SAU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 387: Spm. om at oversende den afrapportering af udviklingen i resultatkrav og målopfølgning samt risikovurdering, som henholdsvis Skatteministeriets departementschef og Finansministeriet modtog 1., 2. og 3. kvartal 2020, til skatteministeren

Skatteudvalget 2020-21
SAU Alm.del
Offentligt

Halvårsmøde mellem

Skatteministeriet og

Administrations- og

Servicestyrelsen

4. kvartal 2020

SAU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 387: Spm. om at oversende den afrapportering af udviklingen i resultatkrav og målopfølgning samt risikovurdering, som henholdsvis Skatteministeriets departementschef og Finansministeriet modtog 1., 2. og 3. kvartal 2020, til skatteministeren

3. Driftsstyring

Status på mål- og resultatplan for 2020

Status på målopfyldelse

Ud af i alt 14 mål er 9 mål blevet opfyldt i mål- og resultatplanen for 2020. Nedenfor fremgår en oversigt over de ikke opfyldte mål.

Oversigt over ikke-opfyldte mål

Mål

1.2

Administrations-

og Service-

styrelsen leverer

shared service

ydelser af høj

kvalitet på

regnskabsområ-

det

Resultat

To ud af tre delmål er ikke opfyldt:

Delmål om korrekt udarbejdede

regnskabserklæringer

Målet er ikke opfyldt. Resultatkrav 95 pct.,

opnået 94,1 pct.

Delmål om betalingsfrister for fakturaer

Målet er ikke opfyldt. Resultatkrav 92,5 pct.,

opnået 78,2 pct.

Bemærkning

Årsagen til den manglende målopfyldelse skyldes mangelfuld dokumentation på personalerelaterede forhold i

regnskabserklæringerne, samt forsinket levering af data. Der er foretaget en flytning af opgaven til et andet kontor,

således afstemning og upload af data er placeret samme sted. Dette vil medvirke til at der sikres korrekt

dokumentation og indenfor tidsfristen. Der er ligeledes indgået aftale med Statens Administration om rettidig

fremsendelse af dokumentation vedrørende e-Indkomst.

Målet indgår ikke i mål- og resultatplan 2021.

Den manglende målopfyldelse kan primært henføres til:

•

Generel lang behandlingstid i styrelserne i forbindelse med varemodtagelse og godkendelse af fakturaer, inden

de kan bogføres og betales i Administrations- og Servicestyrelsen. Dette skyldes blandt andet manglende

stedfortræder ved fravær og i ferieperioder.

•

Forsinket udsendelse af fakturaer i efteråret 2020 til varemodtagelse og godkendelse.

•

Implementeringen af nyt fakturaworkflow-system ultimo 2019, som betød en ændret praksis i styrelserne i

forhold til at varemodtage og godkende i SAP, hvilket i løbet af 2020 har resulteret i tilpasninger i forhold til

tidligere praksis i styrelserne.

•

Overgangen til Statslig Facility Management har resulteret i udfordringer med rettidig betaling, da afstemningen

af fakturaer til kontrakter mv. ikke er på plads endnu på grund af igangværende afklaringer med

Bygningsstyrelsen.

Administrations- og Servicestyrelsen har iværksat korrigerende handlinger. Alle fakturaer sendes til varemodtagelse

senest fem dage efter modtagelse. Der er udarbejdet en daglig rapportering til styrelserne og institutionerne til brug

for en tættere opfølgning på kontorniveau ved manglende varemodtagelse og godkendelse af fakturaer. Der er i

2021 udsendt en survey til alle varemodtagere og godkendere i Skatteministeriets koncern, for at kunne optimere

workflowet og processen for fakturahåndtering. Der er etableret et samarbejde med Bygnings-styrelsen og ISS til

håndtering af fakturaproblemstillinger relateret til Facility Management.

Målet er justeret i mål- og resultatplan 2021, så der alene måles på Administrations- og Servicestyrelsens

fristoverholdelser.

Status på målopfyldelse

Fortsat

Oversigt over ikke-opfyldte mål

Mål

2.1 Gennem-

førelse af

flytteplan

Resultat

Målet er ikke opfyldt. Målet var: Målbillede 2021 for lokalisering

ved udgangen af 2020 er opfyldt i de 26 byer, som

skatteforvaltningen skal være lokaliseret i.

Målbillede 2021 er pr. 31.12.2020 opfyldt i 23 ud af 26 byer.

Bemærkning

Målbillede 2021 er opfyldt for 23 byer, og nåede derved ikke resultatkravet på 26 byer.

Målbilledet for byerne Silkeborg, Svendborg og Rønne er ikke opfyldt.

