilsyn generelt sikrer et fokus på kontrol med udmøntningen og efterlevelsen

af den centrale statslige regulering, og at behovet for denne kontrol generelt anerkendes fra det de-

centrale niveau som et relevant styringsfokus.

Tilsyn kan anvendes, så det understøtter dagtilbuddenes læring og udvikling:

Det vurderes, at

kommunerne udover at sikre kontrollen med udmøntningen og efterlevelse af den statslige regulering

for fordel også kan tilrettelægge tilsynet, så der sikres en øget styringsmæssig relevans for det enkelte

dagtilbud i forhold til fokusering af organisatoriske udviklingsbehov.

En række forhold virker fremmende for dagtilbuds nyttiggørelse af tilsyn:

Rambøll/QVARTZ

vurderer, at den største oplevelse af udbytte decentralt ses de steder, hvor der som en del af tilsynet

prioriteres:



En forberedt dialog med

afsæt i dagtilbuddets situation og prioriteringer

i forbindelse med det

anmeldte tilsyn, og

En opfølgende dialog med henblik på

fælles forståelse af tilsynet og udviklingspotentialer

i for-

bindelse med det uanmeldte tilsyn.

138

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Særligt fremmende faktorer er i den forbindelse kontinuitet i fokus fra de tilsynsførende og en høj grad

af gennemsigtighed i tilsynskriterier. Videre kan en eksplicit sammenhæng med målhierarki og målsty-

ring i øvrigt styrke incitamentet for de enkelte dagtilbud til at arbejde fokuseret med udmøntningen af

de fælles kommunale mål på dagtilbudsområdet.

Tilsyns påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Tilsyn påvirker medarbejdernes tidsanvendelse direkte i forbindelse med de konkrete tilsyns-

besøg og opfølgning på tilsynet, men påvirkningen er her begrænset. Derudover er påvirknin-

gen af tidsanvendelse primært indirekte.



Generelt er tilsyn en styringsform, som pålægger det enkelte dagtilbud relativt få omkostnin-

ger, da den primære dokumentationsforpligtelse typisk er på forvaltningsniveau i forbindelse

med tilsyn.



Tidsforbrug til evt. dokumentation i forbindelse med tilsyn kan stige uhensigtsmæssigt, hvis

der med tilsynet følger krav om en skriftlig dokumentation af procedurer og arbejdsgange,

som ikke nyttiggør den lokale praksis eller som minimum understøtter en dialog i forbindelse

med tilsynet.

4.5.2.4

Driftsmæssig ledelsesinformation – Understøttelse af styringskæden gennem relevante data og

nøgletal

Den driftsmæssige ledelsesinformation har til formål at sikre tilgængelighed af viden om relevante

nøgletal relateret til den driftsmæssige situation for centrale beslutningsaktører, herunder information

relateret til den løbende budgetstyring og opfølgning på mål- og aftalestyring og tilsynsbesøg. Kule-

gravningsanalysen viser, at den driftsmæssige ledelsesinformation primært er karakteriseret ved:



Få centrale nøgletal

vedrørende en løbende bagudrettet opgørelse af økonomisk forbrug samt

prognose for året i tildeling og forbrug samt aktuelle og forventede børnetal,

Personaledata,

bl.a. løbende sygefraværsdata, personaleomsætning, personalets uddannelse (per-

sonalesammensætning), normering og vikarforbrug,

Variation i anvendelse af ledelsesinformation

decentralt fra anvendelse primært ifm. obligatoriske

(budget)opfølgninger, til adgang til systemer og/eller rapporter, som 'skubbes' ud til de budgetan-

svarlige fra centralt hold og til løbende anvendelse på den budgetansvarliges eget initiativ. Kaden-

cen varierer og afhænger bl.a. af, hvorvidt der er selvstændig systemadgang til ledelsesinformati-

on på decentralt niveau, eller om den bliver leveret fra central økonomifunktion eller af andre aktø-

rer (pladsanvisning etc.). Variationen kan samtidig i høj grad tilskrives hvilken styringsmæssig til-

gang, der er til løbende opfølgning på specielt økonomisk forbrug og forventet regnskab.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Generelt tilstedeværelse af relevant ledelsesinformation:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der er

en relativ høj grad af match mellem udbud af driftsmæssig ledelsesinformation, og de budgetansvarlige

decentrale lederes efterspørgsel efter ledelsesinformation til at understøtte deres budget- og driftsan-

svar. Generelt er det oplevelsen, at den tilgængelige ledelsesinformation er anvendelig og understøt-

tende for en budgetoverholdelse og en effektiv drift.

Digitale og systembaseret afgang til ledelsesinformation styrker anvendelsesmulighederne:

Kulegravningsanalysen viser, at det decentrale niveau foretrækker en adgang til systembaseret ledel-

sesinformation frem for ledelsesinformation, der håndteres i manuelle regnearksbaserede systemer, da

det styrker anvendelsesmulighederne lokalt.

139

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Ledelsesinformations påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Driftsmæssig ledelsesinformation påvirker ikke frontpersonalets tidsanvendelse i noget væ-

sentligt omfang.

Generelt bruges der ikke meget tid decentralt på at indberette data til ledelsesinformation.

Der er for de flestes vedkommende kun tale om obligatoriske indberetninger og opfølgninger

på budgettet. Det påvirker tidsanvendelsen for dagtilbudsledere nogle steder, mens det andre

steder er administrative medarbejdere, som er ansat decentralt, der står for de løbende ind-

beretninger.

4.5.3

God faglig styring på dagtilbudsområdet

Den faglige styring på dagtilbudsområdet kan betragtes som en samlebetegnelse for de indsatser og

rammer, som udstikkes med henblik på at implementere den faglige praksis som politisk eller admini-

strativt er udstukket.

For dagtilbudsområdet indebærer det, at faglig styring handler om at sikre, at de mål, politikker, fagli-

ge tiltag og styringsmodeller, som er besluttet af Folketinget eller kommunalbestyrelsen, føres ud i

livet. De mest centrale af faglige styringsredskaber, som er analyseret i kulegravningsanalysen er:



Politikker, strategier og pædagogiske læreplan, der omhandler, hvordan der sættes mål og

retning for den pædagogiske indsats,

Redskaber til vurdering af trivsel og udvikling, der omhandler kommunens tilgang til at under-

støtte den løbende pædagogiske indsats i forhold til børns udvikling og trivsel via anvendelse

af systematiske vurderingsredskaber,



Styring af overgange, der omhandler fastlæggelse af principper og rammer for samarbejde og

vidensoverlevering om børns overgange mellem tilbud (fra sundhedspleje til vuggestue, fra

dagpleje/vuggestue til børnehave samt fra børnehave til skole),



Styring af tværfagligt samarbejde, der omhandler fastlæggelse af principper og modeller for

samarbejdet om børn med særlige behov, på tværs af faggrupper i kommunen, og

Faglig ledelsesinformation, der vedrører den løbende information, som stilles til rådighed for

aktører på dagtilbudsområdet i forhold til at sikre overblik og styring af den faglige indsats.

På baggrund af kulegravningsanalysens resultater viser figur 54 de overordnede træk og karakteristi-

ka, som er identificeret i forhold til god faglig styring på tværs af besøgskommunerne, og som altså

kan fremhæves som en hensigtsmæssig anvendelse af de faglige styringsredskaber.

140

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Det drejer sig for det første om at sikre, at politik, strategi og arbejdet med den pædagogiske læreplan

er tænkt ind i en logisk sammenhæng der skaber

en tydelig sammenhæng i faglige indsatser og

mål, og er koblet til andre rammesættende sty-

ringsredskaber som målstyring og arbejdet med

tilsyn, vurderingsredskaber mv. Dernæst drejer

det sig om at sikre, at anvendelsen af systemati-

ske vurderingsredskaber ift. centrale elementer

vedrørende kvalitet og effekt af kerneopgaven

sker med et tydeligt fokus på nyttiggørelse og

understøttelse af den faglige indsats og professi-

onelle læringsfællesskaber. Dernæst drejer det

sig om, at konkrete styringsmodeller i forhold til

forhold som overgange og tværfagligt samarbejde

ledelsesmæssigt prioriteres og opleves som me-

ningsfulde og anvendelige af frontpersonalet.

Endeligt drejer det sig om at sikre adgang til og

en systematik for anvendelse af faglig ledelsesin-

formation, som matcher den efterspørgsel og

behov, der er på de forskellige niveauer af sty-

ringskæden.

De enkelte faglige styringsredskaber er nærmere

gennemgået og beskrevet nedenfor i forhold til

kommunal variation, afledte konsekvenser og

incitamenter samt påvirkning af medarbejdernes

tidsforbrug.

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Figur 54 Eksempler på gode faglige styringsredska-

ber

Eksempler på god faglig styring

Politik, strategi og pædagogisk læreplan, der

sikrer sammenhænge og rød tråd i faglige

indsatser og mål

Redskaber til vurdering af trivsel og udvikling,

som understøtter den faglige indsats og

professionelle læringsfællesskaber

Fælles sprog og tilgange til styring af

overgange med tydelig ledelsesmæssig

prioritering

Tværfaglige samarbejdsmodeller, som

understøtter det decentrale behov for

løbende sparring og rådgivning

Adgang til og systematik for anvendelse og

nyttiggørelse af faglig ledelsesinformation for

alle niveauer i styringskæden

4.5.3.1

Politikker, strategier og pædagogisk læreplan – med indbyrdes sammenhæng og rød tråd

Kommunernes anvendelse af politikker, strategier og pædagogisk læreplan er både reguleret via stats-

lig og kommunal regulering, og formålet med denne type styringsredskaber er først og fremmest at

sikre kommunalpolitisk indflydelse og tydeliggørelse af prioriteringer og forventninger til værdimæssig

retning, mål for effekt og kvalitet samt evt. forventninger til de konkrete aktiviteter på området. Kule-

gravningsanalysen viser i den forbindelse, at der på dagtilbudsområdet er en relativ stor variation i

tilgange til anvendelse af politikker, strategier og den pædagogiske læreplan som faglige styringsred-

skaber:



Fra få sammenhængende politikker/strategier til kommuner med mange (spredte) styringsdoku-

menter.

Nogle kommuner har få ”store” politikker/strategier fra udvalg/dagtilbudsudvalg med fæl-

les tiltag på tværs af dagtilbud. Enkelte kommuner har få overordnede politikker med decentral

frihed til at omsætte, mens andre kommuner har relativt mange politikker karakteriseret ved for-

skelligt omfang og afsendere.



En tværgående tendens til at strategier/politikker i stigende grad fokuserer på

sammenhæng in-

denfor 0-18 års område.

Politikker/strategi og den pædagogiske læreplan har typisk ikke direkte koblinger,

og typisk er

fokus i politikker og strategier bredere eller mere overordnet end de konkrete læreplanstemaer.

Kulegravningsanalysen viser, at der på den ene side er en del kommuner med en løs kobling mel-

lem styringsredskaber, og nogle gange parallelle styringsprocesser – i de mest ekstreme tilfælde

med politik/politiske pejlemærker, strategi og læreplaner relativt afkoblet både i indhold og foran-

kring i beslutningsprocesser. På den anden side, er der kommuner, hvor der er en høj grad af rød

tråd centreret om få centrale politiske dokumenter, operationel strategi for området samt lære-

plansarbejdet. I disse kommuner er der samtidig typisk en kobling til kommunernes målstyring og

i nogle tilfælde til kommunernes styring via redskaber til vurdering af trivsel og udvikling.

141

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet



Tilgange til arbejdet med den pædagogisk læreplan varierer

fra temabaserede tilgange til helheds-

orienterede tilgange i arbejdet med de seks læreplanstemaer.

Den pædagogiske læreplan opleves gennemgående en relevant ramme for den indholdsmæssi-

ge/faglige styring

i det enkelte dagtilbud, uanset om den anvendes temabaseret eller helhedsorien-

teret.



Generelt lav grad af fælles og formaliserede tilgange til opfølgning

på politikker, strategier og pæ-

dagogisk læreplan.

I forhold til at sikre en sammenhængende og forankret faglig styring af kerneopgaven, så viser kule-

gravningsanalysen med andre ord, at der er væsentlige forskelle på kommunernes tilgange, når det

kommer til såvel kobling af styringsredskaber som den konkrete tilgang til indhold i politikker og pæ-

dagogiske læreplaner. Kulegravningsanalysen viser, at der er en stor variation imellem kommuner i

forhold til hvor tæt koblede de faglige styringsredskaber er. Det vil sige i hvor høj grad, der er en rød

tråd og tydelig kobling mellem politikker, strategier og den pædagogiske læreplan, samt øvrige drifts-

mæssige og faglige styringsredskaber, som målstyring, tilsyn, faglige vurderingsredskaber mv. Kule-

gravningsanalysen viser videre, at der er en tendens til, at de kommuner, som sikrer en forankret

sammenhæng mellem de forskellige redskaber på dagtilbudsniveau, også er de kommuner, der er i

stand til at fokusere deres tidsforbrug mest.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Fokus på sammenhæng i målhierarkier skaber øget nyttiggørelse:

Rambøll/QVARTZ vurderer,

at en række forhold ved anvendelse af politikker og strategier understøtter arbejdet med effektivise-

ring og kvalitetsforbedring på dagtilbudsområdet. Det drejer sig først og fremmest om at sikre (i) en

sammenhæng mellem styringsdokumenter, (ii) mål med tydelig relevans for kerneopgaven, (iii) fler-

årige mål og strategier med dialogbaserede opfølgningsprocesser samt (iv) ledelsesmæssig prioritering

af styringsdokumenter på alle niveauer. Denne vurdering ligger også til grund for det forenklingsforslag

1.1

Skab en sammenhængende dagtilbudsstrategi og projektportefølje,

som tidligere er gennemgået i

kulegravningsanalysen, jf. afsnit 4.3.5.

