REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 329: Spm. om ministeren vil sende udvalget sit talepapir fra åbent samråd den 7/12-21 om retningslinjer for opbevaring af e-mails og sms-beskeder m.v., jf. REU alm. del - samrådsspm. W, X, Y og R, til justitsministeren

Retsudvalget 2021-22
REU Alm.del
Offentligt

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

6. december 2021

Forvaltningsretskontoret

Fie Clement Beisheim

2021-0035-0269

2205397

Slotshmgade1026Købnv.TF

w.justimnerdk@

+4572680391

UDKAST TIL TALE

til brug for besvarelse af samråd R og samråd W, Z og Y fra MF Peter

Skaarup (DF) stillet hhv. den 9. og 19. november 2021

Spørgsmål R:

”Vil ministeren kommentere artiklen "Kommission: Ingen mink-sms'er

fra Statsministeriets topfolk er journaliseret og sendt til os", bragt på

dr.dk, den 3. november 2021, og i forlængelse heraf oplyse, om den sms

fra en topembedsmand, der gengives i artiklen, burde have været journa-

liseret taget beskedens indhold, form og relation til den generelle sag om

aflivning af mink i betragtning?”

Spørgsmål W:

”Vil ministrene redegøre for henholdsvis Statsministeriets og Justitsmi-

nisteriets retningslinjer for opbevaring, adgang og backup af slettede e-

mails og tekstbeskeder, herunder for mulighederne for, at medarbejdere

i Statsministeriet og Justitsministeriet af egen drift kan slette dokumenter

m.v. permanent, således at de ikke kan genskabes, og vil ministrene i

forlængelse heraf redegøre for forløbet vedrørende sletning af tekstbe-

skeder af interesse for Minkkommissionen?”

Spørgsmål X:

”Vil ministrene redegøre for regler og retningslinjerne for sikring af ma-

teriale til brug for henholdsvis undersøgelseskommissioner og gransk-

ningskommissioner?”

Spørgsmål Y:

”Vil ministrene redegøre for, om de nye retningslinjer for statslige myn-

digheders opbevaring af slettede e-mails også omfatter andre dokumen-

ter, herunder tekstbeskeder og anden kommunikation?”

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 329: Spm. om ministeren vil sende udvalget sit talepapir fra åbent samråd den 7/12-21 om retningslinjer for opbevaring af e-mails og sms-beskeder m.v., jf. REU alm. del - samrådsspm. W, X, Y og R, til justitsministeren

[Indledning]

Tak for ordet.

Der er blevet stillet i alt fire samrådsspørgsmål til besva-

relse i dag.

Jeg vil give en samlet besvarelse og forsøge at gøre det

så enkelt og overskueligt som muligt.

[Udleveringspligten efter undersøgelseskommissions-

loven]

Lad os starte med de overordnede retlige rammer.

Reglerne for undersøgelseskommissioner og gransk-

ningskommissioner er de samme. Jeg kalder derfor for

nemheds skyld loven for ”undersøgelseskommissionslo-

ven”.

Det følger af undersøgelseskommissionsloven [§ 9, stk.

1, 1. pkt.], at enhver har pligt til at udlevere materiale til

kommissionen, når kommissionen anmoder om det.

Der er med andre ord udleveringspligt.

Udleveringspligten omfatter alt relevant materiale.

Det er en forudsætning, at materialet rent faktisk forelig-

ger, og at myndigheden har rådighed over det.

Men det er ikke afgørende for udleveringspligten, om der

er en retlig forpligtelse til at opbevare materialet eller ej,

f.eks. i medfør af reglerne om journaliseringspligt. Såle-

des omfatter udleveringspligten også materiale, der ikke

er en forpligtelse til at journalisere eller på anden måde

opbevare, men som myndigheden uanset dette råder

over.

Udleveringspligten er altså meget bredere end journali-

seringspligten. Og det er vigtigt ikke at forveksle de to.

Undersøgelseskommissionsloven regulerer i det hele ta-

get ikke spørgsmålet om, hvorvidt materiale hos offent-

lige myndigheder skal gemmes eller ej.

Spørgsmålet om, hvilket materiale myndigheder er for-

pligtet til at opbevare, må besvares ved at se på andre

regler.

