Aktstk. 195 - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 3: Spm. om ministeren vil oversende en beskrivelse af de fem mulige løsningsscenarier, som nævnes i bilag 1 It-rådets anbefalinger til Økonomistyrelsens projekt Modernisering af SB/SKS", til finansministeren

Finansudvalget 2021-22
Aktstk. 195
Offentligt

Notat

Beskrivelse af scenarier for modernisering af SKS/SB

Indledning

16. maj 2022

ØSY

J.nr.

I 2020 iværksatte Økonomistyrelsen (ØS) en ekstern analyse, som bestod af et sy-

stemmæssigt og forretningsmæssigt review af den eksisterende systemløsning samt

en konkretisering af 5 mulige scenarier for den fremtidige digitale understøttelse af

bevillingslovs- og statsregnskabsprocessen. Scenarieanalysen blev foretaget af Pri-

ceWaterhouseCoopers (PWC).

Formålet med analysearbejdet var at danne et solidt videns- og beslutningsgrund-

lag for identifikation af realistiske løsningsscenarier for fremtidig systemunderstøt-

telse af det område, der i dag dækkes af SKS og SB.

De identificerede scenarier blev vurderet ud fra 6 designkrav (Tabel 1) på en skala

på 1-5, hvor 1 indikerer lav opfyldelse mens 5 indikerer høj opfyldelse af design-

kravet. I den samlede vurdering indgik alle designkrav med samme vægt. Design-

kravene blev suppleret med 2 parametre (Tabel 2) vedr. implementeringsrisiko og

tid.

Tabel 1: Beskrivelse af designkrav

Designkrav

Beskrivelse af designkrav

Teknologisk compliant med gæl-

dende systemstrategi

Vurdering af scenariets understøttelse af ØS´ systemstrategi, særligt sam-

menhæng med andre systemer, agilitet og datadrevet offentlig sektor

Robust & sammenhængende sy-

stemunderstøttet forretningsproces

Vurdering af i hvilket omfang scenariet forbedrer understøttelsen af de forret-

ningsmæssige behov i Departementet, ØS og i ministerierne (fx mulighed for

at kunne understøtte forretningsproces end-2-end)

Fleksibel og responsiv vedligehol-

delse af funktionalitet

Vurdering af i hvilket omfang scenarier muliggør en løbende tilpasning og

udvikling af systemets understøttelse af processerne og af de forretnings-

mæssige behov på en enkel og effektiv vis

Personuafhængig systemvedlige-

holdelse

Vurdering af i hvilket omfang der med scenariet fremadrettet er særlig af-

hængigheder til enkelte personer eller leverandører grundet fx teknologi og

aftalemæssige forhold

Omkostningseffektiv

Vurdering af de samlede omkostninger til udvikling, drift og vedligehold af

løsninger omfattet af scenariet

Aktstk. 195 - 2021-22 - Endeligt svar på spørgsmål 3: Spm. om ministeren vil oversende en beskrivelse af de fem mulige løsningsscenarier, som nævnes i bilag 1 It-rådets anbefalinger til Økonomistyrelsens projekt Modernisering af SB/SKS", til finansministeren

Side 2 af 9

Sikker og stabil drift

Vurdering af scenariet mulighed for at understøtte sikker og stabil drift og

dermed understøttelse af processerne for finanslov og statsregnskab

Tabel 2: Beskrivelse af implementeringsforudsætninger

Implementeringsforudsætninger

Beskrivelse af implementeringsforudsætninger

Implementeringsrisiko

Vurdering af risiko i implementeringsprojektet for overskridelser på økonomi

og tid samt den efterfølgende korrekte og stabile understøttelse af forret-

ningsprocesserne

Implementeringstid

Vurdering af scenariets implementeringshorisont

Nedenfor beskrives de 5 scenarier sammen med vurderingen af designkrav og im-

plementeringsforudsætninger foretaget af PWC.

Beskrivelse og vurdering af de fem scenarier

Scenarie A: Det eksisterende SKS/SB-system videreføres

I dette scenarie videreføres det nuværende SKS/SB-systemet i en længere periode,

fx 8 år, uden større forandringer. Fokus er på sikker drift og lave omkostninger.

