Aktstk. 5 - 2021-22 - Bilag 1: Anbefalingsbrev til statens IT-råd til NyX

Finansudvalget 2021-22
Aktstk. 5 § 11 Bilag 1
Offentligt

22. december 2020

Kriminalforsorgen

Att.: Områdedirektør Anne Erlandsen og centerdirektør Stine Hegelund Bertelsen

Anbefalinger til NyX projektet

Kære Anne Erlandsen og Stine Hegelund Bertelsen

It-rådet takker for et godt dialogmøde d. 17. december 2020 om Kriminalforsorgens

NyX projekt.

Projektet vurderes at have normal

risiko

. Projektet anbefales ikke et

eksternt review. Dog påpeger It-rådet, at vurderingen, jf. rådets anbefalinger neden-

for, er afhængig af, at den fremtidige driftsorganisation, som skal overtage den ny

it-løsning, hurtigt afklares og etablering heraf påbegyndes.

Kriminalforsorgens nuværende system ”Klientsystemet”, der it-understøtter sags-

behandlingen relateret til personer sigtet eller dømt for en lovovertrædelse, er et

system, der blev taget i brug i 2001. Systemet, som baserer sig på forældet arkitektur

og er bekosteligt at implementere selv mindre ændringer i, er forsøgt moderniseret

ad flere omgange gennem de seneste 10 år. I 2017 fik Kriminalforsorgen risikovur-

deret projektet OMS (Offender Management System), hvor planen var at anskaffe

et standardsystem til at understøtte sagsbehandlingen. Efter yderligere analyser og

primært med baggrund i, at der ikke fandtes succesfulde europæiske erfaringer med

at implementere standardsystemer, som primært er udviklet i nordamerikansk regi,

valgte Kriminalforsorgen i 2019 at stoppe dette projekt.

Formålet med det nu etablerede

NyX projekt

er at skabe grundlaget for den videre

digitalisering af klientområdet og dermed sikre grundlaget for hurtigere og bedre it-

understøttelse af ny lovgivning og ønsker fra forretningen. Samtidig skal projektet

sikre udfasning af ”Klientsystemet”. Det skal opnås ved at etablere en ny teknisk

platform og flytte funktionalitet hertil, samtidig med, at der bygges en klientorien-

teret datamodel og sikres mere strukturerede data. Det har været overvejet at etab-

lere et program, der også indeholdt egentlig forretningsudvikling og nye digitalise-

ringsinitiativer på klientsagsområdet. Pga. den ressourcemæssige situation i Krimi-

nalforsorgen og for at fastholde fokus på udfasningen af ”Klientsystemet” er det

nu besluttet, at der i

NyX projektet

alene fokuseres på ny it-understøttelse af eksiste-

rende funktionalitetsområder. It-rådet finder denne prioritering hensigtsmæssig og

fornuftig og finder det samtidig positivt, at der planlægges med at gennemføre et

arkitekturreview i samarbejde med Digitaliseringsstyrelsen.

Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk

Aktstk. 5 - 2021-22 - Bilag 1: Anbefalingsbrev til statens IT-råd til NyX

Side 2 af 5

Der arbejdes i NyX projektet grundigt med inddragelse af forretningen og den kom-

mende NyX-løsnings slutbrugere, bl.a. gennem samarbejde med to udpegede pilot-

institutioner. Fordi det nuværende klientsystem er bygget op med lokale løsninger

og der er forskelle i anvendelsesmønstre, vil den nye løsning, selv om den nuvæ-

rende forretningsfunktionalitet fastholdes, betyde en ændring til en central datamo-

del. It-rådet bifalder den grundige tilgang og opmærksomheden på den relevante

uddannelsesindsats for optimering af Kriminalforsorgens klientsagsbehandling.

It-rådet anerkender herudover, at Kriminalforsorgens ledelse fremstår dedikeret til

de besluttede planer og aktivt arbejder for at understøtte det kompetencemæssige

løft og organisatoriske set-up for projektet.

Kriminalforsorgen har, på baggrund af en strategisk beslutning om at hjemtage

større ejerskab for forretningskritiske systemer, valgt selv at påtage sig ansvaret for

udviklingen af den nye løsning. Samtidig indgår projektet i den organisatoriske for-

andringsproces mod en mere agil udviklingsorganisation organiseret omkring pro-

duktområder. Kriminalforsorgen indkøber udviklingsressourcer via eksisterende

rammeaftale og SKI-aftaler.