Silkeborg: Udskydelse af ejendomsvurderingssystemet betyder at rekrutteringen til

Skatteankestyrelsen fortsat udestår. Skatteankestyrelsen er i gang med at udarbejde en

flytteplan.

Svendborg: Skattestyrelsens flytning af kundecenteret fra Odense til Svendborg er

udskudt til 3. kvartal 2021, og herefter forventes målbilledet at være opfyldt.

Rønne: Mod forventning har Skattestyrelsen ikke opfyldt målbilledet for Rønne. Der

mangler at blive rekrutteret 4 medarbejdere.

Målet indgår ikke i mål- og resultatplan 2021.

Mål ophævet.

Målet indgår ikke i mål- og resultatplan 2021.

3.1 Vellykket

onboarding af

nye

medarbejdere og

ledere

(koncernfælles)

4.2

Prognosepræci-

sion (koncernfæl-

les)

Målet ophævet på grund af udfordringer med data.

Målet er ikke opfyldt. Afvigelsen mellem faktisk forbrug og

prognose for budget for den samlede driftsbevilling må ikke

overstiger 5 pct. i samtlige fire kvartaler i finansåret.

I et ud af fire kvartaler er afvigelsen 0,4 pct., og dermed inden for

resultatkravet på maksimalt 5 pct. pr. kvartal.

Målet er ikke opfyldt i tre kvartaler. Resultatet for året er en samlet afvigelse på 0,2 pct.

Den manglende målopfyldelse i årets tre første kvartaler skyldes primært

•

Forsinket dokumentation fra Bygningsstyrelsen og ISS på Facility Management-

abonnement ydelserne, der medførte betaling i andre perioder end budgetteret.

•

Manglende opkrævninger fra Bygningsstyrelsen vedrørende huslejer.

Derudover er der periodiseringsafvigelser på løsøre i forbindelse med indkøb af møbler

mv., samt på fakturering fra Statens Administration. Der er også et mindre forbrug på bl.a.

bilers drift og vedligeholdelse, tjenesterejser, porto og brevpost samt kantiner som følge af

COVID-19.

Målet fortsættes i mål- og resultatplan 2021.

3. Driftsstyring

A. Opfølgning på mål- og resultatplan 2020

●

Resultatkrav kan opnås

Resultatkrav er tæt på ikke at kunne opnås

Resultatkrav er ikke opnået

Ændret siden sidst

Pejlemærke 1

Opfølgning

Mål

Resultatkrav

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

Status

sidst

Status

4. kvartal

Årsag og konsekvens

Handling

95 pct. af sager, der er

indmeldt korrekt til Indkøb

& Udbud, overholder den

fastsatte tidsfrist

96,5 pct.

96,6 pct.

Indkøb: 99,7

pct.

Rejser: 99,2*

pct.

Indkøb: 99,8

pct.

Rejser: 99,7

pct.

●

Bemærk, at der er sket en

opdeling i opgavesplittet, så

opgaven fra og med 3. kvartal

løses i to kontorer.

Total for året er 98,8 pct.

1.1

Administrations-

Servicestyrelsen

leverer standard

Shared service

ydelser af høj

kvalitet

99 pct. af postleveringen

er korrekt

99,8 pct.

99,6 pct.

99,7 pct.

99,6 pct.

●

Total for året er 99,7 pct. af

postleveringen korrekt.

97 pct. af

ansættelseskontrakter

(medarbejdere og chefer)

ved nyrekrutteringer er

korrekte

96,4 pct.

100 pct.

98,1 pct.

100 pct.

●

Af kontrakterne udtaget til

stikprøvekontrol (5 pct.,

svarende til 43 sager) var alle

rettidigt udsendt ift. lovgivning,

og korrekt

overenskomstmæssigt

indplaceret.

For året er 147 ud af 149

kontrakter korrekte, svarende

til 98,7 pct.

* Pga. en manuel fejl er der i beregningen af Q3 for Rejser medtaget emner fra Serviceboksen der ikke henfører til målet. Resultatet fra Q3 er derfor ændret fra 95,8 pct. til 99,2 pct.

3. Driftsstyring

A. Opfølgning på mål- og resultatplan 2020

●

Opfølgning

Status

sidst

Resultatkrav kan opnås

Resultatkrav er tæt på ikke at kunne opnås

Resultatkrav er ikke opnået

Ændret siden sidst

Pejlemærke 1

Mål

Resultatkrav

1. kvartal

95 pct. af regnskabserklæringerne for

Skatteministeriets koncern er

udarbejdet inden for tidsfristen.

