Skatteudvalget 2020-21
SAU Alm.del Bilag 74
Offentligt
2297723_0001.png
Statsrevisorerne 2020-21
Beretning nr. 5 Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Offentligt
December 2020
— 5/2020
Rigsrevisionens beretning afgivet
til Folketinget med Statsrevisorernes
bemærkninger
Beslutningsfasen i
statslige it-projekter
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
5/2020
Beretning om
beslutningsfasen i
statslige it-projekter
Statsrevisorerne fremsender denne beretning med
deres bemærkninger til Folketinget og vedkommende
minister, jf. § 3 i lov om statsrevisorerne og § 18, stk. 1,
i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.
København 2020
Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:
Statsrevisorerne fremsender med deres bemærkning Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkom-
mende minister.
Udenrigsministeren, finansministeren, erhvervsministeren, skatteministeren, justitsministeren forsvarsmini-
steren, udlændinge- og integrationsministeren, sundheds- og ældreministeren, beskæftigelsesministeren,
uddannelses- og forskningsministeren, børne- og undervisningsministeren, kulturministeren, miljøministeren,
ministeren for fødevarer, landbrug og fiskeri, boligministeren og klima-, energi- og forsyningsministeren afgi-
ver en redegørelse til beretningen.
Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministrenes redegørelser.
På baggrund af ministrenes redegørelser og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beret-
ningen, hvilket forventes at ske i april 2021.
Ministrenes redegørelser, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles
i Statsrevisorernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i februar må-
ned – i dette tilfælde Endelig betænkning over statsregnskabet 2020, som afgives i februar 2022.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0003.png
Statsrevisorernes bemærkning tager udgangspunkt i denne karakterskala:
Karakterskala
Positiv kritik
finder det meget/særdeles positivt
finder det positivt
finder det tilfredsstillende/er tilfredse med
finder det ikke helt tilfredsstillende
finder det utilfredsstillende/er utilfredse med
påpeger/understreger/henstiller/forventer
beklager/finder det bekymrende/foruroligende
kritiserer/finder det kritisabelt/kritiserer skarpt/indskærper
påtaler/påtaler skarpt
påtaler skarpt og henleder særligt Folketingets opmærksomhed på
Kritik under middel
Middel kritik
Skarp kritik
Skarpeste kritik
Henvendelse vedrørende
denne publikation rettes til:
Statsrevisorerne
Folketinget
Christiansborg
1240 København K
Tlf.: 3337 5987
[email protected]
www.ft.dk/statsrevisorerne
Yderligere eksemplarer kan
købes ved henvendelse til:
Rosendahls Lager og Logistik
Vandtårnsvej 83A
2860 Søborg
Tlf.: 4322 7300
[email protected]
www.rosendahls.dk
ISSN 2245-3008
ISBN trykt 978-87-7434-688-3
ISBN online 978-87-7434-690-6
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0004.png
Statsrevisorernes bemærkning
Statsrevisorernes
bemærkning
Statsrevisorerne
Beretning om beslutningsfasen i statslige
it-projekter
Statsrevisorerne har bedt Rigsrevisionen om at udarbejde denne beret-
ning ud fra et ønske om, at der indsamles viden og opnås læring om,
hvordan beslutningsprocesser kan påvirke statslige it-projekters succes i
forhold til de opstillede mål om pris, tidsforbrug og gevinster. I beslut-
ningsfasen i statslige it-projekter træffes meget centrale beslutninger om,
hvordan et it-projekt skal gennemføres og indkøbes. Det er derfor væ-
sentligt, at der opnås viden om beslutningsfasens varighed og udgifter,
om ministeriernes valg af udviklingsmetode, og om ministerierne bruger
relevant viden til at justere budget og tidsplan.
Undersøgelsen omfatter de ministerier, der siden 2011 har indsendt it-
projekter til risikovurdering i Statens It-råd, og hvis beslutningsfase er af-
sluttet før juli 2020. Det drejer sig om i alt 96 projekter, der samlet set be-
løber sig til ca. 7,6 mia. kr., fordelt på 15 ministerier.
Statsrevisorerne konstaterer, at der ikke er entydig sammenhæng
mellem statslige it-projekters målopfyldelse i forhold til pris, tidsfor-
brug og gevinster, og hvor mange penge og hvor lang tid ministerier-
ne bruger på beslutningsfasen.
Statsrevisorerne noterer sig, at en bestemt teknisk løsning, udvik-
lingsmetode eller indkøbsform (rammeaftale eller EU-udbud) ikke
nødvendigvis sikrer en højere succesrate for de statslige it-projekter.
Statsrevisorerne finder det mindre tilfredsstillende, at 3 ministerier
ikke i alle tilfælde har begrundet deres beslutninger om it-projekter-
nes tekniske løsning, udviklingsform og indkøbsform ud fra, hvad der
er bedst egnet til det enkelte it-projekt.
4. december 2020
Henrik Thorup
Klaus Frandsen
Frank Aaen
Britt Bager
Mai Mercado
Jesper Petersen
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0005.png
Statsrevisorernes bemærkning
Statsrevisorerne konstaterer:
At undersøgelsen ikke indikerer, at ministeriernes it-projekter kom-
mer bedre i mål, fordi ministerierne bruger længere eller kortere tid,
eller der er afholdt flere eller færre udgifter i beslutningsfasen.
At ministerierne siden 2011 i stigende grad har anvendt en agil eller
delvist agil udviklingsmetode i it-projekterne, og at indkøbsformen er
nogenlunde ligeligt fordelt på indkøb via rammeaftaler og EU-udbud.
Hverken udviklingsmetode eller indkøbsform synes alene at have be-
tydning for it-projekternes succesrate.
At ministerierne i størstedelen af projekterne har justeret i budget og
tidsplan i løbet af beslutningsfasen. Justeringerne har ikke nødvendig-
vis ført til, at it-projekterne kommer i mål i forhold til pris, tidsforbrug
og gevinster. I de fleste tilfælde har justeringerne ført til, at budgettet
er blevet forøget, og at afslutningstidspunktet er blevet udskudt – dog
er estimaterne tættere på de faktiske udgifter.
At It-rådets risikovurdering af 23 ud af de 96 projekter først blev af-
sluttet efter overgangen til gennemførelsesfasen. Den sene risikovur-
dering begrænser It-rådets mulighed for at komme med relevante an-
befalinger i projekternes beslutningsfase, som kan være med til at re-
ducere risici i projektet og have betydning for projektets succes.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Indholdsfortegnelse
1. Introduktion og konklusion ....................................................................................................... 1
1�½1. Formål og konklusion ....................................................................................................................... 1
1�½2. Baggrund ............................................................................................................................................... 5
1�½3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning ........................................................................... 7
2. Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen ........................................... 12
2�½1. Ministeriernes udgifter i beslutningsfasen .......................................................................... 13
2�½2. Beslutningsfasens varighed ....................................................................................................... 16
2�½3. Sammenhæng mellem beslutningsfasens udgifter og varighed og
projekternes målopfyldelse ....................................................................................................... 20
3. Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne ................ 22
3�½1. Ministeriernes valg af teknisk løsning .................................................................................... 23
3�½2. Ministeriernes valg af udviklingsmetode.............................................................................. 26
3�½3. Ministeriernes valg af indkøbsform ........................................................................................ 29
4. Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen ........................ 33
4�½1. Justeringer i projekternes budgetter..................................................................................... 34
4�½2. Justeringer i projekternes tidsplan......................................................................................... 39
Bilag 1. Statsrevisorernes anmodning ..................................................................................................... 42
Bilag 2. Metodisk tilgang ................................................................................................................................. 43
Bilag 3. Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes
målopfyldelse...................................................................................................................................... 50
Bilag 4. Ministeriernes projekter ................................................................................................................. 59
Bilag 5. Ordliste................................................................................................................................................... 74
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Undersøgelsen er en statsrevisoranmodning, og Rigsrevisionen af-
giver derfor beretningen til Statsrevisorerne i henhold til § 8, stk. 1,
og § 17, stk. 2, i rigsrevisorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af
19. januar 2012.
Rigsrevisionen har revideret regnskaberne efter § 2, stk. 1, nr. 1, jf.
§ 3 i rigsrevisorloven.
Beretningen vedrører finanslovens § 6. Udenrigsministeriet, § 7.
Finansministeriet, § 8. Erhvervsministeriet, § 9. Skatteministeriet,
§ 11. Justitsministeriet, § 12. Forsvarsministeriet, § 14. Udlændinge-
og Integrationsministeriet, § 16. Sundheds- og Ældreministeriet,
§ 17. Beskæftigelsesministeriet, § 19. Uddannelses- og Forsknings-
ministeriet, § 20. Børne- og Undervisningsministeriet, § 21. Kultur-
ministeriet, § 24. Miljø- og Fødevareministeriet, § 28. Transport- og
Boligministeriet og § 29. Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet.
På alle ministerområder er der foretaget udskiftning på minister-
poster i undersøgelsesperioden 2011-2020. Rigsrevisionen har der-
for ikke oplistet alle ministre.
Beretningen har i udkast været forelagt alle de omfattede ministe-
rier, hvis bemærkninger er afspejlet i beretningen.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Introduktion og konklusion |
1
1. Introduktion og
konklusion
1.1.
Formål og konklusion
1. Denne beretning handler om beslutningsfasen i statslige it-projekter. Beslutnings-
fasen er perioden, fra et ministerium har truffet beslutning om at igangsætte et it-pro-
jekt, til udviklingen af it-systemet går i gang. Det er i denne fase, at et ministerium træf-
fer helt centrale beslutninger for et it-projekt og lægger fundamentet for, hvordan pro-
jektet skal gennemføres. Undersøgelsen er igangsat i december 2019 på baggrund af
en anmodning fra Statsrevisorerne, jf. bilag 1.
Det fremgår af Statsrevisorernes anmodning, at it i staten er kritisk infrastruktur på
linje med fx elektricitet og veje, og at beslutningsfasen er vigtig i forhold til et it-pro-
jekts efterfølgende succes. Statsrevisorerne har bedt om en undersøgelse, der bl.a.
afdækker beslutningsfasens varighed og udgifter, ministeriernes valg af udviklings-
metode, og om ministerierne bruger relevant viden til at justere budget og tidsplan.
Statsrevisorerne finder det betydningsfuldt, at der indsamles viden og opnås læring
om, hvorvidt og i givet fald hvordan beslutningsfasen påvirker projekternes succes i
forhold til de opstillede mål. Undersøgelsen har således fokus på læring om it-projek-
ternes beslutningsfase.
Undersøgelsen omfatter de ministerier, der siden 2011 har igangsat it-projekter med
et budget på mere end 10 mio. kr., og hvis beslutningsfase er afsluttet før juli 2020. De
it-projekter, der indgår i undersøgelsen, er omfattet af budgetvejledningens regler for
it-projekter og er derfor risikovurderet af Statens It-råd (herefter It-rådet). Det drejer
sig om i alt 96 projekter, der samlet set beløber sig til ca. 7,6 mia. kr., fordelt på 15 mi-
nisterier. Undersøgelsen omfatter således alle ministerier, undtagen Kirkeministeriet,
Social- og Indenrigsministeriet og Statsministeriet, som ikke har sendt sådanne it-
projekter til It-rådet i perioden.
2. Formålet med undersøgelsen er at afdække, hvad der karakteriserer beslutnings-
fasen i statslige it-projekter, og om der er en sammenhæng mellem ministeriernes
beslutninger i beslutningsfasen, og hvordan projekterne er kommet i mål i forhold til
pris, tid og gevinster. Vi besvarer følgende spørgsmål i beretningen:
Statens It-råd
I 2011 nedsatte regeringen
Statens It-projektråd (senere
Statens It-råd) med topledere
fra offentlige og private virk-
somheder. Rådet hjælper
myndigheder med tidlig hånd-
tering af risici i it-projekter
gennem rådgivning, konkrete
værktøjer og en systematisk
risikovurdering.
Hvor store udgifter har ministerierne haft, og hvor lang tid har ministerierne brugt
på beslutningsfasen?
Hvilke beslutninger har ministerierne truffet vedrørende anskaffelsen af it-syste-
merne?
I hvilket omfang har ministerierne justeret i projekternes budget og tidsplan i løbet
af beslutningsfasen?
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2
| Introduktion og konklusion
Vi undersøger også, om der er en sammenhæng mellem, hvordan projekterne kom-
mer i mål i forhold til pris, tid og gevinster, og de undersøgte forhold i beslutningsfa-
sen, herunder ministeriernes udgifter og tidsforbrug, ministeriernes beslutninger ved-
rørende anskaffelsen af it-systemerne og ministeriernes justeringer i projekterne i lø-
bet af beslutningsfasen. Vi undersøger gevinster i projekterne som et udtryk for pro-
jekternes kvalitet.
Vi besvarer spørgsmålene ved at undersøge beslutningsfasen for de 96 it-projekter i
de 15 ministerier. Herudover besvarer vi spørgsmålene ved nærmere at undersøge 6
projekter fordelt på Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0010.png
Introduktion og konklusion |
3
Hovedkonklusion
De forhold vedrørende projekternes beslutningsfase, som Rigsrevisionen
har undersøgt, kan ikke alene forklare, hvorfor nogle projekter kommer i
mål i forhold til pris, tid og gevinster, mens andre ikke gør det. Projekter-
ne er meget forskellige, ligesom der er en række andre forhold, der påvir-
ker, om ministerierne når i mål med et projekt. Dermed bliver projekterne
ikke nødvendigvis succesfulde, fordi ministerierne fx vælger en agil udvik-
lingsmetode eller vælger egenudvikling, eller fordi ministerierne bruger
mange penge eller lang tid på beslutningsfasen. Konsekvensen er, at mini-
sterierne derfor er nødt til i hvert enkelt projekt at vurdere, hvordan pro-
jektet skal tilrettelægges for at komme bedst i mål.
De undersøgte forhold
ministeriernes udgifter og
tidsforbrug i beslutningsfa-
sen
ministeriernes beslutninger
i forhold til teknisk løsning,
udviklingsmetode og ind-
købsform
ministeriernes justeringer
af projekternes budget og
afslutningstidspunkt i be-
slutningsfasen.
Ministerierne har i gennemsnit brugt ca. 9,8 mio. kr. og 17 måneder på at gennem-
føre beslutningsfasen
Undersøgelsen viser, at projekternes målopfyldelse i forhold til pris, tid og gevinster
ikke alene afhænger af, hvor mange penge og hvor lang tid ministerierne bruger på
beslutningsfasen. Undersøgelsen viser også, at der ikke er en sammenhæng mellem,
hvor lang tid ministerierne bruger på beslutningsfasen, og hvor lang tid ministerierne
bruger på projektet samlet set – dvs. at et projekt, der varer længe, kan have en kort
beslutningsfase og omvendt. Udgiftsniveauet i beslutningsfasen er stort set ens på tværs
af de fleste af projekterne. Det tyder på, at ministerierne har nogle faste udgifter, når
de skal gennemføre beslutningsfasen og tilrettelægge it-projektet, uanset hvor dyrt
projektet er samlet set. Det kan bl.a. være udgifter til projektledelse, analyser, krav-
specificering og eventuelt udbud. Ministerierne har opgjort fordelingen mellem in-
terne og eksterne udgifter i beslutningsfasen i 48 af de 96 projekter.
Beslutningsfasernes udgifter og varighed i Finansministeriets, Justitsministeriets og
Skatteministeriets 6 projekter varierer fra projekt til projekt. Forskellene kan bl.a. for-
klares ved, at ét ministerium har brugt længere tid på udbudsprocessen end planlagt i
et af projekterne, og at ét ministerium ikke har haft udgifter til at indkøbe et it-system,
fordi ministeriet selv har udviklet systemet.
Ministerierne har siden 2011 i stigende grad anvendt en agil eller delvist agil udvik-
lingsmetode i projekterne. Det er nogenlunde ligeligt fordelt, om ministerierne har
købt ind via EU-udbud eller rammeaftale, og det er forholdsvist få ministerier, der
egenudvikler deres it-systemer
Undersøgelsen viser, at ministeriernes valg af teknisk løsning, udviklingsmetode og
indkøbsform ikke alene har betydning for, om projekterne kommer i mål i forhold til
pris, tid og gevinster. Beslutningsfasen er kortest i agile projekter, i egenudviklede
projekter og i projekter, hvor ministerierne ikke har gennemført EU-udbud, men fx
har købt ind på en rammeaftale.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0011.png
4
| Introduktion og konklusion
Undersøgelsen af Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets 6 ud-
valgte projekter viser, at ministerierne ikke i alle tilfælde begrunder beslutningerne
om teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform med udgangspunkt i, hvad der
er bedst egnet til det pågældende projekt. Ministerierne har fx ikke i nogen af projek-
terne begrundet, hvilken udviklingsmetode der egner sig bedst til projektet, men be-
grunder bl.a. valgene med ministeriernes tidligere erfaringer. Rigsrevisionen finder, at
ministerierne skal kunne begrunde valgene i projekterne på baggrund af, hvad der er
bedst egnet til projekterne, og at valgene ikke alene bør være baseret på, hvad mini-
sterierne fx tidligere har valgt.
Ministerierne har i størstedelen af projekterne justeret i budget og tidsplan i løbet
af beslutningsfasen. Justeringerne har i de fleste tilfælde ført til, at budgettet er
blevet forøget, og at afslutningstidspunktet er blevet udskudt
Undersøgelsen viser, at justeringerne ikke nødvendigvis fører til, at projekterne kom-
mer i mål i forhold til pris, tid og gevinster, men at ministeriernes justeringer i budget-
tet typisk betyder, at deres estimater kommer tættere på de faktiske udgifter.
Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har i deres 6 projekter juste-
ret budgetter og tidsplaner på baggrund af leverandørernes tilbud. Ministerierne har
også indarbejdet de anbefalinger, de har fået fra It-rådet om justering af budget og tids-
plan. 5 af de 6 projekter blev dog risikovurderet så sent, at det kan have haft betydning
for, hvilke anbefalinger der har været relevante for It-rådet at give i forbindelse med
risikovurderingen. It-rådet har oplyst, at risikovurderingen af 23 ud af de 96 projekter
først blev afsluttet efter overgangen til gennemførelsesfasen. Rigsrevisionen finder, at
de sene risikovurderinger begrænser It-rådets mulighed for at komme med relevante
anbefalinger i projekternes beslutningsfase. Ministerierne har derved begrænset mu-
ligheden for at få relevant viden, som kan være med til at reducere risici i projektet og
have betydning for projektets succes.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0012.png
Introduktion og konklusion |
5
1.2. Baggrund
3. Budgetvejledningen fastsætter rammerne for ministerierne, når de gennemfører it-
projekter. Det betyder for det første, at ministerierne skal bruge statens it-projektmo-
del og inddele projektet i afgrænsede faser, jf. figur 1.
Figur 1
Faser i statens it-projektmodel
Modellen fra
før
efteråret 2018
Idéfase
Analysefase
Anskaffelsesfase
Beslutningsfasen
Idéfase
Modellen fra
efter
efteråret 2018
Analysefase
Gennemførelsesfase
Realiseringsfase
Gennemførelsesfase
Realiseringsfase
Note: It-projektmodellen havde 5 faser frem til efteråret 2018, hvor den blev justeret til 4 faser. Efter justeringen er anskaffelsesfasen og gennemfø-
relsesfasen slået sammen for bl.a. bedre at tilgodese gennemførelsen af de projekter, hvor ministerierne bruger en agil udviklingsmetode.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af Digitaliseringsstyrelsens vejledninger om statens it-projektmodel.
Obligatoriske dokumen-
ter
Det fremgår af figur 1, at beslutningsfasen, som vi undersøger i denne beretning, sva-
rer til analyse- og anskaffelsesfasen i den tidligere version af it-projektmodellen og til
analysefasen og en del af gennemførelsesfasen i den nye version. Beslutningsfasen
omfatter således perioden efter, at de politiske eller forretningsmæssige beslutninger
om at gennemføre projektet er truffet. Det er i beslutningsfasen, at ministerierne læg-
ger fundamentet for, hvordan it-projektet skal tilrettelægges og gennemføres ved at
indsamle viden, der kan kvalificere bl.a. tidsplan, budget og valg af teknisk løsning.
