BEU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 136: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. regnskabsåret 2019, fra beskæftigelsesministeren

Beskæftigelsesudvalget 2020-21
BEU Alm.del Bilag 136
Offentligt

Beskæftigelsesminister

Peter Hummelgaard Thomsen

5. oktober 2020

Bestyrelsens svar på tilsynsbrev vedrørende

Udbetaling Danmarks årsrapport for 2019 mv.

Kære Peter Hummelgaard Thomsen

Udbetaling Danmarks bestyrelse modtog den 3. september 2020 det årlige tilsyns-

brev fra direktør i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Maria Schack Vin-

dum, vedrørende Udbetaling Danmarks årsrapport for 2019 samt dertilhørende revi-

sionsprotokollater mv.

Bestyrelsen vil gerne takke tilsynet for at pege på væsentlige forhold i Udbetaling

Danmarks drift og udvikling. Bestyrelsen har noteret sig tilsynets opmær ksomheds-

punkter, som inddrages i ledelsen af Udbetaling Danmark.

Samtidig har bestyrelsen med tilfredshed noteret sig, at tilsynet mener, at Udbetaling

Danmark overordnet løser sine opgaver effektivt. Dette samtidig med, at Udbetaling

Danmark har fokus på at leve op til de retssikkerhedsmæssige krav og på at sikre en

god borgerservice, samt at retssikkerheden og kvaliteten af sagsbehandlingen er til-

fredsstillende.

Ligeledes noterer bestyrelsen med tilfredshed tilsynets bemærkning om, at Udbeta-

ling Danmark sagsbehandlingstider generelt set ligger under de fastsatte sagsbe-

handlingsfrister. Bestyrelsen forkortede pr. 1. november 2019 fristerne på en række

områder for at afspejle, at det var lykkedes at nedbringe sagsbehandlingstiden og vil

desuden fastholde et fokus på, at borgernes sager bliver behandlet indenfor de fast-

satte frister. De forkortede frister fremgår af nøgletalstabellerne i bilag 3.

Evalueringen af Udbetaling Danmark

Som bekendt er bestyrelsen ved at færdiggøre en evaluering af Udbetaling Danmarks

konstruktion med ATP som leverandør. Evalueringens fokus har været at se på både

hidtidige resultater og anbefalinger til Udbetaling Danmarks fremadrettede udvikling.

Udbetaling Danmark

Kongens Vænge 8

3400 Hillerød

Tlf.: 70 11 12 13

www.borger.dk

www.virk.dk

CVR-nr.: 33 23 62 39

Telefontid:

Mandag-torsdag: 8.00-16.00

Fredag: 8.00-15.30

Udbetaling Danmark administreres af ATP Koncernen

BEU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 136: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. regnskabsåret 2019, fra beskæftigelsesministeren

Bestyrelsen har noteret, at regeringen og KL vil samle op på erfaringer med Udbeta-

ling Danmark, herunder de økonomiske resultater og organisatoriske styringsmekanis-

mer, samt Udbetaling Danmarks evaluering og anbefalinger.

Bestyrelsen ser frem til en dialog med parterne herom.

Effektiv administration af offentlige ydelser og tilskud til borgere og

virksomheder

Bestyrelsen bemærker med tilfredshed tilsynets notering af, at Udbetaling Dan-

marks eksterne revision har afgivet en revisionspåtegning for 2019 uden forbehold

eller fremhævelser.

Det vækker ligeledes bestyrelsens tilfredshed, at tilsynet bider mærke i de faldende

omkostninger til Udbetaling Danmarks kundedrift, og at der foregår en konstruktiv

dialog mellem tilsynet og Udbetaling Danmark omkring nøgletalstabellerne.

Det er centralt for bestyrelsen at følge udviklingen i Udbetaling Danmarks økonomi

tæt, og at opdragsgivere ligeledes har et overblik over denne udvikling. Der arbejdes

derfor henimod, at den nuværende opdeling af kommunernes betaling til Udbetaling

Danmark i et administrationsbidrag til IT og et administrationsbidrag til Kundedrift

bliver afløst af et nyt samlet administrationsbidrag. Formålet er at skabe større enty-

dighed mellem Udbetaling Danmarks omkostninger og budgetter samt at tydeliggøre,

hvornår Udbetaling Danmark er en økonomisk succes.