Styringsmæssige dilemma i forhold løbende politisk regulering:

Kulegravningsanalysen viser, at

kommuner, der i forhold til styringskæden prioriterer kommunal fleksibilitet og lydhørhed ift. løbende

politiske prioriteringer, over tid risikerer at producere ophobning af politikker og strategier og derved

skabe parallelle målprocesser med mindre der sikres en løbende opfølgning og integration af disse i et

samlet målhierarki. Ligeledes kan en manglende prioritering af opfølgning og forankring af denne op-

følgning i centrale beslutningsprocesser skabe usikkerhed om betydning af målhierarkiet decentralt,

med risiko for manglende lokalt ejerskab og ansvar for at eksekvere den lokale investering, som en

målopfyldelse vil kræve.

Politikker og strategiers påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Politikker, strategier og den pædagogiske læreplan har en direkte påvirkning af frontpersona-

lets tidsanvendelse, hvor omfanget af påvirkning vil afhænge af i hvor høj grad politikker,

strategier og den pædagogiske læreplan er hhv. retningsangivende eller direkte handlingsan-

visende i forhold til de pædagogiske hovedaktiviteter (ATA-tid), samt hvor stor ledelsesmæs-

sig prioritering de nævnte styringsdokumenter har i den enkelte kommune.



Kulegravningsanalysen viser, at såfremt der er en tæt sammenhæng i målhierarki, flerårige

mål og et integreret årshjul i forhold til møder vedr. udmøntning og opfølgning, så kan der

frigives tid for specielt ledere men også frontpersonale i forhold til reduceret mødevirksomhed

vedrørende såvel politikker, strategier og den pædagogiske læreplan.



Omvendt kan en overformalisering af f.eks. evalueringsmetoder og dokumentationskrav føre

til tidsspilde, hvis den systematiske opfølgning enten ikke prioriteres ledelsesmæssigt eller ik-

ke matcher dagtilbuddenes kapacitet til at anvende denne dokumentation og viden.

142

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.5.3.2

Redskaber til vurdering af trivsel og udvikling som understøtter den faglige indsats og professionelle

læringsfællesskaber.

Formålet med anvendelse af systematiske redskaber til vurdering af børn trivsel og læring er at sikre

et systematisk fokus og opfølgning på centrale aspekter af kvalitet og effekt for dagtilbuddenes virke.

Kulegravningsanalysen viser, at selvom den kommunale anvendelse af redskaber til vurdering af trivsel

generelt ikke er statsligt reguleret (undtagen for sprogvurdering, hvor fokus, men ikke form og indhold

er reguleret), så er anvendelsen af vurderingsredskaber stigende – både på kommunalt som på lokalt

plan. Kulegravningsanalysen viser i den forbindelse, at kommunernes anvendelse af sådanne redska-

ber er karakteriseret ved:



Stigende anvendelse

- dagtilbuddene anvender i stigende grad redskaber til vurdering og doku-

mentation ift. det enkelte barn,

Fra systematiserede og strukturerede redskaber til lokale skabeloner

- redskaberne spænder fra

forskningsbaserede redskaber som TRADS, TOPI, Kompetencehjulet, dialoghjulet mv. til diverse

kommune- og tilbudsspecifikke redskaber,



Fra central reguleret til fuld lokal reguleringsfrihed

– kommunerne varierer i forhold til, hvorvidt

anvendelsen af redskaber fastsættes centralt eller decentralt i den enkelte kommune,

Varierende grad af opfølgning på resultater.

Der følges typisk op på sprogvurderinger eller andre

centralt fastsatte redskaber, men opfølgningen er mange steder ikke systematisk og generelt ka-

rakteriseret ved en lav grad af formalisering.

Sammenfattende viser kulegravningsanalysen altså, at den faglige dokumentationsindsats generelt er

stigende (på børneniveau, børnegruppeniveau og kontekst), samt at det generelt vurderes fra front-

personale og pædagogisk ledere, at det øgede fokus på dokumentation har et potentiale for at under-

støtte en bedre dialog og faglig refleksion både i det enkelte dagtilbud og på tværs af styringskæden.

Men kulegravningsanalysen viser samtidig, at der generelt ikke er udviklet og spredt systematiske

praksisser på tværs af dagtilbud og kommuner i forhold til at sikre effektiv opfølgning, anvendelse og

nyttiggørelse af de indsamlede data i professionelle læringsfællesskaber, som producerer løbende or-

ganisatoriske læring og kvalitetsudvikling.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Central versus decentral tilgang imødekommer forskellige styringsmæssige hensyn:

Kule-

gravningsanalysen viser, at der er forskel på, om der er tale om en primært centralt eller lokalt regule-

ret anvendelse af vurderingsredskaber. På den ene side kan centralt fastlagte redskaber bidrage til at

ensrette og kvalificere arbejdet med at vurdere børnenes kompetencer, trivsel, etc. og kan sikre en

faglig opmærksomhed og fælles sprog. Samtidig kræver det dog en særlig indsats for at sikre det loka-

le ejerskab, herunder i særlig grad at redskabet er (i) af en tilstrækkelig kvalitet, (ii) anvendelsen op-

leves som nyttegivende af den frontpersonale samt at (iii) dokumentation kan ske effektivt og integre-

ret i hverdagen i dagtilbuddet. På den anden side kan den lokale regulering i høj grad sikre et match i

forhold til den lokale efterspørgsel efter vurderingsredskaber, hvilket dog har den udfordring, at der vil

opstå stor variation i tilgange inden for den enkelte kommune, samt at det enkelte dagtilbud kan

mangle ekspertise og investeringskraft i forhold til at sikre redskaber af høj kvalitet og systematik.

Behov for systematik og fokus på nyttiggørelse af dokumentation:

Rambøll/QVARTZ vurderer,

at det øgede fokus på anvendelse af vurderingsredskaber styringsmæssigt bør følges af et tilsvarende

styringsmæssigt fokus på anvendelse og nyttiggørelse af data og dokumentation på ift. det enkelte

barn/børnegruppe, dagtilbuds og kommunalt niveau.

143

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Vurderingsredskabers påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Generelt er brugen af dokumentationsredskaber tidsdrivende for frontpersonalet, om end de

samtidig kan bruges til at strukturere forældresamtaler, overgangsarbejdet, identifikation og

vurdering af børn med særlige behov mv.



På tværs af de to tilgange (central eller decentrale model) viser kulegravningen i den forbin-

delse, at der typisk mangler systematisk opfølgning og viden om nyttiggørelse af data, hvilket

øger risikoen for at tidsforbrug med dokumentation ikke står mål med den påvirkning i forhold

til kvalitet og effekt, som vurderingsredskaberne har.

4.5.3.3

Styring af overgange – ledelsesmæssig prioritering og fælles sprog om overgange

Overgangsarbejdet er reguleret via dagtilbudslovens formålsbestemmelser og hænger derudover tæt

sammen med det stigende fokus i kommunerne på sammenhæng og helhedsorientering i velfærds-

ydelserne. Kulegravningsanalysen viser da også, at der er et generelt fokus på styring af overgange på

tværs af besøgskommunerne, og at der er tendens til netop et større fokus på gode overgange for

børn, hvilket bl.a. viser sig i kommunale politikker på området, der handler om hele 0-18-års-området.

Kulegravningsanalysen viser dog også, at der er væsentlige forskelle på tværs og indenfor de enkelte

besøgskommuner i forhold til styring af overgange, når det kommer til forhold som:



Forskelle i den konkrete tilrettelæggelse af overgangen

fra dagtilbud til skoleområdet – herunder

rene besøgsmodeller til modeller med glidende skolestart, fremskudt opstart i SFO og lignende.

Variation i formalisering og systematik

–

fra faste årshjul og fast dokumentationspraksis på børne-

niveau til ad hoc præget samarbejde.

Variation i central regulering.

I nogle kommuner er processen og forskellige redskaber og skemaer

i forbindelse med overgange tilrettelagt centralt. I andre kommuner er arbejdet med overgange

lagt ud decentralt til de enkelte skoler og dagtilbud.

Kulegravningsanalysen viser videre, at den største oplevede nytte af overgangsarbejdet opleves hos de

dagtilbud, hvor arbejdet er ledelsesmæssigt højt prioriteret af alle kommunale aktører i overgangen

(dvs. f.eks. både dagtilbud og skole), hvor der er en løbende dialog og fælles sprog om overgangen de

ledelsesmæssige aktører i mellem, og hvor den formalisering og overlevering af viden, som der finder

sted, opleves som meningsfuld og anvendelig af både det ”afleverende” og ”modtagende” frontperso-

nale.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Potentiale i at systematisere arbejdet med overgange:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at arbejdet

med overgange fra dagtilbud til skole bør systematiseres med et fokus på at sikre et fælles sprog og

fælles tilgang mellem dagtilbud og skole, således at der sikres en nyttiggørelse af den indsats, som

dagtilbud leverer i forhold til overgange. Uden et fælles sprog og fælles tilgang er der en risiko for dels,

at den dokumentation, som produceres af dagtilbuddet, ikke nyttiggøres på skoleområdet, og dels at

overgangsarbejdet varierer inden for den enkelte kommune.

Nyttiggørelse af styringsredskabet afhænger af ledelsesmæssig prioritering og samarbejde:

kulegravningsanalysen viser, at dagtilbuddenes oplevelse af nyttiggørelse af overgangsarbejdet hæn-

ger tæt sammenhæng med den dialog og samarbejde, der på ledelsesniveau er etableret mellem dag-

tilbud og skole. Det største udbytte ses således de steder, hvor der er sket en aktiv ledelsesmæssig

prioritering af samarbejdet, som resulterer i en løbende dialog mellem tilbud og skole, og hvor de data

og dokumenter, som dagtilbud overleverer til skolen, anvendes aktivt af skolen, og i øvrigt kvalificerer

det fremadrettede samarbejde om gode overgange.

144

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Styring af overganges påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Generelt er udarbejdelse af dokumentationsmateriale og møder i forbindelse med overgange

tidsdrivende for frontpersonalet i forbindelse med de enkelte børns overgange til specielt sko-

le.



Ved manglende systematisering af samarbejde med skole er der risiko for at tidsanvendelsen

til dokumentationsarbejdet på dagtilbudsniveau ikke modsvares en tilsvarende nytte/værdi i

skolernes anvendelse af dokumentationen.

4.5.3.4

Styring af det tværfaglige samarbejde – formaliserede samarbejdsmodeller, som understøtter det

decentrale behov for løbende rådgivning og sparring

Det tværgående samarbejde i kommunerne har til formål at sikre et fagligt og specialiseret beredskab

og specialiseret netværk omkring specielt børn med særlige behov. Det involverer foruden dagtilbud-

dene bl.a. PPR-konsulenter, sundhedsplejersker, socialrådgivere, fysioterapeuter og talepædagoger.

Kulegravningsanalysen viser, at kommunernes styring af det tværfaglige samarbejde er karakteriseret

ved:



En høj grad af central formalisering og styring.

Typisk er der nedsat forskellige fora i forhold til

hhv. understøttelse af dagtilbuddets personale, tidlig indsats, mulighed for at trække på relevante

kompetencer ved vurdering af konkrete behov for bistand, konkrete visitationsprocesser for at

etablere målrettet støtte til særlige børn samt formaliseret praksis for underretning,



Variation i om samarbejdsmodeller

– fra mødekadencer som ”skubbes” ud til dagtilbud til ad hoc-

mulighed for de enkelte dagtilbud ift. at ”trække” på specialistkompetencer fra centralt hold.

Generelt en høj grad af anvendelse,

da flere af mødetyperne (f.eks. tværfaglige samarbejdsmøder

eller distriktsmøder) følger faste kadencer (som varierer mellem kommunerne),

Anvendelsen af de mere specialiserede tilbud ift. børn med særlige behov varierer,

og den konkre-

te anvendelse hænger ud over barnets behov også sammen med adgang til ydelse (visitations-

praksis) samt betalingsansvar (budgetmodel).

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

En række forhold virker fremmende for dagtilbuds nyttiggørelse af det tværfaglige samar-

bejde:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der på tværs af kommunernes variation i tilgange til det tvær-

faglige samarbejde kan identificeres en række forhold, som bidrager til et effektivt tværfagligt samar-

bejde. Det drejer sig om en styring af det tværfaglige samarbejde, der: (i) tager afsæt i dagtilbuddets

behov, herunder sikrer fleksibel adgang til relevante fagkompetencer, som kan understøtte og opkvali-

ficere det pædagogiske personale, der (ii) har fokus på både at sikre kapacitet i forhold til den tidlige

og lokale indsats såvel som kapacitet til at understøtte den pædagogiske praksis, når der er børn med

særlige behov, og (iii) prioriteres fra alle parter ledelsesmæssigt med omdrejningspunkt i børnenes

behov.

