GRU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 70: Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder, fra justitsministeriet

Grønlandsudvalget 2021-22
GRU Alm.del Bilag 70
Offentligt

Foreløbige retningslinjer

for statslige myndigheders

opbevaring af SMS-be-

skeder mv.

Juli 2022

1/8

Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.

GRU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 70: Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder, fra justitsministeriet

Indhold

Indledning og afgrænsning ____________________________________ 3

Foreløbige retningslinjer for opbevaring af SMS-beskeder mv. _______ 6

2.1

2.2

Ministre, særlige rådgivere og departementschefer _______________________ 6

Fratrædelse mv. __________________________________________________ 7

2/8

Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.

GRU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 70: Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder, fra justitsministeriet

Indledning og afgrænsning

Indledning

Den 28.

september 2021 udsendte Justitsministeriet ”Retningslinjer for statslige myndigheders

opbevaring af slettede e-mails

mv.”. Formålet med disse retningslinjer

er at sikre en ensartet

praksis for statslige myndigheders opbevaring af e-mails, der ikke skal journaliseres. Behovet for

en sådan ensartet praksis skyldes først og fremmest hensynet til undersøgelses- og gransknings-

kommissioners arbejde.

Det fremgår af ”Retningslinjer

for statslige myndigheders opbevaring af e-mails

mv.”, at

statslige

myndigheder bør sikre, at slettede e-mails opbevares i 5 år (medarbejdere), 10 år (ansatte i chef-

stillinger) og 25 år (departementschefer, særlige rådgivere og ministre). Således vil det ikke være

muligt for den pågældende ansatte at slette deres e-mails i de respektive perioder på 5/10/25 år.

Dermed sikres det, at den pågældende ansattes slettede e-mails vil være tilgængelige for en

undersøgelses- eller granskningskommission i henholdsvis 5/10/25 år.

”Retningslinjer

for statslige myndigheders opbevaring af e-mails

mv.”

indeholder også anbefalin-

ger til sikring af materiale, når der er truffet beslutning om, at der nedsættes en undersøgelses-

eller granskningskommission.

Behov for retningslinjer om opbevaring af SMS-beskeder mv.

Granskningskommissionen om sagen om aflivning af mink (Minkkommissionen) har til brug for

sin undersøgelse anmodet om at få udleveret ikke-journaliserede SMS-beskeder fra de involve-

rede ministre og embedsmænd. Minkkommissionen har herved anlagt en anden tilgang til SMS-

beskeder end tidligere kommissioner, og de statslige myndigheders praksis for opbevaring af

arbejdsrelaterede SMS-beskeder tager ikke højde for denne tilgang.

For at statslige myndigheder i forbindelse med fremtidige undersøgelser kan imødekomme en

undersøgelses- eller granskningskommissions ønske om at få adgang til ikke-journaliserede

SMS-beskeder, er der i lyset af Minkkommissionens nye tilgang til SMS-beskeder derfor også et

behov for at opbevare SMS-beskeder mv., som ikke skal journaliseres, i en vis periode.

Det bemærkes i den forbindelse, at det efter Justitsministeriets opfattelse i praksis generelt vil

have undtagelsens karakter, at en SMS-besked er journaliseringspligtig. I såkaldt generelle sa-

ger, hvor myndigheden ikke skal træffe en forvaltningsretlig afgørelse, vil dette i særdeleshed

være tilfældet.

På den baggrund har Justitsministeriet fastsat generelle retningslinjer for statslige myndigheders

opbevaring af SMS-beskeder mv., som ikke skal journaliseres. Retningslinjerne omfatter opbe-

varing af SMS-beskeder og andre lignende beskedtjenester (eksempelvis iMessage, Whatsapp,

Signal o.lign).

3/8

Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.

GRU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 70: Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder, fra justitsministeriet

Behov for teknisk afklaring

I dag opbevares SMS-beskeder mv. ikke centralt hos statslige myndigheder, som det er tilfældet

for e-mails. Statslige myndigheder har således ikke uafhængigt af brugeren adgang til arbejdsre-

laterede SMS-beskeder mv.

Det indebærer, at SMS-beskeder mv. ikke vil være tilgængelige for en fremtidig undersøgelses-

eller granskningskommission, hvis beskeden er slettet eller

–

hvis SMS-beskeder mv. alene er

lagret lokalt på telefonen

–

medarbejderen f.eks. taber eller på anden måde mister sin telefon.