Der er i samrådsspørgsmålene spurgt til nogle af de cen-

trale regler og retningslinjer herom. Det gælder reglerne

om journalisering og retningslinjerne for statslige myn-

digheders opbevaring af slettede e-mails mv.

[Journaliseringspligten]

Når myndigheder udleverer materiale til undersøgelses-

kommissioner og granskningskommissioner, vil det om-

fatte materiale fra myndighedernes sagsbehandlingssy-

stemer. Det vil sige materiale, der er journaliseret.

I de fleste tilfælde vil det journaliserede materiale udgøre

langt det meste af det materiale, der er relevant for en

kommissionsundersøgelse.

Der er selvfølgelig også ikke-journaliseret materiale, der

kan være relevant for en kommissionsundersøgelse.

For eksempel er det i de senere år blevet fast praksis at

udlevere mailkonti fra relevante ministre og embeds-

mænd.

Det vil sige, at der udleveres alle de e-mails, som de på-

gældende personer har sendt og modtaget i den relevante

periode knyttet til deres arbejde. Hvad enten de er jour-

naliseret eller ej.

Spørgsmålet om journalisering har i den aktuelle sag

navnlig handlet om journalisering af SMS’er. Jeg vil der-

for kort sætte nogle ord på, hvad der gælder i forhold til

at journalisere og slette SMS’er.

SMS’er er omfattet af offentlighedslovens regler om

journaliseringspligt. Der er derudover ikke fastsat regler,

som generelt begrænser adgangen til at slette SMS’er.

Det er altså i overensstemmelse med reglerne, hvis en

minister eller en medarbejder, f.eks. af hensyn til infor-

mationssikkerhed, overblik eller helt tredje hensyn, lø-

bende, herunder automatisk, sletter SMS’er.

Hvis en SMS er journaliseringspligtig, skal journalise-

ringspligten derfor iagttages, før beskeden evt. slettes fra

telefonen.

Efter Justitsministeriets opfattelse er det dog i praksis

sjældent, at en SMS er journaliseringspligtig. Udtrykt på

jura-sprog har det ”undtagelsens karakter”, at SMS’er

skal journaliseres.

I den konkrete vurdering af, om en SMS er journalise-

ringspligt, indgår flere ting: Bl.a. det nærmere indhold af

SMS’en, karakteren af den sag, som SMS’en vedrører,

og indholdet af det øvrige materiale, der er journaliseret

på sagen, herunder om oplysningerne i SMS’en indgår i

andre sagsakter.

For en nærmere redegørelse af de juridiske detaljer om

journalisering af SMS’er kan jeg henvise til Justitsmini-

steriets besvarelse af spørgsmål nr. 110 fra Retsudvalget.

Det siger sig selv, at myndigheder skal have fokus på

korrekt journalisering. Men jeg kan ikke udelukke, at der

undervejs i håndteringen af coronakrisen kan være ek-

sempler på, at bl.a. e-mails og SMS’er ikke er blevet

journaliseret korrekt.

Og som jeg forstår det, kan man godt argumentere for, at

den konkrete SMS, som der spørges til i samrådsspørgs-

målet, skulle have været journaliseret, hvis de relevante

oplysninger ikke i øvrigt fremgår af journaliseret materi-

ale.

Men jeg forstår omvendt også, at journalsystemet inde-

holder et meget stort antal dokumenter, som er blevet

journaliseret, selv om der ikke var pligt til det.

Og jeg forstår det i øvrigt sådan, at der hverken journali-

seres mindre eller på en anden måde nu, end hvad der har

gjort sig gældende tidligere. Heller ikke i forhold til

SMS’er.

Og man kan jo fristes til at spørge ud i rummet, hvor der

sidder flere tidligere ministre: Journaliserede I selv jeres

SMS-beskeder, da I var ministre? Hvis man søger i jour-

nalsystemet i jeres tidligere ministerier, vil man så finde

bunkevis af SMS’er fra jer?

Og hvis man ikke gør, fortæller det så, at I ikke overholdt

reglerne om journalisering? Eller siger det i virkelighe-

den bare noget om, at SMS’er kun sjældent skal journa-

liseres?

[Retningslinjerne om opbevaring af slettede e-mails]

Så kommer vi til retningslinjerne om opbevaring af slet-

tede e-mails.

