REU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 1384: Spm. om, hvilke erfaringer - bredt - Kriminalforsorgen har gjort sig med brug af firmaet COOR, til justitsministeren

Retsudvalget 2019-20
REU Alm.del
Offentligt

Folketinget

Retsudvalget

Christiansborg

1240 København K

DK Danmark

Dato:

Kontor:

Sagsbeh:

Sagsnr.:

Dok.:

29. juni 2020

Straffuldbyrdelseskontoret

Yousif Fares Nasser Al-Saif

2020-0030-4283

1513529

Hermed sendes besvarelse af spørgsmål nr. 1384 (Alm. del), som Folketin-

gets Retsudvalg har stillet til justitsministeren den 2. juni 2020. Spørgsmålet

er stillet efter ønske fra Karina Lorentzen Dehnhardt (SF).

Nick Hækkerup

Lars Solskov Lind

Slotsholmsgade 10

1216 København K.

T +45 7226 8400

F +45 3393 3510

www.justitsministeriet.dk

[email protected]

REU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 1384: Spm. om, hvilke erfaringer - bredt - Kriminalforsorgen har gjort sig med brug af firmaet COOR, til justitsministeren

Spørgsmål nr. 1384 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg:

”Vil ministeren redegøre for, hvilke erfaringer - bredt - Krimi-

nalforsorgen har gjort sig med brug af firmaet COOR. Svaret

kan evt. gives i fortrolig form, men der ønskes især at få kend-

skab til de erfaringer med kvaliteten af ydelserne, prisen for

ydelserne, tidsforbrug på kontrol og tilsyn, fleksibiliteten i leve-

ringen samt muligheden for at nedskalere under covid-19. Erfa-

ringerne ønskes desuden sat i perspektiv til situationen forud for

antagelsen af virksomheden.”

Svar:

Justitsministeriet har til brug for besvarelsen af spørgsmålet indhentet et bi-

drag fra Direktoratet for Kriminalforsorgen, der har oplyst følgende:

”Baggrund

for aftale med COOR

Det blev i 2017 besluttet, at facility management-løsninger hos

alle statens myndigheder skulle udliciteres og i videst muligt

omfang som en samlet løsning hos en leverandør. På daværende

tidspunkt eksisterede der sådanne løsninger hos forsvaret og po-

litiet. Der blev etableret en enhed hos Bygningsstyrelsen, der

skulle forestå udbud og administration af kontrakter for de øv-

rige myndigheder. I samarbejde med Justitsministeriet og Rigs-

politiet blev det besluttet, at kriminalforsorgen sammen med an-

klagemyndigheden skulle indgå i politiets udbud, der blev gen-

nemført i 2018.

Facility management omfatter en lang række serviceydelser i

forhold til statens arbejdspladser. De omfattede ydelser vedrører

navnlig rengøring, kantine, reception, intern service/kontorbe-

tjentydelser, omstilling, vognparkservice, arealpleje og visse

bygningsdriftsydelser.

Rigspolitiet indledte på den baggrund i 2018 et udbud af facility

management-ydelser for politiet, anklagemyndigheden og kri-

minalforsorgen.

Udbuddet blev baseret på den erfaring, politiet havde opnået

med en central facility management-aftale siden 2012. Til brug

for Rigspolitiets forberedelse af udbudsmaterialet indsamlede

Direktoratet for Kriminalforsorgen i samarbejde med kriminal-

forsorgsområderne en lang række oplysninger om de serviceom-

råder, der skulle omfattes af udbuddet i de enkelte institutioner

under kriminalforsorgen.

Rigspolitiet modtog i foråret 2019 tilbud fra to virksomheder,

og på baggrund af tildelingskriterierne blev det vurderet, at til-

buddet fra firmaet COOR var det bedste.

REU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 1384: Spm. om, hvilke erfaringer - bredt - Kriminalforsorgen har gjort sig med brug af firmaet COOR, til justitsministeren

Forberedelsen af den nye aftale blev herefter igangsat, idet

COOR efter planen skulle begynde med at levere til politiet og

anklagemyndigheden fra 1. september 2019 og til kriminal-

forsorgen fra 1. november 2019.

Forberedelsen omfattede blandt andet kontrol af, at oplysninger

om ønskede serviceydelser og adresser m.v. i udbudsmaterialet

var korrekte samt opsigelse af de hidtidige aftaler på de pågæl-

dende områder i det omfang, de ikke allerede var blevet opsagt

som følge af lange opsigelsesvarsler.

Der blev også foretaget den sidste forberedelse af virksomheds-

overdragelse af de ca. 20 årsværk på kriminalforsorgens om-

råde, der hidtil havde været mere end 50 pct. beskæftiget med

ydelser, der fremover skulle leveres af den nye facility manage-

ment-leverandør.

Kriminalforsorgens kontraktstyring af aftalen med COOR

COOR leverer et bredt udsnit af ydelser til kriminalforsorgens

mere end 80 adresser. Der er for de aftalte ydelser opstillet en

række krav til serviceniveauer m.v. På ydelsesområdet rengø-

ring er f.eks. opstillet krav til rengøringsfrekvens, ledelse, in-

struktion og fordeling af arbejdet samt kontrol og tilsyn med ud-

førelsen.

Aftalen med COOR erstatter en lang række mindre aftaler, og

der er derfor sket en markant ændring i leverandørstrukturen.

