SOU, Alm.del - 2019-20 - Supplerende svar på spørgsmål 31: Spm. om at oversende den budgetanalyse, der foretages med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i Ankestyrelsen, når den foreligger, til social- og indenrigsministeren

Social- og Indenrigsudvalget 2019-20
SOU Alm.del
Offentligt

DELRAPPORT 5:

KORTLÆGNING OG ANALYSE AF

ADMINISTRATION OG OVERHEAD

Budgetanalyse af Ankestyrelsen

08.06.2020

Confidential

SOU, Alm.del - 2019-20 - Supplerende svar på spørgsmål 31: Spm. om at oversende den budgetanalyse, der foretages med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i Ankestyrelsen, når den foreligger, til social- og indenrigsministeren

INTRODUKTION

Denne delrapport redegør for den gennemførte kortlægning og analyse af

administration og overhead i Ankestyrelsen. Analysen er en del af den gennemførte

budgetanalyse af Ankestyrelsen, der er foretaget januar-april 2019.

Formålet med analysen at opgøre omkostninger og tidsforbrug til administration og

anden overhead i Ankestyrelsen og sammenligne niveauet med andre statslige

styrelser. Derudover er det formålet at opgøre de marginale overheadomkostninger

ved flere eller færre ansatte, som anvendes i den samlede beregning af Anke-

styrelsens fremadrettede bevillingsbehov.

I første del af rapporten fokuseres på Ankestyrelsens omkostninger til administration

og overhead, som benchmarkes i forhold til andre statslige institutioner som

Implement tidligere har gennemført budgetanalyser af.

I anden del af analysen opgøres de marginale lønomkostninger og overhead-

omkostninger ved ændringer i bemandingen af juridiske sagsbehandlere og

administrative sagsbehandlere. Opgørelserne anvendes i delrapport 2 med henblik

på at prissætte det fremadrettede behov for ekstra årsværk.

I tredje del af analysen fokuseres på medarbejdernes arbejdstid samt tidsforbruget

på hhv. kerneopgaver og administrative opgaver. Der foretages sammenligninger af

det totale antal registrerede timer, fraværstimer, aktive timer, effektive faglige timer

mv. på tværs af kontorer og stillingskategorier. Opgørelsen af det effektive antal

faglige timer anvendes i delrapport 2 til at vurdere hvor mange årsværk, der kræves

for at behandle mængden af indkomne sager. Opgørelserne af den samlede

arbejdstid

‒

herunder det totale antal registrerede timer, fraværstimer, og aktive timer

‒

anvendes i delrapport 4 til at foretage sammenligninger med andre statslige

institutioner.

INDHOLD

1. Ankestyrelsens samlede omkostninger til administration og anden overhead

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead

3. Opgørelse af marginale overheadomkostninger for Ankestyrelsen

4. Kortlægning medarbejdernes tid anvendt på arbejde i Ankestyrelsen

og deres fravær

Bilag 1: Kategorisering af Mtids-registreringer

Bilag 2: Øvrige driftsudgifter inkluderet i overheadomkostninger

1. Ankestyrelsens samlede omkostninger til administration og anden overhead

Ankestyrelsens samlede omkostninger til alle former for administration og anden overhead udgør ca. 150 mio. kr. svarende til 37 pct.

Ankestyrelsens samlede omkostninger til administration og anden overhead er på

baggrund af omkostningsfordelingen i opgavehierarkiet (se figur nedenfor og den

bagvedliggende rapport) opgjort til ca. 150 mio. kr. for 2018, som fordeler sig i to hoved-

komponenter:

115,3 mio. kr. lønomkostninger til årsværk samt driftsudgifter for tværgående

støttefunktioner (mørkegrøn del af opgavehierarki)

34,2 mio. kr. lønomkostninger for kerneårsværk på tid anvendt til faglig ledelse,

administration, og kompetenceudvikling samt driftsudgifter hertil (lysegrøn del af

opgavehierarki)

Det betyder, at de samlede omkostninger til administration og anden overhead udgør

ca. 37 pct. af Ankestyrelsens samlede omkostninger på ca. 399 mio.kr.

Ankestyrelsens samlede omkostninger i 2018 fordelt på opgavehierarkiet (mio. kr.)

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead (1/10)

Ankestyrelsen har relativt lave samlede omkostninger til administration og overhead per ÅV og i procent

BENCHMARKING AF 7 INSTITUTIONER FRA IMPLEMENT-BUDGETANALYSER SIDEN 2016

På denne og de følgende sider sammenligner vi syv institutioner, hvor vi har foretaget

omkostningskortlægning på basis af et opgavehierarki samt analyser af administration og

overhead som led i budgetanalyser af disse institutioner. Vi har kun medtaget budget-

analyser gennemført siden 2016. De syv institutioner

‒

som af hensyn til anonymisering

‒

er nævnt i tilfældig rækkefølge (den efterfølgende nummerering af dem er uafhængig

af denne rækkefølge)

‒

er:

•

Ankestyrelsen (omkostningskortlægning for år 2018)

Figur 1. Opgjorte lønomkostninger og driftsudgifter til overhead i procent af

samlede årlige omkostninger

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

10%

20%

30%

37,4%

49,7%

40,7%

43,8%

60,7%

40,0%

50,4%

40%

50%

60%

70%

•

Nævnenes hus (år 2017)

Finanstilsynet (år 2017)

Energitilsynet (år 2015)

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (år 2015-2016)

Landbrugsstyrelsen (år 2017)

Rigsarkivet (år 2017)

Benchmarkingen viser de opgjorte lønomkostninger og driftsudgifter til overhead, IT-

opgaver, økonomiopgaver, HR-opgaver og tværgående HK-bistand/sekretæropgaver

Derudover er der vist en sammenligning af de gennemsnitlige antal effektive timer per

årsværk samt driftsudgifter til husleje og omkostninger til facility management. Det kan

give et billede af, om de administrative opgaver varetages effektivt, og om de forskellige

støttefunktioner ligger på et rimeligt niveau.

Figur 2. Opgjorte lønomkostninger og driftsudgifter til overhead i tusinde kr. pr. årsværk

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

100

200

300

Tusind kr. pr. årsværk

422

351

536

BENCHMARKING AF SAMLEDE OMKOSTNINGER TIL ADMINISTRATION OG OVERHEAD

På denne side sammenlignes i Figur 1 og 2 de opgjorte lønomkostninger og driftsudgifter

til administration og anden overhead, herunder faglig ledelse, administration og

kompetenceudvikling samt til tværgående støttefunktioner, bygningsdrift og husleje i de

syv forskellige statslige institutioner.

Dette er således opgjort efter den samme metode som den viste opgørelse for

Ankestyrelsen på side 3, og udgør derfor en sammenlignelig opgørelse af administration

og overhead, der er mere dækkende, og i højere grad er metodemæssigt afstemt på

tværs af institutioner, end opgørelsen af generelle fællesomkostninger på basis af

statens regnskaber i benchmark-databasen (som vises og gennemgås på side 5).

Figur 1 er angivet som procent af de samlede årlige omkostninger, men Figur 2 er

angivet i tusinde kr. per årsværk.

Det fremgår af Figur 1, at Ankestyrelsen ligger lavest med en overhead på 37 pct. af de

årlige omkostninger i forhold til de andre statslige institutioner. Tre af de seks andre

institutioner har en overhead på mere end 50 pct. af de årlige omkostninger.

Ligeledes fremgår det af Figur 2, at Ankestyrelsen med ca. 284 tusinde kr. per ÅV har de

relativt laveste samlede omkostninger til al administration og overhead blandt de syv

institutioner

284

413

452

377

400

500

600

Note: Opgjorte lønomkostninger og driftsudgifter til overhead omfatter faglig ledelse,

administration og kompetenceudvikling samt til tværgående støttefunktioner, bygningsdrift og

husleje (dvs. omkostninger der ikke omfatter faglige kerneopgaver).

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead (2/10)

Ankestyrelsen har også relativt lave generelle fællesomkostninger

BENCHMARKING AF GENERELLE FÆLLESOMKOSTNINGER

På denne side er der foretaget en sammenligning af et større udvalg af styrelser og

andre lignende statslige institutioner ud fra opgørelsen af generelle fællesomkostninger

på basis af statens regnskaber i benchmark-databasen.

Generelle fællesomkostninger er et mere snævert begreb end de fulde omkostninger til

administration og anden overhead, idet det som udgangspunkt IKKE omfatter løn- og

driftsudgifter til faglig ledelse, samt administration og kompetenceudvikling i de faglige

kontorer (den lyse-grønne del af opgavehierarkiet på side 3) men derimod KUN løn- og

driftsudgifter til medarbejdere og indkøb af varer og tjenesteydelser i de tværgående

støttefunktioner (den mørkegrønne del af opgavehierarkiet på side 4).

Derudover er opgørelsen af generelle fællesomkostninger i statens institutioner afhængig

af den konkrete regnskabspraksis som den enkelte institution har valgt. I praksis vil

denne variere betydeligt på tværs af institutioner, hvilket vi har kunnet konstatere i

forbindelse med vores tidligere budgetanalyser.

I oversigten til højre har vi fravalgt enkelte institutioner, der er outliers fordi opgørelserne

åbenlyst ikke er retvisende (fx Statens Administration, hvor mange af støttefunktionerne

reelt er en kerneopgave, samt Vurderings-styrelsen hhv. Gældsstyrelsen, der begge har

befundet sig i et opbygnings-år i 2017 og derfor ikke har retvisende omkostninger).

Det fremgår, at Ankestyrelsen med generelle fællesomkostninger på lidt under 200

tusinde kr. per ÅV i 2017, ligger i den billigste tredjedel af de statslige institutioner, der er

medtaget. Ankestyrelsen ligger således

‒

med de forbehold der følger af risikoen for

forskellig opgørelsespraksis

‒

også relativt lavt når der kun måles på løn- og

driftsudgifter til tværgående støttefunktioner (den mørkegrønne del af opgavehierarkiet).

Figur 3. Generelle fællesomkostninger per ÅV, 2017

105101 Danmarks Statistik

0903108 Administrations- og Servicestyrelsen

124101 Beredskabsstyrelsen

143101 Udlændingestyrelsen

161112 Styrelsen for Patientsikkerhed

111151 Politiklagemyndigheden

191103 Styrelsen for Forskning og Uddannelse

191107 Styrelsen for Institutioner Udd.støtte IT

174101 Styr. for Arbejdsmarked & Rekr

071401 Moderniseringsstyrelsen

282110 Vejdirektoratet

071701 Statens IT

242101 Landbrugsstyrelsen

101122 Ankestyrelsen

161118 Styrelsen for Patientklager

172101 Arbejdstilsynet

161117 Styrelsen for Sundhedsdata

082120 Erhvervsstyrelsen

093105 Motorstyrelsen

082101 Konkurrence- og Forbrugerstyre

247401 Naturstyrelsen

208211 Styrelsen for IT og Læring

243201 Fødevarestyrelsen

082110 Nævnenes Hus

191106 Styrelsen for Institutioner og udd. Støtte

112304 Den Centrale Anklagemyndighed

093102 Gældsstyrelsen

151130 Socialstyrelsen

293101 Danmarks Metrologiske Institut

285101 Trafik- og Bygge- og Boligstyrelsen

082241 Sikkerhedsstyrelsen

093106 Udviklings- og Forenklingsstyrelsen

285108 Færdelsstyrelsen

161111 Sundhedsstyrelsen

297101 Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering

211111 Slots-og Kulturstyrelsen

071201 Digitaliseringsstyrelsen

082141 Patent- og Varemærkestyrelsen

292102 Forsyningstilsynet

151201 Statsforvaltningen

091102 Skatteankestyrelsen

087101 Søfartsstyrelsen

287101 Bygningsstyrelsen

245101 Miljøstyrelsen

111161 Datatilsynet

292101 Energistyrelsen

163501 Statens Serum Institut

111111 Civilstyrelsen

092102 Spillemyndighed

196103 Dansk Dekommissionering

161116 Lægemiddelstyrelsen

082301 Finanstilsynet

113101 Direktoratet for kriminalfors.

213201 Rigsarkivet

114101 Domstolsstyrelsen

200.000

400.000

600.000

800.000

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead (3/10)

Ankestyrelsen ligger i den bedre halvdel mht. antal producerede effektive timer per fagligt årsværk

BENCHMARKING AF ANTAL EFFEKTIVE TIMER PER ÅV

En måde at opgøre hvor relativt lidt tid, der i de produktionskontorer og andre kontorer,

der beskæftiger sig med faglige kerneopgaver fragår til faglig overhead (dvs. ledelse,

administration og kompetenceudvikling i produktionskontorerne) og forskellige former

for fravær (frokost, ferie, fridage, sygdom, barsel og anden orlov), er ved at

sammenligne det gennemsnitlige antal effektive timer som produktionskontorerne reelt

leverer.

