Finansudvalget 2021-22
Aktstk. 5 § 11 Bilag 2
Offentligt
2480100_0001.png
22. december 2020
Kriminalforsorgen
Att.: Områdedirektør Anne Erlandsen og centerdirektør Stine Hegelund Bertelsen
Side5af
Anbefalinger til NyX projektet
Kære Anne Erlandsen og Stine Hegelund Bertelsen
It-rådet takker for et godt dialogmøde d. 17. december 2020 om Kriminalforsorgens
NyX projekt.
Projektet vurderes at have normal
risiko
. Projektet anbefales ikke et
eksternt review. Dog påpeger It-rådet, at vurderingen, jf. rådets anbefalinger neden-
for, er afhængig af, at den fremtidige driftsorganisation, som skal overtage den ny
it-løsning, hurtigt afklares og etablering heraf påbegyndes.
Kriminalforsorgens nuværende system ”Klientsystemet”, der it-understøtter sags-
behandlingen relateret til personer sigtet eller dømt for en lovovertrædelse, er et
system, der blev taget i brug i 2001. Systemet, som baserer sig på forældet arkitektur
og er bekosteligt at implementere selv mindre ændringer i, er forsøgt moderniseret
ad flere omgange gennem de seneste 10 år. I 2017 fik Kriminalforsorgen risikovur-
deret projektet OMS (Offender Management System), hvor planen var at anskaffe
et standardsystem til at understøtte sagsbehandlingen. Efter yderligere analyser og
primært med baggrund i, at der ikke fandtes succesfulde europæiske erfaringer med
at implementere standardsystemer, som primært er udviklet i nordamerikansk regi,
valgte Kriminalforsorgen i 2019 at stoppe dette projekt.
Formålet med det nu etablerede
NyX projekt
er at skabe grundlaget for den videre
digitalisering af klientområdet og dermed sikre grundlaget for hurtigere og bedre it-
understøttelse af ny lovgivning og ønsker fra forretningen. Samtidig skal projektet
sikre udfasning af ”Klientsystemet”. Det skal opnås ved at etablere en ny teknisk
platform og flytte funktionalitet hertil, samtidig med, at der bygges en klientorien-
teret datamodel og sikres mere strukturerede data. Det har været overvejet at etab-
lere et program, der også indeholdt egentlig forretningsudvikling og nye digitalise-
ringsinitiativer på klientsagsområdet. Pga. den ressourcemæssige situation i Krimi-
nalforsorgen og for at fastholde fokus på udfasningen af ”Klientsystemet” er det
nu besluttet, at der i
NyX projektet
alene fokuseres på ny it-understøttelse af eksiste-
rende funktionalitetsområder. It-rådet finder denne prioritering hensigtsmæssig og
fornuftig og finder det samtidig positivt, at der planlægges med at gennemføre et
arkitekturreview i samarbejde med Digitaliseringsstyrelsen.
Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk
Aktstk. 5 - 2021-22 - Bilag 2: Orientering om kriminalforsorgens it-projekt NyX
2480100_0002.png
Side 2 af 5
Der arbejdes i NyX projektet grundigt med inddragelse af forretningen og den kom-
mende NyX-løsnings slutbrugere, bl.a. gennem samarbejde med to udpegede pilot-
institutioner. Fordi det nuværende klientsystem er bygget op med lokale løsninger
og der er forskelle i anvendelsesmønstre, vil den nye løsning, selv om den nuvæ-
rende forretningsfunktionalitet fastholdes, betyde en ændring til en central datamo-
del. It-rådet bifalder den grundige tilgang og opmærksomheden på den relevante
uddannelsesindsats for optimering af Kriminalforsorgens klientsagsbehandling.
It-rådet anerkender herudover, at Kriminalforsorgens ledelse fremstår dedikeret til
de besluttede planer og aktivt arbejder for at understøtte det kompetencemæssige
løft og organisatoriske set-up for projektet.
Kriminalforsorgen har, på baggrund af en strategisk beslutning om at hjemtage
større ejerskab for forretningskritiske systemer, valgt selv at påtage sig ansvaret for
udviklingen af den nye løsning. Samtidig indgår projektet i den organisatoriske for-
andringsproces mod en mere agil udviklingsorganisation organiseret omkring pro-
duktområder. Kriminalforsorgen indkøber udviklingsressourcer via eksisterende
rammeaftale og SKI-aftaler.
