REU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 1759: Spm. om ministeren vil sende Danmarks Domstoles beredskabsplan, inklusive bilag, der henvises til i svaret på REU alm. del

Retsudvalget 2019-20
REU Alm.del
Offentligt

Beredskabsplan ved større

ulykker og katastrofer

Senest revideret den 1. oktober 2019

REU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 1759: Spm. om ministeren vil sende Danmarks Domstoles beredskabsplan, inklusive bilag, der henvises til i svaret på REU alm. del – spørgsmål 1557, til justitsministeren

Indholdsfortegnelse

Indledning ............................................................................................................................ 5

Formålet med en beredskabsplan ved større ulykker og katastrofer ................................ 5

Strukturen i krisestyringsorganisationen........................................................................... 5

Planens gyldighedsområde .............................................................................................. 6

Planens centrale præmisser............................................................................................. 7

Planens ajourføring og afprøvning ................................................................................... 7

Opgaver for krisestaben ................................................................................................... 8

Stabsstøttefunktionerne ................................................................................................... 9

1. Aktivering og drift af krisestaben .................................................................................... 10

1.1. Krav til krisestaben .................................................................................................. 10

1.2. Modtagelse af varsler og alarmer m.v. .................................................................... 11

1.3. Aktivering af krisestaben ......................................................................................... 11

1.3.1. Beslutning om aktivering af krisestaben ........................................................... 11

1.3.2. Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben ............................... 12

1.3.3. Krisestabens mødested ........................................................................................ 13

1.3.4. Gennemførelse af 1. krisestabsmøde ............................................................... 13

1.3.5. Gennemførelse af efterfølgende krisestabsmøder ............................................ 13

1.4. Afløsning af krisestabsmedlemmerne ..................................................................... 13

1.5. Deaktivering af krisestaben ..................................................................................... 13

2. Informationshåndtering .................................................................................................. 14

2.1. Formålet med håndtering af informationer .............................................................. 14

2.1.1. Krav til håndteringen af informationer ................................................................... 14

2.2. Tilgang af informationer om hændelsen .................................................................. 14

2.2.1. Forstærket overvågning .................................................................................... 14

2.2.2. Iværksættelse af medieovervågning ................................................................. 14

2.2.3. Iværksættelse af rapportering fra retter/enheder m.fl. ....................................... 14

2.2.4. Hastemeldinger fra retter/enheder m.fl. ............................................................ 15

2.2.5. Videresendelse af informationer til krisestabsrummet ...................................... 15

2.3. Krisestabens behandling af informationer om hændelsen ....................................... 15

2.3.1. Dokumentation af informationer, beslutninger m.v. ........................................... 15

2.3.2. Vurdering af informationer om hændelsen ........................................................ 16

3. Koordinering af handlinger og ressourcer ...................................................................... 16

3.1. Formålet med koordinering af handlinger og ressourcer ......................................... 16

3.1.1. Krav til koordinationen af handlinger og ressourcer .......................................... 16

3.2. Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse ............................... 17

3.3. Krisestabens hasteprocedure .................................................................................. 17

3.4. Overblik over Danmarks Domstoles ressourcer ...................................................... 17

4. Kommunikation .............................................................................................................. 17

4.1. Formålet med kommunikationsindsatsen ................................................................ 17

4.2. Indledende kommunikationsopgaver ....................................................................... 18

4.3. Generelle kommunikationsopgaver ......................................................................... 19

5. Oversigt over Danmarks Domstoles delplaner, indsatsplaner m.v. ................................ 20

Bilagsliste........................................................................................................................... 21

Enhederne i organisationsdiagrammet betegnes herefter samlet: Danmarks Domstole.

Indledning

Formålet med en beredskabsplan ved større ulykker og

katastrofer

Danmarks Domstole skal udarbejde en samlet plan for Danmarks Domstoles beredskab,

jf. beredskabslovens § 24. I planen beskrives, hvordan Danmarks Domstoles funktioner

opretholdes og videreføres i tilfælde af varslede eller uvarslede hændelser, katastrofer,

terrorhandlinger, krigshandlinger eller lignende. Planen skal blandt andet bidrage til at

opretholde retssamfundet herunder fortsat at kunne holde grundlovsforhør, sager om

fristforlængelser samt andre uopsættelige sager indenfor lovens frister.

Formålet med beredskabsplanen er at kunne håndtere hændelser, der sætter Danmarks

Domstole under pres. Den skal anvendes ved hændelser, hvor der er behov for en

krisestyringsorganisation til at håndtere situationen. Planen beskriver etablering af en

krisestyringsorganisation, som gør det muligt for Danmarks Domstole fortsat at løse sine

opgaver inden for lovens frister.