Effektive timer per ÅV er defineret som det gennemsnitlige antal faglige produktionstimer

som hvert årsværk der beskæftiger sig med kerneopgaver har registreret på et år.

Ankestyrelsen opererer ofte med en norm på 1.450 timer effektive per ÅV, men

medarbejderne i de faglige kontorer har i 2018 kun leveret i gennemsnit 1327 timer, når

der også medregnes der årsværk, der er på barsel og som styrelsen betaler for Hvis der

korrigeres for barsel, har styrelsen leveret lidt over 1.400 timet i gennemsnit per fagligt

ÅV (se de mere detaljerede opgørelser i afsnit #).

På tilsvarende vis har vi opgjort det gennemsnitliglige antal faglige timer for fem ud af de

sekst andre institutioner i benchmarkingen. For alle de institutionerne medregnes barsel

som fravær og trækker derfor antallet af effektive timer ned. Opgørelsen er således

foretaget på lige vilkår, men det er klart, at institutioner med en relativt høj andel af

barsel og anden orlov, eller med et relativt højt sygefravær, stilles ringere end

institutioner, der ikke har så meget fravær af de nævnte typer.

Det fremgår af Figur 4, at Ankestyrelsens ligger tredjebedst (og på samme niveau som

næstbedste) ud af de seks institutioner målt på antal producerede effektive timer per

fagligt ÅV. Det indikerer, at de faglige årsværk i produktionskontorerne relativt uforstyrret

udfører kerneopgaverne, og dermed at de tværgående støttefunktioner aflaster dem i

tilstrækkelig grad.

Figur 4. Gns. antal effektive faglige timer pr. ÅV i kontorer, der udfører kerneopgaver

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

200

400

600

800

1000

1200

1175

1116

1327

1328

1277

1436

1400

1600

Note:

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead (4/10)

Ankestyrelsens omkostninger til IT-støttefunktioner ligger blandt de to bedste ud af de syv målt i pct. og per årsværk

BENCHMARKING AF OMKOSTNINGER TIL IT-OPGAVER

På denne side fremgår det, hvordan Ankestyrelsens opgjorte omkostninger til IT-

opgaver fordeler sig, og hvordan niveauet ligger sammenlignet med de øvrige

institutioner i benchmarkingen. Målt på omkostninger til IT–opgaver som procent af de

samlede årlige omkostninger ligger Ankestyrelsen overordnet set som den institution

med den næstlaveste andel med 8,4 pct. Af disse går 2,2 pct. til lønomkostninger, mens

6,2 pct. går til driftsudgifter. Tilsvarende viser Figur 7 at Ankestyrelsen også er blandt de

billigste, når omkostninger til IT-opgaver opgøres i tusinde kr. pr. årsværk. Samlet set

bruges der 62,8 tusinde kr. pr. årsværk til henholdsvis lønomkostninger og driftsudgifter

til IT-opgaver, hvoraf 16,6 tusinde kr. pr. årsværk udgøres af lønomkostninger. Samlet

set ligger Ankestyrelsens niveau under halvdelen af de mest omkostningstunge

institutioner, der sammenlignes med.

I Figur 5 er omkostninger til IT-opgaver nedbrudt mere detaljeret. Det fremgår, at

udgifter til Statens IT udgør ca. 12 mio. kr. at de samlede omkostninger på 32,4 mio. kr.

Interne lønomkostninger til IT-støtte, IT-driftsydelser samt It-konsulenter er de andre

store omkostningsposter.

Figur 6. Opgjorte omkostninger til IT-opgaver i procent af samlede årlige omkostninger

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

2,2%

0,4%

2,5%

4,8%

8,0%

4,1%

4,0%

7,1%

6,2%

12,9%

11,9%

3,9%

11,8%

8,4%

10%

12%

14%

16%

18%

Opgjorte lønomkostninger til IT-opgaver

Opgjorte driftsudgifter til IT-opgaver

Note: Opgjorte lønomkostninger og driftsudgifter til IT-udvikling og IT-drift.

Figur 5. Fordeling af Ankestyrelsens omkostninger til IT-opgaver (1000 kr.)

Udgifter til Statens IT

Løn

IT Driftsydelser

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

35.000

Ankestyrelsen

8.582

6.045

1.179

Institution 6

Institution 5

Institution 4

683

331

197

32.477

Opgjorte lønomkostninger til IT-opgaver

Opgjorte driftsudgifter til IT-opgaver

100

120

140

160

180

tusinde kr. pr. årsværk

Institution 3

Institution 2

Institution 1

28,1

38,7

70,9

43,5

29,6

62,7

34,2

124,2

95,5

16,6

46,2

59,0

143,0

Figur 7 . Opgjorte omkostninger til IT-opgaver i tusinde kr. pr. årsværk

12.077

IT udstyr i øvrigt

IT Konsulenter

WEB Driftsydelser og konsulenter

Afskrivninger alle aktiver

Kontorhold diverse

Forplejning , hotel og rejser

Gebyr fra CVT/MANAGEMENT SEE

Afdelingspulje kurser/temadage

Omkostninger i alt

3.359

Kilde: Mtid og Navision

Note: Opgjorte lønomkostninger og driftsudgifter til IT-udvikling og IT-drift.

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead (5/10)

Ankestyrelsens omkostninger til økonomi-støttefunktioner ligger nogenlunde omkring gennemsnittet blandt de syv institutioner

BENCHMARKING AF OMKOSTNINGER TIL ØKONOMIOPGAVER

På denne side fremgår det, hvordan Ankestyrelsens opgjorte omkostninger til økonomi-

opgaver fordeler sig, og hvordan niveauet ligger sammenlignet med de øvrige

institutioner i benchmarkingen. Figur 9 viser disse i procent af de samlede årlige

omkostninger, og Ankestyrelsen ligger her på et middelniveau sammenlignet med de

andre institutioner med 1,2 pct. af samlede årlige omkostninger brugt på

lønomkostninger til økonomiopgaver, og 1 pct. til driftsudgifter til økonomiopgaver. Af

Figur 10 ses det tilsvarende, at Ankestyrelsens omkostninger til økonomiopgaver i

tusinde kr. pr. årsværk ligger omkring gennemsnittet: 8,9 tusinde kr. pr. årsværk går til

lønomkostninger, og 7,4 tusinde kr. pr. årsværk går til driftsudgifter. Dette er blandt de

laveste tre blandt de syv institutioner, der sammenlignes.

En nedbrydning af Ankestyrelsens omkostninger til økonomiopgaver viser, at

størstedelen af omkostningerne går til intern løn, som udgør lidt over 4,5 mio. kr. Næst

efter følger udgifterne til lønadministration varetaget af Moderniseringsstyrelsen på ca. 3

mio. kr. Som det også fremgår af Figur 8, er de resterende udgiftsposter alle af mindre

størrelse.

Figur 9. Opgjorte omkostninger til økonomiopgaver i procent af samlede årlige omkostninger

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

1,2%

1,3%

1,1%

1,5%

0,72%

0,7%

0,5%

1,0%

1,5%

1,0%

2,5%

0,6%

1,3%

0,0%

2,0%

2,5%

3,0%

3,5%

4,0%

4,5%

Opgjorte lønomkostninger til økonomiopgaver

Opgjorte driftsudgifter til økonomiopgaver

Figur 8. Fordeling af Ankestyrelsens omkostninger til økonomi

-opgaver (1000 kr.)

Løn

Omkostninger til lønadministration, MODST

Ekstern bistand og lignende

Rejser

Konsulentydelser (ej IT)

Internt statsligt køb af varer u/moms

Kontorhold diverse

Tilskud til personaleforening/arr.

Medieudgifter

1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 7.000 8.000

4.562

3.074

227

226

Figur 10. Opgjorte omkostninger til økonomiopgaver i tusinde kr. pr. årsværk

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

8,9

10,9

7,4

21,0

12,6

12,2

13,1

7,6

5,3

5,6

13,4

20,1

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

8.322

Kursuspulje

Kantine og forplejning

Øvrige omkostninger

tusinde kr. pr. årsværk

Opgjorte lønomkostninger til økonomiopgaver

Opgjorte driftsudgifter til økonomiopgaver

Omkostninger i alt

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead (6/10)

Ankestyrelsens omkostninger til HR-støttefunktioner ligger på et relativ normalt niveau

BENCHMARKING AF OMKOSTNINGER TIL HR-OPGAVER

Ankestyrelsens opgjorte omkostninger til HR-opgaver i procent af de samlede årlige

omkostninger fremgår af Figur 12 og ligger på 1,6 pct. for lønomkostninger og 0,7 pct.

for driftsudgifter. Dette ligger nogenlunde på niveau med de andre institutioner i

benchmarkingen med undtagelse af institution 1 og 5, der i dette tilfælde udgør outliers,

fordi der formentlig ligger HR-omkostninger andre steder i institutionerne som det ikke

har været muligt at opgøre. Det samme mønster ses af Figur 13, hvor Ankestyrelsens

omkostninger til HR-opgaver i tusinde kr. pr. årsværk ligeledes ligger på samme niveau

som de andre institutioner, Der medgår 12 tusinde kr. pr. årsværk til HR-relaterede

lønomkostninger, og 5,2 tusinde kr. pr. årsværk til HR-relaterede driftsudgifter.

En nedbrydning af Ankestyrelsens omkostninger til HR-opgaver viser, at de interne

lønomkostninger på 6,2 mio. kr. udgør langt den største post inden for HR-opgaverne.

Dernæst er der omkostninger på ca. 0,8 mio. kr. til kurser og seminarer (som ligger

udover de udgifter de kompetence-udvikling, der er fordelt på medarbejdere), samt 0,6

mio. kr. til konsulent-ydelser.

Figur 12. Opgjorte omkostninger til HR-opgaver i procent af samlede årlige omkostninger

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

1,6%

1,9%

0,1%

1,3%

1,6%

0,7%

0,8%

0,5%

0,6%

0,5%

1,0%

1,5%

2,0%

2,5%

3,0%

0,0%

Opgjorte lønomkostninger til HR-opgaver

Opgjorte driftsudgifter til HR-opgaver

Figur 11. Fordeling af Ankestyrelsens omkostninger til HR-opgaver (1000 kr.)

Thousands

Løn

Kurser og seminarer

Konsulentydelser

Medieudgifter

Systemlicenser

Forplejning, hotel og rejser

Kompetencefondsmidler

Kontigenter

Bøger, tidsskr, licens

Læge, ergoterapeut

Gebyr fra CVT/MANAGEMENT

Omkostninger i alt

2.000

4.000

6.000

6.206

812

629

511

419

102

116

8.000

Figur 13. Opgjorte omkostninger til HR-opgaver i tusinde kr. pr. årsværk

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

4,7

12,0

15,6

4,0

10,8

5,2

5,7

6,4

14,6

4,2

8.905

tusinde kr. pr. årsværk

Opgjorte lønomkostninger til HR-opgaver

Opgjorte driftsudgifter til HR-opgaver

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead (7/10)

Ankestyrelsens omkostninger til tværgående HK-sekretærbistand ligger nogenlunde omkring gennemsnittet

BENCHMARKING AF OMKOSTNINGER TIL TVÆRGÅENDE HK-BISTAND

Figur 14 viser de opgjorte omkostninger til tværgående HK-bistand (sekretærlignende

bistand) i procent af de samlede årlige omkostninger. For alle institutionerne udgør

lønomkostningerne den største del; for Ankestyrelsen 1,7 pct. i lønomkostninger og 0,3

pct. i driftsomkostninger. To af de andre institutioner ligger en smule højere med

driftsudgifter på henholdsvis 1,1 pct. og 1,4 pct.. Samlet set ligger Ankestyrelsen dog

omkring gennemsnittet. Dette ses også på Figur 15, hvoraf det fremgår, at i alt 14,7

tusinde kr. pr. årsværk går til tværgående HK-bistand hos Ankestyrelsen. Institution 6 og

3 ligger væsentligt højere, mens Ankestyrelsen omkring det ligger omkring det

gennemsnitlige niveau.