Der er således tale om en betydelig implementeringsopgave i

forhold til at sikre, at alle elementer i aftalen gennemføres fuldt

ud.

Der er i forlængelse heraf etableret en række procedurer og op-

gavebeskrivelser, der skal sikre en løbende opfølgning på, at

COOR leverer de aftalte ydelser.

Efter kontrakten står Rigspolitiets kontraktstyringsenhed for den

formelle kommunikation med COOR. Kriminalforsorgen har

overført ét årsværk til Rigspolitiets kontraktstyringsenhed, dog

således at der i de første to år afgives yderligere ét årsværk.

Denne kontraktstyringsenhed kommunikerer med såkaldte faci-

lity management-ansvarlige i hver af kriminalforsorgens fire

områder samt med Direktoratet for Kriminalforsorgen, hvor den

tværgående koncernstyring af opgaven er forankret.

En effektiv kontrol med facility management-ydelser forudsæt-

ter herudover et betydeligt lokalt kendskab. Derfor har kriminal-

forsorgen udpeget såkaldte facility management-koordinatorer

på hver af de ca. 80 adresser, der omfattes af facility manage-

ment-aftalen på kriminalforsorgens område. Denne omstilling i

organisationen og de nye roller har naturligt nok også medvirket

REU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 1384: Spm. om, hvilke erfaringer - bredt - Kriminalforsorgen har gjort sig med brug af firmaet COOR, til justitsministeren

til at skabe nogle udfordringer i forbindelse med implementerin-

gen.

For så vidt angår klager over mangler i forhold til den aftalte

opgaveløsning med COOR forudsætter kontrakten, at medarbej-

dere, der oplever svigt i COORs serviceniveau, selv registrerer

en klage herom i COOR’s serviceportal, der findes på kriminal-

forsorgens intranet. Der er på landsplan registreret i alt godt 100

klager. De fleste klager vedrører rengøring.

Det er endvidere Direktoratet for Kriminalforsorgens indtryk, at

der nogle steder opleves mangler i kvaliteten af

COOR´s ydel-

ser, selv om de ikke er meldt ind som klager i serviceportalen.

Der er oprettet en såkaldt performanceportal hos COOR, som

har til formål hurtigt at give et overblik over tilfredshed og fejl-

meldinger i forhold til COOR’s ydelser. Denne portal er imid-

lertid endnu ikke sat i drift, da der bl.a. udestår en afklaring af

datasikkerhedsforhold mellem kriminalforsorgen og Rigspoli-

tiet.

Den formelle implementeringsperiode sluttede først den 28.

april 2020, og på grund af nedlukningen som følge af covid-19

har der ikke været mulighed for at foretage en struktureret eva-

luering af COOR’s leverancer, idet disse endnu ikke har været

leveret i en længere sammenhængende periode med normal

drift. Det er Rigspolitiets plan, at der foretages en større kunde-

tilfredshedsundersøgelse ultimo 2020.

Selvom der endnu ikke er foretaget en mere struktureret evalu-

ering, tegner der sig dog allerede nu et billede af, at der inden

for rengøring visse steder har været behov for en meget målrettet

opfølgning med henblik på at sikre et tilfredsstillende serviceni-

veau. Det skal samtidig også bemærkes, at der på en række andre

områder under aftalen generelt har været en mere sikker imple-

mentering, f.eks. vedrørende intern service, bilpleje, arealpleje,

bygningsdrift og kantinedrift.

Kriminalforsorgen har forud for aftaleindgåelsen med COOR

ikke foretaget samlede opgørelser eller vurderinger af service-

niveauet på de ydelsesområder, der indgår i aftalen med COOR.

Kriminalforsorgen har heller ikke samlede opgørelser af priser

eller antallet af leverede ydelser før aftaleindgåelsen med

COOR. Det er derfor ikke muligt at sammenligne driften før og

efter COOR-aftalens ikrafttræden.

COOR’s priser

Priserne for COOR’s ydelser fremgår af et regneark, der blev

udarbejdet af Rigspolitiet i forbindelse med udbuddet.

Regnearket angiver en langt række enhedspriser for COOR’s

REU, Alm.del - 2019-20 - Endeligt svar på spørgsmål 1384: Spm. om, hvilke erfaringer - bredt - Kriminalforsorgen har gjort sig med brug af firmaet COOR, til justitsministeren

forskellige ydelser. Den pris, som kriminalforsorgen betaler, er

en funktion af disse enhedspriser og omfanget af den pågæl-

dende ydelse, f.eks. daglig rengøring af et tekøkken. Endvidere

tilpasses den pris, kriminalforsorgen løbende betaler, ydelsens

omfang og frekvens.

Samlet set betaler kriminalforsorgen ca. 2,5 mio. kr. ekskl.

moms pr. måned til COOR.

Opgavevaretagelse under covid-19-nedlukningen

Under covid-19-nedlukningen var COOR hurtig til at iværk-

sætte de ønskede reduceringer i de ydelser, som der i nedluk-

ningsperioden var mindre behov for, mens COOR nogle steder

havde udfordringer med at øge rengøringsniveauet. Det er ind-

trykket, at COOR forsøgte at rette op herpå undervejs, men især

på steder, hvor der i forvejen var udfordringer med rengøringen,

f.eks. i fængslerne Storstrøm og Nyborg, havde COOR svært

ved at nå det ønskede nye niveau.”