BOU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 187: Spm., om et notat, hvori der redegøres for dels organiseringen af almene boligforeninger, dels kontrollen og tilsynet med almene boligforeninger m.v., til indenrigs- og boligministeren

Indenrigs- og Boligudvalget 2020-21
BOU Alm.del
Offentligt

Bilag

28. april 2021

Sagsnr.: BO0100-00821

/Klik

her for at angive tekst.

Notat om organiseringen af almene boligorganisationer og kontrol og

tilsyn med almene boligorganisationer

Organiseringen af almene boligorganisationer

Almene boliger opføres og drives af almene boligorganisationer. Der

skelnes mellem boligorganisationer med egne boligafdelinger og boligor-

ganisationer uden egne boligafdelinger. Boligorganisationerne kan vælge

at opbygge egen administration eller lade sig administrere af en ekstern

part, som kan være en almen administrationsorganisation, en anden al-

men boligorganisation eller en privat administrator.

Boligorganisationer med egne boligafdelinger består af selve organisatio-

nen og af et antal økonomisk uafhængige enheder (afdelinger), som ud-

gør grundlaget for udlejning og drift af boligerne. Hvert byggeforeta-

gende (dvs.

”byggeprojekt”)

skal udgøre en afdeling af den pågældende

boligorganisation. En afdeling kan indeholde flere boligtyper. Der skal

udarbejdes budget for hver afdeling, hvor indtægter og udgifter skal ba-

lancere. Eventuelle tab i én afdeling belaster ikke andre afdelinger eller

boligorganisationen. Dog skal huslejetab i en afdeling som udgangspunkt

dækkes af organisationen.

Boligorganisationer uden egne boligafdelinger (administrationsorganisa-

tioner) administrerer andre boligorganisationers boliger eller andet støttet

byggeri, f.eks. støttede private andelsboligforeninger, selvejende ung-

doms- og ældreboliginstitutioner, kommunale eller regionale ældreboli-

ger. Administrationsorganisationerne leverer en administrationsydelse,

men har ikke pligt til at dække huslejetab for de administrerede boligor-

ganisationer, selvejende institutioner m.v.

Med hensyn til organisationens opbygning og de beboerdemokratiske or-

ganers kompetencer mv. er reglerne ens for de 2 organisationsformer.

Almene boligorganisationers primære opgave er at løse boligsociale op-

gaver ved at opføre og drive alment boligbyggeri inden for de rammer,

som er fastsat i lovgivningen og gennem kommunalbestyrelsens beslut-

ninger.

Beboerdemokrati

Reglerne om organisering af almene boliger hviler på et beboerdemokra-

tisk grundlag, jf. almenboliglovens §§ 9-11 og kapitel 2.

BOLIG- OG PLA NSTYRELS EN

INDENRIGS- OG BOLIGMINISTERIET

BOU, Alm.del - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 187: Spm., om et notat, hvori der redegøres for dels organiseringen af almene boligforeninger, dels kontrollen og tilsynet med almene boligforeninger m.v., til indenrigs- og boligministeren

2/9

På alle niveauer i boligorganisationen har beboerne flertal, og beboerne

har således afgørende indflydelse på alle beslutninger om væsentlige for-

hold i boligorganisationen.

Beboerdemokratiet skal give den enkelte beboer indflydelse på udviklin-

gen i boligområdet og være med til at sikre engagement, integration og

sammenhængskraft i området. Samtidig er der en tæt sammenhæng mel-

lem beboerdemokratiet og beboernes indflydelse på den ene side og det

økonomiske ansvar på den anden side. De beslutninger, beboerne træffer,

afspejler sig således direkte i huslejen.

Den organisatoriske struktur i en boligorganisation med egne afdelinger

består af 4 demokratiske organer/beslutningsniveau´er, der har forskel-

lige kompetencer, og som omfatter både organisations- og afdelingsni-

veauet: Boligorganisationens øverste myndighed, organisationsbestyrel-

sen, afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet, jf. figur 1.

Figur 1. Almene boligorganisationers struktur

Boligorganisationens øverste myndighed

udgøres af et repræsentantskab

eller en generalforsamling, og varetager boligorganisationens overord-

nede og tværgående anliggender såsom dens administrations- og bygge-

politik, erhvervelse, salg og væsentlige forandring af organisationens og

afdelingernes ejendomme, ændring af vedtægterne og opløsning af orga-

nisationen. Øverste myndighed kan beslutte at uddelegere en række be-

slutninger til organisationsbestyrelsen.