Det forholder sig sådan, at alle e-mails i Justitsministeriet

gemmes. Det gælder både de journaliserede e-mails, som

gemmes i journalsystemet. Og de ikke ikke-journalise-

rede e-mails.

Alle e-mails bevares, så de kan udleveres til brug for

eventuelle kommende kommissionsundersøgelser. Det

gælder altså også de e-mails, som medarbejdere selv slet-

ter.

En medarbejder kan selv slette e-mails, sådan at de ikke

længere er tilgængelige for medarbejderen. Men de vil

stadig være tilgængelige for eventuelle kommende kom-

missioner. Det vil sige, at medarbejdere i Justitsministe-

riet ikke kan slette e-mails permanent.

Det har de heller ikke kunnet i den periode, som Mink-

kommissionens undersøgelse vedrører.

Som I ved, offentliggjorde Justitsministeriet i september

2021 nye retningslinjer om statslige myndigheders opbe-

varing af slettede e-mails.

Ifølge retningslinjerne bør medarbejderes slettede e-

mails opbevares i 5 år, chefers i 10 år, og departements-

chefers, særlige rådgiveres og ministres i 25 år.

De frister gælder alene for e-mails – og altså ikke for an-

den kommunikation.

Det er min forventning, at retningslinjerne i videst muligt

omfang er implementeret inden årets udgang – i hvert

fald for de myndigheder, der anvender Statens IT – og

ellers hurtigst muligt derefter. Og det vil Justitsministe-

riet selvfølgelig følge op på.

Retningslinjerne, der som nævnt er fra september 2021,

indeholder også anbefalinger til, hvordan myndighe-

derne bør sikre materiale, når der er truffet beslutning om

at nedsætte en undersøgelseskommission eller en gransk-

ningskommission.

Det materiale, der bør sikres mod sletning, kan f.eks.

være e-mails i myndighedens e-mail-system, materiale

fra tjenestetelefoner, f.eks. SMS’er, eller fysisk materi-

ale.

[Forløbet om sletning af SMS’er af interesse for

Minkkommissionen]

Herefter er der spurgt til det konkrete forløb omkring ud-

leveringen af materiale til Minkkommissionen.

Jeg har flere gange haft lejlighed til at tale om det emne,

og jeg tror, at jeg vil spare jer for endnu en minutiøs gen-

nemgang af dialogen med Minkkommissionen. [Selvom

jeg godt kan lide tidslinjer.] I stedet vil jeg henvise til

svaret på spørgsmål nr. 21 fra Udvalget for Forretnings-

ordenen, som indeholder en detaljeret redegørelse for

forløbet.

Jeg vil derfor tillade mig blot at gøre nogle nedslag her.

Minkkommissionen anmodede i april 2021 de relevante

ministerier om at medvirke til, at bl.a. e-mails og SMS’er

blev sikret mod sletning. På det tidspunkt var der som

bekendt nogle SMS’er, der var blevet automatisk slettet

for længst. Derudover var der SMS’er, som var blevet

slettet, fordi indholdet på medarbejderes telefoner var

blevet slettet i forbindelse med f.eks. fratrædelse. Der

kan også være SMS’er, som er blevet slettet manuelt. Det

vil ministerierne ikke have viden om eller kunne kontrol-

lere. Det vil i sagens natur også gælde for tidligere mini-

stre og embedsmænd.

Som jeg også har nævnt før, er det første gang, at der så

bredt og generelt anmodes om ikke-journaliserede

SMS’er i forbindelse med en kommissionsundersøgelse.

Dermed siger jeg ikke, at der ikke findes eksempler på,

at SMS’er tidligere er indgået i en kommissionsundersø-

gelse.

Det er for eksempel velbeskrevet, at Instrukskommissio-

nen bad om at se Lars Løkke Rasmussens SMS-korre-

spondance med Søren Pind. Og der har helt givet også

indgået journaliserede SMS’er i materiale, som er blevet

udleveret til kommissioner.

Men det er ikke set før Minkkommissionens anmodning

i april 2021, at en kommission har anmodet alle relevante

ministre og embedsmænd om at udlevere ikke-journali-

serede SMS’er, som kan være relevante for undersøgel-

sen.

