SOU, Alm.del - 2019-20 - Supplerende svar på spørgsmål 31: Spm. om at oversende den budgetanalyse, der foretages med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i Ankestyrelsen, når den foreligger, til social- og indenrigsministeren

Social- og Indenrigsudvalget 2019-20
SOU Alm.del
Offentligt

DELRAPPORT 2:

ANALYSE AF RESSOURCE-

BEHOV TIL KERNEOPGAVEN

MED SAGSBEHANDLING

Budgetanalyse af Ankestyrelsen

08.06.2020

Confidential

SOU, Alm.del - 2019-20 - Supplerende svar på spørgsmål 31: Spm. om at oversende den budgetanalyse, der foretages med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i Ankestyrelsen, når den foreligger, til social- og indenrigsministeren

…

INDHOLD

1. Baggrund og formål med analysen af Ankestyrelsens fremadrettede

ressourcebehov.

3. Udviklingen i produktionen og sagsbeholdningen 2016-18

4. Ligevægtsmodel til estimering af fremadrettet ressourcebehov

5. Basisfremskrivning af fremadrettet ressourcebehov til juridisk sagsbehandling

6. Oversigt over beregnet ressource- og finansieringsbehov til juridisk

sagsbehandling

7. Korrektioner til basisfremskrivningen

8. Korrektioner af tidsforbruget i 2018-baseline

9. Fremadrettet ressourcebehov til administrativ sagsbehandling

10. Finansieringsbehov

1. Baggrund og formål med analysen af Ankestyrelsens fremadrettede

ressourcebehov

Analysen skal understøtte, at der kan fastlægges et varigt bevillingsniveau, der understøtter effektivitet og reducerer sagsbehandlingstiderne

På finansloven for 2019 er der indarbejdet en bevillingsforhøjelse til Ankestyrelsen med

det formål at nedbringe Ankestyrelsens relativt store pukkel af sager, og de lange

sagsbehandlingstider, der var opstået som følge heraf.

Siden 2004 har Ankestyrelsen haft en målsætning om en gennemsnitlig sags-

behandlingstid på 13 uger (3 måneder) for kommunale klagesager på det sociale

område og beskæftigelsesområdet. Rigsrevisionen har løbende fulgt op på denne

målsætning og kritiseret de stigende sagsbehandlingstider i Ankestyrelsen. Sideløbende

har ombudsmanden kritiseret sagsbehandlingstiden for aktindsigtssager i tilsynet.

Desuden har den daværende regering i regi af revidering af den nye offentlighedslov

udtrykt ønske om, at den samlede sagsbehandlingstid i aktindsigtssager reduceres

På baggrund af enighed om, at sagsbehandlingstiderne skulle nedbringes til et mere

rimeligt niveau, lagde Departementet og Ankestyrelsens derfor op til en tilpasning af

bevillingen, så følgende mål kunne opnås:

Tabel 1. Udvikling i Ankestyrelsens bevilling (mio. kr.)

2018

Nettoudgiftsbevilling, Finanslov 2018 inkl. omprioriteringsbidrag

269,0

ÆNDRINGER I BEVILLING FRA FL2018 til FL2019:

Tilbageførsel af midler som led i oprettelse af ny klagemyndighed

0,7

Merbevilling til nedbringelse af sagsbehandlingstider

0,7

Merbevilling til kommunalaftalen (Ankeanalyse)

1,5

Effektiviseringer fra 12. fase af statens Indkøbsprogram

Omprioriteringsbidraget på 2 pct. for 2022

Satspuljemidler ifm. Det Kommunale Tilsyn (permanent)

PL-regulering 2019

Flytning af familieretslige opgaver*

Bevillingstilførsel på

vedr. nedbringelse af sagsbehandlingstider

Merbevillingssagen

FL19 målrettet nedbringelse af sagsbehandlingstider

Flyting af ikke-familieretlige opgaver (Stiftsøv. gg adm af valg)

Diskrimination overfor handicap (klageadgang til LBN)

0,3

Klagebehandling, om træk af lommepenge

Undersøgelse til økonomisk bæredygtig løsning i DIA

Satspulje - Ro og Stabilitet: Kvalitetsundersøgelse af børnesager

Satspulje - Ro og Stabilitet:: Ændring i forældres adgang til sagsgenoptagelse

Satspulje - Ro og Stabilitet: Praksisundersøgelse af indberetn.skemaer

Satspulje - Ro og Stabilitet:

AST’s

adgang til afgørelser om samvær

Studerendes klageadgang vedr. kilometerpenge

Task Force Handicap (bev. er på §15. 64.02 og skal søges hvert år)

1,8

Forbrug af overført overskud**

2,2

Realiseret (efter indtægtsføring af 1,1 mio. kr. uforbrugte PAS-midler)

275,1

Nettoudgiftsbevilling, jf. Finanslov 2019

2019

263,6

2020

258,3

2021

253,1

2022

253,1

-0,3

0,2

2,7

-11,1

35,0

0,4

0,5

0,3

1,0

3,7

-0,3

0,2

2,6

-14,7

30,0

0,4

0,5

0,3

-0,3

0,2

2,6

-14,7

30,0

0,4

0,3

-0,3

-3,2

0,2

2,5

-14,7

25,0

0,4

0,3

•

Tiltag 1

‒

13 ugers gennemsnitlig SB-tid på størstedelen af bevillingsområdet:

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for størstedelen af sager på det bevillings-

finansierede område nedbringes til 13 uger.

Tiltag 2

‒

10 ugers loft for sager vedr. forsørgelsesgrundlag.

Der indføres et 10

ugers loft for sagsbehandlingstid på sager vedrørende sygedagpenge og udbetaling

af kontante ydelser (sagstyper på Beskæftigelsesministeriets område).

Sagsbehandlingstiden på maksimalt 10 uger kommer til at gælde for ca. 50 pct. af

alle sager vedr. sygedagpenge og ca. 75 pct. af alle sager vedr. udbetaling af

kontante ydelser.

0,1

3,8

-1,6

0,1

0,3

0,1

4,2

-1,6

0,1

0,3

0,1

4,2

-1,6

0,1

0,3

0,1

•

Tiltag 3

‒

20 dages loft for aktindsigtssager:

Det kommunale tilsyn for så vidt

angår behandling af klager over afslag på aktindsigt styrkes. Der oprettes en

permanent enhed målrettet behandling af aktindsigtssager. Sagsbehandlingstiden

nedbringes til som udgangspunkt 20 arbejdsdage (svarende til 1 måned) fra

modtagelsen af en klage over en afgørelse om aktindsigt.

296,1

280,0

274,7

266,4

Noter: De med gult markerede poster kan have betydning for fastsættelse af den korrekte fremadrettede bevilling til

sagsbehandling, hvis de indebærer et merfinansieringsbehov i forhold til 2018 *Familieretsområdet ressortoverføres

fra april 2019. Herefter reduceres

AST’s

bevilling med et beløb, der var højere ned forbruget på området i 2018.

** Forbruget af opsparing i 2018 blev reduceret fra 2,2 mio. kr. til 1,1 mio. kr. via indtægtsføring af PAS-midler.

På den baggrund blev der indført en bevillingsforhøjelse i finansloven på 35 mio. kr. for

2019, og teknisk indbudgettering på 30 mio. kr. årligt i 2019 og 2020 og 25 mio. kr. i

2021. Som det fremgår af Tabel 1, er der udover den budgetterede bevillingsforhøjelse

en række andre opgaveændringer henover årene 2018-22, som også påvirker

bevillingsudviklingen.

I forbindelse med merbevillingssagen, blev det endvidere aftalt, at der skulle gennem-

føres en budgetanalyse af Ankestyrelsen med henblik på en nærmere vurdering af det

fremadrettede bevillingsbehov til sagsbehandling, jf. opdraget i opgavebeskrivelsen:

”I

forbindelse med udarbejdelsen af FFL19 er det besluttet at tilføre merbevilling til

Ankestyrelsen med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne. Merbevillingen udgør 35

mio. kr. i 2019, 30 mio. kr. i 2020 og 2021 samt 25 mio. kr. i 2022 som en teknisk budgettering.

Der udarbejdes på den baggrund en budgetanalyse af Ankestyrelsen frem mod FFL20 med

henblik på at fastlægge et varigt bevillingsniveau fra 2020 og frem, der understøtter effektivitet

og reducerer sagsbehandlingstiderne permanent inden for en kortere

årrække”

(side 1).

Dette dokument afrapporterer den gennemførte analyse af ressourcebehovet til sags-

behandling, så Ankestyrelsen kan opfylde de i tiltag 1-3 omtalte krav til sagsbehand-

lingstider. Ressourcebehovet opgøres for årene 2019-2022 og sammenholdes med det

faktiske ressourceforbrug i 2018. Analysen omfatter dermed hele Ankestyrelsens sags-

behandling undtagen enkelte særlige sagstyper, som der ikke registreres sagsbehold-

ninger for. Analysen omfatter også en vurdering af, om 2018-baseline bør korrigeres for

andre særlige forhold, der påvirker mængden af ressourcer til sagsbehandling.

3. Udviklingen i produktionen og

sagsbeholdningen 2016-18 (1/4)

Antallet af verserende sager er nedbragt med ca. 25 procent fra april til december 2018

UDVIKLING I SAGSTILGANG, AFGJORTE SAGER OG SAGSBEHOLDNING 2016-18

Data i dette afsnit omfatter alle sager ekskl. arbejdsskadesager og sager på familieretsområdet.

Førstnævnte er udeladt, fordi de er gebyrfinansierede. Familieretssagerne er udeladt, fordi

størstedelen af disse fra 1. april 2019 ikke længere er en del af Ankestyrelsens opgaveportefølje.

Med den beskrevne afgrænsning fokuseres således på udviklingen i de seneste år for de

bevillingsfinansierede opgaver, som Ankestyrelsen varetager fremadrettet, og som dermed er

relevante for budgetanalysens estimering af ressourcebehovet.

I figurerne er medtaget alle realitetsbehandlede sager, dvs. også resultatlønssager. På de

afgrænsede områder var der 579 resultatlønssager i 2016, 1.624 i 2017 og 939 i 2018.

I dele af analysen fokuseres fortrinsvist på 2017 og 2018, fordi der ikke er sammenlignelige data

for 2016

Figur 1. Tilgang og afgang af sager på det bevillingsfinansierede område, 3 mdrs.

glidende gennemsnit, jan 2016

–

dec. 2018

5.000

4.000

3.000

2.000

1.000

-1.000

Produktionsoverskud

Afgjorte

Tilkomne

Det fremgår af Figur 1, at sagstilgangen har været ret konstant igennem det meste af 2017

og hele 2018. I denne periode er der i gennemsnit indkommet knap 3.000 nye sager per

måned. I figurerne er data vist som tre måneders glidende gennemsnit, hvilket dækker over

en større variation i de underliggende månedstal.

Antallet af afgjorte sager har varieret lidt mere end antallet af indkomne sager, men der har

igennem hele perioden været en opadgående tendens i produktionen. I 2016 blev der i

gennemsnit afgjort 2.543 sager per måned. De tilsvarende tal i 2017 og 2018 var 2.955

henholdsvis 3.204. Der er således i 2018 i gennemsnit afgjort ca. 250 ekstra sager per

måned sammenlignet med 2017. Desuden var produktionsforløbet i 2018 påvirket af

overgangen til nyt sagsbehandlingssystem, som betød et dyk i sagsproduktionen i

begyndelsen af året

Af Figur 1 ses også, at der - bortset fra de første måneder af året

–

generelt har været

produktionsoverskud i 2018. I gennemsnit for hele året har det månedlige produktions-

overskud været ca. 250 sager. Figur 2 viser, at selvom der har været betydelige

sæsonudsving i produktionen henover 2018, er den blevet hævet til et gennemsnit på

3.334 sager per måned (inkl. resultatlønssager). Produktionen var særlig stor i 2. kvartal,

hvor der blev pålagt merarbejde i langt større grad end i de øvrige kvartaler.

Figur 3 viser, hvordan sagsbeholdningen har udviklet sig. Den er naturligvis et spejl af

forskellene mellem antallet af afgjorte og indkomne sager. Sagsbeholdningen steg fra

begyndelsen af 2016 og frem til april 2018 kun afbrudt af korte perioder med uændret eller

svagt faldende beholdning.

I april 2018 udgjorde sagsbeholdningen ca. 15.650 verserende sager svarende til en

forventet gennemsnitlig sagsbehandlingstid på ca. 5¼ måned. Den forventede

sagsbehandlingstid kan således opgøres som sagsbeholdningens størrelse divideret med

antal afgjorte sager per måned, når ventetiden på eksterne parter i sagsprocessen er

lavere end ventetiden pga. puklen (se s. 12 for en uddybning af dette).

Siden da har de månedlige produktionsoverskud betydet, at sagsbeholdningen er

reduceret med ca. 25 pct. frem til dec. 2018, hvor der var knap 11.800 verserende sager

–

svarende til en forventet gennemsnitlig sagsbehandlingstid på ca. 16 uger.

Figur 2. Sagsproduktionen på det bevillingsfinansierede område

5.000

4.000

3.000

2.000

1.000

Gennemsnit fra april til december 2018 3.334 sager per måned

2016

2017

2018

Figur 3. Verserende sager på det bevillingsfinansierede område, 3 mdrs. glidende

gennemsnit jan 2016

–

dec. 2018

20.000

17.500

15.000

12.500

10.000

7.500

5.000

2.500

Noter: Data i ovenstående figurer er ekskl. arbejdsskade- og familieretsområdet. En mindre del af

produktionsstigningen mellem 2017 og 2018 skyldes nye tilsynssager i relation til ressortoverførslen af

tilsynet med kommuner og regioner. Produktionsoverskuddet påvirkes dog ikke i nævneværdig grad af

dette, da der både indgår tilgang og afgang af de nye tilsynssager

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

2016

2017

2018

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

2016

2017

2018

3. Udviklingen i produktionen og

sagsbeholdningen 2016-18 (2/4)

Antallet af afgjorte kommunale sager og Udbetaling Danmark sager har været højere i 2017 og 2018 end i 2016

Tabellen neden for viser en oversigt over den samlede sagsproduktion på det bevillings-

finansierede område for 2016-2018 fordelt på underliggende sagsområder. Antallet af

(realitetsbehandlede) sager lå i både 2017 og 2018 på omkring 35.000 sager, når der

ses bort fra kommunale tilsynssager (nyt sagsområde fra 1. april 2017) og

familieretssager (som er afgivet den 1. april i år). Det er en stigning på ca. 5.000 afgjorte

sager i forhold til niveauet i 2016. De væsentligste tendenser er, at antallet af

kommunale sager og Udbetaling Danmark sager er øget. Den nederste række i tabellen

viser udviklingen i antallet af sager på familieretsområdet.

