REU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 404: Spm. om der efter lovgivningen skal udarbejdes telefonnotat i en situation, hvor en myndighed orienterer om manglende lovhjemmel for en anden myndigheds forestående indsats, til justitsministeren

Retsudvalget 2020-21
REU Alm.del
Offentligt

Folketinget

Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

DK Danmark

Slotshmgade1026Købnv.TF

w.justimnerdk

[email protected]

+4572680391

Dato:

Kontor:

22. december 2020

Stats- og Menneskerets-

kontoret

Sagsbeh: Henrik Overgaard Mor-

sing

Sagsnr.: 2020-0030-5288

Dok.:

1758154

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 377 (Alm. del), som Folketin-

gets Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 11. december 2020.

Spørgsmålet er stillet efter ønske fra Naser Khader (KF).

Nick Hækkerup

Henrik Skovgaard-Petersen

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

REU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 404: Spm. om der efter lovgivningen skal udarbejdes telefonnotat i en situation, hvor en myndighed orienterer om manglende lovhjemmel for en anden myndigheds forestående indsats, til justitsministeren

Spørgsmål nr. 377 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:

”Vil ministeren som opfølgning på samrådet den 9. december

2020 om politiets actioncards, jf. samrådsspm. N, O og R, udar-

bejde et notat, der uddybende beskriver, hvorvidt der var notat-

pligt hos Rigspolitiet og/eller Justitsministeriet for så vidt angår

telefonsamtalen mellem Rigspolitiet og Justitsministeriets de-

partement den 5. november 2020? Notatet skal også tage speci-

fik højde for Folketingets Ombudsmandens udtalelser vedrø-

rende myndigheders notatpligt.”

Svar:

Om notatpligten kan Justitsministeriet generelt oplyse, at det følger af

offentlighedslovens § 13, stk. 1 og 2, at en myndighed i afgørelsessager un-

der visse betingelser er forpligtet til at gøre notat om oplysninger, som den

mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med.

Notatpligten efter offentlighedslovens § 13 gælder som nævnt alene for af-

gørelsessager, dvs. hvor en myndighed f.eks. skal træffe afgørelse om at til-

dele en ydelse, en tilladelse eller lignende.

Det forvaltningsretlige afgørelsesbegreb afgrænses traditionelt ved, at der

skal være tale om en retsakt (udtalelse) fra en offentlig myndighed, som ud-

stedes på offentligretligt grundlag, som går ud på ensidigt at bestemme, hvad

der er eller skal være gældende ret, og som retter sig mod eksterne modta-

gere (i modsætning til internt mod myndigheden selv). Det kan tilføjes, at

der

–

hvis der er tale om en afgørelsessag

–

som udgangspunkt ikke gælder

bestemte formkrav til afgørelsens meddelelse. En afgørelse kan således i

princippet meddeles både skriftligt og mundtligt. Det kan dog efter omstæn-

dighederne følge af god sagsbehandlings- og forvaltningsskik, at afgørelsen

bør meddeles skriftligt.

Den ovennævnte notatpligt efter offentlighedslovens § 13, stk. 1, indtræder,

når myndigheden skal træffe afgørelse i den pågældende sag, som oplysnin-

gerne vedrører (afgørelsessag), og der er tale om oplysninger, som vedrører

afgørelsessagens faktiske grundlag, eller om eksterne faglige vurderinger,

de pågældende oplysninger eller vurderinger er af betydning for sagens af-

gørelse, og oplysningerne eller vurderingerne ikke i øvrigt fremgår af sagens

dokumenter.

Efter § 13, stk. 2, er en myndighed endvidere forpligtet til at tage notat om

væsentlige sagsekspeditionsskridt i afgørelsessager, når sagsekspeditions-

skridtet ikke fremgår af sagens dokumenter.

Det er ikke muligt generelt at fastlægge, hvornår et sagsekspeditionsskridt i

en afgørelsessag skal betragtes som væsentligt. Det må således bero på en

konkret vurdering i det enkelte tilfælde, jf. Justitsministeriets vejledning om

lov om offentlighed i forvaltningen, pkt. 14.5. I vejledningen nævnes som

eksempel på et sagsekspeditionsskridt, der i almindelighed må betragtes

som væsentligt og derfor skal noteres, det tilfælde, hvor en myndighed med-

deler en afgørelse mundtligt.

