Retsudvalget 2021-22
REU Alm.del Bilag 164
Offentligt
10. februar 2022
Til Folketingets Retsudvalg
Retsgrundlag for sletning og journalisering af SMS-beskeder
Replik fra offentlighedsrådgiver og forskningschef emeritus Oluf Jørgensen til Justitsministeriets
besvarelse af spørgsmål nr. 493 fra Folketingets Retsudvalg
Justitsministeriets svar af 7. februar kommenterer min henvendelse til Retsudvalget af 22.
november 2021, der indeholdt kritik af ministeriets redegørelse af 1. november om journalisering og
sletning af SMS-beskeder. Her følger en replik til Justitsministeriets svar:
Når ministerier faktisk bruger SMS’er
ved administrativ sagsbehandling, så er gamle citater om
brugen af sms’er, som Justitsministeriet fortsat henviser til, ikke længere dækkende.
Det er vigtigt at få fastslået, at dokumentbegrebet er teknologineutralt. SMS-kommunikation, der
indgår i sagsbehandling, er omfattet af lovkravene om journalisering og aktindsigt i præcis samme
omfang som skriftlig kommunikation via e-mail og andre former. Det gælder også ministres og
særlige rådgiveres SMS’er,
der
indgår i sagsbehandling. Indholdet er afgørende
–
ikke formen.
Justitsministeriets redegørelse til Retsudvalget af 1. november giver ikke en dækkende fremstilling
af to udtalelser fra Folketingets Ombudsmand, der fastslår hhv. forudsætter, at sms-beskeder i
sagerne er dokumenter i offentlighedslovens forstand (FOB 2015-30 og FOB 2015-48). Denne
vurdering ændres ikke ved Justitsministeriets forklaringer i seneste svar.
Særlige krav til journalisering og aktindsigt i sager, der hører under forvaltningsloven
En vigtig pointe i min henvendelse til Retsudvalget er, at behandlingen af minksagen i ministerier
og regeringens koordinationsudvalg hører under forvaltningsloven. Justitsministeriets svar tager
ikke stilling til dette centrale spørgsmål. Ministeriet svarer blot, at der ikke blev truffet en afgørelse
i forvaltningslovens forstand på mødet i regeringens koordinationsudvalg 3. november.
Uanset det fastholdes, at den formelle afgørelse blev truffet i ressortministeriet, hører den samlede
sagsbehandling under forvaltningsloven. Behandlingen i regeringens koordinationsudvalg inklusiv
forberedelsen og opfølgningen indgår som væsentlige sagsbehandlingsskridt.
Forvaltningslovens regler har til formål at sikre den enkelte borger indflydelse på de
beslutningsprocesser, der gælder egne forhold, og forøge den enkeltes mulighed for at forstå
indholdet af de trufne afgørelser og baggrunden herfor. Personer og virksomheder, der har en
væsentlig, individuel retlig interesse i en sags udfald har som parter særlige rettigheder, der i
minksagen er meget relevante for ejerne af de enkelte minkfarme.
Forvaltningsloven har ikke som offentlighedsloven omdefineret udveksling af dokumenter til at
være intern, uanset den sker mellem myndigheder i den centrale statsadministration.
 REU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 164: Henvendelse af 10/2-22 fra Oluf Jørgensen om retsgrundlag for sletning og journalisering af SMS-beskeder
2529167_0002.png
Forvaltningsloven giver derfor større rettigheder for parter til aktindsigt
i emails og SMS’er, der er
udvekslet mellem ministerier.
Offentlighedslovens krav til notatpligt (§ 13) gælder for sager, hvor der vil blive truffet afgørelse.
Notatpligten gælder også ved politisk behandling af sagerne f.eks. i regeringens
koordinationsudvalg. Journaliseringspligten gælder tilsvarende for oplysninger, der har betydning
for sagsbehandlingen (§ 15).
Arkivloven har regler om bevaring og sletning
I henvendelsen til Retsudvalget af 22. november kritiserede jeg, at Justitsministeriets redegørelse af
1. november ikke omtaler en udtalelse fra Folketingets Ombudsmand, hvor ombudsmanden finder
det meget kritisabelt, at Arbejdsdirektoratet har slettet dokumenter i en sag. Ombudsmanden
henviser til arkivloven (FOB
2010 1-1).
Justitsministeriets svar tyder ikke på, at ministeriet mener ombudsmandens udtalelse har betydning.
Justitsministeriet henviser blot til Kulturministeriets tidligere svar på spørgsmål 321 fra
Retsudvalget. I dette svar henviser Kulturministeriet til Justitsministeriets svar på spørgsmål 110,
men tilføjer:
”Arkivloven
regulerer ikke myndigheders eventuelle slettepraksis.”
Denne opfattelse, som de to ministerier åbenbart deler, stemmer ikke med arkivlovens regler om
bevaring og kassation af offentlige arkivalier. Loven har bl.a. til formål at sikre arkivalier, der tjener
til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og
virksomheder” (§ 4, nr. 1).
Ifølge § 10, stk. 1 fastsætter kulturministeren regler om behandling,
bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier, og ministeriet/Rigsarkivet har fastsat en
række regler for anmeldelse, bevaring, kassation og aflevering af oplysninger og dokumenter.
Justitsministeriets nye retningslinjer for sletning af emails og SMS’er er ikke bindende
Justitsministeriet udsendte i september 2021
”Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring
af slettede e-mails
mv.”
Som følge af blæsten om sletning af SMS’er
i minksagen, vil
Justitsministeriet også udarbejde retningslinjer for sletning af SMS’er.
Justitsministeriet erkender i svaret, at de nye retningslinjer ikke er bindende, men kommenterer i
øvrigt ikke kritikken.
Retningslinjerne for e-mails er beskrevet i en
artikel af Jesper Tynell:
”Retningslinjerne anbefaler,
at almindelige embedsmænds såkaldt slettemarkerede e-mails fremover gemmes i præcis 5 år,
hvorefter de slettes. Chefers slettemarkerede e-mails bør gemmes i 10 år, og ministres og
departementschefers slettemarkerede e-mails bør gemmes i 25 år. Men det er i princippet op til de
enkelte ministre og ministerier,
om de vil følge disse anbefalinger.” Med kommentarer fra
professorerne Frederik Waage og Sten Schaumburg-Müller understreger artiklen, at de nye
retningslinjer ikke forhindrer sletning af e-mails, der har betydning for dokumentation.
På baggrund af den opmærksomhed, der er kommet om betydningen af dokumentation, er det
besynderligt, at nye retningslinjer for sletning af emails og SMS’er ikke skal være bindende. Hvis
der ønskes bindende retningslinjer, har Kulturministeriet og Rigsarkivet kompetencen efter
arkivloven.