Tabel 2. Oversigt over sagsproduktionen. Antal afgjorte sager, 2016-2018

Sagsområde

Ankenævnet for SU

Arbejdsmiljøklagenævnet

Klagenævnet for specialundervisning.

Kommunale sager (inkl. varsling)

Ligebehandlingsnævnet

Psykolognævnet

2016

812

336

203

23.174

365

599

2017

888

357

246

26.393

334

553

2018

790

316

260

27.400

370

485

Ankestyrelsen havde i 2018 et forbrug af opsparede midler på 2,2 mio. kroner og fik

herudover tilført 0,7 mio. kroner i øget bevilling ved omflytning inden for Økonomi- og

Indenrigsministeriets område. Ankestyrelsen oplyser, at forbruget af opsparing for såvel

2018 (2,9 mio. kr.) og 2017 (6,2 mio. kr.) har været anvendt til at ansætte flere

sagsbehandlere.

Afhængigt af forudsætninger om årsværkspris og effektiv tid til sagsproduktion kan det

skønnes, at disse midler ækvivalerede en sagsproduktion på ca. 625-650 sager

–

eller

lidt over 50 sager per måned, jf. Tabel 3 nedenfor. Uden disse midler ville der fortsat

have været et produktionsoverskud i 2018, men naturligvis mindre.

Tabel 3. Ækvivaleret sagsproduktion som følge af opsparingsmidler og øget bevilling,

2018 (venstre) samt beregningsforudsætninger herfor (højre).

Ved

1.400 timer

Ækvivaleret

sagsproduktion

- per måned

Ca. 625

Ved 1.450 timer

Ca. 650

Timer per sag, 2018

Årsværkspris, 1.000

kroner

8,1

780

Social tilsyn

Tvang og Magt

Underretninger

Udbetaling Danmark

Øvrige Beskæftigelsessager

Ovenstående i alt

- Ændring i forhold til året før

Tilsyn - Aktindsigt

Tilsyn - Forvaltnings- og sektorlov

102

2.361

1.794

416

30.162

1.695

792

3.421

322

35.069

4.907

1.524

1.222

3.363

391

35.885

816

587

784

Beregningen i Tabel 3 er gennemført ved to forskellige forudsætninger om det effektive

timetal til sagsproduktion per årsværk, nemlig 1.400 hhv.1.450 timer. Det sidste svarer

til Ankestyrelsens normale forudsætning om antal effektive timer, som anvendes i

prognosemodellen og i en række andre sammenhænge. Implements analyser af Anke-

styrelsens timeforbrug indikerer dog, at det gennemsnitlige antal effektive timer leveret

på kerneopgaver per årsværk i fagkontorerne er noget lavere

Der er redegjort nærmere for antallet af præsterede effektive timer i 2018 i Delrapport 5:

kortlægning og analyse af administration og overhead. Her redegør også for , hvorfor

det er relevant at regne med en marginal pris på juridiske sagsbehandlere på 808

tusinde kr. per årsværk inkl. overhead.

Timer per sag (8,1 timer) er opgjort for alle sager på det bevillingsfinansierede område,

ekskl. familieretssager og sager, som er uden kontrakt. Retssager indgår ligeledes ikke.

Der henvises til side 7 for en nærmere redegørelse for opgørelsen af produktivitet og

antal timer per sag.

Tilsyn - Kommunalret

Sager i alt (ekskl. familieret)

- Ændring i forhold til året før

Familieretssager

3.689

30.162

35.072

4.910

3.188

576

38.123

3.051

3.408

Noter: Tabellen omfatter kun realitetsbehandlede sager. Ekskl. arbejdsskadesager, retssager og ”sager uden

kontrakt”. Inkl. resultatlønssager

Kommunale sager omfatter i 2018 også 291 sager vedr. mellemkommunal refusion.

Udviklingen i produktionen og sagsbeholdningen 2016-18 (3/4)

Tidsforbruget til juridisk sagsbehandling (ekskl. kommunale tilsynssager) steg fra 2017 til 2018 med godt 10.000 timer.

UDVIKLING I ARBEJDSTIMER TIL SAGSBEHANDLING, 2017-18

I Tabel 4 er det registrerede tidsforbrug på de enkelte sagsområder angivet for 2017 og

2018

–

data for 2016 er ikke fuldt sammenlignelige. Der foreligger heller ikke data for

timeforbruget til kommunale tilsynssager for 2017, idet dette sagsområde først er blevet

fuldt integreret i Ankestyrelsens systemer, herunder tidsregistreringssystemet, fra 2018.

Fra 2017 til 2018 ses der at have været en stigning i det samlede tidsforbrug til juridisk

sagsbehandling (ekskl. kommunale tilsynssager) på godt 10.000 timer. Det dækker over

modsatrettede bevægelser, hvor der især er anvendt flere ressourcer på kommunale

sager, mens der har været reduceret tidsforbrug på de fleste nævnssager samt tvang-og-

magt sager, på trods af stigning i sagsantallet for sidstnævnte (produktiviteten er således

steget). Forskydningerne afspejler den løbende tilpasning af ressourceallokeringen i lyset

af udviklingen i sagstilgang og

–beholdning.

Tabel 4. Timeforbrug i 2017 og 2018 til sagsproduktion på det bevillingsfinansierede område

Kontrakt

Ankenævnet for SU

Arbejdsmiljøklagenævnet

Familieret

Klagenævnet for specialundervisning

Kommunale sager (1)

Ligebehandlingsnævnet

Psykolognævnet

Social tilsyn

Tilsyn - Aktindsigt

Tilsyn - Forvaltnings- og sektorlov

Tilsyn - Kommunalret

Tvang og Magt

Udbetaling Danmark

Underretning

Øvrige Beskæftigelsessager

Korrektion (2)

I alt

Ekskl. tilsyn

Ekskl. tilsyn og familieret

2017

6.170

5.433

19.647

7.656

175.490

7.205

4.081

3.136

3.936

35.023

25.827

6.291

4.544

-2.540

301.900

297.963

278.316

2018

5.426

4.328

17.256

7.121

194.980

4.771

4.335

2.065

6.796

6.524

5.156

26.508

26.055

10.427

5.343

327.092

308.615

291.359

Forskel

-744

-1.106

-2.391

-534

19.490

-2.434

254

-1.071

2.860

6.524

5.156

-8.515

228

4.136

799

2.540

25.192

10.651

13.042

På familieretsområdet, som Ankestyrelsen afgiver den 1. april 2019, er der fra 2016 til

2018 sket et fald i tidsforbruget på ca. 6.000 timer svarende til godt 25 procent. Der blev i

2018 anvendt 17.256 timer på området, hvilket ifølge Ankestyrelsens oplysninger svarer

til en udgift på ca. 9 mio. kroner. Den faktiske udgift var dermed mindre end den

bevillingsreduktion på 14,7 mio. kroner (helårsvirkning), som reguleres i forbindelse med

afgivelsen af området. Det betyder isoleret set, at der er et særskilt tilpasningsbehov i

forbindelse med afgivelsen.

I Figur 4 er vist udviklingen i sagsproduktion og sagsbeholdning fra 2016 til 2018. Heraf

fremgår, at sagsbeholdningen er forøget væsentligt. Det skal blandt andet ses i lyset af,

at det ifølge Ankestyrelsen har været vanskeligt at rekruttere medarbejdere til området.

Ekskl. det kommunale tilsyn og familieretsområdet var der fra 2017 til 2018 en stigning i

timeforbruget for det samlede bevillingsfinansierede område på ca. 13.000 timer, jf. tabel

Figur 4. Sagsproduktion (3 mdrs. glidende gennemsnit) og sagsbeholdning på familierets-

området. Antal sager. 2016-2018.

2000

Sagsbeholdning

1500

Note: (1) Inkl. sager vedr. mellemkommunal refusion. (2) Der er fra 2018 flyttet opgaver fra fagkontorerne til

Administrationen. En tilsvarende korrektion foretages i 2017 for at sikre sammenlignelighed.

1000

Sagsproduktion

500

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

2016

2017

2018

3. Udviklingen i produktionen og sagsbeholdningen 2016-18

(4/4)

Produktiviteten er samlet set forbedret i 2018, men for de kommunale sager har der været en stigning i tidsforbruget per sag

UDVIKLING I ANTAL TIMER PER SAG 2016-18

I det følgende beskrives det, hvordan Ankestyrelsens sagsproduktivitet har udviklet sig

henover perioden. Figur 5 viser udviklingen fra 2016-2018 i tidsforbruget per sag med to

forskellige afgrænsninger, jf. boksen nedenfor. Tabel 5 viser niveau og ændring for hver

af de to varianter i 2018, som er baseline-år for fremskrivningerne af ressourcebehov i

det efterfølgende.

Indikatorerne svarende til (1) og (2) i figur 5 / tabel 4 omfatter alle sagsområder ekskl.

arbejdsskader og familieret. Forskellen er, at cheftid samt tidsforbrug til retssager og

administrativ støtte indgår i (1) men ikke i (2). Det har især betydning, at tidsforbruget til

retssager er forøget igennem perioden i takt med hjemtagning af sager fra Kammeradvokaten.

Figur 5 Timer per sag for forskellige hovedgrupper af sager. 3 mdrs. glidende gennemsnit.

(1) Inkl. cheftid og inkl retssager og adm. støtte

(2) Kun juridiske sagsbehandlere og kun juridisk sagsbehandling

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

2016

2017

2018

Der er en række

–

delvist tekniske

–

forhold, som betyder, at de to indikatorer har

forskellig udvikling i den første del af perioden. Det ses dog af Figur 6, at udviklingen er

meget parallel fra omkring midten af 2017. Der er i begge indikatorerne en tendens til let

stigende tidsforbrug per sag igennem 2017 og de første måneder i 2018. Herefter

forbedres produktiviteten, hvilket er sammenfaldende med stigningen i den samlede

produktion siden foråret 2018.

På tværs af alle sagstyper var det gennemsnitlige tidsforbrug i 2018 8,1 timer per sag

med en afgrænsning som i (2). Det er en forbedring fra 8,3 timer per sag året inden,

svarende til en produktivitetsstigning på 2,0 procent. For kommunale sager, hvor antal

timer per sag

‒

i modsætning til de andre sagstyper

‒

er steget mellem 2017 og 2018,

er der tale om et fald i produktiviteten på ca. 3,3 pct. Som gennemsnit for de øvrige

sagstyper har der været tale om en stor produktivitetsforøgelse på knap 17 procent.

DELKONKLUSION

De forudgående sider har vist at Ankestyrelsen i(gennem) 2018 er lykkedes med at

nedbringe sagsbeholdningen og dermed også den forventede (fremadrettede)

sagsbehandlingstid. I de sidste tre kvartaler var der et gennemsnitligt produktions-

overskud på ca. 250 sager per måned og antallet af verserende sager blev nedbragt

med ca. 20 procent.

Den positive udvikling skyldes en kombination af flere forhold. Sagstilgangen har samlet

set været nogenlunde uændret. Til gengæld har produktionen ligget på et højere niveau,

herunder både fordi produktiviteten samlet set er forbedret (med ca. 2 procent ift 2017

og fordi, der er allokeret flere ressourcer til sagsproduktionen. Det sidste afspejler især,

at der midlertidigt har kunnet anvendes ekstra midler, herunder forbrug af tidligere

opsparing.

Tabel 5. Timer per sag i 2018 ved forskellige afgrænsninger

Afgrænsning

(1)

Alle sagsområder ekskl. familieret. Inkl. cheftid, adm. støtte og

retssager

Timer per sag

8,9

8,1

7,1

10,7

Ændring

ift. 2017

-4,9 pct.

-2,0 pct.

3,3 pct.

-16,8 pct.

(2)

Alle sagsområder ekskl.

familieret. Ekskl. cheftid, adm.

støtte og retssager

I alt

Kommunale sager

Andre sagsområder

Figur 6 Timer per sag for udvalgte sagstyper. 3 mdrs. glidende gennemsnit.

Kommunale sager

apr

nov

dec

nov

aug

feb

okt

sep

jul

jan

jun

jan

jun

maj

mar

Andre sagsområder

dec

apr

aug

mar

sep

nov

dec

feb

jan

maj

jun

okt

jul

2016

2017

2018

Noter: For ”andre sagsområder” er udviklingen i 2016 påvirket af ændringer i registreringspraksis for sager

vedr. tvang og magt.

4. Ligevægtsmodel til estimering af fremadrettet ressourcebehov (1/3)

Vi estimerer et eventuelt merbehov for ressourcer til sagsbehandling op imod 2018-ressourceforbruget til bevillingsfinansieret sagsbehandling

FREMGANGSMÅDE FOR ESTIMERING AF MERBEHOV FOR RESSOURCER

I det følgende beskrives fremgangsmåden for estimering af evt. ekstra ressourcebehov

til sagsproduktion i lyset af de fremadrettede mål for sagsbehandlingstiden (jf. tidligere)

samt afgrænsningen af denne del af analysen. Ankestyrelsens ressourceforbrug på

kerneopgaver kan opdeles på

Juridisk sagsbehandling og retssager (den mørkegrønne del af figur 7)

Administrativ støtte og sagsbehandling (det gule areal i figur 7)

Øvrige kerneopgaver, som især drejer som om praksiskoordinering, analyser,

undersøgelser mv. (den lyserøde del af figur 7).

Figur 7. Mekko-diagram: Ankestyrelsens ressourceforbrug på kerneopgaver i 2018 (årsværk)

JURIDISK SAGSBEHANDLING

OG RETSSAGER

ADM.

SAGSBEHANDLING

Bevillings-

finansieret

43 årsværk

Bevillingsfinansieret

med kontrakt

217 årsværk

Gebyrfinansieret

71 årsværk

Gebyrfinansieret

(10 årsværk)

Ressourceforbruget på kerneopgaverne underinddeles endvidere ud fra, om opgaverne

er bevillings- eller gebyrfinansieret, samt om de pågældende sager er omfattet af interne

kontraktmål i Ankestyrelsen, jf. nedenstående Tabel 6.