Det samme gælder, hvis en telefon bortkommer, og myndighedens it-enhed af sikkerhedsmæs-

sige grunde sletter al indhold på den bortkomne telefon (eksempelvis via en MDM-løsning). Her-

udover kan en telefons indhold blive slettet som følge af fejlslagne loginforsøg.

I forbindelse med fratrædelser eller telefonskift vil en telefon endvidere i almindelighed blive nul-

stillet, hvorved alt indhold, herunder SMS-beskeder mv., på telefonen slettes.

Arbejdet med at fastsætte generelle retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-

beskeder mv. omfatter på den baggrund bl.a. en nærmere undersøgelse af de tekniske mulighe-

der for en central opbevaring af SMS-beskeder mv., som ikke skal journaliseres, herunder slet-

tede SMS-beskeder mv., for medarbejdere i staten, og de informationssikkerhedsmæssige hen-

syn der vil være i forbindelse hermed. Der er tale om et omfattende og tidskrævende arbejde, og

der er en række usikkerhedsmomenter knyttet til afklaringen af de tekniske spørgsmål.

Behov for foreløbige retningslinjer

Af hensyn til tidshorisonten i forhold til afklaring af de tekniske muligheder for central opbevaring

af SMS-beskeder mv., jf. ovenfor, er der med henblik på at sikre en ensartet praksis for statslige

myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv., der ikke skal journaliseres, behov for at fast-

sætte foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv., som

ikke forudsætter et nyt teknisk set-up.

Databeskyttelsesretlige og informationssikkerhedsmæssige hensyn tilsiger generelt, at arbejds-

relaterede SMS-beskeder mv. løbende bør slettes, ligesom man bør sikre tjenestetelefonen, og

den information, der ligger på den. Heroverfor står hensynet til, at statslige myndigheder, i lyset

af Minkkommissionens nye tilgang til SMS-beskeder, kan imødekomme en undersøgelses- eller

granskningskommissions ønske om at få adgang til ikke-journaliserede SMS-beskeder mv. På

trods af databeskyttelsesretlige og informationssikkerhedsmæssige hensyn vurderes det, at

SMS-beskeder mv. som udgangspunkt bør opbevares af hensyn til at kunne imødekomme en

undersøgelses- eller granskningskommissions ønske om at få adgang til ikke-journaliserede

SMS-beskeder mv. Der findes i dag ikke en statslig løsning, som teknisk understøtter, at SMS-

beskeder mv. lagres centralt og brugeruafhængig (modsat hvad der gælder for e-mails). Indtil der

kan etableres en mere hensigtsmæssig løsning for en central og brugeruafhængig lagring af

SMS-beskeder mv., er de foreløbige retningslinjer derfor baseret på et udgangspunkt om, at nu-

værende medarbejdere og ministre ikke sletter arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. på deres

tjenestetelefon, ligesom der for visse persongrupper løbende bør sikres en lokal kopi af SMS-

beskeder mv.

4/8

Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.

GRU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 70: Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder, fra justitsministeriet

Afgrænsning

Nærværende foreløbige retningslinjer

er organisatorisk afgrænset på samme måde som ”Ret-

ningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.”. De foreløbige retnings-

linjer vedrører dermed statslige myndigheder, dog ikke efterretningstjenesterne, der er underlagt

særlige regler, eller myndigheder, der efter lovgivningen er uafhængige. De foreløbige retnings-

linjer vedrører heller ikke kommuner og regioner.

Endvidere er de foreløbige retningslinjer fastsat på baggrund af samme regler og hensyn, som

gælder for

”Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.”.

Der

henvises i den forbindelse til pkt. 2 og 3 i disse retningslinjer. Det indebærer bl.a., at de foreløbige

retningslinjer ikke omfatter SMS-beskeder mv., som journaliseres. Som nævnt ovenfor vil det i

praksis generelt have undtagelsens karakter, at en SMS-besked er journaliseringspligtig.

