BOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 41: Orientering om bekendtgørelse om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndtering af covid-19, fra indenrigs- og boligministeren

Indenrigs- og Boligudvalget 2021-22
BOU Alm.del Bilag 41
Offentligt

Enhed

Demokrati

Sagsnr.

2020 - 3121

Doknr.

471441

Dato

08-12-2021

Orienteringsnotat til kommuner og regioner om bekendtgørel-

se nr. X af 8. december 2021 om mulighed for midlertidig fra-

vigelse af regler om møder i kommunalbestyrelser og regi-

onsråd og i disses udvalg som led i håndtering af covid-19

Ved ovennævnte bekendtgørelse udnytter indenrigs- og boligministeren bemyndigel-

sen i § 56, nr. 1 og 2, samt § 64 i epidemiloven (lov nr. 285 af 27. februar 2021). Be-

kendtgørelsen er udstedt efter indstilling fra Epidemikommissionen og efter forelæg-

gelse for Folketingets Epidemiudvalg, jf. lovens § 8, stk. 2, og § 9, stk. 1.

Bekendtgørelsen genindfører regler om mulighed for midlertidig fravigelse af regler

om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndte-

ring af covid-19. Den nye bekendtgørelses indhold svarer til indholdet af den midlerti-

dige bekendtgørelse nr. 1199 af 7. juni 2021, der var gældende til den 1. juli 2021.

1. Formål

Regeringen har på ny iværksat en række initiativer for at mindske risikoen for smitte

med covid-19. Dette omfatter bl.a. initiativer og regler vedrørende krav om coronapas

ved bl.a. forsamlinger af personer af en vis størrelse og om brug af mundbind en række

steder.

Det er vigtigt, at kommunalbestyrelserne og regionsrådene og de politiske udvalg fort-

sat kan udøve deres ledelse inden for rammerne af de regler og anbefalinger, der gæl-

der, og at det kan ske på en måde, der er tryg for deltagerne.

Bekendtgørelsen har til formål at sikre, at kommunalbestyrelser og regionsråd og dis-

ses udvalg i forbindelse med afholdelsen af deres møder kan medvirke til at forebygge

og inddæmme covid-19, og at de kan afholde deres møder under overholdelse af tiltag

til at forebygge eller inddæmme covid-19.

Se bekendtgørelsens § 1, stk. 1.

De fravigelser fra lovgivningen, som bekendtgørelsen giver mulighed for, kan ikke ske

ud over, hvad der er nødvendigt for at opnå disse formål.

Se bekendtgørelsens § 1, stk.

2. Grundlæggende betingelser for anvendelsen af bekendtgørelsens be-

stemmelser

I overensstemmelse med epidemilovens § 56, nr. 1 og 2, forudsætter anvendelsen af

bekendtgørelsens bestemmelser, at der foreligger et af følgende tilfælde:

1) Fravigelse er nødvendig for at forebygge eller inddæmme udbredelse af covid-19

her i landet.

BOU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 41: Orientering om bekendtgørelse om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndtering af covid-19, fra indenrigs- og boligministeren

2) Fravigelse er påkrævet som følge af tiltag til at forebygge eller inddæmme udbre-

delsen af covid-19 her i landet, og de pågældende forpligtelser og rettigheder i den

sammenhæng må anses for at være af mere underordnet betydning.

Se bekendtgørelsens § 2.

Bekendtgørelsen giver på en række punkter det kompetente organ, typisk borgmeste-

ren/regionsrådsformanden eller en udvalgsformand, mulighed for at træffe beslutnin-

ger efter bekendtgørelsen. Dette kan ske, når der foreligger et af de under pkt. 1 og 2

nævnte tilfælde, og når eventuelle yderligere betingelser fastsat i den enkelte bestem-

melse herudover er opfyldt.

I den nuværende situation kan der efter omstændighederne i den enkelte kommune

eller region foreligge et eller flere af de under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde. Det vil blandt

andet kunne være tilfældet, hvor der er lokale udbrud med høje smittetal.

Som allerede nævnt følger det af bekendtgørelsens § 1, stk. 2, at fravigelser efter be-

kendtgørelsen ikke kan ske ud over, hvad der er nødvendigt for at opnå formålet. Det

betyder bl.a., at den mindst vidtgående fravigelse altid skal vælges, når en fravigelse

efter bekendtgørelsen af de almindeligt gældende regler er nødvendig. Eksempelvis er

det mindre vidtgående at flytte et fysisk møde til et andet lokale end at ændre det til et

video- eller telefonmøde.