Der tages initiativer, der reducerer sårbarheder relateret til bemanding og sikker-

hed. SKS/SB vedligeholdes og tilpasses løbende på samme niveau som i dag.

Tabel 3: Vurdering af designkrav for scenarie A

Designkrav

Vurdering

Beskrivelse af vurdering

Teknologisk compliant med gæl-

dende systemstrategi

Målsætningerne i systemstrategien opfyldes ikke da

brugen af forældet teknologi fortsættes og sammen-

hængen med de øvrige ØS-systemer ikke forbedres.

Robust & sammenhængende sy-

stemunderstøttet forretningsproces

Fortsættelse af det eksisterende system giver ikke en

bedre understøttelse af forretningsprocesserne, der

ikke opleves som sammenhængende og robuste.

Fleksibel og responsiv vedligehol-

delse af funktionalitet

Med fortsat fuld ejerskab af kode og egne udviklere kan

tilpasninger ske hurtigt og fleksibelt i det omfang, at der

er ressourcer nok til at gennemføre de ønskede forbed-

ringer.

Side 3 af 9

Personuafhængig systemvedlige-

holdelse

Da systemet fortsat vil indeholde forældet teknologi vil

der fortsat være en stor afhængighed til de få personer,

der har oparbejdet teknisk indsigt i systemet.

Omkostningseffektiv

Fortsættelse af det eksisterende system med egne ud-

viklere giver mulighed for at holde investeringer og drift

nede på et lavt niveau.

Sikker og stabil drift

Erfaringsmæssigt har SKS/SB været sikkert og stabil i

drift. Dette kan med tiltag på bemanding og udskiftning

af mainframe antages at fortsætte.

Samlet score

Tabel 4: Vurdering af implementeringsforudsætninger for scenarie A

Implementeringsforudsætninger

Vurdering

Vurdering af implementeringsforudsætninger

Implementeringsrisiko

Lav

Dette scenarie stiller få krav til implementering i ØS og

medfører ingen forandringer hos brugerne af systemet.

Implementeringstid

Lav

De nødvendige tiltag kan gennemføres i løbet af 1-3 år.

Opsummering scenarie A: Scenariet har lave omkostninger, lav implementerings-

risiko og fortsætter den stabile drift af det eksisterende system. Men giver ingen

procesforbedringer og forældet kode og sårbarheder i SKS/SB består.

Scenarie B: Der udvikles et nyt SKS/SB med nye teknologier

I dette scenarie foretages et samlet udbud efter et nyt “skræddersyet” system med

samme funktionalitet som det nuværende SKS/SB-system. Når det nye SKS-SB-

system er afprøvet og fuldt implementeret i løbet af 3-5 år lukkes det gamle SKS-

SB-system. På sigt kan funktionaliteterne i det nye SKS/SB evt. flyttes ud i andre

ØS-systemer i forbindelse med kommende udbud.

Tabel 5: Vurdering af designkrav for scenarie B

Designkrav

Vurdering

Beskrivelse af vurdering

Teknologisk compliant med gæl-

dende systemstrategi

Når der foretages et udbud efter et nyudviklet skræd-

dersyet system forventes det at være med moderne

Side 4 af 9

teknologier og understøtte fremtidig udvikling. Sam-

menhængen med øvrige ØS-systemer forbedres dog

ikke.

Robust & sammenhængende sy-

stemunderstøttet forretningsproces

Der vil i udbuddet kunne specificeres krav til forbedrin-

ger af systemet, der bedre understøtter forretningspro-

cesserne i ministerierne.

Fleksibel og responsiv vedligehol-

delse af funktionalitet

Et moderne system vil som udgangspunkt enkelt kunne

tilpasses af den eksterne leverandør. Dog vil det æn-

dringer tage længere tid at gennemføre og vil være

med mere overhead end når det egenudvikles.

