Aktstk. 195 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag vedr. it-rådets anbefalinger

Finansudvalget 2021-22
Aktstk. 195 § 7 Bilag 1
Offentligt

Økonomistyrelsen

Att.: Direktør Maria Schack Vindum

23. december 2021

It-rådets anbefalinger til Økonomistyrelsens projekt

Modernisering

af SB/SKS

Kære Maria Schack Vindum

It-rådet takker for dialogmødet d. 16. december 2021 om Økonomistyrelsens (ØS)

projekt

Modernisering af SB/SKS.

It-rådet vurderer, at projektet har

normal risiko

Projektet anbefales ikke et eksternt review.

Formålet med

Modernisering af SB/SKS

er at fremtidssikre systemunderstøttelsen af

bevillingslovs- og statsregnskabsprocessen. Dette er nødvendigt, da de eksisterende

systemer begge er forbundet med høj sårbarhed, dels på grund af anvendelse af

forældet teknisk platform, dels på grund af en meget høj grad af nøgleperson- og

kompetencemæssige afhængigheder. Herudover ønsker Økonomistyrelsen at opti-

mere den nuværende understøttelse af forretningsprocessen og forbedre bruger-

venligheden.

De to systemer, SKS og SB, er begge egenudviklede løsninger, der er etableret og

løbende udvidet over en årrække. SKS er et konsoliderings- og rapporteringsværk-

tøj, mens SB anvendes til at udarbejde og opstille blandt andet finanslovsforslaget

samt fremstilling af statsregnskabet, ministeriernes afrapportering vedrørende

rammer og budgetlofter samt til kontrol af bevillingsafregning i tilknytning til

statsregnskabet.

Med udgangspunkt i systemernes kritiske teknologiske og personafhængige sårbar-

hed har Økonomistyrelsen med ekstern bistand fortaget en omfattende foranalyse

af det samlede systemkompleks med henblik på at identificere fremtidsscenarier for

procesunderstøttelsen. Dette arbejde blev indledt i andet halvår 2019 og mundede

ud i beskrivelse af fem mulige løsningsscenarier. Økonomistyrelsen har, med ind-

dragelse af ekstern rådgivning, blandt disse udvalgt et løsningsscenarie, omtalt som

”hybridløsningen”, idet man vælger en løsning, hvor en del af funktionaliteten til-

vejebringes som tilpasninger i andre af Økonomistyrelsens nuværende systemer og

en del tilvejebringes som mindre nyudviklede løsninger. Blandt de nye løsninger er

indkøb af en standardløsning til håndtering og distribution af stamdata. It-rådet har

Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk

Aktstk. 195 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag vedr. it-rådets anbefalinger

Side 2 af 4

ikke fået præsenteret de øvrige løsningsscenarier, men tager valget af fremgangs-

måde til efterretning.

Modernisering af SB/SKS-projektet

er organiseret som seks delprojekter med en over-

ordnet projektledelse. Alle delprojekterne er som udgangspunkt fuldt paralleliseret,

og har forholdsvis korte udviklingsfaser i andet halvår 2022, hvilket betyder, at det

er væsentligt for projektet hurtigt endeligt at afklare og igangsætte de planlagte ind-

købsprocesser. Det er imidlertid vigtigt, at interne afhængigheder imellem delpro-

jekterne kortlægges, at projektets kritiske vej er styrende for de enkelte delprojekters

tidsplaner, og at de kommende leverandører har forståelse herfor. Økonomistyrel-

sen oplyste på dialogmødet, at dette arbejde er igangsat og har høj prioritet i starten

af 2022, inden indkøbsprocessen gennemføres. For den samlede tidsplan er det her-

efter væsentligt at sikre, at de nødvendige indkøb gennemføres som planlagt.

Herudover fremgik det af projektets materiale, at krav til datakonvertering herunder

brug af historiske data, skal håndteres i de enkelte delprojekter. Idet konvertering

ofte viser sig at være mere komplekst end først antaget, og konverterede data skal

indpasses i samlet løsningsarkitektur, er det som drøftet på dialogmødet væsentligt

at dette også afdækkes hurtigst muligt.

