Udvalget for Forretningsordenen 2019-20
UFO Alm.del Bilag 106
Offentligt
2190641_0001.png
Retningslinjer for tilrettelæggelsen af udvalgsarbejdet
frem til 8. juni 2020 (revideret i lyset af
sundhedsmyndighedernes anbefalinger af 10. maj)
UDVALGSMØDER
Samråd (åbne og lukkede)
Udvalgsmøder med åbne eller lukkede samråd afholdes (i prioriteret
rækkefølge) i Landstingssalen, 1-133, 2-133, 2-080 eller S-092, da dette er
forholdsvis store lokaler, hvor mødedeltagerne har mulighed for at sidde med
god afstand til hinanden.
Udvalgsmedlemmer, som ikke kan være til stede i
udvalgslokalet, får mulighed for at overvære samrådet og stille spørgsmål via
Microsoft Teams.
Samråd med mere end én minister bør som udgangspunkt afvikles i
Landstingssalen.
Samrådsspørgsmål, som ikke fremgår af den samlede liste over gruppernes
prioriterede samrådsspørgsmål, vil som udgangspunkt ikke blive tilbagetaget.
De samrådsspørgsmål, som ikke er besvaret pr. 6. oktober 2020, vil blive
genstillet i den nye folketingssamling, hvis spørgerne ønsker det.
Det er op til de enkelte udvalg at prioritere, i hvilken rækkefølge man ønsker
allerede stillede samrådsspørgsmål besvaret, og hvordan de allerede stillede
samrådsspørgsmål skal prioriteres i forhold til nystillede samrådsspørgsmål.
Formænd og næstformænd kan lede dette prioriteringsarbejde, evt. med
inddragelse af et underudvalg.
Åbne samråd er ikke åbne for tilhørere i lokalet. Personer, som ønsker at
overvære et åbent samråd, henvises til Folketingets tv-kanal og streaming på
ft.dk.
Tekniske gennemgange af lovforslag
Tekniske gennemgange afvikles ligeledes i enten Landstingssalen,
1-133, 2-
133, 2-080 eller S-092,
og medlemmer, som ikke kan være til stede i
udvalgslokalet, kan følge mødet og stille spørgsmål via Microsoft Teams.
Deputationer
Organisationer, foreninger og privatpersoner, som ønsker foretræde for
udvalgene, kan nu i begrænset omfang møde op på Christiansborg
–
med 1-
2 personer pr. deputation. Der bør naturligvis sikres et rimeligt fysisk
fremmøde i udvalget, hvis deputationer inviteres ind på Christiansborg. Der
vil desuden være mulighed for, at foretræder kan afvikles delvist elektronisk,
således at hovedparten af udvalgsmedlemmerne f.eks. er til stede på
J.nr.: 19-001117-30
KV, MS, ST
13. maj 2020
Side 1 | 8
 UFO, Alm.del - 2019-20 - Bilag 106: Notat om retningslinjer for udvalgsarbejdet frem til 8. juni 2020.
2190641_0002.png
Christiansborg, mens deputationerne deltager via Microsoft Teams. Igen skal
det understreges, at der er begrænset lokalekapacitet i forhold til modtagelse
af deputationer på denne måde (via Teams). Udvalgene
–
under ledelse af
deres formandskaber
–
bedes derfor tage stilling til, hvilke deputationer man
ønsker at modtage på Christiansborg frem til 1. juli 2020. Deputationer, som
ønsker foretræde i forbindelse med udvalgsbehandlingen af aktuelle
lovforslag, bør prioriteres. Dernæst bedes udvalgene tage stilling til, hvilke
deputationer der med fordel kan modtages via Teams. Øvrige ikke-
prioriterede anmodninger om foretræde kan besvares med en opfordring om
at fremsende skriftligt materiale.
Høringer og ekspertmøder
Høringer og ekspertmøder med fysisk deltagelse af eksterne tilhørere og
oplægsholdere vil desværre fortsat ikke kunne afholdes. Lukkede møder med
eksterne eksperter kan evt. afvikles via Microsoft Teams.