Øverste myndighed kan endvidere uden afdelingens samtykke træffe be-

slutning om gennemførelse af større renoveringsarbejder, større energibe-

sparende foranstaltninger, boligsociale helhedsplaner, fremtidssikring af

bebyggelsen og indsatser, der forebygger dannelse og opretholdelse af

udsatte boligområder.

Organisationsbestyrelsen

har det overordnede juridiske og økonomiske

ansvar både for de dispositioner, som omfatter selve boligorganisationen,

3/9

og for de dispositioner, som omfatter afdelingerne, herunder for udlej-

ning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse og lejefastsættelse. Bestyrel-

sen er ansvarlig for, at de beslutninger, som træffes på afdelingsplan, er i

overensstemmelse med reglerne. Ledelsesansvaret for den daglige drift

ude i boligafdelingerne er således også placeret på organisationsniveau.

Bestyrelsen forestår den praktiske gennemførelse af den administrations-

og byggepolitik, som er besluttet af øverste myndighed, og det er besty-

relsen, som udadtil forpligter både organisationen og de enkelte afdelin-

ger. På samme måde er det bestyrelsen, som forestår den praktiske gen-

nemførelse af de beslutninger, som beboerne træffer på afdelingsplan.

Bestyrelsen eller en eventuel forretningsfører, der administrerer boligor-

ganisationen, er forpligtet til at gribe ind over for beboernes beslutninger,

hvis disse strider mod reglerne, herunder boligorganisationens egne ved-

tægter.

Afdelingsbestyrelsen

godkender blandt andet afdelingens driftsbudget og

forelægger det for afdelingsmødet til godkendelse. Afdelingsbestyrelsen

godkender desuden afdelingens regnskab og forelægger det for afdelings-

mødet til godkendelse, hvis afdelingsmødet har truffet beslutning om det.

Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksæt-

telse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godken-

delse.

Afdelingsmødet,

hvortil alle lejere i afdelingen har adgang og stemmeret,

skal godkende driftsbudgettet og de overordnede rammer for iværksæt-

telse af arbejder og aktiviteter i afdelingen såsom vedligeholdelses- og

fornyelsesarbejder, forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og

beboerne samt sociale aktiviteter.

Opstår der uenighed mellem afdeling og boligorganisation om afdelin-

gens budget, som ikke umiddelbart kan løses, skal sagen indbringes for

kommunalbestyrelsen. Opstår der uenighed om rimelige og nødvendige

moderniseringsarbejder, ekstraordinære renoveringsarbejder mv., som

kan understøtte en effektiv bygningsdrift, har det kommunale tilsyn end-

videre mulighed for at afgøre uenigheder mellem afdeling og bestyrelse

ved at meddele bestyrelsen pålæg om at iværksætte sådanne arbejder.

Herudover er der mulighed for, at boligorganisationens øverste myndig-

hed uden afdelingens samtykke kan beslutte at gennemføre en række

større foranstaltninger.

Det er en del af ledelsesopgaven i en almen boligorganisation at fremme

et velfungerende beboerdemokrati. Det er afgørende for en god beslut-

ningsproces på alle niveauer i beboerdemokratiet, at beslutningsgrundla-

get er fyldestgørende og gennemskueligt. Budgetter, regnskaber, husleje-

konsekvenser af stillede forslag, sammenhængen mellem serviceniveau

og udgifter, benchmark og nøgletal m.v. skal være udformet og formidlet

4/9

på en sådan måde, at det står klart for beboerne, hvordan organisatio-

nens/afdelingens situation ser ud. Tilsvarende gælder for vedligeholdel-

ses- og forbedringsplaner.

Kontrol og tilsyn med almene boligorganisationer

Indledning

Efter almenboliglovens § 164 fører kommunalbestyrelsen tilsyn med de

almene boligorganisationer.

Tilsynet med de almene boligorganisationer indebærer, at kommunalbe-

styrelsen skal føre en styringsdialog med boligorganisationerne, herunder

indkalde til et årligt dialogmøde. Boligorganisationen udarbejder og ind-

sender årligt en rapport om sin virksomhed til kommunalbestyrelsen. De

årlige rapporter lægges til grund for dialogmøderne. På dialogmøderne

kan ethvert forhold vedrørende boligorganisationens og afdelingernes

drift drøftes. Hensigten med styringsdialogen er at få en fremadrettet

drøftelse af samarbejdsrelationer og den almene boligorganisations virk-

somhed i forhold til målsætninger for almene boligorganisationer og ud-

viklingen i de enkelte boligområder.