Statens It-råd har følgende anbefalinger til Økonomistyrelsens projekt

Modernisering

af SB/SKS:

1. It-rådet anbefaler, at Økonomistyrelsen konkretiserer projektets succes-

kriterier og gevinster og sikrer, at disse kommunikeres til alle involverede,

så de kan fungere som styringsparametre for delprojekternes leverancer og

styregruppens prioriteringer i relation til de ønskede gevinster.

Økonomistyrelsen har defineret, at projektets gevinster og succeskriterier primært

knytter sig til fremtidssikring af systemunderstøttelse af bevillingslovs- og statsregn-

skabsprocessen, og herudover til forbedring af funktionalitet og større brugerven-

lighed. For at succeskriterier og gevinster kan fungere som reelle styringsparametre

for såvel styregruppe som for projektdeltagere og leverandører, er det imidlertid

væsentligt, at disse også gøres konkrete og målbare. It-rådet anbefaler derfor, at

Økonomistyrelsen sikrer, at delprojekterne arbejder ud fra nedbrudte, operationa-

liserede og prioriterede gevinster og succeskriterier, og dermed kender styringspa-

rametre for at de nye løsninger lever op til projektets formål.

2. It-rådet anbefaler, at Økonomistyrelsen i videst muligt omfang sikrer al-

lokering af dedikerede ressourcer til projektgruppen og etablerer en fast

kerne i projektgruppen.

Bemanding af delprojekterne består, som det fremstilles i projektgrundlaget, for

en væsentlig del af personer allokeret på deltid. Det fremgik på dialogmødet, at så-

vel videnspersoner fra forretningen som interne driftsressourcer skal indgå i del-

projekterne, og at Økonomistyrelsen planlægger med i foråret 2022 at rekruttere

Aktstk. 195 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag vedr. it-rådets anbefalinger

Side 3 af 4

for at dække behovet i relation til de nuværende opgaver. Det er erfaringsmæssigt

en væsentlig risiko for et projekt, hvis projektdeltagerne samtidig skal løfte drifts-

opgaver, som oftest vil få højeste prioritet, hvilket gør rekruttering og oplæring til

en kritisk opgave for styrelsen. It-rådet anbefaler, at Økonomistyrelsen sikrer den

videst mulige anvendelse af fuldtidsallokeringer i projektet. Samtidig kan det med

fordel gøres tydeligt, hvem projektets kernegruppe består af samt deres rolle/an-

svarsfordeling, og hvem der skal bidrage som videnspersoner, men uden eget leve-

ranceansvar.

3. It-rådet anbefaler, at projektet udarbejder en kvalitetssikringsplan og ud-

peger tværgående roller som testmanager og kvalitetsmanager, der kan un-

derstøtte sikring af løsningens sammenhængende kvalitet.

Funktionaliteten i de nuværende SB og SKS-systemer vil med det valgte løsnings-

design skulle håndteres i flere delløsninger, som tilvejebringes af flere delprojekter,

der udvikler løsningerne samtidigt. Dette stiller ekstra krav til koordinering og

øger behovet for kvalitetssikring af, at den samlede løsning indeholder alle de

nødvendige komponenter for hele forretningsprocessen. Herudover vil de paral-

lelle delprojekter kræve, at leverancer og milepæle undervejs synkroniseres. It-rå-

det anbefaler derfor, at Økonomistyrelsen udpeger tværgående roller som testma-

nager og kvalitetssikringsmanager, som kan understøtte projektlederen og har an-

svar for at sikre, at projektleverancerne lever op til de aftalte kvalitetskrav.

4. It-rådet anbefaler, at Økonomistyrelsen afsøger, hvilken påvirkning den

nye hybridløsning kan få for ressortministeriernes interne finanslovs-

og/eller statsregnskabsprocesser.