Øvrige udvalgsmøder
Lukkede udvalgsmøder, hvor kun f.eks. betænkningsafgivelser, politisk
drøftelse af forslag og stillingtagen til henvendelser og invitationer er på
dagsordenen, kan afholdes via Microsoft Teams (hvor alle deltager via
Teams). Udvalgssekretariatet vil som normalt indkalde til disse udvalgsmøder
via Outlook (med links til Teams) og udsende en dagsorden forud for mødet
med angivelse af tidspunkt mv. Lukkede udvalgsmøder, hvor medlemmerne
ønsker at være til stede på Christiansborg, kan også afholdes i Fællessalen,
2-011 eller 2-145, således at der ikke lægges beslag på udvalgslokaler med
mulighed for tv eller Teams-deltagelse.
ØVRIGE UDVALGSAKTIVITETER
Studieture
Der bør frem til 1. juli 2020 ikke afvikles indenlandske eller udenlandske
studieture eller besøg.
Vedlagt:
BILAG 1: Oversigt over de foretrukne udvalgsmødelokalers kapacitet
BILAG 2: Interne retningslinjer for brug af samtlige møde- og udvalgslokaler
BILAG 3: Samlet oversigt over Folketingets møde- og udvalgslokaler
Side 2 | 8
 UFO, Alm.del - 2019-20 - Bilag 106: Notat om retningslinjer for udvalgsarbejdet frem til 8. juni 2020.
2190641_0003.png
Bilag 1
OVERSIGT OVER DE FORETRUKNE UDVALGSMØDELOKALERS
KAPACITET
Landstingssalen:
ca. 30 personer med plads om bordet inklusive en
udvalgssekretær. Herudover 12 pladser til ministerielle embedsmænd,
mødepasser og udvalgsassistent.
1-133:
16 personer med plads om bordet inklusive en
udvalgssekretær. Herudover 13 pladser til ministerielle embedsmænd,
mødepasser og udvalgsassistent.
2-133:
13 personer med plads om bordet inklusive en
udvalgssekretær. Herudover 10 pladser til ministerielle embedsmænd,
mødepasser og udvalgsassistent.
2-080:
14 personer med plads om bordet inklusive en
udvalgssekretær. Herudover 14 pladser til ministerielle embedsmænd,
mødepasser og udvalgsassistent.
S-092:
12 personer med plads om bordet inklusive en
udvalgssekretær. Herudover 7 pladser til ministerielle embedsmænd,
mødepasser og udvalgsassistent.
Side 3 | 8
 UFO, Alm.del - 2019-20 - Bilag 106: Notat om retningslinjer for udvalgsarbejdet frem til 8. juni 2020.
2190641_0004.png
Bilag 2
INTERNE RETNINGSLINJER FOR BRUG AF SAMTLIGE MØDE -
OG UDVALGSLOKALER
Folketingets Administration har været i dialog med Styrelsen for
Patientsikkerhed for at få indsigt i, hvilke forholdsregler der bør tages for
fysiske møder i Folketingets lokaler. Forbud mod forsamling af mere end 10
personer gælder ikke for arbejdspladser, men den offentlige opmærksomhed,
der er rettet mod Folketinget, gør forholdsregler for mødeaktivitet
nødvendige.
På den baggrund er følgende kriterier brugt til at bedømme den mulige
personbelastning i Folketingets udvalgslokaler, mødelokaler og
Folketingssalen:
-
-
Der skal være 1 meter mellem mødedeltagerne
Rummets areal skal give plads til 4 m2 pr. mødedeltager
Principper for prioritering af møder
Ønsket om at kunne tilbyde udvalgsmedlemmer at deltage i udvalgsmøder
via Teams og afstandskravet på 1 meter mellem mødedeltagerne medfører
en begrænsning i antallet af egnede mødelokaler. Der bliver derfor behov for
at kunne prioritere mellem møder, så flest muligt kan få et ønske om lokale til
et fysisk møde opfyldt.
Parlamentariske møder vil blive prioriteret over gruppemøder i den
rækkefølge, Udvalgssekretariatet vurderer. Gruppemøder prioriteres over
andre møder.
Det betyder, at hvis en folketingsgruppe booker et af de store lokaler til
gruppemøde, vil mødet kunne flyttes til et andet lokale, hvis lokalet skal
bruges til en parlamentarisk aktivitet.
Udvalg og grupper, der får stillet lokaler til rådighed, må acceptere, at mødet
kan blive flyttet med kort varsel, så alle så vidt muligt kan få plads i et egnet
lokale.
Udvalgssekretariatet står for møde- og lokalekoordineringen.