Krisestabens organisation etableres som udgangspunkt, hvis retten/enheden vurderer, at

en hændelse kan berøre Danmarks Domstoles virke, og at hændelsen ikke kan håndteres

effektivt eller hurtigt nok af rettens/enhedens daglige beredskab.

Domstolsstyrelsens bestyrelsesformand skal altid orienteres, når krisestaben aktiveres og

holdes løbende orienteret fx ved modtagelse af log, situationsbillede,

medievurderingsrapport og beslutningsreferater fra krisestabens møder.

Sikkerhedssekretariatet udarbejder en skriftlig evaluering af krisehåndteringen, når krisen

er overstået, der så vidt muligt skal forelægges Domstolsstyrelsens bestyrelse på det

førstkommende bestyrelsesmøde.

Strukturen i krisestyringsorganisationen

Danmarks Domstoles

sikkerhedssekretariat

er placeret i Domstolsstyrelsen og består af:

•

Sikkerhedskoordinator

•

Sikkerhedsfuldmægtig

Danmarks Domstoles

krisestab,

der træder sammen efter behov, er som hovedregel

placeret i Domstolsstyrelsen og består af:

•

Domstolsstyrelsens direktør

•

De berørte retters retspræsidenter og landsretspræsident

•

Domstolsstyrelsens kommunikationschef

•

Sikkerhedskoordinator

Sikkerhedsfuldmægtig

Danmarks Domstoles

krisestabssekretariat

er placeret i Domstolsstyrelsen, ledes af

sikkerhedskoordinatoren og består af:

•

Receptionsmedarbejdere, mindst fire

•

En fra direktionssekretariatet

Hvis en eller flere af ovenstående ikke er tilgængelige kontaktes vedkommendes

stedfortræder

–

dette princip er gældende i alle dele af denne plan.

Planens gyldighedsområde

Beredskabsplanen gælder for Danmarks Domstole, jf. organisationsdiagrammet, og

danner en overordnet ramme for Danmarks Domstoles krisestab. Specifikke planer for de

forskellige typer af hændelser findes i instrukser og bilag til denne plan.

Retterne, Procesbevillingsnævnet og Domstolsstyrelsen udarbejder egne lokalplaner samt

instrukser og bilag, som er nødvendige i forhold til denne beredskabsplan.

Sikkerhedssekretariatet beder retterne, Procesbevillingsnævnet og Domstolsstyrelsen om

at sende opdaterede instrukser og bilag til

[email protected]

en gang

årligt.

Alle planer skal være praktisk anvendelige og skal derfor overholde disse kriterier:

•

Handlingsorienterede

–

der skal være klare retningslinjer for, hvordan

organisationen skal håndtere hændelser herunder hvem, der skal gøre hvad og

hvornår.

Overskuelige

–

planerne skal være logisk opbyggede og hurtige at slå op i samt

være skrevet i et letforståeligt sprog.

Ajourførte

–

planerne skal revideres, når lovgivningen stiller krav om det, og når

der er væsentlige ændringer i trusselsbilledet, i organisationen eller en hændelse

viser, at der er behov for at ændre planen.

Tilgængelige

–

medarbejderne skal altid kunne få adgang til deres plan.

Realistiske

–

der skal være overensstemmelse mellem planen og virkeligheden.

Læst og forstået

–

alle relevante medarbejdere skal kende planen for at sikre den

bedst mulige håndtering af uforudsete hændelser.

•

•

Afprøvede

–

planerne skal afprøves mindst en gang årligt og evalueres efter både

øvelser og virkelige hændelser.

Planens centrale præmisser

Den generelle beredskabsplan er baseret på Danmarks Domstoles almindelige

organisation suppleret med etablering af en krisestab og tilhørende stabsstøttefunktioner.

Planen er baseret på fire overordnede principper:

•

Sektoransvarsprincippet:

Den ret/enhed, der har ansvaret for en opgave til daglig,

bevarer ansvaret for opgaven i krisestaben.

Lighedsprincippet:

De procedurer og ansvarsforhold, der anvendes i dagligdagen,

anvendes i videst muligt omfang også i krisestaben.

Handlingsprincippet:

I en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er

det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt

beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående

retning for at undgå ressourcespild.

Fleksibilitetsprincippet:

Planens forskellige elementer kan tilpasses og tages i

anvendelse på baggrund af en vurdering af behovet.

•

Beredskabsplanen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen:

1. Aktivering og drift af krisestaben.

2. Håndtering af informationer om krisen.

3. Koordinering af handlinger og ressourcer.

4. Kommunikation.

5. Operativ indsats.

Beredskabsplanen

er opbygget med Beredskabsstyrelsens ”Generelle Beredskabsplan”

som referenceramme og tager udgangspunkt

i ”Helhedsorienteret

Beredskabsplanlægning”.