Sammenligningen skal tages med forbehold, idet det er meget forskelligt, hvordan

institutionerne har tilrettelagt den tværgående HK-bistand, og hvordan de registrerer de

timer, som er anvendt til formålet. Desuden vil der ofte være en omvendt sammenhæng

mellem omfanget af tværgående HK-bistand og omfanget af tidsforbrug på

administrative opgaver hos kernemedarbejderne; jo mindre HK-bistand, desto mere

administrativt arbejde skal de selv udføre. Generelt har digitaliseringen dog medført, at

tværgående HK-bistand er faldet til relativt lave niveauer i de fleste statslige institutioner,

og derfor ikke udgør en af de store omkostningsposter længere.

Figur 14. Opgjorte omkostninger til tværgående HK-bistand i pct. af samlede årlige omk.

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

1,7%

2,3%

1,5%

0,3%

1,1%

2,0%

1,4%

1,7%

0,5%

1,0%

1,5%

2,0%

2,5%

3,0%

3,5%

4,0%

0,0%

Opgjorte lønomkostninger til tværgående HK-bistand/sekretæropgaver

Opgjorte driftsudgifter til tværgående HK-bistand/sekretæropgaver

Figur 15. Opgjorte omkostninger til tværgående HK-bistand i tusinde kr. pr. årsværk

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

12,4

17,4

12,7

12,6

18,8

16,2

2,1

9,4

tusinde kr. pr. årsværk

Opgjorte lønomkostninger til tværgående HK-bistand/sekretæropgaver

Opgjorte driftsudgifter til tværgående HK-bistand/sekretæropgaver

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead (8/10)

Ankestyrelsens omkostninger til husleje ligger lavest blandt de sammenlignede institutioner

BENCHMARKING AF OMKOSTNINGER TIL HUSLEJE

Både Figur 16 og 17 tegner et billede af, at Ankestyrelsen har et meget lavt

omkostningsniveau til husleje sammenlignet med de andre institutioner. Målt på

driftsudgifter til husleje som procent af de årlige samlede omkostninger ligger

Ankestyrelsen lavest med driftsudgifter til husleje på 4 pct. Den dyreste af

sammenlignede institutioner ligger på 16,8 pct. Målt på driftsudgifter til husleje i tusinde

kr. pr. årsværk ligger Ankestyrelsen også lavest blandt de syv institutioner. I alt bruger

Ankestyrelsen ca. 29 tusinde kr. pr. årsværk til huslejeudgifter.

Figur 16. Driftsudgifter til husleje i procent af årlige samlede omkostninger

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

4,0%

8,2%

5,1%

4,1%

16,8%

5,6%

5,2%

10%

12%

14%

16%

18%

Figur 17. Driftsudgifter til husleje i tusinde kr. pr. årsværk

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

29,0

68,1

56,3

33,0

147,9

58,7

39,1

100

120

140

160

Institution 3

Institution 2

Institution 1

tusinde kr. pr. årsværk

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead (9/10)

Ankestyrelsens omkostninger til bygningsdrift og facility management ligger relativt højt blandt de sammenlignede institutioner

BENCHMARKING AF OMKOSTNINGER TIL FACILITY MANAGEMENT

På denne side fremgår det af Figur 19, at omkostningerne til facility management som

procent af de samlede årlige omkostninger hos Ankestyrelsen ligger relativt højt i forhold

til de sammenlignede institutioner. Ankestyrelsens omkostninger til bygningsdrift,

kantine, sikkerhed og anden facility management udgør således her 4,7 pct., hvilket er

det næsthøjeste niveau blandt de syv institutioner. Tilsvarende viser Figur 20, at

Ankestyrelsen med omkostninger til facility management på 34,8 tusinde kr. pr. årsværk

ligger tredjehøjest.

Figur 19. Omkostninger til facility management i procent af samlede årlige omkostninger

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

Institution 3

Institution 2

Institution 1

1,0%

1,6%

1,1%

1,8%

4,7%

Det relativt høje niveau kan hænge sammen med, at Ankestyrelsen driver lokationer tre

forskellige steder i landet. Det bemærkes, at styrelsens fremadrettede facility

management omkostninger vil blive reduceret som følge af et nyligt gennemført

kantineudbud, der har resulteret i en fremtidig besparelse på omkring 2 mio. kr. per år.

På Figur 18 ses det, at omkostninger forbundet til kantineordning og kaffeautomater

udgør den største post efterfulgt af lønomkostninger. Under hensyn til det gennemførte

udbud, og den kommende overgang til fællesstatslige løsninger mht. facility mangament,

vurderes det, at der ikke foreligger besparelsesmuligheder udover dette på nogen af de

centrale facility management omkostninger.

4,6%

6,7%

Figur 18. Fordeling af Ankestyrelsens omkostninger til facility management (1000 kr.)

Kantine og kaffe

Løn

El, vand og varme

Bygningsdrift

IT og telefoni

Diverse kontor

Rengøringsydelser

Istandsættelse

Diverse

Post og fragt

Forplejning

Vagt og sikring

Vikarydelser

Omkostninger i alt

2500

4.585

3.209

1.935

1.623

1.445

1.374

5000

7500

10000

12500

15000

17500

Figur 20. Omkostninger til facility management i tusinde kr. pr. årsværk

Ankestyrelsen

Institution 6

Institution 5

Institution 4

756

446

419

370

352

329

17.997

Institution 3

Institution 2

Institution 1

7,1

17,2

9,4

19,9

34,8

37,1

59,2

1.152

tusinde kr. pr. årsværk

Note: Opgjorte lønomkostninger og driftsudgifter til facility management omfatter

bygningsdrift, udearealdrift, kantinedrift og anden facility management.

2. Benchmarking af udgifter og årsværk til administration og anden overhead (10/10)

Ankestyrelsens omkostninger til administration og anden overhead ligger i den lave ende sammenlignet med de andre institutioner

KONKLUSION PÅ BENCHMARKING-ANALYSE

Benchmarkingen af de opgjorte lønomkostninger og driftsudgifter til samlet

administration og overhead, IT-opgaver, økonomiopgaver, HR-opgaver og tværgående

HK-bistandsopgaver

viser,

Ankestyrelsen

generelt

har

relativt

lave

overheadomkostninger. Ankestyrelsen ligger blandt de bedste af de syv sammenlignede

institutioner mht. totale omkostninger til administration og overhead per ÅV og i den

bedste tredjedel blandt alle styrelse mht. de mere snævert afgrænsede generelle

fællesomkostninger per ÅV

De samlede omkostninger til IT-støttefunktioner målt og pct. og per årsværk ligger blandt

de laveste to ud af de i alt syv institutioner, der er blevet benchmarket. Omkostninger til

økonomi, HR og tværgående HK-støttefunktioner ligger alle på et relativt normalt niveau

i sammenligningen. Huslejeomkostningerne ligger lavest blandt de syv sammenlignede

institutioner . Det eneste punkt, hvor Ankestyrelsen ligger relativt højt sammenlignet med

de andre institutioner er omkostninger forbundet med bygningsdrift og facility anden

mangement.

Overordnet set giver benchmarkingen et billede af, at de administrative opgaver i

Ankestyrelsen varetages relativt effektivt, og at de forskellige støttefunktioner og

overheadudgifter ligger på et rimeligt niveau.

3. Opgørelse af marginale overheadomkostninger for Ankestyrelsen (1/3)

De marginale omkostninger er opgjort til 780 hhv. 626 tusinde kr. per ÅV for juridiske hhv. administrative sagsbehandlere

BEREGNING AF DEN MARGINALE OMKOSTNING VED NYANSÆTTELSER

Overheadomkostninger per ÅV kan opgøres både som en gennemsnitlig og som en

marginal overheadomkostning. I forbindelse med øget eller reduceret behov for årsværk

til kerneopgaver, fx i forbindelse med opnormeringer eller effektiviseringer, vil det være

nødvendigt at opgøre den marginale overheadomkostning, som kun medtager de

omkostninger til administration og anden overhead, der er variable, dvs. løn- og

driftsudgifter som ændrer sig, når der ansættes flere eller færre kerneårsværk.

Der findes ikke faste officielle statslige retningslinjer for hvordan overhead-omkostninger

helt præcist skal opgøres, og normen er således, at de enkelte statslige institutioner selv

tager stilling til hvad der er variable omkostninger , og skal medregnes, hhv. hvad der er

faste omkostninger, og ikke skal medregnes i marginale overheadomkostninger.

Vi har på baggrund af Ankestyrelsen data og tilgang til beregning af overhead, samt de

indkomne kommentarer, taget stilling til hvilken metode, der ud fra vores viden og

erfaringer bør anvendes, og hvad vi anser for passende at indregne i de marginale

overhead-omkostninger. Den væsentligste udfordring har knyttet sig til husleje,

bygningsdrift, og anden facility management, samt udgifter til statens it, og andre it-

udgifter, der indeholder en betydelig mængde faste komponenter. Efter en gennemgang

af tidligere erfaringer, og under hensyn til, at eksisterende leje- og driftskontrakter på

disse områder kun delvis vil blive berørt af ændret bemanding , vurderer vi, at det mest

normale er at indregne omkring 50 pct. i marginal overhead på disse udgiftsposter.

Nedenfor har vi redegjort for, hvordan den marginale omkostning ved ansættelser af

ekstra juridiske sagsbehandlere i produktionskontorer kan beregnes til ca. 780 tusinde kr.

pr. årsværk, hhv. hvordan den marginale omkostning for medarbejdere, der udfører

administrativ sagsbehandling kan beregnes til 626 tusinde kr. Sidstnævnte omfatter

medarbejdere i Administrationen, der fx udfører sagsoprettelse og betjening af kunder i

infocenter. Den overordnede beregning fremgår nedenfor, mens de enkelte delelementer

udregnes på denne og næste side. Beregningen er foretaget på baggrund af regnskabstal

for 2018.

BEREGNING AF GNS. LØNOMKOSTNING FOR JURIDISKE SAGSBEHANDLERE

Den gennemsnitlige lønomkostning for juridiske sagsbehandlere beregnes med

udgangspunkt i den andel, som hver stillingskategori har af det samlede tidsforbrug på

juridisk sagsbehandling. Andelen omregnes til omkostninger med den gennemsnitlige løn

for hver af disse stillingskategorier, jf. Tabel 2.

Af Tabellen fremgår at juridisk sagsbehandling primært udføres af fuldmægtige med en

gns.løn på ca. 540 tusinde kr. og specialkonsulenter med en gns.løn på ca. 660 tusinde

kr. Enkelte chefer og studerende har også bidraget til den juridiske sagsbehandling,

hvorfor en lille del af den gennemsnitlige chef- og studenterløn indgår i beregningen.

Tabel 2. Udregning af gennemsnitlig lønomkostning for juriske sagsbehandlere

Fuldmægtig

Andel af opgaver varetaget

af stillingskategori (pct.)

Gns. lønomkostning for

stillingskategori

Lønomkostninger for andel i

varetagelse af opgaver

Chef

Spe.konsu Chefkonsu

Studerende

lent

Total

536.413

951.081

392.175

662.731

717.725

253.017

100

421.911

6.823

7.555

11.2607

9.490

983

559.368

BEREGNING AF GNS. LØNOMKOSTNING FOR ADMINISTRATIVE SAGSBEHANDLERE

Den gennemsnitlige lønomkostning for ansatte, som udfører administrativ sagsbehandling

beregnes med ud fra samme princip for som de juridiske sagsbehandlere. Beregningen er

fremstillet i Tabellen nedenfor. Heraf fremgår at administrativ sagsbehandling primært

udføres af

HK’ere

med gns. løn på ca. 390 tusinde kr.