95 pct. af regnskabserklæringerne for

Skatteministeriets koncern er

udarbejdet korrekt, og opfylder de

fastsatte krav til kontroller og

afstemninger, som fremgår af

regnskabsbekendtgørelsen,

ministerieinstruksen og i

SLA’er

mellem kunder og Administrations- og

Servicestyrelsen.

Administrations-

Servicestyrelsen

leverer shared

Service ydelser

af høj kvalitet på

regnskabsområd

91 pct. af betalingsfrister for fakturaer

er overholdt i 1. kvartal, 92 pct. i 2.

kvartal, 93 pct. i 3. kvartal samt 94 pct.

i 4. kvartal 2020. Det samlede

resultatkrav for året er 92,5 pct.

100 pct.

2. kvartal

100 pct.

3. kvartal

100 pct.

4. kvartal

100 pct.

Status

4. kvartal

Årsag og konsekvens

Handling

●

Resultat for årets 3 første

kvartaler er 94,1 pct.

92,6 pct.

96,2 pct.

93,5 pct.

Målet

afrapportere

s ikke i 4.

kvartal

Den manglende målopfyldelse

skyldes mangelfuld

dokumentation på

personalerelaterede forhold i

regnskabserklæringerne, samt

forsinket levering af data.

Total for året er 78,2 pct.

Årsagen til manglende

målopfyldelse skyldes blandt

andet:

Alle åbentstående fakturaer med

forfald i 2020 er medtaget.

Forsinket varemodtagelse pga.

manglende svar fra rekvirenter i

styrelserne eller manglende

dokumentation fra leverandører.

Facility Management løsningen

med ISS/Bygningsstyrelsen giver

meget lange behandlingstider, fx

grundet udestående afklaringer

omkring flerbrugerejendomme og

udfordringer med adgang til

tilstrækkelig dokumentation i

Bygningsstyrelsens ATRIUM

system.

Forkerte varemodtagere/

godkendere opsat i SAP, eller

manglende stedfortrædere ved

ferie.

Der er foretaget en flytning af

opgaven til et andet kontor,

således afstemning og upload

af data er placeret samme sted.

Der er ligeledes indgået aftale

med SAM om rettidig

fremsendelse af dokumentation

vedrørende e-Indkomst.

1.2

88,7 pct.

81,9 pct.

75,8 pct.

71,7 pct.

●

Styrelserne har fået en oversigt,

som dagligt angiver antallet af

fakturaer, der ligger til

behandling hos både

varemodtager og godkender,

samt hvilken specifik

medarbejder/enhed en faktura

behandles af. Dette gør

styrelserne i stand til, bedre at

navigere i, hvor der skal sætte

fokus og sikre korrekt

behandling af fakturaerne.

Herved kan styrelserne også

opdage i tide, hvis fakturaer

skulle ligge til behandling hos

de forkerte medarbejdere.

Der er iværksat et samarbejde

med BYGST og ISS omkring

rettidig håndtering af fakturaer,

således korrekt varemodtagelse

og godkendelse kan ske på et

dokumenteret grundlag.

3. Driftsstyring

A. Opfølgning på mål- og resultatplan 2020

●

Resultatkrav kan opnås

Resultatkrav er tæt på ikke at kunne opnås

Resultatkrav er ikke opnået

Ændret siden sidst

Pejlemærke 1

Opfølgning

Mål

Resultatkrav

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

Status

sidst

Status

4. kvartal

Årsag og konsekvens

Handling

Overordnet set er

gevinsterne ved

optimering af

sagsgangene

gennem 2020:

•

Definerede

roller og ansvar

Kortlægning af

afhæn-

gigheder og

snitflader

Ensartet

sagsbehandling

og fælles

serviceniveau

Fundament for

oplæring og

vidensfastholde

lse i

organisationen

Mitigering af

sårbarheder

1.3

Optimering af

sagsgange

Administrations- og

Servicestyrelsen optimerer

minimum én sammenhængende

sagsgang hvert kvartal.

Sagsgangen skal være udvalgt på

et sagligt grundlag, være

beskrevet, og der skal foreligge en

plan for implementering.

I 1. kvartal er

processen for

risikostyring

udvalgt

I 2. kvartal er

processen for

BPM-V i

ADST udvalgt

I 3. kvartal er

processen for

bygninger

udvalgt

I 4. kvartal er

processen for

fravær udvalgt

●

Processerne for de

administrative rutiner ifm.

fravær er udvalgt, idet det er et

område med mange nye

medarbejdere som følge af

flytning ifm. geografisk

målbillede.

