REU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 11: Orientering af Folketingets Retsudvalg om offentliggørelse af Direktoratet for Kriminalforsorgens vejledning om aktindsigt i fængselsbetjentes navne, fra justitsministeren

Retsudvalget 2020-21
REU Alm.del Bilag 11
Offentligt

Center for HR og Uddannelse

Direktoratet for Kriminalforsorgen

NOTAT

Til

Sagsnr.

Klientenhederne i Kriminalforsorgen Hovedstaden, Sjæl- 20-111-0113

land, Syddanmark og Midt- og Nordjylland

Kopi til

Sagsbehandler

Centerdirektør Mik Grüning, Centerdirektør Lasse Boje, Sekreta-

Chefkonsulent Eva Worm, Koncern-HR.

riatschef Rune Nørr, Klientchef Gitte Møller Larsen og enhedsle-

Dato

der Stine Rysholt Christiansen.

September 2020

Vejledning om behandling af aktindsigtsanmodninger efter forvaltnings-

og offentlighedsloven

Problemstilling

Reglerne om aktindsigt giver som udgangspunkt den aktindsigtssøgende adgang til at blive gjort be-

kendt med offentligt ansattes (fulde) navne. Der er imidlertid som følge af karakteren af kriminalfor-

sorgens virksomhed og borgerkontakt behov for at sikre, at hensynet til medarbejdernes sikkerhed

både på arbejde og i fritiden inddrages, når der træffes afgørelse i aktindsigtssager.

Denne vejledning har derfor til formål at redegøre for, i hvilket omfang kriminalforsorgen har pligt til

at udlevere (fulde) navne på medarbejdere, når klienter mm. specifikt ønsker navne oplyst i henhold

til reglerne om aktindsigt, eller når medarbejdernavne fremgår i materiale, hvori der begæres akt-

indsigt.

Vejledningen er primært tiltænkt til brug for besvarelser af aktindsigtsanmodninger, som fremsættes

af klienter mm. i sager, dokumenter og oplysninger, hvor navne på medarbejdere i kriminalforsorgen

på den ene eller anden måde fremgår. Afgørelseskompetencen i afgørelsessager om aktindsigt ligger

hos den, der har den bagvedliggende kompetence til at træffe afgørelse, jf. kompetencekataloget,

og pågældende skal påse, at denne vejledning overholdes. I øvrige sager tilkommer kompetencen som

udgangspunkt den enhed i kriminalforsorgen, der har dokumentet mv. i sin besiddelse. Områdekon-

torernes klientenheder har overblikket over, hvorledes aktindsigtsanmodningerne i fængslerne for-

valtes.

Vejledningen omhandler som udgangspunkt ikke aktindsigtsanmodninger i egentlige personalesager.

Reglerne herom er dog kort nævnt sidst i vejledningen, og afgørelseskompetencen i sådanne sager

om aktindsigt ligger i områdekontorernes HR-enheden eller Koncern HR afhængig af, hvem der har

ansættelseskompetencen for den medarbejder, hvis personalesag der søges aktindsigt i.

Notat | Kriminalforsorgen | Side 1 af 8

REU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 11: Orientering af Folketingets Retsudvalg om offentliggørelse af Direktoratet for Kriminalforsorgens vejledning om aktindsigt i fængselsbetjentes navne, fra justitsministeren

Regler om aktindsigt

En anmodning om aktindsigt skal behandles efter offentlighedsloven eller forvaltningslovens regler

herom. Hvilket regelsæt, der konkret finder anvendelse, afhænger af, hvem ansøgeren er, og hvad

der søges aktindsigt i.

Uanset regelgrundlaget har kriminalforsorgen som udgangspunkt pligt til at imødekomme en anmod-

ning om aktindsigt i medarbejderes navne. Under visse omstændigheder og efter en konkret vurdering

kan kriminalforsorgen dog undlade at oplyse en medarbejders fulde navn i forbindelse med en an-

modning om aktindsigt. Hvad der kan lægges vægt på ved vurderingen af, om en medarbejders navn

kan og bør undtages i forbindelse med en aktindsigt, vil blive behandlet nærmere nedenfor.