Mekkodiagrammet i Figur 7 viser ressourceforbrugets fordeling på kerneopgaver i 2018.

Fokus for ligevægtsanalysen er et estimere, hvor stor en mængde yderligere ressourcer

(om nogen), der er behov for i årene 2019-2022, sammenlignet med 2018. Analysen er

afgrænset svarende til punkt 1 ovenfor.

Tabel 6: Specifikation af fordeling af ressourcer i mekko-diagram øverst til højre

Opgavekategori

Bevillingsfinansieret

sagsbehandling (med kontrakt

og med sagsdata)

Bevillings-

finansieret

uden kontrakt

18 årsværk

ØVRIGE

KERNEOPGAVER

Bevillings-

finansieret

30 årsværk

Kilde: Tidsregistreringer i Mtid. Se tabel nederst til venstre mht. hvordan ressourceforbruget er fordelt

Note: Antal årsværk er udregnet ud fra de registrerede timer og antagelsen om 1450 effektive timer per årsværk

Beskrivelse

Sager på social- og beskæftigelsesområdet, KSB-sager på børne- og

ungeområdet, tvang og magt, underretning, interne retssager, samt

tilsynsager og nævnsbetjening omfattet af kontrakt. Sagerne indgår i

prognosemodellen med sagsdata, dvs. data på sagsbeholdning,

indkomne sager, afgjorte sager mv.

Øvrige sager på det bevillingsfinansierede område, som ikke er omfattet

af kontrakt og som ikke indgår med sagsdata i prognosemodellen. Det

er primært sager, nævnsbetjening og tilsyn vedrørende adoption,

generel forvaltningsret, samt andre aktiviteter i tilsynet med kommuner

og regioner som der ikke er kontrakt og sagsdata på.

Gebyrfinansierede sager og retssager på Arbejdsskadeområdet.

Sager på familieområdet, som Ankestyrelsen overdrager til Familierets-

huset under Domstolsstyrelsen pr. 1. april 2019.

Ressourceforbruget hos Administrationen i Ålborg på sagsforberedelse

og kundehenvendelser

Ressourceforbruget på analyser, praksisundersøgelser, tilsynsopgaver

(udover tilsynssagsbehandling), dialog med interessenter mv.

Hvis der viser sig at være et yderligere årsværksbehov, skal der blandt andet tages

højde for de effektive timer de tilførte ressourcer kan præstere, lige som der vil være

et yderligere overhead, der skal tillægges ved ansættelse af nye medarbejdere. Det

er også nødvendigt at overveje evt. korrektioner til forbruget i 2018, både i op- og

nedadgående retning, hvis der er forhold, som har været særlige i baselineåret.

Neden for er skitseret de forskellige hovedtrin i beregningerne.

Hovedtrin i estimeringen af fremadrettet ressourcebehov

Estimeret tidsforbrug til sagsbehandling

2019-2022 på alle kontraktområder ved

hjælp af ligevægtsmodellen

Opgørelse af (ekstra) ressourcebehov:

Forskel mellem fremskrevet behov og

2018 forbrug på kontraktområderne

Familieret

12 årsværk

Bevillingsfinansieret øvrig

sagsbehandling (ingen kontrakt,

ingen sagsdata)

Gebyrfinansieret

Familieret (bortfalder)

Administrativ sagsbehandling

Øvrige kerneopgaver

KORREKTION AF 2018-BASELINE

hvis der har været særlige forhold i

2018, der har betydet, at der kunne

leveres flere eller færre timer end hvad

der normalt vil være muligt

Tillæg for evt. lavere produktivitet i en

overgangsperiode for nye

medarbejdere mv.

Estimeret overhead for det eventuelle

merbehov af sagsbehandlerårsværk

4. Ligevægtsmodel til estimering af fremadrettet ressourcebehov (2/3)

Modellen anvender input-data fra Ankestyrelsens prognosemodel til at estimere ligevægt og tilpasningsvej til ligevægt for hver sagstype

INTRODUKTION TIL LIGEVÆGTSBEREGNINGERNE OG -MODELLEN

Det har været en del af opdraget for budgetanalysen at udarbejde en ligevægtsmodel,

der for hver enkelt sagstype beregner ligevægtssagsbeholdningen og årsværksbehovet

ved bestemte krav om en øvre eller gennemsnitlig sagsbehandlingstid for den

pågældende sagstype. Ligevægtsmodellen anviser endvidere tilpasningsvejen til

ligevægt (hvis sagsbeholdningen skal nedbringes) for valgte tilpasningsscenarier. De

anvendte beregningsformler, som er tilpasset efter dialog med Ankestyrelsen fremgår

på næste side.

Ligevægten for et sagsområde befinder sig der hvor der med den aktuelle produktivitet

netop er tilstrækkeligt med ressourcer inden for sagsområdet til at afgøre en

sagsmængde, der svarer til sagstilgangen. Denne ligevægtsbetingelse gælder uanset,

om sagsbehandlingstiden fremadrettet skal være kortere end i dag.

LIGEVÆGTSBETNGELSEN

udgangsniveau for antal verserende sager kan der fortages en hurtigere eller

langsommere tilpasning til ligevægtsbeholdningen, alt efter hvor meget der skrues op og

ned for bemandingen i overgangsperioden. For de fleste sagstyper vil det for

Ankestyrelsen være muligt at opnå ligevægten enten i år eller næste år med relativt

bløde stigninger/fald i bemandingen indtil ligevægten opnås.

I ligevægtsmodellen kan der for hver sagstype vælges en individuel tilpasningsprofil i

form at et selvvalgt antal måneder indtil ligevægten opnås. Vi har i de modelresultater,

der præsenteres i det følgende anvendt tilpasningsperioder på mellem nogle få

måneder og op til 21 måneder regnet fra april 2019, dvs. alle sagsområder vil være

tilpasset til ligevægten senest ved udgangen af 2020. De valgte profiler har kun

betydning for fordelingen af ressourceforbruget henover de enkelte måneder. Det totale

ressourcebehov for 2019-22 er ens, uanset hvor stejle/bløde tilpasningsprofilerne gøres.

ANVENDELSE AF ANKESTYRELSENS PROGNOSEMODEL

Essensen i ligevægtsmodellen er, at sagsbehandlingstiderne skal afkortes ved at

nedbringe sagsbeholdningen, så sagerne kan omsættes hurtigere, og det kræver ekstra

bemanding i en overgangsperiode. Sagsbeholdningen bør dog aldrig nedbringes til 0 for

nogen sagsområder, idet der i ligevægt skal være en beholdning, der svarer til den

krævede gennemsnitlige sagsbehandlingstid i måneder gange antallet af indkomne

sager per måned, jf. redegørelsen for beregningsformlerne på næste side. Implikationen

af dette er, at der i ligevægt altid vil være en eksisterende beholdning på ca. 170-350

sager for hver 100 nye sager, der kommer ind.

•

På de fleste sagsområder er målet en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 13 uger

svarende til, at sagsbehandlingstiden normalt skal være ca. 3 måneder. For disse

sagsområder vil ligevægtsbeholdningen svare til 3 gange den forventede månedlige

sagstilgang.

På de sagsområder, hvor der fremadrettet vil gælde et loft for sagsbehandlingstiden

på 10 uger, vil ligevægtsbeholdningen være lavere. Det drejer sig om Udbetaling

Danmark sager og sygedagpengesager. For disse områder er ligevægten opgjort ud

en forudsætning om, at loftet kan overholdes gennem fornuftig produktionsstyring,

hvis den gennemsnitlige sagsbehandlingstid ligger på omkring 80 procent af loftet

–

idet 10 uger svarer til 2,08 måneder er ligevægtsbetingelsen en sagsbeholdning på

1,7 gange den forventede månedlige sagstilgang [0,8 x 2,08 = 1,7].

Ankestyrelsens prognosemodel er en relativt ny model, som fortrinsvis benyttes til at

foretage løn- og årsværksprognoser samt til at danne af prognoser for sagsproduktionen

fire år ud i fremtiden.

Ankestyrelsens prognosemodel

Modellen indeholder blandt andet oplysninger for hver af de sagsbehandlende kontorer og

hovedsagstyper vedrørende den kapacitet i månedsværk, der måned for måned budgetteres at være til

rådighed til sagsproduktion, den forventede mængde indkomne sager, antallet af afgjorte sager ud fra

indlagte forudsætninger om produktivitet og tilgængelige månedsværk og deraf følgende udvikling i

sagsbeholdningen.

Modellen

indeholder

endvidere

gældende

målsætninger

for

sagsbehandlingstiden, og den beregner for hver måned forholdet mellem verserende og afgjorte sager,

som er et tilnærmet udtryk for den forventede gennemsnitlige sagsbehandlingstid.

Prognosemodellen indeholder funktionalitet til at beregne ligevægt mellem sagstilgang og

sagsproduktion men ikke til at modellere tilpasningsvejen til ligevægt, eller til at justere

ligevægtsbeholdningen for forskellen mellem loft og gennemsnit for sagsbehandlingstid samt

ekstraordinært høje ventetider på eksterne parter. Implement har derfor ved siden af

prognosemodellen udarbejdet er regneark, der muliggør dette samt forskellige scenarieberegninger

ved hjælp af de detaljerede data-input, der ligger i modellen (se Afsnit 6)

Mht. den løbende produktionsstyring bruges prognosemodellen kvartalsvist til at styre fordelingen af

medarbejderressourcer i Ankestyrelsen, herunder nyansættelser i forhold til behov baseret på tilgang

af sager, antal verserende sager og prognose for afgjorte sager. Ifølge interviews bygger den løbende

produktionsstyring dog mest på LIS-data for den aktuelle produktionsudvikling. Eftersom de fleste af

styrelsens fagkontorer hidtil har haft en relativt stor pukkel af sager, har det kun i mindre omfang været

relevant at udnytte kapacitet på tværs af kontorerne, hvor det ellers ville være et oplagt at benytte

prognosemodellen til at estimere behov og muligheder for at flytte rundt på ressourcer. Det forventes

dog at blive mere aktuelt efterhånden som sagspuklerne mindskes over de næste par år.

En tidligere version af modellen har desuden være anvendt som hjælpeværktøj i forbindelse med

Ankestyrelsens vurdering af det fremadrettede merbevillingsbehov i foråret 2018.

•

De skærpede krav om sagsbehandlingstider på 8-10 uger (loft eller gennemsnit) har

derfor ikke betydning for den langsigtede ligevægtsbemanding (antal årsværk), så

længe det sikres, at sagsbeholdningen på de enkelte områder er stor nok til, at det ikke

går udover produktiviteten.

TILPASNING TIL LIGEVÆGT

Mens der kun er én løsning mht. ligevægtsbeholdningen og ligevægtsbemandingen for

hver sagstype ved at givet niveau for antal indkomne sager, realiseret produktivitet og

krav til sagsbehandlingstiden, er der forskellige veje henimod ligevægten. Fra et givet

CCC x

4. Ligevægtsmodel til estimering af fremadrettet ressourcebehov (2/3)

Definition af variabler og redegørelse for de anvendte beregningsformler

ANVENDELSE AF ANKESTYRELSENS PROGNOSEMODEL (FORTSAT)

De forudsætninger, der anvendes i ligevægtsmodellen, bygger i høj grad på prognose-

modellen - følgende data er hentet fra den seneste version af prognosemodellen:

Sagsbeholdningens nuværende størrelse for hver sagstype

Det aktuelle antal produktive månedsværk for hver sagstype

Forudsætninger om produktiviteten og dens udvikling for hver sagstype

(antal afgjorte sager er produktet af b og c). Det er aftalt, at produktiviteten i 2019

fastlægges, så den svarer til den realiserede produktivitet i 2018 tillagt to procent.

Prognose for antal indkomne sager for hver sagstype.

Mål for sagsbehandlingstiden for hver sagstype

De centrale sammenhænge i ligevægtsmodellen

Beskrivelse af variable:

��½ ��

��

: Ventetid

��

: Produktionstid udover ventetid (mdr.)

��

: Antal indkomne sager pr. mdr.

�� :

Borgeroplevet sagsbehandlingstid (mdr. i gns.)

–

afhængig variabel

Gennemsnitlig produktivitet (sager pr. månedsværk)

: Gennemsnitlig produktionstid (timer pr. sag)

��

Herunder gælder det at:

��

= ��

��

pga. beholdning indtil AST når til at behandle sagen (mdr.)

��

eksternt givet; afhænger af de eksterne parters reaktionstid på tilbageløb og loops i de

enkelte typer af sagsbehandlingsprocesser

�� =

��

: Samlet ventetid i forløbet, hvor sagen ligger hos andre (mdr.)

∗

��

: Gennemsnitlige effektive timer pr. medarbejder pr. arbejdsdag (=1450 timer per år /

222 arbejdsdage = 6,5 timer)

��½:

Antal aktive månedsværk (det forudsættes at et månedsværk i gennemsnit kan præstere

1450/12 = 120 effektive timer)

: Antal verserende sager (beholdning) inkl. sager der er ved at blive behandlet

Det forudsættes, at der er 252/12 = 21 arbejds-/hverdage per måned

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid kan modelleres via følgende komponenter:

I den normale situation, hvor der en beholdning af en vis størrelse:, vil ventetiden på andre ikke

forlænge den gennemsnitlige sagsbehandlingstid, fordi man går videre til de næste sager i

beholdningen og lader sagen ligge indtil den er er klar, dvs.

Hvis

��

= ��½ ��

��

��½

: Antal afgjorte sager pr. mdr.

pga omregning fra timer til måneder, og fordi der normalt er 21 hverdage i hver måned og der ikke

sendes afgørelser afsted i weekends eller på helligdage. Denne simple relation mellem

��

forudsætter desuden, at medarbejderne i gns. leverer 120 timer per måned.

Omskrivning af ligning for sagsbehandlingstid når

��½ ��

��

∗

��

(NB. produktiviteten afhænger af

∗ , ∗

+ ��

−

��

og ��

��

)

Når data for antal verserende sager omfatter både de urørte sager, der ligger i beholdningen og de

sager i beholdningen, der er i gang med at blive behandlet, kan den tid det i gennemsnit tager at nå

gennem beholdningen ‒ og få behandlet en sag i den rækkefølge den er kommet ind ‒ udtrykkes

som:

��

< ��½ ��

��

< ��

��

I særlige tilfælde hvor beholdningen er meget lav eller 0 (hvilket den så vidt muligt bør undgås),

vil ventetiden på andre dog udgøre et minimum for sagsbehandlingstid:

Hvis

��

�� = ��

��

< ��

ℎ

��

ℎ

må det gælde at:

��

= ��

�� ⇒

∗

ℎ

I ligevægt er AFG = IND per måned, dvs.

