UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Udlændinge- og Integrationsudvalget 2019-20
UUI Alm.del Bilag 179
Offentligt

Udlændingestyrelsen

Redegørelse o tilsy på asyli dkvarteri gso rådet i

periode

23-09-2020

Side 0 af 31

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Indholdsfortegnelse

1. Formål............................................................................................................................... 2

2. Indledning ......................................................................................................................... 2

3. Samlet vurdering .............................................................................................................. 3

4. Rammesætning af området.............................................................................................. 4

5. Tidsperiode 2010-2012..................................................................................................... 5

5.1. Operatør .................................................................................................................... 5

5.2. Opgaver og tilhørende krav ....................................................................................... 6

5.3. Udlændingestyrelsens leverandøropfølgning, kontrol og tilsyn ............................... 6

5.4. Vurdering ................................................................................................................... 6

6. Tidsperiode 2012-2014..................................................................................................... 7

6.1. Operatør .................................................................................................................... 7

6.2. Opgaver og tilhørende krav ....................................................................................... 7

6.3. Udlændingestyrelsens leverandøropfølgning, kontrol og tilsyn ............................... 9

6.4. Vurdering ................................................................................................................. 10

7. Tidsperiode 2015-2017................................................................................................... 11

7.1. Operatør .................................................................................................................. 11

7.2. Opgaver og tilhørende krav ..................................................................................... 11

7.3. Udlændingestyrelsens leverandøropfølgning, kontrol og tilsyn ............................. 16

7.4. Vurdering ................................................................................................................. 20

8. Tidsperiode 2018-2020................................................................................................... 21

8.1. Baggrund for ny inventarmodel .............................................................................. 21

8.2. Udlændingestyrelsens styringsmodel på lagerområdet ......................................... 21

8.3. Tilsyn og styring fra Udlændingestyrelsen .............................................................. 24

8.4. Udlændingestyrelsens vurdering af opfølgning, kontrol og tilsyn .......................... 25

9. Samlet vurdering ............................................................................................................ 26

9.1 Vurdering af forløb ................................................................................................... 26

9.2 Om den fremadrettede indsats på tilsyns- og styringsområdet .............................. 28

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

1. Formål

Formålet med denne fremstilling er at redegøre for Udlændingestyrelsens styring og tilsyn

med håndteringen af inventaropgaven, som knyttede sig til asylindkvarteringsområdet i pe-

rioden fra 2010 til (omkring medio) 2020.

Redegørelsen er derfor koncentreret om at beskrive og forklare Udlændingestyrelsens sty-

ring af særligt opgaver relateret til håndtering af det inventar, som anvendes på landets

asylcentre. Det omfatter primært:

Operatørkontrakterne med Røde Kors, Forsvaret og Jammerbugt Kommune som

leverandører af inventarhåndteringsopgaven (inventaroperatører),

Anvendelsen af lagre til opbevaring og styring af inventar og

–

distribuering,

Afhændelse af overskydende inventar,

Afregning af udgifter til inventaropgaven med inventaroperatørerne, og

Udlændingestyrelsens løbende opfølgning på og tilsyn med løsning af opgaver rela-

teret til inventarhåndteringen og tilsynsopgaven generelt,

som er de emner, der vurderes særlig relevant i lyset af den seneste tids omtale af påstået

svindel med inventar i asylsystemet og kritik af Udlændingestyrelsens kontrol/tilsyn med de

offentlige myndigheder, der har varetaget opgaver som inventaroperatør, og det private

firma, der har varetaget opgaven med bortsalg.

2. Indledning

Udlændingestyrelsen har ansvaret for at drive asylcentre i Danmark. Det indebærer ansva-

ret for at tilvejebringe logi, mad, undervisning, sundhedsydelser m.v. til de personer, som er

under Udlændingestyrelsens forsørgelse. Til løsning af denne opgave kontraherer Udlæn-

dingestyrelsen med både private aktører og offentlige myndigheder med henblik på, at op-

gaverne løses

edst og est effektivt. Disse eteg es i ede ståe de so ”operatører”.

Der skel es i de e fre stilli g elle operatører e, således at ”i dkvarteri gsoperatø-

rer” er de operatører, der har til opgave at drive et eller flere asyl e tre ed alt, hvad det

i de ærer, og ”i ve taroperatører”

er betegnelsen for de operatører, som fra 2010 indtil

2018 varetog opgaven med at håndtere (opbevare og distribuere) inventar til flere/alle asyl-

centrene. En operatør kunne frem til 2018 godt have flere opgaver

–

fx som hhv. indkvarte-

ringsoperatør og som inventaroperatør.

Opgaven med at indkøbe og montere inventar på landets asylcentre samt drift af et inven-

tarlager har været løst af en inventaroperatør på vegne af Udlændingestyrelsen frem til

2018.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Oprindeligt lå opgaven hos Røde Kors, som tillige var den primære indkvarteringsoperatør

på asylområdet. Røde Kors løste opgaven frem til 2012, hvor Forsvaret overtog opgaven

indtil 2014. I 2015 overgik opgaven til Jammerbugt Kommune, som varetog opgaven indtil

2017 (med afviklingsperiode i 2018). Herefter har Udlændingestyrelsen haft en inventarmo-

del med central styring fra Udlændingestyrelsens side kombineret med decentral forvalt-

ning hos hver indkvarteringsoperatør.

Inventaropgaven har været løst i tæt samarbejde med asylcentrene, hvor inventaret var i

anvendelse, hvorfor der løbende var en tæt dialog om opgavevaretagelsens udførelse med

asylcentrene (indkvarteringsoperatørerne).

3. Samlet vurdering

Udlændingestyrelsens redegørelse baserer sig på omfattende skriftligt materiale, journali-

seret i perioden 2010-2020. Der forefindes korrespondance, referater, kontrakter, rappor-

ter m.v. der tilsammen danner billedet.

Udlændingestyrelsens opfølgning med inventaroperatørerne har i perioden 2010-2017 un-

dergået en udvikling. Samarbejdet var særligt i perioden 2010-2014 præget af tillid til, at le-

verandøren agerede som forventet, og tilsyn med det leverede og opfølgning på økonomi-

ske dispositioner blev ikke foretaget systematisk eller efter et kendt koncept.

Det daværende kontrolniveau i perioden 2012-2014 var således af Udlændingestyrelsen

fastlagt ud fra en grundlæggende tillid til Forsvarets håndtering af opgaven. Det har dog se-

nere vist sig, at der ikke har været tilstrækkelig egenkontrol mv., og at der dermed ikke var

det fornødne grundlag for en tillidsbaseret tilgang med deraf følgende begrænset niveau af

kontrol.

Fra 2015 kunne konstateres en udvikling i både frekvens for og skriftlighed i opfølgningsmø-

der, kontroller og tilsyn, der løbende blev udbygget i takt med, at der blev konstateret for-

hold i Jammerbugts Kommune håndtering af opgaven som inventaroperatør, som ikke le-

vede op til Udlændingestyrelsens krav og forventninger.

I 2017 indførte Udlændingestyrelsen det nuværende tilsynskoncept, og det er Udlændinge-

styrelsens vurdering, at man i dag har en mere robust modus for løbende opfølgning gen-

nem dialog, samarbejde, løbende kontrol og besøg hos indkvarteringsoperatørerne samt

både skriftlige og fysiske tilsyn.

Det er dog Udlændingestyrelsens vurdering, at man selv med et meget omfattende tilsyn

ikke nødvendigvis ville kunne opdage, hvis fx en ansat hos en leverandør begik økonomisk

kriminalitet over for sin arbejdsgiver. Hertil kommer, at et tilsyn med en operatør ikke er en

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

undersøgelse af enkeltpersoners økonomiske dispositioner eller en gennemgang af den på-

gældende operatørs regnskabsmæssige forvaltning og systemanvendelse.

Udlændingestyrelsen har ikke i perioden eller ved den gennemgang af det store sagskom-

pleks vedrørende inventaropgaven i perioden 2010-2020, der ligger til grund for denne re-

degørelse, fundet oplysninger, der giver anledning til at foretage politianmeldelse af mulige

kriminelle forhold.

Det er Udlændingestyrelsens opfattelse, at erfaringerne siden indførelsen af styrelsens nye

tilsynskoncept i 2017 giver anledning til at gennemføre et servicetjek af det nuværende til-

synskoncept samt en videreudvikling af fremtidige kontrakter.

4. Rammesætning af området

Ud over antallet af indkvarterede og antallet af asylcentre, er antallet af asylansøgere et

vigtigt nøgletal for forståelsen af udsvingene i indkvarteringsomfanget

–

og dermed inven-

tarbehovet. I tabellen nedenfor fremgår udviklingen i antallet af asylansøgere samt antallet

af indkvarterede og antallet af asylcentre i årene 2010-2019.

Indkvarteringsopgaven har i perioden 2010-2020 overordnet været kendetegnet ved store

udsving i antallet af indrejste asylansøgere og afledt store udsving i presset på asylindkvar-

teringssystemet i både op- og nedadgående retning. Erfaringsvist har det ikke været muligt

præcist at forudsige udviklingen i hverken indrejsetal eller behovet for indkvarteringsplad-

ser

–

og dermed planlægge langsigtet.

I perioden 2010-2020 har der været store udsving i aktivitetsniveauet, og derfor også i, hvor

mange asylansøgere der skulle indkvarteres med kort varsel. Det drejer sig navnlig om føl-

gende perioder:



I november 2012 udsendte Udlændingestyrelsen en appel til landets kommuner om

akut behov for at etablere indkvarteringspladser.

I 2014 var der behov for at finde nye midlertidige løsninger for at sikre tilstrækkeligt

med indkvarteringspladser. Baggrunden var en fordobling af antallet af asylansø-

gere fra 2013 til 2014.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren



Flygtninge- og migrantkrisen i 2015/2016 afstedkom det største pres på indkvarte-

ringssystemet i nyere tid.

I begyndelsen af 2016 toppede antallet af indkvarterede

med 98 asylcentre i brug og omkring 18.000 indkvarterede. Udgangspunktet var

primært at skaffe tag over hovedet til de nytilkomne asylansøgere, og der var såle-

des i en meget lang periode altovervejende fokus på de allermest nødvendige opga-

ver fra styrelsens side. Grundet situationen var der fx behov for at oprette nødind-

kvartering i form af beredskabspladser, inkl. teltindkvartering.

