Retsudvalget 2021-22
REU Alm.del Bilag 386
Offentligt
2630726_0001.png
Holbergsgade 6
DK-1057 København K
T +45 7226 9000
F +45 7226 9001
M [email protected]
W sum.dk
Retsudvalget 2021-22
REU Alm.del - Bilag 386
Offentligt
Folketingets Ombudsmand
Gammeltorv 22
1457 København K
Sendt pr. e-mail til
[email protected]
Dato: 30-09-2022
Enhed: JUR
Sagsbeh.: DEPASTL
Sagsnr.: 2007402
Dok. nr.: 2415573
Besvarelse vedr. Folketingets Ombudsmands j.nr. 21/03433
1.
Folketingets Ombudsmand har i brev af 23. juni 2022 henstillet til
Sundhedsministeriet, at ministeriet overvejer, om de tiltag, som ministeriet har
iværksat og planlagt for at nedbringe sagsbehandlingstiderne i aktindsigtssager efter
offentlighedsloven og miljøoplysningsloven i departementet er tilstrækkelige til at
sikre, at fristerne for behandling af aktindsigtssager vil kunne overholdes inden for en
kort tidshorisont.
Folketingets Ombudsmand har bedt Sundhedsministeriet om i en udtalelse at
redegøre nærmere for ministeriets overvejelser i den forbindelse, herunder med en
nærmere vurdering af, hvordan og inden for hvilken tidshorisont de iværksatte og
eventuelle yderligere initiativer kan forventes at nedbringe sagsbehandlingstiderne.
Ombudsmanden har desuden bedt Sundhedsministeriet om en udtalelse om,
hvorvidt Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed vil kunne nedbringe
sine sagsbehandlingstider i aktindsigtssager til et niveau, der er i overensstemmelse
med fristerne i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven, inden udgangen af 2.
kvartal 2022 (Statens Serum Institut) og omkring den 1. juni 2022 (Styrelsen for
Patientsikkerhed).
2.
Sundhedsministeriet har
–
som det fremgår af ombudsmandens brev af 23. juni
2022
–
allerede iværksat en række initiativer med henblik på at nedbringe
ministeriets sagsbehandlingstider i aktindsigtssager.
Det drejer sig om bl.a. følgende initiativer:
•
•
•
•
•
•
•
Oprettelsen af et centralt team (sekretariat), der behandler ministeriets
aktindsigtssager
Løbende tilførsel af nye ressourcer til teamet (sekretariatet)
Større ledelsesmæssigt fokus på aktindsigt
Intern undervisning og afholdelse af temadage
Ændrede processer i forbindelse med behandlingen af aktindsigtssager
IT-understøttelse
Tilkøb af konsulentbistand
3.
Siden den 14. juni 2022, hvor Sundhedsministeriet senest har afgivet en udtalelse
til Folketingets Ombudsmand om status for ministeriets sagsbehandlingstider i
aktindsigtssager, er såvel en ny kontorchef i Jura og Lovkvalitet, som en ny teamleder
i aktindsigtssekretariatet tiltrådt.
Desuden er yderligere to indlånte årsværk fra Styrelsen for Patientklager og
yderligere to studentermedhjælpere tiltrådt.
 REU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 386: Kopi af Sundhedsministeriets udtalelse til Folketingets Ombudsmand om nedbringelse af sagsbehandlingstiderne i aktindsigtssager
Aktuelt er aktindsigtssekretariatet normeret således:
•
•
•
•
•
•
•
1 teamleder
4 fastansatte fuldmægtige (heraf en vakance)
1 midlertidigt ansat fuldmægtig
1 indlånt specialkonsulent fra Styrelsen for Patientklager
3 indlånte fuldmægtige fra Styrelsen for Patientklager
3 studentermedhjælpere
2 kontormedarbejdere (heraf en vakance)
Der er
–
navnlig efter den 1. august 2022
–
arbejdet med at effektivisere arbejdet i
aktindsigtssekretariatet, og bl.a. følgende initiativer er implementeret efter 1. august
2022:
•
Øget fokus på visitation af nye sager, og i den forbindelse dialog med
aktindsigtsanmoderen, med henblik på afgrænsning af
aktindsigtsanmodningen, således at Sundhedsministeriet ved sin
gennemgang af akter kan fokusere på de akter, som aktindsigtsanmoderen
reelt har interesse i. Desuden understøtter initiativet, at der
–
når det er
relevant
–
på et tidligt tidspunkt under sagens behandling kan meddeles
afslag på aktindsigt efter offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 1
(identifikationskravet), § 9, stk. 1, nr. 2 (temakravet), § 9, stk. 2, nr. 1
(ressourcereglen) og § 9, stk. 2, nr. 2 (chikanereglen).