Personuafhængig systemvedlige-

holdelse

Et nyt system vil være baseret på teknologier, der er

gængse i markedet og hvor ansvaret for vedligehold

kan overgives til andre leverandører. I praksis opstår

dog en betydelig afhængig til leverandøren af syste-

met.

Omkostningseffektiv

Samlet udvikling gennem et stort udbud af et nyt

SKS/SB-system med fuld funktionalitet uden genbrug

af øvrige ØS-systemer vil forventeligt være særdeles

omkostningsfuldt.

Sikker og stabil drift

Et moderne system vil teknisk have forudsætningerne

for at være sikkert og stabilt. Erfaringsvist er der i im-

plementering af nye, større systemer indkørings-udfor-

dringer med fx performance, funktionalitet og stabilitet.

Samlet score

Tabel 6: Vurdering af implementeringsforudsætninger for scenarie B

Implementeringsforudsætninger

Vurdering

Vurdering af implementeringsforudsætninger

Implementeringsrisiko

Høj

Erfaringsbaseret er der stor risiko for overskridelse på

tid og økonomi på store udbudsprojekter.

Implementeringstid

Mellem

Implementering vil kunne ske i løbet af 4-6 år.

Opsummering scenarie B: Scenariet har meget høje omkostninger og høj imple-

menteringsrisiko. Et skræddersyet system giver mulighed for procesforbedringer

og tilpasninger i sammenhængen til de øvrige ØS- systemer.

Side 5 af 9

Scenarie C: Al funktionalitet flyttes til andre ØS-systemer

I dette scenarie flyttes al funktionalitet i SKS/SB-systemet til øvrige ØS-systemer

som fx SBS, Navision Stat og Statens BI. Der anskaffes ikke nye løsninger. De øv-

rige ØS-systemer tilpasses med ny SKS/SB-funktionalitet i løbet af 4-6 år.

SKS/SB-systemet videreføres indtil al funktionalitet er overtaget af de øvrige ØS-

systemer hvorefter SKS/SB lukkes ned.

Tabel 7: Vurdering af designkrav for scenarie C

Designkrav

Vurdering

Beskrivelse af vurdering

Teknologisk compliant med gæl-

dende systemstrategi

I dette scenarie vil der være fuld sammenhæng til øv-

rige ØS-systemer, men agiliteten omkring løbende til-

pasning af systemet vil være reduceret grundet øvrige

ØS-systemers afhængighed af eksterne leverandører

mv.

Robust & sammenhængende sy-

stemunderstøttet forretningsproces

Med integration af funktionalitet i øvrige ØS-systemer

kan der skabes en bedre system- og procesmæssig

sammenhæng med de processer, der er forankret i de

pågældende systemer.

Fleksibel og responsiv vedligehol-

delse af funktionalitet

Mulighed for tilpasning af funktionalitet vil afhænge af

hvilken adgang ØS på de øvrige systemer har for lø-

bende at tilpasse løsningerne. For nogle ØS-systemer

er denne god, for andre er den udfordret.

Personuafhængig systemvedlige-

holdelse

Systemvedligeholdelse vil blive forankret i ØS´s interne

forvaltningsteams og hos de eksterne leverandører, der

varetager de øvrige ØS-systemer.

Omkostningseffektiv

Der er nogle funktioner, som i dag varetages af

SKS/SB, som forholdsvist nemt kan varetages af øv-

rige ØS-systemer. Andre vil kræve omfattende og om-

kostningstunge tilpasninger af øvrige systemer, fx

tekstanmærkninger.

Sikker og stabil drift

Der vil efter implementering være en sikkerhed og sta-

bilitet omkring driften, der følger niveauet af de øvrige

ØS-systemer.

Samlet score

Tabel 8: Vurdering af implementeringsforudsætninger for scenarie C

Implementeringsforudsætninger

Vurdering

Vurdering af implementeringsforudsætninger

Side 6 af 9

Implementeringsrisiko

Høj

Enkelte funktionaliteter, som fx håndtering af tekstanmærk-

ninger i forbindelse med finansloven, kan ikke vanskeligt

håndteres af eksisterende ØS-systemer, hvilket gør udvik-

ling af det risikofyldt.

