Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Finansudvalget 2020-21
Aktstk. 232 § 24 Bilag 1
Offentligt

Landbrugsstyrelsen

Att.: Gitte Jensen-Fangel

10. marts 2021

Anbefalinger til CAP2020 IT regelimplementering

Kære Gitte Jensen-Fangel

Tak for et godt dialogmøde den 3. marts 2021 i forbindelse med risikovurderingen

af Landbrugsstyrelsens projekt

CAP2020 IT regelimplementering.

It-rådet kvitterer

for et velskrevet og sammenhængende materiale.

It-rådet vurderer, at CAP2020 IT regelimplementering har

normal risiko.

Projek-

tet anbefales ikke et eksternt review.

CAP2020 IT regelimplementering er et it-projekt, der skal sikre en rettidig og ef-

fektiv it-understøttelse af CAP2020 for årene 2023-2027. Projektet skal sikre un-

derstøttelse af de politiske regler, krav og intentioner som defineres under

CAP2020. Endvidere skal projektet sikre, at der kan foretages den nødvendige do-

kumentation og afrapportering til EU. Projektet medvirker desuden til at sikre

konsolidering af Landbrugsstyrelsens virksomhedsstrategi og it-handlingsplan.

Projektet har til formål at sikre it-understøttelsen

af CAP2020’s støtteordninger,

som skal udbetale EU-støtte i forbindelse med eksempelvis slagtepræmie, etable-

ring af N-vådområder og basisindkomststøtte. It-understøttelsen sikres konkret i

Landbrugsstyrelsen via it-opsætning/konfigurering i rammesystemerne CAP-TAS

og IMK. Projektet vil i denne forbindelse medføre, at ordningerne Bier, Frugt og

Grønt samt Biodiversitetsvirkemidler i skov skal migreres til CAP-TAS, da de i

dag er understøttet af de ældre rammesystemer BTAS og Tilskov.

Landbrugsstyrelsen er undervejs i en agil transformation, hvor SAFe udrulles på

tværs af organisationen, og hvor agile metoder og kultur ikke kun skal afvikles i it-

funktionen, men også i forretningens policyområder. Fokus er indtil videre på at

dygtiggøre sig internt i organisationen i rammeværket SAFe, før der åbnes agilt

samarbejde med eksterne. Dette er en fornuftig tilgang, der vil bidrage til at styrke

et fremtidigt samarbejde med en ekstern leverandør. Pilotprojektet med udvalgte

leverandører bør dog holdes uden for dette tidskritiske projekt.

Digitaliseringsstyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1017 København K · 3392 5200 · www.digst.dk

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Side 2 af 3

Det er positivt, at projektet har fokus på slutbrugere ved fx løbende at inddrage

dem gennem et brugerpanel, hvor løsningen testes før produktion.

It-rådet har følgende anbefalinger til Landbrugsstyrelsens projekt CAP2020 IT re-

gelimplementering:

1. It-rådet anbefaler, at projektet konkretiserer gevinster om reduceret sags-

behandlingstid og gevinster for slutbrugere

Størstedelen af projektets gevinster relaterer sig til overholdelse af lovgivning og

tidsfrister, som projektet er underlagt i forhold til it-understøttelse af CAP2020.

Gevinsterne har dermed mere karakter af succeskriterier. De er desuden ikke hen-

vendt til slutbrugerne, der har gavn af udbetalingen af de nævnte støtteordninger

eller af sparet sagsbehandlingstid. Projektet indikerer, at der er andre gevinster så

som automatisering af intern sagsbehandling eller sparet tid for slutbrugerne, men

disse er for nuværende ikke etableret som egentlige gevinster i projektet.

It-rådet anbefaler derfor, at projektet på de planlagte gevinstworkshops, arbejder

med at konkretisere gevinsterne i tråd med det agile mindset, hvor slutbrugeren er

i fokus, og at de nuværende gevinster formuleres til mere at være rettet mod slut-

brugeren end lovgivningen.

2. It-rådet anbefaler, at projektet udarbejder en overordnet tidsplan med fo-

kus på at etablere en

’kritisk vej’

for særligt eksterne afhængigheder, og at

projektet tydeliggør MVP i støtteordningerne

Projektet er i væsentlig grad påvirket af særligt eksterne faktorer, herunder for-

handlingen om CAP2020-planen, og den af EU-fastsatte tidsplan. For at nå pla-

nen betyder det, at eventuelle forsinkelser i forhandlingerne, og eventuelle yderli-

gere politiske ønsker i støtteordningerne samt tilbagespil fra Kommissionen på

CAP2020-planen alt sammen skal absorberes i løsningen. Her ligger en risiko for,

at løsningen leveres med mindre funktionalitet end forventet.

It-rådet anbefaler, at projektet udarbejder en overordnet tidsplan med fokus på at

etablere en kritisk vej, særligt for projektets eksterne afhængigheder, og at projek-

tet tydeliggør MVP i støtteordningerne. Den kritiske vej bør kommunikeres tyde-

ligt til de eksterne interessenter, og en tydelig MVP for hver støtteordning, inklu-

sive løsning og forretningsprocesser, skal bidrage til forståelse for, hvor smerte-

grænsen er for mindre funktionalitet i løsningen. Projektet bør parallelt arbejde vi-

dere med at konkretisere både mitigerende handlinger og beredskabsplaner.

Ved væsentlige ændringer i scope som følge af den endelige CAP2020-plan ønsker

It-rådet et opfølgningsmøde på baggrund af et opdateret styringsgrundlag, hvor

der præsenteres en revideret plan for projektet.

Aktstk. 232 - 2020-21 - Bilag 1: Bilag til aktstykket

Side 3 af 3

Senest en måned fra d.d. skal Landbrugsstyrelsen indsende et notat til Ministerier-

nes kontor for it-styring om, hvordan projektet vil inddrage It-rådets anbefalinger

i det videre arbejde, og hvilke eventuelle tilpasninger det betyder for projektet.

Ved projektets faseskift til gennemførelsesfasen skal projektet indsende et opdate-

ret business case grundlag og den underliggende business case model samt notat

fra projektets styregruppeformand om ændringer i projektet siden risikovurderin-

gen.

Business case grundlaget og business casen vil danne baseline for CAP2020 IT re-

gelimplementering-projektet og være udgangspunkt for projektets statusrapporte-

ring til It-rådet. Projektet sluttes formelt ved statusrapportering til It-rådet og ved

fremsendelse af et opdateret projektgrundlag, som indeholder projektevaluering.

Efter projektafslutning skal Landbrugsstyrelsen rapportere yderligere to gange i

forhold til fremdrift i realisering af projektets gevinster.

Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Lasse Carl Gi-

ese Jylov,

[email protected]

eller telefon 40 313 616. Dette brev er også sendt til af-

delingschef Christian Vind.

Med venlig hilsen

Mogens Pedersen

Formand for Statens It-råd