REU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 608: Spm. om status i såvel den civilretlige som den strafferetlige sag vedrørende den tidligere afdelingschef i Rigspolitiet, til justitsministeren

Retsudvalget 2020-21
REU Alm.del
Offentligt

RIGSPOLITIET

Den 7. marts 2017 ^CERNSTYRING

KoncBrnokonoml

Økonomlcenter

Analyse af politiets indkøb af konsulentydelser

Indledning...........................................,...............,........................................^

Konklusion...................................................................................................^

3. Gennemgang af analysen............................................................................. 7

3.1. Hvor stort er politiets indkøb af konsulentydelser?................................. 7

3.2. Overholder politiets indkøb af konsulentydelser gældende regler?........ 9

3.2.1. Er konsulentudgifterne afholdt på baggrund af gyldige kontrakter?. 9

3.2.2. Overholder politiet udbuds reglerne ved kontraktindgåelse?.......... 10

3.2.2.1. Overskridelse af tærskelværdierne for udbud........................ 13

3.2.2.2. Overskridelse af tærskelværdierne for annoncering............... 14

3.2.2.3. Sammenhængende ydelser................................................... 15

3.3. Overholder politiet de interne retningslinjer?........................................ 18

Appendiks: Analysedesign................................................................................. 19

Bilag 1 Retningslinjer for indkøb af konsulentydelser......................................... 21

IIIIIIVllllHK

LLLLLLLLLLLLLL

REU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 608: Spm. om status i såvel den civilretlige som den strafferetlige sag vedrørende den tidligere afdelingschef i Rigspolitiet, til justitsministeren

1. indledning

Rigspolitiets controllersektion har gennemført en analyse af politiets indkøb af

konsulentydelser for at undersøge, om politiets indkøb af konsulenter følger gæl-

dende regler og retningslinjer, herunder om politiets egne retningslinjer for indkøb

af konsulentydelser fra juni 2014 (bilag 1) har virket efter hensigten,

Politiets indkøb af konsulentydelser har i perioden 2011 - 2016 udgjort ca. 200

mio. kr. årligt. Politiet anvender konsulentydelserne til at løse en række forskel-

,S.Ur 2

ligartede opgaver, som for eksempel videreudvikling af eksisterende IT-systemer,

større forretningsanalyser samt større IT-udviklingsprojekter ("automatisk trafik-

kontrol" og "automatisk nummerpfadegenkendelse".)

Rigspolitiet har haft betydelige udgifter til IT-konsutentydelser, der vedrører de

såkaldte legacy-systemer, der historisk ikke har været udbudt. Rigspolitiet har

igangsat en proces, der skal sikre, at disse ydelser bliver udbudt2. Disse konsu-

lentydelser er inkluderet i denne analyse og har stor økonomisk volumen - ca. 35

mio. kr. De indgår derfor med relativt stor vægt i analysens konklusioner.

Analysen omfatter indkøb af konsulentydelser i perioden 1. januar 2015 - 30.

september 2016 og medtager alle konsulentindkøb i politiet over 500.000 kr. pr.

leverandør. Analysen omfatter således ca. 240 kontrakter på konsulentindkøb for

i alt 273 mio. kr. svarende til 87 pet. af politiets samlede indkøb af konsulentydel-

ser i perioden. Analysen omfatter endvidere en samlet status frem til september

2016 på de konsulentindkøb, der har været genstand for presseomtale i dagbla-

det BT.

1 Større ældre IT-løsninger, der er baseret på ældre styresystemer, programmerings-

sprog og applikationer.

2 Problematikken med Legacy-systememe er behandlet i Rigsrevisionens beretning om

"Statens udbud afit'drift og -vedligeholdelse, (december 2016)

3 De samlede udgifter til legacy-systemerne udgør ud over konsulentydølserne også ud-

gifter t.:l bt.a. drift og vedligehold.

11111111111111

LLLLLLLLLLLLLL

Formålet med analysen er:

At undersøge i hvilket omfang politiet benytter sig af eksterne konsulen-

ter.

At kontrollere om politiets indkøb af konsulentydelser overholder udbuds-

reglerne.

At undersøge om konsulentindkøbene er tilstrækkeligt dokumenteret.

At kontrollere om kontrakter indgået efter den 1. januar 2015 overholder

politiets interne retningslinier for indkøb af konsulentydelser.

Der må ikke herske tvivl om, at politiet skat overholde gældende lovgivning. Krite-

rierne for vurderingerne i analysen er derfor:

At indkøb af konsulentydelser er foretaget i overensstemmelse med ud-

budsreglerne.

At de interne retningslinjer er fulgt ved indkøb af konsulentydelser.

At indkøb af konsulentydelser er fuldt dokumenteret.

LLLLLLLLLLLLLL

eSISISIIISESEE

2. Konklusion

Hovedkonklusionen er, at politiet i den undersøgte periode i væsentligt omfang

ikke har overholdt udbudsreglerne ved indkøb af konsulentydelser. Analysen vi-

ser desuden, at politiet har haft en mangelfuld dokumentations- og journalise"

ringspraksis, og at politiet ikke i tilstrækkeligt omfang har fulgt de interne retnings-

linjer for indgåelse af konsulentindkøb.

På den baggrund må det konkluderes, at de interne retningslinjer, der blev indført

i 2014, ikke har været nok til at sikre, at politiets indkøb af konsulenter efterføl-

gende har levet op til udbudsrøgleme.

Konklusionen er baseret på følgende delkonklusioner:

Delkonklusion 1 - Overholder politiets indkøb af konsulentydelser gælden"

de regler?

Det er i analysen blevet undersøgt, om politiets indkøb af konsulentydelser over-

holder udbudsreglerne.

Analysen viser:

• At blot 38 pet. af de undersøgte udgifter til konsulentydetser i perioden vurde-

res at være afholdt på grundlag af kontrakter, der overholder udbudsregleme.

® At i alt 41 pet. af de undersøgte udgifter tit konsulentydelser vurderes ikke at

overholde udbudsreglerne. Af disse vedrører ca. 1/3 konsulentydelser vedrø-

rende legacysystemerne, for hvilke Rigspolitiet har igangsat en udbudspro-

ces.

B At der for 10 pet. af udgifternes vedkommende er behov for en nærmere juri-

disk gennemgang af konsulentydelsernes indhold for at fastslå, om de over-

holder udbudsreglerne.

•» At det for 1 1 pet. af de undersøgte udgifter ikke har været muligt at vurdere,

hvorvidt udgiften er afholdt i overensstemmelse med de udbudsretlige regier

grundet manglende dokumentation. Disse udgifter vedrører især IT-

konsulentydelser til kendte IT-systemer, men hvor det i forbindelse med un-

dersøgelsen ikke har været muligt at koble konteringer med eksisterende

kontrakter eller at fremfinde kontrakterne. Det vurderes således ikke, at der er

tale om manglende ydelser, men snarere om upræcise konteringstekster

samt mangelfuld joumaliserings- og dokumentationsdisciplin (jf. også delkon-

klusion 3 nedenfor).

» At særligt udbudspligten ved indkøb af konsulentydelser, der overstiger EU's

tærskelværdi for udbud, ikke er blevet overholdt. Udfordringerne har vist sig

særligt at relatere sig til konsulentydelser vedrørende drift af større, ældre It-

løsninger (legacy-systemer) samt manglende udbud ved projekter, hvor udgif-

terne til konsulentydelser viser sig større end forudsat ved kontraktindgåel-

sen. Endelig er der også problemer med manglende afholdelse af miniudbud

ved indkøb af konsulentydelser på rammeaftaler.

