FOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, oktober 2021

Forsvarsudvalget 2021-22
FOU Alm.del Bilag 4
Offentligt

Oktober 2021

Rigsrevisionens notat om

beretning om

indkøb hos

Forsvarsministeriets

Ejendomsstyrelse

FOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, oktober 2021

Fortsat notat til Statsrevisorerne

Opfølgning i sagen om indkøb hos Forsvarsministeriets

Ejendomsstyrelse (beretning nr. 8/2019)

1. oktober 2021

RN 407/21

1. Rigsrevisionen følger i dette notat op på sagen om indkøb hos Forsvarsministeriets

Ejendomsstyrelse, som blev indledt med en beretning i 2019. Vi har tidligere behand-

let sagen i notat til Statsrevisorerne af 10. marts 2020.

Sagsforløb for en større

undersøgelse

Beretning

Konklusion

Forsvarsministeriet har gennemført en række undersøgelser, der kortlægger udfor-

dringer ved og kan danne grundlag for at forbedre forvaltningen af indkøb på vedlige-

holdelsesområdet. Resultatet af undersøgelserne er for det første et grundlag for de

mulige ansættelsesretlige konsekvenser. For det andet udpeger undersøgelserne om-

råder, hvor kontrolmiljøet ikke har levet op til gældende regler og praksis, og på den

baggrund indsatser, der vil kunne løfte modenhedsniveauet i det økonomiske kontrol-

miljø i Forsvarets Ejendomsstyrelse. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at de

eksterne undersøgelser er udført, og vurderer, at denne del af sagen kan afsluttes.

Rigsrevisionen baserer denne konklusion på følgende:

•

Forsvarsministeriet har fået udarbejdet en advokatundersøgelse, der giver grund-

lag for at gå videre med ansættelsesretlige konsekvenser.

Forsvarsministeriet har fået udarbejdet en revisionsundersøgelse, der i den første

delrapport identificerer og uddyber områder, hvor der har været problemer i det

økonomiske kontrolmiljø.

Forsvarsministeriet har fået udarbejdet en revisionsundersøgelse, der i den anden

delrapport giver en række forslag til, hvordan modenheden i det økonomiske kon-

trolmiljø gennem en række konkrete indsatser over en periode på 2-3 år vil kunne

løftes gradvist.

Ministerredegørelse

§ 18, stk. 4-notat

Fortsat notat

Sagen afsluttes

Du kan læse mere om

forløbet og de enkelte step

på

www.rigsrevisionen.dk

•

Rigsrevisionen afslutter det udestående punkt vedrørende Forsvarsministeriets arbej-

de med kompenserende kontroller ved godkendelse af spærrede fakturaer. Rigsrevisio-

nen har i beretning om revisionen af statsregnskabet for 2020 behandlet Forsvarsmi-

nisteriets arbejde med kompenserende kontroller, og opfølgningen på ministeriets ar-

bejde med dette foregår herefter i forbindelse med opfølgningen på denne beretning.

Dette sker for at undgå, at samme punkt følges flere steder.

FOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, oktober 2021

Forsvarsministeriet har arbejdet med at forbedre grundlaget for forvaltningen af indkøb

på vedligeholdelsesområdet. Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har siden 2019 ar-

bejdet med at udarbejde nye skriftlige forretningsgange på indkøbsområdet og med at

implementere kompenserende kontroller. Arbejdet med at forbedre grundlaget for for-

valtningen af indkøb forventes afsluttet i 2022. Rigsrevisionen vil fortsat følge udviklin-

gen og orientere Statsrevisorerne om:

•

Forsvarsministeriets arbejde med at få udarbejdet nye skriftlige forretningsgange på

indkøbsområdet, som lever op til regnskabsbekendtgørelsens krav til kontrol og do-

kumentation

Forsvarsministeriets arbejde med systemunderstøttelse af forretningsgangene på

indkøbsområdet i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse.

•

I. Baggrund

2. Rigsrevisionen afgav i december 2019 en beretning om indkøb hos Forsvarsministe-

riets Ejendomsstyrelse (FES). Beretningen handlede om Forsvarsministeriets indsats

for at sikre, at indkøb på vedligeholdelsesområdet var forvaltet tilfredsstillende.