Herudover skal kommunalbestyrelsen føre et legalitetstilsyn med de al-

mene boligorganisationer, som skal sikre, at boligorganisationerne admi-

nistrerer i overensstemmelse med loven og bekendtgørelserne. Legalitets-

tilsynet kan opdeles i et økonomisk tilsyn, et organisatorisk tilsyn, et til-

syn med udlejning af almene boliger og boligområderne samt et tilsyn

med de offentligt støttede bygninger.

Kommunalbestyrelsen skal føre det tilsyn, som den anser for nødvendigt

i lyset af dens vurdering af forholdene i boligorganisationen og dens af-

delinger. Kommunalbestyrelsen skal f.eks. reagere, hvis den får henven-

delser, der giver grundlag for at antage, at driften ikke er tilfredsstillende.

Derimod træffer kommunalbestyrelsen ikke afgørelse i tvister mellem

boligorganisationen og den enkelte lejer. Sådanne afgørelser træffes af

beboerklagenævnet eller domstolene.

Kommunalbestyrelsen skal endvidere godkende en række dispositioner,

som boligorganisationen vil foretage, f.eks. pantsætning af ejendomme,

sammenlægning og nedlæggelse af boliger og huslejestigninger på mere

end 5 pct.

Redskaber kommunen kan tage i anvendelse

Såfremt kommunalbestyrelsen bliver opmærksom på utilfredsstillende

forhold i boligorganisationen, skal den tage de forholdsregler, den skøn-

ner nødvendige for at sikre en forsvarlig drift af organisationen og afde-

lingerne, herunder komme med henstillinger og påbud til bestyrelsen.

5/9

Et første skridt vil typisk være, at kommunalbestyrelsen går i dialog med

boligorganisationen. Viser det sig, at der ikke er tale om en enkelt fejl,

men om at boligorganisationen på det givne område ikke agerer i over-

ensstemmelse med reglerne, vil kommunalbestyrelsen typisk i første om-

gang forsøge at henstille til boligorganisationen om at ændre praksis.

Hvis dette ikke bringer en tilfredsstillende løsning, kan kommunalbesty-

relsen meddele de påbud, som skønnes nødvendige for at sikre en for-

svarlig drift af den almene boligorganisation og dens afdelinger i over-

ensstemmelse med de regler, der er fastsat herfor.

Efterkommes meddelte påbud ikke inden for en given frist, vil det næste

skridt være, at kommunalbestyrelsen udpeger en forretningsfører til mid-

lertidigt at overtage boligorganisationens administration. Det vil sige, at

boligorganisationens egen forretningsfører midlertidigt sættes fra bestil-

lingen.

Kommunalbestyrelsen kan herudover i særlige tilfælde udpege en forret-

ningsfører, der midlertidigt varetager de funktioner i boligorganisationen

eller i en af boligorganisationens afdelinger, som i henhold til boligorga-

nisationens vedtægter er tillagt boligorganisationens og afdelingernes le-

delse

–

det vil sige de beboerdemokratiske organer. Dette indebærer, at

den midlertidige forretningsfører træffer alle beslutninger i det omfang,

dette følger af kommunalbestyrelsens afgørelse.

Der er ikke fastsat nogen øvre grænser for, hvor længe administrationen

og beslutningskompetencen kan overlades til en midlertidig forretnings-

fører, men dette ophører, når forholdene er bragt i orden.

Kommunalbestyrelsen skal ved udøvelsen af sit tilsyn iagttage alminde-

lige forvaltningsretlige principper, herunder proportionalitet. Det indebæ-

rer, at indgrebene ikke må være mere intensive end løsningen af det fore-

liggende problem tilsiger.

Ministerens opgaver

Indenrigs- og boligministeren og Indenrigs- og Boligministeriet forestår

den overordnede administration af almenboligloven og udarbejder be-

kendtgørelser og vejledninger på området. Herudover kan ministeriet

komme med vejledende udtalelser om fortolkningen af reglerne.

Kommunalbestyrelsen kan inddrage Bolig- og Planstyrelsen, hvis en bo-

ligorganisation nægter at efterkomme et påbud fra kommunen, eller hvis

forholdene i øvrigt giver anledning til væsentlig kritik. Indberetningen

skal indeholde en udførlig redegørelse for sagen og en indstilling om,

hvilke foranstaltninger kommunen mener er nødvendige for at bringe for-

holdene i orden.

6/9

Uddybende om styringsdialogen

Med vedtagelsen af lov nr. 490 af 12. juni 2009 blev der gennemført en

omfattende ændring af styringsmodellen for den almene boligsektor med

virkning fra 2010. Ændringer indebærer, at styringen af det almene byg-

geri i højere grad baseres på mål- og aftalestyring, som tager afsæt i den

almene boligsektors formål og målsætninger.