145

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Det tværfaglige samarbejdes påvirkning på medarbejdernes tidsanvendelse



Påvirker direkte frontpersonalets tidsanvendelse.

Medarbejdernes og lederes tid påvirkes gennem mødevirksomhed og konkret samarbejde ifm.

børn med særlige behov, men generelt sikrer den formaliserede praksis faste og forudsigelige

rammer for tidsanvendelse til det tværfaglige samarbejde, og muliggør en lokal prioritering af

de enkelte møder.



Omvendt kan specielt en overformalisering af samarbejde, hvor møder i faste kadencer og

med faste aktører ikke matcher behovet for bistand, virke unødvendigt tidskrævende, ligesom

manglende viden og kommunikation til dagtilbuddet om de undersøgelser og indsatser, som

der fra centralt hold sættes eller er sat i gang i forhold til børn med særlige behov, kan skabe

frustration og tidsforbrug relateret til ekstra opfølgninger på henvendelser samt evt. dobbelt-

dokumentation.

4.5.3.5

Faglig ledelsesinformation- adgang til og systematik for anvendelse og nyttiggørelse af ledelsesin-

formation

Den faglige ledelsesinformation har til formål at sikre tilgængelighed af viden om relevante nøgletal

relateret til faglig styring dvs. aktiviteter, kvalitet og effekt på dagtilbudsområdet for centrale beslut-

ningsaktører. Kulegravningsanalysen viser, at den faglige ledelsesinformation primært er karakteriseret

ved:



Kvalitetsrapporter er den mest anvendte form

for faglig ledelsesinformation. Den mest systemati-

ske indsamling af ledelsesinformation sker typisk i de kommuner, som laver kvalitetsrapporter

hvert eller hvert andet år, som selvom det ikke længere er et statsligt reguleringskrav udarbejdes i

en stor del af landets kommuner. Rapporterne indeholder typisk oplysninger om aktiviteter i relati-

til

mål

pædagogiske

læreplaner,

samt

indikatorer

forhold

til

skoleover-

gang/skoleudsættelse, børn med særlige behov, sprogvurdering, evt. forældretilfredshed baseret

på brugerundersøgelser samt indikatorer fra de vurderingsredskaber i forhold til børns trivsel og

udvikling, som den enkelte kommune måtte anvende på tværs af dagtilbud,



Digitaliserede vurderingsredskaber muliggør lokal ledelsesinformation,

men systematisk anvendel-

se og nyttiggørelse kræver formaliseret praksis og fokus på kapacitet i forhold til professionelle læ-

ringsfællesskaber,



Enkelte kommuner laver

forældretilfredshedsundersøgelser med fast kadence,

Generelt

lav kadence

lav grad af løbende anvendelse

af faglig ledelsesinformation.

Sammenfattende viser kulegravningsanalysen, at når det kommer til den faglige ledelsesinformation,

så er der generelt tale om en lav kadence og en lav grad af løbende anvendelse af faglig ledelsesinfor-

mation, ligesom forholdet mellem udbud og efterspørgsel af ledelsesinformation på alle niveauer af

styringskæden typisk ikke er systematisk adresseret på kommuneniveau.

Vurdering af incitamenter og potentialer ved styringsredskabet

Behov for at sikre systematik vedrørende anvendelse og nyttiggørelse af faglig ledelsesin-

formation:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at faglig ledelsesinformation kan understøtte og anvendes i

forbindelse med tilrettelæggelse af det pædagogiske arbejde og af særlige indsatser i dagtilbuddet,

ligesom den kan spille en rolle i forhold til at sikre indblik i den faglige indsats på igennem styringskæ-

den. Den konkrete anvendelse af ledelsesinformation i det enkelte dagtilbud er dog i høj grad betinget

af den lokale kapacitet til at skabe professionelle læringsfælleskaber, og her kan specielt lav kadence i

ledelsesinformation, manglende gennemsigtighed ift. hvad der ligger bag data, manglende ejerskab

over data samt manglende integration af ledelsesinformation i beslutningsprocesser mindske nyttiggø-

relsen af den faglige ledelsesinformation.

4.5.4

Vurdering af kommunernes styring af dagtilbudsområdet

På tværs af de analyserede styringsredskaber viser kulegravningsanalysen, at den statslige regulering

på dagtilbudsområdet giver kommunerne et stort prioriteringsrum, når det kommer til valg af såvel

146

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

driftsmæssige som faglige styringsredskaber, samt at der generelt er en høj grad af decentralt ledel-

sesmæssigt råderum inden for de rammer, som styringsværktøjerne giver.

De forskellige eksempler på god driftsmæssig og faglig styringsmæssig praksis, som er gennemgået i

kulegravningsanalysen, er samlet i oversigten nedenfor.

147

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 55 Samlet oversigt over eksempler på god driftsmæssig og faglig styringsmæssig praksis

Eksempler på god driftsmæssig styring

Eksempler på god faglig styring

Budgetmodel og styring der sikrer

budgetoverholdelse, produktivitet samt

decentrale frihedsgrader ift optimering

Politik, strategi og pædagogisk læreplan, der

sikrer sammenhænge og rød tråd i faglige

indsatser og mål

Målstyring, der sikrer strategisk retning for

forhold vedr. effekt, serviceniveau, aktiviteter

og ressourceanvendelse

Redskaber til vurdering af trivsel og udvikling,

som understøtter den faglige indsats og

professionelle læringsfællesskaber

Fælles sprog og tilgange til styring af

overgange med tydelig ledelsesmæssig

prioritering

Tværfaglige samarbejdsmodeller, som

understøtter det decentrale behov for

løbende sparring og rådgivning

Adgang til og systematik for anvendelse og

nyttiggørelse af faglig ledelsesinformation for

alle niveauer i styringskæden

Tilsyn der kontrollerer for lovmedholdenhed

samt understøtter organisatorisk læring

Ledelsesinformation der understøtter aktører

i styringskæden ift den driftsmæssige styring

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Inden for de rammer, som styringsrammerne giver, viser kulegravningsanalysen, at kommunerne også

udmønter såvel driftsmæssige styringsredskaber og faglige styringsredskaber med en væsentlig varia-

tion. Rambøll/QVARTZ vurderer, at den variation kun i mindre grad kan tilskrives forskelle i demografi,

socioøkonomiske forhold, organisering mv., og i højere grad skyldes netop de kommunale styrings-

mæssige valg, prioriteringer og traditioner. Dertil kommer, at de overordnede rammer som den statsli-

ge regulering sætter i forhold til mulige dagtilbudstyper og deres faglige opgaver også har en betyd-

ning for variationen forstået således, at såvel de driftsmæssige og faglige styringsredskaber varierer

både i forhold til dagtilbudstype (dagpleje hhv. daginstitutioner) og ejerform (kommunale, selvejende

og private tilbud). Rambøll/QVARTZ vurderer i den forbindelse, at det styringsmæssige fokus primært

er karakteriseret ved at være særligt målrettet kommunale daginstitutioner, mens de øvrige typer af

dagtilbud i varierende grad må indrette og indordne sig under det primære kommunale styringsfokus.

Rambøll/QVARTZ vurderer på baggrund af kulegravningens resultater, at der samlet set vil være et

ikke ubetydeligt tids- og styringsmæssigt potentiale knyttet til en tættere integration af styringsred-

skaber med særlig fokus på kobling mellem rammesættende og retningsangivende styringsredskaber

som (i) målstyring, (i) politikker, strategier og pædagogisk læreplan, (ii) målstyring (iii) vurderingsred-

skaber ift. trivsel og udvikling (iv) faglig ledelsesinformation samt (v) tilsyn. Kommuner, som formår at

integrere deres politiske og faglige mål i sammenhængende styringsregimer, kan således hente mere

tid til varetagelse af kerneopgaven gennem reduktion i forhold mødevirksomhed, dokumentation og

gennem målretning af den pædagogiske praksis.

Rambøll/QVARTZ vurderer videre, at kulegravningsanalysen tydeliggør behovet for opmærksomhed på

at sikre den decentrale ledelse af dagtilbudsområdet de rigtige incitamenter og redskaber til at anven-

de dette ledelsesrum til at sikre en effektiv tidsanvendelse og tilrettelæggelse af den pædagogiske

praksis. Kulegravningsanalysen viser således, at den decentrale ledelses evne til at prioritere og an-

vende ledelses- og styringsredskaber er afgørende for deres nyttiggørelse for frontpersonalet, og der

bør derfor fokuseres på redskaber, der kan understøtte den decentrale ledelse i at anvende og priorite-

148

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

re de styringsredskaber, der kan understøtte forbedret ressourceudnyttelse (f.eks. i form af lavere

sygefravær og mere personalekontinuitet), styrke pædagogisk praksis (f.eks. gennem en tydelig kob-

ling af evt. kommunal målstyring, politik og strategi med den lokale pædagogiske læreplan og anven-

delse af vurderingsredskaber) samt understøtte den tværgående ledelse (ift. at sikre øget nyttiggørelse

af overgangsarbejdet og det tværgående samarbejde om børn med særlige behov samt den tidlige

indsats).

Rambøll/QVARTZ vurderer afsluttende, at kulegravningsanalysen tydeliggør en række konkrete op-

mærksomhedspunkter og forbedringspotentialer knyttet til styringsredskaber, herunder specifikt:

Øget fokus og systematisering på

nyttiggørelse af data

Styrkelse af

overgangsarbejdet

Styrkelse af

tilsyn

som et middel til faglig og organisatorisk udvikling.

Kulegravningsanalysen viser, at der i høj grad sker en kommunal udvikling på styring af dagtilbudsom-

rådet, hvor de enkelte kommuner forsøger at balancere hensynet mellem mest mulig tid til kerneopga-

ven, samtidig med at potentialerne ved at anvende mere systematiserede styringsredskaber (som i sig

selv kan være tidsdrivende) forfølges. Den store variation på tværs af kommuner i tilgange til disse

styringsredskaber viser, at der ikke er etableret styringsmæssig konsensus, men i høj grad stadigvæk

finder udvikling og afprøvning sted. Det bekræfter et behov for at understøtte kommunerne i dette

arbejde gennem kortlægning og adgang til best-practice viden og lignende.

4.5.5

Forbedringsforslag

Styring af dagtilbuddene er afgørende for såvel strategisk fokus, ressourceforbrug, de gennemførte

aktiviteter, faglig kvalitet, resultat- og effekter samt ikke mindst produktivitet og effektivitet. Kule-

gravningsanalysen viser eksempler på kommuner og best-practice i dagtilbud, som tyder på et potenti-

ale for gennem fokuseret og styrket styring at frigøre mere tid til børnene for andre kommuner og

dagtilbud.

Inden for området

effektiv styring og ledelse

(se figur 56A og 56B) fremsættes, på baggrund af oven-

stående vurderinger, fire anbefalinger til forbedringer, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,6-

0,8 procentpoint. Dette svarer til at tilføre ~380-520 årsværk til den pædagogiske kerneopgave. I

lønkroner er det ~140-200 mio. kr. årligt svarende til ~6-8 pct. af omkostningsbasen på ~2,3 mia. kr.

Figur 56A Forbedringsforslag || Styring og ledelse (1/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

Sygefraværet er på landsplan ~6

•

pct. for medarbejderne og ~4 pct.

for lederne, og det varierer mellem

alle kommuner fra 1-14 pct. for alle

medarbejdergrupperne.

Det pædagogiske personale

nævner desuden ofte sygdom som

årsag til manglende gennemførsel

af planlagte voksenstyrede

aktiviteter, hvilket påvirker

gennemførslen af læringsplaner i

praksis.

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at den

decentrale ledelses kapacitet og

prioritering af arbejdet med

sygefravær har en afgørende

betydning for mulighederne for at

nedbringe udgifter til vikarer og

nedbringe sygefravær. Der bør

derfor fokuseres på redskaber, der

kan understøtte den decentrale

ledelse i forbedre res-

sourceudnyttelse gennem en

fokuseret indsats ift. sygefravær

Forslag (løftestænger)

•

Etablér et

mål for reduktion af

sygefraværet

blandt det

pædagogiske personale ved

fastsættelse af kommunale eller

lokale mål for reduktion

Etablér et

inspirationskatalog

over gode praksisfortællinger og

relevant forskning til et

inspirationskatalog, der kan give

ledere ideer til gode praksisser,

som har reduceret sygefraværet

andre steder.

Arbejd bevidst henimod at

reducere brugen af

korttidsvikarer

lokalt til gengæld

for en mulighed for at allokere flere

ressourcer til fastansat personale.

Lav et

inspirationskatalog

på

nationalt plan over udbytterige

måder at føre tilsyn på. Kataloget

skal indeholde flere forskellige

modeller, der kan bruges i

forskellige typer og størrelser af

kommuner.

Integrér og

sammentænk tilsyn

med øvrige datastrømme,

så

tilsynet ikke tilfører nye behov for

dokumentation eller eksisterende

dokumentation i nyt format.