3. Da Statsrevisorerne behandlede beretningen, kritiserede de skarpt, at Forsvarets

indkøb på vedligeholdelsesområdet var forvaltet i strid med gældende regnskabsreg-

ler og ikke levede op til helt basale krav om registrering, dokumentation og kontrol af

indkøb. Rigsrevisionens gennemgang af 64 vedligeholdelsesprojekter viste, at der var

helt basale fejl og mangler i 54 af projekterne, fx manglende funktionsadskillelse, man-

gelfulde forretningsgange og mangel på intern kontrol.

Der var ifølge Statsrevisorerne høj risiko for, at der blev begået fejl, svig og berigelses-

forbrydelser, når FES foretog indkøb på vedligeholdelsesområdet

–

uden at Forsvars-

ministeriet efterfølgende kunne opdage det.

Statsrevisorerne kritiserede, at Forsvarsministeriet på dette område ikke havde levet

op til sit ansvar for at tilrettelægge regnskabsvæsnet og kontrollere, at reglerne blev

overholdt. Statsrevisorerne fandt det derudover utilfredsstillende, at ministeriet ikke i

tide havde underrettet Rigsrevisionen om konstaterede uregelmæssigheder.

FOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, oktober 2021

4. På baggrund af beretningen og Statsrevisorernes bemærkninger har vi fulgt op på

følgende punkter:

Opfølgningspunkt

. Resultatet af de

eksterne undersøgelser.

Status

Behandles i dette notat.

Et opfølgningspunkt afsluttes,

når Statsrevisorerne på bag-

grund af indstilling fra Rigsre-

visionen vurderer, at myndig-

hedernes initiativer er tilfreds-

stillende.

. Arbejdet med at få udarbejdet nye skriftlige for-

retningsgange på indkøbsområdet, som lever op til

regnskabsbekendtgørelsens krav til kontrol og do-

kumentation.

. Arbejdet med kompenserende kontroller ved

godkendelse af spærrede fakturaer – og dokumen-

tationen heraf.

. Systemunderstøttelsen af forretningsgangene

på indkøbsområdet i Forsvarsministeriets Ejen-

domsstyrelse.

Behandlet i beretning om statsregnska-

bet for

Behandles i dette notat.

5. Vi redegør i dette notat for resultaterne af opfølgningen på de punkter, der ikke tid-

ligere er behandlet.

Hele sagen og dens dokumenter kan følges på www.rigsrevisionen.dk og på

www.ft.dk/Statsrevisorerne.

II. Forsvarsministeriets initiativer

6. Vi gennemgår i det følgende Forsvarsministeriets initiativer i forhold til de udeståen-

de opfølgningspunkter. Gennemgangen er baseret på redegørelser og dokumentation

for arbejdet med tiltagene.

Resultaterne af de eksterne undersøgelser

7. Det fremgik af beretningen, at Forsvarsministeriet ikke havde sikret en tilfredsstil-

lende forvaltning af indkøb på vedligeholdelsesområdet, da der ikke havde været den

nødvendige funktionsadskillelse, og da dokumentationen for indkøbene enten var man-

gelfuld, misvisende eller ikke eksisterende.

8. Forsvarsministeren oplyste i sin redegørelse, at det var blevet besluttet at igang-

sætte 3 eksterne undersøgelser af bl.a. FES. For det første en advokatundersøgelse

for at vurdere, om der var grundlag for at placere et ansvar i FES og Forsvarsministe-

riets departement som følge af det mangelfulde økonomiske kontrolmiljø. For det an-

det en revisionsundersøgelse af det eksisterende kontrolmiljø på indkøbsområdet i

FES og for det tredje revisionsbistand med henblik på at styrke indkøbsprocesserne

og kontrolmiljøet på tværs af ministerområdet.

FOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, oktober 2021

9. Alle 3 eksterne undersøgelser er afsluttet og afrapporteret. Den første undersøgel-

se blev udarbejdet af Kammeradvokaten efter anmodning fra Forsvarsministeriet. De

2 andre blev udarbejdet af Deloitte som 2 delrapporter efter et miniudbud. Revisions-

rapporten blev 2-3 måneder forsinket og afrapporteret i delrapporter i august og sep-

tember 2020. I kommissoriet blev det oplyst, at advokatundersøgelsen skulle basere

sig på resultaterne af revisionsundersøgelserne. I Kammeradvokatens afrapportering

af undersøgelsen i oktober 2020 blev det oplyst, at undersøgelsen var blevet forsin-

ket på grund af forsinkelsen i revisionsundersøgelserne.

Kammeradvokatens undersøgelse

10.

Kammeradvokatens undersøgelse blev afrapporteret i ”Advokatundersøgelse af

det økonomiske kontrolmiljø

i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse”. Advokatunder-

søgelsen indeholder en beskrivelse af det generelle retsgrundlag, særlige regler, in-

strukser mv. om regnskabsførelse gældende på Forsvarsministeriets område og for

FES samt organiseringen af Forsvarsministeriets departement og FES. Endelig ved-

rører undersøgelsen også den ledelsesmæssige håndtering af kontrolmiljøet, herun-

der beretninger mv. derom i både FES og departementet. Målet med gennemgangen

af den ledelsesmæssige håndtering er ifølge kommissoriet for undersøgelsen at vur-

dere, om der i FES eller departementet er begået fejl eller forsømmelser, herunder in-

stitutionelle forsømmelser, og om der i så fald er grundlag for at indlede sager om di-

sciplinært eller ansættelsesretligt ansvar mod visse embedsmænd. Resultaterne af

Kammeradvokatens undersøgelse er vist i boks 1.

Boks 1

Kammeradvokatens undersøgelse

Kammeradvokaten vurderer, at det umiddelbare ansvar for at tilrettelægge en forsvarlig

indkøbsprocedure har ligget hos FES i undersøgelsesperioden, og at FES har haft ansvar

for at føre kontrol med, at indkøbene blev gennemført i overensstemmelse med forvalt-

ningsgrundlaget. Kammeradvokaten vurderer, at det er kritisabelt, at FES ikke på bag-

grund af den alvorlige kritik fra Forsvarsministeriets Interne Revision har sikret tilstræk-

kelige og ændrede processer.

Kammeradvokaten vurderer, at departementet indledningsvist har reageret hurtigt og

behørigt på kritikken fra Forsvarsministeriets Interne Revision. Det er dog også Kam-

meradvokatens vurdering, at det er udtryk for en vis efterladenhed, når departementet

vedbliver med at give FES lang snor. Derudover bærer departementet en del af ansvaret

for de udfordringer og misforståelser, der har været i snitfladerne mellem FES og de øv-

rige styrelsers regnskabsmæssige opgaver.

Kammeradvokatens undersøgelse af det økonomiske kontrolmiljø i FES konkluderer, at

der er grundlag for at iværksætte et ansættelsesretligt forløb mod direktøren i FES med

henblik på afskedigelse, og at der er grundlag for at tildele en sanktion til en anden leden-

de medarbejder hos styrelsen. Kammeradvokaten vurderer, at der ikke er grundlag for

at placere et ansættelsesretligt ansvar hos ledelsen i Forsvarsministeriets departement.

FOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, oktober 2021

11. Rigsrevisionen kan konstatere, at Forsvarsministeriet i forbindelse med afrappor-

teringen af Kammeradvokatens undersøgelse besluttede at følge op på rapportens

vurdering af, at der var grundlag for at iværksætte et ansættelsesretligt forløb med

henblik på afskedigelse af direktøren for FES samt at placere et ansættelsesretligt

ansvar hos yderligere 1 ledende medarbejder i FES. Rigsrevisionen kan ligeledes kon-

statere, at der er sket udskiftning af styrelsens direktør. Forsvarsministeriet har op-

lyst, at ministeriet i december 2020 har indgået en fratrædelsesaftale med den tidli-

gere direktør for FES. Dette er sket på baggrund af, at Kammeradvokaten vurderede,

at direktøren havde forsømt sine pligter med en sådan grovhed, at der var grundlag

for at iværksætte et ansættelsesretligt forløb med henblik på afskedigelse.

