SOU, Alm.del - 2019-20 - Supplerende svar på spørgsmål 31: Spm. om at oversende den budgetanalyse, der foretages med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i Ankestyrelsen, når den foreligger, til social- og indenrigsministeren

Social- og Indenrigsudvalget 2019-20
SOU Alm.del
Offentligt

SAMMENFATNING

Budgetanalyse af Ankestyrelsen

08.06.2020

SOU, Alm.del - 2019-20 - Supplerende svar på spørgsmål 31: Spm. om at oversende den budgetanalyse, der foretages med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i Ankestyrelsen, når den foreligger, til social- og indenrigsministeren

Budgetanalysen af Ankestyrelsen afrapporteres i fem særskilte delrapporter:

•

Delrapport 1: Omkostningskortlægning

…

Delrapport 2: Analyse af ressourcebehov til kerneopgaven med sagsbehandling

•

INDHOLD

Nøgletal for sagsproduktionen i 2019

Udviklingen i sagsproduktionen fra 2016-18

Ligevægtsmodel til estimering af fremadrettet ressourcebehov

Basisfremskrivning af fremadrettet ressourcebehov til juridisk sagsbehandling

Finansieringsbehov

Sammenfatning af analyse af processer og driftsstyring på

sagsbehandlingsområdet

Delrapport 3: Analyse af processer og driftsstyring i sagsbehandlingen

•

Delrapport 4: Analyse af ansættelses- og arbejdsvilkår

Delrapport 5: Analyse af administration og overhead

I denne sammenfatning fremdrages en række af de centrale konklusioner og

vurderinger på tværs af analysen.

Ankestyrelsen har på finansloven for 2019 har fået en bevillingsforøgelse på 35 mio.

kroner i 2019, 30 mio. kroner i hvert af årene 2020-2021 samt 25 mio. kroner i 2022

med henblik på nedbringelse af sagsbehandlingstiderne til et lavere niveau. Det skal

ses i lyset af, at styrelsen igennem en årrække har haft udfordringer med at overholde

mål for sagsbehandlingstiden.

Det har på den baggrund været et hovedtema for analysen at kvalificere niveauet for

bevillingen til Ankestyrelsen fra 2020 og frem med henblik på at opnå et varigt og

holdbart niveau for sagsbehandlingstiderne.

Der er gennemført dybdeanalyser på de ovennævnte områder vedrørende sags-

behandling, ansættelses- og arbejdsvilkår samt administration og overhead

–

og der er i

tilknytning hertil foretaget vurderinger af optimeringsmuligheder. Det er vores håb, at de

forslag og anbefalinger, som følger af analysen, kan bidrage til realisering af de årlige

krav til effektivisering, som følger af omprioriteringsbidraget.

Analysen er udarbejdet i foråret 2019 men opdateret for tekniske bemærkninger primo

juni 2020

Nøgletal for sagsproduktionen i 2018

På de fleste sagsområder er produktionstiden ret begrænset set i forhold til kalendertiden

Hovedtal for Ankestyrelsens sagsproduktion i 2018

Antal

sager

Ankenævnet for SU

Arbejdsmiljøklagenævnet

Klagenævnet for specialundervisning

Kommunale sager

790

316

260

27.109

370

291

485

Antal Andel af

timer alle timer

5.426

4.328

7.121

189.995

4.771

4.985

4.335

1,8

1,4

2,3

61,3

1,5

1,6

1,4

Antal sags-

behandlere

227

Sags-

Tid per sag

behandlingstid

(timer)

(dage)

6,9

13,7

27,4

7,0

12,9

17,1

8,9

203

106

104

147

283

395

131

Tabellen til højre sammenfatter en række hovedtal for Ankestyrelsens sagsproduktion

fordelt på overordnede sagstyper. Ekskl. arbejdsskade- og familieretssager afgjorde

styrelsen i 2018 godt 38.000 sager. Samlet medgik der knap 310.000 timer til juridisk

sagsbehandling eksklusiv administrativ støtte. Det gennemsnitlige tidsforbrug per sag

var således 8,1 timer. Målt i kalenderdage var den gennemsnitlige

sagsbehandlingstid 149 dage (ca. 21 uger). Det er noget længere end det gældende

mål for sagsbehandlingstiden, som er 13 uger i gennemsnit.

Sagsproduktionen spænder over et bredt felt af lovgivningsområder, som i tabellen er

samlet i ca. 15 overordnede sagsgrupper. Antalsmæssigt er de kommunale sager

(godt 27.000) langt den største gruppe, og godt 60 procent af tidsforbruget til juridisk

sagsbehandling ligger her. Sagsgrupperne

”tvang

og magt

”samt ”Udbetaling

Danmark”

er de næststørste

–

tidsforbruget på hvert af disse områder udgør ca. 8�½

procent af det samlede tidsforbrug, jf. tabellen. De fleste øvrige sagsgrupper tegner

sig hver især for omkring to procent af tidsforbruget.

Ligebehandlingsnævnet

Mellemkommunal

Psykolognævnet

Social tilsyn

Tilsyn

–

Aktindsigt

Tilsyn - Forvaltnings- og sektorlov

Tilsyn

–

Kommunalret

Tvang og magt

Udbetaling Danmark

Underretning

Øvrige beskæftigelsessager

Ovenstående i alt

Arbejdsskade

Familieret

587

784

576

1.524

3.363

1.222

391

38.123

12.790

3.408

2.065

6.796

6.524

5.156

26.508

26.055

10.427

5.343

309.836

95.348

17.256

0,7

2,2

2,1

1,7

8,6

8,4

3,4

1,7

100,0

37,5

11,6

8,3

9,0

17,4

7,7

8,5

13,7

8,1

187

270

246

166

209

149

222

131

Generelt er der meget lang kalendertid set i forhold til produktionstiden. I 2018 var

den gennemsnitlige kalendertid som nævnt 149 dage, mens produktionstiden (den

samlede tid sagsbehandleren bruger på at behandle sagen) kun udgjorde ca. 8 timer.