Kraftig nedgang i indkvarteringsbehovet som følge af færre nyankomne asylansø-

gere og lukning af asylcentre

–

eksempelvis havde Udlændingestyrelsen i slutnin-

gen af 2017 ca. 40 parallelle fraflytningsforretninger samtidig rundt omkring i lan-

det, og tusinder af senge, borde, stole mv. kom i overskud.



I takt med det lavere indkvarteringsomfang har Udlændingestyrelsen også løbende opsagt

samarbejdet med indkvarteringsoperatører.

I perioden 2012-2018, hvor hhv. Forsvaret og Jammerbugt Kommune stod for inventarop-

gaven, udgjorde udgifterne til inventaropgaven samlet set 216 mio. kr.

Udgifterne til inventaropgaven vedrører bl.a. leje af lagerlokaler mv., indkøb af inventar,

transport af inventar ved åbning og lukning af centre, herunder (af)montering. Endvidere

har der været udgifter til bygningsmæssige etableringer, døgnbemanding

–

fx i form af

brandvagter mv. De reelle udgifter til rent inventarkøb og lagerkapacitet er således lavere

end det nævnte samlede udgiftsbeløb til inventaropgaven.

5. Tidsperiode 2010-2012

5.1. Operatør

Varetagelse af inventaroperatøropgaven blev i perioden 2010-2012 udført af Røde Kors.

I november 2015 blev der vedtaget en asylpakke om håndtering af flygtninge- og migrantsituatio-

nen. Denne aftale betød bl.a. indførelsen af en nødbestemmelse i udlændingeloven om muligheden

for at fravige plan- og byggelovgivning efter høring og ministergodkendelse. Presset på indkvarte-

ringssystemet var så voldsomt i slutningen af 2015, at den nye bestemmelse umiddelbart efter sin

ikrafttræden blev taget i anvendelse i forbindelse med åbningen af flere nye asylcentre.

Se eventuelt besvarelsen af UUI spørgsmål nr. 512 (alm. del) 2018-2019 for en gennemgang af ka-

pacitetstilpasninger i denne del af perioden: https://www.ft.dk/samling/20181/alm-

del/uui/spm/502/svar/1575351/2047391.pdf.

Eksempelvis blev Langeland Kommune udmeldt lukket af Udlændingestyrelsen som indkvarterings-

operatør ultimo 2016 med afvikling af de sidste asylcentre i 2017, og Jammerbugt Kommune blev ud-

meldt lukket i 2018 med afvikling af de sidste asylcentre i 2019.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Udlændingestyrelsen besluttede at opsige Røde Kors som inventaroperatør i forbindelse

med kontraktforhandlingerne for 2012 i december 2011. Røde Kors forblev dog inventar-

operatør i en overgangsperiode i 2012. Årsagen til opsigelsen var, at Udlændingestyrelsen

ønskede en leverandør, der kunne købe ind på de statslige indkøbsaftaler.

5.2. Opgaver og tilhørende krav

Røde Kors havde som led i inventaroperatøropgaven bl.a. ansvaret for at:

Opretholde et nødberedskab, føre inventarregistrering og udarbejde en samlet årlig

redegørelse om inventar til Udlændingestyrelsen.

Opretholde et lager med basisinventar for løbende tilpasninger.

Føre inventarregistrering over samtlige artikler på lageret.

Levere basisinventar til indkvarteringsoperatørernes asylcentre.

Fremsende inventarregistreringer til brug for Udlændingestyrelsens tilsyn.

Opnå det størst mulige provenu ved salg af brugt inventar, evt. ved auktion, herun-

der godtgøre, at prisen svarede til markedsprisen.

Aktiviteten på indkvarteringsområdet var generelt i perioden relativt lav, hvilket begræn-

sede behovet for at opbevare inventar. Røde Kors havde derfor alene i denne periode en

begrænset lagerbeholdning.

Inventaropgaven bestod således primært af indkøb og opsætning af inventar ved oprettelse

af asylcentre. Inventaret var i brug på asylcentrene, indtil det skulle kasseres og udskiftes.

Det var som udgangspunkt indkvarteringsoperatørens ansvar at genanskaffe kasseret in-

ventar og dermed ikke en del af inventaropgaven.

5.3. Udlændingestyrelsens leverandøropfølgning, kontrol og tilsyn

Udlændingestyrelsen havde løbende dialog med Røde Kors om opgavevaretagelsen og

modtog regelmæssigt som aftalt statusoptællinger. Desuden modtog Udlændingestyrelsen i

2011

e redegørelse fra Røde Kors, so også i deholdt oplys i ger o Røde Kors’ stikprø-

vekontrol med inventarregistrering hos indkvarteringsoperatørerne, således at styrelsen

kunne få et overblik over, at operatørerne anvendte den ønskede registreringsmetode.

Den begrænsede lagerfunktion betød, at Udlændingestyrelsen ikke prioriterede et tilsyn på

inventarområdet.

5.4. Vurdering

I lyset af opgavens omfang i perioden og Røde Kors´ løbende status på varetagelsen af in-

ventaropgaven over for Udlændingestyrelsen er det styrelsens vurdering, at den løbende

dialog om opgaven var tilstrækkelig.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

6. Tidsperiode 2012-2014

6.1. Operatør

Forsvaret overtog inventaroperatøropgaven fra Røde Kors i 2012 (i praksis var der først

overdragelsesforretning i marts 2012). Forsvaret havde varetaget opgaver for Udlændinge-

styrelsen siden 1992, og var derfor bekendte med asylindkvarteringsområdet og Udlændin-

gestyrelsens asylcentre. Forsvaret havde bl.a. ansvaret for byggerådgivning, bygningsmæs-

sige tilsyn, og drift og vedligehold af centrene i Sandholm og Avnstrup.

Forsvaret havde erfaring med indkøb og lagerstyring, hvorfor Udlændingestyrelsen så For-

svaret som en egnet aktør til inventaropgaven. I september 2013 meddelte Forsvaret, at de

havde besluttet ikke at ville påtage sig at videreføre opgaver for Udlændingestyrelsen. Det

blev efter dialog mellem parterne aftalt, at samarbejdet skulle fortsætte for året 2014

–

dog

ikke driftsopgaverne (viceværtsopgaver, græsslåning mv.) på Center Avnstrup og Sandholm

(som Udlændingestyrelse selv overtog). Året 2014 blev dermed et afviklingsår.

6.2. Opgaver og tilhørende krav

Generelt:

Hovedformålet med inventaropgaven, da den blev løst af Forsvaret, var at sikre oprethol-

delse af et lager til inventar i forbindelse med mindre kapacitetstilpasninger og lukning af

indkvarteringssteder i det tilfælde, hvor der opstod et overskud af inventar som kunne gen-

anvendes. Forsvaret skulle som led i inventaropgaven levere og montere inventar fra lage-

ret i forbindelse med åbning eller udvidelse af indkvarteringssteder, ligesom de skulle af-

montere og afhente inventar ved lukninger.

Kravet om at udarbejde en årlig statusoptælling af inventar i første kvartal det efterføl-

gende år var ikke med i kontrakten, da det på daværende tidspunkt ikke blev vurderet rele-

vant på grund af den mindre mængde af inventar. Til gengæld blev det beskrevet, at For-

svaret skulle udarbejde og vedligeholde registrering af inventar. Inventarregistreringen

skulle indeholde en liste over følgende:

Alle inventaremner med en selvstændig værdi over 50.000 kr. eksklusiv moms ved

anskaffelsestidspunktet

Alt IT-udstyr uanset værdi

Særligt inventar, hvor der vurderes at være en risiko for svind

I kontrakten blev der henvist til Udlændingestyrelsens notat om inventarregistreringsprin-

cipper 2012, som indeholdt en uddybning vedrørende de forskellige inventaremner.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Forsvaret skulle selv stå for den interne regnskabstilrettelæggelse og økonomistyring. Det

fremgik af kontrakterne, at Forsvaret ikke skulle medsende regninger til Udlændingestyrel-

sen, men opbevare disse regninger. Dette skete med henblik på at kunne dokumentere ud-

gifterne på forespørgsel.

Forsvaret skulle levere ydelserne på den for Udlændingestyrelsen mest fordelagtige og øko-

nomiske måde. Forsvaret skulle til enhver tid kunne oplyse det faktiske timeforbrug m.v. og

dokumentere dette over for Udlændingestyrelsen.

Året 2012:

På møder i 2012 blev Forsvaret introduceret af Udlændingestyrelsen til arbejdsopgaver og

asylcentre, fakturaskabelon, vedligeholdelsesprojekter, inventaropgaven og kontrakten.

Udlændingestyrelsen gjorde opmærksom på vigtigheden af korrekt og rettidig fakturering

samt en god og stabil opfølgning på budgetter.

Udlændingestyrelsen kunne på baggrund af kontrakten kræve bl.a. kvartalsmøder samt en

række løbende driftsmøder med forskellig deltagerkreds. I praksis blev møderne afholdt ef-

ter behov. Fokus var navnlig på konkrete driftsmæssige forhold, herunder diverse vedlige-

holdelses- og bygningsrelaterede opgaver. Inventaropgaven var således ikke det primære

fokus.

Forsvaret overtog opgaven fra Røde Kors i forbindelse med en overdragelsesforretning på

Center Kongelunden, hvor alle tre parter deltog. Dele af Center Kongelunden anvendtes

herefter af Forsvaret til lageropbevaring af inventar frem til april 2013.

I perioden blev lagerkapaciteten udvidet, og Udlændingestyrelsen spurgte ind til udvidel-

serne for at kontrollere udviklingen i udgifterne. I december 2012 anmodede Udlændinge-

styrelsen Forsvaret om at finde lagerplads til yderligere inventar. Det skete i forbindelse

med behovet for at købe inventar til lager svarende til ca. 200 pladser (til beredskab). For-

svaret kom med forslag til to lagerlokaler på i alt 363 m2 til en lejepris på 200 kr. pr. m2 på

Midtsjælland. Lageret blev taget i anvendelse i slutningen af 2012.

Året 2013:

Medio 2013 modtog Udlændingestyrelsen på forespørgsel en liste over, hvad der var på in-

ventarlageret, og muligheden for fremover at have denne opgørelse i en inventardatabase

blev vendt. Baggrunden var, at Udlændingestyrelsen ønskede at blive orienteret om lage-

rets størrelse, hvis der henover sommeren 2013 (som i 2012) skulle opstå et behov for akut

at finde indkvarteringspladser.