Det fremgår af almenboliglovens § 164, stk. 2, at den tilsynsførende

kommunalbestyrelse og boligorganisationen skal føre en styringsdialog i

form af regelmæssige møder om boligorganisationens virksomhed, her-

under om udviklingen i de enkelte boligområder. Kommunalbestyrelsen

sørger for, at der holdes et dialogmøde årligt.

I styringsdialogen skal der være fokus på de væsentlige problemer og de-

res løsning. Dette forudsætter en velfungerende virksomhedsledelse og

egenkontrol i den enkelte boligorganisation, så behovet for at drøfte de-

taljerede spørgsmål om driften, mindre enkeltsager m.v. minimeres.

Af almenboliglovens § 164, stk. 2 fremgår, at boligorganisationen til

brug for styringsdialogen skal levere information om boligorganisatio-

nens virksomhed og oplæg til drøftelse mellem boligorganisationen og

kommunalbestyrelsen om den fremtidige indsats. Heri indgår en årlig

styringsrapport og regnskabsmateriale.

Styringsrapporten skal give et overblik og indeholder en række nøgletal,

som gør det muligt for kommunen at vurdere boligorganisationens virk-

somhed i relation til lovens målsætninger og at afklare behovet for tiltag

og koordination. Nøgletallene omfatter udvalgte regnskabsdata, herunder

boligorganisationens effektivitet, opsparing og afdelingernes henlæggel-

ser. Herudover er der medtaget nøgletal for bl.a. sager ved beboerklage-

nævnet, lejeledighed, fraflytningsfrekvens og arbejdsmarkedstilknytning.

Kommunen lægger efter dialog med hver boligorganisation en redegø-

relse for den gennemførte dialog på kommunens hjemmeside og på

www.almenstyringsdialog.dk, jf. § 112, stk. 7 og 8 i driftsbekendtgørel-

sen. Redegørelsen skal indeholde et referat af drøftelserne om boligorga-

nisationens virksomhed og udfordringer og en kort beskrivelse af eventu-

elle aftaler indgået mellem parterne.

Inden for disse få centralt fastsatte retningslinjer kan kommunalbestyrel-

sen selv beslutte, hvordan den tilrettelægger styringsdialogen med den al-

mene boligorganisation.

Uddybende om kommunalbestyrelsens økonomiske tilsyn

Kommunalbestyrelsen skal foretage en kritisk gennemgang af regnskabet

for at undersøge, om boligorganisationens og dens afdelingers drift og

økonomi er forsvarlig og i øvrigt opfylder de herom gældende regler, jf.

§ 116 i driftsbekendtgørelsen.

7/9

Kommunalbestyrelsen har en række redskaber til at lette gennemgangen

af regnskabet og vurderingen af, om boligorganisationens og dens afde-

lingers drift og økonomi er forsvarlig. Redskaberne omfatter et spørge-

skema til regnskabet, bestyrelsens årsberetning, hvor der skal redegøres

for økonomistyring og egenkontrol samt styringsrapporten med økonomi-

ske nøgletal for boligorganisationen og dens afdelinger.

Såfremt kommunalbestyrelsen bliver usikker på forhold ved regnskabet,

kan den udbede sig oplysninger fra boligorganisationen eller med hjem-

mel i driftsbekendtgørelsens § 117 anmode boligorganisationens revisor

om en særskilt erklæring herom.

Såfremt kommunalbestyrelsen i særlige tilfælde ikke har tillid til boligor-

ganisationens revisor eller på anden måde finder det nødvendigt, kan

kommunalbestyrelsen på boligorganisationens regning udpege sin egen

revisor til at gennemgå boligorganisationens økonomi og afgive beret-

ning herom, jf. driftsbekendtgørelsens § 118. Det forudsættes, at dette

skridt er proportionalt i forhold til de problemer, som kommunalbestyrel-

sen vurderer, er til stede i boligorganisationen.

Ud over det løbende tilbagevendende tilsyn med boligorganisationens

regnskaber, drift og administration, skal kommunalbestyrelsen godkende

en række økonomiske dispositioner, som boligorganisationen ønsker at

foretage. Det drejer sig f.eks. om køb, salg, nedrivning og optagelse af

lån og pantsætning af ejendomme samt økonomisk engagement i sideak-

tiviteter af forskellig art.

Ved godkendelsen skal kommunalbestyrelsen påse, at dispositionen er

lovlig og økonomisk forsvarlig for boligorganisationen og vurdere om,

dispositionen er hensigtsmæssig i forhold til kommunalbestyrelsens bo-

ligpolitiske målsætninger.