��

∗

��

Ligevægtsbemanding (månedsværk):

∗

+ ��

��

må det gælde at:

��

− ��

��

For en ønsket længde af sagsbehandlingstiden (

��

= x mdr.) kan ligevægtsbeholdningen

∗

(��

) dermed bestemmes under de givne forudsætninger om antal indkomne sager (�� ), og

produktivitet per månedsværk (

) , så længe at

��

< ��

��

Ligevægtsbeholdning::

��

�� ⇒

��

�� ⇒

= ��

∗

5. Basisfremskrivning af fremadrettet ressourcebehov til juridisk sagsbehandling (1/2)

Basisfremskrivningen indebærer, at sagsbeholdningen er bragt i ligevægt ultimo 2020. Det kræver godt 20 sagsbehandlerårsværk at afvikle puklen

RESULTAT AF BASISFREMSKRIVNINGEN IFT RESSOURCEBEHOVET TIL SAGSBEHANDLING

Basisfremskrivningen er udgangspunktet for vurderingen af det fremadrettede ressource-

og finansieringsbehov.

Figur 8. Årsværksbehov i basisfremskrivningen til nedbringelse af sagsbehandlingstid og

etablering af ligevægt. Med og uden 2 procent årlig produktivitetsstigning

250

228,3 224,8

225,7 217,1

•

I basisfremskrivningen er anvendt samme forudsætninger vedrørende den initiale

bemanding og sagsbeholdning som i Ankestyrelsens prognose. Der er ligeledes

anvendt de samme forudsætninger om sagstilgangen og om en effektiv arbejdstid på

1.450 timer per år.

Der er derimod ikke indregnet korrektioner for, at øget tilgang af nye medarbejdere (i

forbindelse med nedbringelse af sagsbehandlingstiden) eller indførelse af et loft på

10 uger over sagsbehandlingstiden på nogle områder kan have negative afledte

effekter på produktiviteten. Disse forhold behandles efterfølgende. .

216,9

204,3

216,9

200,3

200

•

150

Uændret

produktivitet

100

2 pct. årlig

produktivitets-

stigning

Ressourcer til

pukkelafvikling

Basisfremskrivningen er gennemført både med uændret produktivitet og med en årlig

produktivitetsstigning på 2 procent.

Fremskrivningen resulterer i en ligevægt for hvert sagsområde bestående af en beregnet

sagsbeholdning, der ikke er større end at sagsbehandlingstiderne kan overholdes, og en

ligevægtsbemanding, der sikrer, at der måned for måned kan afgøres lige præcis det

antal sager, der forventes at komme ind.

Figur 8 viser hvor stort et ressourceforbrug det med de anvendte forudsætninger vil

kræve at fortsætte den positive udvikling fra 2018 med nedbringelse af

sagsbeholdningen, så alle områder senest primo 2021 er nået ned på en

ligevægtssagsbeholdning, der ligger på et sted mellem 1,7-3,5 gange antallet af

indkomne sager per måned. Ved uændret produktivitet er ligevægten opgjort til ca. 217

årsværk, mens den gradvist vil falde til ca. 200 årsværk i 2022, hvis produktiviteten øges

med to procent per år. I 2019 og 2020 vil ressourcebehovet midlertidigt være højere for

at kunne nedbringe sagsbeholdningerne i ligevægtsniveauerne på alle sagsområder.

Figur 9 illustrerer, at sagsbehandlingstiden i basisfremskrivningen gradvist reduceres

igennem 2019 og 2020, således at ligevægten er etableret ultimo 2020

–

tilpasningsperioden kan som tidligere nævnt gøres kortere eller længere. For alle

sagsområder under ét stabiliseres sagsbehandlingstiden på 2,7 måneder. Sags-

beholdningen stabiliseres tilsvarende fra ultimo 2020, hvor den er på ca. 8.500 sager.

Det er kan sammenholdes med 12.167 verserende sager ved udgang en 2018 på de

områder, som indgår i fremskrivningen. Forskellen mellem initialniveauet og

ligevægtsniveauet for sagsbeholdningen er således knap 3.700 sager. Afviklingen af

denne sagspukkel kræver godt 20 sagsbehandlerårsværk, hvis sagerne kan løses med

det tidsforbrug per sag, som er forudsat i basisfremskrivningen initialt.

Resultaterne for så vidt angår sagsbeholdningens ligevægtsniveau og tilpasningen til

ligevægt er de samme i de forskellige scenarier, der præsenteres senere, som i basis-

fremskrivningen. Disse forhold beskrives derfor ikke yderligere. Derimod er der en række

forhold i det følgende, som har betydning for produktivitetsniveauet og dermed det

ressourceforbrug, der er nødvendigt for at realisere ligevægten.

2019

2020

2021

2022

Figur 9. Udviklingen i sagsbehandlingstid

og sagsbeholdning i basisfremskrivningen

7,0

Antal verserende sager

(højre)

6,0

5,0

12.000

4,0

3,0

2,0

4.000

1,0

0,0

2.000

10.000

8.000

6.000

Sagsbehandlingstid,

mdr. (venstre)

18.000

16.000

14.000

Figur 10. Forskydninger (i ligevægt) i de

enkelte kontorers ressourcebehov ift 2018

Retssager

Underretning

Tavng og Magt

Retssager

Underretning

Tvang og magt

BØF 4 - KSB

Mellemkommunal refusion

Kommunalret

Aktindsigt - Tilsynet

Forvaltning og sektorlov

ASU

BESK 3 - KSB

AMK

Øvrige Beskæftigelsessager

BESK 2 - KSB

BESK 1 - KSB

PSYK

LBN

SOC 4 - KSB

UdDk

SOC 3 - KSB

KNS

SOC 2 - KSB

Social tilsyn

SOC 1 - KSB

Figuren

kommenteres

på næste side

jan

maj

sep

jan

maj

sep

jan

maj

sep

jan

maj

sep

jan

maj

sep

2018

2019

2020

2021

2022

Note: Sagsbehandlingstiden er er opgjort som sags-

beholdningen divideret med den månedlige

sagstilgang.

-10

-5

Årsværk

5. Basisfremskrivning af fremadrettet ressourcebehov til juridisk sagsbehandling (2/2)

Ressourcebehovet i basisfremskrivningen specificeret på de enkelte sags- og kontorområder.

Etablering af ligevægt på alle sagsområder indebærer, at der i et mindre omfang vil

skulle flyttes ressourcer mellem kontorer og sagsområder. Det er illustreret i figur 10

på foregående side.

I tabel 7 neden for er ressourcebehovet i basisfremskrivningen specificeret for de

enkelte sagsområder og kontorer for hvert af årene 2019-2022. Ressourcebehovet er

vist både ved en årlig produktivitetsstigning på to procent og ved uændret

produktivitet svarende til gennemsnittet for 2018.

Tabel 7. Ressourcebehov(antal årsværk) i basisfremskrivningen fordelt på sags- og kontorområder. Med og uden årlig produktivitetsstigning på to procent.

Kontor

KSB

Social tilsyn

KSB

KNS

KSB

Udbetaling Danmark

KSB

Social 4

LBN

PSYK

Beskæftigelse 1

Beskæftigelse 2

Arbejdsmiljøklagenævnet

Beskæftigelse 3

KSB

Øvrige beskæftigelsessager

AMK

KSB

ASU

Forvaltning og sektorlov

Aktindsigt - Tilsynet

Kommunalret

Mellemkommunal refusion

KSB

Børn & Familie 4

Tvang og Magt

Underretning

Retssager

Tvang og Magt

Børn & Familie 1

Underretning

Retssager

I alt ekskl. arbejdsskade og familieret

Sagsområde

Timer per

sag initialt

10,6

32,8

6,4

26,1

6,4

7,9

6,1

12,4

8,4

7,3

7,8

13,1

12,4

6,1

6,7

8,1

10,8

9,4

16,2

5,2

8,3

16,4

14,8

8,3

16,4

14,8

Årsværk

2018

24,9

1,3

21,0

4,8

9,4

18,0

2,2

3,0

Estimeret årsværksbehov ved uændret produktivitet svarende til 2018

2019

2020

2021

2022

Estimeret årsværksbehov ved årlig produktivitetsstigning på 2 pct

2019

2020

2021

2022

Social 1

Social 2

Klagenævn for specialundervisning

Social 3

24,1

1,1

29,6

4,6

1,2

19,3

7,6

3,0

4,7

22,6

14,1

3,8

2,6

22,5

5,1

5,0

4,0

3,1

8,0

7,4

6,2

27,5

1,1

30,9

4,3

1,2

18,3

8,2

2,9

3,7

22,6

14,0

3,3

2,5

21,1

5,0

4,6

4,0

2,1

5,0

8,1

6,1

26,3

1,1

30,1

4,3

1,1

16,5

7,2

2,5

3,7

20,7

15,2

3,3

2,7

21,1

4,2

5,1

4,0

2,0

5,0

6,7

6,2

26,3

1,1

30,1

4,3

1,1

16,5

7,2

2,5

3,7

20,7

15,2

3,3

2,7

21,1

4,2

5,1

4,0

2,0

5,0

6,7

6,2

23,7

1,1

29,2

4,5

1,2

19,0

7,5

2,9

4,6

22,3

13,9

3,8

2,6

22,2

5,0

4,9

3,9

3,0

7,9

7,3

6,1

26,4

1,1

29,7

4,1

1,2

17,6

7,9

2,8

3,5

21,7

13,5

3,2

2,4

20,2

4,8

4,4

3,9

2,0

4,9

7,8

5,9

24,8

1,0

28,4

4,0

1,1

15,5

6,8

2,4

3,5

19,5

14,3

3,1

2,5

19,8

4,0

4,8

3,8

1,9

4,8

6,3

5,9

24,3

1,0

27,8

3,9

1,1

15,2

6,6

2,3

3,4

19,1

14,0

3,0

2,4

19,4

3,9

4,7

3,7

1,9

4,7

6,2

5,8

3,0

24,1

18,0

3,6

2,8

23,8

3,7

4,4

4,5

Kommunalt Tilsyn

Kommunalret

2,7

3,3

5,0

7,0

1,9

3,5

10,5

3,9

7,1

217,3

2,2

4,8

9,5

4,8

7,4

228,3

2,3

4,7

9,6

5,6

7,0

225,7

2,2

4,4

9,8

5,0

6,5

216,9

2,2

4,4

9,8

5,0

6,5

216,9

2,2

4,7

9,4

4,7

7,3

224,8

2,2

4,5

9,2

5,4

6,7

217,1

2,0

4,1

9,2

4,8

6,1

204,3

2,0

4,0

9,0

4,7

6,0

200,3

Note: Årsværksbehov i basisfremskrivningen er opgjort ved en årlig effektiv arbejdstid på 1.450 timer. Årsværk i 2018 er tilsvarende det anvendte timeforbrug omregnet med 1.450 timer

6. Oversigt over beregnet ressource- og finansieringsbehov til juridisk sagsbehandling

Det langsigtede finansieringsbehov vurderes at modsvare ca. 9 ÅV til sagsbehandling. På kort sigt er behovet større pga. pukkelafvikling

RESSOURCEHOVET EFTER KORREKTIONER AF BASISFREMSKRIVNNGEN OG BASELINEÅRET

Tabel 8 neden for sammenfatter de elementer, der har indgået i den gennemførte

analyse af ressource- og finansieringsbehovet for at sikre langsigtet ligevægt og

overholdelse af sagsbehandlingstiderne.

I forhold til basisfremskrivningen (se første række i tabellen) er der en række yderligere

forhold, som har betydning. Det drejer sig blandt andet om korrektion for evt. tab af

produktivitet ved etablering af et 10 ugers loft over sagsbehandlingstiden. Her er der

forudsat et varigt produktivitetstab på 5 pct. på de områder, der omfattes af 10-ugers

loftet. Dette er væsentligt lavere end Ankestyrelsens vurdering af et tab på 20 pct.. Som

det fremgår af tabellen indebærer forskellen mellem Implements og styrelsens vurdering

af produktivitets-tabet på sager med 10 ugers loft en forskel i det varigt estimerede

ressourcebehov på ca. 5,5 ÅV.

Der er også foretaget korrektion for særlige forhold mht. prognoser samt timeforbruget i

baselineåret 2018. Hvert af disse forhold gennemgås nærmere i det efterfølgende.

Basisfremskrivningen omfatter alene produktionen i fagkontorerne. Vi har analyseret og

vurderet behovet for ekstra ressourcer også til Administrationen (se afsnit 9) men finder

ikke, at der er et ekstra ressourcebehov på dette område. De foretagne korrektioner er

udtryk for Implements vurdering af, hvad der er analytisk velbegrundet vedrørende de

enkelte temaer og ud fra en helhedsbetragtning.

…

Tabel 8. Ressource- og finansieringsbehov for etablering af ligevægt og afvikling af sagspukkel

Efter korrektioner er der beregnet et ressourcebehov, som fremgår af række 5 i tabellen.

Når der korrigeres for en række særlige forhold vedrørende 2018-baseline (inkl. midler-

tidige finansieringsmuligheder) er det sammenlignelige årsværksforbrug i 2018 opgjort til

215,3 ÅV, jf. række 7, venstre kolonne. I vurderingen af relevante korrektioner er der set

på styrelsens samlede virksomhed. Dog har vi efter aftale ikke forholdt os til, hvad der er

et rimeligt eller nødvendigt serviceniveau på enkeltområder.

Der er ikke indregnet korrektion for det forhold, at Ankestyrelsens ressourceforbrug på

familieretsområdet i 2018 var lavere end svarende til den bevillingskorrektion, der er sket

i forbindelse med opgavens flytning den 1. april 2019 til Familieretshuset. Implement har

ikke hermed forholdt sig til, hvad der er den rette bevillingsregulering. På den ene side

indebærer reguleringen et tilpasningsbehov for Ankestyrelsen ift 2018. På den anden

side er der tale om en tilstræbt udgiftsneutral opgaveflytning. Vi forudsætter, at dette

forhold drøftes særskilt uden for rammerne af budgetanalysen.