Det vil bero på en konkret vurdering af de foreliggende omstændigheder, herunder

forholdene i den enkelte kommune eller region og forholdene vedrørende det kollegia-

le organ, hvis møde det drejer sig om, hvorvidt en beslutning efter bekendtgørelsen

kan træffes. Ved denne vurdering vil bl.a. kunne inddrages de gældende regler og de

anbefalinger og retningslinjer fra myndighederne, der har til formål at forebygge og

inddæmme smitte, og mulighederne for i møderne at overholde disse. Det gælder også

anbefalinger og retningslinjer, der kun gælder lokalt. Herunder vil kunne inddrages

mulighederne for i møderne at overholde retningslinjer svarende til de regler, der gæl-

der i andre sammenhænge end for de politiske møder i kommuner og regioner. Se

også nedenfor vedrørende de enkelte beslutninger efter bekendtgørelsen.

Det bemærkes i den forbindelse, at der af hensyn til de folkevalgte kommunalbestyrel-

ses- og regionsrådsmedlemmers muligheder for at deltage i politiske møder, hvortil de

har mødepligt, ikke gælder krav om coronapas i offentlige kommunalbestyrelses- og

regionsrådsmøder. Kommunen eller regionen vil derfor ikke kunne bortvise nogen fra

et sådant offentligt møde, fordi de ikke kan fremvise et coronapas, men vil kunne op-

fordre tilhørere til at fremvise et sådant eller henstille til, at tilhørere ikke går ind i

lokalet, hvis de ikke har et coronapas. Kommunen vil ligeledes kunne begrænse antal-

let af tilhørere til møderne, når dette tjener et sagligt formål, herunder med henvisning

til risikoen for smitte med covid-19.

Som et blandt flere relevante hensyn ved vurderingen af, om en beslutning efter be-

kendtgørelsen kan og bør træffes, vil også kunne inddrages en vurdering af, om der

f.eks. andre steder i samfundet ville gælde et krav om coronapas ved en forsamling af

den forventede størrelse. Andre hensyn kan f.eks. være et højt smittetal i kommunen

eller regionen.

3. Fravigelse af de kommunale og regionale styrelsesregler

I bekendtgørelsens kapitel 3 gives borgmesteren/regionsrådsformanden eller en ud-

valgsformand mulighed for i de i afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde at træffe

visse beslutninger, som fraviger den styrelsesretlige lovgivning.

3.1. Fravigelse af krav om offentlighed ved kommunalbestyrelses- og regions-

rådsmøder

Borgmesteren/regionsrådsformanden kan i de i afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte til-

fælde træffe beslutning om, at offentligheden ikke tillades adgang til et kommunalbe-

styrelses- eller regionsrådsmøde.

Se bekendtgørelsens § 3,

der fraviger § 10, stk. 1, i lov

om kommunernes styrelse og regionslovens § 12, stk. 1, jf. § 10, stk. 1, i lov om kom-

munernes styrelse.

Når der er truffet beslutning om, at offentligheden ikke tillades adgang til et kommu-

nalbestyrelses- eller regionsrådsmøde, skal der streames video eller lyd fra mødet,

eller en video- eller lydoptagelse af mødet skal offentliggøres snarest efter mødet. Det

samme gælder, hvis et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde afholdes som

telefon- eller videomøde.

Se bekendtgørelsens § 4.

Bestemmelsen betyder, at et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde kun kan

afholdes uden adgang for offentligheden, hvis der enten streames fra mødet eller sna-

rest efter mødet offentliggøres en video- eller lydoptagelse af mødet.

3.2. Fravigelse af krav om beslutningsprotokol ved møder

Borgmesteren/regionsrådsformanden/udvalgsformanden kan i de i afsnit 2 under pkt.

1 og 2 nævnte tilfælde træffe beslutning om, at der ikke føres beslutningsprotokol ved

et møde.

Se bekendtgørelsens § 5, 1. pkt.,

der fraviger § 8, stk. 7, § 13 og § 20, stk. 3, 3.-

6. pkt., i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 10, stk. 2, jf. § 8, stk. 7, i lov

om kommunernes styrelse, regionslovens § 12, stk. 1, jf. § 13 i lov om kommunernes

styrelse, og regionslovens § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 3, 3.-6. pkt., i lov om kommunernes

styrelse. Bestemmelsen kan være relevant for video- eller telefonmøder, hvis der ikke

findes en elektronisk beslutningsprotokol, og tilsvarende for fysiske møder, hvis nogle

medlemmer deltager pr. video eller telefon.

Det er en betingelse, at formanden i givet fald på anden måde sørger for dokumentati-

on for beslutningerne på mødet, og for hvilke medlemmer der er ansvarlige for beslut-

ningerne.

Se bekendtgørelsens § 5, 2. pkt.

Dokumentation kan f.eks. være, at forman-

den eller forvaltningen noterer beslutningen og de enkelte medlemmers stillingtagen

til sagerne i et skriftligt dokument, der for så vidt angår møder i kommunalbestyrelser

og regionsråd så vidt muligt offentliggøres.

