BOU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 119: Orientering om ny bekendtgørelse om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndtering af Coronavirussygdom (COVID-19), fra indenrigs- og boligministeren

Indenrigs- og Boligudvalget 2020-21
BOU Alm.del Bilag 119
Offentligt

Enhed

Demokrati

Sagsbehandler

Lise Brandi-

Hansen

Koordineret

med

Orienteringsnotat til kommuner og regioner om

bekendtgørelse nr. X af 8. maj 2021 om mulighed for

midlertidig fravigelse af regler om møder i

kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som

led i håndtering af Coronavirussygdom (COVID-19)

Ved ovennævnte bekendtgørelse udnytter indenrigs- og boligministeren

bemyndigelsen i § 56, nr. 1 og 2, samt § 64 i epidemiloven (lov nr. 285 af 27. februar

2021). Bekendtgørelsen er udstedt efter indstilling fra Epidemikommissionen og efter

forelæggelse for Folketingets Epidemiudvalg, jf. lovens § 8, stk. 2, og § 9, stk. 1.

Bekendtgørelsen erstatter Indenrigs- og Boligministeriets bekendtgørelse nr. 588 af 6.

april 2021 om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om møder i

kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndtering af

Coronavirussygdom (COVID-19). Den nye bekendtgørelse ændrer ikke indholdet af de

midlertidige regler.

1. Formål

Regeringen har iværksat en række initiativer for at mindske risikoen for smitte med

coronavirus. Dette omfatter bl.a. initiativer og regler vedrørende forsamlinger af

personer og anbefalinger om fysisk afstand mellem personer. De regler og

anbefalinger, som gælder for blandt andet kommuner og regioner, er løbende blevet

ændret.

Det er imidlertid vigtigt, at kommunalbestyrelserne og regionsrådene og de politiske

udvalg fortsat kan udøve deres ledelse inden for rammerne af de regler og

anbefalinger, der gælder.

Bekendtgørelsen har til formål at sikre, at kommunalbestyrelser og regionsråd og

disses udvalg i forbindelse med afholdelsen af deres møder kan medvirke til at

forebygge og inddæmme COVID-19, og at de kan afholde deres møder under

overholdelse af tiltag til at forebygge eller inddæmme COVID-19.

Se bekendtgørelsens

§ 1, stk. 1.

De fravigelser fra lovgivningen, som bekendtgørelsen giver mulighed for, kan ikke ske

ud over, hvad der er nødvendigt for at opnå disse formål.

Se bekendtgørelsens § 1, stk.

Sagsnr.

2020 - 3121

Doknr.

398474

Dato

08-05-2021

BOU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 119: Orientering om ny bekendtgørelse om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndtering af Coronavirussygdom (COVID-19), fra indenrigs- og boligministeren

2. Grundlæggende betingelser for anvendelsen af bekendtgørelsens

bestemmelser

I overensstemmelse med epidemilovens § 56, nr. 1 og 2, forudsætter anvendelsen af

bekendtgørelsens bestemmelser, at der foreligger et af følgende tilfælde:

1) Fravigelse er nødvendig for at forebygge eller inddæmme udbredelse af COVID-19

her i landet.

2) Fravigelse er påkrævet som følge af tiltag til at forebygge eller inddæmme

udbredelsen af COVID-19 her i landet, og de pågældende forpligtelser og

rettigheder i den sammenhæng må anses for at være af mere underordnet

betydning.

Se bekendtgørelsens § 2.

Bekendtgørelsen giver på en række punkter det kompetente organ, typisk

borgmesteren/regionsrådsformanden eller en udvalgsformand, mulighed for at træffe

beslutninger efter bekendtgørelsen. Dette kan ske, når der foreligger et af de under

pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde, og når eventuelle yderligere betingelser fastsat i den

enkelte bestemmelse herudover er opfyldt.

I den nuværende situation kan der efter omstændighederne fortsat i den enkelte

kommune eller region foreligge et eller flere af de under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde.

Som allerede nævnt følger det af bekendtgørelsens § 1, stk. 2, at fravigelser efter

bekendtgørelsen ikke kan ske ud over, hvad der er nødvendigt for at opnå formålet.

Det betyder bl.a., at den mindst vidtgående fravigelse altid skal vælges, når en

fravigelse efter bekendtgørelsen af de almindeligt gældende regler er nødvendig.

Eksempelvis er det mindre vidtgående at flytte et fysisk møde til et andet lokale end at

ændre det til et video- eller telefonmøde.

