BEU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 126: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Dan- mark vedr. regnskabsåret 2020, fra beskæftigelsesministeren

Beskæftigelsesudvalget 2021-22
BEU Alm.del Bilag 126
Offentligt

Beskæftigelsesminister

Peter Hummelgaard Thomsen

5. oktober 2021

Bestyrelsens svar på tilsynsbrev vedrørende

Udbetaling Danmarks årsrapport for 2020 mv.

Kære Peter Hummelgaard Thomsen

Udbetaling Danmarks bestyrelse modtog den 9. september 2021 det årlige tilsyns-

brev fra vicedirektør i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Helle Rasmus-

sen, vedrørende Udbetaling Danmarks årsrapport for 2020 samt dertilhørende revi-

sionsprotokollater mv.

Bestyrelsen vil takke tilsynet for at pege på væsentlige forhold i Udbetaling Danmarks

drift og udvikling. Bestyrelsen har noteret sig tilsynets opmærksomhedspunkter, som

inddrages i ledelsen af Udbetaling Danmark.

Samtidig har bestyrelsen med tilfredshed noteret sig, at tilsynet mener, at Udbetaling

Danmark overordnet løser sine opgaver effektivt. Dette samtidig med, at Udbetaling

Danmark har fokus på at leve op til de retssikkerhedsmæssige krav og på at sikre en

god borgerservice, samt at retssikkerheden og kvaliteten af sagsbehandlingen er til-

fredsstillende.

Bestyrelsen vil gerne udtrykke sin påskønnelse af, at tilsynet kvitterer for dels Udbe-

taling Danmarks særlige indsats i forbindelse med tiltag vedrørende håndtering af

Covid-19, dels Udbetaling Danmarks bistand til Styrelsen for Patientsikkerhed med

smitteopsporingsindsatsen. Hertil bemærker bestyrelsen med tilfredshed, at tilsynet

noterer sig, at udgiftsniveauet holdes nogenlunde stabilt i 2020. Dette samtidig med,

at der foruden håndteringen af Covid-19 relaterede opgaver er idriftsat nye opgaver

vedrørende udbetaling af midlertidigt børnetilskud, seniorpension og seniorpræmie-

ordning, mens implementeringen af den ny ordning om tidlig pension er påbegyndt.

Evalueringen af Udbetaling Danmark samt ny strategi for myndigheden

Herudover ønsker bestyrelsen at pege på, at der i 2020 er blevet foretaget en evalu-

ering af Udbetaling Danmarks konstruktion med ATP som leverandør. Evalueringen

blev afsluttet primo 2021 med en central anbefaling om, at der fastlægges nye lang-

sigtede strategiske mål for Udbetaling Danmarks videre udvikling. Herudover blev

Udbetaling Danmark

Kongens Vænge 8

3400 Hillerød

Tlf.: 70 11 12 13

www.borger.dk

www.virk.dk

CVR-nr.: 33 23 62 39

Telefontid:

Mandag-torsdag: 8.00-16.00

Fredag: 8.00-15.30

Udbetaling Danmark administreres af ATP Koncernen

BEU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 126: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Dan- mark vedr. regnskabsåret 2020, fra beskæftigelsesministeren

det anbefalet, at der nedsættes et forum, som understøtter den løbende dialog mel-

lem Udbetaling Danmarks og dets opdragsgivere.

Bestyrelsen vil i denne sammenhæng gerne kvittere for den hidtidige dialog med

Beskæftigelsesministeriet, der sammen med Finansministeriet og KL deltog på Ud-

betaling Danmarks strategiseminar den 18. juni 2021 for at drøfte evalueringen samt

myndighedens videre udvikling. Bestyrelsen ser frem til at fortsætte denne dialog

med henblik på, at der fastsættes en langsigtet og ambitiøs strategi for Udbetaling

Danmark, samt at der nedsættes et Dialogforum, så myndighedens videre udvikling

af myndigheden bliver fulgt og drøftet i samarbejde med parterne.

Effektiv administration af offentlige ydelser og tilskud til borgere og

virksomheder

Bestyrelsen bemærker med tilfredshed tilsynets notering af, at Udbetaling Danmarks

eksterne revision har afgivet en revisionspåtegning for 2020 uden forbehold eller

fremhævelser.

Bestyrelsen noterer sig endvidere, at tilsynet finder det vigtigt, at bestyrelsen i de

kommende år fastholder fokus på effektivisering af Udbetaling Danmarks drift med

henblik på en fortsat reduktion af administrationsomkostningerne.