Der er taget stilling til

•

roller og ansvar

sammenhænge og

snitflader

dokumentation i form af

tjeklister, vejledninger mv.

•

Processerne for de

administrative rutiner ifm.

fravær er fuldt implementeret.

•

3. Driftsstyring

A. Opfølgning på mål- og resultatplan 2020

●

Resultatkrav kan opnås

Resultatkrav er tæt på ikke at kunne opnås

Resultatkrav er ikke opnået

Ændret siden sidst

Pejlemærke 2

Opfølgning

Mål

Resultatkrav

1. kvartal

Målbillede 2021 for

lokalisering er ved

udgangen af 2020 opfyldt i

de 26 byer, som

skatteforvaltningen skal

være lokaliseret i.

2. kvartal

Pr. 1. juli 2020

er målbillede

2021 opfyldt i

19 ud af 26

byer. Mål for Q2

er 21 byer.

3. kvartal

Pr. 1. okt. 2020

er målbillede

2021 opfyldt i

22 ud af 26

byer. Mål for Q3

er 23 byer.

4. kvartal

Pr. 1. jan. 2021

er målbillede

2021 opfyldt i 23

ud af 26 byer.

Mål for Q4 er 26

byer.

Status

sidst

Status

4. kvartal

Årsag og konsekvens

Udskydelse af

ejendomsvurderingssystemet gør at

opmanding i Silkeborg fortsat udestår.

Flytning af kundecenter fra Odense til

Svendborg er udskudt til Q3 2021.

Rønne har mod forventning ikke

opfyldt forventet rekruttering (66 ift.

målet 70).

Handling

2.1

Gennemførelse af

flytteplan

Opfyldt

●

2.2

Gennemførelse af

planlagte

ombygninger og

indflytninger

De planlagte flytninger i

henhold til målbillede 2021

er igangsat inden for

tidsplanen.

En procesplan for

etablering af nyt lejemål og

evt. tilpasning/udvidelse af

eksisterende lejemål til brug

for 250 nye medarbejdere

er forelagt departementet

inden udgangen af 1.

kvartal 2020.

Opfyldt

Målet opgøres

iflg. MRP ikke i

4. kvartal

2.3

Plan for

lokalisering af

250 nye

kontrolmedarbejd

ere

Opfyldt

Målet er opfyldt,

og opgøres

derfor ikke

yderligere

2.4

Høj

kundetilfredshed

med løsning af

lokaliseringsudfo

rdringer

Den gennemsnitlige

tilfredshed med løsning af

lokaliseringsudfordringer er

minimum 4 på en skala fra

1-5.

4,5

4,3

4,2

●

I 4. kvartal 2020 er der svar

vedrørende

SKTST: Horsens 1. etape, Engelholm

Allé, Frederikssund, Fredericia.

UFST: Nybrovej 116, Nybrovej 110,

Lauritzens Plads.

TOLDST: Slet Parkvej.

SPM: Vestre Havnepromenade.

Grønlands Selvstyre: Vestre

Havnepromenade.

Resultatet for året er 4,3 (gns. af

individuel score).

3. Driftsstyring

A. Opfølgning på mål- og resultatplan 2020

●

Resultatkrav kan opnås

Resultatkrav er tæt på ikke at kunne opnås

Resultatkrav er ikke opnået

Ændret siden sidst

Pejlemærke 2

Opfølgning

Mål

Resultatkrav

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

Status

sidst

Status

4. kvartal

Årsag og

konsekvens

Den gennemsnitlige

tilfredshed er 4,5

baseret på

besvarelser fra 149

rekrutterende ledere.

Total for året er 4,5

baseret på

besvarelser fra 525

respondenter.

Målet er delvist

opfyldt.

Den gennemsnitlige

tilfredshed for 4.

kvartal er 4,2

baseret på 1935

besvarelser.

Total for året er 4,2

baseret på 5235

besvarelser.

Hold 2 har

gennemført

modul 2, 3 og

Hold 3 er

startet op

med fuld

deltagelse og

har

gennemført

Kick-off samt

modul 1.

Målet er opfyldt.

Der er sket

forsinkelser på

målopfyldelsen for 1.

og 2. kvartal på

grund af COVID-19.

Det er lykkedes at

gennemføre det

koncernfælles

ledelsesudviklingspr

ogram med fuld

deltagelse og høj

tilfredshed, samt

starte to nyt hold op.

Handling

2.5

Høj kundetilfredshed

med

rekrutteringsunderstø

ttelsen

Den gennemsnitlige tilfredshed, som

ledere oplever ved HR-understøttelsen i

forbindelse med rekruttering af nye

ledere og medarbejdere, er minimum 4

på en skala fra 1-5.