For det andet skal ministerierne indsende it-projekterne til risikovurdering i It-rådet,
hvis budgettet er på mere end 10 mio. kr. Risikovurderingen skal gennemføres i pro-
jektets analysefase på baggrund af udvalgte obligatoriske dokumenter, som også ud-
gør projektets styringsgrundlag. It-rådet har i den nye vejledning vedrørende risiko-
vurdering bl.a. lagt vægt på, at projekterne skal indsendes så tidligt som muligt i ana-
lysefasen. Formålet med at gennemføre risikovurderingen i analysefasen er at sikre,
at ministerierne kan få anbefalinger til projektet, inden projektet overgår til anskaffel-
sesfasen eller gennemførelsesfasen, hvor ministerierne typisk går i gang med at ind-
købe eller udvikle systemet. Som en del af risikovurderingen får ministerierne en til-
bagemelding fra It-rådet med anbefalinger, der skal være med til at reducere projek-
tets risici. Ministerierne fastsætter herefter projektets baseline, som er et udtryk for
ministeriernes forventninger til bl.a. tidsplan, budget og gevinster.
Alle it-projekter skal benytte
de obligatoriske styringsdoku-
menter, uanset om projektet
skal risikovurderes eller ej. Ef-
ter justeringen af projektmo-
dellen i 2018 drejer det sig om
projektgrundlag, risikolog og
risikotjekliste, styregruppeaf-
tale og businesscase. Disse
dokumenter skal bruges i hele
projektets forløb. Før justerin-
gen var projektinitieringsdo-
kumentet en del af de obliga-
toriske dokumenter. Det er nu
erstattet af projektgrundlaget.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0013.png
6
| Introduktion og konklusion
Efter risikovurderingen skal ministerierne løbende orientere It-rådet om, hvordan det
går med at indfri de forventninger, ministerierne har fastsat ved baseline. Undervejs
kan ministerierne få en ny baseline, fx hvis projektet er blevet forsinket. Ministerierne
kan som udgangspunkt kun få en ny baseline én gang gennem It-rådet. Det vil deref-
ter være den nye baseline, der er grundlag for den halvårlige statusrapportering. Ef-
ter afslutningen af projektet skal ministerierne orientere It-rådet om, hvordan projek-
tet er forløbet, og hvordan det går med at realisere de forventede gevinster.
For det tredje skal ministerierne forelægge projektet for Folketingets Finansudvalg,
hvis projektet har et budget på mere end 60 mio. kr. Projektet skal forelægges første
gang efter analysefasen, men før ministeriet går i udbud. Derefter skal ministeriet lø-
bende orientere Folketingets Finansudvalg, bl.a. når projektet har været i udbud, når
projektet overgår til drift, og hvis projektet er forsinket.
Ministeriernes it-projekter
4. Undersøgelsen omfatter 96 it-projekter fra 15 ministerier. Fælles for projekterne
er, at de har et budget på mere end 10 mio. kr., at de er risikovurderet af It-rådet i pe-
rioden 2011-2019, og at deres beslutningsfase er afsluttet før den 1. juli 2020. Ministe-
rierne har brugt den tidligere version af it-projektmodellen til gennemførelsen af 81 af
de it-projekter, der er med i undersøgelsen, mens den nye version er brugt til 15 pro-
jekter. 19 af projekterne har været forelagt for Folketingets Finansudvalg.
Lukning af et projekt
Et projekt kan lukkes, før gen-
nemførelsesfasen er afsluttet.
Der kan være forskellige årsa-
ger hertil, fx at det viser sig, at
projektet ikke længere er rele-
vant, at det ikke vil kunne op-
fylde de opstillede mål, eller at
det vil blive for dyrt i forhold til
de gevinster, der måtte kom-
me ud af det.
Der er forskel på, hvor langt ministerierne er nået med de 96 projekter. 55 projekter
er afsluttet, 37 er fortsat under gennemførelse, mens 4 projekter er lukket ned efter
beslutningsfasen. Af de afsluttede projekter er der 48, som har været afsluttet i mindst
ét år. Ministerierne skulle derfor have indsendt status for gevinstrealisering til It-rådet
for disse projekter.
5. Figur 2 viser, hvor mange it-projekter hvert ministerium har, og status for projekterne.
Figur 2
Ministerier, der indgår i undersøgelsen, og status på deres it-projekter
i april 2020
Skatteministeriet
Miljø- og Fødevareministeriet
Justitsministeriet
Finansministeriet
Forsvarsministeriet
Sundheds- og Ældreministeriet
Børne- og Undervisningsministeriet
Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet
Uddannelses- og Forskningsministeriet
Transport- og Boligministeriet
Kulturministeriet
Erhvervsministeriet
Beskæftigelsesministeriet
Udlændinge- og Integrationsministeriet
Udenrigsministeriet
0
8
8
4
5
1
4
4
4
2
2
2
1 1
1 1
1
1
7
2
1
8
5
1
14
5
2
1
5
10
15
Afsluttet
20
Lukket
25
Igangværende
Note: n=96.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Introduktion og konklusion |
7
Det fremgår af figur 2, at Skatteministeriet har igangsat flest it-projekter i perioden.
Skatteministeriets projekter udgør en fjerdedel af alle de undersøgte projekter, mens
lidt over halvdelen af projekterne er forankret i Miljø- og Fødevareministeriet, Justits-
ministeriet, Finansministeriet, Forsvarsministeriet og Sundheds- og Ældreministeriet.
De resterende 9 ministerier har hver igangsat 4 it-projekter eller færre og står således
for lidt mere end en femtedel af projekterne. Der er dermed stor forskel på, hvor man-
ge it-projekter de enkelte ministerier har igangsat, hvilket også kan betyde, at der er
forskel på erfaring og modenhed i ministerierne i forhold til at gennemføre større it-
projekter. De it-projekter, der har et budget på over 60 mio. kr., og som derfor skal fo-
relægges for Folketingets Finansudvalg, er primært forankret i Skatteministeriet, Ju-
stitsministeriet, Finansministeriet og Miljø- og Fødevareministeriet.
1.3. Revisionskriterier, metode og afgrænsning
Revisionskriterier
Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen
6. I kapitel 2 svarer vi på, hvor store udgifter ministerierne har haft, og hvor lang tid
ministerierne har brugt i beslutningsfasen. Vi svarer også på, om der er en sammen-
hæng mellem ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen, og hvordan
projekterne er kommet i mål i forhold til pris, tid og gevinster.
For at besvare dette har vi undersøgt, hvor lang tid ministerierne bruger på at gen-
nemføre beslutningsfasen i de 96 projekter, hvor store udgifter ministerierne har i
denne del af projektet, og hvordan disse er fordelt på interne og eksterne udgifter. I
forlængelse heraf har vi undersøgt 6 udvalgte projekter fordelt på Finansministeriet,
Justitsministeriet og Skatteministeriet i forhold til, hvor store udgifter ministerierne
har haft, og hvor lang tid ministerierne har brugt i projekternes beslutningsfase. Ende-
lig har vi opgjort ministeriernes målopfyldelse for de 55 afsluttede projekter i forhold
til pris, tid og gevinster, og vi har undersøgt, om der er en sammenhæng mellem be-
slutningsfasens udgifter og varighed og projektets målopfyldelse.
Vi lægger til grund, at ministerierne følger budgetvejledningens regler for gennemfø-
relse af it-projekter. Her fremgår det bl.a., at ministerierne dels skal medregne alle ud-
gifter til projekternes faser, herunder interne og eksterne udgifter, dels skal opgøre de
forventede interne og eksterne udgifter i projektets businesscase samt har skullet rap-
portere på disse ved projektets afslutning. Herudover skal ministerierne bruge fase-
inddelingen i statens it-projektmodel og sikre, at varighed og udgifter for hver af faser-
ne bliver estimeret i projekternes beslutningsfase. Endelig skal ministerierne indsen-
de en række obligatoriske dokumenter og projektoplysninger til It-rådet på fastsatte
tidspunkter, bl.a. i forbindelse med risikovurderingen, ved baseline og efter projektets
afslutning.
Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne
7. I kapitel 3 svarer vi på, hvilke beslutninger ministerierne har truffet vedrørende an-
skaffelsen af it-systemerne. Vi svarer også på, om der er en sammenhæng mellem
ministeriernes valg, og hvordan projekterne er kommet i mål.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
8
| Introduktion og konklusion
Teknisk løsning
Ministerierne kan vælge for-
skellige tekniske løsninger
(også kaldet anskaffelsesfor-
mer for den tekniske løsning),
fx et standardsystem, der
kræver opsætning i forhold til
ministeriets behov, en stan-
dardløsning med lidt større til-
pasninger, egenudvikling, hvor
ministerierne selv står for ud-
viklingen, eller udvikling af it-
systemet fra bunden hos en
leverandør.
Udviklingsmetode
For at besvare dette har vi registreret ministeriernes valg af teknisk løsning, udvik-
lingsmetode og indkøbsform for de 96 projekter. I forlængelse heraf har vi undersøgt,
om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet i de 6 udvalgte projekter
har tilvejebragt viden i beslutningsfasen om henholdsvis teknisk løsning, udviklings-
metode og indkøbsform og har begrundet de beslutninger, ministerierne har truffet
herom. Endelig har vi undersøgt, om der er en sammenhæng mellem ministeriernes
valg vedrørende anskaffelsen af it-systemet, og hvordan de 55 afsluttede projekter
er kommet i mål i forhold til pris, tid og gevinster.
Vi lægger til grund, at ministerierne følger de vejledninger om gennemførelse af stats-
lige it-projekter, fx Vejledning til statens it-projektmodel, der supplerer budgetvejled-
ningen. Heraf følger, at ministerierne aktivt skal forholde sig til, om der i forvejen fin-
des tekniske løsninger, der kan genbruges, eller om ministerierne skal udvikle et nyt
system fra bunden. Det følger også heraf, at ministerierne skal tage stilling til, hvilken
udviklings- og udbudsstrategi der er bedst egnet til deres projekter, og beskrive dis-
se. Det fremgår endvidere af vejledningen, at ministerierne skal overveje, om deres
organisation er moden til at bruge en agil udviklingsmetode. I forhold til valg af ind-
købsform skal ministerierne i deres indkøb af it-systemer følge de gældende regler
for indkøb. Reglerne sætter rammerne for, hvordan ministerierne som offentlige or-
dregivere skal købe ind.
Endelig lægger vi til grund for undersøgelsen, at ministerierne bruger beslutningsfa-
sen til at indhente relevant viden, der kan kvalificere anskaffelsen af it-systemet.
Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen
8. I kapitel 4 svarer vi på, i hvilket omfang ministerierne har justeret i projekternes bud-
get og tidsplan i løbet af beslutningsfasen, og om der er en sammenhæng mellem ju-
steringerne, og hvordan projekterne er kommet i mål i forhold til pris og tid. Dermed
får vi en indikation på, om ministerierne bruger den viden, de får i beslutningsfasen, til
at kvalificere budget og tidsplan.
For at besvare dette har vi undersøgt, om ministerierne i beslutningsfasen har foreta-
get justeringer i budget og afslutningstidspunkt for de 96 projekter. I forlængelse heraf
har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet i de 6
udvalgte projekter har brugt den viden, de har fået fra It-rådet og leverandøren, til at
foretage justeringer i budget og tidsplan undervejs i beslutningsfasen. Endelig har vi
undersøgt, om der er en sammenhæng mellem ministeriernes justeringer, og hvordan
de 55 afsluttede projekter er kommet i mål i forhold til pris og tid.
Vi lægger til grund for undersøgelsen, at ministerierne følger de vejledninger om gen-
nemførelse af statslige it-projekter, fx Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved
Statens It-råd, der supplerer budgetvejledningen. Heraf fremgår det bl.a., hvornår mi-
nisterierne skal indsende projektet til risikovurdering. I forlængelse af risikovurderin-
gen giver It-rådet ministerierne en række anbefalinger, som skal medvirke til at redu-
cere projektets risici. Vi lægger til grund, at ministerierne følger anbefalingerne til at
justere projektets tidsplan og budget, hvis anbefalingerne er rettet mod disse områ-
der. Vi lægger desuden til grund, at ministerierne forholder sig til oplysningerne fra le-
verandøren og bruger dem til at justere projektets budget og tidsplan, hvis ministerier-
ne vurderer, at oplysningerne giver anledning til dette.
Den agile metode og vand-
faldsmetoden er 2 forskellige
måder at gribe udviklingen af
it-systemer an på. Én af for-
skellene er, at man i projekter,
hvor vandfaldsmetoden er an-
vendt, beskriver kravene til
systemet på et detaljeret ni-
veau, før man går i gang med
udviklingen. I agile projekter er
kravene til systemet beskre-
vet på et overordnet niveau,
når udviklingen går i gang,
mens de detaljerede krav be-
skrives løbende, efterhånden
som det bliver besluttet, hvor-
dan systemet præcist skal ud-
formes.
Indkøbsform
Ministerierne kan indkøbe et
it-system eller eventuelle ud-
viklingstimer på forskellig må-
de, fx gennem et EU-udbud
(hvor der er forskellige mulig-
heder, herunder offentligt ud-
bud, begrænset udbud og ud-
bud med forhandling) gennem
Økonomistyrelsens rammeaf-
taler, gennem egne rammeaf-
taler og gennem Staten og
Kommunernes Indkøbsservi-
ces (SKI) rammeaftaler.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Introduktion og konklusion |
9
9. Undersøgelsen er igangsat på baggrund af en anmodning fra Statsrevisorerne.
Statsrevisorerne ønsker med beretningen at opnå læring om god praksis for beslut-
ningsprocesser i forbindelse med statslige it-projekter. Undersøgelsens kriterier er et
udtryk for god praksis i gennemførelsen af it-projekter, og læringen ligger bl.a. i, hvor-
dan de forskellige ministerier følger denne.
Metode
10. Vi besvarer undersøgelsens 3 spørgsmål, dels ved at undersøge beslutningsfasen
for 96 it-projekter i 15 ministerier, dels ved nærmere at undersøge 3 udvalgte ministe-
riers arbejde med 6 projekter. Det drejer sig om 2 projekter fra henholdsvis Finansmi-
nisteriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet.
Undersøgelsen omfatter som udgangspunkt alle it-projekter, der er risikovurderet af
It-rådet siden 2011, og som har afsluttet beslutningsfasen før den 1. juli 2020. Vores
udvælgelse af de 96 projekter er baseret på It-rådets halvårlige statusrapporter om
statslige it-projekter.
Til undersøgelsen af ministeriernes arbejde med de 6 it-projekter har vi udvalgt de 3
ministerier, der har igangsat flest it-projekter siden 2011, og som har afsluttet it-pro-
jekter for nyligt. Vi har derefter valgt de 2 senest afsluttede projekter i de 3 ministerier.
Vi har valgt denne tilgang for bl.a. at sikre, at vi undersøger nye projekter, der også er
afsluttede, så vi kan følge projektet fra start til afslutning. De 6 udvalgte projekter er
vist i figur 3.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0017.png
10
| Introduktion og konklusion
Figur 3
De 6 udvalgte projekter
FINANSMINISTERIET
JUSTITSMINISTERIET
SKATTEMINISTERIET
National eID gateway
At udvikle en løsning, der sikrer,
at Danmark lever op til en
EU-forordning, så borgere
og virksomheder fra andre
EU- og EØS-lande kan få adgang
til relevante
offentlige selv-
betjeningsløsninger i Danmark
med det, der svarer til deres egne
NemID- og NemLogin-løsninger.
POL-INTEL
At anskaffe og implementere en
analyseplatform til at bearbejde
og analysere store data-
mængder i politiets arbejde
med kirminalitetsforebyggelse,
efterforskning og monitorering.
CbC (Country by Country)
At udvikle en løsning, der sikrer
overholdelse af lovgivning og
internationale aftaler for nationalt
at kunne indsamle oplysninger
om multinationale virksomheders
økonomiske forhold og dele dem
i et internationalt samarbejde.
De økonomiske forhold vedrører
virksomhedernes omsætning,
fortjeneste og betalt skat.
Budget:
38,8 mio. kr.
Budget:
12,1 mio. kr.
Budget:
52,4 mio. kr.
Udskiftning af borger.dk’s CMS
At foretage en udskiftning af
det system, ministeriet bruger
til at administrere hjemmesiden
borger.dk
Nyt politi.dk
At anskaffe en ny tidssvarende
hjemmeside til politiet, som kan
inkorporere separate hjemme-
sider i politiets enheder og
håndtere politiets krise-
kommunikation ved større
hændelser.
Budget:
17,0 mio. kr.
CRS (global informationsudveksling)
At udvikle en løsning, der sikrer,
at Danmark lever op til en række
internationale aftaler om auto-
matisk udveksling af oplysninger
om nankindestående med
EU- og OECD-lande.
Budget:
13,1 mio. kr.
Budget:
40,9 mio. kr.
Note: Budget ved oprindelig baseline er i løbende priser.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
11. Undersøgelsen bygger på en gennemgang af skriftlig dokumentation, herunder
projekternes styringsdokumenter. Undersøgelsen af beslutningsfasen for de 96 it-
projekter er primært baseret på ledelsesgodkendte oplysninger, som ministerierne
har sendt til It-rådet. Vi har ikke undersøgt den bagvedliggende dokumentation. De
96 it-projekter, der indgår i undersøgelsen, er forskellige, og der kan være forskel i den
måde, ministerierne fx har opgjort deres udgifter på, og hvilke udgifter de har medreg-
net i projekterne. Undersøgelsen af de 3 ministeriers arbejde med de 6 it-projekter er
baseret på ministeriernes interne styringsdokumenter, hvor vi har undersøgt ministe-
riernes dokumentation.
Data vedrørende projekterne er særskilt kvalitetssikret af ministerierne i forbindelse
med høring.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Introduktion og konklusion |
11
12. Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision,
jf. bilag 2.
Afgrænsning
13. Vi afgrænser os fra at undersøge programmer, selv om de er risikovurderet af It-
rådet. Det gør vi, fordi programmer omfatter flere projekter, og fordi deres forløb ikke
kan sammenlignes med it-projekternes.
Vi undersøger, hvordan det er gået med projekterne i forhold til at opfylde mål for pris,
tid og gevinster, ligesom vi kortlægger, om der er foretaget justeringer i målene under-
vejs. Vi undersøger dog ikke årsagerne til de eventuelle justeringer og afvigelser fra
de oprindeligt opstillede mål, eller om justeringerne har været velbegrundede.
Vi undersøger, om ministerierne har begrundet deres valg af teknisk løsning, udvik-
lingsmetode og indkøbsform, men vi vurderer ikke, om valget er det bedst egnede til
det pågældende projekt. Vi undersøger heller ikke, om ministerierne fx har fulgt reg-
lerne for udbud. Vi afgrænser os samtidig fra at undersøge andre forhold, der også
kan have betydning for it-projekters succes, fx interessent- og brugerinddragelse,
test, implementering og kompetencer i projektorganisationen.
14. Statsrevisorernes spørgsmål og angivelse af, i hvilke kapitler spørgsmålene bliver
besvaret, fremgår af bilag 1. Bilag 2 indeholder en beskrivelse af undersøgelsens me-
todiske tilgang. Bilag 3 indeholder data om sammenhængen mellem, hvordan projek-
terne kommer i mål, og de forhold ved beslutningsfasen, vi har undersøgt. Bilag 4 in-
deholder data om projekterne fordelt på ministerier. Bilag 5 indeholder en ordliste, der
forklarer udvalgte ord og begreber.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0019.png
12
| Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen
2. Ministeriernes udgifter
og tidsforbrug i beslut-
ningsfasen
Delkonklusion
Ministerierne har i gennemsnit brugt ca. 9,8 mio. kr. og 17 måneder på at
gennemføre beslutningsfasen.
Der er ikke noget i undersøgelsen, der tyder på, at ministerierne kommer bedre i mål,
alene fordi de bruger længere eller kortere tid eller har flere eller færre udgifter i be-
slutningsfasen.