Og det gav altså anledning til nogle overvejelser. Der er

nemlig enighed mellem Justitsministeriet og kommissio-

nen om, at udlevering af SMS’er rejser nogle vanskelige

spørgsmål. Det skyldes bl.a., at medarbejdernes telefoner

må forventes at indeholde en stor andel private SMS’er,

og at ministeriet ikke centralt gemmer SMS’er [hvilket

derimod er tilfældet med e-mails].

Problemstillingen omkring private SMS’er knytter sig

navnlig til de situationer, hvor en medarbejder har én te-

lefon, som både benyttes privat og til arbejde.

Når jeg nævner dét med privat korrespondance på telefo-

ner, så hænger det sammen med, at kommissioner kun

kan anmode om – og jo også kun har interesse i – at få

udleveret materiale, som er relevant for undersøgelsen.

Og privat korrespondance, f.eks. mellem en minister og

dennes ægtefælle eller børn, er ikke relevant for en kom-

missionsundersøgelse. Derfor har kommissionen heller

ikke ret til at få sådant materiale udleveret.

Af disse grunde blev det i juni 2021 aftalt mellem Justits-

ministeriet og kommissionen, at de pågældende medar-

bejdere i første omgang

selv

skulle gennemgå deres tele-

foner med henblik på at identificere SMS’er af mulig re-

levans for kommissionens undersøgelse.

Efterfølgende ville kommissionen så eventuelt indkalde

udvalgte personer til en kontrolgennemgang.

I september 2021 afleverede Justitsministeriet og Stats-

ministeriet resultatet af medarbejdernes gennemgang af

SMS’er. Herefter bad Minkkommissionen de to ministe-

rier om at forsøge at genskabe SMS’er fra de telefoner,

der havde været indstillet til automatisk sletning af be-

skeder efter 30 dage.

Justitsministeriet forsøgte herefter selv at genskabe

SMS’erne. Vi inddrog også Statens IT i de bestræbelser.

I oktober 2021 tog Justitsministeriet så – efter aftale med

Statsministeriet – det helt ekstraordinære skridt at bede

politiets teknikere om bistand til at forsøge at genskabe

SMS’erne.

Politiet har anvendt de redskaber, som de normalt anven-

der i efterforskningen af alvorlig kriminalitet, som f.eks.

drabssager, for at genskabe de pågældendes SMS’er.

Jeg får snart lejlighed til at redegøre nærmere for det, når

jeg skal i samråd i Granskningsudvalget sammen med

forsvarsministeren.

[Afslutning]

Afslutningsvis vil jeg sige, at det her er en ny situation.

Når vi ikke har stået i en lignende situation før, handler

det ikke om, at ministerierne ligger inde med alle tidli-

gere ministres SMS’er. Eller at alle SMS’er, som tidli-

gere kommissioner kunne have interesseret sig for, er

blevet journaliseret.

Det er en ny situation, fordi SMS’er ikke tidligere har

været et tema i materialeudleveringen på samme måde.

Og hvis der blev nedsat en kommission i morgen til at

undersøge en tidligere regering, ville man så kunne få

udleveret alle ikke-journaliserede SMS’er fra tidligere

ministre og embedsmænd?

Nej, det ville man ikke. For det er helt fast praksis, at

ministerierne sletter indholdet på tjenestetelefoner, som

returneres, eksempelvis når man fratræder.

Det gør ministerierne, fordi de ikke skal ligge inde med

indholdet af telefoner fra tidligere ministre eller medar-

bejdere. Det kunne eksempelvis være en tidligere mini-

sters regeringsinterne SMS-korrespondance eller korre-

spondance med politikere fra eget eller andre partier.

Og i det omfang tidligere ministre ikke har journaliseret

SMS’er, vil de altså som udgangspunkt ikke længere fin-

des. Og det er ikke ligefrem mit indtryk, at tidligere mi-

nistre har journaliseret SMS’er i nævneværdigt omfang.

Det siger jeg ikke for at mistænkeliggøre tidligere mini-

stre. Kun for at minde om, at det er nyt, at kommissioner

interesserer sig for SMS’er i en sådan grad, og at myn-

dighedernes praksis ikke har taget højde for det.

Nu står vi så i en ny virkelighed. Og derfor laver vi nogle

nye retningslinjer, som tager højde for det.

Tak for ordet.