REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 197: Spm. om, at SMS’er gælder journaliseringspligt på samme måde som en e-mail gør i følge Vejledning om lov om offentlighed i forvaltning, til justitsministeren

Retsudvalget 2021-22
REU Alm.del
Offentligt

Folketinget Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

DK Danmark

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

19. november 2021

Forvaltningsretskontoret

Fie Clement Beisheim

2021-0030-6868

2205799

Besvarelse af spørgsmål nr. 197 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 197 (Alm. del), som Folketin-

gets Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 9. november 2021.

Spørgsmålet er stillet efter ønske fra Sophie Løhde (V) og Morten Dahlin

(V).

Nick Hækkerup

Rasmus Krogh Pedersen

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 3392 3340

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

Side 1/3

REU, Alm.del - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 197: Spm. om, at SMS’er gælder journaliseringspligt på samme måde som en e-mail gør i følge Vejledning om lov om offentlighed i forvaltning, til justitsministeren

Spørgsmål nr. 197 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:

”Vil ministeren bekræfte, at der i "Vejledning om lov om offent-

lighed i forvaltning" står, at dokumentbegrebet i offentligheds-

loven er teknologineutral, og at SMS'er gælder journaliserings-

pligt på samme måde som en e-mail gør?”

Svar:

Justitsministeriet kan oplyse, at følgende fremgår af ministeriets vejledning

om offentlighed i forvaltning (vejledning nr. 9847 af 19. december 2013)

pkt. 4.1.4 om dokumentbegrebet:

”4.1.4. § 7, stk. 2, indeholder en nærmere beskrivelse af, hvad

aktindsigten omfatter.

Efter bestemmelsens nr. 1 omfatter retten til aktindsigt alle do-

kumenter, der vedrører den pågældende sag. Dokumentbegre-

bet er ikke defineret nærmere i loven, men omfatter både

egentlige skriftlige dokumenter og fotografier, billeder, kort,

rids mv. Desuden er materiale, der træder i stedet for skriftlige

dokumenter mv., f.eks. lydbånd, film, videooptagelser, efter

omstændighederne omfattet af dokumentbegrebet.

Lovens dokumentbegreb er teknologineutralt. Materiale, der

lagres på nye informationsbærere eller i nye former, er derfor

omfattet af dokumentbegrebet, i det omfang det pågældende

materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter

og aktstykker. Det afgørende for, om noget bestemt materiale

er omfattet af lovens dokumentbegreb, er således, om det på-

gældende materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige do-

kumenter, og om det har været undergivet administrativ sags-

behandling i den pågældende myndighed mv.

Det indebærer, at formløse noteringer, som en offentligt ansat

nedfælder på f.eks. gule ”post-it”-etiketter og lignende løse

lapper – f.eks. under en sags behandling, under en telefonsam-

tale eller under et møde – ikke kan anses for omfattet af lovens

dokumentbegreb. Endvidere kan sms-beskeder og e-mails

have en sådan ”formløs” karakter, at de ikke kan anses for om-

fattet af lovens dokumentbegreb. Om det er tilfældet vil bero

på en konkret vurdering af indholdet og karakteren af den en-

kelte sms-besked eller e-mail sammenholdt med indholdet og

karakteren af den sag, som sms-beskeden eller e-mailen ved-

rører.

Side 2/3

Det kan i den forbindelse f.eks. nævnes, at sms-beskeder og e-

mails, som vedrører en sag i den pågældende myndighed, vil

være omfattet af lovens dokumentbegreb, hvis den enkelte

sms-besked eller e-mail indeholder oplysninger om faglige

vurderinger eller oplysninger om en sags faktiske grundlag.

Hvis der i forhold til den enkelte sms-besked eller e-mail gæl-

der en notatpligt, vil sms-beskeden eller e-mailen også være

omfattet af dokumentbegrebet. Der henvise i den forbindelse

til pkt. 14.2 nedenfor.

Det samme gælder, hvis en borger meddeles en afgørelse i

form af en e-mail. Tilsvarende gælder, hvis en afgørelse – helt

undtagelsesvist – meddeles i form af en sms-besked. Navnlig

for så vidt angår sms-beskeder bemærkes det, at sms-beskeder

i praksis efter deres karakter som oftest vil være så formløse,

at de i almindelighed ikke vil være at anse som dokumenter

omfattet af loven.

[…]”

Justitsministeriet kan desuden henvise til ministeriets besvarelse af 1. no-

vember 2021 af spørgsmål nr. 110 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg.

Side 3/3