Tabel 3. Udregning af gennemsnitlig lønomkostning for administrativ sagsbehandling

Fuldmægtig

Andel af opgaver varetaget

af stillingskategori (pct.)

Gns. lønomkostning for

stillingskategori

Lønomkostninger for andel i

varetagelse af opgaver

536.413

Chef

951.081

2.820

392.175

373.956

Spe.konsu Chefkonsu

Studerende

lent

662.731

17.792

717.725

9.794

253.017

759

Total

100

405.121

Tabel 1. Beregning af samlede marginalomkostninger for de to personalegrupper

(kr. pr. årsværk)

Overheadomkostninger fordelt på juridiske

sagsbehandlere og administrative sagsbehandlere

Gennemsnitlig lønomkostning for hver af de to

personalegrupper

Samlet omkostning ved nyansættelser

Juridiske

sagsbehandlere

Administrativ støtte til

juridisk sagsbehandling

220.715

559.368

780.083

220.715

405.121

625.836

3. Opgørelse af marginale overheadomkostninger for Ankestyrelsen (1/3)

BEREGNING AF OVERHEADOMKOSTNINGER FORDELT PÅ JURIDISKE

SAGSBEHANDLERE OG ADMINISTRATIV STØTTE

De marginale overheadomkostninger er opgjort til 221 tusinde kr. per ÅV

–

fordelt på 434 kerneårsværk

Tabel 4. Overheadomkostninger fordelt på typer, 2018

Omkostninger

Årsværk

434

Omkostninger

pr. årsværk

128.245

5.760

24.147

62.562

220.715

Ankestyrelsens overheadomkostninger udregnes som summen af fire omkostningstyper.

A) Personaleomkostninger til støttefunktioner. B) Nettoomkostninger til barslende. C)

Lokaleomkostninger og D) Omkostninger til varer og tjenesteydelser. Det er disse fire

typer omkostninger, som forventes at være enten helt eller delvist variable.

I 2018 udgjorde personaleomkostninger til støttefunktioner ca. 56 mio. kr., lokale-

omkostningerne ca. 16 mio. kr., omkostninger til varer og tjenesteydelse ca. 33 mio. kr.,

mens nettoomkostningen til barslende udgjorde 2,5 mio. kr. jf. Tabel 4: Udregningen af

de fire poster uddybes på de kommende sider.

For at estimere de forventede omkostninger ved marginale ansættelser fordeles de

samlede overheadomkostninger på antal årsværk, som udfører kerneopgaver, herunder

juridisk

sagsbehandling,

retssager

administrativ

sagsbehandling,

analyser,

undersøgelser i relation til praksiskoordinering mv. Se omkostninger per ÅV i Tabel 4.

Overheadomkostningerne fordeles således ud på 434 kerneårsværk i Ankestyrelsen.

Som det fremgår af Tabel 5, fordeles overhead-omkostninger ikke ud på årsværk, der

arbejde i tværgående støttekontorer, og ej heller på årsværk til ledelse i

produktionskontorer, eller på barslende. Begrundelsen er, at disse tre

medarbejdergrupper og de årsværk de leverer, selv er en del af overhead-

omkostningerne, som bæres af de producerende kerneårsværk.

Hvis overhead-omkostningerne også blev fordelt ud på de 93 ÅV til ledelse og

støttefunktioner, og der dermed blev regnet med en lavere overhead på ca. 182 tusinde

kr. per ÅV, ville det betyde en udvanding af støttefunktionerne hver gang, der blev ansat

flere kerneårsværk.

Personaleomkostninger til støttefunktioner

Nettoomkostninger til barslende

Lokaleomkostninger

Omkostninger til varer og tjenesteydelser

Total

55.642.238

2.500.000

10.479.840

27.151.851

95.790.103

Tabel 5. Årsværk i Ankestyrelsen

Antal årsværk

Samlet for hele Ankestyrelsen (inkl. barslende)

Årsværk i støttekontorer

Årsværk til ledelse i produktionskontorer 1)

Årsværk til barslende i produktionskontorer

35 (samlet)

Årsværk til barslende i støttekontorer

Årsværk til fordeling af overhead

Kilde: HR-oversigt og opgavehierarki. Anm. Opgørelsen er inkl. studenter og andre med

deltidsansættelser 1) Tidsforbrug fra ”generel og faglig ledelse i produktionskontorer” i

opgavehierarkiet omregnet til årsværk. Kilde: Årsværkoversigt i opgavehierarki

562

434

Et simpelt eksempel viser dette. Hvis der blev ansat 100 flere kerneårsværk, ville der

blive medregnet 12,82 mio. kr. (55,64/434), i ekstra personaleomkostninger til støtte-

funktioner efter metode X, hvor overhead fordeles ud på de 434 ÅV, mens der kun ville

blive medregnet 10,56 mio. kr. (55,64/527) efter metode Y, hvor de også fordeles ude på

støttefunktionerne og dermed ud på 527 ÅV. Givet at støtte-årsværk i gns. koster ca. 598

tusinde kr. per ÅV, ville der for de 12,82 mio. kr. efter metode X kunne ansættes 21,4

ekstra ÅV til støttefunktioner for hver 100 ekstra kerneårsværk, mens der kun ville kunne

ansættes 17,6 ekstra ÅV til støttefunktioner for de 10,56 mio. kr. efter metode Y. Da

forholdet mellem kerne

–

og støtteårsværk herefter vil være uændret efter metode X

(434/93 = 534/114,4), mens det ændres under metode Y (434/93

≠

534/110,6), er det

metode X, der er den korrekte, eftersom den marginale overheadsats skal bevare

balancen mellem kerne- og støtteårsværk, når der ansættes flere eller færre

kerneårsværk.

3. Opgørelse af marginale overheadomkostninger for Ankestyrelsen (3/3)

De samlede variable personaleomkostninger til alle støttefunktioner (faglige og tværgående) er opgjort til ca. 56 mio. kr. per år.

PERSONALEOMKOSTINGER TIL STØTTEFUNKTIONER

Tabel 6. Omkostninger til tværgående støtte og anden administration, mio. kr., 2018

Område

ÅV

13,5

Omk. (mio. kr.)

12,4

6,0

0,6

4,6

8,6

6,2

Del A) af de marginale overheadomkostninger er personaleomkostninger til

medarbejdere

støttefunktioner,

som

understøtter

produktionskontorerne.

Lønomkostningerne til den del af Administrationens tid, som går til direkte administrativ

sagsbehandling, er ikke inkluderet, da denne indsats er en integreret del af den samlede

sagsbehandlingsproces og dermed en kerneopgave.

Personaleomkostninger til støttefunktioner udgjorde i 2018 55,6 mio. kr. Heraf udgjorde

lønomkostninger til faglig ledelse i produktionskontorer 12.4 mio. kr., mens

lønomkostninger til ansatte i støttekontorer udgjorde 43,3 mio. kr. Se Tabel 6.

De to omkostningstyper består overordnet af:

Lønomkostninger til faglig ledelse i produktionskontorer: Tidsforbrug for chefer og

souschefer i produktionskontorer, som er registeret under faglig ledelse og

koordinering.

Lønomkostninger til ansatte i støttekontorer, fx HR, Økonomi og Digitalisering. Det

gælder både tidsforbrug for chefer og medarbejdere. Medarbejderes tidsforbrug til

juridisk behandling, analyser og undersøgelser samt administrativ sagsbehandling

er ikke inkluderet heri.

Lønomkostninger til faglig ledelse i produktionskontorer

Generel ledelse og koordinering

Kompetenceudvikling af medarbejdere i støttefunktioner

Økonomi

6,5

0,9

8,6

16,0

10,7

16,6

12,3

8,2

79,8

93,3

IT (drift og udvikling)

Tværgående administration og sekretærbistand

Direktionsbetjening inkl. kommunikation og presse

Bygningsdrift

Delsum for 2

Totalsum

6,5

7,7

3,2

43,3

55,6

Figur 21 viser hvilke dele af opgavehierarkiet omkostningerne er placeret i.

Omkostninger til barslende i støttekontorer er ikke inkluderet i personaleomkostninger til

støttefunktioner, men barselsomkostninger inkluderes i stedet under pkt. D.

Omkostninger til beskikkede medlemmer og lægekonsulenter er ikke inkluderet i

styrelsens overhead, da de anses som en integreret del af sagsbehandlingen og derfor

heller ikke antages af være direkte afhængige af antallet af juridiske sagsbehandlere.

Disse omkostninger er inkluderet som omkostninger i produktionskontorerne, jf.

omkostningskortlægningen.

Figur 21 Lønomkostninger illustreret ud fra opgavehierarkiet

OMKOSTNINGER TIL MEDARBEJDERE PÅ BARSEL

Omkostningerne til medarbejdere på barsel og forældreorlov er af Ankestyrelsen opgjort

til 2,5 mio. kr. i nettoomkostninger i 2018. Det udgøres af 12,1 mio. kr. i lønomkostninger

til barslende og 9,6 mio. kr. i refusion. Barselsomkostningerne fremgår ikke af

opgavehierarkiet i Figur 21, da omkostningerne indgår som en omkostning under øvrig

drift.

3. Opgørelse af marginale overheadomkostninger for Ankestyrelsen (3/3)

De samlede variable driftsomkostninger til lokaler og indkøb af varer og tjenester og barsel er opgjort til ca. 52 mio. kr. per år

LOKALEOMKOSTNINGER + OMKOSTNINGER TIL VAREKØB OG

TJENESTEYDELSER

Vi har opgjort de øvrige driftsudgifter, som indgår i overhead jf. AST-opgørelse, på hhv.

overheadomkostninger til lokaler og overheadomkostninger til indkøb af varer og

tjenesteydelser i Tabellen nedenfor.

Tabel 8. Overheadomkostninger: 2) Overheadomkostninger til lokaler 3) Overhead-

omkostninger til indkøb af varer og tjenesteydelser

Område

Lokaleomkostninger

Bygningsdrift, vedligeholdelse og rengøring

Forbrug af vand, varme og el

Husleje

Deltotal

1.996.643

967.647

7.515.550

10.479.840

1.996.643

967.647

7.515.550

10.479.840

100 %

indregnes

50 % indregnes

Total

Opgørelsen af lokaleomkostninger samt omkostninger til varekøb og tjenesteydelser er

grundlæggende udarbejdet efter den kategorisering af variable, delvis variable og faste

driftsudgifter som Ankestyrelsen hidtil har anvendt til overheadberegninger. Metoden

indebærer at driftsomkostninger medregnes i det omfang at niveauet forventes at blive

påvirket ved ansættelse af nye medarbejdere. Se oversigten i nedenstående Tabel.

En række driftsudgifter antages således at være direkte afhængige af antal ÅV og indgår

derfor med 100 pct. i styrelsens overhead. Modsat antages visse driftsomkostninger ikke

at være afhænge af antal ÅV, og dermed helt faste, hvorfor disse udgifter ikke indgår i

beregningen af overhead. Andre driftsudgifter antages at være delvist afhængige af antal

ÅV. For disse delvis variable driftsudgifter har Ankestyrelsen hidtil antaget en variabel

andel på 80 pct., som er blevet indregnet i den marginale overheadpris. Ankestyrelsens

kategoriseringen af de enkelte driftsudgifter i regnskabet for 2018 fremgår af bilag 2.

Vi er grundlæggende enige i den kategorisering som Ankestyrelsen har foretaget af de

enkelte udgiftsposter i hhv. variable, delvis variable og faste omkostninger. Mht. hvilken

andel af de delvis variable omkostninger, der bør indregnes, vurderer vi imidlertid, at det

vil være mest retvisende, at den marginale overhead kun inkludere 50 pct. af disse

driftsudgifter, som omhandler husleje, bygningsdrift, og anden facility management, samt

udgifter til statens it, og andre it-udgifter. Der findes ikke ét rigtigt svar på, eller én fast

officiel sats for, hvad niveauet bør være, men vi begrunder de 50 pct. med følgende:

•

Udgifterne på de nævnte områder er i høj grad bundet i eksisterende leje- og driftskontrakter.

