REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 493: Spm. om kommentar til henvendelsen af 22. november 2021 til Retsudvalget fra Oluf Jørgensen om retsgrundlaget for sletning af sms’er, jf. REU alm. del

Retsudvalget 2021-22
REU Alm.del
Offentligt

Folketinget Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

DK Danmark

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

7. februar 2022

Forvaltningsretskontoret

Fie Clement Beisheim

2022-0030-7137

2297807

Besvarelse af spørgsmål nr. 493 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 493 (Alm. del), som Folketin-

gets Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 20. januar 2022.

Nick Hækkerup

Rasmus Krogh Pedersen

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 3392 3340

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

Side 1/6

REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 493: Spm. om kommentar til henvendelsen af 22. november 2021 til Retsudvalget fra Oluf Jørgensen om retsgrundlaget for sletning af sms’er, jf. REU alm. del – bilag 60, til justitsministeren

Spørgsmål nr. 493 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:

”Vil

ministeren i forlængelse af samrådet den 13. januar 2022

om journaliseringspligt for sms-beskeder kommentere henven-

delsen af 22. november 2021 til Retsudvalget fra Oluf Jørgensen

om retsgrundlaget for sletning af sms’er, jf. REU alm. del –

bi-

lag 60?”

Svar:

Justitsministeriet besvarede den 1. november 2021 spørgsmål nr. 110

(Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg, hvori ministeriet har redegjort for

offentlighedslovens regler om journalisering med særligt fokus på journali-

sering af SMS-beskeder. Det fremgår af besvarelsen bl.a., at det efter Justits-

ministeriets opfattelse i praksis generelt vil have undtagelsens karakter, at

en SMS-besked er journaliseringspligtig.

Oluf Jørgensen har i en henvendelse af 22. november 2021 til Folketingets

Retsudvalg kommenteret den nævnte besvarelse.

Justitsministeriet vil i det følgende forholde sig til hovedsynspunkterne i

Oluf Jørgensens henvendelse, idet ministeriet indledningsvist kan oplyse, at

ministeriet kan henholde sig til besvarelsen af spørgsmål nr. 110.

Oluf Jørgensen har om det nærmere indhold af offentlighedslovens doku-

mentbegreb, herunder i relation til SMS-beskeder, anført bl.a. følgende:

”Justitsministeriets

svar fremhæver et par sætninger fra lovens

forarbejder:

”….

sms-beskeder i praksis efter deres karakter som

oftest vil være så formløse, at de i almindelighed ikke vil være

at anse som dokumenter omfattet af loven.” Denne beskrivelse

af praksis passede, da Offentlighedskommissionen arbejdede

med betænkningen 2002-09, og da lovforslaget blev skrevet et

par år senere.

Dengang blev sms’er typisk brugt til helt korte

beskeder f.eks. om et mødetidspunkt eller flytning af et møde til

andet lokale. Sådanne beskeder kan slettes når som helst, fordi

de ikke handler om indholdet i en sag eller sagsbehandling og

derfor ikke er dokumenter.

Sms´er, der indgår i sagsbehandling, er dokumenter i offentlig-

hedslovens forstand. Det gælder også ministres og særlige råd-

giveres sms’er, der påvirker sagsbehandling.

Indholdet er afgø-

rende

–

ikke formen.”

Side 2/6

Justitsministeriet kan i den anledning henvise til pkt. 3.1 i svaret på spørgs-

mål nr. 110, hvori der er redegjort for offentlighedslovens dokumentbegreb.

Ministeriet kan supplerende oplyse, at svaret indeholder en gengivelse af

bemærkningerne til offentlighedslovens § 7, stk. 2, nr. 1 (jf. lovforslag nr.

144 af 7. februar 2013), hvoraf det

fremgår bl.a., at ”sms-beskeder

og e-

mails [kan] have en sådan ’formløs' karakter, at de ikke kan anses for om-

fattet af lovens dokumentbegreb. Om det er tilfældet vil bero på en konkret

vurdering af indholdet og karakteren af den enkelte sms-besked eller e-mail

sammenholdt med indholdet og karakteren af den sag, som sms-beskeden

eller e-mailen

vedrører […].