Intensiveret sagsstyring på baggrund af et nu fuldt implementeret
ledelsesinformationsprogram, således at der sker en korrekt prioritering af
ministeriets aktindsigtssager, og så det understøttes, at medarbejderne i
aktindsigtssekretariatet løbende får faglig sparring med henblik på hurtigere
at kunne afslutte sagerne. Ledelsesinformationssystemet bruges også af
aktindsigtssekretariatet til at understøtte ministeriets indsats for at meddele
aktindsigtsanmodere mere realistiske fristskøn og frigør personalemæssige
ressourcer, idet flere administrative opgaver nu kan behandles delvist
automatisk.
Fokus på effektive rykkerprocedurer, herunder eskalation til det relevante
ledelsesmæssige niveau. Disse initiativer bidrager til at mindske sagernes
liggetid.
Jævnlig orientering af direktionen om status på aktindsigtsområdet.
Initiativet sikrer, at direktionen kan iværksætte yderligere tiltag på området,
hvis det vurderes at være nødvendigt eller hensigtsmæssigt.
Implementering af nye og mere simple afgørelsesskabeloner med henblik på
at forkorte den tid, de enkelte sagsbehandlere bruger på at udarbejde selve
aktindsigtsafgørelsen.
Nedsættelse af en task force, der har fokus på at afvikle gamle
aktindsigtssager, således at ministeriet hurtigere kan afvikle disse sager.
•
•
•
•
•
4.
Der er på den baggrund sket ganske væsentlige fremskridt for Sundhedsministeriet
på aktindsigtsområdet.
Mens Sundhedsministeriet havde 125 verserende aktindsigtssager pr. 31. december
2021, havde Sundhedsministeriet pr. 29. september 2022 65 verserende
aktindsigtssager (svarende til et fald i sagsbeholdningen på 48 %).
Side 2
 REU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 386: Kopi af Sundhedsministeriets udtalelse til Folketingets Ombudsmand om nedbringelse af sagsbehandlingstiderne i aktindsigtssager
Sundhedsministeriet havde pr. 31. december 2021 én verserende aktindsigtssag fra
2019 og 12 verserende aktindsigtssager fra 2020. Alle aktindsigtssager fra 2019 og
2020 var blevet afsluttet pr. 29. september 2022.
5.
Det er imidlertid Sundhedsministeriets vurdering, at der er behov for yderligere
konsolidering af de væsentlige fremskridt, der er nævnt under pkt. 4 ovenfor, og
også, at momentum fastholdes i forhold til at afvikle porteføljen af gamle
aktindsigtssager hurtigst muligt.
Sideløbende hermed har Sundhedsministeriet fokus på at organisere arbejdet med
behandling af aktindsigtssager på en sådan måde, at det forebygges, at der igen
opstår et stort efterslæb af gamle aktindsigtssager.
Sundhedsministeriet har derfor foretaget en gennemgribende analyse af ministeriets
sagsgange i aktindsigtssager og organisering af aktindsigtsområdet.
Aktuelt er det som udgangspunkt fagkontoret, der har ansvaret for at identificere
akter omfattet af en aktindsigtsanmodning og at træffe afgørelser i aktindsigtssager.