Ministerierne har i gennemsnit brugt ca. 9,8 mio. kr. i beslutningsfasen. Udgifterne
spænder fra ca. 320.000 kr. til ca. 111,6 mio. kr. Der er nogle få projekter med meget
høje udgifter, som trækker gennemsnittet op. Uden de 4 dyreste projekter er de gen-
nemsnitlige udgifter i beslutningsfasen 6,7 mio. kr. Bortset fra de få projekter med me-
get høje udgifter er udgiftsniveauet i beslutningsfasen stort set ens på tværs af projek-
terne. Det tyder på, at ministerierne har nogle faste udgifter, når de skal gennemføre
beslutningsfasen og tilrettelægge it-projektet, uanset hvor dyrt projektet er samlet set.
Det kan bl.a. være udgifter til projektledelse, analyser, kravspecificering og eventuelt
udbud. I de afsluttede projekter udgør beslutningsfasens udgifter ca. 17 % af projektets
samlede udgifter.
Ministerierne har opgjort fordelingen mellem interne og eksterne udgifter i beslut-
ningsfasen i 48 af de 96 projekter. Opgørelsen viser, at den ene halvdel af disse pro-
jekter har haft flere eksterne end interne udgifter i beslutningsfasen, mens den anden
halvdel har haft flere interne end eksterne udgifter.
Ministerierne har i gennemsnit brugt ca. 17 måneder på beslutningsfasen. Den korteste
beslutningsfase varede 41 dage, mens den længste varede mere end 4 år. I de 55 afslut-
tede projekter har ministerierne i gennemsnit brugt 41 % af projektets samlede varig-
hed på at gennemføre beslutningsfasen. Der er ikke en sammenhæng mellem beslut-
ningsfasens og gennemførelsesfasens varighed, så projekter med en lang beslutnings-
fase følges ikke nødvendigvis af en lang gennemførelsesfase. Fx er beslutningsfasen i
flere tilfælde længere end gennemførelsesfasen i projekter, hvor ministerierne gen-
nemfører EU-udbud.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0020.png
Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen |
13
Undersøgelsen af de 6 udvalgte projekter i Finansministeriet, Justitsministeriet og Skat-
teministeriet viser, at de relative udgifter og den relative varighed i disse svarer til de
55 afsluttede projekters. Der er forskelle i udgifter og varighed på tværs af projekter-
nes beslutningsfase. Forskellene på udgifterne i beslutningsfasen kan i nogle tilfælde
forklares ved, at et ministerium ikke har udgifter til at indkøbe et it-system, hvis mini-
steriet selv udvikler systemet. Herudover viser undersøgelsen, at Finansministeriet i
ét af projekterne bruger længere tid på beslutningsfasen end på resten af projektet,
hvilket hænger sammen med, at ministeriet har brugt meget lang tid på projektets ud-
budsproces.
15. Dette kapitel handler om, hvor store udgifter ministerierne har haft, og hvor lang
tid ministerierne har brugt på beslutningsfasen, opgjort i kalendertid, og om der er en
sammenhæng mellem beslutningsfasens udgifter og varighed, og hvordan projekter-
ne er kommet i mål.
Vi har undersøgt, hvor store ministeriernes udgifter har været i beslutningsfasen, og
hvor lang tid de har brugt på at gennemføre fasen. Det har vi gjort ved at opgøre ud-
gifterne i beslutningsfasen, og hvor mange måneder ministerierne har brugt på fasen
i de 96 it-projekter. Vi har endvidere undersøgt, om der er en sammenhæng mellem,
hvor mange penge og hvor lang tid ministerierne bruger i beslutningsfasen, og hvor-
dan projekterne kommer i mål i forhold til pris, tid og gevinster.
2.1. Ministeriernes udgifter i beslutningsfasen
16. Vi har undersøgt, hvor store udgifter ministerierne har haft i beslutningsfasen i de
96 projekter, og hvordan disse er fordelt på interne og eksterne udgifter. I forlængel-
se heraf har vi undersøgt, hvor mange udgifter Finansministeriet, Justitsministeriet og
Skatteministeriet har haft i beslutningsfasen i de 6 udvalgte projekter. Vi har gennem-
gået ministeriernes projektmateriale og registreret deres forbrug i beslutningsfasen.
17. Vores gennemgang viser, at udgifterne i beslutningsfasen spænder fra ca. 320.000
kr. til ca. 111,6 mio. kr. Figur 4 viser ministeriernes udgifter i beslutningsfasen i de enkel-
te projekter.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0021.png
14
| Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen
Figur 4
Beslutningsfasens udgifter (2020-priser)
(Mio. kr.)
120
100
80
60
40
20
0
Note: n=89. Alle 96 projekter indgår ikke , da der for nogle projekter mangler data for eller opgørelse af beslutningsfasens udgifter.
Der kan være forskel på, hvordan ministerierne opgør udgifterne, og hvilke udgifter de medregner i beslutningsfasen.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
Gennemsnit: 9,8
Beslutningsfasens udgif-
ter
Vi har opgjort beslutningsfa-
sens udgifter ved at lægge ud-
gifterne i analyse- og anskaf-
felsesfasen sammen for de
projekter, der er gennemført
efter den version af statens it-
projektmodel, der er fra før ef-
teråret 2018. For projekter,
der er igangsat efter den nye
version, har vi brugt udgifter i
analysefasen samt de oplys-
ninger, vi har fået fra ministe-
rierne om, hvor mange udgif-
ter ministerierne har haft frem
til afslutningen af et udbud el-
ler begyndelsen på udvikling
af it-systemet.
Det fremgår af figur 4, at ministerierne i gennemsnit har brugt ca. 9,8 mio. kr. i beslut-
ningsfasen. Gennemsnittet er præget af, at enkelte projekter har meget store udgifter
i beslutningsfasen. Det projekt, der særligt skiller sig ud, er et af Skatteministeriets
projekter, som har udgifter i beslutningsfasen på 111,6 mio. kr. Hvis vi ser bort fra de 4
projekter, der har haft de højeste udgifter i beslutningsfasen, så er de gennemsnitlige
udgifter i beslutningsfasen 6,7 mio. kr. i stedet for 9,8 mio. kr.
18. Ministerierne har opgjort fordelingen af interne og eksterne udgifter i beslutnings-
fasen for 48 ud af de 96 projekter. Det drejer sig om 2 lukkede, 13 igangværende og
33 afsluttede projekter. For de 48 projekter viser undersøgelsen, at det i ca. halvde-
len af projekterne er de eksterne udgifter, der udgør størstedelen af udgifterne, mens
det for den anden halvdel af projekterne er de interne udgifter, der udgør størstede-
len af udgifterne. Fordelingen af interne og eksterne udgifter varierer på tværs af mi-
nisterierne. Fx viser opgørelsen fra Forsvarsministeriet, at de eksterne udgifter i be-
slutningsfasen udgør størstedelen i alle ministeriets projekter, mens opgørelsen fra
Finansministeriet viser, at de interne udgifter udgør størstedelen af udgifterne i be-
slutningsfasen i de fleste af ministeriets projekter.
Undersøgelsen viser også, at der – bortset fra enkelte meget udgiftstunge projekter –
er en tendens til, at ministeriernes udgifter i beslutningsfasen stort set er ens, uanset
hvor dyrt projektet er samlet set. Vores opgørelse af udgifterne peger således på, at
der er nogle faste udgifter forbundet med at tilrettelægge et it-projekt. Det kan bl.a.
være udgifter til projektledelse, analyser, specificering af krav til systemet og eventu-
elt udbud. Det betyder også, at udgifterne i beslutningsfasen udgør en større andel af
de samlede projektudgifter i de små projekter end i de større projekter.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0022.png
Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen |
15
19. For de 55 afsluttede projekter har vi opgjort, hvor meget beslutningsfasens udgifter
udgør af det samlede projekts udgifter. Vores opgørelse viser, at ministerierne i gen-
nemsnit har brugt 17 % af de samlede projektudgifter i beslutningsfasen.
20. Vi har undersøgt, hvilke udgifter Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatte-
ministeriet har haft i de 6 projekter, og hvor stor en andel beslutningsfasens udgifter
udgør af projekternes samlede udgifter.
Figur 5 viser ministeriernes samlede realiserede udgifter til projekterne samt den pro-
centvise fordeling af udgifterne på henholdsvis beslutningsfasen og resten af projek-
tet (dvs. gennemførelsesfasen, hvor it-systemet udvikles og implementeres).
Figur 5
De samlede udgifter til de 6 projekter og deres procentvise fordeling på beslutnings- og gennem-
førelsesfasen
19 %
Realiserede
udgifter i alt
77 %
89 %
79 %
78 %
87 %
79 %
Skattesministeriet, CRS
Skattesministeriet, CbC
Justitsministeriet, Nyt Politi.dk
Justitsministeriet, POL-INTEL
Finansministeriet, udskiftning af borger.dk's CMS
Finansministeriet, National eID gateway
0%
11 %
23 %
37, 8 mio. kr.
23,4 mio. kr.
16,5 mio. kr.
96,4 mio. kr.
14,1 mio. kr.
12,7 mio. kr.
80 %
100 %
21 %
22 %
13 %
21 %
20 %
40 %
60 %
Beslutningsfasen
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
Gennemførelsesfasen
Det fremgår af figur 5, at andelen af udgifter i beslutningsfasen er mellem 11 % og 23 %,
og at ministerierne i gennemsnit har brugt ca. 19 % af de samlede udgifter i beslut-
ningsfasen i de 6 projekter. Ministeriernes udgifter til beslutningsfasen varierer mel-
lem 1,8 mio. kr. og 21,3 mio. kr., og udgifterne er i gennemsnit 6,8 mio. kr. Udgifternes
andel af projektets samlede udgifter svarer således nogenlunde til gennemsnittet for
de 55 afsluttede projekter.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
16
| Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen
Forskellen på udgifternes størrelse i projekterne kan i nogle tilfælde forklares ved, at
ministeriernes udgifter til anskaffelsen af it-systemet varierer meget. Fx afsluttede
Justitsministeriet og Skatteministeriet i 2016 beslutningsfasen i it-projekterne POL-
INTEL og CRS. Udgifterne i beslutningsfasen var på henholdsvis 21,3 mio. kr. og 8,6
mio. kr. Justitsministeriet brugte 17,1 mio. kr. på at anskaffe systemet i POL-INTEL,
mens Skatteministeriet ikke har haft udgifter til at indkøbe systemet i CRS, fordi mi-
nisteriet selv har udviklet det.
Resultater
Undersøgelsen viser, at ministerierne i gennemsnit har brugt ca. 9,8 mio. kr. i beslut-
ningsfasen. Der er dog nogle få projekter, som trækker gennemsnittet op. Udgifterne
spænder således fra ca. 320.000 kr. til ca. 111,6 mio. kr. Udelader man de 4 dyreste pro-
jekter i beregningen, er gennemsnittet ca. 6,7 mio. kr. Bortset fra de meget dyre pro-
jekter er der en tendens til, at ministeriernes udgifter i beslutningsfasen stort set er
ens, uanset hvor dyrt projektet er samlet set. Det tyder på, at ministerierne har nogle
faste udgifter, bl.a. til projektledelse, analyser, kravspecificering og eventuelt udbud,
ved at gennemføre beslutningsfasen og tilrettelægge it-projektet, uanset hvor dyrt
det samlede projekt er. I de afsluttede projekter udgør beslutningsfasens udgifter ca.
17 % af projektets samlede udgifter.
Ministerierne har opgjort fordelingen mellem interne og eksterne udgifter i beslutnings-
fasen i 48 af de 96 projekter. Opgørelsen viser, at den ene halvdel af projekterne har
haft flere eksterne end interne udgifter i beslutningsfasen, mens den anden halvdel
har haft flere interne end eksterne udgifter.
I Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets 6 projekter svarer ud-
gifternes andel af projekternes samlede udgifter nogenlunde til gennemsnittet for de
55 afsluttede projekter. Ministeriernes udgifter til beslutningsfasen er på mellem 1,8
mio. kr. og 21,3 mio. kr. Forskellen på udgifternes størrelse i projekterne kan bl.a. for-
klares ved, at ministerierne i forskellig grad har udgifter i anskaffelsesfasen. Skatte-
ministeriet har fx ikke haft udgifter til at indkøbe et af sine systemer, fordi ministeriet
selv har udviklet det, mens Justitsministeriet i et af sine projekter har brugt 17,1 mio.
kr. til den del af beslutningsfasen, der vedrører anskaffelsen af it-systemet.
Beslutningsfasens varig-
hed
Vi har opgjort beslutningsfa-
sens varighed ved at lægge
varigheden af analyse- og an-
skaffelsesfasen sammen for
de projekter, der er gennem-
ført efter den version af sta-
tens it-projektmodel, der er
fra før efteråret 2018. For pro-
jekter, der er igangsat efter
den nye version, har vi brugt
varigheden fra analysefasens
start til det tidspunkt, hvor mi-
nisteriet har oplyst, at ministe-
riet enten har skrevet kon-
trakt med en leverandør, eller
– hvis der er tale om egenud-
vikling – til ministeriet er be-
gyndt at udvikle it-systemet.
Varigheden er således et ud-
tryk for, hvor lang tid ministe-
rierne har brugt, opgjort i ka-
lendertid.
2.2. Beslutningsfasens varighed
21. Vi har undersøgt, hvor lang tid ministerierne har brugt på at gennemføre beslut-
ningsfasen, opgjort i kalendertid, i de 96 projekter. I forlængelse heraf har vi under-
søgt, hvor lang tid Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har brugt
i beslutningsfasen i de 6 udvalgte projekter. Vi har gennemgået ministeriernes pro-
jektmateriale og registreret deres start- og sluttidspunkter for beslutningsfasen.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0024.png
Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen |
17
22. Gennemgangen viser, at den korteste beslutningsfase har varet 41 dage, mens den
længste har varet mere end 4 år. Der er således stor forskel på, hvor lang tid ministe-
rierne bruger på at gennemføre beslutningsfasen i projekterne. Figur 6 viser beslut-
ningsfasens varighed i projekterne.
Figur 6
Beslutningsfasens varighed
(Måneder)
60
50
40
30
20
10
0
Note: n=95. Ét projekt indgår ikke på grund af manglende data.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
Gennemsnit: 17
Det fremgår af figur 6, at ministerierne i gennemsnit har brugt ca. 17 måneder på be-
slutningsfasen.
23. For de 55 afsluttede projekter har vi opgjort, hvor lang tid beslutningsfasen har va-
ret i forhold til projektets samlede varighed. Opgørelsen viser, at beslutningsfasen i
gennemsnit udgør 41 % af projekternes samlede varighed.
Opgørelsen viser også, at der ikke er en sammenhæng mellem, hvor lang tid ministe-
rierne bruger i beslutningsfasen, og hvor lang tid ministerierne samlet set bruger på
projektet. Dvs. at en lang beslutningsfase ikke nødvendigvis betyder, at projektet sam-
let set tager lang tid at gennemføre. I hvert tredje projekt har ministerierne brugt læn-
gere tid i beslutningsfasen end i resten af projektet. Dette gør sig oftest gældende i de
projekter, hvor der gennemføres EU-udbud.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0025.png
18
| Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen
Sammenholder vi beslutningsfasens udgifter og varighed, opgjort i kalendertid, på
tværs af it-projekterne, ses der ikke en sammenhæng mellem disse. Beslutningsfa-
sen kan derfor være kort og samtidig have høje udgifter, ligesom den kan være lang
og have få udgifter. En lang beslutningsfase med forholdsvis lave udgifter kan fx for-
klares med, at ministerierne skal følge nogle lovfastsatte svarfrister, når de skal gen-
nemføre EU-udbud, og at der er ventetid forbundet med udbuddet. Et udbud kan og-
så være forbundet med et længerevarende klageforløb, der påvirker beslutningsfa-
sens varighed. En anden forklaring kan være, at ministeriet skal afsætte ekstra tid i
beslutningsfasen i de projekter, der skal forelægges for Folketingets Finansudvalg.
24. Vi har undersøgt, hvor lang tid Finansministeriet, Justitsministeriet og Skattemini-
steriet har brugt på beslutningsfasen i de 6 projekter, og hvor lang tid beslutningsfa-
sens varighed udgør af projekternes samlede varighed.
Figur 7 viser ministeriernes samlede tidsforbrug på projekterne samt den procent-
vise fordeling af tidsforbruget på henholdsvis beslutningsfasen og resten af projektet
(dvs. gennemførelsesfasen).
Figur 7
Den samlede varighed af de 6 projekter og varighedens procentvise fordeling på beslutnings- og
gennemførelsesfasen
41 %
Projektets
varighed i alt
71 %
66 %
Skattesministeriet, CRS
Skattesministeriet, CbC
Justitsministeriet, Nyt Politi.dk
Justitsministeriet, POL-INTEL
Finansministeriet, udskiftning af borger.dk's CMS
Finansministeriet, National eID gateway
0%
29 %
34 %
48 %
40 %
38 %
58 %
17 måneder
20,5 måneder
52 %
44 måneder
35 måneder
15,5 måneder
60 %
62 %
42 %
30 måneder
100 %
20 %
40 %
60 %
80 %
Beslutningsfasen
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
Gennemførelsesfasen
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen |
19
Det fremgår af figur 7, at beslutningsfasens varighed udgør mellem 29 % og 58 % af
det samlede projekts varighed i de 6 projekter. Undersøgelsen viser, at ministerier-
nes tidsforbrug i beslutningsfasen er mellem 5 og 23 måneder, og at varigheden i gen-
nemsnit er 12 måneder. Justitsministeriets projekt POL-INTEL er det eneste af de 6
projekter, som har haft et budget på mere end 60 mio. kr. og derfor har skullet fore-
lægges for Folketingets Finansudvalg i beslutningsfasen. Beslutningsfasen udgør i
gennemsnit 41 % af projekternes samlede varighed i de 6 projekter, hvilket svarer til
gennemsnittet for de 55 afsluttede projekter.
Undersøgelsen viser også, at beslutningsfasen kan vare både længere og kortere tid
end den resterende del af projektet. Fx varede beslutningsfasen ca. 6 måneder i Fi-
nansministeriets ene projekt, Udskiftning af borger.dk’s CMS, mens den resterende
del af projektet varede knap 9 måneder. Beslutningsfasen udgjorde således 38 % af
projektets samlede varighed. I Finansministeriets andet projekt, National eID gateway,
varede beslutningsfasen længere tid end resten af projektet. Ministeriet måtte i dette
projekt gennemføre EU-udbud ad 2 omgange, fordi det viste sig, at evalueringsmeto-
den i det første udbud var uhensigtsmæssig. Beslutningsfasen varede ca. 1�½ år, mens
resten af projektet varede ca. ét år. Beslutningsfasen udgjorde således 58 % af projek-
tets samlede varighed.
Resultater
Undersøgelsen viser, at ministerierne i gennemsnit har brugt ca. 17 måneder på be-
slutningsfasen. Den korteste beslutningsfase varede 41 dage, mens den længste va-
rede mere end 4 år.
I de 55 afsluttede projekter har ministerierne i gennemsnit brugt 41 % af projektets
samlede varighed på at gennemføre beslutningsfasen. Der er ikke en sammenhæng
mellem beslutningsfasens og gennemførelsesfasens varighed, så projekter med en
lang beslutningsfase følges ikke nødvendigvis af en lang gennemførelsesfase. I projek-
ter, hvor ministerierne gennemfører EU-udbud, er beslutningsfasen således i flere til-
fælde længere end gennemførelsesfasen. Der er heller ikke en sammenhæng mellem
beslutningsfasens varighed og udgifter.
I Finansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets 6 projekter svarer be-
slutningsfasens andel af projekternes samlede varighed til gennemsnittet for de 55
afsluttede projekters. I de 6 projekter kan vi se eksempler på, at beslutningsfasen kan
vare både længere og kortere tid end resten af projektet. Finansministeriet har fx i
det ene af sine projekter brugt 58 % af projektets samlede varighed på beslutningsfa-
sen, hvilket kan forklares med, at ministeriet brugte mere tid end planlagt på udbuds-
processen.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0027.png
20
| Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen
2.3. Sammenhæng mellem beslutningsfasens udgifter og
varighed og projekternes målopfyldelse
Vurdering af målopfyldelse
Pris og tid
For at vurdere projektets
målopfyldelse i forhold til pris
og tid har vi lagt os op ad It-rå-
dets vurdering. Ifølge It-rådet
er et it-projekt realiseret in-
den for budgettet, hvis dets
budget ikke overskrides med
mere end 10
%.