Forsvaret og Udlændingestyrelsen konkluderede i 2013, at opgaven var større end forven-

tet, og at man forventede, at budgetrammen for opgaven måtte hæves.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Som led i den løbende styring af området bad Udlændingestyrelsen i juli 2013 om et over-

slag over de forventede lejeudgifter til lager i 2013. Forsvaret oplyste, at de aktuelt brugte

1.190 m2 til inventarlager. Det blev ligeledes oplyst, at m2-prisen var 279 kr. pr. m2 (ekskl.

moms). Lejeprisen gav ikke Udlændingestyrelsen anledning til at reagere, og i øvrigt fremgik

det af kontrakten, at det var Forsvarets ansvar at sikre opretholdelse af et lager. Det er også

baggrunden for, at Forsvaret har stået for de konkrete lejeaftaler og adresser.

Året 2014:

I begyndelsen af 2014 brugte Forsvaret fortsat omkring 1.200 m2 lager til Udlændingesty-

relsens inventar. I sommeren 2014 anvendte Forsvaret ifølge det oplyste ca. 1.800 m2 i in-

dendørslager og 200 m2 i udendørs lager. Lageret var placeret i Ringsted. Det blev samtidig

oplyst, at der var brug for leje af yderligere 1.000 m2 lager. Endelig blev det oplyst, at det

efter Forsvarets opfattelse var ønskeligt med et fremtidigt lager på 3.000-4.000 m2. Af hen-

syn til levering til asylcentre i hele landet pegede Forsvaret på en placering i eller omkring

Ringsted/Midtsjælland. Det var Forsvarets vurdering, at et fremtidigt lager burde opbygges

med pallereoler og fx stregkoder af hensyn til hele tiden at have styr på lagerbeholdning.

Forsvaret oplyste i en anden korrespondance i juni 2014, at de havde fundet et lager i

Brøndby på 1.000 m2 til 65 kr. pr. m2 pr. måned, som kunne lejes i seks måneder.

I en senere korrespondance oplyste Forsvaret, at de ved årsskiftet 2014/2015 lejede i alt

4.700 m2.

Forsvaret oplyste også, at indkøb skete via statens indkøbsaftaler henholdsvis forskellige

leverandører ud fra en pris- og kvalitetsvurdering.

I 2012 og 2013 skete afregningen månedligt. Året 2014 var et overgangsår, hvorfor der blev

afregnet med en lavere frekvens.

6.3. Udlændingestyrelsens leverandøropfølgning, kontrol og tilsyn

Udlændingestyrelsen bad i august 2013 om en ændret og mere detaljeret fakturaopkræv-

ning, hvorefter Forsvaret skulle udspecificere forbruget på inventar separat på fakturaska-

belonerne, for at Udlændingestyrelsen bedre kunne følge udgifterne. Forsvaret blev bedt

om, at opdelingen skulle ske både på de fremtidige fakturaskabeloner og med bagudrettet

virkning for hele 2013. Forsvaret sendte denne opgørelse med inventarforbrug kort tid ef-

ter. Udlændingestyrelsen forsøgte hermed at følge forbruget vedrørende inventaropgaven

tættere i takt med, at der var brug for mere lagerplads.

Spørgsmålet om kvadratmeterpris og lagerfakturaer har været omtalt i medierne.

Udlændingestyrelsen har ikke på sagen oplysninger fra Forsvaret om dels adressen, dels et eventu-

elt lejetidspunkt i 2014.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Udlændingestyrelsen var også i løbende dialog med Forsvaret omkring faktureringer på fak-

turaskabelonen. Fx i forbindelse med gennemgangen af fakturaskabelonen for december

2014, hvor Udlændingestyrelsen spurgte ind til stigningen i lejeudgifter til lagerbygninger til

opbevaring af overskydende inventar hos Forsvaret. Forsvaret oplyste i den forbindelse, at

udgiftsstigningen skyldtes, at lagerkapaciteten var udvidet til nu 4.700 m2 mod 1.200 m2

året før på grund af den højere aktivitet.

6.4. Vurdering

Det kan konkluderes, at den løbende dialog og fokus på budgetafvigelser var prioriteten i

Udlændingestyrelsens leverandørstyring i samarbejdet med Forsvaret. Udviklingen i udgif-

terne blev kontrolleret, og Udlændingestyrelsen bad om mere detaljerede løbende afrap-

portering for bedre at kunne følge forbruget. Udlændingestyrelsen udbad sig fx oplysninger

om/redegørelse for behovet for de højere lejeudgifter til lager. Udlændingestyrelsen bad

ikke om at se konkrete bilag i denne periode henset til opgavens omfang og den generelle

tillid til Forsvarets opgavevaretagelse.

I perioden blev der af Udlændingestyrelsen ikke ført specifikke tilsyn med inventaropgaven.

Udlændingestyrelsen vurderede på daværende tidspunkt, at der ikke var behov for tilsyn og

havde ikke indikationer ud fra dialogen med Forsvaret på, at der skulle være behov for en

tættere opfølgning. Dette skyldtes Forsvarets oplysninger om, at de anvendte statens ind-

købsaftaler mv., at de var opmærksomme på behovet for et lagerstyringssystem og mere

generelt, fordi leverandøren var en anden offentlig myndighed.

Med andre ord lagde Udlændingestyrelsen til grund, at man ved køb af denne ydelse hos

Forsvaret fik en grundlæggende sikkerhed for, at de statslige aftaler blev brugt, samt at op-

gaven blev varetaget i overensstemmelse med gældende regler samt med den fornødne

kontrol, dokumentation og ledelsesopfølgning.

Samarbejdet bar dermed præg af, at Ud-

lændingestyrelsen handlede i tillid til en anden myndighed, men Udlændingestyrelsen kan

bagudrettet se, at der burde have været en tættere opfølgning og kontrol.

Udlændingestyrelsen har ikke i forløbet indhentet oplysninger om de konkrete lejekontrakter. Det

var efter Udlændingestyrelsens opfattelse Forsvarets opgave at indgå sådanne samt at føre eventuel

kontrol med brug af og betaling for lagerlokaler. Det samme gør sig gældende i perioden, hvor Jam-

merbugt Kommune var inventaroperatør.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

7. Tidsperiode 2015-2017

7.1. Operatør

Udlændingestyrelsen optog i 2014 drøftelser med Jammerbugt Kommune om overtagelse

af inventaropgaven, da Forsvaret havde opsagt samarbejdet med Udlændingestyrelsen.

Jammerbugt Kommune overtog opgaven som inventaroperatør den 1. januar 2015.

Jammerbugt Kommune havde været indkvarteringsoperatør siden 2003 og havde på tids-

punktet en stor erfaring med drift af asylcentre. Kommunen var efter Udlændingestyrelsens

vurdering en egnet operatør, og var ligesom Forsvaret var underlagt de generelle krav til en

offentlig myndighed.

I forbindelse med udbud af indkvarteringsopgaven i 2016 bød Jammerbugt Kommune både

på indkvarteringsoperatøropgaven og inventaroperatøropgaven. Udlændingestyrelsen be-

skrev i udbudsmaterialet, at opgaven særligt omfattede koordinering af indkøb, levering og

afhentning af inventar til asylcentre, herunder ved åbning eller lukning af asylcentre. Herun-

der bemærkede Udlændingestyrelsen i materialet, at inventaroperatøren ved udførelse af

sine opgaver, herunder ved evt. indkøb af nyt inventar, var forpligtet til at overholde de

gældende udbudsregler. Jammerbugt Kommune anførte i deres tilbud, at de havde solid er-

faring med inventaroperatøropgaven og forstod vigtigheden af levering med ofte kort var-

sel på ydelser inden for dette område.

På baggrund af tilsynsforløb omkring lagerforvaltning og som opfølgning på Rigsrevisionens

revision 2016 kom Udlændingestyrelsen i forsommeren 2017 frem til, at inventaropgaven

måtte løses på en anden måde. I juni 2017 orienterede Udlændingestyrelsen Jammerbugt

Kommune om, at inventaropgaven ville overgå til en ny model fra årsskiftet. Jammerbugt

Kommune fortsatte midlertidigt som inventaroperatør i overgangsperioden til og med 1.

halvår 2018, da det ikke var muligt at afvikle det overskydende inventar hurtigere.

7.2. Opgaver og tilhørende krav

Generelt:

For at illustrere inventaropgaverne kan fremhæves kontrakten for 2015, hvor der bl.a. stod:

Inventarindkøb (møbler, gardiner, lamper mv. samt IT udstyr og videokonference-

udstyr) efter gældende regler og retningslinjer og udbudsregler.

Koordinering af ind- og udflytning af inventar, herunder evt. opsætning inventar.

Bistand af Udlændingestyrelsen og indkvarteringsoperatøren med indretning af den

nye adresse.

Assistance med ind- og udflytninger inden for relativt kort varsel.

Bistand til indkvarteringsoperatøren i forbindelse med nedlukninger mht. kassering

af inventar, som ikke vil kunne genbruges i indkvarteringssystemet.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Lagerstyring og lagerføring, herunder med henblik på i videst mulig omfang at gen-

anvende brugbart inventar ved opmagasinering i et eller flere centrallagre.

Modtagelse af bestillinger fra indkvarteringsoperatørerne og levering.

Samarbejde med Udlændingestyrelsen og indkvarteringsoperatørerne i ERFA mø-

der, hvor inventarkvaliteter vurderes og drøftes.

Året 2015:

Der blev ikke foretaget fysisk lageroptælling i forbindelse med, at Jammerbugt Kommune

overtog inventaropgaven fra Forsvaret. Kort efter, at Jammerbugt Kommune overtog opga-

ven som inventaroperatør, afholdt Udlændingestyrelsen i februar og igen i oktober 2015 in-

ventarworkshop med deltagelse af alle indkvarteringsoperatører for at drøfte erfaringer

med og udvikling af inventaropgaven. I februar 2015 oplyste Jammerbugt Kommune, hvem

der var udpeget som ansvarlige til håndtering af inventaropgaven.

Når det var vigtigt også at inddrage de øvrige indkvarteringsoperatører i bl.a. disse work-

shops om inventar, var det for at sikre, at modtagerne af ydelserne også kunne bidrage

med deres opfattelse af, hvordan opgaven blev løst på inventarområdet med henblik på

eventuelle justeringer.