Fagkontoret sekretariatsbetjenes i den forbindelse af aktindsigtssekretariatet, der
laver udkast til afgørelse og gennemgang af de omfattede akter.
Det er Sundhedsministeriets vurdering, at den stærke forankring af ministeriets
aktindsigtssager i fagkontorerne bidrager til, at det kan være udfordrende for
aktindsigtssekretariatet at give et realistisk fristskøn i aktindsigtssager. Desuden kan
forankringen bidrage til længere liggetid i sagerne.
Sundhedsministeriet har derfor besluttet, at aktindsigtssekretariatet fremover skal
overtage ansvaret for at fremsøge omfattede akter, ligesom det fremover skal være
aktindsigtssekretariatet, der træffer afgørelse i aktindsigtssagerne. Fagkontoret
inddrages dermed alene med henblik på kvalitetssikring af søgninger mv.
For at aktindsigtssekretariatet kan overtage de nævnte opgaver fra fagkontorerne, er
det besluttet, at aktindsigtssekretariatet
–
indtil udgangen af februar 2023
–
vil have
følgende normering:
•
•
•
•
•
•
1 teamleder (uændret)
4 fastansatte fuldmægtige (der er en verserende ansættelsesrunde
vedrørende besættelse af den vakante stilling)
1 midlertidigt ansat fuldmægtig
4 indlånte jurister
1 kontormedarbejder (tidligere var normeringen 2 kontormedarbejdere)
5 studentermedhjælpere (opnormering med 2 studentermedhjælpere)
Den ændrede organisering vil træde i kraft, når de nødvendige rekrutteringer er
gennemført, forventeligt den 1. november 2022.
6.
Med de initiativer, der allerede er taget, jf. pkt. 2 og 3 ovenfor, og de fremtidige
initiativer, jf. pkt. 5 ovenfor, er det Sundhedsministeriets vurdering, at alle gamle
aktindsigtssager vil være afviklet inden udgangen af 1. kvartal 2023.
Det er Sundhedsministeriets vurdering, at ministeriet i løbet af 1. kvartal 2023
–
i nye
aktindsigtssager
–
vil kunne leve op til følgende sagsbehandlingsmål for
aktindsigtssager, som behandles efter offentlighedsloven:
Side 3
 REU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 386: Kopi af Sundhedsministeriets udtalelse til Folketingets Ombudsmand om nedbringelse af sagsbehandlingstiderne i aktindsigtssager
2630726_0004.png
•
•
•
•
•
45 % af alle sager afsluttes inden for 7 arbejdsdage.
Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle sager: 25 arbejdsdage.
Gennemsnitlig sagsbehandlingstid for store sager: 40 arbejdsdage.
Procentdel af store sager, der skal være afsluttet inden for 40 arbejdsdage:
85 %.
Højeste sagsbehandlingstid for store sager: 80 arbejdsdage.
Det er samtidig Sundhedsministeriets vurdering, at ministeriet vil kunne behandle
sager efter miljøoplysningsloven inden for den absolutte sagsbehandlingsfrist på 2
måneder.
Vurderingen af, at ministeriet i løbet af 1. kvartal 2023 vil kunne leve op til de nævnte
sagsbehandlingsmål, er forbundet med en vis usikkerhed, og afhænger bl.a. af
udviklingen i antallet af nye aktindsigtsanmodninger, om der opstår nye
beredskabssituationer, om der opstår vakancer og
–
i givet fald
–
rekrutteringssituationen for jurister på arbejdsmarkedet.
Sundhedsministeriets direktion vil løbende følge udviklingen i ministeriets
sagsbehandlingstider og sagsbeholdning med henblik på at kunne sætte ind med
adækvate initiativer, hvis der viser sig tegn på, at de nævnte målsætninger
–
mod
forventning
–
ikke kan overholdes.
7.
For så vidt angår Statens Serum Instituts og Styrelsen for Patientsikkerheds
sagsbehandlingstider kan Sundhedsministeriet henholde sig til vedlagte udtalelser.
Med venlig hilsen
Adam Abdel Khalik
Side 4