Det vil bero på en konkret vurdering af de foreliggende omstændigheder, herunder

forholdene i den enkelte kommune eller region og forholdene vedrørende det

kollegiale organ, hvis møde det drejer sig om, hvorvidt en beslutning efter

bekendtgørelsen kan træffes. Ved denne vurdering vil bl.a. kunne inddrages de

gældende regler og de anbefalinger og retningslinjer fra myndighederne, der har til

formål at forebygge og inddæmme smitte, og mulighederne for i møderne at overholde

disse. Herunder vil kunne inddrages mulighederne for i møderne at overholde

retningslinjer svarende til de regler, der gælder i andre sammenhænge end for de

politiske møder i kommuner og regioner. Se også nedenfor vedrørende de enkelte

beslutninger efter bekendtgørelsen.

3. Fravigelse af de kommunale og regionale styrelsesregler

I bekendtgørelsens kapitel 3 gives borgmesteren/regionsrådsformanden, en

udvalgsformand eller en enig kommunalbestyrelse/et enigt regionsråd mulighed for i

de i afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde at træffe visse beslutninger, som fraviger

den styrelsesretlige lovgivning.

3.1. Fravigelse af krav om offentlighed ved kommunalbestyrelses- og

regionsrådsmøder

Borgmesteren/regionsrådsformanden kan i de i afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte

tilfælde træffe beslutning om, at offentligheden ikke tillades adgang til et

kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde.

Se bekendtgørelsens § 3,

der fraviger §

10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 12, stk. 1, jf. § 10, stk. 1, i

lov om kommunernes styrelse.

Når der er truffet beslutning om, at offentligheden ikke tillades adgang til et

kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde, skal der streames video eller lyd fra

mødet, eller en video- eller lydoptagelse af mødet skal offentliggøres snarest efter

mødet. Det samme gælder, hvis et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde

afholdes som telefon- eller videomøde.

Se bekendtgørelsens § 4.

Bestemmelsen betyder, at et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde kun kan

afholdes uden adgang for offentligheden, hvis der enten streames fra mødet eller

snarest efter mødet offentliggøres en video- eller lydoptagelse af mødet.

3.2. Fravigelse af krav om beslutningsprotokol ved møder

Borgmesteren/regionsrådsformanden/udvalgsformanden kan i de i afsnit 2 under pkt.

1 og 2 nævnte tilfælde træffe beslutning om, at der ikke føres beslutningsprotokol ved

et møde.

Se bekendtgørelsens § 5, 1. pkt.,

der fraviger § 8, stk. 7, § 13 og § 20, stk. 3, 3.-

6. pkt., i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 10, stk. 2, jf. § 8, stk. 7, i lov

om kommunernes styrelse, regionslovens § 12, stk. 1, jf. § 13 i lov om kommunernes

styrelse og regionslovens § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 3, 3.-6. pkt., i lov om kommunernes

styrelse. Bestemmelsen kan være relevant for video- eller telefonmøder, hvis der ikke

findes en elektronisk beslutningsprotokol, og tilsvarende for fysiske møder, hvis nogle

medlemmer deltager pr. video eller telefon.

Det er en betingelse, at formanden i givet fald på anden måde sørger for

dokumentation for beslutningerne på mødet, og for hvilke medlemmer der er

ansvarlige for beslutningerne.

Se bekendtgørelsens § 5, 2. pkt.

Dokumentation kan

f.eks. være, at formanden eller forvaltningen noterer beslutningen og de enkelte

medlemmers stillingtagen til sagerne i et skriftligt dokument, der for så vidt angår

møder i kommunalbestyrelser og regionsråd så vidt muligt offentliggøres.

bekendtgørelsens § 5, 3. pkt.

3.3. Fravigelse af reglerne om mødeplaner m.v.

3.3.1. Beslutning om at flytte et fysisk møde

Borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden kan i de i afsnit 2 under

pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde beslutte, at et møde flyttes til et andet lokale eller en anden

adresse end den, der fremgår af mødeplanen.

Se bekendtgørelsens § 6.

Beslutningen

kan være en fravigelse af § 8, stk. 1, og § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og

regionslovens § 10, stk. 1, og § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse.

