SOU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 632: MFU spm. om reglerne vedrørende notatpligt i kommuner, til justitsministeren

Social- og Indenrigsudvalget 2019-20
SOU Alm.del
Offentligt

Folketinget

Social- og Indenrigsudvalget

Christiansborg

1240 København K

DK Danmark

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

3. september 2020

Forvaltningsretskontoret

Hanne Louise Jensen

2020-0032/36-0024

1562043

Hermed sendes endelig besvarelse af spørgsmål nr. 632 (Alm. del), som Fol-

ketingets Social- og Indenrigsudvalg har stillet til justitsministeren den 8.

juli 2020. Spørgsmålet er stillet efter ønske fra ikkemedlem af udvalget

(MFU) Mette Hjermind Dencker (DF).

Nick Hækkerup

Anne-Mette Lyhne Jensen

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

SOU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 632: MFU spm. om reglerne vedrørende notatpligt i kommuner, til justitsministeren

Spørgsmål nr. 632 (Alm. del) fra Folketingets Social- og Indenrigsud-

valg:

”Vil ministeren redegøre for reglerne vedrørende notatpligt i

kommuner, og herunder oplyse, om kommunale embedsfolk har

notatpligt i forbindelse med møder og anden korrespondance i

forhold til VVM-sager?”

Svar:

Om notatpligten kan Justitsministeriet generelt oplyse, at det følger af

offentlighedslovens § 13, stk. 1 og 2, at en myndighed i afgørelsessager un-

der visse betingelser er forpligtet til at gøre notat om oplysninger, som den

mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med.

Det bemærkes, at offentlighedsloven finder anvendelse på al virksomhed,

der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning, herunder

kommuner og regioner.

Notatpligten efter offentlighedslovens § 13 gælder – som nævnt – alene for

afgørelsessager, dvs. hvor en myndighed f.eks. skal træffe afgørelse om at

tildele en ydelse eller en tilladelse e.l.

Det forvaltningsretlige afgørelsesbegreb afgrænses traditionelt ved, at der

skal være tale om en retsakt (udtalelse) fra en offentlig myndighed, som ud-

stedes på offentligretligt grundlag, som går ud på ensidigt at bestemme, hvad

der er eller skal være gældende ret, og som retter sig mod eksterne modta-

gere (i modsætning til internt mod myndigheden selv). Det kan tilføjes, at

der – hvis der er tale om en afgørelsessag – som udgangspunkt ikke gælder

bestemte formkrav til afgørelsens meddelelse. En afgørelse kan således i

princippet meddeles både skriftligt og mundtligt. Det kan dog efter omstæn-

dighederne følge af god sagsbehandlings- og forvaltningsskik, at afgørelsen

bør meddeles skriftligt.

I forlængelse heraf bemærkes generelt, at et sagsforløb, der går ud på poli-

tiske sonderinger, drøftelser og udveksling af politiske synspunkter mv.,

som udgangspunkt ikke kan antages at have karakter af en afgørelsessag.

Den ovennævnte notatpligt efter offentlighedslovens § 13, stk. 1, indtræder,

når myndigheden skal træffe afgørelse i den pågældende sag, som oplysnin-

gerne vedrører (afgørelsessag), og der er tale om oplysninger, som vedrører

afgørelsessagens faktiske grundlag, eller om eksterne faglige vurderinger,

SOU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 632: MFU spm. om reglerne vedrørende notatpligt i kommuner, til justitsministeren

og de pågældende oplysninger eller vurderinger er af betydning for sagens

afgørelse, og oplysningerne eller vurderingerne ikke i øvrigt fremgår af sa-

gens dokumenter.

Efter bestemmelsens stk. 2 er en myndighed endvidere forpligtet til at tage

notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt i afgørelsessager, når sagseks-

peditionsskridtet ikke fremgår af sagens dokumenter.

Det er ikke muligt generelt at fastlægge, hvornår et sagsekspeditionsskridt i

en afgørelsessag skal betragtes som væsentligt. Det må således bero på en

konkret vurdering i det enkelte tilfælde, jf. Justitsministeriets vejledning om

lov om offentlighed i forvaltningen, pkt. 14.5. I vejledningen nævnes som

eksempel på et sagsekspeditionsskridt, der i almindelighed må betragtes

som væsentligt og derfor skal noteres, det tilfælde, hvor en myndighed med-

deler en afgørelse mundtligt.