Alle opfordres til så vidt muligt at sprede mødeaktiviteter hen over
ugedagene, herunder på mandage og fredage. Hvis der er øget behov for
Side 4 | 8
 UFO, Alm.del - 2019-20 - Bilag 106: Notat om retningslinjer for udvalgsarbejdet frem til 8. juni 2020.
2190641_0005.png
mødeaktivitet, kan lørdage også tages i brug, hvis der f.eks. er enighed om
det i et udvalg.
Sundhedsmæssige retningslinjer for afvikling af møder
Der skal gøres rent i alle mødelokaler mellem møder
–
og evt.
mellem deputationer, som udvalgene modtager fysisk på
Christiansborg, og der skal afsættes tid mellem møder til
rengøringen.
Der opsættes skiltning ved alle mødelokaler om mulig
personbelastning og sundhedsmyndighedernes anbefalinger om
hygiejne.
Mødeleder og mødepasser har ansvaret for at sikre, at der kun er det
tilladte antal personer tilstede i lokalerne, og mødelederen bør ved
mødestart tjekke og konstatere, om det tilladte antal tilstedeværende
er overholdt.
Alle mødedeltagere opfordres til at vaske/spritte hænder før og efter
møder.
Adgangsvejen til mødelokalet skal kunne friholdes for pressefolk.
Samtlige dokumenter, papirer og andet, som efterlades, hvor det må
formodes, at nogen kan have rørt dem, vil blive smidt ud, så intet
efterlades til næste møde.
Lokaler indrettes efter afstandskravet på 1 meter.
Der skal være opsat spritdispenser foran og i alle mødelokaler.
Hvis der benyttes mikrofoner, tastaturer, mus og knapper i lokalet,
skal de grundigt rengøres mellem hvert møde (og evt. mellem hvert
foretræde).
Mødepasseren skal være behjælpelig med at vejlede om, hvor den
nærmeste håndvask befinder sig, og sørge for, at der er tilstrækkeligt
håndsprit foran og i lokalet.
Udluftning er ikke afgørende, hvis afstandskravet overholdes, men
der opfordres alligevel til at sikre, at der bliver luftet ud mellem hvert
møde.
Side 5 | 8
 UFO, Alm.del - 2019-20 - Bilag 106: Notat om retningslinjer for udvalgsarbejdet frem til 8. juni 2020.
2190641_0006.png
Der bør ikke ligge løse ting i lokalerne, som kan benyttes af flere.
Der bør ikke være tilhørere til åbne udvalgsmøder.
Side 6 | 8
 UFO, Alm.del - 2019-20 - Bilag 106: Notat om retningslinjer for udvalgsarbejdet frem til 8. juni 2020.
2190641_0007.png
Bilag 3:
SAMLET OVERSIGT OVER FOLKETINGETS MØDE- OG
UDVALGSLOKALER
LOKALE
1-008
1-009
1-117
1-133
F1-04
Mødelokale
S-090
S’s gruppelokale
S-092
M1-02
2-009
2-011
2-015
SF’s gruppelokale
2-016
LA’s gruppelokale
2-077
NB’s gruppelokale
2-078
KF’s gruppelokale
2-080
2-083
RV’s gruppelokale
2-090
V’s gruppelokale
MAX.
ANTAL
NORMALT
14
20
24
24
12
48 (v.
borde)
26 (stole)
26
8
18
20
24
12
14
18
28
21
73
ANTAL VED
BORDET/CORONA
6
7
12
16
6
20
ANTAL
LANGS VÆG
M.V./CORONA
2
5
4
13
4
10
12
4
11
10
11
7
7
7
14
10
30
7
4
5
12
14
7
10
13
14
12
4
Side 7 | 8
 UFO, Alm.del - 2019-20 - Bilag 106: Notat om retningslinjer for udvalgsarbejdet frem til 8. juni 2020.
2190641_0008.png
2-092
DF’s gruppelokale
2-133
2-143
Mødelokale S
2-145
LANDSTINGSSAL
FOLKETINGSSAL
FÆLLESSAL
P2-61
EL’s gruppelokale
PRO. A.
PRO. C.
PRO. D
Samtaleværelset
30
33
20
26
230
179
148
16
16
16
71
14
13
10
12
30
94 inkl.
formandsplads
33 (m. mikrofoner)
10
8
8
25
8
6
10
4
4
12
28 (6 ved
borde)
6
4
4
13
Side 8 | 8