Bestyrelsen vil gerne kvittere overfor både Beskæftigelsesministeriet og Styrelsen

for Arbejdsmarked og Rekruttering for at indgå i en konstruktiv dialog herom, så der

kan skabes yderligere transparens i Udbetaling Danmarks økonomi.

Stigende enhedsomkostninger i enkelte af Udbetaling Danmarks områder

Tilsynet har i tilsynsbrevet efterspurgt yderligere informationer om årsagerne til stig-

ningen i enhedsomkostningerne på enkelte af Udbetaling Danmarks områder, her-

under fleksydelsesområdet.

Bestyrelsen kan oplyse, at ordningen tidligere blev håndteret på det gamle pensions-

system, KMD Social Pension. Det gamle pensionssystem er blevet udskiftet med et

nyt, UDK Pension, og der er blevet udviklet et selvstændigt IT-system til håndtering

af fleksydelse, hvilket har medført øgede IT-omkostninger på området. Bestyrelsen

kan dog konstatere, at driftsomkostningerne er faldende. Administrationen har uddy-

bet i bilag 2.

Foruden enhedsomkostningerne på fleksydelsesområdet har tilsynet henledt op-

mærksomheden på stigende enhedsomkostninger på familieydelser, delpension, ef-

terlevelseshjælp og begravelseshjælp. Bestyrelsen finder det centralt at fastholde en

omkostningseffektiv administration og følger derfor nøje med i denne udvikling, som

administrationen redegør nærmere for i bilag 2.

Bestyrelsen

bemærker

dog,

stigningen

enhedsomkostninger

på

BEU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 136: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. regnskabsåret 2019, fra beskæftigelsesministeren

familieydelsesområdet ligeledes kan tilskrives tilslutningen til den fælleseuropæiske

IT-platform Electronic Exchange og Social Service Information (EESSI).

Tilslutningen til EESSI

Som tilsynet rigtig bemærker, har bestyrelsen gjort opmærksom på, at de stigende

enhedsomkostninger på området International Pension og International Social Sik-

ring blandt andet er påvirket af tilkoblingen til EESSI. Dette gælder som nævnt

også på andre af Udbetaling Danmarks områder.

Udbetaling Danmark har tilsluttet flere mindre ordninger til den fælleseuropæiske

IT-platform i 2019, men har i den forbindelse oplevet alvorlig driftsustabilitet og per-

formanceproblemer på platformen. Tilslutningen af øvrige ydelsesområder er såle-

des udskudt, og der arbejdes på at en ny tilslutningsmodel. Begge forhold er med til

at forlænge og fordyre tilslutningsprojektet, hvilket bestyrelsen tidligere har gjort be-

skæftigelsesministeren og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering opmærk-

som på.

Bestyrelsen er orienteret om, at Finansministeriet er ved at gennemføre en analyse

vedrørende de danske myndigheders tilslutning til EESSI samt omkostningerne for-

bundet med dette. Udbetaling Danmark bidrager gerne så vidt muligt til denne un-

dersøgelse, og bestyrelsen ser frem til dens resultater.

Overbudgettering af administrationsomkostninger for 2020 vedrørende International

Pension og International Social Sikring

En sag, der særligt har haft bestyrelsens bevågenhed i løbet af 2019, er de stigende

administrationsomkostninger på området International Pension og International So-

cial Sikring (IPOS).

Bestyrelsen anerkender Udbetaling Danmark-lovens bestemmelser om, at de stats-

lige administrationsbidrag til Udbetaling Danmark skal holdes inden for den afsatte

bevilling til opgaven på Finansloven. Bestyrelsen skal dog pege på, at IPOS over en

årrække har oplevet et markant stigende aktivitets- og opgaveniveau, uden at der er

sket en permanent tilpasning af finanslovsbevillingen. Dette skaber væsentlige ud-

fordringer for Udbetaling Danmarks budgettering og løbende økonomistyring.

Det skal i denne sammenhæng bemærkes, at Udbetaling Danmark opererer på om-

kostningsdækket basis og således ikke har en egenkapital, der kan anvendes til at

finansiere eventuelle merforbrug i et budgetår. Bestyrelsen skal desuden pege på, at

Udbetaling Danmark siden etableringen af IPOS har realiseret betydelige effektivise-

ringer i den løbende drift, som dog er opvejet af det stigende aktivitets- og opgave-

niveau.

