Beretning af almen art - 2021-22 nr. 3

2021-22
Alm.del Beretning 3
Offentligt

Beretning nr.

Folketinget 2021-22

Beretning afgivet af Udvalget for Forretningsordenen den 1. december 2021

Beretning

kodekser for den gode forhandling mellem Folketingets partier og regeringen

og for det gode møde i Folketinget

Præsidiet og Folketingets gruppeformænd holdt i for-

sommeren, sommeren og det tidlige efterår 2021 en møde-

række for at drøfte en række forskellige temaer i forbindelse

med det parlamentariske arbejde, bl.a. på grundlag af erfa-

ringerne fra tiden med covid-19.

På det sidste af de nævnte møder den 29. september 2021

afsluttede Præsidiet og gruppeformændene drøftelserne med

en opfordring til, at Udvalget for Forretningsordenen arbej-

der videre med en række nærmere afgrænsede temaer fra

møderækken.

Udvalget for Forretningsordenen besluttede på sit møde

den 6. oktober 2021 at nedsætte et underudvalg til at un-

dersøge mulighederne og fremkomme med en indstilling

om tiltag med hensyn til tre af de disse temaer, nemlig

udvalgenes struktur og sammensætning, udvalgenes arbejde

og udvalgsformandens rolle og Folketingets arbejde med

beslutningsforslag. For så vidt angår de øvrige temaer, her-

under emnet for denne beretning, besluttede udvalget, at der

arbejdes videre i udvalgets eget regi frem for i et underud-

valg.

Mødeaktiviteter udgør en meget betydelig del af folke-

tingsmedlemmers dagligdag og det parlamentariske arbejde

i det hele taget. Udvalget for Forretningsordenen finder det

derfor væsentligt for et velfungerende parlamentarisk folke-

styre, at der i folketingsmedlemmernes arbejde, både ind-

byrdes og i forhandlinger med regeringen, er en konstruktiv

mødekultur, som fremmer, at synspunkter kan udveksles og

løsninger findes under så ligeværdige og rimelige vilkår

for alle parter som muligt. Udvalget for Forretningsordenen

noterer sig på den baggrund med tilfredshed, at drøftelserne

mellem Præsidiet og gruppeformændene, for så vidt angår

spørgsmålet om normer for forhandlinger mellem Folketin-

gets partier og regeringen og for afholdelse af møder i Fol-

ketingets udvalg m.v., er mundet ud i to udkast til kodekser,

som Præsidiet og gruppeformændene har opfordret udvalget

til at inddrage i en beretning om tilrettelæggelsen af arbejdet

i Folketinget.

Udvalget er enigt i de to udkast og tilslutter sig med

afgivelsen af denne beretning således indholdet af de to

kodekser.

Udvalget for Forretningsordenen konstaterer, at tiden

med covid-19 har budt på et stort antal møder i Folketingets

udvalg og i Folketingets regi i øvrigt, som har været holdt

under nye former med henblik på at begrænse fysiske for-

samlinger og den deraf følgende smitterisiko. Der har både

været tale om møder i rent virtuel form, hvor alle har delta-

get ved hjælp af en elektronisk platform med videooverfør-

sel, og om hybridmøder, hvor nogle deltagere har deltaget

fysisk og andre virtuelt.

Det er udvalgets opfattelse, at teknologien til at afholde

virtuelle møder og hybridmøder har bidraget væsentligt til

at sikre, at det parlamentariske arbejde har kunnet fortsætte

med at fungere uanset behovet for at holde afstand mellem

mennesker for at mindske smitterisikoen. Samtidig vurderer

udvalget, at det er en almindelig erfaring fra brugen af de

nye mødeformer, at de åbner for en ny form for fleksibilitet

i folketingsmedlemmernes tilrettelæggelse af en travl hver-

dag. Selv om det er naturligt og ønskeligt, at møder fremo-

ver i langt højere grad holdes med fysisk fremmøde, taler

dette for, at de nye former i et vist omfang fortsat skal kunne

anvendes, efter at behovet for begrænsning af forsamlinger

ikke længere er til stede.

Udvalget for Forretningsordenen finder imidlertid

samtidig – i lighed med Præsidiet og kredsen af udvalgsfor-

mænd – at brugen af de nye mødeformer på længere sigt

som et normalt led i folketingsarbejdet forudsætter visse

spilleregler.