Implementeringstid

Mellem

Ændringerne vil kunne implementeres i løbet af 4-6 år.

Opsummering scenarie C: Scenariet har meget høje omkostninger og høj imple-

menteringsrisiko. Giver god sammenhæng med øvrige systemer, men udfordret

af, at ikke al funktionalitet i SKS/SB kan indpasses i øvrige systemer.

Scenarie D: Hybrid: Eksisterende ØS-systemer og nye løsninger

Det nuværende SKS/SB videreføres i en periode på 4-6 år, mens funktionalitet i

SKS/SB gradvist overføres til andre systemer. De enkelte funktionaliteter i

SKS/SB-systemet implementeres enten i andre ØS-systemer eller i mindre nye

løsninger efter en konkret vurdering på økonomi, risiko og tid. Når al funktionali-

tet i SKS/SB er flyttet ud lukkes SKS/SB.

Tabel 9: Vurdering af designkrav for scenarie D

Designkrav

Vurdering

Beskrivelse af vurdering

Teknologisk compliant med gæl-

dende systemstrategi

I dette scenarie skabes sammenhæng med ØS´s øv-

rige systemer for de funktionaliteter hvor det er hen-

sigtsmæssigt. På øvrig funktionalitet udvikles/anskaffes

moderne, mindre løsninger, der understøtter agilitet.

Robust & sammenhængende sy-

stemunderstøttet forretningsproces

Bedre sammenhæng med øvrige ØS-systemer og ud-

vikling/anskaffelse af ny løsninger giver mulighed for at

forbedre sammenhæng understøttelse af forretnings-

processerne omkring bevilling og statsregnskab.

Fleksibel og responsiv vedligehol-

delse af funktionalitet

Vedligeholdelse for dele af funktionaliteten vil følge af

mulighederne i de øvrige ØS-systemer. For ny-udvik-

lede mindre løsninger vil det typisk ske gennem æn-

dringsanmodninger til leverandører.

Personuafhængig systemvedlige-

holdelse

For de øvrige ØS-systemer vil vedligeholdelse ske gen-

nem de eksisterende forvaltningsorganisationer og le-

verandører. For nye løsninger vil de baseres på mo-

derne teknologi, som understøttes bredt i markedet.

Side 7 af 9

Omkostningseffektiv

Der vil være omkostninger til tilpasning af eksisterende

ØS-systemer, men også synergi ved at genbruge funk-

tionalitet og licenser hvor relevant, fx omkring Statens

BI, samt omkostninger til mindre nye løsninger.

Sikker og stabil drift

De eksisterende løsninger og mindre, moderne løsnin-

ger vil som udgangspunkt understøtte sikker og stabil

drift. I implementeringsperioden kan der ofte være ud-

fordringer med funktionalitet, performance etc.

Samlet score

Tabel 10: Vurdering af implementeringsforudsætninger for scenarie D

Implementeringsforudsætninger

Vurdering

Vurdering af implementeringsforudsætninger

Implementeringsrisiko

Mellem

Opdeling af udskiftningen af SKS/SB i en række min-

dre projekter, der genbruger funktionalitet og kompe-

tencer i ØS vil reducere implementeringsrisikoen. Stiller

dog krav om stærk projektstyring.

Implementeringstid

Mellem

Tilpasningen vil kunne ske i løbet af 4-6 år.

Opsummering scenarie D: Scenariet har høje omkostninger og mellem implemen-

teringsrisiko. Styrker sammenhængen til øvrige systemer hvor muligt og giver

mindre, moderne løsninger på øvrige funktionaliteter i SKS/SB.

Scenarie E: SKS/SB erstattes med et nyt standard-system

I dette scenarie erstattes SKS/SB-systemet med en standard ERP-løsning fra fx

Microsoft, Oracle eller SAP i løbet 4-6 år. Standardløsningen konfigureres og til-

passes til at understøtte de funktioner, som i dag varetages af SKS/SB. Det eksi-

sterende SKS/SB-system udfases når den nye løsning er testet og implementeret.