Ifølge It-rådet
er et it-projekt realiseret in-
den for tidsplanen, hvis pro-
jektet ikke afsluttes senere
end 3 måneder efter det plan-
lagte afslutningstidspunkt.
Gevinster
Der foreligger ikke et tilsva-
rende niveau for at vurdere
projekternes målopfyldelse i
forhold til gevinstrealisering.
Vi har derfor vurderet ministe-
rierne ud fra, om ministerierne
ifølge egen vurdering har rea-
liseret de gevinster, der var
planlagt til at skulle realiseres
ca. ét år efter projektets af-
slutning. Delvist realiserede
gevinster tæller med som ikke
realiserede. Det skal hertil be-
mærkes, at ministerierne godt
kan realisere gevinster senere
end ét år efter projektets af-
slutning. Der er dog ikke nogen
standardiseret opfølgning på
de gevinster, ministerierne re-
aliserer senere.
25. Vi har undersøgt, om der er en sammenhæng mellem beslutningsfasens udgifter
og varighed, og om projekterne er kommet i mål i forhold til den planlagte pris og tid
og med de planlagte gevinster. Det har vi undersøgt for de 55 projekter, der er afslut-
tet.
26. Figur 8 viser ministeriernes målopfyldelse i forhold til pris, tid og gevinster. Gevin-
sterne er angivet som realiserede, hvis ministerierne i gevinstrealiseringsrapporterne
selv vurderer, at gevinsterne er realiserede som planlagt ca. ét år efter projektafslut-
ningen.
Figur 8
Målopfyldelse i forhold til pris, tid og gevinster for de afsluttede pro-
jekter
I mål til prisen
I mål til tiden
Forventede gevinster realiseret
12
21
9
n=53
41
n=55
34
27
n=45
9
Ja
Nej
Har ikke indsendt gevinstrealiseringsrapport
Note: Vi har brugt projekternes oprindelige baseline til at vurdere målopfyldelsen for pris og tid. For gevinster-
ne har vi brugt projektafslutningsrapporten som baseline. For pris og tid har vi medtaget alle afsluttede
projekter. For gevinster har vi medtaget de projekter, der har været afsluttet i mere end ét år, og som mi-
nisterierne derfor bør have udarbejdet en gevinstrealiseringsrapport for, medmindre ministeriet har af-
talt med It-rådet, at gevinstrealiseringsrapporten skal afleveres senere.
I forhold til gevinster har vi taget 3 projekter ud af opgørelsen, da det ikke var muligt at vurdere, om ge-
vinsterne var realiserede, fx fordi ministerierne ikke havde fulgt op på dem endnu.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Det fremgår af figur 8, at ministerierne er kommet i mål til prisen med 41 projekter, i
mål til tiden med 34 projekter, og at ministerierne i 9 projekter har vurderet, at gevin-
sterne er realiseret som planlagt ca. ét år efter projektets afslutning.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0028.png
Ministeriernes udgifter og tidsforbrug i beslutningsfasen |
21
27. Der er ikke noget i undersøgelsen, der tyder på, at ministerierne kommer bedre i
mål, hvis de bruger længere eller kortere tid eller har flere eller færre udgifter i beslut-
ningsfasen. Af de projekter, som kommer bedst i mål i forhold til pris, tid og gevinster,
er der således projekter med både relativ kort og lang beslutningsfase og med relativt
små og store udgifter i beslutningsfasen. Ministeriernes udgifter i beslutningsfasen og
fasens varighed har således ikke i sig selv betydning for, om projekterne opfylder de
opstillede mål. Forklaringen kan være, at der er mange andre forhold i projektet som
fx brugerinddragelse, test, implementering og kompetencer, der kan have betydning
for, hvordan projekterne kommer i mål. Bilag 3 viser vores analyser af sammenhæn-
gen mellem beslutningsfasens udgifter og varighed og projekternes målopfyldelse.
Boks 1 beskriver 2 projekter med forskellige beslutningsfaser, der begge når de op-
stillede mål.
Boks 1
Eksempel på projekter med forskellige beslutningsfaser, der
når de opstillede mål
Udenrigsministeriet og Uddannelses- og Forskningsministeriet har hver gennemført ét
projekt, der opfylder målene i forhold til pris, tid og gevinster.
I det ene projekt udgjorde beslutningsfasens andel af de samlede projektudgifter ca. 21 %,
mens de i det andet projekt udgjorde ca. 7 %. Beslutningsfasens varighed udgjorde i det
ene projekt ca. 70 % og i det andet ca. 20 % af projektets samlede varighed. Projekternes
relative udgifter og varighed i beslutningsfasen i de 2 projekter var dermed meget forskel-
lige.
De 2 projekter er således eksempler på, at projekternes målopfyldelse ikke alene afhæn-
ger af beslutningsfasens udgifter og varighed.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra Udenrigsministeriet og Uddannelses- og
Forskningsministeriet.
Resultater
Undersøgelsen viser, at beslutningsfasens udgifter og varighed ikke alene har betyd-
ning for, hvordan projekterne kommer i mål i forhold til pris, tid og gevinster. Af de pro-
jekter, som kommer bedst i mål, er der således projekter med både relativ kort og lang
beslutningsfase og med relativt få og mange udgifter i beslutningsfasen. Beslutnings-
fasens udgifter og varighed har således ikke i sig selv betydning for, om projekterne
opfylder de opstillede mål. Der er mange andre forhold i projektet som fx brugerind-
dragelse, test, implementering og kompetencer, der kan have betydning for, hvordan
projekterne kommer i mål.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0029.png
22
| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne
3. Ministeriernes beslut-
ninger vedrørende anskaf-
felsen af it-systemerne
Delkonklusion
Ministerierne har siden 2011 i stigende grad anvendt en agil eller delvist
agil udviklingsmetode i projekterne. Det er nogenlunde ligeligt fordelt, om
ministerierne har købt ind via EU-udbud eller rammeaftale, og det er for-
holdsvist få ministerier, der egenudvikler deres it-systemer.
Der er ikke noget i undersøgelsen, der tyder på, at ministerierne kommer bedre i mål,
alene fordi de vælger en bestemt teknisk løsning, udviklingsmetode eller indkøbsform
frem for en anden. Ministeriernes projekter kommer således ikke alene godt i mål, for-
di de fx er agile eller egenudviklede. Beslutningsfasen er kortest i agile og egenudvikle-
de projekter samt i projekter, hvor der ikke er gennemført EU-udbud, men fx købt ind
på en rammeaftale.
Undersøgelsen af de 6 udvalgte projekter i Finansministeriet, Justitsministeriet og Skat-
teministeriet viser, at ministerierne ikke i alle tilfælde begrunder beslutningerne om
teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform med udgangspunkt i, hvad der er
bedst egnet i det pågældende projekt. Ministerierne har fx ikke i nogen af projekterne
begrundet, hvilken udviklingsmetode der egner sig bedst til projektet. Ministerierne
begrunder bl.a. valgene med ministeriernes tidligere erfaringer. Rigsrevisionen finder,
at ministerierne skal kunne begrunde valgene i projekterne på baggrund af, hvad der
er bedst egnet til projekterne, og at valgene ikke alene bør være baseret på fx, hvad mi-
nisterierne tidligere har valgt.
28. Dette kapitel handler om, hvilke beslutninger ministerierne har truffet vedrørende
anskaffelsen af it-systemerne i deres it-projekter, og om der er en sammenhæng mel-
lem disse beslutninger, og hvordan ministerierne er kommet i mål med projekterne i
forhold til pris, tid og gevinster.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0030.png
Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne |
23
Vi har undersøgt, hvilke beslutninger ministerierne har truffet vedrørende anskaffel-
sen af it-systemerne. Det har vi gjort ved at undersøge, hvilke beslutninger ministeri-
erne har truffet vedrørende teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform i de 96
it-projekter. Vi har endvidere undersøgt, hvilken betydning beslutningerne har for va-
righeden og udgifterne i beslutningsfasen, hvilke overvejelser der ligger bag beslut-
ningerne, og om beslutningerne har særskilt betydning for, hvordan projekterne kom-
mer i mål.
3.1. Ministeriernes valg af teknisk løsning
29. Vi har undersøgt ministeriernes valg af teknisk løsning i de 96 projekters beslut-
ningsfase. Herudover har vi undersøgt, på hvilken baggrund Finansministeriet, Justits-
ministeriet og Skatteministeriet har valgt teknisk løsning i de 6 udvalgte projekter. En-
delig har vi undersøgt betydningen af valget for varighed og udgifter i beslutningsfa-
sen, og om valget har en betydning for, om projekterne kommer i mål i forhold til pris,
tid og gevinster. Dette har vi undersøgt for de 55 afsluttede projekter.
30. Figur 9 viser, hvilke valg ministerierne har truffet i forhold til teknisk løsning i it-pro-
jekterne, dvs. om de har valgt et standardsystem, at egenudvikle systemet eller få ud-
viklet et nyt hos en leverandør.
Figur 9
Valg af teknisk løsning i 96 statslige it-projekter
Standardsystem med
tilpasninger
37
4
Standard-
system
Uoplyst
Andet
5
3
17
Egen-
udvikling
30
Nyudvikling
hos leverandør
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
24
| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne
Det fremgår af figur 9, at ministerierne har besluttet selv at udvikle løsningen i 17 af
projekterne. Disse 17 projekter er fordelt på 4 ministerier (Skatteministeriet, Uddan-
nelses- og Forskningsministeriet, Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet og Miljø-
og Fødevareministeriet). Skatteministeriet har fx besluttet at egenudvikle it-syste-
met i 12 af sine 24 projekter. Der er således kun få ministerier, der anvender egenud-
vikling i projekterne.
Ministerierne har i 30 af projekterne valgt at få systemet udviklet fra bunden hos en
leverandør, mens de har valgt at købe et standardsystem med eller uden tilpasninger
i samlet 41 projekter. I de fleste af de projekter, hvor ministerierne køber et standard-
system, skal systemet tilpasses for at opfylde ministeriernes behov.
Valg af teknisk løsning i
de 6 udvalgte projekter
Finansministeriet
National eID gateway
(udviklet fra bunden hos
leverandør)
Udskiftning af borger.dk’s
CMS (standardsystem).
Justitsministeriet
POL-INTEL (standard-
31. For nærmere at belyse, hvilke overvejelser der ligger bag valget af teknisk løsning,
har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har vur-
deret og begrundet, hvilken teknisk løsning der bedst egner sig til de 6 udvalgte pro-
jekter.
Ministerierne har i alle 6 projekter brugt en markedsafklaring som grundlag for valget
af teknisk løsning. Fx undersøgte Skatteministeriet, om andre myndigheders løsninger
kunne genbruges, før ministeriet traf beslutningen om selv at udvikle. Justitsministe-
riet besøgte andre myndigheder for at få demonstreret et muligt standardsystem.
Ministerierne har også i alle 6 projekter begrundet valget af teknisk løsning. I de pro-
jekter, hvor ministerierne har besluttet at anskaffe en standardløsning, begrunder mi-
nisterierne bl.a. beslutningen med, at der er færre risici forbundet med at vælge en
standardløsning, og at deres markedsafklaring har vist, at der er et modent marked
for standardløsninger til at understøtte ministeriernes opgaver.
Skatteministeriet begrunder bl.a. beslutningen om at egenudvikle it-systemerne i
sine projekter med, at ministeriet har en stram tidsplan, og at det derfor er vigtigt, at
ministeriet kan gå i gang med udviklingen så hurtigt som muligt. Vores undersøgelse
viser imidlertid, at ministeriet ikke har nået at udvikle den planlagte funktionalitet, selv
om ministeriet afslutter projektet til det planlagte tidspunkt.
32. Vi har endvidere undersøgt, om valg af teknisk løsning har betydning for beslut-
ningsfasens udgifter og varighed. Figur 10 viser, hvor stor en andel af projektets sam-
lede varighed beslutningsfasen udgør ved valg af forskellige tekniske løsninger i de 55
afsluttede projekter.
system)
Nyt Politi.dk (standard-
system).
Skatteministeriet
CbC (egenudvikling)
CRS (egenudvikling).
Markedsafklaring
Markedsafklaring kan fx være
dialog med én eller flere leve-
randører for at få overblik over
markedet og identificere po-
tentielle leverandører, inden
opgaven sendes i udbud.
Markedsafklaringen kan også
bestå i at undersøge, om andre
nationale eller internationale
myndigheder har eksisteren-
de løsninger, der kan genbru-
ges
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0032.png
Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne |
25
Figur 10
Beslutningsfasens andel af det samlede projekts varighed ved valg af
forskellige tekniske løsninger
Gennemsnit 41 %
Egenudvikling
Nyudvikling hos leverandør
Standardsystem med tilpasninger
Standardsystem
0%
20 %
40 %
60 %
80 %
100 %
Note: n=52. 2 projekter indgår ikke på grund af manglende data. Ét projekt indgår ikke, fordi ministeriet har op-
lyst kategorien ”Andet”.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
Det fremgår af figur 10, at projekter, hvor ministerierne har valgt at egenudvikle deres
it-system, har en relativt kortere beslutningsfase end projekter, hvor ministerierne har
valgt en anden teknisk løsning.
At ministerierne bruger relativt kortere tid i beslutningsfasen i projekter med egenud-
vikling kan hænge sammen med, at ministerierne i disse projekter ikke har skullet bru-
ge så lang tid på at forberede og gennemføre udbud.
Valget af teknisk løsning har således en betydning for beslutningsfasens varighed.
Derimod har vores undersøgelse vist, at valg af teknisk løsning ikke på tilsvarende
måde har en betydning for størrelsen af beslutningsfasens udgifter.
Endelig viser vores undersøgelse af de 55 afsluttede projekter, at ministeriernes valg
af teknisk løsning ikke i sig selv har betydning for, om ministerierne når de opstillede
mål i forhold pris, tid og gevinster. Bilag 3 viser vores analyser af sammenhængen mel-
lem valget af forskellige tekniske løsninger og projekternes målopfyldelse.
Resultater
Undersøgelsen viser, at flere ministerier har valgt at købe et standardsystem frem for
at få udviklet et nyt hos en leverandør. De 17 projekter, hvor ministerierne har valgt at
egenudvikle it-systemerne, er fordelt på 4 ministerier.
Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har brugt en markedsafkla-
ring som grundlag for valget af teknisk løsning i de 6 udvalgte projekter. Ministerierne
har i deres markedsafklaring enten afsøgt leverandørmarkedet eller undersøgt, om
det har været muligt at genbruge eksisterende tekniske løsninger. Finansministeriet
og Justitsministeriet begrunder fx valget af standardløsning med, at det vil minimere
projekternes risici, mens Skatteministeriets beslutning om egenudvikling bl.a. er be-
grundet i et hensyn til projekternes tidsplan.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0033.png
26
| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne
Undersøgelsen viser desuden, at der er en sammenhæng mellem ministeriernes valg
af teknisk løsning og beslutningsfasens varighed. Således har de 55 afsluttede projek-
ter, hvor ministerierne har valgt egenudvikling, en relativt kortere beslutningsfase end
de projekter, hvor ministerierne har valgt en anden teknisk løsning, fx et standardsy-
stem eller udvikling fra bunden hos en leverandør.
Der er ikke en tilsvarende sammenhæng mellem ministeriernes valg af teknisk løs-
ning og udgifterne i beslutningsfasen. Herudover er der ikke noget i undersøgelsen,
der tyder på, at ministeriernes valg af teknisk løsning i sig selv har betydning for, om
ministerierne når de opstillede mål i forhold til pris, tid og gevinster.
3.2. Ministeriernes valg af udviklingsmetode
33. Vi har undersøgt ministeriernes valg af udviklingsmetode i de 96 projekters be-
slutningsfase. Herudover har vi undersøgt, hvilke overvejelser der har ligget bag Fi-
nansministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets valg i de 6 udvalgte pro-
jekter. Endelig har vi undersøgt betydningen af valget for varighed og udgifter i beslut-
ningsfasen, og om valget har en betydning for, om projekterne kommer i mål i forhold
til pris, tid og gevinster. Dette har vi undersøgt for de 55 afsluttede projekter.
Figur 11 viser, hvilke udviklingsmetoder ministerierne har anvendt i it-projekterne.
Figur 11
Udviklingsmetode i 96 statslige it-projekter
Vandfalds-
metoden
39
Uoplyst
2
15
40
Delvist
agil
metode
Agil
metode
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne |
27
Det fremgår af figur 11, at ministerierne har besluttet at bruge vandfaldsmetoden i 39
af de 96 projekter. I henholdsvis 15 og 40 projekter har ministerierne valgt at bruge
en agil eller en delvist agil udviklingsmetode. Undersøgelsen viser derudover, at der
er forskel på, hvordan valget af udviklingsmetode fordeler sig på ministerområderne.
Fx har Forsvarsministeriet besluttet at bruge vandfaldsmetoden i alle sine projekter,
Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet har besluttet at bruge en delvist agil metode
i alle sine projekter, mens de øvrige ministerier har valgt forskellige udviklingsmeto-
der i deres projekter.
Undersøgelsen viser desuden, at der i perioden 2011-2018 er sket en ændring i brugen
af udviklingsmetoder. I de første år var der en større andel af projekterne, hvor mini-
sterierne anvendte vandfaldsmetoden, mens ministerierne i de senere år har anvendt
en agil eller delvist agil metode i en større andel af projekterne.
34. For nærmere at belyse, hvilke overvejelser der ligger bag ministeriernes valg af
udviklingsmetode, har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skat-
teministeriet har vurderet, hvilken udviklingsmetode der bedst egner sig i de 6 ud-
valgte projekter, og om ministerierne har begrundet valget af udviklingsmetode.
Ministerierne har afdækket mulighederne for forskellige udviklingsmetoder i 3 af de 6
projekter. Skatteministeriet har fx i et af sine projekter opstillet fordele og ulemper
for henholdsvis en vandfaldsbaseret og en agil udviklingsmetode.
Gennemgangen af ministeriernes begrundelser for valget af udviklingsmetode viser,
at ministerierne ikke i nogen af de 6 projekter har begrundet beslutningen om udvik-
lingsmetode ud fra, hvad der er bedst i det enkelte projekt. I ministeriernes begrun-
delser henviser de ikke til, at reglerne for statslige it-projekter har haft betydning for
ministeriernes valg af udviklingsmetode. Ministerierne har enten baseret beslutningen
på strategiske valg i ministeriet om at bruge en bestemt metode, egne erfaringer med
den valgte metode, eller ministerierne har ladet det være op til leverandøren at byde
ind med udviklingsmetoden. Sidstnævnte er bl.a. tilfældet for det ene af Justitsmini-
steriets projekter, hvor ministeriet primært havde erfaringer med vandfaldsmetoden,
men hvor det i løbet af markedsafklaringen blev klart, at alle de potentielle leveran-
dører brugte en agil udviklingsmetode. Finansministeriet har ikke begrundet valget af
udviklingsmetode i det ene projekt, mens ministeriet i det andet projekt har begrun-
det valget med, at det var den metode, der var mest erfaring med i ministeriet og hos
leverandøren. Skatteministeriet har i det ene af sine projekter begrundet valget af
den agile metode med, at tidsfristen for udviklingen af it-systemet var kort. I det an-
det projekt har Skatteministeriet begrundet valget af den agile metode med, at det
var en strategisk ledelsesbeslutning, at den metode skulle anvendes.
Rigsrevisionen finder, at ministerierne skal kunne begrunde valget af udviklingsme-
tode på baggrund af, hvad der er bedst egnet til projekterne, og at valget ikke alene
bør være baseret på, hvad ministerierne fx tidligere har valgt.