Offentlighedsloven

Enhver har mulighed for at søge om aktindsigt i henhold til offentlighedslovens § 7. Oplysninger om

navne på offentligt ansatte er omfattet af reglerne om aktindsigt og kan kun undtages, hvis lovens

undtagelsesmuligheder finder anvendelse. I denne sammenhæng vil det særligt være §§ 9, stk. 2, nr.

2, og 33, nr. 5, der er relevante. Endvidere kan § 19, stk. 1, i visse situationer være relevant.

Derudover antages det, at oplysninger om en sagsbehandlers navn er omfattet af reglerne om egen-

acces i offentlighedslovens § 8, hvorefter man som udgangspunkt kan forlange at blive gjort bekendt

med oplysninger om ens personlige forhold, der er omtalt i et dokument.

Lovens § 30, nr. 1, om enkeltpersoners private forhold, kan ikke begrunde afslag på aktindsigt i navne

på medarbejdere, idet sådanne oplysninger ikke i sig selv anses for at være private forhold.

Såfremt det påtænkes at meddele afslag på en anmodning om aktindsigt, skal der forinden foretages

en vurdering i henhold til offentlighedslovens § 14 om meroffentlighed.

§ 9, stk. 2, nr. 2

Det følger af denne bestemmelse, at en anmodning om aktindsigt kan afslås i det omfang, anmodnin-

gen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende.

Med udtrykket ”lignende” skal forstås den form

for intimidering, som ikke med sikkerhed er retsstri-

dig, men som går over den grænse, som offentligt ansatte bør tåle. Bestemmelsen er bl.a. tiltænkt

tilfælde, hvor anmodningen om aktindsigt har til formål at forfølge eller på anden måde at genere

den pågældende medarbejder. Man kan således med hjemmel i denne bestemmelse afslå en anmod-

ning om aktindsigt, hvis anmodningen er begrundet i chikane.

Der skal foreligge særlige omstændigheder, og der skal foretages en konkret vurdering af, om aktind-

sigtsanmodningen har til formål at genere en medarbejder. Det er kriminalforsorgen, som skal godt-

gøre, at anmodningen må antages at have dette formål. Ved vurderingen kan der bl.a. lægges vægt

på følgende:



Har ansøgeren selv givet udtryk for, at anmodningen fremsættes for at genere eller forfølge en

medarbejder?

Har ansøgeren tidligere benyttet oplysninger, som den pågældende har fået via aktindsigt, til at

begå retsstridige forhold?



Har ansøgeren optrådt truende?

Endvidere kan bestemmelsen undtagelsesvist anvendes i tilfælde, hvor en sag med f.eks. beskyldnin-

ger om kritisable forhold har stor offentlig interesse, og der konkret er grundlag for at antage, at

udlevering af ansattes navne f.eks. vil blive brugt af pressen til at opsøge den pågældende medarbej-

der på dennes bopæl.

§ 19, stk. 1

Efter denne bestemmelse omfatter retten til aktindsigt som udgangspunkt ikke sager inden for straf-

feretsplejen.

Undtagelsesbestemmelsen i § 19, stk. 1, omfatter bl.a. en række sager i forbindelse med fuldbyrdel-

sen af straffedomme, f.eks. konkrete sager om prøveløsladelse, benådning, genindsættelse, udsæt-

telse med strafafsoning, udgangstilladelse, ikendelse af disciplinærstraffe mv.

Hvis dokumenter fra en sag, der er omfattet af § 19, stk. 1, anvendes til brug for fængslets behandling

af en sag, der ikke er omfattet af undtagelsesbestemmelsen, vil dokumenterne blive omfattet af

lovens almindelige bestemmelser om aktindsigt. Det vil sige, at oplysningerne i dokumenterne efter

en konkret vurdering vil kunne undtages efter §§ 30-33.