Se bekendtgørelsens § 5, 3. pkt.

3.3. Fravigelse af reglerne om mødeplaner m.v.

3.3.1. Beslutning om at flytte et fysisk møde

Borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden kan i de i afsnit 2 under

pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde beslutte, at et møde flyttes til et andet lokale eller en anden

adresse end den, der fremgår af mødeplanen.

Se bekendtgørelsens § 6.

Beslutningen

kan være en fravigelse af § 8, stk. 1, og § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og

regionslovens § 10, stk. 1, og § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse.

Efter disse regler kræver en ændring af mødeplanen, herunder en ændring af det i

mødeplanen angivne mødested, enten, at medlemmerne er enige herom, at et flertal

finder det nødvendigt, eller at der foreligger tungtvejende grunde. Bekendtgørelsens §

6 giver borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden mulighed for i

de i afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde at træffe beslutningen uden at vurdere,

om disse betingelser er opfyldt. Beslutning om at flytte et møde må træffes og medde-

les medlemmerne med et sådant varsel, at de har mulighed for at indrette sig herpå.

3.3.2. Beslutning om at afholde møde ved video- eller telefonmøde

Borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden kan i de i afsnit 2 under

pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde beslutte, at et møde gennemføres ved video- eller telefon-

møde.

Se bekendtgørelsens § 7.

Beslutningen kan være en fravigelse af § 8, stk. 1, og §

20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 10, stk. 1, og § 15, stk. 1,

jf. § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse. Efter disse regler kræver en ændring af

mødeplanen, herunder en ændring af et planlagt fysisk møde til et video- eller tele-

fonmøde, enten, at medlemmerne er enige herom, at et flertal finder det nødvendigt,

eller at der foreligger tungtvejende grunde. Bekendtgørelsens § 7 giver borgmesteren,

regionsrådsformanden eller udvalgsformanden mulighed for i de i afsnit 2 under pkt. 1

og 2 nævnte tilfælde at træffe beslutningen uden at vurdere, om disse betingelser er

opfyldt. Beslutning om at gennemføre et møde ved video- eller telefonmøde må træffes

og meddeles medlemmerne med et sådant varsel, at de har mulighed for at indrette sig

herpå.

Efter bekendtgørelsens § 4 skal der streames fra et video- eller telefonmøde i kommu-

nalbestyrelse eller regionsråd, eller en optagelse fra mødet skal offentliggøres snarest

muligt efter mødet.

Bestemmelsen indebærer, at borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsfor-

manden også kan træffe mindre vidtrækkende beslutninger om at tillade og

–

om nød-

vendigt

–

bestemme, at nogle af medlemmerne deltager i mødet via video- eller tele-

fon.

Afholdes et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde uden offentlighedens ad-

gang, jf. bekendtgørelsens § 3, gælder kravet om streaming eller offentliggørelse af

optagelse af mødet, jf. bekendtgørelsens § 4, også, i det omfang medlemmernes delta-

gelse foregår via video eller telefon.

3.4. Næstformanden

De ovenfor nævnte beføjelser, som borgmesteren og regionsrådsformanden har efter

bekendtgørelsen, varetages under vedkommendes forfald af næstformanden eller

–

hvis der er to næstformænd

–

af næstformændene i den rækkefølge, hvori de er valgt.

Se bekendtgørelsens § 8,

der supplerer de almindelige regler om næstformændenes

virke ved borgmesterens eller regionsrådsformandens forfald.

Har udvalgsformanden forfald, følger det af de almindelige kommunalretlige regler, at

næstformanden, hvis udvalget har en sådan, indtræder i formandens sted.

4. Muligheden for at aflyse møder

Bekendtgørelsen fraviger ikke reglerne om, hvornår ordinære møder i kommunalbe-

styrelser, regionsråd og i disses udvalg kan aflyses. Disse regler må imidlertid fortolkes

i lyset af bekendtgørelsen, så længe den gælder og i de tilfælde, hvor de grundlæggende

betingelser for at anvende den, jf. afsnit 2, er opfyldt.

Det følger af Indenrigs- og Boligministeriets forståelse af § 8, stk. 1, og § 20, stk. 1, i lov

om kommunernes styrelse og regionslovens § 10, stk. 1, og § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 1, i

lov om kommunernes styrelse, om mødeplaner, at et ordinært møde kan aflyses, når

der ingen sager er på dagsordenen, når medlemmerne er enige herom, når et flertal

finder det nødvendigt, eller når borgmesteren eller regionsrådsformanden finder, at

der foreligger tungtvejende grunde hertil. Tilsvarende gælder for udvalg, jf. § 22, stk.

2, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens 15, stk. 2, jf. § 22, stk. 2, i lov om

kommunernes styrelse.