Revisionsundersøgelse samt revisionsbistand

12. Den eksterne revisionsundersøgelse af det økonomiske kontrolmiljø i FES blev ud-

arbejdet af Deloitte, og formålet var at opnå en uvildig ekstern vurdering af, om det

økonomiske kontrolmiljø i FES i 2018 var tilstrækkeligt til at imødegå væsentlige øko-

nomiske risici for såvel tilsigtede som utilsigtede fejl. Deloitte gennemgik i sin undersø-

gelse det økonomiske kontrolmiljø hos FES for at vurdere, om det var i overensstem-

melse med det statslige regelsæt. Dernæst foretog Deloitte en dataanalyse af kontrol

og funktionsadskillelse for en betydelig mængde indkøbstransaktioner.

Deloittes arbejde omhandlede det økonomiske kontrolmiljø i FES og blev afrapporte-

ret i ”Revisionsundersøgelse og revisionsbistand vedrørende det økonomiske kontrol-

miljø for 2018” delrapport 1a og 1b. Resultaterne af Deloittes undersøgelse samt revi-

sionsbistanden fremgår af boks 2.

Boks 2

Deloittes undersøgelse

Delrapport om kontrolmiljøet

Deloitte vurderer i den første delrapport, om der har været et tilstrækkeligt kontrolmiljø i

FES med fokus på 2018. Delrapportens samlede vurdering er, at det generelle og over-

ordnede økonomiske kontrolmiljø i FES på en række områder ikke levede op til gælden-

de regler og praksis, og at kontrolmiljøet således ikke var tilstrækkeligt til at imødegå væ-

sentlige økonomiske risici for tilsigtede og utilsigtede fejl, herunder korruptions- og be-

stikkelsesrisici. I rapporten lægges for konklusionen bl.a. til grund, at FES årligt modta-

ger ca. 100.000 fakturaer, at der ikke har været etableret en proces for risikostyring el-

ler gennemført risikoanalyser, at styrelsen har haft svært ved at etablere og fastholde

fokus på det økonomiske kontrolmiljø på grund af stor udskiftning på ledelsesposter, at

et stort antal medarbejdere i 2018 har haft adgang til at omgå funktionsadskillelsen, at

der er en uformel kontrolkultur, hvor der mangler dokumentation af politikker, at der

mangler træningsmaterialer i kontrolkulturen, og at der ikke er etableret kontrolmeka-

nismer som en 2. forsvarslinje, fx hos Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse.

Delrapport med anbefalinger for et forbedret kontrolmiljø

Deloittes anden delrapport kigger fremad og behandler en række anbefalinger for kon-

trolmiljøet hos FES. Rapporten konkluderer, at modenhedsniveauet i det økonomiske

kontrolmiljø i FES er lavt. Det medfører, at det ikke er realistisk, at der kan etableres et

tilfredsstillende kontrolmiljø på kort sigt. De nødvendige forbedringer skal nødvendigvis

ske over flere faser på 2-3 år, hvor niveauet gradvist løftes. Rapporten angiver detalje-

rede anbefalinger til en proces, hvor FES opnår en sådan forbedret modenhed på ind-

købsområdet i FES.

FOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, oktober 2021

13. Med henvisning til at Deloittes undersøgelse viste, at det økonomiske kontrolmiljø

i FES ikke var tilstrækkeligt til at imødegå væsentlige økonomiske risici, samt at der

var en mulig manglende funktionsadskillelse i 4.800 transaktioner til en værdi af 240

mio. kr., besluttede Forsvarsministeriet i oktober 2020 at lade Forsvarsministeriets

Interne Revision undersøge disse forhold nærmere og afrapportere herom. I februar

2021 konkluderede Forsvarsministeriets Interne Revision, at den nærmere undersø-

gelse af forholdene i Deloittes konklusioner ikke gav anledning til at konkludere, at

svig har fundet sted.