Potentiale

384-519

3.1 -

Reducer

sygefravær

gennem

fokuseret

indsats

•

Årsværk

146-198

•

Mio. kr.

•

3.2 -

Indsaml

lovende

praksisser til

et tilsyns-

inspirations-

katalog

•

Der er stor variation i udførslen og

det oplevede udbytte af faglige

tilsyn i dag.

Der bruges ligeledes en del

ressourcer på forvaltningsniveau

på at udvikle det bedste

tilsynskoncept, og der er i flere

kommuner oplevet skiftende

tilsynspraksisser, hvilket indikerer,

at et solidt og optimalt koncept

ikke er fundet i alle kommunerne

endnu.

Der har vist sig et behov for mere

konkrete beskrivelser af

tilsynskoncepter end EVA's

evalueringsredskab ("Stil skarpt på

tilsyn" fra 2015)

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

myndighedstilsyn generelt sikrer et

fokus på kontrol med

udmøntningen og efterlevelsen af

den centrale statslige regulering, og

at behovet for denne kontrol

generelt anerkendes fra det

decentrale niveau, som et relevant

styringsfokus.

Endvidere vurderes tilsyn som et

godt redskab til at understøtte

dagtilbuddenes læring og udvikling.

•

Kvanti-

ficeres

ikke

149

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger. Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Figur 56B Forbedringsforslag || Styring og ledelse (2/2)

Forslag

Hovedobservationer

•

Omfanget af skoleovergangs-

•

skemaer og brugen af dem varierer

mellem kommuner og tilbud. Det er

således forskelligt, hvor

omfattende de er, og hvorvidt der

laves specifikke

overgangsskemaer, eller om andet

materiale anvendes ifm.

overgange.

•

Vurdering

Rambøll/QVARTZ vurderer, at der

flere steder er muligheder for at

øge prioritering og systematik ift.

samarbejde om overgangsarbejdet,

herunder også et ikke uvæsentligt

behov for at få belyst hvordan og

hvornår data må deles – f.eks.

uden indhentelse af samtykke.

Uden en fælles tilgang er der en

risiko for, at den dokumentation,

som produceres af dagtilbuddet

ikke nyttiggøres på skoleområdet,

samt at overgangsarbejdet varierer

inden for den enkelte kommune.

Forslag (løftestænger)

•

Styrk og understøt

dagtilbudsledere og skoleledere i

prioritering af overgangs-

arbejdet

ved at stille krav til

fælles sprog om formål, fokus og

tilgang til overgangsarbejdet.

Skab klarhed over, hvilke

data der

må deles

mellem dagtilbud og

skole, og etabler egnet IT-

understøttelse til at dele

information.

Indret faste procedure for

fælles

brug af data

om det enkelte barn

ved overgange, og igangsæt

arbejde med at kortlægge hvilke

præcise informationer, der er

værdifulde for skolerne.

Skab tydelighed om det

faglige

ledelsesrum

og forventninger på

dagtilbudsområdet.

Styrk den

daglige pædagogiske

ledelse

gennem relevante

kompetencer og redskaber.

Skab

fælles vidensbase

om den

faglige ledelse af dagtilbud gennem

etablering af national viden om

best practice

i forhold til den

daglige pædagogiske ledelse.

Potentiale

3.3 –

Skab

gode overgang

mellem skole

og dagtilbud

gennem

målrettet og

systematisk

brug af data

•

Kvanti-

ficeres

ikke

•

3.4 –

Stærkere

ledelse og

ledelsesrum

•

Der er på tværs af besøgs-

kommuner variation i, hvordan den

daglige pædagogiske ledelse er

organiseret og prioriteret.

Ligeledes er der variation i,

hvordan dagtilbudsledelsen

anvender sit ledelsesrum, og

agerer ift. faglig ledelse,

personaleledelse, datadreven

ledelse, tværgående/tværfaglig

ledelse mv.

Endeligt, at der er væsentlige

variationer i, hvordan den

decentrale ledelse organiseres,

herunder brugen af hhv. klynge-

og/eller områdeledelse

•

Rambøll/QVARTZ vurderer, at det

er helt centralt at sikre den

decentrale ledelse af

dagtilbudsområdet de rigtige

incitamenter og redskaber til at

anvende deres ledelsesrum til at

sikre en effektiv tidsanvendelse

og tilrettelæggelse af den

pædagogiske praksis.

•

Kvanti-

ficeres

ikke

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Udover ovenstående fire forbedringsforslag er god målstyring og en sammenhængende politik og stra-

tegi for dagtilbudsområdet også essentielle elementer i en effektiv styring og ledelse, og følgende tre

forbedringsforslag fra områderne

regelforenkling

mindre dokumentation

er derfor tæt knyttet til

styring. Alle tre forslag påvirkes af de valgte styringsredskaber og graden af styring i kommunen. En

implementering af disse forslag vil derfor også i høj grad påvirke den decentrale ledelses ledelsesrum

samt incitamenter og redskaber i forbindelse med tilrettelæggelsen af den pædagogiske praksis.

1.1

Skab en sammenhængende dagtilbudsstrategi og projektportefølje

2.1

Optimér og fokuser skriftligt arbejde ifm. kommunale mål og indsatser gennem bevidst og syste-

matisk brug af data og dokumentation

2.2

Systematiser lokal evalueringsmetode for læreplanstemaer gennem idékatalog med inspirations-

praksisser

150

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.6

Lokal arbejdstilrettelæggelse og betydning for medarbejdernes tidsanvendelse

Personalet kan få mere tid til børnene ved at optimere rammerne for forældresamarbej-

de, den interne organisering og det tværfaglige samarbejde.

Kulegravningsanalysens hovedobservationer:



Personalet dedikerer meget tid til forældrekontakt og –samarbejde og bruger i gennemsnit 7

pct. af arbejdsugen på dette. Dette svarer til ~4400 årsværk eller ~1.6 mia. kr. På tværs af

kommuner varierer tidsforbruget på opgaven fra 6-13 pct. Forældresamarbejdet omfatter alle

former for daglig dialog – både mundtlig og skriftlig, de årlige og eventuelle ad hoc forældre-

samtaler, fælles arrangementer samt opgaver relateret til dagtilbudsbestyrelse og evt. lokale

forældreråd.



Mødeaktiviteter såsom interne personalemøder, stuemøder og afdelingsmøder samt eksterne

møder f.eks. med andre ledere udgør i gennemsnit 2,5 pct. af medarbejdernes og ledernes tid

svarende til ~1700 årsværk eller ~0,6 mia. kr., hvilket varierer fra 1-4 pct. på tværs af kom-

munerne. Faglig efteruddannelse udgør 2 pct. af arbejdstiden svarende til ~1400 årsværk eller

~0,5 mia. kr. med en variation på ~1-6 pct.



Praktiske opgaver, f.eks. oprydning mv., som ikke udføres sammen med børnene, fylder i

gennemsnit ca. 3 pct. af medarbejdernes og ledernes tid svarende til ~1900 årsværk eller

~0,7 mia. kr. årligt og varetages typisk af både pædagoger og medhjælpere/assistenter.



Der er relativt stor forskellighed på tværs af dagtilbud i hvor systematisk og struktureret, der

ledelsesmæssigt sker en allokering af det pædagogiske personales tid. Det vedrører både pæ-

dagogiske aktiviteter, kommunikation med forældre, faglig forberedelse og praktiske opgaver.



I forbindelse med indsatser over for børn med særlige behov gør dagtilbuddene ofte brug af

sparringsmuligheder med andre faggrupper, men der er variation på tværs af kommuner i

hvordan det tværfaglige samarbejde tilrettelægges og struktureres, og hvor høj grad af nytte

der opleves i tilbuddene.

Vurdering af praksis og udfordringer på området:



Når dagtilbud i samarbejde med forældre italesætter og etablerer klarhed om værdier, roller

og ansvar for hhv. dagtilbud og forældre, opnås der bedre muligheder for at sikre forældreop-

bakning til en effektiv tilrettelæggelse af hverdagen og dermed mere fokuseret tid sammen

med børnene.



Visse administrative processer af mindre væsentlig karakter (f.eks. indhentning af forældre-

underskrifter, og arkivering af dokumenter) tager unødigt tid for særligt ledere grundet mang-

lende digitalisering.



Møder målrettet trivsel og indsatser for de enkelte børn samt evaluering af det pædagogiske

arbejde opleves som meget værdifuldt, hvorimod koordinerende og planlæggende møder i vis-

se tilbud kan tage mere tid end nødvendigt.



Øget fleksibilitet i det tværfaglige samarbejde sikrer, at det pædagogiske personale får de

nødvendige faglige input og bruger tid på tværfaglig sparring, når der er behov for det.

Systematisering af arbejdsopgaver og -tid f.eks. ifm. praktiske opgaver og dokumentationsop-

gaver giver personalet klare rammer for den daglige pædagogiske praksis, og dermed anven-

delsen af

ATA-tiden,

så fokus kan sættes på at sikre størst muligt kvalitet i indsatsen.

Som beskrevet tidligere i afsnit 4.2.3, er dagligdagen i dagtilbuddene i høj grad bygget op omkring

nogle rutiner og tilbagevendende strukturer, som sikrer genkendelighed og tryghed for børn i dagtil-

bud. Fælles for alle dagtilbud er, at åbningstid, aflevering og afhentning af børn, frokost og eftermid-

dagsmad, samt hensyn til de mindste børns sovemønstre sætter nogle strukturelle rammer for dagen,

som den pædagogiske praksis tilrettelægges efter. Dette afsnit fokuserer på de processer og aktivite-

ter, der ikke direkte vedrører

ATA-tiden,

men som har indflydelse på hvor meget

ATA-tid,

der er til

rådighed.

151

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Tidskortlægningen i besøgskommunerne viser nemlig en vis variation i de forskellige tilbuds tidsanven-

delse og dermed deres måde at tilrettelægge disse opgaver og aktiviteter på i løbet af en dag, eksem-

pelvis i forhold til forældrekontakten, afholdelse af daglige møder, og praktiske opgaver. En optimering

af tiden brugt på disse opgaver kan være med til frigøre mere

ATA-tid,

hvilket vil blive gennemgået i

de følgende afsnit.

4.6.1

Forældresamarbejde

Personalet dedikerer meget tid til forældrekontakt og -samarbejde og bruger i gennemsnit 7 pct. af

arbejdsugen på dette svarende til ~4.400 årsværk eller ~1,6 mia. kr. årligt. En del af denne forældre-

kontakt foregår dog, mens der er børn rundt om forældrene. Dagtilbuddenes kontakt til forældrene i

relationen til forældresamarbejdet omfatter (i) dialog ifm. aflevering og afhentning, (ii) alle former for

skriftlig kommunikation til forældre, (iii) ad hoc telefonisk kontakt og skriftlige beskeder, (iv) forældre-

samtaler, (v) deltagelse i fælles arrangementer, og (vi) opgaver relateret til dagtilbudsbestyrelse og

evt. lokale forældreråd.

Et tæt forældresamarbejde er ikke alene en del af dagtilbudsloven men også en forudsætning for det

pædagogiske arbejde i tilbuddene og en essentiel del af kerneopgaven. Derfor bør kontakt til forældre-

ne i forbindelse med forældresamarbejdet ikke nedprioriteres, selvom det er en af de tidskategorier,

der tager mest tid i hverdagen udover den direkte

ATA-tid.

Men tidskortlægningen viser, at der tilsyne-

ladende er en sammenhæng mellem de dagtilbud, som har arbejdet aktivt med at fokusere kontakten

til forældre i relation til forældresamarbejde og et lavere tidsforbrug på opgaven.

Det kan ses af tidsopgørelserne på kommuneniveau (se figur 57 nedenfor), at to kommuner, hvori flere

tilbud har arbejdet aktivt med at fokusere forældrekommunikationen og nedbringe tiden brugt på prak-

tiske beskeder, faktisk har en lavere tidsanvendelse end andre på den mundtlige og skriftlige forældre-

kommunikation. Flere af de interviewede tilbud havde optimeret den daglige kontakt f.eks. i situatio-

nen omkring aflevering/afhentning blandt andet ved at anvende digitale kommunikationsplatforme,

lære forældrene at bruge dem, sætte klare retningslinjer for den daglige kommunikation og forklare,

hvordan den frigjorte tid omsættes til yderligere tid sammen med børnene.

Figur 57 Eksempel på kommune der har arbejdet aktivt med at fokusere forældrekommunikationen

Tidsanvendelsen i en gennemsnitlig uge på tværs af alle medarbejdergrupper

Gennemsnitlig tidsforbrug per uge i procent, vægtet gns*, N = 114

Samtaler, rådgivning og aktiviteter med forældre

Generel skriftlig information til forældre (fx på Intranet)

11%

Gns.

