Aktstk. 26 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Finansudvalget 2021-22
Aktstk. 26 § 11 Bilag 1
Offentligt

Domstolsstyrelsen

Att.: Direktør Kristian Hertz

28. april 2021

It-rådets anbefalinger til Straffe- og skifteprojektet

Kære Kristian Hertz

It-rådet takker for et godt dialogmøde d. 21. april 2021 om Domstolsstyrelsens

projekt

Straffe- og skifteprojektet

og bemærker samtidig det tilsendte materiales sær-

deles høje kvalitet. Projektet vurderes at have

normal risiko

. Projektet anbefales

ikke et eksternt review.

Formålet med

Straffe- og skifteprojektet

er at håndtere den risiko for sagsbehandlin-

gens kvalitet, som de nuværende forældede DSI-systemer på straffe- og skifteom-

rådet, udgør for sagsbehandlingens kvalitet og at udvikle en ny tidssvarende løs-

ning. Den nye løsning skal herudover øge digitaliseringen af sagsbehandlingen og

bidrage til at optimere arbejdsgangene i retterne.

Straffe- og skifteprojektet

tildeles normal risiko, fordi Domstolsstyrelsens tilrettelæg-

gelse af projektet betyder, at der foreligger en tydelig releaseplan for seks releases,

hvor sagsområderne håndteres et ad gangen. Udviklingsorganisationen opbygges i

et fornuftigt tempo, arbejder inden for et etableret rammeværk og ledelsesgruppen

har erfaring fra tidligere projekter med tilsvarende set-up om end af mindre stør-

relse. Pga. af projektets størrelse og omfang – samlede projektudgifter på ca. 500

mio. kr. og en tidsplanen, der strækker sig til udgangen af 2026, som i sig selv

kunne pege på et højt risikoniveau – ønsker It-rådet at tilrettelægge et udvidet op-

følgningsforløb med projektet. Ved opfølgningen vil It-rådet tage stilling til om

projektets risikobillede giver anledning til at hæve risikoniveauet. Det er aftalt med

Domstolsstyrelsen, at første opfølgning skal ske i forbindelse med projektets

demo af release1 i første kvartal 2022.

It-rådet har drøftet

Straffe- og skifteprojektet

med Domstolsstyrelsen flere gange i lø-

bet af projektets analysefase. I december 2020 blev holdt et dialogmøde om pro-

jektet, som gav anledning til at identificere udestående analyseaktiviteter forud for

en risikovurdering. samt til en række observationer fra It-rådet vedr. emner såsom

releaseplanens tilrettelæggelse, indkøbsstrategi, inddragelse af gevinstejer og risiko-

analyse.

Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk

Aktstk. 26 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Side 2 af 4

Siden er It-rådet mødtes med projektet til sparringsmøder, hvor Domstolsstyrel-

sen efterspurgte It-rådets rådgivning i forhold til følgende emner:

Projektets strategiske overvejelser i forhold

organisering og sourcing-

snit

i projektet, herunder principper for snittet og indkøbsstrategi.

Projektets

teknologivalg

i forhold til optimal understøttelse af faglige

brugerbehov, teknologiske behov, økonomiske rammer og projektets ek-

sekveringsmuligheder.

Projektets strategi for og tilgang til

drift i gennemførelsesfasen

af relea-

sede sagsområder samt for

driften af ny løsning efter projektets afslut-

ning.

It-rådet kvitterer for projektets videre arbejde med de belyste emner, og vurderer,

at Domstolsstyrelsens afklaringer og beslutninger har bidraget til væsentligt at mi-

nimere usikkerheder og risici i projektet. It-rådet noterer samtidig det tætte samar-

bejde med retterne og gevinstejernes medejerskab til projektet, som drøftelserne

på dialogmødet afspejlede.

Domstolsstyrelsen har valgt selv at påtage sig ansvaret for udviklingen af den nye

løsning og har etableret et internt program, der metodemæssigt baserer sig på

SAFe rammeværket. Løsningen vil basere sig på specialudvikling, da markedsdia-

log har afdækket, at der på markedet ikke kan findes standardfunktionalitet, der

tilfredsstillende kan understøtte retternes komplekse og lovbunde arbejdsgange

samt sikkerhedsmæssige krav til løsningen. Udviklingsressourcer og andre specia-

listressourcer, som ikke fornuftigt kan ansættes i Domstolsstyrelsen vil blive ind-

købt via miniudbud på SKI-aftale 02.17.

It-rådet noterer, at det således er en meget stor opgave, som Domstolsstyrelsen

har påtaget sig, men vurderer overordnet set, at der er tilvejebragt fornuftige ram-

mer for projektet. It-rådet observerer dog samtidig, at det er en væsentlig forud-

sætning i projektforløbet, at de beskrevne planer og intentioner for den videre op-

bygning af projektteamet og for udviklingen af release1 kan realiseres i praksis.