11111111111111

LLLLLLLLLLLLLL

At der i flere tilfælde ikke er foretaget annoncering af konsulentudgifter, der

overstiger tærskelværdien for annoncering. Dette har primært været tilfældet

ved projekter, hvor udgifterne til konsulentydelser oprindeligt er skønnet til at

ligge under tærskelværdierne, men hvor udgifterne undervejs er blevet højere

end forudsat og har oversteget tærskelværdierne uden, al der er gennemført

den påkrævede annoncering.

Det vurderes samlet set på den baggrund, at politiet i væsentligt omfang ikke har

overholdt udbudsreglerne ved indkøb af konsulentydelser.

Delkonklusion 2" Overholder politiet de interne retningslinjer?

Det er i analysen endvidere undersøgt, om politiets interne retningslinjer har væ-

ret anvendt ved indgåelse af kontrakter om konsulentydelser.

Analysen viser:

• At Rigspolitiets Koncernindkøb kun har været involveret i forbindelse med

større konsulentindkøb, men i mindre konsulentindkøb burde have været

involveret i større omfang.

• At der ikke i tilstrækkelig grad har været udarbejdet bilag om beslutnings-

grundlaget for indkøb af konsulentydelser.

Det vurderes på den baggrund, at politiet ikke i tilstrækkeligt omfang har fulgt de

interne retningslinjer ved indgåelse af kontrakter om konsulentydelser.

Delkonklusion 3 - Har politiet dokumenteret indkøbet af konsulentydelsen?

Det er på tværs af temaerne i analysen vurderet, om politiet lever op til kravene

om at sikre tilstrækkelig dokumentation, når der foretages indkøb af konsulent-

ydelser.

Analysen viser:

• At det for 1 1 pet. af de undersøgte udgifter, som ovenfor anført, ikke har

været muligt at vurdere, hvorvidt udgiften er afholdt i overensstemmelse

med de udbudsretlige regler grundet manglende dokumentation.

• At kontrakterne og dokumentationen for konkurrenceudsættelsen af kon-

sulentydelserne ikke systematisk er blevet joumaliseret eller arkiveret i

Rigspolitiets centrale kontraktdatabase.

o At 4 pet. af de undersøgte udgifter muligvis kan være undtaget fra udbud,

enten fordi ydelsen er underlagt forsvars- og sikkerhedsdirektivet eller

fordi der er tale om en eneleverandørsituation. Der har dog ikke været

dokumentation for undtagelse fra udbudspligten.

Det vurderes på den baggrund, at politiets dokumentations- og journaliserings-

praksis har været mangelfuld.

11111111111111

LLLLLLb ULLLLL

Selvom det ikke har været en del af analysens formål, bør det dog nævnes, at

der i forbindelse med gennemgangen af det materiale, der danner grundlag for

analysen, ikke er fundet tegn på, at indkøb af konsulentydelser er sket som"ven-

netjenester" eller lignende.

11111111111111

LLLLLLLLLLLLLL

3. Gennemgang af analysen

l de følgende afsnit gennemgås resultaterne af analysen vedr. politiets indkøb af

konsulentydelser. Indledningsvis er der redegjort for politiets anvendelse af eks-

terne konsulenter, herunder volumen af konsulentforbruget og de opgaver der

særligt anvendes konsulentbistand til. Efterfølgende gennemgås først delanaly-

sen af, om politiets indkøb af konsulentydelser overholder udbudsregleme. Del-

analysen omfatter en vurdering af, om der er et gyldigt kontraktgrundlag for de

indkøbte konsulentydelser, og om politiet overholder gældende udbudsregler ved

indkøb af konsulentydelser.

Anden delanalyse indeholder en vurdering af, om politiets interne retningslinjer er

blevet overholdt ved indkøb af konsulentydelser.

3.1. Hvor stort er politiets indkøb af konsulentydelser?

l dette afsnit redegøres for politiets anvendelse af eksterne konsulenter for at

skabe et overblik over volumen af konsulentforbruget, og hvordan de eksterne

konsulenter anvendes.

Der har i perioden fra 2011 - 2016 været et forbrug af eksterne konsulentydelser

på gennemsnitligt 192 mio. kr. pr. år. Politiets samlede indkøb udgjorde i 2016

ca. 2,2 mia. kr. (inklusiv udgifter til husleje og retsmedicinske ydelser). Udgifterne

til konsulentydelser udgjorde i 2016 ca. 180 mio. kr. , svarende til ca. 8 pet. af

politiets samlede indkøb, l 2011 og 2015 har forbruget på konsulentydelserne

været højere end i de øvrige år, hvilket skyldes, at der i disse år blev gennemført

nogle store IT-udviklingsprojekter, hvor der var behov for konsulentassistance.

Langt hovedparten af politiets indkøb af konsulentydelser er sket i Rigspolitiet.

l nedenstående figur er udviklingen af forbruget af konsulentydelser illustreret.

Politiets øvrige indkøb er ikke undersøgt i denne analyse.

Forbruget i 2016 er en fremskrivning af regnskabstallene for perioden januar-september

2016 - beregnet ud fra de første 9 måneders andel af det samlede årsforbrug i érene

2011-2015.

LLLLLLLLLLLLLL

EsisissisBsns

Figur 1: Politiets konsulentudgifter 2011-2016e

243

223 ;

203

Sitlf H

g 183

t=B

"\- /

d -G3

143

120

*ou

!.31?.

2013

2014

2015

?;0i6'

Over halvdelen af udgifterne til konsulentydelser er blevet anvendt til indkøb at

ydelser fra udførende IT-konsulenter7 (se figur 2). Disse konsulenter har været

anvendt i forbindelse med udvikling af IT-systemer i politiet. Der er derudover

særligt afholdt udgifter til rådgivende IT-konsulenter, øvrige IT-konsulenter samt

managementkonsulenter. Konsufentydelser vedrørende IT-opgaver udgør såle-

des 74 pet. af de samlede udgifter til konsulentydelserne.

Figur 2: Politiets konsulentudgifter pr. konsulenttype januar 2015 - september 2016

B Udførende IT-konsulenter

n Rådgivende IT-konsutenter

li Managementkonsulenter

a Øvrige IT-konsulenter

Tjenesteydelser (advokat,

revisor mv.)

i! Øvrige konsulenter (ej IT)

Rådgivende ingeniører,

arkitekter mv,

r' Forbruget i 2016 er en fremskrivning af regnskabstallene for perioden januar-septamber

2016 - beregnet ud fra de første 9 måneders andel af det samlede érsforbrug i érene

8011-2015.

Kategorierne er dannet på baggrund af de statslige indkøbskategorier, der er slået

sammen til større sammenhængende grupper.

LLLLLLLLLUJJJ

11111111111111

3.2. Overholder politiets indkøb af konsulentydelser gældende

regler?

l dette afsnit redegøres der for, om politiet overholder gældende regler. Indled-

ningsvist vurderes det, om der er et gyldigt kontraktgrundlag for de indkøbte kon-

sulentydelser. Dernæst vurderes det, om politiet har overholdt gældende udbuds-

regler ved indkøb af konsulentydelser. Endelig belyses karakteren af problemer-

ne med at sikre overholdelse af de gældende regler.

