L 181 - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 14: Spm. om, hvorledes faktiske omkostninger defineres, til erhvervsministeren

Erhvervsudvalget 2019-20
L 181
Offentligt

Vejledning af 27. april 2020 vedrørende opgørelse af faktiske omkostninger i

forbindelse med ansøgning om godtgørelse eller refusion fra Rejsegarantifon-

den

Regeringen har vedtaget en hjælpepakke til rejsebranchen, som er meget, meget presset på grund af

krisen. Hjælpepakken sikrer, at pakkerejser, der skulle have været påbegyndt i perioden til og med den

13. april 2020, men som ikke kunne gennemføres, fordi Udenrigsministeriet i sine rejsevejledninger frarå-

dede ikke-nødvendige rejser til den pågældende destination som konsekvens af COVID-19, kan blive re-

funderet via Rejsegarantifonden, hvis pakkerejsen var købt hos en rejseudbyder, som har tilsluttet sig den

danske rejsegarantiordning.

Erhvervsministeren har den 21. april 2020 udstedt bekendtgørelse nr. 472 om ændring til bekendtgørelse

nr. 383 af 6. april 2020 om udmøntning af kapitel 2 a i lov nr. 326 af 31. marts 2020 om udvidet dæk-

ningsområde for Rejsegarantifonden som følge af COVID-19. Bekendtgørelsen bestemmer, at refusionsan-

modningen skal indeholde en opgørelse over de faktiske omkostninger, som rejseudbyderen har haft i

forbindelse med den afbestilte eller annullerede pakkerejse.

De faktiske omkostninger inkluderer i denne henseende de omkostninger, hvor rejseudbyderen har forplig-

tet sig til at afholde en fast omkostning, uanset at rejsen er annulleret, herunder forudbetalte omkostninger

som kan relateres direkte til de afbestilte/annullerede rejser, jf. nærmere nedenfor. Dog vil de rejseudby-

dere, der gør brug af garantipladser, kunne opnå dækning svarende til en belægningsprocent på 100 for

både fly- og hotelomkostninger, når man har forholdt sig til muligheden for annulleringer. Der skal i givet

fald være tale om garantiforpligtelser, som er dokumenterbare via kontrakt indgået med rejseudbyderen,

og ikke eventuelle forpligtelser som fx datter/søsterselskaber har. Der kan også være tilfælde, hvor den

samme problemstilling gør sig gældende for fx bustransport, hvilket i så fald skal håndteres på samme

måde som omkostninger til flytransport.

Ansøgningen

Der kan søges om refusion for afbestilte/annullerede pakkerejser for perioden til og med den 13. april

2020. Ansøgning skal vedlægges en revisorerklæring jf. nedenfor.

Rejseudbyderens ansøgning skal indeholde følgende oplysninger:

1. Opgørelse over samlet beløb, som rejseudbyderen har tilbagebetalt til rejsende.

2. Opgørelse over samlet beløb, som rejseudbyderen endnu ikke har tilbagebetalt til rejsende.

3. Opgørelse over leverandøromkostninger relateret til de tilbagebetalte rejser, som rejseudbyderen er

kontraktmæssigt forpligtet til at afholde.

For så vidt angår punkt 1 og 2, skal opgørelsen indeholde følgende oplysninger:

•

Bookingnr. eller fakturanr.

•

Booking- og afrejsedato

L 181 - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 14: Spm. om, hvorledes faktiske omkostninger defineres, til erhvervsministeren

•

Beløb (som er tilbagebetalt eller skal tilbagebetales)

•

Registreringsnr. og kontonr.

Der henvises til arbejdsprogram af 27. april 2020 for yderligere beskrivelse af handlinger og vejledning

vedrørende punkt 1 og 2.

Omkostninger jf. punkt 3, hvortil der kan søges refusion eller godtgørelse, er karakteriseret ved:

Dokumenterbare omkostninger relateret til de afbestilte/annullerede pakkerejser, der er afhængige af virk-

somhedens salg og kan relateres direkte til de afbestilte/annullerede pakkerejser, og som virksomheden

vil skulle afholde, uanset at pakkerejsen/-rne ikke gennemføres.