Det fremgik af materialer og drøftelserne på dialogmødet, at der ikke er planer om

at ændre den overordnede forretningsproces, men at der alene fokuseres på at

opnå en forbedret systemunderstøttelse af opgaverne. Bevillingslovs- og statsregn-

skabsprocessens primære opgaver involverer ud over Finansministeriets eget res-

sortområde alle ressortministerier og deres underliggende institutioner. Økonomi-

styrelsen har i projektet planlagt med en række initiativer for at sikre den organisa-

toriske implementering decentralt, herunder at definere brugerprofiler og nedsætte

brugerpaneler, ligesom der allokeres en user experience ekspert, som får ansvar

for brugerinddragelse, hvilket It-rådet finder meget positivt. It-rådet anbefaler, at

Økonomistyrelsen i tillæg hertil allerede tidligt i gennemførelsesfasen samtidig af-

søger, hvordan den nye hybridløsning vil påvirke eventuel lokal systemunderstøt-

telse i ressortministeriernes processer. Dette kan mitigere risikoen for, at eventu-

elle problematikker og afhængigheder relateret til ressortministeriernes egne fi-

nanslovs- og/eller statsregnskabsprocesser ikke klarlægges og håndteres rettidigt.

Herudover bør Økonomistyrelsen sikre, at der følges op på den decentrale uddan-

nelse, selv om ansvaret for de lokale implementeringer ligger hos ressortministeri-

erne.

Aktstk. 195 - 2021-22 - Bilag 1: Bilag vedr. it-rådets anbefalinger

Side 4 af 4

5. It-rådet anbefaler, at Økonomistyrelsen genovervejer styregruppens sam-

mensætning og mindsker antallet af medlemmer.

Modernisering af SB/SKS-projektet

har på tidspunktet for dialogmødet en styre-

gruppe på ni medlemmer. Det er væsentligt, at centrale interessenter og sponsorer

er repræsenteret i styregruppen, men for store styregrupper betyder en stor risiko

for beslutningsinerti og dermed konsekvenser for projektets fremdrift. It-rådet an-

befaler, at Økonomistyrelen, for at understøtte en operationel og effektiv styre-

gruppe, reducerer styregruppens medlemsantal til højst fem medlemmer. Hvert

medlem bør have et individuelt og direkte ansvar for projektets opgaver, og ge-

vinstejerrollerne bør tildeles en til to medlemmer, der kan prioritere projektets for-

retningsmæssige behov og repræsentere den samlede brugergruppes interesser.

Øvrige brugerrepræsentanter kan eventuelt indgå i en referencegruppe med hen-

blik på at understøtte den organisatoriske implementering.

Senest en måned fra d.d. skal Økonomistyrelsen indsende et notat til Ministeriernes

kontor for it-styring om, hvordan projektet vil inddrage It-rådets anbefalinger i det

videre arbejde. Det er er allerede i forbindelse med risikovurderingen aftalt, at It-

rådet og Økonomistyrelsen planlægger et opfølgningsmøde i andet kvartal 2022,

når projektet er længere i indkøbs- og rekrutteringsproces og yderlige har afdækket

afhængigheder og kritisk vej i projektet.

Ved projektets faseskift til gennemførelsesfase skal projektet indsende et business

case grundlag og den tilhørende business case model. Desuden vedlægges et notat

fra styregruppeformanden, der redegør for eventuelle væsentlige ændringer i pro-

jektet siden risikovurderingen. Grundlaget vil danne baseline for

Modernisering af

SB/SKS

og være udgangspunkt for projektets statusrapportering til It-rådet.

Projektet sluttes formelt ved statusrapportering til It-rådet og ved fremsendelse af

et opdateret projektgrundlag, som indeholder projektevaluering. Efter projektaf-

slutning skal Økonomistyrelsen statusrapportere yderligere to gange i forhold til

fremdrift i realisering af projektets gevinster.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Cathrine

Harhoff, [email protected] eller 41 78 22 87. Dette brev er også sendt til afdelingschef

Kent Harnisch i Finansministeriet

Med venlig hilsen

Birgit Nørgaard

Næstformand for It-rådet