Sager om klager over de indsattes forplejning, beskæftigelsesforhold, adgang til undervisning og fri-

tidsaktiviteter, bygningsmæssige forhold og lignende er ikke en sag inden for strafferetsplejen og

derfor ikke omfattet af § 19, stk. 1. Sådanne sager er undergivet aktindsigt efter lovens almindelige

regler. Det vil sige, at oplysningerne i dokumenterne efter en konkret vurdering vil kunne undtages

efter §§ 30-33.

§ 33, nr. 5

Denne bestemmelse indeholder en generalklausul, hvorefter retten til aktindsigt kan begrænses i det

omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser,

hvor hemmeligholdelse efter forholdets karakter er påkrævet.

Efter indførelsen af ”chikanebestemmelsen” i § 9, stk. 2, nr. 2, i 2014 har

§ 33, stk. 5, mistet væsentlig

betydning ift. chikanetilfælde. Offentlighedslovens § 33, nr. 5, er herefter f.eks. relevant, hvis der

på grund af samspil mellem den aktindsigtssøgendes adfærd mm. og andre forhold er særlig grund til

at undtage navne på medarbejdere.

Det er imidlertid ikke et krav, at den aktindsigtsøgende har en bestemt adfærd. Afslag på aktindsigt

kan ligeledes være begrundet i forhold, der ikke har noget med den pågældende ansøger at gøre.

Hvis det f.eks. kan sandsynliggøres, at udlevering af navn vil medføre ekstraordinære vanskeligheder

for fremtidig sagsbehandling mv., vil dette hensyn også undtagelsesvist kunne føre til afslag.

Bestemmelsens anvendelsesområde er snævert. Der skal foretages en konkret vurdering, og afslag på

aktindsigt i navne skal være klart påkrævet af hensyn til offentlige eller private interesser.

Egenacces

Reglerne om egenacces følger af offentlighedslovens § 8, hvorefter man som udgangspunkt kan for-

lange at blive gjort bekendt med oplysninger om ens personlige forhold, der er omtalt i et dokument.

Bestemmelsen finder anvendelse, når de pågældende dokumenter/oplysninger ikke er en del af en

afgørelsessag, og forvaltningslovens regler om aktindsigt derfor ikke finder anvendelse.

Som nævnt antages det, at oplysninger om f.eks. en sagsbehandlers navn er omfattet af adgangen til

oplysninger i henhold til reglerne om egenacces.

Egeacces kan kun afslås, hvis der foreligger

afgørende

modstående hensyn, og reglerne sikrer således,

at man kan få aktindsigt i oplysninger om sig selv i samme omfang som efter forvaltningslovens regler

om aktindsigt (se nærmere nedenfor).

Offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2, om retsstridige anmodninger mv. finder ikke anvendelse på

reglerne om egenacces, men undtagelsesbestemmelserne i §§ 19-29 og § 35 gælder.

Endvidere kan en anmodning afslås på baggrund af de hensyn, der er nævnt i §§ 31-33, eller hensynet

til den pågældende selv eller andre. De hensyn, der ligger bag § 9, stk. 2, nr. 2, vil i chikanetilfælde

kunne inddrages i vurderingen af generalklausulen i § 33, nr. 5, og dermed helt undtagelsesvis be-

grunde afslag.

Forvaltningsloven

Hvis aktindsigtsanmodningen kommer fra en part i en afgørelsessag, skal anmodningen behandles ef-

ter reglerne i forvaltningsloven. Forvaltningsloven sikrer parten en mere vidtgående adgang til indsigt

end offentlighedslovens § 7.

Det antages, at parters ret til aktindsigt også gælder for navne på sagsbehandlere, og det antages

endvidere, at en parts anmodning om aktindsigt i navn på en sagsbehandler kun meget sjældent vil

kunne afslås.