It-rådet noterer, at Kriminalforsorgen skulle have inddraget rådet på et tidligere
tidspunkt, idet NyX projektet har gennemført indkøb af leverandørressourcer og
igangsat udviklingsaktiviteter i 2020. Aktiviteter, der normalt falder under projektets
gennemførelsesfase, hvorfor projektet jf. Budgetvejledningens pkt. 2.2.18 skulle
have været fremlagt for It-rådet.
It-rådet har følgende anbefalinger til Kriminalforsorgen i forbindelse med
NyX pro-
jektet:
1. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen hurtigst muligt afklarer og træffer
beslutning om den fremtidige driftsmodel for NyX-løsningen og indleder
etableringen heraf.
Det fremgår af projektets materiale og af drøftelserne på mødet, at det er en væ-
sentlig forudsætning og afhængighed for projektet, at Kriminalforsorgens fremti-
dige it driftsmodel afklares, og at den fremtidige interne driftsorganisation af for-
retningsapplikationerne etableres. Desuden skal der indgås aftaler om outsourcing
af infrastruktur til Statens It.
Idet
NyX projektet
har begyndt udviklingen af den ny løsning og funktionalitetsom-
råder successivt skal flyttes og implementeres er det af stor betydning for projek-
tet, at projektets leverancer løbende kan overdrages til en drifts- og supportorgani-
sation. Der vil ellers være risiko for, at projektets fremdrift forsinkes, og It-rådet
vurderer, at det øger projektets samlede risikoprofil, så længe denne forudsætning
ikke er tilvejebragt.
It-rådet anbefaler derfor, at Kriminalforsorgen hurtigst muligt træffer beslutning
om fremtidig driftsmodel og sikrer, at den nødvendige planlægning og implemen-
tering for it-driften på klientsagsområdet etableres.
Aktstk. 5 - 2021-22 - Bilag 2: Orientering om kriminalforsorgens it-projekt NyX
2480100_0003.png
Side 3 af 5
2. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen tydeliggør
NyX projektets
kritiske
vej og opdaterer projektets risikostyringsarbejde.
Det fremgår af
NyX projektets
materiale og af drøftelserne på dialogmødet, at pro-
jektet har afhængigheder og forudsætninger (fx fortsat finansiering og jf. ovenstå-
ende it-drifts model), og at der samtidig er systemmæssige bindinger, der er styrende
for, hvordan udviklingsprojektet kan tilrettelægges. Projektets risikolog synes på nu-
værende tidspunkt ikke at tydeliggøre risici ved disse forudsætninger og bindinger.
NyX projektet
har med den nuværende plan en meget lang tidshorisont, og der synes
ikke at være nogen afgørende udefra kommende krav, der sætter fast deadline for
projektet. Dette kan udgøre en væsentlig risiko for projektets fremdrift og for, at
den samlede tidsplan kan skride, og dermed for, at projektets formål med udfasning
af Klientsystemet bringes i fare. For at understøtte styringen hen imod udfasning
bør det derfor være tydeligt beskrevet og aftalt, hvordan projektinterne og –eksterne
afhængigheder, der er forudsætninger for projektets tidsplan, håndteres.
It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen udarbejder en tidsplan, der tydeliggør kri-
tisk vej for projektet, så dette billede bliver tydeligt for de involverede parter, og
aftaler indgås. Ligeledes anbefaler It-rådet, at projektets risikostyringsarbejde opda-
teres og skærpes. Mitigerende handlinger bør indarbejdes i projektets plan og mulige
beredskabsplaner defineres.
3. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen vurderer om on-boarding politik-
ken udgør en hindring for at gennemføre
NyX projektet
hurtigere.
Med den nuværende plan har
NyX projektet
en tidshorisont, der rækker frem til me-
dio 2024. Kriminalforsorgen redegjorde for, at tidsplanen er begrundet i flere hen-
syn som finansiering og balance i opbygningen af projektorganisationen. Det er er-
faringsmæssigt en risikofaktor i sig selv, når projekter bliver meget langstrakte.
It-råder anerkender de fremlagte hensyn, men anbefaler, at Kriminalforsorgen alli-
gevel vurderer om onboarding politikken og et succeskriterie om at have ”den helt
rigtige” interne bemanding bliver en unødig hindring for, at
NyX projektet
kan gen-
nemføres hurtigere.
4. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen sikrer, at
NyX projektets
scope
fastholdes, også når projektet når længere frem.