3.2.1. Er konsulenSudgifterne afholdt på baggrund af gyldige kontrak-

ter?

Et gyldigt aftalegrundlag for konsulentydelser sikrer klarhed over, hvilken ydelse

der skal leveres, de vilkår, under hvilke levering skal ske samt et juridisk grundlag

i tilfælde af tvister. Dette er en basal forudsætning for hensigtsmæssig brug af

konsulenter. Det er derfor i delanalysen undersøgt, om alle aftaler lever op til

kravet om at være formaliseret i form af skriftlige kontrakter om leveringen af de

konkrete konsulentydelser. l hvilket omfang politiet som indkøber har overholdt

udbudsreglerne, gennemgås i det efterfølgende afsnit 3.2.2

Delanalysen viser, at hovedparten af de undersøgte udgifter, svarende til 71 pet.,

er afholdt på grundlag af gyldige kontrakter.

18 pet. af de undersøgte udgifter er afholdt på et ugyldigt kontraktgrundlag. Der

er her typisk tale om, at der fortsat er afholdt udgifter på kontrakter, der var udlø-

bet. l disse tilfælde har der ikke været tilstrækkelig opmærksomhed på at genud-

byde ydelsen ved kontraktudløb. Der har desuden været en del indkøb på ram-

meaftaler med leverandører, som er vurderet uden gyldigt kontraktgrundlag, fordi

det har været uklart, om der har været indgået en kontrakt for den konkrete ydel-

se.

Nedenfor er et eksempel på indkøb ved en konsulentvirksomhed på baggrund af

en udløbet kontrakt.

Eksempel 1: Ugyldigt kontraktgmndlag

Higspolitiet har tidligere indgået en kontrakt med en leverandør om levering af

konsulentydelser vedrørende et konkret IT-system. Kontrakten udløb 12013.

Der er fortsat indkøb af konsulentydelser ved den pågældende leverandør,

uden forudgående konkurrenceudsættelse. t den undersøgte periode er der

indkøbt konsulentydelser for 11,0mlo. kr. hos pågældende leverandør.

For 11 pet. af de undersøgte udgifter har det grundet manglende dokumentation

ikke været muligt at vurdere, hvorvidt udgifterne er afholdt på grundlag af gyldige

kontrakter. Disse udgifter vedrører især IT-konsulentydelser til kendte IT-

systemer.

iiViiaiiiiiiii

LLLLLLLLLLLLLL

l de tilfælde, hvor det ikke har været muligt for de forretningsansvarlige områder

at fremlægge fyldestgørende dokumentation, skyldes dette bl.a. problemer med

at fremfinde kontrakterne, og at konteringspraksis for konsulentydelser har været

mangelfuld, så det ikke ud fra konteringsteksten har været muligt at koble udgif-

terne med de mulige relevante aftaler.

S llr 10

Det gælder dog, at fakturaer på konsulentydelser er underlagt de godkendelses-

procedurer, der følger af politiets regnskabsinstruks8, herunder en kontrol af, at

de varer eller tjenesteydelser, der betales for, rent faktisk er leveret.

Samtidig har analysen generelt vist, at en væsentlig del af kontrakterne og do-

kumentationen for konkurrenceudssettelsen af konsulentydelserne ikke er blevet

systematisk journaliseret eller arkiveret i den centrale kontraktdatabase.

Eksempel 2^Manglende dokumentation

Higspolitiet har indkøbt konsulentydelser hos en konkret leverandør for i alt

10,5 mio, kr. i den undersøgte periode. Dør er indgået kontrakter på hoved-

parten af konsulentydelserne. Men det forretningsansvarlige område har

ikke kunnet fremlægge dokumentation for, at der er et kontraktgrundlag for

en række mindre indkøb for i alt 2,7 mio. kr.

Samlet er det vurderingen, at politiets dokumentations- og journaliseringspraksis

har været mangelfuld.

3.2.2. Overholder politiet udbudsreglerne ved kontraktindgåelse?

Der er i delanalysen foretaget en vurdering af, om de udbudsretlige regler er

overholdt ved kontraktindgåelsen. Faktaboksen nedenfor viser de tærskelveerdi-

er, som indkøbene i analysen er vurderet op imod.

Faktaboks 1: Resumé afUdbudsreglerne

S2015]

Tærskelværdi for udbud

998.019kr.

2016

1.006,628kr.

iTærst^vai'i||?oi|^^

Grænseoverskridende interesse

ij5ooioø?a

Ligebehandling og

j^ennemsigtighed

Annoncering

Jundter tærskelYærdi)

Delanalysen viser, at kun 38 pet. af de undersøgte udgifter er baseret på kontrak-

ter, der er indgået på korrekt udbudsretligt grundlag. Samtidig er 41 pet. af udgif-

terne ikke afholdt i overensstemmelse med udbudsreglerne. Af disse vedrører ca.

1/3 konsulentydelser relateret til legacy-systemerne, hvor Rigspolitiet hør igang-

sat en udbudsproces.

For 10 pet. af udgifterne gælder, at det ikke ps baggrund af det forelagte materia-

let umiddelbart kan vurderes, om udgifterne er afholdt pé et korrekt udbudsretligt

grundlag. Disse udgifter vedrører typisk flere indkøb fra samme leverandør base-

Politiets regnskabsinstruks, afsnit 2,3.3 Godkendelse af bilag

IIIIIIIIIIIIH

LLLLLLLLLLLLLL

ret på skriftlige kontrakter, der ikke umiddelbart fremstår som sammenhængende

ydelser9, men hvor det vil kræve en nærmere juridisk gennemgang af konsulent-

,S ('.• 11

ydelsernes indhold endeligt at fastslå dette.

Endelig har det, som anført ovenfor, grundet manglende dokumentation for 11

pet. af udgifterne ikke været muligt at vurdere, hvorvidt de er afholdt i overens-

stemmelse med udbudsreglerne.

Det kan derfor på baggrund af analysen konstateres, at politiet i væsentligt om-

fang ikke har overholdt udbudsreglerne ved indkøb af konsulentydelser.

Figur 3 viser fordelingen af de analyserede udgifter ud fra, om de udbudsretslige

regler er overholdt ved kontraktindgåelsen.

Figur 3: Overholdelse af udbudsreglerne

' Udbudsregleme overholdt

S38%-

i Udbudsreglerne ikke

overholdt

Manglende dokumentation

^S!;å£^^S^^^S8i^^^^^^^S;S^S&

sysss^s^ss^^ss^^ås^^s&ssyi&ssssv.

ss Kræver yderligere Juridisk

gennemgang

For de udgifter, hvor udbudsreglerne ikke har været overholdt (de 41 pet, i figur

3) viser gennemgangen, at den største del (77 pet. af udgifterne) udgøres af kon-

trakter, som ikke har været i udbud, selvom de overskrider tærskelværdien for

udbud. Der er desuden en væsentlig del (16 pet. af udgifterne), der vedrører ind-

køb, der overskrider tærskelværdien for annoncering. Samlet set er den primære

grund til brud på reglerne, at politiet ikke har overholdt tærskelværdierne. Derud-

over burde en mindre del af udgifterne have været udbudt eller annonceret, fordi

der er tale om sammenhængende ydelser10, eller fordi der er klar grænseover-

skridende interesse11.

Sammenhængende ydelser er behandlet i afsnit 3.2.3.3.