Disse kontrakter har betydelige faste komponenter, og en vis løbetid, og vil selv efter udløb kun

delvis vil blive berørt af ændret bemanding

Indkøb af varer og tjenesteydelser

Ekstern bistand og lignende

IT udgifter, ekskl. Statens IT

Statens IT

Kantine og forplejning

Kompetenceudvikling

Kontingenter og nyhedsmedier

Kontorartikler og inventar

Personalepleje

Repræsentation

Telefoni

Transport/rejser, hotel mv.

Øvrige udgifter

675.212

421.411

3.001.049

3.226.539

656.874

994.805

1.652.357

209.288

1.658.433

3.093.950

1.678.688

17.268.605

3.084.552

5.838.436

690.044

268.350

1.864

9.883.247

20.363.087

675.212

3.505.963

5.838.436

3.001.049

3.226.539

1.346.917

1.263.155

1.652.357

209.288

1.658.433

3.093.950

1.680.552

27.151.851

37.631.692

•

Det variable element i husleje er meget afhængigt af, om der er ledig lokalekapacitet til ekstra

ansatte, og selvom flere ansatte altid har en effekt på bufferkapaciteten, er det forskelligt,

hvordan flere ansatte påvirker fællesrum- og kontorplads, der begge indgår i huslejen.

Endelig vurderer vi på baggrund af vores erfaringer, at det

”normale”

niveau for marginal

overhead for statslige styrelser er mindre end den værdi, der ville resultere for Ankestyrelsen,

hvis der blev indregnet 80 pct. Vi har tidligere i afsnittet vist, at Ankestyrelsen ligger i den lave

ende mht. gennemsnitlige overhead-omkostninger. Ved at indregne 50 pct. af de nævnte

driftsudgifter i overhead, sikres det, at Ankestyrelsen ikke kommer til at ligge unaturligt højt mht.

den marginale overheadomkostning, som gøres gældende.

•

Tabel 7. Metode til indregning i samlede overheadomkostninger

Type

Afhænger direkte af antal ÅV

Afhænger delvist af antal ÅV

–

Indkøbes i klumper

Afhænger ikke af antal ÅV

Metode

100 % indregnes

50 % indregnes

Indregnes ikke

Antal finansposter

Eksempler

Barsel, rejser, kantine,

Husleje, udgifter til SIT

Renteindtægter,

konsulentydelser

Deltotal

TOTAL

4. Kortlægning af tidsforbrug i Ankestyrelsen (1/9)

Kortlægningen foretages ud fra

KORTLÆGNING AF MEDARBEJDERNES TIDSFORBRUG

Medarbejderne i Ankestyrelsens produktionskontorer bruger deres aftalte arbejdstid på

en række forskellige aktiviteter. En stor del af tiden bruges på juridisk sagsbehandling,

men der er også tidsforbrug på møder, projekter og andre aktiviteter. Endelig er der også

en del tidsforbrug, hvor medarbejderne slet ikke er tilstede i styrelsen, fordi de har ferie

eller er sygemeldt.

I det følgende sammenlignes produktionskontorernes tidsforbrug på de forskellige

aktiviteter for bl.a. at afdække hvor meget tid der bruges på styrelsens kerneopgaver og

hvor meget fravær de enkelte kontorer har.

Tidsforbruget ses i forhold til antal årsværk, som forbruget er registeret på. Det vil sige, at

analyserne viser, hvor mange timer medarbejdere bruger på de forskellige grupper set i

forhold den tid de er ansat til at levere.

Konkret sammenlignes antal årsværk i Ankestyrelsen med tidsforbrug i en række

analyser. Data er analyseret på månedsbasis i 2018 for hver medarbejder. Det betyder at

en medarbejder kun indgår med timer og årsværk for en given måned, hvis der både er

registeret timer og årsværk den givne måned. Formålet hermed er at sikre at hverken

årsværk eller tidsforbrug over/undervurderes.

Hovedparten af analyserne er udelukkede foretaget på medarbejdere i

produktionskontorer, eksklusiv studenter, souschefer og chefer. Hermed bliver fokus på

de medarbejdere, som løser styrelsens kerneopgave.

METODE TIL KORTLÆGNING

Medarbejdernes tidsforbrug analyseres ved at sammenligne tidsforbruget for de

produktgrupper, som lønomkostningerne blev inddelt efter i opgavehierarkiet, jf.

delrapporten omkostningskortlægning. Hertil er tilføjet tidsforbrug på fravær og frokost.

De fem grupper, som sammenlignes bliver på den baggrund:

Faglig

ledelse, administration og kompetenceudvikling i produktionskontorer

Juridisk

behandling, retssager, administrativ støtte og analyser/undersøgelser

Tværgående støttefunktioner og anden administration

Ferie, sygdom, orlov mv.

Frokost

HR gør i relation til analyserne opmærksom på at medarbejdere, som ikke har været

ansat hele den givne måned, fremgår med status, som den var den fjerde i måneden.

Hvis en personaleændring sker efter d. fjerde, vil den med andre ord først fremgå den

kommende måned.

KILDER

1) Timer: Registreringer i Mtid 2018. Se kategorisering i bilag 1.

2) Årsværk: HR-oversigt med de kontraktuelle månedsnorm for alle medarbejder pr.

måned i 2018.

Hver hovedgruppe kan underinddeles i en række undergrupper, fx kan

4) ferie sygdom

mv.

inddeles i ferie, sygdom, barsel osv. Den fulde gruppering af alle mtids-kategorier

fremgår af bilag 1.

Grupperne kan kombineres på forskellige måder, sådan at der fremkommer tre centrale

nøgletal:

Tabel 9. Nøgletal til analyse af medarbejderes tidsforbrug

Nøgletal

Definition

Antal registrerede Tidsforbrug som medarbejderne har registreret i M-tid. Ankestyrelsens

timer

medarbejdere er instrueret i at registrere al arbejdstid, fravær og fleks i Mtid.

Antal aktive

arbejdstimer

Antal effektive

arbejdstimer

Tidsforbrug hvor medarbejdere leverer aktivt arbejde. Alt tidsforbrug på

arbejdspladsen med undtagelse af frokost.

Tidsforbrug på kerneopgaven, som er defineret som tid til juridisk

sagsbehandling, retssager, administrativ støtte og analyser/undersøgelser.

Hovedgrupper

1+2+3+4+5

‘

1+2+3

4. Kortlægning af tidsforbrug i Ankestyrelsen (2/9)

Der er betydelige forskelle på både antal aktive og effektive timer mellem produktionskontorerne

MEDARBEJDERNES TIDSFORBRUG 2018

–

SIDE 20 OG 21

Tabellerne på de følgende

produktionskontorerne i 2018.

sider

viser

fordelingen

tidsforbruget

Figur 22. Aktive timer pr. kontor, justeret for barsel

Børn & Familie 3

Børn & Familie 1

Beskæftigelse 1

Børn & Familie 4

Arbejdsskade 3

Beskæftigelse 3

Social 3

Arbejdsskade 1

Social 2

Gennemsnit

Beskæftigelse 2

Social 1

Arbejdsskade 2

Social 4

Børn & Familie 2

Psykolognævnet og…

Forvalt.- og Sektortilsynet

Kommunalret

1.573

1.552

1.537

1.525

1.522

1.511

1.505

1.504

1.499

1.489

1.486

1.484

1.470

1.442

1.425

1.389

1.388

1.338

Det fremgår af Tabel 10 på side 20, at medarbejderne produktionskontorerne i 2018

gennemsnitligt registerede1.899 timer i Mtid. Heraf var 1.407 aktive timer, hvor

medarbejderne udførte arbejde, og 1.327 effektive timer, hvor medarbejderne arbejdede

med juridisk behandling el.lign. Disse nøgletal fremgår også af benchmarkingen ovenfor,

hvor niveauet sammenlignes med andre institutioner.

Tidsforbruget til frokost varierer mellem kontorerne, fordi medarbejdere ikke registrerer

frokost, når de er fraværende, fx Beskæftigelse 1 mindst fravær og dermed flest timer på

frokost. Produktionskontorerne har naturligt nok meget begrænset tidsforbrug på

støttefunktioner og anden administration. Social 1 har dog 20 timer pr. årsværk, hvilket

kan henføres til implementeringen af Public 360 i 2018.

I Tabel 11 på side 21 er tidsforbruget yderligere nedbrudt på underkategorier. Det

fremgår bl.a. at medarbejderne gennemsnitligt leverer 1.192 timer på specifikt juridisk

sagsbehandling. Derudover fremgår det også, hvordan tidsforbruget til barsel varierede

fra 0 timer pr. årsværk i Kommunalret til hele 388 timer pr. årsværk i Børn & Familie 3.

1.200

Kilde og bemærkninger: Se Tabel 12

1.300

1.400

1.500

1.600

TIDSFORBUG HVOR ÅRSVÆRK ER NEDJUSTERET FOR KONTORER MED BARSEL

–

SIDE 22 og 23

Antal årsværk for kontorer med barsel er nedjusteret på side 23 og 24 med det formål at

tage højde for Ankestyrelsens relativt store andel barslende og gøre tidsforbruget

sammenligneligt mellem kontorer. Se Tabelnoter for fremgangsmåde.

Ved justering for barsel stiger antal aktive timer til gennemsnitligt 1.489, jf. Tabel 12 på

side 22. I Figur 22 til højre sammenlignes antal aktive timer mellem

produktionskontoerne. Børn og Familie 1 har flest aktive timer, når der justeret for barsel

(1.573 timer), mens Kommunalret har færrest (1.338 timer). Der er således en difference

på hele 235 timer mellem de to kontorer.

Antal effektive timer stiger ved barselsjustering til gennemsnitligt 1.404 timer, jf. Tabel 12

på side 22. I Figur 23 til højre sammenlignes antal effektive timer for

produktionskontorerne. Billedet er nogenlunde det samme som ved de aktive timer.

Kommunalret har færrest effektive timer (1.231), mens Børn og Familie 1 har 243 flere

effektive timer (1.473 timer).

I Tabel 13 på side 23 er tidsforbruget igen brudt ned på underkategorier, sådan at

tidsforbruget kan sammenlignes i en udgave, hvor der er justeret for barsel.

Figur 23. Effektive timer pr. kontor, justeret for barsel

Børn & Familie 1

Arbejdsskade 3

Beskæftigelse 3

Beskæftigelse 2

Beskæftigelse 1

Social 2

Social 3

Børn & Familie 3

Arbejdsskade 1

Børn & Familie 4

Gennemsnit

Arbejdsskade 2

Social 1

Social 4

Børn & Familie 2

Forvalt.- og Sektortilsynet

Psyk. og Ligbh.nævnet

Kommunalret

1.473

1.453

1.451

1.443

1.439

1.426

1.424

1.422

1.420

1.418

1.404

1.379

1.361

1.339

1.335

1.312

1.260

1.231

1.100

Kilde og bemærkninger: Se Tabel 12

1.200

1.300

1.400

1.500

4. Kortlægning af tidsforbrug i Ankestyrelsen (3/9)

Medarbejderne i produktionskontorerne leverer i gennemsnit 1.407 aktive timer og 1.327 effektive faglige timer per ÅV

Tabel 10. Antal timer pr. årsværk for produktionskontorer fordelt på Mtids-kategoriseringer.

Ansatte

1) Faglig

ledelse,

administration

kompetenceudvi

kling i

produktionskont

orer

114

104

116

Timer pr. årsværk

Kontor

Måne

dsvær

Årsv

ærk

2) Ferie,

sygdom, orlov

mv.