Planens ajourføring og afprøvning

Sikkerhedssekretariatet

justerer og ajourfører løbende beredskabsplanen efter behov.

Sikkerhedssekretariatet

skal mindst en gang om året planlægge og gennemføre en

øvelse, hvor Danmarks Domstole afprøver beredskabsplanen eller væsentlige dele af den.

Krisestyringsøvelser eller anden øvelsesaktivitet kan erstatte denne afprøvning.

Sikkerhedssekretariatet

gennemfører ligeledes en gang om året en alarmeringsøvelse

for krisestabens nøglepersoner.

Sikkerhedssekretariatet

har det overordnede ansvar for, at planen bliver evalueret efter

øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige retter/enheder skal bidrage til evalueringen.

Opgaver for krisestaben

Krisestaben skal sikre, at Danmarks Domstole samlet yder en effektiv indsats i forbindelse

med ekstraordinære hændelser. Det er essentielt for at løse denne opgave, at staben

opstiller og opretholder et overblik over situationen, koordinerer handlinger og disponerer

ressourcer. Herudover skal krisestaben koordinere Danmarks Domstoles interne og

eksterne kommunikation om hændelsen.

Krisestaben består dels af seks faste medlemmer samt af ad hoc-medlemmer fra

relevante retter/enheder. Herudover kan der indkaldes eksterne aktører som ad hoc-

medlemmer:

Domstolsstyrel-

sens direktør

Relevant(e)

landsretspræsi-

dent(er)

Sikkerheds-

Sikkerhedsfuldm

fuldmægtig

ægtig

Relevant(e)

retspræsidenter

Kommunikations-

chef

Ad hoc

Talsmand

Ad hoc

Sikkerheds-

koordinator

Repræsentanter for relevante

centre i Domstolsstyrelsen

Eksterne aktører

De enkelte retter/enheder inddrages ud fra en vurdering af behovet for deres deltagelse i

krisestaben. Alle retspræsidenter, direktører og enhedschefer skal derfor planlægge efter

selv at kunne indgå i staben samt planlægge efter, at en stedfortræder kan indgå.

Sikkerhedskoordinatoren leder som udgangspunkt krisestaben frem til 1. stabsmøde,

hvorefter Domstolsstyrelsens direktør overtager ledelsen. Sikkerhedskoordinatoren

koordinerer stab og støttefunktioner. Som hovedregel udpeges der en talsmand blandt

krisestabens faste medlemmer. Talsmandsfunktionen varetages som udgangspunkt af den

implicerede retspræsident, implicerede landsretspræsident, Domstolsstyrelsens direktør

eller kommunikationschefen.

Stabsstøttefunktionerne

Stabsstøttefunktionerne skal bidrage til, at krisestaben effektivt kan varetage sine opgaver.

Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behovet for støtte. De

ansvarlige enheder skal sikre, at funktionerne kan bemandes, se bemandingsplanen (bilag

4).

Stabsstøttefunktionerne omfatter følgende områder:

Krisestabssekretariatet:

Krisestabssekretariatet og sikkerhedsfuldmægtigen bistår sikkerhedskoordinatoren og

varetager opgaver vedrørende overvågning og fordeling af informationer fra mail, telefon

og sikrede kommunikationssystemer, logføring, udarbejdelse af referater og aktionslister,

journalisering samt afsendelse af informationer til eksterne aktører.

Situationsbillede:

Hvis situationen omhandler et begrænset område, er den relevante

retspræsident/direktør/enhedschef ansvarlig for, at der bliver udarbejdet et

situationsbillede. Dækker hændelsen flere retter/enheder, eller er der tale om en større

hændelse, har krisestaben det overordnede ansvar for at udarbejde Danmarks Domstoles

samlede situationsbillede.

Kommunikation:

Domstolsstyrelsens enhed for kommunikation er ansvarlig for Danmarks Domstoles

informationer til brugere og medier om hændelsen, for overvågningen af mediernes

dækning af situationen m.v. De nærmere forhold vedrørende kommunikation fremgår af

kapitel 4 og bilag 18 -20.

Logistik (forplejning, faciliteter og kørsel m.v.):

De enkelte retter/enheder har det overordnede ansvar for egen intern logistik (forplejning,

hvilefaciliteter, kørsel m.v.).

Der skal altid være adgang til kaffe, te, koldt vand, frugt m.v. Større måltider serveres tre

gange dagligt.