Jammerbugt Kommune overtog ansvaret for Forsvarets lager i Ringsted (Sorøvej 168, 4173

Fjenneslev).

Jammerbugt Kommune oplyste i maj 2015, at de på daværende tidspunkt an-

vendte følgende lagerlokaler:



Ringsted (2.200 m2 indendørs inkl. el, vand og varme samt 3.500 m2 udendørs til

en samlet årlig lejepris på 1.185.000 kr.)

samt

Indendørs lager i Brøndby, som efter det oplyste var ved at blive tømt.

I perioden 2010-2018 blev anvendt forskellige lagre til opbevaring af nyt inventar og overskydende

inventar, idet udgangspunktet var, at inventar efter brug blev genanvendt om muligt. Udlændinge-

styrelsen har ikke været involveret i relation til indgåelse af lejeaftaler om lagerbygninger, da Jam-

merbugt Kommune overtog inventaropgaven fra Forsvaret, og er heller ikke vidende om de nærmere

aftaleforhold, jf. noten ovenfor. Udlændingestyrelsen kan ikke med sikkerhed sige noget om læng-

den af lejemål, men blev orienteret om, at Jammerbugt Kommune overtog et lejemål i Ringsted (So-

røvej 168, 4173 Fjenneslev), som var i brug, indtil Jammerbugt Kommune fandt en større adresse på

Tinvej 7, 4100 Ringsted, som Jammerbugt Kommune lejede af KFI Erhvervsdrivende Fond. Der var

ifølge det oplyste fra Jammerbugt Kommune en overgangsperiode i hvert fald i 2016, hvor begge

lagre var i brug. I det følgende omtales alene lageret på Tinvej 7

–

med mindre andet nævnes. Jam-

merbugt Kommune har herudover anvendt en række øvrige lagerlokaliteter.

Det må formodes, at dette lager er lagerlokalet i Sorøvej 168, 4173 Fjenneslev.

I en efterfølgende korrespondance oplyste Jammerbugt Kommune over for Udlændingestyrelsen,

at det var nødvendigt at leje lagerlokalet i Brøndby indtil udgangen af 2015.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

I løbet af andet kvartal 2015 blev opgaven (herunder udvikling af et elektronisk inventarmo-

dul, retningslinjer om indkøb til andre operatører og et ønske om yderligere præcisering af

opgaven) løbende drøftet mellem Jammerbugt Kommune og Udlændingestyrelsen.

I takt med det stigende indkvarteringsomfang anmodede Udlændingestyrelsen i september

2015 Jammerbugt Kommune om ugentlige økonomiopfølgninger på indkøb af inventar

samt at alle indkvarteringsoperatører modtog lister over leveret inventar på tidspunktet for

leveringen. Det kan beklageligvis ikke med sikkerhed siges, om Udlændingestyrelsen også

modtog disse lister over inventar, da det ikke har været muligt at genfinde disse lister i Ud-

lændingestyrelsens journalsystem.

I november 2015 anmodede Jammerbugt Kommune Udlændingestyrelsen om flere ressour-

cer til håndtering af det praktiske arbejde og lagerstyring på alle lagrene samt leje af et

yderligere lager omkring Ringsted. Ved samme lejlighed orienterede Jammerbugt Kom-

mune om, at man fortsat var i gang med at undersøge etablering af et lagerstyringssystem

og anførte overfor Udlændingestyrelsen, at det trængte sig alvorligt på med at finde et sy-

stem, samt at Jammerbugt Kommune var i fuld gang med at undersøge sagen nærmere.

Jammerbugt Kommune oplyste i november 2015, at man havde fundet et nyt centrallager i

Ringsted på ca. 10.000 m2, der havde en lejepris på 300 kr. pr. m2 ekskl. el, vand og varme.

Udlændingestyrelsen gav efterfølgende tilsagn over for Jammerbugt Kommune med hensyn

til bl.a. ansættelse af yderligere personaleressourcer og leje af yderligere lagerplads.

I andet halvår af 2015 foretog Udlændingestyrelsen en række kontroller af afregningen med

udgifterne til løsning af inventaropgaven. Udlændingestyrelsen spurgte fx ind til det realise-

rede forbrug i relation til en række udgiftsposter, som Jammerbugt Kommune havde påført

fakturaskabelonerne i august, september og oktober 2015. Her var der uoverensstemmel-

ser mellem det aftalte budget for inventaropgaven og det realiserede forbrug. Forskellen

mellem budget og forbrug skyldtes, at aktiviteten havde udviklet sig siden seneste prognose

for aktivitetsniveauet. Forskellen blev dermed udredt, hvilket muliggjorde, at Udlændinge-

styrelsen kunne tiltræde en tillægsbevilling til opgaveløsningen.

Året 2016:

Udlændingestyrelsen efterspurgte i slutningen af 2015 oplysninger fra Jammerbugt Kom-

mune om udgifter til lagerlokaler i 2016. Jammerbugt Kommune oplyste, at følgende lager-

lokaler var i brug og fremadrettet for 2016 (de anvendte m2 blev ikke angivet): Ringsted,

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Brøndby, et nyt lager i Ringsted (Tinvej 7)

og Fjerritslev. Brøndby var efter det oplyste af-

sluttet ved udgangen af 2015.

Antallet af nyankomne asylansøgere var nu faldende, og Udlændingestyrelsen udmeldte ka-

pacitetstilpasninger af indkvarteringssystemet fra sommeren 2016.

Der var fra Udlændingestyrelsens side fokus på indkøb, montering samt genanvendelse af

inventar med øje for større grad af ensartethed på tværs af alle indkvarteringsadresserne,

herudover at indkøb af inventar altid skal ske ud fra skyldige økonomiske hensyn.

Der var et ønske om at forbedre lagerstyringen, hvorfor Udlændingestyrelsen afsatte en

ramme på 300.000 kr. til etablering af en database til brug for inventarregistrering. Jam-

merbugt Kommune gentog over for Udlændingestyrelsen, at de stadig arbejdede på at

finde en løsning med hensyn til lagerstyring/database. Rammen blev dog aldrig brugt.

Året 2017:

Der blev fortsat fra Udlændingestyrelsens side udmeldt kapacitetstilpasninger i indkvarte-

ringssystemet, hvilket krævede betydelige ressourcer og fleksibilitet fra alle operatører. Ud-

lændingestyrelsens primære fokus var fortsat den meget tætte styring af kapaciteten på

området for at undgå meget store økonomiske udgifter til tomme pladser i indkvarterings-

systemet.

Kapacitetstilpasninger havde også indflydelse på inventaropgaven, eftersom der ikke læn-

gere var behov for større indkøb, men derimod behov for en gennemgang af inventarporte-

føljen for at vurdere, om der skulle sælges inventar.

I juni måned 2017 opsagde Jammerbugt Kommune lageret i Ringsted til ophør ved udgan-

gen af juni 2018 på Udlændingestyrelsens foranledning.

Året 2018

–

afvikling af inventarrolle samt bortauktionering af overskydende inventar:

Udlændingestyrelsen var begyndt afviklingen af Jammerbugt Kommune som inventaropera-

tør samt påbegyndt implementeringen af ordningen med decentrale lagre hos hver indkvar-

teringsoperatør samt oprettelse af et centralt lager hos Udlændingestyrelsen selv, gæl-

dende fra 2018. I 2018 udestod en endelig afvikling af lagerfunktionen i regi af Jammerbugt

Kommune.

Udlændingestyrelsen har i forbindelse med lagertilsynet 2016/2017 modtaget kopi af Jammerbugt

Kommunes lejekontrakten på Tinvej 7, 4100 Ringsted.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Idet der fortsat i begyndelsen af 2018 var en betydelig mængde inventar tilbage, blev det

besluttet at bortauktionere det overskydende inventar efter dialog med andre offentlige

myndigheder om deres erfaringer.

Udlændingestyrelsen indgik derfor i marts 2018 aftale med Skandinavisk Service Partner

vedrørende bortauktionering af overskydende inventar. Det fremgik af aftalen, at Skandina-

visk Service Partner skulle varetage opgaven på vegne af Udlændingestyrelsen, men i prak-

sis arbejde tæt sammen med Jammerbugt Kommune ift. de daglige opgaver og den prakti-

ske tilrettelæggelse. I perioden frem til juli 2018 var der statusmøder

hver anden uge om

status på lageret, status på auktionerne samt det løbende samarbejde i overensstemmelse

med den udarbejdede tids- og procesplan.

I perioden fra marts 2018 blev der desuden holdt løbende møder mellem Udlændingesty-

relsen og Jammerbugt Kommune, hvor afvikling samt ressourcer og det daglige samarbejde

mellem Jammerbugt Kommune og Skandinavisk Service Partner blev drøftet. Auktionerne

blev afholdt online løbende fra marts til juni 2018.

I april og maj 2018 pågik løbende en omfattende korrespondance mellem Udlændingesty-

relsen og Skandinavisk Service Partner vedrørende de konkrete auktioner mv. Udlændinge-

styrelsen fastsatte bl.a. mindstepriser på inventaret og tilbagekaldte nogle grupper af in-

ventar fra auktion, da den budte pris var for lav.

I juni 2018 afholdtes endnu et statusmøde mellem Udlændingestyrelsen, Jammerbugt Kom-

mune og Skandinavisk Service Partner. Det blev oplyst, at ca. 98 pct. af inventaret på lage-

ret var registreret og sat på auktion. Det blev herudover aftalt, at der i juni 2018 skulle fore-

ligge et overblik over det resterende inventar, som enten skulle sælges af Skandinavisk Ser-

vice Partner eller kasseres. Det blev på mødet understreget, at kun autoriseret personale

måtte have adgang til lageret. Udlændingestyrelsen har ikke haft vagter på lageret, idet det

var Jammerbugt Kommunes forpligtelse at sikre den fornødne sikkerhed.

Samarbejdet mellem Udlændingestyrelsen og Skandinavisk Service Partner afsluttedes i juni

2018, da bortauktioneringen af inventar var gennemført i så stor udstrækning som mulig.

Der blev i alt bortauktioneret værdier for knap 2 mio. kr. (ex. moms) med i alt mere end 100

forskellige købere.

