Retsudvalget 2021-22
REU Alm.del
Offentligt
2510460_0001.png
Retsudvalget 2021-22
REU Alm.del - endeligt svar på spørgsmål 278
Offentligt
Folketinget
Retsudvalget
Christiansborg
1240 København K
Dato:
Kontor:
Sagsbeh:
Sagsnr.:
Dok.:
20. december 2021
Databeskyttelseskontoret
Camilla Andersen
2021-0030-6928
2223268
Besvarelse af spørgsmål nr. 278 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg
Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 278 (Alm. del), som Folketin-
gets Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 22. november 2021.
Spørgsmålet er stillet efter ønske fra Karina Lorentzen Dehnhardt (SF).
Nick Hækkerup
/
André Dybdal Pape
Slotsholmsgade 10
1216 København K.
T +45 3392 3340
F +45 3393 3510
www.justitsministeriet.dk
[email protected]
Side 1/4
REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 405: Spm. om, hvorfor det ikke udtrykkeligt af retningslinjerne for opbevaring af e-mails fremgår, hvor længe de skal opbevares, til justitsministeren
Spørgsmål nr. 278 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:
”Vil ministeren kommentere på artiklen ”Professorer: Regerin-
gens nye retningslinjer forhindrer ikke sletning af e-mails”,
dr.dk, den 18. november 2021, og redegøre for følgende:
- om ministeren vil medvirke til at ophøje retningslinjerne til
lov, og herefter forklare, hvilke afgørende forskelle der er på
at lave reglerne som retningslinjer eller lovgivning?
- redegøre for, om uklarhederne i forbindelse med "slettede-
markerede e-mails" kan forstås, som artiklen hævder, og vil
ministeren redegøre for, om han vil rydde den uklarhed af
vejen?
- redegøre for, om det er korrekt, at der for nogle ministerier
er tale om meget længere "gemmetider" i dag, og at lov-
forslaget derfor reelt er en lempelse? Ministeren bedes des-
uden redegøre for opbevaringstiderne for samtlige ministe-
rier i dag.”
Svar:
Retningslinjerne for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails
mv. retter sig ikke mod borgerne, men mod statslige myndigheder. Det er
min klare forventning, at retningslinjerne vil blive efterlevet, og Justitsmi-
nisteriet vil følge op på implementeringen heraf, og jeg forventer derfor
ikke, at det bliver nødvendigt at lovfæste reglerne.
Mere generelt kan det oplyses, at det følger af almindelige principper for
udarbejdelse af lovforslag, at lovformen som udgangspunkt alene bør an-
vendes, hvis man ønsker at fastsætte regler, som skal normere retsstillingen
mellem borgerne (personer og virksomheder mv.) indbyrdes, pålægge bor-
gerne pligter over for det offentlige eller tillægge borgerne rettigheder over
for det offentlige, jf. pkt. 1.1 i Justitsministeriets vejledning nr. 9539 af 26.
juni 2018 om lovkvalitet.
Tilsvarende bør bekendtgørelser som hovedregel alene indeholde regler, der
retter sig til borgerne, virksomhederne mv. Regler af tjenstlig karakter, der
alene er bindende for myndigheder, og rent vejledende udtalelser bør i al-
mindelighed ikke optages i en bekendtgørelse, da en sådan placering vil
kunne tilsløre stoffets særlige karakter og give bekendtgørelsen et unødigt
stort omfang, jf. pkt. 2.1 i Justitsministeriets vejledning nr. 9594 af 9. juli
2021 om administrative forskrifter.
Side 2/4
REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 405: Spm. om, hvorfor det ikke udtrykkeligt af retningslinjerne for opbevaring af e-mails fremgår, hvor længe de skal opbevares, til justitsministeren
Formålet med retningslinjerne er bl.a. at ensrette statslige myndigheders
praksis for opbevaring af e-mails, som slettes af medarbejdere mv., så de er
tilgængelige for en eventuel fremtidig undersøgelses- eller gransknings-
kommission.
Efter retningslinjerne bør de statslige myndigheder således sikre, at medar-
bejdere mv. ikke selv kan slette deres e-mails endegyldigt, men at e-mails
alene kan ”slettemarkeres”, hvorefter de skal opbevares i 5 (for medarbej-
deres slettede e-mails), 10 (for chefers slettede e-mails) og 25 år (for depar-
tementschefers, særlige rådgiveres og ministres slettede e-mails). Det skal
dermed ikke være muligt for hverken medarbejdere, chefer, særlige rådgi-
vere eller ministre selv at slette deres mails på en måde, så de ikke vil være
tilgængelige for en eventuel fremtidig undersøgelses- eller gransknings-
kommission.
Tidsfristerne for opbevaring af slettede e-mails er baseret på en afvejning af
to hensyn. På den ene side er der hensynet til databeskyttelsesretlige prin-
cipper, der taler for en så kort opbevaring af personoplysninger som muligt.
På den anden side er der hensynet til, at man skal kunne kortlægge et hæn-
delsesforløb i forbindelse med en undersøgelses- eller granskningskommis-
sions arbejde.
Jeg mener, at der – henset til ovenstående hensynsafvejning – er fundet et
passende niveau i de endelige retningslinjer for, hvor længe slettede e-mails
skal opbevares på tværs af staten.
Retningslinjerne indeholder også anbefalinger om sikring af materiale til
brug for undersøgelseskommissioner, hvorefter myndighederne skal træffe
foranstaltninger til at sikre materiale til brug for kommissionsundersøgelser,
når der er truffet beslutning om, at der nedsættes en undersøgelses- eller
granskningskommission.
Som det fremgår af besvarelsen af 2. juli 2021 af spørgsmål nr. 1217 fra
Folketingets Retsudvalg gemmes alle e-mails i Statsministeriet, Justitsmini-
steriet, Fødevareministeriet og Miljøministeriet i 68 år på grund af kommis-
sionsundersøgelser. Dette vil selvsagt ophøre, når der ikke længere verserer
kommissionsundersøgelser for de pågældende ministerier. Synspunktet om,
at retningslinjerne skulle være en lempelse i forhold til disse opbevarings-
frister er derfor ikke retvisende.
Side 3/4
REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 405: Spm. om, hvorfor det ikke udtrykkeligt af retningslinjerne for opbevaring af e-mails fremgår, hvor længe de skal opbevares, til justitsministeren
I forhold til tidsfristerne for opbevaring af slettede e-mails for samtlige mi-
nisterier forud for implementeringen af retningslinjerne henvises i øvrigt til-
svarende til Justitsministeriets besvarelse af 2. juli 2021 af spørgsmål nr.
1217 fra Folketingets Retsudvalg.
Side 4/4