I tilfælde af en langvarig hændelse træffes der på krisestabsmødet konkret beslutning om

etablering af egentlige hvilefaciliteter.

Administration:

Domstolsstyrelsens centre og den implicerede ret løser administrative opgaver, der

relaterer sig til hændelsen. Dette kan bl.a. omfatte afklaring af kontraktretlige forhold,

juridisk støtte, personaleadministrativ vejledning, indkaldelse/udsendelse af personel,

økonomiske beregninger, udarbejdelse af budgetter og tilvejebringelse af

bygningsmæssige rammer.

It:

Domstolsstyrelsens Center for It har det overordnede ansvar for, at stabens it fungerer og

for at yde øjeblikkelig støtte, hvis der opstår It-mæssige problemer.

Udsendelse og indkaldelse af forbindelsesmedarbejdere:

Danmarks Domstole kan blive forpligtet til at udsende forbindelsesmedarbejdere i

forbindelse med aktivering af følgende tværgående stabe m.v.:

•

National Operativ Stab.

Ekstern forbindelsesmedarbejder indkaldes efter behov ved kontakt til den pågældende

myndighed.

1. Aktivering og drift af krisestaben

1.1. Krav til krisestaben

Krisestaben (inklusive støttefunktioner) skal være fuldt funktionel senest to timer efter, at

det er besluttet at aktivere krisestaben og skal kunne drives så længe, det er nødvendigt.

Krisestaben kan anvendes ved alle former for større ulykker og katastrofer og vil bl.a.

kunne aktiveres i forbindelse med følgende hændelsestyper:

•

Stort personalefravær (pga. sygdom, strejke eller lignende).

Sager med stor bevågenhed.

Kraftig regn og skybrud.

It nedbrud.

Strømafbrydelse.

•

Sikkerhedshændelser.

Andre situationer hvor det skønnes nødvendigt.

1.2. Modtagelse af varsler og alarmer m.v.

Ved modtagelse af varsler og alarmer m.v. viderestilles/videresendes disse til

sikkerhedstelefonen tlf. 4068 8824 eller [email protected].

Typiske varsler og alarmer m.v. består af:

•

Varsler om farligt vejr.

Trusselsvurderinger vedrørende ekstraordinære sikkerhedsmæssige trusler.

Aktivering af tværgående stabe på nationalt plan.

Varsler og alarmer fra internationale organisationer.

Medieomtale af større hændelser der kan have særlig interesse for Danmarks

Domstole.

Uheld eller andre hændelser der i øvrigt kan vedrøre Danmarks Domstoles

opgaver.

Se Instruks for håndtering af varsler og alarmer samt varsling af stabsmedlemmer (bilag 5)

1.3. Aktivering af krisestaben

1.3.1. Beslutning om aktivering af krisestaben

Hvis retten/enheden vurderer, at en hændelse kan berøre Danmarks Domstoles virke, og

at hændelsen ikke kan håndteres effektivt eller hurtigt nok af rettens/enhedens daglige

beredskab, skal vedkommende kontakte sikkerhedskoordinatoren for en vurdering af

situationen, se bilag 5, ”Instruks for håndtering af varsler og kriser samt varsling af

stabsmedlemmer”.

Sikkerhedskoordinatoren træffer herefter i samråd med

Domstolsstyrelsens direktør beslutning om, hvorvidt krisestaben skal aktiveres.

Domstolsstyrelsens direktør kan endvidere til enhver tid beslutte at aktivere staben helt

eller delvist, hvis situationen tilsiger det.

Aktiveringstrin

Informationsberedskab

Beskrivelse

Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i

en situation, hvor der ikke er behov for at

(Varsling af chefer og nøglepersoner) aktivere og etablere krisestaben, men hvor

chefer og nøglepersoner bør være orienteret om

Se bilag 5, 6 og 8

situationen, jf. bilag 5.

Operationsberedskab

Indkaldelse af den samlede stab

Se bilag 5, 7 og 8

Krisestaben indkaldes i situationer, hvor der er

behov for at Danmarks Domstole kan varetage

samtlige krisestyringsrelevante opgaver

omgående og i længere tid.

1.3.2. Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben

Sikkerhedssekretariatet og krisestabssekretariatet varetager de praktiske opgaver i

forbindelse med aktivering af krisestaben og de indledende opgaver. De indledende

opgaver omfatter:

Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner

Relevante medlemmer og støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og mail såvel

indenfor som udenfor arbejdstid. Sikkerhedssekretariatet og krisestabssekretariatet skal

føre en liste over, hvilke personer de har været i kontakt med, og hvornår de indkaldte

medlemmer kan møde i krisestaben (bilag 8 og 9).