Ud over erfaringerne med de nye elektroniske mødefor-

mer har tiden med covid-19 været præget af et generelt

højt aktivitetsniveau i det politiske arbejde, herunder møder,

der har båret præg af mindre tid til grundig tilrettelæggelse

og forberedelse, end det er ønskeligt. Udvalget for Forret-

ningsordenen tilslutter sig på den baggrund, at der i samme

forbindelse også fastsættes nogle mere almene spilleregler

AX027017

Beretning af almen art - 2021-22 nr. 3

for afholdelse af møder i Folketingets regi, hvad enten de

afvikles rent fysisk eller helt eller delvis virtuelt.

Udvalget finder derfor, at det som

bilag 1

til denne beret-

ning optagne

kodeks for anvendelse af virtuelle møder og

det gode møde i Folketinget

som hovedregel bør følges.

Samtidig opfordrer udvalget i lighed med Præsidiet og

gruppeformændene til, at Folketingets udvalg drøfter og

eventuelt fastlægger en politik for anvendelse af virtuel del-

tagelse i udvalgets aktiviteter, herunder for, hvornår der skal

være mulighed for virtuel deltagelse, og hvorvidt der skal

være forskel på de muligheder, man har ved fysisk og ved

virtuel deltagelse i møder m.v. – f.eks. således, at man ved

virtuel deltagelse kun kan følge mødet uden taleret.

Udvalget bemærker – som også drøftet af Præsidiet og

gruppeformændene – at udvalgene i den forbindelse bør

være særlig opmærksomme på, hvilket signal man sender

ved henholdsvis fysisk og virtuel mødedeltagelse. Ved fy-

sisk fremmøde udvises generelt en højere grad af respekt

for udvalgets gæster, f.eks. ved foretræder, samråd, høringer

og andre åbne møder og aktiviteter. Folketinget har et fæl-

les ansvar for at vise synlighed i kontakten med borgere,

virksomheder og det omgivende samfund i øvrigt, hvorfor

fysisk fremmøde i tilfælde som de nævnte bør være det kla-

re udgangspunkt. Virtuel deltagelse, herunder hybridmøder,

synes at være en mere oplagt mulighed ved lukkede møder,

herunder hvor dagsordenen alene indeholder punkter med

mere formelle beslutninger, f.eks. afgivelse af betænkninger,

og rene orienteringspunkter. Hvis udvalgene vælger at fast-

holde muligheden for hybridmøder, skal de retningslinjer,

der under tiden med covid-19 blev fulgt med hensyn til fy-

sisk fremmøde, som det mindste fortsat følges. Heraf følger

f.eks. ved et samråd, at mindst ministeren, udvalgsforman-

den, spørgeren og udvalgssekretæren skal være fysisk til

stede.

Udvalget for Forretningsordenen agter at følge udviklin-

gen i brugen af hybridmøder og vil tage rammerne for denne

mødeform op til fornyet overvejelse, hvis erfaringerne med

anvendelsen viser behov herfor.

Udvalget for Forretningsordenen tilslutter sig endelig

Præsidiets og gruppeformændenes opfordring til, at der fin-

des en fælles it-platform for virtuelle møder mellem Folke-

tinget og regeringen, hvorved det sikres, at møderne kan

afvikles sikkert, effektivt, under fornødent hensyn til fortro-

lighed og med et minimum af praktiske og tekniske vanske-

ligheder. Anvendes forskellige platforme, bør det gensidigt

tilstræbes at gøre deltagelsen let og ukompliceret, f.eks. så-

ledes at relevant information om deltagelse bør fremgå af

mødeindkaldelser.

Udvalget for Forretningsordenen konstaterer, at tiden

med covid-19 ud over de ovenfor omtalte praktiske udfor-

dringer har budt på en lang række politiske forhandlinger

mellem Folketingets partier og regeringen, som har været

præget af stor hast. De mange forhandlingsforløb har været

en forudsætning for, at det har været muligt at gennemføre

de omfattende og i deres natur ofte hastende lovgivnings-

mæssige tiltag, som håndteringen af pandemien har kræ-

vet. Disse har omfattet såvel rent sundhedsmæssige tiltag,

herunder til begrænsning af smitterisici i befolkningen, som

initiativer til imødegåelse af pandemiens afledte konsekven-

ser, herunder støtteordninger m.v. til erhvervslivet.

Udvalget for Forretningsordenen anser det generelt for

positivt i en sådan situation, at en regering søger at inddrage

en bred kreds af Folketingets partier, inden den lægger sig

fast på de præcise initiativer, den vil søge gennemført i form

af lovgivning. Udvalget har også en vis forståelse for, at

en sådan inddragelse under særlig kritiske omstændigheder

som de foreliggende ikke altid kan ske på det bedst tænkeli-

ge oplysningsgrundlag og i den bedst tænkelige ramme, men

at man til tider må nøjes med det bedst mulige.