10 De typiske kendetegn ved sammenhaøngende ydelser, er beskrevet i faktaboks 2 i

afsnit 3.2.2.3.

En kontrakt har klar grænseoverskridende interesse, hvis ordregiver vurderer, at en

virksomhed etableret i en anden medlemsstat i EU kan være interesseret i at byde på

kontrakten.

ESHSSESESBSSB

UJJJJJJJJJJJ l

Nedenstående figur 4 viser de udgifter, der har været afholdt i strid med udbuds-

reglerne fordelt efter typen af overtrædelse.

Figur 4: Overtrædelser af udbudsretlige regler*

•Sislu 12

J&^^S^^^^^^s^ilS."

'^^^^^^^^^^i^^^^

Q Overskredet tærskelværdi

for udbud

n Overskredet tærskelværdi

for annoncering

''s^s/ss^^si^^^^ss^sy&iSs;,

i Sammenhængende

ydelser

B Grænseoverskridende

Interesse

' Fordeling af de 41 pet. i figur 3.

Det er derudover belyst, hvilke typer konsulentydelser overtrædelserne af ud-

budsreglerne vedrører. Der er generelt overtrædelser vedrørende alle konsulent-

typer. IT-konsulentydelserne udgør dog beløbsmæssigt klart den største andel,

hvilket til dels skyldes, at konsulentydelserne vedrørende legacy-systememe

hører under denne gruppe.

Nedenstående figur 5 viser de udgifter, der har været afholdt i strid med udbuds-

reglerne fordelt på typen af konsulenter.

Figur 5: Overtrædelser af udbudsregler fordelt på konsulenttyper*

aUcralrc'ndor-konMilcntur

QR.i'fcKcndr T-<onsiil< nt 'r

.g;-V!',!,clT.kon<ulontc;r

BF\nr'..-lkons>ulc:ritisr ;r>i iT;

BManot:(.Tm;ntl<oii',u (i trr

.iR>1d|j.K'mdo ();.,fUKi!'t.'r,

ijrkilcktc.rnn/

;, Tlfnosiovd'-'lsoi (;]dyok,-it,

rrvi'io-niv.

^Fordeling a f de 41 pet. i figur 3.

LLLLLLLLLLLLLL

BSSSEIBSSSEISS

l de følgende afsnit uddybes yderligere karakteren af henholdsvis overskridelser-

ne af tærskelværdien for udbud, overskridelserne af tærskelværdien for annonce-

ring og manglende udbud af sammenhængende ydelser.

3.2.2.1. Overskridelse af tærskelværdierne for udbud

Gennemgangen viser, at de indkøb af konsulentydelser, der overskrider tærskel-

værdierne for udbud, overordnet kan kategoriseres i fire grupper.

Den første gruppe er konsulentydefser knyttet til legacy-systemør12. Denne type

konsulentydelser har på grund af manglende gennemsigtighed og dokumentation

af systemerne gjort det svært at skifte leverandør. Disse konsulentydelser udgør

ca. 12 pet. af de samlede undersøgte konsulentydelser eller ca. 1/3 af de konsu-

lentindkøb, hvor udbudsreglerne ikke er blevet overholdt. Særligt indgår konsu-

lentydelser vedrørende CSC- systemporteføljen med stor vægt.

Problemstillingerne vedrørende legacy-systemerne har været kendt, og der er i

foråret 2016 igangsat et arbejde med at dokumentere og udbyde Rigspolitiets

systemportefølje på en række af disse IT-systemer. Udbudsbekendgø reisen for

systemporteføljen hos CSC blev udsendt den 31. januar 2017, og det forventes,

at der kan indgås en kontrakt primo januar 2018.

På trods af, at problemstillingerne vedrørende legacy-systememe har været

kendt, og at udbudsprocessen for de pågældende systemer er igangsat, er det

valgt at inkludere konsulentydelserne vedrørende legacy-systememe i analysen,

for at få det fulde overblik over politiets indkøb af konsulentydelser.

En anden mindre gruppe er konsulentydelser, hvor udgiften ved kontraktindgåel-

se er vurderet til at ligge under tærskelværdien for udbud. De reelle udgifter til

konsulentydelserne har dog efterfølgende oversteget tærskelværdien. Der har i

den forbindelse i flere tilfælde ikke været tilstrækkelig opmærksomhed på at sikre

udbud, når det stod klart, at tærskelværdien ville blive overskredet. Disse konsu-

lentydelser udgør ca. 1 pet. af de samlede undersøgte konsulentydelser.

Den tredje gruppe er indkøb af konsulentydelser, der er omfattet af en korrekt

udbudt rammeaftale, men hvor den fastlagte proces for tildeling af leveranceafta-

le under rammeaftalen ikke er overholdt. Denne gruppe af ydelser omfatter situa-

tioner, hvor der er foretaget direkte tildeling af en kontrakt, uden at der er foreta-

get et miniudbud eller anden konkurrenceudsættelse af den pågældende leve-

rance i henhold til den i rammeaftalen fastlagte procedure. Disse konsulentydel-

ser udgør ca. 11 pet. af de samlede undersøgte konsulentydelser, svarende til

godt 1/4 af de konsulentindkøb, hvor udbudsreglerne ikke er blevet overholdt.

Nedenfor er et typisk eksempel på direkte tildeling af kontrakter, i strid med en

rammeaftale.

Er behandlet i Rigsrevis'onens rapport, "Beretning til Statsrevisorerne om statens ud-

bud af it drift og vedligehold"; Rigsrevisionen, november 2016.

LLLLLLLLLLLLLL

ESeSICHEESSSI

S'ik l .S

Eksempel 3: Direkte tildeling, i modstrid med rammeaftales procedurer

Politiet har indgået en rammeaftale på levering af en specifik type konsulent-

ydelser med 4 leverandører. Ved indkøb af specifikke konsulentydelser un-

der rammeaftalen skal der afholdes miniudbud. Der er købt konsulentydelser

ved én af leverandørerne under rammeaftalen uden forudgående miniudbud

eller anden konkurrenceudsættelse. Udgiften til konsulentydelseme vedleve-

randørerne var i alt 9,3 mio. kr. i perioden.

Endelig er der nogle kontrakter, der muligvis kan undtages fra udbud, enten fordi

ydelsen er underlagt forsvars- og sikkerhedsdirektivet , og derved bl.a. er under-

lagt en højere tærskelværdi, eller fordi der er tale om en eneleverandørsituation.

Der har dog ikke i alle tilfælde været dokumentation for undtagelse fra udbuds-

pligten, l de tilfælde er indkøbene af konsulentydelser blevet vurderet til at være

udbudspligtige. Det er sandsynligt, at flere af disse konsulentydelser vil være

undtaget fra udbud, hvis den korrekte dokumentation blev udarbejdet. Disse kon-

sulentydelser udgør ca. 4 pet. af de samlede undersøgte konsulentydelser, og ca.

10 pet. af de konsulentindkøb, hvor udbudsreglerne ikke er blevet overholdt.

Eksempel 4: Potentiel eneleverandørsituation

Rigspolitiet har i den undersøgte periode indkøbt konsulentydelser for 4,0 mio,

kr. hos en konkret leverandør. De indkøbie ydelser har en helt særlig karakter,

som ud fra det oplyste, reelt kun kan leveres af pågældende leverandør. Der er i

det konkrete tilfælde derfor muligvis en eneleverandørsituation. Dette er dog

ikke dokumenteret, og aftalen er derfor vurderet til at være indgået i strid med

udbudsreglerne.