10%

Kommune 10

Kommune 9

Kommune 1

Kommune 7

Kommune 11

Kommune 12*

Kommune 8

* Vægtet med den procentvise fordeling af medarbejdergrupper i besøgte kommuner

Note: I både kommune 9 og 10 har flere af de besøgte tilbud udtalt, at de aktivt har brugt tid på at forklare forældre, hvordan digital kommunika-

tion sparer tid, og hvorfor personalet hellere vil modtage beskeder gennem disse redskaber end i morgen/eftermiddagstiden

Kilde: Workshops, interviews, KRL årsværk og sygefraværsdata, Rambøll/QVARTZ analyse

Samtidig ses, at begge kommuner naturligt bruger lidt mere tid på den skriftlige information via intra-

net, da en del af kommunikationen er flyttet til den digitale platform. Forældre-surveyen viser dog, at

152

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

95 pct. af forældrene foretrækker at modtage information om dagligdagens aktiviteter og den pæda-

gogiske praksis i deres barns dagtilbud mundtligt. Dette er en udfordring for dagtilbuddene i forhold til

at gøre kommunikationen mere digital. Ikke desto mindre viser forældre-surveyen også, at kommune

9 og 10, som netop håndterer en del kommunikation digitalt, generelt opfylder forældrenes behov i

forhold til, hvordan informationen modtages

. Dette tyder på, at der er mulighed for at reducere tids-

forbruget på denne del af kerneopgaven ved at fokusere forældrekommunikationen uden at miste kva-

liteten i forældrekontakten.

For nogle administrative opfølgningsopgaver i relation til forældrene opleves arbejdsgangene som unø-

digt tidskrævende, hvilket kan skabe frustration. Eksempelvis udsendelse af påmindelser til forældre

eller indsamling af forældreunderskrifter til diverse dokumenter (f.eks. PPR indstilling, sprogvurdering

og handlingsplan). For mange ledere er det f.eks. stadig en manuel proces at printe papirer, udlevere

dem til forældre, følge op på at begge forældre skriver under på det pågældende dokument og scanne

ind igen, inden det kan sendes videre til rette vedkommende. Selvom det ikke er en stor tidspost, ta-

ger denne manuelle proces mere tid end nødvendigt og flere ledere peger på, at processen kunne ef-

fektiveres ved at være mere digital.

Vurdering af tilrettelæggelsen af forældresamarbejde

Klarhed om roller og ansvar giver bedre mulighed for fokuseret tid med børnene:

Ram-

bøll/QVARTZ vurderer, at tilbud, der i samarbejde med forældre har etableret klarhed om værdier,

roller og ansvar for samarbejdet mellem dagtilbud og forældre, har bedre muligheder for at sikre for-

ældreopbakning til en fokuseret tid sammen med børnene og dermed en effektiv tilrettelæggelse af

den pædagogiske praksis. En klar kommunikation om, hvordan daglige beskeder og samarbejdet gene-

relt kan tilrettelægges bedst muligt for at sikre børnenes udvikling, vil medvirke til at forklare forældre,

hvilke prioriteringer, forældre og dagtilbud i fællesskab skal lave i forhold til pædagogernes tid.

Kadence og mængde af information til forældre kan med fordel optimeres:

Et velfungerende

forældresamarbejde understøtter samtidig en effektivisering og fokusering af den løbende kommunika-

tionsindsats over for forældre ift. hvilken information, der er tilgængelig ad hvilke kanaler og med hvil-

ken kadence.

Brug af digitale platforme til forældrekommunikation reducerer tid brugt på generel infor-

mation:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at en mere effektiv brug af intranet og digitale redskaber i dagtil-

buddene (f.eks. skærme til komme/gå-registrering og beskeder om ferie, afhentning mv.) kan fokuse-

re den mundtlige kommunikation til at omhandle barnets trivsel og udvikling.

Mindre administrative processer kan optimeres:

Administrative processer bør udføres mest effek-

tivt og kan optimeres ved hjælp af digitale redskaber, som gør arbejdet mere automatiseret.

4.6.2

Mødeaktiviteter

Mødeaktiviteter udgør i gennemsnit 2,5 pct. af medarbejdernes og ledernes tid svarende til ~1700

årsværk eller ~0,6 mia. kr. årligt, hvilket varierer fra 1-4 pct. på tværs af besøgskommunerne. Variati-

onen indikerer, at nogle kommuner holder færre eller mere effektive møder end andre, da de anvender

mindre tid på mødevirksomhed.

Overordnet set kan medarbejdernes interne møder inddeles i tre forskellige typer alt efter hvilke med-

arbejdere, der deltager:

Stuemøder, pædagog- eller medhjælpermøder,

personalemøder.

Betegnel-

sen

stuemøder

dækker over møder afholdt mellem pædagoger, medhjælpere, assistenter og andet

pædagogisk personale tilknyttet den samme stue, børnegruppe, afdeling eller team og navnet kan

variere fra tilbud til tilbud afhængigt af tilbuddets interne organisering.

Pædagogmøder

eller

medhjæl-

permøder

dækker, som betegnelsen antyder, over møder, hvor alle medarbejdere på tværs af stu-

Forældre i kommune 9 og 10 angiver, at de foretrækker at modtage information om dagligdagen via intranet/opslagstavle og at

institutionen lever op til deres forventning om at modtage information.

153

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

er/grupper/teams fra den pågældende personalegruppe deltager.

Personalemøder

involverer alle an-

satte i tilbuddet og er dermed det største mødeforum. Da der er variation i dagtilbuddenes mødestruk-

tur og størrelse, vil man nogle steder arbejde med pædagogmøder og medhjælpermøder eller ligefrem

afdelingsmøder og andre steder ikke.

Stuemøder

afholdes med meget varierende kadence på tværs af tilbud. På tværs af de besøgte tilbud i

kulegravningsanalysen er stuemøder blevet afholdt lige fra en gang om ugen eller hver anden uge til

en gang om måneden. Kadencen afhænger mere af tilbuddets og lederens præference end af størrelse

på tilbuddet eller anden variation i organiseringen. Fælles for dem alle er dog, at de afholdes i tidsrum,

hvor personalet fra en af de andre stuer kan dække af, f.eks. mens børnene er på legepladsen. Til

disse møder ligger stuens personale en plan for den kommende måneds/periodes pædagogiske aktivi-

teter og evaluerer eventuelt på tidligere forløb. En del af tiden bruges også på at tale om indsatser for

udvalgte børn og gennemgå vurderingsredskaber såsom trivselsskemaer, sprogvurderinger eller andre

udviklingsskemaer for enkelte børn for at få et helhedsindtryk af barnet baseret på flere observationer.

Pædagogmøder eller medhjælpermøder

for de enkelte personalegrupper har fokus på den interne spar-

ring mellem eksempelvis pædagogerne angående håndtering af enkelte børn eller situationer samt

koordinering og erfaringsudveksling i forhold til de daglige voksenstyrede aktiviteter. Det er ikke alle

dagtilbud, der afholder disse møder, og det vil typisk afhænge af størrelsen på tilbuddet, om der er

yderligere behov for koordinering på tværs af medarbejdergruppen.

Personalemøder

afholdes som regel en gang om måneden eller 8-10 gange om året, hvor der diskute-

res nye tiltag på arbejdspladsen samt en række personaleforhold om f.eks. fravær, trivsel, arbejdsmiljø

og rekruttering. Herudover anvendes møderne til koordinering på tværs af stuer.

Vurdering af tilrettelæggelsen af mødeaktiviteter

Møder målrettet pædagogisk faglige mål giver gode muligheder for sparring:

Pædagoger ople-

ver de møder, som omhandler trivsel og indsatser for de enkelte børn samt evaluering af det pædago-

giske arbejde, som meget værdifulde for udviklingen af børnene og den pædagogiske praksis, da der

her er fokus på den kollegiale refleksion og sparring. Disse temaer tages ofte op under

stuemøder,

pædagogmøder

eller

medhjælpermøder

og det er her, personalet har mulighed for skabe professionelle

læringsfællesskaber, evaluere på deres arbejde og modtage faglige input fra deres kollegaer.

Udbyttet af møder varierer i høj grad mellem tilbud:

Interviews i besøgskommunerne afdækker,

at der er stor forskel på det opnåede udbytte af møder (herunder personalemøder, stuemøder, afde-

lingsmøder etc.), som i nogle tilbud opleves at tage mere tid end nødvendigt, særligt når møderne er

af mere planlæggende og koordinerende karakter. Det er som nævnt ovenfor den faglige sparring, der

opleves mest værdifuld, og flere interviewede medarbejdere og ledere oplever, at mødetiden brugt på

koordinering og information kan reduceres ved at give denne information på anden vis. Ram-

bøll/QVARTZ vurderer på den baggrund, at der er rum for at optimere praksis og indhold for møderne,

så de bliver gjort mere relevante for medarbejderne. Derudover vurderes det, at mødekadencen med

fordel kan tages op til genovervejelse i de tilbud, der f.eks. afholder ugentlige møder for at sikre, at

møderne udfylder et behov og tiden bruges optimalt.

4.6.3

Kompetenceudvikling

Faglig efteruddannelse udgør 2 pct. af arbejdstiden for medarbejdere og ledere svarende til ~1400

årsværk eller ~0,5 mia. kr. med en relativt stor variation på ~1-6 pct. mellem besøgskommunerne.

Generelt er personalet glade for den faglige efteruddannelse, som på nuværende tidspunkt ikke fylder

meget af arbejdstiden for den gennemsnitlige medarbejder og heller ikke opleves at fylde meget af

medarbejderne. Majoriteten af det interviewede personale vurderer selv, at de ikke får nok mulighed

for at efteruddanne sig og højne deres faglighed og efterspørger mere tid i hverdagen til efteruddan-

nelse. Samtidig afslører flere interviews fra kommunebesøgene, at ikke alle former for kompetenceud-

viklinger bringer lige stor værdi for alle medarbejdere. F.eks. oplever nogle medarbejdere i de besøgte

kommuner at skulle deltage i obligatoriske kurser, som ikke bidrager med viden, den pågældende

medarbejder ikke allerede besidder.

154

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Kulegravningsanalysen identificerer dermed på to holdninger blandt det pædagogiske personale vedrø-

rende kompetenceudvikling; et ønske om at modtage mere efteruddannelse, men samtidig ikke bruge

unødig tid på irrelevante kurser. Det vil sige, at der ses et behov for at sikre, at personalet modtager

mere

relevant

efteruddannelse.

Generelt har kurser, der understøtter den samlede strategi og de fælles fokusområder i kommunen,

vist sig at give høj værdi for medarbejderne, da det sikrer en fælles forståelse på tværs af dagtilbud.

Her er f.eks. tale om kursusforløb, der uddanner personalet i en fælles tankegang, som udspringer af

den kommunale strategi. Dette er observeret i to ud af syv besøgskommuner, som har udviklet et

kursusforløb bundet op på den kommunale strategi og uddanner personalet i formålet med kommu-

nens prioriteter og fokusområder, samt hvordan man ønsker at arbejde med børnenes udvikling inden

for disse prioriteter. Disse kursusforløb er meget værdsat af personalet, som oplever, at de opnår en

større forståelse for prioriteterne og hvorfor der arbejdes med dem.

Der ses dog i alle kommuner lokal variation i udbyttet af kurser, og hvor relevant det pågældende kur-

sus er for tilbuddet eller den enkelte medarbejder – særligt generelle kurser om f.eks. pædagogik,

pædagogiske metoder eller forældresamarbejde. Eksempelvis hvis man i nogle institutioner allerede

har opkvalificeret personalet til dette, hvorfor det nye kursus giver begrænset yderligere værdi. Dette

taler for at indføre større valgfrihed for den enkelte pædagogiske leder og de enkelte medarbejdere i

forhold til, om de udbudte kurser og typer af efteruddannelse er relevante, og ikke blot gøre alle kurser

obligatoriske. Større valgfrihed for den enkelte leder og medarbejder vil sikre, at tid brugt på kompe-

tenceudvikling udnyttes optimalt, og at medarbejdere kommer på de kurser, de har brug for, og som

bringer værdi.

Vurdering af tilrettelæggelse af kompetenceudvikling

Kursusudbud og kompetenceudvikling kan med fordel fokusere mere på den kommunale

strategi:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at kommunerne med fordel kan designe et kursusforløb, der

uddanner personalet i formålet med den samlede kommunale strategi og mål og værktøjer til at opnå

denne for at sikre konsistens og skabe en fælles forståelse blandt alle dagtilbud.

Flere kurser bør i højere grad være et tilbud end obligatoriske:

Rambøll/QVARTZ vurderer der-

udover, at en øget valgfrihed ift. mere generelle kurser blandt både ledere og medarbejdere vil sikre,

at personalet anvender deres tid optimalt og kun deltager i kurser, der er meningsfulde for det pågæl-

dende tilbud. Derfor bør kommuner i højere grad synliggøre konsekvenserne i forhold til reduktion af

ATA-tid

forud for vedtagelsen af obligatoriske kursusaktiviteter for at sikre, at alle fordele og ulemper

er taget i betragtning, inden det besluttes at gøre et kursus obligatorisk.

4.6.4

Organisering af ressourcer

Der er relativt stor forskel på tværs af dagtilbud i hvor systematisk og struktureret ledelsen allokerer

det pædagogiske personales tid. Udenfor

ATA-tiden

gælder dette primært de praktiske opgaver, skrift-

lige pædagogiske aktiviteter, og den faglige forberedelse. For lederne er der ligeledes nogle admini-

strative opgaver, som tager meget tid på grund af manglende optimering af personaletiden.