Efter disse regler kræver en ændring af mødeplanen, herunder en ændring af det i

mødeplanen angivne mødested, enten, at medlemmerne er enige herom, at et flertal

finder det nødvendigt, eller at der foreligger tungtvejende grunde. Bekendtgørelsens §

6 giver borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden mulighed for i

de i afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde at træffe beslutningen uden at vurdere,

om disse betingelser er opfyldt. Beslutning om at flytte et møde må træffes og

meddeles medlemmerne med et sådant varsel, at de har mulighed for at indrette sig

herpå.

3.3.2. Beslutning om at afholde møde ved video- eller telefonmøde

Borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden kan i de i afsnit 2 under

pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde beslutte, at et møde gennemføres ved video- eller

telefonmøde.

Se bekendtgørelsens § 7.

Beslutningen kan være en fravigelse af § 8, stk.

1, og § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 10, stk. 1, og § 15,

stk. 1, jf. § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse. Efter disse regler kræver en

ændring af mødeplanen, herunder en ændring af et planlagt fysisk møde til et video-

eller telefonmøde, enten, at medlemmerne er enige herom, at et flertal finder det

nødvendigt, eller at der foreligger tungtvejende grunde. Bekendtgørelsens § 7 giver

borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden mulighed for i de i

afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde at træffe beslutningen uden at vurdere, om

disse betingelser er opfyldt. Beslutning om at gennemføre et møde ved video- eller

telefonmøde må træffes og meddeles medlemmerne med et sådant varsel, at de har

mulighed for at indrette sig herpå.

Efter bekendtgørelsens § 4 skal der streames fra et video- eller telefonmøde i

kommunalbestyrelse eller regionsråd, eller en optagelse fra mødet skal offentliggøres

snarest muligt efter mødet.

Bestemmelsen indebærer, at borgmesteren, regionsrådsformanden eller

udvalgsformanden også kan træffe mindre vidtrækkende beslutninger om at tillade og

–

om nødvendigt

–

bestemme, at nogle af medlemmerne deltager i mødet via video-

eller telefon.

Afholdes et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde uden offentlighedens

adgang, jf. bekendtgørelsens § 3, gælder kravet om streaming eller offentliggørelse af

optagelse af mødet, jf. bekendtgørelsens § 4, også, i det omfang medlemmernes

deltagelse foregår via video eller telefon.

3.4. Næstformanden

De ovenfor nævnte beføjelser, som borgmesteren og regionsrådsformanden har efter

bekendtgørelsen, varetages under vedkommendes forfald af næstformanden eller

–

hvis der er to næstformænd

–

af næstformændene i den rækkefølge, hvori de er valgt.

Se bekendtgørelsens § 8,

der supplerer de almindelige regler om næstformændenes

virke ved borgmesterens eller regionsrådsformandens forfald.

Har udvalgsformanden forfald, følger det af de almindelige kommunalretlige regler, at

næstformanden, hvis udvalget har en sådan, indtræder i formandens sted.

4. Muligheden for at aflyse møder

Bekendtgørelsen fraviger ikke reglerne om, hvornår ordinære møder i

kommunalbestyrelser, regionsråd og disses udvalg kan aflyses. Disse regler må

imidlertid fortolkes i lyset af bekendtgørelsen, så længe den gælder og i de tilfælde,

hvor de grundlæggende betingelser for at anvende den, jf. afsnit 2, er opfyldt.

Det følger af Indenrigs- og Boligministeriets forståelse af § 8, stk. 1, og § 20, stk. 1, i lov

om kommunernes styrelse og regionslovens § 10, stk. 1, og § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 1, i

lov om kommunernes styrelse om mødeplaner, at et ordinært møde kan aflyses, når

der ingen sager er på dagsordenen, når medlemmerne er enige herom, når et flertal

finder det nødvendigt, eller når borgmesteren eller regionsrådsformanden finder, at

der foreligger tungtvejende grunde hertil. Tilsvarende gælder for udvalg, jf. § 22, stk.

2, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens 15, stk. 2, jf. § 22, stk. 2, i lov om

kommunernes styrelse.

Træffes beslutning om at aflyse et møde, kan formanden træffe afgørelse på vegne af

kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget i sager, der ikke kan udsættes. Dette

følger af § 31, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 16, jf. § 31, stk.