It-rådet noterer, at Kriminalforsorgen skulle have inddraget rådet på et tidligere

tidspunkt, idet NyX projektet har gennemført indkøb af leverandørressourcer og

igangsat udviklingsaktiviteter i 2020. Aktiviteter, der normalt falder under projektets

gennemførelsesfase, hvorfor projektet jf. Budgetvejledningens pkt. 2.2.18 skulle

have været fremlagt for It-rådet.

It-rådet har følgende anbefalinger til Kriminalforsorgen i forbindelse med

NyX pro-

jektet:

1. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen hurtigst muligt afklarer og træffer

beslutning om den fremtidige driftsmodel for NyX-løsningen og indleder

etableringen heraf.

Det fremgår af projektets materiale og af drøftelserne på mødet, at det er en væ-

sentlig forudsætning og afhængighed for projektet, at Kriminalforsorgens fremti-

dige it driftsmodel afklares, og at den fremtidige interne driftsorganisation af for-

retningsapplikationerne etableres. Desuden skal der indgås aftaler om outsourcing

af infrastruktur til Statens It.

Idet

NyX projektet

har begyndt udviklingen af den ny løsning og funktionalitetsom-

råder successivt skal flyttes og implementeres er det af stor betydning for projek-

tet, at projektets leverancer løbende kan overdrages til en drifts- og supportorgani-

sation. Der vil ellers være risiko for, at projektets fremdrift forsinkes, og It-rådet

vurderer, at det øger projektets samlede risikoprofil, så længe denne forudsætning

ikke er tilvejebragt.

It-rådet anbefaler derfor, at Kriminalforsorgen hurtigst muligt træffer beslutning

om fremtidig driftsmodel og sikrer, at den nødvendige planlægning og implemen-

tering for it-driften på klientsagsområdet etableres.

Aktstk. 5 - 2021-22 - Bilag 1: Anbefalingsbrev til statens IT-råd til NyX

Side 3 af 5

2. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen tydeliggør

NyX projektets

kritiske

vej og opdaterer projektets risikostyringsarbejde.

Det fremgår af

NyX projektets

materiale og af drøftelserne på dialogmødet, at pro-

jektet har afhængigheder og forudsætninger (fx fortsat finansiering og jf. ovenstå-

ende it-drifts model), og at der samtidig er systemmæssige bindinger, der er styrende

for, hvordan udviklingsprojektet kan tilrettelægges. Projektets risikolog synes på nu-

værende tidspunkt ikke at tydeliggøre risici ved disse forudsætninger og bindinger.

NyX projektet

har med den nuværende plan en meget lang tidshorisont, og der synes

ikke at være nogen afgørende udefra kommende krav, der sætter fast deadline for

projektet. Dette kan udgøre en væsentlig risiko for projektets fremdrift og for, at

den samlede tidsplan kan skride, og dermed for, at projektets formål med udfasning

af Klientsystemet bringes i fare. For at understøtte styringen hen imod udfasning

bør det derfor være tydeligt beskrevet og aftalt, hvordan projektinterne og –eksterne

afhængigheder, der er forudsætninger for projektets tidsplan, håndteres.

It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen udarbejder en tidsplan, der tydeliggør kri-

tisk vej for projektet, så dette billede bliver tydeligt for de involverede parter, og

aftaler indgås. Ligeledes anbefaler It-rådet, at projektets risikostyringsarbejde opda-

teres og skærpes. Mitigerende handlinger bør indarbejdes i projektets plan og mulige

beredskabsplaner defineres.

3. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen vurderer om on-boarding politik-

ken udgør en hindring for at gennemføre

NyX projektet

hurtigere.

Med den nuværende plan har

NyX projektet

en tidshorisont, der rækker frem til me-

dio 2024. Kriminalforsorgen redegjorde for, at tidsplanen er begrundet i flere hen-

syn som finansiering og balance i opbygningen af projektorganisationen. Det er er-

faringsmæssigt en risikofaktor i sig selv, når projekter bliver meget langstrakte.

It-råder anerkender de fremlagte hensyn, men anbefaler, at Kriminalforsorgen alli-

gevel vurderer om onboarding politikken og et succeskriterie om at have ”den helt

rigtige” interne bemanding bliver en unødig hindring for, at

NyX projektet

kan gen-

nemføres hurtigere.

4. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen sikrer, at

NyX projektets

scope

fastholdes, også når projektet når længere frem.