I forhold til forvaltningslovens undtagelsesbestemmelser vedrørende aktindsigt er det særligt § 11,

stk. 2, og § 15 b, nr. 1 og 5, der er relevante i denne sammenhæng.

§ 11, stk. 2

Det følger af denne bestemmelse, at retten til aktindsigt ikke gælder i sager om

valg af varetægtsfængsel eller afsoningsinstitution,

overførelse til andet varetægtsfængsel eller anden afsoningsinstitution,

overførelse til anden afdeling i et varetægtsfængsel eller en afsoningsinstitution,

udelukkelse fra fællesskab og

straffuldbyrdelsens iværksættelse, udsættelse og benådning og fuldbyrdelse af straf på bo-

pælen under intensiv overvågning og kontrol, for så vidt angår oplysninger, der er indhentet

for at belyse hensynet til politiets forebyggende virksomhed som nævnt i § 10, nr. 2, § 12,

stk. 1, og § 78 a, stk. 3, i lov om fuldbyrdelse af straf m.v.

Afslag på aktindsigt i henhold til denne bestemmelse kan således begrundes alene med henvisning til

sagstypen/typen af oplysninger.

§ 15 b, nr. 1 og 5

I henhold til denne bestemmelse kan retten til aktindsigt begrænses, i det omfang partens interesse

i oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til



forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lign. samt beskyt-

telse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning

(nr. 1), eller



private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er på-

krævet (nr. 5).

§ 15 b, nr. 5, minder om offentlighedslovens § 33, nr. 5. Forskellen er imidlertid, at hvor der efter

offentlighedsloven skal foreligge

væsentlige

hensyn, skal der i henhold til forvaltningsloven foreligge

afgørende

hensyn. Adgangen for aktindsigt for parter i henhold til forvaltningsloven er således mere

vidtgående.

I chikanetilfælde vil man kunne lægge vægt på samme forhold som beskrevet under offentlighedslo-

vens § 9, stk. 2, nr. 2. Man skal dog som nævnt være opmærksom på, at muligheden for at afslå en

anmodning om aktindsigt er mere begrænset i henhold til forvaltningsloven, idet der skal være

afgø-

rende

hensyn, der taler imod imødekommelse af anmodningen. Endvidere skal de afgørende hensyn

vejes op mod partens interesse i de pågældende oplysninger.

Fremgangsmåde ved vurderingen af, hvorvidt der er pligt til at udlevere medar-

bejdernavne i forbindelse med aktindsigtsanmodninger

Ved modtagelse af en aktindsigtsanmodning skal det indledningsvist vurderes, om anmodningen skal

behandles efter reglerne i offentlighedsloven (herunder reglerne om egenacces) eller forvaltningslo-

ven.

Hvis der er tale om en anmodning fra en part i en afgørelsessag, og forvaltningsloven derfor finder

anvendelse, kan anmodningen uden videre afslås, hvis der er tale om en sag oplistet i forvaltningslo-

vens § 11, stk. 2.

I andre sager - f.eks. sager om udgang, prøveløsladelse mv.

–

skal hensynet til medarbejdernes sik-

kerhed både på arbejde og i fritiden inddrages, og der skal foretages en konkret vurdering i hvert

enkelt tilfælde i forhold til, om betingelserne for at afslå udlevering af (fulde) navne på det involve-

rede personale er opfyldt.

Uanset om anmodningen skal behandles efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, er det de

samme hensyn, der skal lægges vægt på. Muligheden for at afslå aktindsigt i medarbejdernes navne

er dog mere restriktiv efter forvaltningslovens bestemmelser, idet retten til aktindsigt efter forvalt-

ningslovens § 15 b, kun kan begrænses, hvis der er tale om afgørende hensyn, der taler imod imøde-

kommelse af anmodningen om aktindsigt. Efter offentlighedsloven skal der være tale om væsentlige

hensyn.

