Aktstk. 354 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag til aktstykket - Statens It-råds anbefalingsbrev og Arbejdstilsynets svar herpå

Finansudvalget 2021-22
Aktstk. 354 § 17 Bilag 1
Offentligt

Arbejdstilsynet

Att.: Vicedirektør Trine Bødker

3. juni 2022

Statens It-råds anbefalingsbrev til it-programmet Modernisering af

AT’s it-systemlandskab

Kære Trine Bødker

Statens It-råd takker for et godt dialogmøde afholdt den 23. maj 2022 i forbindelse

med risikovurderingen af it-programmet Modernisering af AT’s it-systemlandskab ved

Arbejdstilsynet.

Programmet vurderes at have

høj risiko.

Programmet anbefales ikke et eksternt

review.

Vurderingen af programmets høje risiko er begrundet i følgende forhold:

•

Programmets rammebetingelser er endnu ikke fuldt ud kendte, blandt andet

skaber styrelsens konsulentramme en ressourcemæssig usikkerhed. It-rådet ser

en risiko for, at der ikke er tilstrækkelige ressourcer til afslutningen af projektet,

og dermed realiseringen af forretningens gevinster, grundet usikkerhed i styrel-

sens ramme for brug af eksterne konsulenter. Så længe denne usikkerhed præger

projektet, bidrager det til en høj risikoprofil.

•

Programmet omhandler Arbejdstilsynets kritiske forretningsprocesser og med-

fører en omfattende omlægning af disse. Således er systemunderstøttelsen af

tilsynets forretningskritiske funktioner afhængig af dette program.

•

Programmet er karakteriseret ved en stram tidsplan samt en høj grad af paralle-

litet. Arbejdstilsynet ønsker at gentænke it-understøttelsen af samtlige centrale

forretningsprocesser, der foregår i det gamle systemlandskab, parallelt med

overgangen til et nyt systemlandskab. Programmet er samtidig tilrettelagt såle-

des, at udviklingen sker parallelt i fire delspor. Denne parallelitet øger komplek-

siteten i programmet, specielt når tidsplanen ligeledes er stram.

Programmets overordnede formål er at løse Arbejdstilsynets legacy-udfordring gen-

nem udfasning af ATIS Classic og tilhørende systemer og overgang til et moderne

modulopbygget systemlandskab. I forbindelse med overgangen til det nye system-

landskab, vil Arbejdstilsynet ligeledes genbesøge deres forretningsprocesser for at

Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk

Aktstk. 354 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag til aktstykket - Statens It-råds anbefalingsbrev og Arbejdstilsynets svar herpå

Side 2 af 5

ensrette og forenkle arbejdsgangene samt forenkle it-understøttelsen som en del af

moderniseringen. Det nuværende ATIS Classic er baseret på forældet teknologi,

hvilket øger kompleksiteten og omkostningerne, når Arbejdstilsynet skal tilpasse

systemet, fx i forbindelse med implementering af nye politiske initiativer. Derfor

bærer forretningsprocesserne præg af at være opsat i et knopskudt legacy-system.

Programmet er inddelt i fire projektspor med hver deres styregruppe, som består af

modernisering af:

reaktionsområdet,

udtag og planlægning af tilsyn,

anmeldelsesområdet, herunder klager over arbejdsmiljø og ulykker,

ESDH.

It-rådet observerer, at programmet ved tidspunktet for risikovurderingen håndterer

en klagesag i forbindelse med udbud af deres rammekontrakt for it-konsulenter.

Derfor har Arbejdstilsynet nedskaleret deres udviklingsteams og står foran en tran-

sitionsperiode mellem it-leverandører. Efter dialogmødet har programmet oplyst It-

rådet om, at der er truffet afgørelse i klagesagen, hvilket medfører, at det er nød-

vendigt at udføre et nyt udbud på it-rammekontrakten. Dette er en stor risikodri-

vende faktor i programmet, da samarbejdet med den kommende leverandør således

først kan påbegyndes ved kontraktindgåelse tidligst ultimo 2022, frem for sommer

2022, og at en del af moderniseringen først kan gennemføres senere end planlagt.