Denne direkte sagsbehandlingstid vil dog i nogle tilfælde være spredt udover

forskellige tidspunkter i sagsbehandlingsprocessen.

Der er visse undtagelser, hvor især aktindsigtssager, underretningssager og sager

vedrørende tvang og magt har en væsentlig kortere kalendertid, jf. oversigten. Den

lange kalendertid skyldes flere forhold, herunder ventetid i forbindelse med

parthøringer, rekvirering af supplerende materiale hos førsteinstanser samt

indhentelse af faglige vurderinger, fx lægeerklæringer. Den skyldes dog især, at der

er opbygget en sagsbeholdning af ventende sager.

115

8,9

5,1

I oversigten indgår alle sager bortset fra arbejdsskade- og familieretssager samt retssager og sager, som i Ankestyrelsen

benævnes

”sager

uden

kontrakt”

(det er sager, hvortil der ikke knytter sig et bestemt måltal for produktionstiden).

Resultatlønssager indgår i antallet af sager, men tallene for tidsforbrug per sag er ekskl. resultatlønssagerne, fordi det

tidsforbrug, der medgår til disse sager ikke registreres.

Budgetanalyse af Ankestyrelsen

Udviklingen i sagsproduktionen fra

2016-18 (1/2)

Antallet af verserende sager er nedbragt væsentligt igennem 2018

Tilgang og afgang af sager på det bevillingsfinansierede område, 3 mdrs. glidende

gennemsnit, jan 2016

–

dec. 2018

5.000

4.000

3.000

2.000

1.000

-1.000

Produktionsoverskud

Afgjorte

Tilkomne

Sagstilgangen har været ret konstant igennem det meste af 2017 og hele 2018. I

denne periode er der i gennemsnit indkommet knap 3.000 nye sager per måned.

Antallet af afgjorte sager har varieret lidt mere end antallet af indkomne sager, men

der har igennem hele perioden været en opadgående tendens i produktionen. I 2016

blev der i gennemsnit afgjort 2.543 sager per måned. De tilsvarende tal i 2017 og

2018 var 2.955 henholdsvis 3.204. Der er således i 2018 i gennemsnit afgjort ca. 250

ekstra sager per måned sammenlignet med 2017.

Bortset fra de første måneder af året var der i 2018 generelt et produktionsoverskud.

I gennemsnit for hele året har det månedlige produktionsoverskud været ca. 250

sager. Produktionsoverskuddet skyldes delvist, at der på grund af midlertidige forhold

–

herunder forbrug af tidligere opsparing

–

har kunnet allokeres flere ressourcer til

sagsproduktionen.

Udviklingen i sagsbeholdningen er naturligvis et spejl af forskellene mellem antallet af

afgjorte og indkomne sager. Sagsbeholdningen steg fra begyndelsen af 2016 og frem

til april 2018 kun afbrudt af korte perioder med uændret eller svagt faldende

beholdning. I april 2018 udgjorde sagsbeholdningen ca. 15.650 verserende sager

svarende til en forventet gennemsnitlig sagsbehandlingstid på ca. 5¼ måned. Siden

da har de månedlige produktionsoverskud betydet, at sagsbeholdningen er reduceret

med ca. 25 pct. frem til december 2018, hvor der var knap 11.800 verserende sager

–

svarende til en forventet gennemsnitlig sagsbehandlingstid på ca. 16 uger

Verserende sager på det bevillingsfinansierede område, 3 mdrs. glidende gennemsnit

jan 2016

–

dec. 2018

20.000

17.500

15.000

12.500

10.000

7.500

5.000

2.500

Noter: Data i ovenstående figurer er ekskl. arbejdsskade- og familieretsområdet. En mindre del af

produktionsstigningen mellem 2017 og 2018 skyldes nye tilsynssager i relation til ressortoverførslen af

tilsynet med kommuner og regioner. Produktionsoverskuddet påvirkes dog ikke i nævneværdig grad af dette,

da der både indgår tilgang og afgang af de nye tilsynssager

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

2016

2017

2018

Budgetanalyse af Ankestyrelsen

Udviklingen i sagsproduktionen fra

2016-18 (2/2)

Antallet af afgjorte kommunale sager og Udbetaling Danmark sager har været højere i 2017 og 2018 end i 2016

Tabellen neden for viser en oversigt over den samlede sagsproduktion på det

bevillingsfinansierede område for 2016-2018 fordelt på underliggende sagsområder.

Antallet af (realitetsbehandlede) sager lå i både 2017 og 2018 på omkring 35.000

sager, når der ses bort fra kommunale tilsynssager (nyt sagsområde fra 1. april 2017)

og familieretssager (som er afgivet den 1. april i år). Det er en stigning på ca. 5.000

afgjorte sager i forhold til niveauet i 2016. De væsentligste tendenser er, at antallet af

kommunale sager og Udbetaling Danmark sager er øget.