Bestyrelsen kvitterer for, at Beskæftigelsesministeriet frem til 2019 har sikret finan-

siering til meromkostninger i det enkelte budgetår, samt fra 2021 og frem har hævet

det permanente bevillingsniveau med 5 mio. kr. Bevillingsløftet løser dog kun en del

af de fremadrettede bevillingsudfordringer for IPOS, og der udestår således blandt

andet en afklaring af finansieringsudfordringen i 2020. Bestyrelsen opfordrer på den

BEU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 136: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. regnskabsåret 2019, fra beskæftigelsesministeren

baggrund Beskæftigelsesministeriet til at sikre, at der permanent skabes overens-

stemmelse mellem bevilling og omkostningsniveau for IPOS.

Kalenderårsmodellen på pensionsområdet

Bestyrelsen bemærker, at implementeringen af Ankestyrelsens praksisændring for

regulering af pensioner har medført en øget kompleksitet for Udbetaling Danmarks

administration af pensionsområdet. Udbetaling Danmark har implementeret den frem-

adrettede administration i overensstemmelse med den nye retspraksis.

På grund af de meget høje omkostninger til implementering af opsplitningen af pensio-

nens bestanddele i IT-systemet har regeringen og KL i økonomiaftalen, der blev indgået

i juni 2020 aftalt, at parterne vil fortsætte arbejdet med håndteringen af problemstillin-

gen, og at de er enige om, at der fortsat skal være en dialog med henblik på at sikre

en fælles håndtering af heraf. Udbetaling Danmarks bestyrelse er orienteret om, at

regeringen og KL fortsat drøfter håndteringen.

Bestyrelse har gjort Beskæftigelsesministeriet opmærksom på, at Udbetaling Danmark

vil igangsætte projektet om systemfornyelsen i oktober 2020 med henblik på at kunne

systemunderstøtte ændringen pr. 1. januar 2022.

Bestyrelsen har tidligere i en række breve og redegørelser om problemstillingen anbe-

falet, at den slags grundlæggende ændringer af både hidtidig og fremtidig praksis

fremadrettet bør gennemføres ved lov og ikke gennem en vejledende udtalelse.

IT-kontroller i Udbetaling Danmark

Tilsynet noterer sig, at der i forbindelse med revisionen af Udbetaling Danmark er

udført kompenserende kontroller i forhold til systemer, hvor der er identificeret

svagheder, og at administrationen og leverandørerne fortsat er i dialog om udbed-

ring af svaghederne i 2020.

Tilsynet har således anmodet om en status på arbejdet med at håndtere alle revisi-

onsbemærkninger vedrørende revisionen for 2019 og tidligere år. Af bilag 1 fremgår

den aktuelle status for revisionsbemærkningerne pr. 21. september 2020.

Borgeren i centrum og retssikkerhed i administrationen

Kvaliteten af sagsbehandlingen i Udbetaling Danmark har et stort strategisk fokus for

bestyrelsen, som løbende arbejder for at styrke borgernes retssikkerhed gennem god

sagsbehandling og korrekte afgørelser til tiden. Bestyrelsen noterer derfor med tilfreds-

hed, at tilsynet bemærker, at stadfæstelsesprocenten i Ankestyrelsen fortsat ligger på

et højt niveau.

Orienteringspligt ved fristoverskridelse

Ligeledes med tilfredshed noterer bestyrelsen, at tilsynet bemærker, at sagsbehand-

lingstiden og overholdelsen af de fastsatte og nyligt forkortede sagsbehandlingsfrister

ligger på et højt.

Samtidig bemærker tilsynet, at Udbetaling Danmark har en pligt til at orientere borgerne

BEU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 136: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. regnskabsåret 2019, fra beskæftigelsesministeren

ved fristoverskridelse i ansøgningssager, hvilket der ikke har været en fastlagt syste-

matisk proces for. Tilsynet har derfor anmodet bestyrelsen om en handlingsplan og sta-

tus for arbejdet med at sikre, at en sådan systematisk proces bliver implementeret på

alle ydelsesområder i Udbetaling Danmark.