Hvis der indkaldes til krisestabsmøde, skal indkaldelsen indeholde oplysninger om

deltagere, tid, sted og dagsorden (jf. bilag 1 og 2)

Klargøring af krisestabsrum

Krisestabsrummet klargøres, jf. instruks for klargøring af krisestabsrummet (bilag 10).

Opstart af log samt overvågning af telefon og mail

Loggen føres af krisestabssekretariatet eller initierende medarbejdere/chefer, indtil

opgaven kan overdrages til sikkerhedsfuldmægtigen, eller den der udpeges hertil.

Retspræsidenter, direktører og chefer har pligt til at orientere den udpegede logfører om

beslutninger og handlinger. Relevante receptioner ved Danmarks Domstole forstærker

overvågningen af hovedpostkasserne og hovedtelefonnumrene.

Generel orientering af Danmarks Domstoles medarbejdere

Efter drøftelse med den berørte ret/enhed orienterer enheden for kommunikation

Danmarks Domstoles medarbejdere via relevante medier. Det skal fremgå af

orienteringen, at alle retter/enheder er forpligtet til at støtte krisestaben, hvis der er behov

for det.

1.3.3. Krisestabens mødested

Krisestaben mødes som udgangspunkt i Domstolsstyrelsen. Såfremt krisestaben ikke kan

anvende Domstolsstyrelsens normale lokaler og faciliteter, eller det er mere

hensigtsmæssigt, flytter krisestaben, krisestabssekretariatet og kommunikationsenheden

til alternativt mødested, se instruks for klargøring af krisestabsrummet (bilag 10).

1.3.4. Gennemførelse af 1. krisestabsmøde

På første krisestabsmøde fastlægger staben deltagerkredsen, mødeinterval og træffer

beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete hændelse.

Domstolsstyrelsens direktør leder normalt mødet. Se dagsorden for 1. krisestabsmøde

(bilag 1)

1.3.5. Gennemførelse af efterfølgende krisestabsmøder

Domstolsstyrelsens direktør leder normalt møderne ud fra dagsorden for krisestabsmøder.

Se dagsorden for efterfølgende krisestabsmøde (bilag 2).

1.4. Afløsning af krisestabsmedlemmerne

Ved længerevarende hændelser, hvor krisestaben er i operationsberedskab, har

sikkerhedskoordinatoren ansvaret for at vurdere, om der skal iværksættes afløsning af

krisestabsmedlemmerne. Alle berørte retter/enheder er ansvarlige for, at der foretages en

planlægning af krisestabens bemanding i den konkrete situation, og herunder at der

udpeges afløsere til de bemandede funktioner.

Krisestabssekretariatet indkalder afløserne og fører en liste over, hvilke personer de har

været i kontakt med, og hvornår de kan møde i krisestaben. Afløsningen foregår ved

overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et krisestabsmøde.

1.5. Deaktivering af krisestaben

Når der ikke længere er behov for krisestyringsorganisationen, og eventuelt resterende

opgaver mere hensigtsmæssigt kan løses i basisorganisationen, træffer

Domstolsstyrelsens direktør beslutning om deaktivering af krisestaben og

krisestabsstøttefunktionerne efter drøftelse med krisestabens medlemmer.

2. Informationshåndtering

2.1. Formålet med håndtering af informationer

Målet med håndtering af informationer om hændelsen er at sikre, at Danmarks Domstoles

krisestab til stadighed har et overblik over den samlede situation, som kan indgå i

grundlaget for at træffe beslutninger. Håndtering af informationer skal samtidig indgå i

grundlaget for at varetage en effektiv kommunikation samt bidrage til dokumentation af

trufne afgørelser og handlinger. Derudover får krisestaben en bedre mulighed for at

evaluere deres håndtering af krisen og beredskabsplanen.

2.1.1. Krav til håndteringen af informationer

Første udgave af Danmarks Domstoles situationsbillede skal foreligge straks efter

aktiveringen af krisestaben.

Danmarks Domstoles opdaterede situationsbillede skal så vidt muligt fordeles til

krisestabsmedlemmerne senest 30 minutter før næste planlagte møde i krisestaben.

Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende hændelsen skal løbende og

hurtigst muligt registreres i Danmarks Domstoles log.

Ansvaret påhviler alle i krisestaben og krisestabssekretariatet.

Det aftales på de enkelte krisestabsmøder, hvornår referat af mødet skal foreligge.

2.2. Tilgang af informationer om hændelsen

Under hændelsen vil krisestaben modtage informationer fra forskellige kilder herunder

retterne/enhederne, pressen

–

nationalt og internationalt samt befolkningen.