For så vidt angår punkt 3, kan opgørelsen for hver pakkerejse indeholde følgende omkostninger:

•

Omkostninger til fly (inklusiv lufthavnsafgifter, skatter, handlingfee mv.), hvor flykontrakten ikke

kan annulleres.

•

Omkostninger til hotel, hvor kontrakten ikke kan annulleres, herunder hvor rejsebureauet har for-

pligtet sig til at afholde en fast omkostning uanset om rejsen gennemføres eller ej, herunder forud-

betalte omkostninger som kan relateres direkte til de afbestilte/annullerede rejser.

•

Omkostninger til transfer fra lufthavn til destination. Eksempelvis bustransport, færge, biltransport

el.lign.

•

Øvrige omkostninger henførbare til de afbestilte/annullerede rejser, som ikke kan annulleres. Ek-

sempelvis omkostninger til udflugter, oplevelser, bilture, omkostninger forbundet med destinations-

service mv. (dog ikke lønomkostninger til egne rejseledere).

•

Salgsprovision ved salg via agent/formidler, hvis agenten/formidleren i henhold til kontrakten skal

have betaling uanset om rejsen annulleres.

De faktiske omkostninger omfatter ikke alene omkostninger, som rejseudbyderen allerede har betalt til

leverandøren, men også skyldige omkostninger, som på tidspunktet for udarbejdelsen af opgørelsen endnu

ikke er betalt til leverandøren, men hvor det vurderes overvejende sandsynligt, at rejseudbyderen fortsat

er forpligtet til at betale leverandøren. Det kan eksempelvis være omkostninger, som iflg. kontrakten først

betales efter datoen for rejsens afholdelse. Derudover indregnes de omkostninger, som rejseudbyderen

har forudbetalt til leverandører for rejser i den pågældende periode, og som ikke kan søges tilbage iht.

kontrakten, uanset om rejsen annulleres.

Som eksempler på refusioner, der ikke behøver at blive fratrukket i opgørelsen af de faktiske omkostninger,

kan nævnes:

•

Tilbagebetalinger fra leverandører, som rejseudbyderen har krav på, men hvor det ikke vurderes

sandsynligt, at leverandørerne reelt kan betale.

•

Udstedelse af vouchers fra en leverandør til rejseudbyderen. Der er på grund af COVID-19-krisen

ikke tilstrækkelig sikkerhed for, at sådanne vouchers reelt vil kunne udnyttes.

L 181 - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 14: Spm. om, hvorledes faktiske omkostninger defineres, til erhvervsministeren

Hvis rejseudbyderen har kontrakter vedrørende fx fly og hoteller over en periode, vil det ikke være rimeligt

udelukkende at beregne de faktiske omkostninger ud fra en gennemsnitsbetragtning, da belægningspro-

centen i 2020 vil være markant lavere end normalt. Da der er tale om en ekstraordinær situation, vil

rejseudbyderne på sådanne kontrakter kunne anmode om refusion ud fra en belægningsprocent på 100 for

den del af kontraktsummen, som vedrører den pågældende periode. Hvis

rejseudbyderen i henhold til

leverandøraftalen har mulighed for at aflyse aftaler (fx flybookinger og/eller hotelreservationer), skal

denne del fratrækkes ved opgørelsen af den faktiske omkostning.

Følgende omkostninger vil ikke kunne dækkes af ordningen:

•

Omkostninger, hvortil der kan søges refusion under andre COVID-19 ordninger, herunder lønkom-

pensationsordningen og ordningen for kompensation for faste omkostninger.

•

Andre kapacitetsomkostninger, som virksomheden skal afholde, men som ikke direkte kan henføres

til de afbestilte/annullerede rejser.

•

Omkostninger, som virksomheden

–

uagtet at de kan relateres direkte til de afbestilte/annullerede

rejser

–

jf. kontraktbestemte vilkår kan undlade at afholde.

Fordeling af omkostninger til brug for opgørelse

Omkostningsallokeringen til de enkelte afbestilte/annullerede rejser kan ske ved brug af:

•

Individuel opgørelse eller

•

Gennemsnitsmetode med garanteret dækning ud fra belægningsprocent på 100

Rejseudbyderen skal i opgørelsen ud for hver enkelt rejse anføre, om omkostningerne er allokeret indivi-

duelt til rejsen eller ved anvendelse af gennemsnitsmetoden. Uanset allokeringsmetode er det samme type

af omkostninger, som kan allokeres til den enkelte rejse.