Oversigt over sagsproduktionen. Antal afgjorte sager, 2016-2018

Sagsområde

Ankenævnet for SU

Arbejdsmiljøklagenævnet

2016

812

336

2017

888

357

2018

790

316

I tabellen neden for er det registrerede tidsforbrug på de enkelte sagsområder

angivet for 2017 og 2018

–

data for 2016 er ikke fuldt sammenlignelige. Fra 2017 til

2018 ses der at have været en stigning i det samlede tidsforbrug til juridisk

sagsbehandling (ekskl. kommunale tilsynssager) på godt 10.000 timer. Det dækker

over modsatrettede bevægelser, hvor der især er anvendt flere ressourcer på

kommunale sager, mens der har været reduceret tidsforbrug på de fleste

nævnssager samt tvang-og-magt sager, på trods af stigning i sagsantallet for

sidstnævnte (produktiviteten er således steget). Forskydningerne afspejler den

løbende tilpasning af ressourceallokeringen i lyset af udviklingen i sagstilgang og

–

beholdning.

Timeforbrug i 2017 og 2018 til sagsproduktion på det bevillingsfinansierede område

Kontrakt

Ankenævnet for SU

Arbejdsmiljøklagenævnet

Familieret

Klagenævnet for specialundervisning

Kommunale sager (1)

Ligebehandlingsnævnet

Psykolognævnet

Social tilsyn

Tilsyn - Aktindsigt

Tilsyn - Forvaltnings- og sektorlov

2017

6.170

5.433

19.647

7.656

175.490

7.205

4.081

3.136

3.936

2018

5.426

4.328

17.256

7.121

194.980

4.771

4.335

2.065

6.796

6.524

Forskel

-744

-1.106

-2.391

-534

19.490

-2.434

254

-1.071

2.860

6.524

Klagenævnet for specialundervisning.

Kommunale sager (inkl. varsling)

Ligebehandlingsnævnet

Psykolognævnet

Social tilsyn

Tvang og Magt

Underretninger

Udbetaling Danmark

Øvrige Beskæftigelsessager

Ovenstående i alt

- Ændring i forhold til året før

Tilsyn - Aktindsigt

Tilsyn - Forvaltnings- og sektorlov

Tilsyn - Kommunalret

Sager i alt (ekskl. familieret)

- Ændring i forhold til året før

Familieretssager

203

23.174

365

599

102

2.361

1.794

416

30.162

246

26.393

334

553

1.695

792

3.421

322

35.069

4.907

260

27.400

370

485

1.524

1.222

3.363

391

35.885

816

587

784

576

Tilsyn - Kommunalret

Tvang og Magt

Udbetaling Danmark

Underretning

Øvrige Beskæftigelsessager

Korrektion (2)

I alt

Ekskl. tilsyn

Ekskl. tilsyn og familieret

35.023

25.827

6.291

4.544

-2.540

301.900

297.963

278.316

5.156

26.508

26.055

10.427

5.343

327.092

308.615

291.359

5.156

-8.515

228

4.136

799

2.540

25.192

10.651

13.042

30.162

3.689

35.072

4.910

3.188

38.123

3.051

3.408

Noter: Tabellen omfatter kun realitetsbehandlede sager. Ekskl. arbejdsskadesager, retssager og ”sager uden

kontrakt”. Inkl. resultatlønssager

Kommunale sager omfatter i 2018 også 291 sager vedr. mellemkommunal refusion.

Ankestyrelsen havde i 2018 et forbrug af opsparede midler på 2,2 mio. kroner og fik

herudover tilført 0,7 mio. kroner i øget bevilling ved omflytning inden for Økonomi- og

Indenrigsministeriets område. Ankestyrelsen oplyser, at forbruget af opsparing for

såvel 2018 (2,9 mio. kr.) og 2017 (6,2 mio. kr.) har været anvendt til at ansætte flere

sagsbehandlere.

Budgetanalyse af Ankestyrelsen

Note: (1) Inkl. sager vedr. mellemkommunal refusion. (2) Der er fra 2018 flyttet opgaver fra fagkontorerne til

Administrationen. En tilsvarende korrektion foretages i 2017 for at sikre sammenlignelighed.

Ligevægtsmodel til estimering af fremadrettet ressourcebehov (1/2)

Modellen anvender input-data fra Ankestyrelsens prognosemodel til at estimere ligevægt og tilpasningsvej til ligevægt for hver sagstype

Det har været en del af opdraget for budgetanalysen at udarbejde en

ligevægtsmodel, der for hver enkelt sagstype beregner ligevægtssagsbeholdningen

og årsværksbehovet ved bestemte krav om en øvre eller gennemsnitlig

sagsbehandlingstid for den pågældende sagstype. Ligevægtsmodellen anviser

endvidere tilpasningsvejen til ligevægt (hvis sagsbeholdningen skal nedbringes) for

valgte tilpasningsscenarier.

LIGEVÆGTSBETINGELSEN

ANKESTYRELSENS PROGNOSEMODEL

Ankestyrelsens prognosemodel er en relativt ny model, som fortrinsvis benyttes til at

foretage løn- og årsværksprognoser samt til at danne af prognoser for

sagsproduktionen fire år ud i fremtiden.

Ankestyrelsens prognosemodel

Modellen indeholder blandt andet oplysninger for hver af de sagsbehandlende kontorer og

hovedsagstyper vedrørende den kapacitet i månedsværk, der måned for måned budgetteres

at være til rådighed til sagsproduktion, den forventede mængde indkomne sager, antallet af

afgjorte sager ud fra indlagte forudsætninger om produktivitet og tilgængelige månedsværk

og deraf følgende udvikling i sagsbeholdningen. Modellen indeholder endvidere de gældende

målsætninger for sagsbehandlingstiden, og den beregner for hver måned forholdet mellem

verserende og afgjorte sager, som er et tilnærmet udtryk for den forventede gennemsnitlige

sagsbehandlingstid.