De foreløbige retningslinjer gælder endvidere ikke for SMS-beskeder mv., som udelukkende har

et personalerelateret indhold, eksempelvis en SMS-besked fra en medarbejder, om at vedkom-

mende ønsker at holde fri, beskeder til og fra en tillidsrepræsentant (i kraft af dennes funktion)

eller beskeder mellem en medarbejder og en chef om rent personlige forhold, herunder hvis en

medarbejder eksempelvis måtte vælge at sende en SMS-besked med en sygemelding. Sådanne

SMS-beskeder bør slettes, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem. Det bemærkes

i øvrigt, at følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger) ikke bør sendes via SMS.

Endelig omfatter de foreløbige retningslinjer ikke eventuelle private SMS-beskeder mv. På

samme måde vil SMS-beskeder mv., som er sendt til en medarbejder ved en åbenlys fejl, ikke

være omfattet.

Det forudsættes i øvrigt, at medarbejdere mv. til brug for arbejdsrelateret kommunikation, herun-

der afsendelse og modtagelse af SMS-beskeder mv., som udgangspunkt alene anvender deres

tjenestetelefon.

Det bemærkes, at myndighederne i almindelighed bør instruere deres medarbejdere i, hvordan

tjenestetelefoner bør håndteres for at sikre et tilstrækkeligt niveau af informationssikkerhed.

5/8

Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.

GRU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 70: Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder, fra justitsministeriet

Foreløbige retningslinjer for opbevaring

af SMS-beskeder mv.

Statslige myndigheder bør af hensyn til en eventuel fremtidig undersøgelses- og gransknings-

kommissions arbejde

–

ved siden af den forvaltningsretlige journaliseringspligt og arkivreglerne

–

instruere ministre og medarbejdere i at opbevare arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. på de

pågældendes telefoner.

Retningslinjerne omfatter som nævnt ikke rent private SMS-beskeder mv. SMS-beskeder mv.,

som udelukkende har et personalerelateret indhold, eksempelvis en SMS-besked fra en medar-

bejder, om at vedkommende ønsker at holde fri, beskeder til og fra en tillidsrepræsentant (i kraft

af dennes funktion) eller beskeder mellem en medarbejder og en chef om rent personlige forhold,

bør løbende slettes. På samme måde kan SMS-beskeder mv., som er sendt til den pågældende

ved en åbenlys fejl slettes. Endelig kan SMS-beskeder mv. som journaliseres i myndighedens

sagsbehandlingssystem bl.a. af sikkerhedsmæssige hensyn og hensynet til dataminimering, slet-

tes fra telefonen, når de er journaliseret.

Det bemærkes, at der i nogle beskedtjenester er en funktionalitet, som gør det muligt for afsen-

deren af en besked at redigere i beskeden eller at slette beskeden på en sådan måde, at den

ikke længere er tilgængelig for hverken afsender eller modtager. Den statslige myndighed bør

således tilsvarende instruere ministre og medarbejdere i ikke at anvende en sådan redigerings-

eller slettefunktion, men hvis f.eks. en afsender

–

som ikke er omfattet af retningslinjerne

–

an-

vender en sådan slettefunktion, vil beskeden ikke længere være tilgængelig på modtagerens te-

lefon.

Der fastsættes ikke med disse retningslinjer slettefrister. Det skyldes, at de foreløbige retnings-

linjer forventes at blive erstattet af endelige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring

af SMS-beskeder mv.

I forhold til sikring af materiale, når der er truffet beslutning om, at der nedsættes en undersøgel-

ses-

eller granskningskommission, henvises i øvrigt til pkt. 4 i ”Retningslinjer for statslige myndig-

heders opbevaring af slettede e-mails

mv.”

2.1

Ministre, særlige rådgivere og departementschefer

For ministre, særlige rådgivere og departementschefer gælder sådanne særlige forhold omkring

deres stilling og funktion, som begrunder, at de løbende

–

f.eks. én gang om måneden

–

bør tage

en lokal kopi af alle arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. Afgrænsningen til denne persongruppe

skal ses i lyset af de praktiske og ressourcemæssige udfordringer, der vil være forbundet med

løbende at tage kopi af alle øvrige statslige medarbejderes arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv.

Lokale kopier af ministres, særlige rådgiveres og departementschefers arbejdsrelaterede SMS-

beskeder mv. skal sikre, at sådanne beskeder ikke går tabt, hvis telefonen mistes, telefonen eller

indholdet herpå går til grunde, telefonens indhold slettes efter fejlslagne loginforsøg, eller hvis en

telefon af sikkerhedsmæssige grunde nulstilles, eksempelvis som følge af, at den er bortkommet.