I scenariet med 2 pct. produktivitetsstigning er Ankestyrelsens

”købekraft”

tilsvarende

reduceret med omprioriteringsbidraget, jf. række 8. Omprioriteringsbidraget reducerer

nemlig Ankestyrelsens bevilling (og dermed købekraft) med 2 pct. per år til og med 2022.

På baggrund heraf kan der opgøres et varigt finansieringsbehov svarende til ca. 9 ÅV.

Dette er (bortset fra den tekniske effekt af omprioriteringsbidraget på nettobehovet)

forholdsvis uafhængigt af, om der forudsættes uændret eller stigende produktivitet i

sagsbehandlingen. Forskellen er således kun 9,2 vs. 8,6 ÅV i 2021. Finansierings-

behovet er større i 2019 og 2020, hvor den initiale sagspukkel afvikles.

Estimeret årsværksbehov ved uændret produktivitet

(svarende til 2018)

Estimeret årsværksbehov ved årlig

produktivitetsstigning på 2 procent

Elementer i opgørelsen af ressource- og finansieringsbehov

Basisfremskrivning

Produktivitetsnedgang på 5 pct. ved 10-ugers loft (Implement’s vurdering)

Faktiske årsværk -

baseline

2018

2019

228,3

0,1

0,4

228,4

2020

225,7

2,0

7,8

227,7

8,1

0,0

-2,0

2021

216,9

1,9

7,4

218,8

7,7

0,0

-2,0

2022

216,9

1,9

7,4

218,8

7,7

0,0

-2,0

2019

224,8

0,1

0,4

224,9

8,0

5,9

-2,0

2020

217,1

1,9

7,4

219,0

7,8

0,0

-1,9

2021

204,3

1,8

7,1

206,1

7,3

0,0

-1,9

2022

200,3

1,7

6,9

202,0

7,2

0,0

-1,8

217,3

Produktivitetsnedgang på 20 pct. ved 10-ugers loft (Ankestyrelsens vurdering)

Ressourcebehov efter korrektion på 5 pct. ved 10-ugers

loft

Effektive timer –

1450/1400

7,8

75 pct. produktivitet, nye medarbejdere

Nettoændring af prognose for indkomne sager

8,2

7,1

-2,0

Korrektioner ift. prognoser

Beregnet ressourcebehov

Korrigeret baseline

Forskel

- beregnet ressourcebehov minus korrigeret baseline

Købekraft

Finansieringsbehov, årsværk

-9,8

215,3

241,6

233,7

224,5

236,8

224,8

211,5

207,3

26,3

215,3

26,3

18,4

215,3

18,4

9,2

215,3

9,2

215,3

9,2

21,5

211,1

25,8

9,5

206,9

17,8

-3,8

202,9

8,6

-8,0

198,9

8,4

7. Korrektioner til basisfremskrivningen (1/2)

Korrektioner vedrørende effektiv arbejdstid og effekterne af et 10-ugers loft over sagsbehandlingstiden på udvalgte områder

PRODUKTIVITETSEFFEKT AF 10-UGERS LOFT PÅ UDK- OG SYGEDAGPENGESAGER

Der indføres fremadrettet et loft på 10 uger over sagsbehandlingstiden for Udbetaling

Danmark sager og for sygedagpengesager. Det er i Ankestyrelsens mål- og resultatplan

for 2019 forudsat, at antallet af verserende sager på disse områder kan fastholdes på ca.

2.500 i 2019 og derefter falde til 2.000 i 2020 og 1.500 fra 2021 og frem.

I Ankestyrelsens prognose er der (med virkning fra 2020) forudsat et varigt fald i

produktiviteten på 20 procent for de sager, der omfattes af 10-uges loftet. Den primære

problemstilling er, at der ved pludselige stigninger i sagstilgangen hurtigere end i dag

skal tages fat i sagerne. Det kan kræve, at flere sagsbehandlere bidrager ved

spidsbelastninger, og hvis disse ikke har samme erfaring på de pågældende områder

kan det betyde, at sagerne løses mindre effektivt end i den nuværende driftspraksis. I

basisfremskrivningen er der ikke indregnet noget produktivitetstab.

Betydningen af loftet på produktiviteten vil blandt andet afhænge af, hvor hyppigt, hvor

pludseligt og hvor kraftigt sådanne udsving i sagstilgangen finder sted. I Delrapport 3:

kortlægning og analyse af sagsbehandlingsprocesser

er det i afsnit 5 analyseret hvilke

problemstillinger, der kan opstå i driften, når der indføres et loft på 10 uger for Udbetaling

Danmark sager og sygedagpengesager.

Når vi ser på sammensætningen af bunkerne for de sager, der er indkommet indenfor de

seneste 10 uger og de mønstre der er i den løbende sagstilgang er det vores vurdering,

at det kun vil være en mindre del af det samlede antal sager, der vil få udfordringer med,

at der i perioder vil være knaphed på (specialiserede) medarbejdere til at løse dem

hurtigt nok. For størstedelen af sagerne er beholdningerne i ligevægt således

tilstrækkeligt store, og udsvingene i sagstilgangen ikke større end at langt størstedelen af

sagerne fortsat vil kunne løses af medarbejdere inden for de respektive teams. Det er i

den forbindelse vigtigt, at det primært er for spidsbelastningssagerne, at der er risiko for

produktivitetstab, og disse udgør trods alt kun en mindre del af det samlede sagsantal.

Et varigt produktivitetstab på 20 pct. for hele Udbetaling Danmark og hele syge-

dagpengeområdet er en meget betydelig effekt, og på baggrund af den analyse, som

beskrevet i afsnit 5 i delrapport 3, anser vi ikke dette for sandsynligt. Vi anerkender, at

der er en reel risiko for tab af produktivitet ifm. spidsbelastningssituationer. Det er dog

vores vurdering, at disse i vid udstrækning vil kunne løses gennem tilpasning af

driftsstyringen. Det kan fx være relevant at have faste

”reservesagsbehandlere”

på de

områder, hvor risikoen for spidsbelastninger erfaringsmæssigt er størst.

Samlet set anbefaler vi, at beregningerne foretages med forudsætning af et varigt

produktivitetstab på fem procent på de omfattede områder. Det er vores vurdering, at der

vil kunne forekomme spidsbelastninger, hvor effekten kan være større, men at det som

en gennemsnitsforudsætning er rummeligt ift at absorbere de afledte produktivitets-

effekter. Vi anser en effekt på fem procent for at være et overkantsskøn.

EFFEKTIV ARBEJDSTID

Vi har gennem detaljeret nedbrydning af tidsregistreringerne på alle kontorer og

medarbejdere analyseret det reelt præsterede antal effektive timer per årsværk i

fagkontorerne for 2018. Resultaterne er udførligt beskrevet i Delrapport 5:

kortlægning

og analyse af administration og overhead.

Det overordnede resultat er gengivet i Figur

11 nedenfor. Heraf ses, at det gennemsnitligt antal leverede arbejdstimer var 1.404 timer

med en spredning fra 1.231 til 1.471 timer.

Figur 11. Effektive timer per årsværk fordelt på fagkontorer og justeret for barsel

Børn & Familie 1

Arbejdsskade 3

Beskæftigelse 3

Beskæftigelse 2

Beskæftigelse 1

Social 2

Social 3

Børn & Familie 3

Arbejdsskade 1

Børn & Familie 4

Gennemsnit

Arbejdsskade 2

Social 1

Social 4

Børn & Familie 2

Forvalt.- og Sektortilsynet

Psyk. og Ligbh.nævnet

Kommunalret

1.473

1.453

1.451

1.443

1.439

1.426

1.424

1.422

1.420

1.418

1.404

1.379

1.361

1.339

1.335

1.312

1.260

1.231

1.100

1.200

1.300

1.400

1.500

Dette niveau er ca. 50 timer lavere end de 1.450 effektive timer som Ankestyrelsen

regner med per (fuldtids)sagsbehandler inden for både produktionsstyringen og i

prognosemodellen. Hvis der fremadrettet kan realiseres en gennemsnitlig effektiv

arbejdstid svarende til det forudsatte, vil det i forhold til 2018 modsvare en forøgelse af

produktionskapaciteten på ca. 3�½ procent. Det kan bemærkes, at flere af fagkontorerne

har haft en effektiv arbejdstid (tæt) på eller over 1.450 timer, jf. figur 11.

Der er i vurderingen af ressource- og finansieringsbehovet ikke foretaget en sådan

korrektion, fordi der er fastholdt et afsæt i den faktiske driftssituation i 2018.

Ankestyrelsen har oplyst, at måltallet på 1.450 timer ikke er baseret på empirisk viden

om de faktisk leverede timer, men er anvendt som et

stretch target

i mål- og

driftsstyringen. Det ændrer dog ikke ved, at hvis de internt anvendte styrings-

forudsætninger realiseres, så er der heri en produktionsreserve for styrelsen.

I forhold til basisfremskrivningen er der foretaget en generel korrektion på ca. 3�½ procent

(1.450/1.400) af både det fremskrevne ressourceforbrug og ressourceforbruget i

baselineåret, dvs. 2018. Korrektionerne fremgår af række 4 i Tabel 8 på forrige side.

Korrektionen er stort set ens i alle år og scenarier, så den har kun en ganske lille

betydning for vurderingen af ressource- og finansieringsbehov.

7. Korrektioner til basisfremskrivningen (2/2)

Nye medarbejdere antages at have en produktivitet det første år, som svarer til 75 procent af gennemsnittet.

PUKKELAFVIKLING OG NYE MEDARBEJDERE

Mens det varige ressourcebehov ligger ret fast på en bestemt ligevægt, er det af flere

grunde lidt vanskeligere at opgøre ressourcebehovet i overgangsperioden, hvor

sagspuklen skal nedbringes:

Der er flere mulige tilpasningsprofiler for, hvor hurtigt puklerne afvikles. Det kan vælges

at øge bemandingen kraftigt i 2019 med henblik på at opnå ligevægt allerede i løbet af

dette år, eller det kan vælges at fordele tilpasningen mere blødt henover 2019-2020.

Basisfremskrivningen forudsætter som nævnt det sidste

–

dette har ikke nogen

betydning for det samlede ressourcebehov, men kun for fordelingen mellem 2019 og

2020.

JUSTERING AF PROGNOSE FOR INDKOMNE SAGER

Ligevægtsbehovet er indtil videre beregnet ud fra Ankestyrelsens prognose for indkomne

sager på hvert sagsområde, der er baseret på det gennemsnitlige antal registrerede

indkomne sager på hvert sagsområde over de sidste 24 måneder. Den anvendte

prognose er således baseret på registrerede indkomne sager i både 2017 og 2018.

Ankestyrelsen har i et efterfølgende notat redegjort for, at idet deres prognosen baseres

på de sager, der er registreret som indkomne over de sidste 24 måneder, fanger

prognosen ikke en række genoptagelsessager, er behandlet i perioden, men som af

tekniske årsager er blevet registreret som indkomne før perioden, og før de overgik fra at

være en normal sag til en genoptagelsessag. Konsekvensen er derfor, at prognosen for

indkomne sager bliver for lav, fordi de genoptagne sager kun tæller delvist med.

Ankestyrelsen har i notatet estimeret, at der derfor kommer til at mangler 317

genoptagelsessager i årsprognosen, svarende til ca. 26 sager per måned, samt at det vil

kræve ca. 1�½ ekstra ÅV at behandle de sager som mangler i prognosen. Vi har derfor

tillagt ca. 1,5 ÅV til det estimerede ressourcebehov for hvert af årene 2019-2022.

Vi har imidlertid også foretaget en nærmere vurdering af hvilken periode, der giver det

mest retvisende prognosegrundlag. Ankestyrelsen argumenterer for, at prognosen bliver

mere robust, når den baseres på en længere periode (24 måneder, dvs. 2017-18) frem

for kun det seneste år (2018). Omvendt må vi også konstatere, at der har været et ikke

ubetydeligt fald i mængden af sager mellem 2017 og 2018. Når der ses på alle de

omfattede sager (bortset fra tilsynssagerne, som blev ressortoverført i 2017 og først blev

normaliseret i 2018 mht. registrering og behandling) er der således tale om et fald i det

gennemsnitlige antal sager fra 3.011 til 2.918 sager per måned, dvs. et fald på ca. 3.1

pct. i mængden af indkomne sager på det bevillingsfinansierede område. Den

fremadrettede prognose for antal indkomne sager bliver dermed væsentligt højere ved at

tage udgangspunkt i det gennemsnitlige antal sager i 2017 og 2018, end hvis den kun

havde taget udgangspunkt i den mere aktuelle tendens i 2018.

Det har derfor en væsentlig betydning for det estimerede fremadrettede ressourcebehov,

om prognosen for indkomne sager kun baseres på 2018, eller både på 2017 og 2018.

Eftersom hele den øvrige analyse er baseret på 2018 som baseline-år, finder vi det også

mest retvisende at benytte antal indkomne sager i 2018 som grundlag for prognosen,

hvilket desuden har den fordel, at det repræsenterer den aktuelle tendens. Eftersom

antal indkomne sager ligger ca. 3,1 pct. lavere i 2018, og eftersom 2018 efter vores

opfattelse bør ændres fra halv til fuld vægt i prognosen, indebærer det en nedjustering i

det gennemsnitlige antal indkomne sager på 3,1/2 = 1,55 pct. Det reducerer

ligevægtsbehovet med ca. 3,5 ÅV for hvert af årene 2019-2022.

Nettoeffekten af nedjusteringen på 3,5 ÅV ved at basere prognosen på 2018-data og

opjusteringen på 1,5 ÅV pga. de manglende genoptagelsessager er dermed minus 2 ÅV.

Den justerede prognose svarer til, at der i gennemsnit indkommer 3.078 sager per

måned på de omfattede sagsområder.

Når bemandingen øges i overgangsperioden med henblik på at afvikle puklerne, vil

kapaciteten komme til at bestå at relativt flere uerfarne nye medarbejdere, end normalt

(og flere end i 2018). Mange af de nye medarbejdere skal først oplæres, og vil ikke

kunne levere det samme antal effektive timer som de eksisterende medarbejdere i det

første år. Deres produktivitet forventes også at være lavere i en periode.