35. Vi har undersøgt, om valg af udviklingsmetode har en betydning for varigheden og
størrelsen af udgifter i beslutningsfasen. Figur 12 viser, hvor stor en andel beslutnings-
fasen udgør af projektets samlede varighed ved valg af forskellige udviklingsmetoder
i de 55 afsluttede projekter.
Ministeriernes valg af
udviklingsmetode
Finansministeriet
National eID gateway
(vandfalds- og agil metode)
Udskiftning af borger.dk’s
CMS (agil metode).
Justitsministeriet
POL-INTEL (vandfalds- og
agil metode)
Nyt Politi.dk (delvist agil
metode).
Skatteministeriet
CbC (agil metode)
CRS (agil metode).
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0035.png
28
| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne
Figur 12
Beslutningsfasens varighed i forhold til projektets samlede varighed
ved valg af forskellige udviklingsmetoder
Gennemsnit 41 %
Agil metode
Vandfaldsmetoden
Delvist agil metode
0%
20 %
40 %
60 %
80 %
100 %
Note: Baseret på data fra de 55 afsluttede projekter.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
Det fremgår af figur 12, at i de projekter, hvor ministerierne bruger den agile udviklings-
metode, er der en relativt kortere beslutningsfase end i de projekter, hvor ministerier-
ne har brugt en delvist agil metode eller vandfaldsmetoden. At ministerierne bruger
relativt kortere tid i beslutningsfasen i de agile projekter kan hænge sammen med, at
ministerierne ikke bruger lige så lang tid på kravspecifikationen før anskaffelsen af
projekterne, fordi kravene i agile projekter typisk ikke er så detaljerede, når udviklin-
gen går i gang.
Valget af udviklingsmetode har således en betydning for beslutningsfasens varighed.
Derimod har vores undersøgelse vist, at valget af udviklingsmetode ikke på tilsvaren-
de måde har en betydning for størrelsen af beslutningsfasens udgifter.
Endelig viser vores undersøgelse af de 55 afsluttede projekter, at ministeriernes valg
af udviklingsmetode ikke i sig selv har betydning for, om ministerierne når de opstille-
de mål med projekterne i forhold til pris, tid og gevinster. Bilag 3 viser vores analyser
af sammenhængen mellem valget af forskellige udviklingsmetoder og projekternes
målopfyldelse.
Resultater
Undersøgelsen viser, at der siden 2011 har været en tendens til, at ministerierne i fær-
re tilfælde bruger vandfaldsmetoden og i højere grad bruger en agil eller delvist agil
udviklingsmetode.
Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har afdækket mulighederne
for at bruge forskellige typer af udviklingsmetoder i 3 af de 6 projekter. Ministerierne
har ikke i nogen af projekterne begrundet beslutningen om valg af udviklingsmetode
med udgangspunkt i, hvilken metode der er bedst egnet til det pågældende projekt.
Ministerierne begrunder i nogle tilfælde valget af udviklingsmetode med projektets
tidsplan, med at ministerierne i forvejen har erfaringer med en bestemt metode eller
med, at der i ministeriet er truffet valg om brug af en bestemt metode. I andre tilfælde
har ministerierne ladet det være op til leverandørerne at byde ind med deres foretruk-
ne metode.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0036.png
Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne |
29
Rigsrevisionen finder, at ministerierne skal kunne begrunde valget af udviklingsmeto-
de på baggrund af, hvad der er bedst egnet til projekterne, og at valget ikke alene bør
være baseret på, hvad ministerierne fx tidligere har valgt.
Undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter viser desuden, at ministeriernes valg af
udviklingsmetode ser ud til at have betydning for beslutningsfasens varighed. Således
har de afsluttede projekter, hvor ministerierne har valgt at bruge en agil udviklingsme-
tode, en relativt kortere beslutningsfase end de projekter, hvor ministerierne har valgt
en delvist agil metode eller vandfaldsmetoden.
Der er ikke en tilsvarende sammenhæng mellem ministeriernes valg af udviklingsme-
tode og udgifterne i beslutningsfasen. Herudover er der ikke noget i undersøgelsen,
der tyder på, at ministeriernes valg af udviklingsmetode i sig selv har betydning for,
om ministerierne når de opstillede mål med projekterne i forhold til pris, tid og gevin-
ster.
3.3. Ministeriernes valg af indkøbsform
36. Vi har undersøgt ministeriernes valg af indkøbsform i de 96 projekters beslut-
ningsfase. Herudover har vi undersøgt, hvilke overvejelser der har ligget bag Finans-
ministeriets, Justitsministeriets og Skatteministeriets valg i de 6 udvalgte projekter.
Endelig har vi undersøgt betydningen af valget for varigheden og udgifterne i beslut-
ningsfasen, og om valget har en betydning for, om projekterne kommer i mål i forhold
til pris, tid og gevinster. Dette har vi undersøgt for de 55 afsluttede projekter.
37. Figur 13 viser, hvilke valg ministerierne har truffet i forhold til indkøbsform i it-pro-
jekterne.
Figur 13
Valg af indkøbsform i 96 statslige it-projekter
Rammeaftale
45
Andet/uoplyst
Kombination
6
3
3
39
EU-udbud
Ingen indkøb
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
30
| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne
Det fremgår af figur 13, at fordelingen mellem projekter, hvor ministerierne indkøber
via EU-udbud og rammeaftale, er nogenlunde lige med en lille overvægt af projekter,
hvor ministerierne indkøber via en rammeaftale. Undersøgelsen viser derudover, at
der er forskel på, hvordan valget af indkøbsform fordeler sig på ministerområderne.
Fx har Finansministeriet i de fleste tilfælde indkøbt via EU-udbud, Forsvarsministeriet
via en rammeaftale, og andre ministerier har valgt forskellige indkøbsformer.
Ministeriernes valg af
indkøbsform
Finansministeriet
National eID gateway (EU-
udbud)
Udskiftning af borger.dk’s
38. For nærmere at belyse, hvilke overvejelser der ligger bag valget af indkøbsform,
har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har
vurderet, hvilken indkøbsform der bedst egner sig til de 6 udvalgte projekter, og om
ministerierne har begrundet valget af indkøbsform.
Ministerierne har afdækket mulighederne for forskellige typer af indkøbsformer i 5 ud
af de 6 projekter. I disse projekter har ministerierne indhentet viden internt i ministe-
rierne og hos eksterne rådgivere.
Ministerierne har i alle 6 projekter begrundet beslutningen om valg af indkøbsform. I
de projekter, hvor ministerierne har besluttet at bruge en rammeaftale, begrunder
ministerierne det bl.a. med, at det tager kortere tid end at skulle gennemføre et EU-
udbud. Derudover ser ministerierne nogle fordele ved at bruge egne rammeaftaler og
SKI-rammeaftaler. Fx begrunder Finansministeriet sin beslutning med, at indkøb via
en eksisterende rammeaftale med en velkendt leverandør er mindre risikofyldt end
at gennemføre et EU-udbud. Herudover forventede ministeriet, at det var billigere at
benytte en leverandør, som ministeriet i forvejen havde et godt samarbejde med, og
som kendte det eksisterende system godt. Justitsministeriet begrunder sit valg af
EU-udbud i det ene af projekterne med, at projektet har en karakter, der gør, at det
hører under forsvars- og sikkerhedsdirektivet, der regulerer indkøb på forsvars- og
sikkerhedsområdet. Det følger af direktivet, at ministeriet kun kan bruge 2 typer af
EU-udbud til indkøbet.
39. Vi har endvidere undersøgt, om ministeriernes valg af indkøbsform har en betyd-
ning for varigheden og størrelsen af udgifter i beslutningsfasen. Figur 14 viser, hvor
stor en andel af projektets samlede varighed beslutningsfasen udgør ved valg af for-
skellige indkøbsformer i de 55 afsluttede projekter.
CMS (rammeaftale).
Justitsministeriet
POL-INTEL (EU-udbud)
Nyt Politi.dk (rammeaftale).
Skatteministeriet
CbC (rammeaftale)
CRS (rammeaftale).
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0038.png
Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne |
31
Figur 14
Beslutningsfasens varighed i forhold til projektets samlede varighed
ved valg af forskellige indkøbsformer
Gennemsnit 42 %
EU-udbud
Rammeaftale
Kombination
Ingen indkøb til udvikling
0%
20 %
40 %
60 %
80 %
100 %
Note: Baseret på data fra de 55 afsluttede projekter. 3 projekter indgår ikke, da der ikke er data for disse. For
hver af kategorierne ”Kombination” og ”Ingen indkøb til udvikling” er der kun én observation. Der er såle-
des ikke tale om et gennemsnit.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
Det fremgår af figur 14, at projekter, hvor ministerierne køber ind via en rammeaftale,
har en relativt kortere beslutningsfase end projekter, hvor ministerierne har valgt at
købe ind via EU-udbud. Det kan skyldes, at der i EU-udbud er fastsat tidsfrister, som
typisk er længere end i rammeaftalerne. I projekter med EU-udbud udgør beslutnings-
fasen gennemsnitligt 45 % af projektets samlede varighed.
Valget af indkøbsform har således en betydning for beslutningsfasens varighed. Der-
imod har vores undersøgelse vist, at valg af indkøbsform ikke på tilsvarende måde
har en betydning for størrelsen af beslutningsfasens udgifter.
Endelig viser vores undersøgelse af de 55 afsluttede projekter, at ministeriernes valg
af indkøbsform ikke i sig selv har betydning for, om projekterne kommer i mål i forhold
til pris, tid og gevinster. Bilag 3 viser vores analyser af sammenhængen mellem valget
af forskellige indkøbsformer og projekternes målopfyldelse.
Resultater
Undersøgelsen viser, at fordelingen mellem projekter, hvor ministerierne indkøber via
EU-udbud og rammeaftale, er nogenlunde lige med en lille overvægt af projekter med
indkøb via en rammeaftale.
Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har i 5 af de 6 projekter ind-
hentet viden om forskellige indkøbsformer, enten internt eller hos eksterne rådgivere.
Ministerierne har i alle projekter begrundet deres valg af indkøbsform. Ministerierne
begrunder fx valget af rammeaftale med, at det tager kortere tid end at skulle gen-
nemføre et EU-udbud. Finansministeriet begrunder fx også valget af rammeaftale
med, at det vurderes at være billigere og mindre risikofyldt end at gennemføre et EU-
udbud.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
32
| Ministeriernes beslutninger vedrørende anskaffelsen af it-systemerne
Undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter viser også, at ministeriernes valg af ind-
købsform har betydning for beslutningsfasens varighed. Således har de afsluttede
projekter, hvor ministerierne har valgt at købe ind via en rammeaftale, en relativt kor-
tere beslutningsfase end de projekter, hvor ministerierne har valgt at gennemføre
EU-udbud.
Der er ikke en tilsvarende sammenhæng mellem ministeriernes valg af indkøbsform
og udgifterne i beslutningsfasen. Herudover er der ikke noget i undersøgelsen, der ty-
der på, at ministeriernes valg af indkøbsform i sig selv har betydning for, om ministe-
rierne kommer i mål i forhold til pris, tid og gevinster.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0040.png
Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen |
33
4. Ministeriernes justerin-
ger i projekterne i løbet af
beslutningsfasen
Delkonklusion
Ministerierne har i størstedelen af projekterne justeret i budget og tids-
plan i løbet af beslutningsfasen. Justeringerne har i de fleste tilfælde ført
til, at budgettet er blevet forøget, og at afslutningstidspunktet er blevet
udskudt.
Justeringerne fører ikke nødvendigvis til, at projekterne kommer i mål i forhold til pris
og tid, men ministeriernes justeringer i budgettet betyder typisk, at deres estimater
kommer tættere på de faktiske udgifter.
Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har i de 6 projekter justeret
budgetter og tidsplaner på baggrund af leverandørernes tilbud. Ministerierne har også
indarbejdet de anbefalinger fra It-rådet, de har fået vedrørende pris og tid. 5 af de 6
projekter blev dog risikovurderet så sent, at det kan have haft betydning for, hvilke
anbefalinger der har været relevante for It-rådet at give i forbindelse med risikovurde-
ringen. It-rådet skriver i sit anbefalingsbrev til det ene af Finansministeriets projekter,
at det er begrænset, hvor It-rådet meningsfuldt kan give anbefalinger, fordi projektet
er så langt fremskredet. It-rådet har oplyst, at risikovurderingen af i alt 23 projekter
først er afsluttet efter overgangen til gennemførelsesfasen.
Rigsrevisionen finder, at de sene risikovurderinger begrænser It-rådets mulighed for
at komme med relevante anbefalinger i projekternes beslutningsfase. Ministerierne
har derved begrænset muligheden for at få relevant viden, som kan være med til at re-
ducere risici i projektet, og som kan have betydning for projektets succes.
40. Dette kapitel handler om, i hvilket omfang ministerierne har justeret i projekter-
nes budget og tidsplan i løbet af beslutningsfasen, og om der er en sammenhæng
mellem ministeriernes justeringer, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til
pris og tid.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0041.png
34
| Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen
Vi har undersøgt, om ministerierne har justeret projekternes budget og tidsplan på 3
tidspunkter: ved indsendelsen til risikovurderingen, ved indsendelsen af baseline til
It-rådet og ved overgangen til udviklingen af it-systemet, som er afslutningen på be-
slutningsfasen. Det har vi gjort ved at undersøge, om ministerierne har justeret de 96
projekters budget og afslutningstidspunkt på de 3 tidspunkter. Herudover har vi un-
dersøgt, om der er en sammenhæng mellem ministeriernes justeringer i projekternes
budget og tidsplan, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til pris og tid.
41. Figur 15 viser de 3 tidspunkter i beslutningsfasen, hvor vi har undersøgt, om mini-
sterierne har justeret projekternes budget og tidsplan.
Figur 15
Tidspunkter for undersøgelse af justeringer
Modellen fra
før
efteråret 2018
Idéfase
Risiko-
vurdering
Baseline
til It-rådet
Overgang
til udvikling
Analysefase
Anskaffelsesfase
Beslutningsfasen
Gennemførelsesfase
Realiseringsfase
Idéfase
Modellen fra
efter
efteråret 2018
Analysefase
Gennemførelsesfase
Realiseringsfase
Risiko-
vurdering
Baseline
til It-rådet
Overgang
til udvikling
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af Vejledning til statens it-projektmodel.
4.1. Justeringer i projekternes budgetter
42. Vi har undersøgt, i hvilket omfang ministerierne har justeret i de 96 projekters bud-
getter, fra projektet starter, til udviklingen af it-systemet begynder. Vi har endvidere
undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har brugt
konkret viden fra It-rådet og leverandøren til at justere budgettet i de 6 udvalgte pro-
jekter. Risikovurderingen i It-rådet er sammen med input fra eventuelle leverandører
centrale kilder for ministeriet til at justere i projektets budget eller tidsplan. Endelig
har vi undersøgt, om justeringerne har betydning for, om projekterne kommer i mål i
forhold til prisen.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0042.png
Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen |
35
43. Figur 16 viser andelen af projekter, hvor ministerierne har justeret budgettet og
tidspunktet for justeringerne.
Figur 16
Projekter, der har fået justeret budgettet i løbet af beslutningsfasen og tidspunktet for justerin-
gerne
Samlet
Tidspunkt for justering
Justeret pris ved indsendelse til risikovurdering
73 %
60 %
45 %
27 %
40 %
55 %
88 %
Justeret pris ved baseline
n=94
Justeret pris ved overgang til gennemførelsesfase
0%
12 %
20 %
40 %
60 %
80 %
100 %
Ja
Nej
n=78/93/85
Note: Justeringerne er baseret på en sammenligning mellem ministeriernes estimater ved projektets start, ved indsendelse af projektet til risikovur-
dering og baseline samt ved overgangen til gennemførelse/udvikling.
Enkelte projekter indgår ikke i de 2 figurer på grund af manglende data. I nogle tilfælde har ministerierne ikke fremsendt oplysninger om forvent-
ningerne til budgettets størrelse ved projektets start og på de 3 tidspunkter, og det har derfor ikke været muligt for Rigsrevisionen at se, om der
er foretaget justeringer.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
Det fremgår af figur 16, at ministerierne har justeret budgettet i 88 % af projekterne,
mens der i 12 % af projekterne ikke er justeret i budgettet. Det fremgår endvidere, at mi-
nisterierne i høj grad justerer i den første del af beslutningsfasen op til, at ministerier-
ne indsender projekterne til risikovurdering. Ministerierne foretager færre justeringer
i budgettet, jo længere de når frem i beslutningsfasen.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0043.png
36
| Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen
44. Figur 17 viser de projekter, hvis budget er op- eller nedjusteret i beslutningsfasen,
og hvor meget der er justeret i forhold til projektets samlede budget.
Figur 17
Projekter, hvis budget er op- eller nedjusteret og justeringernes andel af budgettet
Justering af budgettet
Opjusteret med mere end 100 %
Opjusteret med 51-100 %
Opjusteret med 26-50 %
Justeringens størrelse
14
6
15
22
17
4
0
5
10
15
20
25
n=78
73 %
n=78
Opjusteret med 1-25 %
Nedjusteret med 1-25 %
27 %
Nedjusteret med mere end 25 %
Nedjusteret
Opjusteret
Note: Enkelte projekter indgår ikke i de 2 figurer på grund af manglende data. I nogle tilfælde har ministerierne fx angivet et interval for forventninger-
ne til budgettets størrelse, og det har dermed ikke været muligt for Rigsrevisionen at beregne justeringernes størrelse. Figuren viser, om der er
op- eller nedjusteret mellem det tidligste og det seneste estimat, ministerierne har angivet.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
Det fremgår af figur 17, at i de projekter, hvor ministerierne har justeret i budgettet, er
73 % opjusteret, mens 27 % er nedjusteret. De fleste opjusteringer er under halvdelen
af det tidligere estimat for prisen, men der er også projekter, hvis budget bliver mere
end dobbelt så stort som følge af justeringerne. De store opjusteringer foretages som
regel tidligt i beslutningsfasen. Fx opjusterer Skatteministeriet budgettet for projektet
Årsopgørelse 2011 til næsten det femdobbelte forud for risikovurderingen ved It-rådet.
I de fleste af de projekter, hvor ministerierne nedjusterer budgettet, er nedjusteringer-
ne under en fjerdedel af det tidligere estimat for prisen.
Tidspunkt for risikovur-
dering
Det følger af budgetvejlednin-
gen, herunder Vejledning til ri-
sikovurdering og rådgivning
ved Statens It-råd, at projek-
terne skal indsendes til risiko-
vurdering i analysefasen, in-
den anskaffelsen påbegyn-
des, dvs. inden ministeriet går
i gang med at kravspecificere
og gennemføre udbud, og der-
med før ministeriet går i gang
med at udvikle systemet.
45. For nærmere at belyse baggrunden for justeringer i budgettet i beslutningsfasen
har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har
brugt viden fra It-rådet og leverandøren til at justere de 6 udvalgte projekters budget.
Endvidere har vi undersøgt, om de 6 projekter er kommet i mål til prisen.
I 2 af de 6 projekter anbefalede It-rådet at justere projekternes budgetter. De 2 pro-
jekter var begge forankret i Skatteministeriet, som brugte anbefalingerne til at justere
projekternes budgetter.
Vores undersøgelse viser imidlertid, at 5 af de 6 projekter blev sendt til risikovurde-
ring, efter at ministerierne var gået i gang med at anskaffe eller udvikle systemerne.
De 3 ministerier har forskellige begrundelser for den sene risikovurdering.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen |
37
Finansministeriet blev først efter analysefasen klar over, at budgettet for det ene af
projekterne oversteg 10 mio. kr. Finansministeriet har oplyst, at det i det andet projekt
var muligt at spare nogle udgifter ved hurtigt at gå i udbud, og at ministeriet søgte og
fik dispensation fra It-rådets formand. It-rådet skriver i sit anbefalingsbrev til dette
projekt, at det er begrænset, hvor It-rådet meningsfuldt kan give anbefalinger, fordi
projektet er så langt fremskredet.
Justitsministeriet fik det ene af sine projekter, POL-INTEL, risikovurderet til tiden. I
det andet projekt, Nyt Politi.dk, blev ministeriet først i forbindelse med anskaffelses-
fasen klar over, at projektets budget oversteg 10 mio. kr., og at det derfor skulle risi-
kovurderes.