14. Rigsrevisionen kan konstatere, at Forsvarsministeriet har fået udarbejdet 3 ekster-

ne undersøgelser, der kortlægger udfordringer ved og kan danne grundlag for at for-

bedre forvaltningen af indkøb såvel i FES som på ministerområdet generelt. Der er

tale om udfordringer og forbedringer, der rækker ud over, hvad var omfattet af Rigs-

revisionens beretning.

De eksterne undersøgelser peger på en række udfordringer i FES og Forsvarsministe-

riets koncern, som Rigsrevisionen vil følge i forbindelse med dette notats øvrige op-

følgningspunkter. Rigsrevisionen finder det tilfredsstillende, at de eksterne undersø-

gelser er udført, og vurderer, at denne del af sagen kan afsluttes.

Arbejdet med at få udarbejdet nye skriftlige forretningsgange på ind-

købsområdet, som lever op til regnskabsbekendtgørelsens krav til kon-

trol og dokumentation

15. Det fremgik af beretningen, at Forsvarsministeriet ikke havde udarbejdet tilfreds-

stillende skriftlige forretningsgange for indkøb på vedligeholdelsesområdet, hverken i

den overordnede regnskabsinstruks eller i de interne forretningsgange og procesbe-

skrivelser for indkøb i FES. Forretningsgangene levede således ikke op til regnskabs-

bekendtgørelsens krav om funktionsadskillelse

–

dvs. de 4 øjnes princip, hvor mindst

2 personer skal ind over ethvert indkøb

–

eller til bekendtgørelsens krav til kontrol og

godkendelse af udgifter.

Beretningen viste, at regnskabsinstruksen burde justeres for at sikre klare regler for

funktionsadskillelse og godkendelse af indkøb. FES havde derudover ikke sikret, at

den funktionsadskillelse, der var beskrevet i forretningsgangene, blev koblet til de re-

gistreringer, der i sidste ende udløste betalingen af en faktura.

16. Forsvarsministeren oplyste i sin redegørelse, at der ultimo 2019 var igangsat et stør-

re arbejde i FES med at udarbejde tilfredsstillende, skriftlige forretningsgange for ind-

køb, så forretningsgangene fremadrettet kunne opfylde regnskabsbekendtgørelsens

krav til kontrol og dokumentation. Herudover oplyste ministeren, at der ville blive

igangsat et større internt program for et styrket økonomisk kontrolmiljø for indkøb på

tværs af ministerområdet. Formålet hermed var bl.a. at sikre funktionsadskillelse og

dokumentation.

FOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, oktober 2021

17. Forsvarsministeriet har til brug for vores gennemgang oplyst, at FES på vedlige-

holdelsesområdet fra medio 2020 og frem til den 1. februar 2021 har arbejdet efter

midlertidige indkøbsprocesser. Der er arbejdet efter en foreløbig bestemmelse om

budgetansvar i FES, som var gældende fra februar 2020, og en bestemmelse for

økonomisk disponering gældende fra juni 2020. Disse dokumenter har i perioden ud-

gjort de midlertidige regler om prokura. I denne periode har FES udarbejdet en kom-

plet manual for gennemførelse af vedligeholdelsesprojekter, herunder indkøbspro-

cessen. Vedligeholdelsesmanualen afløste de midlertidige beskrivelser for indkøbs-

processer pr. 1. februar 2021.

18. Vores gennemgang af vedligeholdelsesmanualen viser, at den er trådt i kraft den

25. februar 2021. Ifølge manualen er dens formål at sikre, at et vedligeholdelsespro-

jekt følger og overholder de gældende retningslinjer. Manualen beskriver ansvarsfor-

deling, sagsgange og prokuragrænser. Forsvarsministeriet har i forbindelse med op-

følgningen desuden sendt dokumentation for, at ministeriet følger op på, hvilke med-

arbejdere der har modtaget træning i den nye vedligeholdelsesmanual.

Forsvarsministeriet oplyser videre, at FES bl.a. på baggrund af den afgivne kritik pr. 1.

januar 2021 er overgået til en ny organisation, der samler indkøbs- og leverandørsty-

ring i én central funktion. Det er hensigten, at den nye organisation skal afspejles i pro-

cesser og manualer, som derfor skal opdateres. Slutteligt oplyser ministeriet, at dette

ventes at pågå i 2022, hvorefter en intern revision vil vurdere, om indkøbsprocesser-

ne ses tilstrækkeligt udbredt, herunder om processerne opfylder regnskabsbekendt-

gørelsens krav.