Bestyrelsen kan orientere om, at Udbetaling Danmark er i fuld gang med at imple-

mentere processer for systematisk orientering af borgerne i de tilfælde , hvor sags-

behandlingsfristen ikke kan overholdes. Processen er allerede idriftsat på boligstøtte,

som er det største område, og barselsområdet, mens de resterende områder aktuelt

er under implementering. Udbetaling Danmark arbejder efter en plan, som sikrer, at

alle ydelsesområder får implementeret en systematisk proces inden uge 45. Styrel-

sen for Arbejdsmarked og Rekruttering vil blive holdt orienteret om fremdrif ten.

Remonstrationsprocenten i Udbetaling Danmark

Tilsynet har nævnt i tidligere tilsynsbreve, at bestyrelsen burde have fokus på at

nedbringe remonstrationsprocenten og burde overveje at fastsætte måltal herfor, og

har hertil noteret sig, at Udbetaling Danmark fortsat arbejder på at forbedre remon-

strationen i 2020. Herudover har tilsynet bedt om en redegørelse for, hvad bestyrel-

sen vil gøre for at nedbringe remonstrationsprocenten.

Det skal understreges, at Udbetaling Danmarks bestyrelse har fokus på at nedbringe

antallet af sager, der ændres i remonstrationsprocessen. På baggrund heraf er der

iværksat en række forbedrende initiativer.

De konkrete initiativer har til formål at strukturere og opsamle læring fra klager, samt

at få de relevante læringspunkter ud til kunderådgiverne på Udbetaling Danmarks

forskellige fagområder. Udbetaling Danmark vil fremadrettet søge hurtigere at af-

dække behov for ændringer og derved tilrettelægge administrationen således, at der

sikres et fald i antallet af ændringer i remonstrationsafgørelserne. En videre redegø-

relse for diverse tiltag fremgår af administrationens supplerende svar.

Bestyrelsen noterer sig beskæftigelsesministerens ønske om arbejdet med at ned-

bringe remonstrationsprocenten på det årlige tilsynsmøde og imødekommer gerne

denne efterspørgsel.

4-ugersfristen ved genvurdering

I tilsynsbrevet fremsætter tilsynet ønsket om en oversigt over, hvilke tiltag bestyrel-

sen har iværksat for at overholde 4-ugersfristen i alle klagesager samt en vurdering

af, om der skal iværksættes yderligere tiltag.

Udbetaling Danmarks bestyrelse anerkender, at klagesager skal genvurderes inden

for fristen, der er fastsat i retssikkerhedsbekendtgørelsen og har som også tidligere

nævnt et stort fokus på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i Udbetaling Danmark.

Bestyrelsen har iværksat en række tiltag, som allerede er implementeret. Der er blandt

andet tilført flere ressourcer til klageområdet, og en del af klagesagsbehandlingen va-

retages nu i de respektive fagområder. Herudover er der gennemført effektiviseringer i

BEU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 136: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. regnskabsåret 2019, fra beskæftigelsesministeren

visitationsprocesserne, som har øget produktiviteten i klagesagsbehandlingen.

I perioden fra og med januar til august 2020 er 82 pct. af klagesagerne afsluttet inden

for 4 uger. Tiltagene har således allerede haft en stor effekt, og det er bestyrelsens

vurdering, at sagsbehandlingstiderne for genvurdering vil kunne falde yderligere i

2020, hvorfor tiltagene på nuværende tidspunkt vurderes at være tilstrækkelige.

Forbedret borgerservice gennem digital ydelsesadministration baseret

på digital selvbetjening mv.

Det er af afgørende betydning for Udbetaling Danmarks bestyrelse, at Udbetaling

Danmark lykkedes med at forbedrer borgerservice gennem digitalisering, og at der

arbejdes med at skabe sammenhængene, enkle og gode borgeroplevelser. Tilsynet

kan således have vished om, at dette arbejde fortsætter, og at der vil være fokus på

høj borgertilfredsheden med Udbetaling Danmarks ydelser.

Bestyrelsen noterer sig med tilfredshed, at den årlige borgertilfredshedsundersø-

gelse viser fremgang på dette parameter sammenlignet med 2018, og det er ambiti-

onen, at den nye IT-løsning på pensionsområdet, UDK Pension, vil bidrage til at

højne niveauet yderligere.