Skatteministeriet har oplyst, at ministeriet for begge projekter har søgt og fået dispen-
sation for, at ministeriet kunne påbegynde udviklingen af systemet i analysefasen, in-
den projektet var blevet risikovurderet. Ministeriet har vurderet, at tidsfristerne, som
er opstillet i den lovgivning, projekterne skal implementere, ikke ville kunne overhol-
des, hvis risikovurderingen skulle gennemføres rettidigt.
Skatteministeriets 2 projekter er først igangsat henholdsvis 9 måneder og 1�½ år efter,
at de 2 EU-forordninger, som Skatteministeriet skal implementere, er implementeret
i dansk lov. Skatteministeriet har oplyst, at projekterne på daværende tidspunkt blev
prioriteret lavere end andre igangværende projekter og sikker drift, og at dette er år-
sag til den sene igangsættelse af projekterne. Herudover har ministeriet oplyst, at hvis
ministeriet havde haft den tilstrækkelige kapacitet til at igangsætte initiativerne tidli-
gere, havde der forventeligt ikke været behov for dispensation, og at det sandsynlig-
vis havde skabt rum til en mere kvalificeret beslutningsfase.
46. Vi har på baggrund af ovenstående bedt It-rådet om at opgøre, hvornår risikovur-
deringen af de i alt 96 projekter har fundet sted, for at se, om der er en generel ten-
dens til, at projekterne risikovurderes sent.
It-rådet har udarbejdet en opgørelse over tidspunktet for risikovurderingen i de 96
projekter. Opgørelsen er baseret på ministeriernes angivelse af fasernes start- og
sluttidspunkt og på datoen for de anbefalingsbreve, It-rådet har sendt til ministeri-
erne i forlængelse af risikovurderingen. Opgørelsen viser, at risikovurderingen af 23
af de 96 projekter først er afsluttet efter overgangen til gennemførelsesfasen. Der-
med er projekterne ikke risikovurderet i analysefasen, som det følger af budgetvej-
ledningen. Der kan være forskellige årsager til den sene risikovurdering, fx at ministe-
rierne er blevet bedt om at tilpasse projektmaterialet og indsende nyt.
Rigsrevisionen finder samlet set, at de sene risikovurderinger begrænser It-rådets
mulighed for at komme med relevante anbefalinger i projekternes beslutningsfase.
Ministerierne har derved begrænset muligheden for at få relevant viden, som kan
være med til at reducere risici i projektet og have betydning for projektets succes.
Skatteministeriet har oplyst, at det er korrekt, at de sene risikovurderinger begræn-
sede relevansen af It-rådets anbefalinger. Finansministeriet har oplyst, at ministeriet
også fremadrettet vil være opmærksom på at imødekomme, at projekterne kan risi-
kovurderes rettidigt.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
38
| Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen
47. Undersøgelsen af de 6 udvalgte projekter viser også, at leverandørens tilbud i
begge Justitsministeriets projekter og i det ene af Finansministeriets projekter har
givet anledning til at justere budgettet. Skatteministeriet udviklede selv it-syste-
merne i sine 2 projekter og modtog derfor ikke tilbud fra en leverandør. Skattemini-
steriet købte udviklingstimer på en rammekontrakt, og det fremgår af projektmateria-
let, at ministeriet har forhøjet projektets budget i forbindelsen med fornyelsen af en
kontrakt, hvor timeprisen for konsulentydelser blev højere.
It-rådets vurdering af,
hvornår et projekt er
kommet i mål til prisen
Ifølge It-rådet er et it-projekt
realiseret inden for budgettet,
hvis budgettet ikke overskri-
des med mere end 10
%.
Endvidere viser undersøgelsen, at 5 af de 6 projekter blev realiseret inden for bud-
gettet, når man sammenligner den realiserede projektpris med budgettet ved den
oprindelige baseline. Justitsministeriets projekt POL-INTEL blev 41 mio. kr. dyrere
end oprindeligt forventet og kom dermed ikke i mål i forhold til prisen.
Undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter viser også, at ministeriernes justeringer i
projektets budget i beslutningsfasen ikke nødvendigvis fører til, at projekterne kom-
mer i mål i forhold til prisen. Vi kan dog se, at ministerierne typisk bliver mere præ-
cise, når de justerer, og at deres estimater derfor kommer tættere på de faktiske ud-
gifter end før justeringen.
Resultater
Undersøgelsen viser, at ministerierne i de fleste tilfælde justerer projekternes bud-
getter, og at budgetterne i de fleste tilfælde bliver forøget.
Undersøgelsen af de 6 udvalgte projekter fra Justitsministeriet, Finansministeriet og
Skatteministeriet viser, at ministerierne har indarbejdet relevant viden i projekternes
budgetter i beslutningsfasen. Dermed har ministerierne brugt den viden, de har fået
fra It-rådet og leverandøren, til at justere projekternes budgetter, hvor det har været
relevant.
Undersøgelsen viser dog også, at 5 af de 6 udvalgte projekter i Finansministeriet, Ju-
stitsministeriet og Skatteministeriet blev risikovurderet så sent, at det kan have haft
betydning for, hvilke anbefalinger der har været relevante for It-rådet at give i forbin-
delse med risikovurderingen. It-rådet skriver i sit anbefalingsbrev til det ene af Finans-
ministeriets projekter, at det er begrænset, hvor It-rådet meningsfuldt kan give anbe-
falinger, fordi projektet er så langt fremskredet. It-rådets sekretariat ved Digitalise-
ringsstyrelsen har oplyst, at risikovurderingen af i alt 23 projekter først er afsluttet ef-
ter overgangen til gennemførelsesfasen.
Rigsrevisionen finder, at de sene risikovurderinger begrænser It-rådets mulighed for
at komme med relevante anbefalinger i projekternes beslutningsfase. Ministerierne
har derved begrænset muligheden for at få relevant viden, som kan være med til at
reducere risici i projektet og have betydning for projektets succes.
Undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter viser, at ministerierne typisk bliver mere
præcise i forhold til at estimere prisen og dermed kommer tættere på de faktiske ud-
gifter, når de justerer. Justeringerne fører dog ikke nødvendigvis til, at projekterne
kommer i mål i forhold til prisen.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0046.png
Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen |
39
4.2. Justeringer i projekternes tidsplan
48. Vi har undersøgt, om ministerierne har justeret i projekternes tidsplan i løbet af
beslutningsfasen i de 96 projekter. Vi har endvidere undersøgt, om Finansministeriet,
Justitsministeriet og Skatteministeriet har brugt konkret viden fra It-rådet og leve-
randøren til at justere tidsplanen i de 6 udvalgte projekter. Endelig har vi undersøgt,
om justeringerne har betydning for, om projekterne kommer i mål til tiden.
49. Figur 18 viser, om ministerierne har justeret i afslutningstidspunktet for projek-
terne samt tidspunktet for justeringen.
Figur 18
Justering i afslutningstidspunktet og tidspunktet for justeringen
Samlet
Tidspunkt for justering
Justeret tid ved indsendelse til risikovurdering
Justeret tid ved baseline
44 %
37 %
71 %
56 %
63 %
29 %
78 %
n=94
Justeret tid ved overgang til gennemførelsesfase
0%
20 %
40 %
60 %
80 %
100 %
22 %
Ja
Nej
n=82/93/94
Note: Justeringerne er baseret på en sammenligning mellem ministeriernes estimater ved projektets start, ved indsendelse af projektet til risikovur-
dering og baseline samt ved overgangen til gennemførelse/udvikling.
Enkelte projekter indgår ikke i de 2 figurer på grund af manglende data. I nogle tilfælde har ministerierne ikke fremsendt oplysninger om forvent-
ningerne til projekternes afslutningstidspunkt ved projektets start og på de 3 tidspunkter, og det har derfor ikke været muligt for Rigsrevisionen
at se, om der er foretaget justeringer.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
Det fremgår af figur 18, at ministerierne undervejs i beslutningsfasen har justeret det
forventede afslutningstidspunkt i 78 % af projekterne. I 22 % af projekterne har afslut-
ningstidspunktet dermed ligget fast fra projektets start. Det fremgår endvidere af fi-
guren, at ministerierne i høj grad justerer i starten af beslutningsfasen inden It-rådets
risikovurdering, mens de i mindre grad justerer ved baseline og ved overgangen til
gennemførelsesfasen/udviklingen af systemet. Dette kan være udtryk for, at ministe-
rierne ved projektets start har begrænset viden, og at ministerierne løbende udbyg-
ger deres viden i analysefasen, så der bliver mindre og mindre behov for at justere, jo
længere ministerierne når hen i beslutningsfasen.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0047.png
40
| Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen
50. Figur 19 viser de projekter, der har fået justeret afslutningstidspunktet.
Figur 19
Projekter, hvis afslutningstidspunkt er justeret
Justering af
afslutningstidspunktet
Justeringens størrelse
Udskudt mere end 2 år
86 %
10
11
10
17
5
3
Udskudt 1 til 2 år
Udskudt 6 måneder til 1 år
n=56
Udskudt op til 6 måneder
Fremrykket op til 6 måneder
14 %
Fremrykket mere end 6 måneder
0
5
10
15
20
25
n=56
Fremrykket
Note: Der er projekter, som ikke indgår i de 2 figurer på grund af manglende data.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Udskudt
Det fremgår af figur 19, at ministerierne i 14 % af projekterne har besluttet at fremryk-
ke afslutningstidspunktet i forhold til det oprindeligt planlagte, mens det er blevet ud-
skudt i 86 % af projekterne. Det fremgår endvidere af figuren, at der er stor forskel på,
hvor lang tid projekterne bliver forlænget med. Mere end halvdelen af projekterne
forlænges med mere end 6 måneder, og for 10 projekter er forlængelsen mere end 2
år. Den største forlængelse er på 4,5 år, mens andre projekter forlænges med under
én måned.
51. For nærmere at belyse baggrunden for justeringer i tidsplanen i beslutningsfasen
har vi undersøgt, om Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har brugt
viden fra It-rådet og leverandøren til at justere de 6 udvalgte projekters tidsplan. End-
videre har vi undersøgt, om de 6 projekter er kommet i mål til tiden.
I 2 af de 6 projekter har It-rådet anbefalet at justere projekternes tidsplaner. Det dre-
jer sig om ét af Justitsministeriets og ét af Skatteministeriets projekter. Begge mini-
sterier har justeret tidsplanerne på baggrund af It-rådets anbefalinger. 5 af de 6 pro-
jekter blev dog risikovurderet så sent, at det kan have haft betydning for, hvilke anbe-
falinger der har været relevante for It-rådet at give i forbindelse med risikovurderingen.
Finansministeriet og Justitsministeriet har justeret tidsplanerne for deres 4 projekter
på baggrund af den viden, de har fået fra leverandøren i forbindelse med, at der blev
afgivet tilbud og indgået kontrakt. Skatteministeriet har ikke modtaget tilbud fra en
leverandør, fordi ministeriet har valgt selv at udvikle it-systemerne i de 2 projekter.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslutningsfasen |
41
Vores undersøgelse viser endvidere, at 4 af de 6 projekter kom i mål i forhold til tiden,
når projekterne måles op imod, hvad ministeriet forventede ved den oprindelige ba-
seline. Justitsministeriets 2 projekter kom ikke i mål til tiden og var forsinket henholds-
vis 4 og 12 måneder.
52. Der er ikke noget i undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter, der tyder på, at
projekterne kommer i mål til tiden, alene fordi ministerierne justerer afslutningstids-
punktet. Ministerierne har i de fleste tilfælde justeret projekternes afslutningstids-
punkt i løbet af beslutningsfasen, både i projekter, der kom i mål, og i projekter, der
ikke kom i mål til tiden. Vi kan også se, at der er projekter, der ikke har fået justeret
tidsplanen i beslutningsfasen, der kommer i mål til tiden. De justeringer, ministerierne
har foretaget, har altså ikke nødvendigvis ført til, at projekterne kom i mål til tiden.
Undersøgelsen viser dog også, at der er en tendens til, at hvis projektafslutningstids-
punktet udskydes med mange måneder, kommer projektet ikke i mål i forhold til tiden.
I de projekter, hvor ministeriet har udskudt afslutningstidspunktet med ét år eller me-
re, er det således kun 40 %, der er kommet i mål til tiden, mens det tilsvarende er ca.
80 % blandt de projekter, der har udskudt afslutningstidspunktet med mindre end 3
måneder.
It-rådets vurdering af,
hvornår et projekt er
kommet i mål til tiden
Ifølge It-rådet er et it-projekt
realiseret inden for tidsplanen,
hvis projektet ikke afsluttes
senere end 3 måneder efter
det planlagte afslutningstids-
punkt.
Resultater
Undersøgelsen viser, at ministerierne i de fleste tilfælde justerer projekternes tidspla-
ner, og at justeringerne i de fleste tilfælde betyder, at projekternes afslutning bliver
udskudt.
Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet har justeret projekternes
tidsplaner på baggrund af leverandørernes tilbud i de projekter, hvor ministerierne
ikke selv udvikler it-systemerne. Ministerierne har også justeret tidsplanerne på bag-
grund af It-rådets risikovurdering i de tilfælde, hvor It-rådets anbefalinger har været
rettet mod tidsplanen. 5 af de 6 projekter blev dog risikovurderet så sent, at det kan
have haft betydning for, hvilke anbefalinger der har været relevante for It-rådet at
give i forbindelse med risikovurderingen.
Undersøgelsen af de 55 afsluttede projekter viser, at ministeriernes justeringer i pro-
jekternes tidsplan i beslutningsfasen ikke nødvendigvis fører til, at projekterne kom-
mer i mål til tiden. Undersøgelsen viser også, at der er en tendens til, at projekterne
ikke kommer i mål til tiden, hvis projektafslutningstidspunktet udskydes med mange
måneder.
Rigsrevisionen, den 26. november 2020
Lone Strøm
/Mads Nyholm Jacobsen
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0049.png
42
| Statsrevisorernes anmodning
Bilag 1. Statsrevisorernes anmodning
Undersøgelsen skal ifølge Statsrevisorerne
Afdække beslutningsprocesser i statslige it-projek-
ter.
Vi undersøger
Hvor store udgifter har ministerierne haft, og hvor
lang tid har ministerierne brugt på beslutningsfa-
sen?
Hvilke beslutninger har ministerierne truffet vedrø-
rende anskaffelsen af it-systemerne?
I hvilket omfang har ministerierne justeret i projek-
ternes budget og tidsplan i løbet af beslutningsfa-
sen?
Her besvares
spørgsmålet
Kapitel 2.
Kapitel 3.
Kapitel 4.
Afdække, om beslutningsprocesser for statslige it-
projekter har implikationer for kvaliteten og opfyl-
delse af de opstillede mål for projektet.
Er der en sammenhæng mellem ministeriernes ud-
gifter og tidsforbrug i beslutningsfasen, og hvordan
projekterne kommer i mål i forhold til pris, tid og ge-
vinster?
Er der en sammenhæng mellem ministeriernes be-
slutninger vedrørende anskaffelsen af it-syste-
merne, og hvordan projekterne kommer i mål i for-
hold til pris, tid og gevinster?
Er der en sammenhæng mellem ministeriernes ju-
steringer i projekternes budget og tidsplan i løbet af
beslutningsfasen, og hvordan projekterne kommer i
mål i forhold til pris og tid?
Kapitel 2.
Kapitel 3.
Kapitel 4.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Metodisk tilgang |
43
Bilag 2. Metodisk tilgang
Formålet med undersøgelsen er at afdække, hvad der karakteriserer beslutningsfasen
i statslige it-projekter, og om der er en sammenhæng mellem ministeriernes beslutnin-
ger i beslutningsfasen, og hvordan projekterne er kommet i mål i forhold til pris, tid og
gevinster. Derfor har vi undersøgt følgende:
Hvor store udgifter har ministerierne haft, og hvor lang tid har ministerierne brugt
på beslutningsfasen?
Hvilke beslutninger har ministerierne truffet vedrørende anskaffelsen af it-syste-
merne?
I hvilket omfang har ministerierne justeret i projekternes budget og tidsplan i løbet
af beslutningsfasen?
Vi undersøger også, om der er en sammenhæng mellem, hvordan projekterne kom-
mer i mål i forhold til pris, tid og gevinster og de undersøgte forhold i beslutningsfasen,
herunder ministeriernes udgifter og tidsforbrug, ministeriernes beslutninger vedrøren-
de anskaffelsen af it-systemerne og ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af
beslutningsfasen. Vi undersøger gevinster i projekterne som et udtryk for projekter-
nes kvalitet.
Vi besvarer spørgsmålene ved at undersøge beslutningsfasen for 96 it-projekter i 15
ministerier. Herudover besvarer vi spørgsmålene ved nærmere at undersøge 6 pro-
jekter fordelt på Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet.
Undersøgelsen omhandler perioden fra 2011, hvor Statens It-råd (dengang Statens It-
projektråd) blev nedsat og begyndte at risikovurdere statslige it-projekter, frem til den
1. juli 2020, hvor dataindsamling til undersøgelsen er afsluttet.
Nedenfor følger en nærmere beskrivelse af data og metoder i flere detaljer.
Beslutningsfasen
Vi har i undersøgelsen fastsat begrebet beslutningsfasen, der både favner den gamle
og den nye it-projektmodel. Fasen inkluderer analyse- og anskaffelsesfasen i den fæl-
lesstatslige it-projektmodel, som ministerierne har skullet bruge til gennemførelsen
af it-projekter frem til 2018. I den nye version af modellen svarer beslutningsfasen til
analysefasen og den del af gennemførelsesfasen, hvor et eventuelt udbud tilrettelæg-
ges og gennemføres, og/eller indtil udviklingen af it-systemet igangsættes.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
44
| Metodisk tilgang
Beslutningsfasen i 96 statslige it-projekter
Det fremgår af budgetvejledningen, at ministerierne skal følge den fællesstatslige it-
projektmodel, som omfatter hele projektforløbet fra idé til realisering af de forvente-
de gevinster. Ministerierne skal indsende it-projekterne til risikovurdering hos It-rå-
det, hvis det samlede budget til it-projektet udgør 10 mio. kr. eller derover. I det sam-
lede budget skal indgå udgifter til analyse, anskaffelse og gennemførelse, herunder
internt resurseforbrug. I forbindelse med risikovurderingen skal ministerierne udfylde
en række obligatoriske dokumenter som grundlag for risikovurderingen. It-projektet
skal risikovurderes i analysefasen, og før anskaffelsesfasen eller gennemførelsesfa-
sen påbegyndes, dvs. inden udbudsprocessen eller udviklingen af it-systemet går i
gang. Efter projektets afslutning skal ministerierne sende projektafslutnings- og ge-
vinstrealiseringsrapport til It-rådet.
Undersøgelsen omfatter som udgangspunkt alle statslige it-projekter, der er risiko-
vurderet af It-rådet i perioden 1. januar 2011 - 31. december 2019, og som har afsluttet
beslutningsfasen. It-rådet har i denne periode risikovurderet ca. 110 it-projekter og
programmer. I vores undersøgelse indgår 96 af disse. Undersøgelsen omfatter ikke
programmer, der er risikovurderet af It-rådet, da beslutningsfasen i disse ikke er sam-
menlignelig med it-projekternes. Undersøgelsen omfatter ligeledes ikke it-projekter,
der er lukket før beslutningsfasens afslutning, da der for disse projekter ikke findes
realiserede opgørelser af udgifter og varighed for den samlede beslutningsfase. Her-
udover indgår ikke fortrolige it-projekter. De 96 projekter, der indgår i undersøgelsen
er fordelt på alle ministerier, undtagen Kirkeministeriet, Social- og Indenrigsministeriet
og Statsministeriet, da disse ministerier ikke har indsendt sådanne it-projekter til risi-
kovurdering i perioden.
