REU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 1222: Spm. om der findes løsninger, der kan gemme e-mails for 5 og 10 år eller for evigt, således at ministeriernes mails kan rekvireres f.eks. til brug for kommissioner, til justitsministeren

Retsudvalget 2020-21
REU Alm.del
Offentligt

Folketinget

Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

2. juli 2021

Koncerndigitaliseringsen-

heden

Sagsbeh: Maria Leander Gøgsig

Sagsnr.: 2021-0030-6183

Dok.:

2019369

Dato:

Kontor:

Besvarelse af spørgsmål nr. 1217 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 1217 (Alm. del), som Folketin-

gets Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 8. juni 2021. Spørgsmålet

er stillet efter ønske fra Karina Lorentzen Dehnhardt (SF).

Nick Hækkerup

Emil Sølver Rehling

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 3392 3340

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

Side 1/8

REU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 1222: Spm. om der findes løsninger, der kan gemme e-mails for 5 og 10 år eller for evigt, således at ministeriernes mails kan rekvireres f.eks. til brug for kommissioner, til justitsministeren

Spørgsmål nr. 1217 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:

”Kan

ministeren beskrive, hvordan backupsystemet er opsat i

forhold til at gemme mails for hvert af de enkelte ministerier,

samt hvornår praksis evt. er ændret for disse, herunder om op-

sætningen er godkendt af Rigsarkivaren?”

Svar:

Justitsministeriet påbegyndte i 2018 et arbejde med at udarbejde generelle

retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails mv.

Det har taget alt for lang tid at få udstedt retningslinjerne, men arbejdet for-

ventes afsluttet efter sommerferien.

Størstedelen af ministeriernes departementer anvender Statens It til op-

sætning af mailpostkasseopbevaring og backup af it-systemer. Konkret gør

det sig gældende for Statsministeriet, Finansministeriet, Justitsministeriet,

Social- og Ældreministeriet, Klima, Energi- og Forsyningsministeriet, Mi-

nisteriet for Fødevarer, Landbrug- og Fiskeri, Børne- og Undervisningsmi-

nisteriet, Uddannelses- og Forskningsministeriet, Erhvervsministeriet, Ud-

lændinge- og Integrationsministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Indenrigs-

og boligministeriet, Miljøministeriet og Kulturministeriet.

Justitsministeriet har derfor indhentet en udtalelse fra Statens It, der har op-

lyst følgende:

”Statens

It kan oplyse, at der skelnes mellem opbevaring af

mailpostkasser og backup af it-systemer (servere), jf. nedenfor.

Opbevaring af mails og postkasser

Statens It har i 2018 bidraget til Statsministeriets besvarelse af

spørgsmål om samme emne, REU spm. 40 (alm. del) vedr. Sta-

tens It’s standard praksis vedr. opbevaring af mails og postkas-

ser. Af svaret fremgik det, at fratrådte medarbejderes postkasser

bliver slettet 90 dage efter, at medarbejderen er fratrådt, jf. Sta-

tens

It’s

instruks for generel brugeradministration. Statens It har

herefter administrativt mulighed for at gendanne den slettede

postkasse i op til 90 dage efter sletningen.

Dette betyder konkret, at fratrådte medarbejderes postkasser er

til rådighed for Statens It med henblik på genskabelse i op til

180 dage. Mails kan kun genskabes i op til 180 dage, i de til-

fælde, hvor den fratrådte medarbejder ikke har slettet sine mails

Side 2/8

ved fratrædelsen. Hvis medarbejderen har slettet sine mails ved

sin fratrædelse, kan de altså kun genskabes i 90 dage.

For fratrådte ministre gælder den standardprocedure, at data

ikke slettes for disse, men at de opbevares i Statens It’s Ex-

change-miljø (mailsystem). Der er på nuværende tidspunkt

ikke fastsat en dato for evt. sletning af disse.

Jf. svaret på REU spm. 40 (alm. del) skelner Statens It således

mellem ministre og øvrige medarbejdere ved opbevaring af

mailpostkasser i henhold til instruks for generel brugeradmini-

stration.

Ministerierne har mulighed for at instruere Statens It, såfremt

medarbejdere (dvs. alle, som ikke er ministre eller tidligere mi-

nistre),

ikke

skal slettes efter den praksis, som er nævnt oven-

for.

Fra Statens It’s praksis (jf. ”instruks for generel brugeradmini-

stration”) afviger følgende kunder:

1. Statsministeriets departement: Alle mails gemmes i 68 år

og postkasser for fratrådte medarbejdere slettes aldrig.