Udgangspunktet til langt de fleste statusmøder var, at både Skandinavisk Service Partner, Jammer-

bugt Kommune og Udlændingestyrelsen deltog.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

7.3. Udlændingestyrelsens leverandøropfølgning, kontrol og tilsyn

7.3.1. Økonomisk kontrol vedrørende inventar 2015

Udlændingestyrelsen gennemførte kort tid efter Jammerbugt Kommunes overtagelse af in-

ventaropgaven en økonomisk kontrol med inventaropgaven i efteråret 2015.

Ved kontrollen blev der ved stikprøve udtaget en række budgetposter fra månedsfakturaen

fra juli 2015, hvor Udlændingestyrelsen havde betalt Jammerbugt Kommune for levering af

en række ydelser efter faktisk forbrug. Formålet med kontrollen var at sikre, at Jammerbugt

Kommunes afregning med Udlændingestyrelsen var fuldt ud dokumenteret på bilagsniveau,

fx med faktura fra eksterne leverandører. Det fremgik af anmodning fra Udlændingestyrel-

sen, at dokumentationen skulle afspejle de konkrete beløb, som fremgik af fakturaskabelo-

nen for juli måned.

Udlændingestyrelsen anmodede i forbindelse med kontrollen Jammerbugt Kommune kon-

kret om dokumentation for leverede ydelser i relation til inventarforbrug til lager mv. på

376.974,10 kr., inventarforbrug ved åbning af Center Faaborg på 192.747,82 kr. samt inven-

tarforbrug ved lukning af Center Hjørring på 181.926,08 kr.

Jammerbugt Kommune fremsendte de konkrete regnskabsbilag til Udlændingestyrelsen.

Ved gennemførelsen af de økonomiske kontroller modtog styrelsen således de underlig-

gende fakturaer.

I forhold til inventar på lager konstaterede Udlændingestyrelsen en mindre difference på

inventarindkøbet ud fra den fremsendte dokumentation. Jammerbugt Kommune forklarede

fejlen med manglende medtagelse af gebyr på faktura, som hermed ikke indgik i bereg-

ningsgrundlaget. Udlændingestyrelsen havde herefter ikke yderligere bemærkninger. Ud-

lændingestyrelsen stillede sig tilfreds med denne tilbagemelding og fandt dermed ikke an-

ledning til yderligere opfølgning.

I forhold til inventar vedrørende Center Faaborg og Center Hjørring havde Udlændingesty-

relsen intet at bemærke ud fra den fremsendte dokumentation, da det fremsendte materi-

ale og dokumentation for udgifterne svarede til det afregnede beløb til Jammerbugt Kom-

mune.

Udlændingestyrelsen stillede sig tilfreds med denne tilbagemelding og fandt dermed ikke

anledning til yderligere opfølgning.

7.3.2. Økonomisk kontrol 2016

Udlændingestyrelsen gennemførte i sommeren 2016 en yderligere økonomisk kontrol med

Jammerbugt Kommune i rollen som indkvarteringsoperatør. Ved kontrollen blev der ved

stikprøve udtaget en række budgetposter fra hele 2015.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Udlændingestyrelsen anmodede i forbindelse med kontrollen med Jammerbugt Kommune

om dokumentation for bl.a. udgifter på inventarområder til Center Brovst og Center Gun-

deruplund. Der var i 2015 blevet faktureret 350.000 kr. til hvert center i form af indkøb af

busser til transport af asylansøgere til servicetilbud (hvilket var en del af inventarposten).

En budgetoverskridelse på ca. 200 pct. på en enkelt post blev udredt, og det samme gjorde

sig gældende for en overskridelse på ca. 90 pct. på en anden post. Det var muligt inden for

operatørkontrakten at have et overskud på visse opgaver og underskud på andre i et vist

omfang, så længe den samlede økonomiske ramme ikke blev overskredet, og indkvarte-

ringsoperatøren leverede de ydelser, som var aftalt med Udlændingestyrelsen.

Udlændingestyrelsen bemærkede imidlertid, at Jammerbugt Kommune ikke i begge tilfælde

havde afrapporteret det realiserede merforbrug på økonomirapporteringen for 2015, som

de skulle.

Det blev indskærpet, at Jammerbugt Kommune fremadrettet skulle påføre det realiserede

forbrug på økonomirapporteringen, således at Udlændingestyrelsen kunne få et retvisende

overblik over det samlede forbrug og økonomiske prioriteringer på området.

Idet 2015 var et ekstraordinært år, må det dog bemærkes, at det har været svært at forud-

sige behovet for inventar. På den baggrund var merforbruget i forhold til det oprindelige

estimat ikke overraskende, men operatøren havde ikke

–

som det ellers var proceduren

–

orienteret Udlændingestyrelsen om merforbruget forud for disponeringen. Udlændingesty-

relsen fandt ved den efterfølgende forelæggelse ikke anledning til at foretage sig yderligere.

7.3.3. Rigsrevisionen

–

løbende revision 2016

Rigsrevisionen gennemførte i efteråret 2016 den løbende årsrevision af Udlændingestyrel-

sen. I forbindelse med revisionen var Udlændingestyrelsen i løbende dialog med Rigsrevisio-

nen om styringen af inventaropgaven.

Dialogen var foranlediget af, at Rigsrevisionen som led i revisionen generelt ønskede at un-

dersøge området vedrørende indkøb på indkvarteringsområdet. Formålet hermed var at vur-

dere, om Udlændingestyrelsens indkøb af inventar til tilpasninger af indkvarteringssystemet

var sket i overensstemmelse med relevante retsnormer, og om indkøbene var tilrettelagt

hensigtsmæssigt, så der blev taget skyldige økonomiske hensyn.

Hertil kom, at Udlændingestyrelsen den 24. oktober 2016 havde gennemført et tilsyn med

Jammerbugt Kommunes opgavevaretagelse som inventaroperatør, jf. også afsnit 7.3.4. Et til-

syn, som bl.a. viste, at Jammerbugt Kommunes inventarregistreringer på en række områder

kunne forbedres. Udlændingestyrelsen havde således i forbindelse med tilsynet konstateret

manglende inventarregistreringer og ikke færdigudarbejdede inventarlister for inventar le-

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

veret til centeradresserne og ved returnering af inventar til centrallageret. Udlændingesty-

relsens udkast til tilsynsrapport af 6. december 2016 indgik som baggrundsmateriale for Rigs-

revisionens løbende revision for 2016.

I sin afrapportering på den løbende revision for 2016 i december 2016 konstaterede Rigsre-

visionen følgende (uddrag):

”Vi ka på de aggru d ko statere, at Udlæ di gestyrelse har fastlagt

ind-

købsprocessen, så der som udgangspunkt er en klar ansvarsfordeling mellem

Udlændingestyrelsen, indkvarteringsoperatøren og inventaroperatøren for

indkøb af inventar ved tilpasninger af indkvarteringssystemet (…).

Vi kan konstatere, at Udlændingestyrelsens model for indkøb af inventar blev

tilrettelagt under tidspres, og at fokus var på inventaroperatørens fleksibilitet

og kendskab til indkvarteringsområdet (…).

Vi kan konstatere, at Udlændingestyrelsen ikke gennemførte en evaluering af

modellen i efteråret 2015 som anført i kontrakten for 2015 med Jammerbugt

Kommune (…).

Vi kan videre konstatere, at Udlændingestyrelsen har forpligtet Jammerbugt

Kommune til at iagttage de gældende indkøbsaftaler og til at udvise skyldige

økonomiske hensyn ved inventarindkøbene i operatørkontrakten. Udlændin-

gestyrelsen kan føre tilsyn med Jammerbugt Kommunes inventarhåndtering,

og styrelsen kan i forbindelse med et tilsyn anmode om dokumentation for

inventarindkøb og udgifter hertil. Det seneste inventartilsyn blev afholdt den

24. oktober 2016 med Jammerbugt Kommune, hvor der blev foretaget et

skriftligt tilsyn, samt et tilsyn på inventarlageret i Ringsted.

Udlændingestyrelsen konkluderer i udkast til tilsynsrapport af 6. december

2016, at inventarregistreringerne på en række punkter kan forbedres, og at

det på tidspunktet for tilsyn ikke var muligt at få et retvisende billede af mæng-

den af inventar i cirkulation i indkvarteringssystemet og på lageret.

Det fremgår også af udkastet, at Udlændingestyrelsen og Jammerbugt Kom-

mune den 24. oktober 2016 drøftede den generelle håndtering af indkøb på

inventarområdet og overholdelse af udbudsretlige regler. Udlændingestyrel-

sen forventer, at Jammerbugt Kommune vil fremsende sin vurdering af, hvilke

forpligtelser kommunen er underlagt, og hvordan kommunen vil efterleve

disse i bemærkningerne til udkastet. Vi vurderer, at det er sent at følge op på

det generelle niveau, når inventaraftalen med Jammerbugt Kommune har væ-

ret i kraft i næsten 2 år.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Udlændingestyrelsen har oplyst, at den derudover er i løbende dialog med

Jammerbugt Kommune vedr. optimering af procedurer og arbejdsgange for

en mere effektiv inventarhåndtering.

Rigsrevisionen finder, at det ikke er muligt på det foreliggende grundlag at vur-

dere, om modellen for Udlændingestyrelsens indkøb af inventar er tilrettelagt

hensigtsmæssigt, så der tages skyldige økonomiske hensyn. Det skyldes, at Ud-

lændingestyrelsen ikke har evalueret modellen, som blev indgået under tids-

pres i 2014. Det skyldes også, at Udlændingestyrelsen ikke har materiale, som

belyser styrelsens beslutning om, at Jammerbugt Kommune fortsatte som in-

ventaroperatør i 2016 til en langt højere honorering. Det skyldes endelig, at

Udlændingestyrelsen først i oktober 2016 fulgte op på Jammerbugt Kommu-

nes overholdelse af udbudsretlige regler, hvor kommunen skal vurdere hvilke

forpligtelser kommunen er underlagt, og hvordan kommunen vil efterleve

disse.

Rigsrevisionen finder, at Udlændingestyrelsen på nuværende tidspunkt burde

have tilvejebragt et grundlag for at vurdere, om modellen for Udlændingesty-

relsens indkøb af inventar er tilrettelagt hensigtsmæssigt, så der tages skyldige

økonomiske hensyn.

Rigsrevisionen vurderer samlet, at forvaltning af indkøb af inventar til asylcen-

tre fungerer ikke helt tilfredsstillende.”