Prognosemodellen indeholder funktionalitet til at beregne ligevægt mellem sagstilgang og

sagsproduktion men ikke til at modellere tilpasningsvejen til ligevægt, eller til at justere

ligevægtsbeholdningen for forskellen mellem loft og gennemsnit for sagsbehandlingstid samt

ekstraordinært høje ventetider på eksterne parter. Implement har derfor ved siden af

prognosemodellen udarbejdet er regneark, der muliggør dette samt forskellige

scenarieberegninger ved hjælp af de detaljerede data-input, der ligger i modellen (se Afsnit 6)

Mht. den løbende produktionsstyring bruges prognosemodellen kvartalsvist til at styre

fordelingen af medarbejderressourcer i Ankestyrelsen, herunder nyansættelser i forhold til

behov baseret på tilgang af sager, antal verserende sager og prognose for afgjorte sager.

Ifølge interviews bygger den løbende produktionsstyring dog mest på LIS-data for den

aktuelle produktionsudvikling. Eftersom de fleste af styrelsens fagkontorer hidtil har haft en

relativt stor pukkel af sager, har det kun i mindre omfang været relevant at udnytte kapacitet

på tværs af kontorerne, hvor det ellers ville være et oplagt at benytte prognosemodellen til at

estimere behov og muligheder for at flytte rundt på ressourcer. Det forventes dog at blive

mere aktuelt efterhånden som sagspuklerne mindskes over de næste par år.

En tidligere version af modellen har desuden være anvendt som hjælpeværktøj i forbindelse

med Ankestyrelsens vurdering af det fremadrettede merbevillingsbehov i foråret 2018.

Essensen i ligevægtsmodellen er, at sagsbehandlingstiderne skal afkortes ved at

nedbringe sagsbeholdningen, så sagerne kan omsættes hurtigere, og det kræver

ekstra bemanding i en overgangsperiode.

På de fleste sagsområder er målet en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 13 uger

svarende til, at sagsbehandlingstiden normalt skal være ca. 3 måneder. For disse

sagsområder vil ligevægtsbeholdningen svare til 3 gange den forventede månedlige

sagstilgang. På de sagsområder, hvor der fremadrettet vil gælde et loft for

sagsbehandlingstiden på 10 uger, vil ligevægtsbeholdningen være lavere. Det drejer

sig om Udbetaling Danmark sager og sygedagpengesager. For disse områder er

ligevægtsbetingelsen en sagsbeholdning på 1,7 gange den forventede månedlige

sagstilgang.

TILPASNING TIL LIGEVÆGT

Mens der kun er én løsning mht. ligevægtsbeholdningen og ligevægtsbemandingen

for hver sagstype ved at givet niveau for antal indkomne sager, realiseret

produktivitet og krav til sagsbehandlingstiden, er der forskellige veje henimod

ligevægten. Fra et givet udgangsniveau for antal verserende sager kan der fortages

en hurtigere eller langsommere tilpasning til ligevægtsbeholdningen, alt efter hvor

meget der skrues op og ned for bemandingen i overgangsperioden. For de fleste

sagstyper vil det for Ankestyrelsen være muligt at opnå ligevægten enten i år eller

næste år med relativt bløde stigninger/fald i bemandingen indtil ligevægten opnås.

De skærpede krav om sagsbehandlingstider på 8-10 uger (loft eller gennemsnit) har

derfor ikke betydning for den langsigtede ligevægtsbemanding (antal årsværk), så

længe det sikres, at sagsbeholdningen på de enkelte områder er stor nok til, at det

ikke går udover produktiviteten.

Budgetanalyse af Ankestyrelsen

4. Ligevægtsmodel til estimering af fremadrettet ressourcebehov (2/2)

Vi estimerer et eventuelt merbehov for ressourcer til sagsbehandling op imod 2018-ressourceforbruget til bevillingsfinansieret sagsbehandling

FREMGANGSMÅDE FOR ESTIMERING AF MERBEHOV FOR RESSOURCER

I det følgende beskrives fremgangsmåden

ressourcebehov til sagsproduktion.

for

estimering

evt.

ekstra

JURIDISK SAGSBEHANDLING

OG RETSSAGER

Mekko-diagram: Ankestyrelsens ressourceforbrug på kerneopgaver i 2018 (årsværk)

Ankestyrelsens ressourceforbrug på kerneopgaver kan opdeles på

Juridisk sagsbehandling og retssager (den mørkegrønne del af mekko-diagram)

Administrativ støtte og sagsbehandling (det gule del af mekko-diagram )

Øvrige kerneopgaver, som især drejer som om praksiskoordinering, analyser,

undersøgelser mv. (den lyserøde del af mekko-diagram).

ADM.

SAGSBEHANDLING

Bevillings-

finansieret

43 årsværk

Bevillingsfinansieret

med kontrakt

217 årsværk

Gebyrfinansieret

71 årsværk

Gebyrfinansieret

(10 årsværk)

Ressourceforbruget på kerneopgaverne underinddeles endvidere ud fra, om

opgaverne er bevillings- eller gebyrfinansieret, samt om de pågældende sager er

omfattet af kontraktmål i kontrakten, jf. nedenstående Tabel.