537

522

422

295

419

579

4) Juridisk

behandling,

retssager,

administrativ 5) Tværgående

støtte og støttefunktioner

analyser/unders

og anden

øgelser administration

3) Frokost

1.125

1.212

1.229

1.443

1.280

1.132

Total

(1+2+3+4+5)

1.859

1.890

1.847

1.893

1.865

1.902

Antal aktive

timer

(1+4+5)

1.240

1.282

1.336

1.520

1.367

1.253

Psykolognævnet og Ligebehandlingsnævnet

Forvaltnings- og Sektortilsynet

Kommunalret

Børn & Familie 1

Børn & Familie 2

Børn & Familie 3

142

124

284

325

5,7

11,8

10,3

23,6

27,1

3,2

Børn & Familie 4

Beskæftigelse 1

Beskæftigelse 2

Beskæftigelse 3

Social 1

Social 2

Social 3

Social 4

Arbejdsskade 1

Arbejdsskade 2

Arbejdsskade 3

Total for ansatte / gns. for timer pr. årsværk

246

306

299

384

369

358

365

290

322

4356

20,5

25,5

24,9

32,0

30,8

29,9

3,9

30,4

24,1

26,9

363,0

100

350

356

300

381

380

415

337

346

487

508

475

402

117

1.355

1.368

1.425

1.377

1.327

1.334

1.399

1.336

1.297

1.218

1.273

1.327

1.897

1.913

1.885

1.911

1.922

1.907

1.911

1.882

1.944

1.893

1.897

1.899

1.457

1.461

1.468

1.434

1.447

1.402

1.478

1.438

1.374

1.298

1.333

1.407

Opgørelsen er eksklusiv chefer, souschefer, studenter mv. Der er kun inkluderet timer fra de ansatte, som har kunnet identificeres med en månedsnorm i Ankestyrelsens medarbejderoversigt, dvs. at det samlede

timeantal er lavere end i andre analyser. 1) Børn & Familie 3 blev nedlagt pr. 1. februar 2018 2) Social 4 blev oprettet pr. 1. oktober 2018. Stillingskategorier som er udeladt: Chef, souschef, student, flexjob og elever

4. Kortlægning af tidsforbrug i Ankestyrelsen (4/9)

Medarbejderne i produktionskontorerne leverer i gennemsnit 1.192 timer per ÅV på juridisk sagsbehandling

Tabel 11. Antal timer pr. årsværk for produktionskontorer fordelt på Mtids-kategoriseringer

Faglig ledelse,

administration og

kompetenceudvikling i

prod.kontorer

Admini

stratio Genere

n og

l og

andre faglig

uspecifi ledelse Kompe

tenceu

cerede og

aktivite koordin dviklin

ter i

ering i g i

prod.k prod.k prod.k Anden

ontorer ontorer ontorer orlov

108

111

Ferie, sygdom, orlov mv.

Juridisk behandling, retssager,

administrativ støtte og

analyser/undersøgelser

Frokost

Tværgående støttefunktioner og anden administration

Kontor

Psykolognævnet og

Ligebehandlingsnævnet

Forvaltnings- og

Sektortilsynet

Kommunalret

Børn & Familie 1

Børn & Familie 2

Børn & Familie 3

Børn & Familie 4

Beskæftigelse 1

Beskæftigelse 2

Beskæftigelse 3

Social 1

Social 2

Social 3

Social 4

Arbejdsskade 1

Arbejdsskade 2

Arbejdsskade 3

Total for ansatte / gns.

for timer pr. årsværk

Barns Barsel,

sygdom inkl.

relater

omsorg et

sdage sygdom Ferie

200

144

388

123

168

222

236

105

208

234

225

186

221

122

164

187

209

199

235

174

192

135

188

191

160

194

Genere

ledelse

Sygdo

Analys Juridisk

Admini er og sagsbe

Direkti og

strativ unders handlin Retssag Bygnin onsbetj koordin

lægebe Særlige

dage Frokost støtte øgelser g

gsdrift ening ering HR

søg

106

102

148

149

117

121

242

123

118

143

1.110

1.197

1.211

940

1.160

890

986

1.308

1.357

1.313

1.208

1.191

1.335

1.312

1.007

1.202

1.268

1.192

438

245

228

Tværgå

ende

HK-

Økono

støtte mi

Total

1.859

1.890

1.849

1.893

1.865

1.902

1.897

1.913

1.885

1.911

1.922

1.907

1.911

1.882

1.944

1.893

1.897

1.899

lavere end i andre analyser. 1) Børn & Familie 3 blev nedlagt pr. 1. februar 2018 2) Social 4 blev oprettet pr. 1. oktober 2018. Stillingskategorier som er udeladt: Chef, souschef, student, flexjob og elever

4. Kortlægning af tidsforbrug i Ankestyrelsen (5/9)

Når der justeres for barsel leverer produktionskontorerne i gennemsnit 1.489 aktive timer og 1.404 effektive faglige timer per ÅV

Tabel 12. Antal timer pr. årsværk for produktionskontorer fordelt på Mtids-kategoriseringer, justeret for barsel.

Ansatte

1) Faglig

Årsv

ledelse,

ærk

administration

justr

et for

kompetenceudv

bars

ikling i

produktionskont

orer

5,1

10,9

10,3

23,2

26,0

2,5

19,6

24,2

24,6

30,4

31,2

28,8

29,3

3,9

27,8

21,3

23,5

342,9

128

104

145

102

Timer pr. årsværk

Kontor

Måne

dsvæ

Årsv

ærk

2) Ferie,

sygdom, orlov

mv., ekskl.

barsel

377

409

422

262

357

241

278

275

280

299

340

312

308

342

349

324

273

314

4) Juridisk

behandling,

retssager,

administrativ 5) Tværgående

støtte og støttefunktioner

og anden

analyser/unders

Total

3) Frokost

øgelser administration

(1+2+3+4+5)

101

118

101

102

1.260

1.312

1.231

1.473

1.335

1.422

1.418

1.439

1.443

1.451

1.361

1.426

1.424

1.339

1.420

1.379

1.453

1.404

1.859

1.890

1.849

1.893

1.865

1.902

1.897

1.913

1.885

1.911

1.922

1.907

1.911

1.882

1.944

1.893

1.897

1.899

Antal aktive

timer

(1+4+5)

1.389

1.388

1.338

1.552

1.425

1.573

1.525

1.537

1.486

1.511

1.484

1.499

1.505

1.442

1.504

1.470

1.522

1.489

Psykolognævnet og Ligebehandlingsnævnet

Forvaltnings- og Sektortilsynet

Kommunalret

Børn & Familie 1

Børn & Familie 2

Børn & Familie 3

Børn & Familie 4

Beskæftigelse 1

Beskæftigelse 2

Beskæftigelse 3

Social 1

Social 2

Social 3

Social 4

Arbejdsskade 1

Arbejdsskade 2

Arbejdsskade 3

Total for ansatte / gns. for timer pr. årsværk

142

124

284

325

246

306

299

384

369

358

365

290

322

4356

5,7

11,8

10,3

23,6

27,1

3,2

20,5

25,5

24,9

32,0

30,8

29,9

3,9

30,4

24,1

26,9

363,0

Metode: Antal årsværk er justeret for barsel ved at nedjustere antal årsværk med den andel som timer under kategorien barsel mv. udgør af det samlede antal timer. Timeforbruget på barsel fremgår derfor heller ikke

af Tabellen.

Anm. Opgørelsen er eksklusiv chefer, souschefer, studenter mv. Der er kun inkluderet timer fra de ansatte, som har kunnet identificeres med en månedsnorm i Ankestyrelsens medarbejderoversigt, dvs. at det

samlede timeantal er lavere end i andre analyser. 1) Børn & Familie 3 blev nedlagt pr. 1. februar 2018 2) Social 4 blev oprettet pr. 1. oktober 2018.

4. Kortlægning af tidsforbrug i Ankestyrelsen (6/9)

Når der justeres for barsel leverer produktionskontorerne i gennemsnit 1.192 timer per ÅV på juridisk sagsbehandling

Tabel 13. Antal timer pr. årsværk for produktionskontorer fordelt på Mtids-kategoriseringer, ekskl. chefer, souschefer, studenter mv.

Faglig ledelse,

administration og

Juridisk behandling, retssager,

kompetenceudvikling i

administrativ støtte og

prod.kontorer

Ferie, sygdom, orlov mv.

Frokost

analyser/undersøgelser

Tværgående støttefunktioner og anden administration

Admini

stratio Genere

n og

l og

andre faglig

Barns

uspecifi ledelse Kompe

Genere

sygdom

cerede og

Barsel,

tenceu

aktivite koordin dviklin

inkl.

Sygdo

Analys Juridisk

ledelse

Tværgå

omsorg

ter i

relater

ering i g i

ende

Admini er og sagsbe

Direkti og

sdage

prod.k prod.k prod.k Anden

lægebe Særlige

HK-

strativ unders handlin Retssag Bygnin onsbetj koordin

Økono

ontorer ontorer ontorer orlov

sygdom Ferie søg

dage Frokost støtte øgelser g

gsdrift ening ering HR

støtte mi

Total

Kontor

Psykolognævnet og

Ligebehandlingsnævnet

108

208

106

0 1.110

1.859

Forvaltnings- og

Sektortilsynet

234

102

15 1.197

1.890

Kommunalret

Børn & Familie 1

Børn & Familie 2

Børn & Familie 3

Børn & Familie 4

Beskæftigelse 1

Beskæftigelse 2

Beskæftigelse 3

Social 1

Social 2

Social 3

Social 4

Arbejdsskade 1

Arbejdsskade 2

Arbejdsskade 3

Total for ansatte / gns.

for timer pr. årsværk

111

225

186

221

122

164

187

209

199

235

174

192

135

188

191

160

194

148

149

117

121

242

123

118

143

1.211

940

1.160

890

986

1.308

1.357

1.313

1.208

1.191

1.335

1.312

1.007

1.202

1.268

1.192

448

258

252

1.849

1.893

1.865

1.902

1.897

1.913

1.885

1.911

1.922

1.907

1.911

1.882

1.944

1.893

1.897

1.899

af Tabellen.

samlede timeantal er lavere end i andre analyser. 1) Børn & Familie 3 blev nedlagt pr. 1. februar 2018 2) Social 4 blev oprettet pr. 1. oktober 2018.

4. Kortlægning af tidsforbrug i Ankestyrelsen (7/9)

Der er en betydelig spredning i hvor mange effektive faglige timer medarbejderne leverer

SPREDNING I MEDARBEJDERNES TIDSFORBUG TIL JURIDISK SAGSBEHANDLING

Nøgletallet antal effektive arbejdstimer, operationaliseret ved antal timer på juridisk

sagsbehandling mv. giver en indikation af hvor meget tid, som medarbejderne kan levere

på styrelsens kerneopgaver.

Som det fremgår af Figur 24 er der stor spredning i antal effektive arbejdstimer pr.

årsværk. Det gennemsnitlige antal er 1327 timer, som det også fremgik af Tabellen på

side 21, men en del medarbejdere leverer væsentligt færre timer, mens en mange

medarbejdere også leverer flere timer. En del af spredningen skyldes forskelle i

medarbejdernes fravær, hvor mange medarbejdere, som tidligere nævnt, har et

væsentligt tidsforbrug på barsel mv.

I Figur 25 er spredningen således illustreret uden medarbejdere, som har været på barsel

mv. i løbet af 2018. Gennemsnittet er 1.406 timer pr. årsværk. Det fremgår klart at

spredningen for denne gruppe er mindre end for gruppen, hvor de barslende er

inkluderet, men at der dog stadig er en høj spredning i antallet af effektive arbejdstimer,

når de barslende er sorteret fra.

De medarbejdere, som har arbejdet flest effektive timer, har generelt arbejdet mange

timer og flere har også haft merarbejde. De har således ikke umiddelbart nedprioriteret

andre aktiviteter, men bare lagt flere timer i styrelsen.

For de medarbejdere, som har leveret færrest effektive timer, gælder at de generelt har

registeret mange timer på Mtidskategorien til uspecificerede aktiviteter,

Anden aktivitet.

Det vanskeliggør yderligere analyser af de potentielle udfordringer i den lave andel

effektive timer hos disse medarbejdere. Det gælder også for medarbejdere med relativt

får effektive timer, at de har en større antal sygetimer sammenlignet med dem der har

leveret flest timer. Eventuelle tendenser i de ansattes stillingskategori i forhold til antallet

af effektive arbejdstimer analyseres senere i afsnittet.