Bestyrelsen arbejder fortsat aktivt for at realisere besparelser i de løbende driftsom-

kostninger. Det fulde effektiviseringskrav fra bestyrelsens budgetanalyse, som ved-

rører perioden 2018-2022, forventes indfriet i 2022. Fra 2023-26 har bestyrelsen truf-

fet beslutning om et fortsat effektiviseringskrav på 3 pct. i de løbende driftsomkost-

ninger. Herudover afsøges løbende mulighederne for at indarbejde yderligere effek-

tiviseringskrav via blandt andet investeringer i ny teknologi, driftsstyring, digitalise-

ring mv.

Som opfølgning på bestyrelsens evaluering af Udbetaling Danmark er der nedsat en

følgegruppe for økonomi, som blandt andet skal bidrage til at sikre yderligere trans-

parens i udviklingen i administrationsomkostningerne.

Kalenderårsmodellen på pensionsområdet

Bestyrelsen følger implementeringen af it-understøttelsen af praksisændring vedrø-

rende opsplitning af pensionsbestanddele tæt. Planen for implementeringen forløber

planmæssigt, og ændringen forventes idriftsat 31. december 2021. Efterreguleringen

af berørte delårssager for 2017-2020 behandles manuelt frem til it-understøttelsen.

Eventuelle restgrupper af efterreguleringssager for 2017-2020 samt genoptagelse af

tidligere efterregulerede sager for 2015 og 2016 foretages efter it-understøttelse af

praksisændringen er færdigimplementeret, herunder førstegangsproduktion og

driftsmodning af berørte processer, som forventes at være afsluttet ultimo 1. kvartal

2022.

IT-kontroller i Udbetaling Danmark

Tilsynet bemærker, at Udbetaling Danmark har fulgt op på en række åbentstående

revisionsbemærkninger fra tidligere år, og at Udbetaling Danmarks revision på den

BEU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 126: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Dan- mark vedr. regnskabsåret 2020, fra beskæftigelsesministeren

baggrund har lukket revisionsbemærkninger fra tidligere år.

Tilsynet noterer ligeledes, at Udbetaling Danmarks administration er opmærksom på

de udestående forhold.

Tilsynet har således anmodet bestyrelsen om en status pr. 31. august 2021 for alle

åbentstående revisionsbemærkninger. Af bilag 1 fremgår den aktuelle status for re-

visionsbemærkningerne pr. 27. september 2021.

Kvaliteten af den løbende sagsbehandling er af central betydning for Udbetaling Dan-

marks myndighedsvaretagelse, og administrationen søger derfor løbende at forbedre

kvaliteten heraf. Bestyrelsen bemærker derfor med tilfredshed, at tilsynet noterer, at

der er sket et markant fald i antallet af påtalte sagsbehandlingsfejl og dermed en

stigning i kvaliteten af sagsbehandlingen.

Ud over høj kvalitet i sagsbehandlingen har overholdelsen af dataretlige regler særlig

fokus hos Udbetaling Danmark, der i sin sagsbehandling anvender store mængder

data. Bestyrelsen noterer derfor med tilfredshed i, at tilsynet har bemærket sig kon-

klusionen fra Udbetaling Danmarks revision om, at administrationens årlige redegø-

relse for overholdelse af persondataretslige regler er fyldestgørende.

Overholdelse af frister

Bestyrelsen noterer, at sagsbehandlingstiderne på en række af Udbetaling Dan-

marks områder er nedadgående, og at tilsynet ligeledes bemærker denne udvikling.

Som tilsynet ligeledes bemærker, besluttede bestyrelsen på dette grundlag at ned-

justere en række frister i januar 2021, så disse i højere grad afspejler den faktuelle

sagsbehandlingstid i 80 pct. af ansøgningssagerne. I denne ombæring blev sagsbe-

handlingsfristerne på blandt andet områderne underholdsbidrag, det særlige sund-

hedskort samt folkepension nedjusteret.

Foruden de oplistede områder spørger tilsynet til en baggrund for, hvorfor der ikke

er justeret i fristerne på området varmetillæg. Dette skyldes, at Udbetaling Danmark

i 2020 overgik til et nyt it-system på pensionsområdet, der blandt andet håndterer

sager om varmetillæg. Da der har pågået driftsmodning på det nye it-system, har det

hidtil været vurderet mest hensigtsmæssigt at fastholde fristen på et uændret niveau.

Bestyrelsen ønsker i denne forbindelse at understrege, at udviklingen i sagsbehand-

lingstider og overholdelsen af frister bliver fulgt tæt. Hertil vurderer bestyrelsen også

løbende, om udviklingen i sagsbehandlingstiderne er vedvarende og giver anledning

til at justere de fastlagte frister.

Uhensigtsmæssig praksis om tilbagebetalingskrav i sager på barselsområdet

Tilsynet har i tilsynsbrevet anmodet bestyrelsen om en status vedrørende håndtering

af den uhensigtsmæssige praksis om tilbagebetalingskrav i sager på barselsområ-

det, hvor hele det korrekte beløb udbetales med den konsekvens, at Udbetaling Dan-

mark kræver hele det tidligere udbetalte beløb tilbagebetalt.