Vores udvælgelse af de 96 projekter er baseret på It-rådets halvårlige statusrappor-
ter om statslige it-projekter frem til og med statusrapporten for 1. halvår 2019, som var
den senest offentliggjorte statusrapport på udvælgelsestidspunktet. Derudover har vi
bedt ministerierne oplyse, om de har fået risikovurderet yderligere it-projekter. Vi an-
vender en kvantitativ tilgang til denne del af undersøgelsen.
Vi undersøger 4 nedslagspunkter i beslutningsfasen, hvor vi har foretaget en systema-
tisk registrering af ministeriernes egne oplysninger om projekterne, herunder forvent-
ninger til pris og varighed for beslutningsfasen og for det samlede projekt. Registrerin-
gen er således primært baseret på standarddokumenter, som ministerierne har sendt
til It-rådet. I de tilfælde, hvor de efterspurgte oplysninger ikke fremgår af standarddo-
kumenter, har vi efterspurgt oplysningerne hos ministeriet samt dokumentation i form
af supplerende materiale.
De 4 nedslagspunkter:
projektstart (start på analysefasen)
indsendelse til risikovurdering i It-rådet
fastsættelse af projektets baseline
overgang til udvikling.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Metodisk tilgang |
45
For de 55 afsluttede projekter, der indgår i undersøgelsen, har vi desuden registreret
ministeriernes realiserede udgifter i beslutningsfasen og for det samlede projekt samt
varigheden af beslutningsfasen og det samlede projekt. I den forbindelse har vi bedt
ministerierne om at opgøre fordelingen af de interne og eksterne udgifter til beslut-
ningsfasen. Ministerierne har fremsendt disse oplysninger for halvdelen af de 96 pro-
jekter. Endelig har vi for de projekter, som ministerierne har indsendt en gevinstreali-
seringsrapport til It-rådet for, registreret, i hvilket omfang ministerierne vurderer at
have realiseret de gevinster, de havde planlagt at realisere, på det tidspunkt, hvor mi-
nisterierne udarbejdede gevinstrealiseringsrapporten. En væsentlig del af data om
projekternes gevinster er omfattet af Rigsrevisionens beretning om gevinstrealisering
i statslige it-projekter fra 2020 (beretning nr. 21/2019).
I opgørelsen af ministeriernes udgifter til projekterne har vi dels brugt løbende priser,
dels omregnet til 2020-priser. Det fremgår af opgørelserne i beretningen, hvilken op-
gørelse vi har brugt. Ved omregning til 2020-priser har vi anvendt Finansministeriets
prisfaktor for 2020. Vi har anvendt den prognose, som var til rådighed i foråret 2020,
da vi indsamlede og behandlede ministeriernes data.
For nogle projekter har ministerierne af forskellige årsager ikke været i stand til at an-
give alle de efterspurgte data. Dette er registreret i undersøgelsens dataark, ligesom
det fremgår af noter til de figurer, der vises i beretningen, når der ikke er data for alle
projekter.
På baggrund af de registrerede oplysninger har vi for det første opgjort beslutnings-
fasens varighed og udgifter og undersøgt pris og varighed. For det andet har vi under-
søgt, hvilke beslutninger ministerierne har truffet vedrørende anskaffelsen af it-syste-
merne. For det tredje har vi undersøgt, i hvilket omfang ministerierne justerer forvent-
ningerne til projekternes pris og varighed undervejs i beslutningsfasen. Endelig har vi
undersøgt, om der er en sammenhæng mellem, hvordan projekterne kommer i mål i
forhold til pris, tid og gevinster, og de undersøgte forhold i beslutningsfasen, herunder
ministeriernes udgifter og tidsforbrug, ministeriernes beslutninger vedrørende anskaf-
felsen af it-systemerne og ministeriernes justeringer i projekterne i løbet af beslut-
ningsfasen.
For at vurdere projekternes målopfyldelse har vi sammenholdt ministeriernes for-
ventede projektudgifter og forventede projektafslutningstidspunkt ved projektets
oprindelige baseline med de afsluttede projekters realiserede afslutningstidspunkt
og realiserede projektudgifter. Herefter har vi lagt os op ad It-rådets metode for at
vurdere afvigelser på tid og pris. Ifølge It-rådet er et it-projekt realiseret inden for
tidsplanen, hvis projektet ikke afsluttes senere end 3 måneder efter det planlagte
projektafslutningstidspunkt. Ifølge It-rådet er et it-projekt realiseret inden for budget-
tet, hvis budgettet ikke overskrides med mere end 10
%.
På den baggrund har vi vur-
deret, om projekterne er kommet i mål inden for tidsplanen og inden for budgettet. Vi
er opmærksomme på, at nogle projekter undervejs får tildelt en ny baseline, men har
valgt at bruge den oprindelige baseline.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
46
| Metodisk tilgang
Vi undersøger gevinster som et udtryk for projekternes kvalitet. Vi har i undersøgel-
sen set på, om projekternes mål- og succeskriterier eller leverancer kunne bruges
som et udtryk for kvalitet. Der viste sig dog at være meget store forskelle på, hvordan
mål- og succeskriterier samt leverancer blev angivet i projekterne, mens vi fandt, at
projekternes gevinster gav den bedste indikation af, om ministerierne havde fået den
ønskede kvalitet med projektet.
For at vurdere målopfyldelsen i forhold til gevinster bruger vi ministeriernes egne an-
givelser af, i hvor høj grad ministerierne har realiseret de gevinster, ministerierne hav-
de planlagt at realisere på det tidspunkt, hvor ministerierne udarbejdede gevinstrea-
liseringsrapporterne. Gevinstrealiseringsrapporten skal indsendes til It-rådet ét år ef-
ter projektets afslutning. Ministerierne har ikke i alle tilfælde indsendt gevinstrealise-
ringsrapporten ét år efter projektets afslutning. Hvis ministeriet ikke har indsendt en
gevinstrealiseringsrapport, kan det fx skyldes, at gevinstrealiseringsrapporten er for-
sinket, at ministeriet har oplyst, at projektets gevinster ikke vedrører ministeriet, eller
at et projekt er lukket ned, og at det derfor ikke har været relevant at følge op på ge-
vinsterne. I de tilfælde, hvor gevinstrealiseringsrapporten er forsinket, indgår projek-
tet, hvis det pågældende ministerium fx ikke har en aftale med It-rådet om at aflevere
gevinstrealiseringsrapporten senere.
På baggrund af gevinstrealiseringsrapporten noterer vi, om ministeriet vurderer, at
en gevinst er realiseret, delvist realiseret, ikke realiseret, eller om ministeriet ikke har
fulgt op på gevinsten. En væsentlig del af disse data er omfattet af Beretning om ge-
vinstrealisering i statslige it-projekter (beretning nr. 21/2019).
It-rådet opererer ikke med et niveau for at vurdere, om projekternes målopfyldelse i
forhold til gevinstrealisering er tilstrækkelig, som det er tilfældet i forhold til pris og tid.
Vi har derfor valgt at tage udgangspunkt i, om ministerierne har realiseret alle de ge-
vinster, som efter planen skulle realiseres, når gevinstrealiseringsrapporten blev ud-
arbejdet, dvs. ca. ét år efter projektets afslutning.
Vi har ikke undersøgt den bagvedliggende dokumentation og de metoder, ministerier-
ne fx har brugt til opgørelse af projekternes økonomi, ligesom vi ikke har afdækket,
hvordan ministerierne har afgrænset aktiviteterne i de enkelte faser. Vi tager afsæt i,
at ministerierne selv har foretaget en vurdering af, om tidsplaner, budgetter og gevin-
ster er retvisende. Vi har ikke forholdt os til, om oplysningerne er realistiske, og om
ministerierne har efterlevet budgetvejledningens krav om, at alle udgifter skal være
medregnet i det samlede budget for it-projektet. Det betyder, at vi er afhængige af
ministeriernes egne oplysninger og opgørelser.
Beslutningsfasen i 6 udvalgte projekter
For at besvare undersøgelsens 3 spørgsmål har vi endvidere valgt at undersøge ca-
ses, som består af 6 it-projekter fra 3 udvalgte ministerier. Vi anvender en kvalitativ
tilgang til at besvare denne del af undersøgelsen.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Metodisk tilgang |
47
Vi har valgt de 3 ministerier, der opfylder nedenstående kriterier. Vi har valgt denne
tilgang for bl.a. at sikre, at vi undersøger nyere projekter, der samtidig er afsluttede.
De udvalgte ministerier og projekter er ikke repræsentative. Kriterierne er:
ministerier, der indsendt flest projekter til risikovurdering siden 2011
ministerier, der har 2 afsluttede projekter, der senest er igangsat i 2015, og som er
afsluttet før den 1. april 2020.
En gennemgang af ministerierne viste, at Justitsministeriet, Miljø- og Fødevaremini-
steriet og Skatteministeriet havde flest projekter. Vi fravalgte Miljø- og Fødevaremi-
nisteriet, idet ministeriets projekter ikke opfyldte kriterierne for projekter og valgte i
stedet Finansministeriet, som var det næste ministerium på listen over ministerier
med flest projekter. I Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet valgte
vi de 2 senest afsluttede projekter.
I de 6 udvalgte projekter fra Finansministeriet, Justitsministeriet og Skatteministeriet
undersøger vi for det første, hvor mange udgifter ministerierne har haft, og hvor lang
tid de har brugt i beslutningsfasen. For det andet undersøger vi, om ministerierne har
vurderet, hvilken teknisk løsning, udviklingsmetode og indkøbsform, der egner sig
bedst til projekterne. For det tredje undersøger vi, om ministerierne har brugt konkret
viden fra It-rådet og leverandøren til at justere budget og tidsplan i projekterne.
Vi har bedt ministerierne sende dokumentation for, at de har afdækket forskellige mu-
ligheder som grundlag for valg af henholdsvis teknisk løsning, udviklingsmetode og
indkøbsform samt dokumentation, der viser begrundelserne for de valg, ministerier-
ne har truffet på de 3 områder. Vi har gennemgået dokumentationen for at se, om mi-
nisterierne har indhentet viden, og om der er begrundelser for de valg, ministerierne
har truffet.
For at undersøge ministeriernes justeringer har vi udvalgt følgende 2 nedslagspunk-
ter, hvor ministerierne får viden, der kan kvalificere tilrettelæggelsen af projektet:
ved risikovurderingen i It-rådet
ved modtagelse af tilbud fra en leverandør.
Vi har bedt ministerierne sende tidsplaner, budgetter, anbefalingsbrev fra It-rådet,
ministeriernes egen opfølgning herpå og leverandørernes tilbud. Vi har gennemgået
tidsplaner og budgetter før og efter de 2 nedslagspunkter samt ministeriernes op-
følgning på den viden, de her har fået vedrørende projektets pris og tid. Vi har vurde-
ret, bl.a. på baggrund af et møde med Økonomistyrelsen, at det ikke ville være muligt
at få oplysninger om, hvordan udgifterne fordeler sig på aktiviteter i beslutningsfasen.
Kvalitetssikring
Denne undersøgelse er kvalitetssikret via vores interne procedurer for kvalitetssik-
ring, som omfatter høring hos de reviderede samt ledelsesbehandling og sparring på
forskellige tidspunkter i undersøgelsesforløbet med chefer og medarbejdere i Rigsre-
visionen med relevante kompetencer.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
48
| Metodisk tilgang
Undersøgelsen af beslutningsfasen i 96 statslige it-projekter er kvalitetssikret ved, at
vi har anvendt en kodebog ved gennemgang og indtastning af oplysningerne for der-
med at understøtte en ensartet behandling af dokumentationen. Efter indtastning ud-
valgte vi tilfældige projekter til ekstra kvalitetssikring. Kvalitetssikringen bestod i, at
en anden medarbejder end den, der oprindeligt havde indtastet oplysninger om pro-
jektet, indtastede oplysningerne på ny og sammenlignede de 2 indtastninger. Ved
uoverensstemmelser blev den bagvedliggende dokumentation gennemgået. Kvali-
tetssikringen gav i nogle tilfælde anledning til, at vi stillede yderligere spørgsmål og
bad om yderligere materiale hos ministerierne. Ministeriernes svar på spørgsmålene
og det fremsendte materiale er gennemgået, og oplysninger er indtastet i kortlægnin-
gen med udgangspunkt i kodebogen. Oplysningerne er efterfølgende kvalitetssikret
af ministerierne i forbindelse med høring af revisionsnotaterne og senere af beret-
ningsudkastet. På den baggrund er der foretaget ændringer i oplysningerne efter en
gennemgang af ministeriernes medsendte dokumentation eller henvisning til allerede
fremsendt dokumentation.
Væsentlige dokumenter
Undersøgelsen bygger på en gennemgang af skriftlig dokumentation, herunder:
projekternes styringsdokumenter, styregruppemateriale, rapportering på fase-
overgange, projektafslutningsrapporter og gevinstrealiseringsrapporter
It-rådets statusrapporter
budgetvejledningen samt de tilhørende vejledninger, herunder Vejledning til Sta-
tens it-projektmodel og Vejledning til risikovurdering og rådgivning hos It-rådet
korrespondance mellem ministerierne og It-rådet
korrespondance mellem ministerierne og leverandørerne.
Formålet med at gennemgå dokumenterne har været at indsamle data til at kortlæg-
ge beslutningsfasen for de statslige it-projekter. Derudover at indsamle revisionsbe-
vis for at vurdere, om de 3 udvalgte ministerier har indsamlet og brugt relevant viden i
beslutningsfasen til at tilrettelægge og kvalificere it-projekterne.
Herudover har vi bedt It-rådet om at opgøre tidspunktet for risikovurderingen af de
96 it-projekter. It-rådet har lavet udtræk fra sin database og sammenholdt risikovur-
deringstidspunktet med projektets baselinetidspunkt for igangsættelse af henholds-
vis anskaffelses- og gennemførelsesfasen. Tidspunkterne i It-rådets database er ikke
sammenholdt med de tidspunkter, ministerierne har angivet i forbindelse med vores
kortlægning. Der kan derfor være metodiske såvel som datamæssige forskelle på It-
rådets og vores tilgang.
Møder
Vi har holdt møder med følgende:
de ministerier, der er omfattet af undersøgelsen
Statens It-råd
en ekstern konsulent.
Formålet med møderne har været at drøfte design, metode og resultater af undersø-
gelsen, herunder foreløbige resultater i forbindelse med høring af revisionsnotater og
beretningsudkast.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
Metodisk tilgang |
49
Ekstern konsulent
Vi har fået ekspertbistand fra en ekstern konsulent, som er lektor ved Copenhagen
Business School. Vi har inddraget konsulenten for at få sparring. Konsulenten har
konkret givet sparring på resultater og konklusioner i undersøgelsen og er blevet ind-
draget i undersøgelsen på det tidspunkt, hvor der var udarbejdet et udkast til beret-
ningen med foreløbige resultater og konklusion.
Standarderne for offentlig revision
Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision.
Standarderne fastlægger, hvad brugerne og offentligheden kan forvente af revisio-
nen, for at der er tale om en god faglig ydelse. Standarderne er baseret på de grund-
læggende revisionsprincipper i rigsrevisionernes internationale standarder (ISSAI
100-999).
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0057.png
50
| Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse
Bilag 3. Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold
og projekternes målopfyldelse
I dette bilag præsenterer vi de data, der viser sammenhængen mellem de undersøgte
forhold i beslutningsfasen og projekternes målopfyldelse. I undersøgelsen har vi ikke
haft adgang til al data for alle projekter. Derfor er der forskelle i det samlede antal pro-
jekter i figurerne. Forskellene kan også skyldes, at nogle figurer viser data for afslut-
tede projekter, mens andre figurer viser data for projekter, som ministerierne har ud-
arbejdet gevinstrealiseringsrapporter for. Sidstnævnte projekter har været afsluttet i
mindst ét år.
Vi har undersøgt, om der er sammenhæng mellem de undersøgte forhold, som er vist
i figurerne, og projekternes målopfyldelse i forhold til pris, tid og gevinster. Hertil skal
det bemærkes, at der for enkelte forhold godt kan være tegn på, at projekter med nogle
valg kommer bedre i mål end andre, men at vi ikke kan se, at det skyldes netop dét for-
hold. Dermed kan projekternes målopfyldelse hænge sammen med andre forhold, som
ikke er en del af denne undersøgelse. Herudover kan det være vanskeligt at sammen-
ligne de forskellige valg eller forhold i projekterne, fx valg af teknisk løsning, da der er i
nogle kategorier er meget få projekter.
Beslutningsfasens udgifter og målopfyldelse
Dette afsnit viser sammenhængen mellem udgifterne i beslutningsfasen, og hvordan
projekterne kommer i mål i forhold til tid, pris og gevinster.
Figur A
Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på beslutningsfasens
relative udgifter
25
20
8
15
10
5
0
5
14
9
6
11
Beslutningsfasens udgifter
udgør 0-10 % af projektets
samlede udgifter
I mål til tiden
Beslutningsfasens udgifter
udgør 11-20 % af projektets
samlede udgifter
Beslutningsfasens udgifter
udgør 21 % eller mere af
projektets samlede udgifter
Ikke i mål til tiden
Note: n=53.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0058.png
Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse |
51
Figur B
Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på beslutningsfasens
relative udgifter
25
20
7
15
2
10
5
0
12
15
14
2
Beslutningsfasens udgifter
udgør 0-10 % af projektets
samlede udgifter
I mål til prisen
Beslutningsfasens udgifter
udgør 11-20 % af projektets
samlede udgifter
Beslutningsfasens udgifter
udgør 21 % eller mere af
projektets samlede udgifter
Ikke i mål til prisen
Note: n=52.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Figur C
Projekter, der har realiseret de forventede gevinster, fordelt på beslut-
ningsfasens relative udgifter
14
12
10
8
6
4
6
2
0
Beslutningsfasens udgifter
udgør 0-10 % af projektets
samlede udgifter
1
Beslutningsfasens udgifter
udgør 11-20 % af projektets
samlede udgifter
2
Beslutningsfasens udgifter
udgør 21 % eller mere af
projektets samlede udgifter
5
12
10
Har realiseret de forventede gevinster
Har ikke realiseret de forventede gevinster
Note: N=36.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0059.png
52
| Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse
Beslutningsfasens varighed og målopfyldelse
Dette afsnit viser sammenhængen mellem beslutningsfasens varighed og hvordan
projekterne kommer i mål i forhold til tid, pris og gevinster.
Figur D
Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på beslutningsfasens
relative varighed
25
20
15
6
10
5
0
13
9
12
6
9
Beslutningsfasens varighed
udgør 15-29 % af projektets
samlede varighed
I mål til tiden
Beslutningsfasens varighed Beslutningsfasens varighed
udgør 30-44 % af projektets udgør 45 % eller mere af
samlede varighed
projektets samlede varighed
Ikke i mål til tiden
Note: n=55.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Figur E
Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på beslutningsfasens
relative varighed
25
20
6
15
10
5
0
13
13
15
2
4
Beslutningsfasen udgør
15-29 % af projektets
samlede varighed
I mål til prisen
Beslutningsfasen udgør
30-44 % af projektets
samlede varighed
Beslutningsfasen udgør
45 % eller mere af
projektets samlede varighed
Ikke i mål til prisen
Note: n=53.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0060.png
Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse |
53
Figur F
Projekter, der har realiseret de forventede gevinster, fordelt på
beslutningsfasens relative varighed
16
14
12
10
8
6
4
2
0
4
4
5
11
11
1
Beslutningsfasens varighed Beslutningsfasens varighed Beslutningsfasens varighed
udgør 15-29 % af projektets udgør 30-44 % af projektets
udgør 45 % eller mere af
samlede varighed
samlede varighed
projektets samlede varighed
Har realiseret de forventede gevinster
Har ikke realiseret de forventede gevinster
Note: n=36.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Teknisk løsning og målopfyldelse
Dette afsnit viser sammenhængen mellem ministeriernes valg af teknisk løsning i be-
slutningsfasen, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til tid, pris og gevinster.