Notatpligten efter offentlighedslovens § 13 gælder – som beskrevet oven-

for – alene for afgørelsessager.

Der gælder imidlertid også på ulovbestemt grundlag en notatpligt i visse

andre sager. Der henvises i den forbindelse til Mohammad Ahsan, Offent-

lighedsloven med kommentarer (2. udgave, 2020), side 301, hvor der anfø-

res følgende:

”Ved siden af stk. 2 gælder en ulovbestemt forvaltningsretlig

grundsætning om, at der også i

andet end afgørelsessager

– så-

kaldte »traditionelle« administrative sager, der har en vis indgri-

bende og væsentlig betydning for borgeren – skal gøres notat

om væsentlige sagsekspeditionsskridt, såfremt de pågældende

oplysninger ikke fremgår af sagens dokumenter.

Endelig følger det af god forvaltningsskik, at der – uden for §

13’s tilfælde og uden for rammerne af den ulovbestemte rets-

grundsætning – bør tages notat af visse sagsekspeditionsskridt.”

Om notatpligten i mere generelle sager anføres desuden i Mohammad

Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer (2. udgave, 2020), side 304,

følgende:

”Der er i forskellige sammenhænge rejst spørgsmål om, hvor-

vidt

notatpligten er tilsidesat i mere generelle (politiske) sager.

I den forbindelse bemærkes, at de pågældende sager typisk ikke

vil have karakter af afgørelsessager, og notatpligten efter § 13,

stk. 1 og 2, vil allerede af den grund ikke gælde for disse sager.

Det samme gælder notatpligten efter den ulovbestemte rets-

SOU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 632: MFU spm. om reglerne vedrørende notatpligt i kommuner, til justitsministeren

grundsætning herom, da den alene gælder i forhold til »traditio-

nelle« administrative sager, der har en vis indgribende og væ-

sentlig betydning for borgeren, og hvor der er særlig grund til at

stille krav om, at der tages notat om væsentlige sagsekspedi-

tionsskridt […]. Tilbage står herefter blot, om det følger af prin-

cipperne om god forvaltningsskik, at der skal tages notat af væ-

sentlige sagsekspeditionsskridt eller lignende i sådanne gene-

relle (politiske) sager. Det kan i almindelighed ikke antages at

være tilfældet, da notatpligten efter god forvaltningsskik navnlig

hviler på et synspunkt om, at der skal skabes et tillidsforhold

mellem borgeren og forvaltningen

– hvilket forhold typisk ikke

foreligger i politiske sager – og et sådant tillidsforhold skabes

bl.a. ved, at forvaltningen sikrer sig bevis og herved undgår tvivl

om, hvad der er foregået og sagt i en foreliggende sag. Det kan

dog ikke afvises, at hensynet til at sikre sig dokumentation for,

hvad der er foregået i en generel (politisk) sag, efter omstændig-

hederne i særlige tilfælde kan bevirke, at der bør tages et notat

herom efter principperne om god forvaltningsskik.”

Om notat efter god forvaltningsskik anføres endvidere i Mohammad Ahsan,

Offentlighedsloven med kommentarer (2. udgave, 2020), side 319 f., føl-

gende:

”Ved siden af notatpligten efter § 13, stk. 1 og 2, samt anven-

delsesområdet for den ulovbestemte retsgrundsætning om notat-

pligt, følger det af god forvaltningsskik, at en myndighed bør

notere visse oplysninger ned […].

Der synes dog – bl.a. i lyset af den lovfæstede notatpligt efter §

13 samt den ulovbestemte retsgrundsætning om notatpligt – at

være et begrænset rum for at »kræve« og forvente, at myndig-

hederne også tager notat efter principperne om god forvaltnings-

skik. De bevissikringshensyn mv., der begrunder § 13 samt den

ulovbestemte retsgrundsætning, synes tilstrækkeligt varetaget

med den nævnte regel og grundsætning.”

Der kan i øvrigt henvises til betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedslo-

ven, side 412ff., hvor pligten til at gøre notat efter en ulovbestemt forvalt-

ningsretlig grundsætning og efter god forvaltningsskik er nærmere beskre-

vet.

Det kan afslutningsvist oplyses, at de beskrevne regler finder anvendelse

ved kommunernes behandling af såkaldte VVM-sager.