Mekko-diagrammet øverst t.h. viser ressourceforbrugets fordeling på kerneopgaver i

2018. Fokus for ligevægtsanalysen er et estimere, hvor stor en mængde yderligere

ressourcer (om nogen), der er behov for i årene 2019-2022, sammenlignet med

2018. Analysen er afgrænset svarende til punkt 1 ovenfor.

Specifikation af fordeling af ressourcer i mekko-diagram øverst til højre

Opgavekategori

Bevillingsfinansieret

sagsbehandling (med kontrakt

og med sagsdata)

Bevillings-

finansieret

uden kontrakt

18 årsværk

ØVRIGE

KERNEOPGAVER

Bevillings-

finansieret

30 årsværk

Kilde: Tidsregistreringer i Mtid. Se tabel nederst til venstre mht. hvordan ressourceforbruget er fordelt

Note: Antal årsværk er udregnet ud fra de registrerede timer og antagelsen om 1450 effektive timer per årsværk

Familieret

12 årsværk

Hovedtrin i estimeringen af fremadrettet ressourcebehov

Beskrivelse

Sager på social- og beskæftigelsesområdet, KSB-sager på børne- og

ungeområdet, tvang og magt, underretning, interne retssager, samt

tilsynsager og nævnsbetjening omfattet af kontrakt. Sagerne indgår i

prognosemodellen med sagsdata, dvs. data på sagsbeholdning,

indkomne sager, afgjorte sager mv.

Øvrige sager på det bevillingsfinansierede område, som ikke er omfattet

af kontrakt og som ikke indgår med sagsdata i prognosemodellen. Det

er primært sager, nævnsbetjening og tilsyn vedrørende adoption,

generel forvaltningsret, samt andre aktiviteter i tilsynet med kommuner

og regioner som der ikke er kontrakt og sagsdata på.

Gebyrfinansierede sager og retssager på Arbejdsskadeområdet.

Sager på familieområdet, som Ankestyrelsen overdrager til Familierets-

huset under Domstolsstyrelsen pr. 1. april 2019.

Ressourceforbruget hos Administrationen i Ålborg på sagsforberedelse

og kundehenvendelser

Ressourceforbruget på analyser, praksisundersøgelser, tilsynsopgaver

(udover tilsynssagsbehandling), dialog med interessenter mv.

Estimeret tidsforbrug til sagsbehandling

2019-2022 på alle kontraktområder ved

hjælp af ligevægtsmodellen

Opgørelse af (ekstra) ressourcebehov:

Forskel mellem fremskrevet behov og

2018 forbrug på kontraktområderne

KORREKTION AF 2018-BASELINE hvis

der har været særlige forhold i 2018, der

har betydet, at der kunne leveres flere

eller færre timer end hvad der normalt vil

være muligt

Bevillingsfinansieret øvrig

sagsbehandling (ingen kontrakt,

ingen sagsdata)

Tillæg for evt. lavere produktivitet i en

overgangsperiode for nye medarbejdere

mv.

Estimeret overhead for det eventuelle

merbehov af sagsbehandlerårsværk

Gebyrfinansieret

Familieret (bortfalder)

Administrativ sagsbehandling

Øvrige kerneopgaver

Basisfremskrivning af fremadrettet ressourcebehov til juridisk sagsbehandling

Basisfremskrivningen indebærer, at sagsbeholdningen er bragt i ligevægt ultimo 2020. Det kræver godt 20 sagsbehandlerårsværk at afvikle puklen

Basisfremskrivningen er udgangspunktet for vurderingen af det fremadrettede

ressource- og finansieringsbehov.

•

I basisfremskrivningen er anvendt samme forudsætninger vedrørende den initiale

bemanding og sagsbeholdning som i Ankestyrelsens prognose. Der er ligeledes

anvendt de samme forudsætninger om sagstilgangen og om en effektiv arbejdstid

på 1.450 timer per år.

Der er derimod ikke indregnet korrektioner for, at øget tilgang af nye

medarbejdere (i forbindelse med nedbringelse af sagsbehandlingstiden) eller

indførelse af et loft på 10 uger over sagsbehandlingstiden på nogle områder kan

have negative afledte effekter på produktiviteten. Disse forhold behandles

efterfølgende. Basis-fremskrivningen er gennemført både med uændret

produktivitet og med en årlig produktivitetsstigning på 2 procent.

Årsværksbehov i basisfremskrivningen til nedbringelse af sagsbehandlingstid og

etablering af ligevægt. Med og uden 2 procent årlig produktivitetsstigning

250

228,3 224,8

225,7 217,1

216,9

204,3

216,9

200,3

200

•

150

Uændret

produktivitet

100

2 pct. årlig

produktivitets-

stigning

Ressourcer til

pukkelafvikling

Figuren øverst til højre viser hvor stort et ressourceforbrug det med de anvendte

forudsætninger vil kræve at fortsætte den positive udvikling fra 2018 med

nedbringelse af sagsbeholdningen, så alle områder senest primo 2021 er nået ned

på en ligevægtssagsbeholdning. Ved uændret produktivitet er ligevægten opgjort til

ca. 217 årsværk, mens den gradvist vil falde til ca. 200 årsværk i 2022, hvis

produktiviteten øges med to procent per år. I 2019 og 2020 vil ressourcebehovet

midlertidigt være højere for at kunne nedbringe sagsbeholdningerne i

ligevægtsniveauerne på alle sagsområder.

Figuren nederst til højre illustrerer, at sagsbehandlingstiden i basisfremskrivningen

gradvist reduceres igennem 2019 og 2020, således at ligevægten er etableret ultimo

2020. For alle sagsområder under ét stabiliseres sagsbehandlingstiden på 2,7

måneder. Sagsbeholdningen stabiliseres tilsvarende fra ultimo 2020, hvor den er på

ca. 8.500 sager. Det er kan sammenholdes med 12.167 verserende sager ved

udgang en 2018 på de områder, som indgår i fremskrivningen. Forskellen mellem

initialniveauet og ligevægtsniveauet for sagsbeholdningen er således knap 3.700

sager. Afviklingen af denne sagspukkel kræver godt 20 sagsbehandlerårsværk, hvis

sagerne kan løses med det tidsforbrug per sag, som er forudsat i

basisfremskrivningen initialt.

