Aktstk. 195 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag vedr. it-rådets anbefalinger

Finansudvalget 2021-22
Aktstk. 195 § 7 Bilag 1
Offentligt

Notat

Tilbagemelding på It-rådets anbefalinger til projektet om

modernisering af SKS/SB.

Projektet vedrørende modernisering af SKS/SB var medio december 2021 til risi-

kovurdering hos it-projektrådet, og blev drøftet på dialogmødet 16. december

2021.

It-rådet har vurderet projektet til at have normal risiko og anbefaler ikke et eks-

ternt review. Samtidig kommer rådet i sit brev af 23. december 2021 med 5 anbe-

falinger. Som opfølgning på herpå gennemgår dette notat, hvorledes disse anbefa-

linger indarbejdes i projektet.

I hvert enkelt afsnit er de anbefalinger som afsnittet vedrører indsat i en indle-

dende boks.

Projektets succeskriterier og gevinster

1. Anbefaling

It-rådet anbefaler, at Økonomistyrelsen konkretiserer projektets succeskriterier og gevinster og sik-

rer, at disse kommunikeres til alle involverede, så de kan fungere som styringsparametre for del-

projekternes leverancer og styregruppens prioriteringer i relation til de ønskede gevinster

13. januar 2022

ØSY/TJE

J.nr. 2021 - 5161

Økonomistyrelsen er enig i væsentligheden af, at projektets succeskriterier er enty-

dige og tydeligt angiver, hvad der skal vægtes højest i arbejdet med projektets leve-

rancer. Som anbefalet er der derfor foretaget en gennemskrivning af succeskriteri-

erne så prioriteringen fremgår tydeligt. De prioriterede succeskriterier fremgår af

den reviderede styregruppeaftale.

I forhold til arbejdet i de enkelte delprojekter vil det blive prioriteret, at der sker

en konkret vurdering af de enkelte succeskriterier, for hvert delprojekt.

Hvad angår kommunikationen omkring succeskriterier og gevinster vil der i det

fremadrettede arbejde være fokus på, at alle deltagere i projektet har ensartet og

klar forståelse af projektets succeskriterier og prioriteringen af dem, og dermed

hvad der skal arbejdes hen mod i alle projektets leverancer. Det er samtidig vigtigt,

at der i forhold til projektets styregruppe er skabt klarhed om, hvilke konkrete for-

hold der skal være realiseret for, at projektet har indfriet de opsatte succeskriterier

og opnået de gevinster, der knytter sig til dem.

Kommunikationen vil ske ved anvendelse af forskellige kanaler afhængig af de en-

kelte interessentgrupper. Der udsendes således nyhedsbrev til alle interne interes-

Aktstk. 195 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag vedr. it-rådets anbefalinger

Side 2 af 5

senter én gang om måneden, mens der på Økonomistyrelsens hjemmeside orien-

teres bredt om projektet og fremdriften. I forhold til de kommende brugere ar-

bejdes systematisk med inddragelse af de forskellige brugertyper, og der vil i intro-

duktionen til de brugere, der er udvalgt til at deltage i de etablerede brugerpaneler,

blive kommunikeret om succeskriterierne og deres betydning for disponering af

løsningens enkelte funktioner.

Projektets ressourcer og bemanding

2. Anbefaling

It-rådet anbefaler, at Økonomistyrelsen i videst muligt omfang sikrer allokering af dedikerede

ressourcer til projektgruppen og etablerer en fast kerne i projektgruppen.

Økonomistyrelsen er bevidst om, at det er bedst for et projekt, med en kritikalitet

og kompleksitet som dette, i videst muligt omfang at være bemandet med fuldtids-

ressourcer.