Træffes beslutning om at aflyse et møde, kan formanden træffe afgørelse på vegne af

kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget i sager, der ikke kan udsættes. Dette

følger af § 31, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 16, jf. § 31, stk.

1, i lov om kommunernes styrelse. Tilsvarende gælder for udvalg, jf. § 22, stk. 2, i lov

om kommunernes styrelse og regionslovens 15, stk. 2, jf. § 22, stk. 2, i lov om kommu-

nernes styrelse. Samtidig betyder aflysning af et møde, at beslutninger i andre sager,

som skal behandles af kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget, må udsæt-

tes, indtil der kan holdes et møde. Det samme gælder sager, hvor afgørelsen efter lov-

givningen skal træffes af kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget, selv om

sagerne ikke kan udsættes. Derfor er beslutning om at aflyse et møde, hvor der forelig-

ger sager på dagsordenen, og hvor der ikke er enighed om det, en meget indgribende

beslutning for den politiske styring af kommunen eller regionen. Det er samtidig en

beslutning, der kan have stor betydning for ledelsen af kommunen eller regionen og

dermed for varetagelsen af dens opgaver.

På denne baggrund er det Indenrigs- og Boligministeriets retsopfattelse, at der i den

nuværende situation i de i afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde, og hvor bekendt-

gørelsen åbner mulighed for fravigelser efter §§ 3-7, alene er tungtvejende grunde for

borgmesteren eller regionsrådsformanden eller for en udvalgsformand til at aflyse

ordinære møder, hvis de i almindelighed gældende regler om mulighed for at afholde

møder sammen med de fravigelser fra disse regler, som bekendtgørelsen giver mulig-

hed for, ikke er tilstrækkelige til at undgå aflysning af mødet. Det er også kun nødven-

digt for flertallet i kommunalbestyrelsen eller regionsrådet eller i et udvalg at aflyse et

møde, hvis de i almindelighed gældende regler om mulighed for at afholde møder

sammen med de fravigelser fra disse regler, som bekendtgørelsen giver mulighed for,

ikke er tilstrækkelige til at undgå aflysning af mødet.

Denne vurdering betyder navnlig, at formanden, forinden et møde aflyses, først skal

vurdere, om det er muligt at afholde mødet under anvendelse af de fravigelser, som

§§ 3-7 giver mulighed for.

Den samme vurdering skal anvendes, selv om et flertal i kommunalbestyrelsen, i regi-

onsrådet eller i udvalget ønsker at aflyse et møde.

Det skal for hvert møde, der aflyses, selvstændigt vurderes, om betingelserne er op-

fyldt for at aflyse mødet.

Møder vil som altid kunne aflyses, hvis der ikke er sager på dagordenen, eller hvis der

er enighed om det.

5. Underretning

Bekendtgørelsen fastlægger, at borgmestre, regionsrådsformænd og udvalgsformænd,

der træffer afgørelser eller beslutninger efter bekendtgørelsen, snarest skal underrette

kommunalbestyrelsens, regionsrådets eller udvalgets medlemmer herom.

Se bekendt-

gørelsens § 9.

6. Klage og tilsyn

Bekendtgørelsen fastlægger, at kommunalbestyrelsernes, regionsrådenes, borgme-

stres, regionsrådsformænds og udvalgsformænds afgørelser eller beslutninger efter

bekendtgørelsen ikke kan indbringes for nogen klagemyndighed.

Se bekendtgørelsens

§ 10.

Dette betyder, at borgmestres, regionsrådsformænds og udvalgsformænds afgørelser

eller beslutninger efter bekendtgørelsen ikke efterfølgende kan påklages f.eks. af et

kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmedlem til kommunalbestyrelsen, regionsrå-

det eller udvalget, således at dette organ kan tilsidesætte eller ændre afgørelsen eller

beslutningen.

Bekendtgørelsen fastlægger, at overholdelsen af bekendtgørelsen er omfattet af det

almindelige kommunale og regionale tilsyn, og at tilsynsmyndighederne kan anvende

deres sanktionsmuligheder over for kommunalbestyrelser, regionsråd, borgmestre,

regionsrådsformænd og udvalgsformænd i sager efter bekendtgørelsen.

Se bekendtgø-

relsens § 11.

7. Kommunale fællesskaber

Bekendtgørelsen finder tilsvarende anvendelse for kommunale fællesskaber.

Se be-

kendtgørelsens § 12.

Dette indebærer navnlig, at formænd for de styrende organer i

kommunale fællesskaber i de i afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde kan træffe

afgørelser og beslutninger, der svarer til dem, borgmestre og regionsrådsformænd kan

træffe efter bekendtgørelsen.

8. Ikrafttræden

Bekendtgørelsen træder i kraft den 11. december 2021 og ophæves den 7. januar 2022.

Se bekendtgørelsens § 13.