Dette gælder både gamle og nye medarbejdere.

2. Justitsministeriets departement: Alle mails gemmes i 68 år

og postkasser for fratrådte medarbejdere slettes aldrig.

Dette gælder både gamle og nye medarbejdere.

3. Fødevareministeriets institutioner inkl. departementet: Alle

mails gemmes i 68 år og postkasser for fratrådte medarbej-

dere slettes aldrig

–

dette er først gældende fra 10. maj

2021, hvor Statens It modtog samt effekturede en bestilling

herom, dvs. proceduren gælder for eksisterende medarbej-

dere samt de medarbejdere, der fratræder

efter

aktiverings-

tidspunktet. Slettepraksis for nye medarbejdere er ikke æn-

dret, da bestillingen kun vedrører medarbejdere som var

ansatte på bestillingstidspunktet grundet omfanget af

Granskningskommissionens undersøgelse. For medarbej-

dere ansat efter bestillingstidspunktet

gælder Statens It’s

standardpraksis om sletning af medarbejderes postkasser

som anført ovenfor.

4. Miljøministeriets departement: Alle mails gemmes i 68 år

og postkasser for fratrådte medarbejdere slettes aldrig

–

dette er dog først gældende fra 17. maj 2021, hvor Statens

Det er en teknisk begrænsning i leverandørens (Microsofts) mailplatform,

der gør, at mails ikke kan gemmes i mere end 68 år.

Side 3/8

It modtog samt effektuerede bestilling herom, dvs. proce-

duren gælder for eksisterende medarbejdere samt de med-

arbejdere, der fratræder

efter

aktiveringstidspunktet. Slette-

praksis for nye medarbejdere er ikke ændret, da bestillin-

gen kun vedrører medarbejdere som var ansatte på bestil-

lingstidspunktet grundet omfanget af Granskningskommis-

sionens undersøgelse. For medarbejdere ansat efter bestil-

lingstidspunktet

gælder Statens It’s standardpraksis om

sletning af medarbejderes postkasser som anført ovenfor.

Backup af it-systemer

Under visse forudsætninger, og deraf følgende begrænsninger,

kan Statens It gendanne (hele) postkasser ud over de ovenfor

anførte frister for standardopbevaring af mailpostkasser; en så-

kaldt backup, som primært anvendes i beredskabssituationer,

hvor der er behov for at genskabe it-systemer. Disse begræns-

ninger vil bl.a. afhænge af, hvorvidt medarbejderen er ansat eller

fratrådt:



For medarbejdere, der ikke er fratrådt gælder, at Statens It,

under visse forudsætninger, kan genskabe mailpostkasser i

op til 150 dage.

For medarbejdere, der er fratrådt kan Statens It, i bedste

fald, genskabe i op til 240 dage. Dette vil afhænge af flere

omstændigheder, herunder hvor aktiv brugeren har været i

forhold til selv at slette mails i perioden op til fratrædelses-

tidspunktet.”

Som det fremgår af bidraget fra Statens It, har fire ministerier en sletteprak-

sis, der afviger fra Statens It’s

standardopsætning,

hvilket begrundes i kom-

missionsundersøgelser. Justitsministeriet ændrede praksis i 2018 af hensyn

til bl.a. Tibetkommissionens undersøgelse. Justitsministeriet har til brug for

besvarelsen indhentet et uddybende bidrag fra de tre øvrige ministerier ved

Statens It, som har en slettepraksis, der afviger fra standardopsætningen.

Statsministeriet har oplyst følgende:

”Statsministeriet

kan henvise til statsministerens besvarelse af

6. november 2018 af spørgsmål nr. 40 fra Folketingets Retsud-

valg. Som det bl.a. fremgår heraf ændrede Statsministeriet prak-

sis af hensyn til såvel Tibetkommissionens som Undersøgelses-

kommissionen om SKATs undersøgelse.”

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri har oplyst følgende:

Side 4/8

”Ministeriet

for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri kan oplyse, at

der i ministeriet ikke har været overvejelser om en lokal løsning

i forhold til at sikre e-mails gennem længere tid. Ministeriet af-

venter således Justitsministeriets udarbejdelse af fælles ret-

ningslinjer for opbevaring og sletning af mails.

I forbindelse med de undersøgelser der er iværksat i forbindelse

med sagen om aflivning og nedgravning af mink, har Ministeriet

for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri fra den 10. maj 2021 indført

et midlertidigt stop for sletning af medarbejderes e-mail.”