Pædagogisk personale inkl. ledere bruger i gennemsnit ~3 pct. af deres tid på praktiske opgaver (med

en variation på 1-5 pct. mellem de kommunale gennemsnit), som ikke udføres sammen med børnene

svarende til ~1900 årsværk eller 0,7 mia. kr. årligt. Denne tidsanvendelse varierer for pædagoger og

medhjælpere/assistenter fra ~1-6 pct. (se appendiks 5.7.2.O og 5.7.2.S), mens forskellen for dagple-

jere er endnu højere fra 6-19 pct. (se appendiks 5.7.2.X). Variationen afhænger typisk af, om pæda-

gogerne f.eks. selv står for at klargøre formiddags- eller eftermiddagssnacks, eller om dagtilbuddet har

ansat en køkkenhjælp. Flere af de praktiske opgaver i tilbuddene udføres allerede sammen med børne-

ne og gøres dermed til

ATA-tid,

men der er fortsat opgaver, som ikke er ligeså meningsfulde eller ef-

fektive at løse sammen med børnene (f.eks. at forberede snacks, arbejde i køkkenet, ordne vasketøj).

Når disse praktiske opgaver skal løses, tages tiden fra personalets

ATA-tid,

og for mange pædagoger

155

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

opleves de praktiske opgaver ikke som relevant arbejde for kerneopgaven

. Som tidskortlægningen

viser, er de praktiske opgaver i mange dagtilbud ligeligt fordelt mellem pædagoger og medhjælpe-

re/assistenter, da man i mange af de besøgte dagtilbud har tilrettelagt hverdagen ud fra den tilgang,

at pædagoger og medhjælpere/assistenter kan varetage de samme opgaver og ikke ser nogen grund

til at lave en opdeling af arbejdsopgaven (jf. afsnit 4.2.1). I dagtilbud, som inden for eksisterende

budget omprioriterer midler dedikeret til praktisk hjælp, oplever pædagogerne at få mere fokuseret tid

sammen børnene, og at deres tid er bedre brugt.

Som beskrevet i afsnit 4.4.3 vedr. dokumentationsopgaver, bruger pædagoger 3 pct. af deres tid på

dokumentationsopgaver for børnegruppen og det enkelte barn (se også appendiks 5.7.2.M), hvor de er

nødt til at gå væk fra børnene. En mere struktureret dokumentationspraksis kan være med til at sikre

mere tidseffektiv dokumentation. Denne struktur kan f.eks. opnås ved at planlægge et fast tidspunkt til

forberedelse på måneden for hver pædagog, samt arbejde med "planlagt ad hoc-tid”, hvor det er sat i

system, hvem som har ret til at gå fra i legepladstiden, såfremt det passer den dag. I flere af de be-

søgte kommuner har denne form for struktur vist sig at hjælpe pædagogerne med at planlægge deres

tid, skabt klarhed over, hvornår man kan "gå-fra" med god samvittighed og fjernet noget af frustratio-

nen over at føle sig bagud med sine opgaver. Andre institutioner har gode erfaringer med at uddelege-

re ansvarsområder i hente/bringe-situationen, så ikke flere pædagoger går til og fra stuen på samme

tid i disse perioder. Baseret på kommunebesøgene ses en tendens til at pædagogernes hverdag kan

struktureres bedre i dagtilbud, hvor lederen som en del af sin ledelsesopgave hjælper pædagogerne

med at strukturere hverdagen.

Et andet aspekt af organiseringen af ressourcer vedrører den tid, ledere bruger på planlægning af for-

hold vedrørende mødetider og ferie, som de bruger 6 pct. af deres arbejdstid på. Tidsforbruget drives

dels af koordinering af de varierende personaletider, der giver komplekse vagtskemaer, udfordringer i

forældrekoordineringen vedrørende ferieplanlægning, samt sygefravær, der skaber behov for vikar-

dækning. Under temaet ressourceorganisering er det primært de varierende personaletider, der påvir-

ker lederens tid brugt på vagtplanlægning, eftersom forældrekoordineringen tilgodeses gennem bedre

rammer for samarbejdet jf. underafsnit 4.6.1, mens sygefravær og dermed behovet for vikardækning

afhjælpes med forslag 3.1 jf. afsnit 4.5 om styring. I to ud af syv besøgskommuner har flere institutio-

ner aktivt valgt kun at arbejde med fuldtidsansættelser, fordi de har oplevet, at det letter det admini-

strative og koordinerende arbejde ift. vagtplanlægningen og desuden sparer lederen tid.

Vurdering af organisering af pædagogressourcer

Systematisering af tid til skriftligt arbejde skaber bedre rammer for hverdagen:

Ram-

bøll/QVARTZ vurderer, at når lederen hjælper pædagogerne med at planlægge og strukturere den tid,

der er tilgængelig, og sætter i system, hvornår det er muligt at bruge tid på de skriftlige pædagogiske

opgaver, giver det mulighed for større fordybelse i det faglige arbejde og udvikling af den pædagogiske

praksis, og medvirker til, at personalet føler sig mindre stressede over opgaverne.

Allokering af ressourcer til praktisk hjælp bringer mere faglighed ind i arbejdet med børne-

ne:

Der bør ske en omprioritering eller omorganisering af ressourcer til at varetage de praktiske opga-

ver, som ikke effektivt kan løses sammen børnene som en del af den pædagogiske praksis. Dette kan

enten ske ved at fordele opgaver mellem pædagoger og medhjælpere/assistenter anderledes eller ved

inden for lønrammen at ansatte udefrakommende hjælp til de praktiske opgaver, som f.eks. udføres i

slutningen af dagen. Det er en afvejning den daglige leder må tage i forhold til hvilken arbejdskultur og

niveauforskel, han eller hun ønsker at have mellem medarbejdere i tilbuddet, og hvordan det modsva-

res af den tid, pædagogerne potentielt kunne være sammen med børnene, hvis nogle mere praktiske

opgaver blev taget fra dem.

For dagplejeren er de praktiske opgaver en essentiel del af hverdagen, og de foregår typisk inden børnene ankommer, efter de er

blevet hentet eller mens de sover. Dagplejeren udnytter dermed allerede sin tid, men oplever også at grænserne mellem "at være på

arbejde" og "at være hjemme" bliver mere flydende.

156

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Øget personaletid kan medføre en bedre kapacitetsplanlægning:

En af lederens udfordringer i

forbindelse med vagtplanlægning kan afhjælpes ved et øget ledelsesfokus på at tilbyde fuldtidsstillinger

frem for deltidsstillinger. Dette vil reducere omfanget af varierende personaletider og dermed gøre det

nemmere at lægge et vagtskema, da der er færre timetalsregnestykker, der skal gå op.

4.6.5

Tværfagligt samarbejde

Deltagelse i tværfagligt samarbejde

udgør i gennemsnit 0,2 pct. af medarbejdernes og ledernes tid

svarende til ~140 årsværk eller ~50 mio. kr. årligt, hvilket varierer fra 0,1-0,4 pct. på tværs af be-

søgskommunerne.

De tværfaglige møder med f.eks. talepædagog, motorikpædagog, fysioterapeuter eller sundhedsplejen

fokuserer på børn med særlige behov og kan enten afholdes som åben sparring om anonyme børn eller

særskilte møder med fokus på det enkelte barn, hvor forældrene enten deltager eller orienteres herom.

De fleste kommuner tilrettelægger samarbejdet således, at der er fastlagt nogle tværfaglige møder

med vis kadence, som pædagoger kan vælge at benytte sig af. Der er imidlertid en vis variation på

tværs af kommuner i hvor høj grad af nytte, der opleves i tilbuddene. I en række kommuner afholdes

tværfaglige møder om anonyme børn med en fast kadence f.eks. hver anden eller tredje måned, hvor

pædagoger kan dukke op, hvis de har brug for sparring på det pågældende tidspunkt. Andre kommu-

ner har indført mere fleksibilitet i, hvornår et tværfagligt team kan bookes til møder mere ad hoc og

efter behov.

I forbindelse med de tværfaglige møder deles der også data og dokumenter på tværs af faggrupper, og

nogle af de besøgte tilbud pegede på, at denne administrative proces med fordel kan effektiviseres ved

at gøre delingen mere digital. For mange ledere er det stadig en manuel proces at skulle sende eller

maile sprogvurderinger, PPR ansøgninger, trivselsvurderinger og lignende rundt til de forskellige rele-

vante parter og sikre sig, at de rette personer har modtaget informationen. Selvom det blot handler

om nogle minutter for lederen i løbet af en uge, er det en manuel arbejdsgang, der med fordel kan

effektiviseres og dermed gøre lederen mere komfortabel med, at alle har modtaget den information, de

skal have.

Vurdering af tilrettelæggelsen af tværfagligt samarbejde

Øget fleksibilitet i det tværfaglige samarbejde er at foretrække:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at

en højere grad af fleksibilitet bidrager til et effektivt tværfagligt samarbejde (jf. afsnit 4.5.3.4 vedr.

tværfagligt samarbejde som styringsredskab) og sikrer, at det pædagogiske personale får de nødven-

dige faglige input og bruger tid på tværfaglig sparring, når der er behov for det. En af besøgskommu-

nerne i kulegravningsanalysen har indført tværfaglige samarbejdsmøder, som kan bookes efter behov

og kun involverer de faggrupper, som er relevante for problemstillingen (se lovende praksis E neden-

for).

Lovende praksis (E) || Let adgang til tværfaglige kompetencer

En kommune i kulegravningsanalysen har indført et formaliseret koncept for tværfaglige samar-

bejdsmøder, hvor de relevante fagpersoner (tale- hørepædagog, sundhedsplejerske, socialrådgiver,

fysioterapeut, m.fl.) kan indkaldes til møde om bekymringer hos et barn efter behov. Møderne

bookes ad hoc med de relevante fagpersoner og følger dermed ikke en fast kadence, hvor alle fag-

personer er tilgængelige på bestemte tidspunkter. Pædagogerne udtrykker begejstring for det nye

koncept, da det betyder, at de ikke oplever lange ventetider på faglig sparring, men i stedet ople-

ver at faggrupperne står til rådighed, når der er behov for det. Der er meget faste rammer for

hvordan møderne foregår, da formål, dagsorden, mødeleder og referatskrivning er beskrevet i et

fælles koncept, og der er udviklet idékatalog til mødernes indhold. Konceptet sikrer, at der er fast

form på møderne, samtidig med at dagtilbuddene har let og fleksibel adgang til faglig sparring.

Ved tværfagligt samarbejde forstås samarbejde om tidlig indsats og sundhed, ikke samarbejde om overgange med indskolingspæ-

dagoger og -lærere.

157

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Datadeling kan med fordel optimeres:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at en fælles digital løsning til

deling af dokumenter og informationer såsom vurderingsredskaber, referater fra møder med forældre

eller andre faggrupper samt eventuelle PPR indstillinger kan gøre det hurtigere og nemmere for dagtil-

buddene både at finde barnets historik og sikre, at de relevante faggrupper har modtaget de informati-

oner, de skal. Løsningen bør sikre, at faggrupper kan til- og fravælges i delingen af data, så data kun

deles med de relevante parter. Her er udelukkende tale om dokumenter, der alene vedrører indsatser i

dagtilbuddene og ikke sociale problemstillinger (f.eks. underretninger).

4.6.6

Forbedringsforslag

Arbejdstilrettelæggelsen i tilbuddene er afgørende for, hvorvidt medarbejderne anvender deres tid på

den mest hensigtsmæssige måde. Dette afsnit har fokuseret på de aktiviteter og processer, der skaber

rammerne for den pædagogiske praksis og influerer hvor meget

ATA-tid,

der er til rådighed, for at

undersøge om der herigennem kan frigøres mere tid til

ATA-tid.

I nogle kommuner anvendes mindre

tid på en række opgaver, hvilket indikerer, at der også er et potentiale for at frigøre mere tid til børne-

ne for andre kommuner og tilbud.

Inden for området

bedre arbejdstilrettelæggelse

(se figur 58A, 58B og 58C) fremsættes, på baggrund

af ovenstående vurderinger, otte anbefalinger til forbedringer, som samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~0,5-0,9 procentpoint. Dette svarer til at flytte ~360-620 årsværk til den pædagogiske kerneop-

gave. I lønkroner er det ~140-220 mio. kr. årligt svarende til ~11-18 pct. af omkostningsbasen på

~1,2 mia. kr.

Figur 58A Forbedringsforslag || Arbejdstilrettelæggelse (1/3)

Forslag

Hovedobservationer

•

Medarbejderne og lederne

dedikerer meget tid til

forældrekontakt og -samarbejde og

bruger i gennemsnit 7 pct. af deres

tid på dette.

Visse kommuner bruger væsentligt

mere tid på forældrekontakt og

tidsanvendelsen for pædagoger

varierer fra 6-13 pct. på tværs af

kommunerne.

En del tiden går med beskeder fra

forældre og koordinering af

forældresamarbejde, men også

information til forældre om de

daglige aktiviteter.

•

Vurdering

Klarhed om roller og ansvar

vurderes at give bedre mulighed for

fokuseret tid med børnene.

Kadence og mængde af information

til forældre kan med fordel

optimeres.

Brug af digitale platforme til

forældrekommunikation vurderes at

kunne reducere tid brugt på generel

information.

Det vurderes, at mindre

administrative processer med fordel

kan optimeres.