Notatpligten efter offentlighedslovens § 13 gælder som beskrevet ovenfor

alene for afgørelsessager.

Der gælder imidlertid også på ulovbestemt grundlag en notatpligt i visse

andre sager. Der kan i den forbindelse henvises til Niels Fenger, Forvalt-

ningsloven med kommentarer (2. udgave, 2020), side 351 f., hvoraf bl.a.

følgende fremgår:

”Den lovbestemte notatpligt efter offentlighedslovens § 13 er –

ligesom forvaltningsloven

–

begrænset til afgørelsessager. Det

følger imidlertid af tilsvarende principper på ulovbestemt

grundlag, at der også i forhold til andre sager må gøres notat om

væsentlige sagsoplysnings- og ekspeditionsskridt, såfremt de

pågældende oplysninger ikke fremgår af sagens akter i øvrigt.

Dette krav gælder såvel oplysninger, som myndigheden modta-

ger udefra, som myndighedens egne sagsbehandlingsskridt. Se

hertil FOB 2001.117, FOB 2006.644, FOB 2010 4-1, FOB

2018-28

Offentlighedskommissionens

betænkning

1510/2009, s. 412 ff. og 419 ff.

Denne almindelige ulovbestemte retsgrundsætning om notat-

pligt angår ikke al virksomhed, som den offentlige forvaltning

udøver. Indtil nu har retsgrundsætningen været anvendt på »tra-

ditionelle« administrative sager, der

–

uden at være afgørelses-

sager

–

dog har en vis indgribende og væsentlig betydning for

borgeren, og hvor der er særlig grund til at stille krav om, at der

tages notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt. Henset hertil

–

og til de praktiske forhold omkring forskellige former for fak-

tisk forvaltningsvirksomhed

–

er det nærliggende at antage, at

notatpligten på uskrevet grundlag ikke gælder i samme omfang

for al forvaltningsvirksomhed, jf. Offentlighedskommissionens

betænkning 1510/2009, s. 421 f, FOB 2016-41 og Mohammad

Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 2. udg., s. 317

ff.”

Om notatpligten i mere generelle sager anføres i Mohammad Ahsan, Offent-

lighedsloven med kommentarer (2. udgave, 2020), side 304, følgende:

”Der

er i forskellige sammenhænge rejst spørgsmål om, hvor-

vidt

notatpligten er tilsidesat i mere generelle (politiske) sager.

I den forbindelse bemærkes, at de pågældende sager typisk ikke

vil have karakter af afgørelsessager, og notatpligten efter § 13,

stk. 1 og 2, vil allerede af den grund ikke gælde for disse sager.

Det samme gælder notatpligten efter den ulovbestemte rets-

grundsætning herom, da den alene gælder i forhold til »traditio-

nelle« administrative sager, der har en vis indgribende og væ-

sentlig betydning for borgeren, og hvor der er særlig grund til at

stille krav om, at der tages notat om væsentlige sagsekspediti-

onsskridt

[…]. Tilbage står herefter blot, om det følger af prin-

cipperne om god forvaltningsskik, at der skal tages notat af væ-

sentlige sagsekspeditionsskridt eller lignende i sådanne gene-

relle (politiske) sager. Det kan i almindelighed ikke antages at

være tilfældet, da notatpligten efter god forvaltningsskik navn-

lig hviler på et synspunkt om, at der skal skabes et tillidsforhold

mellem borgeren og forvaltningen

–

hvilket forhold typisk ikke

foreligger i politiske sager

–

og et sådant tillidsforhold skabes

bl.a. ved, at forvaltningen sikrer sig bevis og herved undgår tvivl

om, hvad der er foregået og sagt i en foreliggende sag. Det kan

dog ikke afvises, at hensynet til at sikre sig dokumentation for,

hvad der er foregået i en generel (politisk) sag, efter omstændig-

hederne i særlige tilfælde kan bevirke, at der bør tages et notat

herom efter principperne om god forvaltningsskik.”