Udlændingestyrelsen sendte udkast til Rigsrevisionens rapport til Jammerbugt Kommune,

som meldte tilbage til Udlændingestyrelsen, at de ikke havde yderligere kommentarer.

Udlændingestyrelsen henviste bl.a. i tilbagemeldingen til Rigsrevisionen, at styrelsen efter at

have modtaget afklarende bemærkninger fra Jammerbugt Kommune vurderede, at tilsynet

med lageret i Ringsted havde givet et retvisende billede af inventarporteføljen i indkvarte-

ringssystemet, men at inventarregistreringerne på en række punkter stadig kunne forbedres.

Endvidere bemærkede Udlændingestyrelsen, at styrelsen havde modtaget Jammerbugt

Kommunes oplæg til logistiksystem (lagersystem), som styrelsen ville drøfte videre med Jam-

merbugt Kommune. Endelig var Udlændingestyrelsen enig i, at der ikke var udarbejdet en

skriftlig evaluering af inventaroperatørmodellen i efteråret 2015 som forventet.

Herefter meddelte Udlændingestyrelsen Rigsrevisionen i februar 2017, at man tog revisio-

nens bemærkninger til efterretning. Rigsrevisionens bemærkninger er siden indgået i Udlæn-

dingestyrelsens løbende arbejde med udvikling af Udlændingestyrelsens tilsyn og kontrol.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

7.3.4. Udlændingestyrelsens vurdering af opfølgning, kontrol og tilsyn 2016-2017

Udlændingestyrelsen gennemførte den 24. oktober 2016 et tilsyn på det centrale lager i

Ringsted, hvor der bl.a. var fokus på inventarregistrering, lagerforvaltning og indkøb af logi-

stiksystem og overholdelse af udbudsregler ved indkøb. Udlændingestyrelsen udarbejdede

på baggrund heraf tilsynsrapport af 17. januar 2017, hvori det konkluderes at Jammerbugt

Kommunes inventarregistreringer på en række områder kunne forbedres. Der blev afholdt

to opfølgningsmøder i februar 2016, hvor der blev aftalt flere tiltag, som Jammerbugt Kom-

mune skulle følge op på. Dette forløb ledte til at Udlændingestyrelsen i forsommeren 2017

traf beslutning om, at man ikke længere ønskede, at Jammerbugt Kommune skulle varetage

inventaroperatørrollen, hvilket styrelsen orienterede Jammerbugt Kommune om i juni

2017.

Der afholdtes flere opfølgende møder i efteråret 2017, ligesom der var løbende korrespon-

dance om opfølgningen. I december 2017 indgik Udlændingestyrelsen og Jammerbugt Kom-

mune en aftale om afviklingen af inventarfunktionen.

7.4. Vurdering

I perioden blev der af Udlændingestyrelsen ført specifikke tilsyn med inventaropgaven. I

forlængelse af Jammerbugt Kommunes overtagelse af inventaropgaven i januar 2015 iværk-

satte Udlændingestyrelsen i efteråret 2015 en økonomisk kontrol med inventaropgaven på

fakturaniveau (bilag). Udlændingestyrelsen foretog ligeledes en økonomisk kontrol i som-

meren 2016 med inventar i relation til indkvarteringsoperatøropgaven. Ingen af disse kon-

troller gav anledning til yderligere opfølgning.

Til gengæld blev Udlændingestyrelsen via tilsyn med inventaropgaven på det centrale lager

i Ringsted den 24. oktober 2016 opmærksom på, at Jammerbugt Kommune ikke forvaltede

inventaropgaven i overensstemmelse med styrelsens ønsker og forventninger, hvilket sty-

relsen meddelte Jammerbugt Kommune. Udlændingestyrelsen fulgte op både skriftligt, te-

lefonisk og ved opfølgende tilsynsmøder i løbet af hele 2017, uden at forvaltningen dog

blev forbedret. Derfor og som opfølgning på Rigsrevisionens revision i 2016 valgte Udlæn-

dingestyrelsen at opsige samarbejdet med Jammerbugt Kommune som inventaroperatør.

Det er Udlændingestyrelsens samlede vurdering i forhold til opfølgningen med Jammerbugt

kommune, at det ikke er entydigt, om styrelsen burde have truffet beslutningen om at af-

vikle Jammerbugt Kommune tidligere, end tilfældet var. Styrelsen kunne på den ene side

konstatere, at der var væsentlige udfordringer med opgavehåndteringen, men opgaven

kunne ikke alternativt blive løst andetsteds med kort varsel, og der var ligeledes et hensyn

at tage til, at der var indgået en kontrakt med Jammerbugt Kommune om opgaven. Udlæn-

dingestyrelsen valgte derfor i en periode at forsøge at få en bedre opfyldelse af kontrakten.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Set med nutidens øjne burde Udlændingestyrelsen formentlig have reageret kraftigere den-

gang. Henset til den betydelige opgave og økonomi med at lukke asylcentre ville det dog i

en samlet prioritering næppe have været muligt at omlægge inventaropgaven på et tidli-

gere tidspunkt.

8. Tidsperiode 2018-2020

8.1. Baggrund for ny inventarmodel

Udlændingestyrelsen har siden 1. januar 2018 haft en decentral lagermodel på indkvarte-

ringsområdet med central styring fra Udlændingestyrelsens side.

Modellen tager udgangspunkt i, at alle operatørerne har hvert deres decentrale lager.

Endvidere har Udlændingestyrelsen et mindre centralt lager på Center Sjælsmark.

Modellen er udviklet med henblik på at styrke lagerstyringen, sikre en tættere styring fra

Udlændingestyrelsens side samt sikre en elektronisk registrering og kontrol i styrelsen af af-

regning af inventaret på indkvarteringsområdet, herunder bl.a. med klare retningslinjer at

tydeligøre operatørerne rolle og ansvar i forhold til den daglige styring og drift af inventar-

området. Endvidere sikrer den decentrale model, at transportomkostningerne i forbindelse

med lageropgaven minimeres. Af alle disse grunde er det Udlændingestyrelsens vurdering,

at den nuværende inventarmodel er bedre og langt mere robust end den tidligere model.

I dette afsnit gives en overordnet beskrivelse af Udlændingestyrelsens styrings- og tilsynsmo-

del for de decentrale lagre. Det omfatter både operatørernes ansvar og Udlændingestyrel-

sens tilsyn og styring.

Det bemærkes, at der gælder særlige forhold i forbindelse med asylcenterlukninger og af-

hændelse af det afledte overskydende inventar. I og med, at Udlændingestyrelsen ikke læn-

gere har et stort centrallager

–

men alene det omtalte mindre centrale lager på Center

Sjælsmark

–

vil det være nødvendigt fra lukning til lukning at afklare, hvordan det oversky-

dende inventar skal genanvendes mv.

Endelig bemærkes det, at Udlændingestyrelsen tillige har et lager i Herning, hvor telte og

øvrigt udstyr til opsætning af teltlejre opbevares. Lageret styres i regi af Beredskabsstyrelsen

på baggrund af kontrakt med Udlændingestyrelsen.

8.2. Udlændingestyrelsens styringsmodel på lagerområdet

Beskrivelse af lagerfunktionen på asylindkvarteringsområdet

Operatørernes decentrale lagre består af et beredskabslager og et pluklager. Beredskabsla-

geret er et afgrænset lager med basisinventar. Beredskabslageret skal som udgangspunkt

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

kun anvendes i forbindelse med nye asylcenteråbninger eller udvidelser af eksisterende cen-

tre. Pluklageret omfatter diverse inventar, der kan anvendes ved løbende udskiftning, altså

inventar som operatøren løbende skal genanskaffe. Pluklagrenes indhold defineres af opera-

tørerne, idet de bedst ved, hvad de har brug for at anskaffe/erstatte løbende.

Udlændingestyrelsens centrale lager på Center Sjælsmark har en beholdning af basisinventar

og specialudstyr som fx lægeklinikudstyr, storkøkkenudstyr, parabolanlæg, antenneanlæg,

legepladsinventar m.v. Lageret administreres af Udlændingestyrelsen.

Operatørens ansvar i forhold til de decentrale lagre

Udlændingestyrelsen finansierer den løbende drift af de decentrale lagre, herunder leje,

vand, varme, el, rengøringsmaterialer mv. Udlændingestyrelsen finansierer personaleres-

sourcer til lagerdrift samt et mindre ledelsesoverhead.

Operatøren har ansvaret for at indrette og administrere de decentrale lagre i overensstem-

melse med kravene hertil i operatørkontrakten. Operatøren administrerer lageret i overens-

stemmelse med gældende krav i lovgivningen og principper for forvaltning af statens aktiver.

Dette inkluderer etablering og indretning af lageret, og daglig administration af lageret i over-

ensstemmelse med retningslinjer for lagerstyring, arbejdsmiljø og sikkerhed, tyveri- og

brandsikring mv.

Operatøren skal udpege en ansvarlig leder for lageret samt en ansvarlig driftsperson for la-

geret med henblik på bl.a. at sikre tydeligt ansvar. Den ansvarlige leder for lageret fører tilsyn

med, at lageret administreres i overensstemmelse med gældende retningslinjer, herunder at

til- og afgang af inventar registreres øjeblikkeligt i det elektroniske lagerstyringssystem, og at

aktiviteten på lageret er i overensstemmelse med gældende retningslinjer.

Principper og krav til lagerstyring

Udlændingestyrelsen har stillet det elektroniske lagerstyringssystem NAV til rådighed for

operatørernes lagerstyring.

Operatørerne kan se og styre deres decentrale lager i NAV.

Operatørerne har derudover også adgang til at se Udlændingestyrelsens centrale lager. Ud-

lændingestyrelsen er systemadministrator på systemet og kan se, hvilke bevægelser, der er

foretaget i lagerbeholdningen. Afregninger af inventar foretages via fakturaskabelonen.

Det bemærkes, at Kriminalforsorgen alene har et meget begrænset lager på selve udrejsecentrene,

hvorfor Udlændingestyrelsen indtil videre har valgt en anden model for afregning (direkte mellem

styrelsen og Kriminalforsorgen) ved udskiftning/nyt inventar.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Ved de decentrale lagres oprettelse har operatørerne registreret lagerbeholdningen i NAV.

Operatøren skal ved ændringer i lagerbeholdningen øjeblikkeligt, når ændringen sker, regi-

strere dette i NAV. Det vil sige ved udtagning, indsætning af nyt, samt ved skader eller kon-

statering af mistede ting, ved tyveri, brandskade mv.