Forslag (løftestænger)

•

Fastsæt tydelige

rammer for

forældresamarbejdet,

så der er

fælles klarhed om hinandens roller

og ansvar.

Digitalisér daglig

billeddokumentation

og brug

intranet samt evt. en fysisk skærm

i dagtilbud til fremvisning af

billeder.

Sæt klare rammer for

løbende

kommunikation.

Indfør

online booking

af årlige

forældresamtaler.

"Uddan"

forældre til at anvende

intranet ved at understøtte dem

med digitale udfordringer.

Implementér

brug af digitale

underskrifter

(NemID) ved f.eks.

at implementere NemID-løsning i

intranettet eller at udsende

dokumenter via borger.dk. Brug af

borger.dk vil betyde, at forvaltning

skal udsende

indstilling/ansøgning/vurdering til

forældrene og en NemID-løsning i

via intranettet vurderes derfor at

være mest hensigtsmæssig af de to

løsningsmuligheder

Potentiale

4.1 -

Styrk

forældre-

samarbejde

gennem tydelig

kommunikation

og rammer for

samarbejde

•

83-105

•

Årsværk

•

37-47

Mio. kr.

•

4.2 -

Let

forældre-

underskrifter

ved at tillade

NemID

Der bruges unødvendig tid i

dagtilbuddene på at printe, sende

og scanne dokumenter samt vente

og følge op på underskrifter hver

gang forældre skal skrive under på

en indstilling, vurdering eller

beskrivelse af barnet.

•

Nogle administrative

opfølgningsopgaver i relation til

forældrene kan effektiviseres og

dermed kræve mindre tid i

hverdagen

•

Kvanti-

ficeres

ikke

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

158

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 58B Forbedringsforslag || Arbejdstilrettelæggelse (2/3)

Forslag

Hovedobservationer

•

Faglig efteruddannelse udgør 2 pct.

•

af arbejdstiden for medarbejdere og

ledere med en relativt stor variation

på ~1-6 pct. ml. kommuner

Kursusforløb der understøtter den

samlede strategi og de fælles

fokusområder i kommunen har vist

•

sig at give høj værdi for

medarbejderne, da det sikrer en

fælles forståelse på tværs af

dagtilbud

Der ses dog lokal variation i

udbyttet af kurser for den enkelte

medarbejder eksempelvis hvis man

allerede har opkvalificeret

personalet og det nye kursus giver

begrænset yderligere værdi

Der på tværs af dagtilbud er

relativt stor forskel på, hvor

systematisk og struktureret,

allokeringen af det pædagogiske

personales tid ledelsesmæssigt

sker.

Flere tilbud har gode erfaringer

med at uddelegere ansvarsområder

i hente/bringe-situationen samt at

planlægge, hvornår pædagoger kan

gå til og fra opgaver.

Pædagogerne udfører i dag mange

steder en række praktiske opgaver

såsom rengøring, vaskeri og

køkkentjans, som ikke er optimal

brug af pædagogernes tid.

•

Vurdering

Det vurderes, at kursusudbud og

kompetenceudvikling med fordel

kan fokusere mere på den

kommunale strategi for at skabe en

fælles forståelse blandt alle

dagtilbud

En øget valgfrihed ift. mere

generelle kurser blandt både ledere

og medarbejdere vil desuden sikre,

at personalet anvender deres tid

optimalt og kun deltager i kurser,

der er meningsfulde for det

pågældende tilbud

Forslag (løftestænger)

•

Prioritér kursusudbud

så det

matcher strategi og mål gennem

en transparent vurdering af

omkostninger versus behov.

Øg valgfriheden hos lederne

ift.

om de vurderer det relevant

og/eller meningsfyldt ift. deres

faglige målsætninger, at deres

personale deltager i udbudte kurser

fra kommunens side af, og

synliggør i den forbindelse hvilke

kurser, der er obligatoriske og

hvilke, der ikke er.

Potentiale

•

4.3 –

Forbedre

strategisk

planlægning af

kompetenceud

vikling

•

Kvanti-

ficeres

ikke

•

4.4 –

Systematik og

optimering i

organisering af

personaleresso

urcer

•

Det vurderes, at systematisering

af tid til skriftligt arbejde skaber

bedre rammer for hverdagen.

Tilbuddene kan med fordel

allokere ressourcer til praktisk

hjælp, da det bringer mere

faglighed ind i arbejdet med

børnene.

•

Kommunen bør understøtte

dagtilbuddene i at sikre effektive

rammer for planlægning og

styring af arbejdstiden

ved at

afdække og udbrede gode

ledelsespraksisser til at skabe

overblik over arbejdet og styre

personaleressourcer.

Planlæg og uddeleger

ansvarsområder og opgaver

mellem medarbejderne.

Omprioritér lønbudget

til at

inkludere assistance til at varetage

praktiske opgaver på f.eks. 10-15

timer om ugen (per institution).

182-324

Årsværk

43-77

Mio. kr.

•

4.5 –

Målret

den lokale

møde-

afholdelse

•

I dag bruges i gennemsnit 2,5 pct.

•

af medarbejdernes tid på

mødeafholdelse, hvilket varierer fra

1-4 pct. mellem kommunerne.

Det pædagogiske personale

deltager løbende i en række

interne møder, der forgår i

forskellige grupper i dagtilbuddene.

Nogle dagtilbud har både

•

stuemøde, afdelingsmøde,

pædagogmøde og fælles

personalemøde afhængigt af

institutionens størrelse.

Det vurderes, at der er stor forskel

på det opnåede udbytte af møder

(herunder personalemøder,

stuemøder, afdelingsmøder etc.),

som for nogle opleves at tage mere

tid end nødvendigt, når møderne er

af mere planlæggende og

koordinerende karakter.

Rambøll QVARTZ vurderer, at

møder, som omhandler trivsel og

indsatser for de enkelte børn samt

evaluering af det pædagogiske

arbejde, er meget værdifulde for

udviklingen af børnene og den

pædagogiske praksis (fx stuemøder

og pædagogmøder).

•

Det vurderes, at en fælles digital

løsning til deling af dokumenter

og informationer såsom

vurderingsredskaber, referater

fra møder med forældre eller

andre faggrupper samt eventuelle

PPR indstillinger kan gøre det

hurtigere og nemmere for

dagtilbuddene både at finde

barnets historik og sikre, at de

relevante faggrupper har

modtaget de informationer, de

skal.

•

Sæt

klare dagsordener

for hvert

møde, genovervej optimal

facilitering for at reducere tiden,

fastsæt max tid for møderne, og

sørg for at kun de relevante parter

deltager.

Fastsæt en bevidst

praksis for

frekvens

af møder og afprøv, om

en lavere kadence for lokale møder

er tilstrækkeligt.

Benyt

elektronisk

kommunikation

til generel

information og evt. udfordringer i

vagt- og ferieplanlægning.

51-143

Årsværk

23-64

Mio. kr.

•

4.6 –

Optimér

datadelingen

mellem

tværfaglige

instanser og

tilbud gennem

fælles

dokument-

systemer

•

Deltagelse i tværfagligt samarbejde

udgør i gennemsnit 0,2 pct. af

medarbejdernes og ledernes tid

hvilket varierer fra 0,1-0,4 pct.

Tilbud oplever at bruge unødig tid

på at indhente informationer og

sende dokumentation vedr. børn

rundt til relevante faggrupper pga.

manglende digitalisering.

Lederne og i nogle tilfælde

pædagogerne bruger i dag tid på at

sende dokumenter rundt mellem

forskellige instanser og sikre sig, at

de er kommet videre til rette

vedkommende.

•

Implementér

fælles elektronisk

mappe,

der både indeholder

skabeloner til handleplaner og

ansøgninger samt fungerer som

dokumentmappe for det enkelte

barn. Mappen skal deles på tværs

af kommune, daginstitution og

forældre og gøre brug af specifikt

og informeret samtykke til at dele

dokumenterne på tværs. Systemet

skal sikre, at faggrupper kan til- og

fravælges ved deling så data kun

deles med de relevante parter i

henhold til persondatalovgivning.

Kvanti-

ficeres

ikke

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

159

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

Figur 58C Forbedringsforslag || Arbejdstilrettelæggelse (3/3)

Forslag

Hovedobservationer

•

Deltagelse i tværfagligt samarbejde

udgør i gennemsnit 0,2 pct. af

medarbejdernes og ledernes tid

hvilket varierer fra 0,1-0,4 pct.

Det pædagogiske personale

oplever, at det er svært at få hurtig

kontakt til PPR, når der er behov

for det.

•

Vurdering

Det vurderes, at en højere grad af

fleksibilitet bidrager til et effektivt

tværfagligt samarbejde og sikrer, at

det pædagogiske personale får de

nødvendige faglige input og bruger

tid på tværfaglig sparring, når der

er behov for det.

Forslag (løftestænger)

•

Opret direkte linje

til PPR og gør

det muligt for pædagogisk

personale at tage direkte kontakt

til PPR og booke tværfaglige møder

efter behov ved at tilbyde mere

fleksible løsninger end ét

skemalagt møde med en fast

kadence.

Gør det muligt at

afholde

videomøder

med tværfagligt team

for at imødekomme akutte

opstående behov for rådgivning.

Fastlæg

én afdeling

som tager

imod henvendelser fra dagtilbud

ved behov for rådgivning omkring

børn med særlige behov.

Styrk forståelsen hos lederne for at

øge den nuværende

personaletid

(optimalt 37 timer),

da det er med til at sikre

kontinuitet.

Øg medarbejdernes mulighed for at

gå op i tid

ved at udbyde ekstra

timer til den eksisterende

personalegruppe.

Tillad vippenormering

overførselsadgang af overskud og

underskud, så styringsredskaber

understøtter kontinuitet i

personalegruppen.

Potentiale

4.7 –

Sikre

enkel adgang til

rådgivning for

børn med

særlige behov

ved at skabe

direkte

kommunikations

-linje og øget

fleksibilitet

•

Kvanti-

ficeres

ikke

•

4.8 –

Bedre

kapacitets-

planlægning

ved øget

personaletid

•

I dag er den gennemsnitlige

arbejdstid for det pædagogiske

personale varierende, og

størstedelen af personalet på

landsplan arbejder ikke 37 timer

om ugen. Dette skyldes dels

medarbejdernes ønsker, men også

dels en kultur for

deltidsansættelser på det

pædagogiske område.

Nogle tilbud arbejder kun med

fuldtidsansættelser, fordi de har

oplevet, at det letter det

administrative og koordinerende

arbejdet ift. vagtplanlægningen og

desuden sparer lederen tid.

•

Det vurderes, at udfordringer i

forbindelse med vagtplanlægning

kan afhjælpes ved et øget

ledelsesfokus på at tilbyde

fuldtidsstillinger fremfor

deltidsstillinger.

•

46-49

Årsværk

•

27-29

Mio. kr.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

160

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

4.7

Kulegravningsanalysens samlede forbedringsforslag og potentialer på dagtilbudsområ-

det

Kulegravningsanalysen har haft et skarpt fokus på tidsanvendelsen og det at frigøre tid fra opgaver,

som ikke foregår direkte sammen med børnene, og dette har været styrende for udformningen af for-

bedringsforslagene. Det har ikke været ønsket at gå på kompromis med kvalitet og økonomi i såvel

kommune som dagtilbud og eventuelle forslag, der nødvendigvis måtte føre til en kvalitetsforringelse,

er derfor sorteret fra tidligt i processen. Det er vigtigt at pointere, at tidsestimaterne ikke siger noget

om, hvilken kvalitet der ligger i tidsanvendelsen i de enkelte tilbud for de forskellige opgaver. Potentia-

ler baserer sig derfor på en kvalificeret vurdering af "best-practice" på tværs af besøgskommuner eller

observationer af, hvordan tiden i de enkelte opgaver fordeler sig, og hvor meget tid, der kan frigøres,

frem for en antagelse om, at det laveste tidsestimat er den bedste praksis.

På baggrund af kulegravningsanalysen – inden for de fire fokusområder – fremsættes i alt 19 anbefa-

linger til forbedringer på dagtilbudsområdet, der samlet vil kunne øge

ATA-tiden

med ~1,5-2,2 pro-

centpoint, så den kommer til at udgøre ~66,5-67,2 pct. af arbejdstiden, hvis de realiseres. Dette sva-

rer til at flytte ~900-1.450 årsværk fra andre opgaver til

ATA-tiden.

I lønkroner kan dette omregnes til,

at vi flytter ~350-550 mio. kr., svarende til ~1,5-2 pct. af lønbasen til

ATA-tid

med børnene.

Figur 59 Forbedringsforslag på dagtilbudsområdet

* Forbedringsforslagene er betinget af hinanden. ** Omkostningsbase er baseret på tidsmålinger i besøgskommunerne, i tilfælde hvor

forbedringsforslaget har været direkte relateret til en opgavekategori.

Note: Potentialer er opgjort som bruttopotentiale og inkluderer ikke eventuelle investeringsomkostninger

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Det er væsentligt at pointere, at potentialet for nogle forbedringsforslag vil overlappe og derfor resulte-

re i et lavere nettopotentiale. Dette gælder for forslag 1.1 og 2.1, der er tæt koblede, hvorfor potentia-

let ikke kan beregnes særskilt samt forslag 2.5 og 4.1, hvor ca. halvdelen af potentialet for forslag 2.5

potentielt set vil mindskes ved implementering af forslag 4.1 pga. en mere fokuseret tilgang til foræl-

dreinformation.