Der er derfor foretaget en korrektion til basisfremskrivningen sådan, at nye medarbejdere

antages at have en lavere produktivitet. Der er konkret forudsat en gennemsnitlig

produktivitet på 75 pct. for alle nyansatte medarbejdere, som bidrager til afvikling af

sagspuklen. Merbehovet for ekstra ressourcer forhøjes derfor i 2019 med 33 procent,

svarende til seks-syv årsværk. Effekten er større end hvad der ville følge af de

forudsætninger, der ligger i Ankestyrelsens prognose, jf. boksen nedenfor. Afviklingen af

sagspuklen pågår også i 2020, men her forudsættes det at kunne ske uden yderligere

nyrekruttering end hvad der følger af den almindelige personaleomsætning.

Nye medarbejderes gennemsnitlige produktivitet det første år:

Vi antager, at der for nye uerfarne sagsbehandlere er en samlet spildtid på tre måneder i det

første år, hvor de oplæres. En anden måde at udtrykke dette på er, at der går ca. et år hvor

deres produktivitet udvikler sig fra et lavt niveau

‒

i starten kraftigt og derefter aftagende

‒

til

100 af den normale gennemsnitlige produktivitet. Det betyder, at nye medarbejdere har en

produktivitet på 75 procent af normalen i år 1, og i år 2 er oppe på 100 procent.

I Ankestyrelsens prognosemodel regnes der kun med én måneds produktivitetstab for nye

medarbejdere, men styrelsen anser dette som en beregningsteknisk antagelse, der ikke er

empirisk funderet.

8. Korrektion af tidsforbruget i 2018-baseline (1/3)

Der er en række forhold, som bidrager til et større finansieringsgrundlag i 2018 end fremadrettet (fraset merbevillingen på FL2019)

MIDLERTIDIG FINANSIERING I 2018

I analysen af det fremadrettede ressourcebehov til sagsproduktion i perioden 2019-2022

anvendes 2018 som baseline. Ankestyrelsen har anført, at der er en række forhold, som

har betydet, at der har været flere timer til sagsproduktion i 2018, end der kan forventes

fremadrettet. Disse punkter er sammenfattet i Tabel 9 nedenfor. De anførte forhold

modsvarer tilsammen 15,2 mio. kroner svarende til 17,6 årsværk (ca. 25.000 timer ved

1.450 timer per årsværk)

Tabel 9. Midlertidig finansiering i 2018 (Ankestyrelsens opgørelse)

Mio. kr.

Midler fra ØIM til nedbringelse af sagsbehandlingstider

Forbrug af overført overskud

Mindreforbrug på familieretslige opgaver allokeret til anden sagsbehandling

Underprioriterede øvrige kerneopgaver

Korrektion for a-conto opkrævningen på gebyrområdet

Total

0,7

2,2

5,1

2,6

4,6

15,2

Årsværk

0,8

2,6

5,9

3,0

5,3

17,6

Implement har ikke vurderet de enkelte elementer i tabellen detaljeret. Det er vores

indtryk, at der for nogle af posterne er forhold, som betyder, at der næppe kan forventes,

at de anførte midler én-til-én er anvendt til øget sagsproduktion. Det er dog ikke muligt

analytisk at koble finansieringen til disponeringen af udgifter på enkeltområder

–

vi kan

ikke ud fra data identificere om midlerne har været anvendt til sagsproduktion, andre

forhold eller en blanding. I det følges søges det derfor belyst, om der i den samlede

ressourcedisponering kan identificeres en stigning i tidsforbruget til sagsproduktion.

Desuden kan oversigterne over bevægelserne i tidsforbruget anvendes til at få et indtryk

af, om der er andre kerneopgaver, som har været presset i 2018. Analysen har omfattet

Ankestyrelsens samlede opgaveportefølje inden for de rammer, der er aftalt. Det ligger

dog udenfor budgetanalysens scope at vurdere, om der leveres det rette (eller et for højt

eller lavt) serviceniveau på de disse øvrige kerneopgaver.

SAMLET TIDSFORBRUG

Tabellen øverst på næste

side (svarende til indklippet

til højre) viser styrelsens

tidsanvendelse i 2017-2018

fordelt på forskellige organi-

satoriske enheder og typer

af opgaver.

Faglig ledelse mv. fagkontorer

Adm. og uspecificerede aktiviteter

Generel ledelse og koordinering

Kompetenceudvikling

2017

Fagkontorer

Andre enheder

Fagkontorer

2018

Andre enheder

Fagkontorer

Forskel

Andre enheder

Bevilling

Gebyr

Adm.

Øvrige

I alt

Bevilling

Gebyr

Adm.

Øvrige

I alt

Bevilling

Gebyr

Adm.

Øvrige

I alt

16.688

7.802

37.498

11.855

73.844

44.253

11.388

17.162

9.827

82.630

27.564

3.586

-20.336

-2.029

8.786

998

1.916

2.036

1.004

8.456

4.668

1.510

1.990

12.999

9.578

12.488

2.739

1.836

896

1.509

1.990

3.445

1.271

19.278

6.896

11.490

823

-200

-108

-6.947

-2.678

1.936

-719

6.279

-2.682

Juridisk sagsbehandling mv.

Administrativ sagsbehandling

Analyser og undersøgelser

Sagsproduktion - Bevilling

33.153

123

1.773

71.745

1.819

17.755

73.730

52.734

26.973

2.715

72.441

417

194

20.062

72.652

50.168

-6.180

-106

942

696

364

-1.626

2.307

-1.079

-2.566

294.348

6.049

103.011

300.450

103.011

325.475

95.348

1.516

327.092

95.348

31.127

-5.970

-7.662

1.463

26.642

-7.662

Kilde: Ankestyrelsens notat af 19.3.2019

Korrektioner til Implements

notat ”Analyse af fremadrettet

bevillingsbehov

Sagsproduktion - Gebyr

Anden juridisk sagsproduktion

Retssager - Bevillingsfinansieret

Retssager - Gebyrfinansieret

Tværgående støttefunktioner mv.

31.753

18.912

246

126

1.014

33.138

18.912

25.672

15.915

154

658

26.546

15.915

-6.080

-2.997

-184

-356

-6.592

-2.997

5.556

4.810

27.097

123.249

5.556

10.218

5.801

19.333

6.947

1.744

28.345

117.417

6.947

6.558

6.226

28.095

1.391

-3.067

1.248

-5.832

1.391

-3.660

425

8.762

977

8.271

38.814

86.431

7.111

31.602

102.437

48.281

212.998

1.480

7.326

41.843

88.728

7.258

35.442

98.509

49.155

222.796

502

-945

3.029

2.296

147

3.840

-3.928

875

9.799

Frokost

Fravær (ferie, sygedom, orlov mv.)

I alt

Posterne vedrører for det første midlertidige finansieringselementer i form af forbrug af

overført overskud (2,2 mio. kr.) og tilførsel af midler fra Økonomi- og Indenrigs-

ministeriet (0,7 mio. kroner).

552.966

175.661

157.898

161.140 1.047.666

601.020

169.937

134.574

168.402 1.073.932

48.053

-5.724

-23.324

7.261

26.266

Herudover er anført, at der i 2018 er anvendt 5,1 mio. kr. mindre på opgaver indenfor

det familieretlige område end det beløb som Ankestyrelsens bevilling reduceres med i

forbindelse med disse sagers overgang per 1. april 2019 til Familieretshuset.

Det er ligeledes Ankestyrelsens vurdering, at en række øvrige kerneopgaver midlertidigt

har været nedprioriteret, herunder principafgørelser og praksiskoordinering. Dette er af

styrelsen vurderet til 2,6 mio. kr., som fremkommer ved sammenligning af tidsforbruget i

2016 og 2018 - der var både et fald i tidsforbruget til praksiskoordinering i 2017 og 2018.

Endelig har styrelsen opgjort, at der i 2018 var mulighed for at midlertidigt disponere 4,6

mio. kr. som følge af en nedgang i antallet af gebyrfinansierede sager. Dette skyldes

regnskabstekniske forhold, der betyder, at efterreguleringen mellem det bevillings-

finansierede og det gebyrfinansierede område først sker året efter.

I det omfang, der i 2018 har været midlertidig finansiering, har der også været mulighed

for at allokere flere ressourcer til sagsproduktionen

–

eller til andre aktiviteter. Hvis

finansieringen bortfalder fremadrettet, og hvis den midlertidige finansiering i 2018

fortrinsvis har været disponeret til sagsproduktion, kan det være relevant at korrigere

2018-baseline herfor.

Det fremgår af Tabel 10 på næste side,, at der samlet set har været en stigning i den

registrerede tid på 15.593 timer fra 2017 til 2018 (ekskl. frokost og fravær). Det dækker

over, at der i fagkontorerne på de bevillingsfinansierede områder var en stigning på godt.

51.000 timer, mens der både i arbejdsskadekontorerne og i Administrationen blev

anvendt færre timer i 2018 end i 2017. Endelig blev der i de

”øvrige kontorer”

(stabskontorerne mv.) anvendt godt 7.000 timer mere i 2018 end i 2017

Der er samlet set en lang række større og mindre forskydninger i tidsanvendelsen. Det

er ikke muligt at redegøre detaljeret for indholdet af, eller årsagen til, de enkelte

bevægelser eller at knytte dem til finansieringssiden. På næste side anføres nogle

eksempler på områder med forskydninger i tidsanvendelsen.

Det kan blandt andet anføres, at der i fagkontorerne (ekskl. arbejdsskadekontorerne)

som nævnt var en samlet stigning i tidsforbruget på ca. 51.000 timer fra 2017 til 2018,

når det opgøres ekskl. frokost og alle former for fravær. Heraf blev kun knap 30.000

yderligere timer anvendt på øget sagsproduktion, mens de øvrige timer blev anvendt på

andre opgaver. Dette eksempel understreger, at der er mange forhold i spil, og at det

ikke er muligt at foretage en entydig analytisk kobling imellem de forhold på

finansieringssiden, som fremgår af Tabel 9 og den udvikling, der ses i tidsforbruget.

8. Korrektion af tidsforbruget i 2018-baseline (2/3)

Der har været mange forskydninger i tidsforbruget fra 2017 til 2018 på tværs af opgaver og organisatoriske enheder

Tabel 10. Oversigt over samlet tidsforbrug i 2017 og 2018, opdelt på fagkontorer og andre enheder samt bevillings- og gebyrfinansieret (timer)

2017

Fagkontorer

Bevilling

Ledelse og administration mv.

Gebyr

Andre enheder

Adm.

Øvrige

I alt

Fagkontorer

Bevilling

Gebyr

2018

Andre enheder

Adm.

Øvrige

I alt

Fagkontorer

Bevilling

Gebyr

Forskel

Andre enheder

Adm.

Øvrige

I alt

1.1

1.2

1.3

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

Administration og uspecificerede aktiviteter

Faglig hhv. generel ledelse og koordinering

Kompetenceudvikling

Juridisk sagsbehandling mv.

Administrativ sagsbehandling

Analyser og undersøgelser

Sagsproduktion - Bevilling

Sagsproduktion - Gebyr

Anden juridisk sagsproduktion

16.688

998

1.916

7.802

2.036

1.004

37.498

8.456

4.668

11.855

1.510

1.990

73.844

12.999

9.578

44.253

12.488

2.739

11.388

1.836

896

17.162

1.509

1.990

9.827

3.445

1.271

82.630

19.278

6.896

27.564

11.490

823

3.586

-200

-108

-20.336

-6.947

-2.678

-2.029

1.936

-719

8.786

6.279

-2.682

33.153

295.798

123

1.773

6.049

103.011

70.295

1.819

17.755

72.280

52.734

301.900

103.011

26.973

325.475

2.715

95.348

25.672

15.915

6.947

1.744

28.345

1.480

7.326

72.441

417

194

20.062

1.516

72.652

50.168

327.092

95.348

-6.180

29.677

-106

942

-5.970

-7.662

-6.080

-2.997

1.391

-3.067

1.248

502

-945

-184

2.146

364

-1.626

2.307

1.463

371

-2.566

25.192

-7.662

31.753

18.912

246

126

1.014

33.138

18.912

154

658

26.546

15.915

6.947

-356

-6.592

-2.997

1.391

2.6

2.7

Retssager - Bevillingsfinansieret

Retssager - Gebyrfinansieret

Tværgående støttefunktioner mv.

Frokost

Fravær (ferie, sygdom, orlov mv.)

Total

Total ekskl. frokost og fravær

5.556

4.810

27.097

977

8.271

10.218

5.801

86.431

7.111

5.556

102.437

48.281

6.558

6.226

88.728

7.258

98.509

49.155

-3.660

425

2.296

147

-3.928

875

123.249

554.416

404.071

38.814

175.661

128.576

19.333

156.448

131.313

31.602

161.140

122.427

212.998

1.047.666

786.388

117.417

601.020

455.258

41.843

169.937

120.768

28.095

134.574

100.253

35.442

168.402

125.701

222.796

1.073.932

801.980

-5.832

46.603

51.187

3.029

-5.724

-7.808

8.762

-21.874

-31.060

3.840

7.261

3.274

9.799

26.266

15.593

Note: Der er i tabellen foretaget enkelte flytninger af timer mellem årene, for at sikre sammenlignelighed. Det vedrører først og fremmest, at Administrationen i 2018 har overtaget en række opgaver om fx oprettelse af arbejdskopier

samt administrative opgaver ift retssager. For at sikre sammenlignelighed er der derfor i 2017 flyttet timer fra fagkontorerne til Administrationen. I alt er der flyttet 8.040 timer.

Sagsproduktionen på det bevillingsfinansierede område (række 2.3 i tabellen) har særlig

interesse, fordi det er den ligevægtsberegningerne af ressourcebehovet vedrører. Det

ses, at tidsforbruget på dette område er steget med i alt 25.192 timer. Dette er dog

påvirket af, at det kommunale tilsyn inkl. visse sager om kommunalret kom til som følge

af en ressortoverførsel i løbet af 2017. Udviklingen i tidsforbrug til sagsproduktionen

uddybes nærmere på næste side.

Sagsproduktionen på det bevillingsfinansierede område udgjorde i 2018 ca. 327.000

timer. Det samlede tidsforbrug ekskl. arbejdsskadekontorerne og ekskl. frokost og fravær

til sammenligning ca. 360.000 timer

–

heraf knap 90.000 timer i Administrationen. Der er

også på disse øvrige områder en række forskydninger i tidsforbruget, fx

•

Tidsforbruget på gruppen ledelse, administration, kompetenceudvikling mv. (række

1.1 til 1.3), som ikke er produktionstid, er forøget med ca. 9.100 timer i alt, når der

ses bort fra de gebyrfinansierede arbejdsskadekontorer (8.786+6.279-2.682-

3.586+200+108=9.105 timer). En del af stigningen under 1.2 skyldes, at der fra 2018

tilknyttes souschefer til fagkontorerne.