Informationen udefra vil typisk tilgå via telefon, mail (hovedpostkasser,

retternes/enhedernes postkasser og personlige mailadresser), videokonference og

personlig henvendelse.

2.2.1. Forstærket overvågning

I forbindelse med 1. krisestabsmøde træffer krisestaben beslutning om hvilke

telefonnumre, e-mailadresser og andre kommunikationssystemer, der skal indføres

forstærket overvågning af.

2.2.2. Iværksættelse af medieovervågning

Enheden for kommunikation skal hurtigst muligt efter aktiveringen af krisestaben

iværksætte systematisk overvågning af udvalgte medier, se kapitel 4 og bilag 18-20.

2.2.3. Iværksættelse af rapportering fra retter/enheder m.fl.

For løbende at have overblik over situationen ved retterne og Domstolsstyrelsens centre

m.fl. kan krisestaben iværksætte en rapporteringsordning.

Når rapporteringsordning er sat i værk, skal retterne/enhederne efter krisestabens

beslutning sende en ajourført situationsrapport på

[email protected].

Staben

afgør indsendelsesfrekvensen.

2.2.4. Hastemeldinger fra retter/enheder m.fl.

Retterne/enhederne m.fl. har mulighed for at sende hastemelding til krisestaben, hvis der

er indtruffet en begivenhed, der ikke kan afvente regelmæssig rapportering, se skabelon til

hastemeldinger (bilag 14).

2.2.5. Videresendelse af informationer til krisestabsrummet

Under hændelsen skal alle relevante informationer sendes til krisestabsrummet, uanset

hvor og hvordan informationerne modtages.

For at bevare overblikket over de informationer, der tilgår krisestaben, er det særdeles

vigtigt, at afsenderen vurderer, hvilke informationer der er troværdige og relevante i forhold

til den aktuelle styring, inden de sendes til krisestaben.

Mails videresendes til

[email protected].

Telefoner omstilles som udgangspunkt

ikke til krisestabsrummet, i stedet overdrages telefonbeskeder til sikkerhedskoordinatoren.

Informationer fra sikrede kommunikationssystemer udskrives og overdrages til

sikkerhedskoordinatoren.

2.3. Krisestabens behandling af informationer om hændelsen

2.3.1. Dokumentation af informationer, beslutninger m.v.

Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om,

og klarhed over hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben.

Det er sikkerhedskoordinatorens ansvar at sikre en korrekt, effektiv og rettidig

dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger m.v.

Krisestabssekretariatet yder sekretariatsbistand til sikkerhedskoordinatoren, jf.

bemandingsplanen (bilag 4).

•

Krisestabens logførere skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og

udgående informationer, samt krisestabens beslutninger i Danmarks Domstoles log,

se endvidere instruks og skabelon til logføring og journalisering (bilag 12 og 13).

Det skal tydeligt fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede.

•

Krisestabes referent skal skrive aktionspunkter og beslutninger ned under

krisestabsmøderne, så de kan fordeles til relevante interne og eksterne parter ved

mødernes afslutning. Krisestaben godkender inden fordeling.

2.3.2. Vurdering af informationer om hændelsen

Krisestaben skal i videst muligt omfang systematisk vurdere alle relevante informationer

om hændelsen, så der skabes grundlag for effektiv koordinering af handlinger og

ressourcer samt rettidig og målrettet kommunikation.

I forbindelse med vurderingen skal krisestaben i særlig grad være opmærksom på

informationer, som indikerer ændringer i situationen eller den forventede udvikling,

herunder:

•

Ændringer som kan påvirke allerede iværksatte tiltag.

Ændringer som kan skabe behov for nye tiltag.

Informationer som indikerer behov for øjeblikkelig tiltag fra Danmarks Domstoles side

afleveres direkte til krisestaben.

Alle, der modtager relevante informationer til situationsbilledet, videregiver dem til

krisestabssekretariatet, som udarbejder Danmarks Domstoles samlede situationsbillede,

se instruks og skabelon til opstilling af Danmarks Domstoles samlede situationsbillede

(bilag 15 og 16).

3. Koordinering af handlinger og

ressourcer

3.1. Formålet med koordinering af handlinger og ressourcer

Formålet med krisestabens koordinering af handlinger og disponering af ressourcer er at

opnå den bedst mulige udnyttelse af Danmarks Domstoles ressourcer, så konsekvenserne

af hændelsen kan begrænses, og situationen kan normaliseres hurtigst muligt. Alle berørte

retter/enheder skal kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre

retter/enheder, og sagerne skal kunne flyttes mellem retterne, fx hvis en retsbygning er

utilgængelig. Dette gælder også udenfor normal åbningstid.