Givet at den systemløsning, som er projektets hovedleverance, delvist baseres på

en videre udbygning af systemer, som allerede indgår i Økonomistyrelsens porte-

følje, er det imidlertid nødvendigt, at projektet bemandes med en række nøgleper-

soner, som netop besidder den viden og beslutningskompetence omkring de be-

rørte forretningsprocesser og systemer. For denne gruppes vedkommende gælder

det imidlertid, at de ikke kan frigøres fra de områder og opgaver, de i øvrigt vare-

tager, og derfor ikke kan allokeres fuldt ud til projektet

Det vil i den udstrækning, det er muligt, blive prioriteret, at bemandingen af de

enkelte delprojekter baseres på medarbejdere med så høj allokeringsgrad som mu-

ligt. Dette gælder særligt de medarbejdere, som er direkte ansvarlige eller udfø-

rende på opgaver. Der endvidere igangsat rekrutteringsproces til ansættelse af de

fuldtidsressourcer, der er indeholdt i projektets businesscase.

Det er i projektgrundlaget præciseret, hvilke projektdeltagere der herudover alene

indgår i projektet som videnspersoner og ikke har opgaver knyttet til konkrete le-

verancer. Disse vil have en lavere allokeringsgrad.

Projektledelsen varetages i PMO-gruppen, som er organiseret omkring en fast

stab, der sidder samlet, hvor der sikres tværgående koordinering og opgavedrøf-

telse i forhold til: delprojekter, styregruppebetjening mv.

Økonomistyrelsen har desuden etableret en fast kernegruppe med lederne af de

enkelte delprojekter, centrale videnspersoner og PMO-gruppen. Kernegruppen

mødes jævnligt for koordinering samt for at drøfte og beslutte design af tværgå-

ende løsningselementer.

Aktstk. 195 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag vedr. it-rådets anbefalinger

Side 3 af 5

Endelig skal det nævnes, at der planlægges efter, at flere af de medarbejdere som

indgår i projektet også vil blive tilknyttet den fremadrettede driftsorganisation og

dermed bidrage til at sikre kontinuitet i overgangen fra projekt til drift.

Kvalitetssikring i projektet

3. Anbefaling

It-rådet anbefaler, at projektet udarbejder en kvalitetssikringsplan og udpeger tværgående roller

som testmanager og kvalitetsmanager, der kan understøtte sikring af løsningens sammenhængende

kvalitet.

Den systemløsning, som projektet skal levere, kommer til at understøtte centrale

og ganske forretningskritiske processer. Det er derfor oplagt, at der som element i

projektet indgår tydeligt fokus på kvalitetsaspektet for alle de delkomponenter, der

tilsammen udgør løsningen. Dette gælder ikke alene det snævre fokus på om løs-

ningen har den påkrævede funktionalitet, men også i forhold til de mål og ambiti-

oner, der er fastlagt for løsningen i forhold til effektiv procesunderstøttelse og god

brugervenlighed.

Til sikring af dette, vil der i projektet ske en revurdering og prioritering af opgave-

fordelingen i PMO-delen, der fokuserer på varetagelse af opgaverne vedr. kvali-

tetssikring og tværgående test. Der vil konkret i løbet af 2022 blive udpeget en

test-og kvalitetssikringsmanager, samt udarbejdet en tværgående strategisk plan

for test af den samlede løsning.

Projektets eventuelle påvirkning af ressortministeriers interne FL-og

statsregnskabsprocesser

4. Anbefaling

It-rådet anbefaler, at Økonomistyrelsen afsøger, hvilken påvirkning den nye hybridløsning kan få

for ressortministeriernes interne finanslovs- og/eller statsregnskabsprocesser

Det må forventes, at den nye løsning i en vis grad vil påvirke den måde, man i dag

arbejder med såvel finanslovsbidrag som regnskabsdelen, i form af regnskabsgod-

kendelse mv. Det er et af projektets formål at bidrage til en forbedret forretnings-

understøttelse og helt konkret at medvirke til, at en større del af det samlede ar-

bejde kan ske i løsningen og ikke ved siden af i egenudviklede regneark og lig-

nende.

For at sikre at projektet lykkes med dette, er det afgørende at opretholde en konti-

nuerlig tæt dialog med de kommende brugere af løsningen, og i den sammenhæng

at opnå detaljeret kendskab til de interne processer, i både ressortdepartementer

Aktstk. 195 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag vedr. it-rådets anbefalinger

Side 4 af 5

og underliggende institutioner, som den nye løsning skal understøtte efter idrift-

sættelse.