Om pligten til at tage notat efter god forvaltningsskik anføres endvidere i

Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer (2. udgave,

2020), side 319 f., følgende:

”Ved siden af notatpligten efter § 13, stk. 1 og 2, samt anven-

delsesområdet for den ulovbestemte retsgrundsætning om notat-

pligt, følger det af god forvaltningsskik, at en myndighed bør

notere visse oplysninger ned. Dette skyldes hensynet til, at for-

valtningen sørger for, at der skabes et tillidsforhold mellem bor-

geren og forvaltningen, og et sådant tillidsforhold skabes bl.a.

ved, at forvaltningen sikrer sig bevis og herved undgår tvivl om,

hvad der er foregået og sagt i en foreliggende sag, jf. bl.a. be-

tænkning nr. 1510/2009, side 426 f.

[…]

Der synes dog

–

bl.a. i lyset af den lovfæstede notatpligt efter §

13 samt den ulovbestemte retsgrundsætning om notatpligt

–

være et begrænset rum for at »kræve« og forvente, at myndig-

hederne også tager notat efter principperne om god forvaltnings-

skik. De bevissikringshensyn mv., der begrunder § 13 samt den

ulovbestemte retsgrundsætning, synes tilstrækkeligt varetaget

med den nævnte regel og grundsætning.”

Der kan i øvrigt henvises til betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedslo-

ven, side 412ff., hvor pligten til at gøre notat efter en ulovbestemt forvalt-

ningsretlig grundsætning og efter god forvaltningsskik er nærmere beskre-

vet.

Ovenstående udlægning af retstilstanden genfindes i nyere ombuds-

mandspraksis, hvor der i forhold til pligten til at gøre notat bl.a. anføres føl-

gende i Folketingets Ombudsmands udtalelse i FOB 2020-18, der omhand-

lede Vurderingsstyrelsens sagsbehandling i forbindelse med vejledende ud-

talelser om grundværdi mv. for projektejendomme:

”5.1.5.3. Herudover kan der være pligt til at tage notat i sagerne.

Det gælder, afhængigt af vejledningens karakter, også selv om

vejledningen ikke har karakter af en afgørelse i forvaltningslo-

vens forstand, og der således ikke er notatpligt i medfør af of-

fentlighedslovens § 13. Der gælder nemlig herudover en ulov-

bestemt retsgrundsætning om, at der også i visse andre sagstyper

end afgørelsessager skal gøres notat om væsentlige sagsekspe-

ditioner, hvis de relevante oplysninger ikke allerede fremgår af

sagens dokumenter. Den ulovbestemte retsgrundsætning om no-

tatpligt gælder således i traditionelle administrative sager, der

–

uden at være afgørelsessager

–

har en vis indgribende og væ-

sentlig betydning for borgeren, og hvor det er natuligt og ønske-

ligt, at der stilles krav om, at der tages notat om væsentlige sags-

ekspeditionsskridt.

Desuden følger det af god forvaltningsskik, at en myndighed i

visse tilfælde bør gøre notat. Det skyldes hensynet til, at forvalt-

ningen skal sørge for, at der skabes et tillidsfuldt forhold mellem

borgeren og forvaltningen. Det kan bl.a. ske, ved at forvaltnin-

gen sikrer sig bevis og derved undgår tvivl om, hvad der er fo-

regået og sagt i en sag.”

Der kan endvidere henvises til ombudsmandens udtalelser i FOB 2016-41

og FOB 2010 4-1.

Det må antages, at den telefonsamtale af 5. november 2020, der henvises

til i spørgsmålet, relaterede sig til en generel sag, hvor der hverken efter

offentlighedsloven eller på ulovbestemt grundlag gælder en notatpligt. Der

henvises i den forbindelse til min besvarelse af samrådsspørgsmål N, O og

R (Alm. del) i Folketingets Retsudvalg den 9. december 2020 og min besva-

relse af 9. december 2020 af spørgsmål nr. 319 (Alm. del) fra Folketingets

Retsudvalg.