3.2.2.2. Overskridelse af tærskelværdierne for annoncering

Nedenfor gennemgås nogle af de problemstillinger og tendenser, der har knyttet

sig til de indkøb, hvor politiet ikke har overholdt tærskelværdierne for annonce-

ring.

Gennemgangen viser, at der i flere tilfælde har været tale om indkøb, hvor det

ved kontraktindgåelse var vurderet, at udgiften til konsulentydelsen ville ligge

under tærskelværdien for annoncering. De reelle udgifter til konsulentydelserne

har dog efterfølgende oversteget tærskelværdien.

Der har i den forbindelse ikke været tilstrækkelig opmærksomhed på at sikre an-

noncering, når det stod klart, at tærskelværdien ville blive overskredet, og at den

pågældende ydelse var annonceringspligtig. De konsulentudgifter, der overskri-

'BEKnr 892 af 17/08/2011.

IIIIIIIISIHH

LLLLLLLLLLLLLL

der tærskelværdierne for annoncering udgør i alt 7 pet. af de samlede undersøgte

konsulentudgifter og ca. 16 pet. af de konsulentindkøb, hvor udbudsregleme ikke

er blevet overholdt,

Kule l'.

l nedenstående figur 6 ses en fordeling af de indgåede kontrakter på kontraktbe-

løb mellem 0,3 mio. kr. og 1,1 mio. kr. Der er indgået en relativt stor andel kon-

trakter med kontraktbeløb lige under tærskelværdien for annoncering.

Figur 6: Fordeling af kontrakt efter kontraktsum

^...

.._,__..,....

16 j.. ^..—-.

14 j -

s10

(fl

^ ^- ^- ^- <^' <,<?' ^' ^' ^' \<?' ^''^'"<^"^''

1.000 kr. (løbende priser)'

y ^ ^ ^ ^ <,<? ^ fc<p ^ ^ ^ ^ ^ <^

3.2.2.3. Sammenhængende ydelser

Faktaboksen nedenfor beskriver de typiske kendetegn for sammenhængende

ydelser:

Faktaboks 2: Sammenhængende ydelser

,14

Selv om det enkelte indkøb ikke overskrider tærskelværdierne, skal der fore-

tages konkurrenceudsættelse/udbud, hvis der er tale om sammenhængende

ydelser. Sammenhængende ydelser er typisk karakteriseret ved:

® ensartede ydelser

r gentagne ydelser

« tidsmæssigt sammenhængende ydelser

• eller hvis kontrakterne tjener at nå det samme mål.

Delanalysen viser, at de konsulentydelser, der er vurderet som sammenhængen-

de ydelser, primært vedrører indkøb af konsulentydelser i forbindelse med større

projekter, l disse tilfælde er der i forbindelse med samme projekt indgået flere

kontrakter om leverance af konsulentydelser hos samme leverandør. Kontrakter-

ne er for eksempel opdelt efter faserne i projektet, og hver kontrakt har et kon-

traktbetøb under tærskelværdien. Del har været en fejlagtig accepteret praksis at

l vurderingen af sammenhængende ydelser, er der taget udgangspunkt i Kammerad-

vokalens notat af 25, august 2016; "Vurdering af Koncernsarvfces redegørelse!' ( 25. juli

2016).

iiiiiiiiiima

LUJJJUJJJJJ l

foretage opdeling af konsulentydelser i forhold til ydelsens karakter og tidsmæs-

sige forskydning. Nogle af disse ydelser burde have været set i sammenhæng og

udbudt eller annonceret, når det stod klart, at konsulentudgifteme samlet ville

overstige tærskelværdierne, l alt udgør de sammenhængende ydelser ca. 6 pet.

af de samlede undersøgte konsufentudgifter (se figur 4).

Nedenfor er et eksempel på overskridelse af tærskelværdien for annoncering ved

sammenhængende ydelser:

Eksempel 5: Manglende annoncering ved sammenhængende ydelser

Der er i 2015 indgået en række aftaler om konsulentydelser hos en bestemt

leverandør. Kontrsktbeløbet for hver enkelt aftale lå under tærskelværdien

for annoncering, men det samlede indkøb udgjorde ca. 800.000 kr.

Konsulentydelserne burde være betragtet som sammenhængende ydelser,

da der var tåle om meget ensartede ydelser. Det samlede indkøb burde der-

for have været annonceret

Der er desuden set enkelte eksempler på, at der flere år i træk er indgået årlige

kontrakter med et kontraktbeløb under tærskelværdien hos samme leverandør

vedrørende enslydende ydelser. Disse ydelser burde have været set i sammen-

hæng og udbudt, når det stod klart, at der fortsat var behov for konsulentydelser.

Et eksempel på, at politiet har undladt at udbyde sammenhængende ydelser, der

samlet oversteg udbudsgrænsen, er Rigspolitiets engagement med konsulent-

virksomhederne Just training, Dynamic Approach og konsulentgruppen Strand-

gade, der har været genstand for presseomtale i dagbladet BT. l nedenstående

case redegøres for den samlede status for engagmentet med især Konsulent-

gruppen Strandgade frem til september 2016.

11111111111111

LLLLLLLLLLLLLL

Case: Indkøb af konsulentydelser i Rigspolitiets afdeling for Koncernserviee

/ forlængelse af en række kritiske artikler i dagbladet BT om brugen af konsulentvirk-

somhederne Just Training og Dynamic Approach i forsommeren 2016 udarbejdede

Rigspolitiets Koncernservice den 25, juli 2016 en intern redegørelse for forløbet.

Kammeradvokatens vurdering af 25. august 2016 var, at en stor del af aftalerne med

de to konsuløntvirkBomfwder burde hav6 været udbudt, fordi der var tale om sarn-

menhængønde ydelser. Samtidig var der i flere tilfælde sket forudbetaling.

/ Rigspolitiets redegørelse af 25. juli 2016 er anført, at to kontrakter, som var Indgået

med Konsulentgruppen Strandgade, oversteg den udbudspligtige betøbsgrænse. På

baggrund af Kammeradvokatens vurdering af redegørelsen, konstaterede Rigspoliti-

et, at der ved indkøb af ydelser fra Konsulentgruppen Strandgade forelå samme pro-

blemstilling i form af manglende udbud, som var identincerøt ved de to konsulentfir-

maerjust training og Dynamic Approach.

Koncemservice har i perioden fra 2011 fil 2013 indgået l alt 52 aftaler, der omfatter

Konsulentgruppen Strandgade som direkte kontraktpart. l perioden er der udbetalt ca.

23,3 mio. kr. til konsulentvirksomheden. Ingen af de indgåede kontrakter har været i

udbud. På baggrund af Kammeradvokatsns vurdering af Koncernservices redegørel-

se vurderes det, at kontrakterne burde have været i udbud, fordi der var tale om

sammenhængende ydelser.

Mi Y:

Der er samtidig sket forudbetaling i 8 af de 52 kontrakter til et samlet beløb på 3,3 |

mio. kr.

/ penioden fra 2014 til 2016 har Koncefnssrvice indgået i alt 20 aftaler med Konsu-

lentgruppen Strandgade enten som direkte kontraktpart eller som del af et konsorti-

um, der har indgået rammekontrakt med SKI. Den samledB kontraktsum udgør 27,8

mlp. kr. Udbudspllgten er afløftetfor S af 20 aftaler. Beløbsmæssigt ar dsr dog tale

om, at udbudspllgten er afløftet for 22^9 mlo.kr.af den samlede kontraktsum på 27,8

mlo. kr. svarendQ til 85 % af kontraktsummen.