19. Rigsrevisionen kan konstatere, at der i en periode, indtil de nye regler kom på plads,

blev arbejdet efter midlertidige regler om fx budgetansvar og økonomiske dispositio-

ner. Rigsrevisionen kan ligeledes konstatere, at der pr. februar 2021 er trådt en ny

vedligeholdelsesmanual i kraft, som samler de nye retningslinjer for bl.a. økonomisty-

ringen i vedligeholdelsesprojekter. Endvidere kan Rigsrevisionen konstatere, at der

er planlagt en intern revision som afslutning på arbejdet med at opdatere processer

og manualer, så de afspejler den nye organisation.

Rigsrevisionen vil fortsat følge Forsvarsministeriets arbejde med at få udarbejdet nye

skriftlige forretningsgange på indkøbsområdet, som lever op til regnskabsbekendtgø-

relsens krav til kontrol og dokumentation.

Arbejdet med kompenserende kontroller ved godkendelse af spærrede

fakturaer

–

og dokumentationen heraf

Prokura

Prokura er en bemyndigelse til

en medarbejder (prokuristen)

til at handle på vegne af en

virksomhed. Prokura kan fx

omhandle typer af transaktio-

ner samt beløbsgrænser for

økonomiske dispositioner.

20. Rigsrevisionen har i beretning om statsregnskabet 2020 behandlet Forsvarsmini-

steriets arbejde med kompenserende kontroller. Opfølgningen på ministeriets arbej-

de med dette foregår i forbindelse med opfølgningen på denne beretning.

For at undgå at samme punkt følges flere steder, afslutter Rigsrevisionen det udestå-

ende punkt vedrørende Forsvarsministeriets arbejde med kompenserende kontroller

ved godkendelse af spærrede fakturaer

–

og dokumentationen heraf

–

i opfølgningen

på nærværende beretning.

FOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, oktober 2021

Systemunderstøttelsen af forretningsgangene på indkøbsområdet

21. Det fremgik af beretningen, at systemunderstøttelsen af forretningsgange på ind-

købsområdet ikke kunne sikre en effektiv kontrol. Dette skyldtes navnlig 3 forhold.

For det første var der en manglende funktionsadskillelse, idet systemet ikke forhin-

drede, at samme person kunne udarbejde indkøbsordrer og varemodtage. For det

andet var der ikke tilknyttet beløbsgrænser for rollerne i DeMars. For det tredje kun-

ne spærrede fakturaer frigives til betaling af indkøber, så der ikke skete kontrol fra

den medarbejder, der havde varemodtaget og kvalitetssikret leverancen.

22. Det fremgik af ministerredegørelsen til beretningen, at Forsvarsministeriets sty-

relser til Forsvarsministeriets departement havde oplyst, at styrelserne så et potenti-

ale ved yderligere samtænkning af processer, tydeliggørelse af ansvar og bedre sy-

stemunderstøttelse, som tilsammen ville kunne styrke det økonomiske kontrolmiljø

for indkøb. Ministeriet var ved at undersøge mulighederne for en systemunderstøttet

funktionsadskillelse, så samme person fx ikke kunne udarbejde en indkøbsordre og

varemodtage på samme transaktion. Det var forventningen, at den systemunderstøt-

tede funktionsadskillelse skulle have været på plads i løbet af 2020. Det fremgik end-

videre af ministerredegørelsen, at ministeriet var i gang med at undersøge muligheder-

ne for en systemunderstøttet prokura, hvilket forventedes afklaret inden udgangen

af 1. halvår 2020. Slutteligt fremgik det, at ministeriet var ved at undersøge mulighe-

derne for systemunderstøttelse, så samme person ikke selv kunne frigive spærrede

fakturaer uden en ekstra godkender.