Miljøministeriet har oplyst følgende:

”Miljøministeriets

departement har ikke generelt undersøgt eller

haft generelle drøftelser om at overveje løsninger, som kan sikre

e-mails gennem længere tid end den nuværende løsning.

I forbindelse med minkkommissionens arbejde er der taget en

beslutning om midlertidigt at stoppe sletning af e-mails.”

Justitsministeriet har indhentet selvstændigt bidrag fra ministerier, der an-

vender andre leverandører end Statens It. Konkret er dette tilfældet for

Udenrigsministeriet, Skatteministeriet, Sundhedsministeriet, Forsvarsmini-

steriet og Transportministeriet.

Udenrigsministeriet har oplyst følgende vedr. deres opsætning af backupsy-

stemer for e-mails:

”På

Udenrigsministeriets mail-databaser udføres inkrementel

backup hver 4. time og fuld backup en gang om ugen, som fort-

sætter i 4 cyklusser efterfulgt af en månedlig backup. Efter 12

gennemførte månedlige backups gemmes den sidste måneds-

backup som et helt års backup. Årsbackup gemmes i 5 år. Det

er derfor muligt at genskabe e-mails i op til 5 år. Ministeriets

journalisering i regi af Rigsarkivet følger retningslinjerne her-

for. Backup-systemet har ikke har været gjort til genstand for

særskilt forelæggelse for Rigsarkivaren.”

Ministeren for Udviklingssamarbejde og Nordisk samarbejde er omfattet af

Udenrigsministeriets bidrag.

Skatteministeriet har oplyst følgende vedr. deres opsætning af backupsyste-

mer for e-mails:

Side 5/8

”Udviklings-

og Forenklingsstyrelsen oplyser, at mailsystemet i

Skatteministeriets departement kører i Microsoft Exchange On-

line, som er en cloud-løsning. Der tages ikke traditionel ekstern

backup, idet de indbyggede sikkerhedsfunktioner og datarobust-

heden ikke nødvendiggør det.

Gældende praksis for Skatteministeriets departement er, at der

ikke foretages nogen automatisk sletning af mailbokse. Dette

gælder både nuværende og fratrådte medarbejdere. Den sidste

manuelle sletning blev foretaget i 2010. Beslutningen om at

undlade at slette mails blev truffet i forbindelse med nedsættel-

sen af Undersøgelseskommission om SKAT. Formålet er at

sikre, at der ikke slettes mails, som måtte vise sig at være rele-

vante for undersøgelseskommissionens arbejde.

Mailbokse for fratrådte medarbejdere kan fremsøges direkte i

Microsoft Exchange Online. Denne praksis har været gældende

siden før 2010. Udviklings- og Forenklingsstyrelsen er i gang

med at undersøge behovet for at fastlægge retningslinjer for op-

bevaring og sletning af fratrådte medarbejderes mailbokse.

For så vidt angår såkaldt permanent slettede mails (dvs. mails

slettet fra ”Slettet post” folderen) er gældende praksis, at disse

gemmes i 6 år regnet fra modtagelsesdato (også kaldet Litiga-

tion Hold), hvorefter de slettes automatisk. Det er derfor muligt

at genfinde permanent slettede mails 6 år tilbage, hvis der er in-

formation om, hvilken mail man søger efter f.eks. afsen-

der/modtager/dato.”

Sundhedsministeriet har oplyst følgende vedr. deres opsætning af backup-

systemer for e-mails:

”Sundhedsministeriet

(SUM) har til besvarelse af spørgsmål

indhentet bidrag fra Sundhedsdatastyrelsen (SDS) vedr. depar-

tementets procedurer og tekniske set-up omkring e-mails. SDS

har oplyst SUM om den aktuelle løsningspraksis. SUM overdra-

ger i 2021/primo 2022 sin basis-it, herunder mailsystem til Sta-

tens It, hvorfor det vil være den løsningpraksis, som Statens It

stiller til rådighed, som også vil beskrive SUM fremtidige løs-

ningspraksis.

SDS har oplyst følgende til REU spm. 1217 vedr. backup-syste-

mer i SUM:

SUM tager backup hver nat af hele mailkontoen, inkl. de mails,

som er slettet én gang og ligger i mappen ”Slettet post”. Denne

backup bevares i 120 dage, hvori også indgår slettede mails, som

inden for de 120 dage evt. dobbeltslettes fra mappen ”slettet

post”.