Navnlig for så vidt angår sms-beskeder bemær-

kes det, at sms-beskeder i praksis efter deres karakter som oftest vil være så

formløse, at de i almindelighed ikke vil være at anse som dokumenter om-

fattet af loven.”

Oluf Jørgensens synspunkt om, at indholdet af en SMS-besked er afgørende

for, om beskeden er omfattet offentlighedslovens dokumentbegreb, fremgår

således udtrykkeligt af bemærkningerne til offentlighedslovens § 7, stk. 2,

nr. 1, der er gengivet i svaret på spørgsmål nr. 110.

Justitsministeriet kan i øvrigt oplyse, at besvarelsen også indeholder henvis-

ninger til ombudsmandspraksis fra 2015 og til forvaltningsretlig litteratur

fra 2020, hvori der er henvist til de gengivne lovbemærkninger, herunder at

SMS-beskeder i praksis efter deres karakter som oftest vil være så formløse,

at de i almindelighed ikke vil være at anse som dokumenter.

Justitsministeriets svar på spørgsmål nr. 110 omtaler to udtalelser fra Fol-

ketingets Ombudsmand vedrørende forholdet mellem offentlighedslovens

dokumentbegreb og SMS-beskeder. Oluf Jørgensen har kommenteret mini-

steriets omtale af udtalelserne.

Oluf Jørgensen har således påpeget, at Justitsministeriet i forbindelse med

omtale af ombudsmandens udtalelse af 27. maj 2015 (FOB 2015-30) ikke

har omtalt den del af udtalelsen, hvor ombudsmanden kritiserede, at Uden-

rigsministeriet havde antaget, at fire SMS-beskeder ikke var (selvstændige)

dokumenter i offentlighedslovens forstand.

Den del af udtalelsen, som Oluf Jørgensen henviser til, handler om, at Uden-

rigsministeriet i forbindelse med behandlingen af en aktindsigtsanmodning

havde identificeret et internt dokument (en e-mail), der refererede en SMS-

Side 3/6

korrespondance (fire SMS-beskeder) mellem en tidligere udviklingsmini-

ster og den tidligere formand for en international organisation. Dokumentet

var blevet opbevaret af ministeriet som del af materiale, der indgik i en in-

tern undersøgelse, som ministeriet havde iværksat af ministeriets håndtering

af forløbet vedrørende rejsereglerne i den internationale organisation. Mini-

steriet havde afslået aktindsigt i det pågældende dokument (e-mailen) under

henvisning til, at det var internt. Ombudsmanden fandt imidlertid, at situa-

tionen mest nærliggende måtte anskues på den måde, at e-mailen ikke havde

karakter af ét dokument, men derimod en ”sammenklipning” af forskellige

dokumenter, herunder de fire SMS-beskeder. Da SMS-beskederne som

nævnt var sendt den tidligere formand for en international organisation

måtte de betragtes som eksterne i offentlighedslovens forstand. Ombuds-

manden fandt endvidere, at beskederne

–

i den sammenhæng, de her fandtes

–

opfyldte betingelserne om at være dokumenter i offentlighedslovens for-

stand.

Justitsministeriet kan oplyse, at ministeriet ikke omtalte denne del af om-

budsmandens udtalelse, fordi den navnlig ses at vedrøre spørgsmålet om,

hvordan en intern e-mail, der refererer eksterne SMS-beskeder, skal betrag-

tes i forhold til aktindsigt, og fordi den

–

i relation til dokumentbegrebet

–

vedrører en meget specifik og sjældent forekommende situation.

Oluf Jørgensen har desuden anført, at det er forvirrende, at Justitsministeriet

i forbindelse med omtale af ombudsmandens udtalelse af 1. september 2015

(FOB 2015-48) har anført, at udtalelsen ikke tager stilling til, om en konkret

SMS-besked var et dokument i offentlighedslovens forstand.