3.1.1. Krav til koordinationen af handlinger og ressourcer

Ved anmodninger om bistand fra retterne/enhederne eller eksterne aktører skal

krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet, enten

ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til

andre aktører.

Ved ændringer i situationen eller den forventede udvikling skal krisestaben hurtigst muligt

opstille alternative forslag og træffe beslutning om handlinger og ressourceanvendelse.

3.2. Beslutninger vedrørende handlinger og

ressourceanvendelse

Retterne/enhederne kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer, indtil

krisestaben beslutter andet. Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger

vedrørende Danmarks Domstoles handlinger og ressourceanvendelse. Såfremt det

vurderes nødvendigt, inddrages bestyrelsens formand.

Domstolsstyrelsens bestyrelsesformand skal altid orienteres, når krisestaben aktiveres og

holdes løbende orienteret fx ved modtagelse af log, situationsbillede,

medievurderingsrapport og beslutningsreferater fra krisestabens møder.

Sikkerhedssekretariatet udarbejder en skriftlig evaluering af krisehåndteringen efter krisen

er overstået, der så vidt muligt skal forelægges Domstolsstyrelsens bestyrelse på det

førstkommende bestyrelsesmøde.

3.3. Krisestabens hasteprocedure

Hvis en anmodning om støtte fra Danmarks Domstole har særligt hastende karakter,

rådfører sikkerhedskoordinatoren sig med Domstolsstyrelsens direktør, eventuelt pr.

telefon.

Sikkerhedskoordinatoren orienterer hurtigst muligt herefter medlemmerne af krisestaben.

3.4. Overblik over Danmarks Domstoles ressourcer

Krisestaben skal løbende have et overblik over Danmarks Domstoles disponerede og ikke-

aktiverede ressourcer samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller

omdisponeres uden at svække den samlede indsats.

Opgaven varetages i krisestaben af sikkerhedsfuldmægtigen med udgangspunkt i

indrapporteringer fra retterne/enhederne.

4. Kommunikation

4.1. Formålet med kommunikationsindsatsen

Kommunikationschefen er en integreret del af kriseledelsen. Kritiske situationer stiller

særlige krav til rettidig og korrekt kommunikation til alle interessenter i forbindelse med

krisen.

Formålet med kommunikationen i forbindelse med ekstraordinære hændelser inden for

Danmarks Domstoles virkefelt er at begrænse skadevirkningerne, forhindre fejlinformation

som eskalerer krisen, skabe tillid blandt brugere og borgere og skærme

ledelse/fagpersonale med operativt ansvar. Dette sker ved at:

•

Reagere med hurtig og præcis kommunikation ved en pludseligt opstået

informationsefterspørgsel.

Opretholde et højt informationsniveau i forhold til presse, samarbejdspartnere og

befolkning samt til Danmarks Domstoles egne medarbejdere og pårørende i

langvarige perioder med stor efterspørgsel på information.

I modsat fald kan der opstå et informationstomrum, som hurtigt bliver fyldt med rygter og

spekulationer, som kan forstærke krisen og oplevelsen af krisen.

Et generelt princip er, at alle synlige foranstaltninger skal følges op med relevant, rettidig,

korrekt og koordineret information.

Kommunikationsmedarbejdere placeres i Testlokalet på 3. sal i Domstolsstyrelsen eller

alternativt mødested, se instruks for klargøring af krisestabsrummet (bilag 8). Det er

vigtigt, at der foregår en tæt koordination af krisekommunikationen i forbindelse med

hændelser, der omfatter flere myndigheder.

4.2. Indledende kommunikationsopgaver

I tilfælde af en ekstraordinær hændelse vil der ofte opstå et akut behov for meget hurtigt at

orientere medarbejdere, forsyne pressen med information og for at bevare et overblik over

mediernes omtale af hændelsen og Danmarks Domstoles andel i den.

Kommunikationschefen er ved ekstraordinære hændelser derfor bemyndiget til at hurtigst

muligt og inden afholdelsen af 1. krisestabsmøde at iværksætte en række indledende

kommunikationsopgaver, som kan foretages

udelukkende med reference til

Domstolsstyrelsens direktør:

Se handlingsplan i bilag 18

–

20.

•

At iværksætte forstærket pressebetjening og medieovervågning.

At kortlægge hvad Danmarks Domstole kan og bør udtale sig om.

At beslutte foreløbigt hovedbudskab, samt underliggende argumentation.

At udarbejde en indledende pressestrategi for Danmarks Domstole.

At udpege foreløbige talsmænd, som kan stå til rådighed for medierne ved

pressehenvendelser. Den/de pågældende skal som udgangspunkt fritages for

andre opgaver.

At udsende kortfattede nyheder med foreløbig information til presse og offentlighed

via relevant kanal.