Dog vil mails modtaget om dagen og dobbelt-slettet

Side 6/8

samme dag ikke komme med i den kørte back-up den efterføl-

gende nat. For SSI, SDS og Koncern HR er backup på 120 dage

indført fra juni 2021, men har været gældende løsningen for de-

partement og øvrige styrelser.

Ved ophør af ansættelsen bevares mailskontoen i 90 + 120 dage,

før mailkontoen slettes. For departementets ophørte ansatte er

der fra efteråret 2020 indført en ny praksis, hvor mailkontoen

inkl. mappen ”slettet post”, som den så ud på ophørsdagen, først

slettes efter hhv. 1 år (medarbejdere) eller 3 år (ledelse, fra kon-

torchefer og op).”

Forsvarsministeriet har oplyst følgende vedr. deres opsætning af backupsy-

stemer for e-mails:

”Forsvarsministeriets departement benytter sig primært af ét sy-

stem, som består af to forbundne mailsystemer

–

ét internetvendt

mailsystem @fmn.dk og ét mailsystem på Forsvaret Integrerede

Informatiknetværk (FIIN). Backupsystemet på @fmn.dk er

alene sat til ét år, idet alle modtagne mails automatisk overføres

til FIIN. Backupsystemet på FIIN er sat til at gemme mails i fem

år. Mails, der slettes, kan gendannes i de fem år. Nedlagte mail-

bokse gemmes i minimum fem år.

Foruden ovennævnte benytter Forsvarsministeriets departement

sig af Forsvarets Hemmelige Netværk (FSV HEMNET) og Re-

geringens Krisestyringsnetværk til Hemmeligt (REGNEM).

Grundet klassifikationen på disse systemer kan det alene oply-

ses, at der tages backup regelmæssigt.

Rigsarkivaren har godkendt Forsvarsministeriets elektroniske

sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system) og fører

løbende tilsyn med anvendelsen heraf. Rigsarkivaren har derfor

ikke taget særskilt stilling til backupsystemet.”

Transportministeriet har oplyst følgende vedr. deres opsætning af backup-

systemer for e-mails:

”Transportministeriet anvender MS Outlook

som mail program

og MS Exchange som mailserver. Der laves en daglig backup

på Exchange-serveren, således at indholdet kan genskabes i til-

fælde af, at serveren bliver kompromitteret eller på anden vis

skal genskabes.

Brugerkonti lukkes ved fratrædelse og nedlægges helt efter 30

dage, hvorefter mail fra den nedlagte konto ikke længere er til-

gængelige.

Side 7/8

Proceduren tager afsæt i, at alle for sager nødvendige og bety-

dende mails løbende er overført til ESDH systemet og herefter

sagsført og evt. journaliseret med tidsubegrænset adgang.

Proceduren har været uændret gennem mere end 15 år og er ikke

drøftet med Rigsarkivaren.”

Justitsministeriet har med henblik på generelt at belyse spørgsmålet om god-

kendelse af opsætning hos Rigsarkivaren indhentet en udtalelse fra Kultur-

ministeriet, der har oplyst følgende:

”Rigsarkivet

godkender statslige myndigheders sags- og doku-

menthåndteringssystemer inden ibrugtagning, jf. cirkulære nr.

9290 af 21. juni 2013 om anmeldelse og godkendelse af it-sy-

stemer. En godkendelse kan opnås, når der findes en instruks for

brugen af systemet samt en teknisk beskrivelse af systemet, som

sikrer, at systemet teknisk set kan afleveres til Rigsarkivet.

Mails og øvrige dokumenter hos myndighederne skal journali-

seres i sådanne godkendte sags- og dokumenthåndteringssyste-

mer, når de er omfattet af reglerne om journaliseringspligt. Data

fra systemerne afleveres til Rigsarkivet ca. hvert 5. år. Det hen-

hører ikke under Rigsarkivets ressort at føre tilsyn med journa-

liseringspligten. Såfremt der planlægges væsentlige ændringer i

et sags- og dokumenthåndteringssystem skal systemet genan-

meldes til Rigsarkivet, jf. § 21 i ovennævnte anmeldelsescirku-

lære. På baggrund af genanmeldelsen vurderer Rigsarkivet, om

der skal ske periodeskift og aflevering af systemet før ændrin-

gen implementeres. Rigsarkivet godkender ikke opsætningen af

backupsystemer til mailbokse.”

Side 8/8