REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 462: Spm. om talepapir fra åbent samråd den 13/1-22 om journaliseringspligt for sms-beskeder, jf. REU alm. del - samrådsspm,. J, P og Q, til justitsministeren

Retsudvalget 2021-22
REU Alm.del
Offentligt

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

11. januar 2022

Forvaltningsretskontoret

Fie Clement Beisheim

2021-0035-0265

2200159

UDKAST TIL TALE

til brug for besvarelse af samrådsspørgsmål J, P og Q fra Folketingets

Retsudvalg stillet den 3. november 2021

Spørgsmål J

”Vil ministeren redegøre for, hvilke typer kommunikation, der er omfattet af jour-

naliseringspligten internt i ministerierne og ministerierne imellem herunder for mi-

nistre, særlige rådgivere samt ansatte i centraladministrationen? Vil ministeren des-

uden oplyse, hvordan der generelt rådgives om sikkerhedsmæssige foranstaltninger

i forbindelse med kommunikation via digitale platforme herunder sms-beskeder,

iMessage-beskeder samt e-mail?”

Spørgsmålet er stillet efter ønske af Britt Bager (KF).

Spørgsmål P:

”Vil ministeren - idet journaliseringspligten beror på en konkret vurdering af en

sms' indhold, form og karakter af den vedrørende sag, og idet en lang række slettede

sms´er i minksagen havde et konkret indhold i relation til den generelle sag om

aflivning af mink og ikke fremstod som formløse - tilkendegive, om det efter mi-

nisterens overbevisning er vildledende og misvisende med henvisning til offentlig-

hedslovens dokumentbegreb på pressemødet i Statsministeriet den 3. november

2021 at udtale, at sms´er kun undtagelsesvist skal journaliseres?”

Spørgsmålet er stillet efter ønske af Peter Skaarup (DF).

Spørgsmål Q:

”Vil ministeren - idet journaliseringspligten efter god forvaltningsskik supplerer og

går videre end pligten efter offentlighedslovens regler - tilkendegive, om det efter

ministerens overbevisning er vildledende og misvisende på pressemødet i Statsmi-

nisteriet den 3. november 2021 ikke at oplyse om den fulde udstrækning af journa-

liseringspligten?

Spørgsmålet er stillet efter ønske af Peter Skaarup (DF).

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 462: Spm. om talepapir fra åbent samråd den 13/1-22 om journaliseringspligt for sms-beskeder, jf. REU alm. del - samrådsspm,. J, P og Q, til justitsministeren

[Indledning]

Tak for ordet.

Samrådet i dag handler om i alt tre samrådsspørgsmål.

Jeg vil begynde med at besvare de to, der handler om

journalisering, og så vil jeg slutte med det, der handler

om sikkerhedsrådgivningen vedrørende digital kommu-

nikation.

[Generelt om journaliseringspligten]

Først til den del, der handler om journalisering:

Det er rigtigt, at jeg på pressemødet den 3. november sid-

ste år kort redegjorde for reglerne om journalisering.

Der bliver så spurgt til, om min redegørelse var misvi-

sende og vildledende. Det var den ikke. Det kan jeg for-

sikre spørgeren om.

Justitsministeriet har allerede udførligt redegjort for reg-

lerne om journalisering i forhold til SMS’er i det svar,

som blev givet på spørgsmål nr. 110 fra Retsudvalget.

På pressemødet redegjorde jeg for

hovedpointerne

i det

svar, og jeg vil med min tale i dag sætte flere ord på. Men

hvis man interesserer sig for de finere detaljer omkring

journalisering af SMS’er, vil jeg henvise til svaret på

spørgsmål nr. 110 fra Retsudvalget.

[Journalisering og god forvaltningsskik]

Journaliseringspligten følger i dag af § 15 i offentlig-

hedsloven. Loven trådte i kraft den 1. januar 2014. Før

loven trådte i kraft, var spørgsmålet om journalisering

ikke reguleret ved lov – det fulgte i stedet af principperne

om god forvaltningsskik.

Formålet med at lovfæste journaliseringspligten var

navnlig at skabe klarhed om, hvilke dokumenter der skal

journaliseres. Et andet formål var at understrege journa-

liseringspligtens betydning.

Siden 2014 har journaliseringspligten for ministerier og

styrelser altså fulgt direkte af offentlighedsloven. For

disse myndigheder spiller journalisering efter princip-

perne om god forvaltningsskik derfor ikke nogen rolle.

Dermed har jeg vist også svaret på, hvorfor det hverken

var misvisende eller vildledende, at jeg ikke under pres-

semødet kom ind på journalisering efter principperne om

god forvaltningsskik [samrådsspørgsmål Q].