Operatøren skal besigtige det decentrale lager minimum en gang om ugen for at sikre lø-

bende besøg og aktivitet ved lageret.

Operatøren kan indsætte inventar på det decentrale lager indkøbt for egen regning eller

modtaget som donation under forudsætning af, at der er lagerplads til stede. I sådanne til-

fælde skal det være muligt at skelne mellem inventar leveret af Udlændingestyrelsen og in-

ventar, som operatøren selv har indkøbt eller modtaget som donation. Adskillelsen kan ske

ved rumopdeling af lageret, ved klar mærkning af områder fx på gulv eller reoler mv. I for-

bindelse med tilsyn efterser Udlændingestyrelsen også, om der er foretaget en sådan klar

markering.

Inventar i brug på aktive asylcentre

I forhold til inventar i brug på asylcentrene skal operatørerne føre lister over alt inventar til

en selvstændig værdi på 50.000 kr. eller derover.

Afregning med Udlændingestyrelsen for løbende brug af inventar

Inventar på beredskabslageret er Udlændingestyrelsens ejendom og bruges af styrelsen i for-

bindelse med åbninger eller udvidelser af centre. Operatørernes udgifter i forbindelse her-

med til fx transport (flyttefolk og vognmænd), montering/afmontering af inventar, håndvær-

kere m.v. i tilknytning til brug af inventar fra beredskabslageret afregnes med Udlændinge-

styrelsen manuelt via fakturaskabelonen.

Operatøren skal opbevare dokumentation for udgifterne. Dokumentationen skal opbevares,

indtil andet aftales med Udlændingestyrelsen.

Når operatøren bruger inventar fra pluklageret, skal der afregnes for inventaret over for Ud-

lændingestyrelsen, svarende til den værdi som inventaret er angivet til i lagersystemet.

Afregningen sker løbende månedsvis via fakturaskabelonen, og der foretages efterfølgende

en kontrol af, om beløbene stemmer med Udlændingestyrelsens oplysninger om forbrug.

Operatøren sender månedligt en opgørelse til Udlændingestyrelsens lagerpostkasse en over-

sigt over det inventar, der er taget ud fra pluklageret. I forbindelse med afregningen med

operatøren kontrollerer Udlændingestyrelsen, om der er overensstemmelse mellem det, der

er indberettet via fakturaskabelonen og inventaroversigten sendt til postkassen.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Operatøren er forpligtiget til at opbevare dokumentation for alle transaktioner på lageret,

herunder dokumentation for det inventar, som er købt på pluklageret. Dokumentationen skal

opbevares, indtil andet aftales med Udlændingestyrelsen.

Tilbagelevering af inventar til pluklageret sker i udgangspunktet ikke, da det må formodes, at

det inventar, som skal erstattes med inventar fra pluklageret, er i sådan en forfatning, at det

skal kasseres.

Hvis der er behov for nyindkøb af specialudstyr, skal operatøren først undersøge, om Udlæn-

dingestyrelsen har det pågældende udstyr på centrallageret i Sjælsmark. Hvis det ved opslag

i lagerstyringssystemet konstateres, at specialudstyret ikke findes på centrallageret i Sjæls-

mark, kontaktes Udlændingestyrelsen via lagerpostkassen for nærmere aftale om indkøb af

det ønskede udstyr. Udlændingestyrelsen beslutter således i sidste ende, om styrelsen me-

ner, at udstyret skal indkøbes. Udlændingestyrelsen betaler fragten, når der sendes inventar

fra centrallageret i Sjælsmark til operatørerne.

Håndtering af inventar ved lukning af centre vil ske ved særskilt aftale mellem Udlændinge-

styrelsen og operatøren. Udgifter til transport (flyttefolk og vognmænd), afmontering af in-

ventar, håndværkere mv. i tilknytning til lukningen afregnes på fakturaskabelonen. Operatø-

ren skal opbevare dokumentation for udgifterne, indtil andet aftales med Udlændingestyrel-

sen.

Retningslinjer for lagerstyring

Retningslinjer for Udlændingestyrelsens lagerstyring fremgår af notat vedrørende retnings-

linjer for Udlændingestyrelsens styrings- og tilsynsmodel for decentrale lagre af 9. december

2019.

Notatet regulerer udover ovennævnte forhold retningslinjer ved skader, mistet inventar,

brand, tyveri mv. Hertil kommer retningslinjer vedrørende brandsikring, sikkerhed, arbejds-

miljø mv.

8.3. Tilsyn og styring fra Udlændingestyrelsen

Udlændingestyrelsen fører tilsyn med operatørernes lagerstyring. Det sker ved månedlig

gennemgang af operatørernes registreringer i lagerstyringssystemet sammenholdt med de

oplysninger, indkvarteringsoperatøren har angivet på fakturaskabelonen (til afregning).

Der afholdes fysisk tilsyn minimum hvert andet år. Endvidere foretager Udlændingestyrelsen

besøg på hvert lager, herunder for at efterse, at lagerstyring og registrering er i overensstem-

melse med styrelsens retningslinjer herom, hvilket kræver fysisk fremmøde. Besøgene er ikke

varslet på forhånd, men indgår som led den bygningsmæssige dialog om asylcentre hos den

pågældende indkvarteringsoperatør.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Udlændingestyrelsen kan til enhver tid udbede sig dokumentation for, at operatøren over-

holder gældende retningslinjer for brandsikring, sikkerhed, arbejdsmiljø mv.

Udlændingestyrelsen foretager en systematisk erfaringsopsamling af sit tilsyn med operatø-

rernes lagerstyring med henblik på at evaluere og formidle erfaring og anbefalinger til ope-

ratørerne for herved at bidrage til at styrke operatørernes lagerstyring såvel som styrelsens

egen styring og tilsyn.

Udlændingestyrelsen har i september 2018 været på fysisk tilsyn på det decentrale lager i

Fjerritslev (under Jammerbugt Kommune). Formålet med tilsynet var at kontrollere, om drif-

ten var i overensstemmelse med operatørkontrakten. Observationerne af de fysiske forhold

på lageret, samtaler med ledelse og teknisk medarbejder gav ikke anledning til indskærpelser

vedrørende operatørkontrakten, men styrelsen fandt grundlag for at komme med en anbe-

faling og indskærpelser, der omhandlede sikkerhed og den fysiske indretning af lageret.

For så vidt angår 2019 har Udlændingestyrelsen været fysisk på besøg på alle decentrale

lagre. Udlændingestyrelsen har i forbindelse med besøget vurderet, at der ikke var behov for

mere grundig gennemgang af inventar eller styring.

Endelig har Udlændingestyrelsen i marts 2020 gennemført tilsyn på de decentrale lagre i hhv.

Aalestrup (under Vesthimmerlands Kommune) og Toftlund (under Tønder Kommune). For-

målet med tilsynene var i lighed med tilsynet i 2018 at kontrollere om driften var i overens-

stemmelse med operatørkontrakten. På grund af Covid-19 blev tilsynene gennemført skrift-

ligt og havde fokus på operatørernes administration af deres decentrale lagre. Tilsynene gav

alene anledning til få anbefalinger, som overordnet set handlede om mindre uoverensstem-

melser mellem lagerregistreringer og afregning, som for Tønder Kommune var begrundet i

periodeforskydninger i forhold til bogføring. Herudover har Udlændingestyrelsen i septem-

ber 2020 gennemført et uanmeldt fysisk tilsyn på lageret i Toftlund som opfølgning på det

skriftlige tilsyn samme sted i marts 2020 for at kunne kontrollere lagerbeholdning og sikker-

hedsforhold, herunder adgangs- og brandforhold.

8.4. Udlændingestyrelsens vurdering af opfølgning, kontrol og tilsyn

Det er Udlændingestyrelsens vurdering, at styrelsen har ført den nødvendige og tilstrække-

lige kontrol og gennemført tilstrækkeligt tilsyn i perioden.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

9. Samlet vurdering

9.1 Vurdering af forløb

Om styrelsens generelle tilsynsforpligtelse

Udlændingestyrelsen har løbende i den omhandlede periode fra 2010 til i dag udviklet op-

gaven med at føre tilsyn med operatørerne. Udviklingen er bl.a. sket på baggrund af styrel-

sens konkrete oplevelser med de forskellige leverandører og disses håndtering af opgaven,

input og inspiration fra den kontrol og det tilsyn, som styrelsen selv har været mål for, samt

den mere generelle udvikling af kontrol og tilsyn i det offentlige.

Udlændingestyrelsens tilsyn har taget udgangspunkt i en vurdering af risiko og væsentlig-

hed, ligesom styrelsen har valgt at prioritere ud fra en vurdering af, hvor kontrollen og tilsy-

net måtte antages at tilføre mest værdi. Styrelsen har fx ikke som udgangspunkt ført kon-

trol og tilsyn med opgaveløsning og interne forhold hos operatørerne, der allerede var un-

derlagt anden lignende kontrol.

Det har således været en grundlæggende præmis, at Udlændingestyrelsen som udgangs-

punkt ikke førte administrativt rettede kontroller eller kontrol af myndighedsopgaver hos

operatører, som allerede var underlagt kontrol fra andre relevante myndigheder, eksempel-

vis egen intern revision, moms- og skattekontrol, mv.

Udlændingestyrelsen har som anført i perioden haft tre eksterne aktører til at varetage in-

ventaroperatørrollen, herunder to offentlige myndigheder, og Udlændingestyrelsens ud-

gangspunkt for tilrettelæggelsen af styrelsens tilsyn med de to andre myndigheder har væ-

ret, at disse generelt agerede efter gældende regler, udviste økonomisk ansvarlighed, førte

internt ledelsestilsyn, var underlagt diverse øvrige kontroller og tilsyn mv.

Uanset dette udgangspunkt ville Udlændingestyrelsen dog have reageret, såfremt der for

styrelsen var fremkommet oplysninger, der havde indikeret, at denne grundlæggende præ-

mis ikke var opfyldt i forbindelse med myndighedernes opgavevaretagelse som operatør.

Så meget desto mere ville dette have været tilfældet, såfremt styrelsen var blevet bekendt

med oplysninger eller forhold, der kunne være udtryk for svindel med offentlige midler eller

andre kriminelle forhold.