Borgeren i centrum og retssikkerhed i administrationen

BEU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 126: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Dan- mark vedr. regnskabsåret 2020, fra beskæftigelsesministeren

Bestyrelsen kan oplyse, at den uhensigtsmæssige praksis har bestyrelsens bevå-

genhed og skyldes manglende funktionalitet i Udbetaling Danmarks it-system på bar-

selsområdet. Administrationen er i færd med at håndtere problemstillingen, som der

redegøres for i bilag 2.

Bestyrelsen bemærker med tilfredshed, at tilsynet noterer, at borgernes tilfredshed

med Udbetaling Danmark er steget de sidste 3 år. Tilsynet noterer hertil, at tilfreds-

heden fortsat på mange målepunkter for ydelsesområderne folkepension, boligstøtte

og barselsdagpenge i 2020 har en tilfredshed på under 70 pct.

Bestyrelsen kan oplyse, at resultaterne af den årlige borgertilfredshedsundersøgelse

for 2020 ligger generelt højere end 2019 for alle 4 områder og 6 af 7 målepunkter.

Introduktion af nyt pensionssystem, markant kortere sagsbehandlingstid på alle om-

råder samt løbende forbedringer i selvbetjeningsløsninger og tekster på borger.dk

og virk.dk vurderes at være de væsentligste forklaringer på denne udvikling.

Bestyrelsen kan hertil nævne, at administrationen har igangsat et arbejde med styrke

organisationens kundefokus i forhold til blandt andet at få endnu mere værdi ud af

kundetilfredshedsmålingerne.

Udbredelse af teknologiske løsninger

Tilsynet noterer at, at Udbetaling Danmark ønsker at udbrede kendskabet til nye tek-

nologiske løsninger.

Bestyrelsen betragter digitalisering og innovation som afgørende virkemidler til at

udvikle og understøtte den gode kundeoplevelse og skabe værdi for kunder og op-

dragsgiverne i form af effektiv og korrekt administration. Derfor bidrager Udbetaling

Danmark aktivt til de fællesoffentlige digitaliseringsstrategier, ligesom innovation

gennem digitalisering og anvendelse af nye teknologi indgår i bestyrelsens strategi-

ske målsætninger.

Især udskiftningen af Udbetaling Danmarks it-kernesystemer, der blev afsluttet med

idriftsættelsen af det nye pensionssystem i 2020, har skabt grundlaget for betydelig

forenkling og automatisering af administrationen.

Konkret kan effekten af de forenklede processer og automatiseringen aflæses i de

seneste års betragtelige fald i sagsbehandlingstiden på Udbetaling Danmarks ydel-

ser. Siden 2018 er sagsbehandlingsfristerne sænket på en række områder, eksem-

pelvis Barselsdagpenge (fra 4 uger til 12 dage), Boligstøtte (fra 13 uger til 7 uger),

Folkepension (fra 6 uger til 4 uger) og Underholdsbidrag (fra 15 uger til 8 uger).

Bidrag til udvikling af fællesoffentlig digitalisering

Udbetaling Danmark er fuldt integreret i den fællesoffentlige it-infrastruktur og delta-

ger aktivt i de strategiske indsatser, der skal sikre sammenhængende

Forbedret borgerservice gennem digital ydelsesadministration baseret

på digital selvbetjening mv.

BEU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 126: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Dan- mark vedr. regnskabsåret 2020, fra beskæftigelsesministeren

kundeoplevelse på borger.dk og virk.dk på tværs af relevante myndigheder.

Udbetaling Danmark har i 2020 og 2021 bidraget i arbejdet omkring udbudssætning

og implementering af nye generationer af Digital Post, NemID og NemLog-in, som

forventes færdigimplementeret i 2021 og 2022. Derudover bidrager Udbetaling Dan-

mark i 2020 og 2021 aktivt i arbejdet omkring de fællesoffentlige sammenhængende

brugerrejser ’Blive pensionist’ og ’Flytte til udlandet’, ligesom boligstøtteområdet ar-

bejder med implementering af ejendomsdata fra den fællesoffentlige Datafordeler.

Udbetaling Danmark arbejder desuden løbende med personalisering af processer og

visning af informationer på eksempelvis borger.dk og virk.dk så forretningsprocesser

og visning af informationer tilpasses den enkelte kundes situation. I 2020 påbegyndte

Familieydelser arbejdet med udstilling af data på Mit Overblik på borger.dk, og i de

kommende år udstilles også Pension, Boligstøtte og Barsel på Mit Overblik.