1, i lov om kommunernes styrelse. Tilsvarende gælder for udvalg, jf. § 22, stk. 2, i lov

om kommunernes styrelse og regionslovens 15, stk. 2, jf. § 22, stk. 2, i lov om

kommunernes styrelse. Samtidig betyder aflysning af et møde, at beslutninger i andre

sager, som skal behandles af kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget, må

udsættes, indtil der kan holdes et møde. Det samme gælder sager, hvor afgørelsen

efter lovgivningen skal træffes af kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget,

selv om sagerne ikke kan udsættes. Derfor er beslutning om at aflyse et møde, hvor der

foreligger sager på dagsordenen, og hvor der ikke er enighed om det, en meget

indgribende beslutning for den politiske styring af kommunen eller regionen. Det er

samtidig en beslutning, der kan have stor betydning for ledelsen af kommunen eller

regionen og dermed for varetagelsen af dens opgaver.

På denne baggrund er det Indenrigs- og Boligministeriets retsopfattelse, at der i den

nuværende situation i de i afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde, og hvor

bekendtgørelsen åbner mulighed for fravigelser efter §§ 3-7, alene er tungtvejende

grunde for borgmesteren eller regionsrådsformanden eller for en udvalgsformand til at

aflyse ordinære møder, hvis de i almindelighed gældende regler om mulighed for at

afholde møder sammen med de fravigelser fra disse regler, som bekendtgørelsen giver

mulighed for, ikke er tilstrækkelige til at undgå aflysning af mødet. Det er også kun

nødvendigt for flertallet i kommunalbestyrelsen eller regionsrådet eller i et udvalg at

aflyse et møde, hvis de i almindelighed gældende regler om mulighed for at afholde

møder sammen med de fravigelser fra disse regler, som bekendtgørelsen giver

mulighed for, ikke er tilstrækkelige til at undgå aflysning af mødet.

Denne vurdering betyder navnlig, at formanden forinden et møde aflyses, først skal

vurdere, om det er muligt at afholde mødet under anvendelse af de fravigelser, som

§§ 3-7 giver mulighed for.

Den samme vurdering skal anvendes, selv om et flertal i kommunalbestyrelsen, i

regionsrådet eller i udvalget ønsker at aflyse et møde.

Det skal for hvert møde, der aflyses, selvstændigt vurderes, om betingelserne er

opfyldt for at aflyse mødet.

Møder vil som altid kunne aflyses, hvis der ikke er sager på dagordenen, eller hvis der

er enighed om det.

5. Underretning

Bekendtgørelsen fastlægger, at borgmestre, regionsrådsformænd og udvalgsformænd,

der træffer afgørelser eller beslutninger efter bekendtgørelsen, snarest skal underrette

kommunalbestyrelsens, regionsrådets eller udvalgets medlemmer herom.

bekendtgørelsens § 9.

6. Klage og tilsyn

Bekendtgørelsen fastlægger, at kommunalbestyrelsernes, regionsrådenes,

borgmestres, regionsrådsformænds og udvalgsformænds afgørelser eller beslutninger

efter bekendtgørelsen ikke kan indbringes for nogen klagemyndighed.

bekendtgørelsens § 10.

Dette betyder, at borgmestres, regionsrådsformænds og udvalgsformænds afgørelser

eller beslutninger efter bekendtgørelsen ikke efterfølgende kan påklages f.eks. af et

kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmedlem til kommunalbestyrelsen,

regionsrådet eller udvalget, således at dette organ kan tilsidesætte eller ændre

afgørelsen eller beslutningen.

Bekendtgørelsen fastlægger, at overholdelsen af bekendtgørelsen er omfattet af det

almindelige kommunale og regionale tilsyn, og at tilsynsmyndighederne kan anvende

deres sanktionsmuligheder over for kommunalbestyrelser, regionsråd, borgmestre,

regionsrådsformænd og udvalgsformænd i sager efter bekendtgørelsen.

bekendtgørelsens § 11.

7. Kommunale fællesskaber

Bekendtgørelsen finder tilsvarende anvendelse for kommunale fællesskaber.

bekendtgørelsens § 12.

Dette indebærer navnlig, at formænd for de styrende organer i

kommunale fællesskaber i de i afsnit 2 under pkt. 1 og 2 nævnte tilfælde kan træffe

afgørelser og beslutninger, der svarer til dem, borgmestre og regionsrådsformænd kan

træffe efter bekendtgørelsen.

8. Ikrafttræden

Bekendtgørelsen træder i kraft den 14. maj 2021 og ophæves 4 uger senere, jf. § 54 i

epidemiloven, hvorefter regler fastsat i medfør af bl.a. lovens § 56 som udgangspunkt

kan fastsættes med en gyldighedsperiode af højst 4 uger ad gangen.

bekendtgørelsens § 13.