Gasen er baseret på:

• Rigspolitiets "Redegørelse for Koncemservices samarbejde med konsulentvirk-

somhederne Dynamic Approach og Just trainlng i periodøn 2011 og frem"

• Kammeradvokatens notat: "Vurdering af Koncernservices redegørelse' (25. Juli

2016)

» Opgørelser fra Rigspolitiets afdeling for Koncernservlce om engagement med de

pågældende leverandører.

11111111111111

LLLLLLLLLLLLLL

,S du IX

3.3. Overholder politiet de interne retningslinjer?

l undersøgelsen er det vurderet, om politiets interne retningslinjer for konsulent-

indkøb har været fulgt i forbindelse med indkøb af konsulentydelser. Politiets ret-

ningslinjer for indkøb af konsulentydelser blev indført i 2014 blandt andet for at

understøtte, at politiets indkøb af konsulentydelser skulle foretages i overens-

stemmelse med udbudsreglerne. Det er derfor væsentligt at undersøge, om poli-

tiets interne retningslinjer har været anvendt ved indkøb af konsulentydelser.

Der er i delanalysen foretaget øn kontrol af, om de indgåede kontrakter er under-

skrevet af en medarbejder, der er bemyndiget til at indgå kontrakter på vegne af

dansk politi. Delanalysen har vist, at kontrakterne i næsten alle tilfælde er under-

skrevet af en dertil bemyndiget. Der er i delanalysen kun konstateret meget få

tilfælde af, at kontrakterne er godkendt af en medarbejder uden rette bemyndi-

gelsesniveau.

l delanalysen er det desuden blevet undersøgt, om Koncernindkøb har været

involveret i forbindelse med indkøb af konsulentydelserne. Delanalysen har vist,

at Koncernindkøb særligt har været involveret i de større konsutentindkøb, mens

Koncernindkøb i mindre grad har været involveret i de mindre konsulentindkøb.

l forbindelse med indførelsen af de nye retningslinjer for indgåelse af konsulent-

indkøb blev det besluttet, at der ved indkøb af konsulentydelser skal udfyldes et

obligatorisk bilag som beslutningsgrundlag for konsulentindkøbet. Bilaget skal

dokumentere, at det er nødvendigt at indhente konsulentbistand, samt at der er

taget stilling til, om ydelsen forventes at overstige 500.000 kr. Der foretages des-

uden en vurdering af kvaliteten af de udfyldte bilag.

Delanalysen har vist, at bilaget i særlig grad er udfyldt ved indgåelse af aftaler om

større konsulentindkøb, og at det i mindre grad har været udfyldt i forbindelse

med indkøb af mindre konsulentydelser.

Samlet set vurderes det, at politiet ikke i tilstrækkeligt omfang har fulgt de interne

retningslinjer ved indgåelse af kontrakter om konsulentydelser.

iiiiiiiiiiiiai

LLLLLLLLLLLLLL

Appendiks: Analysedesign

Som grundlag for analysen er der taget udgangspunkt i Rigspolitiets og alle poli-

tikredses udgifter til konsulentydelser i perioden 1. januar 201 5 - 30. september

2016. Denne periode er valgt, fordi formålet med analysen er at undersøge den

nuværende praksis for indkøb af konsulentydelser. Desuden indførte Rigspolitiet

nye retningslinjer for indkøb af konsulenter i juni 2014. Retningslinjerne har såle-

des været fuldt implementeret i 2015 og 2016.

Den nærmere gennemgang i analysen omfatter alle udgifter, der overstiger

500.000 kr. pr. leverandør i den udvalgte periode, hvilket svarer til ca. 87 pet. af

s du l y

de samlede udgifter til konsulentydelser i perioden.

Udgifterne pr. leverandør er blevet opdelt på de forretningsansvarlige områder i

Rigspolitiet og politikredsene. Disse har skullet redegøre for de kontraktsmæssi-

ge og udbudsrettige forhold vedrørende de afholdte udgifterne, samt indsende

tilhørende dokumentation til Rigspolitiets controllersektion, der med bistand fra

Koncernindkøb har vurderet det indsendte materiale.

Materialet er gennemgået ud fra fastsatte kriterier, der fremgår af nedenstående

boks:

Kriterier for vurdering af indkøb af konsulentydelser:

Foreligger der dokumentation for kontraktindgåelsen på de afholdte udgif-

ter?

Er konkurrencereglerne overholdt ved kontraktindgåelsen?

- ud fra følgende parametre:

o Er der afholdt udbud ved udgifter, der overskrider EU's tærskel-

værdi for udbud?

o Er der afholdt annoncering ved udgifter, der overskrider tærskel-

værdien for annoncering?

o Er der afholdt annoncering ved udgifter med grænseoverskridende

interesse?

o Er der afholdt annoncering eller udbud ved sammenhængende

ydelser, der tilsammen overskrider tærskelværdierne?

o Er eventuelle fritagelser fra udbudspligten dokumenteret?

Det er desuden vurderet, om politiets interne retningslinjer for indkøb af konsu-

lentydelser er blevet overholdt ved indgåelse af kontrakter om konsulentydelser.

Kriterierne for at vurdere om politiets interne retningslinjer er overholdt fremgår af

nedenstående boks:

16 Til udvælgelse af konsutentydelser er der taget udgangspunkt i Finansministeriets ind-

købskategorier for konsulentydelser.

SISeSSEIEEEISE

LLLLLLLLLLLLLL

Kriterier for vurdering af overholdelse af politiets retningslinjer for konsu-

lentindkøb:

Er kontrakten underskrevet af en dertil bemyndiget?

Er Koncernindkøb blevet kontaktet ved kontraktindgåelsen?

Er der ved kontraktindgåelse udfyldt et bilag med begrundelse for konsu-

>Sidu 2(1

lentindkøbet?

Afgrænsning

l analysens kommissorium var et af formålene med analysen at kontrollere, om

der er etableret fornuftige forretningsgange til opfølgning på leverede konsulent-

ydelser, l løbet af arbejdet med analysen blev det klart, at det var mere relevant i

denne sammenhæng at undersøge, om der er tilstrækkelig dokumentation vedrø-

rende indkøb af konsulentydelserne. Undersøgelsen af forretningsgangene er

derfor blevet erstattet af en undersøgelse af dokumentation af konsulentindkøbe-

ne.

Analysen indeholder indkøb af konsulentydelser i perioden 1. januar 2015 - 30.

september 2016. Det indebærer, at der er væsentligt flere udgifter i 2015 end i

2016, hvorfor sammenligninger mellem de 2 år skal tolkes med varsomhed. Des-

uden vil overholdelse af de udbudsretlige regler for kontrakter indgået i 2016 i

flere tilfælde ikke kunne vurderes endeligt endnu, da de projekter, konsulentydel-

serne er indkøbt i forbindelse med, ikke er afsluttet endnu.

