Aktstk. 226 - 2021-22 - Bilag 2: Orientering om kriminalforsorgens it-projekt NyX

Finansudvalget 2021-22
Aktstk. 226 § 11 Bilag 2
Offentligt

Klassifikation: Offentligt

Center for IT og Digitalisering

Centerstaben

Direktoratet for Kriminalforsorgen

Den 22. september 2021

Orientering om NyX

Direktoratet for Kriminalforsorgen orienterer hermed om status for it-projektet NyX, herunder om

igangsættelse af en ekstern gennemgang af projektet samt om manglende konkurrenceudsættelse

af Klientsystemet. Kriminalforsorgen har uden Finansudvalgets tilslutning foretaget dispositioner til

et it-projekt (NyX) for i alt ca. 71 mio. kr. ekskl. renter, hvoraf ca. 25 mio. kr. er afholdt i 2019-

2021, mens ca. 46 mio. kr. afskrives i årene 2022-2029. I den forbindelse er der uden Finansudval-

gets tilslutning foretaget indkøb af leverandørressourcer og påbegyndt udviklingsaktiviteter fra

primo 2020. Dette er en overskridelse af budgetvejledningens regler, og det beklages. Der fremsen-

des et orienterende aktstykke til Folketingets Finansudvalg herom. Der vil blive iværksat tiltag in-

ternt i kriminalforsorgen, der sikrer efterlevelse af budgetvejledningens bestemmelser.

Formålet med NyX-projektet er at udfase det eksisterende Klientsystem, der er teknologisk forældet.

Med NyX etableres en ny og moderne teknologisk platform, hvilket sikrer eliminering af teknisk gæld

i den nuværende løsning. Dertil skabes grundlaget for bl.a. hurtigere og bedre it-understøttelse af fx

ny lovgivning og nye digitaliseringsbehov fra kriminalforsorgens forretning, således at der sikres grund-

lag for, at der på sigt kan ske digitalisering af arbejdsgange, der frigør tid til kerneopgaven, fx mu-

lighed for at indføre mobile devices, digital selvbetjening, digital besøgsbooking for fx pårørende og

advokater, e-belægstavler til styrkelse af sikkerhedsindsatsen, udvidet anvendelse af biometri i for-

bindelse med identifikation af den enkelte klient m.v.

Klientsystemet er kriminalforsorgens mest forretningskritiske system og har været forsøgt moderni-

seret i tidligere projekter, som måtte opgives, herunder jf. Akt 100 af 12. marts 2019. Det nuværende

Klientsystem er fra 2001. Første forsøg på modernisering igangsattes i 2008-2011 i det såkaldte MKS-

projekt (Modernisering af KlientSystemet). I 2011 blev projektet opgivet. Herefter gennemførtes i

2012-2013 en række analyser og et Proof of Concept, der skulle afdække, om Klientsystemet kunne

Notat | Kriminalforsorgen | Side 1 af 3

Aktstk. 226 - 2021-22 - Bilag 2: Orientering om kriminalforsorgens it-projekt NyX

flyttes til en Sharepoint platform. Konklusionen på indsatsen blev et fravalg af denne løsningsmodel.

Efterfølgende blev OMS projektet (Offender Management System) igangsat, hvis formål var en udskift-

ning af Klientsystemet ved anskaffelse af et standardsystem. OMS projektet blev lukket i 2019 primært

med afsæt i manglende succesfulde erfaringer fra andre europæiske fængselsmyndigheder med im-

plementeringen af standardsystemet.

NyX-projektet blev igangsat som pilotprojekt i 2019 og har foretaget dispositioner for i alt ca. 71 mio.

kr. ekskl. renter, hvoraf ca. 25 mio. kr. er afholdt i 2019-2021, mens ca. 46 mio. kr. afskrives i årene

2022-2029. Ultimo 2019 traf kriminalforsorgen på baggrund af en evaluering af anskaffelsesstrategien

beslutning om, at NyX-projektet kunne fortsætte ind i 2020, hvorved NyX ikke længere kunne betrag-

tes som værende et pilotprojekt. De afholdte projektudgifter har inkluderet udvikling af forretnings-

udviklende funktionalitet, som muliggør yderligere digitalisering af kriminalforsorgen, samt mindre

aktiviteter relateret til nedlukningen af det eksisterende klientsystem i forlængelse af det overord-

nede formål med NyX.