Programmet planlægger fortsat at overgå til gennemførelsesfasen i efteråret 2022,

bl.a. ved at fremrykke opgaver, der kan udvikles vha. interne ressourcer og cBrain.

Ydermere er det en risiko, at tilsynet ved et leverandørskifte taber værdifuldt do-

mænekendskab, der skal bruges i programmets kommende udviklingsopgaver.

Ligeledes observerer It-rådet, at programmet på nuværende tidspunkt opererer med

en meget lav risikopulje, men at programmet forventer at kunne nedskalere scope

fremfor at forskyde eller fordyre programmet, hvis fordyrende risici indtræffer un-

dervejs.

Siden 2019 har Arbejdstilsynet arbejdet på at udskifte det tekniske fundament, der

muliggør transitionen til et nyt systemlandskab, hvor legacy reduceres. Således har

organisationen skabt et godt fundament for den forandringsproces, de nu står over

for. Dette er bl.a. sket gennem efterlevelse af de anbefalinger, tilsynet fik ved deres

systemporteføjlereview ved It-rådet i 2020. It-rådet er glade for at se, at Arbejdstil-

synet har haft fokus på insourcing, forankring af ejerskabet omkring it-udviklingen

i forretningen, samt reduktion af legacy i it-systemerne, og på denne måde har skabt

fremdrift ift. handlingsplanen og et godt fundament for nærværende it-program.

Arbejdstilsynets øverste ledelse er meget involveret og stærkt forankret i program-

met, hvilket ligeledes vurderes positivt og meget vigtigt i en så forretningsmæssigt

kritisk udviklingsopgave. It-rådet gør dog opmærksom på, at it-projekter med sam-

lede budgetterede udgifter på 15 mio. kr. eller mere skal risikovurderes, og at af-

grænsningen af et it-projekt bl.a. afhænger af, hvorvidt planlagte it-udviklingsakti-

viteter er gensidigt afhængige, jf.

Budgetvejledning 2021 pkt. 2.2.18.

Aktstk. 354 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag til aktstykket - Statens It-råds anbefalingsbrev og Arbejdstilsynets svar herpå

Side 3 af 5

It-rådet har følgende anbefalinger til Arbejdstilsynet i forbindelse med it-program-

met Modernisering af AT’s it-systemlandskab:

1. It-rådet anbefaler, at Arbejdstilsynet udarbejder en mere detaljeret kort-

lægning af den kritiske vej til nedlukningen af ATIS Classic og tilhørende

legacy-systemer, samt sikrer, at der efter overgang til det nye systemland-

skab er ressourcer til at foretage de vigtigste forbedringer til de centrale

forretningsprocesser.

Kompleksiteten i programmet er høj, da formålet – udover at udfase legacy-syste-

met ATIS Classic – også består i at realisere et forretningspotentiale gennem for-

enkling og ensretning af arbejdsprocesserne i Arbejdstilsynet. Et klart styringsmæs-

sigt fokus er afgørende for, at Arbejdstilsynet kan prioritere mellem opgaverne på

de fire projektspor og gennemføre programmet inden for de fastlagte rammer. For

nuværende er forretningsprocesserne i tilsynet hængt op på både de gamle og nye

systemer, hvilket besværliggør medarbejdernes arbejdsgange og påvirker deres mo-

tivation for programmet. Der vil løbende være ændringer i deres arbejdsgange, indtil

ATIS Classic og tilhørende systemer fra det gamle landskab er udfaset helt. Elimi-

neringen af dobbeltdrift på de gamle og nye systemer hurtigst muligt er vigtigt for,

at Arbejdstilsynet kan udføre sine opgaver bedst muligt og realisere det forretnings-

mæssige potentiale. Derfor anbefaler It-rådet, at Arbejdstilsynet i den sidste del af

analysefasen kortlægger den kritiske vej til nedlukningen af ATIS Classic og tilhø-

rende legacy-systemer, og tydeliggør, hvilke udviklingsopgaver, der er nødvendige

for at opnå dette mål.