2019

2020

2021

2022

Udviklingen i sagsbehandlingstid og sagsbeholdning i basisfremskrivningen

7,0

Antal verserende sager (højre)

6,0

Sagsbehandlingstid, mdr. (venstre)

5,0

12.000

4,0

3,0

2,0

4.000

1,0

0,0

2.000

10.000

8.000

6.000

18.000

16.000

14.000

Note: Sagsbehandlingstiden er er opgjort som sagsbeholdningen divideret med den månedlige sagstilgang.

jan

mar

maj

jul

sep

nov

jan

mar

maj

jul

sep

nov

jan

mar

maj

jul

sep

nov

jan

mar

maj

jul

sep

nov

jan

mar

maj

jul

sep

nov

2018

2019

2020

2021

2022

Budgetanalyse af Ankestyrelsen

Finansieringsbehov (1/2)

Finansieringsbehovet inkl. overhead er 14,7-21,0 mio. kr. i 2019-2020 og 7,3 mio. kr. derefter.

Tabellen på næste side sammenfatter de elementer, der har indgået i den

gennemførte analyse af ressource- og finansieringsbehovet for at sikre langsigtet

ligevægt og overholdelse af sagsbehandlingstiderne. Der er i delrapport 2 redegjort

mere detaljeret for opgørelsen.

I forhold til basisfremskrivningen (første række i tabellen) er der en række yderligere

forhold, som har betydning. Det drejer sig blandt andet om korrektion for evt. tab af

produktivitet ved etablering af et 10 ugers loft over sagsbehandlingstiden. Her er der

forudsat et varigt produktivitetstab på 5 pct. på de områder, der omfattes af 10-ugers

loftet, hvilket der er argumenteret grundigt for i delrapport 3. Dette er væsentligt

lavere end Ankestyrelsens vurdering af et tab på 20 pct. Som det fremgår af tabellen

indebærer forskellen mellem Implements og styrelsens vurdering af produktivitets-

tabet på sager med 10 ugers loft en forskel i det varigt estimerede ressourcebehov

på ca. 5,5 ÅV.

Der er også foretaget korrektion for særlige forhold mht. prognoser samt time-

forbruget i baselineåret 2018. Hvert af disse forhold er gennemgået i delrapport 2.

De foretagne korrektioner er udtryk for Implements vurdering af, hvad der er analytisk

velbegrundet ift. de enkelte temaer og ud fra en helhedsbetragtning. Efter korrektion-

er er der beregnet et ressourcebehov som fremgår af række 5 i tabellen. Når der

korrigeres for en række særlige forhold vedrørende 2018-baseline (inkl. midlertidige

finansieringsmuligheder) er det sammenlignelige årsværksforbrug i 2018 opgjort til

215,3 ÅV, jf. række 7, venstre kolonne. I vurderingen af relevante korrektioner er der

set på styrelsens samlede virksomhed, dog har vi efter aftale ikke forholdt os til, hvad

der er et rimeligt eller nødvendigt serviceniveau på enkeltområder.

Der er ikke indregnet korrektion for det forhold, at Ankestyrelsens ressourceforbrug

på familieretsområdet i 2018 var lavere end svarende til den bevillingskorrektion, der

er sket i forbindelse med opgavens flytning den 1. april 2019 til Familieretshuset.

Implement har ikke hermed forholdt sig til, hvad der er den rette bevillingsregulering.

På den ene side indebærer reguleringen et tilpasningsbehov for Ankestyrelsen ift

2018. På den anden side er der tale om en tilstræbt udgiftsneutral opgaveflytning. Vi

forudsætter, at dette forhold drøftes særskilt uden for rammerne af budgetanalysen.

I scenariet med to procents produktivitetsstigning er Ankestyrelsens

”købekraft”

tilsvarende reduceret med omprioriteringsbidraget, jf. række 8. idet det reducerer

Ankestyrelsens bevilling (og dermed købekraft) med 2 pct. per år til og med 2022.

Budgetanalyse af Ankestyrelsen

På baggrund heraf kan der opgøres et varigt finansieringsbehov svarende til ca. 8,5

ÅV. Dette er (bortset fra den tekniske effekt af omprioriteringsbidraget) uafhængigt af,

om der forudsættes uændret eller stigende produktivitet i sagsbehandlingen.

Finansieringsbehovet er større i 2019 og 2020, hvor den initiale sagspukkel afvikles

Det varige finansieringsbehov udgør ved uændret produktivitet og med de

forudsætninger, der er redegjort for i det foranstående, 7,3 mio. kroner inkl. overhead

på 2,2 mio. kr.. I 2019 og 2020 er finansieringsbehovet henholdsvis 21,0 og 14,7 mio.

kr., jf. tabellen på næste side

Det vil normalt være mest retvisende at beregne finansieringsbehovet inkl. overhead

som anført ovenfor. I dette tilfælde skal man være opmærksom på, at det varige

årsværksbehov primært fremkommer ved, at tidsforbruget i baselineåret nedskrives

med 7,9 årsværk. Det er mindre oplagt, at denne del også tillægges overhead, men

det kan forsvares ud fra den betragtning, at baseline-korrektionen kun medregner

ekstraordinært leverede sagsbehandlingstimer (og ikke administrative timer) i 2018.