Samtidig vil bestyrelsen gerne gøre opmærksom på, at en digitaliseret administration

samt sammenhængende og gode borgeroplevelser også kræver enkel og digitalise-

ringsklar lovgivning. Bestyrelsen har tidligere udarbejdet en række regelforenklings-

forslag, som kan bidrage til dette og opfordrer derfor på ny til en dialog om, hvordan

administrationen af Udbetaling Danmarks ydelser kan forenkles .

Som et eksempel kan nævnes kontanthjælpsloftet, der har vist sig komplekst både

med hensyn til administrationen af de påvirkede ydelsesområder samt borgernes

mulighed for at gennemskue reglerne. Bestyrelsen afventer derfor resultatet af den

nedsatte Ydelseskommission med en forhåbning om, at denne lykkedes med at frem-

bringe forslag til et gennemskueligt og sammenhængende ydelsessystem på kon-

tanthjælpsområdet, der kan understøttes digitalt.

Bedre kontrol med fokus på forebyggelse af snyd og fejludbetalinger på

eget sagsområde og for andre myndigheder

Der bliver i tilsynsskemaet rettet fokus på bestyrelsens strategi på kontrolområdet, her-

under hvilke tiltag bestyrelsen har foretaget for at sikre den tilsigtede fremgang i kon-

trolarbejdet.

Bestyrelsen noterer sig med tilfredshed, at tilsynet anerkender, at Den Fælles Dataen-

heds understøttelse af kommunernes opfølgning på kontanthjælp nu er udbredt til alle

landets kommuner. Bestyrelsen finder det samtidig glædeligt, at Den Fælles Dataenhed

har styrket kommunernes kontrolindsats på kontanthjælpsområdet, og har medvirket til

realiseringen af et meget højt kommunalt kontrolprovenu i 2019 på kontanthjælpsområ-

det.

BEU, Alm.del - 2020-21 - Bilag 136: Orientering om tilsynsbrev til bestyrelsen for Udbetaling Danmark vedr. regnskabsåret 2019, fra beskæftigelsesministeren

Bestyrelsen er ligeledes tilfreds med, det er lykkedes at øge det samlede kontrolprovenu

i Udbetaling Danmark fra 2018 til 2019, og dermed realisere det strategiske provenumål

for kontrolarbejdet i 2019 med 128 mio. kr.

Bestyrelsen noterer sig, at målet om 5 pct. stigning i behandlede kontrolsager fra regi-

stersamkøring, desværre ikke er nået i 2019. Dette skyldes en række faktorer som frem-

går af administrationens supplerende svar på tilsynsbrevet. Bestyrelsen er dog tilfreds

med, at det er lykkedes at forbedre kvaliteten af registerudsøgningen, så en større andel

af de udsøgte sager bliver til egentlige kontrolsager.

Bestyrelsen har fortsat stor fokus på kontrolarbejdet og vil følge den fremadrettede ud-

vikling tæt. Det er bestyrelsens forventning, at målet om 5 pct. stigning i behandlede

kontrolsager fra registersamkøring bliver nået i 2020.

Administrations supplerende svar

Bestyrelsen bemærker den systematiske dialog, der løbende foregår mellem Udbe-

taling Danmarks administration, Beskæftigelsesministeriet og Styrelsen for Arbejds-

marked og Rekruttering. Bestyrelsen har på den baggrund bedt administrationen om

at gennemgå og belyse de konkrete operationelle punkter i tilsynsbrevet yderligere i

bilag 2 og bemærker, at administrationen løbende har holdt bestyrelsen orienteret

om de sager, der bliver fremhævet i tilsynsbrevets bilag. Administrationens svar er

blevet forelagt bestyrelsen på møde den 5. oktober 2020.

På bestyrelsens vegne

Frank Jensen

formand

▪

Bilag 1 - Status på revisionsbemærkninger

Bilag 2

–

Administrationens supplerende svar på tilsynsbrev vedrørende Ud-

betaling Danmarks årsrapport for 2019 mv.

Bilag 3

–

Nøgletalstabeller for 2019 (revideret den 5. oktober 2020)