•

Tidsforbruget til analyser og undersøgelser, der er en del af praksiskoordineringen, er

samlet set faldet med ca. 3.500 timer (ekskl. arbejdsskadekontorerne), hvilket

dækker over et fald i fagkontorerne og en stigning i øvrige kontorer. Se række 2.2.

Ifølge Ankestyrelsen har blandt andet praksisundersøgelser og principafgørelser

midlertidigt været nedprioriteret for at tilgodese behovet for flest mulige ressourcer til

sagsproduktionen.

Hjemtagelsen fra Kammeradvokaten af de juridiske opgaver i forbindelse med (flere)

retssager betyder, at der i begge årene er et højere tidsforbrug hertil end i tidligere år.

I 2018 har der dog været et mindre fald, som både kan afspejle udviklingen i

sagsbehandlingen og at sagerne på af større opbygget fortrolighed og kompetencer

kan varetages mere effektivt.

•

Der knytter sig som altid en vis usikkerhed til tidsregistreringen (især uden for de

kontraktstyrede aktiviteter) og de ovenstående bevægelser skal fortolkes i dette lys.

8. Korrektion af tidsforbruget i 2018-baseline (3/3)

Vi vurderer, at 2018-baseline samlet set skal nedkorrigeres med ca. 12.300 timer svarende til 8,5 ÅV, for, at det afspejler et normalår

TIDSFORBRUG PÅ SAGSPRODUKTION PÅ DET BEVILLINGSFINANSIEREDE OMRÅDE

I Tabel 4 på side seks blev tidsforbruget til sagsproduktion på det bevillingsfinansierede

område specificeret på de underliggende kontrakter. I Tabel 11 neden for er sumtallene

fra Tabel 4 vist igen.

Det er mest retvisende at se på udviklingen ekskl. retssager og kommunalt tilsyn. For

retssagerne gælder, at opgaverne gradvist er hjemtaget, og dette giver udslag i sparede

udgifter til Kammeradvokaten. For det kommunale tilsyn gælder, at opgaven ikke har

været varetaget i hele 2017, og at tidsregistreringen ikke er sket ensartet igennem hele

perioden. Ekskl. retssager og kommunalt tilsyn var der i 2018 en stigning i tidsforbruget

til sagsproduktion på 10.651 timer.

Derudover er familieretsområdet udeladt i den nederste række i tabellen. På dette

område (som fra den 1. april ikke længere ligger i Ankestyrelsen) faldt tidsforbruget i

2018 med knap 2.400 timer, og det faldt også i 2017, jf. tidligere. Det betyder, at

stigningen i tidsforbruget er større

–

ca. 13.000 timer

–

når det opgøres ekskl.

familieretsområdet. Hvis korrektionen af baseline og dermed ressourcebehovet opgøres

ekskl. familieretsområdet svarer det således til, at Ankestyrelsen kompenseres for den

stigning i tidsforbruget på andre sagsområder, som modsvares af den reducerede

tidsanvendelse på familieretssager.

Tabel 11. Tidsforbrug i 2017 og 2018 til sagsproduktion på det bevillingsfinansierede område

2017

I alt

Ekskl. tilsyn

Ekskl. tilsyn og familieret

301.900

297.963

278.316

2018

327.092

308.615

291.359

Forskel

25.192

10.651

13.042

Det tredje

er, at der i 2018 blev produceret 685 færre resultatlønssager end i 2017. Det

har betydning, fordi tidsforbruget til resultatlønssagerne ikke registreres. Med antagelse

af et gennemsnitligt tidsforbrug per sag på 8 timer modsvarer det en negativ korrektion

på 5.480 timer, jf. Tabel 12. Efter modregning for, at det på den anden side også ville

have indebåret flere lønomkostninger i 2017, hvis der var blevet leveret 685 færre

resultatlønssager reduceres den negative korrektion dog til. 2.903 timer, jf. opgørelsen i

tabellen.

Tabel 12. Alternativscenarie for 2017, hvis der var blevet leveret 685 færre resultatlønssager

(dvs. samme antal resultatlønssager som i 2018)

2017

Alternativeffekter ved 685 færre resultatlønsager i 2017

A. Forøgelse af det registrerede timeforbrug i 2017, hvis der var blevet produceret

685 færre resultatlønsager (gns. 8 timer/sag)

B. Færre omkostninger til resultatlønsager i 2017 (1)

C. Flere omkostninger til normale SB-årsværk i 2017 ved uændret merarbejde (2)

D. Nettoforøgelse i lønomkostning ved uændret merarbejde: B+C

E. Timeværdien af 1,031 mio. kr. (= færre 2017-timer ved uændrede lønomk.)

NETTOTIMER som 2017 opskrives med, hvis der ikke modregnes med noget

medarbejde: A+E

NETTOTIMER, hvis halvdelen af den ekstra lønomkostning på 1,031 mio. kr. i stedet

klares ved merarbejde (ville kræve 4,45 ekstra timers merarbejde per fuldmægtig) (3)

NETTOTIMER, hvis hele den ekstra lønomkostning på 1,031 mio. kr. i stedet klares

ved merarbejde (ville kræve 8,9 ekstra timers merarbejde per fuldmægtig) (3)

Noter til tabel:

(1) I 2018 kostede en resultatlønssag i den juridiske sagsbehandling i gennemsnit 1.695 kr. (samlede omk. 2,871

mio. kr. fordelt på 1.694 sager), jf. delrapport 4

(2) Der regnes med en ÅV-pris på 560.000 per SB-ÅV og 1.400 effektive timer, jf. delrapport 5

(3) Der regnes med, at AST råder over ca. 290 fuldmægtige

-1.161.075

2.192.000

1.030.925

-2.577

2.903

4.191

5.480

∆

Kroner

∆

Timer

5.480

KORREKTIONER TIL BASELINE

Vi finder på baggrund af analysen, at der er grund til at korrigere baselinetimeforbruget i

2018 for tre forhold, som er opsummeret i Tabel 12.

Det første

er den opgjorte stigning i tidsforbruget fra 2017 til 2018. Det er nærliggende, at

denne er muliggjort af midlertidig finansiering, jf. ovenfor. Baseline korrigeres derfor

svarende til 10.651 timer, jf. tabel 11

Det andet

er, at der også i 2017 var et forbrug af opsparingsmidler. Forbruget udgjorde

6,2 mio. kr., hvilket er 3,3 mio. kr. mere end i 2018. Uden denne forskel i forbrug af

opsparing ville forskellen i timeforbrug have været større mellem 2017 og 2018. I

tabellen neden for er det lagt til grund, at de 3,3 mio. kr. i fuldt omfang er medgået til

højere produktionskapacitet på det bevillingsfinansierede område, og den opgjorte effekt

er således et overkantsskøn. De 3,3 mio. kroner modsvarer derved 5.923 timer til

sagsproduktion.

Delkonklusionen, om at timeforbruget i 2017 opskrives med 2.903 timer (i stedet for

5.480 timer), gælder under den forudsætning, at merarbejdet i 2017 ikke kunne været

skruet op, så det helt eller delvis kunne forhindre, at det ville være nødvendigt at ansætte

flere medarbejdere som modsvar mod færre resultatlønssager.

Implement har ikke modtaget data for omfanget af merarbejde i 2017, men vi går ud fra,

at det har været lavere end i 2018 netop pga. de relativt flere resultatlønssager i 2017.

Hvis det er rigtigt ville der have været plads til en vis forøgelse af medarbejdet i 2017

sammenlignet med 2018. Eftersom der ikke er klarhed om forskellen i merarbejde

mellem 2017 og 2018, nøjes vi dog med opskrive timeforbruget i 2017 med 2.903 timer

pga. de flere resultatlønssager, men bemærker samtidig, at det er et underkantsskøn.

8. Korrektion af tidsforbruget i 2018-baseline (3/3)

Vi vurderer, at 2018-baseline samlet set skal nedkorrigeres med ca. 13.671 timer svarende til 9,8 ÅV, for, at det afspejler et normalår

KORREKTIONER TIL BASELINE (fortsat)

Samlet indebærer de tre forhold, som er gennemgået på forudgående side, en korrektion

af tidsforbruget på 13.671 timer svarende til 9,8 årsværk, jf. Tabel 13 nedenfor. Denne

korrektion er indført i Tabel 8 på side 13, jf. række 6 i tabellen.

Det kan bemærkes, at

denne korrektion modsvarer over 80 pct. af Ankestyrelsens anførte korrektionsbehov for

midlertidig finansiering, hvis man ser bort fra Familieretsområdet , jf. Tabel 9.

Tabel 13. Anvendte korrektioner for at 2018-basline i højere grad afspejler et normalår

Anvendt baselinekorrektion for …

… større tidsforbrug til sagsproduktion i fagkontorerne

… forbrug af opsparing i 2017

- nettoeffekt ift. 2018

(3)

(1)

SAMLET VURDERING AF KORREKTIONER TIL BASELINE

Vi har i det forudgående forsøgt at korrigere 2018-baseline for forhold, der har medvirket

til, at det har været muligt at levere et ekstraordinært højt timeforbruget på juridisk

sagsbehandling i 2018. Det eneste valide måde at finde ud af, om de forskellige

ekstraordinære forhold og finansieringskilder i 2018 rent faktisk er slået igennem i et

højere timeforbrug på juridisk sagsbehandling (fremfor i overhead, slack og anden

tidsanvendelse) er at sammenligne timeforbruget med tidligere år, og så vidt muligt

justere/rense for særlige forhold for hvert af årene, så det bliver muligt at se den

”reelle”

udvikling i timeforbruget. Eftersom det kun har været pålideligt at sammenligne med

2017 (fordi der er for mange usikkerheds- og fejlkilder, og afvigelser, i timeforbruget i

2016 og tidligere), skal den opgjorte 2018-baselinekorrektion tages med det forbehold, at

2017-timeforbruget dermed kommer til at spille en meget stor rolle i

”normaliseringen”

2018-timeforbruget.

Samlet set vurderer vi, at der er belæg for de enkelte poster i Tabel 8, der resulterer i

den foretagne korrektion på de 13.671 timer. Dog bemærker vi, at der også er forhold,

som kunne trække i modsat retning, men som ikke er indgået i vurderingen pga.

vanskelighederne ved at kvantificere dem. Det gælder fx:

•

At der har været et driftsstop i sagsbehandlingen i første halvdel af 2018 pga.

opgradering af Public 360. Det ser ud til at have påvirket produktiviteten i negativ

retning i 2018, idet produktiviteten ligger betydeligt højere i de kvartaler, som ikke har

været berørt af driftsstoppet (dvs. timeforbruget kunne sandsynligvis have været

endnu højere i 2018, hvilket kunne tale for, at korrektionen skulle være lavere).

Den foretagne modregning for de 685 flere resultatlønssager i 2017 på 2.903 timer

kunne være højere, hvis der har været relativt mindre merarbejde i 2017 end i 2018,

jf. Tabel 12, hvilket kunne tale for, at korrektionen skulle være lavere

Vi har korrigeret direkte for et relativt højere forbrug af opsparing i 2017 end i 2018

(fordi vi ikke har nogen retvisende tidligere år at holde det op i mod). Det er muligt, at

kun en del af det ekstra forbrug af opsparing i 2017 har medvirket til at gøre timetallet

på sagsbehandling i dette år højere, end det ellers ville have været, mens resten

alligevel ville være gået til andre formål (fx overhead, slack, mv.). Hvis det sidste er

tilfældet, vil den baseline-korrektion som vi har foretaget være i overkanten.

2017 har i højere grad været et omstillingsår end 2018, fordi der kom nye sager til

indenfor tilsyn med kommuner og regioner. Dette udfordrer perspektivet med at se

2018 som et usædvanligt godt år mht. leverede antal timer på juridisk

sagsbehandling

Timer

10.651

5.923

… forskel i resultatlønssager

I alt

Noter til tabel:

Se Tabel 11

(4)

-2.903

13.671

Forholdsmæssig andel af den samlede stigning i tidsforbruget til administrativ sagsbehandling, jf. tabel 10

Forbrug af opsparing udgjorde i 2017 6,2 mio. kr., jf. også Ankestyrelsens årsrapport. Det er 3,3 mio. kr.

mere end summen i 2018 af overført opsparing og midler fra ØIM. Disse 3,3 mio. kr. er forudsat anvendt fuldt

ud til sagsproduktion på det bevillingsfinansierede område. Det svarer til 5.923 timer, når der regnes med

samlet pris på 780.000 kroner per årsværk og 1.400 timer per årsværk

Tidsforbrug på resultatlønssager registreres ikke og indgår derfor ikke i opgørelserne i det foranstående. Der

er i 2018 løst 685 færre resultatlønssager på det bevillingsfinansierede område end i 2017. Hvis der antages

et gennemsnitligt tidsforbrug på disse sager på 8 timer, modsvarer det 5.480 timer, men det ville samtidig

indebære en ændring i nettolønomkostningerne på 1,031 mio. kr., hvilket modsvarer 2.577 timer. Derfor

opskrives 2017-tmeforbruget kun med 2.903 timer, jf. Tabel 12 på forudgående side

•

Der er i ovenstående ikke indregnet nogen korrektion vedr. opgaveoverførslen af

familieretsområdet. Implement har ikke hermed forholdt sig til, hvordan dette spørgsmål

skal indgå, men vi forudsætter, at det drøftes særskilt og uden for rammerne af

budgetanalysen.

•

På basis af ovenstående bemærker vi, at den foretagne korrektion på 13.671 timer (som

2018 baseline nedjusteres med) ligger i overkanten snarere end i underkanten.

9. Fremadrettet ressourcebehov til administrativ sagsbehandling

Der vurderes ikke at være ekstra ressourcebehov i Administrationen bl.a. fordi, der ikke her er en sagspukkel

VURDERING AF RESSOURCEBEHOV TIL DEN ADMINISTTRATIV SAGSBEHANDLING

Fokus i dette afsnit er på eventuelle ændringer i ressourcebehovet til administrativ

sagsbehandling svarende til den gule del af mekko-diagrammet, jf. Figur 7 på side 8.