Ekskl. overhead er finansieringsbehovet 14,7 hhv. 10,3 mio. kr. i 2019-2020 og 5,1

mio. kr. årligt derefter

Når der trods produktionsoverskuddet i 2018 alligevel beregnes et varigt

finansieringsbehov skyldes det især to forhold. For det første var der i 2018 et

ekstraordinært højere tidsforbrug på grund af midlertidige finansieringsmuligheder.

Det er der taget højde for i den timekorrigerede baseline. For det andet er der

indregnet et varigt produktivitetsfald på 5 pct. for de sager, der omfattes af 10-ugers

loftet, hvilket i sig selv medfører et ekstra ressourcebehov på ca. 2 ÅV.

Finansieringsbehov (2/2)

Oversigtstabel og vurdering af følsomhed overfor antal indkomne sager

Tabel 15. Ressource- og finansieringsbehov for etablering af ligevægt og afvikling af sagspukkel

Elementer i opgørelsen af ressource- og finansieringsbehov

Basisfremskrivning

Produktivitetsnedgang på 5 pct. ved 10-ugers

loft (Implement’s vurdering)

Produktivitetsnedgang på 20 pct. ved 10-ugers loft (Ankestyrelsens vurdering)

Ressourcebehov efter korrektion på 5 pct. ved 10-ugers

loft

Effektive timer –

1450/1400

Faktiske årsværk -

baseline

2018

Estimeret årsværksbehov ved uændret produktivitet

(svarende til 2018)

2019

228,3

0,1

0,4

228,4

2020

225,7

2,0

7,8

227,7

8,1

0,0

2021

216,9

1,9

7,4

218,8

7,7

0,0

2022

216,9

1,9

7,4

218,8

7,7

0,0

2019

Estimeret årsværksbehov ved årlig

produktivitetsstigning på 2 procent

2020

217,1

1,9

7,4

219,0

7,8

0,0

2021

204,3

1,8

7,1

206,1

7,3

0,0

2022

200,3

1,7

6,9

202,0

7,2

0,0

217,3

224,8

0,1

0,4

224,9

8,0

5,9

7,8

8,2

7,1

Korrektioner ift. prognoser

Beregnet ressourcebehov

Korrigeret baseline

75 pct. produktivitet, nye medarbejdere

Nettoændring af prognose for indkomne sager

-2,0

241,6

-9,8

215,3

26,3

215,3

26,3

14,7

21,0

-2,0

233,7

-2,0

224,5

-2,0

224,5

-2,0

236,8

-1,9

224,8

-1,9

211,5

-1,8

207,3

10.

11.

Forskel

- beregnet ressourcebehov minus korrigeret baseline

Købekraft

Finansieringsbehov, årsværk

Finansieringsbehov, mio. kroner ekskl. overhead

Finansieringsbehov, mio. kroner inkl. overhead

18,4

215,3

18,4

10,3

14,7

9,2

215,3

9,2

5,1

7,3

9,2

215,3

9,2

5,1

7,3

21,5

211,1

25,8

14,4

20,5

9,5

206,9

17,8

10,0

14,2

-3,8

202,9

8,6

4,8

6,9

-8,0

198,9

8,4

4,7

6,7

Det beregnede ressourcebehov i årene frem er først og fremmest følsomt overfor

hvor mange sager der kommer ind, og hvor lang tid det i gennemsnit tager at

behandle hver sag.

Mht, antal indkomne sager har vi baseret det beregnede ressourcebehov på niveauet

for antal indkomne sager i 2018 inkl. genoptagelsessager svarende til 3.078 sager

per måned. Ved dette niveau ligger det beregnede ligevægtsbehov, jf. tabellen

ovenfor, på ca. 224,5 ÅV i 2022, når der ikke indregnes produktivitetsforbedringer

(dvs. ved uændret 2018-produktivitet).

Hvis man i stedet for at basere prognosen på 2018, anvendte Ankestyrelsens tilgang

med at baseret prognosen på antal sager indkommet de sidste 24 måneder (og

dermed tillagde 2017 lige så meget vægt som 2018) ville prognosen i stedet blive

3.125 sager per måned, hvilket ville forhøje ressourcebehovet med ca. 3,5 ÅV.

Vi har i delrapport 2 argumenteret for, hvorfor det giver bedst mening at anvende

2018-prognosen, når hele analysen er baseret på 2018 som basline-år. Tiden vil vise,

om man rammer den bedste prognose ved at tage udgangspunkt i den mest aktuelle

…

Budgetanalyse af Ankestyrelsen

2018 niveau eller en et længere tilbageskuende 2017-18 niveau.

Eftersom ressourcebehovet er meget følsomt overfor antal indkomne sager, og

eftersom prognoser i sagens natur er usikre, anbefaler vi, at antal indkomne sager og

dermed bevillingsbehovet for 2020 og frem revurderes, når der i starten af 2020

foreligger data for, hvor mange sager, der reelt kom ind i 2019.

Midlertidig finansiering i 2018 (Ankestyrelsens opgørelse)

Mio. kr.