Det bemærkes, at forbedringsforslagene skal ses som isolerede bud på, hvordan der i de forskellige

medarbejdergrupper vil kunne frigøres tid. Frigørelse af tid kan også ske gennem andre tiltag, end de

her beskrevne. Der er i beregningerne ikke medregnet evt. omkostninger i forhold til investeringer i

eksempelvis IT-udstyr/understøttelse eller opkvalificering af medarbejderne. Fremadrettede overvejel-

161

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ser om implementering behandles i næste afsnit, hvor der bl.a. tages højde for konsekvenserne af

nødvendige investeringer.

4.8

Fremadrettede overvejelser om implementering

Indeværende afsnit vil beskrive overvejelser for implementeringsprocessen og hvilke forudsætninger,

der er gældende for realisering af potentialerne.

Implementeringskompleksiteten påvirker tidshorisonten for fuld gevinstrealisering, og overvejelser om

rækkefølge kan derfor med fordel bygges op om forslagenes potentialer og bindingstyper. I figur 60

nedenfor illustreres de foreslåede forbedringsforslag i forhold til deres potentialer samt bindingstyper.

Figur 60 Proces for succesfuld implementering af forbedringsforslagene

Illustration af implementeringspotentialer og bindingstyper

Høj (+200

årsværk)

Område

1. Regelfor-

enklinger

2. Mindre

dokumenta-

tion

Forbedringsforslag

1.1 Skab en sammenhængende dagtilbudsstrategi og

projektportefølje

2.1 Optimér og fokusér skriftligt arbejde ifm. kommunale mål og

indsatser.

*2.2 Systematisér lokal evalueringsmetode for læreplanstemaer

gennem idékatalog med inspirationspraksisser

2.3 Simplificér processen ifm. ressourceansøgninger til børn med

særlige behov

2.4 Optimér proces for underretninger gennem bedre

informationsdeling mhp. at reducere dobbeltdokumentation

2.5 Øg brug af mobile devices ifm. dokumentation

*2.6 Digitalisér dagplejens koordinationen af gæstebørn, ferie,

kurser, mv.

3.1 Reducér sygefravær gennem fokuseret indsats

*3.2 Indsaml lovende praksisser til et tilsynsinspirationskatalog

*3.3 Skab gode overgange mellem skole og dagtilbud gennem

målrettet og systematisk brug af data

*3.4 Stærkere ledelse og ledelsesrum

4.1 Styrk forældresamarbejde gennem tydelig kommunikation og

rammer for samarbejde

*4.2 Let forældreunderskrifter ved at tillade NemID

*4.3 Forbedr strategisk planlægning af kompetenceudvikling

4.4 Systematisér og optimér organisering af personaleressourcer

4.5 Målret den lokale mødeafholdelse

*4.6 Optimér datadelingen mellem tværfaglige instanser og tilbud

gennem fælles dokumentsystemer

*4.7 Sikre enkel adgang til rådgivning omkring børn med særlige

behov.

4.8 Bedre kapacitetsplanlægning ved øget personaletid

3.1

4.4

Potentiale

4.8

Mellem

(1-200

årsværk)

4.5

2.5

4.1

3. Effektiv

styring og

ledelse

2.1

1.1

4. Bedre

arbejdstilret-

telæggelse

2.3

2.4

Lav

(<100

årsværk)

Kutyme/

ledelsesrum

Bindingstype

Investering/

Opkvalificering

Regulering

* Der beregnes ikke potentiale for forbedringsforslaget og forslaget indgår derfor ikke i illustration

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

Som det fremgår af figur 60 ovenfor, er der anført tre overordnede bindingstyper, som hver især har

tilknyttet forhold vedrørende implementeringskompleksitet mv. Yderligere information om implemente-

ringsforudsætninger for de enkelte forslag kan findes i appendiks 5.12.2



Kutyme/ledelsesrum:

Rambøll/QVARTZ vurderer, at omkring halvdelen af de kvantificerbare for-

slag i nærværende analyse ligger inden for tilbuddenes eget ledelsesrum og derfor er umiddelbart

implementerbare. Dette drejer sig om tilbuddenes egen praksis for møder, forældresamarbejde,

strukturering af hverdagens opgaver, vagtplanlægning og nedbringelse af sygefravær. Der kan

være behov for implementeringsressourcer og en indfasningsperiode samt lokale tilpasningsbehov.



Investering og opkvalificering:

Tre kvantificerbare forslag vil kræve investeringer i udstyr samt

systemer og opkvalificering eller oplysning af medarbejdere for at realisere potentialerne, og derfor

skal det angivne potentiale holdes op imod eventuelle investeringsomkostninger, der ikke er esti-

meret her. Som illustreret i figur 60, ligger forslag 4.1 også delvist i denne kategori, da nogle løf-

testænger i dette forslag kræver mindre investeringer. Derudover vil yderligere fire ikke-

kvantificerbare forslag kræve enten investeringer i digitale systemer – herunder 2.6 vedr. dagple-

jekoordinering, 4.2 vedr. forældreunderskrifter og 4.6 vedr. datadeling – eller opkvalificering af

medarbejdere som i 2.2 vedr. opkvalificering af arbejdet med evalueringer. Ud over investeringer

og opkvalificering må der for alle forslag påregnes en implementeringsperiode samt ressourcer til

indarbejdelse i arbejdsgange m.v.



Regulering:

To forslag med kvantificerbart potentiale vil kræve ændringer af enten de kommunale

retningslinjer eller kommunale styringsmodeller for at kunne realiseres jf. figur 60. Gevinstrealise-

162

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ringen for forslag 1.1 og 2.1 er dog betingede af hinanden, da der er tale om et kombineret poten-

tiale for frigørelse af tid ved implementering af begge forslag. Ligeledes vil tre ikke-kvantificerbare

forslag kræve justeringer af styringspraksis i de enkelte kommuner – herunder 4.7 vedr. tværfag-

ligt samarbejde, 3.2 vedr. tilsyn og 3.3 vedr. gode overgange.

Som det fremgår af fordelingen af forbedringsforslag, vil stort set alle forslag kunne realiseres uden at

skulle ændre på den nuværende lovgivning. Dette hænger sammen med reguleringen på området,

hvor en relativ signifikant del af arbejdstidsanvendelsen drives af enten kommunal udmøntning og

regulering eller tilbudsfastsatte krav, jf. afsnit 4.3.1. Bindingstypen har en stor betydning for vurderin-

gen af en realistisk tidshorisont for de enkelte tiltag, jf. figur 60, men det er ikke altid direkte relateret

til tidshorisonten, da enkelte forslag f.eks. kræver involvering af andre kommunale instanser eller æn-

dring i ansættelsesforhold. Overvejelser om tidshorisonten fremgår af nedenstående afsnit, mens den

Figur 61 Potentialer opgjort i årsværk (andel af total)

Kort (0-2 år)

700-1.091 (~70%)

Mellem (2-3 år)

162-264 (~22%)

Lang (+3 år)

59-83 (~8%)

Total

921-1.437 (100%)

Kilde: Rambøll/QVARTZ analyse

skønnede gevinstrealisering fremgår af figur 61:



Kort sigt 0-2 år:

Som det fremgår af figur 61, vurderes det, at størstedelen af potentialet (70 pct.)

kan realiseres på kort sigt. Dette beror på, at forslag 3.1, 4.1, 4.4 og 4.5 vedr. hhv. sygefravær,

forældresamarbejde, strukturering af personaleressourcer og mødepraksis vil kunne implemente-

res inden for en periode på to år, da det i høj grad ligger inden for tilbuddenes egne rammer. Af de

ikke kvantificerbare forslag vurderes 3.2 vedr. tilsyn, 4.3 vedr. kompetenceudvikling og 4.7 om

tværfagligt samarbejde at kunne implementeres inden for relativt kort tidshorisont, eftersom det

alene involverer justering af eksisterende arbejdsgange og kursusudbud i forvaltningen. Derudover

forventes eventuelt potentiale fra 3.4 vedr. opkvalificering af ledere at kunne realiseres inden for

to år, da det er en mindre medarbejdergruppe, der skal opkvalificeres. Forslag 4.2 om digitale un-

derskrifter forventes at ville kræve en mindre omfattende digital løsning og er derfor mulig på kort

sigt. Flere af disse forslag kan resultere i frigjort tid, men inden for rapportens rammer har det ik-

ke været mulige at kvantificere potentialet pga. usikkerhed om størrelsen på potentialet og lav ka-

dence for opgaveudførelsen. Forslagene vil i stedet primært lette arbejdsgange og højne kvaliteten

i tilbuddene.



Mellemlangt sigt 2-3 år:

Omkring en femtedel af potentialet (22 pct.) skønnes at kunne realiseres

på mellemlangt sigt, da fire forslag er betinget af enten mere omfattende IT-investeringer eller op-

kvalificering af en større medarbejdergruppe. Forslag 2.3 kræver systemhåndtering af videodoku-

mentation og 2.5 investering i mobile devices samt undervisning heri. Forslag 2.4 kræver en æn-

dring af praksis i socialforvaltningen og oplysning af medarbejdere, og forslag 4.8 er til dels betin-

get af ansættelsesforhold, som ikke er til at ændre på over en kort tidshorisont. Forslag 2.1, som

kræver ændring i kommunale retningslinjer (regulering), er dog ikke bundet op på lovgivning eller

kommunal strategi, og derfor kan dele af potentialet fra 1.1 og 2.1 realiseres inden for to-tre år,

hvorefter det fulde potentiale opnås efter tre år. Hertil kommer de ikke-kvantificerbare forslag 2.6

og 4.6, som omhandler implementering af digitale løsninger og derfor forventes at have en lidt

længere tidshorisont. Forslag 2.2, 3.3 ang. evalueringspraksis og gode overgange forventes at ta-

163

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

ge lidt længere tid inden en god praksis er fuldt ud implementeret i tilbuddene. Disse forslag har

ikke kunne kvantificeres, idet nogle tilbud vil opleve en højere tidsanvendelse, mens andre vil op-

leve en lavere.



Langt sigt +3 år:

Det vurderes alene at være forslag 1.1, svarende til 8 pct. af det samlede poten-

tiale, som først vil kunne realiseres efter tre år, da der påkræves udformning af ny kommunal stra-

tegi og samtænkning af kommunale projekter i et strategisk perspektiv for at kunne realisere for-

slaget.

164

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

5.1

APPENDIKS

Opgavekataloger per medarbejdertyper, inkl. reguleringskoblinger

Ældre:

Se elektronisk version af appendiks 5.1.1 i Excel.

Dagtilbud:

Se elektronisk version af appendiks 5.1.2 i Excel.

5.2

Reguleringsoversigt

Ældre:

Se elektronisk version af appendiks 5.2.1 i Excel.

Dagtilbud:

Se elektronisk version af appendiks 5.2.2 i Excel.

5.3

5.4

Metodenotater over reguleringskoblinger

Eksempler på lokal implementering af national lovgivning

Ældre:

Se appendiks 5.4.1

Dagtilbud:

Se appendiks 5.4.2

5.5

5.6

Uddybende metodetilgang for kommunebesøg

Beskrivelse af beregningsforudsætninger for tidstrapper, potentialer, mv.

Metodebeskrivelse for arbejdstidsopgørelse: Se appendiks 5.6.1

Metodebeskrivelse for årsværksbase til potentialeberegninger og vægtning af tidstrapper: Se appen-

diks 5.6.2

5.7

Tidsopgørelser

Ældre:

Se appendiks 5.7.1

Dagtilbud:

Se appendiks 5.7.2

5.8

Beregningsmodeller for tidstrapper, potentialer, mv.

Tidstrapper | Ældre og Dagtilbud:

Se elektronisk version af beregningsmodel for tidsregistreringer i

appendiks 5.8.1 i Excel.

Potentialer | Ældre:

Se elektronisk version af beregningsmodel for potentialer i appendiks 5.8.2 i Excel.

Potentialer | Dagtilbud:

Se elektronisk version af beregningsmodel for potentialer i appendiks 5.8.3 i

Excel.

5.9

Uddybende oversigt over dokumentationskrav

Ældre:

Se elektronisk version af appendiks 5.9.1 i Excel

Dagtilbud:

Se elektronisk version af appendiks 5.9.2 i Excel

5.10

Detaljerede beskrivelser og vurderinger af styringsværktøjer

Ældre:

Se appendiks 5.10.1

Dagtilbud:

Se appendiks 5.10.2

5.11

Detaljerede resultater af styringssurvey samt metodetilgang

Ældre:

Se appendiks 5.11.1

Dagtilbud:

Se appendiks 5.11.2

5.12

Forbedringsforslag

Ældre:

Se appendiks 5.12.1

Dagtilbud:

Se appendiks 5.12.2

165

Kulegravninger af ældrepleje- og dagtilbudsområdet

5.13

Lovende praksisser

Ældre:

Se appendiks 5.13.1

Dagtilbud:

Se appendiks 5.13.2

166