Ikke desto mindre er det udvalgets opfattelse, at erfarin-

gerne med de komprimerede forhandlingsforløb under tiden

med covid-19, hvor forhandlingsparterne fra Folketingets

partier ofte har haft meget begrænsede muligheder for at

forberede sig tilstrækkeligt, bør føre til opstilling af et sæt

spilleregler for den gode forhandling mellem Folketingets

partier og regeringen, som kan anvendes såvel i kommende

situationer, hvor behovet for politisk handling er presseren-

de, som under mere normale forhold.

Udvalget finder derfor, at det som

bilag 2

til denne beret-

ning optagne

kodeks for den gode forhandling mellem Fol

ketingets partier og regeringen

som hovedregel bør følges.

Det ovenfor anførte om brug af en fælles it-løsning for

virtuelle møder mellem Folketinget og regeringen bør natur-

ligvis også gælde, når der er tale om politiske forhandlings-

forløb.

Udvalget påpeger, at det fortsat vil være regeringens

kompetence og regeringens ansvar at tilrettelægge forhand-

lingsforløb i ministerierne. Udvalget bemærker i samme for-

bindelse, at kodekset naturligvis vil skulle anvendes med

den fornødne fleksibilitet og med hovedvægten lagt på dets

ånd og bærende hensyn.

P.u.v.

Henrik Dam Kristensen

formand

Beretning af almen art - 2021-22 nr. 3

Bilag 1

Kodeks for anvendelse af virtuelle møder og det gode møde i Folketinget

Tid og varighed

Indkald møder i god tid.

Respekter mødefri dage, faste tidspunkter og en rimelig arbejdsdag.

Møder holdes af hensyn til medlemmernes kredsarbejde ikke mandage. Faste mødetidspunkter fastholdes

for tilbagevendende møder. Møder afvikles inden for en »rimelig arbejdsdag«.

Vær tydelig om varighed.

Forventet varighed skal fremgå af invitationen. Angiv, hvis der ikke er bagkant.

Indhold

Klar dagsorden.

Dagsordenen skal være kendt på forhånd.

Indhold bestemmer form.

Lad indholdet afgøre mødets form (virtuel eller fysisk).

Forberedelse.

Send materiale i god tid – senest 24 timer før. Der træffes kun beslutning om dokumenter, der er kendt ved

mødets start.

Respekter materialets karakter.

Hvis materialet ikke er offentligt, er det ikke til deling.

Lukkede møder og fortrolighed.

Samme regler for virtuelle og fysiske møder om deltagelse og fortrolighed. Fortroligheden kan indskær

pes i særlige tilfælde. Arrangør/udvalg afgør, hvem der kan deltage, og om indholdet er fortroligt. Sikker

heden ved virtuelle møder er ikke tilstrækkelig høj til at afholde særlig fortrolige møder virtuelt.

Deltagelse

Inviterede.

Kun inviterede deltager. Invitationer og mødelink er ikke til deling.

Tydeliggør deltagere.

Beretning af almen art - 2021-22 nr. 3

Mødelederen/formanden konstaterer ved mødestart, hvem der deltager.

Deltag.

Relevante møder kræver aktive deltagere. Tag del i mødet, men tænd kun mikrofonen, når du har ordet.

Eksterne gæster.

Gæster og deputationer informeres om forventet fremmøde. Om muligt samles deputationer med beslæg

tede punkter eller andre deputationer.

Afvikling af virtuelle møder

Log på i god tid.

Alle møder kræver fremmøde i god tid. Tjek lyd og billede inden start. Hvis man deltager i mødet efter

mødestart, bliver man ikke præsenteret.

Vis, at du er med.

Tænd kameraet i lukkede møder. På åbne møder tændes kamera, når man har ordet. Lad kameraet vise

alle deltagere i lokalet, så alle ved, hvem de taler med.

Gør det nemt at deltage i virtuelle møder.

Folketinget anvender Teams, ministerierne anvender andre platforme. Det undersøges, om det er muligt

at anvende samme platform. Det skal være nemt at deltage på alle platforme. Link og praktisk informa

tion fremgår af mødeindkaldelsen.

Deltagelse via virtuelle mødeplatforme.

Virtuelle møder skaber fleksibilitet i forhold til det sted, hvorfra man deltager i mødet. Deltagere skal

respektere, at man ikke tager aktivt del i mødet, mens man opholder sig i det offentlige rum, hvor andre

kan lytte med, f.eks. i offentlige transportmidler, på gaden eller lignende. Alle deltagere skal sikre, at

deltagelse foregår sikkerhedsmæssigt forsvarligt – både i forhold til egen og andres sikkerhed.