Figur G
Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på projekternes
tekniske løsning
25
20
7
15
10
14
5
0
Udviklet fra bunden af Standardsystem med
leverandør
tilpasninger
I mål til tiden
Ikke i mål til tiden
Egenudvikling
14
2
4
3
Standardsystem
8
Note: n=52.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0061.png
54
| Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse
Figur H
Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på projekternes
tekniske løsning
25
20
15
10
5
0
Udviklet fra bunden af Standardsystem med
leverandør
tilpasninger
I mål til prisen
Ikke i mål til prisen
Egenudvikling
3
6
18
15
1
5
1
2
Standardsystem
Note: n=51.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Figur I
Projekter, der har realiseret de forventede gevinster, fordelt på
projekternes tekniske løsning
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
Udviklet fra bunden af
levarandør
Standardsystem
5
3
1
Egenudvikling
1
Standardsystem
11
13
Har realiseret de forventede gevinster
Har ikke realiseret de forventede gevinster
Note: n=34.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0062.png
Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse |
55
Udviklingsmetode og målopfyldelse
Dette afsnit viser sammenhængen mellem ministeriernes valg af udviklingsmetode i
beslutningsfasen, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til tid, pris og gevin-
ster.
Figur J
Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på projekternes
udviklingsmetode
35
30
25
20
15
10
5
0
Vandfald
I mål til tiden
Ikke i mål til tiden
Delvist agil
Agil
7
18
8
8
1
13
Note: n=55.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Figur K
Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på projekternes
udviklingsmetode
35
30
25
20
15
10
5
0
Vandfald
I mål til tiden
Ikke i mål til tiden
Delvist agil
Agil
24
6
8
9
6
Note: n=53.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0063.png
56
| Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse
Figur L
Projekter, der har realiseret de forventede gevinster, fordelt på
projekternes udviklingsmetode
30
25
20
15
10
5
6
0
Vandfald
2
Delvist agil
9
1
Agil
18
Har realisereret de forventede gevinster
Har ikke realiseret de forventede gevinster
Note: n=36.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Indkøbsform og målopfyldelse
Dette afsnit viser sammenhængen mellem ministeriernes valg af indkøbsform i be-
slutningsfasen, og hvordan projekterne kommer i mål i forhold til tid, pris og gevinster.
Figur M
Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på projekternes ind-
købsform
35
30
25
20
15
10
5
0
Rammeaftale
EU-udbud
23
10
10
7
1
2
Andet/uoplyst
1
Ingen indkøb til
udvikling
1
Kombination
I mål til tiden
Ikke i mål til tiden
Note: n=55.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0064.png
Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse |
57
Figur N
Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på projekternes ind-
købsform
35
30
25
20
15
10
5
0
Rammeaftale
EU-udbud
27
6
6
9
3
Andet/uoplyst
1
Ingen indkøb til
udvikling
1
Kombination
I mål til prisen
Ikke i mål til prisen
Note: n=53.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Figur O
Projekter, der har realiseret de forventede gevinster, fordelt på projek-
ternes indkøbsform
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
Rammeaftale
EU-udbud
5
3
2
1
Andet/uoplyst
1
Kombination
12
12
Har realiseret de forventede gevinster
Har ikke realiseret de forventede gevinster
Note: n=36.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Beslutningsfasens justeringer og målopfyldelse
Dette afsnit viser sammenhængen mellem ministeriernes justeringer i afslutnings-
tidspunkt og budget i beslutningsfasen, og hvordan projekterne kommer i mål i for-
hold til tid, pris og gevinster.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0065.png
58
| Sammenhæng mellem beslutningsfasens forhold og projekternes målopfyldelse
Figur P
Projekter, der er kommet i mål til tiden, fordelt på, om projektets af-
slutningstidspunkt er justeret i beslutningsfasen eller ej
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
Projektets afslutnings-
tidspunkt er justeret
i beslutningsfasen
I mål til tiden
Ikke i mål til tiden
26
4
8
Projektets afslutnings-
tidspunkt er ikke justeret
i beslutningsfasen
17
Note: n=55.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
Figur Q
Projekter, der er kommet i mål til prisen, fordelt på, om projektets
budget er justeret i beslutningsfasen eller ej
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
Projektets budget
er justeret i
beslutningsfasen
I mål til prisen
Ikke i mål til prisen
35
1
6
Projektets budget er
ikke justeret
i beslutningsfasen
11
Note: n=53.
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af ministeriernes oplysninger.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0066.png
Ministeriernes projekter |
59
Bilag 4. Ministeriernes projekter
Figur a
Generelt om Beskæftigelsesministeriets projekter
2 it-projekter:
• ESSI
• PROBAS 2.0
Overordnet formål:
1 projekt skal sikre kvalitetsløft
1 projekt skal sikre implementering af lovgivning
Teknisk løsning:
1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
1 projekt er udviklet fra bunden af leverandøren
Udviklingsmetode:
1 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden
1 projekt er udviklet med en delvist agil metode
Indkøbsform:
2 projekter er indkøbt på en rammeaftale
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0067.png
60
| Ministeriernes projekter
Figur b
Generelt om Børne- og Undervisningsministeriets projekter
4 it-projekter:
• Brugerportal på folkeskoleområdet
• Datavarehus (DVH)
• Netprøver
• VEU-godtgørelsesdatabasen
Overordnet formål:
2 projekter skal sikre kvalitetsløft
1 projekt skal sikre effektiviseringer
1 projekt skal sikre implementering af lovgivning
Teknisk løsning:
4 projekter er udviklet fra bunden af leverandøren
Udviklingsmetode:
3 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden
1 projekt er udviklet med en delvist agil metode
Indkøbsform:
3 projekter er indkøbt på en rammeaftale
1 projekt er indkøbt via EU-udbud
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0068.png
Ministeriernes projekter |
61
Figur c
Generelt om Erhvervsministeriets projekter
2 it-projekter:
• Nyt Digitalt Skibsregister
• PLP-00 It-understøttelse af plandata til ejendomsvurdering
Overordnet formål:
1 projekt skal sikre kvalitetsløft
1 projekt skal sikre effektiviseringer
Teknisk løsning:
1 projekt er udviklet fra bunden af leverandøren
1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
Udviklingsmetode:
1 projekt er udviklet med en delvist agil metode
1 projekt er udviklet med en agil metode
Indkøbsform:
1 projekt er indkøbt på en rammeaftale
1 projekt er indkøbt via EU-udbud
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0069.png
62
| Ministeriernes projekter
Figur d
Generelt om Finansministeriets projekter
10 it-projekter:
• National eID-gateway
• Nem Login 3
• Udskiftning af borger.dk’s CMS
• Næste generation Digital Post
• MitID
• Statens Budgetsystem
• Statens HR
• IndFak
• RejsUD
• Ny NemID-klient
Overordnet formål:
8 projekter skal sikre kvalitetsløft
1 projekt skal sikre effektiviseringer
1 projekt skal sikre implementering af lovgivning
Teknisk løsning:
6 projekter er udviklet fra bunden af leverandøren
4 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
Udviklingsmetode:
5 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden
4 projekter er udviklet med en delvist agil metode
1 projekt er udviklet med en agil metode
Indkøbsform:
8 projekter er indkøbt via EU-udbud
2 projekter er indkøbt på en rammeaftale
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0070.png
Ministeriernes projekter |
63
Figur e
Generelt om Forsvarsministeriets projekter
9 it-projekter:
• Employee Interaction Center
• E-rekruttering til Forsvaret
• Integreret personaleaktivitetssystem
• Kapacitetsplanlægning
• Materielstamdatastyring (MSD)
• Projekt Online Trådløse Scannere ved Forsvarets depoter (POTS)
• Projekt Tidsstyring
• Rejsestyring
• Standardisering af udleveringsprocesser (STUP)
Overordnet formål:
4 projekter skal sikre kvalitetsløft
5 projekter skal sikre effektiviseringer
Teknisk løsning:
8 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
1 projekt er der ikke angivet for
Udviklingsmetode:
8 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden
1 projekt er der ikke angivet for
Indkøbsform:
8 projekter er indkøbt på en rammeaftale
1 projekt er der ikke angivet for
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0071.png
64
| Ministeriernes projekter
Figur f
Generelt om Justitsministeriets projekter
12 it-projekter:
• POL-PAX
• POL-DISP
• DAM (Digital Asset Management)
• Nyt Politi.dk
• Domsdatabasen
• POL-INTEL
• Nyt Tjenestetidssystem
• Styrelsernes Fælles Datafølgeseddel
• ANPG
• Effektmål og Databank
• Video 3
• Prüm Fingeraftryk
Overordnet formål:
8 projekter skal sikre kvalitetsløft
2 projekter skal sikre effektiviseringer
2 projekter skal sikre implementering af lovgivning
Teknisk løsning:
2 projekter er udviklet fra bunden af leverandøren
4 projekter er anskaffet som et standardsystem
6 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
Udviklingsmetode:
5 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden
7 projekter er udviklet med en delvist agil metode
Indkøbsform:
9 projekter er indkøbt via EU-udbud
3 projekter er indkøbt på en rammeaftale
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0072.png
Ministeriernes projekter |
65
Figur g
Generelt om Klima-, Energi- og Forsyningsministeriets projekter
4 it-projekter:
• Frie Data
• SAV (Samling af Vandløbsdata)
• Udveksling af data om infrastruktur (LER)
• Mustang
Overordnet formål:
1 projekt skal sikre
kvalitetsløft
2 projekter skal sikre effektiviseringer
1 projekt skal sikre implementering af lovgivning
Teknisk løsning:
1 projekt er udviklet fra bunden af leverandøren
2 projekter er egenudviklede
1 projekt er angivet som andet
Udviklingsmetode:
4 projekter er udviklet med en delvist agil metode
Indkøbsform:
1 projekt er indkøbt på en rammeaftale
2 projekter er indkøbt via EU-udbud
1 projekt er der ikke foretaget indkøb til it-udvikling til
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0073.png
66
| Ministeriernes projekter
Figur h
Generelt om Kulturministeriets projekter
2 it-projekter:
• Fælles Biblioteksplatform
• SARA (tidligere Fælles museums-it)
Overordnet formål:
2 projekter skal sikre kvalitetsløft
Teknisk løsning:
2 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
Udviklingsmetode:
1 projekt er udviklet med en delvist agil metode
1 projekt er udviklet med en agil metode
Indkøbsform:
2 projekter er indkøbt via EU-udbud
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0074.png
Ministeriernes projekter |
67
Figur i
Generelt om Miljø- og Fødevareministeriets projekter
13 it-projekter:
• Artsportalen
• CAP 2020
• Digitalisering af miljøgodkendelser (PDE)
• Elektronisk Certificering (DIX)
• Grundmodel 4-projektet
• Implementering af EU-fiskerireform i Danmark
• Implementering af EU-landbrugsreform i Danmark, fase 1
• Implementering af EU-landbrugsreform i Danmark, fase 2
• It-understøttelse Monitorering - satellitbaseret kontrol
• Ny Kundeportal
• SABA
• Vanda
• Veststat
Overordnet formål:
6 projekter skal sikre kvalitetsløft
3 projekter skal sikre effektiviseringer
4 projekter skal sikre implementering af lovgivning
Teknisk løsning:
3 projekter er udviklet fra bunden af leverandøren
2 projekter er egenudviklede
6 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
2 projekter er angivet som andet
Udviklingsmetode:
5 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden
6 projekter er udviklet med en delvist agil metode
2 projekter er udviklet med en agil metode
Indkøbsform:
2 projekter er indkøbt via EU-udbud
8 projekter er indkøbt på en rammeaftale
3 projekter har brugt en kombination af forskellige indkøbsformer
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0075.png
68
| Ministeriernes projekter
Figur j
Generelt om Skatteministeriets projekter
24 it-projekter:
• CbC (Country by Country)
• CRS
• Digitalisering af selskabsskatter (DIAS)
• eKapital
• eKapital Data
• EUTK DK-CRS
• EUTK KRS
• Forskudsopgørelsen 2014
• GUL (Generel udstillingsløsning)
• Implementeringscenter for Ejendomsvurderinger (ICE)
• Implementeringscenter for Inddrivelse (ICI)
• Kontrolsystem til monopolspil
• MISS − Mini one stop shop (M1SS), senere omdøbt til one stop moms
• Motorregistret II
• NemVirksomhed
• One Stop Moms 2
• Projekt deleøkonomi
• RIS/RAS-projektet
• Skattekontoens tilslutning til ny inddrivelse
• Værdipapir 2012
• Værdipapirer 2013-2016
• Årsopgørelse 2011
• Årsopgørelse 2012
• Årsopgørelse 2013
Overordnet formål:
14 projekter skal sikre kvalitetsløft
1 projekt skal sikre effektiviseringer
9 projekter skal sikre implementering af lovgivning
Teknisk løsning:
11 projekter er udviklet fra bunden af leverandøren
12 projekter er egenudviklede
1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
Udviklingsmetode:
8 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden
9 projekter er udviklet med en delvist agil metode
7 projekter er udviklet med en agil metode
Indkøbsform:
7 projekter er indkøbt via EU-udbud
12 projekter er indkøbt på en rammeaftale
4 projekter er angivet som andet
1 projekt er der ikke foretaget indkøb til it-udvikling til
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0076.png
Ministeriernes projekter |
69
Figur k
Generelt om Sundheds- og Ældreministeriet projekter
7 it-projekter:
• Digital understøttelse af graviditetsforløb
• LEOPARD
• LEMUR
• Fælles Pilotafprøvning
• Nationalt Patientindeks
• LPR3
• Modernisering af Datamodtagelse (SEI2)
Overordnet formål:
6 projekter skal sikre kvalitetsløft
1 projekt skal sikre implementering af lovgivning
Teknisk løsning:
1 projekt er udviklet fra bunden af leverandøren
4 projekter er der ikke angivet for
2 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
Udviklingsmetode:
2 projekter er udviklet med vandfaldsmetoden
4 projekter er udviklet med en delvist agil metode
1 projekt er der ikke angivet for
Indkøbsform:
4 projekter er indkøbt via EU-udbud
2 projekter er indkøbt på en rammeaftale
1 projekt er der angivet andet for
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0077.png
70
| Ministeriernes projekter
Figur l
Generelt om Transport- og Boligministeriets projekter
2 it-projekter:
• Atrium
• Atrium Facility Management
Overordnet formål:
2 projekter skal sikre kvalitetsløft
Teknisk løsning:
2 projekter er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
Udviklingsmetode:
1 projekt er udviklet med en agil metode
1 projekt er udviklet med en delvist agil metode
Indkøbsform:
2 projekter er indkøbt på en rammeaftale
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0078.png
Ministeriernes projekter |
71
Figur m
Generelt om Uddannelses- og Forskningsministeriets projekter
3 it-projekter:
• ESAS (tidligere Nyt SIS)
• Krav og Udbetaling
• SU-reformprojekt
Overordnet formål:
1 projekt skal sikre kvalitetsløft
1 projekt skal sikre effektiviseringer
1 projekt skal sikre implementering af lovgivning
Teknisk løsning:
2 projekter er egenudviklede
1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
Udviklingsmetode:
2 projekter er udviklet med en agil metode
1 projekt er udviklet med en delvist agil metode
Indkøbsform:
1 projekt er indkøbt på en rammeaftale
1 projekt er indkøbt via EU-udbud
1 projekt er der ikke foretaget indkøb til it-udvikling til
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0079.png
72
| Ministeriernes projekter
Figur n
Generelt om Udenrigsministeriets projekter
1 it-projekt:
• Nyt ESDH i udenrigstjenesten
Overordnet formål:
1 projekt skal sikre effektiviseringer
Teknisk løsning:
1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
Udviklingsmetode:
1 projekt er udviklet med vandfaldsmetoden
Indkøbsform:
1 projekt er indkøbt via EU-udbud
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0080.png
Ministeriernes projekter |
73
Figur o
Generelt om Udlændinge- og Integrationsministeriets projekter
1 it-projekt:
• Ny ESDH-løsning
Overordnet formål:
1 projekt skal sikre kvalitetsløft
Teknisk løsning:
1 projekt er anskaffet som et standardsystem med tilpasninger
Udviklingsmetode:
1 projekt er udviklet med vandfaldsmetoden
Indkøbsform:
1 projekt er indkøbt på en rammeaftale
Kilde:
Rigsrevisionen på baggrund af oplysninger fra ministerierne.
SAU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 74: Rigsrevisionens beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter
2297723_0081.png
74
| Ordliste
Bilag 5. Ordliste
Beslutningsfasen
Svarer til analyse- og anskaffelsesfasen i den tidligere version af it-projektmodellen. I den nye ver-
sion af modellen svarer beslutningsfasen til analysefasen og en del af gennemførelsesfasen, frem
til ministeriet indgår kontrakt med en leverandør eller igangsætter udviklingen af it-systemet. Be-
slutningsfasen omfatter således perioden, efter at de politiske eller forretningsmæssige beslutnin-
ger om at gennemføre projektet er truffet. Det er i beslutningsfasen, at ministerierne lægger funda-
mentet for, hvordan it-projektet skal tilrettelægges og gennemføres, ved at indsamle viden, der kan
kvalificere bl.a. teknologivalg, tidsplan og budget.
Ministerierne kan indkøbe it-systemet eller eventuelle udviklingstimer på forskellig måde, fx gennem
et EU-udbud, hvor der er forskellige muligheder, herunder offentligt udbud, begrænset udbud og ud-
bud med forhandling, gennem Økonomistyrelsens rammeaftaler, gennem egne rammeaftaler og
gennem Staten og Kommunernes Indkøbsservices (SKI rammeaftaler.
Kan fx være dialog med én eller flere leverandører for at få overblik over markedet og identificere
potentielle leverandører, inden opgaven sendes i udbud. Markedsafklaringen kan også bestå i at un-
dersøge, om andre nationale eller internationale myndigheder har eksisterende løsninger, der kan
genbruges.
Ministerierne skal bruge en række obligatoriske styringsdokumenter, når de gennemfører et it-pro-
jekt, uanset om projektet skal risikovurderes eller ej. Efter justeringen af projektmodellen i 2018
drejer det sig om projektgrundlag, risikolog og risikotjekliste, styregruppeaftale og businesscase.
Disse dokumenter er gennemgående i hele projektets forløb. Før justeringen var projektinitierings-
dokumentet en del af de obligatoriske dokumenter. Det er nu erstattet af projektgrundlaget.
En indkøbsaftale, som det offentlige kan bruge til enten at købe standardvarer eller ydelser som fx
hardware, software og rådgivning. En rammeaftale angiver, hvad der kan indkøbes på aftalen, på
hvilke betingelser og til hvilken pris.
Det fremgår af budgetvejledningen, at ministerierne skal bruge statens it-projektmodel, når de gen-
nemfører it-projekter. Modellen skal bidrage til at give de statslige myndigheder et solidt grundlag
for at gennemføre succesfulde it-projekter, fra idé til realisering af gevinster. Den fordrer en syste-
matisk tilgang til arbejdet med at tilrettelægge og gennemføre it-projekter.
I 2011 nedsatte regeringen Statens It-projektråd (senere Statens It-råd med topledere fra offent-
lige og private virksomheder. Rådet hjælper myndighederne med tidlig håndtering af risici i it-pro-
jekterne gennem rådgivning, konkrete værktøjer og systematisk risikovurdering.
Ministerierne kan vælge forskellige tekniske løsninger (også kaldet anskaffelsesformer for den tek-
niske løsning, fx et standardsys tem, der kræver opsætning i forhold til ministeriets behov, en stan-
dardløsning med lidt større tilpasninger, egenudvikling, hvor ministeriet selv står for udviklingen el-
ler udvikling af it-systemet fra bunden hos en leverandør.
Den agile metode og vandfaldsmetoden er 2 forskellige måder at gribe udviklingen af it-systemer
an på. Én af forskellene er, at man i projekter, hvor vandfaldsmetoden er anvendt, beskriver kra-
vene til systemet på et detaljeret niveau, før man går i gang med udviklingen. I agile projekter er
kravene til systemet beskrevet på et overordnet niveau, når udviklingen går i gang, mens de detal-
jerede krav beskrives løbende, efterhånden som det bliver besluttet, hvordan systemet præcist
skal udformes.
Indkøbsform
Markedsafklaring
Obligatoriske styrings-
dokumenter
Rammeaftale
Statens it-projektmodel
Statens It-råd
Teknisk løsning
Udviklingsmetode