NyX projektet

er planlagt med fire bølger, hvor funktionalitetsområder trinvist flyttes

fra Klientsystemet, opbygges i ny løsning og udrulles til institutionerne. It-rådet er

enig i denne tilgang, men bemærker samtidig, at forretningens ønsker til egentlig

forretningsudvikling sandsynligvis vil øges i takt med, at den udrullede løsning ska-

ber forudsætningerne herfor. Erfaringsmæssigt kan denne situation medvirke til, at

der kommer pres fra forretningen for at udvide scope, eller parallelt med projektet

igangsættes aktiviteter, som risikerer at trække ressourcer fra projektet.

It-rådet anbefaler derfor, at Kriminalforsorgen styrker prioritering og styring, så

projektets scope og tidsplaner kan overholdes også længere fremme i projektet.

Aktstk. 5 - 2021-22 - Bilag 1: Anbefalingsbrev til statens IT-råd til NyX

Side 4 af 5

5. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen synliggør flere aspekter af

NyX

projektets

gevinstbillede.

Af drøftelserne på dialogmødet fremgik det, at Kriminalforsorgen har et bredere

gevinstbillede end det, som det fremsendte projektmateriale viser. Fx har projektet

en væsentlig rolle i Kriminalforsorgens organisationsforandring i retning af en agil

leverance- og samarbejdsorganisation.

It-rådet anbefaler, at

NyX projektets

styregruppe i højere grad synliggør mere impli-

citte målsætninger for projektet og de gevinster Kriminalforsorgen opnår hermed,

idet disse også bør være styrende for prioriteringer og aktiviteter i projektet.

6. It-rådet anbefaler, at Kriminalforsorgen sikrer, at der vælges en agil sty-

ringsmodel, som passer til projektets omfang og projektorganisation.

Af projektmateriale og drøftelserne på dialogmøde fremgår det, at Kriminalforsor-

gen anvender en tilpasset model af rammeværket Scaled Agile Framework (SAFe).

It-rådet bemærker, at SAFe rammeværket oftest vil finde relevant anvendelse i pro-

jekter og organisationer, der er væsentligt større end det synes at gælde for

NyX

projektet

og Kriminalforsorgens it-organisation. It-rådet er enig i anvendelsen af agile

samarbejdsmodeller og værktøjer som basis for den ønskede organisationsforan-

dring. It-rådet finder imidlertid, at SAFe synes for omfattende i forhold til

NyX

projektets

størrelse med risiko for, at der bruges uhensigtsmæssig meget tid på at

følge metodens ceremonier mv. It-rådet anbefaler derfor, at Kriminalforsorgen sik-

rer, at den agile styringsmodel, der vælges, er tilpasset projektet størrelse og kom-

pleksitet.

Senest d. 4. februar 2021 skal Kriminalforsorgen indsende et notat til Ministeriernes

kontor for it-styring om, hvordan projektet vil inddrage It-rådets anbefalinger i det

videre arbejde. It-rådet ønsker herudover at aftale et opfølgningsmøde med projek-

tet, når Kriminalforsorgen er kommet nærmere afklaring af fremtidig it-driftsmodel

for løsningen. Et passende tidspunkt for opfølgningen kan aftales med Ministerier-

nes kontor for it-styring.

Projektet skal ligeledes senest 4. februar 2021 indsende et business case grundlag og

den tilhørende business case model. Desuden vedlægges et notat fra styregruppe-

formanden, der redegør for eventuelle væsentlige ændringer i projektet siden risi-

kovurderingen. Grundlaget vil danne baseline for NyX projektet og være udgangs-

punkt for projektets statusrapportering til It-rådet, samt for it-aktstykket, som skal

forelægges for Folketingets finansudvalg.

Projektet sluttes formelt ved statusrapportering til It- rådet og ved fremsendelse af

et opdateret projektgrundlag, som indeholder projektevaluering. Efter projektaf-

slutning skal Kriminalforsorgen statusrapportere yderligere to gange i forhold til

fremdrift i realisering af projektets gevinster.

Aktstk. 5 - 2021-22 - Bilag 1: Anbefalingsbrev til statens IT-råd til NyX

Side 5 af 5

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Cathrine

Harhoff

[email protected]

eller telefon 4178 2287. Dette brev er også sendt til kon-

cerndatadirektør Charlotte Münter i Justitsministeriet og direktør Ina Eliasen.

Med venlig hilsen

Mogens Pedersen

Formand for It-rådet