Chatten er ikke fortrolig.

Brug ikke chatten til kommentarer ved møder. Alle inviterede kan se indholdet. Også dem, der har forladt

mødet eller ikke er faste mødedeltagere.

Beretning af almen art - 2021-22 nr. 3

Bilag 2

Kodeks for den gode forhandling mellem Folketingets partier og regeringen

Et klart kodeks for den gode forhandling flytter uenighed fra proces til politik. Der kan være forskel på

kulturen for forhandlinger i forskellige ministerier, og det skal der naturligvis være plads til. Den gode

forhandling er planlagt ud fra de overordnede normer, der angives i det følgende.

Den gode forhandling er:

Forudsigelig

En god forhandling er afhængig af, at alle kan deltage og kan planlægge deres deltagelse.

Lav en plan for forventede forhandlingsmøder (forhandlingsrække). Der skal være tid nok mellem

møderne til forberedelse – både i ministeriet og blandt forhandlerne.

Aflys planlagte møder i stedet for at flytte møder, så planen kan følges. Det skaber incitament til at holde

planen og skaber forudsigelighed – også for deltagernes andre aftaler.

Planlæg møder på tidspunkter, hvor deltagerne normalt kan deltage fysisk (inddrag kun mandage efter

aftale).

Møder indkaldes, så det er muligt at afslutte mødet samme dag.

Lav en tidsplan med frister for spørgsmål og svar, som er gensidigt forpligtende.

Inkluderende

Ikke alle skal deltage i forhandlinger, men det er god praksis at orientere og inddrage udvalget, inden

forhandlingerne indledes. Ministeren bestemmer selv, hvem der inddrages i forhandlingerne, og er i sin

gode ret til at forhandle bilateralt ved siden af det generelle forhandlingsspor.

Udvalget orienteres om muligt i forbindelse med opstarten af forhandlinger.

Skab et fælles udgangspunkt for forhandlinger ved tekniske og faglige gennemgange som optakt til

forhandlinger. Om muligt bør ordfører, partiansatte og udvalgets sekretariat have mulighed for at deltage i

tekniske/faglige møder i de indledende faser.

Kendt og forberedt

Det gode forhandlingsmøde kræver velforberedte parter.

Ministeren skaber klarhed om regeringens ønsker til forhandlingerne.

Mødernes formål er klart og kendt. Dagsorden og formål skal være udsendt i god tid.

Beretning af almen art - 2021-22 nr. 3

Materiale sendes i god tid (som udgangspunkt senest 24 timer før mødets start). Gode forhandlinger

kræver forberedte deltagere. Materiale til forhandlinger tilgår deltagerne i god tid, så man kan læse

materialet og eventuelt søge rådgivning.

Læs inden mødet. Læsning under møder bør forbeholdes tekster, der fremkommer og/eller aftales på

mødet.

Lad mødets formål afgøre mødets form. Forhandlingsmøder fungerer bedst som fysiske møder. Tekniske

orienteringer og præsentationer kan fungere som virtuelle møder. Hybridmøder skaber ulighed mellem

deltagere og bør undgås. Forhandlere bør være fysisk til stede – virtuelle deltagere er til støtte for

forhandleren. Arrangøren vælger formen.

Let tilgængelig

Alle forhandlingsdeltagere har fyldte kalendere. Det er derfor en fordel, hvis ministeriet kan koordinere

deltagelsen, f.eks. ved at gøre følgende:

Indkald møder i kalender med al møderelevant information, bl.a. overblik over møderække og informa-

tion om deltagelse – fysisk lokale eller link og kode til virtuelt møde. Målet er, at aftaler er opdaterede og

tilgængelige.

Gør det nemt at tage del i mødet – også i virtuelle møder. Klar tilkendegivelse af, hvordan man beder om

og får ordet. Tilstræb at bruge så få forskellige platforme som muligt.

Fortrolig

En grundlæggende præmis for gensidig tillid i forhandlinger er, at forhandlingsrummet er lukket.

Materiale til brug for forhandlinger behandles fortroligt og deles ikke med uvedkommende.

Forhandlinger og drøftelser er kun for de involverede parter.

Reflekterende

Ingen aftale er bedre end den viden, den er bygget på. Når ny viden opstår, bør aftaler genbesøges – også

inden de er udmøntet i lovgivning el.lign.

Ministeren inviterer aftaleparter til gennemgang af høringssvar for at sikre, at aftaler og lovforslag lever

op til hensigten.