NyX projektet
er planlagt med fire bølger, hvor funktionalitetsområder trinvist flyttes
fra Klientsystemet, opbygges i ny løsning og udrulles til institutionerne. It-rådet er
enig i denne tilgang, men bemærker samtidig, at forretningens ønsker til egentlig
forretningsudvikling sandsynligvis vil øges i takt med, at den udrullede løsning ska-
ber forudsætningerne herfor. Erfaringsmæssigt kan denne situation medvirke til, at
der kommer pres fra forretningen for at udvide scope, eller parallelt med projektet
igangsættes aktiviteter, som risikerer at trække ressourcer fra projektet.
It-rådet anbefaler derfor, at Kriminalforsorgen styrker prioritering og styring, så
projektets scope og tidsplaner kan overholdes også længere fremme i projektet.
Aktstk. 5 - 2021-22 - Bilag 2: Orientering om kriminalforsorgens it-projekt NyX
2480100_0004.png
Side 4 af 5
5. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen synliggør flere aspekter af
NyX
projektets
gevinstbillede.
Af drøftelserne på dialogmødet fremgik det, at Kriminalforsorgen har et bredere
gevinstbillede end det, som det fremsendte projektmateriale viser. Fx har projektet
en væsentlig rolle i Kriminalforsorgens organisationsforandring i retning af en agil
leverance- og samarbejdsorganisation.
It-rådet anbefaler, at
NyX projektets
styregruppe i højere grad synliggør mere impli-
citte målsætninger for projektet og de gevinster Kriminalforsorgen opnår hermed,
idet disse også bør være styrende for prioriteringer og aktiviteter i projektet.
6. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen sikrer, at der vælges en agil sty-
ringsmodel, som passer til projektets omfang og projektorganisation.
Af projektmateriale og drøftelserne på dialogmøde fremgår det, at Kriminalforsor-
gen anvender en tilpasset model af rammeværket Scaled Agile Framework (SAFe).
It-rådet bemærker, at SAFe rammeværket oftest vil finde relevant anvendelse i pro-
jekter og organisationer, der er væsentligt større end det synes at gælde for
NyX
projektet
og Kriminalforsorgens it-organisation. It-rådet er enig i anvendelsen af agile
samarbejdsmodeller og værktøjer som basis for den ønskede organisationsforan-
dring. It-rådet finder imidlertid, at SAFe synes for omfattende i forhold til
NyX
projektets
størrelse med risiko for, at der bruges uhensigtsmæssig meget tid på at
følge metodens ceremonier mv. It-rådet anbefaler derfor, at Kriminalforsorgen sik-
rer, at den agile styringsmodel, der vælges, er tilpasset projektet størrelse og kom-
pleksitet.
Senest d. 4. februar 2021 skal Kriminalforsorgen indsende et notat til Ministeriernes
kontor for it-styring om, hvordan projektet vil inddrage It-rådets anbefalinger i det
videre arbejde. It-rådet ønsker herudover at aftale et opfølgningsmøde med projek-
tet, når Kriminalforsorgen er kommet nærmere afklaring af fremtidig it-driftsmodel
for løsningen. Et passende tidspunkt for opfølgningen kan aftales med Ministerier-
nes kontor for it-styring.
Projektet skal ligeledes senest 4. februar 2021 indsende et business case grundlag og
den tilhørende business case model. Desuden vedlægges et notat fra styregruppe-
formanden, der redegør for eventuelle væsentlige ændringer i projektet siden risi-
kovurderingen. Grundlaget vil danne baseline for NyX projektet og være udgangs-
punkt for projektets statusrapportering til It-rådet, samt for it-aktstykket, som skal
forelægges for Folketingets finansudvalg.
Projektet sluttes formelt ved statusrapportering til It- rådet og ved fremsendelse af
et opdateret projektgrundlag, som indeholder projektevaluering. Efter projektaf-
slutning skal Kriminalforsorgen statusrapportere yderligere to gange i forhold til
fremdrift i realisering af projektets gevinster.
Aktstk. 5 - 2021-22 - Bilag 2: Orientering om kriminalforsorgens it-projekt NyX
2480100_0005.png
Side 5 af 5
Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Cathrine
Harhoff
[email protected]
eller telefon 4178 2287. Dette brev er også sendt til kon-
cerndatadirektør Charlotte Münter i Justitsministeriet og direktør Ina Eliasen.
Med venlig hilsen
Mogens Pedersen
Formand for It-rådet