Figur 24. Antal effektive faglige timer pr. årsværk for medarbejdere i produktionskontorer,

2018

2000

1800

1600

1400

Gennemsnit: 1.327 timer

1200

1000

800

600

400

200

Anm. Figuren indeholder 460 ansatte Der er kun inkluderet timer fra de ansatte, som har kunnet

identificeres med en månedsnorm i Ankestyrelsens medarbejderoversigt, dvs. at det samlede timeantal er

lavere end i andre analyser. Stillingskategorier som er udeladt: Chef, souschef, student, flexjob og elever

Figur 25. Antal effektive faglige timer for medarbejdere i produktionskontorer, barslende

ekskluderet, 2018

2000

1800

1600

1400

1200

1000

800

600

400

200

Anm. Figuren indeholder 386 ansatte 74 medarbejdere som har haft registeret tid på barsel mv. i løbet af

2018 er udeladt. Der er kun inkluderet timer fra de ansatte, som har kunnet identificeres med en

månedsnorm i Ankestyrelsens medarbejderoversigt, dvs. at det samlede timeantal er lavere end i andre

analyser. Stillingskategorier som er udeladt: Chef, souschef, student, flexjob og elever

Gennemsnit: 1.406 timer

4. Kortlægning af tidsforbrug i Ankestyrelsen (8/9)

På tværs af hele styrelsens registreres der i gennemsnit knap 1.915 timer per ÅV, og der arbejdes 57 timer udover timenorm per ÅV

NEDBRYDNING AF NORMERET ARBEJDSTID

Den normerede arbejdstid pr. fuldtidsårsværk (1924 timer) nedbrydes på underliggende

kategorier for at vise hvad

ét årsværk

går til.

Udover registeret og aktiv arbejdstid, jf. forrige slides, udgør timer på hverdage, hvor

medarbejderne ikke registrerer timer i M-tid, en del af de 1924 timer. I 2018 var der 7

helligdage på hverdage, hvor Ankestyrelsens medarbejdere ikke registrerede tid. Det

svarer til 67 timer pr. årsværk.

Figur 26. Nedbrydning af registrerede timer for juridiske sagsbehandlere i prod.kontorer,

2018

2000

1900

1800

1924

1899

194

1700

1600

1500

1400

1300

1200

1100

1000

105

1407

Differencen mellem de registrerede timer og den normerede arbejdstid eksklusiv

helligdagstimer, er arbejdstid ud over norm. Dvs. den arbejdstid, som medarbejderne

registrerer, som er ud over deres årlige norm. Det kan fx være merarbejde.

I Figur 26 er nedbrydningen fremstillet for juridiske sagsbehandlere i produktionskontorer.

Denne afgrænsning svarer til de forrige slides. I Figur 27 er nedbrydningen fremstillet for

alle ansatte i Ankestyrelsen dvs. også støttekontorer og chefer. Dog fortsat eksklusiv

studenter, elever og medarbejdere på flexjob.

De to figurer fortæller overordnet set den samme historie. Ankestyrelsens medarbejdere

arbejder en smule ud over arbejdsnormen pr. årsværk, gennemsnitligt 42 timer pr. år for

juridiske sagsbehandlere og gennemsnitligt 57 timer for alle ansatte. Forskellen skyldes i

særlig grad at støttekontoret Ledelse og Økonomi har flest aktive arbejdstimer pr. årsværk

i 2018. Begge figurer illustrerer også tydeligt, at tidsforbruget på barsel mv. udfør en stor

del af fraværet. Det er bl.a. større end tidsforbruget på hhv. sygdom og frokost.

Figur 27. Nedbrydning af registrerede timer for alle ansatte i prod.kontorer, 2018

2000

1900

1800

1700

1600

1500

1400

1300

1200

1100

1000

1428

1924

1915

199

SAMMENLIGNING MELLEM STILLINGSKATEGORIER

De forskellige stillingskategoriers tidsforbrug sammenlignes i figurerne på side 27. Det

gælder antal aktive arbejdstimer, timer til juridisk sagsbehandling, arbejdstimer udover

norm og fraværstimer. Figurerne har samme afgrænsning som Figur 27: Medarbejdere i

både fag- og støttekontorer, eksklusiv studenter, elever og medarbejdere på flexjob.

Det fremgår bl.a. af figurerne at souschefer og i særlig grad chefer har markant flere

arbejdstimer end de resterende stillingskategorier. For eksempel arbejder chefer

gennemsnitligt 284 timer mere end fuldmægtige om året.

HK’er

og kantinemedarbejdere

har ifølge Figur 29 9 færre timer end normen. Det er dog uklart om resultatet er et resultat

af de mindre usikkerheder ved årsværksoversigten, som blev beskrevet tidligere.

4. Kortlægning af tidsforbrug i Ankestyrelsen (9/9)

Cheferne har markant flere aktive arbejdstimer og arbejder markant mere udover norm end de øvrige personalegrupper

Figur 28. Antal aktive arbejdstimer pr. stillingskategori

Figur 30. Antal timer til juridisk behandling mv. pr. stillingskategori

Chefer

Souschefer

Special- og chefkonsulenter

Fuldmægtige + tjenestemænd

HK'er + Kantinemedarbejdere

Gennemsnit

200

400

600

1440

1758

1648

Chefer

Souschefer

Special- og chefkonsulenter

Fuldmægtige + tjenestemænd

HK'er + Kantinemedarbejdere

Gennemsnit

200

271

403

1076

1398

1381

1428

800 1000 1200 1400 1600 1800 2000

1269

896

1109

400

600

800

1000

1200

1400

Figur 29. Antal arbejdstimer udover norm pr. stillingskategori

Figur 31. Antal fraværstimer pr. stillingskategori

Chefer

Souschefer

Special- og chefkonsulenter

Fuldmægtige + tjenestemænd

HK'er + Kantinemedarbejdere

Gennemsnit

-50

-9

100

150

200

250

300

152

211

304

Chefer

Souschefer

Special- og chefkonsulenter

Fuldmægtige + tjenestemænd

HK'er + Kantinemedarbejdere

Gennemsnit

345

403

459

356

392

383

100

150

200

250

300

350

400

450

500

350

Bilag 1. Kategorisering af Mtids-registreringer

Overkategori Kategori

Faglig ledelse, Administration og

administration og andre uspecificerede

kompetenceudvi aktiviteter i

kling i

produktionskontorer

produktionskonto

rer

Mtidsregistrering

Timer

2018

35.544

10.501

5.000

3.743

21.864

5.978

9.349

1.836

3.449

2.970

1.675

2.232

839

235

255

1.444

1.798

7.536

47.214

11.956

5.946

2.096

474

2.193

2.610

204

3.292

125

268

1.762

8.158

200

1.451

4.548

3.797

787

531

3.596

5.010

392

2.191

666

5.541

15.549

365

2.551

4.395

Overkategori Kategori

Forsat: Juridisk Juridisk

sagsbehandling

behandling,

retssager,

administrativ

støtte og

analyser/undersø

gelser

Mtids-registering

11109-Forvaltningsret

11118-Adoption

40106-Tilsyn adoption

45101-Adoptionsnævnet

50611-Vejledning - tilsyn

50613-Tilsyn

50619-Andet - Tilsyn

50708-Lånedispensationer

11110-Bidrag og inddrivelse

11111-Faderskab

11112-Forældremyndighed og barnets bopæl

11113-Samvær, anden kontakt, børnesagsk Rådgv, konfliktm

11114-Ægteskab

11115-International vielse og skilsmisse

11117-Navneret

11120-Serviceloven - anbringelser mm

11121-Serviceloven - hjælpemidler, tilbud

11123-Andre love - tidligere nævnsområder

11124-Dagtilbudsloven

11125-Serviceloven - Underretninger

11129-Familieydelseslovgivningen - Udbetaling DK

11130-Lov om almene boliger

11131-Boligstøtteloven

11132-Tolkning - hørehandicap

11133-Sygedagpengeloven

11134-Barselsdagpengeloven - Udbetaling DK

11135-Lov om social tilsyn

11136-Lov om højeste, mellemste førtidspension m.fl.

11137-Lov om social pension

11138-Lov om social pension - Udbetaling DK

11139-Lov om social pension udland - Udbetaling DK

11140-Lov om aktiv socialpolitik

11141-Lov om aktiv beskæftigelsesindsats

11142-Lov om fleksydelse

11143-Lov om arbejdsløshedsforsikring

11144-Diverse love vedr. beskæftigelse

11145-Lov om godtg og tilskud til befordr. ved deltag..

11146-Lov om arb.giv. pligt til at underrette lønmodt..

11147-Ferieloven

11148-Lovvalg, EU, EØS, m.v.

45102-Arbejdsmiljøklagenævnet

45104-Klagenævnet for Specialundervisning

45105-Ligebehandlingsnævnet

45106-Psykolognævnet

45107-Ankenævnet for Statens Uddannelsesstøtte

50614-Aktindsigt, Ofentlighedsloven

50702-samtykke til salg af fast ejendom (udbudsbekendtgø

50703-Klage over udbud af fast ejendom (udbudsbekendtgør

50704-Lånebekendtgørelsen

50705-Kommunale fællesskaber

50706-Årsregnskaber og delberetninger

50707-Styrelsesvedtægter

50709-Godkendelse af revision

50710-Øvrig styrelseslov/regionslov

50711-Kommunalfuldmagt/myndighedsfuldmagt

50712-Øvrig kommunalret

50713-Tilsyn med aktindsigt - forvaltningsloven

50714-Inhabilitet

50715-Øvrig forvaltningsret

50716-Affaldslovgivningen

50717-Bolig

50718-Bygge- og planlovgivning

50719-Miljølovgivning

50720-Skole og institution

50721-Social og beskæftigelse

50722-Sundhed

50723-Øvrig sektorlov

99999-Mellemkommunal

15101-Øvrige arbejdsskade sager

15102-"fast track" arbejdsskade sager

15104-Arbejdsskadesager, genopt. ulovbestemt grundlag

Timer

2018

5.365

7.441

5.892

1.984

175

1.468

4.219

8.525

2.289

4.746

374

576

690

26.508

73.854

274

1.043

10.427

5.917

804

11.513

31.449

1.500

2.065

413

10.231

5.992

677

55.588

13.978

131

4.613

2.187

139

520

456

4.328

7.121

4.771

4.335

5.426

6.540

303

125

211

1.244

478

399

1.980

251

256

437

485

153

414

447

1.169

439

1.460

136

1.385

4.985

80.168

13.241

1.939

Overkategori

Kategori

Mtids-registering

60201-Foto

60202-Kantine

60203-Post

60204-Reception

60208-Service

60401-Direktionsbetjening

60101-Generel ledelse

60102-HR

11211-ESDH projekt

15211-ESDH projekt

60601-Digi-guider

60602-Digi - fagsupport

60810-Digitaliseringsprojekter

60811-ESDH projekt

60812-IT sikkerhed

Timer

2018

1.557

3.346

119

3.292

4.205

18.855

11.165

16.280

963

120

1.545

4.618

9.524

4.245

2.712

2.838

2.898

10.228

2.943

1.906

3.735

2.968

688

16.912

13.596

7.327

15.158

1.357

237

83.894

12.259

11.101

1.944

27.249

884

2.357

3.816

1.253

1.778

7.423

666

1.298

23.779

7.271

2.162

1.867

2.405

11.671

231

3.787

109

18.980

6.220

369

11203-Anden aktivitet

15203-Anden aktivitet

45203-Anden aktivitet

50203-Anden aktivitet

60702-Anden aktivitet

40203-Andet

Generel og faglig

11206-Faglig ledelse

ledelse og

15206-Faglig ledelse

koordinering i

40206-Faglig ledelse

produktionskontorer

45206-Faglig ledelse

50206-Faglig Ledelse

Kompetenceudvikling 11205-Kompetenceudvikling

i produktionskontorer 15205-Kompetenceudvikling

40205-Kompetenceudvikling

45205-Kompetenceudvikling

50205-Kompetenceudvikling

60704-Kompetenceudvikling

9604-Extern undervisning, Djøf-overenskomst

9605-Elever på skole

Juridisk

Administrativ støtte 60206-Infocenter

behandling,

60301-Bevillingsfinansieret område

retssager,

60302-Gebyrfinansieret område - arbejdsskade

administrativ

60303-Nævn

støtte og

11150-PAS

analyser/unders Analyser og

undersøgelser

11151-DAK

øgelser

11160-mTid til folketingsvalg

11184-Principsager - Bevillingsstyret

11185-Temamødesager

11186-Kvalitetsmåling

11201-Udviklingsopgaver

15107-Vejledning og møder med underinstanser og

interessenter

15109-Høringer

15111-Indtægtsdækkede kurser/undervisning

15112-Ikke-indtægtsdækkede kurser/undervisning

15184-Principsager - gebyrfinansieret

15186-Kvalitetsmåling

15201-Udviklingsopgaver

30101-Undersøgelser

40101-Retlige vejledninger (undt. høringer)

