UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Udlændinge- og Integrationsudvalget 2019-20
UUI Alm.del Bilag 179
Offentligt

Notat

Kontoret for Økonomi og Indkvartering

Dato:

18. september 2020

Bilag 1: Styrings- og afregningsmodel

Denne fremstilling tjener som baggrund til at forklare, hvordan Udlændingestyrelsens øko-

nomisk styrings- og afregningsmodel på indkvarteringsområdet fungerer. Selve modellen er

udviklet på baggrund af konsulentbistand fra Økonomistyrelsen, og har været anvendt af

Udlændingestyrelsen i perioden 2010-2020.

Indledning

Udlændingestyrelsen er ansvarlig for at tilvejebringe og drive indkvarteringssteder for asyl-

ansøgere m.fl., jf. udlændingelovens § 42 a, stk. 5.

I praksis driver en række indkvarteringsoperatører asylcentrene på vegne af styrelsen, mens

Udlændingestyrelsen selv er ansvarlig for at tilvejebringe asylcentre.

Driften af asylcentre er reguleret i operatørkontrakter mellem Udlændingestyrelsen og ind-

kvarteringsoperatørerne, hvoraf det fremgår, hvilke opgaver operatørerne skal udføre.

Styringsmodellen for indkvarteringsområdet og styringsrelationerne mellem Udlændinge-

styrelsen som opgavestiller og operatørerne som leverandører er baseret på principperne

for en dialogbaseret Bestiller-Udfører-Modtager-Model (BUM-model)

. Styringsmodellen

blev taget i anvendelse i Udlændingestyrelsen i 2003/2004, og blev implementeret på bag-

grund af en analyse udarbejdet af Økonomistyrelsen om de styringsmæssige relationer på

indkvarteringsområdet. Fra og med 2017 er operatørkontrakterne blevet tildelt via udbud.

Den dialogbaserede BUM-model indebærer, at hovedsigtet med kontrakten ikke udelukkende er

kvantitative mål, men overordnede rammer for opgavevaretagelsen (udføreren) i dialog med Udlæn-

dingestyrelsen (bestilleren).

Side 1 af 4

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Rollefordeling mellem Udlændingestyrelsen og operatørerne

BUM-modellen indebærer en klar opdeling af, hvilke ansvarsområder og opgaver Udlændin-

gestyrelsen henholdsvis operatørerne har.

Overordnet set har Udlændingestyrelsen som myndighed og bestiller ansvaret for:



At udforme styringsgrundlaget for operatørernes opgavevaretagelse i overensstem-

melse med de politiske målsætninger og gældende lovgivning, herunder standar-

der, og at fastlægge mål, service- og kvalitetskrav

At finansiere opgavevaretagelsen

At gennemføre tilsyn med operatørernes opgavevaretagelse

At træffe afgørelser, som ikke er delegeret i medfør af lov

At gennemføre løbende kontrol og opfølgning på økonomi og resultater

At indgå i en konstruktiv dialog mellem bestiller og udfører



Operatørerne har ansvaret for den daglige drift og selve opgavevaretagelsen af asylindkvar-

teringen i forhold til de fastlagte krav i kontrakterne, der er aftalt mellem den enkelte ope-

ratør og Udlændingestyrelsen.

Den valgte styringsmodel indebærer, at Udlændingestyrelsen bl.a. som udgangspunkt ikke

direkte regulerer udførerens interne forhold som fx organisering og konkrete opgaveforde-

ling, regnskabstilrettelæggelse og økonomistyring eller forsikringsforhold for udførerens

personale.

Den overordnede opgave- og rollefordeling mellem Udlændingestyrelsen og udfører med-

fører således, at styrelsen i udgangspunktet primært bør have fokus på at fastlægge stan-

darder (servicekrav, kvalitetssikring og mål) for asylindkvarteringsydelserne og afprøvning

af efterlevelse af kontrakten via regelmæssige tilsyn og overlader den praktiske udførelse til

den valgte leverandør.

Styringsværktøjer

a) Indgåelse af kontrakter

Udlændingestyrelsen indgår kontrakter med indkvarteringsoperatørerne, hvori fastlægges

rammerne for driften af indkvarteringsstederne, herunder formålet med levering af ydel-

serne, underliggende aktiviteter og Udlændingestyrelsens servicekrav til operatørernes le-

vering af ydelserne.

b) Principper for afregning med indkvarteringsoperatørerne

Side 2 af 4

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Afregningen med operatørerne sker med udgangspunkt i en fast defineret fakturaskabelon,

som er direkte koblet op på de kontraktfastsatte ydelser og betaling sker bagudrettet på

månedsbasis.