4,6

4,3

4,4

4,5

●

2.6

Høj kundetilfredshed

med koncernfælles

obligatoriske

onboardingmoduler

Den gennemsnitlige tilfredshed med de

koncernfælles obligatoriske

onboardingmoduler er minimum 3,8 på

en skala fra 1-5.

Det er ikke

muligt at

levere valide

data for

perioden pga.

fejl i systemet

Campus.

4,3

Der kan ikke

leveres data

for perioden

pga. fejl i en

manuel

tilknytning af

nyt survey

4,2

●

2.7

Vellykket

idriftsættelse og høj

tilfredshed med

koncernfælles

ledelsesudviklingspro

gram for nyudnævnte

og nyansatte ledere

Der er idriftsat et koncernfælles

ledelsesudviklingsprogram af høj kvalitet

med bred tilslutning fra styrelserne, der

fører til en gennemsnitlig tilfredshed hos

deltagerne på minimum 3,8 på en skala

fra 1-5.

Endeligt

program

godkendt.

Modul 1 er

gennemført.

Modul 2 ej

gennemført,

men flyttet til

2. kvartal

2020.

Der er

gennemført

tre

webinarer,

samt modul 3

i 2. kvartal.

Modul 2 og 4

er ej

gennemført

men flyttet til

3. kvartal

2020

Hold 1 er

afsluttet.

Gennemsnitli

g tilfredshed

med forløbet

er 4,7 på en

skala fra 1-5,

besvarelses-

procenten er

100 pct.

Hold 2 er

startet op.

●

3. Driftsstyring

A. Opfølgning på mål- og resultatplan 2020

●

Resultatkrav kan opnås

Resultatkrav er tæt på ikke at kunne opnås

Resultatkrav er ikke opnået

Ændret siden sidst

Koncernfælles pejlemærke 3

Opfølgning

Mål

Resultatkrav

1. kvartal

2. kvartal

57 pct.*

Deltagelse

moduler:

Sagsbehandling og

Myndighedsrollen:

93 pct.

GDPR: 86 pct.

Sagsbehandling,

retssikkerhed og

regler: 93 pct.

Introdag: 71 pct.

3. kvartal

4. kvartal

Status

sidst

Status

4. kvartal

Årsag og konsekvens

Handling

3.1

Vellykket

onboarding af

nye

medarbejdere

og ledere

(koncernfælles)

36 pct.

Alle nye ledere og

medarbejdere ansat i

styrelsen har gennemført

koncernfælles obligatoriske

onboarding moduler,

senest 6 mdr. efter start.

Deltagelse

moduler:

Sagsbehandling og

Myndighedsrollen:

91 pct.

GDPR: 82 pct.

Sagsbehandling,

retssikkerhed og

regler: 73 pct.

Introdag: 45 pct.

Det er blevet

besluttet, at

målet udgår for

resten af året

●

Målet ophævet på grund af

udfordringer med data.

Opfyldt

1. halvår:

Styrelsen har præsenteret

et overblik over styrelsens

kerneopgaver og

kompetencer, samt de

faktorer styrelsen forventer

vil påvirke løsningen af

kerneopgaver i et tre til

femårigt perspektiv.

2. halvår:

Styrelsen har identificeret

de væsentligste

fokusområder, der skal

bidrage til at sikre fortsat

høj faglighed i et langsigtet

perspektiv. Endeligt har

styrelsen beskrevet den

forventede effekt heraf.

Styrelsen har

identificeret

væsentligste

fokusområder

, der skal

bidrage til at

sikre fortsat

høj faglighed i

et langsigtet

perspektiv.

Endeligt har

styrelsen

beskrevet

den

forventede

effekt heraf,

jf. bilag 1 og 2

3.2

Høj faglighed i

et langsigtet

perspektiv

(koncernfælles)

Opfyldt

●

*Den samlede gennemførselsprocent angiver, hvor stor en andel af nyansatte medarbejdere og ledere, der har gennemført samtlige fire obligatoriske moduler inden for de første 6 måneder af deres

ansættelse. Medarbejdere og ledere ansat i perioden 1. januar til 31. marts 2020 indgår i opgørelsen.

3. Driftsstyring

A. Opfølgning på mål- og resultatplan 2020

●

Resultatkrav kan opnås

Resultatkrav er tæt på ikke at kunne opnås

Resultatkrav er ikke opnået

Ændret siden sidst

Pejlemærke 4

Opfølgning

Mål

Resultatkrav

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

Status

sidst

Status

4. kvartal

Årsag og konsekvens

Handling

4.1

Høj kundetilfredshed

med services

Den gennemsnitlige

tilfredshed med

services, der leveres

gennem serviceboksen

og telefonisk via 5*7,

er minimum 4 på en

skala fra 1-5.

