Uddannelses- og Forskningsudvalget 2021-22
UFU Alm.del Bilag 97
Offentligt
2552282_0001.png
Aktstykke nr.
188
Folketinget 2019-20
Afgjort den 11. juni 2020
188
Uddannelses- og Forskningsministeriet.
København, den 27. maj 2020.
a.
Uddannelses- og Forskningsministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning til at forlænge ar-
bejdet med udvikling og implementering af nyt studieadministrativt system (esas) med ni måneder,
således at projektet afsluttes i november 2021 og ikke som oprindeligt planlagt i februar 2021. De
samlede projektudgifter inkl. renter forventes at udgøre 196,8 mio. kr. (2020-pl).
Udgifterne i 2020 afholdes inden for rammen af den på finansloven opførte bevilling på § 19.11.07.
Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøttes It samt af de involverede institutioner.
Finansudvalget tiltrådte med tidligere fortroligt aktstykke akt. R af 6. oktober 2016 (efterfølgende
akt. 12) og akt. 110 af 22. maj 2018 igangsættelse af anskaffelse af et nyt studieadministrativt system
(Nyt SIS/esas) til professionshøjskoler, erhvervsakademier og maritime uddannelsesinstitutioner. Det
har nu vist sig nødvendigt at forlænge projektet med i alt ni måneder, og der redegøres herunder for
projektets formål, status og økonomi mv.
Projektets formål og status
Esas-projektet (tidligere Nyt SIS-projektet) har til formål at modernisere den studieadministrative
systemunderstøttelse for i alt 21 professionshøjskoler, erhvervsakademier og maritime uddannelses-
institutioner.
Efter gennemført EU-udbud med forhandling blev der i sommeren 2017 indgået kontrakt med Net-
company IT and Business Consulting A/S.
Projektet gennemføres som et agilt udviklingsprojekt med tæt inddragelse af de institutioner, som
skal anvende systemet. Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte (SIU) varetager projektledel-
se mv. Til støtte for projektet er udpeget et antal forretningsspecialister fra de deltagende institutio-
ner, som inddrages løbende i design- og udviklingsfasen.
I starten af 2019 blev det besluttet at supplere esas med en selvbetjeningsdel rettet mod ansøgere og
studerende bl.a. på baggrund af en forventning om betydelige gevinster. Løsningen har fået navnet
”nemStudie”. nemStudie blev indarbejdet i organisering, budget og projektplan.
Projektet har fra starten arbejdet med, at der før udrulningen skulle gennemføres pilotimplemente-
ring på én institution fra hver delsektor, i alt tre institutioner. Opstarten på disse pilotimplementerin-
ger var planlagt til februar 2020.
b.
CE000945
 UFU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 97: Orientering om projektstatus for esas, fra uddannelses- og forskningsministeren
2552282_0002.png
2
I slutningen af 2019 efter de afsluttende funktionstest af systemet stod det imidlertid klart, at der
var behov for en forlængelse af tidsplanen. Dels var det ikke som forventet muligt at gennemføre
sammenhængende test af en række forretningsprocesser, og institutionerne havde på den baggrund
ikke tillid til, at løsningen kunne sættes i pilotdrift uden yderligere fejlretning og test. Dels viste de
forberedende datakonverteringer en svaghed i designet af den grundlæggende uddannelsesstruktur i
løsningen, hvorfor det var nødvendigt at udvide udviklingsopgaven med en større ændring af uddan-
nelsesstrukturen, som er en central del af løsningen. Som konsekvens heraf var det nødvendigt også
at udskyde pilotstarten.
Af hensyn til institutionernes årshjul og travle perioder med optagelse og studiestart - og for det
faktum, at esas kommer til at udgøre den studieadministrative ”rygrad” på institutionerne, er pilot-
start udskudt fra februar 2020 til oktober 2020. Esas vil efterfølgende blive implementereret på de
resterende institutioner i to bølger henholdsvis forår og efterår 2021. Den samlede projektforsinkelse
er ni måneder fra februar 2021 til november 2021. Den samlede tidsplan fremgår af tabel 1.
Tabel 1: Projektets tidsplan
Aktivitet
Afklaringsfasen
Designfasen
Udviklingsfasen
Pilotudrulning inkl. overtagelsesprøve
Udrulningsfasen (forårs- og efterårsbølge)
inkl. driftsprøve
Tidsplan
August – september 2017
September 2017 – januar 2018
Februar 2018 – oktober 2020
November – december 2020
Januar 2021 – november 2021
Den reviderede tidsplan er godkendt af projektets styregruppe. Efter fastlæggelsen af ny tidsplan
indledte Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte dialog med It-rådet med henblik på fornyet
risikovurdering. Møde i It-rådet blev afholdt den 2. april 2020, og 15. april modtog styrelsen It-rådets
opfølgningsbrev, som er en del af grundlaget for nærværende aktstykke. UFM har behandlet sagen så
hurtigt som det var muligt, men det bemærkes, at der er gået mere end tre måneder, jf. BV 2.2.18.1.2,
siden behovet for forlængelse af tidsplanen først blev kendt.