Transitionen til det nye systemlandskab afleder en større forandringsproces grundet

omlægning af centrale arbejdsprocesser, og med det stærke fokus på at lukke ATIS

Classic hurtigt, er der en risiko for, at der efter overgangen til de nye systemer er

behov for forbedringer til de mest kritiske forretningsprocesser. It-rådet anbefaler

derfor, at Arbejdstilsynet sikrer, at der efter nedlukningen af ATIS Classic er til-

strækkelige ressourcer i programmet til at forbedre understøttelsen af de centrale

forretningsprocesser, så forretningspotentialet realiseres.

2. It-rådet anbefaler, at Arbejdstilsynet genbesøger projektets tidsplan med

udgangspunkt i den kritiske vej til nedlukningen af ATIS Classic og til-

hørende legacy-systemer, og de vigtigste forbedringer efterfølgende.

Projektet har afsat 15 måneder til udviklingen på de fire projektspor. It-rådet ob-

serverer, at denne tidsplan er et resultat af, at tilsynet har en fast målsætning om at

udfase legacy-systemerne ultimo 2023. It-rådet anerkender, at der er foretaget et

stort forarbejde ift. anskaffelse og delvis ibrugtagning af det nye it-systemlandskab.

Det er It-rådets vurdering, at der fortsat er en stor indsats forbundet med den fulde

transition, og at tidsplanen er meget stram. Det er ligeledes risikodrivende, at hele

styrelsens konsulentramme anvendes i projektet i denne periode, hvorfor der bl.a.

kun er rum til en meget lav risikopulje.

Aktstk. 354 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag til aktstykket - Statens It-råds anbefalingsbrev og Arbejdstilsynets svar herpå

Side 4 af 5

Det blev oplyst på dialogmødet, at alle as-is processer endnu ikke er kortlagt, hvilket

afleder en usikkerhed i projektets scope. Der er en risiko for, at den fulde kortlæg-

ning af tilsynets as-is processer samt afklaringen af den fremtidige it-understøttelse

viser, at projektets omfang er mere omfattende, end hvad kan klares i den hidtil

afsatte tidsperiode. I så fald risikerer Arbejdstilsynet at skulle beskære projektets

scope i en sådan grad, at det går ud over de forretningsmæssige gevinster.

It-rådet anbefaler derfor, at Arbejdstilsynet genbesøger projektets tidsplan med

henblik på at sikre, at der er tilstrækkelig tid afsat til de aktiviteter, der udgør den

kritiske vej til nedlukning af ATIS Classic og tilhørende legacy-systemer, samt de

vigtigste forbedringer efterfølgende, jf. anbefaling 1. Tidsplanen bør endvidere til-

rettelægges således, at paralleliteten mellem de fire projektspor reduceres.

3. It-rådet anbefaler, at Arbejdstilsynet konkretiserer de ønskede ikke-øko-

nomiske gevinster, og etablerer en prioriteringsmodel for funktionalitet

og processer, der afspejler gevinsterne og ensretter beslutningsoplæg til

styregruppen.

I det tværgående styringsgrundlag fremstår projektets ikke-økonomiske gevinster

meget overordnede. Manglende konkretisering af gevinsterne medfører en risiko

for, at de er svære at styre efter, både på de enkelte projektspor og i den tværgående

styregruppes prioritering af funktionalitet og processer. It-rådet anbefaler derfor, at

Arbejdstilsynet konkretiserer de ikke-økonomiske gevinster og formulerer dem, så

de fremhæver forretningspotentialet og muliggør operationel styring og prioritering.

Det kan fx være ved at udpege de vigtigste procesforbedringer, og fokusere på,

hvordan disse skaber værdi for forretningen.