Den månedlige faktura omfatter overordnet:



Takstafregnede indkvarterings- og sundhedsydelser m.v. Faktureringen heraf base-

res på årets takster på finansloven samt en månedsrapport over antallet af indkvar-

terede årspersoner i de enkelte alderskategorier. Rapporten trækkes fra IBS

af Ud-

lændingestyrelsen, som også præudfylder fakturaskabelonen med de realiserede

aktivitetsdata forud for fremsendelse af skabelonen til indkvarteringsoperatørerne

1/12 af de kontraktfastsatte årlige rammebevillinger vedr. ejendomsdrift m.v.

Udgifter for måneden, som refunderes af Udlændingestyrelsen efter faktisk forbrug

fx. transportudgifter i forbindelse med sagsbehandling.

Afholdt moms



Inden afregningen sendes til betaling, gennemgår Udlændingestyrelsen operatørernes af-

regning og vurderer, om de opkrævede beløb svarer til og ligger inden for de i kontrakten

aftalte betalinger og formål. Denne vurdering foretages både i forhold til, om det samlede

budget er overholdt, og om de enkelte rammer

–

hver i sær

–

er overholdt.

Det bemærkes, at operatøren ikke skal medsende regninger i forbindelse med den måned-

lige afregning, men er forpligtet til at opbevare de regninger, som vedrører udgifter, der er

afregnet efter faktisk forbrug. Efter behov kan der også anmodes om modtagelse af de kon-

krete fakturaer, som ligger til grund for afregningen.

c) Krav til økonomirapportering

Udlændingestyrelsen stiller i operatørkontrakterne krav om, at operatørerne generelt skal

kunne opgøre og afrapportere på udgifterne fordelt på de forskellige kontraktfastsatte ud-

giftsområder. Konkret er rapporteringskravet fastlagt således, at operatørerne kvartalsvist

skal fremsende en ledelsespåtegnet økonomirapportering til Udlændingestyrelsen. Økono-

mirapporteringen indeholder en status på operatørernes realiserede forbrug samt en prog-

nose for det forventede forbrug for året. Afrapporteringen skal ledsages af et notat eller lig-

nende, hvori der redegøres for de væsentligste økonomiske forhold og forventningerne til

årets resultat.

IBS er Udlændingestyrelsens indkvarteringssystem og står for Indkvarterings- og ydelsesBeregnings-

Systemet. IBS bliver anvendt som bookingfunktion til at skabe et overblik over, hvor asylansøgere er

indkvarteret og i forbindelse med udbetaling af ydelser til asylansøgere.

Side 3 af 4

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Principperne og detaljeringsniveauet for afrapporteringen følger overordnet afregningsni-

veauet i de månedlige fakturaer. Kravene til økonomirapporteringen fremgår af operatør-

kontrakter og en tilhørende detaljeret økonomirapporteringsvejledning, der beskriver prin-

cipperne for operatørernes opgørelse af økonomien på de forskellige kontraktområder,

herunder bl.a. for de takstbaserede ydelser og på de bygningsrelaterede områder.

Udlændingestyrelsen kan også på ad hoc basis anmode operatørerne om økonomidata.

Derudover har de offentlige operatører egne regler og vejledninger for deres interne øko-

nomistyring, hvilket ikke er genstand for kontrol fra Udlændingestyrelsens side.

Formålet med økonomirapporteringsmodellen er dermed at give Udlændingestyrelsen et

dækkende billede af alle operatørernes faktiske (samt forventede) udgifter i forbindelse

med levering af ydelserne.

Økonomiafrapporteringerne anvendes af Udlændingestyrelsen bl.a. til:



Budgettering og opfølgning af indkvarteringsområdet, herunder i forhold til bidrag

til de årlige finanslove, de løbende udgiftsopfølgninger og relevante økonomiske af-

rapporteringer til departementet.

Løbende monitorering af, hvordan den enkelte operatør forventer at klare sig øko-

nomisk, dvs. forventer operatøren underskud/overskud

At vurdere bevillingsbehovet ved indgåelse af nye kontrakter, idet det realiserede

forbrug på bevillingerne sammenlignes med operatørernes nye indspil

At planlægge hvilke tilsynsområder/emner, som Udlændingestyrelsen vil fokusere

på.



Kravene til afregning og økonomirapportering har overordnet været uændrede gennem

årene. Enkelte justeringer er foretaget med henblik på at adskille muligheden for at an-

vende midler fra et ydelsesområde til et andet ydelsesområde. Endelig bemærkes, at krav

om non-profit og anvendelse af eventuelt overskud inden for indkvarteringsområdet blev

indført med operatørkontrakten for 2017.

Side 4 af 4