4,2

4,1

4,3

●

Resultatet er opgjort på

baggrund af besvarelser fra

129 respondenter.

For året er den samlede

tilfredshed 4,2 på baggrund af

484 besvarelser

4.2

Prognosepræcision

(koncernfælles)

Afvigelsen mellem

faktisk forbrug og

prognose for budget

for den samlede

driftsbevilling ikke

overstiger 5 pct. i

samtlige fire kvartaler i

finansåret.

26,7 pct.*

29,4 pct.*

40,5 pct.*

0,4 pct.*

●

Målet er ikke opfyldt for året.

I 4. kvartal var der en

afvigelse på 0,4 pct. hvorfor

resultat er opfyldt i 4. kvartal.

Samlet er resultat ikke opfyldt,

idet der i de første tre

kvartaler i 2020 har været en

afvigelser på mere end 5 pct.,

hvilket primært kan tilskrives

afvigelser ift. husleje og

Facility Management.

Resultatet for året er en

samlet afvigelse på 0,2 pct.

Der er fortsat

projektgruppe

med BYGST

og ISS omkring

fakturaer og

dokumentation.

* efter aftale med BFL er afvigelsen beregnet alene ud fra udgifterne.

5. Risikostyring

A. Aktuelt risikobillede

Kapacitetsstyring på lokationer

Manglende overholdelse af frist ved aktindsigter

Forsinkelse af ombygningsprojekter

Flere enheder leverer samme data/rapporter på HR-

området

Sandsynlighed

Væsentlige regeloverskridelser på regnskabsområdet

Fysisk sikkerhed

Fejl i HR data

Konsekvens

Status på implementering

Ud fra erfaringer med processen i 2020, kører ADST risikoworkshops i løbet af Q1 2021 og forventer et konsolideret risikobillede i Q2 2021.

Dette vil danne grundlag for det opdaterede risikobillede, der fremsendes til Departementet i Q3 2021.

Arbejdet med håndtering af risici, udmønter sig efter 7-3 modellen til Bow-tie workshops, hvor mitigeringstiltag kortlægges. Risikostyringen

udvikles og optimeres løbende.

●

5. Risikostyring

A. Risikobeskrivelser

Risici

Beskrivelse

Fase i

forretnings

model

Skatt

eart

Status

Risikoen er usandsynlig og

konsekvens ubetydelig

Risikoen er sandsynlig og

konsekvens betydelig

●

Risikoen er meget sandsynlig og

konsekvens meget alvorlig

Ændret siden sidst

●

Konsekvens

Handling

1.Kapacitetsstyring

på lokationer

Der er risiko for, at pladskapaciteten på

adresserne ikke svarer til behovet. Dette kan

betyde, at der ikke er pladser nok på de enkelte

lokationer, samt at der bruges ressourcer på for

mange pladser nogle steder, og at de politiske

ønsker til, hvor skatteforvaltningen skal være

placeret ikke efterkommes i det ønskede

tempo.

Årsagen til risikoen er bl.a. at der går for lang

tid fra behovsafdækning til indflytning (ændring

af behov), ændrede politiske krav, eller hvis der

ikke i tide gives korrekte oplysninger i

behovsafdækningen. Denne risiko forværres af

situationen med COVID-19, som kan give

yderligere forsinkelser.

●

Konsekvensen kan være

•

lokalemæssig

underskudskapacitet flere

steder, og at styrelsernes

•

forventninger om

fleksibilitet i lokalisering

ikke kan imødekommes

•

Det kan have stor negativ

effekt på ADST's

omdømme og eventuelle

ekstra udgifter til

midlertidige lejemål,

•

pavillon-løsninger samt

forsinkede fraflytninger.

•

Der er dialog med departementet om at sikre, at ADST bliver

involveret tidligere i processen i forhold til behov for op- og

nedskalering på de enkelte adresser.

Der gennemføres løbende flytterapportering med fokus på

rekrutteringsforventninger

–

som kommunikeres til styrelser

og departement.

De eksisterende opgørelser over kapaciteten på alle

lokationer og sammenhængen mellem kapacitet og

kapacitetsbehov skal opdateres løbende. Målet er at gøre det

hurtigere end det sker pt, men er et spørgsmål om ressourcer.

Løbende dialog med udlejer, departementet, BYGST,

leverandør og øvrige styrelser.

Lokale aftaler om hjemmearbejde, anvendelse af

arbejdspladserne, mv.