Brugerinddragelsen vil have sit udspring i etablerede brugerpaneler. Der er i det

indledende arbejde identificeret centrale brugergrupper, der har det til fælles, at de

tilgår systemet for at løse den/de samme opgave(r). Et eksempel er brugerpanelet

for ’Paragrafkoordinatorer’.

I etableringen af brugerpanelerne tilstræbes det at sikre bred repræsentativitet, så-

ledes at den nye systemløsning, i videst muligt omfang, formår at imødekomme de

forskellige brugergruppers behov og ønsker.

Karakteren af brugerinddragelse vil variere afhængig af, hvor projektet er i design-

og udviklingsprocessen.

Indledningsvist er der arbejdet med at kortlægge de forskellige brugergruppers op-

gaver og ansvarsområder i forbindelse med udarbejdelse af finansloven og stats-

regnskabet, herunder den nuværende systeminteraktion. En leverance af dette ar-

bejde er såkaldte ’Personaer’, som er arketypiske fremstillinger af de forskellige

brugergrupper. Formålet er at danne en fælles, intern referenceramme for bru-

gerne af systemløsningen.

Herefter følger visualiseringer af såvel nuværende som kommende brugerrejser. I

forbindelse med kortlægning af nuværende processer vil det ligeledes blive afdæk-

ket om og hvor, den nye løsning måtte påvirke ministerier og/eller institutioners

egne interne systemer og nuværende behov for dataudtræk mv. Herunder under-

søges det om ændrede datastrømme vil have betydning for institutionernes interne

processer. Der vil blive rettet henvendelse til udvalgte institutioner for at afdække

deres nuværende afhængigheder af data fra den eksisterende løsning. Det er hen-

sigten, at de visuelle fremstillinger af brugernes rejse gennem systemlandskabet

formår at indfange og tydeliggøre, hvorledes den nye hybridløsning vil påvirke

eventuel lokal systemunderstøttelse i ressortministeriernes processer. Dette med

henblik på at identificere faser af brugerrejsen, der skal have særlig fokus i over-

gangen fra de nuværende systemer til en ny systemløsning i såvel design og udvik-

ling som implementering og support.

Senere i selve designprocessen vil brugerne blive inddraget til feedback-sessioner,

hvor de kan give input til designkoncepter. I forbindelse med egentlig udvikling,

vil der løbende blive afholdt brugertests, hvor brugerne tester ny funktionalitet. På

baggrund af den indsamlede feedback, vil der blive justeret på designet, således at

den endelige løsning leverer en effektiv og intuitiv brugeroplevelse

Aktstk. 195 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag vedr. it-rådets anbefalinger

Side 5 af 5

Sammensætning af projektets styregruppe

5. Anbefaling

It-rådet anbefaler, at Økonomistyrelsen genovervejer styregruppens sammensætning og mindsker

antallet af medlemmer

Som anbefalet har Økonomistyrelsen i dialog med Finansministeriets departement

foretaget en revurdering af styregruppens sammensætning og størrelse.

På den baggrund er styregruppen ændret, så den nu består af følgende medlem-

mer:

Formand: Vicedirektør Simon Schulian (Økonomistyrelsen)

Kontorchef Carina Priess Sørensen (Økonomistyrelsen)

Kontorchef Erik Hammer (Økonomistyrelsen)

Kontorchef Michael Lindved (Finansministeriet)

Der henvises i øvrigt til den vedlagte reviderede styregruppeaftale.

På styregruppens møder deltager herudover fast: Projektleder, projektfacilitator og

projektkoordinator.

Ud over arbejdet i styregruppen, vil projektet, da det er et signaturprojekt hver

måned skulle afrapportere til Økonomistyrelsens direktion, ligesom der også ved

hver større milepæl vil være en orientering i den samlede chefkreds. Der afholdes

desuden hver 2. måned et statusmøde hvor projektet fremlægger status for Afde-

lingschef Kent Harnisch fra Finansministreriet og Direktør Maria Schack Vindum

fra Økonomistyrelsen.