For fuldstændighedens skyld kan jeg dog oplyse, at der

er myndigheder og forvaltningsenheder, der f.eks. træf-

fer afgørelser, men som ikke er omfattet af offentligheds-

lovens § 15. Her følger pligten til at journalisere fortsat

principperne om god forvaltningsskik.

Det gælder blandt andet visse kommunale og regionale

myndigheder som plejecentre og vuggestuer. Og visse

selvejende institutioner som ATP og Udbetaling Dan-

mark.

Men Minkkommissionens undersøgelse omfatter som

bekendt ikke den type myndigheder og forvaltningsenhe-

der.

[Offentlighedslovens § 15 – betingelserne]

Herefter vil jeg vende mig mod indholdet af journalise-

ringspligten efter offentlighedslovens § 15.

Bestemmelsen fastsætter en pligt for forvaltningsmyn-

digheder til at journalisere dokumenter i myndighedens

journalsystem. Denne pligt til at journalisere følger be-

stemte betingelser:

Det er for det første en betingelse, at der er tale om et

dokument

i offentlighedslovens forstand. Og hvad bety-

der det så?

Dokumentbegrebet omfatter

egentlige skriftlige doku-

menter.

Det er de dokumenter, som myndighederne op-

retter til brug for behandlingen af en sag. Det kan for ek-

sempel være de dokumenter, som en sagspart sender til

myndigheden til brug for behandling af sagen.

I hverdagen giver det typisk ikke anledning til tvivl,

hvornår der er tale om et dokument i lovens forstand. Det

er eksempelvis oplagt, når der er tale om afgørelser og

notater.

Også fotografier, billeder og kort kan være omfattet af

dokumentbegrebet. Det samme gælder materiale, der

træder i stedet for skriftlige dokmenter, f.eks. lydklip og

videooptagelser.

Det er altså ikke formen [e-mail, SMS, Facebook-opslag

mv.], men derimod indholdet, der er afgørende for, om

der er tale om et dokument i lovens forstand. Det gælder

uanset, om der er tale om kommunikation mellem mini-

stre eller medarbejdere – og uanset om disse medarbej-

dere er ansat i et departement eller en styrelse. Reglerne

er de samme.

Det var den første betingelse for journaliseringspligten

og samtidig svaret på første del af samrådsspørgsmål J.

Den anden betingelse er, at dokumentet har betydning for

sagen eller sagsbehandlingen,

at dokumentet er mod-

taget eller afsendt som led i administrativ sagsbehand-

ling.

Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i

endelig form.

Det kan måske lyde simpelt, når man opremser betingel-

serne, men det konkrete skøn over, om en SMS, e-mail

mv. har betydning for en sag kan være vanskelig.

Derfor er det også forudsat i forarbejderne til loven, at

der må overlades en

vis margin

til den enkelte myndig-

hed, når den vurderer, om et dokument er ”af betydning

for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt”.

[Journalisering af SMS-beskeder]

I forhold til den seneste tids debat, der navnlig har hand-

let om journalisering af SMS’er, kan jeg gentage, at

SMS’er

kan

være journaliseringspligtige.

Om det er tilfældet, vil bero på en konkret vurdering af

det nærmere indhold af SMS’en, karakteren af den sag,

som SMS’en vedrører, og indholdet af det øvrige mate-

riale, der er journaliseret på sagen, herunder om oplys-

ningerne i SMS’en indgår i andre sagsakter.

Som jeg også har sagt flere gange, vil det i praksis dog

have undtagelsens karakter, at en SMS skal journaliseres.

Det hænger sammen med, at SMS’er i praksis ofte vil

have en formløs karakter.

Lovforslaget om offentlighedsloven blev fremsat i 2013.

Det er forudsat i bemærkningerne til lovforslaget, at no-

get skriftligt materiale har en så formløs karakter, at det

ikke er omfattet af dokumentbegrebet.

Det gælder eksempelvis post-its og andre løse lapper,

som man bruger til notere stikord fra en telefonsamtale.

Og særligt om SMS’er står der i forarbejderne [de speci-

elle bemærkninger til § 7] – og her citerer jeg – at:

”SMS’er i praksis efter deres karakter som oftest vil være

så formløse, at de i almindelighed ikke vil være at anse

som dokumenter omfattet af loven.” Citat slut.

Hvis en SMS ikke betragtes som et dokument i lovens

forstand, vil den allerede derfor ikke skulle journaliseres.

Dermed har jeg også svaret på, hvorfor heller ikke denne

del af min tale på pressemødet var misvisende eller vild-

ledende [samrådsspørgsmål P].

Samrådsspørgsmål P synes i øvrigt at stå på en forkert

præmis om, at jeg har haft et kendskab til indholdet af de

slettede SMS’er i minksagen. Det har jeg ikke.

Mine udtalelser under pressemødet den 3. november, i

svaret på spørgsmål nr. 110 fra Retsudvalget og i min tale

i dag handler om, hvordan retstilstanden er generelt.