Dette scenarie er særligt relevant som en del af en evt. beslutning om anvendelse

af et fælles ERP-system i ØS.

Tabel 11: Vurdering af designkrav for scenarie E

Designkrav

Vurdering

Beskrivelse af vurdering

Side 8 af 9

Teknologisk compliant med gæl-

dende systemstrategi

Med brugen af et nyt standard-system vil der anvendes

moderne teknologi, men der er betydelig risiko for over-

lap af funktionalitet med øvrige ØS-systemer i et nyt

rammesystem.

Robust & sammenhængende sy-

stemunderstøttet forretningsproces

Et standard ERP-system vil have standard-funktionali-

tet, der understøtter arbejdsgange omkring budgette-

ring og regnskab. Det er dog ikke givet, at disse kan til-

passes fuldt til statens arbejdsgange og regelsæt.

Fleksibel og responsiv vedligehol-

delse af funktionalitet

Tilpasninger af systemet ud over konfiguration vil forud-

sætte medvirken fra den eksterne leverandør af syste-

met.

Personuafhængig systemvedlige-

holdelse

Vedligeholdelse af systemet vil ske af den eksterne le-

verandør. Dog kan der i standardbaserede systemer,

som alene er konfigureret, være et begrænset behov

for systemvedligeholdelse foretaget af ØS.

Omkostningseffektiv

Rammesystemer kan med licensstruktur og behov for

tilpasninger blive omkostningsfulde af anskaffe og

drifte.

Sikker og stabil drift

Typisk vil standardsystemer være meget stabile og

med et højt sikkerhedsniveau.

Samlet score

Tabel 12: Vurdering af implementeringsforudsætninger for scenarie E

Implementeringsforudsætninger

Vurdering

Vurdering af implementeringsforudsætninger

Implementeringsrisiko

Høj

Proces med specifikation af krav, udbud og konfigura-

tion/tilpasning af et standard-system er erfaringsmæs-

sigt risikofyldt på økonomi og tid.

Implementeringstid

Mellem

Løsningen kan implementeres i løbet af 4-6 år.

Opsummering scenarie E: Scenariet har et usikkert investerings- omfang og høj

implementeringsrisiko. Der er risiko for, at statens forretnings- processer ikke kan

understøttes af rammesystemet og for overlappende funktionalitet med eksiste-

rende ØS-systemer.

Side 9 af 9

Udvælgelse af scenarie til videre analyse

Som det fremgår opstiller analysen fra PWC 5 mulige scenarier, som i varierende

grad opfylder de designkrav, der var opsat som vurderingsparametre. Ved afrap-

porteringen af analysen stod det klart, at scenarie D samlet set blev vurderet bedst

ud fra de opsatte kriterier. Samtidigt blev det besluttet at gå videre med en uddy-

bende analyse fokuseret på scenarie D, med mulighed for at vende tilbage til sce-

narie B som det bedst egnede alternativ til det valgte løsningsscenarie.

Den uddybende analyse af scenarie D havde således til formål at få verificeret, om

de forudsætninger der lå til grund for løsningen i scenarie D kunne realiseres, eller

om man reelt stod i en situation, hvor dette scenarie som baserer sig på en kombi-

nation af videreudvikling på eksisterende systemer og nyanskaffelser ikke var reali-

stisk at gennemføre.

Den uddybende analyse forløb hen over foråret og sommeren 2021 og bestod i en

afklaring af en række punkter omkring både forretningsmæssige og systemtekniske

forudsætninger for løsningen. Analysen blev gennemført med bistand fra PWC og

med inddragelse af relevante eksterne systemleverandører.

Det blev konkluderet, at den uddybende analyse havde verificeret og underbygget,

at forudsætningerne for realisering af løsningen i scenarie D var opfyldt, og det

blev herefter besluttet at gå videre med forberedelse af projektet baseret på denne

løsning frem mod forelæggelse af en endelig projektbeskrivelse af den løsning, der

nu danner grundlag for det igangværende projekt.