Endvidere følger det af forvaltningsloven, at de hensyn, der taler for at afslå anmodningen, skal vejes

op mod partens interesse i de pågældende oplysninger. En tilsvarende vurdering af ansøgerens inte-

resse i at få adgang til oplysningerne følger ikke direkte af offentlighedsloven. Der skal dog i de fleste

tilfælde foretages en vurdering i henhold til offentlighedslovens § 14 om meroffentlighed. Efter for-

valtningslovens § 10 skal meroffentlighed også overvejes ved anmodning om aktindsigt i afgørelsessa-

ger, herunder i sager, der er undtaget efter lovens § 11.

I mange dokumenter vil medarbejdere alene være anført med fornavn og medarbejdernummer. Kun

ved afgørelser og væsentlige sagsskridt i afgørelsessager vil det fulde navn fremgå.

Hvis der er alene er anført fornavn og medarbejdernummer, og hvis anmodningen ikke specifikt ved-

rører oplysninger om en medarbejders navn, skal kriminalforsorgen ikke af egen drift oplyse medar-

bejderens fulde navn.

Hvis en aktindsigtssøgende specifikt ønsker navnet på en medarbejder oplyst, skal der foretages en

konkret vurdering ud fra de ovennævnte regelsæt af, om kriminalforsorgen har pligt til at imøde-

komme anmodningen.

Endvidere skal der ved aktindsigtsanmodninger i sager, dokumenter og oplysninger, hvor medarbej-

deres fulde navn allerede er anført, foretages en konkret vurdering af, i hvilket omfang kriminalfor-

sorgen har pligt til at udlevere navne på medarbejdere.

Hensynet til medarbejdernes sikkerhed er et sagligt hensyn at lægge vægt på. Såfremt det på bag-

grund af faktiske omstændigheder vurderes, at anmodningen indeholder konkrete tegn på, at udle-

vering af en medarbejders navn vil medføre en fare for den pågældende medarbejder, eller den

tjener et retsstridigt formål eller lignende, vil det efter en konkret vurdering være muligt at afslå

udlevering af medarbejderens fulde navn i henhold til både offentlighedsloven og forvaltningsloven.

Helt særlige problematiske forhold i en af kriminalforsorgens institutioner eller en del af en institution

vil helt undtagelsesvis i en periode kunne være grundlag for at afslå at give aktindsigt i navne på

ansatte i den pågældende institution. Der henvises herved til FOB 2016-14, hvor ombudsmanden ud-

taler, at det ikke på forhånd principielt kan afvises, at der kan være sådanne helt særlige forhold i

et land, at der generelt kan være grundlag for at afslå at give indsigt i navne på f.eks. lokalt ansatte

medarbejdere til en borger, der har været kritisk indstillet over for myndigheden, og som ville kunne

tænkes, at ville rette henvendelse til det pågældende lands lokale myndigheder.

Følgende kan bl.a. indgå i den konkrete vurdering af, om den aktindsigtsøgende skal have udleveret

navne på medarbejdere:



Har ansøgeren selv givet udtryk for, at anmodningen fremsættes for at genere eller forfølge en

medarbejder?



Har ansøgeren tidligere benyttet oplysninger, som den pågældende har fået via aktindsigt, til at

begå retsstridige forhold?



Har ansøgeren optrådt truende?

Endvidere kan følgende momenter efter omstændighederne i den enkelte sag have betydning for

vurderingen:



Ansøgeren er banderelateret/negativt stærkt styrende indsat.

Ansøgeren har eller har haft kontakt til banderelaterede/negativt stærkt styrende indsatte.

Ansøgeren er radikaliseret eller har haft kontakt til radikaliserede indsatte.

Ansøgeren er eller har tidligere været voldelig eller truende over for ansatte.

Anmodningen indeholder konkrete tegn på at skulle tjene et retsstridigt formål (chikane, trusler,

vold mv).