Udlændingestyrelsen har dog ikke i perioden eller ved den gennemgang af det store sags-

kompleks vedrørende inventaropgaven i perioden 2010-2020, der ligger til grund for denne

redegørelse, herunder oplysninger fra operatørerne selv, andre myndigheder eller private

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

aktører, konstateret at være i besiddelse af oplysninger om forhold, der i dag giver anled-

ning til at konkludere, at der burde have været en markant anderledes håndtering fx i form

af skærpet tilsyn.

Udlændingestyrelsen har ikke fundet oplysninger, der giver anledning til politianmeldelse

af kriminelle forhold.

Som det fremgår af redegørelsen, har Udlændingestyrelsen som led i sit tilsyn løbende

spurgt ind til og forholdt sig til større eller uventede udsving i udgifter, bl.a. til lagerleje,

samt bedt om yderligere økonomiske oplysninger ved større afvigelser. Det fremgår blandt

andet, at Udlændingestyrelsen har foretaget stikprøvekontroller af de økonomiske disposi-

tioner, som var en del af operatørernes opgave. Styrelsen har ligeledes brugt indmeldinger

fra de andre aktører (indkvarteringsoperatørerne), der var modtagerne af inventaroperatø-

rernes ydelser til at kontrollere, om opgaven blev løst tilfredsstillende i forhold til levering

af ydelser mv.

I de tilfælde, hvor Udlændingestyrelsen førte tilsyn, var det således generelt ikke vurderin-

gen på daværende tidspunkt, at der var grundlag for at skærpe tilsynene yderligere på bag-

grund af de faktiske fund. Der er i den senere tid i medierne omtalt en række forhold vedrø-

rende de to myndigheders opgavevaretagelse som inventaroperatør, som efter Udlændin-

gestyrelsens vurdering med fordel kan undersøges nærmere. Ud fra styrelsens gennemgang

af eget materiale er det imidlertid styrelsen opfattelse, at en sådan undersøgelse primært

må ske i regi af Forsvarsministeriet og Jammerbugt Kommune, idet styrelsen selvsagt står

fuldt ud til rådighed for at kunne bidrage til en kvalificering heraf.

Om beslutningen om ikke længere at have Jammerbugt Kommune som inventaroperatør

Det fremgår af Udlændingestyrelsens gennemgang af sagskomplekset, at styrelsen, da den i

2016 blev opmærksom på, at Jammerbugt Kommune ikke forvaltede inventaropgaven i

overensstemmelse med styrelsens ønsker og forventninger, fulgte op herpå. Det fremgår

endvidere, at det på daværende tidspunkt blev vurderet afgørende, at den faktiske opgave-

varetagelse blev udført, mens Udlændingestyrelsen i dialog med Jammerbugt Kommune

undersøgte og vurderede, hvordan forvaltningen kunne forbedres.

Styrelsen besluttede dog til sidst at afvikle opgaven i regi af Jammerbugt Kommune, da sty-

relsen efter den forudgående dialog ikke fandt, at der skete den nødvendige opfølgning på

styring og forbedring af opgaveløsningen.

Udlændingestyrelsen havde afviklet opgaven i regi af Jammerbugt Kommune inden for et år

fra denne beslutning, hvilket henset til den daværende situation på indkvarteringsområdet

og omfanget af opgaven blev vurderet så hurtigt, som det efter styrelsens opfattelse lod sig

gøre, idet opgaven fortsat skulle løftes under og efter afviklingen af engagementet med

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Jammerbugt Kommune. Den nuværende gennemgang af sagskomplekset giver ikke grund-

lag for at kunne vurdere, om selve afviklingen kunne have været foretaget tidligere, og om

den daværende vurdering derfor var udtryk for en hensigtsmæssig prioritering. Når det

samlede forløb med Jammerbugt Kommune nu efterfølgende vurderes, kan styrelsen kon-

kludere, at styrelsen tydeligere og tidligere burde have insisteret på at få etableret et lager-

styringssystem, ligesom det er en relevant overvejelse, om Udlændingestyrelsen i forbin-

delse med tilsynene i 2016 og 2017 reagerede med tilstrækkelig styrke over for inventar-

operatøren.

Om bortauktionering af inventar

Omkring bortauktioneringsforløbet i 2018 blev der anvendt en ekstern, professionel virk-

somhed til opgaven.

Styrelsen ses ikke at have modtaget oplysninger fra hverken Jammerbugt Kommune eller

Skandinavisk Service Partner, der indikerede, at der kunne være viden eller mistanke om, at

der foregik aktivitet, der kunne have karakter af snyd eller svindel i forbindelse med løsnin-

gen af opgaven med afvikling af lageret.

9.2 Om den fremadrettede indsats på tilsyns- og styringsområdet

Evaluering og justering af tilsynskonceptet

Udlændingestyrelsens tilsynskoncept fra maj 2017 har på nuværende tidspunkt været i drift

lidt over tre år. Konceptet har væsentligt ændret både måden, hvorpå styrelsen fører tilsyn

med driften af indkvarteringssystemet, og omfanget og hyppigheden af tilsynene.

Udlændingestyrelsen finder således helt overordnet, at tilsynsopgaven i dag udføres på en

generelt mere struktureret og effektiv måde end tidligere.

De hidtidige erfaringer har således vist, at der har været en betydelig positiv effekt af imple-

menteringen af tilsynskonceptet i 2017. Der er således i perioden observeret en stadig

større spredning i de forhold, der har ført til indskærpelser og anbefalinger til operatørerne.

Der er dermed færre uregelmæssigheder i administrationen af området, som går på tværs

af operatører. Desuden er de forhold, som har ført til indskærpelser, generelt mindre alvor-

lige. Det skyldes blandt andet, at en del forhold, som har givet anledning til tvivl i forbin-

delse med den daglige opgavevaretagelse hos operatørerne, herunder emner som er blevet

identificeret i forbindelse med tilsynene, er blevet afklaret. Derudover har samtlige opera-

tører haft et klart ledelsesmæssigt fokus på at arbejde med den lokale opfølgning på tilsy-

nene og på kvalitetssikring mere generelt bl.a. ved at arbejde målrettet med de indskærpel-

ser og anbefalinger, de har modtaget fra Udlændingestyrelsen.

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Med udgangspunkt i de erfaringer, styrelsen og operatørerne har gjort med det nye tilsyns-

koncept, vil styrelsen i løbet af 2020 og i dialog med operatørerne tage initiativ til at evalu-

ere og revidere tilsynskonceptet og foretage relevante tilpasninger både i forhold til de an-

vendte metoder og i forhold til omfanget og hyppigheden af de faste årlige tilsyn.

Overvejelser om styring af asylindkvarteringsområdet

Samlet set vil Udlændingestyrelsen i 2020-2021 gennemgå sine erfaringer med styringen

med henblik på at genoverveje ansvarsfordelingen mellem styrelsen og operatørerne. Der

skal sikres en fortsat hensigtsmæssig balance i samarbejdsrelationen, således at operatø-

rerne, der er den udførende og professionelle part, har rum og frihed til at tilrettelægge

centerdriften bedst muligt i overensstemmelse med deres faglige vurdering. Samtidig skal

det også sikres, at Udlændingestyrelsen

–

og i relevant omfang den nye Hjemrejsestyrelse

–

som ressortansvarlig tydeligt fremstår som sådan gennem både gennemførelse af tilsyn, lø-

bende vejledning og tilvejebringelse af information eller materiel, videndeling, oplysning og

retningslinjer til operatørerne.

Såvel politiske ønsker og beslutninger som operatørernes egne erfaringer med drift af asyl-

centre, herunder med håndtering af inventar, forventes at have indflydelse på den fremti-

dige drift af centrene og dermed også på Udlændingestyrelsens styring af området.

Indtil videre har styrelsen identificeret følgende behov for justering af kontrakter eller sty-

ring på området:

Behov for tydeliggørelse af krav til operatørerne, som udledes af fx love og be-

kendtgørelser. Lovgivningen på området har over tid været genstand for en del ju-

steringer og nye tiltag, og der er identificeret behov for, at Udlændingestyrelsen i

endnu højere grad tager et ansvar for at tydeliggøre alle opgaver, som operatø-

rerne forventes at løse, og som udspringer af regler på udlændingeområdet eller

politisk aftale,

Behov for at tydeliggøre forventninger til operatørerne om deres underretning til

Udlændingestyrelsen om fx planlagte eller gennemførte tilsyn fra andre myndighe-

der (fødevaretilsyn, sundhedsfaglige tilsyn og lignende). Dette med henblik på at

sikre, at Udlændingestyrelsen som ressortansvarlig kan foretage nødvendig og retti-

dig underretning og opfølgning, og

Behov for en systematisk indhentning af operatørernes erfaringer med centerdrift,

herunder oplevede udfordringer eller fordele ved fx samarbejdet med Udlændinge-

styrelsen, imødekommelse af behov for løbende ændringer og tilpasninger i center-

driften, håndtering af kriselignende situationer (fx på baggrund af ændrede forvent-

ninger og behov i forbindelse med COVID-19).

UUI, Alm.del - 2019-20 - Bilag 179: Orienterende redegørelse om tilsyn med asylindkvartering, fra udlændinge- og integrationsministeren

Et fokus på balancen i samarbejdsrelationen mellem Udlændingestyrelsen og operatørerne

er ikke ny, men senest med erfaringerne fra håndteringen af asylcenterdriften under

COVID-19 krisen har det tætte samarbejde også givet anledning til overvejelserne om, hvor-

dan disse erfaringer kan nyttiggøres fremadrettet.

En anden overvejelse vil være, hvordan Udlændingestyrelsen fremadrettet kan agere hur-

tigt i forhold til fx at hjemtage opgaver, hvis disse ikke udføres tilfredsstillende. En løsning

kan være, at Udlændingestyrelsens fremadrettet skal have et mere robust set-up internt,

således at man med kort varsel kan overtage opgaver helt eller delvist fra operatørerne,

hvis forhold taler for dette. Det vil kræve en forholdsvis stor in house organisation. En an-

den løsning kan være et partnerskab med andre offentlige og private aktører, som vil kunne

træde til, såfremt der opstår et behov.

I overvejelsen af, om der skal vælges den ene eller anden løsning for at skabe en yderligere

robusthed hos Udlændingestyrelsen, vil der blive set på styrelsens hidtidige erfaring med

eksterne samarbejdspartnere og med krisehåndtering generelt.