Særligt om krav til boligorganisationens samlede regnskabsmateriale

Boligorganisationen indsender regnskab for den almene boligorganisa-

tion og samtlige afdelinger bilagt bestyrelsens årsberetning og udskrift af

revisionsprotokollen til kommunalbestyrelsen, jf. driftsbekendtgørelsens

§ 74, som oplæg til det årlige dialogmøde. Endvidere indeholder sty-

ringsrapporten relevante økonomiske nøgletal til vurdering af boligorga-

nisationens økonomi.

For at øge gennemsigtigheden af regnskabsmaterialet er der krav om, at

et spørgeskema vedrørende boligorganisationen og dens afdelingen ud-

fyldes, jf. § 72 i driftsbekendtgørelsen. Spørgeskemaet er optrykt som bi-

lag til driftsbekendtgørelsen, og skal påtegnes af administrator, bestyrelse

og revisor. Spørgeskemaet indeholder en række kritiske spørgsmål,

f.eks. om der er foretaget opskrivninger på aktiver og om forfaldne ydel-

ser er betalt for sent. Såfremt et spørgsmål besvares bekræftende, er der

krav om, at der i en note til regnskabet redegøres for forholdet.

8/9

Det er en grundlæggende tanke, at en velfungerende almen boligsektor

forudsætter veldrevne boligorganisationer. Det udtrykkes i målsætningen

i almenboliglovens § 6 a om, at boligorganisationen skal sikre en forsvar-

lig og effektiv drift af boligorganisationen og dens afdelinger, herunder

udøve god økonomistyring og egenkontrol og løbende fremme kvalitet

og effektivitet.

Det er således et krav, at boligorganisationens bestyrelse sikrer, at bolig-

organisationen udøver god økonomistyring og egenkontrol samt løbende

fremmer kvalitet og effektivitet, jf. § 13, stk. 1, i driftsbekendtgørelsen.

Der er udgivet en vejledning om boligorganisationers økonomistyring og

egenkontrol, som blandt andet giver anvisninger på arbejdsdelingen mel-

lem bestyrelse, professionel ledelse i boligorganisationen, revisor m.v.

God økonomistyring indebærer, at der etableres relevante og retvisende

ledelsesinformationer, som dækker det finansielle område, kapaciteten og

aktiviteterne. Ledelsesinformationen skal have et flerårigt perspektiv og

understøtte boligorganisationens strategiske planlægning. Endelig skal

der leveres information om væsentlige risici for boligorganisationen,

f.eks. lejeledighed, større renoveringsprojekter eller boligområder, som

udvikler sig i en negativ social retning.

Boligorganisationen skal have en plan for den årlige egenkontrol. Egen-

kontrollen består i, at væsentlige forretningsområder analyseres med hen-

blik på effektivisering og forbedring, at resultatet af analyserne imple-

menteres og at indsatsen dokumenteres.

Der er krav om, at boligorganisationens bestyrelse i tilknytning til regn-

skabet afgiver en årsberetning, som bl.a. beretter om den udøvede økono-

mistyring og egenkontrol, jf. § 73 i driftsbekendtgørelsen.

Boligorganisationens regnskab skal revideres af en godkendt revisor, jf.

driftsbekendtgørelsens § 98. Revisionen skal foretages i overensstem-

melse med ”God Offentlig Revisionsskik”. Det vil sige, at revisionen –

udover at afdække om regnskabet er retvisende

–

også skal udføre en

kontrol af, om dispositioner og administrationen er i overensstemmelse

med lovgivningen, samt en forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen

skal afdække, om boligorganisationen er effektiv i bred forstand, herun-

der vurdering af boligorganisationens arbejde med egenkontrol.

Hvis revisoren konstaterer uregelmæssigheder, skal der rapporteres til så-

vel boligorganisationens bestyrelse som kommunalbestyrelsen. Reviso-

ren skal endvidere føre en revisionsprotokol til brug for boligorganisatio-

nens bestyrelse, jf. driftsbekendtgørelsens § 98, stk. 5. I revisionsproto-

kollen skal revisoren bl.a. redegøre for og vurdere boligorganisationens

arbejde med økonomistyring og egenkontrol.

9/9

Om kommunalbestyrelses øvrige tilsynsforpligtelser

Kommunalbestyrelsen skal ud over at føre et økonomiske tilsyn med de

almene boligorganisationer også føre et organisatorisk tilsyn, herunder

godkende nye boligorganisationer, samt føre tilsyn med udlejning af al-

mene boliger og med boligområderne, føre tilsyn med offentligt støttede

bygninger, føre tilsyn med opførelse af almene boliger og med vedlige-

holdelse af almene bygninger m.v.