Innovative borgerrejser gennem anvendelse af nye teknologier

Bestyrelsen har i 2020 og 2021 haft strategisk fokus på, hvordan Udbetaling Dan-

mark kan anvende nye teknologier til at forbedre brugerrejser og effektivisere admi-

nistrationen. Bestyrelsen har sat som mål, at Udbetaling Danmarks løsninger og er-

faringer skal udbredes til andre myndigheder.

Med afsæt i de moderniserede kernesystemer og adgangen til store mængder af data

har Udbetaling Danmark udviklet en teknologimoden udviklings- og driftsorganisation.

Gennem en kombination af forskellige kendte teknologier som RPA (robotter), ML

(Machine Learning), AI (Artificial Intelligens), talerobotter og OCR (Optical Character

Recognition) har Udbetaling Danmark implementeret en række unikke administrati-

onsløsninger.

Udbetaling Danmark har beskrevet disse løsninger i et katalog, som bestyrelsen præ-

senterede for repræsentanter for KL og Digitaliseringsstyrelsens ledelse på et besty-

relsesmøde den 28. januar 2021 med henblik på at drøfte, hvordan Udbetaling Dan-

marks løsninger og viden kunne udbredes i den offentlige sektor. Bestyrelsen har

ligeledes sendt kataloget til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering.

Udbetaling Danmark arbejder i 2021 på yderligere udvikling og anvendelse af de

innovative løsninger. Blandt andet undersøger Udbetaling Danmark om ny teknologi

kan anvendes til automatisering af journalnotater. Udbetaling Danmark udarbejder

årligt ca. 1,3 mio. journalnotater. Automatisering rummer dels et stort internt effekti-

viseringspotentiale, dels et potentiale for udbredelse til andre myndigheder og virk-

somheder.

Bedre kontrol med fokus på forebyggelse af snyd og fejludbetalinger på

eget sagsområde og for andre myndigheder

Bestyrelsen bemærker med tilfredshed, at tilsynet kvitterer for den løbende dialog og

tekniske drøftelser med Udbetaling Danmark til brug for udmøntning af benchmar-

kinginitiativet og hertil bemærker opfyldelsen af de strategisk mål for den database-

rede kontrol.

BEU, Alm.del - 2021-22 - Bilag 126: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Dan- mark vedr. regnskabsåret 2020, fra beskæftigelsesministeren

Administrationen gør i det supplerende svar på tilsynsbrevet rede for de forhold til-

synet fremhæver i relation til udviklingen i relation til registersager, hvor såvel antallet

af sager, kvaliteten af disse sager og det afledte provenu afhænger af kontrollens

konkrete udformning og de redskaber, der er til rådighed. Der pågår under bestyrel-

sen forsatte bevågenhed et strategisk arbejde for at styrke kontrollens tilrettelæg-

gelse.

Bestyrelsen gør i forlængelse heraf opmærksom på, at Den Fælles Dataenhed i Ud-

betaling Danmark er afhængig af adgang til relevante registerdata til effektiv kontrol

og forebyggelse af snyd på eget sagsområde og for andre myndigheder, herunder

adgang til korrekte oplysningerne om bopæl i CPR-registeret.

Både KL og bestyrelsen bakker derfor op om, at der tilvejebringes hjemmel til, at Den

Fælles Dataenhed kan bistå kommunerne med at kontrollere borgernes bopælsregi-

streringer i CPR, jf. forslag til lov om ændring af lov om CPR, der har til formål at

forbedre kommunernes rammer for at sikre kvaliteten af bopælsregistreringen i CPR.

Indenrigs- og Boligministeriet har senest meddelt, at anbefalingen om at tilvejebringe

hjemmel til, at Udbetaling Danmark kan bistå kommunerne med CPR-kontrol, ikke er

medtaget i lovforslaget i denne omgang.

Administrations supplerende svar

Bestyrelsen bemærker den systematiske dialog, der løbende foregår mellem Udbe-

taling Danmarks administration, Beskæftigelsesministeriet og Styrelsen for Arbejds-

marked og Rekruttering. Bestyrelsen har på den baggrund bedt administrationen om

at gennemgå og belyse de konkrete operationelle punkter i tilsynsbrevet yderligere i

bilag 2 og bemærker, at administrationen løbende har holdt bestyrelsen orienteret

om de sager, der bliver fremhævet i tilsynsbrevets bilag. Administrationens svar er

blevet forelagt bestyrelsen på møde den 5. oktober 2021.

På bestyrelsens vegne

Thomas Kastrup-Larsen

Formand



Bilag 1 - Status på revisionsbemærkninger

Bilag 2 – Administrationens supplerende svar på tilsynsbrev vedrørende Ud-

betaling Danmarks årsrapport for 2020 mv.