At orientere de dele af Danmarks Domstoles egen organisation, som ikke har aktiv

del i krisestyringen, om at krisestyringsindsatsen er i gang.

At orientere kommunikationsenheden hos eventuelle samarbejdspartnere.

At indkalde medarbejdere og de på forhånd trænede supplerende medarbejdere til

Kommunikationsenheden for at løse ovenstående opgaver.

4.3. Generelle kommunikationsopgaver

I tilfælde af en aktivering af Danmarks Domstoles krisestab, varetager kommunikation

følgende opgaver, som initieres af kommunikationschefen:

•

Forstærket medieovervågning af Ritzau, DRs radio- og TVkanaler, TV2 NEWS.

Herudover efter behov andre relevante landsdækkende medier (tv, radio og

dagblades onlineudgaver), regionale, udenlandske, samt sociale medier,

herunder politiets tweets. Overvågningen udføres af supplerende medarbejdere

fra Domstolsstyrelsen, som er trænet til opgaven.

Forstærket pressebetjening

Pressestrategier udarbejdes og distribueres løbende internt i Danmarks

Domstole. Som minimum skal de indeholde retningslinjer for, hvem der udtaler

sig og om hvad. Pressehenvendelser modtages, registreres, prioriteres og

videreformidles til relevante talsmænd godkendt af krisestaben. Opgaven

varetages af Domstolsstyrelsens pressemedarbejder.

Udarbejdelse af relevant ekstern og intern kommunikation

Nyheder til domstol.dk og intranettet, mails, pressemeddelelser samt evt.

nyhedsbreve til pårørende udarbejdes i samarbejde med relevante retter/centre.

Tekster skrives af Domstolsstyrelsens kommunikationsmedarbejder.

Koordination med bilaterale samarbejdsparter foretages af

kommunikationschefen.

Støtte til evt. underliggende myndigheders deltagelse i tværgående stabe.

•

Se desuden bilag 18-20 for detaljeret

handlingsplan

og beskrivelse af

•

Nøglepersoner

i Kommunikationsenheden og deres opgaver.

Retningslinjer

for kommunikationsarbejdet.

Medievurderingsrapport.

Rollefordeling.

Forudsætning for krisekommunikation.

Til møderne i Danmarks Domstoles krisestab gør Kommunikationschefen rede for og

vurderer mediebilledet, indkomne pressehenvendelser samt udarbejdet og påtænkt

ekstern og intern kommunikation.

Herudover afleverer Kommunikationschefen en medievurderingsrapport, log over

pressehenvendelserne samt ekstern og intern kommunikation til Krisestabssekretariatet til

brug for udarbejdelsen af Danmarks Domstoles samlede situationsbillede.

5. Oversigt over Danmarks Domstoles

delplaner, indsatsplaner m.v.

•

Actioncards bilag 22-27

It-beredskabsplan

Retternes lokalplaner

Bilagsliste

Bilag 1: Dagsorden for 1. krisestabsmøde

Bilag 2: Dagsorden for efterfølgende krisestabsmøde

Bilag 3: Skabelon til referat

Bilag 4: Bemandingsplan

Bilag 5: Instruks for håndtering af varsler og kriser samt varsling af krisestabsmedlemmer

Bilag 6: Vejledning om informationsberedskab

Bilag 7: Vejledning om operationsberedskab

Bilag 8: Krisestabens kontaktoplysninger og andre vigtige telefonnumre

Bilag 9: Kontaktskabelon

Bilag 10: Instruks for klargøring af krisestabsrummet

Bilag 11: Instruks for forbindelsesmedarbejder

Bilag 12: Instruks for logføring og journalisering

Bilag 13: Skabelon til logføring og journalisering

Bilag 14: Skabelon til hastemeldinger

Bilag 15: Instruks for opstilling af Danmarks Domstoles samlede situationsbillede

Bilag 16: Skabelon til Danmarks Domstoles samlede situationsbillede

Bilag 17: Skabelon til aktionsliste

Bilag 18: Kommunikation

–

stående procedurer

Bilag 19: Kommunikationshandlingsplan

Bilag 20: Medievurderingsrapport

Bilag 21: Vejledning til prioritering af sager

Bilag 22: Actioncard Ekstreme vejrfænomener

Bilag 23: Actioncard Alvorlige smitsomme sygdomsudbrud (pandemi)

Bilag 24: Actioncard Nukleare ulykker

Bilag 25: Actioncard Ulykker

Bilag 26: Actioncard Terrorhandlinger

Bilag 27: Actioncard Cyberangreb

Bilag 28: Konsekvensanalyse Danmarks Domstole