2. Manglende

overholdelse af

frist ved

aktindsigter

Der er risiko for ikke at overholde lovgivningen

ved aktindsigter.

●

Konsekvensen kan være,

afgørelsen ikke bliver

lavet til tiden. Større

risiko for fejl pga.

tidspres, omfangsrige

mængder af dokumenter

samt flere aktører i

kæden.

Der skal være fokus på de interne arbejdsgange, tidsfrister og tid

til rådighed - inkl. godkendelser hos øvrige aktører de andre

styrelser og fælles forståelse af prioritering samt til godkendelse

hos egen personaleler og underdirektør.

Det skal sikres, at der er tilstrækkelig viden til at afgørelserne

bliver korrekte samt kvalitetssikring heraf kan foregå effektivt.

●

5. Risikostyring

A. Risikobeskrivelser

Risici

Beskrivelse

Fase i

forretnin

gsmodel

Skatte

art

Status

Risikoen er usandsynlig og

konsekvens ubetydelig

Risikoen er sandsynlig og

konsekvens betydelig

●

Risikoen er meget sandsynlig og

konsekvens meget alvorlig

Ændret siden sidst

●

Konsekvens

•

Handling

Der er dialog med departementet om at sikre, at ADST bliver

involveret tidligere i processen i forhold til behov for op- og

nedskalering på de enkelte adresser.

Der gennemføres løbende flytterapportering med fokus på

rekrutteringsforventninger

–

som kommunikeres til styrelser og

departement.

De eksisterende opgørelser over kapaciteten på alle lokationer

og sammenhængen mellem kapacitet og kapacitetsbehov skal

opdateres løbende. Målet er at gøre det hurtigere end det sker

pt, men er et spørgsmål om ressourcer.

Løbende dialog med udlejer, departementet, BYGST,

leverandør og øvrige styrelser.

Lokale aftaler om hjemmearbejde, anvendelse af

arbejdspladserne, mv.

3. Forsinkelse af

ombygningsproj

ekter

Der er risiko for, at ombygningsprojekter

forsinkes pga. eksterne faktorer, som fx

forsinkelse af materialeleverancer eller corona-

relaterede forsinkelser pga. karantæne og

sygdom. Dette kan betyde budgetoverskridelse

fx i forbindelse med genhusning, forsinkede

flytteplaner samt problemer med at leve op til

politiske ønsker om placering i bestemte byer på

bestemte tidspunkter.

•

●

Konsekvenserne kan være

øgede udgifter, politisk

utilfredshed, utilfredse kunder

samt risiko for dårlig omtale i

medierne grundet dårlige

arbejdsforhold.

•

4. Flere enheder

leverer samme

data/rapporter

på HR-området

De HR-data som findes i vores systemer, har

alle styrelser adgang til at trække og anvende til

egen rapportering. Det skaber mangel på

overblik over hvem, der leverer hvilke data til

hvem i de forskellige styrelser. Dette medfører

en del parallelt arbejde og dermed

ressourcespild, og medfører desuden risiko for

uensartet rapportering, idet det ikke er muligt at

sikre ensartede definitioner og opgørelsesmåder.

Hvis ADST er udførende, så kan det sikres, at

der tænkes på tværs, hvilket ikke er muligt, hvis

de enkelte styrelser selv udarbejder rapporter.

●

Styringsgrundlaget kan blive

misvisende eller afvigende

mellem de forskellige kilder. Det

kan i yderste konsekvens føre

til forskelle i konklusioner og

handlinger baseret på

rapporterne.

Mangel på viden om hvad data

bliver brugt til, kan medføre, at

ADST skal kunne forklare data

og rapporter, som styrelsen ikke

har kendskab til.

Der er udarbejdet planer, som fremhæver årsager og

konsekvenser. Herved kan vi implementere forbyggende tiltag.

Eksempel på igangværende tiltag er en styrket

implementering af

koncept for Data-governance,

hvorved vi sikrer én specifik

definition per nøgletal.

Eksempel på planlagte tiltag er, at

ADST skal sikre et overblik

over, hvem der har adgang til HR-data i Skatteministeriets

koncern, således at vi kan indlede en dialog med disse om at

afstemme rapporter.