Hvor det oven for var muligt at beregne ressourcebehovet til juridisk sagsbehandling på

baggrund af ligevægtsmodellen er det samme ikke muligt for den administrative del af

sagsbehandlingen. Det skyldes først og fremmest, at der ikke foretages tidsregistrering

ned på de enkelte sagstyper for den administrative sagsbehandling, og at der derfor kun

kan opgøres en samlet produktivitet for denne del.

En væsentlig forskel mellem den juridiske og den administrative del af sagsbehandlingen

er, at der ikke nogen sagspukkeludfordring i den administrative del. Administrationen i

Ålborg er således nået gennem den indledende behandling og klargøring af de sager,

der ligger i sagspuklen. Sagerne i bunken ligger dermed klar til de juridiske

sagsbehandlere. Desuden har Administrationen en tilstrækkelig bemanding til at

behandle det omfang af nye sager, de får, uden at der opbygges nogen ny særskilt

sagspukkel i Administrationen.

Under forudsætning af, at sammensætningen af bevillingsfinansierede sagstyper ikke

forandrer dig mærkbart over de kommende år, er det derfor forholdsvis enkelt at beregne

det fremadrettede ressource-behov til den administrative sagsbehandling.

Beregningen af det fremadrettede ressourcebehov foretagesved at tage udgangspunkt i

den nuværende total-sagsproduktivitet

(TOTALPROD)

dvs. antal afgjorte sager per

månedsværk, der er anvendt til administrativ sagsbehandling, korrigere for forventet

produktivitetsudvikling, og dividere det op i det totale antal indkomne sager per måned,

der forventes over de kommende år

(TOTALIND):

Bemandingsbehov til administrativ SB (månedsværk):

��

Tabel 14.

Timeforbrug og produktivitet for den administrative sagsbehandling i 2017-18.

Administrativ sagsbehandling af bevillingsfinansierede kontraktsager

Antal timer

Antal timer på det bevillingsfinansierede (Mtidskonto 60301+60303)

2017 justeret for opgaveflytninger

Infocenteret, timer på bevillingsfinansieret (Mtidskonti 60206)

Antal timer på det bevillingsfinansierede, inkl. infocenter,

Antal timer på det bevillingsfinansierede, inkl. infocenter, 2017 justeret

Antal sager

Antal sager, inkl. familieret, kun realitetsbehandlerede

Antal sager, inkl. familieret, alle indkomne

Antal sager, ekskl. familieret, alle indkomne

Produktivitet alle sager, inkl. familieret

Gns. antal timer per sag ekskl. infocenter, og med justeringer for 2017

Gns. antal timer per sag inkl. infocenter, og med justeringer for 2017

1,2

1,3

1,2

1,4

40.707

44.012

40.272

40.587

43.883

40.138

41.491

50.981

6.463

47.955

57.445

7.150

60.099

52.949

2017

2018

Ankestyrelsen har anført den udfordring, at der for 10-ugers-sagerne indenfor social- og

beskæftigelsesområdet vil skulle foretages en opprioritering og højere grad af klargøring

af disse sager fra Administrationens side, så sandsynligheden øges for, at de kan

behandles inden for 10 uger. Dette vil ifølge styrelsen kræve et noget højere

ressourceforbrug på disse sager og dermed et marginalt produktivitetstab for

Administrationen svarende til ca. 3 ÅV.

Det er vores vurdering, at det i planlægningen og produktionsstyringen af

Administrationens arbejde er muligt at tage højde for den påkrævede opprioritering af 10-

ugers-sagerne

‒

uden at det koster et produktivitetstab. Administrationen er allerede vant

til dette indenfor de sagsområder på børne- og ungeområdet, hvor der i dag er

lovbundne 8-ugers-frister. Ændringen i det fremadrettede krav er derfor, at

Administrationen adresserer både 8-ugers- og 10-ugers-sagerne i højere prioriteret

rækkefælge end de øvrige sager. Eftersom de øvrige sager stadig udgør størstedelen af

Ankestyrelsen sager, og eftersom der her er et betydeligt rum for prioritering, da der

(bortset fra aktindsigtssagerne)

”kun”

gælder et krav om 13-ugers sagsbehandling

gennemsnit,

er det efter vores vurdering muligt at ændre i prioriteringen og stadig nå at

behandle det samme antal sager på den samme tid.

Tabel 14 viser timeforbrug og produktivitet for den administrative sagsbehandling i 2017-

18. Ud fra gennemsnittet på 1,21 timer per sag for alle bevillingsfinansierede sager inkl.

familieret i 2018, og Ankestyrelsens antagelse om 1.450 effektive timer per årsværk kan

der opgøres en gennemsnitlig totalproduktivitet på 100,2 sager per månedsværk for den

fulde administrative sagsbehandlingsproces ekskl. infocenter-aktiviteterne.

På baggrund af ovenstående finder vi ingen særlige grunde til, at der over de kommende

år skulle være nogen betydelig ændring i ressourceforbruget til den administrative

sagsbehandling på det bevillingsfinansierede område udover den almindeligt forudsatte

produktivitetsudvikling i staten som følge af omprioriteringsbidraget. Der indregnes derfor

ikke noget ændret bevillingsbehov på dette område af sagsbehandlingen.

10. Finansieringsbehov

Finansieringsbehovet inkl. overhead er 14,7-21 mio. kr. i 2019-2020 og 7,3 mio. kr. derefter.

Tabel 15 sammenfatter resultatet af analysen. Tabellen er identisk med tabel 8 på side

13, men finansieringsbehovet er i de nederste rækker af tabellen opgjort beløbsmæssigt.

Målt i årsværk modsvarer finansieringsbehovet i 2021 og 2022 ca. 8,5 ÅV. Behovet er

0,6-0,8 ÅV større, når det opgøres før indregning af produktivitetsstigning og

modsvarende bevillingsreduktion fra omprioriteringsbidraget..

Årsværksprisen er opgjort til 780.000 kroner, jf. delrapport 5. Heraf udgør de direkte

lønudgifter ca. 559 tusinde kr., mens overhead udgør 238 tusinde kr. Det varige finan-

sieringsbehov udgør ved uændret produktivitet og med de forudsætninger, der er rede-

gjort for i det foranstående, 7,3 mio. kroner inkl. overhead på 2,2 mio. kr.. I 2019 og 2020

er finansieringsbehovet henholdsvis 21,0 og 14,7 mio. kr., jf. Tabel 13.

Det vil normalt være mest retvisende at beregne finansieringsbehovet inkl. overhead

som anført ovenfor. I dette tilfælde skal man være opmærksom på, at det varige

årsværksbehov primært fremkommer ved, at tidsforbruget i baselineåret nedskrives med

7,9 årsværk. Det er mindre oplagt, at denne del også tillægges overhead, men det kan

forsvares ud fra den betragtning, at baseline-korrektionen kun medregner ekstraordinært

leverede sagsbehandlingstimer (og ikke administrative timer) i 2018. Ekskl. overhead er

finansieringsbehovet 14,7 hhv. 10,3 mio. kr. i 2019-2020 og 5,1 mio. kr. årligt derefter.

Tabel 15. Ressource- og finansieringsbehov for etablering af ligevægt og afvikling af sagspukkel

Disse beløb kan sammenholdes med, at der på finansloven for 2019 er indregnet en

bevillingsforøgelse på 35 mio. kroner i 2019, 30 mio. kroner i hvert af årene 2020- 2021

- og 25 mio. kroner i 2022. Det finansieringsbehov, som er opgjort på baggrund af

analysen er således

–

uanset hvordan overhead indregnes - lavere, end hvad der er

indregnet på finansloven.

Når der trods produktionsoverskuddet i 2018 alligevel beregnes et varigt

finansieringsbehov skyldes det især to forhold. For det første var der i 2018 et

ekstraordinært højere tidsforbrug på grund af midlertidige finansieringsmuligheder. Det er

der taget højde for i den timekorrigerede baseline. For det andet er der indregnet et

varigt produktivitetsfald på 5 pct. for de sager, der omfattes af 10-ugers loftet, hvilket i sig

selv medfører et ekstra ressourcebehov på ca. 2 ÅV.

Elementer i opgørelsen af ressource- og finansieringsbehov

Basisfremskrivning

Produktivitetsnedgang på 5 pct. ved 10-ugers loft (Implement’s vurdering)

Faktiske årsværk -

baseline

2018

Estimeret årsværksbehov ved uændret produktivitet

(svarende til 2018)

2019

228,3

0,1

0,4

228,4

2020

225,7

2,0

7,8

227,7

8,1

0,0

-2,0

233,7

2021

216,9

1,9

7,4

218,8

7,7

0,0

-2,0

224,5

2022

216,9

1,9

7,4

218,8

7,7

0,0

-2,0

224,5

2019

Estimeret årsværksbehov ved årlig

produktivitetsstigning på 2 procent

2020

217,1

1,9

7,4

219,0

7,8

0,0

-1,9

224,8

2021

204,3

1,8

7,1

206,1

7,3

0,0

-1,9

211,5

2022

200,3

1,7

6,9

202,0

7,2

0,0

-1,8

207,3

217,3

224,8

0,1

0,4

224,9

8,0

5,9

-2,0

236,8

Produktivitetsnedgang på 20 pct. ved 10-ugers loft (Ankestyrelsens vurdering)

Ressourcebehov efter korrektion på 5 pct. ved 10-ugers

loft

Effektive timer –

1450/1400

7,8

75 pct. produktivitet, nye medarbejdere

Nettoændring af prognose for indkomne sager

8,2

7,1

-2,0

241,6

Korrektioner ift. prognoser

Beregnet ressourcebehov

Korrigeret baseline

10.

11.

-9,8

Forskel

- beregnet ressourcebehov minus korrigeret baseline

Købekraft

Finansieringsbehov, årsværk

Finansieringsbehov, mio. kroner ekskl. overhead

Finansieringsbehov, mio. kroner inkl. overhead

215,3

26,3

215,3

26,3

14,7

21,0

18,4

215,3

18,4

10,3

14,7

9,2

215,3

9,2

5,1

7,3

9,2

215,3

9,2

5,1

7,3

21,5

211,1

25,8

14,4

20,5

9,5

206,9

17,8

10,0

14,2

-3,8

202,9

8,6

4,8

6,9

-8,0

198,9

8,4

4,7

6,7

Note: I scenariet med øget produktivitet på to procent årligt er det indregnet, at styrelsens købekraft ligeledes falder med 2 pct. per år, jf. række 8. Når sagspuklerne er afviklet og ligevægten er opnået i 2021 og 2022 har styrelsen

derfor råd til at købe 202,9 hhv.198,9 ÅV. Efter produktivitetsforbedringer er ligevægtsbehovet i 2021 og 2022 beregnet til 211,5 hhv. 207,3 ÅV. Det betyder, at Ankestyrelsen har et finansieringsbehov svarende til 8,6 hhv. 8,4 ÅV i

de to år.

11. Følsomhedsvurdering

Det beregnede ressourcebehov er især fremmest følsomt overfor hvor mange sager der kommer ind, og hvor lang tid de tager at behandle

Det beregnede ressourcebehov i årene frem er først og fremmest følsomt overfor hvor

mange sager der kommer ind, og hvor lang tid det i gennemsnit tager at behandle hver

sag.

Tabel 16. Ressourcebehovets følsomhed overfor antal indkomne sager

400

Antal årsværk 2022

Mht, antal indkomne sager har vi baseret det beregnede ressourcebehov på niveauet for

antal indkomne sager i 2018 inkl. genoptagelsessager svarende til 3.078 sager per

måned. Ved dette niveau ligger det beregnede ligevægtsbehov (som angivet i tabellen

på forudgående side) på ca. 224,5 ÅV i 2022, når der ikke indregnes produktivitets-

forbedringer (dvs. ved uændret 2018-produktivitet).

Hvis man i stedet for at basere prognosen på 2018, anvendte Ankestyrelsens tilgang

med at baseret prognosen på antal sager indkommet de sidste 24 måneder (og dermed

tillagde 2017 lige så meget vægt som 2018) ville prognosen i stedet blive 3.125 sager

per måned, hvilket ville forhøje ressourcebehovet med ca. 3,5 ÅV.

Vi har argumenteret for, hvorfor det giver bedst mening at anvende 2018-prognosen, når

hele analysen er baseret på 2018 som basline-år. Tiden vil vise, om man rammer den

bedste prognose ved at tage udgangspunkt i den mest aktuelle 2018 niveau eller en et

længere tilbageskuende 2017-18 niveau.

Eftersom ressourcebehovet er meget følsomt overfor antal indkomne sager, og eftersom

prognoser i sagens natur er usikre, anbefaler vi, at antal indkomne sager og dermed

bevillingsbehovet for 2020 og frem revurderes, når der i starten af 2020 foreligger data

for, hvor mange sager, der reelt kom ind i 2019.

350

300

250

200

150

100

2000

2500

3000

3500

Antal indkomne sager

4000

4500

5000

Vi har indsat en følsomhedstabel ti højre, der viser, hvordan bevillingsbehovet ændrer

sig med ændringer i det gennemsnitligt antal indkomne sager. Som det fremgår af

ligevægtsformelen på side 10, afhænger ligevægtsbehovet for ressourcer lineært af antal

indkomne sager på en sådan måde, at en procentvis stigning/fald i indkomne sager

modsvares af den samme procentvise stigning ressourcebehovet.

Nedenunder har vi indsat en tilsvarende tabel, der viser ressourcebehovets følsomhed

over den gennemsnitlige sagsbehandlingstid. For sidstnævnte gælder den samme

lineære afhængighed op i mod ressourcebehovet som for antal indkomne sager

Selvom der tilstræbes en produktivitetsforbedring på 2 pct. per år det ikke sikkert, at den

gennemsnitlige sagsbehandlingstid kan reduceres med så meget, og omvendt kan det

også være, at det over de kommende år viser sig muligt at gennemføre effektiviseringer

med en større effekt and 2 pct. per år på den gennemsnitlige sagsbehandlingstid. Mht.

den fremtidige dimensionering af ressourcebehovet er der derfor behov for en tæt

opfølgning på, hvordan produktiviteten faktisk udvikler sig, herunder om de iværksatte

effektiviseringstiltag giver de tilstræbte effekter.

Tabel 17. Ressourcebehovets følsomhed overfor gennemsnitlig sagsbehandlingstid

400

350

Antal årsværk 2022

300

250

200

150

100

5,0

6,0

7,0

8,0

9,0

10,0

11,0

12,0

13,0

Gns. sagsbehandlingstid (timer per sag)