Midler fra ØIM til nedbringelse af sagsbehandlingstider

Forbrug af overført overskud

Mindreforbrug på familieretslige opgaver allokeret til anden sagsbehandling

Underprioriterede øvrige kerneopgaver

Korrektion for a-conto opkrævningen på gebyrområdet

Total

0,7

2,2

5,1

2,6

4,6

15,2

Årsværk

0,8

2,6

5,9

3,0

5,3

17,6

Sammenfatning af analyse af processer og driftsstyring på sagsbehandlingsområdet

Med et godt udgangspunkt ser vi teknologiunderstøttelse og driftsstyring som de bedste muligheder for at effektivisere sagsbehandlingen

Neden for sammenfattes de væsentligste konklusioner fra den gennemførte analyse

af drifts- og procesoptimeringsmuligheder i sagsproduktionen. Analysen omfatter

alene sagsproduktionen på det bevillingsfinansierede område. Det talmæssige

grundlag omfatter oplysninger om tidsforbrug samt sagsudvikling og

sagsbehandlingstider for årene 2016-2018. På nogle områder er data for 2016 ikke

(fuldt) sammenlignelige med 2017 og 2018. Data fra de administrative systemer er i

et vist omfang suppleret med skøn og estimater, hvor ledere og medarbejdere fra

styrelsen har bistået med værdifulde input. Den empiriske del af analysen er

suppleret med kvalitative data, herunder proceskortlægninger, ganske mange

interviews samt afdækning af praksis for driftsstyringen.

Sagsproduktionen (inkl. administrativ støtte men ekskl. retssager) omfatter ca. 65

procent af Ankestyrelsens samlede tidsforbrug - hertil kommer øvrige kerneopgaver,

generel ledelse samt tværgående støttefunktioner mv. Sagsproduktionens andel af

det samlede ressourceforbrug betyder, at de krav, der også for Ankestyrelsen gælder

til årlige effektiviseringer på to procent, næsten nødvendigvis også må omfatte

sagsproduktionen.

Det er vores vurdering, at tilrettelæggelsen af processerne og driftsstyringen generelt

er velfungerende. Der er et tydeligt fokus på styring af kvalitet, sagsbehandlingstider

og nedbrydning af overordnede produktionsmål til de enkelte enheder og

medarbejdere. Der er ligeledes en ret høj grad af processtandardisering, fælles

ledelses- og styringsinformation samt en forholdsvis god it-understøttelse. Der er

også en meget hensigtsmæssig organisatorisk opdeling, hvor delprocesser, der ikke

–

eller kun i begrænset omfang

–

kræver juridisk kompetence, varetages af

Administrationen, som en fælles faglig støttefunktion. Det er endelig vores indtryk, at

der er et højt erfarings- og kompetenceniveau i de enkelte kontorer. Med dette gode

udgangspunkt ser vi dog også nogle muligheder for fortsat udvikling af proces- og

driftsstyringen.

Vi ser helt generelt fire løftestænger for at optimere sagsbehandlingen, nemlig 1)

optimering af det grundlæggende procesdesign, 2) bedre procesorganisering, 3)

bedre teknologiunderstøttelse samt 4) bedre driftsstyring. De fire temaer er delvist

sammenhængende og overlappende. Det er dog nyttigt at sondre mellem dem, og

afrapporteringen er disponeret efter de fire temaer.

I Ankestyrelsens tilfælde er det vores vurdering, at det grundlæggende procesdesign

(1) er meget hensigtsmæssigt inden for de rammer, lovgivningen sætter. Det er også

vores vurdering, at procesorganiseringen (2) er særdeles fornuftig både strukturelt og

i den måde, den løbende styring har opmærksomhed på at flytte ressourcer og

opgaver mellem enhederne ift. udviklingen i sagstilgangen på de enkelte områder.

Det er vores vurdering, at de væsentligste muligheder for yderligere optimering

knytter til teknologiunderstøttelse (3) og til driftsstyring (4).

Opgavernes karakter og volumen er sådan, at der er muligheder for automatisering

gennem RPA-teknologi og gode basisforudsætninger for at støtte opgave-

varetagelsen gennem AI-løsninger. Det interessante perspektiv for Ankestyrelsen er,

hvordan den store beholdning af tidligere afgjorte sager ved hjælp af teknologi kan

stilles til rådighed for de sager, der behandles aktuelt. Mulighederne kan fx omfatte

løsninger, der screener, risikoscorer eller kompleksitetsvurderer sager eller på anden

måde giver støtte til sagsbehandlingen

–

fx ved at fremfinde og udstille lignende

sager som den aktuelle for sagsbehandleren. Vi vil anbefale, at der investeres i

området, herunder gennem opbygning af intern kapacitet. I den forbindelse vil det

være relevant at overveje synergier ved at sådan kapacitet understøtte både det

bevillingsfinansierede og det gebyrfinansierede område.

I forhold til driftsstyringen ser vi mange gode elementer i den nuværende praksis,

men også muligheder for optimering, herunder:

Vi vurderer, at målstyringen med fordel kunne have et tydeligere

”anker”

i krav til

produktiviteten, dvs. det gennemsnitlige tidsforbrug per sag på de forskellige

områder, som kan bruges som styringsredskab for ledelsen. Desuden bør

styringen på kvartalsmål efter vores vurdering genovervejes.

Analysen viser en forskellighed i styringspraksis mellem kontorerne. Den

empiriske del af analysen viser nogle mønstre i den måde, som produktiviteten

udvikler sig inden for og mellem kvartaler, som efter vores opfattelse indikerer

muligheder for forbedring.

I en del af analysen er der fokus på to sagsområder (sygedagpenge og Udbetaling

Danmark sager), hvor styrelsen er på vej til at skulle varetage produktionen inden for

et loft over sagsbehandlingstiden på 10 uger. Ankestyrelsen vurderer, at der på disse

områder må forventes et betydeligt varigt tab af produktivitet. Vi ser på baggrund af

analysen ikke stærke argumenter for denne antagelse.

Budgetanalyse af Ankestyrelsen