Individuel opgørelse

Såfremt der er tale om individuelle, unikke/skræddersyede rejser, hvor omkostninger kan allokeres direkte

til den enkelte rejse, skal dette ske.

Gennemsnitsmetode

Såfremt der er tale om flere rejser, som er ensartede i deres natur, har samme rejsedestination og for

samme periode, vil omkostningerne med fordel kunne opgøres ved anvendelse af en gennemsnitsmetode.

Anvendelse af gennemsnitsmetoden har til formål at reducere den administrative indsats ved at forenkle

opgørelsesmetoden og den efterfølgende kontrol heraf. Der skal således ikke tages højde for eksempelvis

prisforskelle på flyafgange på forskellige tidspunkter eller fordeling og prisforskel hoteller imellem.

L 181 - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 14: Spm. om, hvorledes faktiske omkostninger defineres, til erhvervsministeren

Nedenfor er angivet eksempler på opgørelse af omkostninger til henholdsvis fly og hotel, som skal henføres

til den enkelte rejse ved anvendelse af gennemsnitsmetoden. I nogle eksempler forudsættes det, at rejse-

udbyderen omkostningsfrit kan aflyse eller begrænse sin kontrakt. Såfremt der er omkostninger ved aflys-

ninger/ ændringer, men en simpel beregning viser, at det er rentabelt at gøre dette, vil rejseudbyderen

ligeledes kunne opnå refusion for disse omkostninger.

Antagelser for eksemplerne: Rejseudbyder X har for perioden [13. marts

–

13. april 2020] opgjort, at der

skal refunderes 40 mio. kr. til de rejsende. Alle rejser går til samme destination. Rejseudbyderen har selv

refunderet det fulde beløb til alle rejsende. Rejseudbyderen har indgået en aftale med et flyselskab om

reservation af sæder og en aftale med en hotelkæde om reservation af værelser. Begge aftaler dækker

kalenderåret 2020. Der er aftalt en samlet pris for fly på 25 mio. kr. (i alt 80 flyvninger med 144 pladser i

hvert fly). Aftalen med hoteller har en kontraktsum på 20 mio. kr. og dækker 80.000 overnatninger.

Flykontrakter

Der betales kr. 25 mio. for flyvninger fra 1. marts–1. juni 2020, dvs. 3 måneder. Det er rejseudbyders

vurdering baseret på bookinger, at der er tale om flest flyvninger i juni, dvs. at der ikke er det samme

antal flyvninger hver uge. Der tages højde for sådanne udsving i beregningerne.

Kontrakten for hele perioden gælder for 80

flyvninger med 144 pladser på hver flyvning. Der er således

tale om en kontakt på samlet set (80*144) 11.520 flysæder. I perioden fra 13. marts-13. april 2020 er

kapaciteten i kontrakten på 3.000 gæster. Såfremt der er mulighed for ændring/annullering af antallet af

sæder, skal det forudsættes i beregningen, at disse annulleringer er benyttet ved først mulige lejlighed

(dvs. hurtigst muligt efter 13. marts 2020). Denne mulighed må således ikke skubbes til senere på året,

hvorved der kan opnås større dækning i den periode, der søges for.

Eksempel 1

Flykontrakten kan ikke annulleres eller ændres. Det betyder, at hele beløbet på kr. 25 mio. skal

betales.

Da der ved opgørelse af godtgørelse forudsættes en belægning på 100% på hotellerne, jf. ovenfor,

kan der indregnes en belægning på 100% i opgørelsen:

(kapacitet i perioden / samlet kapacitet i kontrakten) * værdi af samlet kontrakt

Rejseudbyderen vil således kunne søge refusion for:

(3.000 / 11.520) * 25.000.000 = 6.510.417 kr.

Både ud- og hjemtransport

L 181 - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 14: Spm. om, hvorledes faktiske omkostninger defineres, til erhvervsministeren

Eksempel 2

Rejseudbyderen har mulighed for omkostningsfrit at ændre eller annullere flyvninger uden begræns-

ning.

