REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 405: Spm. om, hvorfor det ikke udtrykkeligt af retningslinjerne for opbevaring af e-mails fremgår, hvor længe de skal opbevares, til justitsministeren

Retsudvalget 2021-22
REU Alm.del
Offentligt

Retsudvalget 2021-22

REU Alm.del - endeligt svar på spørgsmål 278

Offentligt

Folketinget

Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

20. december 2021

Databeskyttelseskontoret

Camilla Andersen

2021-0030-6928

2223268

Besvarelse af spørgsmål nr. 278 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 278 (Alm. del), som Folketin-

gets Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 22. november 2021.

Spørgsmålet er stillet efter ønske fra Karina Lorentzen Dehnhardt (SF).

Nick Hækkerup

André Dybdal Pape

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 3392 3340

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

Side 1/4

REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 405: Spm. om, hvorfor det ikke udtrykkeligt af retningslinjerne for opbevaring af e-mails fremgår, hvor længe de skal opbevares, til justitsministeren

Spørgsmål nr. 278 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:

”Vil ministeren kommentere på artiklen ”Professorer: Regerin-

gens nye retningslinjer forhindrer ikke sletning af e-mails”,

dr.dk, den 18. november 2021, og redegøre for følgende:

- om ministeren vil medvirke til at ophøje retningslinjerne til

lov, og herefter forklare, hvilke afgørende forskelle der er på

at lave reglerne som retningslinjer eller lovgivning?

- redegøre for, om uklarhederne i forbindelse med "slettede-

markerede e-mails" kan forstås, som artiklen hævder, og vil

ministeren redegøre for, om han vil rydde den uklarhed af

vejen?

- redegøre for, om det er korrekt, at der for nogle ministerier

er tale om meget længere "gemmetider" i dag, og at lov-

forslaget derfor reelt er en lempelse? Ministeren bedes des-

uden redegøre for opbevaringstiderne for samtlige ministe-

rier i dag.”

Svar:

Retningslinjerne for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails

mv. retter sig ikke mod borgerne, men mod statslige myndigheder. Det er

min klare forventning, at retningslinjerne vil blive efterlevet, og Justitsmi-

nisteriet vil følge op på implementeringen heraf, og jeg forventer derfor

ikke, at det bliver nødvendigt at lovfæste reglerne.

Mere generelt kan det oplyses, at det følger af almindelige principper for

udarbejdelse af lovforslag, at lovformen som udgangspunkt alene bør an-

vendes, hvis man ønsker at fastsætte regler, som skal normere retsstillingen

mellem borgerne (personer og virksomheder mv.) indbyrdes, pålægge bor-

gerne pligter over for det offentlige eller tillægge borgerne rettigheder over

for det offentlige, jf. pkt. 1.1 i Justitsministeriets vejledning nr. 9539 af 26.

juni 2018 om lovkvalitet.

Tilsvarende bør bekendtgørelser som hovedregel alene indeholde regler, der

retter sig til borgerne, virksomhederne mv. Regler af tjenstlig karakter, der

alene er bindende for myndigheder, og rent vejledende udtalelser bør i al-

mindelighed ikke optages i en bekendtgørelse, da en sådan placering vil

kunne tilsløre stoffets særlige karakter og give bekendtgørelsen et unødigt

stort omfang, jf. pkt. 2.1 i Justitsministeriets vejledning nr. 9594 af 9. juli

2021 om administrative forskrifter.

Side 2/4

Formålet med retningslinjerne er bl.a. at ensrette statslige myndigheders

praksis for opbevaring af e-mails, som slettes af medarbejdere mv., så de er

tilgængelige for en eventuel fremtidig undersøgelses- eller gransknings-

kommission.

Efter retningslinjerne bør de statslige myndigheder således sikre, at medar-

bejdere mv. ikke selv kan slette deres e-mails endegyldigt, men at e-mails

alene kan ”slettemarkeres”, hvorefter de skal opbevares i 5 (for medarbej-

deres slettede e-mails), 10 (for chefers slettede e-mails) og 25 år (for depar-

tementschefers, særlige rådgiveres og ministres slettede e-mails). Det skal

dermed ikke være muligt for hverken medarbejdere, chefer, særlige rådgi-

vere eller ministre selv at slette deres mails på en måde, så de ikke vil være

tilgængelige for en eventuel fremtidig undersøgelses- eller gransknings-

kommission.

Tidsfristerne for opbevaring af slettede e-mails er baseret på en afvejning af

to hensyn. På den ene side er der hensynet til databeskyttelsesretlige prin-

cipper, der taler for en så kort opbevaring af personoplysninger som muligt.

På den anden side er der hensynet til, at man skal kunne kortlægge et hæn-

delsesforløb i forbindelse med en undersøgelses- eller granskningskommis-

sions arbejde.

Jeg mener, at der – henset til ovenstående hensynsafvejning – er fundet et

passende niveau i de endelige retningslinjer for, hvor længe slettede e-mails

skal opbevares på tværs af staten.

Retningslinjerne indeholder også anbefalinger om sikring af materiale til

brug for undersøgelseskommissioner, hvorefter myndighederne skal træffe

foranstaltninger til at sikre materiale til brug for kommissionsundersøgelser,

når der er truffet beslutning om, at der nedsættes en undersøgelses- eller

granskningskommission.

Som det fremgår af besvarelsen af 2. juli 2021 af spørgsmål nr. 1217 fra

Folketingets Retsudvalg gemmes alle e-mails i Statsministeriet, Justitsmini-

steriet, Fødevareministeriet og Miljøministeriet i 68 år på grund af kommis-

sionsundersøgelser. Dette vil selvsagt ophøre, når der ikke længere verserer

kommissionsundersøgelser for de pågældende ministerier. Synspunktet om,

at retningslinjerne skulle være en lempelse i forhold til disse opbevarings-

frister er derfor ikke retvisende.

Side 3/4

I forhold til tidsfristerne for opbevaring af slettede e-mails for samtlige mi-

nisterier forud for implementeringen af retningslinjerne henvises i øvrigt til-

svarende til Justitsministeriets besvarelse af 2. juli 2021 af spørgsmål nr.

1217 fra Folketingets Retsudvalg.

Side 4/4