Analysen er foretaget på baggrund af informationer og dokumentation indsendt

fra Rigspolitiets forretningsansvarlige områder og politikredse. Dokumentationen

er blevet gennemgået ud fra ovennævnte fastsatte kriterier. Der er i analysen

foretaget en vurdering af konkurrenceudsættelsen af hver enkelt kontrakt på

baggrund af den modtagne dokumentation. Der har været enkelte kontrakter,

hvor en nærmere juridisk analyse af konsulentydelsernes indhold sandsynligvis

ville kunne ændre på vurderingerne af kontrakten. Dette gør sig særligt gældende

for vurderingen af, om der er sammenhængende ydelser. Inden for rammerne af

denne analyse vil der derfor være en vis usikkerhed ved vurderingen af enkelte

kontrakter, men samlet vurderes det ikke at påvirke validiteten af de overordnede

konklusioner af analysen.

11111111111111

LLLLLLLLLLLLLL

liitl.'2S

Bilag 1 Retningslinjer for indkøb af konsulentydelser17

1. Politik for indkøb af konsulentydelser

Anvendelse af konsulenter (managementkonsulenter, tekniske konsulenter og IT

konsulenter) til løsning af opgaver i dansk politi bør i hvert enkelt tilfælde baseres

på forudgående overvejelser, om opgaven mest hensigtsmæssigt løses af eks-

terne konsulenter eller ved brug af egne medarbejdere.

Opgaven skal løses billigst muligt med den rette kvalitet, og omkostningerne

skal vurderes i et flerårigt perspektiv. Anvendelse af eksterne konsulenter i

opgaveløsningen skal endvidere ske under hensyntagen til behovet for opbyg-

ning af relevante interne kompetencer, så afhængigheden af eksterne konsu-

lenter mindskes i muligt omfang.

For at leve op til Rigsrevisionens anbefalinger er det besluttet, at beslutnings-

grundlaget for køb af eksterne konsulentydelser, der overstiger 100.000 kr.,

skal dokumenteres og journalJseres. Dette gøres ved at udfylde bilag 2: Be-

slutningsgrundlag for indkøb af konsulentydelser. Konsulentindkøb op til 100.000

kr. kan dokumenteres på anden vis, men det anbefales at anvende vedlagte bilag

Såfremt der er indgået rammeaftaler på et givet område, skal rammeaftalerne i

videst muligt omfang anvendes,

Alle anskaffelser af konsulentydelser skal ske i henhold til disse retningslinjer

med henblik på at sikre, at dansk politi indkøber konsulentydelser i overens-

stemmelse med god praksis.

Tidligere medarbejdere bør som hovedregel ikke benyttes som eksterne konsu-

lenter, ligesom vedvarende opgaveløsning med eksterne konsulenter kun bør

ske, hvor der er tale om en strategisk beslutning om løsning af opgaver på denne

måde.

Retningslinjerne omfatter Rigspolitiet, kredsene (inkl. Grønland og Færøerne) og

PET. DCA er ikke omfattet af nærværende retningslinjer.

Indkøb af tolke-, advokat- (Kammeradvokaten) og evt. revisionsydelser, fore-

dragsholdere, uddannelse og undervisningsydelser er ikke omfattet af nærvæ-

rende retningslinjer for indkøb af eksterne konsulenter, l tvivlstilfælde bør Kon-

cernindkøb kontaktes.

Denne version af retningsllnerne er opdateret i overensstemmelse med udbudsloven,

der trådte i kraft 1. januar 2016.

LLLLLLLLLLLLLL

11111111111111

2. Retningslinjer for indkøb af eksterne konsulenter

Indkøb af ekstern konsulentbistand skal ske i henhold til nærværende retningslin-

jer, hvilket sikrer overholdelse af gældende udbuds- og konkurrenceretlig lovgiv-

ning. Endvidere sikres det, at konsulenter indkøbes til en konkurrencedygtig pris,

samt at konsulenternes tid anvendes så effektivt som muligt i forhold til den eller

de opgave(r), der skal løses.

Den ansvarlige opdragsgiver for et konsulentindkøb skal som hovedregel:

1. Overholde de lovgivningsmæssige rammer for indkøb af konsulentydel-

ser.

S'iitf 22

2. l videst muligt omfang anvende de rammeaftaler politiet har indgået.

3. Anvende politiets standardkontrakt for indkøb af konsulentydelser.

4. Følge op på konsulentens leverancer.

5. Dokumentere og journalisere baggrund og behov for konsulentindkøbet

ved at udfylde bilag 2: Beslutningsgrundlag for køb af konsulenter.

Punkt 1-5 uddybes i de efterfølgende afsnit. Endvidere vedlægges, som hjælp til

opdragsgiver, beslutningstræ for indkøb af konsulentydelser i Bilag 4.

3. Lovgivningsmæssige rammer for indkøb af konsulentydelser

Som offentlig myndighed er Rigspolitiet underlagt reglerne i Statens Indkøbscir-

kulære18, der har til formål at sikre den videre udvikling, professionalisering og

effektivisering af statens indkøbsprocesser.

De almindelige forvaltningsretlige regler indebærer, at den ansvarlige opdragsgi-

ver skal handle sagligt og økonomisk forsvarligt ved gennemførelsen af en ind-

købsproces. Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning indebærer, at op-

dragsgiver har en forpligtelse til at forvisse sig om, at den konsulent, som får afta-

len, også kan levere på den bedste og billigste måde.

Indkøb af konsulentydelser er omfattet af udbudsloven. l forhold til udbudsloven

gælder forskellige procedurer for indkøb af konsulenter, afhængig af den kom-

mende kontrakts værdi og grænseoverskridende interesse.

l oversigtsform gælder følgende:

' h(tps://www.re(sinformation.dk/Forms/R0710,aKpx?id=140826

EEIESeSSSISSSB

LLLLLLLLLLLLU

Klar grænseoverskridende interesse

Ikke klar greaneeoverskridende interosse.

Markedsmæssige vilkår

Markedsafdækning, herunder evt. an-

Ir n

< 998.019kr,

> 500.000 kr.

noncering

Annonceringspligt

Fastlæggelse af procedure for tildeling

og one^onng til potffniislle tiSbudsglve-

re om denne

Evt. procedure for forhandling

Almindelige forvaltnlngsrellige prindp-

per

Almindelige forvaltningsrettige princip-

per:

Princippet om saglig (orvaHnlng

Forbud mod varetagelse a f private

hensyn

Fastlægge kriterier for tildeling

Underretningspligt om llldelmgsbeslut-

< 500.000 kr.

ning og efter snmadning om begrun-

delsen herfor

Ligebehandllngsprincippet

Forsvarlig økonomisk forvaltning

Proportionalilstsprindppet

Selvom en kontrakt kan deles op i mindre dele, kan sammenhængen mellem

kontrakterne betyde, at det er den samlede kontraktvolumen, der er afgørende,

og dermed den, der skal lægges til grund, når kontraktsummen beregnes.

Kontrakternes værdi skal typisk sammenlægges, hvis der er tale om ensartede

og gentagne ydelser, eller hvis kontrakterne tjener at nå det samme mål. Dette

gælder uanset, om kontrakterne er spredt geografisk, organisatorisk eller tids-

mæssigt.

Ved tvivl om en kontrakt har klar grænseoverskridende interesse, eller hvorvidt

en kontrakt kan opdeles, bør Koncernindkøb kontaktes.

4. Anvendelse af rammeaftaler

Ved indkøb af konsulentydelser er det vigtigt, at transaktionsomkostningerne re-

duceres mest muligt, hvorfor rammeaftaler indgået af Rigspolitiet eller Staten og

Kommunernes Indkøbsservice (SKI) mv. i videst mulige omfang skal anvendes.