5. Risikostyring

A. Risikobeskrivelser

Fase i

forretning

smodel

Skatte

art

Risici

Beskrivelse

Der er risiko for regeloverskridelser på regnskabsområdet

grundet uklarheder omkring retningslinjer for

personalerelaterede udgifter. Dette kan medføre at

leder/budgetansvarlig godkender udlæg/afregning, som ikke

kan godtgøres. Endvidere kan medarbejdere får udbetalt

skattefri diæter og kørsel, samt foretager køb på

firmakreditkort, hvor dette skulle være skattepligtig. Dette kan

medføre, at skatteforvaltningens medarbejdere får for meget

udbetalt uden der sker beskatning efter gældende

skattelovgivning. Derudover betales leverandørfakturaer ikke

rettidigt grundet for sen varemodtagelse, godkendelse eller

bogføring. Dette kan medføre dårlig omtale i offentligheden.

●

Status

Risikoen er usandsynlig og

konsekvens ubetydelig

Risikoen er sandsynlig og

konsekvens betydelig

●

Risikoen er meget sandsynlig og

konsekvens meget alvorlig

Ændret siden sidst

Konsekvens

Handling

5. Væsentlige

regeloverskridelser

på

regnskabsområdet

●

Konsekvensen kan

være fejl og manglende

regeloverholdelse, samt

Igangværende tiltag

kritik fra Rigsrevision og

presse.

•

Undersøgelse af systemunderstøttelse

•

Mulige konsekvenser

på sikkerhedsområdet:

Nye kompenserende kontroller

Der er udarbejdet mitigeringsplaner for hvert

risikoområde, som fremhæver årsager og

konsekvenser. Herved kan og har vi

implementeret forbyggende- og håndterende

tiltag.

Ledelsesinformation på regnskabsområdet

Der er risiko for uautoriseret adgang til Skatteministeriets

faciliteter, udstyr og ressourcer.

6. Fysisk sikkerhed

Der er risiko for personskade, materiel skade, tab af værdi

og informationer relateret til tilsigtede hændelser såsom

tyveri, vold, spionage og terror eller ved utilsigtede

hændelser såsom brand, vandskade, og vejrlig (skybrud

mv.).

●

Konsekvensen

kan være

personskade,

skader på

materiel og/eller

lokale

forstyrrelser af

driften

Der er udarbejdet mitigeringsplaner, som

fremhæver årsager og konsekvenser. Herved

kan vi implementere forbyggende tiltag og

håndterende tiltag. De primære tiltag er:

•

Der gennemføres et sikkerhedsprojekt med

henblik på at kortlægge og optimere den

fysiske sikkerhed i Skatteministeriets

bygninger.

Tab af statens

aktiver og

værdier og/eller

omdømme

•

Der arbejdes med gennemførelse af

brandsikringstiltag og brandøvelser.

●

5. Risikostyring

A. Risikobeskrivelser

Risici

Beskrivelse

Fase i

forretnings

model

Skatteart

Risikoen er usandsynlig og

konsekvens ubetydelig

Risikoen er sandsynlig og

konsekvens betydelig

●

Risikoen er meget sandsynlig og

konsekvens meget alvorlig

Ændret siden sidst

●

Status

Konsekvens

Handling

7. Fejl i HR data

Der findes en række forskellige metoder til

opgørelser af HR-nøgletal og rapporter på tværs

af styrelserne. Der er i den forbindelse risiko for, at

der opstår fejl, når mange personer isoleret fra

hinanden er involveret i de forskellige processer.

Risikoen består især i det faktum, at den

omfattende manuelle efterbehandling af udtrukne

data kan medføre menneskelige eller maskinelle

fejl.

Ydermere er ikke alle data nødvendigvis samlet ét

sted, og jo længere tilbage i tid, der skal udsøges

data, jo flere systemer skal anvendes til at trække

data. Et eksempel er opgørelse af årsværk. Hvis

data skal være korrekt tilbage i tid, skal data

indsamles fra flere kilder, såfremt der ikke er

bevidsthed herom, er der risiko for forkert

afrapportering.

Der er udarbejdet planer, som

fremhæver årsager og

konsekvenser. Eksempler på

igangværende tiltag:

Styringsgrundlaget kan være

forkert/misvisende.

Det er en af ADSTs

hovedopgaver at levere

troværdig information til

koncernen. Hvis der opstår tvivl

om, hvorvidt data er korrekt,

kan det påvirke ADST's

omdømme og troværdighed.

dialog med

UFST om at tildele

flere IT- ressourcer til at løse den

ophobede mængde af opgaver,

som over de seneste år er

udarbejdet og prioriteret af ADST.

Hermed kan datagrundlaget

modnes og dermed sikre

ensartede definitioner og

rapporter og dermed en langt

mindre manuel efterbehandling af

data.

styrket

implementering af et

koncept for Data-governance,

hvorved det sikres, at den

nødvendige information

fastholdes over tid.

kommunikation til HR-Leder

netværk og departementet.

●