40102-Juridisk hotline

40104-Praksisundersøgelser

40107-Vejledning og møder med underinstanser og

interessenter

40108-Læringsaktiviteter

40109-Høringer

40110-Task force på børneområdet (ikke sagsbehandling)

40111-Indtægtsdækkede kurser/undervisning

40112-Ikke-indtægtsdækkede undervisning

40201-Udviklingsopgaver

45201-Udviklingsopgaver

60404-Høringer

70190-01-Taskforce på handicapområdet

Retssager

11187-Rettergangsfuldmægtige

11188-Retssager (ikke nævn)

15187-Rettergangsfuldmægtige

15188-Retssager

Tværgående

Bygningsdrift

støttefunktioner og anden

administration

Direktionsbetjening

Generel ledelse og

koordinering

Tværgående HK-støtte

Økonomi

Ferie, sygdom, orlov mv. Anden orlov

Barns sygdom +

omsorgsdage

60207-Registrering og akivering

60403-Statistik

60502-Økonomi drift

9013-Orlov uden løn

9608-Tjenestefrihed uden løn

9201-Omsorgsdage (børn) ny ordning

9202-Omsorgsdage (børn) gammel

ordning

9511-Barns 1. sygedag

9512-Barns 2. sygedag

9520-Barselsorlov med løn

9522-Forældreorlov med løn

9524-Graviditetsorlov

9525-Forældreorlov uden løn

9531-Fædreorlov med løn

Barsel, inkl. relateret

sygdom

Ferie

9602-Graviditetsundersøgelser

9010-Ferie med løn

9011-Ferie uden løn

9012-Særlige feriedage

9526-Overført Ferie med løn

9501-Egen Sygdom

9502-Egen sygdom, § 56

9505-Delvis sygemelding i form af

nedsat tid

9521-Graviditetsbetinget sygdom

9601-Læge- og tandlægebesøg

9014-Cheffridag

9015-Konsulentfridage

9016-Betalte fridage til nyuddannede

9603-Godkendt tjenestefri

11204-Frokost

15204-Frokost

40204-Frokost

45204-Frokost

50204-Frokost

60703-Frokost

9002-Afspadsering

9509-Arbejdsskade

9523-Fritstillet

9997-Afvikling af gammel fleks

9998-Fleksfri - hele dage

AA0101-- heraf Over/merarbejde + 50%

AA0106-Ulempetillæg +25% (efter

17+lø,søn,hel)

Sygdom + lægebesøg

Særlige dage

Frokost

Medtages ikke -

afspadsering, flex mv

Medtages ikke -

afspadsering, flex mv

Bilag 2. Øvrige driftsudgifter inkluderet i overheadomkostninger

Kategori, niv 1

Kategori, niv 2

Finanskonto

Regnskab

Afhænge Indkøbes Afhænge 2018

r direkte i

r ikke af

af antal klumper antal ÅV

ÅV

46.409

628.804

120.893

6.048.212

421.411

-471.000

-1.840.114

-27.855

4.357

7.156

390.649

369.995

159.846

214.699

46.895

70.283

311.576

116.930

3.240.097

757.890

40.292

664.667

673.272

96.887

584.096

137.407

886.713

183.496

1.380.087

85.083

571.791

688.049

60.757

215.476

9.990

64.913

87.039

94.048

311.235

24.581

2.269

378

1.161.130

179.430

192.360

92.209

1.693

198.817

8.778

11.676.873

18.307

1.640.126

488

138.030

236.000

2.101.448

109.723

137.699

83.762

800

286.000

-3.138

-84.300

-32.475

-22.600

46.189

1.148

1.772.858

660

-136.455

14.159

124.450

1.921

10.727.460

845.000

3.458.641

Lokaleomkostninger

Forbrug af vand, varme og el

225552 - Elektricitet

225553 - Vand

225554 - Varme

225556 - El, Aalborg

225557 - Vand, Aalborg

225558 - Varme, Aalborg

227039 - Reparation & Vedligehold (Aalborg)

227060 - Flytning

227061 - Rengøringsydelser

227062 - Vask og leje af tekstil

227063 - Renovation

228065 - Istandsættelse af lokaler

223050 - Bygningsdrift-vedligehold

118003 - Deltagerbetaling kurser mv.FAM

118004 - Deltagerbetal. Faglige kurser

131100 - Psykolognævnet

131101 - Opkræv. administrationsbidrag

171101 - Internt statsligt køb af varer m/moms

171102 - Internt statsligt køb af varer u/moms

171504 - Udgifter til SAM og MODST.

180500 - Lønbidrag vedr. tværmin. ordn.

180701 - Fordelt.indirek. Lønomk.

181100 - Egentlig løn (SLS)

181600 - Feriepenge (modkonto)

181800 - Egentlig løn , ej SLS

183100 - Overarbejde

184100 - Merarbejde (uden årsværk)

185100 - Løn og overarbejde, u. årsværk

185800 - Løn og overarb. u årsv. manuel

186164 - Særskilt vederlæggelse

187100 - Frivil. Fratr.ordn. U. Årsværk

187200 - Overf./fradrag - løn/pension

188100 - Pensionsbidrag

188700 - Ref. Beskæft.ordn., ej SCL

188900 - Barselsfond / Flexfond. ØS

189100 - Ref. Kommuner Barsel

189200 - Ref. Kommuner Flex

203000 - Afskrivninger alle aktiver

211003 - Diverse driftsindtægter

220500 - Hensættelser - andet

220701 - Fordel. Indr.øvr.omkost.

226050 - IT udstyr i øvrigt

226552 - IT Konsulenter

226554 - WEB Driftsydelser

226555 - WEB driftskonsulenter

227001 - PAS rådgivning

227002 - PAS kurser

227003 - Obligatorisk rådgivning

227004 - PAS rådgivning grupper

227005 - Kurser, konferencer mv. FAM

227030 - Betaling til SAM og MODST

227036 - Undersøgelser - dialogmøder m.v.

227043 - Konsulentydelser, kommunikation

227044 - Konsulentydelser, Ligebehandling

227045 - Konsulentydelser, Direktionen

227046 - Oversættelser/tolkning

227050 - Advokat (moms IFR2161)

227051 - Revisor

227056 - Advokat arbejdsskadesager.Del2

227059 - post, fragt, fors.(momsIFR2161)

227064 - Konsulentydelser (ej IT)

227065 - Postskanning

227069 - Vikarydelser

227087 - PAS voksne adopterede

227096 - Tilsynet driftudgifter

229000 - Tab ved afhændelse af anlæg

229100 - Over-und.sk.kasse,kurs.momsdif

229500 - Afskriv. vedr. drift/oprydning

229501 - Afskrivning vedr. G-sager

229502 - Afskrivning skyldig løn

254000 - Renteindtægter banker mm.

262001 - Renteudgifter FF4

263001 - Renteudgifter FF7

269000 - Øvrige renteudgifter

280501 - Ekstraord. indtægter G-sager

331000 - Intern statslig overf.indtægt

431000 - Interne. Statsl. overf.udgift

227040 - Konsulentydelser, Analyse

860.935

47.976

426.000

272.810

34.601

292.973

94.999

18.728

1.275.781

37.528

177.059

332.780

1.665.763

-362.500

-3.522.943

-686.250

-111.746.471

16.484

69.943

3.074.115

2.871.909

265.680.092

-1.383.166

2.306.897

61.993

653.721

15.133

839.429

5.705.196

645.973

-579.628

41.074.098

-90.790

-3.448.598

-6.084.150

-1.599.794

1.912.925

-4.609.728

-7.858.944

1.178.852

3.358.789

224.156

458.473

7.345.764

562.750

385.400

627.259

1.199.012

4.779

3.000

11.400

1.104.706

669.670

3.692.683

278.488

8.793.236

419.496

1.457.477

83.886

328.800

193.600

227.760

-1.632

31.778

3.800

-11.331

-93

432.792

689.347

9.315

-1.383

-200.000

579.628

12.700

Indkøb af varer og Ekstern bistand og lignende

tjenester

IT udgifter

Kantine og forplejning

Kompetenceudvikling

227038 - Konsulentydelser, Aalborg

227042 - Konsulentydelser, HR

226051 - IT forbrugsstoffer (toner mv.)

226551 - IT Driftsydelser

226553 - Udgifter til Statens IT

226556 - Systemlicenser

118001 - Kantinesalg Aalborg

118002 - Kantinesalg København

118006 - Kantinesalg Ringsted

227075 - Forplejning ankemøder

227076 - Forplejning, besk. + lægekons

227077 - Vagt og sikring

227078 - Forplejning, (Egne ansatte)

227079 - Varekøb, Kantine

227080 - Frugtordning København

227081 - Frugtordning, Aalborg

227082 - Massage, Aalborg

227083 - Kaffe til automater København

227084 - Kaffe til automater Aalborg

227085 - Kantineordning København

227086 - Kantineordning Aalborg

227089 - Kantineordning Ringsted

227007 - Centrale kursuspulje

227008 - Afdelingspulje kurser/temadage

227009 - Chefseminarer mv.

227011 - Udgifter til Betalingskurser

227066 - Kompetencefondsmidler

227093 - Uddannelse af rettergangsfuldm

Bygningsdrift, vedligeholdelse og

rengøring

Ikke inkluderet

227095 - Outplacementforløb/udd.aftaler i forb. med ansætte

Kontingenter og nyhedsmedier 228053 - Bøger, tidsskr, licens, abonn.

228054 - Kontingenter

227058 - Medieudgifter

Kontorartikler og inventar

228050 - Kontorhold diverse

228051 - Kontorartikler

228055 - Rengøringsartikler

228056 - Lyskilder, pærer, lysstofrør

228059 - Arbejdstøj, skærmbriller mv.

228061 - Køkkenudstyr

228062 - Kopi- og printerpapir

228070 - Kontorinventar, møbler m.v

Personalepleje

222053 - Restaurant, egne medarbejdere

222054 - Afdelingspulje forplej. restau.

222055 - Restaurant, besk. + lægekons

224003 - Selvbetalt kantinemoms.

227012 - Personalearrangementer

227052 - Massage København

227054 - Læge, ergoterapeut, mv.

Repræsentation

222050 - Repræsentation

222051 - Møder

222052 - Gaver

Statens IT

171503 - Udgifter til Statens IT

Telefoni

227072 - Telefoni

227073 - Telefoni - Drift

Transport/rejser, hotel mv.

221001 - Rejser udland besk. + lægekons

221002 - Rejser udland medarbejdere

221005 - Parkering Aalborg

221050 - Rejser indland medarbejdere

221051 - Taxikørsel ifg. Faktura

221052 - Hotel indland medarbejdere

221054 - Hotel udland medarbejdere

221055 - Hotel udland besk.+ lægekons.

221057 - Rejsekort medarbejdere

Øvrige udgifter

121101 - Internt statsligt salg af vare m/moms

211001 - Medarbejderbet. massage KBH

211002 - Medarbejderbet. massage AALBORG

211006 - AMA-gebyrer (G-dag)

221060 - Gebyr fra CVT/MANAGEMENT SEE

223051 - Vognpark - vedligeholdelse

223201 - AER

223203 - Vægtafgifter

223800 - AER - tilskud/refusion

224000 - Div.bankgebyr

224001 - Tilskud til Personaleforening

225550 - Brændsel, benzin mm.

Lokaleomkostning Husleje

161050 - Statens Huslejeordning (SES)

161051 - Husleje andet

161052 - Husleje Aalborg