Det kan erfaringsmæssigt være vanskeligt at få en ny udviklingsorganisation op i

tempo. Det vil udgøre en væsentlig risiko for det samlede projekt, hvis udviklings-

aktiviteterne ikke kommer godt og effektivt fra start, hvilket kræver fuldt ledelses-

fokus og opfølgning fra styregruppen, således at projektet ikke forsinkes allerede i

de første måneder af gennemførelsesfasen.

It-rådet har ud over ovenstående observationer følgende anbefalinger til Dom-

stolsstyrelsen vedr.

Straffe- og skifteprojektet:

1. It-rådet anbefaler, at Domstolsstyrelsen klart kommunikerer priorite-

ringen af projektets styringsparametre, og sikrer, at prioriteringen af

succeskriterierne stemmer overens hermed.

Det fremgår af projektmaterialet og blev understreget af drøftelserne på dia-

logmødet, at

Straffe- og skifteprojektets

primære mål knytter sig til udfasningen af

DSI-systemerne og til opbygningen af en stabil og fremtidssikret ny løsning.

Aktstk. 26 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Side 3 af 4

Da DSI-systemerne ikke vil være supporteret efter 2026, er tid derfor den væ-

sentligste styringsparameter i projektet, efterfulgt af økonomi og scope. På

baggrund af projektets anden målsætning om at bidrage til at optimere retter-

nes arbejdsgange har projektet, ud over succeskriterier for ovenstående, også

succeskriterier relateret til forretningsunderstøttelsen og brugervenlighed. Suc-

ceskriterierne er ikke i sige selv modstridende, men det er væsentligt for pro-

jektets styring, at der er fælles opfattelse i hele organisationen af prioriteringen

mellem dem, hvis det bliver nødvendigt at tilpasse projektets leverancer for at

nå den primære målsætning. It-rådet anbefaler derfor, at Domstolsstyrelsen ty-

deliggør prioriteringen af såvel styringsparametre som succeskriterier.

2. It-rådet anbefaler, at Domstolsstyrelsen reducerer kompleksiteten i

projektets gevinster og tydeliggør de styrende gevinster med henblik på

at understøtte et passende niveau i gevinstopfølgningen.

Straffe- og skifteprojektet

fremlægger i business case grundlaget et relativt kom-

plekst gevinstbillede med i alt ti gevinster af både økonomisk og ikke-økono-

misk karakter. Ikke mindst de ikke-økonomiske gevinster, som samtidig inde-

holder projektets styrende gevinster, er komplekst beskrevet og indeholder

flere parametre som fx knyttet sig til sikker drift af løsningen, datafortrolighed

og stabilitet i forhold til kompetencer til videreudvikling. Et for komplekst ge-

vinstbillede kan gøre det vanskeligt for projektet at tilrettelægge en passende

gevinstopfølgning i såvel projektets levetid som efter projektafslutning, og

projektets styrende gevinster risikerer at ”drukne” i det samlede billede.

It-rådet anbefaler derfor, at Domstolsstyrelsen reducerer kompleksiteten i ge-

vinstbilledet, tydeliggør projektets styrende gevinster og tager stilling til, hvilke

gevinster, der primært skal følges op og måles på som en del af den løbende

gevinstopfølgning.

Senest en måned fra d.d. skal Domstolsstyrelsen indsende et notat til Ministeriernes

kontor for it-styring om, hvordan projektet vil inddrage It-rådets anbefalinger i det

videre arbejde, og hvilke eventuelle tilpasninger det betyder for projektet.

Ved projektets faseskift til gennemførelsesfasen skal projektet indsende et opdateret

business case grundlag og den underliggende business case model samt notat fra

projektets styregruppeformand om ændringer i projektet siden risikovurderingen.

Business casen vil danne baseline for

Straffe- og skifteprojektet

og være udgangspunkt

for projektets statusrapportering til It-rådet. Projektet sluttes formelt ved statusrap-

portering til It-rådet og ved fremsendelse af et opdateret projektgrundlag, som in-

deholder projektevaluering. Efter projektafslutning skal Domstolsstyrelsen rappor-

tere yderligere to gange i forhold til fremdrift i realisering af projektets gevinster.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Cathrine

Harhoff, [email protected] eller telefon 4178 2287. Dette brev er også sendt til kon-

cerndatadirektør Charlotte Münter i Justitsministeriet.

Aktstk. 26 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Side 4 af 4

Med venlig hilsen

Mogens Pedersen

Formand for Statens It-råd