SMS-beskeder mv., som er sendt eller modtaget i perioden efter den seneste lokale kopi vil dog

6/8

Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.

GRU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 70: Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder, fra justitsministeriet

naturligvis ikke fremgå af den lokale kopi. Det betyder, at disse beskeder

–

som er sendt eller

modtaget i perioden efter den seneste lokale kopi, og inden der tages en ny lokal kopi

–

vil kunne

gå tabt, hvis telefonen mistes, telefonen eller indholdet herpå går til grunde, telefonens indhold

slettes efter fejlslagne loginforsøg, eller hvis en telefon af sikkerhedsmæssige grunde nulstilles,

eksempelvis som følge af, at den er bortkommet. Der findes på nuværende tidspunkt ikke en

teknisk løsning, som kan sikre herimod ved en løbende automatisk og brugeruafhængig lokal

kopi.

Når der er sikret en lokal kopi, vil de SMS-beskeder mv., der er taget en lokal kopi af, kunne

slettes fra telefonen, hvis det f.eks. af informationssikkerhedsmæssige hensyn vurderes hensigts-

mæssigt.

Det bemærkes, at Smart-appen, som kan benyttes til at modtage og afsende klassificerede be-

skeder, ikke aktuelt har en backupfunktion, som kan sikre en automatisk og brugeruafhængig

lokal kopi af beskeder sendt og modtaget i Smart-appen. Disse beskeder lagres således alene

lokalt på telefonen og vil derfor kunne gå tabt, og dermed ikke kunne udleveres til en eventuel

undersøgelses- eller granskningskommission, hvis telefonen mistes, eller telefonen eller indhol-

det herpå går til grunde. Idet Smart-appen kan bruges til klassificerede beskeder, lægges der ikke

op til, at der tages en lokal kopi af ministres, særlige rådgiveres og departementschefers beskeder

sendt og modtaget i Smart-appen. Sådanne beskeder lagres således alene lokalt på telefonen.

At der aktuelt ikke er en automatisk og brugeruafhængig backup-funktion indebærer ikke, at den

statslige myndighed skal begrænse brugen af denne beskedtjeneste, i den udstrækning informa-

tionssikkerhedsmæssige hensyn tilsiger, at den anvendes.

2.2

Fratrædelse mv.

Ministres, særlig rådgivers, departementschefers og andre ansatte i chefstillingers (hvorved for-

stås kontorchefer og højere stillinger, herunder bl.a. kommitterede, afdelingschefer, vicedirektø-

rer og styrelsesdirektører

– der henvises til pkt. 3.2 i ”Retningslinjer for statslige myndigheders

opbevaring af slettede e-mails

mv.”)

arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. bør fortsat opbevares

efter telefonskift eller fratrædelse. Det skal sikres, at arbejdsrelateret kommunikation på den på-

gældendes tjenestetelefon vil kunne udleveres i læsbart format til en fremtidig undersøgelses-

eller granskningskommission. Tilsvarende bør den statslige myndighed sikre opbevaring af even-

tuelle øvrige arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv.

For så vidt angår beskeder i Smart-appen, som alene lagres lokalt på tjenestetelefonen, kan op-

bevaringen i praksis eksempelvis ske ved, at tjenestetelefonen opbevares i et aflåst skab uden

at blive nulstillet og således, at myndigheden er i besiddelse af adgangskode til telefonen.

Afgrænsningen til ministre, særlige rådgivere og ansatte i chefstillinger, jf. ovenfor, skal ses i lyset

af de praktiske og ressourcemæssige udfordringer, der vil være forbundet med for alle medarbej-

dere at skulle sikre en kopi af arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. ved telefonskift eller fratræ-

delse. Øvrige medarbejderes arbejdsrelaterede SMS-beskeder mv. vil således ikke efter et tele-

fonskifte eller en fratrædelse være tilgængelige for en fremtidig undersøgelses- eller gransknings-

kommission.

7/8

Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.

GRU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 70: Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder, fra justitsministeriet

Dato

Juli 2022

Justitsministeriet

Slotsholmsgade 10

1216 København K

Telefon

72 26 84 00

[email protected]

ISBN

978-88-98564-35-7

Foto

Scanpix

8/8

Foreløbige retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.