Er du i tvivl om, hvorvidt der er indgået rammeaftaler for det konsulentindkøb, du

ønsker at foretage, kan Koncernindkøb kontaktes på kos-

[email protected]

5. Anvendelse af politiets standardkontrakt

Alle aftaler om konsulentydelser skal foreligge skriftligt og indeholde en klar regu-

lering af leverancernes omfang, tid, pris, sædvanlig aftalemæssig regulering

f.eks. i form af betalings- og ændringsbestemmelser samt misligholdelsesbeføjel-

ser. Indgåelse af aftaler, der ikke er omfattet af udbuds- og annonceringsforplig-

teisen jf. pkt. 3 og ikke er karakteriseret ved at være komplekse og længereva-

rende, kan ske ved anvendelse af standardkontrakten i Bilag 3.

IS191111111HB

LLLLLLLLLLLLLL

Af styringsmæssige hensyn, samt et ønske om at opretholde en vis ensartethed i

Rigspolitiets kontraktportefølje, bør der ikke foretages væsentlige ændringer i

standardkontrakten uden forudgående inddragelse af Koncernindkøb.

Underskriver af kontrakten skal være bemyndiget i henhold til bemyndigelsesli-

sten19.

Side 24

6. Opfølgning på konsulentens leverancer

Kontrakten skal regulere, i hvilket omfang leverandøren forpligtes til at afholde

statusmøder, sikre videnoverdragelse og indgå i andre aktiviteter, som støtter

politiets forpligtelse til at foretage opfølgning på konsulentindkøbet. Ved anven-

delse af standardkontrakten i Bilag 3, beskrives dette under "kundens opgavebe-

skrivelse" (bilag 1 til standardkontrakten).

Under opgaveløsningen skal opfølgning ske via løbende leverance- og kvalitets-

sikring. Det skal kontrolleres, at konsulentydelserne leveres i rette tid og af aftalt

kvalitet, samt at erfaring med konsulentens ydelser opsamles og benyttes i for-

hold til fremtidige indkøb af eksterne konsulentydelser.

Ansvaret, for at opfølgning sker, påhviler opdragsgiver.

7. Dokumentering og journalisering af baggrund og behov for

køb af ekstern konsulentbistand

Som overvejende hovedregel må der kun anvendes ekstern konsulentbistand,

hvis der er påvist et konkret behov, som man i dansk politi ikke selv kan eller vil

løse med egne medarbejdere. Derfor skal alle overvejelser omkring konsulent-

indkøbet dokumenteres ved at udfylde et beslutningsgrundlag forud for indkøbet.

Dette gøres ved at udfylde bilag 2: Beslutningsgrundlag for køb af konsulent-

ydelser.

Nedenstående er listet de punkter, der skal udfyldes i bilag 2.

7.1. Beskrivelse af opgaven som en konsulent skal løse

l forhold tit Rigsrevisionens anbefalinger om at dokumentere konsuientindkøbet^,

er det nødvendigt at beskrive, hvilken opgave konsulenten forventes at løse,her-

under hvor projektet er forankret, hvornår det forventes at starte op/afsluttes samt

det forventede tidsforbrug.

7.2. Opfølgning på opgaven

http;//web/Bemyndigelse/defauIt,aspx

20 Rigsrevisionen finder, at det er væsentligt, at virksomhederne dokumenterer væsentl ge bestutnir'ger og disposltio-

ner. Dokumentationen af konsulenlfndkebet skal sikre, at der foretages grundige faglige og økonomiiKp overvejelser

forud for indkøbet, og at beslutninger og dispositioner vedrørende købet er tilgængelifle, f.eks. hvis nye medarbejdere

skal kunne f.nde t-lbage i sagens h'-storik, hvis der anmodes om aktindsigt, eller hvis en klage vedrørende virksomheden«,

køb indbringes for Klagenaevnet for Udbud (Rigsrevisionens rapport 3014)

.„„„.......

l forhold til at sikre, at konsulentens tid anvendes mest hensigtsmæssigt, skal der

løbende følges op på konsulentens leverancer. Derfor skal det dokumenteres,

hvorledes den ansvarlige opdragsgiver påtænker at følge op på konsulentaftalen,

samt hvorledes dette bliver dokumenteret. Dernæst skal det beskrives, hvorledes

købet skal evalueres i forhold til at opsamle erfaringer med den anvendte konsu-

lent.

7.3. Forankring af konsulents viden i organisationen

Konsulenten oparbejder en betydelig viden gennem opgaveløsningen, og det

skal derfor overvejes og dokumenteres, hvorledes konsulentens viden, metoder

og værktøjer forankres i organisationen, samt hvilke medarbejdere/afdeling viden

skal overdrages til.

7.4. Årsag til køb af konsulenter

Konsulentopgaven skal løses billigst muligt med den rette kvalitet, og omkostnin-

gerne skal vurderes i et flerårigt perspektiv. Derfor skal den ansvarlige for et

kommende konsulentindkøb vurdere, om det er mere relevant at opbygge den

konkrete kompetence internt, så afhængigheden af eksterne konsulenter mind-

skes i muligt omfang over tid.

Et behov for køb af ekstern konsulentbistand skal kunne kategoriseres under en

af nedenstående 4 kategorier:

e Opgaven kan kun løses, hvis der gøres brug af en ekstern konsulent

Typisk i tilfælde af, at tredjemands uafhængige vurdering er påkrævet.

e Manglende kompetence, som ikke skal opbygges

Opgaven ligger uden for afdelingens kemekompetenceområde, og der er ikke

andre interne ressourcer, der kan løse opgaven.

• Manglende kompetence, som på sigt skal opbygges

Kompetencen erpt. ikke tilstede i organisationen, og opgaven kan ikke vente på,

at kompetencen bliver opbygget i politiet.

8 Manglende tid

Kompetencen er tilstede, men opgaven har et omfang eller en hastende karakter,

som bevirker, at opgaven ikke kan løftes af egne kompetencer inden for tids-

rammen.

11111111111111

LLLLLLLLLLLLLL

7.5. Baggrund for aftaleindgåelse sltk •'(

Kontraktens størrelse, markedsforhold og kontraktens varighed er alle parametre,

der har indflydelse på den kommende aftaleindgåelsen. Derfor skal den ansvarli-

ge for konsulentkøbet dokumentere opgavens omfang, den kommende kontakt-

sum, om opgaven har grænseoverskridende interesse og om hvilke rammeafta-

ler, der påtænkes anvendt,

l tilfælde hvor kontraktsummen overstiger 500.000, bør den ansvarlige for konsu-

lentkøbet altid kontakte Koncernindkøb og søge rådgivning omkring aftaleindgé-

else.

Bilag 2: Beslutningsgrundlaget for konsulentindkøb, den underskrevne kontrakt

for konsulentindkøbet (Bilag 3) samt materialer relateret tit annoncering, udbud

eller tilbudsindhentelse skal journaliseres i henhold til de relevante retningslinjer

og opbevares på en sag.

Ved konsulentindkøb på over kr. 500.000 skal bilag 2 og 3 endvidere indsendes

til Koncernindkøb: [email protected].

Kontakt til Koncernindkøb kan ske pr. mail; [email protected]. eller

pr. telefon til sektionsleder Lars Krat 2546 2311.

Wiiiiiiilim

LLLLLLLLLLLLLL