Projektet blev i december 2020 forelagt og behandlet af Statens It-råd. Statens It-råd vurderede NyX-

projektet som et projekt med normal risiko. I forlængelse af risikovurderingen afgav rådet en række

anbefalinger,

jf. vedlagte anbefalingsbrev,

blandt andet relateret til projektets driftsmodel, risiko-

styring, tidshorisont, scope, gevinstbillede og styringsmodel. Det bemærkes i den forbindelse, at It-

rådet derudover afgav følgende bemærkning i deres anbefalingsbrev: ”It-rådet noterer, at Kriminal-

forsorgen skulle have inddraget rådet på et tidligere tidspunkt, idet NyX projektet har gennemført

indkøb af leverandørressourcer og igangsat udviklingsaktiviteter i 2020. Aktiviteter, der normalt fal-

der under projektets gennemførelsesfase, hvorfor projektet jf. Budgetvejledningens pkt. 2.2.18 skulle

have været fremlagt for It-rådet.”

Det er også kriminalforsorgens vurdering, at Folketingets Finansudvalg skulle have været forelagt it-

aktstykke forud for indkøb af leverandørressourcer og påbegyndte udviklingsaktiviteter primo 2020.

Dette er beklageligvis ikke sket.

I forbindelse med NyX-projektets risikovurdering til Statens It-råd i december 2020 blev der i krimi-

nalforsorgen truffet beslutning om, at NyX-projektet skulle refokuseres, så projektet udelukkende

udviklede funktionalitet, der muliggjorde nedlukning af det eksisterende Klientsystem. Kriminalfor-

sorgen har i forbindelse med en gennemgang af NyX-projektets it-investeringer i 2021 vurderet frem-

driften af det refokuserede projekt. Her er det afdækket, at der er blevet afholdt projektudgifter til

udvikling af funktionalitet, der ikke er en del af leveranceplanen for det refokuserede projekt, men

som blandt andet vedrører projektets tidligere fokus. Herunder kan bl.a. nævnes det såkaldte Klient-

overblik og Dagligt overblik, som er færdigudviklede. De færdigudviklede funktionaliteter er taget i

brug.

På baggrund af ovenstående er aktiviteterne i NyX-projektet sat i bero. Kriminalforsorgen iværksætter

en ekstern gennemgang af NyX-projektet med henblik på blandt andet at afdække projektets arkitek-

tur, forretningsmæssige, styringsmæssige, økonomiske, kompetencemæssige status samt pege på an-

befalinger til den fremadrettede håndtering af projektet. Det er forbundet med risiko og udfordringer

at berostille NyX-projektets aktiviteter. Jo længere berostillelsen udstrækkes, desto større risiko er

der for muligheden for at genoptage og genetablere aktiviteterne i projektet. Der lægges derfor vægt

på, at gennemgangen foretages hurtigst muligt. Kriminalforsorgen vil af den grund afholde udgifter

til eksterne konsulenter til udarbejdelse af gennemgangen for at understøtte den hurtigst mulige og

mest grundige afklaring, ligesom interne centrale medarbejdere og essentielle eksterne konsulenter,

som har været tilknyttet NyX-projektet, vil blive involveret.

Notat | Kriminalforsorgen | Side 2 af 3

Aktstk. 226 - 2021-22 - Bilag 2: Orientering om kriminalforsorgens it-projekt NyX

Kriminalforsorgen har opsøgt rådgivning og sparring fra Statens It-råd om den fremadrettede tilrette-

læggelse af projektet. Der vil i forbindelse hermed blive gennemført arkitekturreview af projektet i

samarbejde Statens It-råd.

Det skal herudover oplyses, at driften af det eksisterende Klientsystem sidst har været konkurrence-

udsat i 2011. Driftskontrakten for klientsystemet vil derfor efter reglerne skulle konkurrenceudsættes

påny. Konkurrenceudsættelse af klientsystemet er hidtil ikke sket, idet kriminalforsorgen har forven-

tet, at det inden for en kortere tidshorisont har været muligt at gennemføre succesfuld nedlukning

af det eksisterende klientsystem; først via OMS-projektet og efterfølgende via NyX-projektet. Det har

hidtil været forventningen, at NyX kunne gå i drift ultimo 2023. Da der iværksættes en gennemgang

af NyX-projektet, herunder en revurdering af tidsplaner mv., vil afklaringen af konkurrenceudsæt-

telse af Klientsystemet afvente denne.

Kriminalforsorgen forventer på baggrund af den eksterne gennemgang at udarbejde nyt projektgrund-

lag, tids- og leveranceplan samt businesscase, der forelægges Statens It-råd med forventet efterføl-

gende forelæggelse af et søgende it-aktstykke for Folketingets Finansudvalg.

Notat | Kriminalforsorgen | Side 3 af 3