Efter kortlægningen af as-is processerne skal Arbejdstilsynet beslutte, hvilke pro-

cesser, der skal overflyttes til det nye system, samt hvilke, der ikke er omfattet af

programmet. Det skal tillige afklares hvilke processer, der er en del af den kritiske

vej til lukning af ATIS Classic. Det blev oplyst på dialogmødet, at tid og økonomi

er de vigtigste styringsparametre, hvorfor programmets scope udgør det justerbare

parameter, hvis udviklingen afviger fra planen. I dette tilfælde vil Arbejdstilsynet

således også skulle beslutte, hvilke processer, der skæres fra scope. Hvis der ikke er

en fast og struktureret model for beslutningsoplæg til den tværgående styregruppe,

er der en risiko for uklare og tidskrævende beslutningsgange, samt for at beslutnin-

ger ikke træffes på sammenlignelige grundlag.

It-rådet anbefaler derfor, at Arbejdstilsynet tydeliggør deres grundlag for valg og

fravalg af arbejdsprocesser ved at udvikle en konkret prioriteringsmodel, der gen-

nem sammenlignelige metrikker afspejler de konkretiserede gevinster, og anvendes

til at præsentere beslutningsoplæg ensartet for den tværgående styregruppe. Dette

gælder både ved overgang til gennemførelsesfasen, hvor det skal besluttes, hvilke

processer, der understøttes i det nye systemlandskab, samt ved eventuelle beslut-

ninger om scopejusteringer i programmets gennemførelsesfase. Det bør afstemmes

i programorganisationen, hvordan et beslutningsoplæg udarbejdes, og styregruppen

Aktstk. 354 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag til aktstykket - Statens It-råds anbefalingsbrev og Arbejdstilsynets svar herpå

Side 5 af 5

bør præsenteres for flere beslutningsoplæg ad gangen, så der sikres et solidt beslut-

ningsgrundlag.

Senest 30 dage efter dags dato skal Arbejdstilsynet indsende et notat til Digitalise-

ringsstyrelsens Kontor for it-styring og kompetencer om, hvordan programmet vil

inddrage It-rådets anbefalinger i det videre arbejde og oplyse, hvornår programmet

forventes at overgå til gennemførelsesfasen. It-rådet foreslår til en start, at der af-

holdes et opfølgende møde ved overgang til gennemførelsesfasen, når programmet

har kortlagt organisationens as-is processer samt kritisk vej for nedlukning af de

gamle systemer. It-rådet kan til enhver tid omgøre denne beslutning, hvis program-

met væsentligt ændrer karakter.

Når Arbejdstilsynet er bekendt med, hvilken betydning det har for projektet, at der

skal gennemføres et nyt udbud på rammekontrakten for it-konsulenter, skal Ar-

bejdstilsynet kontakte Digitaliseringsstyrelsens Kontor for it-styring og kompeten-

cer med henblik på at aftale proces for baseline af projektet. Programmet skal ind-

sende et opdateret business case grundlag og den tilhørende business case model.

Desuden vedlægges et notat fra styregruppeformanden, der redegør for ændrin-

gerne i programmet siden risikovurderingen. Grundlaget vil danne baseline for Mo-

dernisering af AT’s it-systemlandskab og være udgangspunkt for programmets sta-

tusrapportering til It-rådet.

Programmet sluttes formelt ved statusrapportering til It-rådet og ved fremsendelse

af et opdateret projektgrundlag, som indeholder projektevaluering. Efter projektaf-

slutning skal Modernisering af AT’s it-systemlandskab rapportere yderligere to

gange i forhold til fremdrift i realisering af programmets gevinster.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Simone Laur-

sen,

[email protected]

eller telefon 3058 1131. Dette brev er også sendt til afdelings-

chef Marianne Sørensen i Beskæftigelsesministeriet og Arbejdstilsynets direktør,

Sine Frederiksen.

Med venlig hilsen

Birgit Nørgaard

Næstformand for Statens It-råd