[Fokus på journalisering, men fejl begås]

Når det er sagt, så siger det sig selv, at myndigheder skal

have fokus på korrekt journalisering. Men som jeg har

sagt før, kan jeg ikke udelukke, at der kan være eksemp-

ler på, at både e-mails og SMS’er ikke er blevet journa-

liseret korrekt.

Men jeg forstår omvendt også, at journalsystemet inde-

holder et meget stort antal dokumenter, som er blevet

journaliseret, selv om der ikke var pligt til det.

Og jeg forstår det i øvrigt sådan, at der hverken journali-

seres mindre eller på en anden måde nu, end hvad der har

gjort sig gældende under tidligere regeringer. Heller ikke

i forhold til SMS’er.

[Sikkerhedsrådgivning vedrørende digital kommuni-

kation]

Så når vi frem til spørgsmålet om, hvordan der generelt

rådgives om sikkerhedsmæssige foranstaltninger i for-

bindelse med kommunikation via digitale platforme.

Generelt er det vigtigt med en høj informationssikkerhed

omkring de oplysninger, centraladministrationen be-

handler. Formålet er, at følsomme oplysninger ikke util-

sigtet kommer i de forkerte hænder – uanset om de for-

kerte hænder er kriminelle, fremmede magter eller noget

helt tredje. Og uanset om vi taler SMS’er, e-mails eller

andre brug af digitale platforme.

Center for Cybersikkerhed har i sin seneste trusselsvur-

dering [”Cybertruslen mod Danmark 2021” fra juni

2021] konkluderet, at både truslen fra cyberspionage og

fra cyberkriminalitet mod danske myndigheder, virk-

somheder og borgere er MEGET HØJ. Det understreger

behovet for, at vi beskytter vores digitale platforme og

oplysninger.

I Danmark er det Center for Cybersikkerhed – CFCS –

der varetager funktionen som Danmarks nationale it-sik-

kerhedsmyndighed.

CFCS hører under Forsvarsministeriet. På Justitsministe-

riets område er det PET, der varetager opgaven som na-

tional it-sikkerhedsmyndighed. Men det er klart, at PET

trækker meget på ekspertisen hos CFCS.

Jeg vil derfor efter bedste evne naturligvis svare så fyl-

destgørende på spørgsmålet som muligt, men håber på

forståelse for, at der kan være spørgsmål, som jeg ikke

vil kunne svare detaljeret på.

Overordnet set varetager CFCS som national it-sikker-

hedsmyndighed en række opgaver af forebyggende, vej-

ledende og afhjælpende karakter, herunder rådgivning af

statslige myndigheder om informationssikkerhed. CFCS

rådgiver bl.a. om truslerne og om de organisatoriske og

tekniske foranstaltninger til at øge informationssikkerhe-

den.

I den forbindelse har CFCS bl.a. udgivet en række vej-

ledninger. Blandt andet har CFCS i samarbejde med PET

lavet udgivelsen ”Råd om sikkerhed på mobile enheder”

fra 2018. Vejledningen henvender sig især til centralad-

ministrationens embedsfolk og it-enheder og beskriver

en række organisatoriske, tekniske og adfærdsmæssige

tiltag, der kan styrke sikkerheden omkring den enkelte

brugers anvendelse af mobile enheder såsom mobiltele-

foner og tablets. Vejledningen omhandler ikke journali-

sering.

Behovet for sikkerhed, når man anvender mobile enhe-

der, afhænger af, hvem man er, og hvilke trusler man står

overfor. Ikke alle har den samme sikkerhedsrisiko.

For eksempel anbefales det at bruge krypterede SMS-løs-

ninger som iMessage, hvor det er muligt.

Hvis man vil have en bedre beskyttelse, bør man anvende

en besked-app med såkaldt end-to-end-kryptering som

for eksempel Signal eller endnu bedre at anvende en be-

sked-tjeneste, hvor it-afdelingen administrerer end-to-

end-krypteringen.

I tillæg til CFCS’s rådgivning yder PET bl.a. rådgivning

og bistand til offentlige myndigheder og private i sikker-

hedsspørgsmål, herunder om fysisk sikring, den menne-

skelige faktor i informationssikkerhed samt håndtering

og opbevaring af dokumenter med udgangspunkt i sik-

kerhedscirkulæret.

[Afslutning]

Afslutningsvis vil jeg gerne fremhæve, at det ikke er i

strid med hverken regler eller retningslinjer at slette

SMS’er, så længe journaliseringspligten overholdes.

Vi står i en ny virkelighed. Og derfor laver vi også nogle

nye retningslinjer, som tager højde for, i hvilken ud-

strækning og hvordan SMS’er fremadrettet skal opbeva-

res.

Tak for ordet.