Det fremgår af ombudsmandens udtalelse i den nævnte sag, at Forsvarsmi-

nisteriet over for ombudsmanden havde beklaget, at en konkret SMS-besked

ikke var blevet journaliseret på det tidspunkt, hvor ministeriet havde be-

handlet en anmodning om aktindsigt. Den manglende journalisering havde

medført, at der ikke var blevet taget stilling til beskeden i forbindelse med

aktindsigtssagen. Ombudsmanden tilsluttede sig Forsvarsministeriets bekla-

gelse. Udtalelsen indeholder ikke oplysninger om SMS-beskedens indhold

eller en begrundelse for, hvorfor SMS-beskeden var et dokument i offent-

lighedslovens forstand, hvilket

–

som påpeget af Oluf Jørgensen

–

er en for-

udsætning for journaliseringspligtens indtræden. Efter Justitsministeriets

opfattelse er det derfor vanskeligt at udlede noget af udtalelsen om dette

spørgsmål.

Side 4/6

Oluf Jørgensen har problematiseret, at flere myndigheder har afslået at

give aktindsigt i materiale, som på afgørelsestidspunktet måtte forventes at

komme til at indgå i den kommende granskningskommission om mink

(Minkkommissionen).

Justitsministeriet bemærker herom, at Folketingets Ombudsmand i en udta-

lelse af 7. juni 2021 (FOB 2021-13) har taget stilling til netop dette spørgs-

mål. I sagen kunne ombudsmanden ikke kritisere, at Statsministeriet havde

givet afslag på aktindsigt i et presseberedskab, fordi ministeriet forventede,

at dokumentet ville komme til at indgå i Minkkommissionens undersøgelse.

Justitsministeriet har forstået de synspunkter, som Oluf Jørgensen har

fremført under overskrifterne

”Notatpligt

for afgørelsessager udvider jour-

naliseringspligten”

og ”Sagens

parter har udvidet ret til aktindsigt i afgørel-

sessager”,

således, at de bygger på en præmis om, at der blev truffet en af-

gørelse i forvaltningslovens forstand på mødet i regeringens koordinations-

udvalg den 3. november 2020.

Justitsministeriet er ikke enig i denne præmis og kan herom henvise til mi-

nisteriets besvarelse af 30. november 2021 af spørgsmål nr. 131 (Alm. del)

fra Folketingets Retsudvalg.

Oluf Jørgensen har anført, at svaret på spørgsmål nr. 110 ikke omtaler

Folketingets Ombudsmands udtalelse af 6. juli 2010 (FOB 2010 1-1), hvor

ombudsmanden bl.a. fandt det meget kritisabelt, at Arbejdsdirektoratet

havde slettet dokumenter på et tidspunkt, hvor der var anmodet om aktind-

sigt heri. Ombudsmanden henviste i den forbindelse til bl.a. arkivloven.

Justitsministeriet kan i den forbindelse henvise til Kulturministeriets svar af

15. december 2021 på spørgsmål nr. 321 (Alm. del) fra Folketingets Rets-

udvalg vedrørende forholdet mellem arkivloven og sletning af SMS-beske-

der.

Oluf Jørgensen har anført, at myndighederne ikke er forpligtede til at

følge Justitsministeriets retningslinjer for statslige myndigheders opbeva-

ring af slettede e-mails mv., og at det samme vil gøre sig gældende for de

kommende retningslinjer om opbevaring af SMS-beskeder.

Justitsministeriet bemærker i den anledning, at det klare udgangspunkt er,

at love og bekendtgørelser anvendes, når der ønskes en bestemt retsstilling

Side 5/6

for borgere og virksomheder. Det gælder bl.a., hvis borgere og virksomhe-

der pålægges rettigheder eller pligter over for offentlige myndigheder.

De nævnte retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede

e-mails mv. retter sig ikke mod borgere, men mod statslige myndigheder.

Efter Justitsministeriets opfattelse er det derfor ikke naturligt at gøre disse

til genstand for lov eller bekendtgørelse.

Justitsministeriet har en klar forventning om, at myndighederne efterlever

retningslinjerne, og ministeriet vil følge op på implementeringen heraf.

Der henvises i øvrigt til Justitsministeriets besvarelse af 20. december 2021

af spørgsmål nr. 278 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg.

Side 6/6