Udgifter ved projektet
Udgifterne til den samlede anskaffelse, udvikling og implementering af esas er nu opgjort til 191,0
mio. kr., eksklusiv renteudgifter, og inklusiv risikopulje på 3,0 mio. kr.,
jf. tabel 1.
I forhold til det
oprindelige akt. 12 af 6. oktober 2016 er projektets samlede omkostninger øget med 9,1 mio. kr.
ekskl. renter (2020-pl). Forøgelsen af omkostningerne til projektet kan i vidt omfang tilskrives udvi-
delsen af projektet med selvbetjeningsløsningen nemStudie. Forøgelsen udgør 5 pct. af de oprindeligt
budgetterede omkostninger.
Esas er hovedsageligt finansieret af de institutioner, der skal bruge systemet, herunder 60 mio. kr.
fra effektiviseringspuljen, som tidligere er afsat med henblik på at understøtte mere effektiv admini-
stration på professionshøjskolerne. Hertil kom en mindre finansieringsandel fra puljer under Uddan-
nelses- og Forskningsministeriet.
Ændringerne af projektets økonomi indebærer blandt andet, at omfanget af aktiverbare udgifter er
øget. Som følge heraf vil lånerammen for Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte blive søgt
forhøjet på forslag til finanslov for 2021. Forøgelsen af projektomkostningerne, herunder de afledte
øgede afskrivninger og renter finansieres af institutionerne.
Tabel 2: Omkostningsbaserede projektudgifter for esas
 UFU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 97: Orientering om projektstatus for esas, fra uddannelses- og forskningsministeren
2552282_0003.png
3
Mio. kr. (2020-pl)
Ikke-aktiverbare
projektudgifter
Aktiverbare pro-
jektudgifter
Total, ekskl. ren-
ter
Renter
Total, inkl. renter
Total
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024-2028
104,3
4,0 7,2 7,6 5,8 14,6 25,2 39,8
-
-
-
86,7
191,0
5,8
196,8
-
4,0
-
4,0
-
7,2
-
7,2
-
7,6
-
7,6
0,3
0,4
0,4 11,0 10,9 10,9
52,9
52,9
2,1
55,0
6,1 15,0 25,5 50,8 10,9 10,9
- 0,1 0,4 1,2 1,1 0,9
6,1 15,1 25,9 52,0 12,0 11,8
Gevinster ved projektet
De samlede gevinster for de 21 institutioner, som skal anvende løsningen, er opgjort i projektets
business case. Indarbejdelse af en selvbetjeningsløsning rettet mod ansøgere og studerende har tilført
projektet væsentlige økonomiske gevinster. Produktivitetsgevinsten ved reduceret tidsforbrug i stu-
dieadministrationen (effektiv studieadministration) er på den baggrund væsentligt forbedret i den re-
viderede business case, hvor gevinsten er opgjort til cirka 210 mio. kr. sammenlignet med de 68 mio.
kr., der var estimeret i den oprindelige business case. De samlede gevinster andrager 288,8 mio. kr.
(2020-pl).
Behandling i Statens It-råd
Projektet har haft et opfølgende møde med Statens It-råd den 2. april 2020, og rådet har efterføl-
gende meddelt, at rådet fortsat vurderer, at projektet har normal risiko.
Tidsplan for fremtidige orienteringer
Finansudvalget orienteres om status for esas på følgende tidspunkter:
– 1. kvartal 2022: Orientering i forbindelse med overgang til drift, den afsluttende implementering
samt projektstatus i øvrigt.
– 1. kvartal 2023: Orientering om projektets drift og effekter ca. ét år efter overgang til drift.
c.
Aktstykket forelægges Finansudvalget med henblik på, at projektets udvikling kan fortsætte med
henvisning til budgetvejledningens pkt.
2.2.18.1.2.
Esas-projektet har senest været forelagt Statens It-råd april 2020, og It-rådets udtalelse sammen
med projektets handleplaner for rådets anbefalinger vedlægges som bilag 1 og 2.
Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til, at perioden for færdiggørelse og im-
plementering af esas forlænges med ni måneder. De samlede projektudgifter inkl. renter forventes at
udgøre 196,8 mio. kr. Udgifterne i 2020 afholdes inden for rammen af den på finansloven opførte
bevilling på § 19.11.07. Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøttes It samt af de involverede
institutioner.
d.
e.
 UFU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 97: Orientering om projektstatus for esas, fra uddannelses- og forskningsministeren
2552282_0004.png
4
f.
Finansministeriets tilslutning foreligger.
København, den 27. maj 2020
A
NE
H
ALSBOE
-J
ØRGENSEN
/ Flemming Bøge
Til Finansudvalget.
Tiltrådt af Finansudvalget den 11-06-2020