SØKI

Forsvarsministeriet har igang-

sat et program for et styrket

økonomisk kontrolmiljø (SØKI)

på tværs af hele ministerom-

rådet. Formålet med program-

met er at sikre et styrket øko-

nomisk kontrolmiljø for de for-

skellige indkøbsprocesser,

herunder funktionsadskillelse

og dokumentation.

Forsvarsministeriet oplyser i forbindelse med denne opfølgning, at status på arbejdet

med systemunderstøttelsen er, at ministeriet nu arbejder med at systemunderstøtte

forretningsgange på indkøbsområdet for alle ovennævnte 3 aspekter. Arbejdet fore-

går i regi af et projekt under programmet for styrket økonomisk kontrolmiljø på ind-

købsområdet (SØKI).

For det første oplyser Forsvarsministeriet, at ministeriet i projektet under SØKI-pro-

grammet arbejder med at sikre en klar rolle- og funktionsadskillelse i forbindelse med

indkøbsprocessen. Dette sker bl.a. ved en oprydning i roller og en analyse af, hvilke

roller der er konfliktende med de opstillede forretningsregler. Det betyder, at det som

udgangspunkt ikke fremadrettet vil være muligt at varetage forskellige roller i forskel-

lige indkøb, som konflikter i forhold til de opstillede forretningsregler. Ministeriet oply-

ser, at arbejdet med at implementere nye indkøbsroller er forsinket. Dermed forven-

tes den basale funktionsadskillelse i FES først at være på plads ved udgangen af 2021.

Øvrige styrelser forventes at påbegynde den organisatoriske udrulning af de nye ind-

købsroller i løbet af 2022. Ministeriet oplyser videre, at de kompenserende kontroller

fortsat er i brug og udføres så længe, der vurderes behov herfor. Det forventes, at der

fortsat vil blive udført kompenserende kontroller i 2022.

FOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 4: Rigsrevisionens notat om beretning om indkøb hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, oktober 2021

For det andet oplyser Forsvarsministeriet, at ministeriet er i færd med at afklare, om

forsvarets prokuraforhold i indkøbsprocessen skal systemunderstøttes i DeMars.

Prokura og prokurakontrol skal sikre, at den person, der godkender et indkøb, også

har prokura til at give godkendelsen. I dag foregår prokuraanvendelsen ved manuelle

opslag og manuel arkivering af dokumentation. Ministeriet har nu igangsat et projekt,

der laver en dyberegående afklaring af forskellige modeller for systemunderstøttet

prokura og prokurakontrol, herunder afklaring af de implementerings- og systemmæs-

sige konsekvenser samt konsekvenser for drift- og vedligeholdelse af en systemun-

derstøttet prokuraløsning. Ministeriet oplyser, at projektet er igangsat og skal afdæk-

ke forskellige modeller for systemunderstøttet prokura. Projektet skal udarbejde et

beslutningsoplæg til programstyregruppen om valg af fremtidig prokuramodel.

For det tredje oplyser Forsvarsministeriet, at ministeriet i regi af SØKI-programmet

er i færd med at undersøge, om der kan findes en systemunderstøttelse til frigivelse

af spærrede fakturaer, så det ikke længere vil være muligt for indkøberen direkte af

frigive en spærret faktura. Ministeriet forventer, at denne undersøgelse er tilendebragt

i 3. kvartal 2021, hvorefter ministeriet vil træffe beslutning om implementering af en

løsning på problemstillingen. Det er ambitionen, at løsningen vil kunne implementeres

sammen med koncernens nye forretningsproces for indkøb med indkøbsordrer fra

den 1. januar 2022.

23. Rigsrevisionen kan konstatere, at Forsvarsministeriet har iværksat tiltag, der på

forskellig vis har til hensigt at adressere de nævnte udfordringer med systemunder-

støttelsen, og at dette arbejde fortsat pågår. Rigsrevisionen kan konstatere, at der har

været et par forsinkelser med dele af implementeringen, og at det derfor er forvent-

ningen, at der vil blive udført kompenserende kontroller i 2022. Rigsrevisionen vil fort-

sat følge ministeriets arbejde med at implementere en systemunderstøttelse af for-

retningsgangene på indkøbsområdet.

Lone Strøm