Tabet på flyleverandøren bliver således kr. 0. Der indregnes ikke en omkostning i opgørelsen.

Eksempel 3

Rejseudbyderen har mulighed for omkostningsfrit at ændre eller annullere 8 flyvninger. Den samlede

forpligtelse overfor flyselskabet reduceres således med 8 fly á 144 passagerer:

((kapacitet i perioden

–

antal omkostningsfrie aflysninger) / samlet kapacitet i kontrakten) *

værdi af samlet kontrakt

Rejseudbyderen vil således kunne søge refusion for:

((3.000

–

(8 * 144)) / 11.520)*25.000.000 = 4.010.417 kr.

Hotelkontrakter

Hotelkontrakter kan i visse tilfælde være uden mulighed for rejseudbyderen for annullering. Rejseudbyde-

ren vil således være forpligtet til at afholde omkostninger hertil. I tilfælde af længerevarende karakter, der

defineres som kontrakter, der dækker flere ikke-individuelle rejser, vil rejseudbyderen være pålagt en

omkostning til hotellerne uden mulighed for at annullere aftalen. Det kan ved opgørelse af godtgørelse

forudsættes en belægning på 100% på hotellerne, baseret på en gennemsnitsbetragtning. I disse tilfælde

opgøres godtgørelsesbeløbet som følger, baseret på samme forudsætninger som ovenfor:

Der betales kr. 20 mio. til 3 forskellige hoteller. Den samlede hotelkontrakt dækker over 80.000 overnat-

ninger (1 seng i 1 nat, dvs. ca. 11.500 flykunder/rejsende kan have 7 overnatninger).

I perioden fra 13. marts-13. april 2020 var kapaciteten i kontrakten på 3.000 gæster dvs. 21.000 overnat-

ninger. Såfremt der er mulighed for ændring/annullering af antallet af senge, skal det forudsættes i bereg-

ningen, at disse annulleringer er benyttes ved først mulige lejlighed (dvs. hurtigst muligt efter 13. marts

2020). Denne mulighed må således ikke skubbes til senere på året, hvorved der kan opnås større dækning

i den periode, der søges for.

Eksempel 1

Hotelkontrakten kan ikke annulleres eller ændres, dvs. at hele beløbet på de 20 mio. kr. skal betales

til leverandøren, uanset antallet af gennemførte rejser. Rejseudbyderen er forpligtet til at betale for

21.000 overnatninger i perioden og kan ikke annullere dette.

L 181 - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 14: Spm. om, hvorledes faktiske omkostninger defineres, til erhvervsministeren

Da der ved opgørelse af godtgørelse forudsættes en belægning på 100% på hotellerne, jf. ovenfor,

kan der indregnes en belægning på 100% i opgørelsen:

(Kapacitet i perioden / samlet kapacitet i kontrakten) * værdi af samlet kontrakt

Rejseudbyderen vil således kunne søge refusion for:

(21.000 / 80.000) * 20.000.000 = 5.250.000 kr.

Eksempel 2

Rejseudbyderen har mulighed for omkostningsfrit at ændre eller annullere overnatninger uden be-

grænsning.

Tabet på hotelleverandørerne bliver således kr. 0. Der indregnes ikke en omkostning i opgørelsen.

Eksempel 3

Rejseudbyderen har en samlet kapacitet i perioden på 3.000 rejser (21.000 overnatninger), men har

mulighed for omkostningsfrit at ændre eller annullere 7.000 overnatninger, som den samlede for-

pligtelse overfor hotelkæden reduceres med.

Da der ved opgørelse af godtgørelse forudsættes en minimumsbelægning på 100% på hotellerne, jf.

ovenfor, kan der indregnes en belægning på 100% i opgørelsen:

((Kapacitet i perioden

–

antal omkostningsfrie aflysninger) / samlet kapacitet i kontrakten) * værdi

af samlet kontrakt

Rejseudbyderen vil således kunne søge refusion for:

((21.000

–

7.000) / 80.000) *20.000.000 = 3.500.000 kr.

Ovenstående gennemsnitsberegninger vil kunne anvendes på andre typer af omkostninger, fx transfer.