Der er foretaget politianmeldelse af ansøgeren for chikane, trusler eller vold mod ansatte.

Den ansattes identitet skal beskyttes i forbindelse med en konkret sag, hvor den ansatte har været

udsat for vold og/eller trusler eller skal vidne mod indsatte i forhold til andre strafbare forhold.

Det bemærkes, at tilstedeværelsen af et eller flere af ovenstående momenter ikke i sig selv medfører,

at en medarbejders fulde navn kan undtages fra aktindsigt. Det vil altid skulle bero på en konkret

vurdering af en sags omstændigheder, om en medarbejders fulde navn kan undtages fra aktindsigt.

Det tidsmæssige perspektiv kan have betydning i forhold til, om (og i givet fald med hvilken vægt)

ovenstående momenter kan tillægges betydning. Det skal således indgå i vurderingen, hvor lang tid,

der er gået, siden nogle af de beskrevne momenter indtraf.

Det er ikke i sig selv tilstrækkeligt, at ansøgeren er f.eks. banderelateret, eller at der generelt set

kan ske misbrug af oplysningerne. Et afslag skal være konkret begrundet, herunder være begrundet i

henholdsvis væsentlige eller afgørende hensyn.

I henhold til forvaltningsloven skal man endvidere huske at foretage afvejningen af partens interesse

i at få navnet udleveret og de hensyn, der taler for at afslå anmodningen. Såfremt der på baggrund

af ovenstående foreligger konkrete hensyn, der taler for at afslå udlevering af medarbejdernavne

med den begrundelse, at udlevering vil være til reel fare for medarbejdernes sikkerhed, vil en sådan

afvejning af interesser kun sjældent kunne falde ud til den aktindsigtssøgende fordel.

Orientering af medarbejderen

Såfremt der ikke umiddelbart ved behandlingen af en aktindsigtsanmodning findes anledning til at

undtage medarbejderes navne, er det kriminalforsorgens vurdering, at der som udgangspunkt skal

foretages en høring af den/de pågældende medarbejdere for at sikre, at sagen er tilstrækkelig oplyst.

Dette gælder særligt i sager, hvor det er klienter, der søger aktindsigt, og det gælder uanset, om der

søges aktindsigt efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven.

Høringen kan foretages ved personlig kontakt eller ske skriftligt via medarbejderens arbejdsmail.

Fristen bør sættes til en eller nogle ganske få dage, og afgørelser om aktindsigt efter offentligheds-

loven bør i alle normaltilfælde meddeles ansøgeren inden for en frist på syv arbejdsdage. Såfremt

det på grund af høringen undtagelsesvist ikke er muligt at overholde den gældende frist for behandling

af aktindsigtssager, skal ansøgeren underrettes herom. Såfremt der er tale om tidligere medarbej-

dere, kan høring ske til medarbejderens E-boks, idet medarbejderen anmodes om at rette henven-

delse til sagsbehandleren under henvisning til, at der er begæret aktindsigt i et dokument, hvor med-

arbejderens navn fremgår. Navnet på klienten anføres ikke i meddelelsen.

Når der er truffet afgørelse om aktindsigt efter forudgående høring af medarbejderen, skal medar-

bejderen underrettes på samme vis om, hvorvidt den pågældendes (fulde eller for-) navn er udleve-

ret.

Aktindsigtsanmodninger vedrørende navne på tidligere ansatte behandles på samme vis.

Personalesager

Afslutningsvist skal det for god ordens skyld bemærkes, at aktindsigt i personalesager reguleres i

offentlighedslovens § 21. Det følger af offentlighedslovens § 21, stk. 3, at der i personalesager er ret

til indsigt i oplysninger i en offentlig ansats navn (og andre konkret opregnede oplysninger) i overens-

stemmelse med lovens almindelige regler, herunder begrænsninger i retten til aktindsigt.

Derudover er der i henhold til offentlighedslovens § 41 en særlig underretningspligt i sådanne sager.